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Cartilla Técnica Empresarialidad y Formulación de
Pequeños Proyectos de Negocio
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Para uso de la
Dirección Municipal de la Mujer
- DMM -
Enero del 2017
Con el apoyo de:
Plan de Desarrollo Económico Local con enfoque en Seguridad Alimentaria y Nutricional del municipio
de SANTA CRUZ BARILLAS HUEHUETENANGO
PROYECTO NEXOS LOCALES
Cartilla Técnica Empresarialidad y Formulación
de Pequeños Proyectos de Negocio
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o Elaboración: Otoniel Mora. Especialista en Desarrollo Económico Local. Nexos Locales.
o Edición: Proyecto Nexos Locales ejecutado por Development Alternatives Inc.- DAI-.
Contrato No. AID-520-C-14-00002. 12 Avenida 1-48 Zona 3, Quetzaltenango, Guatemala.
www.nexoslocales.com
USAID Nexos Locales
Nexos Locales LGP
o Derechos de autor: Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional –USAID - (por sus siglas en inglés)
o Primera edición: Guatemala, noviembre de 2016
Esta Cartilla Técnica fue elaborada por el Resultado 4 del Proyecto Nexos Locales, para
contribuir al buen desempeño de las Directoras de la Dirección Municipal de la Mujer, así como
de personas que participan en la Comisión de la Mujer de los municipios atendidos por el
proyecto.
Cartilla Técnica
Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio
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Contenido
Presentación ………………………………………………………………………………………………...2 - Conceptos Generales - .......................................................................................................................................................... 4 1. Empresarialidad ................................................................................................................................................................ 5 2. Las personas emprendedoras ....................................................................................................................................... 6 3. ¿Cómo es una persona emprendedora? .................................................................................................................... 6 4. Características Emprendedoras Personales –CEP’s- .............................................................................................. 6
4.1Iniciativa, búsqueda y aprovechamiento de Oportunidades ..................................................................... 7 4.2 Persistencia............................................................................................................................................... 7 4.3 Cumplimiento del Contrato o de los Compromisos .............................................................................. 8 4.4 Exigirse y exigir calidad y eficiencia .......................................................................................................... 8 4.5 Tomar riesgos, pero calculados ............................................................................................................... 9 4.6 Fijación de Metas y Objetivos .................................................................................................................. 9 4.7 Búsqueda de Información ....................................................................................................................... 10 4.8 Planificación y Control Sistemático ........................................................................................................ 10 4.9 Capacidad de influir y crear redes de apoyo. ........................................................................................ 11 4.10. Auto confianza..................................................................................................................................... 11
5. La Creatividad ................................................................................................................................................................. 12 6. Aprender de los errores .............................................................................................................................................. 12 7. La Empresaria y el Empresario ................................................................................................................................... 13 8. La Empresa ...................................................................................................................................................................... 13 9. ¿Qué hay alrededor de las empresas? ...................................................................................................................... 16 10. La Administración .......................................................................................................................................................... 16
10.1 Planificación:............................................................................................................................ 17 10.2 Organizar: ............................................................................................................................... 17 10.3 Dirigir ..................................................................................................................................... 17 10.4 Controlar: ............................................................................................................................... 17
11. Áreas Funcionales de la Empresa ............................................................................................................................... 17 11.1 Mercadeo ................................................................................................................................ 18 11.2 Producción .............................................................................................................................. 18 11.3 Personal o Recursos Humanos .............................................................................................. 18 11.4 Finanzas ................................................................................................................................... 18 11.5 Administración ........................................................................................................................ 18
12. El Proyecto Empresarial o Plan de Negocios ......................................................................................................... 19 - Caja de Herramientas -........................................................................................................................................................ 20 Herramienta 1: El Buscador de Riesgos (el riesgoscópio) ............................................................................................. 21 Herramienta 2: La Telaraña de Contactos ........................................................................................................................ 22 Herramienta 3: La Cubeta de Planificación ....................................................................................................................... 23 Herramienta 4: El Mini Contrato o el Contrato de 10 Líneas ..................................................................................... 23 Herramienta 5: El Embudo de la Calidad ........................................................................................................................... 26 Herramienta 6: El FODA ....................................................................................................................................................... 27 Herramienta 7: La Regla de 5 ............................................................................................................................................... 28 Herramienta 8: El Proceso Administrativo........................................................................................................................ 29 Herramienta 9: Formulario para Pequeños Proyectos de Negocio ..................................................................................... 31 Bibliografía: ……………………………………………………………………………………………….37
Cartilla Técnica
Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio
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Presentación
El Proyecto Nexos Locales tiene como propósito general fortalecer la gobernabilidad en los
municipios de su cobertura, entendiendo esto como la existencia de “buenos gobiernos
municipales” y buena participación ciudadana, lo que requiere que las dependencias técnicas
municipales que deben prestar servicios a la comunidad, cuenten con las capacidades técnicas
necesarias para llevar a cabo tal tarea.
Por esta razón el Resultado 4 de dicho Proyecto, cuya responsabilidad es ofrecer Asistencia
Técnica para que los municipios cuenten con Planes de Desarrollo Económico Local, con enfoque
en la Seguridad Alimentaria, lleva a cabo actividades de capacitación y asesoría a las Direcciones
Municipales de la Mujer y Comisión de la Mujer y ha elaborado esta cartilla enfocada
específicamente en la “Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio”, con el
afán de que quienes forman parte de tales entidades, cuenten con elementos técnicos para la
promoción de la Empresarialidad a nivel de la población femenina de su municipio.
Esta cartilla cuenta con dos partes: Conceptos Generales y Caja de Herramientas para la
promoción de la Empresarialidad. Entre las herramientas se tiene cuenta principalmente con una
guía para la formulación de pequeños proyectos de negocio, con lo que se espera apoyar el
proceso de desarrollo e implementación de las ideas de empresa que nazcan en los municipios y
puedan ser impulsadas.
La cartilla acompaña a un taller de capacitación, desarrollado bajo metodología eminentemente
participativa, que permite a través del “aprender haciendo”, que las participantes desarrollen paso
a paso las capacidades necesarias para poner en práctica estos conocimientos y herramientas.
Nexos Locales mantiene la expectativa de contribuir con estos medios, al desarrollo económico
local y la gobernabilidad.
Cartilla Técnica
Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio
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Empresarialidad
- Conceptos Generales -
Cartilla Técnica
Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio
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1. Empresarialidad
La Empresarialidad es la combinación de la conducta emprendedora (o emprendedurismo) con la
capacidad técnica de la administración. Es decir, la Empresarialidad resulta de la decisión de una
persona emprendedora de iniciar la creación de un negocio o empresa, para lo que necesita
desarrollar las capacidades y conocimientos técnicos de la administración.
En algunos casos se puede observar a personas que no conocen técnicamente de la
administración, pero poseen una conducta muy emprendedora, por lo que son capaces de
desarrollar empresas fuertes. No obstante, siempre llega el momento en que necesitan de
implementar técnicamente la administración, lo que logran formándose o contratando los
servicios de personas que tengan las capacidades necesarias.
