Post on 19-Apr-2020
Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos en
entidades de servicios petroleros
Autor (es) MSc Ing Regla Caridad Goacutemez Lic Etian Fernaacutendez Riguera
Resumen
El ahorro de costos es una de las metas que se plantea cualquier empresa que quiere aumentar su
nivel de competitividad en el mercado esto incluye el conocimiento pleno de todos los factores que
contribuyen a la formacioacuten de estos
Como parte de las estrategias utilizadas para la implementacioacuten del nuevo modelo econoacutemico
cubano se desarrolloacute el presente trabajo con el objetivo principal de proponer un procedimiento
sobre bases cientiacuteficas que permitiera el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento utilizando los meacutetodos las teacutecnicas y herramientas fundamentales (encuestas
entrevistas meacutetodo de seleccioacuten de expertos tormenta de ideas) haciendo eacutenfasis en los
problemas existentes para trazar las pautas en la actualizacioacuten y seguimiento del plan de
prevencioacuten
Entre los principales logros alcanzados por este trabajo se encuentra el determinar que el por
ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes es bajo lo que significa
que un reordenamiento minimizariacutea los gastos en alquiler la elaboracioacuten de la partida de costos
logiacutesticos asociados al almacenamiento asiacute como la ficha de costos del personal que interviene de
manera directa en la formacioacuten de los costos ocultos el identificar al realizar el caacutelculo de los
costos de almacenamiento que estos se mantuvieron alrededor del 439 de las ventas tal y
como estaacute establecido para empresas de alto rendimiento y la propuesta del plan de acciones para
disminuir los niveles de inventario de ocioso y lento movimiento en la entidad
Introduccioacuten
En el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un buen trabajo
tienen que hacer un trabajo excelente si quieren tener eacutexito en un mercado que se caracteriza por
un raacutepido crecimiento y una dura competencia tanto nacional como internacional Los
consumidores y las empresas se encuentran con gran abundancia de ofertas al buscar satisfacer
sus necesidades y por tanto buscan calidad excelente valor agregado o costo cuando escogen
entre sus suministradores
A las empresas hoy en diacutea se les exige por parte del entorno en que se desenvuelven mayores
niveles de eficiencia lo que se traduce en la reduccioacuten de los costos
La nueva realidad competitiva presenta un campo de batalla donde la flexibilidad la velocidad de
llegada al mercado y la productividad seraacuten las variables claves que determinaraacuten la permanencia
de las empresas en los mercados Es aquiacute donde la logiacutestica juega un papel crucial a partir del
manejo eficiente del flujo de bienes y servicios hacia el consumidor final
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El concepto logiacutestico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de
integracioacuten de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a
suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda con
la calidad exigida y al costo que estaacute dispuesto a pagar
La logiacutestica comprende tanto el flujo de materiales de una empresa como el flujo de informacioacuten
que este lleva asociado Para poder efectuar una buena gestioacuten de la misma y optimizar tanto el
costo como el servicio ofrecido es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la
empresa conociendo de la forma maacutes aacutegil y simple posible tanto la situacioacuten actual como la
evolucioacuten de todas las funciones que atantildeen a la logiacutestica y que en consecuencia afectan al
servicio o al costo global del mismo
Hoy en diacutea las estrategias empresariales han de adquirir nuevas perspectiva en la que tanto los
plazos de desarrollo de productos como los plazos de entrega al cliente deben estar
estrechamente ligados a las demandas de un mercado que depende de necesidades
personalizadas del usuario final
Estas nuevas exigencias imponen a los sistemas logiacutestico actuales la necesidad de ser capaces
de disentildear y desarrollar productos procesos servicios y sistemas de informacioacuten cuyo objetivo
prioritario sea el mejorar la velocidad la flexibilidad de la respuesta a las necesidades particulares
de los clientes y ofrecer una calidad de servicio cada vez mayor Ademaacutes necesitan establecer
cadenas integrada de suministro que vayan desde el proveedor de materias primas hasta el
usuario final del producto o servicio y donde cada relacioacuten proveedor-cliente forme un escaloacuten en
el que se debe dotar a los diferentes subsistemas (con elemento teacutecnico y organizativo) que
formen parte de la cadena de suministros de la flexibilidad necesaria para responder
adecuadamente a las variaciones que se produzcan en las demandas de los clientes
En la actualidad la apertura de la economiacutea la rapidez en los cambios tecnoloacutegicos la aparicioacuten de
nuevos mercados la innovacioacuten de productos entre otros aspectos exigen formas de direccioacuten
que con el menor costo posible puedan permitir una valoracioacuten raacutepida y consecuentemente ejercer
una direccioacuten eficiente de los recursos disponibles
Existen en este entorno entidades petroleras que dedicadas a los servicios de Perforacioacuten y
Reparacioacuten Capital de Pozos de Petroacuteleo y Gas que presentan altos niveles de inventario
evaluados en $ 33 000 00000 pesos de estos se han estimado $ 10 000 00000 pesos de lento
movimiento y ocioso lo que trae consecuencias negativas que se ven reflejadas en el dinero
inmovilizado por cuanto los productos almacenados son especiacuteficos de la actividad imposibilitando
su comercializacioacuten a empresas de otros sectores esto genera un expediente de peacuterdidas al tener
que efectuar un destino final a materia prima donde se calcula el peso y no el costo del producto
Se adiciona a esta situacioacuten que la empresa no registra de forma independiente el costo de
mantener ese inventario incurriendo en costos logiacutesticos que no conoce y no tiene identificados
(almacenamiento compra transportacioacuten)
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Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las
investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema
cientiacutefico a solucionar en el presente trabajo de diploma la no existencia de un procedimiento que
permite la estructuracioacuten de los costos logiacutesticos en entidades de servicios petroleros
El proceso de almacenamiento como parte del sistema logiacutestico
Antes de 1959 el desarrollo de la manipulacioacuten y el almacenamiento de materiales estuvieron
subordinados al deacutebil desarrollo industrial y a la alta dependencia econoacutemica y cercaniacutea geograacutefica
con los Estados Unidos proveedor fundamental de los reglones maacutes necesarios
El mercado interno no soacutelo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas sino tambieacuten
las industrias principales del paiacutes la manipulacioacuten estaba centrada casi en su totalidad en la
transportacioacuten controlada por firmas privadas los almacenes eran limitados La industria a escala
nacional no requeriacutea siquiera prestar atencioacuten a este aspecto
Hoy diacutea hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado los adelantos
cientiacuteficos han llevado estos teacuterminos por muchos derroteros perdiendo los logiacutesticos de esta
disciplina el patrimonio de los mismos En el presente trabajo se haraacute referencia al almaceacuten como
una instalacioacuten equipada tecnoloacutegicamente para realizar el proceso de almacenamiento
Varios autores han dado su definicioacuten de almacenamiento a continuacioacuten se exponen algunas
El almacenamiento es el conjunto de actividades medios y recursos de la empresa que se dedican
a la recepcioacuten ordenamiento cuidado conservacioacuten y control de los productos desde el momento
de su adquisicioacutenfinalizacioacuten hasta su consumo o puesta a disposicioacuten de otros proporcionando el
espacio conveniente para la conservacioacuten de las mercanciacuteas un sistema econoacutemicamente
coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas instalaciones y fuerza de trabajo y
un completo control de toda esta funcioacuten Apple (1972) CEATM (1984)
El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logiacutestica que tiene como aspecto esencial
proteger los bienes e ir entregando a cada eslaboacuten subsiguiente de la cadena en la forma y con
los valores agregados que demande cada proceso especiacutefico Velaacutezquez Albiol (2005)
Tradicionalmente las actividades baacutesicas del almacenamiento han sido recepcioacuten identificacioacuten y
clasificacioacuten preparacioacuten para el almacenamiento almacenamiento preparacioacuten de pedidos su
completamiento y acumulacioacuten servicios productivos o preparacioacuten de partes y componentes
envasadoembalado carga despacho mantenimiento de los registros de control
Los recursos baacutesicos de personal equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener
meacutetodos y sistemas efectivos y econoacutemicos de manipulacioacuten almacenamiento y control de los
materiales y suministros Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la maacutexima calidad del servicio al
miacutenimo costo
La logiacutestica como herramienta para disminuir los costos
De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminucioacuten de los costos
dependeraacute su subsistencia como sistema econoacutemico y para alcanzar esta meta les seraacute
imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas
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En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que
implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo
estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins
(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)
Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y
el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes
(1996)
Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los
situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de
mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en
dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen
como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)
Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)
Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de
almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del
tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de
flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten
son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad
Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea
capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y
distribucioacuten de sus productos
Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que
ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen
costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y
distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a
perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)
El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso
de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir
constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital
productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los
elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash
utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en
constantes y variables
Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos
Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes
bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos
bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de
obtener los bienes o prestar los servicios
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bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los
factores que intervienen en el proceso de operacioacuten
Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo
existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo
de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y
no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo
Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes
de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liacutequido
Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacioacuten
= Costo de la produccioacuten del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la produccioacuten terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la produccioacuten vendida
Gastos
bull Gastos de Administracioacuten
bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas
