Visi Serrano Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media ¿Conversamos? 678492521 visi.serrano@euskalnet.net

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Lo primero es lo primero

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Reglas del Juego

9:00 - 11:45

12:00 - 14:00

16:00 - 19:00

Agenda

Metodología

1.Interiorizar qué entendemos por una reunión de trabajo eficaz a partir

de la diferencia existente entre el temas a tratar y objetivos a alcanzar.

2.Conocer las funciones clave a desempeñar por el/la dinamizador/a de

una reunión.

3.Aprender a estructurar las reuniones, clarificando las diferentes fases

y tipologías de las mismas, identificando cómo actuar en cada una de

las mismas.

4.Identificar las habilidades de relación a emplear en las reuniones de

trabajo, para que resulten de mayor eficacia.

Objetivos

NÚCLEO:

¿Reuniones?

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Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la

dirigieras o facilitaras o simplemente participaste de ella. Pero es una historia de éxito de una reunión que recuerdas

especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo…

Tiempo: 5´

Apreciando las reuniones

Por parejas compartid las historias. Conversad sobre los antecedentes, los protagonistas. Qué elementos positivos os han llevado a recordar esta reunión. Cómo definirías dicha reunión. Plantead preguntas apreciativas. Tomad notas. Compartid el tiempo

Tiempo: 10´

Apreciando las Reuniones

En subgrupos conversamos sobre temas, contenidos, comportamientos y actitudes comunes de todas esas historias de éxito que recordamos sobre reuniones

Tiempo 5´

Apreciando las Reuniones

Sobre reuniones basadas en diállogos apreciativos: http://goo.gl/v71vf

1. ¡La reuniones no se dirigen solas!

2. Fundamental: el OBJETIVO.

3. La persona que facilita es responsable del contenido, pero SOBRE TODO, DEL PROCESO de la reunión.

3 ideas clave sobre las reuniones

Sobre reuniones y e-reuniones productivas: http://goo.gl/d01DU

NFORMATIVO

ECISORIO

EGOCIATIVO

ONSULTIVO

Tipos de Objetivos

REUNIÓN INFORMATIVA

REUNIÓN DECISORIA/

NEGOCIATIVA

REUNIÓN CONSULTIVA

TIEMPO Y DOMINIO DEL/DE LA DIRECTOR/A

TIEMPO Y DOMINIO DE LOS/LAS PARTICIPANTES

Tiempo y dominios

14

Líder del proceso (moderador, secretario, gestor del tiempo)

Comunicación y apoyo

Interpretaciones vs evidencias

Planificación

Organización de la información para resolver el problema más allá de tus propias pistas

Dinámica de grupo: las pistas

¿Qué podían haber HECHO de distinto los ciegos para saber qué

era un elefante?

Los ciegos y el elefante

16

Los ciegos y el elefante

Aprendizaje de 2° orden

Aprendizaje de 1° orden

Aprendizaje de 1° orden

Observador Acciones Resultados

Modelo OAR

Nuevas Acciones disponibles

Nuevas Acciones disponibles Observador

Acciones disponibles

Nuevo Observador

Cambio

Cambiando el Observador

DISTENDER

CLARIFICAR

CONTROLAR

• OBJETIVO

• MÉTODO

• TIEMPO

• CONTENIDOS Y TERMINOLOGÍA

• PARTICIPACIÓN

• TIEMPO

• AJUSTE AL OBJETIVO

• CLIMA

DINAMIZAR

Funciones de quien dinamiza una reunión

El águila ve el mundo desde el aire... la rana, lo ve desde el suelo…

¿Qué diría cada cual si le

preguntáramos cómo es el mundo?

¿Quién tiene razón?

¿Es cuestión de puntos de vista?

Sobre la persona del Observador: http://goo.gl/8fq40

EL ENFOQUE ÚNICO

Enfoque Único

Objetivo: Aceptación por parte de las demás personas de mi enfoque.

Que lo vean como yo

Acciones frecuentes: Convencer

Imponer

Expresiones:

“Eso no es así”

“¡Cómo que no entiendes!”

“Esta es la única solución”

“La única alternativa es…”

A veces, nuestro enfoque en las reuniones es único. Entonces….

EL ENFOQUE MÚLTIPLE

Objetivo: Aceptar la legitimidad de nuestras diferencias.

Somos observadores distintos de una misma realidad.

Acciones frecuentes:

Escuchar. Preguntar. Compartir percepciones.

Integrar puntos de vista para abrir nuevas posibilidades.

Expresiones:

“Vaya... Yo pienso distinto”.

“¿Cómo lo ves tú?”

“¿Cómo has llegado a esa conclusión?”