También es común encontrar a personas que tienen mucha formación técnica y profesional para
la administración de empresas, pero no cuentan con la conducta emprendedora, por lo que no
son capaces de instalar una empresa. Es decir, la Empresarialidad es realmente la combinación de
las dos cosas indicadas: emprendedurismo y administración.
La suma de muchas personas emprendedoras puede dar como resultado el desarrollo de
“organizaciones emprendedoras”, y aun nivel más alto, se puede esperar que existan
“comunidades emprendedoras” o “sociedades emprendedoras”. Esto es la situación deseable: el
desarrollo de la Empresarialidad a nivel de la sociedad, como condición para lograr el bienestar
colectivo y al mismo tiempo, a nivel de cada persona.
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2. Las personas emprendedoras
En todas las comunidades y en todas las épocas hemos visto que hay algunas personas que se
diferencian de las demás por su forma de ver las cosas, su forma de encontrar soluciones, su
forma de tomar decisiones, su carácter, su forma de actuar, su liderazgo, su capacidad para mirar
lo que el resto de las personas no mira. A esas personas se les conoce como Personas
Emprendedoras, y generalmente son muy buenas para instalar negocios o empresas y hacerlas
crecer y conseguir buenos resultados.
Afortunadamente ahora podemos aprender cómo son esas personas emprendedoras, para poder
desarrollar también nuestras habilidades y lograr buenos resultados en nuestras ideas, negocios y
empresas, para beneficio de nuestras familias y nuestra vida en general
3. ¿Cómo es una persona emprendedora?
Una persona emprendedora ha desarrollado de
manera natural o porque ella lo ha decidido, varias
características, que con el paso del tiempo se han
vuelto parte de su conducta, y la han hecho más
competente. En este documento, esas
características son llamadas Características
Emprendedoras Personales, y se les dice CEP´s, para
que sea fácil recordarlas para desarrollarlas y
volverlas también parte de nuestro comportamiento.
Son diez CEP´s, y a continuación se revisa cada una
de ellas.
4. Características Emprendedoras
Personales –CEP’s-1
Los números estudios realizados por David Mc Lelland
acerca de las motivaciones que hacen que una persona
sea exitosa, le permitieron desarrollar la Teoría del
Emprendedor, luego de determinar las diferentes
conductas que se repiten en las personas exitosas, que han emprendido con esfuerzo propio
alguna actividad, diferenciándose del resto de la gente, sin importar el tipo de actividad, no
necesariamente empresarial, pero principalmente en los negocios.
La Teoría del Emprendedor deriva entonces en el “Modelo de la Persona Emprendedora” que
desarrolla al menos 10 conductas que la hacen exitosa. Estas 10 conductas son denominadas
“características emprendedoras personales” (CEP’s). Se describen a continuación.
1 Tomado del Modelo de David McLelland. Teoría del Emprendedor.
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4.1Iniciativa, búsqueda y aprovechamiento de Oportunidades
“Las oportunidades no se pierden, las aprovechan otras personas”
Las personas emprendedoras siempre están
atentas a lo que está ocurriendo y se preguntan
constantemente cosas como las siguientes:
¿Qué puede mejorarse en esta situación?
¿Por qué no se está aprovechando todo lo que
se puede hacer aquí?
¿Qué puedo hacer yo para aprovechar esta
oportunidad?
¿Quién puede apoyarme para desarrollar esta
idea?
¿Cómo puedo hacer realidad mis sueños y mis
ilusiones?
Además, no se conforman con esperar a que
alguna vez las cosas mejoren, sino que ellas mismas empiezan a mejorarlas, tomando la iniciativa y
empezando a trabajar, y de esa manera pueden descubrir nuevas formas, o nuevas posibilidades, y
por lo tanto, nuevas oportunidades que no estaban a la vista. De esta manera encuentran las
respuestas a las preguntas que ellas mismas se hacen, y como resultado, parece que tuvieran
buena suerte, pero todo es fruto de su esfuerzo y entusiasmo.
4.2 Persistencia
“Solo el que ha caído sabe caminar”
Las personas emprendedoras tienen claro que todas las cosas que se
quieren lograr exigen un serio sacrificio personal y mucho
compromiso consigo mismas. Por esto están dispuestas a repetir las
tareas, a probar distintas maneras hasta encontrar la mejor forma de
trabajar, a buscar otros caminos mejores de solución.
Para una persona emprendedora, la persistencia es una actitud que se
pone en juego todos los días, buscando siempre mantenerse “en pié”
con lo que se hace, y tratar de todas las formas imaginables antes de
rendirse y dejar de perseguir sus objetivos e ilusiones. Pero con todo
eso también se dan cuenta cuando su persistencia es “ciega” y es
mejor cambiar de ideas y rumbo que seguir gastando sus recursos y
sus energías en actividades que ya no valen la pena.
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4.3 Cumplimiento del Contrato o de los Compromisos
“Trato hecho, nunca desecho”
La responsabilidad que se asume al aceptar un contrato o un
compromiso, no es simplemente una palabra o un papel. Las personas
emprendedoras saben que en un compromiso están poniendo en juego
su imagen, su calidad como persona y su futuro. Por eso respetan al
máximo los compromisos que toman, y los cumplen a pesar de todo,
en tiempo, en cantidad, en calidad, en el lugar, en la forma, en todas las
condiciones que se han puesto en claro al hacer el acuerdo o el
“trato”.
Por lo anterior las personas emprendedoras aceptan con
responsabilidad también los problemas al no cumplirse plenamente con
un contrato. Pero esto mismo les da el derecho de poder reclamar y
pedir a la otra parte o a la otra persona, que cumpla igualmente su
parte del contrato. Un compromiso es también permanecer con sus
compañeros de grupo o de trabajo, aún cuando las cosas no estén
bien, y ayudar a que se resuelvan.
4.4 Exigirse y exigir calidad y eficiencia
“Aunque sea poco, pero que sea bueno”
Todas las cosas seguramente se pueden hacer mejores, más rápido y
gastando menos recursos. Eso es la eficiencia.
Igualmente, las cosas pueden hacerse siempre bien, sin que unas salgan
buenas, otras regulares y otras malas. Eso es la calidad.
Las personas emprendedoras están comprometidas con la calidad y la
eficiencia, y se exigen a sí mismas lograr la mejor calidad y la mayor
eficiencia, sin que se lo pida alguien de fuera. Sencillamente están
convencidas que haciendo las cosas de esta manera, se aseguran la
aceptación del mercado y se aseguran que aún, tiempo después, serán
reconocidos sus productos y sus servicios por la buena calidad con que
se hicieron.
De esta manera también se tiene el derecho de exigir los precios más
justos para compensar el trabajo que significa la producción y venta de
nuestros productos. Por esto también, las personas emprendedoras se
esfuerzan por trabajar siempre con materias primas e insumos de buena
calidad, para no tener problemas después de que la producción ya se
hizo.
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4.5 Tomar riesgos, pero calculados
“Quien no arriesga no gana”
Siempre se ha dicho que “quien no arriesga no gana”.