bull Gastos Financieros
El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se
mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar
materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la
eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc
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Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje
bull Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto
donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute
configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un
almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho
costo
bull Costo de las instalaciones
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en
instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc
Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que
esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo
de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten
estos costos se hacen importantes y complejos
bull Costos de Manipulacioacuten
Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto
humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios
teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y
manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea
maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes
adecuados de manipulacioacuten
bull Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente
una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta
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Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
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importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
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Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
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mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
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Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
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Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
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25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
2
El concepto logiacutestico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de
integracioacuten de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a
suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda con
la calidad exigida y al costo que estaacute dispuesto a pagar
La logiacutestica comprende tanto el flujo de materiales de una empresa como el flujo de informacioacuten
que este lleva asociado Para poder efectuar una buena gestioacuten de la misma y optimizar tanto el
costo como el servicio ofrecido es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la
empresa conociendo de la forma maacutes aacutegil y simple posible tanto la situacioacuten actual como la
evolucioacuten de todas las funciones que atantildeen a la logiacutestica y que en consecuencia afectan al
servicio o al costo global del mismo
Hoy en diacutea las estrategias empresariales han de adquirir nuevas perspectiva en la que tanto los
plazos de desarrollo de productos como los plazos de entrega al cliente deben estar
estrechamente ligados a las demandas de un mercado que depende de necesidades
personalizadas del usuario final
Estas nuevas exigencias imponen a los sistemas logiacutestico actuales la necesidad de ser capaces
de disentildear y desarrollar productos procesos servicios y sistemas de informacioacuten cuyo objetivo
prioritario sea el mejorar la velocidad la flexibilidad de la respuesta a las necesidades particulares
de los clientes y ofrecer una calidad de servicio cada vez mayor Ademaacutes necesitan establecer
cadenas integrada de suministro que vayan desde el proveedor de materias primas hasta el
usuario final del producto o servicio y donde cada relacioacuten proveedor-cliente forme un escaloacuten en
el que se debe dotar a los diferentes subsistemas (con elemento teacutecnico y organizativo) que
formen parte de la cadena de suministros de la flexibilidad necesaria para responder
adecuadamente a las variaciones que se produzcan en las demandas de los clientes
En la actualidad la apertura de la economiacutea la rapidez en los cambios tecnoloacutegicos la aparicioacuten de
nuevos mercados la innovacioacuten de productos entre otros aspectos exigen formas de direccioacuten
que con el menor costo posible puedan permitir una valoracioacuten raacutepida y consecuentemente ejercer
una direccioacuten eficiente de los recursos disponibles
Existen en este entorno entidades petroleras que dedicadas a los servicios de Perforacioacuten y
Reparacioacuten Capital de Pozos de Petroacuteleo y Gas que presentan altos niveles de inventario
evaluados en $ 33 000 00000 pesos de estos se han estimado $ 10 000 00000 pesos de lento
movimiento y ocioso lo que trae consecuencias negativas que se ven reflejadas en el dinero
inmovilizado por cuanto los productos almacenados son especiacuteficos de la actividad imposibilitando
su comercializacioacuten a empresas de otros sectores esto genera un expediente de peacuterdidas al tener
que efectuar un destino final a materia prima donde se calcula el peso y no el costo del producto
Se adiciona a esta situacioacuten que la empresa no registra de forma independiente el costo de
mantener ese inventario incurriendo en costos logiacutesticos que no conoce y no tiene identificados
(almacenamiento compra transportacioacuten)
3
Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las
investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema
cientiacutefico a solucionar en el presente trabajo de diploma la no existencia de un procedimiento que
permite la estructuracioacuten de los costos logiacutesticos en entidades de servicios petroleros
El proceso de almacenamiento como parte del sistema logiacutestico
Antes de 1959 el desarrollo de la manipulacioacuten y el almacenamiento de materiales estuvieron
subordinados al deacutebil desarrollo industrial y a la alta dependencia econoacutemica y cercaniacutea geograacutefica
con los Estados Unidos proveedor fundamental de los reglones maacutes necesarios
El mercado interno no soacutelo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas sino tambieacuten
las industrias principales del paiacutes la manipulacioacuten estaba centrada casi en su totalidad en la
transportacioacuten controlada por firmas privadas los almacenes eran limitados La industria a escala
nacional no requeriacutea siquiera prestar atencioacuten a este aspecto
Hoy diacutea hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado los adelantos
cientiacuteficos han llevado estos teacuterminos por muchos derroteros perdiendo los logiacutesticos de esta
disciplina el patrimonio de los mismos En el presente trabajo se haraacute referencia al almaceacuten como
una instalacioacuten equipada tecnoloacutegicamente para realizar el proceso de almacenamiento
Varios autores han dado su definicioacuten de almacenamiento a continuacioacuten se exponen algunas
El almacenamiento es el conjunto de actividades medios y recursos de la empresa que se dedican
a la recepcioacuten ordenamiento cuidado conservacioacuten y control de los productos desde el momento
de su adquisicioacutenfinalizacioacuten hasta su consumo o puesta a disposicioacuten de otros proporcionando el
espacio conveniente para la conservacioacuten de las mercanciacuteas un sistema econoacutemicamente
coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas instalaciones y fuerza de trabajo y
un completo control de toda esta funcioacuten Apple (1972) CEATM (1984)
El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logiacutestica que tiene como aspecto esencial
proteger los bienes e ir entregando a cada eslaboacuten subsiguiente de la cadena en la forma y con
los valores agregados que demande cada proceso especiacutefico Velaacutezquez Albiol (2005)
Tradicionalmente las actividades baacutesicas del almacenamiento han sido recepcioacuten identificacioacuten y
clasificacioacuten preparacioacuten para el almacenamiento almacenamiento preparacioacuten de pedidos su
completamiento y acumulacioacuten servicios productivos o preparacioacuten de partes y componentes
envasadoembalado carga despacho mantenimiento de los registros de control
Los recursos baacutesicos de personal equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener
meacutetodos y sistemas efectivos y econoacutemicos de manipulacioacuten almacenamiento y control de los
materiales y suministros Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la maacutexima calidad del servicio al
miacutenimo costo
La logiacutestica como herramienta para disminuir los costos
De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminucioacuten de los costos
dependeraacute su subsistencia como sistema econoacutemico y para alcanzar esta meta les seraacute
imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas
4
En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que
implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo
estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins
(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)
Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y
el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes
(1996)
Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los
situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de
mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en
dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen
como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)
Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)
Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de
almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del
tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de
flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten
son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad
Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea
capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y
distribucioacuten de sus productos
Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que
ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen
costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y
distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a
perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)
El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso
de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir
constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital
productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los
elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash
utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en
constantes y variables
Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos
Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes
bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos
bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de
obtener los bienes o prestar los servicios
5
bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los
factores que intervienen en el proceso de operacioacuten
Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo
existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo
de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y
no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo
Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes
de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liacutequido
Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacioacuten
= Costo de la produccioacuten del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la produccioacuten terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la produccioacuten vendida
Gastos
bull Gastos de Administracioacuten
bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas
bull Gastos Financieros
El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se
mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar
materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la
eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc
6
Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje
bull Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto
donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute
configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un
almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho
costo
bull Costo de las instalaciones
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en
instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc
Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que
esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo
de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten
estos costos se hacen importantes y complejos
bull Costos de Manipulacioacuten
Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto
humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios
teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y
manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea
maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes
adecuados de manipulacioacuten
bull Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente
una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta
7
Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
8
importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
9
Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
3
Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las
investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema
cientiacutefico a solucionar en el presente trabajo de diploma la no existencia de un procedimiento que
permite la estructuracioacuten de los costos logiacutesticos en entidades de servicios petroleros
El proceso de almacenamiento como parte del sistema logiacutestico
Antes de 1959 el desarrollo de la manipulacioacuten y el almacenamiento de materiales estuvieron
subordinados al deacutebil desarrollo industrial y a la alta dependencia econoacutemica y cercaniacutea geograacutefica
con los Estados Unidos proveedor fundamental de los reglones maacutes necesarios
El mercado interno no soacutelo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas sino tambieacuten
las industrias principales del paiacutes la manipulacioacuten estaba centrada casi en su totalidad en la
transportacioacuten controlada por firmas privadas los almacenes eran limitados La industria a escala
nacional no requeriacutea siquiera prestar atencioacuten a este aspecto
Hoy diacutea hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado los adelantos
cientiacuteficos han llevado estos teacuterminos por muchos derroteros perdiendo los logiacutesticos de esta
disciplina el patrimonio de los mismos En el presente trabajo se haraacute referencia al almaceacuten como
una instalacioacuten equipada tecnoloacutegicamente para realizar el proceso de almacenamiento
Varios autores han dado su definicioacuten de almacenamiento a continuacioacuten se exponen algunas
El almacenamiento es el conjunto de actividades medios y recursos de la empresa que se dedican
a la recepcioacuten ordenamiento cuidado conservacioacuten y control de los productos desde el momento
de su adquisicioacutenfinalizacioacuten hasta su consumo o puesta a disposicioacuten de otros proporcionando el
espacio conveniente para la conservacioacuten de las mercanciacuteas un sistema econoacutemicamente
coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas instalaciones y fuerza de trabajo y
un completo control de toda esta funcioacuten Apple (1972) CEATM (1984)
El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logiacutestica que tiene como aspecto esencial
proteger los bienes e ir entregando a cada eslaboacuten subsiguiente de la cadena en la forma y con
los valores agregados que demande cada proceso especiacutefico Velaacutezquez Albiol (2005)
Tradicionalmente las actividades baacutesicas del almacenamiento han sido recepcioacuten identificacioacuten y
clasificacioacuten preparacioacuten para el almacenamiento almacenamiento preparacioacuten de pedidos su
completamiento y acumulacioacuten servicios productivos o preparacioacuten de partes y componentes
envasadoembalado carga despacho mantenimiento de los registros de control
Los recursos baacutesicos de personal equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener
meacutetodos y sistemas efectivos y econoacutemicos de manipulacioacuten almacenamiento y control de los
materiales y suministros Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la maacutexima calidad del servicio al
miacutenimo costo
La logiacutestica como herramienta para disminuir los costos
De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminucioacuten de los costos
dependeraacute su subsistencia como sistema econoacutemico y para alcanzar esta meta les seraacute
imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas
4
En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que
implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo
estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins
(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)
Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y
el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes
(1996)
Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los
situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de
mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en
dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen
como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)
Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)
Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de
almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del
tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de
flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten
son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad
Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea
capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y
distribucioacuten de sus productos
Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que
ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen
costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y
distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a
perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)
El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso
de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir
constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital
productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los
elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash
utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en
constantes y variables
Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos
Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes
bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos
bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de
obtener los bienes o prestar los servicios
5
bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los
factores que intervienen en el proceso de operacioacuten
Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo
existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo
de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y
no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo
Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes
de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liacutequido
Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacioacuten
= Costo de la produccioacuten del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la produccioacuten terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la produccioacuten vendida
Gastos
bull Gastos de Administracioacuten
bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas
bull Gastos Financieros
El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se
mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar
materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la
eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc
6
Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje
bull Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto
donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute
configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un
almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho
costo
bull Costo de las instalaciones
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en
instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc
Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que
esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo
de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten
estos costos se hacen importantes y complejos
bull Costos de Manipulacioacuten
Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto
humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios
teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y
manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea
maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes
adecuados de manipulacioacuten
bull Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente
una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta
7
Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
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importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
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Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
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mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
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Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
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de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
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Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
4
En el desarrollo de la economiacutea de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que
implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este cuyo
estudio cientiacutefico de los sistemas de organizacioacuten y control forman parte de la Logiacutestica Jenkins
(1995) Ballou (1997) Comas (1996) Peacuterez Campantildea (2005)
Las economiacuteas potenciales de la Logiacutestica son significativas pues puede presentar entre el 30 y
el 70 de los activos alrededor del 10 de las ventas y el 50 del valor antildeadido Barrabeacutes
(1996)
Y aunque no resulta faacutecil determinar con exactitud los costos logiacutesticos las fuentes consultadas los
situacutean entre 10 y 50 para las ventas y entre 15 y 40 del costo total del producto siendo de
mayor peso las actividades de transporte y almacenaje Estos valores porcentuales variacutean en
dependencia de los paiacuteses sectores industriales tipos de empresas y paraacutemetros que se tomen
como base para su caacutelculo Badenas (1993) Rizo (1987) Caramelle (1989) Mira (1991)
Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005)
Desde otro punto de vista de esta situacioacuten en muchas empresas industriales la fase de
almacenamiento (esperas) manipulacioacuten (movimiento) y transporte llega a exceder el 50 del
tiempo de tratamiento del producto lo cual liga estrechamente a la logiacutestica con el concepto de
flujo implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos el mando y la gestioacuten
son estos determinantes para lograr la reduccioacuten de los costos y el aumento de la rentabilidad
Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logiacutestico que sea
capaz de reducir al miacutenimo todos los costos relacionados con transportacioacuten almacenamiento y
distribucioacuten de sus productos
Esto estaacute asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que
ademaacutes de los costos directos muy controlados y provenientes del proceso de produccioacuten existen
costos antildeadidos como los de mantenimiento de inventario almacenamiento transporte y
distribucioacuten que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflacioacuten que lleva a la empresa a
perder su competitividad Hernaacutendez Maden (1999) Peacuterez Campantildea (2005) Goacutemez (2009)
El proceso de costo no es maacutes que la parte del valor que se impone praacutecticamente en todo proceso
de produccioacuten efectivo de mercanciacuteas pues el proceso de circulacioacuten se encarga de hacer revertir
constantemente la forma de mercanciacutea que presenta esa parte del valor a la forma capital
productiva por donde el precio de costo de la mercanciacutea tiene que rescatar constantemente los
elementos de produccioacuten consumidos para producirla El anaacutelisis de la relacioacuten costo ndash volumen ndash
utilidad depende de una cuidadosa segregacioacuten de los costos de acuerdo a su naturaleza en
constantes y variables
Los costos logiacutesticos como parte del sistema de costos
Los costos en su relacioacuten con los gastos presentan las caracteriacutesticas siguientes
bull Se considera al conjunto de gastos como un todo y a los costos como una parte de ellos
bull Otra forma de explicar los costos es sentildealarlos como gastos aplicados en el proceso de
obtener los bienes o prestar los servicios
5
bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los
factores que intervienen en el proceso de operacioacuten
Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo
existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo
