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MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 1
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2013
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
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Contenido
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................................. 5
IDENTIFICACIÓN ...................................................................................................................................... 5
RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 6
ORGANIGRAMA CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ ............................. ¡Error! Marcador no definido.
MISIÓN .................................................................................................................................................... 8
VISIÓN ..................................................................................................................................................... 8
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE QUIBDÓ ................................................. 8
OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................................................................... 9
JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL .................................................................................................................. 9
METODOLOGÍA ....................................................................................................................................... 9
SIMBOLOGÍA UTILIZADA........................................................................................................................ 11
MAPA GENERAL DE PROCESOS ............................................................................................................. 12
PROCESO DE GESTIÓN REGISTRAL ........................................................................................................ 15
PROCESOS DEL REGISTRO MERCANTIL .................................................................................................. 19
MATRICULA PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO ................................................. 19
PROCESO DE MATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO ............................................................... 22
PROCESO DE RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO. ........................................................................................................................................... 25
PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRICULA......................................................................................... 28
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ........................................................................ 31
PROCESO DE MUTACIONES .................................................................................................................. 35
SOLICITUD DE CERTIFICADOS ................................................................................................................ 38
PROCESOS DEL REGISTRO DE ESAL’S ..................................................................................................... 40
INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO “ESAL’S”............................................................... 41
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL ............................................................... 45
PROCESOS DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES ............................................................................ 49
INSCRIPCIÓN RUP (Registro Único Proponente) ................................................................................... 49
RENOVACIÓN RUP ................................................................................................................................. 53
ACTUALIZACIÓN RUP (Registro Único Proponente) ............................................................................. 57
PROCESOS DE CONCILIACIÓN ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
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PROCESO DE CONCILIACIÓN ................................................................................................................. 60
PROCESOS DE PLANEACIÓN .................................................................................................................. 64
PROCESO DE AFILIACIÓN ....................................................................................................................... 64
PROCESO DE DESAFILIACIÓN................................................................................................................. 67
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA ................................................................................................. 69
ATENCIÓN DE PQR´s .............................................................................................................................. 71
PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA ........................................................................................ 73
PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA ....................................................................................... 76
PROCESOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ................................................................ 79
PROCESO DE COMPRAS ......................................................................................................................... 79
PROCESO DE ALMACÉN GENERAL ......................................................................................................... 81
Proceso de Salidas de Elementos de Almacén General ......................................................................... 81
SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL ................................................................................. 83
PROCESO DE PRESUPUESTO .................................................................................................................. 86
PROCESO DE PAGOS .............................................................................................................................. 90
PROCESO DE NOMINA ........................................................................................................................... 93
ESTADOS FINANCIEROS ......................................................................................................................... 96
PROCESOS DE LA GESTIÓN HUMANA .................................................................................................... 98
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL .............................................................................................. 100
PROCESO DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL ................................... 106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 108
GESTIÓN REGISTRAL ............................................................................................................................ 109
SOLICITUD DE CERTIFICADOS .............................................................................................................. 110
VENTA DE FORMULARIOS ................................................................................................................... 111
GESTIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................................................. 112
ADMINISTRACIÓN DE LA CONTABILIDAD ............................................................................................ 113
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ........................................................................................................... 117
CONTRATACIÓN Y COMPRAS .............................................................................................................. 119
CIERRE DE CAJA ................................................................................................................................... 122
CONTROL DE PAPEL DE SEGURIDAD (CERTIFICADOS) ......................................................................... 123
MANTENIMIENTO DE MUEBLES E INMUEBLES (Preventivo y Correctivo) ........................................... 125
GESTIÓN HUMANA .............................................................................................................................. 128
INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN ............................................................................... 129
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ............................................................................................................ 133
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GESTIÓN JURÍDICA .............................................................................................................................. 135
RECURSOS DE REPOSICIÓN Y EN SUBSIDIO DE APELACIÓN................................................................. 136
TRÁMITE DE REVOCATORIA DIRECTA .................................................................................................. 140
GESTIÓN DE LA CALIDAD ..................................................................................................................... 144
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ...................................................................... 145
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD ................................................................................................... 148
CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................... 151
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME .......................................................................................... 153
MANUAL DE FORMATOS ..................................................................................................................... 155
FORMATOS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
PLAN ANUAL DE TRABAJO ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE TRABAJO ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
CONTROL DE SEGUIMIENTO A PQR´S .................................................................................................. 156
FORMATOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ..................................................................... 157
CONTROL DE CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS .................................... 158
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................. 159
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................................. 160
PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS ....................................................................................................... 161
PLAN DE AUDITORIAS .......................................................................................................................... 162
LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIAS ............................................................................................. 163
INFORME DE AUDITORIA ..................................................................................................................... 164
INFORME DE ACCIONES ...................................................................................................................... 165
ACCIÓN CORRECTIVA N°...................................................................................................................... 166
ACCIÓN PREVENTIVA N° ...................................................................................................................... 167
ACCIÓN PREVENTIVA N° ...................................................................................................................... 168
PLAN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO ............................................................................................ 169
INFORME DE ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................................... 170
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PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
IDENTIFICACIÓN
Razón Social CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ – CCCH
NIT 891.600.003 – 1
Teléfonos 6709047 – 6709051; telefax: 6711518
Representante Legal
ELSA PASELIA DELGADO ROSERO
RESEÑA HISTÓRICA
La Cámara de Comercio de Quibdó, fue creada por el Decreto 662 del 8 de abril de 1935, posteriormente, su nombre fue modificado por el de Cámara de Comercio del Chocó, a través del Decreto 2450 del 3 de diciembre de 2012; la cual tiene como jurisdicción los siguientes municipios: Quibdó, Istmina, Carmen de Atrato, Bojayá, Novita, Lloró, Bagadó, Condoto, Acandí, Sipí, Cantón de San Pablo, Nuquí, Alto Baudó, Bajo Baudó, Riosucio, Juradó, Unguía, Litoral del San Juan, Atrato, Bahía Solano y Tadó, en excepción del municipio de San José del Palmar, el cual es atendido por la Cámara de Comercio de Cartago– Valle. Según decreto 622 de 2000 articulo 42.
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INTRODUCCIÓN
Los Procesos y los Procedimientos, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Gestión de Calidad, documentados en manuales, que sirven como mecanismo de consulta permanente por parte de todos los trabajadores de la Cámara de Comercio del Chocó, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. Por ello, se ha dispuesto el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se definen las principales actividades que se realizan en la Cámara de Comercio del Chocó. Estas tareas se detallan con todos los elementos necesarios para la construcción del Manual descrito, soportando cada uno de los procesos específicos, como son: Presupuestos, Contratación, Registros públicos, Almacén, Administración de activos fijos, Afiliación, Selección e Inducción de Personal, Vinculación de personal, Evaluación del desempeño, Sistema de Control de Gestión y Mejoramiento, Archivo de registros, Tesorería y Conciliación. La función del Manual, es permitir que todas las áreas funcionen independientemente de las personas o empleados que ostenten los diferentes cargos involucrados en los procesos, sirviendo de guía para la ejecución de las actividades propias de la institución, tanto misionales como de apoyo. Este documento describe los procesos misionales y de apoyo de la entidad, muestra de manera ordenada, los principales pasos que componen cada procedimiento, y la forma de realizarlo. También contiene diagramas de flujo, que enuncian claramente el recorrido de las distintas operaciones de cada dependencia, precisando su participación.
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ORGANIGRAMA
PRESIDENCIA EJECUTIVA
JUNTA DIRECTIVA REVISORIA FISCAL
CENTRO DE CONCILIACION
COORDINACION ADTIVA Y FINANCIERA
COORDINACION PLANEACION Y GESTION
EMPRESARIAL
COORDINACION DE OPERACION Y SISTEMAS
ASESORIA JURIDICA
OFICINA PROMOCION Y DESARROLLO
ASESORIA
EMPRESARIAL
OFICINA RECEPTORA
DEL SAN JUAN
ORIENTACION PUERTO SCANER
TESORERIA
TAQUILLAS
CONTABILIDAD
EJECUTIVO
DIRECTIVO
ASESOR
PROFESIONAL
ASISTENCIAL
P. DE PLANEACION Y CONTROL INTERNO
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MISIÓN
Somos una institución de carácter privado y gremial, jalonadores del desarrollo socioeconómico del Chocó, dedicados a la administración de los registros públicos, facilitadores en la solución de conflictos, orientada hacia el mejoramiento continuo y la satisfacción de sus clientes.
VISIÓN
La Cámara de Comercio del Chocó, será una organización líder en la gestión de proyectos productivos que dinamicen y den respuesta a las necesidades de una región dispuesta a emprender y a competir en un ambiente glocalizado.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
Lograr una cobertura total de los servicios de la Cámara, en su jurisdicción.
Jalonar los procesos de desarrollo regional.
Contribuir de manera efectiva al desarrollo productivo y mercantil del departamento del Chocó.
Alcanzar una cultura de mejoramiento continuo que permita ser competitivos.
Obtener la estabilidad financiera necesaria, para asegurar el crecimiento permanente de la Cámara.
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OBJETIVO DEL MANUAL El presente Manual de Procesos, tiene como objetivo primordial proporcionar una información completa y actualizada para la ejecución de las actividades del quehacer diario institucional, de forma tal, que posibilite la estandarización de las tareas para el desarrollo del trabajo de cada una de las dependencias, facilitando así, la consecución de los objetivos misionales de la Cámara de Comercio del Chocó. En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas, que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la CCCH. Ya que es un elemento de apoyo, útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y reforzar el desempeño normativo.
JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Es fundamental precisar, que los manuales de procedimientos se constituyen en los elementos claves para el sistema de calidad y del mejoramiento continuo de las entidades, haciendo que la forma y orden de realizar las actividades en cualquier organización, no dependan de quienes la realizan, sino que se encuentren dispuestas de manera lógica y estandarizada, y que sirvan de guía tanto a los nuevos trabajadores como a los actuales. El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.
METODOLOGÍA
La actualización e implementación del Manual de procesos y procedimientos se realizó de acuerdo con las siguientes fases de trabajo: Primera Etapa. Levantamiento y verificación de la información existente. El objeto de esta etapa consistió, en informar a los trabajadores de la entidad sobre el procedimiento y las actividades que se realizarían; pretendiendo la colaboración completa de los mismos, obtener sugerencias y/o propuestas de ajuste para lograr la finalidad de esta fase. Producto de ello, se encontraron alternativas de modificación significativas, las cuales se tuvieron en cuenta para la siguiente etapa.
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Segunda Etapa. Documentación y Ajustes. En esta etapa, se procedió a documentar la información obtenida, estructurando así un documento, donde se encuentran claramente descritas las actividades y los responsables de ellas, acompañados del diagrama de flujo correspondiente; también se analizaron las propuestas de modificación sugeridas por los trabajadores en las jornadas de retroalimentación, y se realizaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente implementación. Tercera Etapa. Jornada de Socialización Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se estudiaron y analizaron, con las dependencias de la CCCH, que intervienen en ellos, los cambios de cada actividad o fase de trabajo desarrollada, lo cual permitió, tanto a los responsables como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecución, facilitando el seguimiento en el desarrollo del Sistema de Gestión. Se realizaron jornadas de socialización, en las cuales se presentaron los diferentes diagramas de flujo de los procesos formalizados, a los que se les realizaron las modificaciones inherentes al cambio de estructura orgánica vigente.
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SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los símbolos utilizados en los procesos y procedimientos, a continuación se representa gráficamente el significado de cada uno de ellos: Figura 1. Simbología del Manual
SIMBOLO DESCRIPCIÒN
Indicador de inicio de un procedimiento
Representa una tarea o actividad
Representa una actividad predefinida expresada en otro Diagrama.
Se utiliza para repr4sentar una actividad de decisión o de conmutación
Representa una actividad combinada
Conector que indica una entrada o una salida de una parte de un diagrama de flujo a otra dentro de la misma página
Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso
Conector utilizado para representar el fin de un procedimiento.
Fuente:
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Figura 2. Mapa General de Procesos.
MAPA GENERAL DE PROCESOS
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Denominamos procesos misionales, aquellos que describen las actividades o funciones centrales de la Cámara de Comercio del Chocó, éstos muestran el quehacer de la entidad y están encaminados al cumplimiento de la misión de la misma. Los procesos de apoyo, son aquellos generalmente administrativos y, como su nombre lo indica, apoyan las actividades misionales de la Entidad.
Cada proceso ha sido objeto de mejora y se han establecido los puntos de control que determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluación, por parte de cada empleado y de verificación por parte de los directivos correspondientes.
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MANUAL DE PROCESOS
Para mayor practicidad, se ha estructurado el manual de procesos de acuerdo al siguiente orden: se clasificaron los procesos por grupos, partiendo por los procesos relacionados con la dirección estratégica, seguido por los procesos del Negocio y, por último, los relacionados con los procesos de administración de los recursos, los cuales a su vez, brindan el apoyo necesario para que los primeros se puedan realizar de manera efectiva, ágil y con la calidad requerida por todos los clientes. Tabla 1. Procesos de Dirección Estratégica
Tabla 2. Procesos de la Cámara de Comercio del Chocó
Tabla 3. Procesos Administración de los recursos
Nombre del Proceso Nomenclatura Herramientas
GESTIÓN HUMANA GH Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
GESTIÓN ADMINISTRATIVA GA
Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
GESTIÓN TECNOLÓGICA GT
Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
Nombre del Proceso Nomenclatura Herramientas
PLANEACIÓN P–PRO- 01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
GESTIÓN DE CALIDAD GC-PRO-01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
Nombre del Proceso Nomenclatura Herramientas
Gestión Registral GR-DAP-01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
Registro Mercantil Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
Registro de Proponentes Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro
Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
Conciliación CC-PRO-01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades
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PROCESO DE GESTIÓN REGISTRAL
DEFINICIONES Acto: se denomina así, a los cambios o novedades que se presentan en la actividad mercantil o de Entidad Sin Ánimo de Lucro. Causales de devolución: son los motivos por los cuales, se devuelve un documento al usuario. Carta de devolución de registros: es el documento mediante el cual, se informa al usuario que su solicitud de inscripción no ha sido atendida. Carta de registro parcial: es el documento mediante el cual, se informa al usuario que su solicitud de registro ha sido inscrita parcialmente.
Carta de Observación: es el documento por medio del cual, se informa al usuario que su solicitud de registro ha sido inscrita con anotaciones o comentarios sobre el mismo. Inscripción: es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio en el Registro Mercantil o de Entidades Sin Ánimo de Lucro, una vez se ha surtido la verificación documental, de acuerdo con el Código de Comercio y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, previa solicitud para la inscripción, actualización, cancelación y revocación del registro. Libro: en él se asientan las solicitudes de inscripción, renovación, actualización, cancelación de los registros Mercantil y Sin Ánimo de Lucro, con base en los documentos e informaciones que presenten los interesados y las autoridades administrativas y jurisdiccionales, en orden cronológico. Se llevan 21 libros para Mercantil, 2 para Entidades Sin Ánimo de Lucro. Matrícula: es un número por el cual, se identifican las personas Naturales o Jurídicas y sus establecimientos de comercio; se otorga a solicitud de éstas, con el cumplimiento previo de las exigencias legales. Reingreso: consiste en el nuevo ingreso del documento, luego de una devolución o registro parcial. Producto: es el resultado del proceso registral, expresado a través de los Certificados, las anotaciones en los libros de registro, el label y los datos del Boletín Mercantil relacionados, cuando aplica, con las inscripciones del Registro Mercantil, y de Entidades Sin Ánimo de Lucro. Label: síntesis de la información de un acto inscrito.
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Orientar: explicar puntualmente al usuario, lo relacionado con sus inquietudes y consultas sobre trámites ante la Cámara. Presentación personal: trámite legal por el cual, un usuario debe comparecer personalmente o mediante un apoderado y/o autorizado, ante un funcionario delegado por la Cámara de Comercio para el curso del mismo. Inscripción: consiste en asentar la información correspondiente al acto en el sistema de información registral de la Cámara de Comercio. Reinscripción: se refiere a una segunda o más oportunidades en que se inscribe un Proponente. Control 2007: aplicativo que permite realizar seguimiento personalizado a los documentos devueltos en las sedes y regionales.
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LISTADO DE PROCEDIMIENTOS Tabla 4. Listado de procedimientos
GR PRO 01 Orientación en tramites
GR PRO 02 Liquidación de trámites en taquilla
GR PRO 03 Inscripción de Registro Mercantil y ESAL
GR PRO 04 Renovación matrícula mercantil
GR PRO 05 Inscripción de libros contables
GR PRO 06 Certificación
GR PRO 07 Devoluciones
GR PRO 08 Revisión previa de trámites de proponentes
GR PRO 09 Inscripción RUP
GR PRO 10 Registro de reporte de entidades estatales
GR PRO 11 Tramites RUE
GR PRO 12 Constitución de empresas en el CAE
GR PRO 13 Matricula Virtual
GR PRO 14 Tramite virtual de registro mercantil
GR PRO 15 Libros y boletín de registro
GR PRO 16 Boletín de registro
GR PRO 17 Control de Producto no conforme
GR PRO 18 Directrices jurídicas registrales
GR PRO 19 Medidas cautelares
GR PRO 20 Derechos de petición
GR PRO 21 Insistencia de registro y recursos de la vía gubernativa
DOCUMENTOS DE APOYO (DAP)
GR DAP 01 Manual de Industria y Comercio
GR DAP 02 Manual de registro
GR DAP 03 Procedimiento Puerto de Escáner.