Eso también lo saben las personas emprendedoras, pero
no solo eso. Saben que no se trata de arriesgar
simplemente, sino de saber dónde vale la pena arriesgar y
dónde no. Por eso solamente arriesgan donde el tamaño
del riesgo se puede calcular para tomar una buena
decisión.
En general, aunque parezca que las personas que hoy
poseen empresas grandes hubieran tomado riesgos
grandes desde que empezaron, pero lo más seguro es
que no haya sido así, sino que empezaron por riesgos
pequeños, bien calculados, para ir creciendo poco a
poco. Las personas que toman grandes riesgos desde el
inicio fácilmente fracasan, al no tener experiencia, al no
conocer el tamaño de las consecuencias de lo que hacen, los problemas en que terminan pueden
ser muy grandes. Por eso las personas emprendedoras sí se arriesgan, pero solamente donde se
pueden calcular los riesgos y las consecuencias.
4.6 Fijación de Metas y Objetivos
“¿Para dónde va usted? Si no sabe para dónde va, cualquier camino es bueno”
¿Cómo espera estar dentro de cinco años?
A veces nos cuesta mucho responder estas preguntas. Algunas
personas nunca las han podido responder.
Sin embargo, las personas emprendedoras se esfuerzan por tener muy
claro su futuro. Se lo imaginan con la mayor cantidad de detalles
posibles, y con ello se fijan objetivos y metas, que entonces se
convierten en los motores que les impulsan a trabajar y “conectar” las
cosas que hacen, unas con otras.
Los objetivos nos muestran la forma y calidad de lo que queremos
conseguir, y las metas nos indican la cantidad, la medida, el tamaño, de
lo que buscamos. Cuando se tienen objetivos y metas claras se nos
empieza a aclarar también el camino para llegar hasta ellas. Cuando
sabemos a dónde vamos, podemos encontrar el camino para llegar, y
no hay camino, podemos hacer uno.
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4.7 Búsqueda de Información
“En tiempos difíciles y de cambio, es mucho más cierto que la información es poder”
Todas las decisiones se toman mejor cuando se tiene suficiente
información. Todas las personas se sienten mejor cuando tienen
información sobre cómo están las cosas, todas las personas actúan
mejor cuando más saben de lo que tienen qué hacer, o sobre cómo
funcionan las cosas. Es decir, la información es muy valiosa. Lo
único es que hay que conseguirla. Además, no toda la información
es buena, alguna no sirve para nada.
Las personas emprendedoras consiguen la información necesaria
para tomar mejores decisiones, para actuar mejor, para invertir bien
sus recursos, para anticiparse a los problemas, para aprovechar
oportunidades, para
mejorar sus sistemas de
trabajo, en fin, para todo
lo que hacen.
Pero, además, se cuidan de la información que reciben,
para no precipitarse y arriesgarse demasiado. Por esto
tratan de comprobar la información, buscando por lo
menos en dos fuentes diferentes la misma información,
y cuando se puede buscar en más fuentes, lo hacen,
para sentir la mayor seguridad posible.
Buscar información es una tarea constante de las
personas emprendedoras,
4.8 Planificación y Control Sistemático
“Tener metas sin un plan para alcanzarlas, es igual a no tener metas.”
Cuando se tiene claridad de los objetivos y metas
que se quiere alcanzar, fácilmente se pueden
encontrar las tareas que hace falta realizar para
alcanzarlas. Las personas emprendedoras no
solamente reconocen cuáles son esas tareas, sino
que con ellas formulan un plan de trabajo, que les
sirve de guía para ir paso a paso trabajando hasta
conseguir los resultados que se esperan.
Los planes pueden ser grupales, pero sobre todo,
cada persona emprendedora debe ser capaz de
crear su propio plan personal y tener claro su
propio camino de trabajo, para alcanzar sus metas personales. De esta manera también podrá
controlar sus propios avances y corregir su camino cuando las cosas no estén saliendo de la forma
prevista. Si se maneja bien personalmente, contribuye mejor al trabajo y desarrollo comunitario.
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4.9 Capacidad de influir y crear redes de apoyo.
“Una sola golondrina no hace verano.”
Ninguna persona puede sobrevivir y alcanzar
grandes logros si trabaja sola. Todas las
personas que hoy tienen éxito han tenido que
apoyarse en otras para conseguir los resultados
que se ha fijado como meta.
Las personas emprendedoras desarrollan sus
habilidades para lograr y mantener buenas
relaciones de apoyo con diferentes personas y
organizaciones o instituciones.
Por ejemplo, mantienen buenas relaciones
comerciales con sus proveedores, con sus clientes, con los transportistas, y hasta con sus
competidores. También se relacionan adecuadamente con la administración pública, con
instituciones de desarrollo, con técnicos, y tratan de informarse sobre qué entidades tienen
relación con lo que ellas hacen, para conseguir relacionarse con ellas y aprovechar las
posibilidades que existan. Por esto poco a poco las personas emprendedoras logran formar
grandes redes de apoyo, que les ayudan a alcanzar sus logros y mantenerse.
4.10. Auto confianza
“Parece una persona de mañanas muy seguras.”
¿Cómo funcionan juntas las CEP´s?
Todas las CEP´s funcionando juntas producen un efecto muy
interesante en las personas:
Cuando las personas buscan y consiguen la información que necesitan
pueden calcular mejor sus riesgos, entonces aprovechan mejor las
oportunidades, mejorar sus planes y entonces los caminos que siguen
hacia sus metas son más seguros, así aprovechan mejor sus recursos, pueden mejorar su calidad y
tener menos problemas con sus contratos, y en general mejorar su trabajo y su vida. Los buenos
resultados que consiguen se reflejan en que las otras personas las siguen y las quieren imitar, y
entonces se vuelven líderes de manera casi natural, estableciendo redes de apoyo grandes y
fuertes, de manera que la confianza que tienen en sí mismas aumenta. Cuando su confianza
aumenta, crece también su capacidad para buscar información, para ver las oportunidades, y todas
las otras características también aumentan.
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5. La Creatividad
Muchas veces las personas nos vemos en la necesidad
de resolver problemas o de encontrar otras “salidas”
para lo que hacemos. Muchas veces tenemos que
“pensar al revés” para encontrar una solución que no
está a la vista.
A veces eso pasa naturalmente y no nos damos cuenta,
solamente nos alegramos de haber encontrado una
solución. Eso es la creatividad.
Las personas podemos ser creativas naturalmente, sin proponérnoslo; pero también podemos ser
creativas decidiendo ser creativas y romper con algunas costumbres, especialmente en nuestra
forma de pensar. Cuando aceptamos que puede haber otros puntos de vista sobre una misma
cosa, y aceptamos que puede haber otras formas de hacer lo mismo, también estamos aceptando
que existen otras soluciones. Así estamos aceptando que existe otra forma de pensar, es decir,
que existe la creatividad.
Las personas emprendedoras también se proponen ser creativas y buscar otras formas de pensar
y de inventar soluciones. De esa manera inventan también otras ideas de negocios, otros usos
para sus recursos, otras formas de relacionarse con el mercado, y en fin, otras maneras de
entender la realidad, que les atrae otros beneficios.
