Sistema Codificación Académica Normalizado en Red

Estudio

para el desarrollo

de un lenguaje común

para la transferencia de información académica

Las universidades han dejado de ser compartimentos estancos

Universidad aUniversidad a

Universidad cUniversidad cUniversidad bUniversidad b

Universidad dUniversidad d Universidad eUniversidad e

ha ser centros difusores de oferta del conocimiento

OfertaOferta

OfertaOfertaOfertaOferta

OfertaOferta OfertaOferta

ESTUDIANTEESTUDIANTE

Donde el estudiante puede elegir y compartir

OfertaOferta

MatriculaMatriculaConsultaConsulta

NotasNotas ExpedientesExpedientes

Consecuencias

De la oferta del “mercado” universitario deriva una movilidad de los estudiantes

De la movilidad física deriva un movimiento de la información generada

Resultado:

Las ideas van por delante de las soluciones

La gestión académica sufre los efectos

Scanet

Es un proyecto que da solución a las consecuencias derivadas de la movilidad de los estudiantes y las imaginativas ofertas de estudios sin modificar los sistemas actuales de registro de datos de las universidades.

Scanet acerca la gestión académica (la administración) a los usuarios:

Internos: Profesorado

Externos: Estudiantes - universidades - centros

Concepto

Conjunto de códigos estándares orientados a obtener un lenguaje común, que aceptado por los agentes involucrados en gestión académica, simplifique la transferencia de información en materia de:

Matriculas

Notas

Expedientes

Certificados ...

Reflexiones

Estamos en un cambio social que tiende hacia la simplificación de los procesos orientados al usuario en lugar de la burocracia interna.

Es absurdo desarrollar productos a medida en una sociedad que avanza hacia la implantación de estándares, y la normalización de procesos.

Estamos eliminando las barreras del tiempo y del espacio lo que permite llevar a termino el concepto de espacio virtual de los estudios universitarios

Realidades

• En la transferencia de datos académicos, cada universidad tiene sus propios códigos y procedimientos

• Con una fuerte componente de manual

• El sistema es personalizado a cada entorno universitario

• No hay una visión global universitaria desde la óptica del usuario, dando una visión local de la gestión académica

• No existe una armonización de formas

• No se han definido unos estándares de registro

Consecuencias

• Los usuarios tienen que aprender procedimientos diferentes para hacer procesos iguales

Un ejemplo:

• Los profesores: Pasar notas

• Los estudiantes: Consultarlas

Consecuencias

• La movilidad, entendida como la posibilidad de acercarse virtualmente a la universidad, no ofrece una imagen estandarizada. (caso de la banca, agencias de viajes…)

• No se actúa con eficacia ni eficiencia (soluciones duplicadas)

• Imagen “burocrática” de la gestión académica

• Imposible construir una “ventanilla única académica”

Propósitos

Ser una herramienta que facilite a la universidad la transferencia de información académica con:

• Objetivos definidos

y

• Aportación de valores añadidos

Objetivos

• Facilitar la movilidad de los estudiantes

• Facilitar los nuevos conceptos de universidad

•Títulos compartidos

•Campus virtual

• Facilitar el “Suplemento al diploma”

• Reducir el impacto “...del que no se que debo hacer para hacer…”

Valores Añadidos en...

Curriculum académico: Facilita la trazabilidad académica de los estudiantes

Gestión de Recursos: Facilita el desarrollo de productos estándares de apoyo a la GA: Software y hardware

Eficacia: Homogeneización de fuentes de datos para estadística

Imagen: Ofrecer a los estudiantes una misma imagen administrativa en cuanto a que han de hacer para...

