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Profa. María L. Moctezuma Dewey University
11/08/2014
Reuniones y Conferencias
Objetivos
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Planificar reuniones con poco tiempo fuera de la oficina.
Planificar reuniones en salones de conferencia. Planificar reuniones en facilidades fuera de la
oficina. Planificar para servir comida en las reuniones. Evaluar lugares para reuniones. Preparar la agenda y minutas de una reunión. Entender la utilidad del audio y vídeo
conferencias.
La reunión Términos relacionados:
Asistente – persona que asiste a una reunión Participante – otro término que se utiliza para los
asistentes a una reunión Organizador – persona que planifica la reunión Presidente/moderador – persona que habla o
introduce a otros conferenciantes en una reunión Facilitador/coordinador:
persona que facilita la transición de una sesión o confe-renciante a otro
maneja la atmósfera y establece el tono de la reunión estimula la participación de todos y mantiene el control
en la reunión
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La reunión Al planificar una reunión determine el
tiempo necesario para lograr los objetivos.
Mantenga la reunión lo más corta posible.
Una reunión que dure una mañana o tarde entera requiere un descanso de quince minutos.
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La reunión: agenda Es la lista de temas a discutirse en la reunión. De ser posible, debe hacerse por escrito. Hay que enviarla con antelación o distri-
buirla a los participantes antes de comenzar la reunión.
Cuando se distribuye por adelantado, deben hacerse copias adicionales por si alguien no la tiene.
Debe incluir la hora del comienzo y conclusión de la reunión.
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La reunión: modelo de agenda COLEGIO CENTRAL UNIVERSITARIO
Departamento de Adiestramientos y Desarrollo Profesional AGENDA
30 de septiembre de 20___ 10:00 a.m. – Salón de Conferencias
Aprobación de Minutas del 29 de agosto de 20___ Presentación de nuevos empleados Informes de las divisiones
Adiestramiento y Educación, Leishla M. Valentín Relaciones Obrero-patronales, Isamar Gomila Compensaciones, Jaydee Guzmán Beneficios, Danyellis Borrero Plan médico
periodo de ingreso programa dental
Bono navideño Convenio Laboral, Jennifer Quiñones Asuntos Gerenciales, María del P. Lucas
Innovaciones en políticas laborales y procedimientos Programa de reconocimientos 20___
Visión y misión Desarrollo del itinerario Requisitos mínimos
Informe de la producción por departamentos Clausura
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La reunión: reuniones informales
Hay que verificar: la disponibilidad del supervisor antes de citarla quiénes son esenciales para la reunión
Se convocan por teléfono o email. Si hay calendarios electrónicos, se facilita la
coordinación. Aunque se fije fecha en calendarios electró-
nicos, hay que enviar emails o llamar a los participantes para confirmar asistencia.
El horario de la reunión influencia en la discusión y resultados.
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La reunión: reuniones informales
Hay que mantenerlas cortas y enfocadas.
Es preferible programarlas para antes del almuerzo o cerca de la hora de salida.
Hay que recordar a los participantes mantener el móvil apagado o vibrando.
Evite enviar/recibir mensajes de texto. 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 8
La reunión: reuniones en salones de conferencia Los salones de conferencia regularmente
son amplios con sillas colocadas en fila. Algunos los diseñan de forma flexible
para acomodar a los participantes de diferentes maneras.
Usualmente tienen podios con micrófo-nos, de modo que se pueda ver y oír al conferenciante.
Algunos tienen equipo de proyección para uso de los conferenciantes.
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La reunión: reuniones en salones de conferencia Algunos tienen sillas fijas dispuestas en
forma de teatro. En algunos lugares las paredes son
movibles para ajustar el tamaño de los salones.
También podría haber disponibles mesas largas con sillas colocadas en filas para facilitar tomar notas.
Podrían tener sistemas electrónicos para responder a preguntas.
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La reunión: arreglos de comida Es responsabilidad del asistente administrativo
comprar o hacer arreglos de comida para algunas reuniones.
Puede solicitarse al ayudante administrativo que pare a comprar donas, dulces, frutas, yogurt, etc., de camino a la oficina. Probablemente tenga que preparar café.
