Portafolio de Organizacion y Sistemas

Universidad Tecnológica Equinoccial

Carrera:

Empresas y Negocios

Portafolio del Estudiante

Estudiante:

Christian Pilamunga

Profesor(a):

Bolívar Mendoza

Enero 2015

Tabla de Contenido

Introducción ............................................................................................................. 3

Programa de la asignatura ....................................................................................... 3

Objetivos Generales ................................................................................................. 6

Objetivos específicos: ............................................................................................... 6

Indicaciones generales.............................................................................................. 7

Apuntes de clase ...................................................................................................... 9

La organización como función administrativa .................................................................10

División del trabajo y estructura organizacional ..............................................................19

Anexos ................................................................................................................... 26

Deberes............................................................................................................................

Diapositivas ......................................................................................................................

Introducción

En años como estos, renovaciones o cambios son parte del día a día. Por esteacontecimiento, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen tener éxito deben estaren un proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben buscarobtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir con la competenciaademás de la sociedad en la que se desarrolle.

Desde que el hombre fue consciente de este hecho ha intentado crear reglas paraejecución de objetivos que les facilite todo el proceso de cambio, así se han creado teorías ymodelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y quesea adaptable a la misma. A continuación, detallaremos algunos de estos enfoques quepermiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

En esta materia es necesario descubrir porque las organizaciones están en cambio y cuáleshan sido específicamente las bases para su subsistencia.

Programa de la asignatura

CONTENIDOS SESIÓN

(HoraClase)

TAREAS PREVIAS / LECTURASOBLIGATORIAS

Explicación del sílabo y su metodología 1

I. La organización como funciónadministrativa.

1. Conceptualizaciones2. Elementos fundamentales del proceso de

la organización.3. Importancia y características de las

organizaciones formal e informal.4. Manejo de la terminología básica aplicable

a la división organizacional:departamentos, áreas, divisiones,sucursales.

2 -3 - 4 1. (Temas 1. 2, 3, 4,) Lectura de laOrganización como segunda función delproceso administrativo. Lectura de laspáginas 276 a la 303 de AdministraciónModerna de A. Reyes Ponce

5. Características de los niveles de jerarquíaorganizacional: Institucional, intermedio yoperacional

6. Desarrollo de un proceso de organizacióneficaz.

5 Y 6 2. Lectura de las páginas 304 a la 309 deAdministración Moderna de A. ReyesPonce

3. Resolución de las preguntas básicas parala organización eficaz y de las preguntas

para analizar remitidas por plataformavirtual.

DIVISIÓN DEL TRABAJO Y ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

1. La importancia de organizar. Ernest Dale(proceso de organización)

2. La División del Trabajo (especialización)3. Diseño del trabajo (puesto). Profundidad y

alcance del trabajo4. Departamentalización

7 -10 4. Lectura de las páginas 267 a la 281 dellibro Administración 2 de la ESPE.

5. Resolución de las preguntas para analizarremitidas por plataforma virtual.

II. Normas generales para la elaboración yactualización de organigramas

1. Criterios fundamentales para suelaboración: Precisión, sencillez,uniformidad, presentación y vigencia.

2. Clasificación: Por su naturaleza, por suámbito, por su contenido, por supresentación.

11-13 6. (Temas III 1, Y 2) Lectura texto deEnrique Benjamín FranklinORGANIZACIÓN DE EMPRESAS – Análisis,diseñó y estructura. Capitulo relacionadoa Organigramas: normas generales parasu preparación.

7. Investigar tres clases de organigramas decualquier tipo de contenido yrepresentación y traerlos a la clase paraanalizarlos.

3. Diseño: Figuras y líneas de conexión:Relación lineal, relación de autoridadfuncional, relación de asesoría, relación decoordinación, relación de órganosdesconcentrados, relación de comisiones.

4. Diseño de un organigrama integral

14-15 8. (Temas III, 3) Lectura texto de EnriqueBenjamín Franklin ORGANIZACIÓN DEEMPRESAS – Análisis, diseñó yestructura. Capitulo relacionado aOrganigramas: normas generales para supreparación.

I. La Gestión por Procesos

1. Introducción y conceptos2. Tipos de procesos3. Criterios de selección y jerarquización

de procesos.

16 9. (Tema I, 1, 2 Y 3) Lectura sobre lasdiferencias y resultados de la gestióntradicional (jerárquica) y la gestión porprocesos. (Tema I) Información remitidapor la plataforma virtual.

4. Características de un proceso: sumisión, delimitación: entradas y salidasnaturales, representación gráfica,indicadores de desempeño ycuantificación de su costo.

17- 19 10. (Tema 4) Lectura sobre lasdiferencias y resultados de la gestióntradicional (jerárquica) y la gestión porprocesos. (Tema I) Información remitidapor la plataforma virtual.

II. Normas técnicas para el trazo de mapas deprocesos1. Introducción y conceptos2. Modelado de datos3. Modelado para una organización4. Simulación de procesos

20-21 11. (Temas 3 y 4 y II) En una empresaen particular determinar la misión delgiro de negocio y listar los tipos deprocesos que desarrolla, detallando quéactividades ejecuta cada uno de ellos. Eidentificar un mapa de procesos.Información para analizar en clase.

I. Normas técnicas para la elaboración yactualización de diagramas: arquitecturade procesos.

1. Introducción y conceptos2. Ventajas que ofrece la técnica de

diagramación: de uso, de destino, deaplicación, de comprensión einterpretación, de interacción, desimbología.

3. Recomendaciones para el uso y aplicaciónde símbolos: en cuanto a dibujo,contenido y/o uso.

22 -24 12. (Temas 1, 2 Y 3) Lectura texto deEnrique Benjamín FranklinORGANIZACIÓN DE EMPRESAS – Análisis,diseñó y estructura. Capitulo relacionadocon Diagramación.

13. Investigar tres clases de diagramasde cualquier tipo de contenido yrepresentación y traerlos a la clase paraanalizarlos.

4. Clasificación de los diagramas de flujo:indican sucesión de hechos, representanescala de tiempo, indican movimiento,por su presentación, por su formato, porsu propósito

25-26 14. (Temas 4) Lectura texto de EnriqueBenjamín Franklin ORGANIZACIÓN DEEMPRESAS – Análisis, diseñó yestructura. Capitulo relacionado conDiagramación.

5. Símbolos usados en los diagramas deflujo: Normas: ASME e ISO (diagramaciónde producción), ANSI (diagramaciónadministrativa)

27 15. (Temas 5) Lectura texto de EnriqueBenjamín Franklin ORGANIZACIÓN DEEMPRESAS – Análisis, diseñó yestructura. Capitulo relacionado conDiagramación.

I. Normas técnicas para la elaboración yactualización de sistemas administrativos.1. Introducción y conceptos del enfoque se

sistemas en las organizaciones2. El enfoque de sistemas como

perspectiva en el desarrollo delasorganizaciones

28- 29 16. (Temas 1, 2) Lectura Capitulo 1 textode Guillermo Gómez Ceja. SISTEMASADMINISTRATIVOS – Análisis y Diseño.Información suministrada por eldocente en diapositivas.

3. Normas sustantivas para el diseño desistemas.

4. Modelo general de un sistemaadministrativo.

30-32 17. (Temas 3, 4) Lectura texto deFernando G. Magdalena. Tercera edición,SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.Información suministrada por el docenteen diapositivas.

Objetivos Generales

A partir del presente curso se espera lograr: Valorar la importancia de la función de Organización y Sistemas en los procesos

de mejoramiento administrativo de organizaciones que funcionan en contextoscambiantes.

Conocer y aplicar métodos, técnicas e instrumentos de análisis y diseñoorganizacional.

Objetivos específicos:

Al finalizar este módulo, se tiene que ser capaz de: Comprender la importancia de la materia para el desempeño profesional. Describir y analizar los conceptos de Organización y Sistemas. Valorar la importancia de la evolución de la función de Organización y Sistemas

en elmarco de los procesos de cambio organizacional.

Indicaciones generales

1. METODOLOGÍA:a. Estrategias metodológicas:

1) Exposición de estudiantes, 2) Conversatorio, 3) Magistral dialogada, 4) Cicloexperiencial, 5) Talleres, 6) Trabajos en grupo.

b. Orientaciones metodológicas:

El estudiante deberá desarrollar una cultura de investigación, preparando los temaspreviamente a su asistencia a clases, de acuerdo a la programación de actividadesentregada.

El estudiante puede realizar consultas puntuales a la profesora mediante el uso delcorreo electrónico.

El estudiante deberá documentar en el portafolio todas las actividades de aprendizaje(pruebas, trabajos, dentro y fuera de clase, anotaciones. Portafolio)

La profesora actuará como una facilitadora, por lo tanto, es obligación de losestudiantes traer preparados los temas correspondientes a cada sesión de clase, demanera que puedan establecerse intercambio de opiniones sobre los temas tratados yresolver los talleres de aplicación.

La nota de participación en los encuentros será evaluada de acuerdo a la calidad de losaportes que los estudiantes realicen en las discusiones en clase, o a los aportesadicionales vía correo electrónico.

2. COMPORTAMIENTO ÉTICO:

Se exige puntualidad, no se permitirá el ingreso de los estudiantes con retraso. Para evitar interrupciones se requiere mantener apagados los celulares. La copia de exámenes o quizes será severamente castigada, inclusive podría ser motivo

de la pérdida automática del semestre, (Código de Ética de la Universidad) Respeto en las relaciones docente - alumno y alumno - alumno será exigido en todo

momento, esto será de gran importancia en el desarrollo de los debates (noconfrontaciones) en clase.

En los trabajos se deberán incluir las citas y referencias de los autores consultados (deacuerdo a normativas aceptadas, v. g. APA). Si un plagio es evidenciado, podría sermotivo de la separación del curso del o los involucrados.

Si es detectada la poca o ninguna participación en las actividades grupales de algúnmiembro de los equipos de trabajo y esto no es reportado por ellos mismos, seasumirá complicidad de ellos y serán sancionados con la nota de cero en todo eltrabajo final (implica la pérdida del curso) dado el peso ponderado del trabajo en lanota final.

Los casos, trabajos, informes de laboratorio y otros entregables solamente se recibiránel día o en la sesión establecida en la programación. No se aceptarán solicitudes depostergación.

3. RECURSOS:

Cuenta de correo electrónico Acceso a computadora Hojas de papel ministro a cuadros para talleres de aplicación y evaluaciones.

4. EVALUACIÓN:

Deberes 10

Talleres o trabajos grupales en clase-talleres 10

Participación en clase- control de lecturas 10

Exposiciones (presentaciones profesionales) 10

Pruebas 15

Examen (no más del 40%) 35

portafolio 10

TOTAL 100%

5. BIBLIOGRAFÍA:

BÁSICA:

Harold Koontz y Heinz Weihrich. ADMINISTRACIÓN – Una perspectiva global –12vaedición.

Enrique Benjamín Franklin ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS – Análisis, diseñó yestructura.

Guillermo Gómez Ceja. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS – Análisis y Diseño. Primeraedición

Fernando Magdalena SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Tercera edición.

COMPLEMENTARIA: Agustín Reyes Ponce. Administración Moderna. Limusa. Segunda reimpresión ESPE, ADMINISTRACIÓN 2. Modalidad de educación a distancia. Robbins / Coulter .ADMINISTRACIÓN. Octava edición. Hellriegel / Jackson / Slocum. ADMINISTRACIÓN – Un enfoque basado en

competencias. Beteman / Snell. ADMINISTRACIÓN – Un nuevo panorama competitivo. Sexta

edición. Idalberto Chiabenato .ADMINISTRACIÓN – Proceso Administrativo. Tercera

edición.

RECOMENDADA:

Luís R. Gómez – Mejía y David B. Balkin – Administración. McGrawHill

DIRECCIONES ELECTRÓNICAS:

www.opendrive.com

Apuntes de clase

La organización como función administrativa

División del trabajo y estructura organizacional

Anexos

DeberesDiapositivas

Seccióndeberes

Organización y SistemasNombre: Christian P. Prof. Bolívar Mendoza

Elaborar 2 organigramas

Gerente gral.

Financiero

ContabilidadGeneral Contabilidad deCostos

Tesorería.

Producción

Compras Ensamble Informatica

Comercialización

publicidad promoción ventas.

Asesor Personal

Asesor legal externo

Organización y Sistemas

Gerencia General,integrada por las,

Gerencias de:Producción Recursos Humanos

reclutamiento departamentocapacitación

Ventas

v. internos v. externos

Asesor

Traer un organigrama de una empresa con no menos de 5 trabajadores

Consulta de conceptos varios

El ERPEl ERP son las letras que identifican el concepto “Enterprise resourse Planning”, que traducidoal español quiere decir: “Planificación de Recursos Empresariales”, y corresponde a un sistemaintegral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría deprocesos en la empresa

La empresa es un sistemaUn sistema puede definirse como un conjunto de elementos interrelacionados diseñado paraalcanzar un objetivo específico. Sus partes son entrada, proceso, salida y control.Las cuatro partes esenciales del sistema empresarial son: la entrada -personal, materias,máquinas, dinero, información-, el proceso -producción, marketing, finanzas, contabilidad,recursos humanos-, la salida -productos, beneficios- y el control -metas, planes.

Concepto de modelos

Definición de modelos administrativos:

Básicamente hablamos de modelos que las empresas van copiando, adaptándolos ygeneralizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos serepresentan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.

Características:- Son aplicados para producir un cambio.- Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.- Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.- Son modelos que cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a travésde las herramientas aplicadas.

Tipos de modelos

MODELO AUTOCRATICO:Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del poder.Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que elempleado que no cumpla ordenes será sancionado.

En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección creesaber que es lo mejor y está convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes,es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel dedesempeño y limitados a obedecer órdenes.

Esta visión deriva en un estricto control de empleados, el modelo autocrático resulto deleznabledebido a brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro,

en estas condiciones autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al jefe y noal respeto por este.

El modelo constituye un medio muy útil para el efectivo cumplimiento del trabajo del métodoaceptable para la determinación del comportamiento de los administradores. La fuerzacombinada de los conocimientos sobre la necesidad de los empleados y de los cambios queocurren, los valores sociales, dio al reconocimiento que existen mejores maneras de administrarlos sistemas organizacionales.

EL MODELO DE CUSTODIA:

Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientespara el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar estemodelo.

Entonces el enfoque de custodia da como resultado la dependencia de los empleados respectoa la organización. En lugar de depender de su jefe los empleados dependen de lasorganizaciones.Los empleados que laboran en entornos de custodia adquieren una preocupación psicológicapor sus retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tiendena mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja esque discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.

EL MODELO DE APOYO:

Tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llegó a la conclusión de que unaorganización es un sistema social cuyo elemento más importante es ser trabajador. Los estudiosindicaron la importancia de poseer conocimientos de dinámica de grupos y aplicar la supervisiónde apoyo.

El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgola empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de laorganización aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la direcciónapunta al apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestacionesa los empleados.

El resultado psicológico es una sensación de participación e involucramiento en las tareas deorganización, éste forma parte del estilo de vida de trabajo de los administradores y en particularde su modo de tratar a los demás. El modelo de apoyo es eficaz tanto para empleados comopara administradores y goza aceptación generalizada.

EL MODELO COLEGIAL:

El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser más útilen condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias quepermiten un amplio margen de maniobra de las labores.

Este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo conlos empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptary respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes, se considerabana los administradores como colaboradores.

Con esto se persigue crear un estricto de mutualidad en el que cada persona realice sus propiascontribuciones y aprecie la de los demás. La orientación se dirigió al trabajo en equipo y larespuesta de los empleados es la responsabilidad y sienten a sí mismo la obligación de cumplirnormas de calidad que signifiquen un reconocimiento tanto para su labor como para lacompañía. El resultado psicológico del modelo colegial en los empleados es la autodisciplina.

EL PAPEL DEL GERENTE:

Ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el papel del gerentedebe ser el de liderar el cambio mismo, convirtiéndose en un visionario, un estratega y unexcelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a laorganización, toda vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se logra con el compromiso delequipo gerencial y de toda la organización en su conjunto, siendo cada vez más importantepensar en reconvertir primeramente al gerente, ya que si el mismo tiene bajo su cargo un equipodispuesto al cambio y no se siente comprometido con él, dicho cambio no se dará por efecto deuna resistencia pasiva (aquella en la cual se apoyan los cambios de palabra, pero no se participade ellos).

Las nuevas realidades del entorno van dejando de lado la idea de las organizacionestradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en día una gerencia más participativa, más plana y conmenos niveles jerárquicos, en donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que laintegran, con una participación mucho más activa de todo el equipo gerencial en la toma dedecisiones y con un énfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructurasfuncionales por áreas de negocios.

Por otra parte, el desarrollo de nuevas tecnologías y el auge cada vez mayor de la llamada“revolución de la información”, ha propiciado cambios acelerados en las estructurasorganizacionales, al mismo tiempo que condiciona un nuevo perfil global para el gerente, endonde sus principales características personales deben incluir una mayor capacidad deadaptación a nuevas circunstancias, una mentalidad internacional y excelentes condiciones deaprendizaje y comunicación, además de contar con principios elementales como ética,honestidad y justicia, cuya valoración es de carácter universal.

ANÀLISIS DEL GRUPO

El método científico de la administración es basada en la lógica y todas las personas yorganizaciones se han beneficiado al aplicarlas para mejorar el rendimiento del tiempo,maximizar los recursos e incrementar las ganancias en las empresas.

