Cómo presentar un buen proyecto y obtener financiación para nuestra asociación.

Camon Cigarreras, 21 de mayo de 2011

Índice

1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación9. Notas sobre comunicación

1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación9. Notas sobre comunicación

1. Introducción2. Misión de la asociación3. Estar al día4. Relaciones con la administración5. Quién ofrece fondos y cómo6. La solicitud7. La ejecución8. La justificación

Proyectos y financiación

I) Introducción

I. Introducción: definiciones

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Contribución en dinero que cumple lo siguiente:

a. No existe una contraprestación directa de los beneficiariosb. La entrega está sujeta a cumplir un determinado objetivo, realizar una actividadc. La financiación se realiza con intención de fomentar una actividad de utilidad pública o interés social

(art. 2 LGS)

I. Introducción

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Incremento del acceso a subvenciones por parte de asociaciones

Aumento del rigor en los modos de trabajar:sostenibilidad de las actividades y servicios

I. Introducción: prevenciones iniciales

- ¿Fuente única de ingresos? Oportunidades y amenazas

- El “ruido” del lenguaje jurídico- Sector vulnerable: inexperiencia- Buscar orientación: no pararse- Utilidad para captar recursos privados- Hacer oficio y tener imaginación

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I. Introducción: los “pros”

- Obliga a gestión ordenada- Compromete a un resultado- Otorga legitimación social (interés público)- Mejora imagen propia- Exige una mayor transparencia

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I. Introducción: los “contras”

- Genera más trabajo de gestión- Menor libertad de gasto- Somete a supervisión externa

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I. Introducción: actitudes

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ÓRGANOS POLÍTICOS ÓRGANOS GESTORES

1. Aceptar estrategia marcada por la dirección

2. Proactivos: captar intenciones de la dirección y promover solicitudes

3. Comunicar oportunidades

4. Preparación de proyectos

5. Resolver cuestiones técnicas y vigilar plazos

1. Acertar en el encuentro de intereses comunes

2. Hacer prevalecer interés de los socios y de la asociación

3. Lograr el éxito de la actividad subvencionada

4. Respeto a las reglas del juego y a los límites de la subvención

Proyectos y financiación

II) La misión

II. La misión de la asociación

• Misión:- Importancia de que esté formulada- Objetivos llevan a actividades- ¿Subvenciones contribuyen o desvirtúan?- Subvenciones que reorientan la misión

• Plan de actividades y áreas de intervención

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Proyectos y financiación

III) Estar al día

III. Estar al día

- Censos y registros- Juntas Directivas al día- Autorizaciones y poderes- Impuestos- Documentos contables- Control del correo

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III. Estar al día: registros

• Registro constitutivo: el DNI de la asociación comunicación + estatutos “diligenciados”

• Otros “Registros” (censos): el pasaporte, permiso conducir, etc de la asociación– Nacionales: Delegaciones en Ministerio Interior,

Delegaciones Registro Autonómico Asociaciones, etc…– Autonómicos: Censo IVAJ, Bienestar Social, Sección 4ª,

Secciones deportivas, etc…– Municipal: Registro Entidades Ciudadanas, Consell de la

Joventut, etc…

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III. Estar al día: juntas y representación

• Juntas Directivas– Comunicaciones de modificaciones

• Autorizaciones y poderes– Capacidad para presentar documentos– Capacidad para solicitar certificados– Uso de firmas

• Impuestos y Seguridad Social

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III. Estar al día: contabilidad y correo

• Documentos contables– Facturas (características)– Recibís (modelo)– Bancos (copia de cargos o transferencias)

• Control del correo: – Entradas/salidas/fechas– Domicilio notificación y posibilidades para el cartero– Control de plazos: dias naturales, hábiles… momento para del

cómputo

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3.4.

III. Estar al día: sistema archivo

• Tener un buen sistema de archivo. Guardar originales/copias.

– Documentos legales (estatutos, etc)– Contratos– Personal (nóminas, seguros, etc)– Impuestos– Documentos contables– Gestión de actividades– Gestión de subvenciones

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Proyectos y financiación

IV) Relaciones con las AA.PP.

IV. Relaciones con las AA.PP.

• Descripciones legales• Tradición cultural: de súbditos a ciudadanos• Funcionarios: personas• Hay errores y poca conflictividad

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IV. Relaciones con las AA.PP.

• Conocerse las AA.PP.

– Niveles territoriales– Áreas de actividad– Organigramas de personal

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IV. Relaciones con las AA.PP.

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Estado

CC.AA.

Ayuntamiento

Diputaciones

Consellerías

Áreas

Concejalías

OO.AA.

Fundaciones municipales

Ministerios

JUVENTUDCULTURA

DEPORTES(…)

IV. Relaciones con las AA.PP.

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Ministro

Secretario

DG

Jefe Área

Conseller

Secretario

DG

Jefe Área

Presidente

Diputado*

Jefe Área

Alcalde

Concejal

Jefe Servicio

MINISTERIO

CONSELLERÍA

DIPUTACIÓN AYUNTAMIENTO

IV. Relaciones con las AA.PP.

• Notificaciones de las AA.PP.– Primera presentación– Subsanaciones posteriores

• Escritos a las AA.PP. (“instancias”)– Redacción y contenido– Modo de presentación: copia sellada– Lugar de presentación: ojo, asegurarse bien (domicilio)

• Acortar las distancias del papel

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4.1.