GR DAP 04 Manual de Renovación
GR DAP 05 Protocolo para Inscripción del RUE
GR DAP 06 Cartillas procesos nacionales del RUE
GR DAP 07 Relación de módulos de registros
GR DAP 08 Políticas para la Conservación de la información de los comerciantes
GR DAP 09 Manual proceso DIAN
FORMATOS
GR FOR 01 Control de entrega de certificados
GR FOR 02 Control de producto no conforme
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GR FOR 03 Solicitud entrega de documentos y libros sin colilla
GR FOR 04 Control de Medidas Cautelares
GR FOR 05 Control Tramites RUES
GR FOR 06 Colilla café
GR FOR 07 Percepción de satisfacción del cliente
GR FOR 08 Directriz Jurídica Registral
GR FOR 09 Control de entrega de papel de seguridad
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PROCESOS DEL REGISTRO MERCANTIL
MATRICULA PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO OBJETIVO
Cumplir con el proceso legal delegado por el Estado, consagrado en el Código de Comercio, para efectos de inscribir y publicitar los datos del comerciante, así como, los datos de los establecimientos de comercio de su propiedad. ALCANCE Inicia con la recepción del trámite en la taquilla y termina con la Inscripción o la devolución del trámite por parte del funcionario encargado. Responsables: Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico CCCH., Oficina Receptora del san Juan. Entradas: Normatividad, Decreto 019 de 2012 artículo 166, ley 1101 de 2006 artículo 13, ley 1558 de 2012 articulo 33 RUT, Formulario RUES, Cedula de Ciudadanía, caratula única de registro mercantil, Recibo de servicios públicos (Agua, energía eléctrica y predial) Actividades del proceso: a. Recepción de documentos. b. Verificar que el nombre del solicitante no esté siendo utilizado por comerciante
o establecimiento de comercio ya matriculado (control de homonimia). c. Verificar que los documentos estén en regla. d. Cancelar en caja el valor del registro. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear. h. Revisar que en los documentos no haya inconsistencias. i. Escanear documentos. j. Revisar estado del trámite. k. Aprobar o rechazar tramite por jurídico. l. Si el trámite fue exitoso: Archivar documentos en carpetas, imprimir certificado. m. Entregar al usuario el certificado, donde se da constancia que se encuentra
matriculado ante la CCCH. n. Si el trámite no fue exitoso: Devolver documentos al usuario junto con un oficio
informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Salidas: Certificado de constancia u oficio de rechazo.
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Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
Figura 3. Diagrama de Flujo
MATRÍCULA PERSONA NATURAL
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER
CAJAJURÍDICO
RESPONSABLE
Fase
inicio
Realizar control de homonimia
Los documentos están en regla
Llevar los documentos requeridos
Cobrar al usuario el valor del registro
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Escanear y Digitalizar los documentos
Recepcionar documentos
Enviar documentos al área de scanner
Alistar documentos para escanear
Hay inconsistencia en los documentos
Solicitud aprobada
Imprimir certificado de matrícula y
archivar documentos
Entregar al usuario certificado de
matricula
Entregar al usuario oficio de devolución
y explicandole las razones
NO
SI
Autorizar al usuario cancelar en caja el
valor correspondiente al
tramite
SI
SI
NO
Ponerse en contacto con el
usuario para realizar correciones
Devolver documentos a
orientación
Devolver documentos al
usuario para realizar correcciones
NO
Fin
Revisar estado del tramite
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
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Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE MATRICULA PERSONA NATURAL
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MATRICULA PERSONA NATURAL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepción de documentos Caja
2
Verificar que el nombre solicitado no esté siendo utilizado Por otro comerciante o establecimiento de comercio ya matriculado (control de homonimia). Caja
3 Verificar que los documentos estén en regla Caja
4 Cancelar en caja el valor del registro Usuario
5 Entregar recibo de caja al usuario Caja
6 Enviar documentos al área de scanner Caja
7 Alistar documentos para escanear Responsable scanner
8 Revisar que en los documentos no haya inconsistencias Responsable scanner
9 Escanear y digitalizar documentos
Responsable scanner
10 Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
11 Revisar estado del trámite Responsable scanner
12 Archivar documentos en carpetas Responsable scanner
13 Imprimir certificado de matrícula Caja
14 Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra matriculado ante la CCCH Orientación
15
Devolver documentos al usuario junto con un oficio informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Orientación
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Control de homonimia
C-2 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos estén en regla según lo exigido por la SIC
C-3 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no haya inconsistencias
C-4 Autorizado El orientador entrega al usuario el certificado de constancia u oficio de rechazo
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
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Fecha: /2013
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PROCESO DEMATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Objetivo Realizar el Registro de los establecimientos de comercio, y así saber, cuál es su propietario, se realiza en la Cámara de Comercio del lugar donde se encuentra abierto el establecimiento. Alcance Todo establecimiento de comercio que solicite su inscripción. Responsables: Orientador, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Jurídico y Oficina Receptora del San Juan. Entradas: Formulario mercantil con datos del establecimiento, firmado por representante legal o persona natural. Actividades del proceso: a. Recepcionar documentos de la solicitud de inscripción. b. Realizar control de homonimia. c. Verificar que los documentos estén en regla (no tengan tachones, borrones ni
enmendaduras). d. Cancelar en caja el valor del registro. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear. h. Revisar que en los documentos no haya inconsistencias. i. Escanear documentos. j. Envío de documentos para estudio. k. Estudio de documentos por jurídico. l. Aprobar o rechazar la solicitud. m. Si fue aprobada, se inscribe el documento de la solicitud y se asigna el NIT n. Archivar documentos en carpetas. o. Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra
matriculado ante la CCCH. p. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio
informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. q. Si el trámite ingreso por RUES, ubicar al usuario vía telefónica para su
reingreso. Salidas: Certificado u oficio de rechazo.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
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Figura 4. Diagrama de flujo
MATRÍCULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER
CAJAJURÍDICO
RESPONSABLE
Fase
inicio
Realizar control de homonimia
Los documentos están en regla
Llevar los documentos requeridos
Cobrar al usuario el valor del registro
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Escanear y Digitalizar los documentos
Recepcionar documentos
Enviar documentos al área de scanner
Alistar documentos para escanear
Hay inconsistencia en los documentos
Solicitud aprobada
Imprimir certificado de matrícula y
archivar documentos
Entregar al usuario certificado de
matricula
Entregar al usuario oficio de devolución
y explicandole las razones
NO
SI
Autorizar al usuario cancelar en caja el
valor correspondiente al
tramite
SI
SI
NO
Ponerse en contacto con el
usuario para realizar correciones
Devolver documentos a
orientación
Devolver documentos al
usuario para realizar correcciones
NO
Fin
Revisar estado del tramite
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
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Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE MATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepción de documentos Taquilla
2
Verificar que el nombre solicitado no esté siendo utilizado por comerciante o establecimiento de comercio ya matriculado (control de homonimia). Taquilla
3 Verificar que los documentos estén en regla Orientación
4 Cancelar en caja el valor del registro Usuario
5 Entregar recibo de caja al usuario Caja
6 Enviar documentos al área de scanner Caja
7 Alistar documentos para escanear Responsable scanner
8 Revisar que en los documentos no haya inconsistencias Responsable scanner
9 Escanear y digitalizar documentos
Responsable scanner
10 Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
11 Revisar estado del trámite Responsable scanner
12 Imprimir certificado de matrícula y Archivar documentos en carpetas
Responsable scanner
13 Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra matriculado ante la CCCH. Orientación
14
Devolver documentos al usuario junto con un oficio informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Orientación
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Control de homonimia.
C-2 Según reglamentación
El orientador verifica que los documentos estén en regla según lo exigido por la Circular 8ª expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio
C-3 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no haya inconsistencias
C-4 Autorizado El orientador entrega al usuario el certificado de constancia u oficio de rechazo
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PROCESO DE RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Objetivo Mantener vigente la matrícula mercantil de todos los inscritos en el registro Mercantil. Alcance Todo personal o establecimiento inscrito ante la CCCH. Responsables: Orientador, Cajera Principal ò Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Usuario, Oficina Receptora del San Juan. Entradas: RUE, cedula de ciudadanía. Descripción de actividades: a. Presentar documentos en las instalaciones de la CCCH. b. Recepción de documentos. c. Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no tengan tachones,
borrones ni enmendaduras). d. Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la
base de datos. e. Si presentan inconsistencia, devolver los documentos al usuario mediante oficio
informativo. f. Si no presentan inconsistencia, cancelar en caja el valor correspondiente al
tiempo que va a renovar. g. Entregar recibo de caja al usuario. h. Enviar documentos del usuario (pre diligenciado) al área de scanner. i. Alistar documentos para escanear (Revisar que los documentos no se hayan
traspapelado). j. Estudio de documentos por jurídico CCMA. k. Escanear documentos. l. Revisar estado del trámite. m. Si el trámite fue exitoso, verificar que la renovación se realizó debidamente y
que el sistema este actualizado. n. Archivar documentos en carpetas o. Entregar al usuario el certificado de renovación. p. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio
informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Salidas: Certificado de renovación u oficio de devolución.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
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Fecha: /2013
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Figura 5. Diagrama de flujo
RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE
SCANNERCAJA
JURÍDICO RESPONSABLE
Fase
Inicio
Presentar documentos
necesarios para renovar
Recepcionar y verificar que los
documentos estén bien diligenciados
Revisar que no exista inconsistencia
entre los documentos
presentados y la base de datos
Inconsistencias encontradas
Cancelar en caja el valor
correspondiente al tiempo que se va a
renovar
Devolver al usuario los documentos
informando la razón de la devolución
SI
NO
Cobrar al usuario el valor
correspondiente
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Enviar documentos del usuario al área
de escáner Alistar documentos
para escanear
Escanear documentos y
enviar imágenes
Revisar estado del tramite
Solicitud aprobada
SI
Devolver documentos a
orientación
NO
Imprimir certificado de renovación y
archivar documentos en
carpetas
Entregar certificado de renovación al
usuario
Devolver documentos al
usuario
Fin
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Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
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Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DERENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y
ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepción de documentos Orientación
2 Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no tengan tachones, borrones ni enmendaduras) Orientación
3 Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la base de datos Orientación
4 Devolver los documentos al usuario mediante oficio informativo Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente al periodo que va a renovar Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos del usuario (pre diligenciado) al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que los documentos no se hayan traspapelado)
Responsable Scanner
9 Escanear documentos y enviar imágenes Responsable Scanner
10 Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
11 Revisar estado del trámite Responsable Scanner
12 Verificar que la renovación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
Responsable Scanner
13 Archivar documentos en carpetas Responsable Scanner
14 Entregar al usuario el certificado de renovación Orientación
15
Devolver documentos al usuario junto con un oficio informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Orientación
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que los documentos estén bien diligenciados
C-2 Autorizado Revisar que no existan inconsistencias entre los documentos Presentados y la base de datos
C-3 Autorizado
verificar que la renovación se realizó debidamente y actualizar el sistema.
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Fecha: /2013
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PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRICULA
Objetivo Registrar el cese de las actividades como comerciante, ya sea de la persona natural y/o de su establecimiento de comercio; y persona jurídica después de que hayan sido disueltas y liquidadas. Alcance Todo personal que tenga matricula mercantil ante la CCCH. Responsables Orientador, Cajera Principal ò Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Usuario, Oficina Receptora del san Juan. Entradas Presentar personalmente ante la Cámara de Comercio, o con reconocimiento de firma y contenido ante notario, solicitud escrita, en original y/o fotocopia autenticada de oficio de cancelación de la matrícula del establecimiento de comercio, firmada por el representante legal de la sociedad o la persona natural propietaria. Descripción de actividades a. Solicitar la cancelación de la matrícula. b. Verificar que la solicitud de cancelación este bien diligenciada (sin tachones,
borrones o enmendaduras) y bajo la normatividad. c. Verificar que la matricula a cancelar este al día en el pago de sus renovaciones.
Si no está al día debe proceder con la Renovación respectiva. d. Si está al día. Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente. e. Cancelar en caja el valor correspondiente a la cancelación. f. Entregar recibo de caja al usuario. g. Enviar documentos al área de scanner. h. Alistar documentos para escanear (revisar que en los documentos no se hayan
traspapelado). i. Escanear documentos y enviar imágenes. j. Estudio de documentos por jurídico CCMA. k. Revisar estado del trámite (verificar que la cancelación se realizó debidamente
y que el sistema este actualizado). l. Archivar documentos en carpetas. m. Entregar al usuario certificado de cancelación u oficio de devolución.
Salidas: Certificado de cancelación de matriculau oficio de devolución.
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Fecha: /2013
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Figura 6. Diagrama de flujo
CANCELACION DE MATRÍCULA
ORIENTACIÓNUSUARIORESPONSABLE DE
ESCANNERCAJA
JURÍDICO RESPONSABLE
Fase
Inicio
Presentar solicitud de cancelación Solicitud cumple
los requisitos
matricula a al día en el pago de sus
renovaciones
SI
Devolver documentos al
usuario y explicar las razones
NO
Cancelar en caja el valor indicado
SI
Proceso de renovación
NO
Cobrar al usuario el valor respectivo a la
cancelación
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Enviar documentos al área de escáner
Alistar documentos para escanear
Escanear documentos y
enviar imágenes
Trámite aprobado
Revisar estado del trámite
Imprimir certificado y archivar
documentos en carpetas
SI
NODevolver
documentos a orientación
Entregar al usuario certificado de cancelación
Entregar al usuario oficio de devolución
y explicando las razone
Fin
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 30
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DECANCELACIÓN DE MATRICULA
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRICULA Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Solicitar la cancelación de la matricula Usuario
2
Verificar que la solicitud de cancelación este bien diligenciada (no tengan tachones, borrones ni enmendaduras) Orientación
3 Verificar que la matricula a cancelar este al día en el pago de sus renovaciones Orientación
4 Si no está al día en el pago Realizar el pago (proceso de Renovación) PROCESO
5 Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación
6 Cancelar en caja el valor correspondiente a la cancelación Usuario
7 Entregar recibo de caja al usuario Caja
8 Enviar documentos al área de scanner Caja
9 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)
Responsable Scanner
10 Escanear documentos Responsable Scanner
11 Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
12 Revisar estado del trámite (Verificar que la cancelación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado)
Responsable Scanner
13 Archivar documentos en carpetas
Responsable Scanner
14 Entregar al usuario el certificado de cancelación u Oficio de devolución Orientación
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que la solicitud de cancelación este bien diligenciada (sin tachones, borrones o enmendaduras)
C-2 Autorizado Verificar que la matricula a cancelar este al día en el pago de sus renovaciones
C-3 Autorizado Revisar estado del trámite Verificar que la cancelación se realizó debidamente y que el Sistema este actualizado
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 31
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS
Objetivo: Anotar en los libros de registro mercantil correspondiente un acto, documento propio de la actividad empresarial o comercial, para que sea conocido por todos. A través de la inscripción, un acto privado que inicialmente solo conocen las partes, se hace público, no pudiendo ninguna persona afirmar, después de efectuada la inscripción, que no ha tenido conocimiento de él. Para ello es necesario que la persona interesada presente copia autentica o fotocopia autenticada del documento respectivo y pague los derechos de impuesto de registro e inscripción. Los actos registrados quedan en el archivo de la Cámara de Comercio, lo que permite a la institución expedir copias y certificar sobre ellos. Alcance: Toda persona que posea matricula mercantil y realice una actividad comercial. Responsables: Orientador, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Auxiliar de Registro y Oficina Receptora del San Juan. Entradas: Documentos a inscribir Descripción de actividades: a. Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH. b. Revisar que los documentos cumplan con los requerimientos establecidos. Si
no cumple los requisitos establecidos por la ley, devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos.
c. Si cumple con los requisitos, autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente.
d. Pagar en caja el valor correspondiente a la inscripción. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado. h. Escanear documentos. i. Estudio de documentos por jurídico. j. Revisar estado del trámite. k. Verificar que la inscripción del acto o documento se realizó debidamente y que
el sistema este actualizado. l. Archivar documentos en carpetas. m. Revisar que sus documentos estén inscritos.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 32
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
Salidas Certificado u Oficio de devolución.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 33
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
Figura 7. Diagrama de flujo
INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS
ORIENTACIÓNUSUARIORESPONSABLE DE
ESCANNERCAJA
JURÍDICO RESPONSABLE
Fase
Inicio
Presentar documentos a
inscribir
Documentos cumple los requisitos
establecidos por ley
Devolver documentos al
usuario y explicar las razones
SI
Cancelar en caja el valor indicado
Cobrar al usuario el valor respectivo a la
cancelación
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Enviar documentos al área de escáner
Alistar documentos para escanear
Escanear documentos y
enviar imágenes
Trámite aprobado
Revisar estado del trámite
Verificar que la inscripción se
realizo adecuadamente y
que el sistema este actualizado
SI
NODevolver
documentos a orientación
Entregar al usuario documentos
anexando oficio de devolución
explicando las razones
Fin
NO
Revisar que los documentos estén
inscritos
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 34
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEINSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH Usuario
2 Revisar que los documentos cumplan con los
requerimientos establecidos Orientación
3
Si no cumplen los requisitos. Devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos Orientación
4 Si cumplen los requisitos: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente a la inscripción de actos y documentos Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)
Responsable Scanner
9 Escanear documentos Responsable Scanner
10 Estudio de documentos por jurídico, aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
11 Revisar estado del trámite Responsable Scanner
12 Verificar que la inscripción se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
Responsable Scanner
13 Archivar documentos en carpetas
Responsable Scanner
14 Revisar si los documentos están inscritos Usuario
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que los documentos cumplan con los requisitos Establecidos por la ley
C-2 Autorizado Verificar que la inscripción del acto o documento se realizó Debidamente y que el sistema este actualizado.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 35
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
PROCESO DE MUTACIONES
Objetivo Actualizar la información que se tiene en la Cámara de Comercio de la persona natural y del establecimiento de comercio. Alcance Toda persona natural o establecimiento de comercio que este matriculado en la CCCH. Responsables Orientación, Puerto escáner, Caja, usuario. Entradas Solicitud de mutación debidamente diligenciada Actividades del proceso a. Presentar la solicitud de mutación debidamente diligenciada en las instalaciones
de la CCCH. b. Verificar que la solicitud no presente borrones, tachones ni enmendaduras. c. Si la solicitud no está diligenciada debidamente, devolverla al usuario para
realizar correcciones. d. Si la solicitud esta diligenciada correctamente, autorizar al usuario para
cancelar el valor correspondiente. e. Pagar en caja el valor correspondiente f. Entregar recibo de caja al usuario g. Enviar documentos al área de scanner h. Alistar documentos para escanear i. Escanear documentos j. Estudio de documentos por jurídico. k. Revisar estado del trámite l. Verificar que la mutación se realizó debidamente y que el sistema este
actualizado m. Archivar documentos en carpetas n. Entregar certificado del cambio. Salidas Certificado u Oficio de devolución.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 36
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
Figura 8. Diagrama de flujo
MUTACIONES
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER
CAJAJURÍDICO
RESPONSABLE
Fase
inicio
Los documentos están bajo la normatividad
Presentar solicitud de mutación debidamente diligenciada
Cobrar al usuario el valor del indicado
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Escanear y Digitalizar los documentos
Recepcionar documentos y
verificar que esten bien diligenciados
Enviar documentos al área de scanner
Alistar documentos para escanear
Solicitud aprobada
Entregar al usuario certificado del
tramite
Entregar al usuario los documentos
anexando oficio de devolución
explicándole las razones del rechazo
NO
Pagar en caja el valor
correspondiente a la mutación
SI
NO
Devolver documentos a
orientación
Devolver documentos al
usuario para realizar correcciones
Fin
Revisar estado del tramite
NO
Imprimir certificado del tramite y
archivar documentos
SI
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 37
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEMUTACIONES
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MUTACIONES
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar la solicitud de mutación debidamente diligenciada a las instalaciones de la CCCH Usuario
2 Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras Orientación
3 Si la solicitud no está diligenciada debidamente Devolverla al usuario para realizar correcciones. Orientación
4 Si la solicitud está diligenciada debidamente: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que los documentos no se hayan traspapelado)
Responsable Scanner
9 Escanear documentos Responsable Scanner
10 Estudio de documentos por jurídico. Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
11 Revisar estado del trámite Responsable Scanner
12 Verificar que la mutación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
Responsable Scanner
13 Archivar documentos en carpetas
Responsable Scanner
14 Entregar certificado del cambio. Usuario
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras
C-2 Autorizado Verificar que la mutación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 38
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
SOLICITUD DE CERTIFICADOS Objetivo: Expedir un documento de respaldo a través del cual se acredita la calidad del empresario, dando publicidad a sus actos, libros y documentos Alcance: Área de registros públicos de la CCCH. Responsables: Orientación, Caja, Puerto escáner, usuario. Documentos: Código de comercio Circular única Documentación correspondiente Entradas Solicitud del usuario Actividades del proceso a. Presentar solicitud b. Recepcionar documentos y verificar que estén bien diligenciados c. Autorizar al usuario para cancelar en caja el valor correspondiente. d. Pagar en caja el valor correspondiente. e. Entregar recibo de caja al usuario f. Imprimir certificado. g. Entregar certificado al usuario. Salidas Certificados
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 39
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Figura 9. Diagrama de flujo
SOLICITUD DE CERTIFICADOS
USUARIO ORIENTACIÓN CAJA
Fase
inicio
Solicitud bien diligenciada
Solicitar certificado
Cobrar al usuario el valor del indicado
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Recepcionar documentos y
verificar que esten bien diligenciados
Imprimir certificado y Entregar al
usuario
Pagar en caja el valor
correspondiente a la mutación
SI
Devolver solicitud al usuario para realizar
correcciones
Fin
NO
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Fecha: /2013
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RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE SOLICITUD DE CERTIFICADOS
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Solicitar certificado Usuario
2 Recepcionar documentos y verificar que estén bien diligenciados Orientación
3 Autorizar al usuario cancelar en caja el valor correspondiente Orientación
4 Pagar en caja el valor indicado Usuario
5 Entregar copia del recibo de pago al usuario Caja
6 Imprimir certificado Caja
7 Entregar certificado al usuario Caja
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PROCESOS DEL REGISTRO DE ESALES INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ESALES)
Objetivo Inscribir las Entidades sin Ánimo de Lucro, en los libros correspondientes, de acuerdo con la normatividad vigente en: el Código de Comercio, las Superintendencias de Industria y Comercio, Código de Economía Solidaria, el Código Civil y otras reglamentaciones. Alcance Inicia con la recepción de la solicitud de inscripción y termina con la Inscripción o la devolución del trámite por parte del funcionario encargado. Responsables Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico CCMA y Oficina receptora del san Juan. Entradas: Solicitud de inscripción (Acta de Constitución, Estatutos, con reconocimiento de firma y contenido ante notario), los cuales deberán contener las exigencias del Art. 40 del Decreto 2150 de 1995 y el Decreto Reglamentario 427 del 5 de enero de 1996. Actividades del proceso: a. Solicitud de inscripción, anexando los documentos requeridos por ley. b. Recepción de documentos. c. Verificar que los documentos estén en regla. Si los documentos no están en
regla: devolver los documentos, con las observaciones pertinentes. Si los documentos están en regla: autorizar el pago en caja.
