COMO IMPLEMETAR SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION EN LA

CEJA

Daniela Soto

Margarita Loaiza

Sebastián Ríos

Mary Restrepo C.

LA V DE GOWIN

1. TEMA DE ESTUDIO: SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION EN EL MUNICIPIO DE LA CEJA

2. COMO IMPLEMENTAR LOS SITEMAS DE GESTION EN LA CEJA?

3. QUE NECESITO PARA CONOCER EL TEMA: Libros, Internet, asesores y las normas.

4. CONCEPTOS CLAVES: NTC ISO 9001, NTC ISO

14001, OHSAS 18001, auditorias internas y externas, sistemas integrados, proceso de certificación, como implementar SIG.

6. COMO ORGANIZO LAS IDEAS: Implementando

el Ciclo PHVA (ver presentación Anexa)

5. AREAS QUE EXPLICAN EL TEMA: Calidad, Medio Ambiente, seguridad y Salud Ocupacional.

7. QUE APRENDÍ? Como implementar SIG

bajo el ciclo PHVA. PLANEAR: Hacer una análisis del entorno, Diagnostico, Identificación de procesos, Política y Objetivos, documentar procesos, caracterización y capacitación al personal HACER: Esta fase contempla la ejecución o puesta en marcha de todo lo planeado. VERIFICAR: Verificar y control de lo realizado, por medio de las Auditorias, para garantizar el cumplimiento. ACTUAR: Es el momento en que se deben tomar las medidas para corregir o prevenir cuando se haya identificado un problema potencial.

8. PARA QUE ME SIRVE LO QUE

APRENDÍ? Para implementar Sistemas integrados de Gestión en cualquier tipo de organización, sin importar su tamaño ni la actividad.

DOMINIO CONCEPTUAL DOMINIO METODOLOGICO

COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION

• El elemento clave que permite la articulación y armonización de los modelos de gestión, en un sistema integral, es la metodología denominada el ciclo PHVA, que consiste en desarrollar las etapas de Planear, Hacer, Verificar y Actuar

CICLO PHVA

CICLO PHVA Establecer Metas

Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas

Educar y entrenar

Ejecutar la tarea de acuerdo con lo planificado y recoger los datos

Verificar los resultados de la tarea ejecutada

Tomar acciones para mejorar

Fase 1 Ciclo PHVA- Planear

• En la etapa de planeación se establecen las directrices para la implementación del sistema integrado y se aseguran los recursos necesarios para su adecuada gestión y mantenimiento.

Requisitos NTC 14001

Requisitos NTC 9001

OHSAS 18001

Identificar los procesos

Describir los procesos (caracterizar)

Establecer la política y objetivos

Identificar los recursos necesarios

Documentar los procesos

Definir indicadores de seguimiento

Mapa de procesos

Caracterización (Interacción de procesos)

Política y objetivos

Manual de funciones, requisitos y competencias

Manual de calidad , 0tros manuales, procedimientos, protocolos, instructivos, guías, formatos

Ficha de Indicadores

ACTIVIDADES PRODUCTOS

Análisis del entorno, Diagnostico

• Capacitación en las normas NTC 9001, NTC 14001 y OHSAS 18001 • El objetivo de esta etapa es la de sensibilizar al personal de la

empresa sobre la importancia, los beneficios y el papel que ellos jugaran en el proyecto

• Metodología: • Se realizaran talleres donde los participantes conocerán las normas • Se presentaran casos y se realizara una explicación por parte del

asesor • Se trataran los siguientes temas: • Vocabulario • Principios del sistema de gestión de la calidad y demás normas • Requisitos del sistema de gestión de la calidad y demás normas • Beneficios • Principales obstáculos

Documentación: Objetivo: • Documentar los procesos y procedimientos bajo las normas ó

modelo unificado. • Metodología: • Con la participación de personal directivo y operativo de la

organización se identifican los procedimientos, manuales, instructivos, registros y cualquier otro formato que interviene en el Sistema Integrado de Gestión y su interrelación.

• Una vez identificados los documentos se establece un modelo de documentación.

• Las personas que realizarán esta actividad recibirán capacitación sobre el tema.

• El asesor acompañara y asesora a la persona que documentara el sistema durante la realización de los primeros documentos

• Resultados de la etapa:

Procedimientos, Instructivos, Formatos, manuales y demás documentos elaborados

Caracterizaciones de los procesos

Personas capacitadas el levantamiento de procesos

Indicadores de gestión de cada proceso

• Esta fase contempla la ejecución o puesta en marcha de todo lo planeado.

Fase 2 Ciclo PHVA- Hacer

Implementación del Sistema

• Difundir los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos necesarios del sistema Integrado de gestión y ponerlos en práctica real en los puestos de trabajo para validar su funcionalidad.

• En esta etapa se busca que lo que se ha planeado se realice y que se estandaricen los procesos. • Metodología • La divulgación se hace a través de reuniones con los empleados, reuniones del comité • Se visitara cada puesto de trabajo y se verificara que lo que se describió en los documentos del

sistema de gestión se este realizando. • Se modificaran y mejoran los documentos que se encuentren con problemas • Se capacitara a las personas en los procesos en los cuales tengan responsabilidades • Resultados de la etapa: • Difusión de los procedimientos a toda la empresa • Solicitudes de cambios, correcciones y mejoras en los documentos y procesos de la empresa.

• Una vez culminadas las fases de planeación y ejecución, el siguiente paso es verificar lo realizado.

• En este punto debemos responder: ¿Qué y de qué manera se ha realizado lo que hemos planeado?

Fase 3 Ciclo PHVA- Verificar

Auditorias del Sistema Integral de Gestión implementado

• Realizar auditorias internas sistema de gestión ya implementado y funcionando para verificar que este cumple con los requisitos de las Normas NTC ISO 9001, NTC 14001 y OHSAS 18001.

Resultados de la etapa: • Ejecución de las auditorias internas de calidad,

Medioambiental y SO • Informes de auditorias • Solicitudes de acciones correctivas, preventivas y de

mejora • Oportunidades de mejoramiento

• La última fase que corresponde a la mejora, es la más importante para garantizar la sostenibilidad de los sistemas integrados de gestión. En esta fase tenemos el balance de los resultados y las evidencias de lo alcanzado. Por lo tanto, es el momento en que se deben tomar las medidas para corregir o prevenir cuando se haya identificado un problema potencial.

Fase 4 Ciclo PHVA- Actuar

Ajustes y Mejoras

Objetivo: • Realizar todas las mejoras, correcciones y cambios

necesarios que se detectaron en la auditoria Resultados de la etapa: • Acciones correctivas, preventivas y de mejora

implementadas • Cambios en el sistema de gestión de la calidad realizados

eficazmente • Informe de revisión por la dirección • Documentos y procesos mejorados

Emprender acciones correctivas

Emprender acciones preventivas

Planes de mejoramiento por procesos,

ACTIVIDADES

PRODUCTOS

GRACIAS POR SU ATENCION