de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y
no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo
Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes
de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liacutequido
Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacioacuten
= Costo de la produccioacuten del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la produccioacuten terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la produccioacuten vendida
Gastos
bull Gastos de Administracioacuten
bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas
bull Gastos Financieros
El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se
mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar
materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la
eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc
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Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje
bull Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto
donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute
configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un
almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho
costo
bull Costo de las instalaciones
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en
instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc
Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que
esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo
de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten
estos costos se hacen importantes y complejos
bull Costos de Manipulacioacuten
Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto
humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios
teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y
manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea
maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes
adecuados de manipulacioacuten
bull Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente
una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta
7
Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
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importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
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Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
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mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
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Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
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de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
5
bull Es decir los costos constituyen los pagos a los insumos o tambieacuten las remuneraciones a los
factores que intervienen en el proceso de operacioacuten
Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo
existe cuando se obtienen bienes o servicios al comprar y no procesar un bien o servicio el costo
de operacioacuten desaparece y solo subsiste el costo de compra y por uacuteltimo que el gasto que estuvo y
no deja de estar despueacutes de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo
Al observar el estado de resultados de una empresa se identifican los elementos maacutes importantes
de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Liacutequido
Costo de Ventas (Costo de la produccioacuten vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacioacuten
= Costo de la produccioacuten del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la produccioacuten terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la produccioacuten vendida
Gastos
bull Gastos de Administracioacuten
bull Gastos de Distribucioacuten y Ventas
bull Gastos Financieros
El costo logiacutestico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se
mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logiacutestico (proceso de mover y almacenar
materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes) estaacuten relacionados con la
eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad) la calidad etc
6
Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje
bull Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto
donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute
configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un
almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho
costo
bull Costo de las instalaciones
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en
instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc
Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que
esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo
de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten
estos costos se hacen importantes y complejos
bull Costos de Manipulacioacuten
Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto
humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios
teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y
manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea
maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes
adecuados de manipulacioacuten
bull Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente
una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta
7
Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
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importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
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Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
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26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
6
Clasificacioacuten de los costos logiacutesticos derivados del almacenaje
bull Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilizacioacuten de un recinto
donde se almacenan los productos La estructura de costos por este concepto adquiriraacute
configuraciones muy diferentes seguacuten se trate de la utilizacioacuten de un almaceacuten propio o de un
almaceacuten alquilado Se relacionan a continuacioacuten los principales conceptos que intervienen en dicho
costo
bull Costo de las instalaciones
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes ya que tiene muchos conceptos comunes con eacutel Las inversiones maacutes comunes en
instalaciones fijas suelen ser Estanteriacuteas Almacenes rotativos Muelles puertos y abrigos etc
Tambieacuten se incluiraacuten en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversioacuten que
esteacuten directamente relacionadas con el almacenaje Al igual que los costos del espacio la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes seguacuten el tipo
de instalaciones empleadas A medida que aumenta el grado de automatizacioacuten de un almaceacuten
estos costos se hacen importantes y complejos
bull Costos de Manipulacioacuten
Se entiende por costo de manipulacioacuten el que corresponde a los recursos empleados tanto
humanos como teacutecnicos destinados a cubrir esta labor en el almaceacuten Dentro de los medios
teacutecnicos se incluyen las carretillas elevadoras carretillas de preparacioacuten de pedidos asiacute como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulacioacuten y
manutencioacuten tales como caminos de rodillos para la preparacioacuten o traslado de mercanciacutea
maacutequinas de embalar enfardar etiquetar etc La utilizacioacuten de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas con repercusiones positivas en la consecucioacuten de tiempos maacutes
adecuados de manipulacioacuten
bull Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al maacuteximo es simplemente
una expresioacuten incompleta puesto que como se ha visto este costo estaacuten formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
actividad o funcioacuten Se deduce por tanto que una poliacutetica de reduccioacuten de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los liacutemites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la funcioacuten con los servicios prestados por esta
7
Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
8
importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
9
Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
7
Descripcioacuten general del flujo de operaciones logiacutesticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logiacutesticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforacioacuten y reparacioacuten de petroacuteleo y gas para satisfacer la
demanda nacional en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la produccioacuten a
gran escala en la misma el proceso logiacutestico es fundamental en el mismo existen los flujos
logiacutesticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general
Flujo Informativo El flujo de informacioacuten de la cadena logiacutestica de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un aacuterea a traveacutes de un correo electroacutenico para el balancista el mismo
revisa a traveacutes del sistema informaacutetico (Plan de Compras) las existencias en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa El Grupo de Compras enviacutea este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA) La importadora enviacutea la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electroacutenico cuando estos enviacutean las ofertas despueacutes de realizar un
anaacutelisis de concurrencia se manda por correo la elegida al departamento teacutecnico para que se realice
la evaluacioacuten teacutecnica Despueacutes de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobacioacuten firma y
ejecucioacuten del contrato Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercanciacutea hacia el
destino donde se van realizando llamadas perioacutedicas durante el proceso de travesiacutea para verificar el
estado y condiciones del trayecto
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora esto incluye revisioacuten de documentos de embarque y
documentos legales Una vez verificada toda la documentacioacuten se procede a realizar la gestioacuten con la
empresa transportista a traveacutes de solicitud oficial de transporte o por teleacutefono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte esta gestioacuten incluye la
entrega de la documentacioacuten como carta de porte factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto
Una vez concluido esta gestioacuten se traslada el producto hacia el almaceacuten de la empresa ahiacute se realiza
la recepcioacuten del suministro realizando un a partir de la relacioacuten directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el coacutedigo descripcioacuten y nivel de rotacioacuten del mismo Despueacutes la operadora
del almaceacuten conforma el informe de recepcioacuten a traveacutes del sistema informaacutetico (Mistral) Despueacutes el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al aacuterea que realizoacute la
demanda
Flujo de Material
Parte de una necesidad de un aacuterea determinada por lo que se realiza una revisioacuten a ver si el
producto se encuentra en el almaceacuten en caso de existir se le asigna al aacuterea donde surgioacute la
necesidad pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
8
importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
9
Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
8
importadora que se encarga de realizar todos los traacutemites con los proveedores para gestionar el
producto cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes de ahiacute va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad Al llegar el producto
al almaceacuten se realiza la recepcioacuten del mismo donde el balancista que realizoacute la solicitud del aacuterea
donde partioacute la necesidad es el encargado de decir coacutedigo el almaceacuten la descripcioacuten con que se le
va a dar entrada al producto asiacute como el nivel de rotacioacuten norma de consumo y clasificacioacuten que se
va a dar al mismo Cuando el producto estaacute en almaceacuten el balancista le asigna al aacuterea el producto a
partir de ahiacute el almaceacuten emite un vale de salida de producto y el aacuterea lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar
Flujo Financiero
En el proceso logiacutestico despueacutes que la solicitud se enviacutea hacia la empresa importadora ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
buacutesqueda y seleccioacuten de proveedores enviacuteo de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional
asiacute como la comunicacioacuten que se necesita establecer en estos casos Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra se comienza a realizar gastos de gestioacuten pues incluye
