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ARCHIVO
Estudiantes: María Victoria Higuita
María Alejandra Herrera Johnson O. Cárdenas Rojas
II- 2012 G-5
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad De Ciencias Humanas Y Bellas Artes
Programa Ciencia De La Información Y La Documentación, Bibliotecología Y Archivística.
2012
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ARCHIVO
TEORIA ARCHIVISTICA G-5 31
Estudiantes: María Victoria Higuita
María Alejandra Herrera Johnson O. Cárdenas Rojas
II- 2012 G-5
Tutor:
MARIA NANCY URIBE CUELLAR PROFESIONAL CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad De Ciencias Humanas Y Bellas Artes
Programa Ciencia De La Información Y La Documentación, Bibliotecología Y Archivística.
2012
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INTRODUCCION
Esta actividad se realizo teniendo en cuenta las especificaciones y recomendaciones requeridas para el desarrollo de este trabajo. En esta ocasión se visito el archivo central de la gobernación de Antioquia. Parte del contenido que se plasma en este trabajo es de acuerdo a la información suministrada en una entrevista realizada a la Doctora GEMMA, Directora de dicho archivo. Se establecen las diferencias entre el Archivo visitado y una Biblioteca Universitaria, esta información gracias al conocimiento adquirido en la formación CIDBA y también a la investigación realizada en contenidos bibliográficos dedicada al tema. Es importante resaltar el compromiso y desempeño de cada uno de los autores de este trabajo ya que con sus conocimientos y aportes fue posible la realización del mismo.
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OBJETIVOS
Reconocer las características, procesos, servicios y los diferentes manejos que se realizan en un archivo.
Determinar diferencias que se puedan presentar entre un archivo determinado y una biblioteca.
Inspeccionar y conocer los diferentes conceptos que se presentan el Código de Comercio y el Código Penal.
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ACTIVIDAD ARCHIVO
Teniendo en cuenta los temas tratados en este curso y en las investigaciones realizadas por usted realice la siguiente actividad, el cual consta de consta de 2 puntos, así: 1. Realice una visita a un archivo: A. Identifique: A qué clase de archivo pertenece, Tipología documental, Clasificación documental, Tipos de Instrumentos de descripción documental y Servicios que ofrece.
1. Realice una visita a un archivo:
ARCHIVO DE LA GOBERNACION DE ANTIOQUIA.
ENTREVISTA A LA DOCTORA GEMA BOTERO.
Archivo central de la gobernación de Antioquia es el archivo donde llegan el
segundo paso del archivos de gestión, los archivos de gestión o satélites están en
todas las direcciones en todas las dependencias y son los archivo q las personas
están consultando constantemente por eso se llaman archivos de gestión, cuando
ya esos archivos esa papelería esa documentación se han cerrado los contratos
la frecuencia de consulta es baja, media baja ellos la organizan y con unas
normas que tiene el archivo general de la nación y que deben ponerse para todo
el país ellos ya organizan la carpeta con sus rótulos con los números de folio
folian la información le quitan todos los ganchos metálicos, la folian de uno a
doscientos que es más o menos la cantidad de folios que debe tener cada
carpeta.
Llenan un formato único de inventario que es donde pasan toda la información y
fuera de eso un medio magnético con esta información ellos bajan aquí al archivo
central esa cantidad y eso se llama una trasferencia, traen de allá hasta acá, este
es el archivo que recoge toda la información de todas las dependencias por eso
se llama el archivo central y es el archivo donde tenemos una consulta media baja
ósea ya no es el que están todo el tiempo consultando pero aquí se custodian
todos los documentos de una frecuencia de vez en cuando necesitan algo
entonces bajan y están aquí.
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ESTO ES UN MODULO
Un estante consta de dos bandejas, esta es la bandeja y se enumera en este
sentido 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8. 9. 10, 11, 12 etc.
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Esta es la caja, la caja debe tener a través de la numeración un rotulo, y en el
rotulo esta la información el numero de la caja y la carpeta.