Farol hizo énfasis en los pasos a seguir a fin de que su método de organización sea más fácil derealizar, para lograr las metas deseadas en el menor tiempo posible, sin afectar la calidad.

Al comparar los métodos de Fayol y Taylor, notamos que ambos personajes, a pesar de quequerían poner orden en cuanto a la organización, también tomaron en cuenta que el bienestar,la armonía, el trabajo en equipo y el entrenamiento de los empleados eran de suma importancia.

Los diferentes tipos de administración han permitido que los empresarios sean más organizados,enfocados en las tareas a cumplir para lograr los objetivos y en general, maximizar los recursos.

Un sistema es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes,que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Con la evolución de los sistemas hasido necesario la creación de nuevas palabras y significados, llamándose a veces ¨palabrastécnicas¨.

Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidadde cumplir metas y objetivos, dependiendo del ramo o industria. También hay muchos modeloscreados por diferentes investigadores, siempre con el fin de mejorar y simplificar los métodos.

APORTE DEL GRUPO

Hemos notado que sin la organización, planificación y seguimiento, puede haber un caos enalguna empresa, sin poder lograr los objetivos deseados. Hoy en día con la globalización demuchas empresas, la tecnología resultante de los avances de los sistemas facilita el manejo decualquier industria en uno o varios partes del mundo.

Seccióndiapositivasde la materia

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

UNIDAD 1

La organización como funciónadministrativa.

Mgs. Bolivar Mendoza Morán

LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓNADMINISTRATIVA.

Conceptualizaciones

Elementos fundamentales del proceso de la organización.

Importancia y características de las organizaciones formal einformal.

Manejo de la terminología básica aplicable a la divisiónorganizacional: departamentos, áreas, divisiones, sucursales.

LA ORGANIZACIÓNSegún Max Weber (1922), la organización es:"Un grupo corporativo entendido éste como una relación social que, obien está cerrada hacia fuera, o bien, limitada mediante reglas ydisposiciones de admisión de personas ajenas. Y sus objetivos se lograngracias a que tales reglas y ordenes se llevan a la práctica a través dela actuación de individuos específicos (director, jefe) y de un grupoadministrativo".

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos33/proceso-administrativo/proceso-administrativo.shtml#ixzz3nDdGkxEe

El crecimiento constante de la población influye en elcrecimiento de la empresa

•Establecer los objetivos de la empresa•Formular los objetivos, políticas y planes de apoyo•Indicar y clasificar las actividades necesarias paralograrlos.

LA NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

TIPOS DE ORGANIZACION

Organización formalEstá basada en una división del trabajo que especializaórganos y funciones en determinadas actividades.

Es la organización planeada o definida en elorganigrama, jerarquía, consagrada por la dirección ycomunicada en todos los manuales de la empresa. Es laorganización formalizada de modo oficial.

TIPOS DE ORGANIZACION

ORGANIZACIÓN FORMAL

• División del trabajo

• Especialización

• Jerarquía - Niveles organizacionales

• Distribución de la autoridad y la responsabilidad.• División organizacional

• Departamentalización

• Cultura organizacional

CARACTERÍSTICAS DE LAORGANIZACIÓN FORMAL

ORGANIZACIÓN INFORMAL

La organización informal es la estructura social dondelos individuos se agrupan voluntariamente, que regulala forma de trabajar dentro de una organización en lapráctica. Es el conjunto de comportamientos,interacciones, normas, relaciones personales yprofesionales a través del cual el trabajo se hace y seconstruyen las relaciones entre las personas quecomparten una organización común.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Proporciona la condición social y la satisfacción que no se puede obtenerde la organización formal. En una organización grande, un trabajadorpuede sentirse como un número anónimo en lugar de un individuo único.Los miembros de los grupos informales, sin embargo, entre bromas y quejas,comer juntos, juegan y trabajan juntos, y son amigos, lo que contribuye ala autoestima personal, la satisfacción y un sentimiento de valía.

Promueve la comunicación entre los miembros. El grupo informal desarrollaun canal de comunicación o sistema para mantener informados a susmiembros acerca de las acciones de gestión y como les van a afectar.

Proporciona un control social por la influencia y la regulación delcomportamiento dentro y fuera del grupo. El control interno convence alos miembros del grupo para adaptarse a su estilo de vida. Por ejemplo, siun estudiante comienza a usar chaqueta y corbata en clase, los miembrosdel grupo informal pueden convencerle de que la ropa del estudiante noes aceptable y por lo tanto volver a sandalias, jeans y camisetas. El controlexterno está dirigido a grupos tales como la gestión, el liderazgo delsindicato, y otros grupos informales.

Características de la OrganizaciónInformal

1. La resistencia al cambio.

La perpetuación de los valores y estilo de vida hace que los gruposinformales lleguen a ser excesivamente protectores de la cultura y por lotanto se resisten al cambio. Por ejemplo, si la restricción de la producciónera la norma en un grupo de gestión autocrática, debe seguir siéndolo, apesar de los cambios de gestión han permitido una administración másparticipativa.

2. Conflicto de rol.

La búsqueda de la satisfacción del grupo informal puede conducir a losmiembros fuera de los objetivos formales de la organización. Lo que esbueno para un miembro y deseado por los miembros del grupo informalno siempre es bueno para la organización. Duplicar el número de pausasde café y la duración del período de la comida puede ser convenienteque los miembros del grupo, pero costoso y poco rentable para laempresa.

Desventajas de la Organización Informal

3. Rumorología

Mal informados, los empleados comunican información falsa noverificada y que puede crear un efecto devastador en los trabajadores.Esto puede debilitar la moral, establecer las malas actitudes, lo queresulta en desviación o, incluso un comportamiento violento.

4. La conformidad

El control social promueve y alienta la conformidad entre los miembrosdel grupo informal, con lo que su reticencia a actuar con demasiadaagresividad, o actuar en un nivel demasiado alto. Esto puede perjudicara la organización formal por sofocar la iniciativa, la creatividad y ladiversidad de los resultados.

Desventajas de la Organización Informal

ASPECTOS ENTRE FORMAL EINFORMAL

SEMEJANZAS Y DIFERENCIAS

Según la teoría neoclásica, la división del trabajo es la base fundamental de laorganización, a medida que la organización crece, tiende a diferenciarse y aespecializar cada vez más las unidades que componen su estructuraorganizacional.

L a especialización en sentido vertical ocurre cuando una organización sientela necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o direcciónincrementando el número de niveles jerárquicos de la estructura.

La especialización en sentido horizontal de una organización ocurre cuando seconstata la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y la calidad deltrabajo en sí

La departamentalización es un medio para obtener homogeneidad en lastareas de cada órgano ,la cual sólo puede lograrse en donde consiste encombinar o agrupar en departamentos específicos las actividades que realizala organización.

Departamentalización Por Funciones.Departamentalización Por Productos o Servicios.Departamentalización Por Geográfica.Departamentalización Por Clientela.Departamentalización Por Proyectos.Departamentalización Por Otros Criterios

GERENCIA

DEPARTAMENTODE

FINANZAS

DEPARTAMENTODE

PRODUCCION

DEPARTAMENTODE

VENTAS

EMBALADOEMBALADOPINTADOPINTADOENSAMBLADOENSAMBLADO

MATERIAS PRIMAS

VENTAS

ASESORIA TECNICAY DESARROLLO

NUTRICIONY CALIDAD

COMERCIAL

PRODUCCION YMANTENIMIENTO

COMERCIALIZACIONACUICOLA

CONTROLDE GESTION

ADMINISTRACIONCENTRAL

PRESUPUESTOS

CONTABILIDAD

SISTEMAS

SOPORTE DECOMERCIO

CREDITOS YCOBRANZAS

VENTAS

DISTRIBUCION YSERV. AL CLIENTE

ALMACENDE INSUMOS

COMPRAS

CALIDAD

MANTENIMIENTO

SERVICIOINDUSTRIAL

PRODUCCION

DESARROLLOTECNOLOGICO

MARKETINGCORPORATIVO

NEGOCIODE PRODUCTOSINDUSTRIALES

NUTRICIONANIMAL

FINANZASADMINISTRACION

Y SISTEMASVENTASMANUFACTURANEGOCIOS

INTERNACIONALESCONSUMO

MASIVO

RECURSOS HUMANOSY RELACIONES INSTITUCIONALES

GERENCIA GENERAL

Agrupación de actividades y tareasDe acuerdo a las actividades básicas de laempresa.Se demuestra en la estructura organizacional.Las funciones básicas se pueden definir según laempresa.

DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES

Permite agrupar a varios especialistas bajo una única jefatura común, cuando suactividad es especializada.

Garantiza plena utilización de las habilidades técnicas de las personas. Esoporque se basa en el principio de especialización ocupacional.

Permite la economía de escala por la utilización integrada de personas, maquinasproducción y masa.

Orienta a las personas a una actividad especifica concentrando su competenciaen forma eficaz y simplifica la capacitación del personal.

Ventajas departamentalización por funciones

Reduce la cooperación interdepartamental.

No se puede adecuar a tecnología y circunstancias externacambiante.

Dificulta la adaptación y flexibilidad a cambios externos.Tiende a hacer que las personas concentren sus esfuerzos en sus

propias especialidades.

Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.

Desventajas departamentalización por funciones

DEPARTAMENTALIZACIÓN PORPRODUCTOS O SERVICIOS

La estructura de productos suele combinarse con la funcional, primero

se divide el trabajo por productos y luego, dentro de cada uno, se

establece una departamentalización por funciones.

Abarca la diferenciación y agrupamiento de actividades de acuerdocon los diferentes productos, líneas de productos o servicios queofrece la empresa.Además, permite a la dirección general delegar a su ejecutivodivisional amplia autoridad para la realización de las diversas funcionesque se desprenden del proceso aludido a un producto a un servicio.

Corporación Favorita C.A.

•3 Marcas principales•3.1 Supermaxi•3.2 Megamaxi•4 Empresas del área comercial•4.1 Super Despensas Akí•4.2 Gran Akí•4.3 Super Akí•4.4 Juguetón•4.5 Sukasa•4.6 TodoHogar

•4.7 Salón de Navidad•4.8 Sukocina•4.9 RadioShack•4.10 Super Saldos/Liquidación•4.11 TVentas•4.12 Bebemundo•4.13 Mr Books•4.14 Kywi•4.15 Mega Kywi•4.16 Tatoo

Corporación Favorita C.A.

Área inmobiliariaCorporación Favorita administra y tiene participación en varios centroscomerciales en diferentes ciudades del Ecuador:• Mall El Jardín (Quito)• Mall del Sol (Guayaquil)• Mall del Sur (Guayaquil)• CityMall (Guayaquil)• Multiplaza Machala (Machala)• Village Plaza (Samborondón)• Mall de Los Andes (Ambato)• Multiplaza Miraflores (Cuenca• Multiplaza La Pradera (Loja)• Multiplaza Esmeraldas• Multiplaza Portoviejo• Multiplaza Riobamba• Multiplaza Tungurahua

BIBLIOGRAFIAhttp://www.ekosnegocios.com/empresas/grupoEmpresas.aspx?idGrupo=3

https://es.wikipedia.org/wiki/Mi_Comisariato

https://es.wikipedia.org/wiki/Corporaci%C3%B3n_Favorita

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS OSERVICIOS

Fija la responsabilidad de los departamentos de un producto o línea deproducto o servicio, el departamento es evaluado por el éxito del producto oel servicio

Facilita enormemente la coordinación interdepertamental

Facilita la innovación , que requiere cooperación y comunicación de variosgrupos que contribuyeron en la fabricación del producto

Es apropiada en circunstancias externas inestables y cambiantes

Permite flexibilidad puesto que las unidades de produccion pueden sermayores o menores

VENTAJAS

DESVENTAJASDEPARTAMENTALIZACIÓN PORPRODUCTOS O SERVICIOS

se presenta un debilitamiento en la excelencia técnica de lasespecialistaselevado costo operacionalPuede provocar temores y ansiedades cuando se presentauna situación de inestabilidadDa primacía a la coordinación , en detrimento de laespecialización

Estimula la concentración sobre las necesidades delcliente. Le da a los clientes la impresión de que tienen unproveedor comprensivoDesarrolla destrezas en el área de la clientela.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTELA

Las demás actividades de la organización pueden volversesecundarias o accesorias, frente a la preocupación compulsivapor el cliente.

Los demás objetivos de la organización pueden ser dejados delado o sacrificados, en función de la satisfacción del cliente.

Es posible que en algunas empresas no existan criterios clarossobre los diferentes tipos de clientes y como agruparlos.

Difícil coordinación de demandas opuestas de un mismocliente.

Requiere un staff muy especializado.

Es el enfoque más orientado hacia el exterior de la empresa,cuyo énfasis está dirigido hacia el cliente que hacía sí misma.

Es una estrategia que dispone a los ejecutivos y a todos losparticipantes a la satisfacción de necesidades y requisitos delcliente y que permite concentrar todos los conocimientos en lasdiferentes necesidades y exigencias de los diferentes canalesde mercado.

GERENCIA

CONTROL DECALIDADADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

VENTAS DISTRIBUCION PRODUCCION FINANCIACION

Caballeros

Señoras

Liquidaciónde mercadería

DEPARTAMENTALIZACIÓN PORUBICACIÓN GEOGRÁFICA

Es un método empleado por las empresas que cubren grandes áreasgeográficas y cuyos mercados son extensos.

Su principio consiste en que todas las actividades deben agruparse ydiferenciarse por el área donde se ejecuta el trabajo o por el área delmercado que cubrirá la empresa.

DEPARTAMENTALIZACIÓN PORUBICACIÓN GEOGRÁFICA

Las funciones y los productos o servicios son agrupados con base a losinterese geográficos.

Es más indicada para el área de producción y ventas.Es poco utilizada en el área financiera que no siempre permite

descentralización.

Ventajas Desventajas* Coloca la responsabilidad a un

nivel más bajo* Da importancia a mercados y

problemas locales* Mejora la coordinación en una

región* Aprovecha las economías de las

operaciones locales* Mejor comunicación frente a

frente con los intereses locales* Aporta bases de capacitación

conmensurables para los gerentesgenerales

* Requiere más personas conhabilidades de gerente general

* Tiende a hacer difícil elmantenimiento de servicioscentrales económicos y puederequerir servicios como personal ocompras al nivel regional

* Hace el control más difícil para laalta gerencia

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentosreportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una plantaautomotriz, la agrupación por proceso

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sininterrupción los tres turnos, para controlar cada unode los turnos; o cuando se trate de labores quemanejen una gran cantidad de números o letras.

La aplicación territorial es característica del área de mercadeo y deproducción u operaciones .

Es aplicable cuando la empresa pretende dar efectiva cobertura a unmercado de consumidores o usuarios o de proveedores de recursos demanera descentralizada.

La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema de mandos múltiples. Unaorganización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura almismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan condos cadenas de mando.

Es la combinación de la departamentalización por funciones y por productos.

Concede a la organización una gran flexibilidad para ahorrarcosto.Se orienta a los resultados finales.Mantiene la identificación profesional.Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar elproducto como para satisfacer el programa y el presupuestorequeridos por el gerente del departamento.Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funcionesy los productos.

No todo el mundo se adapta bien al sistema matricial. Los miembrosdel equipo, para ser efectivos, deben contar con buenas habilidadesinterpersonales, ser flexibles y cooperativos.

Existe confusión acerca de quien depende, lo cual puede originarfuga de responsabilidades y falta de delimitaci´n de autoridad.

Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional comodel gerente de producto.

EMPRESA: “CONFECCIONES SANTOS”

La empresa “Confecciones Santos” dedicada a la producciónde ropa de damas, caballeros y niños, cuyo mercado principalde colocación de sus productos es el emporio de Gamarra, halogrado conseguir gracias a la implementación de un excelentedepartamento de marketing en este año 2007 por primera vezdesde que iniciaron sus actividades en el año 2004, lossiguientes pedidos:

Empresa CoCa Cola:…………. ....... 7, 000 PolosEmpresa Backus y Jonhston … 4, 000 UniformesEmpresa Hnos. Añaño (Kola Real) 12, 000 Gorros

Esta empresa, con el fin de no descuidar su mercado inicial, ha decididocumplir con este importante pedido y para ello establece una nuevagerencia y designa respectivamente dichos pedidos de la siguiente manera:

Proyecto 1Proyecto 2Proyecto 3

DefiniciónLa agrupación u organizacion en la base de proyectosimplica la diferenciación y la agrupación de las actividadesde acuerdo con las salidas y los resultados (outputs)relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Es unaestrategia utilizada en empresas de gran tamaño y queproducen productos que implican gran concentración derecursos y tiempo prolongado para su producción.

GERENTE DELPROYECTO

INGENIERODEL

PROYECTO

JEFE DECOMPRAS

DELPROYECTO

INGENIERODE CONTROL

DELPROYECTO

CONTADORDEL

PROYECTO

JEFE DEEJECUCIÓN

DELPROYECTO

La departamentalización por proyecto es, en esencia, unadepartamentalización temporal por producto cuando éste asumeproporciones enormes, requiriendo inversiones y recursos elevados,tecnología especificada y períodos prolongados para su planeación yejecución.

Su principal ventaja en la gran concentración de diferentes recursos en unaactividad compleja que exige puntos definidos de inicio y término, confechas y plazos determinados. Cada proyecto tiene su ciclo de vidaespecífico. Este tipo de departamentalización orientadas hacia resultados.

