Presupuestar proyectos

Diego Carbonell,

Temario

Historia del concepto de presupuesto Aspectos básicos del presupuesto Clasificación de los presupuestos Gestión de los Costes del Proyecto PMBOK Motivos de fracaso de los presupuestos Conclusiones

“Presupuestar es innato en los seres humanos”

Egipto Para pronosticar sus cosechas y

prevenir sus años de escasez.

Parlamento Británico XVIII A finales XVIII en el sector gubernamental

Ingles, presento los planes de GASTOS para el Reino y se daban pautas para su

ejecución y control.

Francia 1820 El sector gubernamental de Francia

acoge el sistema presupuestal .

EEUU 1821 Adopta un elemento de control del gasto publico y herramientas para asegurar el

eficiente funcionamiento de las funcionarios

Ginebra 1930 En 1930 se desarrolla en ginebra el 1

simposio Internacional de Control Presupuestario.

EEUU 1948 Departamento de la Marina de

presenta un presupuesto de programas y actividades.

EEUU 1965 creo el departamento de

Presupuesto e incluye herramientas de planeación y

control

En la actualidad el sector privado ha desarrollado métodos de planeación empresarial y de control presupuestal.

En sector publico ha colocado a la ADMON PRESUPUESTARIA en las constituciones de los países, desarrollando leyes, convirtiendo al Presupuesto General del Estado en un instrumento fundamental de la política fiscal.

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La palabra presupuesto

Proviene de dos raíces latinas: PRE: que significa antes de, o delante de y SUPUESTO: hecho, formado. Por tanto presupuesto significa: antes de lo hecho

La palabra presupuesto desde el punto de vista técnico se deriva del Frances Bougette (bolsa) Dicha acepción intento perfeccionarse en el sistema INGLES con el termino BUDGET (PRESUPUESTO)

El presupuesto es “Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por la administración de la empresa” Jean Meyer

“Un presupuesto es un método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control” Welsch Glenn

“El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo”

Antes de desarrollar un presupuesto tener en cuenta

•  Claridad del Propósito •  Planificación Detallada

Objetivos del presupuesto

•  Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes •  Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa •  Coordinar y relacionar las actividades de la organización •  Lograr los resultados de las operaciones periódicas

Elementos principales de un presupuesto

Integrar + Coordinar + Operar + Recursos =

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Clasificación de los presupuestos

Según su flexibilidad

Según el tiempo

Según el campo de aplicación

Según el sector

RIGIDOS, ESTATICOS, FIJOS O ASIGNADOS Un enfoque presupuestal fijo o estático estima los costos relacionados con un solo volumen de actividades y no ajusta el presupuesto cuando el volumen real resulta ser diferente, los resultados reales se comparan posteriormente con este presupuesto. La preparación de un presupuesto estático solo es factible cuando una empresa puede estimar su volumen de producción dentro de limites estrechos y los costos se están comportando de manera predecible. PRESUPUESTO FLEXIBLE O VARIABLE Este Presupuesto ajusta los ingresos, los costos y los gastos, según los volúmenes básicos que se hayan experimentado y compara estas cantidades con los resultados reales. Estos presupuestos incorporan los cambios observados en el volumen para proporcionar una base valida de comparación con los costos reales.

Según su flexibilidad

A CORTO PLAZO Estos presupuestos se planifican para cumplir el ciclo de operaciones. Estos presupuestos cubren periodos entre 6 meses y dos años. A LARGO PLAZO Las grandes a empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión como: actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, expansión de mercados, etc. Estos presupuestos cubren periodos entre dos y cinco años.

Según su tiempo

DE OPERACIÓN O ECONOMICOS Contiene presupuestario de las actividades para el periodo inmediatamente siguiente al que se preparan

a)  Presupuesto de ventas b)  De producción c)  De materiales d)  De mano de obra e)  De costos indirectos de fabricación FINANCIEROS Se relacionan directamente con rubros que tienen Incidencia directa en el balance general.

a)  Presupuestos de caja: flujo monetario B) Presupuestos de capital: controla las inversiones

Según su Campo de aplicación

HIS TOR ICO  DE  VENTAS

PRONOS TICO  DE  VENTAS

PRESUPUES TO  DE  COMPRA  DE  MATER IALES

PRESUPUES TO  DE  MANO  DE  OBRA  DIRECTA

PRESUPUES TO  DE  CIF

PRESUPUES TO  DE  COS TOS  DE  MANUFACTURA

PRESUPUES TO  DE  ARTICULOS  VENDIDOS

PRESUPUES TO  DE  INVENTAR IOS  FINALES

ADMINIS TRACION

VENTAS

A.

