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INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO“SANTIAGO MARIÑO”.EXTENSIÓN MATURÍN.
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS.SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE INFANCIA MUNICIPAL
“MONAGAS”.
Asesor: Autores:Lcdo. Oliver Pineda. Cedeño, Luis.
Zerpa, Franko.
Maturín, Agosto de 2011.
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INDICE GENERAL
Contenido Págs.ÍNDICE GENERAL…………………………………………………………. 2INTRODUCCIÓN…………………………………………………………… 4
CAPITULOSI. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………. 6
Objetivo General………………………………………………….. 8Objetivos Específicos………………………………………......... 8Justificación e Importancia………………………………………. 9Limitación y Alcance………………………………………........... 10
II. MARCO TEÓRICO…………………………………………............ 11Antecedentes………………………………………………........... 11Bases Teóricas……………………………………………………. 12Bases Legales………………………………………………......... 21Definición de Términos Básicos…………………………........... 23
III. METODOLOGÍA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN…………….. 28Tipo de Estudio……………………………………………............ 28Diseño de la Investigación…………………………………......... 29Población y Muestra………………………………………........... 29Técnica de Recolección de Datos………………………………. 30
IV. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO….............. 37MODULO I. Aspectos Generales del Área de Implantación…. 37
Reseña Histórica……………………………………………... 37Misión………………………………...................................... 39Visión………………………………...................................... 39Objetivos………………………………………………………. 40
MODULO II. Aspectos Generales del Departamento o
Subárea de Implantación………………………………………… 41Funciones……………………………………………………... 41Objetivos………………………………………………………. 42
MODULO III. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA………….. 42Descripción del Sistema Actual…………………………….. 42DFD del Sistema Actual……………………………………... 43Determinación de los Requerimientos……………………... 46Descripción del Sistema Propuesto………………………... 46Objetivos del Sistema Propuesto…………………………… 47DFD del Sistema Propuesto…………................................ 48Diccionario de Datos…………………………………………. 52
CONCLUSIÓN……………………………………………………………… 79RECOMENDACIONES……………………………………………………. 80
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BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………... 82ANEXOS…………………………………………………………………….. 83
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INTRODUCCIÓN
En el estado Monagas, Municipio Maturín se encuentra el Jardín de
Infancia Municipal Maturín, ubicado específicamente en la urbanización
Las Brisas, vereda cinco (05); el cual se encuentra laborando desde 1958
hasta la actualidad con una matrícula comprendida por niños (as) de tres
meses hasta la edad de siete años. Los centros de infancia son
instituciones donde se brinda a los niños los primeros pasos de
aprendizaje, representa en si la primera educación básica que reciben los
niños brindándole sus servicios educativos, médicos y nutricionales.
Todos estos centros de aprendizaje requieren procesar datos para
obtener información necesaria en la elaboración de sus procesos,
funciones y actividades. Los sistemas de información son la herramienta
eficaz y eficiente, la cual permite organizar de forma sistemática y
automatizada toda la información que son utilizadas en estas
instituciones. Este centro de enseñanza maneja un control de la
información de los alumnos, representantes, personal obrero,
administrativo y docente de forma manual, es decir cada uno de los datos
son ubicados en informes donde se registran las inscripciones,
reinscripciones, asistencia de los alumnos y de todo el personal del
mismo.
Realizándose un diagnóstico de las necesidades que presenta este
lugar, se obtuvo que una de las principales fallas es que no exista una
herramienta que administre y organice todos estos datos, es decir falta un
sistema de información que permita registrar, almacenar, buscar y
procesar toda la información de los representantes, alumnos y por ende
todo el personal que se desempeña en este jardín de infancia. Por todas
las razones mencionadas anteriormente nace la importancia del desarrollo
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de un sistema de información para optimizar los procesos y actividades
que se realizan en este lugar de aprendizaje.
Los sistemas de información en un jardín de infancia constituyen un
instrumento de fácil administración de los procesos, ya que a través de las
actividades que este realiza como son la entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de la información se garantiza que las funciones
sean más objetivas, practicas, eficaces y seguras, porque existe un mejor
control de los datos.
Mediante el desarrollo de este proyecto se desglosarán cada uno
de los procesos y funciones como lo son el registro de inscripción y
preinscripción, que requieren ser procesadas de forma sistemática y
almacenadas en una base de datos para que la consulta y el manejo de
la información sea eficaz, efectiva y eficiente lográndose así una forma
ordenada del tratamiento y procesamiento de los datos.
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CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Para la sociedad en general, los jardines de infancia son de vital
importancia, debido a que estas instituciones son las encargadas de
iniciar a nuestros niños en el mundo de la educación, valiéndose de los
métodos más novedosos para hacer de esta nueva etapa de sus vidas un
conjunto de momentos agradables y productivos. Sin olvidar, que brindan
apoyo a las madres de menores recursos, las cuales pueden dejar a sus
niños, a partir de tres meses de edad en adelante, en manos calificadas,
mientras dichas progenitoras, pueden ejercer sus labores profesionales
para cubrir las necesidades económicas del núcleo familiar al que
pertenecen.
En Venezuela aproximadamente existen 3000 jardines de infancia,
en donde los cuales solo un 3% posee sistemas de información y el 97%
restante debe ejecutar sus labores de forma manual y rudimentaria,
apoyándose en el uso de archiveros convencionales para almacenar sus
registros; los cuales están conformados por planillas y documentos
tangibles únicos, en la mayoría de los casos, estos métodos representan
un evidente peligro, tanto para docentes como para los representantes y
alumnos, ya que de extraviarse o dañarse cualquiera de estas
colecciones de datos, se procedería a una nueva e innecesaria
recolección de los mismos.
Solo en el Estado Monagas, se ubican unos 550 jardines de infancia,
entre los cuales se encuentra el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”,
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que presta sus servicios desde el 04 de agosto de 1958, ubicado en la
urbanización Las Brisas, vereda cinco (05) Maturín Edo. Monagas. Desde
sus inicios hasta la actualidad ha mantenido una jornada laboral que
empieza a partir de las 7:00 am y finaliza 4:00 pm, recibiendo niños(as)
desde tres (03) meses hasta la edad siete (07) años, los cuales no solo
reciben una buena educación básica, sino que también disfrutan de los
servicios nutricionales y médicos que dicha institución les brinda.
Para lograr pertenecer al grupo de alumnos de ese Jardín, se debe
realizar un proceso de inscripción, en el cual se requieren datos como
nombres y apellidos, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y edad o
meses, del niño(a); es importante resaltar que se debe suministrar el
nombre de la persona que dota esta información y el parentesco que tiene
con el alumno. De igual forma se deben obtener ciertos datos de los
padres o representantes como el nombre y apellido, cedula de identidad,
ocupación, dirección de casa y trabajo y el teléfono.
El proceso de preinscripción es muy similar al anterior, este se
realiza mediante registros en una planilla, recolectando datos tales como
nombre y apellido, cédula de identidad, edad, sexo, estado civil, lugar de
trabajo, cargo que ocupa, teléfono, dirección y el parentesco con el niño
(a); todos estos datos en relación con el representante. Así como también
es necesaria toda la información del niño, motivo por el cual se debe
recolectar datos como nombre y apellido, edad, sexo, lugar y fecha de
nacimiento, exámenes médicos y la constancia de que el niño está sano.
Todo esto hecho manualmente para cada alumno que sea posible
aceptar en la institución, evidenciando un desorden, descontrol y difícil
localización de documentos previamente almacenados; desmejorando
así, el desempeño de los empleados, ya que deben invertir más tiempo en
la manipulación de la información que en las labores que deben realizar
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con estas. Teniendo en cuenta, las implicaciones, que ocasionan el
manejo de estos registros colmados de polvos, a la salud.