Cada proyecto es único e inédito e implica muchas habilidades yconocimientos dispersos en la empresa, con los cuales se puede pasar deuna etapa a otra dentro del ciclo de vida. Entonces, cuando termina unproyecto, le empresa puede verse obligada al despedir personal o a paralizarmaquinaria equipos en caso de no contar con otro proyecto a la vista.Además de esa posible discontinuidad, la departamentalización porproyectos genera ansiedad, angustia en muchas personas, debido a suinestabilidad en el empleo.

Es una unidad estratégica de negocio, en adelanteUEN, del siguiente modo: es una unidad u órganoempresarial, compuesta por uno o más productosmuy determinados, que tienen un mercado básicocomún, muy delimitado, al frente de la cual hay unmanager o directivo que tiene la responsabilidad deintegrar todas las funciones, mediante una estrategia,frente a uno o varios competidores identificables

. Las características que se derivan de esta definiciónson pues:•· 1) Una misión única y diferenciada· 2) Unos competidores perfectamente identificados· 3) Un mercado totalmente identificado· 4) Control de sus funciones de negocio

• Cómo se delimitan las UENDicho lo anterior, probablemente la primeracuestión de orden práctico que se plantea es la decómo se delimitan las UEN. Cada ámbito productomercado (P-M) en que quede dividida la empresa,dependerá del mercado de referencia utilizado. Ladelimitación del mercado de referencia puedehacerse en base a los dos siguientes factores:

• · a) La amplitud de la oferta del producto.· b) La extensión del mercado.

• La amplitud de la oferta del producto o lote deproductos, deberá estar definida desde el punto devista del catálogo. Pero esto depende de factoresexógenos y no de la libre voluntad de la empresa.Alguno de los factores reconocidos comoinfluyentes en la fijación de la amplitud de la ofertason:

• · Reducción de los costes por la ampliación de laoferta.· Gastos del catálogo. · Efecto relativo de lacalidad.· Hábitos de compra. · Estructura de lasnecesidades.· Etc.

El segundo factor que interviene en la identificación delmercado de referencia es la extensión del mercado, lo quetiene que ver con la geografía del mercado: mercado local,mercado regional, mercado internacional. En este aspecto sedeberán tener en cuenta: las barreras aduaneras, las barrerasno tarifarias (normas internas restrictivas), la importancia de laproximidad del cliente, la fidelidad del cliente, los hábitos de laclientela. En la práctica también juegan otros factores en ladelimitación de las UENs, tales como: la importancia de losclientes, los canales de distribución, los destinatarios(minoristas, mayoristas). Etc.

Organización virtualCon la finalidad de lograr objetivos específicos, una organización virtualrecurre a muchas tecnologías de la información avanzadas para integrar ensu interior empleado, equipos y departamentos y en el exterior a su red desubcontratistas.

Definición: La organización virtual se basa en las características de laorganización en red. Ambos diseños organizacionales se concentran enformar alianzas y asociaciones con otras organizaciones para hacer un fondocomún y compartir las habilidades, la tecnología y los costos.

Los límites en una organización virtual, tanto interna como externamente,son mucho más abiertos que en una organización en red debido al uso detecnologías de la información avanzadas que enlazan perfectamente atodos los socios. En una organización virtual radica en la disponibilidad yutilización de tecnologías de la información (TI) efectivas, confiables ycomplejas.

Organización virtualProceso de integración. La organización virtual suele combinarmuchas otras tecnologías más complejas.

Los sistemas inter organizacionales (SIO) permiten combinartransacciones entre organizaciones, lo que las hace máseficientes y responsables.El comercio electrónico ofrece la posibilidad de vender y comprarproductos e información por medio de líneas telefónicas, redesde computadoras y otros recursos electrónicos.

Las extranets ofrece acceso limitado a una organización a gruposu otras organizaciones, externas.

Organización virtualEl groupware permite enlazar equipos de trabajo dispersos,pros facilita el intercambio, eficaz y preciso de ideas, vuelvemás efectivos los procesos y hace posible la realización detareas paralelas. El groupware también ayuda a que losintegrantes de los equipos aprendan de la experiencia delos otros, el software proporciona un conjunto común deinformación.

Las intranets son redes protegidas que se basan en Internety que relacionan a los empleados mediante interfacescomunes cuyos hipervínculos se asocian con documentos,mensajes y recursos de información de multimedia.

DIMENSIONES CONTEXTUALESY ESTRUCTURALES DELDISEÑO ORGANIZACIONAL

PLANES DE LA EMPRESA

Mision

Vision

Valores Corporativos

Slogan - lema

Planes

Objtivos

Misión o Propósito Organizacional

La meta global

Todas las organizaciones, Johnson & Johnson, Google, P&Gla Iglesia Católica, el Departamento de Agricultura de Estados Unidos, lalavandería local existen por un propósito, que puede denominarse como lameta general o misión. Diversas partes de la organización establecen suspropias metas y objetivos a fin de cumplir con la meta general, misión opropósito de la organización

La declaración de misión comunica a los empleados, clientes,inversionistas, proveedores y competidores, actuales y potenciales, lo querepresenta la empresa así como lo que busca alcanzar

META ORGANIZACIONAL

Es un estado deseado de los negocios que laorganización pretende lograr.2 Una metarepresenta un resultado o punto final hacia el quedeben dirigirse los esfuerzos organizacionales.

La principal responsabilidad de la alta gerencia esdeterminar las metas de una organización, laestrategia y el diseño, adaptando así la organizacióna un entorno cambiante

LEMA O ESLOGANEs un enunciado breve, llamativo, consistente y fácilmenterecordable y repetible.

Vende el valor de una Institución, nos hace reconocerla como algoúnico y deja muy claro el beneficio que se obtiene con ella.

El cliente se identifica, el empleado se identifica

ARTEFACTA Facilita tu vida,

Movistar: compartida la vida es mas

Claro: mas cerca, mas claro

http://tv_mav.cnice.mec.es/Lengua/P_UD2/Contenidos_pud2_1_2.htm

La Estrategía

Una estrategia es un plan para interactuar con el entornocompetitivo a fin de alcanzar las metas organizacionales.

Las metas son la dirección hacia la que la organizaciónquiere orientarse y las estrategias definen cómo llegar adicho fin.

Por ejemplo, una meta podría ser alcanzar el 15% delmercado

http://tv_mav.cnice.mec.es/Lengua/P_UD2/Contenidos_pud2_1_2.htm

Fuerzas competitivas de Porter

La amenaza de nuevos competidores.El poder de los proveedores.El poder de los compradoresLa amenaza de sustitutos.Rivalidad entre los competidores existentes.

Fuerzas competitivas de Porter

Estrategias de PorterDiferenciación

Liderazgo en costos bajos

Enfoque segmento

De exploración – océano azul

De defensa – océano rojo

De análisisReactiva

ENFOQUES TRADICIONALES DE LAEFECTIVIDAD

Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera ose desea tras la realización de una acción.Eficiencia: se refiere al uso racional de los medios paraalcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir unobjetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo)Efectividad la efectividad organizacional es el grado alque una organización cumple con sus metas

Tomado de: http://definicion.de/eficacia/#ixzz3ohjZ7lT2

ENFOQUES TRADICIONALES DE LA EFECTIVIDADIndicadores de metas

• Rentabilidad: la ganancia positiva de operaciones de negocios oinversiones después de restar los gastos• Participación de mercado: el porcentaje del mercado que laempresa está en posibilidad de captar en relación con loscompetidores• Crecimiento: la capacidad de la organización para aumentar susventas, utilidades o base de clientes con el tiempo• Responsabilidad social: el nivel en que la organización sirve a losintereses de la sociedad, así como a sí misma• Calidad del producto: la capacidad de la organización para tenerproductos o servicios de alta calidad

ENFOQUES TRADICIONALES DE LA EFECTIVIDADindicadores de recursos de efectividad

• Posición de negociación: Habilidad de la organización para obtener de su

entorno recursos valiosos o escasos, como recursos financieros, materias

primas, recursos humanos, conocimientos y tecnología.

• Habilidades de quienes toman las decisiones en la organización para percibir

e interpretar correctamente las propiedades reales del entorno externo

• Habilidades de los gerentes para usar recursos tangibles (por ejemplo,

suministros, personas) e intangibles (por ejemplo, conocimientos, cultura

corporativa)

• Habilidad de la organización para responder a los cambios en el entorno

ENFOQUES TRADICIONALES DE LA EFECTIVIDADindicadores del proceso interno

• Una cultura corporativa sólida y adaptable y un clima laboral

positivo

• La eficiencia operativa, como el uso de recursos mínimos para

obtener resultados

• Comunicación horizontal y vertical sin distorsiones

• Crecimiento y desarrollo de los empleados

EL ENFOQUE DEL BALANCED SCORECARDPARA LA EFECTIVIDAD – CUADRO DE MANDO INTEGRAL

El balanced scorecard combina varios indicadores de efectividad en

una sola estructura, lo que equilibra las medidas financieras

tradicionales con las medidas operativas relacionadas con los

factores críticos de éxito de una empresa.

El balanced scorecard ayuda a que los gerentes evalúen la

organización desde muchas perspectivas de modo que entiendan

mejor la efectividad total

CRITERIOS DE EFECTIVIDAD DEL BALANCED SCORECARD

Dimensiones contextuales y estructurales deldiseño organizacional que interactúan entre sí

Dimensiones estructurales del diseñoorganizacional que interactúan entre sí

La formalización se refiere a la cantidad de documentaciónescrita en la organización. La documentación incluyeprocedimientos, descripciones de puestos, regulaciones ymanuales de políticas.

La especialización es el grado en el que las tareasorganizacionales se encuentran subdivididas en trabajosseparados. Si la especialización es muy extensa, cadaempleado realiza sólo un rango limitado de tareas. Si laespecialización es baja, los empleados llevan a cabo unaamplia variedad de tareas. En ocasiones, la especializaciónse conoce como la división del trabajo.

La jerarquía de la autoridad describe quién le reporta aquién y el tramo de control para cada gerente. Lajerarquía está relacionada con el tramo decontrol (el número de empleados que le reportan a unsupervisor). Cuando el tramo de control es corto lajerarquía suele ser alta. Cuando el tramo de control esamplio, la jerarquía de la autoridad será más corta

Dimensiones contextuales del diseñoorganizacional que interactúan entre sí• El tamaño• La tecnología organizacional se refiere a las

herramientas, técnicas y acciones empleadas paratransformar los insumos en productos

• El entorno incluye todos los elementos fuera de loslímites de la organización. Los elementos claveincluyen la industria, el gobierno, los clientes, losproveedores y la comunidad financiera.

• Las metas y la estrategia• La cultura de una organización es el conjunto

subyacente de valores, creencias, entendimientos ynormas clave compartidos por los empleados. La culturade una organización no está escrita, pero se puede observar en sus historias,slogans, ceremonias, forma de vestir y distribución de la oficina.

Dimensiones contextuales y estructurales deldiseño organizacional que interactúan entre sí

La centralización se refiere al nivel jerárquico que tienela autoridad para tomar una decisión. Cuando la tomade decisiones se mantiene en el nivel superior, laorganización está centralizada. Cuando las decisionesson delegadas a niveles organizacionales más bajos,está descentralizada.

BIBLIOGRAFIA

Teoría y diseño organizacional 10ª Richard L. Daft

http://www.imf-formacion.com/blog/corporativo/prl/el-diseno-del-puesto-de-trabajo-y-la-importancia-de-la-ergonomia/

ORGANIZACIÓN

Por Miguel Herrerawww.auladeeconomia.com

www.auladeeconomia.com

• La organización tiene diversas aceptacionesen la literatura administrativa. Una comosinónimo de empresa y la otra como fase delproceso administrativo, sobre la cual nosvamos a ocupar.

• Veamos algunas definiciones sobreorganización.

ORGANIZACIÓN

• “La organización implica una estructura defunciones o puestos intencional y formalizada”.

“Consiste en dividir y relacionar el trabajo paraalcanzar las metas fijadas: establecer lasestructura organizacional, delinear las relacioneso líneas de enlace que faciliten la coordinación,crear las descripciones de cada puesto, indicandoatribuciones, relaciones, responsabilidades yautoridad, y fijar requerimientos o cualidadesrequeridas del personal para cada puestos.

Consisteen:

Identificar las actividadesrequeridas, agruparlas en áreas ypuestos de trabajo, asignaturas yjerarquizar tantos los puestos comolas funciones correspondientes.

Su importancia radica:En su papel como promotorade la eficiencia administrativa

ORGANIZACIÓN• Propósito y naturaleza de la organización.• La estructuración de las funciones y actividades

organizacionales, mediante la generación de áreasfuncionales, puestos y niveles jerárquicos quefaciliten la coordinación del esfuerzo de todos losmiembros de la empresa y propicien mayoresniveles de eficiencia en la distribución y manejo delos recursos, así como en el logro de los objetivosorganizaciones. Estos emitidos, están implícito en lodenominado “ORGANIGRAMA”.

ORGANIZACIÓN

• Otros objetivos de la organización:1. Establecer los departamentos o áreas

funcionales especializadas de la empresa.2. Definir jerarquías, las que determinan el

grado de autoridad y las responsabilidadesinherentes a cada nivel de la empresa.

3. Definir qué labor debe desempeñar cadaunos de los miembros de la organizaciónmediante la elaboración de descripciones yperfiles de puestos.

ORGANIZACIÓN

Presidente

FinanzasRecursosHumanos Marketing Producción

Producción 1 Producción 2

Obrero 1

Obrero 2

Los cuadrosrepresentantrabajosdistintos

Los títulosmuestran el

trabajodesempeñado

Las líneasrepresentan larelación superior-subordinado

Los niveles de administración estánindicados por el número de capashorizontales en la gráfica. Todas laspersonas o unidades están en elmismo rango y reportan a la mismapersona están en un nivel.

ORGANIZACIÓN• ¿Qué entendemos por una organización

formal y una organización informal?– Organización formal. Es aquella que se establece de

manera deliberada para alcanzar un objetivo específico.Se caracteriza por tener una estructura claramentedefinida y contar con políticas y reglamentos de acciónclaros y conocidos por sus miembros que la conforman.

– Organización informal. Se refiere a las relacionessociales y se desarrollan espontáneamente entre losindividuos libres y cuyas actividades no siguenreglamentos, ni estructuras específicas.

ORGANIGRAMA GENERAL

OrganizaciónFormal

La estructura vertical.Autoridad y tramo de control

• La estructura organizacional vertical esaquella “caracterizada por una línea demando angosta y muchos nivelesjerárquicos”.

• Lo anterior implica que existen muchosniveles entre los administradores de mayorjerarquía y los de más bajo nivel.

La estructura vertical.Autoridad y tramo de control

• Tramo de control: es el número desubordinados quienes reportandirectamente a un ejecutivo o supervisor.

• Autoridad: Es el derecho legítimo a tomardecisiones y a decir a la gente qué hacer.

• La autoridad reside en los puestos másque en las personas.

La estructura organizacional vertical

Clase Angosta y de muchos niveles jerárquicas

GerenteGeneralGerenteGeneral

Gerente deDivisión

Jefe deDepartamento

Jefe deDepatamento

Jefe deDepartamento

Jefe deSecciónJefe deSección

Jefe de´SecciónJefe de´Sección

Jefe deSecciónJefe deSección

Decisiones o propiedades estructuralesque orientan el diseño organizacional El diseño organizacional implica

seleccionar alternativas en lo que respectaa cuatro propiedades estructurales.

1. División del trabajo: es un proceso medianteel cual el diseñador de la estructuraorganizacional descompone un procesocomplejo en pequeñas tareas. (el alcance orango del puesto y la profundidad del puesto

2. Departamentalización: creación de nuevasunidades u órganos de la organización, con elmismo nivel jerárquico.

Departamentalización por númerossimples

• El ejército es un ejemplo típico de estaforma de agrupación.

• El éxito depende del número de personasque participan en él.

Corresponde a la agrupación de unidadesorganizacionales en relación con períodos.Una forma típica de agrupación suel darse

cuando se establecen unidades en función delos turnos de trabajo de una fábrica, el caso dehospitales y bomberos, en donde sus jornadaslaborales van en función de la atención de las24 horas del día y existe la necesidad deestablecer turnos rotativos para cubrir lasdiferentes actividades estas agrupacionesorganizacionales.

Departamentalización por tiempo

• Circunstancias: La coordinación de lastareas realizadas en la organización es unode los aspectos clave del diseñoorganizacional.

• Retomamos, que un tramo de control, tramoadministrativo o tramo de autoridad, está enfunción del número de subordinados quedependen de un gerente, administrador,supervisor.

Longitud del tramo de control

• Además tenemos que considerar paraestos efectos:El tamaño de la organización.La tecnología.La especialización.Las actividades empresariales.Las políticas generales.

Tramos Amplios

Ventajas: Los superiores se ven obligados a delegar.

Se debe establecer políticas claras.

Los subordinados deben ser cuidadosamenteseleccionados.

Tramos Amplios

• Desventajas:– Tendencia de los superiores sobrecargados

de trabajo a convertirse en cuellos de botellaen las decisiones.

– Riesgo de pérdida de control para elsuperior.

Tramos Estrechos

Ventajas:Estrecha supervisión.

Estricto control.

Rápida comunicación entre subordinados y superiores.

Tramos Estrechos

Desventajas: Los superiores tienden a involucrase en

exceso en el trabajo de los subordinados.

Muchos niveles administrativos.

• La jerarquía divide a la organización enniveles de autoridad, asignando a los jefes osuperiores una autoridad específica sobre losniveles inferiores, y en donde se establece eltipo de autoridad de éstos.

• Es el proceso por el cual los Gerentesdistribuyen la autoridad a sus subalternos yse asignan responsabilidades nuevas oadicionales.