También podría reservar en un restaurante para que los participantes coman.
Podrían ordenarse sándwiches de una cafetería o delicatesen.
En todos los casos se debe conocer la política de la compañía en cuanto al pago de desayunos, almuerzos o meriendas para reuniones.
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La reunión exitosa No programe reuniones el día antes
de un feriado o los viernes en la tarde. Distribuya la agenda por adelantado. Decida por adelantado cuánto espe-
rará por los participantes que tarden en llegar.
Comience la reunión estableciendo el objetivo y los resultados deseados.
Esté alerta de la comunicación no verbal de los participantes. 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 12
La reunión exitosa
Esté alerta de las tensiones que surjan entre participantes y no permita que la situación altere el objetivo de la reunión.
No permita discusiones ni ataques verbales entre participantes.
No permita que los tópicos se salgan de la agenda.
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La reunión exitosa
Utilice un rotafolio para para organizar la discusión; asigne una página a cada tema.
Si una persona está monopolizando la discusión, estimule al resto a participar.
Resuma cada punto de la agenda antes de pasar al siguiente.
Evite denigrar los comentarios de alguien.
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La reunión exitosa Si alguien hace una sugerencia que no
tiene que ver con el tema, agradézcala y continúe con el siguiente tema.
Si surge algún problema, responda con diplomacia y continúe con el próximo tópico.
Si alguien trata de sabotear frecuente-mente las reuniones, hable con el/ella en privado acerca de esa actitud o comportamiento y hágale saber sus responsabilidades.
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La reunión exitosa: sugerencias para los participantes Prepárese para la reunión; lea el material y la
agenda. Llegue a tiempo siempre. Traiga los documentos importantes. Sea cortés siempre con los participantes. Tome notas durante la reunión. Conozca a los asociados nuevos en la
reunión. Evite las conversaciones entre compañeros
mientras se desarrolla la reunión. Los empleados nuevos deben ser cautelosos
hasta familiarizarse con el grupo.
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¿Por qué las reuniones no son exitosas? El presidente y los participantes
difieren en los tópicos a discutir. El horario de la reunión no es el ade-
cuado porque los participantes tienen otros proyectos que completar.
Los participantes no están interesados en los tópicos a discutir.
Los participantes sienten que no hay un motivo valido para la reunión.
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Planificar una reunión grande: el plan Visitar facilidades en el área; solicitar informa-
ción por escrito. Mantener listas de participantes y datos de
actividades anteriores; pueden ser útiles al planificar nuevas reuniones.
Mantener archivos digitales o impresos de actividades previas.
Hacer una lista de cotejo para asegurar que se cubran todos los detalles.
Anticipar situaciones adversas que puedan surgir y crear un plan para solucionarlas.
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Planificar una reunión grande: el plan Visitar facilidades en el área; solicitar informa-
ción por escrito. Mantener listas de participantes y datos de
actividades anteriores; pueden ser útiles al planificar nuevas reuniones.
Mantener archivos digitales o impresos de actividades previas.
Hacer una lista de cotejo para asegurar que se cubran todos los detalles.
Anticipar situaciones adversas que puedan surgir y crear un plan para solucionarlas.
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Planificar una reunión grande: decisiones básicas ¿Cuál es el propósito de la reunión?
¿Qué resultado se espera? ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo la
reunión? La ubicación depende del: número de participantes facilidades disponibles duración de la actividad
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Planificar una reunión grande: decisiones básicas ¿Cuántos participantes esperan? comparar con actividades previas cuántas personas asistieron qué indica el informe de seguimiento
¿Cuánto durará la reunión? ¿Cuándo comenzará y terminará? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Habrá algún tema? ¿Cómo se evaluará?
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Planificar una reunión grande: requisitos ¿Se grabarán las sesiones? ¿Cuántas sesiones se planifican? habrá sesiones concurrentes cuántos salones se necesitan
¿Se servirá comida? ¿Se proveerá agua a los
conferencian-tes? De ser así, jarras y vasos o botellas.
