Post on 29-Jul-2018
UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICO
Auditoria de la Gestión Administrativa
Introducción a la Auditoría Administrativa
CP Isaias Marrufo Góngora MAF, MAD
“Por siempre responsable de lo que se ha cultivado”
OBJETIVO DE LA UNIDAD
El estudiante analizará los conceptos básicos de la auditoría administrativa para la posterior evaluación de normas y formas de operación administrativa de la organización.
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Desempeño Organizacional
Logro de los objetivos predeterminados (plan estratégico) mediante un desempeño eficaz.
Uso eficiente de los recursos
Desempeño Individual Desempeño Colectivo
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Desempeño
La medición y evaluación de resultados son importantes para determinar el desempeño.
Desempeño = Eficacia + eficiencia + satisfacción del participante
Eficacia.- Grado de alcance de los objetivos organizacionales
Eficiencia.- Medios por los cuales se alcanzaron los objetivos, modo de aplicación de los recursos para alcanzar los objetivos
Eficacia y Eficiencia
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Entendimiento de los objetivosClaridad de las normas o políticasClaridad de los procedimientosClaridad de los programas ó estrategiasAptitud de mando (liderazgo)Acatamiento del personal (motivación)Contraposición con otros objetivosContar con indicadores clave (plan estratégico)
Factores que influyen en la eficacia
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Dinámica
• Menciona 10 objetivos de tu organización ó empresa• Explica si se cuenta con un indicador clave para ese objetivo• Identifica como se cumplen los factores de eficiencia en cada uno de los objetivos
Entendimiento de los objetivos – Es claro y medibleClaridad de las normas o políticas – Si, detallado por canal de ventaClaridad de los procedimientos – Por escrito el proceso de venta y la medición por agente, punto de venta y categoría de productoClaridad de los programas ó estrategias – No definidoAptitud de mando – No se cuenta con la aptitud ni la empresa cuenta con plan de incentivosAcatamiento del personal (motivación) – No toma con seriedad el objetivo y lo ve inalcanzableContraposición con otros objetivos – Hay otro objetivo que implica reducción de gastos en mercadotecnia y recorte también de personal
Ejemplo: Incrementar las ventas en un 30% respecto al ejercicio anterior
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Eficiencia
Hacer las cosas bien, relación insumos y producción.
“Cantidad de recursos que se emplean para obtener una unidad de producto (u objetivo)”.
Claridad de los planes ó estrategiasConsistencia en las métricas o sistemas de informaciónInnovaciónAdecuada direcciónMando para la ejecuciónCohesión del personalAptitudes y actitudes administrativas
Factores que influyen en la eficiencia
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Dinámica
• De los 10 objetivos escoge los 2 más importantes• Propón al menos 3 estrategias para cada uno• Estima cual sería el beneficio de cada estrategia• Estima cual sería el costo de cada estrategia• Calcula la relación Beneficio / Costo
Ejemplo: Incrementar las ventas en un 30% respecto al ejercicio anterior
1 puntos de
venta
1 Ejecutivo Venta en línea Introducción de
un nuevo
producto
Beneficio
anual
$2,400,000 960,000 250,000 500,000
Costo Variable
70%
1,680,000 672,000 175,000 350,000
Costo Fijo 480,000 120,000 102,000 220,000
Beneficio Neto 240,000 168,000 (27,000) (70,000)
Beneficio /
Costo Total
11% 21% -10% -12%
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Combinación de eficacia y eficiencia
Ineficaz Eficaz
Eficiente
Ineficiente
No se logran los
objetivos y no se
desperdician recursos
No se logran objetivos
y se desperdician
recursos
Se logran los objetivos
y no se desperdician
recursos
Se logran los objetivos
y se desperdician
recursos
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Ineficaz Eficaz
Eficiente No se logran los objetivos y no
se desperdician recursos
Se logran los objetivos y no se
desperdician recursos
Ineficiente No se logran objetivos y se
desperdician recursos
Se logran los objetivos y se
desperdician recursos
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Administración
Ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible
Administración
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
José Antonio Fernández Arena
Administración
El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional.