Delegación de autoridad

• Se da por cuatro aspectos:– A. El que delega asigna objetivos a ellos.– B. El que delega concede autoridad.– C. La aceptación es una responsabilidad.– D. El que delega hace que el otro sea

responsable de los resultados.

Proceso de Delegar

Diferencia de autoridad versus poder El Poder es la habilidad para influir en las

personas, grupos, esencial para el logro yrealización de los objetivos individuales,organizacionales y sociales. La autoridad es el derecho conferido por el puesto

para dar órdenes.

Centralización y descentralización

• Podemos señalar que el grado decentralización o descentralización varia deacuerdo al tipo de empresa y enocasiones en una misma organizaciónexisten departamentos con diferentesgrados de centralización.

Pirámide jerárquica y toma de decisiones

Nivel operativo

Nivel táctico

Nivel estratégico

DescentralizaciónCentralización

Centralización:La facultad de tomar decisiones no se delega

de manera uniforme a los diferentes puestosconforme desciende en la escala jerárquica.La autoridad no se delega de manera integral

en paquetes de todo o nada.Por muy formal que sea la delegación de

autoridad, sus límites están sujetos a lainterpretación personal.

Premisas básicas que condicionan el grado decentralización en una organización

Centralización y descentralización

Departamentalización y centralizaciónMientras más grande se la tendencia a crear

departamentos o áreas que necesitenfuncionar interrelacionados en su laborardiaria y en sus decisiones a corto, mediano ylargo plazo, mayor será la necesidad decoordinarlos desde la parte alta de lajerarquía y por tanto, mayor será la tendenciaa la centralización.

Si se decide tener un tramo de controlamplio o largo como consecuencia de unfuerte nivel o grado de especialización, endonde los puestos muy especializados seanmás fáciles de supervisar que los pocosespecializados, debido a que hay menosactividades que observar, entonces en estecaso el amplio tramo de control (debido a laespecialización) condicionará un alto nivelde centralización.

Longitud del tramo de control y centralización

• La relación entre centralización ydelegación de autoridad esinversamente proporcional.

• Esto quiere decir, a menor delegación deautoridad, mayor centralización; a mayordelegación de autoridad, menorcentralización.

Delegación de autoridad y centralización

Delegación de autoridad ycentralización

• Como se mencionó anteriormente, laautoridad se refiere “a los derechos inherentesa una posición administrativa para dar órdenesy esperar que sean obedecidas”, por su parte,la responsabilidad es “la obligación dedesempeñar las actividades asignadas”.

• Por lo tanto todos los puesto de unaorganización deben tener la autoridadsuficiente para poder desempeñarseadecuadamente y cumplir con susresponsabilidades.

Delegación de autoridad ycentralización

• De la relación de los niveles jerárquicos(estratégico, táctico y operativo), surge elconcepto de cadena de mandos, esto es “elflujo de autoridad de un nivel superior a unoinferior en una organización.

• La centralización es el grado deconcentración de la autoridad en unapersona o en un grupo pequeño depersonas en una empresa.

Una sola persona toma decisiones.Esto da uniformidad a la operación

organizacional.Resulta ventajosa para una empresa

pequeña.Se requiere menos personal altamente

capacitado y especializado.

Características de la centralización

• Es el grado en que la autoridad y laresponsabilidad se delegan a los nivelessuperiores a los niveles inferiores de laempresa.

• Mientras más grande es la empresa, máscomplejo se vuelve su funcionamiento.

Descentralización

Descentralización• La descentralización le proporciona a la

organización características como lassiguientes:1.Los directivos pueden dedicar su tiempo a

promover la expansión de la empresa y aelaborar la planeación estratégica.

2.Todos los administradores (de cualquier nivel)toman decisiones.

3.El nivel motivación de los empleados deniveles inferiores es mayor cuando se lespermite tomar decisiones en vez de seguirórdenes de los superiores.

DE LINEA:La autoridad de línea muestra la relación

jefe-subordinado y, por lo tanto, larelación autoridad – responsabilidad quele es inherente.

Línea y staff

STAFF:Esta relación se producen cuando

existen unidades que le dan a laorganización algún tipo de informaciónespecializada o asistencia técnica quenormalmente toma la forma derecomendaciones, consejos osugerencias.

Línea y staff

Estas relaciones se representancon trazos discontinuos adiferencia de los utilizados paralas relaciones de autoridad lineal.

La estructura horizontal• Una estructura horizontal:• Se caracteriza “por una línea

de mando amplia y pocosniveles jerárquicos.

• Cada administrador tiene acargo un mayor número depersonas que la distanciaentre los administradores demayor jerarquía y los demáscorta posible.

La estructura horizontal

• Este tipo de organizaciones, se vuelve másrápida para tomar decisiones; pero tambiénpuede llegarse al extremo de que losadministradores tengan demasiadaresponsabilidad por no contar con los mediosque les ayuden a resolver problemascotidianos del trabajo.

En este tipo de estructura organizacional másempleada, en ella los departamentos o áreasfuncionales representan tareas sustativas de laempresa.Esta estructura agrupa a personas que tienen

una posición similar dentro de la organización oque desarrollan funciones semejantes,utilizando recursos y habilidades del mismoestilo.

Estructura funcional o estructura divisional

• La departamentalización en la estructurafuncional se apoya “en lainterdependencia tecnológica de lostrabajos de los puestos y áreasfuncionales”.

Estructura funcionalTítulo del diagrama

ASISTENTE DELPRESIDENTE

PERSONAL

INVESTIGACIONDE MERCADOS

PLANEACION DEMERCADEO

PUBLICIDAD YPROMOCION

ADMINISTRACIONDE VENTAS

VENTAS

COMERCIALIZACIÓN

ADMINISTRACIONDE INGENIERIA

DISEÑOPRELIMINAR

INGENIERIAELECTRICA

INGENIERIAMECANICA

INGENIERIAHIDRAULICA

EMPAQUE

CONTROLDE CALIDAD

INGENIERIA

PLANEACION DELA PRODUCCION

INGENIERIAINDUSTRIAL

INGENIERIA DEPRODUCCION

COMPRAS

MONTAJE

PRODUCCIONGENERAL

PRODUCCION

PLANEACIONFINANCIERA

PRESUPUESTO

CONTABILIDADGENERAL

CONTABILIDADDE COSTOS

ESTADISTICA YPROC. DATOS

FINANZAS

PRESIDENTE

Ventajas y desventajas de la estructurafuncional

Ventajas Desventajas•Facilita la supervisión•Promueve la especialización•Ofrece fácil comprensión yseguimiento de su operación•Refleja la forma general de trabajaren la empresa•Genera líneas de comunicaciónsimple y claras•Simplifica la toma de decisiones•Los procesos de capacitación ydesarrollo son más sencillos debidoa la especialización del trabajo

•Pueden surgir conflictos de interésentre las áreas•La coordinación se vuelve másdifícil•Se limita el desarrollo gerencial y suvisión global de la empresa•El personal tiende a identificarsemás con su departamento que con laempresa

Cuando las empresas son más grandes y/ocomplejas, generalmente definen suestructura organizacional por divisiones, lascuales se estructuran con función de losobjetivos que pretenden lograr con respectoal mercado al que dirigen sus productos y/oservicios.

Estructura divisional o estructura basada en elmercado

Estructura divisional por productos o servicios

Cuando las actividades se agrupan con baseen los productos o servicios que comercializala empresa, se dice que ésta presenta unaestructura divisional por productos.Las empresas adoptan este tipo de

estructura cuando el crecimiento haceindispensable que se nombre a variosgerentes divisionales, con autoridad sobrelas funciones de producción, ventas yservicio respecto a sus líneas de productos.

Estructura divisional por productos oservicios

Ventajas Desventajas*Los esfuerzos se concentranen las líneas de producción•Se promueva el desarrollo y ladiversidad de las líneas deproducción y servicios•La empresa se enfoca en lasatisfacción de sus clientes•Refleja la forma general detrabajar en la empresa•Se puede actuar másrápidamente para satisfacer losgustos y las necesidades de losclientes

*Los gerentes de división sonun sinónimo de gerentesgenerales, por lo que debentener mayores habilidades yexperiencia, y por tanto sucosto por concepto dehonorarios es mayor*La dirección puede tener unlínea de mando demasiadogrande y difícil de controlarSe puede generar un vacío depoder entre las divisiones yáreas funcionales básicas

Estructura divisional por zona geográfica

Este tipo de estructura genera cuando lasempresas crecen abriendo sucursales oplantas en lugares geográficos distintos allugar de donde son originarias; o cuando sucrecimiento las conduce a penetrar enmercados nuevos.En todo caso, la estructura divisional

geográfica se recomienda cuando lasempresas tienen un ámbito de acciónterritorialmente extenso.

Estructura divisional por zona geográfica

Ventajas Desventajas*Los esfuerzos se concentra parasatisfacer las necesidadesespecíficas de cada región*Se logra mayor presencia y mejorimagen ante los clientes*Se cuenta con personalespecializado*Al contar con divisiones regionalesse está lo más cerca posible delmercado, tanto de los clientes comode los proveedores*Se puede abarcar un mercado másgrande que cuando no se cuentacon divisiones regionales.

*La supervisión por parte deldirector general se vuelve muycompleja*Se incrementan los costo por lanecesidad de mantener unasucursal en cada región*Se requiere una estructuracompleta en cada región, aunquemás pequeña que en la matriz.

Estructura divisional por clientes

Cuando las empresas tienen productos tandiversificados que la necesidades de susclientes son muy distintas entre sí, se adoptauna estructura divisional por clientes.En este tipo de estructura el interés

primordial de la empresa está en susclientes, por lo que las actividades seorganizan con base en el servicio que se lesdesea brindar.

Estructura divisional por clientes

Ventajas Desventajas*El proceso de toma decisionespara la resolución de problemasestá directamente relacionado conlas necesidades y expectativas delos clientes*Las habilidades y esfuerzos estáncoordinados para producir ocomercializar un producto oservicio*Debido a la especialización deltrabajo, se produce un mejor nivelde desempeño en las actividadesrealizadas

*Se requiere de gran capacidad yhabilidad para la resolución deproblemas en el área de clientes*Puede dificultarse la definición delos grupos de clientes*Es posible que algún grupo declientes quede fuera de lasdivisiones y no se le atiendaadecuadamente

Organización Matricial• Una empresa utiliza esta estructura cuando:

1.Quiere desarrollar productos y/o servicios de maneramás rápida posible.

2.Requiere de un alto grado de comunicación ycooperación entre los miembros de los diversosgrupos.

3.La innovación y la creatividad representan la ventajacompetitiva más representativa de la empresa.

4.En esta estructura organizacional “cada empleadoreporta tanto a un administrador funcional o dedivisión, como a uno de proyecto o de grupo”.

Organización MatricialVentajas Desventajas

•Debido a que cada proyecto sereúnen especialistas de lasdiferentes áreas funcionales,éstos se sensibilizan respecto ala importancia del trabajo querealizan las áreas que no sonde sus especialidad•*Ahorra costo por la flexibilidaden la utilización del personal•La empresa tiene unaorientación hacia losresultados, enfocando lageneración de utilidades de losproyectos

*Es muy fácil que se puedansuscitar conflictos de autoridad*Puede crearse un vacío deautoridad con los empleadosparticipantes en los proyectos*La competencia entreproyectos puede llevar aldesequilibrio en el apoyo a losmismo*Se requieren muchasreuniones de trabajoprolongadas.

Unidades Estratégicas de NegociosUEN y la Organización Virtual

Las unidades estratégicas son “pequeñasempresas establecidas en sí mismas comounidades de una gran compañía, para lapromoción y manejo de cierto producto, o líneasde productos, como si se tratará de una actividadempresarial independiente”.Una organización virtual es “un concepto más

bien amplio referente a un grupo de empresas oindividuos independientes, enlazados entre sí pormedio de la tecnología de la información”.

Metodología para modeladofuncional de procesos

Integrated Definition Modeling Language

Qué es IDEF0?

IDEF es una familia de técnicas de modelado, queofrecen una perspectiva integrada para representar ymodelar procesos y estructuras de datos.

Sus inicios se remontan a la necesidad de las FuerzasArmadas Estadounidenses por mejorar susoperaciones de producción, iniciándose así elprograma ICAM (Integrated Computer-AidedManufacturing).

Qué es IDEF0?

La familia IDEF, consiste en un gran número detécnicas, entre las cuales se destaca IDEF0 e IDEF3,que son aquellas relacionadas con los procesos denegocio, aunque existen otras versiones como IDEF1,IDEF1X, IDEF2, IDEF4 e IDEF5.

Qué es IDEF0?

La familia IDEF, consiste en un gran número detécnicas, entre las cuales se destaca IDEF0 e IDEF3,que son aquellas relacionadas con los procesos denegocio, aunque existen otras versiones como IDEF1,IDEF1X, IDEF2, IDEF4 e IDEF5.

Qué es IDEF0?

Permite identificar apropiadamente los procesos y susinterfases así como elaborar los documentos quepermitan su control en cualquiera de sus etapas dedesarrollo.IDEF0 utiliza solo un tipo de anotación en susrepresentaciones gráficas conocido como ICOM(Input-Control-Output-Mechanism).

Qué es IDEF0?

La representación estática de sus diagramas no permitevisualizar las perspectivas de modelado decomportamiento o informacional.Para vencer dichas limitaciones, se desarrolló IDEF3(Process Description Capture), que describe a losprocesos como secuencias ordenadas de hechos oactividades, representando el cómo, y mostrando lavisión dinámica o de comportamiento.

• Tomado de:

• www.idef.com

• http://informatica5-fca-unam.blogspot.com/2011/09/idef-integrated-definition-for-function.html

Aplicabilidad de IDEF0

• Medio para comunicar reglas yprocesos de negocios

• Obtener una vista estratégica de unproceso

• Facilitar el análisis para identificarpuntos de mejora.

IDEF0 representa lo que se haceen la empresa

Sintaxis y Semántica de IDEF0

•Función o actividad = Frase verbal (Verbo + objeto directo)

•ICOM (Input, Control, Output, Mechanism)– Las flechas son sustantivos que representan información,

personas, lugares, cosas, conceptos, eventos.

Representación de una actividad

PROCESOO

ACTIVIDAD

•Control

•Salida

•Mecanismo

•Entrada

Representación de una actividad (cont.)

• Entradas:- Material o información consumida o

transformada por una actividad para producir“salidas”.

- Asociadas al lado izquierdo- Una actividad puede no tener entradas

• Salidas:- Objetos producidos por la actividad o proceso.- Asociadas al lado derecho

Representación de una actividad (cont.)• Control:

- Objetos que gobiernan o regulan cómo, cuándo ysi una actividad se ejecuta o no.

- Ejemplos: Normas, guías, políticas, calendarios,presupuesto, reglas, especificaciones,procedimientos.

- Asociados al lado superior.• Mecanismos:

- Recursos necesarios para ejecutar un proceso.- Ejemplos: Maquinaria, programas de cómputo,

Instalaciones, Recursos humanos.- Asociados al lado inferior.

EJEMPLO

Actividad: Preparar un pastel Representación en IDEF0

Prepararpastel

Pastel

Receta

Ingredientes

Utensilios

Estructura de un modelo

• Las actividades son agrupadas en diagramas.• La relación entre actividades es indicada por su

posición y flechas.

Estructura de un modelo (cont.)

Combinaciones de flechas

Obtenerrecurso

Transformarrecurso

RecursoSalida – Entrada

AprobarPresupuesto

Solicitarcompra

Presupuestoaprobado

Salida – Control

Combinaciones de flechas (cont.)

Salida – Mecanismo

Salida – Controlretroalimentación

Adquirir sierraeléctrica

Cortar la madera

Sierraeléctrica

Otorgar crédito Evaluar situaciónde deudores

Evaluación de solvencia de clientes

Combinaciones de flechas (cont.)

Salida – Entrada retroalimentación

Limpiar yPintar parte

Revisar partesprocesadas

Partes a repintar

Parte pintadaParte aprobada

Estructura de un modelo (cont.)Ejemplos de unión y ramificación de flechas

Políticas y

procedimientos

de compras

Estructura de un modelo (cont.)Ejemplos de unión y ramificación de flechas (cont.)

Más detallado

Más general

IDEF0 muestra unavista jerárquica de unmodelo

CodificadoICOM

Información de soporte:

• Glosario- Listado de palabras claves, frases y acrónimos

usados en el modelo.• Texto

- Texto asociado a diagramas para clarificar oenfatizar información

Estructura de un modelo (cont.)Algunas reglas

• Diagrama Contexto:–Primer diagrama del modelo, diagrama A-0 (“A menos cero”)–Una sola actividad, número 0 y representa el objetivo del modelo

• Diagramas siguientes A0, A1, A2, …, An, con actividades1, 2, …,6.

• Cada diagrama entre 3 y 6 actividades (Recomendación)• Todas las ICOM en la actividad “padre” deben aparecer

en actividad “hijo”

• Las flechas, al igual que las actividades, se puedendividir en 2 ó más en los diagramas “hijo”

Ejemplo

Construir una casa

Esposa Presupuesto Leyes deconstrucción

Personal

Terreno

Materiales

Construcción de una casa

Maquinaria

Ejemplo

1Hacerdiseño

Presupuesto

TerrenoMateriales

Contruir casa-habitación

I1 C1 C2 C3

2Tramitarpermisos

Implantardiseño

Arquitecto

Albañiles

Leyes deconstrucción

Diseño

Diseñoaceptado ypermisos

C2Diseñorechazado

Materiales

Terreno PresupuestoEsposa

MaquinariaM2

Conclusiones

• IDEF0 es una técnica sencilla peropoderosa.

