Sistema de Apoyo

para la Gestión de Comités Paritarios

INSTRUCTIVO Coordinador Comité

paritarios.mutual.cl

Diciembre 2013

Índice

0. Índice………………………………………………………………………………………………………………… 01

1. Registrar un nuevo Comité………………………………………………………………………………… 03

2. Designar un Coordinador de Comité…………………………………………………………………. 05

3. Reasignar un Coordinador de Comité……………………………………………………………….. 05

4. Planificar actividades para un Comité……………………………………………………………….. 05

5. Replanificar actividades a un Comité………………………………………………………………… 07

6. Compartir información entre Comités………………………………………………………………… 08

7. Cumplir con una actividad planificada……………………………………………………………….. 09

9. Ver estado de cumplimiento de cada Comité.……………………..………………….………. 10

10. Ver Informe de Auditoría y Certificado………………………………………………….…………. 11

Funciones

Administrador Empresa

La labor del Administrador Empresa es llevar el control total del sistema para los comités de la

empresa.

Coordinador Comité

La labor del Coordinador Comité es colaborar con el Administrador Empresa en uno de los comités

de la empresa, colaborando en el registro del Comité y la planificación de actividades.

Se sugiere sea el Presidente del Comité, El Secretario, o el Experto PRP Asignado al centro de

trabajo.

Usuario Comité

El Usuario Comité es un miembro del comité y su labor es subir los documentos de las actividades

que le han sido asignadas, en la fecha planificada.

2

3

1. Registrar un nuevo Comité

01. El registro de su Comité lo ha realizado el Administrador

Empresa, sin embargo puede que sólo haya registrado los

datos básicos y espera que Ud. registre el resto de

información.

Pantalla 1

00. Si así fuera, seleccione en el menú de la izquierda:

. Si en el sistema, a vuestro Comité se le

ha dado la opción de compartir información con otros

Comités, verá más de un Comité, el suyo estará identificado

en la columna de la izquierda con una llave verde.

01. Una vez ingresado a Mis Comités, verá la Pantalla 9, allí

seleccione, a la derecha del comité respectivo, el botón

. el que le mostrará un menú, seleccione allí: Editar

Comité e Integrantes.

02. A continuación verá la Pantalla 2, en la cual verá todos

los datos generales del Comité ingresados por el

Administrador Empresa. Pantalla 2

03. Más debajo de los datos generales, verá la Pantalla 3,

en la cual deberá ingresar todos los integrantes del comité,

primero los representantes de los trabajadores (titulares y

suplentes), luego los representantes de la empresa,

(también titulares y suplentes).

Por cada integrante que le ingrese sus datos deberá

guardarlo seleccionando el botón

Nota. Definición de títulos.

Nombre. Nombre y apellidos del integrante.

RUT. El RUT o RUN del integrante en el formato: XXXXXXXX-X

Cargo. Es el cargo que tiene en la empresa.

Tit. Seleccione aquí si el integrante es Titular.

Sup. Seleccione aquí si el integrante es Suplente.

Pre. Seleccione aquí si el integrante es el Presidente.

Sec. Seleccione aquí si el integrante es el Secretario.

Af. Seleccione aquí si el integrante es el Aforado.

Comisión Es el nombre de la Comisión a la que pertenece, si el

comité no va a trabajar en comisiones, se deja en blanco,

también es posible llenar o modificar más adelante.

Email Registre el e-mail del integrante, ya que esto permitirá

que el sistema le envíe la clave de acceso al sistema.

Pantalla 3

4

04. Una vez que haya ingresado a un integrante cualquiera,

se mostrará tres íconos a la derecha de la columna E-mail.

Llave. Al seleccionar la llave gris, podrá dar acceso al

sistema al integrante correspondiente, para ello el sistema

le enviará un correo a e-mail registrado con su usuario y

clave. La llave se pone verde cuando el integrante tiene

acceso y gris cuando no lo tiene.

Lápiz. El lápiz verde permite modificar los datos del

integrante seleccionado.

Equis. La equis roja permite quitar a un integrante del

comité.

Imagen 1

… Continuación: 1. Registrar un nuevo Comité

05. Una vez que haya ingresado a todos los integrantes,

podrá ingresar las actas de constitución y también

documentos relativos a las competencias de los integrantes

requeridas por el DS 54, como el(los) certificado(s) de

capacitación en PRP u otros documentos, esto ser realiza al

final de la pantalla, ver Pantalla 4.

Notas.

Formularios Tipo. Son formularios de ingreso por pantalla

de las actas de:

• Designación representantes de la empresa.