d. Cancelar en caja el valor de la inscripción e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no estén
traspapelados). h. Escanear documentos. i. Estudio de documentos por jurídico CCMA. j. Revisar estado del trámite, si el trámite fue exitoso, archivar documentos en
carpetas. k. Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra
matriculado ante la CCCH. l. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio
informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien.
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Salidas: Certificado de inscripción u oficio de devolución.
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Figura 10. Diagrama de flujo
INSCRIPCION ESAL
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER
CAJAJURÍDICO
RESPONSABLE
Fase
inicio
Los documentos están en regla
Llevar los documentos
requeridos por ley
Cobrar al usuario el valor de la inscripción
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Escanear y Digitalizar los documentos
Recepcionar documentos
Enviar documentos al área de scanner Alistar documentos
para escanear
Solicitud aprobada
Entregar al usuario certificado
Entregar al usuario oficio de devolución
y explicándole las razones
Autorizar al usuario cancelar en caja el
valor correspondiente al
tramite
SI
NO
Devolver documentos a
orientación
Devolver documentos al
usuario para realizar correcciones
NO
Fin
Revisar estado del tramite
Imprimir certificado de matrícula y
archivar documentos
SI
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ESAL
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ESAL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Solicitud de inscripción, anexando los documentos requeridos por ley. Usuario
2 Recepción de documentos Orientación
3 Verificar que los documentos estén en regla Orientación
4 Si los documentos no están en regla: Devolver los documentos, con las observaciones pertinentes. Orientación
5 Si los documentos están en regla: Autorizar el pago en caja Orientación
6 Cancelar en caja el valor de la inscripción Usuario
7 Entregar recibo de caja al usuario Caja
8 Enviar documentos al área de scanner Caja
9 Alistar documentos para escanear Puerto de scanner
10 Revisar que los documentos no estén traspapelados Puerto de scanner
11 Escanear documentos Puerto de scanner
12 Estudio de los documentos, Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable CCMA
13 Revisar estado del trámite Puerto de scanner
14 Si el trámite fue exitoso: Archivar documentos en carpetas
Puerto de scanner
15 Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra matriculado ante la CCCH. Orientación
16
Si el trámite no fue exitoso: Devolver documentos al usuario junto con un oficio informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Orientación
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos estén en regla.
C-2 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no se traspapelen
C-3 Autorizado El jurídico responsable verifica que los documentos cumplan con los requisitos de ley
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PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL
Objetivo Anotar en los libros de registro mercantil correspondiente, los actos o documentos propios de las entidades sin ánimo de lucro, para que sea conocido por todos. A través de la inscripción, un acto privado que inicialmente solo conoce las partes, se hace público, no pudiendo ninguna persona afirmar, después de efectuada la inscripción, que no ha tenido conocimiento de él. Los actos registrados quedan en el archivo de la Cámara de Comercio lo cual permite a la institución expedir copias y certificar sobre ellos. Alcance Toda persona que constituya una Entidad Sin Ánimo de Lucro. Responsables Orientador, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Auxiliar de Registro y Oficina receptora del san Juan. Entradas Documentos a inscribir Descripción de actividades a. Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH. b. Revisar que los documentos cumplan con los requerimientos establecidos. Si
no cumple los requisitos establecidos por la ley, devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos.
c. Si cumple con los requisitos, autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente.
d. Pagar en caja el valor correspondiente a la inscripción. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear. h. Revisar que los documentos no se hayan traspapelado. i. Escanear documentos. j. Estudio de documentos por jurídico. k. Revisar estado del trámite. l. Verificar que la inscripción del acto o documento se realizó debidamente y que
el sistema este actualizado m. Si el trámite fue aprobado, archivar documentos en carpetas. n. Si el trámite no fue aprobado, se hace la devolución de los documentos al
usuario, con oficio explicando las razones. o. Revisar si los documentos están inscritos
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Salidas Certificado u Oficio de devolución
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Figura 11. Diagrama de flujo
INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL
ORIENTACIÓNUSUARIORESPONSABLE DE
ESCANNERCAJA
JURÍDICO RESPONSABLE
Fase
Inicio
Presentar documentos a
inscribir
Documentos cumple los requisitos
establecidos por ley
Devolver documentos al
usuario y explicar las razones
SI
Cancelar en caja el valor indicado
Cobrar al usuario el valor respectivo a la
cancelación
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Enviar documentos al área de escáner
Alistar documentos para escanear
Escanear documentos y
enviar imágenes
Trámite aprobado
Revisar estado del trámite
Verificar que la inscripción se
realizo adecuadamente y
que el sistema este actualizado
SI
NODevolver
documentos a orientación
Entregar al usuario documentos
anexando oficio de devolución
explicando las razones
Fin
NO
Revisar que los documentos estén
inscritos
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEINSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOSESAL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH Usuario
2 Revisar que los documentos cumplan con los
requerimientos establecidos Orientación
3
Si los documentos no cumplen los requisitos: Devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos Orientación
4 Si los documentos cumplen los requisitos: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente a la inscripción de actos y documentos Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)
Puerto de Scanner
9 Escanear documentos Puerto de Scanner
10 Estudio de documentos por jurídico. Responsable Jurídico CCMA
11 Revisar estado del trámite Puerto de Scanner
12 Verificar que la inscripción se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
Puerto de Scanner
13
Si el trámite fue aprobado Archivar documentos en carpetas
Puerto de Scanner
14
Si el trámite no fue aprobado Se hace la devolución de los documentos al usuario, con oficio explicando las razones. orientación
15 Revisar si los documentos están inscritos Usuario
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que los documentos cumplan con los requisitos Establecidos por la ley
C-2 Autorizado Verificar que los documentos cumplan con los requisitos de ley
C-3 Autorizado Verificar que la inscripción del acto o documento se realizo debidamente y que el sistema este actualizado
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PROCESOS DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP INSCRIPCIÓN RUP
Objetivo: Inscribir la información de los proponentes de acuerdo con la normatividad legal vigente, con el fin de verificar documentalmente la información sujeta a inscripción, de quienes aspiren a celebrar contratos de obra, consultoría o suministro con el Estado. Alcance: Inicia con la recepción del trámite en la orientación y termina con su inscripción, publicación en el RUES, y expedición del certificado o la devolución del documento por parte del funcionario encargado. Responsables: Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico CCMA, oficina receptora del San Juan. Entradas: Formulario inscripción de RUP, anexos correspondientes Actividades del proceso:
a. Entrega de documentos para inscripción.
b. Recepción de documentos.
c. Verificar que los documentos estén completos y conforme a los requisitos de
ley, Si los documentos no cumplen los requisitos, devolver los documentos, con
las observaciones correspondientes para que se corrijan.
d. Si los documentos cumplen los requisitos, autorizar el pago en taquilla.
e. Cancelar en caja el valor de la inscripción.
f. Entregar recibo de caja al usuario.
g. Enviar documentos al área de scanner.
h. Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no estén
traspapelados).
i. Escanear documentos.
j. Estudio de documentos por jurídico CCMA.
k. Revisar estado del trámite.
l. Si el trámite fue exitoso, archivar documentos en carpetas, entregar al usuario
el certificado donde se da constancia que se encuentra inscrito ante la CCCH.
m. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio
informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien.
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Salidas: Certificado o constancia de inscripción u oficio de devolución.
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Figura 12. Diagrama de flujo
INSCRIPCION RUP
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER
CAJAJURÍDICO
RESPONSABLE
Fase
inicio
Los documentos están completos
Llevar los documentos
requeridos por ley
Cobrar al usuario el valor de la inscripción
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Escanear y Digitalizar los documentos
Recepcionar documentos
Enviar documentos al área de scanner Alistar documentos
para escanear
Solicitud aprobada
Entregar al usuario certificado
Entregar al usuario documentos
anexando oficio de devolución
Autorizar al usuario cancelar en caja el
valor correspondiente al
tramite
SI
NO
Devolver documentos a
orientación
Devolver documentos al
usuario para realizar correcciones
NO
Fin
Revisar estado del tramite
Imprimir certificado y archivar
documentos SI
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE RUP
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE RUP
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH. Usuario
2 Verificar que los documentos estén completos y conforme a los requerimientos establecidos Orientación
3
Si los documentos no cumplen los requisitos: Devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos Orientación
4 Si los documentos cumplen los requisitos: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente. Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)
Puerto de Scanner
9 Escanear documentos Puerto de Scanner
10 Estudio de documentos por jurídico. Responsable Jurídico CCMA
11 Revisar estado del trámite Puerto de Scanner
12 Verificar que la inscripción se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
Puerto de Scanner
13
Si el trámite fue aprobado Archivar documentos en carpetas
Puerto de Scanner
14
Si el trámite no fue aprobado Se hace la devolución de los documentos al usuario, con oficio explicando las razones. orientación
15 Impresión del certificado Caja
16 Entrega al usuario el certificado Caja
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos no presenten tachones Borrones ni enmendaduras
C-2 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no se traspapelen
C-3 Autorizado El jurídico verifica que los documentos cumplen los requisitos.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 53
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RENOVACIÓN REGISTRO ÚNICO PROPONENTE – RUP Objetivo Registrar las renovaciones de las empresas inscritas en el Registro Único de Proponentes, como requisito primordial para estas que puedan contratar con entidades del estado. Alcance Todo personal que tenga RUP Responsables Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico y Oficina Receptora del San Juan. Entradas: Formulario renovación de RUP, documentos anexos que correspondan. Descripción de actividades
a. Entrega de formulario de renovación y documentos anexos.
b. Recepción de documentos.
c. Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no tengan tachones,
borrones ni enmendaduras).
d. Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la
base de datos.
e. Si presentan inconsistencia, devolver los documentos al usuario mediante oficio
informativo.
f. Si no presentan inconsistencia, autorizar la cancelación en caja.
g. Cancelar en caja el valor correspondiente al tiempo que va a renovar.
h. Entregar recibo de caja al usuario.
i. Enviar documentos del usuario (pre diligenciado) al área de scanner.
j. Alistar documentos para escanear.
k. Revisar que los documentos no se hayan traspapelado
l. Escanear documentos y enviar imágenes.
m. Estudio de documentos por jurídico.
n. Revisar estado del trámite.
o. Si el trámite fue exitoso, verificar que la renovación se realizó debidamente y
que el sistema este actualizado.
p. Archivar documentos en carpetas
q. Entregar al usuario el certificado de renovación.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 54
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
r. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio
informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien.
Salidas: Certificado de renovación u oficio de rechazo.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 55
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
Figura 13. Diagrama de flujo
RENOVACIÓN RUT
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE
SCANNERCAJA
JURÍDICO RESPONSABLE
Fase
Inicio
Presentar documentos
necesarios para renovar
Recepcionar y verificar que los
documentos estén bien diligenciados
Revisar que no exista inconsistencia
entre los documentos
presentados y la base de datos
Inconsistencias encontradas
Cancelar en caja el valor
correspondiente al tiempo que se va a
renovar
Devolver al usuario los documentos
informando la razón de la devolución
SI
NO
Cobrar al usuario el valor
correspondiente
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Enviar documentos del usuario al área
de escáner Alistar documentos
para escanear
Escanear documentos y
enviar imágenes
Revisar estado del tramite
Solicitud aprobada
SI
Devolver documentos a
orientación
NO
Imprimir certificado de renovación y
archivar documentos en
carpetas
Entregar certificado de renovación al
usuario
Devolver documentos al
usuario
Fin
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 56
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE RENOVACIÓN DE RUP
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE RENOVACIÓN DE RUP
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepción de documentos Orientación
2 Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no
tengan tachones, borrones ni enmendaduras) Orientación
3 Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la base de datos. Orientación
4 Devolver los documentos al usuario mediante oficio informativo Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente al tiempo que va a renovar Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)
Puerto de Scanner
9 Escanear documentos y enviar imágenes por sistema Puerto de Scanner
10 Estudio de los documentos, aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable
11 Revisar estado del trámite Puerto de Scanner
12 Verificar que la renovación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
Puerto de Scanner
13 Si el tramite fue aprobado Archivar documentos en carpetas
Puerto de Scanner
14 Imprimir certificado de renovación y Entrega al usuario Caja
15
Si el tramite no fue aprobado Devolver los papeles con oficio de devolución, donde se explican las inconformidades.
Orientación
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos no presenten tachones Borrones ni enmendaduras
C-2 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no se traspapelen
C-3 Autorizado
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 57
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ACTUALIZACIÓN REGISTRO ÚNICO PROPONENTE – RUP Objetivo. Registrar las modificaciones que se hagan a los documentos que se encuentran en el registro Mercantil por parte de los empresarios inscritos en el Registro Único de Proponentes. Alcance Registros públicos Responsables Orientación, Caja, Usuario, responsable del puerto scanner Entradas Circular única Decreto 393 de 2002 Actividades del proceso
a. Presentar la solicitud de actualización debidamente diligenciado.
b. Verificar que los documentos estén bajo la normatividad.
c. Si la solicitud no está diligenciada debidamente, devolverla al usuario para
realizar correcciones
d. Si la solicitud esta diligenciada correctamente, autorizar al usuario para cancelar
el valor correspondiente.
e. Pagar en caja el valor correspondiente a la actualización.
f. Entregar recibo de caja al usuario.
g. Enviar documentos al área de scanner.
h. Alistar documentos para escanear.
i. Escanear documentos.
j. Estudio de documentos por jurídico.
k. Revisar estado del trámite.
l. Verificar que la actualización se realizó debidamente.
m. Archivar documentos en carpetas.