6. Aprender de los errores
Las personas podemos equivocarnos en cualquier
momento. Esto puede pasar porque hemos hecho
un mal cálculo, o una mala previsión, o nos
informamos mal, o pasó cualquier otra cosa y eso
nos llevó a tomar una decisión equivocada, que
genera malos resultados.
Eso puede ocurrir también a causa de que las
cosas de nuestro alrededor están cambiando
constantemente, no están bajo nuestro control.
Un cambio repentino en el mercado puede afectarnos negativamente, al igual que lo puede hacer
favorablemente. De todos modos, cuando algo nos afecta negativamente se tiene la sensación de
haber cometido un error. Pero las personas podemos aprender de eso también, y las personas
emprendedoras aprenden de sus errores y fracasos igual que de sus triunfos. Cuando se
equivocan recuerdan que deben ser persistentes, y entonces buscan entender cuál es la razón que
les ha causado el problema y tratan de aprender cómo no volver a equivocarse, o cómo adaptarse
a los cambios, o cómo prevenirlos. Por esta razón, las personas emprendedoras aprenden de sus
errores. Un error es información positiva.
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7. La Empresaria y el Empresario
Un empresario o una empresaria es una persona que tiene una actitud emprendedora y una idea
que le puede dar beneficios económicos. Por eso usa sus recursos, o consigue los de otras
personas o instituciones, para desarrollar esa idea.
8. La Empresa
La palabra empresa nace de emprender, que quiere decir empezar, o sea, empezar una actividad
con mucha voluntad y esfuerzo.
Una empresa es una actividad económica que permite al empresario o empresaria obtener
ganancias al invertir bien sus recursos.
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Estos cuatro elementos son necesarios para que exista una empresa, si uno de ellos no está
presente, o no funciona bien, la empresa tendrá problemas. Imagine, tener recursos materiales,
recursos humanos, pero no tener una idea de negocio; o imagine, tener una idea de negocio, más
recursos humanos y materiales, pero no tener buenos procesos; o tener la idea pero no los
recursos materiales. En todos esos casos la empresa no puede existir, así que deben tenerse las
cuatro cosas, y además procurar que las cuatro funcionen bien y se complementen, para que
juntas generen resultados positivos.
Cuando los recursos entran a los procesos, se obtienen los resultados, que son los productos o
servicios que produce la empresa:
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Dependiendo de lo que producen hay:
Empresas Agrícolas Producen granos básicos, hortalizas, semillas,
frutas, pastos.
Empresas Pecuarias Producen animales, como pollos, cerdos, vacas, o
carne, leche, queso, crema.
Empresas Forestales Producen árboles para plantar, madera, semillas
de árboles.
Empresas Industriales Producen productos terminados, como zapatos,
ropa, comida, muebles.
Empresas Comerciales No producen cosas, solamente las compran y
venden.
Empresas de Servicios No venden cosas, sino que atienden a la gente
con servicios, como mecánica, peluquerías,
transporte, salud o educación.
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9. ¿Qué hay alrededor de las empresas?
Las empresas tienen muchas cosas alrededor. Un buen empresario o empresaria debe conocer
qué cosas pueden afectar bien o mal a su empresa.
10. La Administración
Para anticiparse a las dificultades que pueda causarle el ambiente externo, o aprovechar las
oportunidades que se puedan presentar, el empresario o empresaria debe agudizar sus sentidos,
desarrollar sus CEP´s y, además, conocer, aprender y aplicar el Proceso Administrativo o
Administración.
Empresa
Clientes
Proveedores Intermediarios
Competencia
Leyes fiscales
Situación EconómicaLa Moda
La Época del Año
Políticas del Gobierno
DistribuidoresEmpresaEmpresa
Clientes
Proveedores Intermediarios
Competencia
Leyes fiscales
Situación EconómicaLa Moda
La Época del Año
Políticas del Gobierno
Distribuidores
Proceso Administrativo
Proceso Administrativo
Proceso Administrativo
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La Administración es el conjunto de técnicas que ayudan que un negocio funcione adecuadamente
y se compone básicamente de cuatro acciones que se deben cumplir siempre, para asegurar que
los que se busca con la empresa, se pueda lograr. Estas acciones que componen el “proceso
administrativo” son:
10.1 Planificación: Es la actividad que se hace “antes de empezar”. Es analizar antes de iniciar, fijarse objetivos y
metas, calcular nuestra capacidad, establecer qué recursos se necesitan para desarrollar la
actividad, determinar el tiempo necesario para lograr el resultado y tomar decisiones para
empezar.
10.2 Organizar:
Organizar es preparar todos los recursos para iniciar las actividades. Distribuir
responsabilidades, asignar tiempos y espacios, para que cada proceso y cada persona pueda
operar de forma adecuada.
10.3 Dirigir
Esta es la tarea que consiste en ordenar la realización de las tareas y procesos de la empresas,
para que apunten a los objetivos.
10.4 Controlar:
Controlar es asegurarse que los procesos, los resultados, las calidades, el uso de los recursos,
se está cumpliendo como se decidió desde la planificación, o si hay necesidad de hacer
cambios o ajustes para que los procesos funcionen.
Todas las tareas de la administración son absolutamente necesarias para que funcione bien
cualquier empresa. Es responsabilidad del empresario o el administrador del negocio, cumplir el
proceso administrativo en todo lo que hace la empresa. Todos los negocios de la empresa deben
atenderse de la misma manera, para que los resultados sean siempre como se esperan.
11. Áreas Funcionales de la Empresa
Todas las empresas tienen la necesidad de funcionar a través de varias áreas de trabajo, sin
importar el tipo de empresa de que se trate. En todas se hace producción (de un producto o de
un servicio), se tiene relación con el mercado (para comprar y vender), se tiene personal que
hace las tareas de producir, vender, controlar, administrar, etc., se hace manejo de recursos
financieros y se hace administración. Por eso se dice que cualquier empresa (aunque sea una sola
persona) tiene al menos cinco áreas funcionales, es decir, cinco tipos de tareas que cumplir, como
lo muestra la imagen que sigue:
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Áreas funcionales de las empresas:
11.1 Mercadeo
Esta área está formada por todas las tareas que tiene que cumplir la empresa en su relación con el
mercado, tanto para comprar como para vender. El ambiente donde se desarrollan las empresas
es el mercado, y en él están los compradores (la demanda), los proveedores (de materias primas,
de transporte, etc.), pero también están los competidores (las empresas que hacen lo mismo que
la nuestra), por lo que la empresa debe conocer su mercado para desempeñarse bien en él. Eso se
logra a través del mercado.
11.2 Producción
Esta es el área en que se transforman las materias primas para producir productos o servicios. Es
donde se necesitan máquinas y equipo, para desarrollar los productos de la empresa. En esta área
se diseñan los productos, se calculan los recursos, se determina la calidad.
11.3 Personal o Recursos Humanos
Esta área se ocupa de todo lo relacionado con las personas que trabajan en la empresa. Se
encarga de su capacitación, de su remuneración y recompensas, de administrar sus permisos, de
asegurarse que el personal cumpla lo mejor posible su trabajo y al mismo tiempo se sienta bien en
el trabajo.
