Athento Partner Program

Introducción a la Gestión Documental con Athento.

Yerbabuena Software ~ 2.011

ÍndiceParte 1:¿Qué es la gestión Documental?Aplicaciones de la Gestión DocumentalÁmbitos de AplicaciónPlataforma Horizontal, Verticalización de la plataforma. (Método de Análisis, concepto de módulo, Parametrización)Presentación de la herramienta Athento. Módulos Parte 2:Herramientas comerciales.

Qué es la Gestión Documental●Captura

✔ Cómo introducir nuestros documentos al GD.● Almacenamiento.

● Donde y cómo guardar nuestra información.● Conservación o custodia.

✔ Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Cómo eliminarlos.● Distribución

✔ Cómo ofrecerlo al usuario que necesita. Afrontar la colaboración entre usuarios.

● Publicación✔ Donde queremos publicarlo y quiénes pueden acceder.

Qué es la Gestión Documental

Qué es la Gestión Documental●Repositorio.

✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de grandes dimensiones.

● Documento.● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta

información. Esta información pueden ser otros documentos.● Metadato.

● Unidad mínima de información usada para describir un documento.

Qué es la Gestión Documental● Ciclo de vida.

✔ Estado puntual en el que puede encontrarse un documento.● Workflow.

✔ Transiciones entre estados que describe un proceso de negocio. Puede contemplar control de usuarios, temporalidad, etc.

● Versionado.✔ Crear copias incrementales de un mismo documento para su mejor

gestión. Pueden ser recuperados los cambios antiguos.● Histórico.

✔ Cambios realizados sobre un documento. No repudio de usuario.

Qué es la Gestión Documental●Repositorio.

✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de grandes dimensiones.

● Documento.● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta

información. Esta información pueden ser otros documentos.● Metadato.

● Unidad mínima de información usada para describir un documento.

Qué es la Gestión Documental●La clasificación como valor añadido.

✔ Mejora la organización: fácil de encontrar, archivar y gestionar.✔ Considera los valores que otros pueden necesitar. La documentación es de todos.

● Usa metadatos para categorizar la información.✔ Mucho mejor que usar estructuración por carpetas.

● Documentación y emails✔ ¿Es necesario retenerlo todo y siempre?

● Usa nombres descriptivos.✔ Usa el tamaño necesario y suficiente en el título y abastece de información la descripción.

Aplicaciones en PuertosExpedientes:

✔ Planes de Inversión✔ Redacción de Proyectos por medios propios✔ Redacción de Proyectos por medios técnicos✔ Estudios✔ Gestión de ObrasGestión de Mantenimiento

✔ Gestión de Activos✔ Gestión de Incidencias

Metodologías

➢ Metodología de Desarrollo: SCRUM➢ Arquitectura de Aplicaciones Orientada a Servicios SOA➢ Metodología de Componentes OSGi (módulos) ➢ Metodología para la resolución de incidencias: ITIL ➢ Certificaciones: ISO 27k, ISO 9k, ISO 14k

Expediente de Obras

Expediente de ObrasDatos➢ Número de Expediente

➢ Título de la Obra

➢ Descripción

➢ Localización

➢ Puerto

➢ Zona de Puerto

➢ Fecha de Creación

➢ Fecha de Cierre

➢ Tipo de Obra

➢ Responsable Técnico

Funciones Grupos de Usuarios

Abren y

asignan

Ejecutores

Jefe de Departamento

Ejecutores Jefe de Departamento

Técnicos

Revisores Jefe de Departamento

Visado o firma Dirección

Grupos de

Usuarios

Permisos

Jefes de

Departamento

Editan, Crean, Consultan,

Observan y Relacionan

Delineantes

Departamento

s APSCT

Consultan y Observan

Expediente de ObrasEstructura del Expediente➢ Documentación de la contratación de la Obra.➢ Documentos del Proyecto.➢ Seguimiento de la Obra.➢ Seguridad y Salud.➢ Medio Ambiente.➢ Calidad.

Herramientas ComercialesCatálogoHerramienta de Gestión de PresupuestosCanal YouTUBEWebBlogMaterial Comercial

Herramientas: procedimentando

...

Herramientas: procedimentando (2)

El sistema: acceso

El sistema: panel de control

El sistema: registro

El sistema: expediente

Referencias Comerciales

Referencias Comerciales

Proyecto

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