IV. Relaciones con las AA.PP.

• Artículo 35. Derechos de los ciudadanos (Ley 30/92)

– Conocer estado tramitación (y copias de los documentos en ellos)– Identificar autoridades y personal con responsabilidad en el procedimiento– Obtener copia sellada de documentos y devolución de originales– Utilizar lenguas oficiales– Formular alegaciones y aportar documentos antes del trámite de audiencia– No presentar documentos no exigidos o que ya obren en poder de la Admon

actuante– Obtener información y orientación– Acceso a registros y archivos (según las leyes)– Se tratados con respeto– Exigir reponsabilidad a las AAPP y al personal a su servicio

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Proyectos y financiación

V) Quién ofrece fondos y cómo

V. Quién ofrece fondos y cómo

• Oferta en base a previsiones previas• Carácter público de la información• Multiplicidad de oferentes:

– Ayuntamientos– CC.AA.– Estado– UE

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V. Quién ofrece fondos y cómo

• - BOE / DOCV / BOP• - Tablones anuncios online• - Sistemas de alertas / notificaciones (no exhaustivos)• - Búsqueda periódica• - Conocimiento previo de convocatorias y relación con

Departamentos

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5.1.

V. Quién ofrece fondos y cómo• Convocatorias: objetivos propios• Tipología subvenciones: previo

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Hasta agotar presupuesto

Convocatoria específica

Régimen de convocatoria

Al inicioContra justificaciónParcial inicio /

final

Régimen de abono

ReformulaciónSobre importe

concedidoSobre ppto presentado

Régimen de justificación

Con limitación de partidas

Sin limitacionesLibertad de gasto

Específico (proyecto)

Genérico

(plan anual)

Tipología actividades

Opción 3Opción 2Opción 1

V. Quién ofrece fondos y cómo

• La convocatoria: elementos clave (23 LGS)

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1) Objeto, condiciones y finalidad

2) Requisitos y modo de acreditar

3) Plazo de presentación

4) Documentación que acompañará

5) Posibilidades de reformular (27 LGS)

6) Criterios de valoración

7) Medio de notificación (tablón, email…) 5.2.

V. Quién ofrece fondos y cómo

¿Cómo estudiar una convocatoria de subvenciones?

No debemos olvidar:

Mirar el presupuesto global de la convocatoria.

Límites de las ayudas. Fechas y términos. Identificar el organismo que la

gestiona.

V. Quién ofrece fondos y cómo

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ESENCIAL

No rendirse ante la complejidad de la redacción.Por esto mismo, tratar de sintetizar lo que pretende

la convocatoria en un esquema propio y siempre

PREGUNTAR

V. Quién ofrece fondos y cómo

• - Plantilla seguimiento expediente de subvención

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Nº EXP.

plazo presentación plazo justificación

administración convocante

UE ESTADO CCAA DIPUTACION AYUNTO.

órgano convocante y datos contactoórgano

dirección postal mail

tfno

persona responsable

convocatoria

publicación (diario y fecha)

proyecto presentado

documentación presentada proyecto de actividadpresupuestoalta de tercerosacreditación requisitos formales

concesión / denegación SI NO

importe fecha de notificación

control de abonos TOTAL INICIOTOTAL FINPARCIAL inicial

final

seguimiento trámites

fecha origen/destino plazo hecho

12.10.09 ADMON solicitud certificado al corriente SS 23.10.09

contenido

¡¡ARCHIVAR LAS COSAS!!

Desde el momento de la apertura acostumbrarse a archivarlo todo (notificaciones, respuestas, documentos presentados, etc)

5.3.

Proyectos y financiación

VI) La solicitud

VI. La solicitud: idear un proyecto

¿Qué?: La acción, intervención.

¿Para qué?: Pasar de los objetivos a los hechos.

¿Quién?: Nuestra asociación.

¿Dónde?: Nuestro ámbito.

¿Cómo?: Con un proyecto.

¿Para quién?: Destinatarios.

VI. La solicitud: comunicar la misión

¿Quiénes somos? ¿Quién forma parte de la asociación? ¿Cuántos somos? ¿Qué nos define?

¿Qué hacemos? Actividades y servicios principales desarrollamos.

¿Para qué lo hacemos? Objetivos fundamentales. ¿Qué queremos conseguir?

¿Para quién lo hacemos? Definir nuestros destinatarios.

VI. La solicitud: ¿un buen proyecto?

Hay que tener una buena idea

Que provoque una propuesta interesante.

Tiene que ser posible.

Debe de ser eficaz.

Coherente con el sentido de nuestra asociación y su misión.

