Una Administración sin papel. Novedades en administración electrónica

Instituto Aragonés de Administración PúblicaSEMINARIO EN GESTIÓN PÚBLICA: NOVEDADES EN

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y RÉGIMEN JURÍDICO DE LAS AA.PP.

9 de mayo de 2016

Miguel A. Amutio GómezSubdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TICMinisterio de Hacienda y Administraciones Públicas

1. ¿De dónde partimos?

2. Hacia la transformación digital 3. Un marco legal favorable, Ley

39/2015 y Ley 40/2015

4. Retos y conclusiones

Contenidos

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

1. ¿De dónde partimos?

Un marco legal exhaustivo

https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronica

Ley 39/2015Ley 40/2015

Uso de medios electrónicos

Fuente: Ley 39/2015

Esquema Nacional de Seguridad

Esquema Nacional de Interoperabilidad

Agenda Digital para Europa

Es un instrumento legal -Real Decreto 4/2010.Objeto: comprender el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán

ser tenidos en cuenta por las AA.PP. para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

Es de aplicación a todas las AA.PP.Estableció un mecanismo de adecuación escalonado (fecha límite:

31.01.2014)Resulta de un esfuerzo colectivo: AGE, CC.AA., CC.LL. (FEMP), Justicia,

Universidad (CRUE), + opinión Industria TIC.

Alineado con acciones de la Unión Europea.

Resultado de un esfuerzo colectivode todas las Administraciones Públicasmultidisciplinar (expertos de tecnología,administración, archivos, normativa...)

Política de gestión de documentos electrónicosDirectrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.

Documento electrónicoComponentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio.Condiciones relativas al acceso al documento.

Expediente electrónicoComponentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.Estructura para el intercambio de expedientes-e.

Digitalización de documentosDocumentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.

Procedimientos de copiado auténtico y conversiónReglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.

Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle.

Normas técnicas de interoperabilidadRegulación para el documento‐e

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

La gestión del documento‐e: ¿dónde estamos?El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo; sin embargo…

Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/OBSAE/pae_Notas_Tecnicas/2015-02-nota-tecnica-ENI.pdfVéase también: El archivo electrónico es la última etapa del documento electrónico,

Implicar a los actores interesados mediantes grupos de CDTIC y Comité Sectorial de Administración-e. Requiere un tratamiento horizontal en la organización que implique a los actores interesados y reúna a responsables y expertos de gestión, archivos y TIC; carácter multidisciplinar en los comités y grupos de expertos que aborden la cuestión.

Facilitar la elaboración de la política de gestión de documentos electrónicos que establezca directrices generales con proyección a toda la organización, más las normas o instrucciones técnicas que traten las cuestiones de detalle. Modelo genérico, política del MINHAP.

Metadatos de gestión del documento electrónico, que permiten un conocimiento inmediato y automatizable de características del documento y facilitan disponibilidad, acceso, conservación y interoperabilidad del documento. Esquema

Utilizar herramientas adecuadas -> Servicios compartidos de gestión de expediente y documento-e (INSIDE) y de archivo-e(ARCHIVE).

Es necesaria la formación del personal, responsable del programa de tratamiento de documentos, como del implicado en tareas de gestión de documentos-e, para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico.

El documento‐e, trabajando en:

Primera Declaración de servicios compartidos

1. Servicio unificado de telecomunicaciones2. Servicio de seguridad gestionada3. Servicio de alojamiento de infraestructuras TIC4. Servicio de nube híbrida (Nube SARA)5. Servicio de correo electrónico unificado6. Servicio multicanal de atención al ciudadano7. Servicio de gestión del registro8. Servicio de gestión de notificaciones9. Servicio de gestión de nómina10.Servicio integrado de gestión de personal11.Servicio común de gestión económico-presupuestaria12.Servicio común de generación y validación de firmas

electrónicas13.Servicio de gestión de expediente y documento

electrónico14.Servicio de gestión de archivo electrónico

Adhesión de CC.AA. y EE.LL. a las plataformas y registros de la AGE

Ley 39/2015. Disposición adicional segunda. Adhesión de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales a las plataformas y registros de la Administración General del Estado.Para cumplir con lo previsto en materia de registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, archivo electrónico único, plataforma de intermediación de datos y punto de acceso general electrónico de la Administración, las CC.AA. y las EE.LL. podrán adherirse voluntariamente y a través de medios electrónicos a las plataformas y registros establecidos al efecto por la AGE. Su no adhesión, deberá justificarse en términos de eficiencia conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.En el caso que una Comunidad Autónoma o una Entidad Local justifique ante el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que puede prestar el servicio de un modo más eficiente, de acuerdo con los criterios previstos en el párrafo anterior, y opte por mantener su propio registro o plataforma, las citadas Administraciones deberán garantizar que éste cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas.

