Gobierno electrónicoServicio orientado a

ciudadanos

Road Show 2008

Agenda

• Quienes somos• Expediente electrónico• Procesos interinstitucionales – ventanilla

única• ¿Cómo podemos implementarlo?• Diseño y puesta en marcha de un trámite• Casos de éxito• Preguntas y respuestas

¿Te Subes?

“Y ese MIDES aluvional, hoy se está institucionalizando, ha llamado a

concursos, está incorporando gente, tenemos expediente electrónico.

¿Saben por qué tenemos expediente electrónico? Porque los expedientes

son gente, porque lo que hay en ese montón de papeles que uno acarrea

para un lado y otro, y que se pierde y no se sabe dónde está, es la vida de

la gente. Por lo tanto, el modernizar, el poner un Ministerio moderno, un

Ministerio que pueda realmente agilizar todo tipo de trámite y que sea

transparente para la población, que la población pueda mirar dónde están

esos expedientes y donde esta su trámite es una cosa fundamental, no un

chiche, no es ponernos a la moda. Es una necesidad imperiosa que, aún

en un Ministerio pequeñito como el nuestro, nos dimos cuenta que lo

precisábamos.”

Ministra de Desarrollo Social – MIDES – Marina Arismendi22/05/2008

Q-expeditive en MIDES – UY¿Te subis?

Trámites y Expedientes

• Un trámite es la ejecución de una serie de reglas y pasos preestablecidos

• Un expediente es el conjunto de documentos utilizados en un trámite o generados por el trámite– Componente Digital– Componente Físico (documentación física)

Términos

Actuaciones y Nodos

• Cada una de las actividades que los funcionarios de una dependencia realizan con un expediente como parte de un trámite

• Los nodos son las dependencias y oficinas que intervienen en un trámite. Un trámite sólo puede estar en un nodo en un determinado momento

Términos

Rutas

• Es la lista de nodos que en determinado orden recorre un expediente desde su inicio hasta su cierre– Rutas Predefinidas– Rutas Ad-hoc (se define en el momento por el

funcionario)– Mixtas

Términos

Ciudadano - AutoconsultaFu

ncio

nario

sAd

min

istr

ació

n y

Dis

eño

Actores del GobiernoElectrónico

Ruta de la Innovación para la Calidad de Servicios

Primera Ola:• Ventanillas Únicas• Servicios en la Web• Automatización de

tareas• Dificultades de

Integración• Enorme mejora a

nivel de las tareas

Segunda Ola:• Interoperabilidad• Descentralización• Automatización

de los Procesos• Mayor cercanía

con el requerimiento

• Consumo bajo demanda

Los estándares comienzan a

permitir escoger entre los

módulos que mejor satisfacen

la necesidad

Hasta hoy…

1998 - 2006 2007 +

Ciudadano - AutoconsultaFu

ncio

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sAd

min

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Dis

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Actores del GobiernoElectrónico

Módulos de la Solución

Procesos interinstitucionales

• Los Actores:– Ciudadano– Ministerio de Desarrollo Social– Ministerio del Interior

• El Trámite:– Solicitud ciudadana para recibir asistencia

social– Obtener y evaluar información del

ciudadano– Gestionar la asistenciaCaso de estudio

Obtiene información del ciudadano

Solicita Certificado de buena conducta

Valida la información

Ministerio de desarrollo Social

Ministerio del Interior

Evaluación por el instituto de la Mujer Evaluación Sicológica

Denuncia Penal

Administración y Gestión

Evidencia de maltratos

DEMO

Caso de estudio

Proyecto de Implementación

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¿Cómo se lleva a cabo el Proyecto?• Disponer de una plataforma flexible y escalable• Diseñar y Sistematizar una nueva forma de Trabajo

– Mejora de la Gestión• Es un proyecto Organizacional

– Existen Factores no Tecnológicos que influyen superlativamente

• Roles:– La INSTITUCIÓN– La consultora

¿Te Subes?

Los roles

• Diseñado desde la Institución– Capacitar a los Implantadores de la Institución– Relevamiento Integral de todas la áreas– Capacitar a los Usuarios Finales

• La Consultora– Provee la Herramienta, Metodología y Capacita– Asiste en la Gestión y Planificación

¿Te Subes?

Metodología

• Autonomía de la Institución para el mantenimiento del Sistema– Funcional – Operativo

• Grupo Implantador (multidisciplinario)– Relevar y Definir – Diseñar – Capacita a Usuarios Finales– Implanta el Expediente electrónico

¿Te Subes?

Fases

Capacitación

Relevamiento

Diseño y

construcción

Prototipeo

Pruebas y puesta

en producci

ón

Marketing interno – Difusión

¿Te Subes?

¿Qué esperar del proyecto de Expediente electrónico?

• Sistematización en la cultura organizacional • Provee un entorno controlado de trabajo para

múltiples usuarios• Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano

como para la organización• Notifica y Distribuye las tareas a las personas

involucradas• Simple generación de Informes y estadísticas

¿Te Subes?

¿Qué esperar del proyecto de Expediente electrónico?

• Flexible a la hora de Modificar Trámites y Procesos• Flexible a la hora de Diseñar Nuevos Trámites• Transparencia Transversal de la Información• Mejora Continua

¿Te Subes?

¿Qué Gano? ¿Qué me Evito?

Sistematizar y Estandarizar los Procesos

Inteligencia Organizacional

Alto Acoplamiento de lógica de procesos y personas.

Impacto frente cambios estructurales

Acceso Rápido a la Información para todos los Actores en forma Transparente

Perdidas de Tiempo

Trazabilidad de Trámites Desconocer el Estado en que se encuentra un trámite

Entorno Controlado y Seguro Disminuyo riesgos de pérdida o rotura accidental de Documentación Física

Introspección Organizacional y Mejora Continua

Ineficiencia e Ineficacia

Capacidad de Brindar Nuevos y Mejores Servicios al Ciudadano

Incapacidad de brindar nuevos servicios por saturación de tareas administrativas

¿Te Subes?

Demo

Casos de Éxito

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Caso I

• Gobierno municipal de La Paz – Bolivia• Se implementó el sistema de Ventanilla Única para

todos los trámites– 170.000 trámites promedio al año – 700 trámites promedio al día – 17 puntos de atención– 3.000 personas promedio al día, atendidas en

“Ventanillas”– 70% de reducción en tiempos de espera, de 50 a 15 días– 50% de reducción en procedimientos, de 40 a 20 pasos– 50 % de requisitos innecesarios eliminados, de un

promedio de 20 a 9– 62% de reducción de visitas del ciudadano para

seguimiento de trámite, de 8 a 3

Caso II

• Gobierno Municipal de Santa Cruz de la Sierra – Bolivia• Se implementó el sistema de Ventanilla Única para

todos los trámites– 60 tipos de trámites– 400 trámites promedio al día – 7  puntos de atención – 57 trámites implantados– 200 usuarios activos (entre actuantes y visualizadores)

• Grupo Implementador:– OyM de la Institución– Funcionarios (multidisciplinario)– Consultora

Caso III

• Ministerio de desarrollo social – Uruguay• 2 tipos de trámites:

– Involucrando ciudadanos– Internos34 tipos de trámites en total

• Implementado en 4 meses y en cronograma!!!relevamiento-diseño-testing- capacitación y

puesta en producción• Grupo implementador: 8 del Mides y 4 de la

Consultora– El grupo implementador formo el Depto: OyM

del Mides

Preguntas

Muchas gracias

Javier Briosso: jbriosso@urudata.com

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