Aquí hay que empezar hacer un trabajo y es aplicar las tablas de valoración y
retención que son estudios de cuánto tiempo debe quedar cada documento
según su importancia debe permanecer entonces se empieza a aplicar, hay
muchísima documentación que ya cumplió su vida útil, su ciclo, entonces por
medio de un exsocis ósea por un contrato que se hace con compañías
especialistas se entrega esa documentación lo meten a una maquina y sale en
pelitos delgaditos el papel para que no haya ningún riesgo y eso se elimina,
entonces se aplican tablas de valoración para poder saber según las tablas de
retención, retención es cuando tiempo hay que retener los documentos en este
sitio, entonces los que ya cumplieron su vida útil se desechan los que deben
continuar aquí por otro tiempo se dejan el tiempo que las tablas de retención le
digan a uno que eso ya está establecido por el AGN. Archivo general de la nación
y las que ya cumplieron un siglo con nosotros y que es una consulta
prácticamente en cero pero que son documentos muy valioso que se deben
conservar, se pasan al archivo histórico es el tercer paso y ultimo de la
Gobernación de Antioquia que queda en la plaza de botero ese es el paso de los
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tres el archivo de gestión donde usted está todo el tiempo trabajando mirando y
haciendo, el archivo central que es el intermedio o el semí donde es mediana la
consulta es dónde estamos y el histórico que es una consulta para estudios
científicos, estudios históricos ya es un tipo diferente de información.
Esto es una transferencia como bajan las cajas de arriba, no tiene rotulo, no tiene
nada, ellos les pegan alguna información.
Aquí todo se baja con un oficio remisorio, ¿Qué es un oficio remisorio? Para
nosotros eso es muy importante es el oficio con que se dice lo que se va ha
mandar.
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Y esto es muy importante es el formato único de inventario documental
Este es el formato donde dice el nombre de la entidad, gobernación secretaria
seccional de salud, gestión documental, dirección de atención a las persona, es
una trasferencia primaria el año, el mes todo, entonces esto es un orden de la
cantidad de carpetas que mandan un consecutivo el nombre de la series las
fechas iniciales y finales el numero de la caja, la carpeta, el numero de folios en
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que soporte viene y la frecuencia de consulta, mire que estamos en un archivo
donde la frecuencia de consulta es media, en el archivo de gestión es alta y en el
archivo histórico es baja muy baja.
Transferencia es mandar con este oficio remisorio diciéndole aquí va una
trasferencia primaria esto lo obliga la ley 594 del 2000 y con todos los acuerdos
de la AGN nosotros nos regimos siempre en Colombia por todas las normas del
AGN (archivo general de la nación).
Este es el modulo, el modulo tiene estantes, el estante tiene doce bandejas ya
sabe que las cajas tienen rótulos, las cajas normalmente vienen para cinco
carpetas y cada carpeta para doscientos folios o sea una caja está programada
más o menos para mil folios.
Qué clase de tipología documental, nosotros manejamos todos los
documentos, las series documentales que se manejan en la gobernación
entonces contratos, todo lo que la gobernación produce es lo que nosotros vamos
a manejar, informes, contratos etc.
Los servicios que nosotros prestamos son primero la custodia, la organización
ósea se reciben los documentos y se organizan, por ejemplo mi compañerita aquí
está haciendo un proceso, la gobernación tiene tres tipos de documentos, el
documento interno que es el que se genera dentro de la gobernación y va para
alguien dentro de la gobernación que en este momento el compañero Octavio el
que hace, lo recibe mira que tenga todas las cosas, que tenga la firma, que el
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consecutivo que cuantos documentos faltaron, que porque falto, que este porque
no es, lo organiza, lo archiva por organexo, le hace la carpeta le pone
absolutamente todo la caja lo rotula y lo guarda y tiene todos los reportes en el
sistema para que cuando alguien venga a buscar un documento interno ahí está.