Cómo lo estamos haciendo: esfuerzo colectivo> 200 personas a través de órganos

colegiados con competencia en administración-e y TIC (y sus grupos de trabajo) de:

Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, EE.LL. (Federación Española de

Municipios y Provincias - FEMP),Universidades (Conferencia de Rectores

de Universidades Españolas - CRUE), Ámbito judicial (EJIS).

Perfil multidisciplinar: TIC, archivos, jurídico, ...

Situación, algunas cifras

Fuente: Boletín OBSAE marzo de 2016 Boletín de indicadores del Observatorio de Administración Electrónica

Situación, algunas cifras

Fuente: Boletín OBSAE marzo de 2016 Boletín de indicadores del Observatorio de Administración Electrónica

Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI). 5 indicadores del rendimiento digital de Europa: conectividad, capital humano, uso de internet, integración de la tecnología digital y servicios públicos digitales.DESI 2016 resume datos de 2015 España : 5º en servicios públicos digitales y 15º en cuanto a los 5 indicadores de 28 EE.MM.

Situación, cómo nos ven

Fuente: DESI 2016

Alineamiento con Marco Europeo de Interoperabilidad

https://joinup.ec.europa.eu/node/150278https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/ckeditor_files/files/NIFO%20-%20Factsheet%20Spain_12_2015.pdfhttp://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/pae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-08-Informe-UE-liderazgo-Espana-interoperabilidad.html

1ºs en implementación / 3ºs en monitorización

2. Hacia la transformación digital

Oportunidades tecnológicasImpacto de tecnologías como:

Servicios en la nube (cloud computing).

Multiplicidad de canales.

Servicios a través de dispositivos móviles, ...

Comunicación con los ciudadanos a través de redessociales.

Análisis de grandesbancos de datos para tomade decisiones, predicción, evaluación de actuaciones,...

Fuente: Wikipedia

Transformación digitalRevisión integral de las actividades y

procesos de gestión de bienes y servicios de la entidad.

Integración de los recursos y capacidades de las TIC en las actividades.

Mejora de la eficacia y la eficiencia de la actuación pública y, por tanto, aportación de valor al conjunto de la sociedad.

Papel de las TIC para:tratamiento de grandes volúmenes de información, mejora de la toma de decisiones una predisposición abierta a la innovación y al carácter dinámico de las expectativas, requerimientos y demandas de los clientes y usuarios.

Documentos administrativos como soporte en el que sematerializan los actos, forma externa y testimonio de actividad.

Crecen la información y los documentos en soporteelectrónico frente al soporte papel (y cada vez más, ya no hay papel).

La gestión de los documentos electrónicos es clave para latransformación digital de la Administración.

Transformación digital

Documento electrónicoExpediente electrónicoArchivo electrónicoFactura electrónicaContratación electrónicaNotificación electrónicaReceta electrónica...

Recomendaciones para el desarrollo de Estrategias de

Administración Digital1. Incluir una mayor transparencia, apertura e inclusión.

2. Impulsar el compromiso y la participación de colaboradores públicos, privados y el conjunto de la sociedad civil en el desarrollo de políticas y en el diseño y provisión de servicios públicos.

3. Arraigar en el sector público una cultura basada en los datos.

4. Establecer un marco de gestión de riesgos para privacidad y seguridad.

5. Atraer el apoyo y compromiso político.

6. Asegurar el uso coherente de tecnologías digitales.

7. Establecer marcos efectivos de organización y gobernanza.

8. Fortalecer la cooperación internacional con otras administraciones.

9. Disponer de modelos de negocio claros que garanticen la sostenibilidad.

10. Reforzar las capacidades institucionales para gestionar y monitorizar.

11. Contratar tecnología de manera innovadora, adecuada al nuevo uso.

12. Garantizar que el marco regulatorio permita el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno digital, de forma que se revisa adecuadamente y se valora su impacto en las necesidades digitales.