Posibilidades imaginativas: Permite desarrollar el concepto de Ventanilla Unica Académica con Terminales “Telecampus”

Requisitos

Para minimizar su implantación…

• Se utilizaran estándares internacionales EAN ya definidos

• Se utilizaran tablas internacionales ISO para codificar códigos

• Visión universal de las soluciones

• Definición de campos de información en lenguaje XML

Visión comparativa del sistema propuesto en relación a otros referentes

El estudio de otros sistemas de codificación para las relaciones deIntercambio de información entre usuarios-servidores avalan elproyecto Scanet

ISBN/10 País Editor Libro D.Ctrl

EAN/13 País Fabricante Articulo D.Ctrl

SCB Banco Sucursal D.Ctrl Cliente Cuaderno *

SCAN País Universidad Estudiante D.Ctrl Expedte

Fases del estudio

1ª Fase. Define códigos de registro unitario: Estudiantes - Centros…

2ª Fase. Desarrolla estándares de contenidos para registrar la información a transferir para que sea interpretable por todos los implicados

3ª fase. Armoniza formas y procedimientos

Quien envía

Que envía

Como lo envía

En el análisis de la comunicación de información se definen...

Las direcciones

Los contenidos

Los continentes

Quien envía A quien

Que se envía

Como lo envía

Análisis de la comunicación: Profesor - universidad > notas

Las direcciones

Los contenidos

Los continentes

Profesor Universidad

Notas homologadas

soportes y sistema electrónico en red

Análisis de la comunicación: Estudiante - universidad < notas

Las direcciones

Los contenidos

Los continentes

Universidad Estudiante

Notas homologadas

soporte y sistema de consulta

Análisis de la comunicación: universidad - universidad <> expediente

Las direcciones

Los contenidos

Los continentes

Universidad Universidad

Expediente para suplemento Dpl

sistema de codificación estándar

Fases del estudio

1ª Fase: Identifica las direcciones de la información que se envía

Son direcciones los puntos operacionales según norma EAN

Punto operacional = Lugar, persona o ítem que es causa origen que

genera información, pidiendola o remitiendola

Estudiantes

Profesores

Universidades-Centros-Facultades-Escuelas...

Asignaturas

Objetivo final: Crear códigos universales aceptados por todas las

universidades

123456 7890123456 7890

Fases del estudio

2ª Fase: Identifica los contenidos de la información que se envía

Son contenidos, la información objeto de transito entre dos agentes

uno que solicita y un segundo que responde

Matriculas

Notas

Expedientes

Reconocimientos de créditos

Títulos y suplemento al diploma

Objetivo final: Normalizar registros de contenidos

Suplementodiploma

Suplementodiploma

Fases del estudio

3ª Fase: Armoniza continentes

Son continentes, los soportes, procedimientos para registrar la información y la imagen funcional

Documentos

Etiquetas

Sistemas de codificación - tablas

Operativas

Objetivo final:

Simplificar la interpretación procedimental a los usuarios

Resumen del desarrollo

Fase 1

El código es la dirección puesta en un sobre de correospara su envío electrónico.

Fase 2

Las Normas son la forma de redactar los documentos interiores

Fase 3

La armonización es la homologación de los documentos y procedimientos comunes

8401 03401 8889

expedientes

Tarjeta estandarizada de estudiante multiuso

Matricula

Estudios

Notas

Expediente

Consulta notas

Estudiante AEstudiante AUniversidad AUniversidad A

Universidad BUniversidad B

Universidad BUniversidad BProfesor BProfesor B

Estudiante AEstudiante AUniversidad AUniversidad A

Universidad BUniversidad B

Universidad AUniversidad A

Red de intercambio de información homologada para contenidos académicos

OfertaOferta

MatriculaMatriculaConsultaConsulta

NotasNotas ExpedientesExpedientes

Aportación de Scanet

Crea el concepto de:

Gestión Académica Universitaria Virtual y Digital (la visa académica)

Los usuarios, internos y externos, de cualquier universidad se relacionan con los servicios de otras universidades, sin necesidad de conocer protocolos particulares para cada gestión: consultas, traslados, notas ...

Obteniendo un sistema transparente e independiente de los sistemas particulares de cada centro como vienen actuando otros sectores sociales: banca, agencias de viaje, fabricantes-distribuidores...

Como codificamos un estudiante en Scanet ?