VI. La solicitud: contenido

• Proyecto de actividad• Presupuesto económico• Acreditación de requisitos formales• Alta de terceros (ficha bancaria)• Otros documentos

• Y, por último, presentarlo…

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HACER UNA PORTADA RESUMEN CON ELEMENTOS ESENCIALES (título,

objetivos, presupuesto, baremación provisional, etc)

VI. La solicitud: el proyecto

• Redacción del proyectoCuidado con abusar del “copy-paste”: Buscar la originalidad– Adaptarse a convocatoria– Esmero en la redacción y la claridad expositiva:

paciencia del lector– Mostrar antecedentes propios y de la actividad y

resultados previos si hay– No presentar un proyecto que no esté

contrastado con algún responsable

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VI. La solicitud: el proyecto

• Redacción del proyecto• Justificación de la necesidad• Objetivos y Resultados esperados• Indicadores• Beneficiarios/participantes• Calendario acciones• Medios que se emplearán• Difusión prevista• Previsión de evaluación final. Informe

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VI. La solicitud: presupuesto

• Presupuesto económico– Prevenciones antes de su redacción

• Priorizar realización, pero valorar medios de justificación

– Un presupuesto es un “pre-supuesto”– Presupuesto, resultado, “lucro”– ¿Resultado negativo siempre?– Concurrencia de otras subvenciones

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VI. La solicitud: presupuesto

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INGRESOS

1. Cuotas socios

2. Cuotas participantes

3. Donaciones

4. Patrocinios

5. Subvenciones

6. Otros

GASTOS

1. Inversiones

2. Personal

3. Conservación

4. Suministros

5. Actividades

6. Otros

VI. La solicitud: requisitos formales

• Documentación estándar– Inscrita en censo específico– Al corriente obligaciones fiscales– Al corriente obligaciones laborales (SS)– Al día en justificación de otras ayudas– No existir causas prohibición (LGS)

• Cómo acreditar: certificados originales o específicos

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VI. La solicitud: “alta terceros”

• Alta de terceros = ficha bancaria– Recurrir al banco o no (intervención del

apoderado)– Problemas ocasionales: costes

• No siempre necesario presentar (si no hay cambios no necesaria)

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VI. La solicitud: otros documentos

• Publicaciones propias (folletos, etc)• Recortes de prensa• Ocasionalmente memorias de actividad• Muchas veces resultados económicos de la entidad

(provisionales)

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VI. La solicitud: presentación

• Cumplir con el plazo… y ¿qué pasa si no llego?

• En ventanilla o por correos.• No errar con la ventanilla• No errar con la dirección • Correo certificado.

• En qué ventanilla: mejor en su destino…

• Mejor no entregar originales de documentación asociativa

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VI. La solicitud: presentación

• Largo camino hasta la concesión– No tener miedo a requerimientos de subsanación– Paciencia y no desanimarse. Seguir hasta el final

• El trabajo grande ya se hizo: culminar

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Proyectos y financiación

VII) Ejecución

VII. Ejecución

• Recepción de la notificación– POSITIVA TOTAL– POSITIVA PARCIAL: reformular. No frecuente.– NEGATIVA: recurrir?

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REFORMULAR (art. 27 LGS)

Cuando el importe de la subvención sea inferior al de lasolicitud presentada se “rehace” la solicitud ajustandolas actividades al importe concedido. Debe respetar objeto, condiciones y finalidad de la subvención

VII. Ejecución

• Documentar la ejecución– Documentos contables (facturas)– Contenidos e Informes– Imágenes (fotografías)– Folletos y publicaciones– Notas de prensa, noticias

• Comunicar ejecución de iniciativas para su seguimiento

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VII. Ejecución

• Evitar algunos peligros específicos(razonables)

- Consumo de los recursos en otras iniciativas: ccc específica, etc

– No difundir la colaboración (seguir al diseñador)

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VII. Ejecución

• Circunstancias que afectarán: notificar– Cambios en ejecución– Concurrencia de nuevas ayudas públicas– Prolongaciones de tiempo

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Proyectos y financiación

VIII) Justificación

Preparamos un proyecto

La justificación económica

Transparencia y rigor El presupuesto debe incluir partidas y conceptos claros y

fácilmente justificables. Contar con el retraso en el pago: póliza de crédito, fracción

de pagos... Facturas originales, con IVA y todos los datos de

proveedores. Mirar los términos de justificación y cumplirlos (sin

agotarlos). Podemos abrir una cuenta bancaria específica.

Preparamos un proyecto

La justificación económica

El proyecto no se ha acabado. En el proyecto hemos fijado los objetivos y la situación de

partida. Debemos definir indicadores para la evaluación. Evaluación continua. Evaluación final. Implicar agentes externos en el proceso de evaluación. No nos engañemos: ¡Podemos mejorar!.

Preparamos un proyecto

La justificación de la acción

Elaborar una memoria. Proyecto inicial: fundamentación, destinatarios, objetivos... Descripción de las acciones realizadas. Valoración de los resultados. Conclusiones. Materiales editados, dossier de prensa... Balance de gastos e ingresos. Colaboraciones.

SE ACABÓ (…y vuelta a empezar).