Salidas Certificado u Oficio de devolución.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 58
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
Figura 14. Diagrama de flujo
ACTUALIZACIÓN RUP
USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER
CAJAJURÍDICO
RESPONSABLE
Fase
inicio
Los documentos están correctos
Presentar solicitud de actualización
diligenciada
Cobrar al usuario el valor del indicado
Entregar copia de recibo de pago al
usuario
Escanear y Digitalizar los documentos
Recepcionar documentos y
verificar que esten bien diligenciados
Enviar documentos al área de scanner
Alistar documentos para escanear
Solicitud aprobada
Entregar al usuario certificado del
tramite
Entregar al usuario los documentos
anexando oficio de devolución
explicando las razones del rechazo
NO
Pagar en caja el valor
correspondiente a la mutación
SI
NO
Devolver documentos a
orientación
Devolver documentos al
usuario para realizar correcciones
Fin
Revisar estado del tramite
NO
Imprimir certificado del tramite y
archivar documentos
SI
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 59
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEACTUALIZACIÓN RUP
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE ACTUALIZACIÓN RUP Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar la solicitud de Actualización debidamente diligenciada Usuario
2 Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras Orientación
3 Devolverla al usuario para realizar correcciones Orientación
4 Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación
5 Cancelar en caja el valor correspondiente Usuario
6 Entregar recibo de caja al usuario Caja
7 Enviar documentos al área de scanner Caja
8 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)
Responsable Scanner
9 Escanear documentos Responsable Scanner
10 Aprobar o rechazar tramite
Jurídico responsable
11 Revisar estado del trámite Responsable Scanner
12 Verificar que la actualización se realizó debidamente Responsable Scanner
13 Archivar documentos en carpetas
Responsable Scanner
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras
C-2 Autorizado Verificar que la actualización se realizó debidamente y que el sistema este actualizado
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 60
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
PROCESO DE CONCILIACIÓN Objetivo Brindar un espacio de intercambio, en el cual las partes de un conflicto puedan llegar a un acuerdo extra judicial, fundamentado en disposiciones legales, con la ayuda de un tercero, neutral y calificado, llamado conciliador, como una forma de contribuir a la paz y la convivencia pacífica. Alcance Conflicto entre particulares en materia civil y comercial. Responsables Director del centro de conciliación, usuario, cajera, conciliador Entradas Solicitud con requisitos de la demanda específicos (claramente identificados: solicitante, solicitado, conflicto), carta de hechos, acervo correspondiente. Actividades del proceso
a. Revisar que los documentos de solicitud estén bajo la normatividad.
b. Si los documentos están en regla, informar al solicitante el valor que debe
cancelar en caja (costo de la audiencia).
c. Pagar en caja el valor indicado.
d. Entregar recibo de pago al solicitante.
e. Programar la audiencia
f. Notificar al conciliador designado.
g. Dirigir la comunicación a las partes (solicitante(s) y solicitada(s); para efectos de
notificación.
h. Verificar la asistencia de las partes.
i. Realizar la audiencia.
j. En caso que no asista alguna de las partes, se procederá a realizar el acta de
inasistencia.
k. Explicar a las partes en que va a consistir el proceso.
l. Narrar los hechos.
m. Deliberaciones.
n. Resultados posibles del acuerdo conciliatorio.
o. Revisar y ajustar acta de la audiencia.
p. Entrega de actas.
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Salidas Acta de acuerdo, no acuerdo o inasistencia.
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Figura 15. Diagrama de flujo
PROCESO DE CONCILIACION
SOLICITANTEDIRECTOR CENTRO
CONCILIACIONCAJA CONCILIADOR SOLICITADO
Fase
Inicio
Documentos cumplen
requisitos
Recibir y revisar documentos
Entregar información
correspondiente a cancelacion
Cancelar en caja el valor indicado
Registrar el pago y entregar recibo al
solicitante
Entregar recibo de pago al Director del
centro de conciliacion
Programar la audiencia y notificar
al conciliador designado
Dirigir la notificación a las
partes (solicitante y solicitado)
Verificar asistencia de las partes (solicitante y
solicitado)Explicar a las partes en que consiste el
proceso
Narrar los hechos
DeliberarDeliberar
Instaurar Resultados del acuerdo
Revisar y ajustar actas de la audiencia
Firmar Actas
Fin
Firmar actas
SI
NO
Las partes asistieron
SI
Reprogramar audiencia
NO
Entregar actas a las partes (solicitante y
solicitado)
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE CONCILIACIÓN
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE CONCILIACIÓN
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
Solicitar el proceso de conciliación Solicitante
1 Entregar al solicitante la información correspondiente a la cancelación del costo de la audiencia.
Director del centro de conciliación
2 Revisar si los documentos de solicitud cumplen los requisitos de admisión.
Director del centro de conciliación
3 Cancelar en caja el valor indicado Solicitante
4 Entregar recibo de caja al solicitante Cajera
5 Designar y notificar al conciliador designado Director del centro de conciliación
6 Programar la audiencia Director del centro de Conciliación
7 Dirigir la comunicación a las partes Conciliador
8 Verificar la asistencia de las partes Conciliador
9 Explicar a las partes en qué consiste el proceso Conciliador
10 Narrar los hechos Conciliador
11 Deliberaciones Solicitante y Solicitado (partes)
12 Redactar las conclusiones de la audiencia Conciliador
13 Revisar y ajustar actas de la audiencia Director del centro de Conciliación
14 Firmar actas Solicitante y solicitado (partes)
15 Entregar actas Director del centro de Conciliación
Nota: En caso de inasistencia de alguna de las partes, se entrega constancias en no menos de 72 horas después de la fecha pactada para la audiencia al solicitante.
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Revisar si los documentos requeridos cumplen la normatividad
C-2 Según reglamentación Verificar asistencia de las partes
C-3 Según acuerdo Verificar que queden claramente definidos los acuerdos en el acta
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PROCESOS DE PLANEACIÓN
PROCESO DE AFILIACIÓN
Objetivo Lograr la satisfacción plena de los requerimientos de nuestros afiliados, darle valor agregado a los servicios e incrementar su base para fortalecer la acción gremial de la entidad. Alcance Todo el personal que esté matriculado como comerciante en la CCCH. Responsables Oficina de promoción y desarrollo, Presidente(a) Ejecutivo(a), Junta Directiva, Solicitante, Cajera. Entradas: Solicitud de afiliación certificado mercantil, RUT y demás anexos requeridos. Actividades del proceso
a. Presentar solicitud de afiliación a la oficina de Promoción y Desarrollo.
b. Verificar que los documentos sean correctos y estén completos.
c. Si está completa y correcta, firmar solicitud y presentar a la Junta Directiva o
instancia delegada por ésta.
d. Si no, devolver al solicitante, presentar solicitud ante la Junta Directiva.
e. Estudiar solicitud.
f. Aprobar o rechazar solicitud.
g. Si es aprobada la solicitud, comunicar al comerciante mediante carta
informativa.
h. Cancelar el valor correspondiente a la afiliación.
i. Actualizar base de datos de afiliados.
j. Solicitar credencial del afiliado a Confecámaras.
k. Entregar credencial al afiliado.
l. Si es rechazada la solicitud, informar al solicitante la respuesta mediante oficio
de devolución.
Salidas Un nuevo afiliado de la Cámara de Comercio y su carpeta institucional
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Figura 16. Diagrama de flujo
PROCESO DE AFILIACION
DIRECCION EJECUTIVA
OFICINA DE PROMOCION Y DESARROLLO
JUNTA DIRECTIVA
CAJAUSUARIO
Fase
Inicio
Presentar solicitud y documentos
requeridos de Afiliación a la
Oficina de Promoción y
Desarrollo
Verificar que los documentos sean correctos y estén
completos
Firmar solicitud
Enviar documentación a la Dirección Ejecutiva
Presentar solicitud de afiliación a la Junta Directiva
Solicitud es aprobada
Evaluar solicitud
Protocolizar afiliación
Cancelar en caja valor
correspondiente a la Afiliacion
Registrar pago y entregar recibo al
usuario
Entregar Recibo de pago a la oficina de
Promoción y Desarrollo
Actualizar Base de Datos de Afiliados
Solicitar credencial de afiliado a
CONFECAMARAS
Entregar credencia y darla la bienvenida
al afiliado
Fin
SI
Informar al solicitante las
razones de rechazo mediante oficio de
devolución
NO
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE AFILIACIÓN
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE AFILIACIÓN Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Presentar solicitud de afiliación a Oficina de Promoción y Desarrollo Solicitante
2 Verificar que los documentos sean correctos y estén completos
Oficina de Promoción Y Desarrollo
3 Firmar solicitud Oficina de Promoción Y Desarrollo
4 Enviar solicitud a la Presidencia Ejecutiva o Secretario de Junta Directiva.
Oficina de Promoción y Desarrollo
5 Presentar Solicitud a la Junta Directiva o instancia delegada. Presidencia Ejecutiva
6 Estudiar solicitud Junta Directiva o instancia delegada.
7 Aprobar o rechazar solicitud Junta Directiva o instancia delegada.
8 Protocolizar afiliación Oficina Promoción y Desarrollo
9 Cancelar Valor correspondiente a la afiliación Solicitante
10 Actualizar base de datos de afiliados Oficina Promoción y Desarrollo
11 Solicitar credencial de afiliado a Confecámaras Oficina Promoción y Desarrollo
12 Enviar Credencial al afiliado Oficina Promoción y Desarrollo
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Según reglamentación Verificar que la documentación este completa y correcta: Teniendo en cuenta los requisitos que la entidad establezca
C-2 Autorizado Estudiar la solicitud
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PROCESO DE DESAFILIACIÓN
Objetivo Desarrollar la desafiliación de aquellos afiliados que por solicitud o por falta de pago en sus obligaciones se requiera. Alcance Todo el personal que esté afiliado en la CCCH Responsables Oficina de promoción y desarrollo, instancia delegada, Solicitante, Cajera. Entradas: Solicitud de desafiliación certificado mercantil, RUT y demás anexos requeridos. Actividades del proceso a. Presentar solicitud de desafiliación a la oficina de Promoción y Desarrollo b. Diligenciar la ficha de desafiliación en taquilla c. Envió de los documentos a la oficina de promoción y desarrollo, para proceder
con la desafiliación. d. Actualizar base de datos de afiliados, suprimiendo el comerciante desafiliado.
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE DESAFILIACIÓN
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE DESAFILIACIÓN Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Presentar solicitud de desafiliación a la oficina de Promoción y Desarrollo Solicitante
2 Diligenciar la ficha de desafiliación en taquilla Taquilla
3
Envió de los documentos a la oficina de promoción y desarrollo Taquilla
4
Actualizar base de datos de afiliados, suprimiendo el comerciante desafiliado.
Promoción y desarrollo
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Estudiar la solicitud
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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA
OBJETIVO Definir los lineamientos generales de la Entidad a nivel estratégico, programar las actividades operativas y de apoyo. ALCANCE: Toda la Entidad. DEFINICIONES Actividad: tareas propias de un procedimiento o persona Plan: documento que especifica qué acciones y recursos deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto o proceso específico. Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de las fases sucesivas de algunas actividades. Información y su medio de soporte DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Programa Anual de Trabajo.
b. Plan de Inversiones
c. Plan Estratégico
d. Normas y reglamentación emitidas por los Entes de Control y Confecámaras.
e. Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipales
RESPONSABILIDAD: Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL REGISTRO
Establecer direccionamiento estratégico
Determinación de los parámetros y lineamientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y propósitos de la CCCH
Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva
Junta Directiva
Elaborar el programa anual de trabajo
Definición de programas y proyectos en un plan de acción (anual)
Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva
Junta Directiva
Identificar y cuantificar los recursos
Identificación de fuentes de financiación y recursos disponibles y cuantificación de los recursos necesarios
Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de áreas
Comité Técnico de Calidad
Asignar responsabilidades Determinación de las responsabilidades tácticas y operativas para cada área
Presidencia Ejecutiva Comité Técnico de Calidad
Evaluar las estrategias adoptadas
Revisión y valoración de los resultados de las estrategias
Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de áreas
Comité Técnico de Calidad
Hacer seguimiento al plan de trabajo
Control a las actividades desarrolladas según el Plan de Trabajo
Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de áreas
Comité Técnico de Calidad
Realizar acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras
Acciones correctivas, preventivas y/o de mejora
Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de áreas
Comité Técnico de Calidad
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ATENCIÓN DE PQR´s
OBJETIVO: Atender y/o dar respuestas a las peticiones, quejas, reclamos y derechos de petición radicadas por toda persona natural o jurídica, mediante direccionamiento y seguimiento del área correspondiente de dar respuesta, con el fin de garantizar la solución dentro de los términos establecidos. ALCANCE: El presente proceso inicia con las directrices para la respuesta oportuna y seguimiento de las PQR´s y finaliza con las acciones de mejora del proceso DEFINICIONES: Usuario: es la persona natural o jurídica que requiere los servicios de la Cámara de Comercio de Quibdó. Es un derecho de los usuarios presentar peticiones, quejas y reclamos con respecto a los servicios ofrecidos por esta institución. Peticiones: son solicitudes o requerimientos de una acción determinada, enmarcada dentro del derecho fundamental de petición consagrado en el Art. 23 de la constitución política de Colombia., términos para resolver Queja: Es una expresión o manifestación de inconformidad o descontento, contra un empleado o servicio de la Entidad. Reclamo: Expresión verbal, escrita o en medio electrónico con ocasión a la prestación de un servicio deficiente o injustificado. Sugerencia: Es una recomendación o insinuación que se hace, con el ánimo de contribuir a mejorar un servicio y racionalizar el empleo de los recursos disponibles DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 872 de 2003; Por la cual se crea el sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras Entidades Prestadoras de Servicios. Normas y reglamentación emitidas por los Entes de Control y Confecámaras RESPONSABILIDAD: Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL REGISTRO
Brindar directrices para la respuesta oportuna y seguimiento a las PQR´s
Establecimiento de directrices sobre el tratamiento de PQR´s como Entidad
Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial.
Comité técnico de Calidad
Recepcionar de las PQR´s
Recepción de PQR´s, mediante: buzones de PQR´s (formato), Internet y telefónicamente
Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial
Comité técnico de Calidad
Radicar de PQR´s Asignación de número de radicado al documento
Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial
Comité técnico de Calidad
Analizar y direccionar PQR´s
Se revisa las PQRS , y de acuerdo a la temática se traslada al área competente, a fin de dar solución oportuna al usuario
Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial
Comité técnico de Calidad
Responder las PQR´s Se resuelve, atiende o contesta las PQR´s
Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial
Comité técnico de Calidad
Hacer seguimiento al estado de las PQR´s
Control de la información recibida y generada de la atención PQR´s
Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial
Comité técnico de Calidad
Implementar acciones de mejora
Realización de acciones de mejora Presidencia Ejecutiva, Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial.
Comité técnico de Calidad
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PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
Objetivo Llevar un registro y controlar la correspondencia interna y externa enviada de la Entidad. Alcance Aplica para todas las dependencias. Responsables Secretaria de presidencia Entradas Documentación para envío por correspondencia. Actividades del proceso
a. Entregar a Secretaria de presidencia la correspondencia para ser radicada.
b. Recibir de la correspondencia en original y copia, sella con numero de radicado,
rotular y verificar que vaya en buen estado.
c. Enviar correspondencia.
d. Si la correspondencia llega a lugar de destino, debe ser firmado el recibo en
original y copia, la cual será devuelta a la auxiliar de Servicios Generales.
e. Entregar copia de recibido firmada.
f. Archivar en el registro diario de envíos.
g. Si la correspondencia no llega al destino con éxito, devolver a la dependencia
de origen, copia y originales de los documentos.
Salidas Documento copia firmado, de la correspondencia enviada con el número de radicado como recibido. Guía de entrega.
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Figura 17. Diagrama de flujo PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
SECRETARIA GENERALJEFES DE AREAAUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALESDESTINATARIO
Fase
Inicio
Entregar a
recepción la
correspondencia
para ser radicada
Recibir de la
correspondencia
en original y copia,
sella con numero
de radicado,
rotular y verificar
que vaya en buen
estado
Llevar
correspondencia
Recibir
correspondencia
en original y copia,
firma, sella y
devuelve la copia
al auxiliar de
servicios
Generales
Entregar copia de
recibido firmada
Archivar en el
registro diario de
envíos
Devolver a la
dependencia de
origen copia y
originales de los
documentos
Fin
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Entregar a Secretaria de presidencia la correspondencia para ser radicada. Jefes de área
2 Recibir de la correspondencia en original y copia, sella con numero de radicado, rotular y verificar que vaya en buen estado
Secretaria de Presidencia
3 Enviar correspondencia
Auxiliar de servicios Generales
4
Si la correspondencia llega a lugar de destino. El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma y devuelve la copia al auxiliar de servicios Generales
Destinatario
5
Entregar copia de recibido firmada
Auxiliar de Servicios Generales
6 Archivar en el registro diario de envíos
Secretaria de Presidencia
7
Si la correspondencia no llega al destino con éxito. Devolver a la dependencia de origen copia y originales de los documentos
Secretaria de Presidencia
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado
Recibir de la correspondencia en original y copia, sella con numero de radicado, rotular, y verificar que vaya en buen estado
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PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
Objetivo Llevar un registro y controlar la correspondencia interna y externa que se recibe en la Entidad Alcance Aplica para todas las dependencias. Responsables Secretaria de Presidencia, Auxiliar de Servicios Generales, Dependencia interesada.
Entradas Correspondencia recibida. Actividades del proceso a. Recibir correspondencia. b. Verificar que la correspondencia tenga sello, guía o radicado, y que ésta se
encuentre en buen estado. c. Si la correspondencia no está en buen estado, devolverla, no se recibe. d. Si la correspondencia está en perfectas condiciones (sellada e información
errónea), verificar modalidad de pagos de la misma. e. Si la correspondencia es contra entrega, cancelar el valor que se adeuda f. Firmar recibido al remitente. g. Enviar a oficina o área correspondiente. h. Llevar correspondencia al área designada. Salidas Documento respuesta de la correspondencia recibida.
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Figura 18. Diagrama de Flujo
RECIBO DE CORRESPONDENCIA
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA INTERESADA
Fase
Inicio
Recibir
correspondencia
Verificar que la
correspondencia
tenga sello, guía o
radicado, y que la
correspondencia
se encuentre en
buen estado
Correspondencia esta en regla
Llevar correspondencia a
la dependencia pertinente
Verificar que la correspondencia
recibida
Fin
SI
Devolver correspondencia
NO
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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibir correspondencia Secretaria de Presidencia
2 Verificar que la correspondencia tenga sello, guía o radicado, y que la correspondencia se encuentre en buen estado
Secretaria de Presidencia
3 Si la correspondencia no está en buen estado, devolver correspondencia, no se recibe
Secretaria de Presidencia
4 Si la correspondencia está en buen estado, verificar modalidad de pagos de correspondencia
Secretaria de Presidencia
5 Si la correspondencia es contra entrega, cancelar el valor que se adeuda y firmar el recibido
Secretaria de Presidencia
6 Enviar a oficina o área correspondiente Secretaria de Presidencia
7 Llevar correspondencia al área designada
Auxiliar de Servicios Generales
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que la correspondencia este en original y copia, o sellada Con número de guía y tenga buen estado.
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PROCESOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESO DE COMPRAS
Objetivo Desarrollar las actividades necesarias para adquirir los elementos solicitados por las diferentes dependencias de la institución, para cumplir con las actividades diarias. Alcance Todas las áreas de la CCCH. Responsables Presidencia Ejecutiva, Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinadores de Áreas. Entradas Pedidos: Elementos o bienes de consumo y devolutivos.
