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GRUPO GATEWAY
Cdigo: GG-PG-06
Edicin: 4 Pgina 1 de 13 Fecha: 07/Ago/2014
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PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
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Contenido
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS
4. ABREVIATURAS
5. RESPONSABILIDADES
6. ASIGNACIN DE EQUIPO HARDWARE Y SOFTWARE
7. PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL
8. CONTROL DE SOFTWARE DE PRUEBA
9. SUPERVISIN Y CONTROL
10. ALTA Y BAJA DE CORREOS
11. REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO
12. CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO
13. APROBACIN DEL DOCUMENTO
ANEXO 1: FORMATO: RESGUARDO DE EQUIPO DE CMPUTO
ANEXO 2: FORMATO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO
ANEXO 3: FORMATO: BAJA DE EQUIPO DE CMPUTO
ANEXO 4: ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL SERVICIO DE SISTEMAS
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1. Objetivo
Definir como se determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria en
trminos del hardware y software que se requiere para el servicio prestado por
Grupo Gateway.
2. Alcance
El alcance de este documento son todo el hardware y software que se requiere
para el servicio prestado por Grupo Gateway.
3. Referencias
Cdigo Titulo del documento
GG-MC-01 Manual de SGC
GG-PO-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACION
DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
GG-PO-06 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS REGISTROS DEL
SGC
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4. Abreviaturas
Abreviatura / Sigla Trmino / Definicin
HW Hardware
SW Software
5. Responsabilidades
El responsable de Sistemas debe:
a) Proporcionar el hardware y software que se requiere para el servicio. Los
requerimientos en este punto los definen los responsables de los procesos y
se los comunican al Responsable de Sistemas.
b) Definir y aplicar un plan de mantenimiento anual para dichos equipos.
c) A solicitud de los usuarios o responsables de los procesos realizar
mantenimiento correctivo a los equipos de HW y SW.
d) Aquellas otras responsabilidades definidas en el presente documento.
6. Asignacin de equipo hardware y software
El responsable del proceso le solicita al rea de Sistema la asignacin de una
computadora ya sea laptop o desktop, el rea de sistemas verifica que se tenga la
disponibilidad, en caso que se tenga un equipo disponible se proceder a la
asignacin del equipo de cmputo. En caso de que no se tenga se le informa al
responsable del proceso y se define si se compra el equipo o se espera para
reasignar alguno.
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El PM, responsable del proceso o usuario final define el software que requerir
para el equipo de cmputo a asignar.
Una vez que la maquina est preparada con los requisitos que solicitaron se
genera un resguardo para que sea firmado por la persona que solicita la
asignacin, la persona que recibe el equipo y la persona que entrega el equipo por
parte del rea de sistemas, en caso de que la persona que recibe el equipo no
pueda firmar el resguardo (comnmente por motivos de que no se encuentra en el
rea metropolitana), se le mandar copia de este para que lo revise y lo regrese
firmado.
Una vez firmado el resguardo por todos los involucrados se entrega el equipo de
cmputo al usuario o se le enva y se termina el proceso de asignacin.
7. Plan de mantenimiento anual
El responsable de Sistemas realiza un mantenimiento preventivo a los equipos de
computo 2 veces al ao, teniendo en cuenta un plan que elabora en el que se
especifican las fechas para cada unos de los equipos, en caso de que los equipos
no se encuentren disponibles para su mantenimiento se reprogramara este a una
fecha que el usuario proponga o se le enviara instrucciones para que el usuario lo
realice.
Una vez hecho el mantenimiento se le dar al usuario un formato para su firma, en
el que se le especificaran lo que se le realizo al equipo, para que este est
enterado.
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8. Control de Software de Prueba
El software de prueba se encuentra en el servidor, donde se pude acceder va
FTP. El control de los archivos es responsabilidad del encargado de Sistemas,
debiendo realizar su actualizacin en el servidor (nicamente el encargado de
Sistemas subir esta informacin en el servidor) y el respaldo de las versiones
anteriores. Los PMs y Coordinadores distribuirn internamente el software de
prueba que el cliente les proporciona, envindoselo a el responsable de Sistemas,
ya sea por correo, USB, etc., para su actualizacin en el servidor, siendo su
responsabilidad tener siempre la edicin vigente en servidor. El PM solicitar la
actualizacin del software en los equipos de los usuarios, con apoyo del
responsable de Sistemas.
9. Supervisin y control
El responsable de Sistemas aplica una encuesta de satisfaccin del servicio en
forma semestral, para supervisar y controlar este proceso, en esta medicin al
menos debe encuestar a los responsables de los procesos. Los puntos de la
encuesta los define el responsable de Sistemas. El resultado mnimo que debe
obtener para verificar que el proceso es eficaz, es obtener en el promedio de los
resultados semestrales un mnimo de 8 de promedio. En caso de no alcanzar
estos puntos, el Responsable de Sistemas debe tomar acciones correctivas para
alcanzar el nivel mnimo.