• Elección de representantes de los trabajadores.

• Constitución.

Plantillas Tipo (Word). Es lo mismo que Formularios Tipo,

pero estos son archivos Word que puede bajar y llenarlos en

el momento que se desee.

Seleccionar Archivo. Mediante esta funcionalidad podrá

subir las actas definidas en el punto anterior, sólo que es

conveniente que estén firmadas y timbradas por la

inspección del trabajo. (Máximo 10 megabyte)

Una vez que se ha seleccionado el archivo correspondiente

hay que seleccionar el botón para que el archivo se

guarde.

06. Finalmente cuando he ingresado toda la información

requerida, debo guardar definitivamente y activar el

Comité, para ello debo seleccionar el botón:

Nota. Si en algún momento requiere interrumpir el ingreso

de datos tiene la opción de guardarlo como borrador y

continuar en otra oportunidad, para ello vaya al final de la

pantalla y seleccione el botón: (ver Pantalla 4)

Pantalla 4

5

4. Planificar actividades a un Comité

00. Para ello seleccione en el menú de la izquierda:

. Si en el sistema, a vuestro Comité se le

ha dado la opción de compartir información con otros

Comités, verá más de un Comité, el suyo estará identificado

en la columna de la izquierda con una llave verde.

01. Una vez ingresado a Mis Comités, verá la Pantalla 5, allí

seleccione, a la derecha del comité respectivo, el botón

. el que le mostrará un menú, seleccione allí:

Planificar Actividades. Pantalla 5

Pantalla 6

02. verá la Pantalla 6, allí seleccione el botón:

Nota.

Si el botón no le aparece es porque el Comité no está

activado, eso quiere decir que aún permanece como

borrador, para activar el Comité revise el instructivo 1.

Crear un nuevo Comité.

01. Esta labor la realiza sólo el Administrador Empresa, de su empresa. Por lo tanto si se requiere esta función tome

contacto con él.

3. Reasignar un Coordinador de Comité

01. Esta labor también la realiza sólo el Administrador Empresa, de su empresa. Por lo tanto si se requiere esta función

tome contacto con él.

2. Designar un Coordinador de Comité

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03. Verá la Pantalla 7, allí podrá buscar la actividad que

requiera para el Comité, dentro de todas las actividades

predefinidas por Mutual, para ello seleccione la siguiente

lista:

Nota.

Si Ud. Busca una actividad y no la encuentra en el listado,

hágalo saber a su experto asesor Mutual, quién propondrá

al Administrador del sistema que se agregue una nueva

actividad.

Una vez seleccionada la actividad, deberá planificar las

fechas en que se realizarán.

Cuando haya terminado de planificar la actividad seleccione

el botón:

Pantalla 7

05. Una vez que haya terminado de ingresar las actividades

y de planificar las fechas en que se ejecutarán, sólo faltará la

asignación de la responsabilidad de la actividad, para ello en

la Pantalla 6, seleccione el botón:

06. Verá algo similar a la Pantalla 9, allí para asignar una

actividad a una persona (miembro del Comité) debe

seleccionar el correspondiente a la actividad. Pantalla 9

… Continuación: 4. Planificar actividades a un Comité

06. Una vez planificada una actividad le aparecerá algo

similar a la Pantalla 8, donde tendrá la opción de que le

avise a la persona a quién se le ha asignado la actividad, con

anticipación que Ud. defina.

Para esto tiene que habilitar la alerta, y definir el número de

días de anticipación a avisar. Y Seleccionar Guardar Alertas.

El sistema enviará un correo avisando.de la actividad.

Pantalla 8

7

2. Actividades Puntuales (que no tiene periodicidad)

Eliminar una actividad. Para eliminar una actividad puntual,

ver Pantalla 10, allí podremos eliminar sólo actividades que

no tienen documentos subidos, en las cuales aparecerá el

ícono que permite eliminarla.

Eliminar una Fecha. Para eliminar una fecha a una actividad

puntual, (que no tiene periodicidad) ver Pantalla 11, allí

buscaremos la fecha requerida y seleccionaremos el

siguiente ícono . Una fecha no podrá ser eliminada si

tiene algún documento subido.

Colocar una nueva fecha. Para agendar una nueva fecha ver

Pantalla 11, en que en el encabezado podrá establecer una

nueva fecha y agendarla mediante el botón:

3. Actividades Periódicas (que si tiene periodicidad)

Eliminar una actividad. Para eliminar una actividad puntual,

ver Pantalla 10, allí podremos eliminar sólo actividades que

no tienen documentos subidos, en las cuales aparecerá el

ícono que permite eliminarla.