Actividades:
a. Identificación de necesidades.
b. Solicitud de cotizaciones.
c. Análisis y selección de Cotizaciones.
d. Orden de Pedido al proveedor seleccionado.
e. Recepción de pedido y factura de la respectiva compra.
f. Contrastar la orden de pedido y la factura recibida.
g. Inspección de cantidades, contenido, referencia y condiciones de llegada de los
elementos solicitados vs factura de compra.
Salidas Envió de Elemento a almacén.
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE COMPRAS
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE COMPRAS
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Identificación Necesidades. Coordinación Administrativa y Financiera
2 Solicitud de cotizaciones. Coordinación Administrativa y Financiera
3 Análisis y evaluación de Cotizaciones. Coordinación Administrativa y Financiera
4 Selección y Orden de Pedido al proveedor. Presidencia Ejecutiva
5 Recepción de pedido y factura de la respectiva compra.
Coordinación Administrativa y Financiera
6 Contrastar la orden de pedido y la factura recibida
Coordinación Administrativa y Financiera
7 Inspección de cantidades, contenido, referencia y condiciones de llegada de los elementos solicitados vs factura de compra.
Coordinación Administrativa y Financiera
8 Proceso de pago Proceso
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Inspeccionar el contenido y las condiciones del pedido
C-2 Autorizado Corroborar la concordancia entre el pedido y los elementos despachados.
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PROCESO DE ALMACÉN GENERAL
Objetivo: Contribuir con el óptimo desarrollo de las funciones operativas, relacionadas con el abastecimiento de todas las áreas de la institución, a través de una adecuada administración de inventarios. ALCANCE: Abarca desde el ingreso de artículos al almacén, hasta la salida y entrega a las dependencias correspondientes. Entradas: Facturas de compra. Actividades:
a. Ingreso de los elementos a almacén.
b. Distribución de los elementos en estantes.
c. Para activos fijos: actualización del inventario en el programa SEGA- SII.
d. Para artículos de consumo: actualización del kardex
Salidas: Proceso de Salidas de Elementos de Almacén General
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE ALMACÉN GENERAL
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE ALMACÉN GENERAL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Ingreso de elementos a almacén Coordinación Administrativa y Financiera
2 Distribución de los elementos en estantes. Coordinación Administrativa y Financiera
3 Para activos fijos: actualización del inventario en el programa SEGA- SII.
Coordinación Administrativa y Financiera
4 Para artículos de consumo: actualiza el kardex Coordinación Administrativa y Financiera
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Inspeccionar el contenido y las condiciones del pedido
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SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL
Objetivo Suministrar los materiales a las diferentes áreas de la institución, ayudando al buen funcionamiento de las actividades diarias. Alcance Todas las áreas de la CCCH. Responsables Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinadores de Áreas y Secretaria de Presidencia. Entradas Pedidos: Materiales de instalación, bienes de consumo y/o activos fijos.
Actividades del proceso a. Recepción de solicitud de elementos en formato establecido. b. Verificación de elementos solicitados Vs existencias en almacén. c. Si hay elementos: alistamiento de elementos existentes en Almacén General d. Registro de salidas de elementos despachados. e. Entrega elementos al solicitante f. Firma recibido de elementos. g. Si no hay elementos: informa al solicitante la situación. h. Inclusión de elementos faltantes en lista de requerimientos. Salidas Formato de entrega de requerimientos firmado
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Diagrama de flujo
ALMACEN GENERAL (solicitud interna)
COORDINADORES DE ÁREA
COODINACIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Fase
Inicio
Realiza pedido de elementos
mediante formato
Existen elementos requeridos
Retirar elementos del almacén general
Entregar elementos al solicitante
Firmar formato de recibido de elementos
Informar la situación al solicitante
SI
NO
Fin
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Verificar que en el inventario físico exista la cantidad de elementos requeridos
C-2 Autorizado Verificar que los elementos requeridos, sean los entregados.
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepción de solicitud de elementos en formato establecido.
Coordinación Administrativa y Financiera
2 Verificación de elementos solicitados Vs existencias en almacén
Coordinación Administrativa y Financiera
3 Si hay elementos: Alistamiento de elementos existentes en Almacén General
Coordinación Administrativa y Financiera
4 Registro de salidas de elementos despachados
Coordinación Administrativa y Financiera
5
Entrega elementos al solicitante Coordinación Administrativa y Financiera
6 Firma recibido de elementos Solicitante
7 Si no hay elementos: Informa a solicitante la situación.
Coordinación Administrativa y Financiera
8 Inclusión de elementos faltantes en lista de requerimientos
Coordinación Administrativa y Financiera
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PROCESO DE PRESUPUESTO
Objetivo Elaboración y ejecución de presupuesto de la Cámara de Comercio del Chocó, de acuerdo a lo dispuesto en el plan anual de trabajo y a las necesidades proyectadas en las diferentes dependencias. Elaborar de manera conjunta, con las áreas designadas, el proyecto de Presupuesto Anual de la entidad, y ejecutarlo de manera tal que responda al quehacer misional de la institución y permita la evaluación permanente de la gestión presupuestal de la entidad.
Alcance Todas las dependencias de la CCCH. Responsables Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Coordinación de Planeación y Gestión Empresarial, Coordinación Administrativa y Financiera y la Coordinación de Operaciones y Registro. Entradas Plan Anual de trabajo Requerimientos y necesidades de las dependencias Directrices de la Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva. Convenios y Acuerdos interinstitucionales. Políticas nacionales y de desarrollo local. Acta de aprobación del Presupuesto anual. Actividades del proceso a. Proyección de las diferentes necesidades de las dependencias de la entidad. b. Análisis del comportamiento de cada rubro presupuestal y requerimientos
acorde al Plan Anual de Trabajo, Asociados a cuentas contables y centros de costo.
c. Construcción del proyecto de presupuesto anual. d. Presentación y discusión del proyecto de presupuesto anual en la comisión de
la Mesa de la Junta Directiva. e. Presentación de proyecto de presupuesto ajustado por la Mesa a la Junta
Directiva. f. Si el proyecto es aprobado: adopción del presupuesto anual mediante acta de
Junta Directiva. g. Alimentación del módulo Sistema Integrado de Información (SII) con la
información presupuestal. h. Proceso de pagos. PROCESO.
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i. Cargar y operar cuentas contables, afectando el presupuesto. j. Evaluar mensualmente la ejecución presupuestal. k. Elaborar y Evaluar el cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para
proyectar el siguiente periodo. l. Si el proyecto no es aceptado: realizar modificaciones pertinentes y volver a
presentar Salidas: Ejecución de pagos. Informe de ejecución de presupuesto.
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Diagrama de Flujo
PROCESO DE PRESUPUESTO
DIRECCION EJECUTIVACOORDINACION
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
JUNTA DIRECTIVAOFICINA DE
CONTABILIDAD
Fase
inicio
Proyectar las necesidades del la entidad en general
Analizar cada rubro del presupuesto
junto con la Coordinación
Administrativa y Financiera
Construir el modelo como proyecto de presupuesto anual
Presentar modelo de proyecto de
presupuesto a la Junta directiva
Evaluar y sugerir modificaciones ( si
es el caso) del proyecto anual del
presupuesto
El proyecto es aprobado
Adoptar el modelo mediante acta de
acuerdo
Elaborar y firmar acta de acuerdo
Alimentar el
modulo SEGA
EXPRESS del
sistema con la
información
presupuestal.
Proceso de pagos y asignación al
centro de costos
Evaluar mensualmente la
ejecución presupuestal
Evaluar el cierre
anual del
consumo de
recursos y de
fuentes para
proyectar los
mismos en el
siguiente periodo
Fin
SI
Cargar y operar cuentas contables
Realizar modificaciones
sugeridas y presentar a la
Dirección Ejecutiva
NO
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE PRESUPUESTO
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE PRESUPUESTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Proyectar las diferentes necesidades de las dependencias de la entidad en general.
Presidencia ejecutiva y Coordinadores de área
2
Análisis del comportamiento de cada rubro presupuestal y requerimientos acorde al Plan Anual de Trabajo, Asociados a cuentas contables y centros de costo.
Coordinador Administrativa y Financiero
3 Construir proyecto de presupuesto anual. Presidencia Ejecutiva Y Coordinador
Administrativa y Financiero
4 Presentación y discusión del proyecto de presupuesto anual en la comisión de la Mesa de la Junta Directiva.
Presidencia Ejecutiva, Coordinador Administrativa y Financiero y Mesa de la Junta Directiva.
5 Presentación de proyecto de presupuesto ajustado por la Mesa a la Junta Directiva.
Presidencia Ejecutiva, coordinador Administrativo y Financiero y Junta Directiva.
6 Si el proyecto es aprobado Adopción del presupuesto anual mediante acta de Junta Directiva.
Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativa y Financiera
7 Alimentar el modulo del sistema integrado de Información “SII” con la información presupuestal.
Coordinador Administrativa y Financiera
8 Proceso de pago y asignación centro de costo. (PROCESO DE PAGOS)
Proceso de pagos
9 Cargar y operar cuentas contables, afectando el presupuesto.
Contabilidad
10 Evaluar mensualmente la ejecución presupuestal. Presidencia ejecutiva, Coordinador
Administrativa y Financiera, contador y junta directiva
11 Elaborar y evaluar el cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para proyectar el siguiente periodo
Presidencia ejecutiva, y Coordinador Administrativo y Financiero
12 Si el proyecto no es aceptado: Realizar modificaciones pertinentes y volver a presentar
Director Ejecutivo y Coordinador Administrativo y Financiero
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Exactitud Construir Proyecto del Presupuesto anual, acorde a las metas del Plan anual de trabajo
C-2 Autorizado Adoptar el presupuesto anual mediante acta de acuerdo
C-3 Autorizado Evaluar mensualmente Programas y Fichas técnicas de seguimiento
C-4 Autorizado Evalúa el cierre anual de las fuentes y consumos de recursos para la proyección del siguiente periodo
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PROCESO DE PAGOS
Objetivo Proporcionar la guía procedimental que servirá para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de egresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos. Alcance Las dependencias responsables del proceso. Responsables Presidencia Ejecutiva, Secretaria de Presidencia, Oficina de contabilidad, Tesorería Entradas Facturas, documentos equivalentes y cuentas internas. Actividades del proceso a. Recepcionar y revisar la documentación exigida para tramite de pago b. Verificar la documentación remitida que cumpla con todos los requisitos de ley c. Enviar Documentación a contabilidad d. Ordenar el gasto e. Entregar a Oficina de Contabilidad la documentación necesaria. f. Realizar la causación del gasto g. Enviar documentación a presidencia para orden de pago h. Remite a tesorería para pago i. Generar comprobante de egreso. j. Firmar y enviar soporte y comprobante de egreso a Presidencia Ejecutiva k. Revisar y verificar los documentos l. Archivar documentos ( soportes y comprobante de egreso) Salidas Comprobante de egreso
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Diagrama de flujo
PROCESO DE PAGOS
SECRETARIA GERENAL DIRECCION EJECUTIVA TESORERIAOFICINA DE
CONTABILIDAD
Fase
Inicio
Recepcionar y revisar que las
facturas, cuentas de cobro o cuentas internas estén
completas y correctas
Dar el visto bueno a la documentación siempre y cuando
este completa
Enviar todas las facturas, cuentas de
cobro o cuentas internas a la
Dirección Ejecutiva
Ordenar el gasto
Enviar a la Oficina de contabilidad la documentación
necesaria
Realizar la causación del gasto
Enviar a Dirección Ejecutiva
Dar el visto bueno y autorizar el pago
Enviar documentos a la oficina de Tesorería
Realizar el pago
respectivo en
cheque o
transferencia
electrónica
Confirmar la
transacción e
impresión del
soporte.
Generar
comprobante de
egreso
Revisar y verificar
los documentos
Archivar Documentos
Fin
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE PAGOS
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE PAGOS
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepcionar y revisar las facturas, cuenta de cobro o cuentas internas.
Secretaria General
2 Revisar que la documentación exigida para el trámite de pago, este completa
Secretaria General
3 Enviar Documentación a la Presidencia Ejecutiva Secretaria General
4 Dar visto bueno y Ordenar el gasto Presidencia Ejecutiva
5 Entregar a Oficina de Contabilidad la documentación necesaria
Secretaria General
6 Revisar que la documentación exigida para el trámite de pago, este completa y causación del gasto
Oficina de Contabilidad
7 Autorizar pago Presidencia Ejecutiva
8 Realizar el pago respectivo en cheque o transferencia electrónica.
Tesorería
9 Confirmar la transacción e impresión del soporte. Tesorería
10 Generar comprobante de egreso Tesorería
11 Firmar y enviar soporte y comprobante de egreso a Presidencia Ejecutiva
Tesorería
12 Revisar y verificar los documentos Firma comprobante de egreso
Presidencia Ejecutiva
13 Enviar Documentos a Tesorería Secretaria General
14 Archivar documentos Tesorería
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Revisar que la documentación exigida para el trámite de pago esté completa
C-2 Autorizado Causación
C-3 Autorizado Ordenar el pago
C-4 Autorizado Confirmar la transacción e impresión del soporte de pago
C-5 Autorizado Revisar y verificar en los documentos la correcta ejecución del tramite
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PROCESO DE NÓMINA
Objetivos: Dar cumplimiento oportuno del pago de la nómina de cada mes.
Alcance: Aplica para todas las dependencias de la CCCH. Responsables: Presidencia Ejecutiva, Coordinación Administrativa y Financiera, Oficina de Contabilidad y Tesorería. Entradas: Reporte de Novedades Actualización Nómina (Módulo Aplicativo SEGA) Formularios de pago para salud, pensión, ARP y parafiscales.
Actividades del proceso a. Preparar nómina con cinco días de anticipación al pago. b. Verificar novedades del mes con respecto a parámetros contables. c. Ingresar novedades en aplicativo SEGA.
d. Liquidar nómina y verificar cálculos. e. Revisión y aprobación del proceso de nómina, por parte del Coordinador
Administrativo. f. Contabiliza nómina. g. Entregar a cada empleado el volante de pago y solicitar firma de aceptación. h. Autorización de pago. i. Proceso de pago. j. Archivar soportes. Salidas Volante de pagos. Comprobante de egresos
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Diagrama de flujo
PROCESO DE NOMINA
DIRECCION EJECUTIVA
COODINACION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TESORERÍA
Fase
Inicio
Preparar nomina
(días anticipado al
pago )
Ingresar
novedades en
aplicativo SEGA
Verificar
novedades del
mes con respecto
a parámetros
contables.
Liquidar nomina y
verifica cálculos.
Actualizar nomina
Enviar a
contabilidad
reporte de
pruebas junto con
soportes de
novedades
revisados
Generar relación
de pagos, con
informe de
retención
Generar informes
de pensión, salud,
riesgos
profesionales,
aportes
parafiscales e
imprime como
soportes del pago
Entregar a cada
empleado el
volante de pago y
solicita firma de
aceptación
Proceso de pago
Autorizar el pago
Archivar soportes
Fin
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE NOMINA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Verificar novedades del mes. Contabilidad 2 Ingresar novedades en aplicativo SEGA Contabilidad 3 Liquidar nómina y verifica cálculos. Contabilidad 4 Actualizar nómina. Contabilidad 5 Impresión de volantes de pago, resumen de nómina y soportes
de terceros. Contabilidad
6 Enviar a la coordinación administrativa y financiera consolidado de nómina, desprendibles de pago y soportes de terceros.
Contabilidad
7 Aprobación de la nómina Coordinación Administrativa y Financiera
8 Entregar a cada empleado el volante de pago y solicita firma de aceptación
Coordinación Administrativa y Financiera
9 Autorización de pago Presidencia Ejecutiva
10 Proceso de pago. PROCESO
11 Archivar soportes Tesorería
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ESTADOS FINANCIEROS
Objetivo: Elaborar al final de cada periodo establecido los estados financieros requeridos por la entidad. Alcance: Aplica para todas las transacciones económicas de la entidad y comprende desde la recopilación de la información, hasta la presentación de los informes respectivos. Responsable: Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad. Entradas: Causación, nomina, movimientos generales (Comprobantes de contabilidad) ACTIVIDADES:
a. Registro de los hechos económicos.
b. Verificación y Consolidación de libros oficiales.
c. Balance de prueba.
d. Ajustes contables.
e. Consolidación de los estados financieros.
f. Impresión de los estados financieros.
g. Socialización con presidencia ejecutiva.
h. Aprobación de estados financieros Junta directiva.
i. Dictamen de revisoría fiscal.
j. Remisión a entes de control (Contraloría General de la República y
superintendencia de Industria y Comercio)
SALIDAS: Estados financieros
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Fecha: /2013
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE ESTADOS FINANCIEROS
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Registro de los hechos económicos Contabilidad
2 Verificación y Consolidación de libros oficiales Contabilidad
3 Balance de prueba Contabilidad
4 Ajustes contables Contabilidad
5 Consolidación de los estados financieros Contabilidad
6 Impresión de los estados financieros Contabilidad
7 Socialización con presidencia ejecutiva Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
8 Aprobación de estados financieros Junta Directiva Junta directiva, presidencia ejecutiva
9 Dictamen de revisoría fiscal Reviso Fiscal
10 Remisión a entes de control (Contraloría General de la República y superintendencia de Industria y Comercio)
Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
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PROCESO DE CIERRE CONTABLE
Objetivo: Definir las actuaciones y procesos administrativos, para llevar a cabo el cierre contable anual de la Entidad, con el fin de garantizar el manejo razonable y confiable de la información contable y que la remisión de la información financiara cumpla con los lineamientos de preparación y presentación, conforme a lo señalado en la Circular Única de la SIC y demás normas contables vigentes. Generar Estados Financieros razonables que reflejen la situación económica real de la Entidad, de tal manera, que sean unos instrumentos útiles para las directivas, en lo concerniente a la toma de decisiones, para el cumplimiento de metas y objetivos propuestos, así como para el logro de los planes institucionales. Alcance: Aplica para todas las áreas de la Cámara de Comercio del Chocó Responsables: Presidencia Ejecutiva, Coordinación Administrativa y Financiera y Contabilidad Entradas: instructivo cierre contable anual administrativo anual Actividades:
a. Análisis de saldos de la cuenta de Avances
b. Legalización de Cajas Menores
c. Análisis de saldos de la cuenta de Caja General
d. Análisis de saldos de las cuentas de Bancos
e. Análisis de saldos de la cuenta Inversiones
f. Relación de las Cuentas por Cobrar
g. Relación de los Castigos de Cartera
h. Movimiento Inventario Formularios
i. Movimiento Inventario Propiedad, Planta y Equipo
j. Movimiento de los Gastos Pagados por Anticipado
k. Verificación de saldo de la cuenta Valorización
l. Verificación saldos Cuentas por Pagar
m. Provisiones
n. Movimiento de Prestaciones Sociales
o. Movimientos de los Cargos Diferidos y Amortización
Salidas:
Circular cierre contable anual
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PROCESO DE CIERRE CONTABLE REESPONSABILIDAD POR ACTIVIDAD
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Análisis de saldos de la cuenta de Avances Coordinación administrativa y financiera,
2 Legalización de Cajas Menores Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
3 Análisis de saldos de la cuenta de Caja General Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
4 Análisis de saldos de las cuentas de Bancos Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
5 Análisis de saldos de la cuenta Inversiones Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
6 Relación de las Cuentas por Cobrar Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
7 Relación de los Castigos de Cartera Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
8 Movimiento Inventario Formularios Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
9 Movimiento Inventario Propiedad, Planta y Equipo Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
10 Movimiento de los Gastos Pagados por Anticipado Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
11 Verificación de saldo de la cuenta Valorización Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
12 Verificación saldos Cuentas por Pagar Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
13 Provisiones Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
14 Movimiento de Prestaciones Sociales Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
15 Movimientos de los Cargos Diferidos y Amortización Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad
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PROCESOS DE LA GESTIÓN HUMANA
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
Objetivo Establecer las operaciones y la secuencia de actividades a las que deben sujetarse las unidades administrativas de la CCCH. Para el reclutamiento y selección de prospectos o participantes que reúnan las características académicas y laborales requeridas para ocupar las plazas vacantes o de nueva creación.