El segundo documento es el externo, el externo es el que se genera dentro de la
gobernación para alguien de afuera, todo se tiene que radicar tiene un
consecutivo, ella está haciendo el proceso del documento externo. Entonces ella
hace lo mismo revisa los consecutivos, por ejemplo como no puede llevar
ganchos para poderlo organizar lo que ella está haciendo en este momento es
que le pone el mismo número del radicado a la hoja siguiente para poder que no
se pierda el consecutivo y no se desorganice; entonces hace lo mismo hace un
reporte los organiza, los revisa los pone todos en consecutivos los reparte en
carpetas, marca las carpetas y las guarda, esto se hace todos los días.
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Los documentos recibidos son los documentos que vienen de la calle para alguien
de acá, ósea es al revés del externo y son los que se reciben en la taquilla y ya
nosotros aquí en el archivo central como tal no tenemos que manejarlos, porque
esos son los que se suben directamente al interesado para que hagan los
procesos, ya cuando han cumplido todo su proceso entonces en los archivos de
gestión deliberan si sirven o no sirven si los archivan o los guardan. Nos llegan a
nosotros dentro de las carpetas en todo el proceso normal nosotros no tenemos
que hacer absolutamente nada en función directa con lo recibidos, entonces la
tarea es el proceso de recibir, organizar, el revisar y el custodiar y prestar cuando
lo solicite alguien los documentos internos y los documentos externos, la otra
tarea es custodiar y prestar las carpetas cuando las solicitan. Entonces esas
carpetas cuando alguien viene que vea necesito este contrato, para poderla
prestar llena una hoja que se llama el afuera.
¿Qué es un afuera?
Es un formato donde usted llena la información de la capeta que va a entregar
estamos hablando ya de carpetas que es el otro servicio que prestamos, la
carpeta que usted presta usted llena la información y que la persona le firme le
pone de donde es, si es un usuario de aquí dentro de la gobernación ósea si es
un compañero nuestro si es para alguien de la misma organización y llenamos un
duplicado igual una tarjeta igual un afuera y vamos y lo ponemos dentro de la caja
que quede a la vista, y la otra se guarda en una AZ por dependencias. Aquí se
tiene todos los registros de todos los documentos que faltan que están prestados
dentro de la gobernación.
Si la persona que viene a solicitar es una persona externa el procedimiento es
diferente a la persona se le pide un documento de identificación se revisa bien la
carpeta se le presta pero no la puede sacar debe ir aquí mismo dentro de la
gobernación le saca copia de lo que necesite la vuelve a traer y le devolvemos su
documento de identificación ese es el otro proceso.
El cuarto servicio que nosotros prestamos es el servicio de microfilmación
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Esto es un microfilmador entonces el proceso que nosotros llevamos es que hay
unas empresas que tienen, aquí por ejemplo el SENA también lo hacen todos los
equipos para coger los documentos y microfilmar es un tipo de fotografía especial.
Entonces se guarda el rollo, el rollo tiene una cantidad grandísima de fotografías,
estos son todas las fotografías que tiene el rollito microfilmado, entonces este rollo
se mete en este sitio (fotografía), se prende, aquí se organiza y se busca la
imagen que se necesita todo está organizado, codificado con toda la información
suficiente; para encontrarlo fácil se pasa al computador se escanea y ahí se
imprime entonces se entrega a la persona el documento.
Aquí hay muchísima información y tiene unas ventajas grandísimas es una
conservación mucho mayor, ahorra espacio que es otra garantía que tiene, deben
tener una temperatura entre 17 y 20 grados, debe ser estable para evitar hongos.
Es una forma excelente de guardar, desafortunadamente son aparatos muy
costosos y ha ido de alguna manera desapareciendo yo creo que básicamente
por el costo.
Estos todos son royos de microfilmación, este es el otro servicio que nosotros
prestamos entonces todos los colegios que tienen sus actas de grados de los
bachilleres, usted se graduó en 1972 y ni idea donde está su acta o el colegio
desapareció aquí esta microfilmado su acta de grado entonces nosotros se la
buscamos se la escaneamos la imprimimos y se la entregamos obviamente con
unos sellos que dice que es una copia del original.