Hitt, Black y Porter
Conceptos y tipos de auditoría
PlanificaciónMetasObjetivosEstrategiasPlanes
OrganizaciónEstructuraAdministraciónde recursos humanos
DirecciónMotivaciónLiderazgoComunicaciónComportamiento Individual de grupo
ControlNormas MedidasComparacionesAcción
El proceso administrativo
El papel de la administración “Las organizaciones ya no se construyen sobre la fuerza, sino sobre la confianza. La existencia de confianza entre las personas no necesariamente implica que se agraden mutuamente. Significa que se comprenden mutuamente. Responsabilizarse de las relaciones es por lo tanto una necesidad absoluta. Es un deber. Sea uno miembro de una organización, consultor, proveedor o distribuidor, tiene esa responsabilidad con todos sus compañeros de trabajo: aquellos de cuya labor uno depende y también aquellos que dependen del trabajo de uno”.
Peter F. Drucker “Gestionarse a sí mismo”Leer artículo Gestionar para la eficacia en los negocios de Peter Drucker
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Sacramentos de Peter Drucker
1. Ni los resultados ni los recursos existen en la empresa, ambos están localizados fuera de ella.
2. Los resultados se obtienen al aprovechar las oportunidades y no mediante la solución de problemas.
3. Para alcanzar los resultados los recursos deben destinarse a las oportunidades y no a la resolución de problemas.
4. Los resultados económicos se logran mediante el liderazgo y no sólo por la capacidad.
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Sacramentos de Peter Drucker
5. Cualquier posición de liderazgo es transitoria y quizá de corta duración.
6. Lo que existe hoy, lo que existe en este momento ya está envejecido.
7. Lo que existe tiene la posibilidad de ser distribuido de manera inadecuada.
8. La concentración es la clave para obtener resultados económicos.
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Jim Collins
• ¿Somos buenos ó grandiosos?
• ¿Queremos subir el Everest?
Unidad I
Introducción a la Auditoría Administrativa
Auditoría
Revisión y examen de una función, cifra, proceso óreporte, efectuados por personal independiente a la operación para apoyar la función ejecutiva.
Conacyt
Propósitos de la Auditoría
Financiera Interna Operacional Administrativa
Examina EEFF Operaciones Operaciones Políticas, planes,
procedimientos,
controles y
prácticas
Resultado y
Objetivo
Opinión
Seguridad
Razonable de
la información
Informe
Reducir Riesgos
Recomendaciones
para mejorar la
eficiencia
Formular
recomendacion
es
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Financiera
Examen de los estados financieros de una entidad, con objeto de que el contador público independiente emita una opinión profesional respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Normas y Procedimientos de Auditoría / IMCP
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Interna
La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramientoy consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección
Instituto Mexicano de Auditores Internos AC
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Operacional
Servicio que presta el contador público cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.
Auditoría Operacional / IMCP AC
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Administrativa
Arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.
E. HefferonAuditoría Administrativa / Joaquín Rodríguez Valencia
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Administrativa
Examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, una sección del gobierno ó cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.
William P LeonardLa Auditoría Administrativa / José Antonio Fernández Arena
Conceptos y tipos de auditoría
Planes y Objetivos
Métodos y
Controles
Operación
Recurso Humano
Recurso
Físico
Conceptos y tipos de auditoría
Pérdidas y deficiencias
Mejores métodos
Formas de
Control
Operaciones más
eficientes
Mejor uso de
recursos
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Administrativa
Revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución.
José A Fernández ArenaLa Auditoría Administrativa / José Antonio Fernández Arena
Conceptos y tipos de auditoría
Auditoría Administrativa
Auditar = Escuchar (objetiva, mediciones precisas, de manera exhaustiva)
Satisfacción de los objetivos (servicio, social, económico)
Niveles jerárquicos (Dirección de la empresa, vigilancia de desviaciones, planeación y control de los resultados, desempeño por departamento
Recursos (humanos, técnicos, materiales)
Aportación individual (planeación, implementación y control)
José A Fernández ArenaLa Auditoría Administrativa / José Antonio Fernández Arena
Auditoría Administrativa
Auditoría Funcional.- Revisa la calidad tanto individual como colectiva de los gerentes. Enfocada a revisar organigramas, perfiles y descripciones de puesto, evaluaciones de desempeño.Función de la(s) persona(s).
Auditoría Analítica.- Revisa los procesos bajo los cuales opera el organismo. Revisión de diagramas de flujo y descripciones de proceso, estandarizaciones, métricas en procesos.Análisis de los procesos.