Alcance Todas las áreas de la CCCH. Responsables Coordinación Administrativa y Financiera, Presidencia Ejecutiva y Jurídica Entradas Normatividad interna. Hoja de vida del candidato.
Actividades del proceso a. Comunicar la necesidad de personal b. Procesar el requerimiento de personal c. Estudio para cubrir la vacante con personal interno d. Realización de la convocatoria vía correo electrónico, página web, y otros
medios necesarios, utilizando el modelo de convocatoria establecido por la entidad. Se reciben documentos postulantes (hoja de vida)
e. Realiza el análisis curricular con base en el perfil del puesto y Verificar los antecedentes laborales de los participantes.
f. Aplicar exámenes y realizar la entrevista g. Si aprobó: realizar la preselección (Informar al aspirante seleccionado, sobre
los requisitos y documentación que deberá entregar para formalizar su vinculación).
h. Formalizar vinculación (Contrastar los documentos recibidos con el perfil del puesto, quedando preseleccionados aquellos que lo cumplen.
i. Si no aprobó: informar al aspirante Salidas: Proceso de Contratación
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Diagrama de Flujo
SELECCIÓN DE PERSONAL
COORDINACION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
COORDINADORES DE ÁREA
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Fase
Inicio
ComuniCar la necesidad de
personal
ProcesaR el requerimiento de
personal
Realizar la preselección
Aplicar exámenes y realizar la una
primera entrevista
Formalizar la vinculación
Proceso de contratación
Fin
El aspirante fue seleccionado
Informar a la Dirección Ejecutiva
los participantes que aprobaron la
etapa inicial
Realizar una segunda entrevista
al aspirante
SI
Informar los resultados al
aspirante
NO
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Comunicar la necesidad de personal Coordinadores de área
2 Procesar el requerimiento de personal
Coordinación Administrativa y Financiera
3 Estudio para cubrir la vacante con personal interno, según políticas y evaluación del desempeño.
Coordinación Administrativa y Financiera
4 Realización de la convocatoria vía correo electrónico, página web, y otros medios necesarios, utilizando el modelo de convocatoria establecido por la entidad. Se reciben documentos postulantes (hoja de vida)
Presidencia Ejecutiva y Coordinación Administrativa y Financiera
5 Realiza el análisis curricular con base en el perfil del puesto y Verificar los antecedentes laborales de los participantes.
Coordinación Administrativa y Financiera
6 Aplicar exámenes y realizar la entrevista Presidencia Ejecutiva y Área designada.
7 Realizar la preselección Presidencia Ejecutiva y Área designada.
8 Formalizar vinculación. Coordinación Administrativa y Financiera y Jurídica.
9 Comunicar al aspirante el resultado Coordinación Administrativa y Financiera
10 Proceso de Contratación. Jurídica.
Salidas Comunicación de resultado del proceso de selección. Proceso de contratación.
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Procesar el requerimiento de personal
C-2 Autorizado Realiza el análisis curricular con base en el perfil del puesto y Verificar los antecedentes laborales de los participantes.
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Fecha: /2013
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PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Objetivo Establecer las pautas para la vinculación requerido por la entidad para cumplir con las actividades diarias. Alcance Todas las dependencias de la CCCH. Responsables Coordinadores de Áreas, Coordinación Administrativa y Financiera, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica, Secretaria. Entradas Proceso de selección. Actividades del proceso a. Revisar hojas de vida y soportes del personal seleccionado b. Establecer parámetros del contrato c. Informar al asesor jurídico d. Elaborar contrato laboral e. Revisar y firmar contrato laboral f. Afiliación del personal a seguridad social g. Proceso de inducción, entrenamiento y capacitación de personal (PROCESO) h. Archivo del contrato y soportes. Salidas Contrato laboral.
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Diagrama de flujo
PROCESO DE CONTRATACION DE PERSONAL
DIRECCION EJECUTIVACOORDINACION
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
EMPLEADOASESORIA JURIDICA
Fase
inicio
PROCESO DE SELECCION
Revisar hojas de vida de
seleccionados
Establecer parámetros del
contrato
Informar a la Asesoría Jurídica
Realizar contrato laborarl
Establecer parámetros del
contrato
Revisar y firmar contrato laboral
Revisar y firmar contrato laboral
PROCESO DE INGRESO DEL
PERSONAL
Fin
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 105
Correo electrónico: ccq@ccq.org.co Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Proceso de selección PROCESO
2 Revisar hojas de vida y soportes del personal seleccionado Coordinación Administrativa y Financiera
3 Establecer parámetros del contrato Presidencia Ejecutiva y Coordinación Administrativa y Financiera
4 Informar al asesor jurídico sobre los requisitos para la elaboración del contrato.
Coordinación Administrativa y Financiera
5 Elaborar contrato laboral Asesoría Jurídica
6 Revisar y firmar contrato laboral Presidencia Ejecutiva, empleado
7 Vinculación del personal a la seguridad social Coordinación Administrativa y Financiera
8 Proceso de inducción, entrenamiento y capacitación de personal (PROCESO)
PROCESO
9 Archivo del contrato y soportes.
CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado Revisar hojas de vida del seleccionado
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 106
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PROCESO DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL
Objetivo Definir las acciones necesarias para que el nuevo personal vinculado, realice un proceso de ingreso y adaptación al funcionamiento de la institución. Alcance Todo personal vinculado a la institución Responsables Coordinación Administrativo y Financiero y coordinadores de área. Entradas Proceso de Contratación Descripción de actividades
a. Realizar la apertura de hoja de vida.
b. Ingresar al sistema, los datos pertinentes del nuevo empleado.
c. Realizar inducción general y entrega formal de elementos de trabajo.
d. Disponer copia del Acta de activos recibidos para la firma del nuevo trabajador.
e. Planear y ejecutar entrenamiento y capacitación específica relacionada con el
cargo.
f. Inicio de labores propias asignadas.
Salidas Empleado relacionado, entrenado y capacitado para laborar en la CCCH.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
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CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
PROCESO DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL
CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Realizar la apertura de hoja de vida. Coordinador Administrativo y Financiero
2 Ingresar al sistema, los datos pertinentes del nuevo empleado
Coordinador Administrativo y Financiero
3 Asistir a la inducción general y entrega formal de elementos de trabajo
Coordinador Administrativo y Financiero, Empleado
4 Firmar copia del Acta de activos recibidos Coordinador Administrativo y Financiero, Empleado
5 Asistir al entrenamiento y capacitación específica relacionada con el cargo.
Coordinador de Área, Empleado
6 Verificar que el empleado haya recibido inducción y entrenamiento para el cargo, incluyendo la socialización del reglamento interno de trabajo y demás normas
Coordinador del Área.
7 Inicio de labores propias asignadas Empleado
CONTROL
DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN
C-1 Autorizado
El funcionario es ingresado en el sistema y se registran todos los datos requeridos
C-2 Autorizado
Verificar que el empleado reciba los elementos y equipos necesarios para cumplir con las labores asignadas.
C-3 Autorizado
Verificar que el empleado haya recibido inducción y entrenamiento para el cargo, incluyendo la socialización del reglamento interno de trabajo y demás normas
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 108
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 109
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GESTIÓN REGISTRAL
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha: /2013
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SOLICITUD DE CERTIFICADOS
OBJETIVO: Dar fe pública sobre las matrículas de las personas naturales, jurídicas y de los establecimientos de comercio, lo mismo que sobre los actos, libros y documentos inscritos en el registro. ALCANCE: Toda persona natural o jurídica que tenga establecimiento matriculado ante la CCCH. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Base de datos. RESPONSABILIDAD: Caja principal, Auxiliar de Caja.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Recepcionar Al usuario
El módulo de orientación recibe al usuario y le informa como debe realizar su trámite, La Cajera Principal o la Auxiliar de Caja, atienden al usuario y deben preguntar el nombre de la persona natural, de la persona jurídica o del establecimiento para el cual se va a expedir el certificado.
Orientación Orientación
Consultar y Verificar
Mediante el sistema de registro se procede a verificar el nombre de la persona natural, establecimiento de comercio, persona jurídica por el módulo de caja
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
Cancelar el valor del certificado
El usuario debe cancelar en el módulo de caja el valor correspondiente a su certificado, La Cajera Principal o la Auxiliar de Caja elabora el recibo de pago y le da copia al usuario y en orientación puede reclamar su certificado.
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
Recibo de caja
Entrega del certificado
La cajera imprime el certificado y le hace entrega al usuario. La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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VENTA DE FORMULARIOS
ALCANCE: Toda persona que requiera un formulario para realizar un trámite en la CCCH. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decreto 1690 de 2009, modificado por el decreto 393 de 2002 y sus memorando anuales RESPONSABILIDAD: Caja principal, Auxiliar de Caja.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Recepción del usuario
El módulo de orientación recibe al usuario y le informa como debe realizar su trámite.
Orientación Orientación
Atender al Usuario
La Cajera Principal o la Auxiliar de Caja atienden al usuario, le informan el valor del formulario, liquidan mediante el sistema de registro de caja el valor correspondiente, y entregan al usuario el recibo original, el/los formulario(s) solicitado (s).
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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ADMINISTRACIÓN DE LA CONTABILIDAD
OBJETIVO: Identificar e implementar los procedimientos más ágiles, confiables y legales que permitan el registro, revelación y análisis de la información contable, a través de los estados financieros, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la información. ALCANCE: Cubre desde que se identifica el tipo de transacción que se va a reconocer y revelar en Contabilidad, hasta la impresión y archivo de los comprobantes contables. DEFINICIONES Clasificación: actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Validación: revisar que la información cumpla con los requisitos preestablecidos. En este caso se trata de que los comprobantes contables cumplan con los requisitos para poder realizar la actualización. Actualización: calcular los saldos finales, basado en un saldo inicial y los movimientos del período. Comprobante de Contabilidad: los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente Plan Único de Cuentas – PUC: Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Código de Comercio
Régimen de Impuesto a la Renta y Complementarios.
Régimen Contable Colombiano.
Plan Único de Cuentas
Régimen de IVA.
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Código: PL-MAN-03
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Documentos internos de la Entidad
Manual de rete fuente
Manual de Fuentes y Usos
Circular cinco
RESPONSABLE: Oficina de contabilidad
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Recopilar los documentos soportes de transacciones
Verificar en los documentos de entrada, el consecutivo, el concepto, el centro de costos, aprobación y su respectivo soporte.
Documentos de entrada:
Facturas de ventas. Comprobantes de egresos. Recibos de caja Facturas de ventas por compras Notas de contabilidad y planillas de ajustes bancarios
Verificar el cumplimiento de requisitos legales y de control en las facturas de proveedores, firmar el revisado en el comprobante de egreso, los recibos de caja con su respectiva consignación bancaria.
Contador Coordinador
Administrativo y Financiero
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Digitar la información codificada en el software contable.
Digitar la información de acuerdo a la codificación respectiva en el software contable
Contador Coordinador
Administrativo y Financiero
Revisar los informes contables.
Se revisa que los informes muestren de una forma clara y fidedigna la situación financiera de la Entidad Contador
Coordinador Administrativo y
Financiero
Realizar la conciliación de cuentas
Teniendo en cuenta:
- Informe de bancos - Informe de cartera - Informe de proveedores - Informe Relación de bases para la retención en la
fuente e IVA - Informe de seguridad social - Informe de amortizaciones - Informe de depreciaciones
Se verifica detalladamente todas las cuentas sujetas a conciliación
Contador Coordinador
Administrativo y Financiero
Generar informes contables
Mensualmente se generan los siguientes informes administrativos:
Balance de prueba
Balance general
Estado de resultados
Ejecución presupuestal
Análisis presupuestal
Contador Coordinador
Administrativo y Financiero
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Libro auxiliar
Libros oficiales
Conciliación bancaria
Retención en la fuente
IVA - Bimensual La información resultante, ayudan a la toma de decisiones. Anualmente se preparan y se presentan en medios magnéticos, los siguientes: - Información exógena para la DIAN - Certificados de ingresos y retenciones - Certificado de retención en la fuente
Validar el cumplimento de los requisitos legales y fiscales
El Revisor Fiscal hace análisis de variaciones y solicita los documentos soportes respectivos, en caso que se presenten ajustes y las recomendaciones se pasan de manera escrita al Presidencia Ejecutiva con copia a Coordinación Administrativa y Financiera para que las registre en el sistema contable
Revisor Fiscal Junta Directiva
Asesorar en la toma de decisiones y hacer correctivos
Analizar los Estados Financieros de acuerdo con los principios de contabilidad y Normas de Auditoría generalmente aceptados con la información reflejada en los estados financieros, se asesora en la toma de decisiones tendientes al mejoramiento de la Entidad
Revisor Fiscal Junta Directiva
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ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
OBJETIVO: Administrar los recursos financieros de la CCCH. Para garantizar el efectivo suministro de estos a las actividades y proyectos que se adelantan, así como, su registro e información, con el fin de permitir una adecuada toma de decisiones ALCANCE: va desde la planeación presupuestal hasta la presentación de los informes financieros DEFINICIONES PROCEDIMIENTO: forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso DOCUMENTO: información y su medio de soporte DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normas Contables Circular Externa de la SIC RESPONSABILIDAD: Coordinador Administrativo y Financiero
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Efectuar la programación presupuestal
Se realiza el presupuesto teniendo en cuenta las actividades del programa anual de trabajo del siguiente año, conforme a los requerimientos de inversión identificados en
Presidencia Ejecutiva y Coordinador
Administrativo y Financiero
Junta Directiva
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los programas o proyectos, y luego se presenta a la Junta Directiva para su aprobación.
Registrar la ejecución del presupuesto
Creación y/o modificación presupuestales.
Coordinador Administrativo y
Financiero
Presidencia Ejecutiva
Registrar las operaciones
Se registran y/o elaboran: Nómina de personal. Entradas y salidas de elementos de consumo, devolutivos y otros. Inventarios de productos de almacén en general, y otros pagos.
Coordinador Administrativo y
Financiero
Presidencia Ejecutiva
Tomar acciones para la mejora
Se realizan las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar.
Coordinador Administrativo y
Financiero
Presidencia Ejecutiva
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CONTRATACIÓN Y COMPRAS
OBJETIVO: Establecer las pautas para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de los procesos, con el fin obtener productos de buena calidad, precios competitivos y condiciones favorables para la CCCH. ALCANCE: Aplica para toda la Entidad y va desde la identificación de la necesidad de un bien o servicio hasta el respectivo registro contable. DEFINICIONES Compras: Adquisición de bienes y servicios de consumo final Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio Orden de Compra: Documento con el cual se contrata bienes tangibles. Orden de Servicio: Documento con el cual se contrata la prestación de un servicio u obra determinada. Documento: Información y su medio de soporte DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001- 2008 Estatutos de la Entidad Evaluación a proveedores RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
Establecer la necesidad del requerimiento del bien o servicio
Se establece la necesidad de algún elemento y/o servicio verificando la disponibilidad presupuestal
Coordinadores de Áreas Presidencia Ejecutiva o área delegada
Solicitar cotizaciones Se realiza invitación escrita a proveedores, según el bien o servicio requerido. Verificando que el costo del bien y/o servicio se ajuste al presupuesto aprobado.
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva o área delegada
Análisis y aprobación de cotizaciones Se verifican las cotizaciones y se determina la más conveniente para la Entidad, seleccionando la más favorable en cuanto a precios, calidad y garantías.
Presidencia Ejecutiva, Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva o área delegada
Informar al proveedor asignado Se elabora y envía la orden de compra o servicio al proveedor, con los requisitos exigidos y las condiciones de pago pactadas, previa autorización de Presidencia Ejecutiva.
Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva o área delegada
Revisión del contrato cuando este se presente
Se verifican los términos, conforme a la Ley, y los Estatutos
Asesoría Jurídica Presidencia Ejecutiva o área delegada
Aprobación final y formalización del contrato
Con la firma de aceptación por las partes involucradas, y allegar la documentación exigida para tales efectos.
Presidencia Ejecutiva y Asesoría Jurídica
Presidencia Ejecutiva o área delegada
Recibir el bien o servicio y verificar conformidad
Se valida si el bien o servicio adquirido cumple con los requisitos asignados en la orden de compra o servicio o contrato, según el caso con el Vo.Bo. del área involucrada.
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva o área delegada
Recepción y revisión de factura o cuenta de cobro
La factura o cuenta de cobro se recepciona en Secretaría de Presidencia, verificando que cumpla con los requisitos legales, se autoriza y se entrega a Contabilidad, quien a su vez revisa.
Presidencia Ejecutiva y Secretaria.
Contador
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha: /2013
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MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha: /2013
Página: 122
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CIERRE DE CAJA
OBJETIVO: establecer el consolidado de las operaciones financieras diarias de la Entidad. ALCANCE: dependencia de tesorería DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABILIDAD: Tesorería y Auxiliar de Caja
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Cerrar Caja La Cajera Principal y la Auxiliar de Caja en la oficina principal en Quibdó, al finalizar la jornada diaria deben hacer los cierres de caja, imprimiendo por el sistema los informes parciales y definitivos de caja, para ser entregados al Jefe del área, en los cuales se detalla el movimiento diario de las operaciones que se realizaron.