OBJETIVO GENERAL
• Desarrollar un Sistema de Información de Control de los procesos
administrativos del Jardín de Infancia Municipal “Monagas” en Maturín
Estado Monagas, con la finalidad de mejorar la atención a la comunidad
estudiantil y los procesos que esta realiza.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Analizar la situación actual del Jardín de Infancia Municipal
“Monagas”, en relación con los diferentes procesos administrativos que
se realizan en la pre-inscripción de la institución.
• Determinar los diferentes requerimientos para llevar a cabo el
desarrollo del nuevo sistema.
• Escoger la mejor alternativa de lenguaje de programación
existente en el mercado, para así realizar el diseño y elaboración del
sistema de información adecuado, basado en los requerimientos
previamente analizados del nuevo sistema de información.
• Diseñar un nuevo sistema de información basado en los
diferentes requerimientos previamente analizados, con la finalidad de
cumplir con todas las funciones deseadas por los usuarios finales.
• Construir el modelo del sistema de información, para alcanzar la
integración de todos los diseños realizados previamente y cubrir con
todas las necesidades planteadas.
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• Depurar el sistema de información con la finalidad de revisar si se
cumplen con todas las funciones requeridas por los usuarios finales y
corregir cualquier error que se presente durante la prueba de este.
• Implementar el sistema de información en el Jardín de Infancia
Municipal “Monagas” con la finalidad de cubrir las necesidades y
funciones planteadas por esta.
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
El desarrollo de un sistema de información evidenciará el
mejoramiento del sistema de pre-inscripción de los alumnos de la
institución, permitiendo localizar toda la información de cualquier
estudiante de una manera más eficiente, esto brindará un control de todos
los niños(as) que serán inscritos en el siguiente año escolar y así poder
realizar todos los ajustes necesarios para ofrecer los mejores servicios
acordes con las condiciones de dichos estudiantes.
El hecho de llevar al proceso de inscripción a un sistema
computarizado otorgará nuevos beneficios al personal de la institución,
debido a que, en la información almacenada se relacionarán todas las
características de los estudiantes, incluyendo colaboración ofrecida y
problemas de salud, llevando un control total de la matrícula del Jardín de
Infancia Municipal “Monagas”.
A su vez se facilitará la realización de la estadísticas mensuales de
la institución que contendrán un informe completo con todo los datos de
los procesos nombrados anteriormente, el cual será enviado al servicio
autónomo municipal de atención de niños, niñas y adolescentes
(SAMANNA), para que estos puedan mantener un control de todas las
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actividades de dicha entidad educativa y que esto se lleve a cabo de la
mejor manera posible.
Es por ello que al sistematizar todo el proceso se podrán reducir
costos de horas trabajadas por los integrantes de esta institución, además
de facilitar a dicha entidad la comunicación con los entes que la rigen y
así llevar un control más eficiente de las tareas realizadas por éstos.
LIMITACIÓN Y ALCANCE
Al diseñar esta solución para el problema que presenta la institución
antes mencionada, se opusieron ciertos factores que dificultaron el
desempeño de la misma, formando limitaciones y acortando su alcance.
Una de ellas fue la disponibilidad de tiempo, ya que ambos integrantes del
grupo de investigación, poseían ocupaciones de índole económica; y la
otra fue, las pocas oportunidades que se concretaron reuniones con el
personal de la institución, ya que la misma debía hacerse por previa cita,
debido a las distintas actividades y ocupaciones del mismo.
Este sistema está limitado al departamento administrativo de la
institución, debido a que de ser implementado en otro departamento
tendrían que ser modificadas algunas variables, y tal vez el sentido de la
investigación, ya que se tendrían que estudiar a fondo las causas que
originaron el nuevo problema a solventar.
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Al solventar una situación o problema, se debe estudiar a
profundidad el mismo, con el propósito de conocer las causas que lo
originaron y de esta manera obtener las posibles soluciones. A
continuación se presentan los antecedentes de la investigación, asimismo
los basamentos teóricos y legales que la sustentan, de esta manera el
lector tendrá los conocimientos previos a la propuesta señalada.
ANTECEDENTES
En el Jardín De Infancia Municipal “Monagas” no se ha realizado
ningún proyecto de sistema de información computarizado para procesos
administrativos anteriormente, actualmente los diferentes procesos
administrativos se llevan de manera manual, ocasionando que se pierda
la información y un tiempo valioso en la búsqueda de cualquier
documento que se necesite o requiera en un momento determinado. Por
lo que se propone el desarrollo de un sistema de información para el
control de procesos administrativos, con él se podrá optimizar los
diferentes procesos que se llevan a cabo en este Jardín De Infancia,
permitiendo que el control se realice desde una computadora, reduciendo
así el tiempo en la búsqueda de cualquier información que se requiera y
manteniendo el control de los materiales de información existente dentro
de la institución educativa.
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BASES TEÓRICAS
Sistema de Información:
Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información, organizados y listos para su
posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).
Elementos de un sistema de información:
- Personas.
- Datos.
- Actividades o técnicas de trabajo.
- Recursos materiales en general (típicamente recursos
informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo
obligatoriamente).
Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos
(incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información
más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en
una determinada organización en función de sus objetivos.
Aplicación de los Sistemas de Información:
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y
administración de la infraestructura de la tecnología de la información en
una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las
compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la
orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy
en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El
énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el
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proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este
proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su
información, representada en su personal, experiencia, conocimiento,
innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para
poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte
infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura
de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de
información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la
tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
Objetivos de los Sistemas de Información:
Proporciona información para la toma de decisiones y solución de
problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de
organización y que permite controlar y dirigir su existencia, operación y
destino.
Sistema Automatizado:
Un sistema automatizado se define como el conjunto de elementos
relacionados entre sí, que minimizan el esfuerzo humano al momento de
realizar una tarea en especial.
Desde siempre, el hombre ha ingeniado formas de realizar sus
tareas invirtiendo el menor esfuerzo y tiempo posible y maximizando sus
beneficios; por lo que es de esperarse que en la actualidad sea esta, la
prioridad en cualquier empresa y/o institución, lo cual hace de los
sistemas automatizados la herramienta fundamental de cada proyecto.
Es por ello, que hoy en día, existen gran cantidad de empresas
dirigidas a la elaboración de soluciones adaptadas a cada problemática,
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sin perder de vista el enfoque general y estandarizado que les permite
ofrecer un mismo diseño a distintas instituciones.
Ventajas de los Sistemas Automatizados:
Dichos sistemas nos ofrecen ciertas ventajas que nos son atractivos
desde el punto de vista laboral y profesional, tales como:
• Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en
el desarrollo del proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema
implementado.
• Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el
trabajo, se reduce el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento.
• Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de
información.
• Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminución de
la contaminación y daño ambiental.
• Racionalización y uso eficiente de la energía y la materia prima.
• Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los
trabajadores.
Desventajas de los Sistemas Automatizados:
Esta fabulosa herramienta no es del todo beneficiosa al momento de
realizar una tarea en especial, debido a que existen varios factores que
hacen de la misma una opción entre tantas que podrían perjudicar el buen
desempeño de una institución; entre otros, se pueden mencionar los
siguientes:
• Gran capital.
• Decremento severo en la flexibilidad.
• Incremento en la dependencia del mantenimiento y reparación.
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Es por ello, que se deben tener bien claros estos conceptos en todo
momento y, sopesarlos, sin perder de vista el objetivo y visión de la
empresa.
Otro factor que es de vital importancia al implementar un sistema
automatizado, es el nivel de conocimiento que posee el personal que
manejará dicho sistema, ya que de esto dependerá si éste se convierte en
la herramienta más poderosa y productiva dentro de la institución o, en
una vía rápida al caos y a la posible extinción de la empresa.