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Planificar una reunión grande: requisitos ¿Se requerirá equipo para las
presentaciones? ¿Habrá exhibidores? ¿Vendrán visitantes foráneos? quién hará los arreglos de transportación
y hotel quién pagará
¿Se enviarán notificaciones de RSVP?
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Planificar una reunión grande: facilidades Primero se considera la disponibilidad
del lugar. En segundo término se investiga el
precio. La ubicación, ¿es conveniente para
los asistentes? Las facilidades, ¿son accesibles para
discapacitados? El lugar, ¿es atractivo y limpio? 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 24
Planificar una reunión grande: facilidades Si la actividad se va a celebrar en un
hotel, ¿tiene un bloque de habitaciones disponibles a un precio razonable?
¿Hay estacionamiento adecuado y cuál es la tarifa?
Los empleados, ¿son atentos y serviciales?
¿Hay disponible un vestíbulo o área para registrarse?
¿Hay disponible un área para los exhibidores?
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Planificar una reunión grande: salones para reuniones ¿Hay suficientes salones de reunión? ¿Son lo suficientemente amplios para
acomodar a los asistentes? ¿Son las sillas cómodas; hay mesas
disponibles? La temperatura en los salones, ¿es
confortable?
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Planificar una reunión grande: salones para reuniones La iluminación ¿es adecuada? ¿Hay cortinas para bloquear el sol? Los salones, ¿están ubicados en áreas
fuera de distracciones; lejos de elevadores, de la cocina, de la calle?
Los salones, ¿están disponibles las 24 horas del día o alguna otra persona los utilizará en algún momento?
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Planificar una reunión grande: audiovisuales Si se van a utilizar equipos, como,
computadoras, proyectores, etc., ¿lo suplirá el hotel? ¿Cobrarán por el uso?
Si se requiere conexión a Internet, ¿está disponible?
Si se necesita resguardo vía satélite, ¿está disponible?
¿Hay sistemas de sonido?
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Planificar una reunión grande: audiovisuales ¿Hay suficientes enchufes o extensiones
eléctricas para los equipos? ¿Hay técnicos disponibles de surgir
problemas con los equipos? La calidad de la comida, ¿es buena, la
sirven rápidamente, cuanto es el costo? Hay un espacio lo suficientemente
grande para colocar artículos/equipos grandes como los que llevan los exhibidores. 11/08/2014 Profa. M. Moctezuma 29
Planificar una reunión grande: servicio de comida El presupuesto afecta lo que se servirá en las
actividades. Cuando se ordena comida para una actividad
grande, el cargo por los salones es menos e, inclusive, gratis.
Para que las facilidades sean gratis hay que garantizar una cantidad específica de comensales.
El costo de la comida es a base del precio por persona.
Hay que tener en cuenta las dietas especiales, por ejemplo, bajas en carbohidratos, en sodio, grasa o vegetarianas.
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Planificar una reunión grande: habitaciones Hay que determinar quien se hará cargo de reservar las
habitaciones: el participante o el organizador. Si es el organizador, debe tener un récord de las tarjetas
de crédito de los participantes: número de tarjeta nombre como aparece escrito en esta fecha de vencimiento código de seguridad (tres dígitos al dorso de la tarjeta)
Si no es el organizador, se circunscribe a recomendar facilidades cerca del lugar de la actividad.
Cuando se bloquea una cantidad de habitaciones, los participantes reservan, pero tienen que indicar clara-mente al grupo que pertenecen para acogerse a las tarifas reducidas.
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Planificar una reunión grande: contratos Regularmente cuando celebramos
una actividad en un local se firma un contrato.
Es necesario verificar que incluye todo lo discutido acerca de los arreglos: fecha y duración mesas y sillas equipos área de exhibidores
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Planificar una reunión grande: VIPs Estas son personas importantes que
asisten a la actividad: ¿Quiénes son los VIPs (very important people)? ¿Quién los recogerá en el aeropuerto o estación
del tren? ¿Se les colocará algún regalo en la habitación
del hotel (dulces, frutas, vino o flores)? ¿Se necesita automóvil o chofer para ellos? Entregue una lista en el hotel de estas personas. Recopile información sobre qué le gusta o no.