11.4 Finanzas
En el área de finanzas se realiza todo el trabajo relacionado con el dinero. Los presupuestos, la
contabilidad, el análisis de costos. Se gestionan los créditos que necesite la empresa, etc.
11.5 Administración
La administración es el área funcional central de la empresa, en que se planifica, organiza, dirige y
controla la empresa. Desde esta área funcional debe conocerse todo el desempeño de la empresa
y sus resultados.
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12. El Proyecto Empresarial o Plan de Negocios
En todas las áreas funcionales de la empresa debe aplicarse el Proceso Administrativo para lograr
que cada una de ellas se desarrolle y cumpla con sus funciones. La primera etapa del proceso
administrativo es la Planificación, lo que significa que debe planificarse el mercadeo, la producción,
los recursos humanos o personal y el manejo financiero, haciendo los análisis, cálculos y
proyecciones para poder determinar cómo será el futuro de la empresa, desde cada una de sus
áreas funcionales.
La combinación de todos los planes de cada área funcional, permite contar con el plan de toda la
empresa, o el Proyecto Empresarial, que también es conocido como Plan de Negocios.
Un Plan de Negocios o Proyecto Empresarial, se diferencia de un Proyecto Productivo, en que el
Plan de Negocios está enfocado en el mercado, es decir, busca asegurar que la actividad o el
negocio realmente venda y con ello recupere la inversión que se ha hecho en instalar la empresa y
hacerla producir. Un Plan de Negocios busca asegurar las ganancias y la rentabilidad del negocio.
Por eso, formular el Plan de Negocios con todo el esfuerzo de análisis que eso requiera, podrá
permitirnos tomar la decisión de echar a andar el proyecto de negocio o no, según se tenga
mercado para el producto o servicio de que se trate y se pueda anticipar la recuperación de
todos los recursos invertidos.
En las herramientas que se presentan en esta Cartilla, se ofrece un formulario y procedimiento
para formular un Plan de Negocios y con ellos analizar las posibilidades que tiene un pequeño
negocio.
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Empresarialidad
- Caja de Herramientas -
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Herramienta 1: El Buscador de Riesgos (el riesgoscópio)
¿Para qué sirve?
Esta herramienta es útil para identificar y poner a la vista los diferentes riesgos que una idea o una
actividad puede enfrentar.
¿Cómo se usa?
Se aclara bien la idea o la actividad sobre la que se hará el análisis. Este será el Foco de trabajo.
Después, según los distintos tipos de riesgo que se pueden enfrentar, se busca si hay alguno que
afecte al foco de análisis que tenemos y los que se encuentren se anotan en uno de los tramos de
la rueda. Se puede pintar una línea roja en el canal exterior, siguiendo la flecha, para indicar que
el riesgo o peligro va en aumento con cada dato que se anota. Después se puede decidir si vale la
pena o no hacer o seguir con la actividad o la idea que se tiene.
Tipos de Riesgo (ejemplos):
De Mercado:
Hay mucha competencia.
No hay proveedores
Los precios son muy altos
Hay poca demanda
Financieros:
Difícil conseguir
financiamiento.
El interés es muy alto.
Los costos pueden subir muy
rápido.
Hay muy poco margen de
ganancia.
Técnicos:
El uso de la maquinaria es
peligroso.
No se puede conseguir
capacitación.
Ambientales
Se genera mucho desperdicio
No se sabe qué hacer con los
desperdicios.
Se produce mucho humo.
De Personal:
No existe personal calificado.
El personal está muy expuesto
al peligro.
Legales:
No se sabe si la actividad es
legal o no.
Alguien puede tener derechos
de autor o patente.
1
8
2
3
4
5
6
7 1
8
2
3
4
5
6
7
Cartilla Técnica
Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio
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Herramienta 2: La Telaraña de Contactos
¿Para qué sirve?
Esta herramienta es útil para identificar y poner a la vista los diferentes contactos que un
empresario o empresaria posee. Además, puede usarse para encontrar los contactos que se
deberían tener para fortalecer una Red de Apoyo y mejorar el desempeño empresarial.
¿Cómo se usa?
Se identifican los distintos contactos que posee la persona o la empresa, según el tipo de que se
trate, se anotan en la línea que une el centro (la empresa) con el cuadro que identifica el tipo de
contacto de que se trata (por ejemplo “contactos legales”). Además, si es posible, deben
clasificarse los contactos según la cercanía a la empresa. El nivel más cercano puede llamarse
Nivel Local, el siguiente Departamental o Regional, Nacional y el más lejano Internacional. Con
esto se tendrá un panorama general de la red actual que posee la empresa o la que necesita, con
lo que se pueden definir seguidamente, acciones a seguir para fortalecer o utilizar mejor la red de
apoyo.
Tipos de Contactos (ejemplos):
Legales:
Abogados
Jueces
Financieros:
Banco
Prestamistas
ONG´s
Bancos comunales
De mercado:
Clientes
Proveedores
Transportistas
Intermediarios
Técnicos
Agrónomos
Veterinarios
Mecánicos
ONG´s
Gremiales:
Asociación de
productores
Grupos locales
Redes de
agricultores
Burocráticos:
Alcaldía
Gobernación
Policía
Otros contactos:
Cooperativas
Comités
ONG´s
Financiamiento
Asesoría Técnica
Capacitación
Organización
Contactosde mercado
Contactostécnicos
Contactosburocráticos
Contactosfinancieros
Contactosgremiales
OtrosContactos
Contactosen ONG´s
Contactoslegales
Contactosde mercado
Contactostécnicos
Contactosburocráticos
Contactosfinancieros
Contactosgremiales
OtrosContactos
Contactosen ONG´s
Contactoslegales
Contactosde mercado
Contactostécnicos
Contactosburocráticos
Contactosfinancieros
Contactosgremiales
OtrosContactos
Contactosen ONG´s
Contactoslegales
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Herramienta 3: La Cubeta de Planificación
¿Para qué sirve?
Esta herramienta es útil como guía de planificación de actividades, y también como guía general de
planificación personal.
¿Cómo se usa?
La Cubeta de Planificación es un recipiente donde se deben poner todos los elementos del plan
para alcanzar un resultado previsto. En este caso los recipientes son las respuestas a las
preguntas que contiene la Cubeta.
Se empieza respondiendo la pregunta que está más abajo, en el fondo de la cubeta, y una a una se
van respondiendo las restantes preguntas, viniendo hacia arriba, hasta llenar la cubeta. Cuando la
cubeta está llena, puede decirse que se tiene un plan formulado para alcanzar el resultado
esperado.
Importante:
Según la actividad de que se trate pueden necesitarse algunas otras preguntas, para que el plan sea
completo y adecuado a cada caso.
¿Cuál es el Resultado Concreto que se espera
lograr?
¿Qué es exactamentelo que hay que hace
para conseguir el Resultado?
¿Quién lo debe hacer?
¿Dónde se va hacer? ¿Cuándo se va hacer?
¿Cómo se va hacer? ¿Con qué se va hacer?