Tomando en cuenta esto, las empresas encargadas de diseñar
dichos sistemas, se esfuerzan cada vez más en plantear interfaces
amigables y sencillas que puedan ser manejadas en su totalidad con un
mínimo de conocimiento en el área en el que se basa la solución.
PHP (Hypertext Pre-processor):
Es un lenguaje de programación interpretado, diseñado
originalmente para la creación de páginas web dinámicas. Se usa
principalmente para la interpretación del lado del servidor (server-side
scripting) pero actualmente puede ser utilizado desde una interfaz de
línea de comandos o en la creación de otros tipos de programas
incluyendo aplicaciones con interfaz gráfica usando las bibliotecas Qt o
GTK+.
Ventajas de PHP:
oEs un lenguaje multiplataforma.
oOrientado al desarrollo de aplicaciones web dinámicas con acceso
a información almacenada en una base de datos.
oEl código fuente escrito en PHP es invisible al navegador web y al
cliente ya que es el servidor el que se encarga de ejecutar el código y
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enviar su resultado HTML al navegador. Esto hace que la programación
en PHP sea segura y confiable.
oCapacidad de conexión con la mayoría de los motores de base de
datos que se utilizan en la actualidad, destaca su conectividad con
MySQL y PostgreSQL.
oCapacidad de expandir su potencial utilizando módulos (llamados
ext's o extensiones).
oPosee una amplia documentación en su sitio web oficial, entre la
cual se destaca que todas las funciones del sistema están explicadas y
ejemplificadas en un único archivo de ayuda.
oEs libre, por lo que se presenta como una alternativa de fácil
acceso para todos.
oPermite aplicar técnicas de programación orientada a objetos.
oBiblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida.
oNo requiere definición de tipos de variables aunque sus variables
se pueden evaluar también por el tipo que estén manejando en tiempo de
ejecución.
oTiene manejo de excepciones (desde PHP5).
oSi bien PHP no obliga a quien lo usa a seguir una determinada
metodología a la hora de programar (muchos otros lenguajes tampoco lo
hacen), aun haciéndolo, el programador puede aplicar en su trabajo
cualquier técnica de programación o de desarrollo que le permita escribir
código ordenado, estructurado y manejable. Un ejemplo de esto son los
desarrollos que en PHP se han hecho del patrón de diseño Modelo Vista
Controlador (MVC), que permiten separar el tratamiento y acceso a los
datos, la lógica de control y la interfaz de usuario en tres componentes
independientes.
Inconvenientes de PHP:
Como es un lenguaje que se interpreta en ejecución, para ciertos
usos puede resultar un inconveniente que el código fuente no pueda ser
ocultado. La ofuscación es una técnica que puede dificultar la lectura del
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código pero no la impide y, en ciertos casos, representa un costo en
tiempos de ejecución.
Base de Datos:
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente
para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse
una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos
impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y
debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la
electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital
(electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de
almacenar datos.
Existen programas denominados Sistemas Gestores de Base de
Datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente
acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de
estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro
del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e
instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos,
algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países.
Características de la Base de Datos:
Entre las principales características de los sistemas de base de
datos podemos mencionar:
• Independencia lógica y física de los datos.
• Redundancia mínima.
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• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
• Integridad de los datos.
• Consultas complejas optimizadas.
• Seguridad de acceso y auditoría.
• Respaldo y recuperación.
• Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Ventajas de la Base de Datos:
Control sobre la redundancia de datos: Los sistemas de ficheros
almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto
hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de
provocar la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están
integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos
datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la
redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para
modelar las relaciones entre los datos.
Consistencia de datos: Eliminando o controlando las
redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya
inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier
actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos
los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema
conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de
garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.
Compartición de datos: En los sistemas de ficheros, los ficheros
pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en
los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa
y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.
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Mantenimiento de estándares: Gracias a la integración es más
fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de
la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares
pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos
de actualización y también reglas de acceso.
Mejora en la integridad de datos: La integridad de la base de
datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.
Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas
que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los
datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de
mantenerlas.
Mejora en la seguridad: La seguridad de la base de datos es la
protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas
buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de
bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas
de ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos: Muchos SGBD
proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que
permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin
que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice
tal tarea.
Mejora en la productividad: El SGBD proporciona muchas de las
funciones estándar que el programador necesita escribir en un sistema de
ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo
de ficheros típicas de los programas de aplicación.
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El hecho de disponer de estas funciones permite al programador
centrarse mejor en la función específica requerida por los usuarios, sin
tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento: En los sistemas de ficheros, las
descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de
aplicación que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de
modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se
almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos
datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de
las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos,
gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que
acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia: En algunos sistemas de ficheros, si
hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo
fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se
pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de los SGBD
gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no
ocurran problemas de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad: Muchos sistemas
de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas
necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las
aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada
día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
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En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se
hizo la última copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a
realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se
minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo
Desventajas de la Base de Datos:
Complejidad: Los SGBD son conjuntos de programas que pueden
llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender
muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos.
Coste del equipamiento adicional: Tanto el SGBD, como la propia
base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de
almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es
posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una
máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la
implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.
Vulnerable a los fallos: El hecho de que todo esté centralizado en
el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que
puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad
(Backup).
BASES LEGALES
Al diseñar e implementar una solución, se deben tener en cuenta
ciertas normativas legales que harán del sistema una opción aceptable
por parte del Estado o Nación a la que pertenezca la institución
demandante del servicio.
En el caso del Estado Venezolano, se deben respetar y cumplir las
siguientes normas, a nivel educativo:
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La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 103: “Toda persona tiene derecho a una educación integral,
de calidad, permanente, en igualdad de condiciones y oportunidades, sin
más limitaciones que las derivas de sus aptitudes, vocación y
aspiraciones. La educación es obligatoria en todos sus niveles, desde el
maternal hasta el nivel medio diversificado…”
Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente.
Título II. Derechos, garantías y deberes.
Capítulo I. Disposiciones Generales.
Articulo13: “Ejercicio Progresivo de los Derechos y Garantías. Se
reconoce a todos los niños y adolescentes el ejercicio personal de sus
derechos y garantías, de manera progresiva y conforme a su capacidad
evolutiva. De la misma forma, se le exigirá el cumplimiento de sus
deberes.
Parágrafo Primero: Los padres, representantes o responsables tienen
el deber y el derecho de orientar a los niños y adolescentes en el ejercicio
progresivo de sus derechos y garantías así como en el cumplimiento de
sus deberes, de forma que contribuya a su desarrollo integral y a su
incorporación a la ciudadanía activa”.
Capítulo II. Derechos, Garantías y Deberes:
Artículo 55: “Derecho a Participar en el Proceso de Educación. Todos
los niños y adolescentes tienen el derecho a ser informados y a participar
activamente en su proceso educativo. El mismo derecho tienen los
padres, representantes o responsables en relación al proceso educativo
de los niños y adolescentes que se encuentren bajo su patria protestad,
representación o responsabilidad.
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El estado debe promover el ejercicio de este derecho, entre otras
formas, brindando información y formación apropiada sobre la materia a
los niños y adolescentes, así como a sus padres, representantes o
responsables”.
El Jardín de Infancia Municipal “Monagas”, proporciona educación a
los niños de su comunidad, apoyándose en lo establecido en la
Constitución; además de brindar una educación confiable a las niños (as)
de madres estudiantes o trabajadoras, de forma gratuita y prestando otros
servicios como, comedor, medicina, entre otros.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Para la mejor comprensión y aprovechamiento del sistema, se
definirán algunos términos elementales a continuación:
Administración: Es la ciencia social y técnica que se ocupa de
la planificación, organización, dirección y control de los recursos
(humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de
la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible.
