I N P L A NT S .A

Es la compañía Outsourcing, especializada en reproducción de documentos ( impresión de oficina, publicitaria y gran formato), manejo de información, automatización de procesos, administración organización y digitalización de archivo, elaboración de tablas de retención documental) almacenamiento en custodia de documentos y medios magnéticos.

M I S I ONLa MISIÓN de IN PLANT S.A. es diseñar,

desarrollar e implementar soluciones integrales (Outsourcing), en el campo de la Gestión Documental, de la reprografía e impresión de documentos, soportadas por la tecnología, el talento humano con alta vocación de servicio y los mecanismos administrativos necesarios, con esquemas abiertos, flexibles y ajustados a los requerimientos particulares de cada empresa, garantizando a nuestros clientes procesos que les permitan ser más eficientes, competitivos y modernos.

V I S I ON

Consolidarnos a mediano plazo en el mercado latinoamericano como el aliado estratégico con tecnología de punta en eficientes soluciones Integrales (Outsourcing) en el manejo total del documento y la automatización de sus procesos, administrando su información en forma eficiente

S OLUCIONES OUTSOURCING COPIADO E IMPRESIÓN

Servicios de copiado a través de centros de servicio.Diseño, implementación y administración de redes de impresión con equipos, toner, papel, mano de obra y software de gestión.

ALQUILER DE EQUIPOS Y SERVICIOSRenta de copiadoras, impresoras, scanners, plotters, mantenimiento y soporte técnico.

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOSEscaneo de documentos en todos los formatos.

GESTION DOCUMENTALOrganización de archivos empresariales, tablas de retención documental, digitalización, indexación, administración de archivos, software de gestión documental.

Nuestro propósito ayudar a ejecutar los programas de gestión uestro propósito ayudar a ejecutar los programas de gestión documental con el fin de organizar los archivos para agilizar documental con el fin de organizar los archivos para agilizar la consulta de los mismos en tiempo oportuno, disminuir el la consulta de los mismos en tiempo oportuno, disminuir el volumen documental y dar una respuesta oportuna a las volumen documental y dar una respuesta oportuna a las solicitudes emitidas por los clientes al mismo tiempo generar solicitudes emitidas por los clientes al mismo tiempo generar una cultura archivística buscando disminuir el impacto una cultura archivística buscando disminuir el impacto ambiental «ECOSIN»ambiental «ECOSIN»

I A NOS T I CO

E s e l me d io q u e n o s p e r mit e o b t e n e r y d e s c r ib ir e l     e s t a d o e n q u e s e

e n c u e n t r a n l o s d o c u me n t o s y a r c h iv o s d e l a s c o mp a ñ ía s ; e l c u a l e s f u n d a me n t a l p a r a l a o r g a n iz a c ió n    d e

l o s a r c h iv o s .

D

Dentro de este proceso integramos la recopilación de información la cual se hace mediante entrevistas a todo el personal productor de documentos dentro de la compañía; Se elaborará un cronograma de entrevistas con miras a la planificación del tiempo que se dedicará a la recolección de la información estableciéndose con precisión el día y la hora cuando se va entrevistar a los funcionarios.

A N A LI SI S D E LA I N F OR M A C I ÓN

Los datos obtenidos se trataran estadísticamente para así lograr una visión general más clara sobre el volumen y estado de los archivos de la compañía; y poder formular conclusiones y recomendaciones necesarias para dicho caso..

A N A LI SI S D E LA I N F OR M A C I ÓN

IN PLANT S.A. guiará a su empresa para que produzca los documentos de acuerdo a las normas INCONTEC.

Se creara una unidad de correspondencia para controlar la recepción, la distribución y el tramite de las comunicaciones de la empresa.

Organizaremos los archivos utilizando los procesos reglamentados por el Archivo General de la Nación.

Asesoramos para la disposición final de los documentos y el tiempo de conservación en cada una de las fases de archivo.

A SESORAMIENTO ARCHIVISTICO PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PGD. «PLAN DE GESTION DOCUMENTAL»

para implantar una solución de gestión de archivos, el equipo de IN PLANT SA vendrá a su oficina, organizará los archivos en las cajas de cartón especiales de in plant sa codificándolos y generando las bases de datos y los llevará hasta nuestro centro de bodegaje. Usted, y los empleados de su empresa que designe, tendrán acceso inmediato ya sea por teléfono, fax o mediante una solicitud en línea. Llevaremos de nuevo los archivos a su oficina y se los suministraremos tal como los necesite.