• TécnicHHVSVHa ampliamente usada en laindustria durante la etapa de análisis en Re-ingeniería de procesos de negocios (BPR).

• IDEF0 modela actividades y esindependiente de la organización y tiempo.No es un organigrama!, no es un diagramade flujo!

• IDEF0 fomenta el trabajo en equipo demanera disciplinada y coordinada.

Conclusiones

Metodología para captura dedescripción de procesos

Integrated Definition Modeling Language

Objetivo de IDEF3

IDEF3 es una metodología para representar el flujode trabajo de un proceso, así como sus objetosparticipantes, a partir de la descripción dada por unexperto.

-Como lo hago?

-Detalle de actividadesterminales

-Comunicación alpropietario del proceso

-Que hago?

-Vista estratégica

-Comunicación a usuariosno técnicos

IDEF0 Vs. IDEF3

IDEF3 define cómo la Empresahace lo que hace

Sintaxis y Semántica de IDEF3

Componentes de IDEF3

• Unidad de trabajo (UOW)

• Ligas (links)

• Conexiones (junctions)

• Referencias (Referents)

Unidad de Trabajo (UOW)

• Representa una actividad

• Siempre tienen un identificador único

• Puede tener una referencia asociada a unaactividad IDEF0

Pintar parte1.1 Referencia IDEF0

ID actividad•padre

ID Actividad

• Representan relaciones restrictivas entreactividades

• Todas las ligas en IDEF3 son unidireccionales

• Pueden iniciar y terminar en cualquier parte dela actividad (caja)

Diagramas IDEF3 generalmente organizadosde izquierda a derecha

Ligas (cont.)Precedencia temporal

Flujo de objeto

Relacional

El proceso origen debe concluir antes de que el procesodestino pueda comenzar

Enfatiza la participación de un objeto entre dos procesos. LaSemántica igual a la de Precedencia Temporal (laprecedencia temporal también puede considerar laparticipación de un objeto) .

Existencia de una relación entre los procesos ligados. Lasemántica no está definida, sólo que el proceso origencomenzará antes que el proceso destino termine.

Precedencia Temporal - Ligas (cont.)

La actividad origen se debe completar para que laactividad destino se pueda iniciar.

La liga debe estar etiquetada

Aprobarrecomendaciones

Implantarrecomendaciones

Aprobación

Flujo de Objeto - Ligas (cont.)

Algún objeto producido por la actividad origen es requeridocomo entrada por la actividad destino. La actividad fuente tieneque terminar para que la actividad destino pueda comenzar.

Ensamblar parte

Pintar parte

Parteensamblada

Relacional - Ligas (cont.)

Caso alterno de precedencia temporal

IMPORTANTE: documentar claramente el significadoque se da a la liga relacional

Aprobardiseño

Implementardiseño

Aprobar

Iniciar la implementación cuando setenga un 70% del diseño aprobado.

Conexiones

Las conexiones sirven para representar:

Los puntos en los que un proceso se ramifica enmúltiples subprocesos

Los puntos en los cuales múltiples procesos convergenen un solo proceso

La temporalidad en el flujo de actividades de un proceso

Conexiones (cont.)

Ejemplo

Revisarproducto

Pagar con cheque

1.2Productoaprobado

XPagar enefectivo

XProcesarfactura

Productopagado

Conexiones (cont.)

Tipos de ramificaciones

Divergencia (Fan-out): Distribuye el flujo del proceso.La terminación de una actividad causa la activación demúltiples actividades.

Convergencia (Fan-in): La terminación de múltiplesactividades consolida el inicio de una actividad.

Conexiones (cont.)

Divergencia (Fan-out)

AND -Asíncrono

AND -Síncrono

OR -Asíncrono

OR -Síncrono

TODAS las actividades que suceden a la conexión iniciarán

TODAS las actividades que suceden a la conexión iniciarán al mismotiempo.

UNA O MAS de las actividades que suceden a la conexión iniciarán.

UNA O MAS de las actividades que suceden a la conexión iniciarán almismo tiempo

SOLO UNA de las actividades que suceden a la conexión ocurrirá.

Tipo de conexión Significado

Conexiones (cont.)

Convergencia (Fan-in)

AND -AsíncronoAND -Síncrono

OR -Asíncrono

OR -Síncrono

TODAS las actividades precedentes deben terminar.

TODAS las actividades precedentes deben terminar al mismo tiempo.

UNA O MÁS de las actividades precedentes terminarán.

UNA O MÁS de las actividades precedentes terminarán al mismotiempo.Exactamente una de las actividades precedentes terminará.

Tipo de conexión Significado

Conexiones (cont.)

EjemploOR

Estudiarlibro

Tomarcurso

Conexiones (cont.)

EjemploAND

Detectafuego

SonarAlarma

Notificar alos bomberos

Activardispositivo

anti-incendio

Registrarevento

Conexiones (cont.)

EjemploXOR (OR exclusivo)

Seleccionardestino

Viajar enavión

Buscaralojamiento

Viajar en autoAutomóvil

Avión

Conexiones (cont.)

EjemploAND Síncrono

Iniciarcarrera

Sonar disparode inicio

Iniciarcronómetro

Empezar acorrer

Conexiones (cont.)

EjemploCombinación de conexiones

Evaluar propuesta

Ajustar detallestécnicos

Firmar contrato

Rechazarpropuesta

Ajustar costo

Conexiones (cont.)

Recibirpropuesta

Evaluar partetécnica

Firmar contrato

Evaluar costo

EjemploCombinación no válida

Conexiones (cont.)

Ejemplo

Gráficas de posibles activaciones

Conexiones (cont.)

Ejemplo

Gráficas de posibles activaciones

Referentes

Símbolos especiales para dirigir la atención del lectora otras partes importantes del modelo.

Tipo PropósitoObject

UOB (unit of behaviour)

ELAB(Elaboratio

Describir la participación de un objeto importante en una actividad

Construir ciclos (repetir secuencia de actividades)

Incluir una actividad ya descrita sin implicar un ciclo

Documentar cualquier información general importante de algunagráfica (actividad, conexión). .Documentar de manera detallada alguna gráfica

Referentes (cont.)

GOTO/Recibirrequisición de compra

Recibir requisiciónde compra

Rechazarrequisición

Modificarrequisición

Aprobarrequisición

Aprobarparcialmente

Capturar datosde requisiciónX ….

EjemploTipoRef / Nombre

Ejemplo – Gestionar Depto. de ventas (A-0)

Gestionar Depto. VentasOrden del cliente

Orden de envío para el cliente

Mercancia p/ cliente

Factura p/ cliente

InventarioControl desalida demercancía Control de órdenes de envío

Organización

Ejemplo – Gestionar Depto. de ventas

Procesarorden

Enviarmercancía

Facturar

Inventario

Departamentode ventas

Control de salida demercancias

Departamentode almacén

Control deórdenes deenvío

Departamento defacturación

Orden de envío p/ cliente

Facturap/ cliente

Orden delcliente

Mercancía p/cliente

Orden deenvío demercancía

Lista demercancíaenviada

Ejemplo - Gestionar Depto. de ventas (cont.)

A1.1.1

Solicitarartículos

ordenados A1.1.3

Aceptarorden

A1.1.2

Cancelarorden

A1.1.4

Corregirorden

y aceptar

A1.1.5

Enviar avisode cancelación

A1.1.7

Prepararorden de

envío

A1.1.6

Enviarinformación

de corrección&

Mercancíaagotada

Cantidadordenadadisponible

disponibleinferior alordenado

ProcesarordenIDEF3

Información de soporte

La documentación de un modelo incluyecomúnmente

Glosario: Descripción textual de los elementosdel proceso

Fuentes: Material usado en la construcción delmodelo

Notas: Anotaciones resultantes durante larevisión del modelo.

Conclusiones

IDEF3 permite documentar procesos paraestandarización o como guías para nuevosintegrantes del proceso y así reducir la curvade aprendizaje.

IDEF3 provee un mecanismo para capturar lasecuencia temporal de un proceso y la lógicade decisión que afecta a un proceso.

Conclusiones

IDEF3 sirve como una herramienta paraanalizar procesos existentes y diseñar yprobar nuevos procesos antes de iniciarcambios reales que pueden ser muy costosos.

IDEF3 se puede combinar con IDEF0 pararepresentar detalles de implantación y asírepresentar los procesos al nivel apropiado.

Computacion - FA.CE.NA.

Diagramas de flujo

Tema 5

Diagrama de Flujo

TEMA5Diagramas de Flujo. Representación simbólica. Símbolos utilizados.Convenciones. Técnicas de construcción de diagramas. Estructurasbásicas. Normas para su representación. Ejemplo.

Diagrama de Flujo

Las dos herramientas mas utilizadas comunmente para describiralgoritmos son:Diagramas de Flujo: son representaciones gráficas de secuenciasde pasos a realizar. Cada operacion se representa mediante unsímbolo normalizado el Instituto Norteamericano de Normalizacion(ANSI - American National Standars Institute). Las líneas de flujoindican el orden de ejecución.Los diagramas de flujo suelen ser usados solo para representaralgoritmos pequeños, ya que abarcan mucho espacio.

Diagrama de Flujo

Pseudocódigos: describen un algoritmo de forma similar a unlenguaje de programacióon pero sin su rigidez, de forma más parecidaal lenguaje natural. Presentan la ventaja de ser más compactos quelos diagramas de flujo, más fáciles de escribir para las instruccionescomplejas y más fáciles de transferir a un lenguaje de programación.El pseudocódigo no está regido por ningún estándar.Algunas palabras usadas son LEER/IMPRIMIR para representar lasacciones de lectura de datos y salida de datos.

Calcular una altura en pulgadas (1 pulgada=2.54 cm) y pies (1 pie=12pulgadas), a partir de la altura en centímetros, que se introduce por el teclado.Inicio1- IMPRIMIR 'Introduce la altura en centimetros: '2- LEER: altura3- CALCULAR pulgadas=altura=2:544- CALCULAR pies=pulgadas=125- IMPRIMIR 'La altura en pulgadas es: ', pulgadas6- IMPRIMIR 'La altura en pies es : ', piesFin

Diagrama de Flujo

El uso de diagramas de flujo como herramienta deprogramación tiene beneficios que resumidamente sedetallan:

Rápida comprensión de las relaciones

Se pueden usar como modelos de trabajo para el diseño denuevos programas

Documentación adecuada de los programas

Produce una codificación eficaz en los programas

Depuración y pruebas ordenadas de programas

Fácil de traducir a cualquier lenguaje de programación.

Diagrama de Flujo

Los símbolos estándar han sido normalizados por ANSI(American National Standards Institute), IBM, IRAM(Instituto Racionalizador Argentino de Materiales) y son muyvariados..

5. 2 Representacion Simbólica

Represena el Fin y Comienzo del diagrama

Entrada /salida - Cualquier tipo de introducción de datos en la memoria desde losperiféricos de entrada o registro de la información procesada en un periférico desalida (no interesa el soporte)

Operación o proceso - acciones a realizar(sumar dos números, calcular raízcuadrada, asignaciones, etc.-

Subrutina - llamada a un subprograma que es un módulo independiente delprograma principal que realiza una determinada tarea y regresa a la siguienteinstrucción de donde fue llamada.

Decisión - operaciones lógicas o de compración entre datos y en función delresultado determina cual de los dos distintos caminos alternativos del programa sedebe seguir. Normalmente tiene dos respuestas SI o NO

Conector - enlaza dos partes cualesquiera del diagrama mediante un conector desalida y otro de entrada. Siempre dentro de la misma página

Línea de FLujo - indica el sentido de la ejecución de las operaciones

Conector - idem al conector anterior pero usando distitnas páginas

Teclado - introducción manual de datos desde el teclado

Impresora - salida de datos en forma impresa

Disco Magnético - para lectura o grabación de datos

Pantalla - Entrada / Salida de datos por pantalla

? NoSi

Cinta Magnética - para lectura o grabación de datos

Disquete o disco flexible - para lectura o grabación de datos

CD - Disco Compacto - para lectura o grabación de datos

SIMBOLOS F U N C I O N

Diagrama de Flujo

5.3.1 Estructuras Básicas

Las estructuras básicas son las tres siguientes:

SecuenciaAlternativa o SelectivaIteración o Repetitiva

5.3 Tecnicas de construccion de diagramas

Diagrama de Flujo5.3.1 Estructuras Básicas

Se compone de un grupo de acciones que se realizan todasy en el orden en que están escritas, sin posibilidad de omitirninguna de ellas.Las tareas se suceden de forma tal que la salida de una deellas es la entrada de la siguiente y así sucesivamente hastael final del proceso.

Permite la selección entre dos grupos de acciones dependiendode que una determinada condición se cumpla o no.

Estas estructuras se utilizan para tomar decisiones lógicas; porello recibe también el nombre de estructuras de decisión oalternativas o condicional.

Las condiciones que se especifican usan expresiones lógicas yusan la figura geométrica en forma de rombo. Estas estructuraspueden ser: Simples o dobles.

Simple: Solo obliga a realizar acciones si se cumple lacondición. El “no cumplimiento” de la condición implica queno se realizará ninguna acción.

Doble: El cumplimiento o no de la condición lógica obliga a laejecución de diferentes grupos de acciones.

Condicion

Accion

SINO Condicion

Accion

Estructura de elección entre varios casosEste tipo de estructura permite decidir entre varios caminosposibles, en función del valor que tome una determinadainstrucción.

Permite repetir una o varias instrucciones un númerodeterminado de veces que vendrá determinado por unacondición. Esta condición se conoce como condición desalida.

A estos tipos de estructuras se las conoce también con elnombre de bucles o rulos y al hecho de repetir la ejecuciónde acciones se llama iteración.

HACER MIENTRAS: Se caracteriza porque la condición desalida del bucle está situada al comienzo del mismo, es decirlas acciones la hace mientras se cumple determinadacondición.Cuando se ejecuta una estructura de este tipo, lo que primerose hace es evaluar la condición, si la misma es falsa no serealiza ninguna acción. Si la condición resulta verdaderaentonces se ejecuta el cuerpo del bucle (acciones de laFigura). Este mecanismo se repite mientras la condición seaverdadera.

Condicion

Acciones

Se hace notar que en este tipo de estructuralas acciones pueden no ejecutarse ningunavez.

HACER HASTA: Se caracteriza porque la condición quecontrola la realización de las acciones del bucle está al finaldel mismo. En este tipo de iteración las acciones se repitenmientras la condición sea falsa, lo opuesto a la estructurahacer mientras.Este tipo de bucle se usa para situaciones en las que se deseaque un conjunto de instrucciones se ejecute al menos una vezantes de comprobar la condición de iteración. La figuramuestra la gráfica correspondiente.

Condicion No

Acciones

Se puntualizan algunas diferencias entre estas dosestructuras:●La estructura mientras termina cuando la condición es falsa,en cambio la estructura hasta termina cuando la condición esverdadera.

●En la estructura hasta el cuerpo del bucle se ejecuta siempreal menos una vez, en cambio en la estructura mientraspermite que el cuerpo del bucle nunca se ejecute.

Condicion

Acciones

Condicion No

Acciones

Diagrama de FlujoPara confeccionar un diagrama de flujo, es aconsejablerespetar las siguientes reglas:

●Todo diagrama de flujo debe indicar claramente dondecomienza (INICIO o COMENZAR) y donde termina (FIN oPARAR).

●El orden en que deben escribirse los símbolos es de arribaabajo y de izquierda a derecha.

●Es aconsejable emplear un símbolo para cada acción.

●Dentro de los símbolos no especificar instrucciones propiasde algún lenguaje de programación.

●La secuencia se indica mediante flechas o líneas de conexión(horizontales / verticales), las cuales deben ser siemprerectas, no se deben cruzar ni deben estar inclinadas.

5.4 Normas para su representación

Diagrama de Flujo●A todos los símbolos (excepto al INICIO), les debe llegar unalínea de conexión.

●De todos los símbolos, excepto FIN y el de DECISIÓN, debesalir una sola línea de conexión.

●Es aconsejable usar conectores cuando las líneas de conexiónentre operaciones no adyacentes son muy largas, pero hay quetener en cuenta que el uso exagerado de conectores dificulta elentendimiento.

●Cuando trabajamos con operaciones lógicas recurrirpreferentemente a la lógica positiva antes que a la lógicanegativa. Es más claro decir si A = B, en vez de: si no es A <>B

●El diagrama de flujo deberá ser lo mas claro posible de formatal que cualquier otro programador pueda seguirlo o usarlo contotal facilidad de entendimiento.

●El diagrama de flujo en conjunto debe guardar una ciertasimetría.

5.4 Normas para su representación

Diagrama de Flujo

Necesitamos hacer un programa que multiplique dosnúmeros enteros.

Sabemos que “5 x 3 = 15″ es lo mismo que “5 + 5 + 5 = 15”.Variables● multiplicando: entero (nos indica el número que vamos a sumar)● multiplicador: entero (nos indica el número de veces que lo vamos asumar)● resultado: entero (en esta variable asignaremos el resultado)● indice: entero (nos indicara el número de veces que el número se hasumado)

Ejemplo

Diagrama de Flujo

Algoritmo1) Asignamos el número 5 a multiplicando2) Asignamos el número 3 a multiplicador3) Asignamos el número 0 a resultado4) Asignamos el número 0 a indice5) Sumamos multiplicando y resultado6) Asignamos a resultado la suma7) Incrementamos 1 a indice8) Mientras indice sea menor a multiplicador regresamosal paso 5 de lo contrario continua9) Muestra el resultado10) Finalizar

Tenemos que inicializar cada variable de nuestro algoritmo, como se muestra en losprimeros cuatro pasos.