A veces, nuestro enfoque en las reuniones es múltiple. Entonces….

Enfoque Múltiple

Habilidades clave para dinamizar reuniones

1. ¿Cuáles consideramos que son las claves para el éxito en esta dinámica?

• Agotar el tiempo de la planificación para plantear estrategias, nombrar moderador, repartir resto de roles según habilidades y competencias individuales para ser más efectivos. • Informar a los ciegos de cómo va el proceso y nombrar a una única persona que le guie en el proceso. • Los ciegos pueden animar, preguntar cómo vamos, celebrar los éxitos ¡no son mudos! • Si hay toques, socializar el fracaso, no dejarse llevar por el desánimo. • Abrir la mente a todas las posibilidades •Escuchar activamente

Pasando por el aro

2. ¿Qué relación puede tener con las

reuniones? • Incidencia de la importancia y las consecuencias de la responsabilidad individual en las tareas de grupo reunido. • El efecto de los paradigmas en los resultados de la reunión: el aro no se puede mover y hay únicamente hay que retorcerse para pasar; el ejercicio tiene trampa, no tiene solución • Orientarse a la tarea en una reunión es fácil cuando todos los miembros el grupo perciben la misma como apasionante, interesante y retadora. •Las reuniones no se dirigen solas

Pasando por el aro

3. ¿Cuáles son nuestras lecciones aprendidas?

• En las reuniones hay que atender el clima de la misma,

atender a otros que quizá necesiten ayuden o estén en otras posiciones

• Para resolver problemas en una reunión tenemos que compartir y acordar cuál es el problema a resolver

• Atender cómo nos comunicamos en las reuniones, es muy importante para ser efectivos.

• La planificación y gestión del tiempo son elementos a cuidar en las reuniones

• Integridad y responsabilidad van de la mano de la capacidad de pedir ayuda, ofrecerla y cooperar.

•Antes de participar en una reunión es importante revisar los paradigmas y juicios que tengo sobre las personas, la temática

y los resultados.

Pasando por el aro

Fases de una Reunión

¿Qué es necesario para la efectividad de la Fase…?

Ejercicio de reflexión en subgrupos

Objetivo/s

Agenda de la reunión

¿Participantes?

Lugar de celebración

Pensar en el/los Método/s

Información a los/las participantes

Convocatoria

FASE 1: PREPARACIÓN Fase de Preparación

Sobre participación genuina y planificación de agendas abiertas http://goo.gl/Zfbc8

FASE 2: INICIO Fase de Inicio

Comenzar a tiempo

Clima: Lugar y Bienvenida

Puesta al día:

Declaración de Objetivos

Pactar/proponer Metodología

Reglas del Juego

Dirección de la reunión: Seguimiento de lo preparado (¡Flexibilidad!)

Participación: Habilidades y Actitudes

FASE 3: NÚCLEO Núcleo

Anticipar el final

Revisar el problema

Resumir el progreso

Enfatizar acuerdos

Agradecimiento y despedida

FASE 4: CIERRE Cierre

FASE 5: SEGUIMIENTO Seguimiento

Evaluación personal

Informar(se) sobre el nivel de realización de acciones / compromisos / propuestas

Ante incumplimientos o contingencias definir y comunicar alternativas

Roles problemáticos en las reuniones

Sobre reuniones comerciales y estilos sociales: http://goo.gl/wmmgE

• Facilitar que pierda el miedo a ser sincero/a: refuerzo.

• Hacerle sentirse aceptado/a también cuando exprese su propia opinión.

• No llevarle a / posibilitarle aceptar compromisos que no se van a poder cumplir.

Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones

• Escuchar las quejas prestando atención, pero dirigiendo las discusiones hacia la resolución de problemas.

• No responder a las críticas con justificaciones o reclamaciones, sino con una exposición fundamentada de los hechos.

• Identificar beneficios de la situación.

Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones

• Establecer un orden de prioridad ayuda a limitar el número de alternativas a tener en cuenta.

• Relacionar las posibles soluciones o decisiones con beneficios.

• Dividir la realidad.

Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones

CIERRE:

Ya nos vamos…

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La culpa es del grupo que no ha participado

No he preparado la reunión convenientemente (dado el grupo)

Inocencia

No soy responsable de…

Impotencia

Resignación y Resentimiento

Se concentra en el entorno

El sujeto no tiene control

Poder

Respondo frente a…

Respons(h)abilidad

Ambición y Aceptación

Se concentra en la persona

Control (uno mismo) e Influencia (en los otros)

VÍCTIMA PROTAGONISTA / 100% RESPONSABLE

¿Cuál es tu actitud ante tus futuras reuniones?

¡¡¡La reunión ha sido un desastre!!

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