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
Tesorería Tesorería
Guardar valores recaudados
Los valores recaudados son entregados a la Tesorera quien a su vez los deposita en la caja fuerte para ser consignados al día siguiente en los bancos o corporaciones financieras correspondientes.
Tesorería
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 123
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CONTROL DE PAPEL DE SEGURIDAD (CERTIFICADOS)
OBJETIVO: controlar la utilización y destinación del papel de seguridad que se utiliza para imprimir certificados de matrícula mercantil, de existencia y representación legal y de calificación y clasificación del registro de proponentes, con el fin de que se minimicen los costos que se generan por la perdida y subutilización del mismo, además de la custodia que de él se debe tener, evitando el uso fraudulento del mismo por terceros. ALCANCE: área de Registros Públicos DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABILIDAD: Tesorería y Caja principal, Auxiliar de Caja
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL REGISTRO
Controlar papel
La Cajera Principal y la Auxiliar de Caja, controlarán la utilización del papel de seguridad, haciendo un buen uso de él y cuando por alguna circunstancia se deteriore en la realización de la actividad, informar a la tesorera o a la Coordinadora Administrativa y Financiera.
La Cajera Principal y la Auxiliar de caja
Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinación de Operaciones y Sistemas y Tesorería.
Registrar información
Consignar información en el formato Control del Papel de Seguridad, dando cuenta de ello a la Tesorería.
Coordinación Administrativa y Financiera.
Coordinación Administrativa y Financiera.
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
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MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 125
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MANTENIMIENTO DE MUEBLES E INMUEBLES (Preventivo y Correctivo)
OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para el mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles de la CCCH. ALCANCE: Comprende desde la identificación de necesidades, elaboración y ejecución del programa de mantenimiento anual hasta la implementación de controles de las actividades realizadas y aplica a los bienes, recursos, elementos e infraestructura que afecta la calidad de los procesos DEFINICIONES: Mantenimiento Preventivo: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causas(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Tiene lugar antes de que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el sistema. Mantenimiento Correctivo: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o presentada u otra situación indeseable. Es una Acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o planta física, permitiendo su recuperación, restauración o renovación, sin agregarle valor al establecimiento DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001 - 2008 RESPONSABILIDAD:
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 126
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Identificar las necesidades
Se identifican los recursos, elementos, infraestructura o ambiente de trabajo que pueda afectar la calidad de cada uno de los procesos.
Se identifican las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad, y se envía a la Presidencia Ejecutiva para la siguiente vigencia fiscal en el tercer trimestre del año inmediatamente anterior.
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Elaborar el programa de mantenimiento anual
Se definen los cuidados de mantenimiento de cada uno de los bienes identificados.
Se elabora en el mes de agosto el programa de mantenimiento preventivo y correctivo anual de la vigencia siguiente de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Asignar recursos Recibe y revisa el Programa de Mantenimiento anual para su respectiva aprobación y asignación de recursos necesarios para su incorporación en el presupuesto de la respectiva vigencia.
Presidencia Ejecutiva, y Coordinación Administrativa y Financiera
Junta Directiva
Contratar servicios Se identifican las necesidades de contratación.
Solicita las propuestas para la adquisición de bienes y servicios para realizar las actividades de mantenimiento.
Elabora el estudio previo de acuerdo a la modalidad de contratación y envía al área jurídica.
Presidencia Ejecutiva, y Coordinación Administrativa y Financiera
Junta Directiva
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
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Ejecutar el programa de mantenimiento
Se verifica el cumplimiento del programa de mantenimiento anual de acuerdo a los términos estipulados dentro de cada contrato perfeccionado. Se consolida la información referente a la contratación con el fin de elaborar informes de Mantenimiento y austeridad del gasto.
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Desarrollar control administrativo a los bienes de la Entidad
Controlar bienes muebles de la Entidad:
Ejecutar visitas de inspección periódicas al inventario de los bienes asignados a los funcionarios.
Determinar y establecer la baja de aquellos bienes inservibles, obsoletos o que no se requieren para el servicio.
Generar Listado de Bienes devueltos
Emitir resolución de baja a bienes
Generar actas de paz y salvo respecto a los bienes asignados a funcionarios y contratistas.
Controlar bienes inmuebles de la Entidad:
Administrar la escrituración, pago de impuestos, pago de servicios, reglamentación para uso y control de los predios de la Entidad
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Evaluar la gestión del proceso
Se evalúan los resultados del proceso a partir del seguimiento y evaluación a la eficacia y eficiencia en la administración de los bienes de la Entidad.
Comité Técnico de Calidad
Junta Directiva
Tomar acciones para mejorar la gestión del proceso
Se toman acciones correctivas, preventivas y de mejora. Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
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Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 128
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GESTIÓN HUMANA
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Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 129
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INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN
OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para detectar las necesidades de capacitación de los funcionarios de la CCCH., con el fin de proporcionar elementos que contribuyan al fortalecimiento de competencia de los funcionarios, que permita mejorar su desarrollo y desempeño laboral, y personal. ALCANCE: Incluyendo la planificación, organización, ejecución, evaluación y seguimiento de las actividades de capacitación DEFINICIONES: Inducción: Proceso de conocimiento y socialización del nuevo funcionario en la entidad que inicia el día de su vinculación y da respuesta en cuanto a:dónde llegó, Qué valores existen y Cómo opera la entidad. Entrenamiento: Proceso que le permite al funcionario conocer las responsabilidades que asumirá en su nuevo cargo, cómo las desempeñará (quehacer diario), qué resultados se esperan de él. Capacitación: Proceso que suministra conocimientos complementarios que contribuyen a mejorar el desempeño en el empleo. Incluye todos los aspectos técnicos asociados con el cargo que se está desempeñando. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001 – 2008 RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Fecha: /2013
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
Desarrollar inducción, entrenamiento y capacitación
Se identifican las necesidades de inducción, capacitación, entrenamiento y actividades inherentes al desarrollo organizacional para los funcionarios a partir de: - El ingreso de personal nuevo a la Entidad, - Evaluación de los perfiles del empleo. - Análisis de resultados de la Evaluación del Desempeño. - Detección de las necesidades por Coordinadores de área. - Creación o actualización de documentos como procedimientos, instructivos, formatos, etc. - Introducción de nuevas tecnologías, - Cambios estructurales dentro de la organización que impliquen rotación de puestos o cambio en las Funciones
Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de áreas
Junta Directiva
Clasificar las necesidades de formación
- la necesidad de capacitación se origina por el ingreso de nuevo personal a la entidad - capacitar al personal para mejorar o desarrollar las competencias que se precisarán ante situaciones futuras
Presidencia Ejecutiva Junta Directiva
Realizar inducción Se define junto con el jefe inmediato, los temas que se deben dar a conocer al nuevo funcionario y los responsables. - Se elaboran y programan las actividades de inducción en el formato - Se realiza inducción en cuanto a lineamientos estratégicos, función de la entidad, organigrama, ubicación jerárquica del cargo, reconocimiento de las instalaciones y la presentación de cada uno de los funcionarios de la sede
Coordinadores de áreas Presidencia Ejecutiva
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- Presenta al nuevo funcionario ante el superior inmediato
Dar entrenamiento inicial del cargo
- Se realiza el entrenamiento, explicando al funcionario los procedimientos específicos, las funciones que le competen y modalidades de su ejercicio. - Se le entrega los documentos correspondientes a la inducción.
Coordinadores de Áreas y/o empleado calificado
Presidencia Ejecutiva
Finalizar inducción Finalizadas las actividades de inducción programadas, se entrega constancia al Coordinador Administrativo y Financiero
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Actualizar historia Laboral
Se relaciona en el registro de la inducción y se actualiza el expediente del funcionario
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Estructurar Plan de Capacitación
Anualmente, considerando las necesidades detectadas en el quehacer diario y el seguimiento al desempeño de los funcionarios, se consolida la información en el “Plan Anual de Capacitación”, el cual se presenta a Junta Directiva para su aprobación, con su respectivo presupuesto.
Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de Áreas
Junta Directiva
Aprobar Plan de capacitación
La Junta Directiva revisa y aprueba el “Plan Anual De Capacitación”, información que es considerada dentro del presupuesto
Presidencia Ejecutiva
Programar actividades de capacitación
Si la actividad va a ser realizada con personal de planta: - Define los aspectos logísticos necesarios. - Define la necesidad de entrega de material de soporte. - Define la metodología para evaluar la eficacia de la actividad. Si la actividad va a ser realizada con personal externo:
Presidencia Ejecutiva y Coordinador administrativo y Financiero
Comité Técnico de Calidad
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- Solicita propuestas de las personas o empresas idóneas para ofrecer los programas demandados. - Recibe las propuestas, analiza y coordina con el Coordinador Administrativo y Financiero para proponer a la Presidencia Ejecutiva los postulados a contratar. - Confirma la disponibilidad presupuestal. - Confirma a la empresa o persona seleccionada la ejecución de la actividad. - Coordina con la empresa o persona seleccionada los aspectos logísticos requeridos y la metodología para evaluar la eficacia de la actividad
Ejecutar actividad de Capacitación
Se envía memorando interno informando sobre actividad de formación y citando al personal involucrado. - Elabora “Listado de Asistentes” y lo entrega al facilitador para ser diligenciado durante las actividades de formación interna. - El formato de “Evaluación de actividades de capacitación” debe ser diligenciado al finalizar la actividad por el asistente. - Si aplica, entrega material de apoyo a participantes
Presidencia Ejecutiva Comité Técnico de Calidad
Hacer seguimiento a la actividad de capacitación
Con la información anterior, se analizan los resultados de la actividad y se actualiza el “Plan anual de capacitación” - Se archiva la información y los registros generados de la realización de la actividad.
Coordinador Administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
Actualizar historia laboral
Se archiva certificado de asistencia a la actividad de capacitación, lo relaciona en el consecutivo de foliación de la historia laboral.
Coordinador administrativo y Financiero
Presidencia Ejecutiva
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EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
OBJETIVO: Conocer el nivel de desempeño del Talento Humano de la CCCH. ALCANCE: Desde la planeación de la evaluación hasta la mejora del procedimiento DEFINICIONES Criterios de Desempeño: Son las condiciones, requisitos de calidad, indicadores o factores que deben reunir los compromisos laborales establecidos y las evidencias requeridas, que dan cuenta del desempeño del empleado. Evaluación del Desempeño: Proceso técnico que permite verificar, valorar y calificar las realizaciones de una persona en el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeño laboral previa fijación de compromisos u objetivos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001-2008 Código Sustantivo del Trabajo Manual de Funciones Estatutos de la Cámara de Comercio del Chocó Reglamento Interno de Trabajo RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Planear la Evaluación de desempeño
Se determinan los mecanismos, tareas y fechas, y se actualizan los documentos correspondientes.
Coordinador Administrativo y Financiero
Determinar criterios de desempeño
Se definen con base a las funciones descritas para cada cargo en el Manual de Funciones y competencias; destacando aquellas actividades y competencias personales que la CCCH considera fundamentales en la medición del desempeño, los cuales estarán consignados en el formato de evaluación diseñado.
Presidencia Ejecutiva y /o Coordinadores de Áreas
Definir objetivos de la evaluación del desempeño
En cada periodo a evaluar, se pactarán de manera concertada, previamente las metas u objetivos a alcanzar por los empleados.
Coordinadores de Áreas
Evaluar el desempeño del personal
Se hace de acuerdo a la Planeación realizada, en las fechas y formatos definidos para esta actividad, por parte de cada uno de los Jefes inmediatos. Posteriormente, se entrega a la Coordinación Administrativa y Financiera los formatos diligenciados y firmados en las fechas estipuladas.
Coordinadores de Áreas
Calcular Nivel de desempeño del personal
Pasos: 1. Recibir y consolidar información 2. Calcular Nivel de desempeño por Dependencias y por Procesos 3. Calcular el Nivel de desempeño del personal 4. Generar informe para el Presidencia Ejecutiva
Coordinadores de Áreas
Tomar acciones de mejora o terminación del vínculo laboral
Pasos: 1. Analizar la información 2. Identificar oportunidades de mejora frecuentes 3. Retroalimentar Plan Anual de Capacitación 4. Identificar falencias y mejorar el procedimiento. 5. Decisión de desvinculación laboral.
Comité Técnico de Calidad
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GESTIÓN JURÍDICA
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RECURSOS DE REPOSICIÓN Y EN SUBSIDIO DE APELACIÓN
OBJETIVO: Garantizar que la persona que tenga interés en una decisión administrativa que profiera la Cámara de Comercio sobre la abstención de una inscripción o sobre la realización de una inscripción, pueda interponer los recursos de la vía gubernativa de reposición ante el mismo funcionario que profirió la decisión, para que aclare, modifique o revoque la decisión administrativa y en subsidio el recurso de Apelación ante el inmediato superior en este caso la Superintendencia de Industria y Comercio para que con el mismo propósito aclare, modifique o revoque la decisión administrativa proferida por la Cámara de Comercio de Quibdó. ALCANCE: Abarca el trámite para resolver recursos, desde su recepción hasta la expedición y notificación de la Resolución que los resuelve DEFINICIONES: Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos. Interesado: Persona a la cual afecta directamente el acto administrativo. Apoderado: Persona a quien el interesado suministró un poder notarial en virtud del cual puede presentar recursos a su nombre. Recurso de reposición: Escrito por medio del cual el interesado solicita que la decisión administrativa se aclare, modifique o revoque. Su resolución compete al mismo funcionario que tomó la decisión. Recurso de apelación: Escrito por medio del cual el interesado solicita que la decisión administrativa se aclare, modifique o revoque. Compete al inmediato superior administrativo de quien profirió la decisión. Recurso de queja: Escrito por medio del cual el interesado solicita que se reconsidere el rechazo dado al recurso de apelación y en consecuencia, se le dé el trámite correspondiente al mismo. Notificar: Comunicar al interesado el acto administrativo siguiendo los parámetros establecidos en la ley. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Título III, Capítulo VI. “De los Recursos”
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RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva, Coordinador de Operaciones y Sistemas, y Asesor Jurídico.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Recepción del Recurso de reposición en subsidio de Apelación
Se recibe el memorial del recurso de reposición y eventualmente de apelación interpuesta y se entrega al Presidencia Ejecutiva, el cual lo remite a la oficina Jurídica para su trámite legal
Secretaria de Presidencia Ejecutiva
Presidente Junta Directiva
Análisis Verificar si el Recurso de reposición cumple los requisitos contemplados en el Art. 77 del C.P. A y C.A., Luego se procede a darle el trámite al recurso, haciendo la anotación a través de un Certificado Especial, en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Persona Jurídica o en el Certificado de Matricula Mercantil de la Persona Natural, avocándose el conocimiento de fondo del recurso; si no llena los requisitos procederá a rechazar el recurso. Después de verificar que el recurso llene los requisitos se resolverá el recurso revocando, si da lugar a ello, la decisión tomada por la Cámara o ratificando la decisión, mediante resolución motivada la cual está compuesta por una parte considerativa y una parte resolutiva, la cual en el encabezado de la resolución deberá indicarse la
Asesor Jurídico Presidencia Ejecutiva
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decisión tomada en la parte resolutiva de ella.
Notificación Una vez resuelto el recurso de Reposición por parte de la Cámara de Comercio se procederá a notificar la decisión tomada por la Cámara, enviándole una comunicación al interesado para que se acerque a la entidad para que se notifique dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de la resolución proferida por la institución. Si no comparece a notificarse el interesado de la resolución se publicará un Edicto en la Cartelera de la Oficina Principal con nota de fijación y de desfijación por parte del Presidencia Ejecutiva, por espacio de diez (10) días hábiles.
Asesoría Jurídica Presidente Junta Directiva
Recurso de apelación
Si resuelto el recurso de Reposición la decisión es de ratificar la posición adoptada por la Cámara, se dará traslado a la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una nota remisoria a la cual se anexará los documentos tales como: original del escrito donde se interponen los recursos, el certificado de la cámara, los estatutos de la entidad correspondiente, copia de la decisión de primera instancia, copia del documento contentivo de los actos sujetos a registro, sin perjuicio que de considerarlo necesario sean remitidos documentos adicionales, para que resuelva sobre el recurso de Apelación siempre y cuando haya sido interpuesto
Asesoría Jurídica Presidente Junta Directiva
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por el interesado. Si no interpuso el recurso de apelación la decisión tomada por la Cámara quedará en firme.
Registro de la Revocatoria de la Inscripción
Resuelto en segunda instancia el Recurso de Apelación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y recibida la resolución emitida por la entidad, se procederá a realizar el registro de la Revocatoria de la Inscripción, si así lo ordena, en la reseña o en la matrícula y en el libro correspondiente, dejándose anotación de la revocatoria del acto administrativo, ubicándose un adhesivo en la resolución la cual será firmada por el Jefe de Registro, Jurídico, y PQR y modificándose el Certificado de acuerdo a lo ordenado por la Superintendencia. Si confirma la decisión proferida por la Cámara el certificado continuará igual sin ninguna modificación, enviándosele copia de la resolución al interesado
Asesoría Jurídica y Coordinación de Operaciones y Sistemas.
Presidente Junta Directiva
Archivo de la documentación
Una vez resuelto los recursos, copia de la resolución y demás documentos anexos que hacen parte del trámite del recurso serán llevados a archivo al expediente de la entidad sobre la cual se interpusieron los recursos
Asesoría Jurídica Presidencia Ejecutiva
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TRÁMITE DE REVOCATORIA DIRECTA
OBJETIVO: Tiene como finalidad esencial que la Cámara de Comercio de Quibdó, de oficio o a petición de parte, pueda en cualquier tiempo extinguir jurídicamente los actos que hubiere proferido; bien que éstos sean contrarios a la constitución o la ley, no estén conformes con el interés público o social o atenten contra él, o cuando causen agravio injustificado a una persona ALCANCE: El trámite abarca desde la recepción de la solicitud de revocatoria hasta la expedición y notificación de la Resolución que los resuelve DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Título III, Capitulo IX DE LA REVOCACIÓN DIRECTA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva, Asesor Jurídico, y Coordinador de Operaciones y Sistemas.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
REGISTRO
Recepción de la solicitud de revocatoria directa
Deberá presentarse ante la Presidencia Ejecutiva de la Cámara, por escrito en el cual se deberá indicar el nombre de quien presenta la solicitud, con su número de identificación, la calidad en que actúa, la sustentación concreta del motivo para solicitar la revocatoria directa, deberá ser personalmente, sino lo presenta personalmente deberá estar con
Asesoría Jurídica y Coordinación de Operaciones y Sistemas.