Ejemplo

Diagrama de Flujo

El siguiente paso es…

Prueba de escritorio

La prueba de escritorio es la ejecución manual de nuestro algorítmo

Ponemos a prueba nuestro algoritmo y nos mostrara si tenemoserrores (por lo que tendremos que modificar el algoritmo) o si estabien diseñado. Básicamente es el registro de las variables.

Siguiendo paso a paso nuestro algoritmo, obtendremos la siguientetabla.

Ejemplo

Diagrama de Flujo

Multiplicado 5

Multiplicador 3

Resultado 0 5 10 15

Indice 0 1 2 3

Vemos que el ultimo registro de la variable resultado, es 15, por lo quenuestro algoritmo esta funcionando correctamente. Podemos probar conotros número.

Ejemplo

Diagrama de Flujo

Diagramas de flujo

Una vez que hemos probado muestro algoritmo con la prueba deescritorio y el resultado es el correcto, podemos seguir a diseñar eldiagrama de flujo.

Cada paso de nuestro algoritmo en un procedimiento y se representancon un rectángulo. (Podemos agrupar varios procedimientos en un solorectángulo, pero no es lo indicado)

Cada condición como el paso número 8 se representa con un rombo.

Este será el diagrama de flujo de nuestro algoritmo.

Ejemplo

Diagrama de FlujoNecesitamos hacer un programa que multiplique dosnúmeros enteros.

1. Inicio2. multiplicando = 53. multiplicador = 34. resultado = 05. indice = 06. do7. resultado = resultado + multiplicando8. indice = indice + 19. mientras indice < multiplicador10. imprime resultado11. finalizar

Ejemplo

Un programa lo podemos dividir enbloques, por ejemplo; de la línea 6 a la 9es un bloque, y para identificar cadabloque en el código lo podemos escribirdespués de unos espacios y así identificarciertos procesos. Esto nos sirve para encódigos muy grandes.

Diagrama de FlujoY finalmente nos pasamos a la computadora y escribimos el código en algunlenguaje de programacion, en nuestro caso C.

Pseudocódigo y CódigoEl pseudocódigo es el siguiente paso de nuestro programa, y es larepresentación (escrita con nuestras propias palabras) del algoritmo.

Ejemplo

Iniciomultiplicando= 5multiplicador = 3resultado = 0indice = 0

si indice < multiplicadorentoncesresultado = resultado +multiplicandoindice = indice + 1fin si

mostrar resultadoFin

DIAGRAMAS DE FLUJOO

FLUJOGRAMAS

Una Poderosa Herramienta Gráficapara el Análisis e Interpretación de

los Procesos

Proceso Es un conjunto de actividades que interactúan

sinérgicamente para obtener un resultado. Características: Toma una serie de insumos para transformarlos hasta

obtener un resultado. Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa. Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades

de los clientes. Sirve como puntos de control, para detectar posibles

fallas. Debe ser medibles.

Definición Diagrama

Son la representación gráfica de los procesos en un sistema.

Necesidades

Insumos

Información Entrada

PROCESO

Salida

Producto

Servicio

Información

Carateristicas Diagramas de Flujo

Permiten una representación gráfica de los procesos deun sistema y sus interrelaciones.

Con el debido conocimiento son más fáciles deinterpretar para la ejecución y la toma de decisiones.

Muestran el enfoque más amplio posible de entradas,procesos y salidas de un determinado sistema.

Definen de manera sistemática el procedimiento con lasactividades en orden cronológico que se deben seguirpara obtener un determinado producto

Tienen gran cantidad de usos.

¿Para qué se usan? Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo

pueden mejorarse. Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso. Facilita el conocimiento general del proceso. Sirve para identificar los responsables del proceso. Permite establecer áreas importantes para la

observación o recopilación de datos. Facilita la identificación de áreas a mejorar. Facilita la generación de hipótesis sobre las causas

de los problemas del proceso.

Diagramas de Flujo de Proceso

Son vitales para el desarrollo de manuales.

Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado delos procesos.

En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y elorden lógico.

Se pueden emplear para el diagnóstico y el rediseño.

Tipos de diagramas de flujo

Flujogramas de primer nivel o de direccióndescendente.

Flujograma de segundo nivel o detallado.

Flujograma de ejecución o matriz.

Flujograma de primer nivel Muestra los pasos principales de un proceso y

puede incluir también los resultados intermediosde cada paso (el producto o servicio que seproduce) y los subpasos correspondientes.

Se usa para obtener un panorama básico delproceso e identificar los cambios que seproducen en el proceso.

La mayoría de las veces pueden graficarse en 4ó 5 recuadros que representan los principalespasos o actividades del proceso.

Flujograma de primer nivel

PRESENTACIÓNDE

SOLICITUD

VERIFICACIÓNDE DATOS Y

ELABORACIÓNDE BOLETA

EMISIÓNDE

CERTIFICADO

ENTREGA DELCERTIFICADOAL CLIENTE

Flujograma de segundo nivel Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además:

puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.

Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada ypara buscar problemas o aspectos ineficientes.

FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE ENVENTANILLA

ENVIO DEFAX

PRESENTACIONDE SOLICITUD

VERIFICACIONDE DATOS

PREPARACIONDE BOLETA

CORRECCIONDE DATOS

ELABORACIONDE TARJETA

ALIMENTACIONDEL SISTEMA

VERIFICACIONEN PANTALA

EMISION DECERTIFICADO

FIRMA YAUTENTICACION

EMISION DETITULO DEPROPIEDAD

ENTREGA ALINTERESADO

CORRECTO

Flujogramas de ejecución o matriz Representa en forma gráfica el proceso en

términos de quién se ocupa de realizar lospasos.

Tiene forma de matriz e ilustra los diversosparticipantes y el flujo de pasos entre esosparticipantes.

Es muy útil para identificar quién proporciona losinsumos o servicios a quién, así como aquellasáreas en las que algunas personas pueden estarocupándose de las mismas tareas.

Simbología: Flujo de Procesos(Según la Normas Iso 10013:2000)

Proceso - Procedimiento- Actividad

Revisión de transacción, documento o tarea

Decisión

Transporte

Demora

Simbología

Almacenamiento transacción o documento

Atención al Público

Base de Datos

Documento

Diskette

Etapas de desarrolloDefina el proceso a levantar.Haga una lista en orden cronológico de

diferentes actividades y sus responsables. Sintetice las actividades en forma clara y

concisa. Incluya las observaciones.Aplique la simbología definidaUtilice el formato preestablecido.

Programación, Algoritmos y Estructuras de Datos. Curso 2011.Introducción teórica al Trabajo Práctico 2.Tema: Diagramas de Flujo y Pseudocódigo.

Juan Ignacio Talpone

Líneas de flujo: Es una línea con una flecha (y solo una flecha) que permite conectar losbloques del diagrama. La flecha indica la secuencia en la que se van a ejecutar lasacciones.

Símbolos Utilizados.

Principio y Fin: Todo algoritmo y por lo tanto, todo diagrama de flujo tiene un principioy un fin (y son únicos). Dentro de este bloque se coloca la palabra “INICIO” o “FIN”según corresponda.

"INICIO” o“FIN”

Proceso: Aquí dentro se escribe la acción que debe realizar el programa. Si son varias,se escriben una debajo de la otra, sin olvidarse que se ejecutan una a una en formasecuencial según en qué orden fueron escritas.

Acciones

Condición: Dentro de este bloque se escribe una condición. Si ésta es verdadera,entonces el algoritmo tomará una de sus salidas, de lo contrario, tomará la siguiente.

Permite representar estructuras del tipo selectivas y repetitivas.

Entrada y Salida: Representa acciones de entrada salida desde un teclado o hacia unapantalla respectivamente. Es decir, si debemos ejecutar una acción que consiste en leerun dato que se ingresa mediante el teclado de una PC y almacenarlo en la variable denombre “a”, entonces dicha acción se describe dentro de este bloque como “leer a”.

Condición

Verdadera?

Leer o Escribir

Conectores: Permiten “unir” diagramas de flujo cuando éstos no caben en una mismacolumna de la hoja por completo. Es decir, cuando debemos, por cuestiones de espacioen la hoja, fragmentar el programa entonces utilizamos estos bloques para indicar lospuntos de unión. Cada par de puntos que se deben unir llevarán dentro de este bloqueel mismo número.

En la misma hoja: En otra hoja:

Comentarios: Es una aclaración para comprender mejor el código del programa, perono forma parte del código, es decir, no se ejecuta.

Simbología UtilizadaA continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista detérminos comunes para cada una de ellas.Actividad descrita: Operación, actividad o tareaSímbolo empleado:Términos comunes: Abrir expediente•Actualizar archivo, formulario•Anexar•Anotar•Aprobar•Asignar•Brindar•Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.•Clasificar•Cobrar•Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)•Consultar•Depositar•Desglosar•Designar•Distribuir•Divulgar

Actividad descrita: RevisiónSímbolo empleado:

Términos comunes:•Analizar•Chequear•Corroborar•Evaluar•Revisar•VerificarActividad descrita: TransporteSímbolo empleado:

Actividad descrita: Transporte

Términos comunes:•Enviar•Llevar•Remitir•Transportar•Trasladar

Actividad descrita: Decisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

¿El documento cumple con los requisitos? ¿El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Símbolo empleado:

Términos comunes:

Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)

Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención alpúblico

Símbolo empleado:

Términos comunes:

Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generación de documento (escrito)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar

Actividad descrita: Demora

Símbolo empleado:

Términos comunes:

Esperar (notificación, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

Introducir (datos, información) en base de datos Actualizar base de datos

Actividad descrita: Información en sistema de información

Símbolo empleado:

Términos comunes:

Introducir (datos, información) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema

Conectores

Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se colocadespués de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotarcontinuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la últimaactividad diagramada.

Simbología

RECORDAR: CONCEPTO DEALGORITMO: Un algoritmoes un conjunto de pasos osecuencia de instruccionesque, ejecutadas en undeterminado orden,permiten resolver unproblema determinado.

Diagrama de Flujo Elemental.

INICIO

Declaración eInicialización de

Variables

Entrada deDatos

Presentaciónde

Resultadosen Pantalla

Procesamiento deDatos

Esto es un comentario.

Diagrama de Flujo Elemental.INICIO

Declaración eInicialización de

Variables

Entrada deDatos

Presentaciónde

Resultadosen Pantalla

Condición

Verdadera?

Acción 1 Acción 2

Ejemplo de DF de un algoritmo genérico queincluye una bifurcación.

Si la Condición es Verdadera, se ejecuta la Acción1 y en caso contrario (Falsa) la Acción 2.

Programación, Algoritmos y Estructuras de Datos.Introducción teórica al Trabajo Práctico 6.

PSEUDOCÓDIGO

• El pseudocódigo es una manera de escribir algoritmos de forma pocoestricta (con una sintaxis relajada) o estructuras de datos pocodetalladas, pero intentando acercar las ideas del algoritmos a estructurasy sintaxis parecidas a las de los lenguajes de alto nivel en los que vamosa programar el algoritmo.

• Es para ser leído por personas, por tanto no se preocupa en detallessintácticos.

• Es un lenguaje de especificación de algoritmos, pero muy parecido acualquier lenguaje de programación, por lo que luego su traducción allenguaje de programación es muy sencillo, pero con la ventaja de que nose rige por las normas de un lenguaje en particular. Nos centramos másen la lógica del problema.

• El pseudocódigo también va a utilizar una serie de palabras claves opalabras especiales que va indicando lo que significa el algoritmo.

Pseudocódigo.

1. INICIO y FIN: Por donde empieza y acaba el algoritmo.

2. DATOS: Aquí se declaran e inicializan las variables que utilizará el algoritmo.

3. ALGORITMO: En esta sección se escribe el algoritmo.

Pseudocódigo - Sintaxis Utilizada.

Pseudocódigo de un algoritmo genérico:

INICIO.DATOS: ** esto es un comentario **

entero a ; ** declaración de una variable entera **real b = 0 ; ** declaración e inicialización de una

variable **

ALGORITMO:leer a ;b = a + 5 ;escribir b ;

Si: Si la Condición es Verdadera, se ejecuta la Acción, sino el algoritmo continua con suejecución.

Estructuras de Control Selectivas.

Condición

Verdadera?

Acción

Si < Condición ><Acción>

Fin_Si

Si – Sino: Si la Condición es Verdadera, se ejecuta la Acción 1, sino el algoritmo ejecutala Acción 2. Luego el algoritmo continua con su ejecución.

Condición

Verdadera?

Acción 1 Acción 2

Si < Condición>

< Acción 1 >Sino < Acción 2>

Fin_Si

Si – Sino – Si: Si la Condición 1 es Verdadera, se ejecuta la Acción 1, sino el algoritmoevalúa la Condición 2. Si es Verdadera, ejecuta la Acción 2 y sino la Acción 3.

Cond. 1Verdade

Acción 1

Acción 3

Cond. 2Verdade

Acción 2

NoSi < Condición 1 >

< Acción 1 >Sino_Si < Condición 2>

< Acción 2 >Sino < Acción 3 >

Fin_Si

Según (alternativa múltiple): Se evalúa una condición o expresión que puede tomar “n”valores. Según el valor que la expresión tenga en cada momento se ejecutan lasacciones correspondientes al valor. El valor con el que se compara la expresión, va adepender de los lenguajes, de lo que sea ese valor. En general ese valor puede ser unvalor constante, un rango de valores o incluso otra condición.

Expresión o

Condición

Acción 1 Acción “n”Acción 2

Según <expresión>

< Valor 1 >: < Acción 1 >< Valor 2 >: < Acción 2 >< Otro >: < Acciones >

Fin_Según

Mientras: Se evalúa la Condición. Si es Verdadera, se ejecuta la Acción y se evalúanuevamente la Condición. En el momento en el que la Condición sea Falsa se sale delbucle y se continua con la ejecución del algoritmo. Al evaluarse la Condición, alprincipio, antes de entrar en el bucle, si la condición es Falsa, nunca se entrará en elbucle. Por lo tanto se utiliza obligatoriamente este tipo de bucle en el caso de queexista la posibilidad de que el bucle pueda ejecutarse 0 veces.

Estructuras de Control Repetitivas.

Condición

Verdadera?

Acción

Mientras < Condición>

< Acción >Fin_Mientras

Hacer - Mientras: En primera instancia se ejecuta la Acción. Posteriormente, se evalúala Condición. Si es Verdadera, se ejecuta nuevamente la Acción. Si es Falsa, secontinúa con la ejecución del algoritmo. Se repite el bucle mientras la condición seaVerdadera. La Condición se evalúa siempre al final del bucle, si es Verdadera se ejecutanuevamente la Acción, si es Falsa se sale del bucle. Como la Condición se evalúa alfinal, incluso aunque la primera vez ya sea Falsa, el bucle (la Acción) se habráejecutado al menos una vez.

Condición

Verdadera?

AcciónHacer < Acción >Mientras < Condición>

Desde - Hasta: Se utiliza cuando se sabe el número exacto de veces que hay que iterar.Para ello el bucle llevará asociado una variable “índice”, a la que se le asigna un valorinicial y se determina cual va a ser su valor final y además se va a incrementar (odecrementar) en cada iteración de bucle en un valor constante.

Variable = Inicio ; Condición? ;Inc. “n”

Condición

Verdadera?

Acción

Inicio

Acción 2Para variable = Vi, variable < Vf, Incn

<Acción>Fin_Para

Ejemplo: Mostrar el producto de números enteros positivos entrados por teclado hastael ingreso de un número negativo.

Pseudocódigo:

Módulo: Principal

INICIODATOS:

P, num: entero

ALGORITMO:

Leer num

Mientras num >= 0P p * num

Leer numFin_mientras

Escribir pFIN

INICIO

Entero P, numP = 1

Leer num

P = P * num

Num >=0?

Leer num

Escribir num

NORMAS O REGLAS PARA LA CREACIÓNDE DIAGRAMAS DE FLUJO1. Los diagramas de flujo se escriben de arriba abajo yde izquierda a derecha.2. Todo símbolo (excepto las líneas de flujo) llevará ensu interior información que indique su función exacta yunívoca.

3. Un elemento del diagrama no puede tenermás de una salida si no es un elemento dedecisión. Existen excepciones que veremos en sudebido momento.40

4. Las líneas de flujo no pueden cruzarse., Outilizar puente41

EJERCICIOCrear el diagrama deflujo que proporcione elvolumen de un cilindrodados su altura ydiámetro.

DIAGRAMAS DE FLUJODE FUNCIONES CRUZADAS

Mostrar la relación entre un proceso empresarial y lasunidades organizativas o funcionales responsables delmismo.

DIAGRAMAS DE FLUJODE FUNCIONES CRUZADAS

DIAGRAMAS DE FLUJOPOR DEPARTAMENTOS

DIAGRAMAS DE FLUJO DETRABAJO - WORKFLOW

DIAGRAMAS DE FLUJO CON ICONOS

bibliografia

http://blogs.technet.com/themes/blogs/generic/post.aspx?WeblogApp=msvisio2010&y=2010&m=11&d=22&WeblogPostName=plantillas-de-diagrama-de-flujo-en-visio-2010&GroupKeys=

https://support.office.com/es-es/article/Ilustrar-procesos-de-negocios-con-los-diagramas-de-flujo-de-Visio-dab16418-1fe6-4de0-8f26-dba44a26ed65

ALGORITMOS

Es un conjunto de acciones precisas y lógicas quese deben realizar en un orden determinado, para

así dar solución a un problema en un numerofinito de pasos.