Concepto Auditoría Administrativa
Puntos importantes para validar una administración efectiva
Criterio para una auditoría administrativa objetiva, presente,
futuro, resultados fáciles de entender y usar
Informe de Auditoría, procedimientos de
auditoría
Normas de desempeño
Concepto Auditoría Administrativa
1) Analizar el criterio para una auditoría administrativa• Debe enfocarse a lo objetivo, sin prejuicios, con juicio
profesional sobre la calidad de los que hacen la administración y los procesos con los que se opera.
• La auditoría administrativa es constructiva.• Evaluar si la dirección está llevando a cabo
adecuadamente o no su función orientada hacia el futuro (planeación).
• Resultados fácil de entender y utilizar por los distintos interesados, el informe debe ser interesante, objetivo, oportuno, motiva a la acción e influye en las decisiones.
Puntos importantes para validar una administración efectiva
Concepto Auditoría Administrativa
Puntos importantes para validar una administración efectiva
2.- Establecer normas de desempeño de la empresa
• Un prerrequisito para la auditoría administrativa es la formulación de normas de desempeño.• Estas normas ayudan a evaluar los desempeños y los resultados.• Evaluar las actividades de control (procedimientos y políticas).
Concepto Auditoría Administrativa
Puntos importantes para validar una administración efectiva
3.- Elaborar informes de auditoría administrativa• Debe ser estructurado y apegado a una metodología de informe.
• Planeación del informe: Tener claro acerca de que se va a escribir quien lo leerá y utilizará.• Organización: Ordenarse en:
a) Material preliminar: portada, carta de presentación, prefacio, summariob) Informe: Contenido principal, comentarios sobre el propósito, alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado.
Concepto Auditoría Administrativa
•Organización: Ordenarse en:b) Informe:
• Deficiencias de las áreas funcionales• Deficiencias de la administración general•Apreciación de la empresa.• Conclusiones y recomendaciones
Concepto Auditoría Administrativa
Puntos importantes para validar una administración efectiva
•Organización: Ordenarse en:c) Material complementario:
• Gráficas• Cuadros• Formas y documentos• Diagramas de flujo• Cuestionarios• Hojas de trabajo• Hojas de datos• Programas de trabajo
Concepto Auditoría Administrativa
Puntos importantes para validar una administración efectiva
Preguntas clave antes de entregar el informe
• ¿Se exponen todos los hechos importantes?• ¿Está redactado con claridad el informe?• ¿Las recomendaciones son oportunas y fáciles de realizar?• ¿Lo tratado en el informe es interesante, comprensible y útil para la dirección?
Concepto Auditoría Administrativa
Puntos importantes para validar una administración efectiva
4.- Crear procedimientos de auditoría administrativa• Definir bien los procedimientos de la audioría• Documentar todos los resultados
Procedimientos de auditoría: Técnicas de análisis aplicables a una variable ó grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación.
Concepto Auditoría Administrativa
Procedimientos de Auditoría
a. Técnicas de investigacióna. Investigación documental (hechos y registros)b. Observación directa
b. Cuestionariosa. Generalesb. Por áreas funcionalesc. De análisis de funciones del trabajod. De análisis de procedimientose. De análisis del sistema de informaciónf. De análisis de formasg. Carpeta de papeles de trabajo
c. Entrevistasa. Funcionarios y gerentesb. Jefes de departamentoc. Personal operativo
Concepto Auditoría Administrativa
1.4 Alcance y Frecuencia
Es importante que desde el objetivo de la auditoría quede en claro cual será el objetivo de ésta.
Se entiende por alcance:
Procesos Políticas
MétricasPlan estratégico
Etapa del proceso
administrativo
Departamento en específico
Alcance y Frecuencia
La frecuencia de la auditoría va de la mano con el objetivo y su alcance.
Por ejemplo: El auditar un proceso podría hacerse cada 3 años, pero el auditar el cumplimiento pudiera ser trimestral ó semestral.
Objetivo y Alcance
Frecuencia
1.5 Cuándo, cómo y quién debe realizarla.
Cuando
• Alcance
• Objetivos
Como
• Procedimientos y técnicas de Auditoría
Quien
• Departamento Interno, Comisario
• Consultores o Auditores Externos