Trabajo participado por diversas universidades

Hemos partido de la premisa que

•El estudiante siempre es el mismo

•Las universidades donde estudia puede variar

Dirección: código unificado de estudiantes

El código estudiante siempre será el mismo para cualquier universidad donde esté matriculado

El código de universidad será el que corresponda al centro donde curse los estudios

Código unificado de estudiante Norma-EAN/128

Universidad Persona

país Univers. País-Rerv Código persona

Conjunto Variable Conjunto Raíz

8 4 1 2 3 4 5 0 0 0 1 1 3 0 8 4 0 0 9 0 0 0 0 4 0 8 8 8 9 9 9 37

DC

V

Código final de estudiante según norma internacional EAN/128

DNI permite la

Reg.Europea trazabilidad

País estudiante académica

Centro identifica un

Universidad centro según la

País universidad norma EAN/13

(414) 84 12345 00011 3 (99) 084 009 000040888999 37

Ventajas del código EAN/128

• El código constituye una dirección única internacional para cualquier estudiante del mundo donde reside su expediente

• Existe un organismo supranacional, EAN, que asigna y registra los códigos de universidad

• Esta homologado para la codificación en códigos de barras para utilizarlo en etiquetas, p.e. Exámenes

• Esta homologado por los sistemas informáticos

SEMBLANZA CON LA GESTIÓN BANCARIA

La banca desarrolló en 1979 el CCC

Más tarde ha ido desarrollando Normas (Cuadernos) para

cada proceso a implementar aceptados por los usuarios

CBCB CSCS DCDC Código cuentaCódigo cuenta

Transferencias

Compensación de nominas

Recibos domiciliados

Semblanza

El proyecto Scanet es parecido en su desarrollo

Primero define un código de estudiante

Después desarrolla Normas para cada proceso a

implementar consensuadas con las universidades

Código unificado de estudianteCódigo unificado de estudiante

Traslados de expedientes

Actualización expedientes por notas

Reconocimiento de créditos

Semblanza

sistema bancario sistema universitario

Entidad

Sub-centro

Persona

Gestiones

Ha posibilitado la transferencia electrónica Debe permitir la transferencia de

de datos entre usuarios y servidores y la datos académicos con un lenguaje

creación de una red de terminales que ha común para realizar el concepto

acercado los usuarios a los servidores de “Ventanilla única universitaria”

centrocentro

UnvUnvBancoBanco

UnvUnv

centrocentroUnvUnv

estudianteestudiante

SucSuc

BancoBanco

BancoBanco

SucSuc

cccccc

CuadernosCuadernos NormasNormas

Dimensiones jerárquicas de la información

Persona

- País

- Región CE

- Id Persona

Centro - - Asignatura

Universidad - - Nota

País - - Convocatoria

Lugar Producto

Estructura jerárquica de la información: Suplemento diploma

raíz variable información persona universidad expediente

pais+r+dni pais+univ+ctro asig+nota+fecha+conv

12345678 8412345 1234 750 120602 1

12345678 8412345 2345 600 120602 1

12345678 8445678 4768 550 060703 1

12345678 8445678 7788 450 070703 1

12345678 8499887 8887 600 100603 1

Estándares EAN Estándar Scanet

Trazabilidad Estadistica Expediente

Misión de SCANnet

Impulsar y mantener Normas

requeridas por la universidad

en el ámbito de Gestión Académica

mediante grupos de trabajo

establecidos al efecto

Aplicaciones

Sistema de identificación personal universitario europeoUniversitat de Lleida - Facultat de Lletres

||||||||||||||||||||||||||||||||||||||| 84-12345-00011-1 084-009-00040888999 37

Etiqueta homologada para la identificación personal de los estudiantes en los exámenes

Constituye una “dirección única de estudiante”

País-Unv-Centro Persona DC

Circuito nota examen

Profesor puntúa

Etiquetas

ExamenNOTA 7

Aplicativo

1. Parametriza asignatura

2. Lee etiqueta - introduce nota

3. Envía nota a la dirección etiqueta

DB red

Traslados de expedientes

Protocolo

Scanet

red

ExpedienteNormalizado

BDuniversidad

destino

BDuniversidad

origen

ExpedienteNormalizado

Protocolo

Scanet

PDF-417

|||||||||||||

Expedición de expedientes

Identificación Estudiante CB

Contenido en PDF Firma electrónica

Contenido en formato texto

ExpedienteNormalizado

Suplementoal Diploma

Estudiante: 84.12345.00888999

Asignatura nota fecha conv ----------------------------------------- 123 xxxxxxxx 7,5 12/06/02 1 234 yyyyyyyyy 6.0 3/06/02 2 456 zzzzzzzzz 5,5 12/06/02 2 555 wwwwww 4,5 05/07/02 1