COMPONENTES DE UNALGORITMO

• INICIO: Da inicio a la solución del problema.

• ENTRADA: Se conocen las variables y constantes quevan a ser utilizadas en la solución del problema.

• PROCESO: Realiza las operaciones necesarias con opara las variables y constantes para dar solución alproblema.

• SALIDA: Impresión de los datos arrojados en elproceso.

EJEMPLO ALGORITMO

InicioConocer nombre y edad

¿Es edad mayor o igual que 18 años?si, Impr “persona es mayor de edad”no, impr “persona es menor de edad”

DIAGRAMAS DE FLUJO

• Es la representación grafica de un algoritmo,también son utilizados en campos como laeconomía, la programación, los procesosindustriales. Utilizan símbolos con significadosdefinidos que representan la etapa delalgoritmo.

INICIO & FIN

CONDICIÓN

PROCESO

IMPRESIÓN

LECTURA DEVARIABLES YCONSTANTES

FLUJO DE DATOS

CONECTORES

COMPONENTES DEL DIAGRAMADE FLUJO

INICIO

CONOCER NOMBRE YEDAD

¿ES EDAD MAYOR OIGAUAL A 18 AÑOS?

PERSONA ES MAYOR DEEDAD

PERSONA ES MENOR DEEDAD

EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

VARIABLES

• Como su nombre lo indica, representan unvalor susceptible a modificaciones. Estasvariables se pueden nombrar paraidentificarlas durante el proceso, estenombramiento se puede limitar en algunoscompiladores de acuerdo al numero decaracteres utilizados, no se deben utilizarcaracteres especiales como lo son /*-+@#,;<>?¿$!¡|\”%(), ni espacios en blanco,estos espacios se podrían simbolizar así _

CONSTANTES

• Es una cantidad fija, donde el valor de esta nocambia durante la ejecución o ejecuciones delproceso.

Suma: X (+) Y = ZResta: X (-) Y = Z

ESTRUCTURAS CONDICIONALES

• Estas estructuras comparan una variable conotra variable o una constante, para que enbase a estos resultados se efectúen lasoperaciones respectivas para cada caso.

Existen 3 tipos básicos de estas estructuras:Las simples, Las dobles y Las Múltiples.

LAS SIMPLES

• Se conoce como toma de decisión y tiene lasiguiente forma:

Si <condición> EntoncesInstrucción(es)

Fin-Si

INICIOLeer X

Si (X >= 18) entoncesimpr “ Persona es mayor de edad”

Fin-SiFIN

EJEMPLO

LAS DOBLES

• Estas estructuras nos permiten elegir entre 2opciones disponibles un “SI” y un “NO” ytienen la siguiente forma:

Si <condición> EntoncesInstrucción(es)Si no

Instrucción(es)Fin-Si

EJEMPLO

INICIOLeer X

Si (X >= 18) entoncesimpr “ Persona es mayor de edad”

Si-noimpr ”persona es menor de edad”

Fin-SiFIN

MULTIPLES

• Son tomas de decisión especializadas quepermiten comparar una variable contradistintas posibles soluciones ejecutando paracada caso una serie de instrucciones.

Estas tienen la siguiente forma:

Si <condición> EntoncesInstrucción(es)Si no

Si <condición> EntoncesInstrucción(es)

Fin-SiFin-Si

Fin-Si

EjemploINICIO

Leer X, Y, ZSi (X<=Y) Entonces

W X 2 + Y 2Si no

W X + 2 2 * YSi (Y = Z) Entonces

R X 2 + Y 2 + Z 2Si no

R X + Y / ZSi (W >= R)Entonces

T W * RSi no

T W / RFin-si

Fin-siFin-si

imprimir X, Y, Z, W, R, TFIN

Análisis y Diseño deSistemas

• 1er Parcial• Universitario Insuco

Que es el análisis y diseño de sistemas

Dentro de las organizaciones, el análisis y diseñode sistemas se refiere al proceso de examinar lasituación de una empresa con el propósito demejorarla con métodos y procedimientosadecuados.

El Desarrollo de Sistemas puede considerarse, engeneral, formado por dos grandes componentes: Elanálisis de Sistemas y el Diseño de Sistemas

Diseño de Sistemas:

Proceso de planificar, reemplazar o complementarun sistema organizacional existente. Antes de llevara cabo esta planeación es necesario comprender, ensu totalidad, el viejo sistema y determinar la mejorforma en que se pueden, si es posible, utilizarrecursos tecnológicos para incorporar eficiencia.

Análisis de Sistemas:

Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos,diagnóstico de problemas y empleo de la informaciónpara recomendar mejoras al sistema o crear un sistemapara una nueva necesidad.

El análisis, especifica qué es lo que el sistema debehacer. El diseño establece como alcanzar el objetivo.

Ejemplo:

Para tener un mejor control del inventario y acceso ainformación más actualizada con respecto a los nivelesy abastecimientos, una tienda de ropa requiere efectuarun análisis de sistemas, para lo cual contrata a unanalista. Antes que el analista pueda diseñar un sistemapara capturar datos, actualizar archivos y emitirreportes, necesita averiguar más acerca de como operala tienda y su bodega, con qué documentación cuenta(pedidos, facturas, despachos, etc.) y que informes, si esque los hay, se producen y como se emplean.

El analista debe comprender a fondo como trabaja elsistema actual y cual es el flujo de toda la informacióny por otra parte debe conocer los motivos que tiene latienda para querer cambiar su modo de operación:

• Tiene la empresa problemas con el surtido de pedidos?• Tiene problemas con la mercancía?• Tiene problemas de dinero?• Ha detectado robos por falta de control?• No se tiene control del inventario?• Se necesita cambiar el sistema administrativo en formaprevia?

Lo que NO es el análisis de sistemas.

NO es:El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes con elpropósito de determinar cuáles deberían ser llevados a cabo porrecursos tecnológicos y cuales por métodos manuales. La finalidaddel análisis está en comprender los detalles de una situación ydesear si es deseable o factible una mejora. La selección del método,ya sea utilizando o no recursos tecnológicos, es un aspectosecundario.

NO es:Determinar lo cambios que deberían efectuarse. La finalidad de lainvestigación de sistemas es estudiar un proceso y evaluarlo. Enalgunas ocasiones no sólo no se necesita un cambio sino que éstetampoco es posible. Los cambios deben ser un resultado no unintento.

NO es:Determinar la mejor forma de resolver un problema desistemas de información. Sin importar cual sea laorganización, el analista trabaja en los problemas deésta. Es un error hacer una distinción entre losproblemas de la empresa y los de sistemas ya que estosúltimos no existirían sin los primeros. Cualquiersugerencia debe primero considerarse a la luz de sibeneficiará o no a la organización. No se debe ir trasideas técnicamente atractivas a menos que estasreporten un beneficio directo y tangible para laorganización.

Lo que NO es el análisis de sistemas.

El trabajo del analista de sistemas.

Análisis de sistemas. La responsabilidad del analista esconducir estudios de sistemas para detectar hechos relevantesrelacionados con la actividad de la empresa. La función másimportante en este caso es reunir información y determinar losrequerimientos. Los analistas no son responsables del diseñode Sistemas. (Analista de Información)

Análisis y diseño de Sistemas. Además de llevar a cabo elestudio completo de los sistemas, el analista tiene laresponsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema. Losque se responsabilizan tanto del análisis como del diseño,trabajan en menos proyectos que los analistas de información,pero invierten más tiempo en ellos. (Diseñadores de Sistemas,Diseñadores de Aplicaciones).

Análisis Diseño y Programación de Sistemas. El analistaconduce la investigación de sistemas, desarrolla lasespecificaciones de diseño y escribe el software necesariopara implantar el diseño (Analista Programador),

Las denominaciones anteriores, no implican que el papel dealgunos analistas es superior o inferior al de otros ya que es eltamaño y origen de la organización el que dicta la naturalezadel trabajo del analista. En empresas pequeñas, los analistatienen más funciones que los que se desempeñan en empresasgrandes.

El trabajo del analista de sistemas.

Conceptos de sistemas Organizacionales.

¿Qué es un sistema?

En el sentido más amplio un sistema es un conjuntode componentes que interaccionan entre sí paralograr un objetivo común. Nuestra sociedad estárodeada de sistemas.

Las personas se comunican con el lenguaje, que es unsistema muy desarrollado formado por palabras ysímbolos que tiene significado para el que habla ypara quienes lo escuchan. Las personas viven en unsistema económico en el que se intercambian bienes yservicios de valor comparable.

Conceptos de sistemas Organizacionales.

Una organización es un sistema. Sus componentes,marketing, manufactura, ventas, investigación,embarques, contabilidad, personal, etc., trabajanjuntos para crear utilidades que beneficien tanto a losempleados como a los dueños de la compañía. Cadauno de estos componentes, es a su vez un sistema.Contabilidad, probablemente, este formado porcuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación yauditoría entre otras.

Características importantes de los sistemas.

Para alcanzar su objetivo, los sistemas interaccionan con sumedio ambiente, el cual está formado por todos los objetosque se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas.

Los sistemas que interactúan con su medio ambiente(reciben entradas y producen salidas) se denominansistemas abiertos.

En contraste aquellos que no interactúan con su medioambiente, se conocen como sistemas cerrados. Todos lossistemas actuales son abiertos. Es así como los sistemascerrados existen sólo como un concepto, aunque muyimportante como se verá más adelante

Ejemplo de Sistema Abierto.

Características importantes de los sistemas.El elemento de control está relacionado con la naturalezade los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas seencuentran bajo control, cuando operan bajo niveles dedesempeño tolerables.

Por ejemplo las personas trabajan mejor cuando sutemperatura es de 37 grados C. Quizá una desviación de37 a 37,5 grados no afecte en mucho su desempeño. Unamayor desviación, sin embargo, como una fiebre de 39,5grados desencadena un cambio drástico en las funcionescorporales. El sistema deja de funcionar y permaneceinactivo hasta que se corrija su condición. Si estacondición se prolonga demasiado, puede ser fatal para elsistema.

El concepto de interacción con el medio ambiente,que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, esesencial para el control.

Si una empresa, por ejemplo, produce como salidaproductos o servicios con un precio elevado pero debaja calidad, entonces es probable que las personasdejen de comprarlos. En este caso las gráficas de ventason la retroalimentación que indica que es necesarioefectuar ajustes, tanto en la calidad como en la formaque se fabrica.

Los sistemas cerrados sostienen su nivel de operación,siempre y cuando posean información de controladecuada y no necesiten nada de su medio ambiente.

Dado que esta situación no puede sostenerse por muchotiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados.

El concepto, sin embargo, es importante porque ilustra unobjetivo en el desarrollo de sistemas: Construir sistemasque necesiten la menor intervención del medio externopara mantener un desempeño aceptable.

Sistemas de Información Organizacionales.Actualmente, la eficiencia en la planta operacional, habilidad enlos departamentos de Ingeniería, responsabilidad de los canalesde distribución, asertividad y oportunidad de Marketing,competitividad y sobre todo el éxito de una organizacióndependerá incrementalmente de la implantación de estrategiasefectivas de información.

Sistemas de Información Organizacionales.

La diferenciación entre implantación táctica y estratégica dela tecnología es aún un resultado fundamental en laautomatización de las empresas.

Táctica: Conjunto de reglas a que se ajustan en su ejecuciónlas operaciones jerárquicas.

Estratégica: Es un proceso regulable, el conjunto de lasreglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.

La mayoría de las aplicaciones de la tecnología hoy endía son mas bien tácticas que estratégicas y lasorganizaciones que han usado poderososcomputadores y tecnología de comunicación paraautomatizar intensivamente las tareas, han sido lentasen adoptar como PARTE INTEGRAL DE LAESTRATEGIA CORPORATIVA, las tecnologías deinformación.

Herramientas de comunicación (correo electrónico)e-mail

Información preparadapapel

Herramientas de escritorioProcesador de textoPlanillas electrónicasetc.

Sistemas de Información

ContabilidadVentasRR.HH.etc.

InformaciónManipulada

InformaciónElectrónica

O P E R A C I O N A L

A D M I N I S T R A T I V O

D I R E C C I O N

Este tipo de organización, se origina en los años que siguieron a la IIGuerra Mundial, donde las organizaciones jerárquicas, segregaban susresponsabilidades funcionales.

En los años 90, sin embargo, la tendencia a aplanar lasorganizaciones ha continuado, con la renovación de muchosde sus niveles gerenciales en los niveles medios de laorganización.

La mayoría de las compañías orientadas al trabajo en equipo,han probado que ellas pueden ser más responsables de susmercados, empleados y de la competencia.

Sistemas de Información Organizacionales.ORGINZACION TRADICIONAL

Departamentos Constituyen Silos

Organización orientada al trabajo enequipo.

Obj.1 Obj. 2 Obj. 3

Obj. 4

Obj. 5

Para ser más competitivos, los ejecutivos de las empresas,necesitan entender mejor la dinámica de las organizaciones.La información táctica esperada por los que manejan losdistintos departamentos o divisiones es insuficiente. Unejecutivo necesita entender, manejar y controlar lasdependencia que existen (y que continuamente cambian)entre estos distintos grupos funcionales.

Los sistemas de información de esta década, deben sermodificados para soportar los cambios en la estructurade administración de la organización.

SISTEMA DE GESTION

SISTEMA DE GERENCIA

SISTEMA ADMINISTRATIVO

SISTEMA OPERACIONAL

S.I.E.

S.G. 1 S.G. 2

S.A. 1 S.A. 2 S.A. 3

S.Op. 1 S.Op. 2 S.Op. 3 S.Op.4

La finalidad de los sistemas de información, como la decualquier otro sistema dentro de la organización, es procesarentradas, mantener archivos de datos relacionados con laorganización y producir salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemasque incluyen hardware, software, medios de almacenamiento dedatos para archivos y bases de datos.

Dado que los sistemas de información, dan soporte a los demássistemas de la organización, los analistas tienen primero queestudiar el sistema organizacional como un todo para reciénentonces detallar sus sistemas de información. Generalmente seemplean los organigramas para describir la forma en que estánrelacionados los diferente componentes de la organización.

Manual de procedimientos

6 de junio de 2013

BASADO EN LAGUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEMANUALES

DE PROCEDIMIENTOS

6 de junio de 2013

PROCEDIMIENTO

Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadascronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza untrabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo,cuándo, dónde y con qué se realiza cada una de las actividades.

6 de junio de 2013

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo deberá expresar claramente los resultados que sepretenden obtener al llevarse a cabo las actividades y tareasque integran cada procedimiento.

6 de junio de 2013

LOS LINEAMIENTOS A SEGUIR PARA SU REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN SON:

Iniciar con verbo en infinitivo

Especificar con claridad qué, para qué, y para quiénes se ha elaborado elprocedimiento

Evitar el uso de adjetivos calificativos

No subrayar conceptos

Utilizar una redacción clara, precisa y en una extensión máxima de cincorenglones.

6 de junio de 2013

EJEMPLO: PROCEDIMIENTO DE FOTOCOPIADO

OBJETIVO:

Establecer las actividades necesarias para llevar a cabo elfotocopiado de material académico tanto para el prestador delservicio como para el académico solicitante.

6 de junio de 2013

ALCANCE:

Determinar los límites del procedimiento utilizando las palabras“desde” y “hasta”.

ALCANCE:Desde la solicitud de servicio hasta la entrega del materialfotocopiado.

6 de junio de 2013

NORMAS DE OPERACIÓN

En los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos, queregulen la actuación de los participantes en la ejecución de lastareas. A este tipo de lineamientos se les denomina normas, lascuales se dividen en reglas y políticas.

6 de junio de 2013

PARA LA ELABORACIÓN DE LAS NORMAS DE OPERACIÓN DE LOSMANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA INSTITUCIÓN SE DEBERÁN

TOMAR EN CUENTA LAS SIGUIENTES DEFINICIONES:

6 de junio de 2013

REGLA: Es un lineamiento de observancia obligatoria en la ejecución deun procedimiento cuya característica principal es ser rígida en suaplicación.

POLÍTICA: Es el marco de referencia que guía la toma de decisiones,delimitando hasta dónde se debe o puede actuar para ejecutar lasactividades descritas en un procedimiento.

6 de junio de 2013

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR NORMAS:

Se redactarán en tiempo futuro o presente, recomendándose elprimero.

6 de junio de 2013

REGLAS:

1. El solicitante deberá ser académico y presentar su credencial vigente dela UNAM o su número de trabajador y una identificación oficial (i.e. IFE,pasaporte o cédula profesional).

2. Para solicitar el servicio de fotocopiado deberán ser menos de cientocincuenta copias.

3. El material deberá estar desengrapado

6 de junio de 2013

POLÍTICAS:

1. El tiempo de atención dependerá de la cantidad de trabajo y el númerode equipos disponibles procurando no exceder más de 24 horas para laentrega del material.

2. La Facultad no podrá adquirir equipos de fotocopiado de gran volumenya que esta atribución solo corresponde a la Dirección General deProveeduría.

3. El servicio de fotocopiado no se cargará al presupuesto o a los ingresosextraordinarios de la División correspondiente.

6 de junio de 2013

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

La descripción se realiza en dos columnas: la primera señala alresponsable, la segunda indica el número consecutivo y describela actividad a desarrollar.

6 de junio de 2013

Responsable Actividad

Académico1. Solicita el servicio de fotocopiado al operador de

audiovisuales.