la aprobacioacuten de la oferta anaacutelisis y firma del contrato y la gestioacuten con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercanciacutea Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato Despueacutes se incurren en gastos por recepcioacuten almacenamiento y transportacioacuten de los
productos y por uacuteltimo se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a traveacutes de vales de
salida de almaceacuten con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el aacuterea para los diferentes gastos del mes Teniendo en
cuenta que a traveacutes del anaacutelisis del proceso se puede dar un caraacutecter maacutes concreto a la identificacioacuten
del banco de problemas que puede incidir en el desempentildeo de la organizacioacuten se emplea como
elemento complementario el diagrama de relaciones del proceso logiacutestico
Relaciones existentes a partir de los flujos logiacutesticos
Flujo Material
bull Este flujo estaacute representado por el traslado de mercanciacutea que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte mariacutetimo
bull Tambieacuten existe este cuando se traslada la mercanciacutea desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa
bull De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
bull En todo el proceso de recepcioacuten manipulacioacuten y almacenaje de la mercanciacutea
bull Por uacuteltimo en el proceso de salida del almaceacuten hacia el cliente en este caso la direccioacuten de
perforacioacuten de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
9
Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
9
Flujo de Informacioacuten
Entre 1 y 2 Solicitud de Productos Caracteriacutesticas teacutecnicas Aclaraciones Aprobacioacuten o
Desestimacioacuten de ofertas Ofertas para Aprobacioacuten Teacutecnica Notificacioacuten de apertura de bultos
Conformidad con la mercanciacutea
Entre 2 y 3 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones
Entre 2 y 4 Solicitud de Ofertas Caracteriacutesticas teacutecnicas Ofertas Aclaraciones Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4 Contrato compra-venta
Entre 4 5 y 6 Contrato compra-venta
Entre 4 y 7 Factura Comercial Conocimiento de Embarque Lista de Empaque Certificado de
Origen NA (No De Acuerdo del Consejo de Administracioacuten de Divisas)
Entre 4 y 9 Contrato de Seguro de la Mercanciacutea
Entre 10 y 2 Certificacioacuten Nivel de Inventario Notificacioacuten de apertura de bultos
Entre 1 y 10 Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logiacutestica que exista flujo de material y de informacioacuten existiraacuten
gastos asociados gastos en medios de computacioacuten gastos en materiales de oficina gastos de
teleacutefono correo electroacutenico Internet gastos de combustible para transportacioacuten gastos de
corriente eleacutectrica En este caso desde que la mercanciacutea sale del puerto de Halifax estaacute
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta) Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4 por la importacioacuten) Se generan gastos para
transportar la mercanciacutea desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS Una vez que la mercanciacutea se encuentra formando parte del
inventario del almaceacuten de la empresa genera gastos
Meacutetodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas una dosis elevada de proactividad
agilidad creatividad innovacioacuten competitividad y efectividad en su desempentildeo Un cambio
centrado en el reconocimiento pleno de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno con la maacutexima de agregar valor
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logiacutestico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos es decir en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificacioacuten de los costos asociados Los costos logiacutesticos agrupan todos los costos adheridos a
las funciones de la empresa que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados Se debe expresar que el desarrollo de los costos es una de las actividades
maacutes criacutetica en el disentildeo y operacioacuten de los sistemas logiacutesticos y es tambieacuten la que presenta la
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
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25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
10
mayor dificultad en parte por la falta de definicioacuten o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema
El procedimiento general para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1 se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemaacutetica manifestada en esta
investigacioacuten tomando como referencias los enfoques sobre gestioacuten y mejora de procesos
propuestos por Negriacuten Sosa (2003) Goacutemez (2009) investigaciones realizadas sobre los costos
logiacutesticos dentro y fuera del sector Portal Rueda (2009) Goacutemez amp Mentado (2010) y los
resultados de la revisioacuten bibliograacutefica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capiacutetulo 1 para el estudio de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento con los que coincide
plenamente el autor de esta investigacioacuten
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuacioacuten
Etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
La implantacioacuten del sistema de costos logiacutesticos ha de ser una accioacuten apoyada por la alta
direccioacuten por el grupo de gestioacuten de la logiacutestica contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio es
necesario su motivacioacuten comprensioacuten y apoyo por lo que se revisaraacute el tema en cuestioacuten
proponiendo un cronograma de trabajo En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposicioacuten y la de los demaacutes miembros de participar colaborar y apoyar la
investigacioacuten Una vez conocido los intereses se procederaacute a la confeccioacuten de la proyeccioacuten de trabajo con
los objetivos actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los recursos necesarios
para el aseguramiento de la investigacioacuten
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
11
Figura 1 Procedimiento para el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS Fuente elaboracioacuten propia a
partir Goacutemez amp Mentado (2010)
Etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el proceso
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema personas
de las aacutereas de logiacutestica contabilidad produccioacuten informaacutetica y otras aacutereas participen en la
deteccioacuten de los elementos para efectuar las mediciones
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio se toma conciencia de la necesidad
de la implantacioacuten por tanto se cuenta con la participacioacuten activa y una actitud correctamente
orientada seguacuten los objetivos del sistema de los trabajadores En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos baacutesicos y objetivos del sistema de costos logiacutesticos El
proceso de seleccioacuten del equipo de trabajo se sustenta en anaacutelisis de expertos debieacutendose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
funcioacuten de la problemaacutetica a tratar La seleccioacuten del equipo de trabajo se realiza a traveacutes de
teacutecnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigacioacuten para esto se aplicaraacute una encuesta que evaluacutee el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son constitucioacuten de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados aplicacioacuten de la bateriacutea de encuestas cuestionario de competencia de
experto grado de autoridad procesamiento y seleccioacuten a partir del iacutendice de experticidad En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y aacutegiles de
coordinacioacuten y comunicacioacuten entre el equipo de trabajo y el responsable
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizaraacute el disentildeo
del programa detallado de las actividades y plazos de ejecucioacuten asiacute como la asignacioacuten de los
recursos necesarios para el aseguramiento de la investigacioacuten El proyecto debe ser conducido
teacutecnica y acadeacutemicamente por un profesional versado en el tema Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones elaborar siacutentesis de cada
sesioacuten integrar y conciliar las conclusiones de los grupos
En esta etapa se realizaraacute el diagnoacutestico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realizacioacuten del estudio que se apoyaraacute fundamentalmente en la lista de chequeo anexo 1
especiacutefica para almacenes que establece Cupet la guiacutea de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolucioacuten 6011 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
verificar en la norma ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechosrdquo en lo concerniente al subsistema de inventarios anexo 2
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
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13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
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17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
12
Etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
En esta etapa se realizaraacute una revisioacuten del sistema de costos actual analizando las caracteriacutesticas
de lo que existe queacute datos sobre costos logiacutesticos puede aportar el sistema contable existente y
queacute otros se poseen en los diferentes grupos recolectaacutendolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta direccioacuten sobre las definiciones de las categoriacuteas y elementos para luego
disentildear el sistema de costos logiacutesticos Para los costos anteriores que ya existen en la empresa se
ha de conocer la forma de presentacioacuten y la periodicidad de la misma asiacute como los responsables
Asimismo esta etapa tiene que completarse con la relacioacuten de costos logiacutesticos que no suministra
el sistema actual Se utilizaraacute la revisioacuten de datos histoacutericos manuales y otros documentos
existentes en la entidad con el anaacutelisis y siacutentesis de estos documentos se realizaraacute un diagnoacutestico
del sistema actual de costo
Etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos
En esta etapa se definiraacuten las categoriacuteas de costos logiacutesticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa lo cual se realizaraacute con una sesioacuten de trabajo en equipo apoyados en
la tormenta de ideas Una vez establecidas las categoriacuteas se identificaraacuten los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas teniendo en cuenta que cada aacuterea de la empresa debe
tener sus propios elementos los cuaacuteles tienen que haber sido identificados contemplando quieacutenes
son sus clientes cuaacutel es su producto y cuaacuteles son las actividades especiacuteficas que generan los
elementos del sistema de costos De esta manera se produce un sistema de medicioacuten disentildeado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa
Esta etapa se materializa a traveacutes de 3 momentos fundamentales que se describen a continuacioacuten
1 Identificacioacuten de los clientes del proceso y sus necesidades
Los clientes son todos los usuarios del producto yo servicio asiacute como tambieacuten todo proceso que
dictamine especificaciones Si cada proceso no identifica a la gama de clientes su producto yo
servicio seraacute generado con defectos En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades apoyaacutendose en los datos que posee el grupo de gestioacuten de la calidad sistema de
planificacioacuten de la empresa el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso utilizando el consenso de los expertos
2 Identificacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su seleccioacuten
3 Organizacioacuten de los elementos del sistema de costos logiacutesticos
Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoriacutea Despueacutes de culminada la aplicacioacuten de la teacutecnica se pasariacutea a la
proacutexima etapa Antes de conocer coacutemo debe presentarse la informacioacuten de un sistema de medicioacuten
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
13
de costos logiacutesticos cada queacute tiempo debe rendirse el informe y coacutemo deben hacerse los anaacutelisis
pertinentes es necesario conocer coacutemo cuantificar los costos logiacutesticos y en quieacuten o quieacutenes debe
caer esta responsabilidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestioacuten de los costos logiacutesticos es necesario desarrollar la
documentacioacuten del procedimiento a seguir para cuando se ponga en praacutectica en toda la
organizacioacuten dicho programa El procedimiento interno de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar define coacutemo y cuaacutendo se