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Planificar una reunión grande: necesidades especiales Verifique si hay alguien que necesite: ayuda para escuchar sillas de rueda ayuda para personas ciegas
Asegúrese de que las facilidades sean completamente accesibles (ley ADA).
Probablemente necesite un intérprete de lenguaje de señales, materiales traduci-dos en Braille o alguien que provea ayuda a personas en silla de rueda o con otra discapacidad.
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Planificar una reunión grande: visitantes internacionales La mayoría de la corporaciones, institu-
ciones educativas, agencias sin fines de lucro y gobierno operan en ambientes globales.
Probablemente algún asistente de este tipo requiera un intérprete.
También estas personas aprecian una lista con la dirección de diferentes embajadas.
Verifique el procedimiento de entrada a EU.
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Planificar una reunión grande: identificación Para ayudar a recordar los nombres y
conocer a asociados y participantes se preparan distintivos (badges).
Se distribuyen en el registro de la actividad.
Deben prepararse con una letra grande y legible, destacando el nombre.
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Planificar una reunión grande: página Web Es conveniente preparar una página
en línea con detalles de la reunión. También podría contener información
del hotel, localización, agenda, papeles importantes, tarifas aéreas y datos de alquiler de autos.
Colocar mapas en la página (Google maps) ayuda también.
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Planificar una reunión grande
Es conveniente preparar una hoja de evalua-ción a ser completada por los participantes.
Como mejorar la reunión: Informe los cambios de planes según ocurran
(salones, horarios, etc.) Prepare anticipadamente los materiales de la
reunión. Decida con antelación quién pagará los gastos. Considere las necesidades de transportación. Envíe un mapa e información acerca de la
trasportación terrestre.
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Día de la reunión y seguimiento
El día de la reunión llegue temprano y verifique que todo está bien.
Haga copias extra de la agenda y otros materiales importantes.
Cuando comience la reunión trate de seguir el itinerario lo más fielmente posible.
Si se atrasan los trabajos, informe inme-diatamente al gerente de servicio para posponer la hora de la comida.
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Día de la reunión y seguimiento: conclusión Resuma las discusiones, hallazgos,
conclusiones y recomendaciones. Recuerde a los participantes las asig-
naciones y estimúlelos a involucrarse en los proyectos.
Anuncie la fecha de la próxima reunión.
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Seguimiento
Si hay personas a quienes se les solicitó com-pletar proyectos o investigaciones hay que darle seguimiento.
Después de la reunión se debe enviar un resumen a los auspiciadores.
El ayudante administrativo es responsable de organizar y repasar las formas de evaluación.
Después de la reunión, mantenga récord de los nombres de las personas que ayudaron y envíe notas de agradecimiento.
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Día de la reunión y seguimiento: minutas La minuta consta del resumen de los
acuerdos tomados en la reunión. El formato dependerá de la
organización. Se toman en reuniones informales y en
las de juntas de directores. Se preparan inmediatamente finaliza
la reunión para que no se olviden acuerdos importantes.
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Día de la reunión y seguimiento: minutas La preparación de minutas requiere la
combinación de buena destreza para escuchar, concentración, para tomar notas y resumir los puntos importantes.
Deben ser exactas, por lo que es prefe-rible grabar reuniones extensas.
En las reuniones extensas y con muchos participantes se solicita a las personas dar el nombre antes de dirigirse a la audiencia o presentar mociones.
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Reuniones virtuales: conferencias de audio y video Es una alternativa mas económica
para que los participantes interactúen cara a cara.
Si se incluye de este tipo de conferen-cias en la actividad el local tiene que tener equipo para este tipo de evento.
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Reuniones virtuales: a través de la Red Los participantes se dirigen a una página en
Internet para verse cara a cara o una presentación.
Los participantes pueden comunicarse por medio de mensajería instantánea o por teléfono.
Estas reuniones no deben exceder de dos horas.
Hay que planificarlas muy bien. Se pueden utilizar las tecnologías que en una
conferencia presencial (imágenes, presenta-ciones, demostraciones, etc.).
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