Tendencias en la Unión Europea

Fuente: Visión de los servicios públicos europeos (Fuente: Comisión Europea).

Servicios:

Digitales

Transfronterizos

Inclusivos

Abiertos

Transparentes

Con protección de datos de carácter personal

Sin sistemas heredados (no legacy)

Plan de transformación digital de la AGE y sus OO.PP.ESTRATEGIA TIC

3. Un marco legal favorable, Ley 39/2015 y 40/2015

Una oportunidad que hay que aprovechar.

Ley 39/2015

Ley 39/2015• 13. Derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP.• 53. Derechos del interesado en el procedimiento administrativo• 14. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las AA.PP.• 12. Asistencia en el uso de medios electrónicos los interesados

Derechos

• 5. Representación• 6. Registros electrónicos de apoderamientos

Representación

• 16. RegistrosRegistros

• 9. Sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento• 10. Sistemas de firma admitidos por las AA.PP.• 11. Uso de medios de identificación y firma en el procedimiento admin.

Identificación y firma-e

• 36. Forma (de los actos administrativos – por escrito a través de medios-e)• 66. Solicitudes de iniciación • 19. Comparecencia de las personas• 21. Obligación de resolver• 30. Cómputo de plazos• 41. Condiciones generales para la práctica de las notificaciones• 43. Práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos

Actuación

• 26. Emisión de documentos por las AA.PP.• 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las AA.PP.• 28. Documentos aportados por los interesados• 70. Expediente electrónico• 17. Archivo de documentos.

Documentos

El Directorio Común es esencial para interconectar los sistemas de las AA.PP.

Los organismos y oficinas deben tener códigos únicos para garantizar la interoperabilidad.

La información debe mantenerse actualizada en los cambios de estructura y competencias.

Documentos-e y expedientes-e, incluyen el Código de Órgano en su nombre de fichero y en sus metadatos.

Los Procedimientos y Servicios de SIA y de las Sedes Electrónicas están asociadas a un Código de Órgano.

La información de los Asientos Registrales está asociada al Código de la Oficina de Registro que los emite, y al Código de Órgano de la Unidad de Tramitación.

Las Facturas-e necesitan la identificación de la unidad tramitadora, oficina contable y el órgano gestor, identificados con su Código de Órgano.….

Permite al empleado público:Consulta en línea de:

El estado actual de un Poder NotarialEl estado actual de un Administrador

de una sociedad

Obtener copia simple de un poder y susmodificaciones (documentos PDF)

Suscribirse para ser avisado en caso deque un poder notarial / Administradormodifique su estado (revocación parcial ototal):

Envío de emailEnvío de SMSSección de Avisos en la aplicación

La consulta de Poderes Notariales /Administradores se puede realizar a travésde:

REA FuncionarioPlataforma de Intermediación

Unificar y simplificar el accesoelectrónico a los servicios públicos.Identificación con claves concertadas:Cl@ve PIN: Usuario (NIF) + contraseña formada por dos partes, una de ellas elegida por el ciudadano, la otra un código enviado a su teléfono móvil por SMS con validez limitada en el tiempo. Uso de los servicios de forma esporádica. Cl@ve permanente: Usuario (NIF) + contraseña definida y custodiada por el ciudadano, reforzada (si se requiere) por un código enviado por SMS al móvil. Ofrece la posibilidad de firmar en la nube con certificados personales custodiados en servidores remotos.

Complementa los sistemas basados en DNI-e y certificados-e.

Requiere registro previo:– Presencial– En línea: Certificado electrónico / datos

conocidos por ambas partes (información tributaria)

Permite concentrar peticiones de emisión de comunicaciones y notificaciones hacia ciudadanos y empresas en un formato común.Ofrece las notificaciones por varias vías:• Por comparecencia en sede, a través de la Carpeta Ciudadana.• En función de ciertas condiciones en origen, las distribuye también, usando la Dirección Electrónica Habilitada.• En soporte papel y entrega postal, mediante colaboración de Centros de Impresión y Ensobrado y servicios postales.Interopera con la Carpeta Ciudadana para ofrecer la comparecencia en sede, a aquellos ciudadanos que hayan manifestado su interés en comunicarse con la Administración por vías electrónicas.