Aplicación: Permite a un usuario utilizar una computadora con un fin
específico. Son parte del software de una computadora, y suelen
ejecutarse sobre el sistema operativo.
Bases de datos: Es un conjunto de integrado de datos
interrelacionados, junto con una serie de aplicaciones para su manejo
accesibles simultáneamente por diferentes usuarios y programas.
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Cargo: Es un conjunto de funciones, tareas, responsabilidades y
atributos previamente determinadas, que ocupan una posición formal
dentro de un organigrama.
Computador: Es todo aparato o maquina destinada a procesar
información.
Control: Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es
la situación real de la organización, si no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.),
atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico
(sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se
puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de
empleo muy común en el ámbito informático.
Diseñar: Se refiere al proceso de creación y desarrollo para producir
un nuevo objeto o medio de comunicación (objeto, proceso, servicio,
conocimiento o entorno) para uso humano.
Educación Preescolar: Es el ciclo de estudios previos a la educación
primaria obligatoria establecida en muchas partes del mundo. En algunos
lugares es parte del sistema formal de educación y en otros como un
centro de cuidado o guardería.
Gestión Administrativa: Es un proceso muy particular consistente en
las actividades de planeación, organización, ejecución y control
desempeñados para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el
uso de seres humanos y otros recursos.
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Hardware: Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una
computadora, sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos
y mecánicos.
Información: Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un
mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.
Instituciones: Son mecanismos de orden social u cooperación que
procuran normalizar el comportamiento de un grupo de individuos.
Interfaz de usuario: Es el medio con que el usuario puede
comunicarse con una máquina, un equipo o una computadora, y
comprende todos los puntos de contacto entre el usuario y el equipo,
normalmente suelen ser fáciles de entender y fáciles de accionar.
Investigación: Constituye a la aplicación de conocimientos, creando
nuevas teorías o modificando las ya existentes e investigan leyes y
principios.
Lenguaje de programación: Es un idioma artificial diseñado para
expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por máquinas
como las computadoras. Pueden usarse para crear programas que
controlen el comportamiento físico y lógico de una máquina, para
expresar algoritmos con precisión, o como modo de comunicación
humana.
Materiales: Se aplica a aquellos elementos que tienen que ver con
las actividades escolares. Materiales como lápices, papel, pegamento,
gomas, de borrar, carpetas y borradores son alguno de los elementos
más básicos con los que el alumno debe tratar para poder desarrollar las
tareas escolares de la mejor manera posible.
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Matricula: Inscripción en algún registro de una persona o cosa con el
número que se le atribuye para facilitar su identificación.
Objetivo: Es lo que se espera alcanzar en un futuro, y hacia ellos se
dirige todos los esfuerzos de la organización.
Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u
organizados) que se realizan o suceden con un fin determinado.
Proceso administrativo: Son las actividades que el administrador
debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos,
materiales, etc.
Programa: Conjunto ordenado de instrucciones que se dan
indicándole las operaciones o tarea que se debe realizar.
Programación: Es el proceso de diseñar, escribir, probar, depurar y
mantener el código fuente de programas computacionales.
Registro: Es un tipo de dato estructurado formado por la unión de
varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden
ser, o bien datos elementales o bien otras estructura de datos.
Responsabilidad: Obligación que los subordinados le deben a sus
superiores para ejercer la autoridad.
Sistema: Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados
entre sí, formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre
datos, energía y materia, para proveer información, energía y materia.
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Sistema de Información: Es un conjunto de elementos orientados al
tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos
para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad.
Sistema Operativo: Es el software básico de una computadora que
provee una interfaz entre el resto de programas del ordenador, los
dispositivos hardware y el usuario.
Software: Es el conjunto de los programas de cómputo,
procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman
parte de las operaciones de un sistema de computación.
Tareas: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el
ocupante del cargo, en general hace referencias a cargos simples y
rutinarios.
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CAPITULO III
METODOLOGÍA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
La finalidad de este capítulo es establecer el nivel de profundidad
que se busca mediante el conocimiento propuesto, así como la forma de
acceder a la información referente al estudio. Para cumplir con tal fin, el
primer aspecto a definir debe ser el tipo y diseño de la investigación, se
escoge la población y muestra, y se relacionan las técnicas o
instrumentos de recolección de datos.
TIPO DE ESTUDIO
El tipo de estudio realizado en este proyecto puede definirse como
mixto, debido a que puede ser contemplado de manera perfecta en dos
ramas de la investigación, tanto la descriptiva como la explicativa.
En parte, es considerado como investigación explicativa, ya que se
observó la situación existente en el Jardín de Infancia Municipal
“Monagas”, las variables involucradas y el comportamiento de las mismas
sin alterarlos en ningún momento para poder conocer el problema en su
estado natural o normal.
Por otra parte, este estudio también puede clasificarse como
investigación explicativa, debido a que, una vez planteado el problema en
su totalidad, se procedió a reconocer sus causas y el porqué de las
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mismas para poder elaborar la solución más óptima y asegurarnos de que
una vez implantada cubra todas las necesidades, exigencias y
expectativas.
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
De manera precisa y concisa se puede afirmar que este estudio
pertenece al diseño de campo; esto es, porque se estudiaron y se
recolectaron las muestras directamente de su origen sin alterar las
variables, para lograr un entendimiento completo y real de la situación
presentada en el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”, para luego
elaborar una solución, que según nuestro criterio, podrá ser implementada
de forma exitosa, arrojando resultados favorables y corrigiendo el
problema actual.
POBLACIÓN Y MUESTRA
En cuanto a la población estudiada, esta investigación se basó en
los planteamientos realizados por los encargados del Departamento
Administrativo, para lograr comprender de qué manera afecta la situación
actual el desempeño de sus actividades cotidianas, y de esta manera
poder ubicarnos dentro de sus contextos laborales.
Por otra parte, la muestra tomada para realizar la aproximación más
acertada en esta situación fue de 3 personas, lo cual fue suficiente,
debido a que cada uno de los individuos aportaron la información
necesaria para generalizar el problema y, a su vez la solución del mismo.
Es por ello, que esta muestra queda catalogada como intencionada o
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sesgada, ya que fue tomada a juicio de los investigadores porque
representaban, de forma fiel, a la masa afectada.
TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS
A continuación se presenta un análisis a las respuestas obtenidas,
mediante la aplicación del cuestionario a una muestra seleccionada de la
Institución.
1. ¿Existe en la Institución algún equipo computarizado?
De la muestra tomada, 3 personas, el 100% respondió, que dicha
Institución si posee equipos computarizados.
Si
2. ¿Cuántos equipos hay?
Mediante la aplicación de esta pregunta, 3 personas, el 100% dijo
que hay 3 equipos en dicha Institución.
3 Equipos
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3. ¿Quién tiene acceso a ese equipo computarizado?
El resultado de esta pregunta fue, 2 personas dijeron que El
Personal del Departamento, y la otra dijo que la Directora.
El Personal delDepartamento
La Directora
4. ¿Poseen conexión a Internet?
Las 3 personas, es decir el 100% estuvo de acuerdo en que la
Institución no poseía conexión a Internet.
5. ¿Qué información manejan a través de esos equipos
computarizados?
De las 3 personas, 2 estuvieron de acuerdo en que se manejaban
solo, cartas, constancias e informes; mientras que la otra persona dijo que
se manejaba todo.
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6. ¿Cómo guardan o almacenan toda la información correspondiente
a los alumnos y al personal de la institución?
Dos (2) de las 3 personas entrevistadas coincidieron en que
guardaban la información en carpetas, y la otra persona dijo que en
pendrive y la PC.