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10. Alta y Baja de Correos
Para dar de alta una cuenta de correo, el usuario y/o el responsable del rea, una
vez contratado el personal, deber pedirle al responsable de Sistemas que realic
el alta de su cuenta de correo, el responsable de Sistemas crear el correo (con la
inicial de su nombre seguida de su primer apellido, en caso de que este ya exista
se usara el segundo apellido), una vez creado, se agregar a los grupos de
direccionamiento pertinentes y se dar el aviso de su alta a todo el personal.
Para dar de baja un correo, si no se recibe alguna indicacin al respecto, se
eliminar despus de 15 das posteriores a la baja del personal, durante estos 15
das el correo que se reciba estar direccionado a una cuenta alterna.
11. Registros del Procedimiento
Registro de Calidad Vigencia Lugar donde se archiva Medio de
archivo
Disposicin de registros
obsoletos
Responsable de los registros
Plan de mantenimiento
anual Durante el ao
Computadora de responsable Del rea de Sistemas
Magntico Destruccin Responsable de Sistemas
Formato: Resguardo de
equipo de cmputo
Mientras el
equipo est
asignado
Computadora de responsable Del rea de
Sistemas/Carpetas en anaquel del rea de sistemas
Magntico/papel
Se cancela y se entrega al usuario
Responsable de Sistemas
Formato: Mantenimiento
Preventivo Durante el ao
Computadora de responsable Del rea de
Sistemas/Carpetas en anaquel del rea de sistemas
Magntico/papel
Destruccin
Responsable de Sistemas
Formato: Baja de equipo
de cmputo
1 ao a partir
de la baja
Computadora de responsable Del rea de
Sistemas/Carpetas en anaquel del rea de sistemas
Magntico/papel
Destruccin
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Registro de Calidad Vigencia Lugar donde se archiva Medio de
archivo
Disposicin de registros
obsoletos
Responsable de los registros
Encuesta de Satisfaccin
del servicio de Sistemas Durante el ao
Computadora del responsable Del rea de Sistemas
Magntico Destruccin Responsable de Sistemas
Archivo de control de
encuesta de Satisfaccin
del servicio de Sistemas
Al menos dos
aos
Computadora de responsable Del rea de Sistemas
Magntico Destruccin
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12. Control de cambios al documento
Edicin y fecha Solicitante del cambio en
el documento (Puesto) Descripcin del cambio
Edicin 1
17/Ago/2012 Responsable de Sistemas
Documentar el Procedimiento de Sistemas, para el punto de
infraestructura del SGC
Edicin 2
06/Sep/2012 Responsable de Sistemas
Se modifica el objetivo y el alcance (1 y 2)
Se agrega en referencias el GG-PO-06 (3)
Se incluye un punto para definir la supervisin y control del
proceso de Sistemas (8)
Se modifica la tabla de registros del Procedimiento para
mayor claridad del lugar donde se archiva (9)
Se incluye en el anexo 4 la Encuesta de Satisfaccin del
servicio de Sistemas
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Edicin y fecha Solicitante del cambio en
el documento (Puesto) Descripcin del cambio
Edicin 3
07/Mayo/2013 Responsable de Sistemas
Se modifica la asignacin de hardware y software para que el
usuario final pueda definir software que se necesiten
El plan de mantenimiento se cambia a 2 veces por ao
La supervisin y control se cambia a dos veces por ao y el
mnimo ser de un promedio de 8
En la parte de Registros de calidad se cambi la vigencia
El formato de evaluacin se ajusta y cambio a edicin 2
Se modifica la informacin de aprobacin del documento
Se agreg el punto 8 para el control de software del cliente
Edicin 4
07/Ago/2014 Responsable de sistemas
En el punto 6 se incluye como se maneja el caso en el cual la
persona que recibe el equipo no pueda firmar el resguardo
Se modifica el punto 8. Control de Software de Prueba y se
agrega (solo los coordinadores y PM tendrn acceso a subir esta
informacin en el servidor asegurando que solo ellos modificaran
el contenido con las versiones aprobadas)
Se agrega el punto 10. Alta y Baja de Correos
13. Aprobacin del Documento
Elaborado por: Responsable de Sistemas Michel Betancourt
Revisado por: Gerente de Calidad. Alberto Melgoza
Aprobado por: Director General Valente Cabrera Tllez
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Anexo 1: Formato: Resguardo de equipo de cmputo
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Anexo 2: Formato: Mantenimiento Preventivo
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Anexo 3: Formato: Baja de equipo de cmputo
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Anexo 4: Encuesta de Satisfaccin del servicio de Sistemas
Fin del documento.