Funcionalidades:Generación de documentos-e(generación XML, interpretación de metadatos, interpretación de firmas-e)

Almacenamiento de documentos-eGeneración de expedientes-e (generación XML, interpretación de metadatos, interpretación de firmas-e)

Almacenamiento de expedientes, gestión del índice del expediente.Validación de las estructuras XML de documentos y expedientes.Generación de ficheros en formato PDF de documentos y expedientesGeneración de CSV siguiendo la norma de la Generación de CSV de la SEAP (MINHAP).Permite uso mediante navegador (con documentos o expedientes almacenados localmente) o bien ofreciendo funcionalidad a otras aplicaciones (viaweb services)

Funcionalidades:

Administración de archivo- Alta de usuarios y asignación de perfiles

Gestión de archivo- Alta y descripción de series documentales mediante la

asignación de metadatos para la gestión de procesos. Propagación de metainformación a expedientes y documentos.

- Creación y mantenimiento del cuadro de clasificación de series documentales.

- Gestión de expedientes- Validación, preingreso e ingreso de expedientes- Visualización del índice y documentos, descarga de

documentos, generación de copias.- Búsqueda a través de metadatos y a través del cuadro

de clasificación.- Importación y exportación de paquetes de

información (SIPs, DIPs)- Generación de alertas de procesos pendientes de

ejecución: eliminación y transferencia de documentos.

Modo de Uso: en red / instalado en local.

Ley 40/2015 y medios electrónicos

Artículo 155. Transmisiones de datos entre AA.PP. 1. …, cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes AA.PP. a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad.

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público

Intermediación de datos:

Permite que los ciudadanos puedan ejercer el derecho de no aportar datos y documentos que obren en poder de las AA.PP.

Cada Administración facilita el acceso de las restantes AA.PP. a los datos relativos a los interesados que obren en su poder.

El intercambio intermediado de datos se realiza a través de la Plataforma de Intermediación de Datos del MINHAP.

La norma técnica de interoperabilidad de Protocolos de intermediación de datos regula los agentes participantes y la Plataforma.

Proporciona un servicio de confianza normalizado y seguro de verificación de los datos personales.

Reduce las conexiones de diferentes organismos a los organismos proveedores de los datos.

Simplifica la gestión de la tramitación permitiendo la validación automática en línea.

Reduce el volumen de papeles a gestionar y almacenar.

Incrementa la colaboración e interoperabilidad con otras AA.PP. en la realización de trámites.

4. Retos y conclusiones

Fuente: NASA

Conclusiones (I/III)Partimos de una base firme en términos de: marco legal, oferta de servicios, infraestructuras y servicios comunes, dinámica de cooperación.

Adaptarse a las oportunidades que ofrecen las tecnologías(dispositivos móviles, redes sociales, cloud computing, big data, …)

El marco legal es exhaustivo: Código de Administración Electrónica.

La transformación digital -> tramitación electrónica interna.

Llegar a los plazos previstos en la Ley 39/2015 y 40/2015.Ciertos aspectos ‘habilitadores’ demandan especial atención:

inventariado y codificación de las unidades orgánicas y oficinas, integración con la Plataforma de Intermediación de Datos, identificación electrónica.

Conclusiones (II/III)La gestión de los documentos electrónicos requiere un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables y expertos de gestión, de archivos y de TIC.

Hay que ocuparse de la gestión continuada de la seguridad de la información y de los servicios (aplicación del Esquema Nacional de Seguridad, y de herramientas facilitadas por el Centro Criptológico Nacional).

Hay que continuar con los esfuerzos de medición, indicadores e informes.

Conclusiones (III/III)Habría que hablar aquí de [bastantes] más cosas como:

Evaluación de la satisfacción de los ciudadanos

Usabilidad de los servicios

Accesibilidad

Nivel de madurez [L0-L5] (seguridad, interoperabilidad, gestión documental,…)

Reutilización [de activos, de información del sector público]

Servicios comunes y compartidos

Alineamiento con la Unión Europea

Indicadores

Formación y concienciación…

Muchas gracias

Punto focal de información de archivo‐e

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

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