¿Cuánto cuesta lo que se va hacer?
¿Cuánto tenemos? ¿Cómo sonseguiremos lo que hace falta?
¿Cuál es el Resultado Concreto que se espera
lograr?
¿Qué es exactamentelo que hay que hace
para conseguir el Resultado?
¿Quién lo debe hacer?
¿Dónde se va hacer? ¿Cuándo se va hacer?
¿Cómo se va hacer? ¿Con qué se va hacer?
¿Cuánto cuesta lo que se va hacer?
¿Cuánto tenemos? ¿Cómo sonseguiremos lo que hace falta?
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Herramienta 4: El Mini Contrato o el Contrato de 10 Líneas
¿Para qué sirve?
Esta herramienta es útil como guía y como recordatorio de las cosas que se deben tener en
cuenta cuando se hace un acuerdo o un negocio. Un acuerdo es por ejemplo una decisión de un
grupo, y un negocio es cuando se arregla una venta o un intercambio de cosas. En esos casos se
está estableciendo un contrato, aunque no esté escrito. Por eso lo recomendable es que se
escriba, y esta herramienta sirve de guía para recordar las cosas que deberían quedar totalmente
claras y escritas de un contrato.
¿Cómo se usa?
Esta es una herramienta para recordar qué cosas se deben tener en cuenta al hacer un contrato o
mejor, al firmar un contrato. Con esta guía las personas pueden escribir fácilmente un contrato y
dejar constancia de su acuerdo con otra persona o con un grupo. Se usa respondiendo a las
preguntas que aparecen en el formato de abajo, y escribiendo las respuestas en el documento que
será el contrato. La siguiente guía ayuda a responder las preguntas:
1. ¿Quiénes somos? En este primer
apartado se deben identificar las personas
que firmarán el contrato, indicando su
nombre, su cédula y la calidad con que
actúan, por ejemplo: Presidente del
comité o asociado de la cooperativa.
2. ¿Propósito de este contrato? Acá se
dice para qué se está firmando el
contrato, por ejemplo: “este contrato es
para dejar constancia de la venta de una
vaca”.
3. ¿Plazo de este contrato? Esto se usa
cuando el negocio o el acuerdo va a durar
bastante tiempo, por ejemplo: “este
contrato nos afecta durante los próximos
cinco meses, de la fecha de hoy”.
4. ¿Lugar de ejecución de este contrato? En este apartado se pone el lugar donde se
entregarán las cosas que se están negociando, o dónde se harán las reuniones, o dónde se
va a cobrar o pagar el dinero del negocio.
5. ¿Condiciones generales que establece este contrato? Acá se ponen las
condiciones de pago si se está dando a crédito. También se pone acá si se harán varias
entregas de una misma cosa, para saber las fechas y cómo vendrá empacado, o la manera
en que se va a transportar, y quién paga el transporte. En resumen acá se anotan las
condiciones generales del negocio.
6. ¿Calidades que se amparan con este contrato? Acá se pone la calidad que deben
cumplir las cosas que se están negociando, indicando colores, tamaños, acabados,
humedad, madurez.
Contrato No.
1. Quienes somos?
2. Propósito de este contrato?
3. Plazo este contrato?
4. Lugar de ejecución de este contrato?
5. Condiciones generales que establece este contrato?
6. Calidades que se amparan con este contrato?
7. Cántidades que se amparan con este contrato?
8. Sanciones?
9. Lugar y fecha?
10. Firmas
Contrato No.
1. Quienes somos?
2. Propósito de este contrato?
3. Plazo este contrato?
4. Lugar de ejecución de este contrato?
5. Condiciones generales que establece este contrato?
6. Calidades que se amparan con este contrato?
7. Cántidades que se amparan con este contrato?
8. Sanciones?
9. Lugar y fecha?
10. Firmas
Contrato No.
1. Quienes somos?
2. Propósito de este contrato?
3. Plazo este contrato?
4. Lugar de ejecución de este contrato?
5. Condiciones generales que establece este contrato?
6. Calidades que se amparan con este contrato?
7. Cántidades que se amparan con este contrato?
8. Sanciones?
9. Lugar y fecha?
10. Firmas
Contrato No.
1. Quienes somos?
2. Propósito de este contrato?
3. Plazo este contrato?
4. Lugar de ejecución de este contrato?
5. Condiciones generales que establece este contrato?
6. Calidades que se amparan con este contrato?
7. Cántidades que se amparan con este contrato?
8. Sanciones?
9. Lugar y fecha?
10. Firmas
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25
7. ¿Cantidades que se amparan con este contrato? En este apartado se ponen los
precios y las cantidades de productos o cosas que se están negociando. Es mejor si se
pone el precio por cada unidad y, además, el precio total.
8. ¿Sanciones? También hay que dejar establecido qué se va a hacer con la persona o el
grupo que no cumpla con el contrato.
9. ¿Lugar y fecha? Finalmente se debe anotar el lugar y la fecha en que se hizo el contrato.
10. Firmas. Al final debe firmarse el contrato o poner las huellas digitales.
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26
Herramienta 5: El Embudo de la Calidad
¿Para qué sirve?
Esta herramienta es útil como guía para establecer los criterios o las reglas o normas que se
deben respetar para que las cosas, los productos o los servicios sean de calidad, y se mantengan
con la misma calidad siempre. Es una guía para formular las medidas de control que se
establecerán para cada caso específico. Por ejemplo, las medidas de control para el frijol son
diferentes que los que se usan para los tomates, pero se pueden decidir basándose en los
renglones que posee el embudo.
¿Cómo se usa?
Esta es una herramienta guía para establecer un control específico de calidad para el producto o
servicio de que se trate. También es una guía personal para desarrollar la conducta de la auto
exigencia de la calidad y la eficiencia. Como guía, se debe determinar sobre qué producto se
construirá el control, y enseguida establecer una medida exacta para cada criterio o renglón,
dejando algunos márgenes de “tolerancia” en cada caso, ya que los productos, especialmente los
agropecuarios no son siempre uniformes.
Cuando está construido el embudo para el caso de que se trate, se usará de referencia para el
control de cada producto que se recibe o se envía a otro sitio. Por esto es conveniente también
dibujar el formato en papel grande para tenerlo a la vista de todas las personas que serán
afectadas en su uso.
Dependiendo del producto o servicio de que se trate, algunos renglones pueden cambiar de
nombre y de concepto, para hacer el control más adecuado a las necesidades. Seguramente cada
producto necesitará de un embudo propio.
Tamaño
Color
Grado de Humedad
Madurez/edad
Peso
Sabor
Consistencia
Forma
Higiene
Libre de enfermedades
Variedad
Tamaño
Color
Grado de Humedad
Madurez/edad
Peso
Sabor
Consistencia
Forma
Higiene
Libre de enfermedades
Variedad
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Herramienta 6: El FODA
¿Para qué sirve?
Se usa para conocer, revisa o evaluar la situación en un momento dado. Por eso es útil en
relación con el trabajo de desarrollo de nuestra auto confianza, ya que con el FODA se junta
información sobre los aspectos positivos y los que no son muy positivos que posee una persona,
así como las cosas de fuera que le favorecen y las que no. De esta manera se tiene a la vista un
panorama de cosas a favor y cosas en contra, que orienta para buscar mejores acciones o
soluciones, y para mejorar la conducta para alcanzar los objetivos.