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Los servicios que nosotros prestamos que obviamente eso va dependiendo de las
necesidades que se vayan prestando en el momento. La ley 14 – 98 de victimas,
para resarcir a las victimas está obligando a todas las gobernaciones a pasar la
información que tengan desde 1980 de todas las quejas, tutelas, derechos de
petición y todo lo demás que se tengan los archivos, todo lo que tenga que ver
con derechos humanos, ellos acuden a los archivos que existan.
Esa es una de las funciones principales que nosotros tenemos porque nosotros
vamos guardando la memoria de todos los pueblos, cada vez que alguien
necesita algo a donde acude, sin importar el tiempo transcurrido, pero vamos a
ver si esta en el archivo cierto, entonces es la función principal custodiar,
organizamos y facilitamos la consulta de todos los documentos que se generen.
ANEXO ARCHIVO
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B. Después de realizada esta visita e identificados los puntos anteriores, elija una de las bibliotecas estudiadas en la asignatura “Unidades de Información” y describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la Unidad elegida.
DIFERENCIAS
ARCHIVO CENTRAL GOBERNACION DE ANTIOQUIA
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Archivo central de la gobernación de Antioquia es el archivo donde llega el segundo paso de los archivos de gestión.
Unidad de información que recibe y suministra información.
Los archivos son información que las personas consultan con periodicidad o constante, teniendo en cuenta la fase en que se encuentra dicho archivo.
Ofrece recursos y servicios de información orientados a apoyar los programas académicos, programas de investigación y atender las demandas de información de los diferentes estamentos de la comunidad universitaria.
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El archivo se cuantifica mediante un formato único para inventarios. La cual se transfiere desde los archivos satélites
Enseñanza profesional en las distintas especialidades, en relación con la docencia.
La organización consta de dos bandejas en las cuales se acomodan las cajas enumeradas sucesivamente, cuya información del contenido se plasma en un rotulo en la parte frontal de la caja. Cada caja contiene 5 carpetas y cada carpeta 200 folios.
La formación integral del individuo en los niveles intelectual, personal y social.
Se aplican las tablas de valoración y retención en la cual se estudia el tiempo que debe permanecer el documento en el sitio y se verificar su vida útil.
Establece mecanismos que permitan la localización, recuperación y suministro de la información requerida por los usuarios en el menor tiempo posible y con el grado de pertinencia y precisión que se requiera.
Se conservan documentos valiosos que pasan al archivo histórico efectuando una serie de tres pasos siendo este el ultimo.
Promueve la difusión de los conocimientos producidos como resultados de las investigaciones y actividades de carácter cultural o científico realizado en la institución.
Se maneja una tipología documental concerniente a documentos y series documentales que maneja la gobernación (contratos)
Programa actividades de extensión cultural a la comunidad en general, incluyendo la prestación de servicios de información a científicos, profesionales o tecnólogos que los soliciten.
El servicio que se presta es la custodia de la documentación y la prestación de carpetas mediante el procedimiento denominado afuera.
La naturaleza de las bibliotecas respecto a sus propósitos, presupuesto, personal, servicios, tecnologías, son determinadas por los currículos de los programas, el número de estudiantes y profesores.
2. Consulte en los Código Penal y Código de Comercio:
¿Qué es documento para cada uno de ellos?:
En el código penal: Aquí los documentos hacen referencia a los registros
de hechos, en escrito o cualquier otro soporte material, que sirven como
prueba a favor de cualquier entidad o persona, según la ley.
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En el Código de Comercio: Registro que permite probar determinado
hecho, es utilizado como comprobante y soporte material que le da
determinados derechos referentes al comercio a una persona, según la
ley.
Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s):
En el código Penal:
CAPÍTULO QUINTO
DE LA EXTINCIÓN DE LA ACCIÓN Y DE LA SANCIÓN PENAL
ARTÍCULO 92 - La rehabilitación. La rehabilitación de derechos afectados por una
pena privativa de los mismos, cuando se imponga como accesoria, operará
conforme a las siguientes reglas:
1.- Una vez transcurrido el término impuesto en la sentencia, la rehabilitación
operará de derecho. Para ello bastará que el interesado formule la solicitud
pertinente, acompañada de los respectivos documentos ante la autoridad
correspondiente.