C uando esté listo

los archivos estarán seguros y a salvo en el centro de gestión de IN PLANT SA. El centro de gestión se han adecuado expresamente para este fin, y cuentan con sistemas de estantes especiales, de códigos de barras de alta tecnología y de seguridad, así como con salas de almacenamiento de datos electrónicos y control climático., visite una de nuestra página web

D urante su almacenamiento,

fuera de la empresa le permite preservar, asegurar y mantener ordenados los documentos sin ocupar espacio físico innecesario ni llenar archiveros con información que no requiere estar presente en el ámbito físico de su oficina. Una vez almacenados en cajas-archivo, los documentos son mantenidos en custodia hasta que indique su destrucción o pre-establezca su eliminación, tal como ocurre con los archivos de documentación impositiva al transcurrir los 10 años prescriptos por la ley.

N uestro servicio de Custodia de Archivos

De s c a r t e I n ic ia l

I n v e n t a r ioI n d e x a c ió n

P r e p a r a c ió n p a r a Dig it a l iz a c ió n ( Op c io n a l )De s e mp a s t e , Gu il l o t in a d a ,

M a q u il l a j e , R e a r c h iv o

Dig it a l iz a c ió n

De s c a r t e F in a l

OR GA NI Z A CI ÓN

E s c a n e o

I n d e x a c ió n a l n iv e l c o n v e n id o

Co n t r o l d e Ca l id a d

Gr a b a c ió n

P u b l ic a c ió n

DI GI T A L I Z A CI ÓN (OP CI ONA L )

A u t ó n o ma S o p o r t e

De l e g a d a p o r Ou t s o u r c in g

Nú me r o d e o p e r a r io s f l e x ib l e p o r p r o c e s o s

I n d ic a d o r e s d e g e s t ió n me n s u a l

M e j o r a mie n t o c o n t in u o p o r e s p e c ia l iz a c ió n

A DM I NI S T R A CI ÓN

L a c o n s u l t a s e r á e n u n a mb ie n t e mu l t iu s u a r io , a b ie r t o p e r o s e g u r o .

Co n s u l t a y r e c u p e r a c ió n d e l o s d o c u me n t o s c o n t ie mp o s d e r e s p u e s t a mín imo s .

S e g u r id a d e s M u l t in iv e l Co n t r o l e s d e a c c e s o , e d ic ió n e imp r e s ió n a l a s s e r ie s , c a r p e t a s y d o c u me n t o s .

S o p o r t e p a r a e l p r o c e s o d e n o r ma l iz a c ió n , a s e g u r a mie n t o d e l a c a l id a d y c e r t if ic a c ió n .

A d min is t r a c ió n d e l o s d o c u me n t o s d e l s is t e ma d e c a l id a d .

Co n t r o l d e Ca mb io s ( V e r s io n e s )T r a z a b il id a d ( R a s t r e o ) d e l h is t o r ia l

d e l d o c u me n t oHip e r v ín c u l o s c o n o t r o s d o c u me n t o s

r e l a c io n a d o s .

CA R A CT E R I S T I CA S DE L

S I S T E M A P R OP UE S T O

M a n u a l d e p r o c e d imie n t o s p a r a l a g e s t ió n d o c u me n t a l

No r ma s p a r a c a d a t ip o d e d o c u me n t o ( F ic h a T é c n ic a )

I n v e n t a r io S is t e ma t iz a d o c o n s o p o r t e d e imá g e n e s (o p c io n a l )

R E S UL T A DOS

S e r e d u c e e l n ú me r o d e f o r ma t o s

S e r e d u c e l a imp r e s ió n

L o s d o c u me n t o s s e p a r a me t r iz a n u n a s o l a v e z

P u n t o d e p a r t id a p a r a l a c e r t if ic a c ió n I S O 9 0 0 0

B E NE F I CI OS DE L A NOR M A L I Z A CI ÓN

I n t e g r id a d e in a l t e r a b il id a d d e l a in f o r ma c ió n .

L ib e r a c ió n d e á r e a s f ís ic a s

Co n s u l t a y r e c u p e r a c ió n d e l o s d o c u me n t o s c o n t ie mp o s d e r e s p u e s t a mín imo s .

Ob t e n c ió n d e c o p ia s .

A c c e s o in me d ia t o a l a in f o r ma c ió n p o r c a d a u n o d e l o s u s u a r io s .

B E NE F I CI OS DE L A DI GI T A L I Z A CI ÓN

CONT A CT E NOS CALI

Cra. 34 No. 10 - 300 - Bodega 7 (Acopi-Yumbo)Teléfonos: PBX: (2) 654 12 11

CELULAR: 316-705-91-13

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