¿Cómo se usa?
Se usa revisando la información que tenemos en dos elementos que se cruzan: Valoración de
elementos (positivos y negativos) y Ubicación de elementos (externos e internos).
En la valoración la información se clasifica en: aspectos positivos Fortalezas y Oportunidades;
aspectos negativos: Debilidades y Amenazas.
En la ubicación la información se clasifica en: aspectos externos Oportunidades y Amenazas;
aspectos internos Debilidades y Fortalezas.
Lo Interno Lo Externo
Lo P
osi
tivo
Fortalezas
(los aspectos que hacen
fuerte a la organización,
y que son propios de ella.
Su riqueza, sus recursos,
sus habilidades, su
experiencia, sus
conocimientos).
F
Oportunidades
(los aspectos que estando
fuera de la organización
la podrían beneficiar en
el futuro. El potencial
que existe fuera de
organización y que puede
ser aprovechado.).
O
Lo P
osi
tivo
Lo N
ega
tivo
D
Debilidades
(las características
internas de la organización que la
hacen débil. Las
carencias que tiene la
organización, sus partes
oscuras, sus partes
inhábiles).
A
Amenazas
( Los aspectos negativos
que están fuera de la organización y que en
determinado momento
podrían afectarla).
Lo N
ega
tivo
Lo Interno Lo Externo
Un FODA es una herramienta de análisis que se puede usar también para una organización, un
comité, una cooperativa, o una comunidad. En todos los casos, con el FODA se obtiene mucha
información de utilidad para tomar decisiones.
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28
Herramienta 7: La Regla de 5
¿Para qué sirve?
Se usa para revisar, analizar y evaluar nuestras experiencias. De esta manera se encuentran
oportunidades de aprendizaje, se identifican problemas o errores, y se puede entonces mejorar el
desempeño. Sirve para poner a la vista hechos que han ocurrido y qué provecho se les ha sacado,
observando si los buenos o malos resultados son producto de acciones propias o son resultado
de cosas que no estuvieron a nuestro alcance o descuidamos en nuestra planificación. Sirve para
convertir la experiencia en conocimiento aplicable.
¿Cómo se usa?
Se determina un foco de trabajo, es decir, una experiencia y sus resultados, sobre la cual hacer el
análisis, y sobre ella se buscan los aciertos que se han tenido, las fallas que se cometieron
(errores), las cuales son en el ámbito propio o personal. Además, se revisan también las
facilidades que se tuvieron y las dificultades encontradas, que no se incluyeron en la planificación,
por desconocimiento, o por descuido, o por negligencia o por decisión, pero que finalmente
influyeron en los resultados. Del análisis de estas cuatro cosas se debe extraer la quinta cosa,
quizá la más importante: Los aprendizaje que nos deja esta experiencia, y que deberían
convertirse en conocimiento aplicable a una próxima experiencia futura.
La Regla de 5 es aplicable a casos personales o de organizaciones, empresas, grupos, instituciones,
etc.
1. FallasTodo lo que se planificó y no
funcionó
2. AciertosTodo lo que se planificó y sí
funcionó
3. DificultadesTodo lo que no se planificó y estorbó
4. FacilidadesTodo lo que no se planificó y ayudó
5. AprendizajesLo que se ha podido de la experiencia, de lo
planificado y de lo no planificado,de lo que funcionó y de lo que no funcionó.
Lo que se ha podido aprender de los errores. Todo lo que será posible aplicar como
conocimiento, en adelante.
1. FallasTodo lo que se planificó y no
funcionó
1. FallasTodo lo que se planificó y no
funcionó
2. AciertosTodo lo que se planificó y sí
funcionó
2. AciertosTodo lo que se planificó y sí
funcionó
3. DificultadesTodo lo que no se planificó y estorbó
3. DificultadesTodo lo que no se planificó y estorbó
4. FacilidadesTodo lo que no se planificó y ayudó
4. FacilidadesTodo lo que no se planificó y ayudó
5. AprendizajesLo que se ha podido de la experiencia, de lo
planificado y de lo no planificado,de lo que funcionó y de lo que no funcionó.
Lo que se ha podido aprender de los errores. Todo lo que será posible aplicar como
conocimiento, en adelante.
5. AprendizajesLo que se ha podido de la experiencia, de lo
planificado y de lo no planificado,de lo que funcionó y de lo que no funcionó.
Lo que se ha podido aprender de los errores. Todo lo que será posible aplicar como
conocimiento, en adelante.
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29
Herramienta 8: El Proceso Administrativo
Como referencia general se incluye a continuación varios conceptos relacionados con el Proceso
Administrativo.
Planificar es decidir...
Qué se va a hacer
Dónde se va a hacer
Cuándo se va a hacer
Cómo se va a hacer
Quién lo va a hacer
Cuánto se va a gastar
De dónde obtenemos para gastar
Planificar es decidir...
Qué se va a hacer
Dónde se va a hacer
Cuándo se va a hacer
Cómo se va a hacer
Quién lo va a hacer
Cuánto se va a gastar
De dónde obtenemos para gastar
Organizar es...
Distribuir las tareasa realizar
Distribuir los recursosque se van a usar
Distribuir responsabilidades
Asignarfunciones
Establecer formasde comunicación
Distribuir el espacio
Organizar es...
Distribuir las tareasa realizar
Distribuir los recursosque se van a usar
Distribuir responsabilidades
Asignarfunciones
Establecer formasde comunicación
Distribuir el espacio
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Dirigir es...
Tomar decisiones
Motivar al equipoo recurso humano
Orientar el trabajoConducir las tareas
Crear un buenAmbiente de trabajo
Aplicar una comunicaciónadecuada
Entregar instrucciones clarasDirigir es...
Tomar decisiones
Motivar al equipoo recurso humano
Orientar el trabajoConducir las tareas
Crear un buenAmbiente de trabajo
Aplicar una comunicaciónadecuada
Entregar instrucciones claras
Controlar es...
Identificar los erroresa tiempo
Analizar causas y consecuencias
Identificación yselección de soluciones
Aplicación de acciones de solución
Calificar el rendimiento del personal o del equipo
Comprobar el cumplimiento de los planes
Asegurar el alcance de los objetivos y metas
Revisión permanente de las actividades, procesos, materiales,tareas, antes y después de conseguir los resultados
Controlar es...
Identificar los erroresa tiempo
Analizar causas y consecuencias
Identificación yselección de soluciones
Aplicación de acciones de solución
Calificar el rendimiento del personal o del equipo
Comprobar el cumplimiento de los planes
Asegurar el alcance de los objetivos y metas
Revisión permanente de las actividades, procesos, materiales,tareas, antes y después de conseguir los resultados
Cartilla Técnica
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31
Herramienta 9: Formulario para Pequeños Proyectos de Negocio
Este formulario ayudará a colectar, producir y analizar la información necesaria para contar con
un Proyecto de Negocio pequeño, o un Perfil de Plan de Negocios para una idea de
microempresa.