CAPÍTULO TERCERO
DE LA FALSEDAD EN DOCUMENTOS
ARTÍCULO 286 - Falsedad ideológica en documento público. El servidor público
que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda
servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad,
incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio
de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
ARTÍCULO 287 - Falsedad material en documento público. El que falsifique
documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a
seis (6) años.
ARTÍCULO 288 - Obtención de documento público falso. El que para obtener
documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor
público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación
falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis
(6) años.
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ARTÍCULO 289 - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento
privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a
seis (6) años.
ARTÍCULO 290 - Circunstancia de agravación punitiva. La pena se aumentará
hasta en la mitad para el copartícipe en la realización de cualesquiera de las
conductas descritas en los Artículos anteriores que usare el documento, salvo en
el evento del Artículo 289 de este Código.
ARTÍCULO 291 - Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la
falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba,
incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
ARTÍCULO 292 - Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El
que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda
servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus
funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el
ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término.
Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la
pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.
ARTÍCULO 293 - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El
que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que
pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
ARTÍCULO 294 - Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda
expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier
medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o
incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.
TÍTULO XIV.
DELITOS CONTRA MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DEMOCRÁTICA.
CAPÍTULO ÚNICO.
DE LA VIOLACIÓN AL EJERCICIO DE MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN
DEMOCRÁTICA.
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ARTÍCULO 393 - Mora en la entrega de documentos relacionados con una
votación. El servidor público que no haga entrega oportuna a la autoridad
competente de registro electoral, sellos de urna o de arca triclave, incurrirá en
prisión de uno (1) a tres (3) años.
ARTÍCULO 418 - Revelación de secreto. El servidor público que indebidamente
dé a conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva,
incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público.
En el Código de Comercio:
CAPÍTULO II
Deberes de los comerciantes
Art.19:
2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto
de los cuales la ley exija esa formalidad.
4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos
relacionados con sus negocios o actividades.
TÍTULO III
DEL REGISTRO MERCANTIL
Art. 26.- El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los
comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de
todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa
formalidad.
Art. 28.- Deberán inscribirse en el registro mercantil:
10. Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
Art. 29.- El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin
perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios:
1. Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio
con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de
realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara
correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento;
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3. La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de
extracto que dé razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se
inscriba, salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo, y
4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término
especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán
efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.
Art. 40.- Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza
ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus
otorgantes al secretario de la respectiva cámara.
Art. 42.- Los documentos sujetos a registro y destinados a ser devueltos al
interesado, se inscribirán mediante copia de su texto en los libros respectivos o de
fotocopias o de cualquier otro método que asegure de manera legible su
conservación y reproducción.
Art. 43.- A cada comerciante, sucursal o establecimiento de comercio matriculado,
se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, por orden cronológico de
presentación, las copias de los documentos que se registren. Los archivos del
registro mercantil podrán conservarse por cualquier medio técnico adecuado que
garantice su reproducción exacta, siempre que el presidente y el secretario de la
respectiva cámara certifiquen sobre la exactitud de dicha reproducción
Art. 44.- En caso de pérdida o de destrucción de un documento registrado podrá
suplirse con un certificado de la cámara de comercio en donde hubiere sido
inscrito, en el que se insertará el texto que se conserve. El documento así suplido
tendrá el mismo valor probatorio del original en cuanto a las estipulaciones o
hechos que consten en el certificado. Lo dispuesto en este artículo no se aplicará
a los libros registrados.
Art. 53.- En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones
mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante,
haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El
comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente
al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha,
origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con
el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
Art. 60.- Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser
conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o
la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso,
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podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio
técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de
comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la
reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que
anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para
su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se
prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades
anteriores.