Carpetas
Pendrive y PC
7. ¿Utilizan algún programa para administrar dicha información?
De la muestra tomada, 3 personas, el 100% respondió, que no
utilizan ningún programa para administrar los documentos.
No
8. ¿Cuáles son los requisitos que se necesitan para inscribir al
alumno?
Todas las personas estuvieron de acuerdo, que el principal requisito
de la Institución para inscribir a un nuevo alumno es que haya preinscrito.
Preinscripción
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9. ¿Cuáles son los requisitos de la pre-inscripción?
Todas las personas estuvieron de acuerdo, que el principal requisito
para la preinscripción es que la madre o representante del niño (a) sea
estudiante o trabaje.
10. ¿Qué capacidad tiene la Institución en cuanto al número de estudiantes?
El 100% de la muestra estuvo de acuerdo que la Institución tiene
una capacidad de hasta 150 niños.
11. ¿Cuántos alumnos reciben e inscriben por sección?
El 100% de la muestra estuvo de acuerdo que reciben hasta 30
niños por sección.
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12. ¿Cuánto personal posee la Institución?
Las 3 personas dijeron que la Institución cuenta con 20 empleados.
13. ¿Cómo se divide dicho personal?
El 100% dijo que el personal estaba dividido en 1 directora, 2
secretarias, 12 docentes, 1 persona para mantenimiento, 2 para el
comedor y 1 vigilante.
14. ¿Cómo manejan o llevan el control de asistencia?
El 100% de la muestra estuvo de acuerdo, que el control de
asistencia se lleva manual.
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15. ¿Cuál es el horario de trabajo de la Institución?
Las 3 personas dijeron que el horario de la Institución es de 7:00am
a 4:00pm.
16. ¿Tiene Usted algún conocimiento acerca de programación,
software o sistema de información?
El 100% de la muestra dijo que no tenían ningún conocimiento
acerca de programación, software o Sistema de Información.
17. ¿Estaría dispuesto a recibir instrucciones básicas en esta área?
Las 3 personas estuvieron de acuerdo en recibir instrucciones en el
área de programación, software y sistemas de información.
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18. ¿Desearía implementar un nuevo sistema de control a las
labores administrativas?
El 100% de la muestra estuvo de acuerdo en implementar un
Sistema de Información en la Institución.
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CAPITULO IV
ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO
En este Capítulo se muestra un análisis del área seleccionada, para
la aplicación del Sistema, ya que mediante el estudio de la misma, se
podrá determinar las fallas y sus posibles soluciones.
MODULO I: ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA DE IMPLANTACIÓN
A continuación se presentan los aspectos generales del área de
estudio, el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”.
RESEÑA HISTÓRICA
El Jardín de Infancia “Monagas” dependencia del Consejo
Venezolano del Niño, que pasó a ser Instituto Nacional del Menor fue
fundado el 04 de Agosto de 1958, su nombre se debe a los hermanos
José Tadeo y José Gregorio Monagas próceres de nuestro Estado. Este
Instituto funcionó como “Unidad Monagas”, lo cual abarcaba Jardín de
Infancia y Casa Cuna, atendiendo niños de 3 meses de edad hasta 7
años, todos hijos de madres de escasos recursos económicos que
trabajaban fuera del hogar; estos menores eran recibidos desde las 7 de
la mañana hasta las 5 de la tarde. Allí recibían atención nutricional,
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médica y educativa. La matrícula de ésta Unidad fue de 200 niños y tenía
su sede en la Av. Rojas.
La Unidad “Monagas” cambió a Jardín de Infancia “Monagas”
quedando eliminada la Casa Cuna. Este Jardín de Infancia estuvo
funcionando en la Avenida Juncal en el año 1978, se logra gracias a la
intervención de la Sra. Teresa Álvarez, presidente del Instituto nacional
del Menor del Estado Monagas en la persona del Gobernador Coronel (R)
Márquez Añez donada al INAM las instalaciones de las Brisas local donde
funciona actualmente dicho Jardín.
En el año 1995 se da un proceso de descentralización y el INAM
Monagas para ser Servicio Estadal de Atención al Menor (SEAM)
dependiendo de la Gobernación del Estado. A partir del 1 de Abril de 2001
se realiza una estructuración y el SEAM se convierte en el Servicio
Autónomo de Protección y Atención al Niño y al Adolescente del Estado
Monagas (SAPRANAM).
A un año después de creado SAPRANAM, en el año 2002 en fecha
18 de Julio del mismo año, se aprobó la Ley Orgánica para la protección
del niño, niña y adolescente del Estado Monagas, y se obliga a la
supresión y transferencia del Servicio a una Junta Liquidadora quien se
encargaría de entrenar el ente al Gobierno Municipal (Alcaldía de
Maturín). Ya para el 30 de Mayo de 2007 se hace efectiva dicha
transferencia y se le da el nombre de Jardín de Infancia Municipal
“Monagas”, Instituto adscrito a partir de entonces al Servicio Autónomo
Municipal de Atención al Niño, Niña y Adolescente (SAMANNA), el cual
en la actualidad funciona prestando atención integral.
Para esta fecha el Jardín de Infancia Monagas posee una matrícula
de 130 niños y niñas, con edades comprendidas entre 3 y 6 años.
Cumplen un horario de 7 AM a 4 PM. Ellos reciben asistencia pedagógica,
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recreativa y nutricional (desayuno, almuerzo y merienda) consta de 5
aulas, 4 baños, cocina, comedor, sala múltiple, dirección, parque
recreacional, cuenta con una Directora, una Secretaria, 5 Docentes, 5
Auxiliares y 5 Guardianas de niños, una Cocinera, 2 Ayudantes de
Cocina, 2 Vigilantes, una Aseadora y un Auxiliar de Servicios Generales.
Los niños y niñas después del desayuno realizan actividades
pedagógicas (jornada diaria) luego las recreativas en el espacio exterior
se bañan, almuerzan y disfrutan la siesta; al despertar meriendan y son
retirados por sus padres y representantes. Este Jardín presta gran labor
social a las familias de escasos recursos económicos del sector de las
Brisas del Orinoco.
MISIÓN
Formar niños y niñas en edades comprendidas de 3 a 6 años,
procedentes de madres trabajadoras, sujetos de derechos y protagonistas
activos de su propio aprendizaje, en un ambiente plenamente
democrático, participativo y respetando las características individuales,
para así brindarles una Atención y Educación Integral de calidad, con
enfoque humanista.
VISIÓN
Promover, organizar y participar en actividades culturales,
asistenciales, deportivas y recreativas que contribuyan al desarrollo y
consolidación del Proceso Educativo a través de la integración activa de
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los niños, niñas, personal docente, administrativo, obrero, padres –
representantes y comunidad local como miembros de un colectivo.
OBJETIVOS
El Jardín de Infancia Municipal “Monagas” pretende alcanzar los
siguientes objetivos mediante su funcionamiento:
• Adquirir experiencias que permitan las bases con valores sociales
como la libertad, solidaridad, cooperación, justicia, equidad, integración,
bien común, participación protagónica, independencia, tolerancia y
convivencia.
• Facilitar el desarrollo físico cognitivo, socio – emocional,
psicomotor, del lenguaje y moral del niño y la niña dentro de una
concepción integradora del desarrollo de la personalidad.
• Propiciar en los niños el desarrollo Biopsicosocial, a través de la
interacción, cooperación y coordinación, por parte de los distintos actores
que concurren en el hecho educativo.
• Fomentar el pensamiento liberador, creador y transformador; así
como la reflexión crítica, la participación ciudadana y los sentimientos de
honor, probidad, amor a la Patria, a las Leyes y al trabajo.
