I. PLAN DE INVESTIGACIN1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:1.1 Situacin problemticaLas organizaciones manejan cada vez ms cantidad de documentos debido a la gran variedad de procesos y a la informacin que estos necesitan durante su desarrollo. Es necesario aplicar tcnicas de gestin documental, mediante los sistemas adecuados para automatizar y tambin gestionar de forma correcta y ptima todo el cmulo de documentacin con la que trabajan.

El trmino gestin documental suele utilizarse para hacer referencia al control automatizado de documentos electrnicos a travs de su ciclo de vida completo en una organizacin, desde su creacin inicial hasta su archivado final. Si, como afirman autores, el 90% de la informacin de una organizacin reside en documentos, resulta evidente suponer que el aumento de la eficiencia en su gestin dar lugar al consiguiente incremente de competitividad de la organizacin. Tal objetivo no ser, sin embargo, posible sin unas herramientas informticas adecuadas que genricamente reciben el nombre de Sistemas de Gestin Documental (SGD) o, en ingles Document Management Systems (DMS), que, entre otros, ofrezcan mecanismos para la identificacin, almacenamiento, seguimiento, recuperacin y presentacin de los documentos.

De acuerdo a lo visto y al haber identificado una institucin con la necesidad de tener que redisear el proceso de trmite documentario se plante lo siguiente. Que la Universidad Cesar Vallejo por ser una institucin privada maneja una gran cantidad de documentos que se procesan diariamente, lo cual genera ciertas deficiencias tales como: que no es posible calcular el tiempo que un documento demora en ser procesado por las dependencias inmersas en el proceso de trmite. Adems no se puede determinar el tiempo restante que tiene el documento para ser resuelto por todas las dependencias inmersas en el proceso. Es tedioso y complejo conocer el recorrido total o parcial del documento por las diversas dependencias y personal inmersos en dicho trmite, asimismo su estado y/o condicin. No se puede determinar cuntos y cules son los documentos que se encuentran por recepcionar y derivar por dependencia. Los tiempos de espera, atencin, registro, seguimiento y respuesta son demasiados extensos generando en la poblacin y el personal un malestar e incomodidad al tratar de conocer el curso de su documento. No existe un control de los documentos admitidos, por la gran cantidad de documentos que se generan al da, lo cual genera un ingreso desorganizado de documentos.

Se presenta una inversin adicional innecesaria en adquisicin de libros de registro para mantener un control de cada documento emitido y recepcionado por cada dependencia. Cada uno de estos escenarios ocurre por la limitante de no contar con un sistema informtico de soporte tecnolgico que permita agilizar y mejorar el proceso de trmite documentario. Es por este motivo que se propone como solucin implementar un sistema de gestin documentaria basado en tecnologa WORKFLOW para el manejo del proceso de trmite documentario en la Universidad Cesar Vallejo

1.2 Formulacin de problemas

De qu forma las tecnologas workFlow ayudan a mejorar el proceso de gestin documentaria en la Universidad Csar Vallejo?

1.3 Justificacin Social:La comunidad en general tanto estudiantil como colaboradores se vern beneficiada porque podr acceder de una manera rpida y sencilla desde cualquier lugar donde exista una conexin a Internet, para ver el estado y ubicacin de su expediente sin tener la necesidad de emplear tiempo y dinero innecesarios al acudir a la universidad por dichos procedimientos.

Tecnolgica:El uso de un sistema informtico de este tipo permitir que los procesos de trmite documentario sean ms estandarizados, lo cual origina tener un control de los documentos y procesos, generando ahorro de tiempos al personal y a la comunidad en general, dando a la universidad la imagen de una institucin moderna e innovadora.

Econmica:A travs de la aplicacin y desarrollo de este proyecto de investigacin, se pretende ayudar en cierto modo a la organizacin, a la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con el Sistema de Gestin Documentaria - Cero Papel, as como con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de papel. Los beneficios del uso de documentos electrnicos, los cuales se traducen principalmente en: reduccin de costos, procesos ms eficientes, mejor comunicacin, coordinaciones y un trabajo en equipo e incluso una nueva organizacin. Cientfica: Con el desarrollo de esta investigacin, se pretende servir de apoyo y gua para futuras investigaciones, las cuales estn relacionadas en cierto modo con el tema que se investiga, y as mismo aportar nuevos conocimientos con el uso de nuevas tecnologas y metodologas de trabajos.

2. OBJETIVOS2.1 Objetivo general Desarrollar un Sistema de Gestin Documentaria basado en la tecnologa workFlow para mejorar el proceso de Trmite Documentario en la universidad Cesar vallejo de Chiclayo.

2.2 Objetivo Especficos Mejorar el nivel de conocimiento del estado de los documentos. Disminuir el tiempo de procesamiento de un trmite documentario Reducir el tiempo de atencin a los usuarios. Reducir el tiempo de transferencia de los documentos de un rea a otra. Aumentar el nmero de documentos resueltos al da Aumentar el nmero de usuarios atendidos al da. Reducir el nmero de documentos almacenados en las dependencias del usuario.