tienen que recoger o estimar los datos los formatos establecidos para el registro tambieacuten define
las bases comparativas a incluir ademaacutes se precisa responsabilidades para la ejecucioacuten de los
requisitos Este procedimiento proporcionaraacute refinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestioacuten financiera Tambieacuten pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el anaacutelisis del comportamiento de los costos todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el caacutelculo y evaluacioacuten de estos costos
Etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y presentados en forma de informe a la
alta direccioacuten de la empresa Para esto se utilizaraacuten las hojas de caacutelculo informaacuteticas (EXCEL)
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentacioacuten de los resultados se haraacute en forma de informe a la alta direccioacuten de la empresa lo
cual estaraacute definido por el equipo de trabajo Se presentaraacuten ademaacutes las propuestas de mejora
para cada desviacioacuten obtenida lo cual se basaraacute en la estrategia apropiada seguacuten el monto de sus
diferentes partidas
Aunque la perfeccioacuten es obviamente el objetivo a largo plazo no se debe creer que sea el objetivo
maacutes econoacutemico a corto plazo ni en todas las situaciones El criterio maacutes importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanzaraacute el liacutemite econoacutemico es comparar los beneficios que se podriacutean
conseguir mediante proyectos especiacuteficos con los costos implicados en alcanzarlos
En resumen el procedimiento presentado sustentado por diferentes teacutecnicas contribuye a realizar
el caacutelculo y evaluacioacuten de los costos logiacutesticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio facilitando informacioacuten para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad
Resultados y discusioacuten
Resultados de la etapa 1 Anaacutelisis de la proyeccioacuten de trabajo
Para materializar esta etapa se realizoacute una entrevista con el director de la entidad dando a conocer
el intereacutes de la alta direccioacuten en identificar los costos logiacutesticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
14
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habiacutean realizado estudios
de este tipo Posteriormente se reunioacute el consejo de direccioacuten ampliado de la entidad y se informoacute
acerca del proceso tomando en consideracioacuten los planteamientos de ellos
A partir de las sugerencias recogidas se elaboroacute un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de direccioacuten y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecioacute el cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3 Se definioacute hacer un diagnoacutestico en el aacuterea y a partir de la revisioacuten de la informacioacuten
identificar los problemas maacutes importantes derivados de las aacutereas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones auditorias anteriores y controles internos para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas
Resultados de la etapa 2 Formacioacuten del equipo involucrado en el disentildeo de costos para el
proceso
Se conformoacute el equipo de trabajo a partir de la comisioacuten de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolucioacuten 1202011 en la empresa compuesto por 18 miembros A estos 18
miembros se le aplicoacute el cuestionario constatando que todos cumpliacutean la condicioacuten expuesta que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 07
La informacioacuten recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada
obtenieacutendose los valores del coeficiente de competencia
El equipo de trabajo quedoacute conformado por
1 Director general
2 Director adjunto
3 Contador principal
4 Director operaciones
5 Director teacutecnico
6 Director divisioacuten logiacutestica
7 Balancista
8 Balancista
9 Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizoacute una accioacuten de capacitacioacuten en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participacioacuten exponiendo estos sus criterios ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta
Se comenzoacute con la revisioacuten de los informes de auditoriacutea en el antildeo 2011 y 2012 en la entidad que
rezan en el expediente uacutenico de la empresa para revisar los sentildealamientos asociados a los costos
los inventarios y el sistema de almacenamiento observaacutendose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
15
Para conocer coacutemo los clientes internos perciben el desempentildeo de la gestioacuten de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo A partir del consenso de los expertos se decidioacute establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relacioacuten con los criterios
sometidos a consideracioacuten en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente sobre la base de la escala de evaluacioacuten elegida
1 Como se puede apreciar en relacioacuten con la garantiacutea de un suministro de materiales
eficiente en una escala de 1 a 5 los encuestados manifestaron como la dificultad que maacutes
conspira contra ello la falta de financiamiento y la poca capacitacioacuten y habilidades en los
compradores otorgaacutendoles una calificacioacuten de 47 y 38 respectivamente
2 En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en las empresas los expertos sentildealan con mayores incidencias las
compras por solicitudes urgentes de materiales causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsioacuten material y financiera eficaz obteniendo una puntuacioacuten de 42
3 Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa lo cual
se refleja en una puntuacioacuten de 44
4 Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente el 877 de los encuestados consideran que tiene un nivel medio esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las aacutereas
5 En cuanto a las entregas oportunas el 95 de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca estas se reciben en tiempo
Luego del resultado obtenido se revisoacute que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promocioacuten y venta a otras empresas Se pudo comprobar que la entidad
lleva un anaacutelisis del nivel de inventario en los informes que emite se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirioacute un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011 a
lo cual el aacuterea de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificacioacuten ldquoinventarios fijos teacutecnicamente
necesariosrdquo que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoriacutea ascendioacute
a 419220086 pesos Se observa que las Tuberiacuteas perforacioacuten Repuestos para el
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier averiacutea
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
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26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
16
Finalmente se procedioacute seguacuten programa a aplicar la guiacutea de autocontrol de la norma
ldquoDocumentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosrdquo del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificacioacuten de la misma
observaacutendose que en el inciso ldquonrdquo referido a ldquoLos inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminacioacutenrdquo soacutelo se registran en una cuenta independiente pero no estaacuten fiacutesicamente
separados hecho este que estaacute en el programa de reestructuracioacuten de los almacenes concebido
por la entidad
Resultados de la etapa 3 Revisioacuten del sistema de costos actual
Con el afaacuten de conocer la situacioacuten actual de los costos logiacutesticos se revisoacute el procedimiento
vigente en la entidad asiacute como el manual de costos comprobaacutendose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la informacioacuten registrada de los costos logiacutesticos
ademaacutes en el sector se han realizado estudios de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento
en entidades con caracteriacutesticas similares Goacutemez amp Mentado (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reduccioacuten de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual enviacutea a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logiacutestico siendo muy
general y no estaacute organizado por elementos De la revisioacuten realizada se determinoacute que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la informacioacuten necesaria para la
conformacioacuten de una partida de costos y su posterior caacutelculo Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categoriacuteas y elementos de los costos logiacutesticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboracioacuten de la partida de costos
Resultados de la etapa 4 Propuesta del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Del anaacutelisis realizado en la etapa anterior se decidioacute revisar los elementos que intervienen en los
costos logiacutesticos con estos datos y en una sesioacuten de tormenta de ideas por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa estos elementos fueron usados como
guiacutea para definir los costos logiacutesticos
La identificacioacuten de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad Para esto se revisoacute en el sistema automatizado del presupuesto de
gasto (SISCONT-5)1 cuaacuteles eran los clientes que maacutes incurriacutean en los costos ocultos en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes Realizado todo el estudio
1 Sistema de contabilidad automatizado versioacuten 5
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
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26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
17
descrito anteriormente se procedioacute al caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5 Caacutelculo y anaacutelisis de los costos logiacutesticos asociados al
almacenamiento
En esta etapa se realizaraacute el caacutelculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epiacutegrafe 16
del capiacutetulo I Se calcularaacuten los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4 que seraacuten analizados y
Indicadores Teacutecnico-Econoacutemicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economiacutea de almacenes calcular indicadores
teacutecnico-econoacutemicos En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 () La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo 2 alquilados y 3 propios Los resultados de estos caacutelculos de
los indicadores teacutecnicos ndash econoacutemicos se muestran en la tabla 1
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento Fuente elaboracioacuten propia
Almacenes Occidente (Externo)
Centro Ferreteriacutea
Patio Ferreteriacutea
Santa Marta
(Alquilado)
Caacuterdenas (Alquilado)
Total Indicador
Aacuterea Total (msup2) 26000 52500 800000 26000 800000 800000 2504500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento
del Aacuterea 7692 7238 8750 7692 8750 8750 8696
Aacuterea Principal (msup2) 22000 47500 800000 22000 800000 800000 2491500
Aacuterea Uacutetil 20000 38000 700000 20000 700000 700000 2178000
Aprovechamiento del Aacuterea Principal
9091 8000 8750 9091 8750 8750 8742
Puntal libre 500 500 500 1500
Altura promedio de estiba
350 350 350 1050
Aprovechamiento
de la altura 7000 7000 7000 7000
Vol Total (msup3) 560160 375000 560160 1495320
Vol Uacutetil (msup3) 100000 190000 100000 390000
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
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25
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una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
18
Aprovechamiento
del Volumen 1785 5067 1785 2608
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciacioacuten
electricidad salario seguridad y material de oficina e insumos Teniendo en cuenta lo antes
expuesto se procede a hacer el anaacutelisis de los mismos durante el antildeo 2012 en las tabla 2 y tabla
3
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almaceacuten en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Cierre Diciembre 2012
Elementos de gastos Plan Real Desviac
20000 Materiales auxiliares 1954896 194425137 9946 10645
40000 Energiacutea 857736 956318096 11149 -98582
50000 Salario 32777172 322716382 9846 505534
60000 Seguridad social 12745356 124290448 9752 316311
70000 Amortizacioacuten 17850936 182453943 10221 -394458
Total 66186096 65846647 9949 339449
Tabla 3 Otros Costos Fuente elaboracioacuten propia
Cierre Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos Plan Real Desviac