• Reafirmar hábitos de higiene individual y colectiva en los niños y
las niñas, incluyendo aquellos que favorezcan su salud preventiva e
integral; así como una conciencia ambientalista, que les permita mejorar
su calidad de vida.
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• Motivar la incorporación de la Familia – Escuela en el proceso
educativo de los niños(as) través de diversas actividades.
• Promover en el niño y la niña actividades para el amor, respeto y
valoración de la identidad nacional – regional con actividades que
permitan el fortalecimiento de una sociedad democrática y participativa.
• Fomentar en los niños y niñas una alta autoestima con la
valoración de sí mismo en el contexto social y cultural.
MODULO II: ASPECTOS GENERALES DEL DEPARTAMENTO O
SUBÁREA DE IMPLANTACIÓN
A continuación, se presenta un estudio destinado únicamente al área
que presenta las fallas y a la cual se le pretende buscar y aplicar una
posible solución, el Departamento de Dirección y Administración.
FUNCIONES
Cada área o departamento dentro de una institución está destinado a
realizar una serie de funciones; el Departamento de Dirección y
Administración no escapa de esto. A continuación se especifican las
funciones que cumple dicho Departamento:
Llevar un control de los procesos de Preinscripción e Inscripción.
Controlar los casos de indisciplina, por parte de los estudiantes,
dentro de la institución.
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OBJETIVOS
El Departamento de Dirección y Administración, mediante la ejecución
de todas las funciones antes señaladas, desea alcanzar los siguientes
objetivos:
Mantener un control de disciplina dentro de la institución.
Establecer una constante relación con los Entes Gubernamentales
asociados a este, para mantener dicha Institución.
Poseer toda la información del alumno, necesaria para el control y
seguimiento de los mismos en el tiempo que se encuentran en la
Institución.
MODULO III: ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA
En el siguiente modulo se explicará el sistema empleado por la
Institución, así como el sistema propuesto, a fin que se determinen las
fallas y sus posibles soluciones.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL
Actualmente, en el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”,
preescolar ubicado en la urbanización Las Brisas, vereda cinco (05) de la
ciudad de Maturín, Estado Monagas, todos los procesos administrativos
que se ejecutan a diario, se realizan manualmente, apoyándose en
grandes cantidades de materiales de oficina, dentro de los que se
incluyen lápices, archivos, borradores, lapiceros, correctores, hojas de
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papel, etc., cuyos costos son excesivamente altos y, debido a la tardanza
con la que los entes gubernamentales pertinentes envían los recursos y
toman cartas en el asunto, muy difíciles de obtener; por lo que los
docentes y todo el personal administrativo debe aportar constantemente,
de su capital personal, porciones de dinero para mantener en
funcionamiento la entidad educativa, en pro del bienestar estudiantil.
Todo esto, crea un ambiente propicio para el caos total de la
estructura organizativa presenciada en el Jardín de Infancia, ya que los
datos suelen sufrir daños por acción de ácaros, tiempo, manipulación
inadecuada, etc., sin mencionar las extenuantes horas invertidas en
realizar todas las tareas de recolección de estos datos y, posteriormente
las búsqueda de los mismos. Lamentablemente, a este problema
aparentemente infinito, se une el desdén por parte de la misma
comunidad a la que pertenece dicha institución, evidenciado en el
comportamiento destructivo que presenta la respectiva infraestructura y el
poco o nulo apoyo moral, académico, social y económico hacia la misma.
DFD DEL SISTEMA ACTUAL
A continuación se presenta el Diagrama de Flujo de Datos, del
sistema empleado actualmente por el Jardín de Infancia Municipal
“Monagas”.
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Nivel 0:
Datos Personales Preinscripción
Inscripción
44
RepresentantesAlumnos
1.0
Control del Departamento de Dirección y Administración.
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Nivel 1:
Datos Personales Datos Personales Expediente
Registro de Expediente
Inscripción Inscripción
45
Representantes
1.1
Solicitar Información
1.2
Realizar Preinscripción
1.3
Almacenar Expediente
1.4
Ejecutar Inscripción
Representantes
1.5
Almacenar Registro de Inscripción
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DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
Mediante el estudio que se realizó al Departamento de Dirección y
Administración, se pudo determinar, que el mismo requiere un sistema
automatizado que brinde velocidad, seguridad y control de la información.
Además requieren de un sistema que evite los casos de pérdida de
información, ahorro de búsqueda, de labor, de espacio y de bajos costos.
Permitiendo así un mayor desempeño en su área.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO
Para la problemática que se presenta en el Jardín de Infancia
Municipal “Monagas”, proponemos la implementación de un sistema de
información de control de los procesos administrativos, que cambiará
radicalmente, las formas en que se realizan las tareas cotidianas de esa
institución, acortando los tiempos de trabajo y facilitando la ejecución de
sus procesos.
Este sistema de información estará encargado de administrar los
espacios de almacenamientos utilizados actualmente para los grandes
archiveros, ya que todo los documentos contenidos en ellos, se guardara
en una base de datos, de igual manera al mismo tiempo se creara un
respaldo en una unidad externa. Este podrá realizar todas las operaciones
necesarias para crear los registros de cada estudiante, representante y
del personal que labora en el jardín de infancia; imprescindibles para el
óptimo funcionamiento del plantel.
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Una de las ventajas del sistema que se desea implementar es que
permite tener al alcance de la mano la información que contiene los
registros de los documentos deseados, sin tener la necesidad de buscar
los ficheros de manera manual, ya que solo con teclear el nombre del
fichero este automáticamente aparecerá en la pantalla, reduciendo así el
tiempo de búsqueda, dando la opción de imprimir si se requiere de
forma física.
Otra ventaja que posee, es que pueden ser enviados a través de los
distintos medios digitales de comunicación (internet, unidades de
almacenamiento portables, entre otros). No obstante, es necesario
manejar la aplicación desde el computador principal, ya que dicho
programa será instalado en un servidor remoto, que contará con las
medidas necesarias de seguridad, para proteger la información; teniendo
en cuenta y no perder el objetivo de que el sistema ofrezca un ambiente o
interfaz gráfica agradable al usuario final.
OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO
Los objetivos que se pretenden alcanzar con el Sistema Propuesto,
son los siguientes:
• Seguridad, a la hora de accesar a la información.
• Mayor velocidad en cuanto a la búsqueda de información.
• Menor riesgo de pérdida de información.
• Menor agotamiento Físico.
• Ahorro de espacio, ya que toda la información quedará almacenada
en la base de datos de la Computadora.
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DFD DEL SISTEMA PROPUESTO
A continuación se presenta el Diagrama de Flujo de Datos, del
sistema propuesto para el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”.
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Nivel 0:
Datos Personales Preinscripción
Inscripción
49
RepresentantesAlumnos
1.0
Control del Departamento de Dirección y Administración.
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Nivel 1:
Datos Personales Datos Personales Expediente
Registro de Expediente
Inscripción Inscripción
50
Representantes
1.1
Solicitar Información
1.3
Almacenar Expediente en
Base de Datos
Alumnos
1.5Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos
1.2Cargar Datos al Sistema/ Procesar
Preinscripción
1.4Cargar
Nuevos Datos al Sistema/ Procesar
Inscripción
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Nivel 2:
Datos Personales Datos Personales Datos Personales
Expediente Expediente Sanción
Expediente
Registro deInscripción Inscripción
51
Representantes
2.1
Solicitar Información
2.2
Verificar la Información
2.3
Cargar Datos al sistema/ Procesar
Preinscripción
2.4
Almacenar Expediente en
Bases de Datos
2.5Verificar la Información del Proceso
de Inscripción
Alumnos
2.7
Almacenar Registro de
Inscripción en la Base de
Datos
2.6Cargar los
Nuevos Datos al sistema/ Procesar
Inscripción
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DICCIONARIO DE DATOS
A continuación se presenta una explicación detallada de cada uno de
los elementos que fueron utilizados en la representación del Diagrama de
Flujo del sistema propuesto.