Reprogramar. Como la actividad tienes fechas periódicas,

sólo se podrá reagendar de la fecha actual en adelante

según la periodicidad que se defina en el encabezado de la

Pantalla 12.

5. Replanificar actividades a un Comité

0. Es posible replanificar una actividad ya registrada en

algún Comité, la que puede tener ya definición de fechas de

cumplimiento o no.

Una actividad ya cumplida no se puede replanificar, sólo

aquellas que están en rojo o no cumplidas aún.

1. Vaya a la función: 4. Planificar actividades a un Comité, y

haga los punto 0 y 1. Le aparecerá un listado de actividades

similar a lo mostrado en la Pantalla 10, allí seleccione el

siguiente ícono y verá la Pantalla 11, si es una

actividad Puntual o la Pantalla 12 si es Periódica.

Pantalla 11

Pantalla 10

Pantalla 12

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6. Compartir información entre Comités

01. Esta funcionalidad permite compartir la información de cada comité hacia los otros comités, es decir, un comité

podría ver la información de todos los otros comités de la misma empresa. Esta funcionalidad depende del

Administrador Empresa solamente.

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7. Cumplir con una actividad planificada

0. Una vez que se ha planificado actividades, se le ha

definido fechas en que la actividad se realizará y también

responsable, después viene el cumplir con estas actividades

planificadas en la fecha correspondiente. Para ello debiera

ser la persona que se le asignó la responsabilidad de la

actividad quien debiera subir el archivo con la

documentación que prueba que la actividad se realizó.

Ahora también existe la posibilidad de que lo haga el

Coordinador Comité o Administrador Empresa.

2. En la Pantalla 13, en el Botón: Seleccione la

opción: Ver Cronograma, allí podrá ver algo similar a la

Pantalla 14, en la cual deberá hacer cruce entre la actividad

y el mes en cuestión. Esto implicará seleccionar el ícono

El que puede tener otro color de acuerdo a la nota de más

abajo.

1. Si Ud. como coordinador quiere subir un archivo con la

documentación que prueba el cumplimiento de una

actividad, debe ir al cronograma, vaya en el menú principal

a: Mis Comités, allí verá algo similar a la Pantalla 13.

Pantalla 13

4. Nota.

- El color gris significa que la o las fechas

comprometidas para realizar una actividad en ese mes

está(n) planificada(s), pero la fecha es futura.

- El mimo ícono de color rojo, implica que hay alguna

fecha para la actividad a se cumplió y se está incumpliendo

la planificación.

- El mismo ícono de color verde implica que a la fecha

todas las fechas que se planificó realizar la actividad en ese

mes están cumplidas (cada fecha con su archivo de

respaldo.

3. Verá la Pantalla 15. Si el mes tiene más de una fecha, le

aparecerá un listado de fechas como se ve en la Pantalla 14,

seleccione una. Lugo suba el archivo (Pantalla 15)

Pantalla 14

Pantalla 15

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8. Ver estado de cumplimiento de cada Comité.

00. Para esta funcionalidad hay que ir al menú principal y

seleccionar la tercera opción: Reporte de Comités, allí verá

algo similar a la Pantalla 16, en donde encontrará 4 filtros

para búsqueda de comités. Si no desea filtrar sólo debe

seleccionar el botón: Pantalla 16

01. Allí se encontrará algo similar a la Pantalla 17, Donde

encontrará un listado de Comités, con su información y el

estado (semáforo de colores) que indica el cumplimiento de

las actividades planificadas a la fecha.

02. Si desea más detalle de un comité, puede ir al

cronograma de actividades, para ello seleccione el siguiente

ícono: a la izquierda del correspondiente Comité.

Pantalla 17

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2. Al seleccionar los siguientes íconos podrá ver lo que se

explica a continuación.

Verá el informe de auditoría resumido.

Verá el certificado correspondiente

Verá el informe de auditoría completo.

9. Ver auditoría y certificado

0. Si le han realizado una auditoría a alguno de sus Comités

Paritarios en fecha posterior al 01.01.2014, entonces la

auditoría se cargará en el sistema y Ud. y cualquier miembro

del comité podrá verla una vez que la auditoría haya sido

validada, también podrá ver el certificado bajarlo o

imprimirlo directamente.

1. Para ello ir al Menú principal y seleccionar la opción:

Certificación, allí le aparecerá algo similar a la Pantalla 18,

donde tendrá un listado de Comités certificados.

Allí podrá ver el informe de auditoría y el certificado.

Pantalla 18

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