PR

ES

UP

UE

ST

O O

PE

RA

TIV

O

1.    PRESUPUES TO  DE  VENTAS

2.    PRESUPUES TO  DE  PRODUCCION

4.    PRESUPUETO  DE  GAS TOS

3.    PRESUPUES TO  DE  COS TOS

Según su Campo de aplicación

PRONOS TICO  DE  RECAUDO  DE  CARTERA

PRONOS TICO  DE  PAGO  A  PROVEEDORES

FLUJO  DE  CAJA

ES TADO  DE  RES ULTADOS  PRESUPUES TADO

BALANCE  GENERAL  PRES UPUES TADO  

ES TADO  DE  FUENTE  Y  USOS

FLUJO  DE  CAJA  POR  EL  METODO  DIRECTO

FLUJO  DE  CAJA  POR  EL  METODO  INDIRECTOB. P

RE

SU

PU

ES

TO

FIN

AN

CIE

RO

PRESUPUES TO  DE  CAJA

Según su Campo de aplicación

PRESUPUESTO PUBLICO Se realizan en los gobiernos, Estados, empresas descentralizadas, para controlar las diferentes dependencias. El presupuesto General del Estado es el instrumento para la determinación y gestión de los ingresos y egresos del estado, PRESUPUESTO PRIVADO Se realiza en compañías de naturaleza independiente y lucrativa para socios e inversionistas

Según el sector

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Gestión de los Costes del Proyecto

La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. La Gestión de los Costes del Proyecto se ocupa principalmente del coste de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma. Sin embargo, la Gestión de los Costes del Proyecto también debería considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costes del uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto.

EDT Estructura de Descomposición del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure

=

Descripción General de la Gestión de los Costes del Proyecto

Guía de los Fundamentos de la Dirección de

Proyectos(Guía del PMBOK®) Tercera Edición

Descripción general de la Gestión de los Costes del Proyecto

Influir sobre factores que crean variaciones y Controlar los cambios.

Desarrollar aproximación de los costes de los recursos Estimar necesarios para completar las los costos actividades.

Sumar los costes estimados de Preparación, actividades o paquetes de del trabajo (línea base) presupuesto

Procesos para gestionar los costos

Aunque los procesos aquí se presentan como distintos, en proyectos pequeños, estimar costos y desarrollar presupuesto pueden ser considerados como un sólo proceso

Costos y tiempos están estrechamente ligados

En el plan de gestión de costes se establece

•  Nivel de precisión: Las estimaciones de costes de las actividades del cronograma se ajustaran a un redondeo de los datos

•  Unidades de medida: Por ejemplo, las horas o días de trabajo, la semana de trabajo, la suma global, etc.

•  Enlaces con los procedimientos de la organización. A cada cuenta de control se le asigna un código o un número de cuenta que está vinculado de forma directa con el sistema de contabilidad de la organización ejecutante.

Plan de gestión de costes puede establecer

•  Umbrales de control. Puntos de tiempo designados durante el proyecto, para indicar la cantidad acordada de variación permitida.

•  Reglas de valor ganado. Tres ejemplos son: •  1) Se define el computo de gestión del valor ganado hasta la conclusión, •  2) Se establecen los criterios de crédito del valor ganado (por ejemplo, 0-100, 0-50-100, etc.) •  3) Se define el nivel de la EDT al cual se realizará el análisis de la técnica del valor ganado.

•  Formatos de informe. Se definen los formatos para los diferentes informes de costes.

•  Descripciones del proceso. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de gestión de costes.

Diagrama de Flujo de Procesos de Gestión de los Costes del Proyecto

Nota: No se muestran todas las interacciones ni todo el flujo de datos entre los procesos.

Guía de los Fundamentos de la Dirección de

Proyectos(Guía del PMBOK®) Tercera Edición

Tipos de estimaciones de costos

•  Utilizar costos reales de proyectos similares anteriores Estimación analógica

•  Relación estadística entre datos históricos y otra variables Ej. Mts2

Estimación paramétrica

•  Calculo de costos de paquetes de trabajo con mayor detalle y se acumula luego

Estimación ascendente

Determinar presupuesto

Proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada

Hay que tener en cuenta las reservas de Gestión y las de contingencia

Estimación de Costes: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición

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Motivos de fracaso de presupuesto

Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización

Motivos de fracaso de presupuesto

Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

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Conclusiones

•  Presupuestar es un instrumento de planificación y control expresado en términos económico – financieros dentro del marco de un plan estratégico.

•  Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización

•  Facilita la toma de decisiones por parte de la alta Gerencia

•  Es una herramienta que cuantifica financieramente todos los componentes de un plan de acción.

Conclusiones

•  Es una herramienta de control de las estrategias y políticas de la empresa y permite replantearlas con el fin de alcanzar metas

•  Sirve como una norma de comparación a medida que se van ejecutando las operaciones

•  Es un medio de integración de todas las áreas de la organización

•  Sirven como medio de comunicación entre los responsables de las distintas áreas de la entidad.