Para cada elemento se explicará, a donde se dirige, de quien emerge,
su alias y su función.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar datos e información para el Departamento de
Dirección y Administración.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar o recolectar datos e información para el Departamento
de Dirección y Administración.
ALIAS:
53
Representantes
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar la Información a saber. Dicha información en un primer
rango y la de más relevancia será: Nombre, Apellido, Cedula, Edad, Teléfono, Grado, Sección, Nombre del Representante, Teléfono del Representante.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Departamento de Dirección y Administración.
FUNCIÓN:Controlar los procesos de Preinscripción e Inscripción de la
Institución.
ALIAS:
54
1.0Control del
Departamento Dirección y
Administración
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Preinscripción
Inscripción
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
FUNCIÓN:Realizar el Proceso de Preinscripción e Inscripción de la
Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Preinscripción
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
FUNCIÓN:Aparta un cupo de los Estudiantes dentro de la Institución.
ALIAS:
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Inscripción
INSIDE:Alumno.
EMERGE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
FUNCIÓN:Asegurar la Educación del Niño dentro de la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Control del Departamento de Dirección y Administración.
FUNCIÓN:Asegurar el cupo de los Alumnos en la institución.
ALIAS:
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Alumnos
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Solicitar Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de
preinscripción de la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Solicitar Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar o recolectar datos e información para el Departamento
de Dirección y Administración.
ALIAS:
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Representantes
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Solicitar Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar la Información a saber. Dicha información en un primer
rango y la de más relevancia será: Nombre, Apellido, Cedula, Edad, Teléfono, Grado, Sección, Nombre del Representante, Teléfono del Representante y Ocupación del mismo.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de
preinscripción de la Institución.
ALIAS:
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1.1
Solicitar Información.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
EMERGE:Proceso: Solicitar Información.
FUNCIÓN:Procesar toda la información suministrada por el representante,
para la realización de la preinscripción del alumno.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
EMERGE:Proceso: Solicitar Información.
FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de
preinscripción de la Institución.
ALIAS:
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Solicitar Información.
FUNCIÓN:Procesar toda la Información suministrada por el representante y
realizar la Preinscripción del Alumno.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
FUNCIÓN:Crear un informe con todos los datos del Estudiante para luego ser
almacenado en la computadora.
ALIAS:
60
1.2Cargar Datos al Sistema/ Procesar
Preinscripción
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
FUNCIÓN:Creación del informe que contiene la información del Alumno
preinscrito.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
FUNCIÓN:Almacenar el informe o carpeta con los datos del estudiante en la
respectiva Base de Datos del Sistema.
ALIAS:
61
1.3Almacenar
Expediente en Base de Datos
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
FUNCIÓN:Cargar el expediente junto con los nuevos datos del estudiante en
el proceso de Inscripción.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
FUNCIÓN:Cargar el expediente junto con los nuevos datos del estudiante en
el proceso de Inscripción.
ALIAS:
62
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
FUNCIÓN:Introducir al Sistema los nuevos datos, junto al expediente creado
en el proceso de Preinscripción, a fin de procesar la inscripción del alumno.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Registro de Inscripción
INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
FUNCIÓN:Crear un registro de Inscripción, el cual será almacenado en la
Base de Datos del Sistema.
ALIAS:
63
1.4Cargar Nuevos
Datos al Sistema/ Procesar
Inscripción
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Registro de Inscripción
INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
FUNCIÓN:Crear un registro de Inscripción, el cual será almacenado en la
Base de Datos del Sistema.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Alumno.
EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
FUNCIÓN:Almacenar el registro de Inscripción en la Base de Datos del
Sistema.
ALIAS:
64
1.5Almacenar Registro de
Inscripción en la Base de
Datos
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Inscripción
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Inscripción
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.
ALIAS:
65
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Solicitar Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de
preinscripción de la Institución.
ALIAS:
66
Alumnos
Representantes
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Solicitar Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar o recolectar datos e información para el Departamento
de Dirección y Administración.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Solicitar Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Suministrar la Información a saber. Dicha información en un primer
rango y la de más relevancia será: Nombre, Apellido, Cedula, Edad, Teléfono, Grado, Sección, Nombre del Representante, Teléfono del Representante y Ocupación del mismo.
ALIAS:
67
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Verificar la Información.
EMERGE:Representantes.
FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de
preinscripción de la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Verificar la Información.
EMERGE:Proceso: Solicitar Información.
FUNCIÓN:Procesar toda la información suministrada por el representante,
para la realización de la preinscripción del alumno.
ALIAS:
68
2.1
Solicitar Información.
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Verificar la Información.
EMERGE:Proceso: Solicitar Información.
FUNCIÓN:Recolectar toda la información necesaria para el proceso de
preinscripción de la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
EMERGE:Proceso: Solicitar Información.
FUNCIÓN:Verificar que la información proporcionada por el representante es
correcta.
ALIAS:
69
2.2
Verificar la Información.
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
EMERGE:Proceso: Verificar la Información.
FUNCIÓN:Procesar toda la información suministrada por el representante,
una vez verificada, para la realización de la preinscripción del alumno.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Datos Personales
INSIDE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
EMERGE:Proceso: Verificar la Información.
FUNCIÓN:Procesar toda la información suministrada por el representante,
una vez verificada, para la realización de la preinscripción del alumno.
ALIAS:
70
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Verificar la Información.
FUNCIÓN:Procesar toda la Información suministrada por el representante y
realizar la Preinscripción del Alumno.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
FUNCIÓN:Crear un informe con todos los datos del Estudiante para luego ser
almacenado en la computadora.
ALIAS:
71
2.3Cargar Datos al Sistema/ Procesar
Preinscripción
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
FUNCIÓN:Creación del informe que contiene la información del Alumno
preinscrito.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.
EMERGE:Proceso: Cargar Datos al Sistema/ Procesar Preinscripción.
FUNCIÓN:Almacenar el informe o carpeta con los datos del estudiante en la
respectiva Base de Datos del Sistema.
ALIAS:
72
2.4Almacenar
Expediente en Base de Datos
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.
EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
FUNCIÓN:Enviar el expediente al proceso de Inscripción, luego de que se
verifique que los nuevos datos que serán cargados al sistema.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.
EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
FUNCIÓN:Enviar el expediente al proceso de Inscripción, luego de que se
verifique que los nuevos datos que serán cargados al sistema.
ALIAS:
73
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Cargar los Nuevos Datos al Sistema/ Procesar
Inscripción.
EMERGE:Proceso: Almacenar Expediente en Base de Datos.
FUNCIÓN:Verificar que la nueva información proporcionada por el
representante es correcta y concuerda con la suministrada en el proceso de Preinscripción.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
EMERGE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.
FUNCIÓN:Cargar el expediente junto con los nuevos datos del estudiante en
el proceso de Inscripción.
ALIAS:
74
2.5Verificar la
Información del Proceso de Inscripción
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Expediente
INSIDE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
EMERGE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.
FUNCIÓN:Cargar el expediente junto con los nuevos datos del estudiante en
el proceso de Inscripción.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Verificar la Información del Proceso de Inscripción.
FUNCIÓN:Introducir al Sistema los nuevos datos, junto al expediente creado
en el proceso de Preinscripción, a fin de procesar la inscripción del alumno.
ALIAS:
75
2.6Cargar Nuevos
Datos al Sistema/ Procesar
Inscripción
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Registro de Inscripción
INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
FUNCIÓN:Crear un registro de Inscripción, el cual será almacenado en la
Base de Datos del Sistema.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Registro de Inscripción
INSIDE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
FUNCIÓN:Crear un registro de Inscripción, el cual será almacenado en la
Base de Datos del Sistema.