Suplementoal Diploma

Estudiante: 84.12345.00888999

Asignatura nota fecha conv ----------------------------------------- 123 xxxxxxxx 7,5 12/06/02 1 234 yyyyyyyyy 6.0 3/06/02 2 456 zzzzzzzzz 5,5 12/06/02 2 555 wwwwww 4,5 05/07/02 1

PDF-417

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Expedición de expedientes

Fase 1: Fase 2: Homologación contenidos

Codificaciones

estándares

Fase 3: Armonización continentes

Suplementoal Diploma

Estudiante: 84.12345.00888999Centro Asignatura nota fecha conv ----------------------------------------- 84123 123 xxxxxxxx 7,5 12/06/02 1 84123 234 yyyyyyyyy 6.0 03/06/02 2 82345 666 zzzzzzzzz 5,5 12/06/02 2 84777 555 wwwwww 4,5 05/07/02 1 49678 222 sssssssss 5,5 01/09/02 2

Suplementoal Diploma

Estudiante: 84.12345.00888999Centro Asignatura nota fecha conv ----------------------------------------- 84123 123 xxxxxxxx 7,5 12/06/02 1 84123 234 yyyyyyyyy 6.0 03/06/02 2 82345 666 zzzzzzzzz 5,5 12/06/02 2 84777 555 wwwwww 4,5 05/07/02 1 49678 222 sssssssss 5,5 01/09/02 2

PDF-437

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Matrícula

Se puede hacer en una misma operación:

1. Matrícula de la asignatura seleccionada

2. Cargo en la cuenta corriente del estudiante

3. Abono en la cuenta de la universidad

Tarjeta Scanetestandarizada

Tarjeta Scanetestandarizada

Terninal

Telecampus

Homologado

redBD

universidaddestino

BDuniversidad

destino

BDbancoBD

banco

Consultas académicas

Se puede hacer en cualquier terminal homologado

1. Consulta oferta estudios

2. Consulta notas

3. Extracto del expedientes

Tarjeta Scanetestandarizada

Tarjeta Scanetestandarizada

Terninal

Telecampus

Homologado

redBD

universidaddestino

BDuniversidad

destino

Ventajas

La transferencia de información entre dos agentes, uno productor y/o demandante de información y, otro gestor y/o depositario de la información en las bases de datos de las universidades, se hace sin intervención manual, evitando potenciales errores y estando al alcance de los usuarios sin limitación del espacio ni del tiempo.

La administración se acerca a los usuarios

TerminalTeleuniversida

dd

Etiquetasidentific.

estudiantes

CertificadosAcademicos

Notas Planes deEstudios

Exàmens

Compens.electronica

Traslatos deexpedientes

Reconocim.de crèdits

Univ 1 Univ 2 Univ 3

Univ ncarnet

actasnotas

En líneas generales, Scanet sigue la política de la Unión Europea en relación con el desarrollo de los servicios telemáticos de intercambio de datos entre administraciones públicas para lograr los beneficios de un espacio sin fronteras para conseguir:

• Evitar que pueda producirse la adopción descoordinada de soluciones particulares. • Eliminar las posibles barreras organizativas y técnicas • Liderar el uso de los intercambios de información por el medio electrónico • Creación y mejora de una infraestructura de servicios telemáticos comunes.

Resumen:Scanet pretende ...

La contribución cooperativa de las universidades a determinados proyectos de gestión académica de ámbito común

El establecimiento efectivo de la interoperabilidad de los sistemas de información de todas las universidades miembros, aprovechando, en la mayor medida posible, los sistemas preexistentes

Promover una decidida política de estándares, que favorezca la participación de empresas europeas y evite la creación de barreras innecesarias y consiga condiciones de economía de escala.

Reflexión final

Las ventajas que podamos ofrecer mañana

dependen de la imaginación que tengamos hoy

El soporte para la universidad digital

La ventanilla única académica europea

Proyecto desarrollado por:

Universitat de Lleida

Roger Torres i Graell

roger@arh.udl.es