Art. 212.- El revisor fiscal que, a sabiendas, autorice balances con inexactitudes
graves, o rinda a la asamblea o a la junta de socios informes con tales
inexactitudes, incurrirá en las sanciones previstas en el Código Penal para la
falsedad en documentos privados, más la interdicción temporal o definitiva para
ejercer el cargo de revisor fiscal.
Art. 226.- Los liquidadores presentarán en las reuniones ordinarias de la
asamblea o de la junta de socios estados de liquidación, con un informe
razonado sobre su desarrollo, un balance general y un inventario detallado. Estos
documentos estarán a disposición de los asociados durante el término de la
convocatoria.
Art. 263.- Son sucursales los establecimientos de comercio abierto por una
sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios
sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para
representar a la sociedad. Cuando en los estatutos no se determine las facultades
de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por
escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el
registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas
atribuciones de los administradores de la principal.
Art. 328.- El comanditario tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo,
por sí o por medio de un representante, los libros y documentos de la sociedad.
Art. 369.- Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por
medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro
de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía.
Art. 395.- Los administradores de la sociedad y sus revisores fiscales incurrirán en
las sanciones previstas en el Código Penal para la falsedad en documentos
privados, cuando para provocar la suscripción de acciones se den a conocer
como accionistas o como administradores de la sociedad a personas que no
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tengan tales calidades o cuando a sabiendas se publiquen inexactitudes graves
en los anexos a los correspondientes prospectos. La misma sanción se impondrá
a los contadores que autoricen los balances que adolezcan de las inexactitudes
indicadas en el inciso anterior.
Art. 411.- La prenda no conferirá al acreedor los derechos inherentes a la calidad
de accionistas sino en virtud de estipulación o pacto expreso. El escrito o
documento en que conste el correspondiente pacto será suficiente para ejercer
ante la sociedad los derechos que se confieran al acreedor; y cuando se trata de
acciones al portador, dicho documento será suficiente para que el deudor ejerza
los derechos de accionista no conferidos al acreedor.
Art. 412.- Salvo estipulación expresa en contrario, el usufructo conferirá todos los
derechos inherentes a la calidad de accionista, excepto el de enajenarlas o
gravarlas y el de su rembolso al tiempo de la liquidación. Para el ejercicio de los
derechos que se reserve el nudo propietario bastará el escrito o documento en
que se hagan tales reservas, conforme a lo previsto en el artículo anterior.
Explique de forma breve el archivista qué papel juega dentro de esta norma:
El archivista tiene el trabajo de recuperar y conservar esos documentos para que,
luego, éstos puedan cumplir sus funciones y los requerimientos de la ley.
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CONCLUSIONES Al realizar el presente trabajo nos damos cuenta de la importancia de los archivos
especialmente en nuestro país, gracias ellos se pueden preservar documentos de
gran valor histórico y de gestión; podemos hacer uso investigativo y requerir de
tan importante información, de manera rápida y eficaz.
Tanto las bibliotecas como el archivo son indispensables para cualquier la
sociedad, son inherentes al proceso de investigación técnica, científica generando
conocimiento y desarrollo cultural e intelectual de una sociedad.
Los documentos que se lleva al archivo Central de la Gobernación de Antioquia
tienen una vida útil, dándole la importancia requerida a ciertos documentos los
que se llevan al archivo histórico y los demás los destruyen lo cual se hace por
medio de un contrato con una Empresa especializada que los convierte en papel
reciclable.
La labor del archivista es trascendental en estos procesos legales, pues acá, los documentos pueden ser la prueba definitiva en favor de alguien o una entidad.
JOHNSON CADENAS ROJAS C.C 7182963 de Tunja
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BIBLIOGRAFIA
La biblioteca pública: organización, procesos y servicios. / Plan nacional de lectura y bibliotecas/ modulo 2. Guía y material de apoyo/ unidades de la información. Archivo central, / Gobernación de Antioquia.
http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-de-Comercio.pdf
http://www.colombiaya.com/Documentos-legislatura/Codigo-Penal-Colombiano.pdf