Académico

2. Muestra su credencial de académico vigente de laUNAM.

2.1 En caso de no contar con la credencial de laUNAM el académico proporciona su número detrabajador y una identificación oficial a fin derecibir el servicio.

Operador de audiovisual3. Verifica a través del SIPEA que el académico está

vigente.

Académico4. Entrega el material a fotocopiar con las

especificaciones correspondientes.

Operador de audiovisual5. Captura en el SIPEA el número de originales y número

de copias según las especificaciones del académico.

Operador de audiovisual6. Determina si procede a otorgar el servicio o no por

exceder el número de copias permitidas.

Operador de audiovisual 7. Fotocopia material.Operador de audiovisual 8. Entrega al académico

Académico 9. Recibe su(s) original(es) y material fotocopiado.

Se definen tres palabras claves:

Manual: Un manual es una recopilación enforma de texto, que recoge en una formaminuciosa y detallada todas las instruccionesque se deben seguir para realizar unadeterminada actividad

Proceso: Es la secuencia de pasos necesariospara realizar una actividad.

Procedimiento: Para definirlo técnicamente,el procedimiento es “la gestión del proceso”.

DEFINICION

El manual de procedimientos es un componentedel sistema de control interno, el cual se crea

para obtener una información detallada,ordenada, sistemática e integral que contienetodas las instrucciones, responsabilidades e

información sobre políticas, funciones, sistemasy procedimientos de las distintas operaciones oactividades que se realizan en una organización.

No aplicación de los manuales deprocedimientos

Confusión en las responsabilidades

No habrá normas establecidas

No hay un control eficaz de lasactividades

No hay un procedimiento establecido

objetivo

Proporcionar información que sirva debase para evaluar la eficiencia del sistemaen el cumplimiento de sus funcionesespecíficas, una vez finalizada laidentificación y desarrollo de cada uno delos procesos y procedimientos.

utilidad

Permite conocer el funcionamientointerno con lo que respecta a descripciónde tareas, ubicación, requerimientos y alos puestos responsables de su ejecución. Sirve para el análisis o revisión de los

procedimientos de un sistema (Auditoriasistémica).

Elementos que integran el manual

Portada Índice Introducción Objetivo del manual Marco jurídico Denominación del procedimiento Propósito Alcance Políticas Descripción del procedimiento Diagrama de flujo anexos

ejemplo

PROCESO DE PRELIMPIA Y LIMPIA DEL GRANO

ObjetivoNormalizar los procedimientos de prelimpia y limpia del grano yevitar las indefiniciones e improvisaciones que puedan dar lugar aproblemas o deficiencias en la realización de cada actividad.

AlcanceEste procedimiento se aplica desde la recepción de lamateria prima e insumos que intervienen en losprocesos o etapas de fabricación, hasta el despacho oentrega del producto final.

Responsable

La responsabilidad de la prelimpia y limpia del grano fueasignada al Jefe de Producción

Definiciones•GRANO: Es la materia prima e insumos que intervienen en el procesode fabricación.•CANGILONES: Elevador que consta de varias palas o cucharas que semontan en una cadena para transportar materia prima de un piso a otro.•TRANSPORTADOR SIN FIN: Dispositivo en forma de un tornillo que esutilizado para transportar la materia prima a los silos.•REGULADOR DE POTENCIA: Dispositivo dosificador que se utilizapara garantizar una cantidad despacho o entrega delproducto final.exacta de trigo en cada entrega.

•HIDRATACIÓN: Método por el cual el grano recoge humedad delmedio, por medio del contacto con algún fluido en este caso agua.

Procedimiento:El proceso de prelimpia y limpia se inicia desde el instanteque llega el camión que transporta el trigo, el cualdespués de efectuarse el pesaje se procede a descargarel trigo en una trinchera, de donde por medio de untransportador de cadena es llevado a un deposito y de allíes tomado por un elevador de cangilones el cualtransporta la materia prima al quinto piso del edificiodonde se efectúa un proceso de prelimpia en una cribade tambor, el cual separa las suciedades mas grandes deltrigo, después de esto un transportador sin fin vadistribuyendo el trigo en silos de almacenamiento, en loscuales de acuerdo a ordenes de producción y capacidadde los silos ,

un regulador de potencia nominal va dosificando lacantidad de trigo para enviarla al proceso de limpia,por un transportador sin fin ubicado en el primerpiso, se lleva el trigo al sótano donde un elevador decangilones transporta el trigo a un separador degranos donde comienza el proceso de separación delmaíz, granos grandes, arena y piedras finas,continuando su paso por un canal de aspiración queextrae el polvo y suciedades pequeñas, para pasar eltrigo a una deschinadora, ubicada en el tercer pisodonde son extraídas piedras y pedazos de hierro, yacon esto el grano se encuentra limpio y se continuacon el siguiente proceso que es la hidratación.

Equipos utilizados

•Elevador de cangilones•Criba tambor•Transportador sin fin•Regulador de potencia•Sepador de granos•Aspirador•Deschinadora

Anexos

MANUALES ADMINISTRATIVOS Son documentos que sirven

como medios decomunicación ycoordinación.

Para registrar y transmitirordenada ysistemáticamenteinformación.

Que puede referirse a laorganización así como a lasinstrucciones para eldesempeño de las tareas.

Clasificación Básica Por su naturaleza ó área de aplicación.

Microadministrativos, Macroadministrativos yMesoadministrativos.

Por su contenidoOrganización, Procedimientos, Calidad,Historia, Políticas, Contenido múltiple, Puestos,Técnicas, Ventas, Producción, Finanzas,Personal, Operación, Sistemas.

Por su ámbitoGenerales o Específicos.

Manual de Organización

Contiene información detalladareferente a los:Antecedentes, legislación,atribuciones, estructura,organigrama, misión yfunciones organizacionales.

Manual de Organización1. Identificación

Logotipo, nombre, denominación yextensión del manual, lugar y fecha deelaboración, número de páginas, sustituciónde páginas, unidades responsables y clavede la forma.

2. Índice o contenido

3. Prólogo y/o IntroducciónExposición de lo que es el manual, suestructura, propósitos, ámbito de aplicacióny necesidad de mantenerlo vigente.

Manual de Organización4. Antecedentes Históricos

Descripción del origen, evolución y cambiossignificativos de la organización ó áreadescrita.

5. Legislación o base legalLista de los principales ordenamientosjurídicos que norman las actividades de laInstitución (Constitución, tratados, leyes,convenios, reglamentos, decretos, acuerdosy circulares).

Manual de Organización6. Atribuciones

Transcripción textual y completa delartículo y cláusula que explica lasfacultades conferidas a la organización.

7. Estructura orgánicaDescripción ordenada de las unidadesadministrativas de una organización segúnsus relaciones de jerarquía.

8. OrganigramaRepresentación gráfica de la Institución.

Manual de Organización9. Misión

Guía o marco de referencia para orientarsus acciones y ser objetivos.

10. FuncionesEs la especificación de las tareasinherentes a cada una de las unidadesadministrativas de la estructura orgánica.

11. Descripción de puestosReseña del contenido básico de lospuestos: relaciones de autoridad,responsabilidades, funciones, relaciones.

Manual de Organización12. Directorio

En el constan los nombres y puestos de laspersonas comprendidas en el manual.

Manual de Procedimientos

Es un instrumentotécnico que informa:la sucesión cronológicay secuencial deoperacionesconcatenadas entre sípara realizar unafunción, actividad otarea.

Manual de Procedimientos1. Identificación

Logotipo, nombre, denominación yextensión del manual, lugar y fecha deelaboración, número de páginas, sustituciónde páginas, unidades responsables y clavede la forma.

2. Índice o contenido

3. Prólogo y/o IntroducciónExposición de lo que es el manual, suestructura, propósitos, ámbito de aplicacióny necesidad de mantenerlo vigente.

Manual de Procedimientos4. Objetivos de los Procedimientos

Explicar el propósito que se pretendecumplir con los procedimientos.

5. Áreas de aplicación o alcance de los proc.Esfera de acción.

6. ResponsablesÁreas, unidades adtivas. y/o puestos queintervienen en cualquiera de sus fases.

Manual de Procedimientos7. Políticas o normas de

operaciónCriterios o lineamientos deacción para orientar yfacilitar las operaciones delas instancias que participanen los procedimientos.

8. ConceptosPalabras o términos decarácter técnico que seemplean en elprocedimiento.

Manual de Procedimientos9. Procedimiento

Descripción en forma narrativa y secuencialde cada una de las operaciones que serealizan en un procedimiento. ¿Qué se hace?¿cómo? ¿en dónde? ¿con qué?¿responsables?

10. Formularios, impresos e instructivosSon los formatos que se utilizan en elprocedimiento y se adjuntan comoapéndices.

Manual de Procedimientos11. Diagramas de Flujo

Representación gráfica de la sucesión enque se realizan las operaciones de unprocedimiento y/o recorrido de formas omateriales en cada operación descrita.

12. Glosario de términosEs la lista y explicación de los conceptos decarácter técnico relacionados con elcontenido y las técnicas de elaboración delos manuales de procedimientos.

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Sistemas Administrativos

y Operativos

Abastecimiento

Transformación

Distribución

“Conjunto integrado de procedimientos necesariospara concretar en actividades los objetivos de unaempresa, y generar la información para el control delos resultados alcanzados” (J.J. Gilli, 1998)

“Red de procedimientos relacionados en base a unesquema integrado en función de ciertos fines” (Landert1976)

insumosm.primas

productos/servicios

prod.vendido

Ventaspedidos

precios yespecificaciones

cobranzas

aprobaciónFinanzas

Verificacióndatos cliente

Es la red de procedimientos relacionados de acuerdo a unesquema integrado tendientes al logro de los fines de unaorganización.

Esto quiere decir que un conjunto de procedimientosrelacionados y dentro de determinadas condiciones,constituyen un sistema.

Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consisteen un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales,procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos decontrol, etcétera.

La condición de “relación” como elemento indispensable paraque un conjunto de partes configuren un sistema.

Elementos del Sistema Administrativo

TECNOLOGÍA

FLUJO DETRABAJO

SISTEMAADMINISTRATIVO

FLUJO DEINFORMACIÓN

requisitos de los clientes

PERSONAS

entorno

Flujo de trabajo

Base del sistema, es lo que hay que hacer, accionesfísicas (recibir m.prima, almacenarla, transformarla enp.t., entregarla, cobrar pagos, efectuar registroscontables)

Flujo de información

La operación genera datos que capturados yprocesados originan información que sirve para tomardecisiones para coordinar, controlar y medir eldesempeño de la organización

Información: materia prima de la administracióninseparable de la tarea e indispensable para decisionesde control, existencia de productos, precios, límite decrédito cliente, ingresos de ventas, saldo cliente, etc.

PersonasSon los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas administrativosy quienes actúan en la captura, procesamiento, almacenamiento,transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación deesos sistemas.

TecnologíaEs el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de losprocesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores yusuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos)donde se almacenan los datos e información; elementos de captura dedatos (teclados, scanners, códigos de barra); elementos deprocesamiento de la información (hardware y software); elementos detransmisión de información (redes locales o amplias); ruteadores;intranets; extranets).

Gestión del conocimiento :El knowledge management se ha convertido en un elementofundamental para el desarrollo de la conducción empresaria.Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización,recuperación y transmisión del conocimiento necesario para esedesarrollo. Este tema está tratado con amplitud en otra sección deeste trabajo.

SIMBIOSIS ENTRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS YSISTEMAS DE INFORMACIÓN

Ambos se complementan y son parte de un todo, es decir laorganización,

A medida que se va desarrollando cada operación componentede un sistema administrativo se van generando datos que en suconjunto constituyen la base de datos sobre la cual se apoyaránlos sistemas de información para la elaboración de los resultados,

Los “datos” han sido definidos como la representación simbólica dehechos (en este caso “operaciones administrativas”) que luego deprocesados se convierten en información (de control, paraplanificación, para ejecución, para decisiones estructuradas,semiestructuradas o no estructuradas).

La información se genera para servir de apoyatura a las decisionesempresarias y a las operaciones que requiere su cumplimentación

ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• * Deben ser de aplicación “amigable”: fáciles de comprendery de inmediata aplicación.

• * Deben mantenerse documentados y su documentaciónactualizada.

• Deben producir la información necesaria para que lasdiversas áreas componentes de la empresa en sus diversosniveles, dispongan del conocimiento necesario para decidir oejecutar, conforme a sus respectivos requerimientos yresponsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexiblescomo para responder a circunstancias cambiantes ydinámicas.

• * Deben estar en condiciones de que sus pasos puedan serejecutados en la oportunidad en que las operaciones se necesite,Los plazos para las tareas de la administración empresaria debencumplirse. Los elementos para la producción deben ser requeridos yestar disponibles cuando se los necesite. Si se los recibe antesoriginarán inmovilización innecesaria de capital de trabajo; nodisponer de ellos por atrasos en las operaciones de adquisición orecepción implica demoras o paralización de la línea de producción.

• Deben responder a condiciones de alto grado deseguridad en todos los niveles y pasos de suejecución. Deben existir formas o mecanismos quepermitan controlar el cumplimiento de estacondición. El sistema administrativo debe asegurarla preservación del patrimonio de la organizaciónevitando que se produzcan, o en su casodenunciando si se ha producido, algún acto ointento de malversación del mismo. Así tambiéndeberá prever que los compromisos u obligacionesque asuma la organización sean realmentejustificados en razón de sus operaciones lícitas. Paraello incluirá las normas de control interno y legales yaplicará las tecnologías que sean necesarias parala ejecución correcta y transparente de lasoperaciones.

• * Deben desarrollarse logrando alcanzar losresultados esperados utilizando un adecuadoíndice de aplicación de recursos (humanos ytecnológicos). La relación costo/beneficio debeestar siempre sujeta a análisis a fin de evitarerogaciones que hagan improductiva la aplicacióndel sistema. Por ejemplo los sistemas deadministración de inventario de insumos y materiasprimas deben aplicar soluciones que justifiquen loscostos que provoque su instalación y uso (no es lomismo controlar bienes de valor importante queaquellos otros que unitariamente soninsignificantes).

Sistemas Administrativos asociados a la toma de desiciones

Sistema de Planificación y Gestión de Control

• Planes; políticas; presupuestos; programas;procedimientos; normas; indicadores de desempeño

Sistemas Operativos asociados a las transaccionesbásicas de la empresa

Sistema de Abastecimiento

Sistema de Transformación

Sistema de Finanzas

Sistema de Ventas y Distribución

Sistema de Personal

SistemaPlaneación y

Control gestión

SistemaComerc.Ventas

(flujo depedidos)

SistemaFinanzas

(flujo de caja)

Red de flujos: sistemas Operativos y Administrativos

SistemaAdm.

Personal

Políticascomerciales

Pronósticos

Mercado

Investigaciónde Mercado

Valor Productosy/o servicios

ClientesProveedores

Materias primas,materiales, energía

Políticas dePagos inventarios

SistemaAbastecimiento

(flujo materiales)

Retribución

Políticasfinanciera

Presupuestofinanciero

Productividad

SistemaTransformación(flujo de bienes

y servicios)

PedidosEvaluación

Control rendimientoInventarios

Materias primas,materiales, energía

Metodología para el diseño de los SistemasAdministrativos

Análisis de afuera hacia adentro para determinar dequé manera la empresa satisface los requisitos delcliente y del entorno

Análisis del flujo de tareas

Análisis de los elementos del sistema técnico y losprocedimientos que rigen el trabajo de la organización

Comparar la consistencia de los procedimientos conlos requisitos determinados en la primera etapa

Establecer el nuevo flujo de tareas

Los modelos administrativos son aquellosque las empresas toman como guía,adaptándolos y generalizándolos a asnecesidades de las mismas, estos serepresentan a través de técnicas,procesos, modelos y sistemasadministrativos

Los Modelos Administrativos

Por lo general los sistemas administrativosestán esquematizados de la siguientemanera:• Base de datos• Inventario• Ventas• Facturación• Reportes

Esquema de Sistema administrativo

La base de datos es un módulo principal donde seencuentra la información detallada de la empresadistinguida por infinidad de caracteres, por ejemplopuede existir información de los proveedores (caracteres:código; nombre; RIF; producto; ubicación; contacto,etc.), Clientes (Caracteres: código; nombre; apellido;Identificación; zona residencial; ubicación, etc.).

Base de datos

El módulo de inventario es el modulo que poseela información sobre los productos existentes parala venta, la información está distribuida encaracteres como código, producto, cantidad,precio, descripción, proveedor, etc. Este módulopuede contener un sub módulo de registro decompra de mercancía que nos ayuda acontrolar aún más el inventario.

Inventario

El módulo de Ventas es aquel que nos facilita elproceso para vender el producto este móduloestá relacionado directamente con el módulo deinventario y el de base de datos, ya que parapoder realizar la venta es necesario los datos delcliente para la facturación y los datos delproducto a vender la cantidad para ver si estádisponible el producto a la venta y el precio parapoder calcular el precio final a cancelar por elcliente.

Ventas

El módulo de Facturación toma los datos obtenidos por elmódulo de venta que son requisito por las normas fiscalesañadido también la estructura obligatoria de la facturapara que obtenga un valor legal.

El módulo de Reportes es un módulo general que generareportes de cada uno de los procesos o acciones querealiza el sistema, así llevando un control estricto de todolos movimientos que se realizan y así facilitar lainformación al administrador.

Facturación y Reportes

bibliografia

http://www.cyta.com.ar/elearn/syma/textos/texto_1.htm

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