El formulario contiene cinco páginas y a continuación aparece una guía para su uso (el formulario
también se dispone en Excel, con los cálculos automatizados).
Página 1: Información general
En esta página deberá identificarse el proyecto de que se trate, quiénes y cuántas son las personas
o grupos de emprendedoras, los beneficios que se espera obtener (principalmente relacionados
con el mejoramiento económico y con la seguridad alimentaria y nutricional) y la descripción del
producto o servicio que se producirá con el negocio.
Información de la persona o
grupo de emprendedoras
Información general del
proyecto o idea de negocio
Información general del
producto o servicio que se
producirá y venderá
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Página 2: Información de Mercado y de Producción
Esta página es para presentar la información que se ha colectado del negocio, en relación con el
mercado y con la producción directamente.
a. Información de Mercado
La información que debe recolectarse acerca del mercado, para anotar en esta página es: ¿cuánta
gente está dispuesta a comprarnos?, ¿a cada cuánto tiempo?, ¿cuánto nos pueden comprar?, ¿qué
precio están dispuestas a pagar?, ¿dónde compran?, ¿existen competidores?, ¿qué calidades se
esperan del producto o servicio? Toda esta información debe buscarse y conseguirse
directamente en el mercado al que se espera vender, para que sean datos reales y con ellos
elaborar estimaciones o proyecciones de venta, en unidades y en moneda. Además para poder
prever acciones a realizar y estimar gastos necesarios para la comercialización.
Información sobre el
mercado, las estimaciones
de venta y las acciones
necesarias para vender y
los gastos que se
requieren
b. Información de
Mercado
En la producción se
requiere determinar el
proceso de producción
(duración y recursos), y las
necesidades de inversión
en instalaciones, equipo y
maquinaria, para
determinar la capacidad de
producción y su
proyección en el tiempo.
Información de la
producción
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33
Página 3: Información de Costos de Producción
Esta página es para presentar y analizar los costos de producción ( de productos o servicios).
En este análisis es necesario basarse en algunos conceptos y definiciones importantes:
Producción por lote: La cantidad de productos que se obtienen por cada vez que se produce, o
por cada vez que se compra materia prima. Ej. 100 panes por cada arroba de harina.
Materias Primas: Son los recursos que se compran y que a través del proceso de producción se
convierten en el producto final. Ej. La tela, los hilos y botones se convierten en camisas.
Insumos: Son los recursos que se usan para facilitar el procesamiento de las materias primas. Ej.
La electricidad permite el funcionamiento de las máquinas de coser. El gas propano permite el
funcionamiento de los hornos de pan.
Costos Fijos: Son los costos que se tienen que asumir, aunque no se esté produciendo. Se gastan
por tiempo, generalmente por mes. Ej. Alquileres, electricidad, depreciación de equipos y
maquinarias.
Costos Variables: Son los costos de las materias primas e insumos que se usan directamente
para lograr la producción. Solamente se tienen costos variables si se produce.
Información de
Costos de Producción.
En esta hoja deben anotarse los
costos de forma detallada y la hoja
calculará de forma automática el
“costo variable total” y “costo
variable unitario”, que son útiles para
el análisis posterior
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Empresarialidad y Formulación de Pequeños Proyectos de Negocio
34
Página 4: Análisis de Punto de Equilibrio y Rentabilidad
Esta página calcula automáticamente el “punto de equilibrio” del negocio, que permita conocer
cuál es el nivel de ventas necesario, para que el negocio no pierda sus recursos y recupere al
menos la inversión.
La página permite calcular el punto de equilibrio expresado en unidades de producto o servicio a
producir y vender o expresado en moneda, para que pueda ser útil para distintos tipos de
negocios (por ejemplo, negocios comerciales tipo “tienda”, podrán calcular con mayor facilidad el
punto de equilibrio en moneda. En la página están a la vista las fórmulas de cálculo que se usan
automáticamente.
La rentabilidad está calculada en tres niveles, para que el criterio de decisión sobre la
conveniencia de instalar el negocio cuente con suficientes fundamentos: Margen de contribución,
rentabilidad de las ventas y rentabilidad del negocio.
En la página también deben anotarse las necesidades de inversión inicial para instalar el negocio, lo
que permitirá establecer las necesidades de capital inicial y anota finalmente de forma automática
el período de recuperación de la inversión.
Esta página hacer cálculos automáticos
de punto de equilibrio y rentabilidad,
así como de período de recuperación
de la inversión, para que puedan ser
analizados e interpretados para la
toma de decisiones.
Solamente de ben incluirse las
necesidades de inversión inicial en
equipo, maquinaria, etc.
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35
Página 5: Proyección de Entradas y Salidas de Dinero (flujo de fondos)
Esta página se presenta un cuadro de “flujo de fondos” que mostrará el comportamiento de las
entradas y salidas de dinero. El cuadro se completará de forma automática, para que pueda
tenerse un presupuesto de dinero. Esta información es la utilizada por la página para calcular el
tiempo de recuperación de la inversión.
El cuadro de flujo de fondos
se completa
automáticamente, cuando se
tiene la información de
costos, gastos y ventas, y
permite ver el presupuesto
futuro de entradas y salidas
de dinero.
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36
Página 6: Primeros pasos para la Implementación del Negocio
Esta página presenta un cuadro de actividades que la emprendedora o el grupo emprendedor
identifica para empezar la instalación del negocio. Es un pequeño plan de implementación del
negocio, donde se distribuyen responsabilidades y se fijan tiempos para lograr avances concretos
en la instalación del negocio.
Esta hoja es para que se tomen compromisos y decisiones en la instalación del negocio.
Importante: El uso del documento en Excel es una tarea que se aborda en forma práctica durante
el taller de capacitación.
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37
Bibliografía:
1. Andragogía.
El aprendizaje de los adultos.
Malcom Knowles. Oxford, University Press.
Mayo 2001.
2. Administración.
Koontz / O’donnell
McGraw Hill. Tercera edición en español.
México 1990.
3. Los Emprendedores no Nacen, se Hacen.
Lloyd E. Shefsky
McGraw Hill. Tercera edición en español.
México 1997.
4. Teoría del Emprendedor. David McLelland.
Apuntes, Metodología CEFE. GTZ-Alemania.
5. Herramientas Participativas desarrolladas por Otoniel Mora.
Las herramientas “Riesgoscópio, Telaraña de Contactos, Cubeta de Planificación, Contrato de
10 Líneas, El Embudo de la Calidad, y La Regla de 5”, fueron diseñadas y desarrolladas por
Otoniel Mora. CEFacilita.
6. SiPlaN. Sistema para la Formulación de Planes de Negocios.
Aplicación en Excel desarrollada por Otoniel Mora, Mynor Ralón y Gabriel Rodríguez,
adaptada para pequeños negocios para este taller.
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38
“La realización de esta publicación fue posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos
de América proporcionado a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional (USAID). El contenido aquí expresado no necesariamente refleja las opiniones de la
USAID o del Gobierno de los Estados Unidos de América”.