ALIAS:
76
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Alumno.
EMERGE:Proceso: Cargar Nuevos Datos al Sistema/ Procesar Inscripción.
FUNCIÓN:Almacenar el registro de Inscripción en la Base de Datos del
Sistema.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Inscripción
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.
ALIAS:
77
2.7Almacenar Registro de
Inscripción en la Base de
Datos
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
Inscripción
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.
ALIAS:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL JARDÍN DE
INFANCIA MUNICIPAL “MONAGAS”
DICCIONARIO DE DATOS
INSIDE:Alumnos.
EMERGE:Proceso: Almacenar Registro de Inscripción en la Base de Datos.
FUNCIÓN:Procesamiento de la Inscripción del Alumno en la Institución.
ALIAS:
78
Alumnos
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
CONCLUSIÓN
Los sistemas de información son una herramienta eficaz y eficiente en
toda organización e institución ya que esta constituye un acceso rápido a
la información y por ende mejoras en la atención a los usuarios,
generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles
de detectar y controlar con un sistema manual, evitar pérdida de tiempo
recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que
se pueden compartir.
El tema principal de este proyecto es apoyado a un sistema de
información para el Jardín de Infancia Municipal “Monagas”, ya que este
centro de aprendizaje maneja mucha información de forma desordenada
lo que trae como consecuencia un descontrol en el procesamiento de
datos tanto de los alumnos, representantes y todo el personal que labora
en este jardín de infancia. Todos los procesos de control y administración
de este jardín de infancia son llevados mediante anotaciones en informes;
estos procesos incluyen inscripciones, preinscripción, etc. De ahí nace la
importancia de un sistema de información para dicha Institución.
Es importante resaltar que un sistema de información está compuesto
por elementos que interactúan entre sí como son el equipo
computacional, el recurso humano, los datos o información fuente,
programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los
procedimientos de políticas y reglas de operación. Cada uno de estos
elementos ayudará a tener un control y mejor administración en los
procesos de inscripción y preinscripción. Todos los datos de los alumnos
y representantes, así como todo el personal que labora en esta institución
de aprendizaje serán almacenados en una base de datos que permita una
mejor manipulación de la información.
79
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
RECOMENDACIONES
En el desarrollo de este proyecto para el Jardín de infancia Municipal
“Monagas”, ubicado en la urbanización Las Brisas, vereda cinco (05)
Maturín Edo. Monagas, se puedo conocer con más detalles una serie de
descontrol en la parte administrativa para el manejo del procesamiento de
los datos. Motivos por los cual se enumeran las siguientes
recomendaciones:
1. Instalación de dispositivos de salida como impresoras y
fotocopiadoras; ya que se tienen muchos gastos en copias por no contar
con estos equipos.
2. Instalación de una red de tipo LAN; ya que el jardín de infancia
requiere una interconexión continua de las computadoras y dispositivos
de salida para que el conjunto de datos procesados sean almacenados en
una base de datos en un servidor.
3. Es necesario la implementación de este sistema, ya que con este,
se logrará una perfecta administración de todo el proceso que realizan,
para el control de los datos de los alumnos, representantes, personal
obrero, administrativo y de alimentación, entre otros.
4. Es recomendable que cada uno de los docentes y personal
administrativo, que realizan las tareas de la recolección de los datos,
tengan conocimientos de manejo de los equipos disponibles, ya que estos
representan un instrumento para obtener información confiable y precisa.
5. Se sugiere que después de realizar operaciones de importancia
como algún registro de un alumno, se realice un respaldo de forma digital
y externa de estas. Bien sean en otro computador o en alguna unidad de
80
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
almacenamiento portable, debido a que si la base de datos o el equipo
principal presenta alguna falla externa o interna, no se pierda la
información, permitiendo que el resguardo realizado logre mantener la
continuidad de las operaciones que se llevan a cabo, sin interrumpir los
procesos del mismo.
81
Cambiado con la DEMO VERSION de CAD-KAS PDF-Editor (http://www.cadkas.com).
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BIBLIOGRAFÍA
SENN, James. A. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. 2da
Edición. México D.F. McGraw-Hill, 1996.
LONG, Larry. Introducción a las computadoras y al procesamiento de
información.4ta Edición. México D.F. Prentice-Hall Hispanoamericana,
1995.
ÁVILA Baray, Héctor L. Introducción a la Metodología de la
Investigación. Edición Electrónica (2006). Texto completo en
www.eumed.net/libros/2006c/203/
http://es.wikipedia.org/wiki/Jard%C3%ADn_de_infancia
http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
http://www.Monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_programaci%C3%B3n
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/pr
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ANEXOS
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Preguntas de la Entrevista realizada al Personal del Departamento de
Dirección y Administración del Jardín de Infancia Municipal
“Monagas”.
1. ¿Existe en la Institución algún equipo computarizado?
2. ¿Cuántos equipos hay?
3. ¿Quién tiene acceso a ese equipo computarizado?
4. ¿Poseen conexión a Internet?
5. ¿Qué información manejan a través de esos equipos
computarizados?
6. ¿Cómo guardan o almacenan toda la información correspondiente a
los alumnos y al personal de la institución?
7. ¿Utilizan algún programa para administrar dicha información?
8. ¿Cuáles son los requisitos que se necesitan para inscribir al alumno?
9. ¿Cuáles son los requisitos de la pre-inscripción?
10. ¿Qué capacidad tiene la Institución en cuanto al número de
estudiantes?
11. ¿Cuántos alumnos reciben e inscriben por sección?
12. ¿Cuánto personal posee la Institución?
13. ¿Cómo se divide dicho personal?
14. ¿Cómo manejan o llevan el control de asistencia?
15. ¿Cuál es el horario de trabajo de la Institución?
16. ¿Tiene Usted algún conocimiento acerca de programación, software o
sistema de información?
17. ¿Estaría dispuesto a recibir instrucciones básicas en esta área?
18. ¿Desearía implementar un nuevo sistema de control a las labores
administrativas?
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Imágenes del Jardín de Infancia Municipal “Monagas”
Imagen Nº 1. Entrada al Jardín de Infancia.
Imagen Nº 2. Fachada de la entrada al Jardín de Infancia.
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Imagen Nº 3. Comedor del Jardín de Infancia.
Imagen Nº 4. Entrada al Departamento de Dirección y Administración.
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Capturas de Pantalla del Sistema de Información
Imagen Nº 5. Vista Principal del Sistema.
Imagen Nº 6. Vista de la Misión de la Institución. Al igual que esta se
muestran Visión, Reseña, Objetivos e Imágenes de la Institución.
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Imagen Nº 7. Vista de la opción Datos de Contacto.
Imagen Nº 8. Vista del Panel de Opciones. Esta se presenta al Usuario
Autorizado para controlar los procesos de la Institución.
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Imagen Nº 9. Vista de uno de los Formularios empleados en el proceso
de Inscripción.
Imagen Nº 10. Vista de uno de los Formularios utilizados en el Proceso
de Preinscripción.
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Imagen Nº 11. Vista de la ventana de Búsqueda, de los alumnos
Preinscritos en la Institución.
Imagen Nº 11. Vista de la ventana de Búsqueda de Escolares, la cual
realiza una búsqueda general de todos los datos de los alumnos inscritos
en la Institución.
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Imagen Nº 12. Presentación en pantalla de una búsqueda generada por
el programa.
Imagen Nº 13. Vista del enlace que hace el Sistema a los Jardines de
Infancia Ubicados en Maturín.
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Imagen Nº 14. Vista del enlace que realiza el Sistema a la Información de
SAMANNA.
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