30000 Combustibles 1849992 852691051 4609 997301
80000 Otros gastos monetarios 22123716 193896543 8764 2734062
90000 traspasos 000
TOTAL 23973708 20242345 8444 3731363
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energiacutea se destaca de
manera decreciente durante el antildeo sobre el resto de los demaacutes componentes que a diferencia de
este mantienen un comportamiento muy similar El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido antildeo
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido antildeo Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir asiacute como los traspasos
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en
logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]
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Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
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al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
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25
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la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
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procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
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administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
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17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
19
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario estaacuten sujetas a diversas circunstancias que suponen una
peacuterdida de su valor real Entre las principales causas de estas peacuterdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros las devoluciones y la depreciacioacuten
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almaceacuten se confeccionoacute una ficha de
costo para los dependientes seguacuten los almacenes y el tipo de producto que se manipula asiacute como
los gastos de materiales tabla 4
Tabla 4 Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones Fuente elaboracioacuten propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Caacuterdenas
Centro Ferreteriacutea Patio
Ferreteriacutea
Material de oficina $127 $127
Salario $199 $199
Otros gastos
Depreciacioacuten $1666 $1666
Servicios de alquiler de gruacuteas y otros equipos $53000
Total $54992 $1992
Al analizar las Mermas Averiacuteas y Deterioros en el antildeo 2012 se pudo apreciar que estos
resultados estaacuten dados por ajustes seguacuten norma establecida encontraacutendose todos en los
paraacutemetros que no llevoacute a la apertura de expedientes
Al efectuar el anaacutelisis de las devoluciones en este antildeo se produjeron en el antildeo un total de932
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 2833 con un
valor total de 2844698 Ferreteriacutea Patio con 162 para un 1738 con un valor de 8683385
Ferreteriacutea con 159 para un 1706 con un valor de 2635586 y en el caso del almaceacuten de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones representando el 687 sin embargo el monto ascendioacute a 244639
similar al almaceacuten Centro En los almacenes de Centro y Ferreteriacutea Patio el mayor peso lo tuvo la
devolucioacuten de barrenas y tuberiacuteas respectivamente debido a que el objetivo geoloacutegico no se
cumplioacute y se paroacute el pozo Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en
logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]
2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo
Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior
Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos
Madrid 1991
4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en
httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr
[Consultado 09-11-2012]
5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001
Pp 22-31
6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la
Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]
25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
20
Tabla 5 Devoluciones realizadas en el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten propia
Mes Cierre del antildeo 2012
ALMACENES Cantidad
total Importe
total
sobre la cantidad
total
sobre el importe
total
Centro 264 2844698 2833 1028
Ferreteriacutea Patio 162 8683385 1738 3138
Ferreteriacutea 159 2635586 1706 953
Occidente 158 8463425 1695 3059
Caacuterdenas 125 2594874 1341 938
Santa Marta 64 244639 687 884
Total 932 2766836 10000 10000
Cantidad de devoluciones por almacenes antildeo 2012
Centro 264 29
Ferreteriacutea Patio
162 17Ferreteriacutea 159
17
Occidente 158
17
Caacuterdenas 125
13
Santa Marta 64
7
Graacutefico 1 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el antildeo 2012 Fuente elaboracioacuten
propia
Indicador Total
Mermas Averiacuteas y Deterioros $ 112116
Devoluciones $ 27668357
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en
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2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo
Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior
Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos
Madrid 1991
4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en
httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr
[Consultado 09-11-2012]
5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001
Pp 22-31
6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la
Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]
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9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
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Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
21
Depreciacioacuten de AFT $ 10812614
Total $ 38593087
Como resultado final al calcular la partida de costo logiacutesticos asociados al almacenamiento
quedariacutean como se muestran en la tabla 7
Tabla 7 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Partida de costos logiacutesticos asociados al almacenamiento Antildeo 2012
Costo del Espacio
Agua 4891
Energiacutea 1421164
Telefoniacutea (truncking) 134795
Depreciacioacuten 18795150
Subtotal 20356000
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios 37518727
Traspaso 4509415
Subtotal 42028142
Costos de Manipulacioacuten
Material de oficina e insumos 1178825
Recogida de desechos y fumigacioacuten 79230
Proteccioacuten e higiene del trabajo 610982
Servicios de ADESA 1481602
Seguridad Social 12718105
Combustible 997490
Salarios 33955192
Subtotal 51021426
Mermas Averiacuteas y Deterioros 112116
Devoluciones 27668357
Depreciacioacuten de AFT 10812614
Subtotal 38593087
Total 151998655
Etapa 6 Presentacioacuten de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en
logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]
2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo
Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior
Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos
Madrid 1991
4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en
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6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la
Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]
25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
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14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
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15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
22
Anaacutelisis de los resultados
Existe una gran variacioacuten en los costos logiacutesticos entre unas empresas y otras Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 para aquellas que producen y distribuyen
mercanciacuteas de alto valor hasta maacutes de un 32 para las empresas que distribuyen productos de
poco valor
Tabla 8 Estado de resultado por costo Fuente elaboracioacuten propia
Costos logiacutesticos asociados al almacenamiento del Total de
costos
Costo del Espacio 1339
Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357
Costos Ocultos 2539
Total 10000
Las firmas que incluyen proceso de fabricacioacuten experimentan generalmente costos de logiacutestica
entre un 10 y un 15 de sus ventas mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 de las ventas Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 de las ventas por teacutermino medio
Graacutefico 2 Representacioacuten del porciento de devoluciones por almacenes Fuente elaboracioacuten
propia
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logiacutestica esta se convertiriacutea en el aacuterea
maacutes importante de la empresa en cuanto a absorcioacuten de costos
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS en el periacuteodo que se analiza arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
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2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo
Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior
Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos
Madrid 1991
4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en
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5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001
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6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la
Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]
25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
23
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas
Fuente elaboracioacuten propia
Antildeo 2012
Costos de Almacenamiento Ventas
151998655 3463284166 439
En los mismos se puede apreciar que en el antildeo 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 439 de las ventas paraacutemetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa por ser un aacuterea perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercanciacuteas de alto valor
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinoacute proponer un plan de accioacuten para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes
1 Restructuracioacuten comisioacuten de trabajo para el anaacutelisis la depuracioacuten y reorganizacioacuten de los
inventarios en la Empresa
2 Depuracioacuten de las funciones del grupo de Balancistas
3 Correccioacuten de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4 Revisioacuten de las normas de consumo dudosas del inventario de lento movimiento e
identificacioacuten de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5 Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6 Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecucioacuten real de los
servicios realizados en el antildeo excepto la perforacioacuten y seguacuten plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecucioacuten
Conclusiones
1 Se definioacute que por las caracteriacutesticas de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos que son Costo del Espacio
Costo de las Instalaciones Costo de Manipulacioacuten y Costo de Tenencia de Stock de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos
2 Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuracioacuten de la distribucioacuten espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 00000 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almaceacuten
3 Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general para el Costo del Espacio 1339 Costo de las Instalaciones 2765
Costos de Manipulacioacuten 3357 Costos Ocultos 2539
24
4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en
logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]
2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo
Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior
Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos
Madrid 1991
4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en
httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr
[Consultado 09-11-2012]
5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001
Pp 22-31
6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la
Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]
25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
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Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
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Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
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NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
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Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
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4 Durante el antildeo 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 439
de las ventas tal y como estaacute establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor
5 Se elaboroacute una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones
Recomendaciones
1 Por la importancia que reviste la logiacutestica en empresas como esta se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable
2 Emplear la investigacioacuten como fuente de consulta para impartir la temaacutetica referida a los
costos logiacutesticos dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas
3 Extender a las demaacutes entidades del sistema Cupet el procedimiento para el caacutelculo del
costo de almacenamiento con las adecuaciones pertinentes de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logiacutesticos y su reduccioacuten dentro del marco del modelo
econoacutemico cubano
4 Incrementar la capacitacioacuten de los trabajadores de los almacenes y de la Divisioacuten de
Logiacutestica en general para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado
Bibliografiacutea
1 Anibal Mora Luis Los indicadores de gestioacuten logiacutesticos [en liacutenea] Disponible en
logisticsepmnetco [Consultado 05-10-2012]
2 Acevedo Suaacuterez J A et al ldquoRedisentildeo de los sistemas logiacutesticos para competir con eacutexitordquo
Ponencia presentada en el evento LOGISTICArsquo96 celebrado en el Instituto Superior
Politeacutecnico Joseacute A Echeverriacutea Ciudad de La Habana noviembre de 1996
3 Ballou Ronald H Logiacutestica empresarial Control y planificacioacuten Ed Diacuteaz de Santos
Madrid 1991
4 Galiana Joseacute Luis El Coste Logiacutestico [en liacutenea] Disponible en
httpgestionfundacioncarolinaescandidatoagendami_solicitudpop_programapop_pr
[Consultado 09-11-2012]
5 Goacutemez M amp Acevedo J Logiacutestica Moderna y Competitividad Empresarial La Habana 2001
Pp 22-31
6 Goacutemez RC Contribucioacuten al mejoramiento del flujo esencial del Taller Automotor de la
Empresa de Perforacioacuten y Extraccioacuten de Petroacuteleo del Centro Tesis presentada en opcioacuten
al tiacutetulo de maacutester en ciencias teacutecnicas UMCC Matanzas 2009
7 Goacutemez RC amp Mentado L (2010) Costos Logiacutesticos en Almacenes de la EPEP-Centro
Ponencia presentada al Forum de Ciencia y Teacutecnica Matanzas
8 Gutieacuterrez Clemente Aitor Control de Costos [en liacutenea] Disponible en
httpwwwwikilearningcom_inversawkccp-3283-34htm Consultado [09-11-2012]
25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
25
9 Hernaacutendez Maden Dr Ing Reynol (1999) Tecnologiacutea de Almacenamiento Dpto de
Ingenieriacutea Industrial Universidad de Matanzas ldquoCamilo Cienfuegosrdquo
10 Negrin Sosa E Mejoramiento de la Administracioacuten de Operaciones s Hoteleras para optar
por el grado de Doctor en Ciencias Teacutecnicas UMCC Matanzas 2003
11 Partido Comunista de Cuba (PCC) Resolucioacuten del VI Congreso del PCC Lineamientos de
la poliacutetica econoacutemica y social del Partido y la Revolucioacuten La Habana Granma 2011 ISBN
953-025-152-6
12 Peacuterez Campantildea M Contribucioacuten al control de gestioacuten en elementos Modelo y
procedimientos para las empresas comercializadoras Tesis para optar por el grado
cientiacutefico de Doctor en Ciencias Teacutecnicas Holguiacuten 2005
13 Portal Rueda CA (2009) Costos logiacutesticos Programa de estudios de costos logiacutesticos
[en liacutenea] Disponible en logisticsepmnetco [consultado 01032013] Asuncioacuten
Paraguay
14 Taype Molina Martin Alianza Cliente ndash Proveedor Soporte de una gestioacuten logiacutestica
exitosa [en liacutenea] Disponible en httpwwwgestiopoliscomcanales6mktalianclientehtm
[Consultado 09-11-2012]
15 Thrischler W E ldquoMejora del Valor Antildeadido en los Procesos Ahorrando tiempo y dinero
eliminando despilfarrordquo Gestioacuten 2000 Espantildea
16 Torrente Teresa Chacoacuten Beatriz ldquoEl Control Interno un instrumento eficaz para la
administracioacutenrdquo Revista de Auditoriacutea y control (La Habana) Nuacutemero 7 Diciembre p-16
2002
17 Velaacutezquez Albiol Pedro Luis Logiacutestica del Proceso de Almacenamiento Un enfoque hacia
una gestioacuten de excelencia Editora Logicuba La Habana 2005 Pp 90 ndash 98
18 White JA y HD Kinney (1994) Storage and Warehousing en Salvendy G (ed)
Handbook of Industrial Engineering (Parte IV) Editora ENPES MES La Habana
19 Zaratiegui J R ldquoLa gestioacuten por procesos su papel e importancia en la empresardquo
Economiacutea Industrial Vol VI No330 Espantildea p81-88 1999
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Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
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Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
26
Anexo 1 Lista de chequeo Fuente elaboracioacuten propia a partir de la guiacutea que establece Cupet en el Manual de Compras y almacenes 1- Exprese cuaacuteles son las principales fuentes que generan las compras de materiales materias
primas y repuestos en la empresa (1- Poco frecuente 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras
Frecuencia con que se utiliza (12345)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confeccioacuten del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemaacuteticamente cada cierto plazo
2- iquestExiste un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad Si_________ No_________
3- iquestEn queacute grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias ofertas y se realiza un proceso de evaluacioacuten de las mismas para seleccionar el proveedor maacutes conveniente para la entidad
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza 5-Se utiliza en todos los casos) 4- Exprese en queacute grado estaacuten presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes (1-No ocurre 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las aacutereas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificacioacuten
Problemas con la facturacioacuten y la documentacioacuten
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- iquestQueacute porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables _________ 6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras iquestqueacute tipo de periacuteodo
abarca Antildeo___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___ 7 -iquestPara los principales materiales existe elaborada formalmente una poliacutetica de inventario (tamantildeo de los pedidos de compra existencia miacutenima existencia maacutexima ciclo de revisioacuten del inventario) 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ninguacuten caso 5-Se tiene para todos los casos) 8 - iquestCuaacuteles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente (1- No existe esta dificultad 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades Grado de dificultad (12345)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitacioacuten y habilidades en los compradores
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
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NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
27
Falta de previsioacuten de las necesidades por las aacutereas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el paiacutes
Falta de informacioacuten sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las aacutereas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulacioacuten
Variaciones en los precios
Peacuterdidas yo sustracciones de mercanciacuteas en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar)
9-iquestExisten normas (o iacutendices) de consumo debidamente actualizadas para los principales materiales que utiliza la empresa
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen 5-Existen para todos y estaacuten actualizadas) 10-iquestExisten en inventario materiales en exceso o que no tienen utilizacioacuten inmediata en la
empresa 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas 5-No existen estos casos) 11- iquestEl proceso de recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas cumple con excelencia su funcioacuten de
controlar las cantidades precios calidad especificaciones y otros paraacutemetros que garantice un suministro fiable
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente 5- Es de excelencia) 12- iquestCuando en la recepcioacuten de las mercanciacuteas compradas se detectan deficiencias de cantidad
precios calidad especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamacioacuten al proveedor antes de las 72 horas
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza 5- Siempre se realiza) Anexo 2 Guiacutea de autocontrol para el componente laquoActividades de Controlraquo Fuente tomado de la guiacutea de autocontrol de la CGR2012 en su norma Documentacioacuten registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO
1 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios teniendo en cuentan lo siguiente a) Se cumple con la poliacutetica de gestioacuten de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior b) La persona del almaceacuten que cuenta mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
acceso al documento del suministrador (recepcioacuten a ciega) c) Los submayores de inventario del aacuterea contable deben estar al diacutea d) El almaceacuten informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas despueacutes de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario localizaacutendose inmediatamente las diferencias detectadas
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos perioacutedicos del 10 de los productos almacenados y cuando estos chequeos arrojen sistemaacuteticamente diferencias se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislacioacuten vigente
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o peacuterdidas
28
NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
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NO ASPECTOS A VERIFICAR SIacute NO aplicaacuterseles dicha responsabilidad de acuerdo con lo establecido
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente tramitaacutendose y aprobaacutendose dentro de los teacuterminos establecidos
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de eacutestas
i) Se controla a traveacutes de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista asiacute como los productos recibidos o remitidos en consignacioacuten y en depoacutesito
j) En caso de detectarse diferencias fiacutesicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes
k) Debe existir un control eficaz de los uacutetiles y herramientas en uso en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material
l) El personal del almaceacuten no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de Control de Inventarios
m) El aacuterea contable tiene que revisar los precios y caacutelculos de los productos recepcionados n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente
asiacute como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminacioacuten
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma
29
Anexo 3 Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecucioacuten Fuente
elaboracioacuten propia
No Actividades Fecha Participan Responsable
01 Reunioacuten de informacioacuten del proceso 19122012 Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
02 Reunioacuten informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar 20122012 Comisioacuten Director general
03 Seleccionar un equipo duacuteo de trabajo
encargado de organizar el proceso 20122012
Consejo de
Direccioacuten ampliado Director general
04 Preparacioacuten del cronograma de actividades
para el proceso de evaluacioacuten 21122012
Equipo
seleccionado Director general
05 Anaacutelisis y aprobacioacuten del Cronograma de
Trabajo 27122012
Consejo Direccioacuten
y Comisioacuten Director general
06 Seminariar a los miembros del consejo de
direccioacuten y de la comisioacuten 27122012
Consejo Direccioacuten y
Comisioacuten Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisioacuten para la
realizacioacuten del Diagnostico
28122012 Comisioacuten Jefe Comisioacuten
08
Definir las aacutereas doacutende se desarrollaraacute la
investigacioacuten 19012013 Miembros Comisioacuten Director general
09 Aplicar las encuestas y cuestionarios lista de
chequeo y guiacutea de autocontrol
20 ndash 21 24 -
28012013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe
3101 ndash 0402
2013
Equipo de inventario Director
11
Elaborar partida de costos Caacutelculo y
evaluacioacuten de los costos Propuesta de plan
de acciones para la solucioacuten de las
desviaciones detectadas
09 ndash 15
022013
Equipo de
inventario Director general
12 Presentacioacuten y aprobacioacuten de los resultados
de la investigacioacuten 17 022013 Equipo de inventario Director general
Nombre y Apellidos Fecha Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma
Jefe Comisioacuten Control Interno
Firma