Presidente de la Junta Directiva
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reconocimiento de firma y de contenido ante notario, debe relacionarse las pruebas que pretenda hacer valer, expresando el consentimiento expreso para la solicitud de revocatoria directa, indicando la dirección del solicitante. Si el documento presentado le falta alguno de los datos mencionados deberá informársele al interesado para que subsane la falencia, quien en el acto podrá hacerlo, si insiste en que se radique, se le recibirá el documento dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas. El escrito una vez recepcionado y radicado es pasado al Coordinador de Operaciones y Sistemas y al asesor Jurídico para su respectivo trámite, quien verificará el contenido del documento
Análisis Si el escrito cumple con alguna de las causales que establece el art. 69 del Código Contencioso Administrativo procederá a darle el trámite a la solicitud, avocándose el conocimiento de fondo de la solicitud de Revocatoria Directa. Si la solicitud no cumple con los requisitos se procederá a rechazar la solicitud contra la cual no procede ningún recurso. Verificada que la solicitud llena los requisitos resolverá procediéndose a revocar el Acto Administrativo proferido por la Cámara de Comercio, mediante resolución motivada la cual está compuesta por una parte considerativa y una parte
Asesoría Jurídica
Presidencia Ejecutiva
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resolutiva, la cual en el encabezado de la resolución deberá indicarse la decisión tomada en la parte resolutiva de ella, además indicándose la naturaleza de la decisión (de oficio o a solicitud de parte).
Notificación Una vez resuelta la solicitud de revocatoria directa por parte de la Cámara de Comercio, se procederá a notificar la decisión tomada por la cámara, enviándole una comunicación al interesado para que se acerque a la entidad para que se notifique dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de la resolución proferida por la institución. Si no comparece a notificarse el interesado de la resolución se publicará un Edicto en la Cartelera de la Oficina Principal con nota de fijación y de desfijación por parte de la Directora Ejecutiva, por espacio de diez días hábiles.
Asesoría Jurídica Presidencia Ejecutiva
Registro de la Revocatoria
Una vez notificada la decisión de revocatoria directa se Procederá a la inscripción en la matrícula y en el libro correspondiente, dejándose anotación de la revocatoria del acto administrativo, ubicándose un adhesivo en la resolución la cual será firmada por el Asistente de Registro.
Coordinación de Operaciones y Sistemas.
Coordinador de Operaciones y Sistemas
Archivo de la documentación
Una vez resuelta la solicitud y hecho el registro, copia de la resolución y demás documentos anexos que hacen parte del trámite de revocatoria directa serán llevados a archivo al expediente de la entidad
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sobre la cual se llevó a cabo el trámite.
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GESTIÓN DE LA CALIDAD
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ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
OBJETIVO: Definir acciones o actividades requeridas para identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales, potenciales, con el fin de prevenir que estas situaciones se presenten de nuevo o que se puedan presentar en el futuro. Así mismo, para la identificación de oportunidades de mejora de los procesos, productos o servicios de la CCCH. ALCANCE: Este procedimiento comprende las acciones emprendidas para la mejora. Para el análisis, determinación de causas, la evaluación, la implementación del plan de acción y el seguimiento de las no conformidades reales o potenciales para evitar su ocurrencia o repetición. DEFINICIONES: Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Oportunidad o Acción De Mejora: Son aquellas que se toman para agilizar o maximizar un proceso, es decir, no parten de ninguna no conformidad real o potencial. No Conformidad: Incumpliendo de un requisito establecido en normas, procedimientos, especificaciones, reglamentos u otros documentos Comité Técnico de Calidad: Grupo Ejecutivo y demás personas que puedan contribuir al Sistema de Gestión de Calidad dentro de una Dependencia o Proceso. Equipos de Mejora: Grupo de gestores capacitados en herramientas de Mejora Continua que con asesoría y acompañamiento del Coordinador realizan las actividades descritas en este procedimiento, para su Equipo de Gestión. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001 – 2008 MECI – Modelo Estándar de Control Interno RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de Áreas.
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Versión: 1
Fecha: /2013
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL REGISTRO
Identificar el tipo de acción
Se clasifica el tipo de no conformidad con el fin de determinar el tipo de acción a realizar: No Conformidad Real, procede una Acción Correctiva. No Conformidad Potencial, procede una Acción Preventiva. Cuando se trate de una Acción de Mejora registre las actividades a ejecutar en el Formato establecido para tal fin
Todas las Áreas Presidencia
Ejecutiva
Identificar la fuente de no conformidad
Se identifica la fuente de la que procede la no conformidad, de acuerdo con lo establecido en las condiciones generales del procedimiento
Todas las Áreas Presidencia
Ejecutiva Formato
Describir la no conformidad
Se describe la no conformidad en forma clara, sencilla y concreta, asociándola siempre al incumplimiento de un requisito y en donde fue detectado. Se firma y entrega el reporte al Equipo de Gestión, quien asignará el número consecutivo, respectivo.
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Formato
Identificar las causas de las No Conformidades
Se realiza una sesión de trabajo en la cual se identifican las causas de la no conformidad, real o potencial, utilizando para ello alguna (s) de la(s) herramientas descritas en la Guía Básica de mejora Continua.
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Definir las acciones a tomar
Se deben establecer las actividades a realizar, con el fin de eliminar la causa raíz del problema (real o potencial) especificando responsables y fechas de
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Formato
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Fecha: /2013
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implementación, esto es, elaborando un Plan de Acción o de Mejoramiento
Realizar seguimiento del Plan de Acción o de Mejoramiento
Se realiza el seguimiento a la implementación de las acciones previamente definidas en el Plan de Acción o de Mejoramiento
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Formato
Efectuar cierre de la No conformidad
Para realizar el cierre de la no conformidad, debe verificarse que la acción tomada fue eficaz, de manera tal, que no haya vuelto a presentarse la No conformidad
Coordinador de Área
Presidencia Ejecutiva
Formato
Realizar seguimiento consolidado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas
Se realiza seguimiento periódico a la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Formato
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AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
OBJETIVO: Establecer los parámetros para la ejecución de las auditorias de gestión, con el propósito de verificar si las actividades y sus resultados cumplen con los objetivos, requisitos, procedimientos y requerimientos establecidos; evaluando así, la eficacia del sistema de gestión. Igualmente, generar las bases para identificar los procesos y el estado de los mismos; para ser analizados de acuerdo a los resultados de las auditorías internas ALCANCE: Aplica en todas las áreas, procesos, procedimientos y personas de la organización DEFINICIONES: Alcance de la Auditoría: Extensión o límites de una auditoría. Auditado: Proceso que es auditado Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna Auditor Líder: Persona con la máxima autoridad, que dirige una auditoría Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados durante la auditoría. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría frente a los objetivos establecidos para dicha auditoria.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001 – 2008 Manual de Calidad Procedimientos, Instructivos, Guías, y Formatos Inventario de Documentos RESPONSABILIDAD: Comité Técnico de Calidad
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
Elaboración del Plan de Auditoría
Se definen las necesidades de la auditoría, efectuando un plan de auditorias
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Programación de la auditoría
Se elabora el programa de auditorías tomando en consideración el estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se tendrá en cuenta en cada proceso la competencia de los auditores y que estos no auditen su propio trabajo.
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Preparación de la auditoría
Se envía memorando interno a las personas a auditar mínimo con una antelación de ocho (8) días a la realización de la auditoría, confirmando de esta manera la fecha exacta de la auditoría, se debe anexar el programa de auditoría.
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Reunión de auditoría
Realizan la reunión de apertura teniendo en cuenta los parámetros definidos para tal fin.
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
Realización de la auditoría
Se realiza la auditoría teniendo en cuenta que las preguntas a realizar se deben estructurar con anticipación en el formato “desarrollo de la auditoría”
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
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Fecha: /2013
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Elaboración de informe
Se reúnen con el propósito de realizar el clasificando los hallazgos en No Conformidades y Observaciones, las oportunidades de mejora y fortalezas Comité Técnico de
Calidad Presidencia
Ejecutiva
Reunión de clausura y entrega de reporte
Se realiza la reunión de cierre finalizando formalmente la auditoría comunicando los hallazgos de auditoría a los responsables de las áreas auditadas. Se hace entrega del reporte final con los tipos de hallazgos encontrados a la Presidencia Ejecutiva
Comité Técnico de Calidad
Presidencia Ejecutiva
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Código: PL-MAN-03
Versión: 1
Fecha: /2013
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CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETIVO: Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia. ALCANCE: Aplica a todos los documentos del SGC, que se relacionen directamente con la prestación del servicio. DEFINICIONES: Documento Obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y, que por lo tanto, deben ser claramente identificados como tal en el SGC. Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado. Formato: documento donde se consigna el cumplimiento de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad. Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa, a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades. Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001:2008 Ley 594/2000
MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Versión: 1
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CONTROL
Definir las necesidades de creación, introducción o modificación de un documento
Se realiza la solicitud del documento justificando su necesidad (se debe anexar modelo de documento)
Empleados Comité Técnico de Calidad
Revisar la solicitud El representante del sistema según el proceso debe revisar la solicitud con el fin de asegurar su necesidad y validez
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
Aprobar documento Según requerimientos del proceso se debe aprobar el documento, conforme a su necesidad y validez
Presidencia Ejecutiva
Comité Técnico de Calidad
Informar sobre la no aprobación del documento y los motivos
Se debe informar a quien solicitó el documento sobre la no aprobación y su justificación
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
informar sobre la aprobación del documento
Se debe difundir la información sobre la aprobación del documento y motivos de la misma
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
Identificar el documento de acuerdo a la guía de elaboración de documentos y generarlo
Se identifica claramente el nuevo documento para su elaboración y reproducción
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
Revisar la documentación afectada con los cambios realizados
Se revisan todos los documentos a actualizar y se verifica que quedan con las correcciones
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
Socializar y sensibilizar al personal involucrado sobre la existencia y motivos del nuevo documento
Se da a conocer a todos el personal afectado el nuevo documento, informándoles sobre su importancia y beneficios
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
Asegurar la disponibilidad del documento
Se debe garantizar la disponibilidad del nuevo documento en todos los sitios de trabajo
Coordinador de Área
Comité Técnico de Calidad
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CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
OBJETIVO: Identificar los productos que no cumplen los requerimientos específicos y tratarlos de manera especial para disminuir la posibilidad que sean entregados al cliente. ALCANCE: Registros Públicos DEFINICIONES: Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso Conformidad: cumplimiento de un requisito No Conformidad: incumplimiento de un requisito Mejora Continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos Cliente: organización o persona que recibe un producto Formato: documento donde se consigna el cumplimiento de los Registros del Sistema de Gestión de Calidad DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NORMA ISO 9001 – 2008 RESPONSABILIDAD: Coordinador de Operaciones y Sistemas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL REGISTRO
Detección y descripción del producto o procedimiento no conforme
Inicialmente por la revisión en la fuente a cada procedimiento o por el control final al producto o porque un cliente lo devuelve.
Persona responsable del desarrollo del proceso
Coordinador del Área
Formato
Investigación de las posibles causas
Analizar los motivos del resultado defectuoso o inoportuno y tener seguridad de la corrección en el siguiente procedimiento. Si el caso es mayor, debe solicitar la colaboración del superior
Persona responsable del desarrollo del proceso y Coordinador del Área si aplica
Coordinador del Área
Corrección del producto o procedimiento.
Digitar de nuevo la información para sustituir el producto o analizar con los responsables del procedimiento las correcciones requeridas o liberarlo si el cliente así lo estima
Persona responsable con aprobación del Coordinador del Área si aplica
Presidencia Ejecutiva
Hacer seguimiento El responsable debe hacer el seguimiento al producto y verificar que la acción propuesta se implemente y que ésta sea efectiva
Persona responsable del desarrollo del proceso
Coordinador del Área
Verificar conformidad. Implementada la acción de tratamiento al producto, se verifica nuevamente que cumpla con todos los requerimientos
Persona responsable del desarrollo del proceso y Coordinador del Área si aplica
Presidencia Ejecutiva
Liberar el producto Cuando se verifica que el producto ha cumplido satisfactoriamente con todos los requisitos, se puede hacer la entrega al Cliente.
Persona responsable del desarrollo del proceso
Coordinador del Área
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Fecha: /2013
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MANUAL DE FORMATOS
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CONTROL DE SEGUIMIENTO A PQR´S
FECHA RADICADO REMITENTE MOTIVO FUNCIONARIO
RESPONSABLE
FECHA DE
RESPUESTA
N° OFICIO
RESPUESTA
OBSERVACIONES
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Versión: 1
Fecha: /2013
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FORMATOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
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CONTROL DE CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
Fecha Código Nombre del Documento
Modificación
Cambio realizado
Solicitado por
Cre Act Anu Cargo Firma
Firma responsable: ________________________________________________
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CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Fecha Código Documento entregado
Ca
ntid
ad
Co
pia
co
ntr
ola
da
Co
pia
no
co
ntr
ola
da
Nombre Cargo Firma
Firma responsable: ________________________________________________
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CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Fecha Nombre del documento Descripción Proceso responsable Ubicación del documento
Firma responsable: _________________________________________
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PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS
FECHA PROCESO TIPO DE AUDITORIA
AUDITADO AUDITOR INTERNA SEGUIMIENTO ACCIONES
RESPONSABLE: ________________________________________________________
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PLAN DE AUDITORIAS
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA Fecha de la auditoria: Objetivo de la auditoria: Alcance de la auditoria: Criterios de la auditoria: Metodología:
Entrevista. _____ Observación. _____ Muestreo. _____ Reunión de apertura:
Fecha. ___________________________________Hora. _________ Reunión de cierre:
Fecha. ___________________________________Hora. _________ Grupo auditor: Líder: Observador (es):
PLAN DE AUDITORIA
FECHA HORA PROCESO AUDITADO
AUDITOR
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LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIAS
Auditoria N°: _______ Fecha: _____________________________________ Proceso auditado: _____________________________________________ Auditor: _____________________________________________ Auditado: _____________________________________________
N° Pregunta Respuesta observación
Firma del auditor: __________________________________________________
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INFORME DE AUDITORIA
Auditoria N° _____ Fecha inicio: _________________________________ F. terminación: _____________________ F. Entrega: ______________________ Proceso: ____________________________ Responsable: __________________ Auditores: Auditados: ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ Responsable de recepción y toma de acciones correctivas: _____________________________________________
RESUMEN DEL INFORME DE AUDITORIA Aspectos positivos encontrados: No conformidades encontradas: Observaciones: Conclusiones generales: Firma de Auditores: Firma de Auditados: ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________
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INFORME DE ACCIONES
N° Acción
correctiva Acción
Preventiva Acción Mejora
Descripción Proceso o
procedimiento
Estado (Abierta – Cerrado)
Suma Total abiertas
Total cerradas
Fecha: ______________________________ Responsable: ___________________________________________
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ACCIÓN CORRECTIVA N°
Acciones: No conformidad mayor _____ No conformidad menor _____ Observación._____ Otro. _____ Fuente: Auditoria. _____ Reunión de Dirección. _____ Comité. _____ Otro. _____ Descripción de la no conformidad: Descripción de la causa: Acción correctiva propuesta:
PLAN DE ACCIÓN
Acciones Responsables Fecha de
implementación Fecha de
seguimiento
Aceptación de la acción correctiva: Sí _____ No _____ Firma: _________________________________ Fecha: ____________________ Observación:
Seguimiento a la implementación de la acción Causa de la acción cerrada? Sí ____ No ____ Fecha: ____________________ Responsable: ______________________________________
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ACCIÓN PREVENTIVA N°
Acciones: No conformidad mayor _____ No conformidad menor _____ Observación._____ Otro. _____ Fuente: Auditoria. _____ Reunión de Dirección. _____ Comité. _____ Otro. _____ Descripción de la acción: Responsable: Descripción de la causa: Definición de la acción preventiva propuesta:
PLAN DE ACCIÓN
Acciones Responsables Fecha de implementación
Aceptación de la acción preventiva: Sí _____ No _____ Firma: _________________________________ Fecha: ____________________ Observación:
Seguimiento a la implementación de la acción Causa de la acción cerrada? Sí ____ No ____ Fecha: ____________________ Responsable: ______________________________________
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ACCIÓN DE MEJORAMIENTO
Acciones: No conformidad mayor _____ No conformidad menor _____ Observación._____ Otro. _____ Fuente: Auditoria. _____ Reunión de Dirección. _____ Comité. _____ Otro. _____ Descripción de la acción: Responsable: Descripción de la causa: Definición de la acción de mejora propuesta:
PLAN DE ACCIÓN
Acciones Responsables Fecha de implementación
Aceptación de la acción de mejora: Sí _____ No _____ Firma: _________________________________ Fecha: ____________________ Observación:
Seguimiento a la implementación de la acción Causa de la acción cerrada? Sí ____ No ____ Fecha: ____________________ Responsable: ______________________________________
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PLAN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
N°: ____ Fecha: _____________________________ Área: ____________________________________________
SITUACIÓN A MEJORAR
ACCIONES PROGRAMADAS
RESPONSABLES FECHA SEGUIMIENTO
Firma: ________________________________________
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INFORME DE ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha de corte: ______________________________ INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN Política de calidad: Objetivos de calidad: Indicadores: Satisfacción del cliente: Resultados de la auditoria: Comparativo con auditorias anteriores
Año N° de no
conformidades Observaciones
Total hallazgos
Variación porcentual: (Auditoria actual – Anterior) * 100
Auditoria anterior
Comparativo de procesos
PROCESO No
Conformidad Observaciones
Total Hallazgos
%
Planeación
Gestión Jurídica
Gestión Humana
Gestión Administrativa
Gestión tecnológica
Gestión registral
Conciliación
Gestión de la calidad
Consolidación de Peticiones, Quejas y Reclamos
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Versión: 1
Fecha: /2013
Página: 171
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Análisis de conformidad de los servicios Acciones correctivas, preventivas y de mejoras
Tipo Definidas Implementadas % Cumplimiento
Acción correctiva
Acción Preventiva
Acción de mejora
Totales
Propuesta de mejoras:
Proceso al que se dirige
Propuesta Proponente
Planeación
Gestión Jurídica
Gestión Humana
Gestión Administrativa
Gestión tecnológica
Gestión registral
Conciliación
Gestión de la calidad
Elaboro: Fecha:
Revisó: Fecha:
Aprobó: Fecha: