Post on 04-Apr-2022
TALLER PARA REDACTAR PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD ADMINISTRATIVA
PLANTEAMIENTO ESTRATÉGICO EN LA GENERACIÓN DE INDICADORES DE CALIDAD
Ilustración 1. Planteamiento Estratégico en la Generación de Indicadores de Calidad
Fuente: Elaboración del Departamento de Gestión de la Calidad Administrativa (2016).
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN SGI
Proyecto Académico Plan de Desarrollo Institucional
Plan Operativo Anual Planes y Programas de
Estudio
Política de
Calidad
Objetivos de Calidad
Objetivos Ambiental
es
Procedimientos
Institucionales
Manuales Integrales y Programas
ambientalse
Guía de referencia GI-SGI-01
Registros del SGI
Registros del SGA
PLANEAR
HACERVERIFICAR
ACTUAR
Documentación del SGILa Guía de Referencia del SGI y sus anexos
Anexo 1. Planes de Control Operacional
Anexo 2. Quejas y Sugerencias
Anexo 3. Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Anexo 4. Objetivos de calidad y planificación para lograrlos
Anexo 5. Formato para redactar procedimientos
institucionales
Anexo 6. Guía de actualización de documentos y Formato de
actualización de documentos
Anexo 7. PI-SGI-05 Plan Integral para atención de
contingencias
Anexo 8. Control de los equipos de seguimiento y medición
Anexo 9. Listas maestras de documentos internos, externos y
riesgos
Anexo 10. Acciones correctivas y riesgos
Anexo 11.- Matriz de indicadores de seguimiento y medición
Anexo 12.-Auditoria
Anexo 13. Revisión por la Dirección
Documentación del SGI
Debido a la trasformación que ha tenido nuestro Sistema de GestiónIntegrado (SGI) se realizó una modificación en la estructura de ladocumentación, para ello el SGI determinó que la secuencia einteracción de los procedimientos se realizará por medio de un análisiscontextual de cada procedimiento mediante un:
1. FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) a través del anexo 5. Formato para redactar procedimientos institucionales
FODAEs una herramienta deanálisis que puede seraplicada a cualquiersituación, individuo,producto, empresa,universidad etcétera, queesté actuando como objetode estudio en un momentodeterminado del tiempo.
•
FORTALEZAS
En este apartado van los
elemento internos positivos con
los que se cuenta dentro del
procedimiento. En general se
describirá las capacidades
especiales que permite tener una
posición privilegiada frente al
exterior.
OPORTUNIDADES
Las oportunidades son aquellas
situaciones externas positivas que
podemos aprovechar utilizando
nuestras fortalezas; en sí son los
factores que resultan, favorables,
explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que
actúa el procedimiento.
FODAEs una herramienta deanálisis que puede seraplicada a cualquiersituación, individuo,producto, empresa,universidad etcétera, queesté actuando como objetode estudio en un momentodeterminado del tiempo.
•
DEBILIDADES
Las debilidades son aquellos
factores internos negativos que
se deben eliminar o reducir,
principalmente aquellos factores
que provocan una posición
desfavorable, como recursos de
los que se carece, habilidades
que no se poseen, actividades
que no se desarrollan
positivamente, etc.
AMENAZAS
Las amenazas son los aspectos
negativos externos que podrían
obstaculizar el logro de nuestros
objetivos en general, provienen
del entorno y pueden llegar a
atentar incluso contra la
permanencia del mismo
procedimiento.
Técnica CAMEUna vez identificados las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, es decir, cuando se haya concluido con el FODA hay que aplicar la técnica complementaria denominada análisis CAME
• EstrategiasLas estrategias FO
(Fortalezas con Oportunidades)
Aquí el líder usará lasfuerzas internas delproceso para aprovecharla ventaja de lasoportunidades externas.
Las estrategias DO (Debilidades ante Oportunidades)
Se pretenden superar lasdebilidades internasaprovechando lasoportunidades externas.
Las estrategias DA (Debilidades para resistir
a las Amenazas)
En este apartado se pretenden disminuir las debilidades internas y
evitar las amenazas del entorno.
Las estrategias FA (Fortalezas para enfrentar
las Amenazas)
Aprovechar las fuerzas del procedimiento para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas.
Técnica FODA-CAMEEsta matriz esta en el anexo 5. en el punto 10
FORTALEZAS-F
Anotar las fortalezas
DEBILIDADES-D
Anotar las debilidades
OPORTUNIDADES-O
Anotar las oportunidades
ESTRATEGIAS-FO
Anotar las fuerzas para aprovechar las
oportunidades
ESTRATEGIAS-DO
Superar las debilidades aprovechando
las oportunidades
AMENAZAS-A
Anotar las amenazas
ESTRATEGIAS-FA
Usar las fuerzas para evitar las amenazas
ESTRATEGIAS-DA
Reducir las debilidades
y evitar las amenazas.
Acciones para Afrontar Riesgos y Oportunidades
Una vez identificado el riesgo o riesgos contribuirán para el llenado del anexo 3. Acciones para Afrontar Riesgos y Oportunidades.
1. Identificación de riesgos: A través de las debilidades y amenazas en el FODA
2. Evaluación de riesgos: Se evalúa el riesgo y se identifica el de mayor peligro para el procedimiento.
3. Control de Riesgos: Ya identificado se genera un acción a realizar para solventar el riesgo encontrado.
4. Seguimiento y Control de Riesgos: Generada la acción se le da seguimiento para su control y evaluación de su eficacia.
Ciclo de la prevención de Riesgos
1. Identificación
de Riesgos
2. Evaluación de riesgos
3. Control de
Riesgos
4. Seguimiento y control de
Riesgos
Ciclo de la prevención de riesgos
Fuente: Soluciones efectivas. (Jiménez, 2017)
Anexo 5. Formato para redactar procedimientos
Procedimiento Institucional Anexo 5. Código y Nombre
En este apartado se identifica el
nombre y el código del
procedimiento.
Fuentes de entrada Punto de inicio Punto final
Resultados Entradas
SalidasActividades
Recursos necesarios Productos o Servicios
(educativos))Impacto o beneficios
Conocimientos:
Aquí se enlistarán los
conocimientos
necesarios para la
operación del
procedimiento, estos
conocimientos pueden
ser internos y externos.
Así como algunas
fortalezas descritas en
el FODA, en caso de
considerarlo necesario.
Se enlistaran
que activos son
requeridos para
realizar las
funciones,
entendiendo
que serán los
necesarios para
poder operar,
así como
algunas
fortalezas
descritas en el
FODA, en caso
de considerarlo
necesario.
r.
Impacto o
beneficio a la
institución que
tiene su
procedimiento
alineado al
Proyecto
Académico.
En esta sección se
define el producto
o servicio final del
procedimiento.
(Productos o
servicios
educativos).Riesgos:
Identificar y enlistar los riesgos
del procedimiento, tomando en
consideración sus Debilidades y
Amenazas.
Acciones:Son las que se tomarán para la
solución de los riesgos
encontrados mediante la técnica
CAME.
Oportunidades:
Enlistar las oportunidades de
mejora continua que se tiene
en el procedimiento descritas
en el FODA
Seguimiento del desempeño y
medición
Controles
Planes de Control Operacional
Puntos de control
Seguimiento y medición de los
procesos
(Anexo 2a)
Es el formato de registro
de los Servicios No
Conformes.
Servicio No conforme
Es aquel producto o
servicio final que no
cumple con las
características y criterios
de aceptación.
1. Propósito
Describir la finalidad que se persigue con la documentación e implementación del
procedimiento; ejemplo: Asegurar _________________, mediante
_____________, considerando _____________
Descripción en forma clara y correcta para qué
sirve el procedimiento acompañado con la
respectiva reglamentación que lo avala.
2. Alcance
Señalar detalladamente la cobertura y aplicación del procedimiento; ejemplo:
El presente procedimiento inicia desde _____________ hasta ____________.
Descripción de los límites de las actividades dentro de
los cuales aplica el procedimiento. En este caso, es
definir donde inicia y donde termina el procedimiento.
3. Políticas de operación
Describe los criterios, reglas, requisitos e indicaciones que orientarán al usuario en el cumplimiento del procedimiento.
Son las guías a seguir para poder llevar a cabo el
procedimiento; define los límites y parámetros necesarios
para ejecutar los procedimientos y actividades, implantados
por la misma área.
Cargo Responsabilidad
4.-Responsabilidades
Colocar en la tabla las responsabilidades de las personas que intervienen en el procedimiento
En este apartado se pondrán los cargos de las
personas que participan en el procedimiento
y cual es su participación en el mismo.
5. Indicadores de acreditación y/o medición
Indicar los elementos que permiten asegurar el cumplimiento de criterios de
evaluación y/o acreditación (CIEES / COPAES).
N Objetivo de calidad Indicador Formula de
Medición
Registro Frecuencia Meta a alcanzar
Establecer el
objetivo de la
calidad al cual va
impactar el
procedimiento
Identifique los
criterios de
seguimiento y
medición para el
control y el
desempeño del
procedimiento, para
determinar la eficacia
y la eficiencia
teniendo en cuenta
factores tales como:
-Conformidad con los
requisitos,
-Satisfacción del cliente,
-Desempeño del proveedor,
-Entrega a tiempo,
-Plazos,
-Desechos,
-Frecuencia de incidentes.
Se describe el
algoritmo de
cómo se hará el
cálculo en el
indicador del
procedimiento
(Como medir el
procedimiento
para cumplir las
metas).
Evidencia del
seguimiento y la
medición del
indicador del
procedimiento
Periodicidad a
través de la cual
se está dando
seguimiento y se
hará la medición
del indicador.
La medición para
la UNACH es
semestral.
Es el fin hacia el
que se dirigen
las acciones del
procedimiento.
Método utilizado para medir la Satisfacción del Usuario
Indicar el método que utilizan para medir la satisfacción del
usuario, que tendrá que ser semestralmente por ejemplo
encuestas, retroalimentación, reuniones con las partes
interesadas., de acuerdo a nuestra Guía de Referencia del SGI-
UNACH.
6. Descripción de actividades
Describir en forma ordenada y secuencia los pasos a seguir, dando respuesta a las
siguientes preguntas: ¿qué? ¿Cómo? ¿Quién? ¿Cuándo? y ¿por qué?; así como los
puntos de control necesarios para la realización de procedimiento.
Secuencia Responsable Actividades
5.1
Se especifica el
área responsable
de llevar a cabo la
actividad
Describir paso a paso el procedimiento que se está documentando y que
actividades son las que se realizan de manera detallada, tomando en
consideración tiempos y puntos de control cuando la actividad descrita
requiera del cumplimiento de requisitos para pasar a la siguiente actividad
(describiendo todo el procedimiento tomando en cuenta que las personas
externas que lean la descripción puedan interpretarlas).
5.2
7. Información documentada
Son los documentos que darán evidencia de la realización de las actividades y que
sirven como insumo para auditorías.
Código Proceso o documento
Se especifica el
código que es
asignado por el
área de calidad.
Formatos utilizados en la realización de las actividades que se convierten en
evidencias de auditoria
8. Almacenaje
N° Registros (Código) Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Disposición
Se especifica el
código de la
información
documentada
Modo de almacenar la
evidencia de nuestras
acciones.
Quien será la
persona
responsable
del resguardo
de la
información
En este apartado
se tendrá que
poner el tiempo
de resguardo de
la información.
Explicar que se hará
después del tiempo
cumplido de su
retención.
Desechar
Mandar archivo
muerto
Triturar
9. Glosario
Describir
Catálogo alfabetizado de las palabras y expresiones del
procedimiento documentado que sean difíciles de comprender,
junto con su significado o algún comentario.
10.- Anexo
Matriz FODA-CAME
11. Control de cambios
Nivel de
revisión
Sección
y/o
página
Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación
01
02
03
04
05
NOTA: Este apartado solo es llenado por Gestión de
Calidad, para llevar el control de la documentación.
¡GRACIAS!
Marzo de 2017Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.
Mtro. Jesús Enrique Zepeda ToledoJefe del Departamento de Gestión de Calidad Administrativa
Auditores InternosLSC. Arnulfo Antonio Gutiérrez GómezC.P. Adriana Patricia Navarro GutiérrezMtra. Jaciel Nayelly Vázquez MorenoING. Brenda del Rosario Gutú Coello
Mtra. Sonia Leticia Boijseauneau Olvera