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WORKSHOP Nº 8
Valor Ganado, un caso práctico
Relator Ignacio Vera G.
PMI Santiago Chapter
23 de Noviembre del 2009
• Agenda de Presentación• Introducción al Método del Valor Ganado• Presentación de Proyecto como caso práctico, simple• Análisis de Proyecto en situación Inicial• Control del Proyecto después de 5 días de avance.• Revisión de los principales KPI del proyecto• Preguntas de Dirección de Proyectos • Técnicas de Forecasting• Casos Reales y uso de valor Ganado• Comentarios finales y preguntas
Método del Valor Ganado(Earned Value Management)
Introducción:•El Método surgió en el mundo de la manufactura y posteriormenet fue incorporado en para medir el desempeño de los proyectos (C/SCSC Cost / Schedule Control System Criteria).
•El Método del Valor Ganado ha probado ser una de los más eficientes herramientas de retroalimentación y medición de rendimiento (performance) para dirigir proyectos. Le permite a los directores cerrar el ciclo de dirección plan-do-check-act.
• La retroalimentación es crítica para el éxito de cualquier proyecto. La retroalimentación periódica y programada, puede permitirle a los PortfolioManagers, Program Managers y a los Jefes de Proyecto, identificar problemas (desviaciones) en forma temprana y hacer los ajustes que permitirán que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y del plazo.
• Al Método del Valor Ganado se le ha llamado “Dirección con las luces encendidas (management with the lights on)”, debido a que permite iluminar en forma clara y objetiva como está un proyecto y hacia donde va, en comparación con lo que se suponía que iba a ocurrir (lo planificado en la Línea Base).
• Este Método usa el principio fundamental de que los patrones y tendencias del pasado son buenos predictores del futuro.
• El Método del Valor Ganado le entrega a las organizaciones la metodología necesaria para integrar la dirección del manejo de alcance, plazo y costo. Este Método puede desempeñara un rol fundamental respondiendo las siguientes preguntas que son críticas para el éxito de cada proyecto de su cartera como son:
Grupos de Procesos y Grupos de Procesos y ááreas del reas del conocimiento (PMBOK)conocimiento (PMBOK)
CALIDAD
INTEGRACIÓN
COSTO
ALCANCE
PLAZO
COMUNICACIÓN
RIESGO
ADQUISICIÓN
RRHH
INICIO
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTOY CONTROL
TERMINO
Método del Valor Ganado Earned Value
• Dentro de los 5 procesos de la Dirección de Proyectos, es decir, Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre, el Método del Valor Ganado se focaliza en los procesos de Planificación y Control.
• En la Planificación se debe definir: • El alcance y el trabajo a desarrollar estructurado en un EDT (WBS) para
lograr ese alcance.• Quien va a desarrollar y dirigir el trabajo (Responsable – OBS).• Cuándo se va a desarrollar el trabajo.• Cuánta mano de obra, materiales, y recursos va a requerir el proyecto
para terminar.
Imagen extraída del EVM del PMI
• El Método del Valor Ganado está orientado a apoyar estratégicamente al Jefe de Proyectos, ya que aumenta su capacidad de dirección, facilitando la planificación y el control de los rendimientos de costo y plazo. Las prácticas claves de este Método incluyen:
• El establecimiento de una Línea Base para medición de rendimiento.• El alcance del trabajo debe ser descompuesto hasta niveles manejables.• La asignación de Responsable no puede ser ambigua.• Desarrollar un presupuesto distribuido en el tiempo por fases para cada
paquete de trabajo.• Seleccionar la técnica de medición Valor Ganado para todas las tareas.• Mantener la Integridad de la Línea Base durante todo el Proyecto.
• Medir y Analizar el rendimiento contra la Línea base• Registrar el uso de recursos durante la ejecución de los
trabajos.• Medir objetivamente el avance físico de los proyectos.• Analizar y proyectar rendimientos de costo y plazo.• Reportar problemas de rendimiento.• Tomar acciones correctivas para resolver los problemas.• Elementos Básicos del Valor Ganado• Valor planificado (Planned Value)• Valor Ganado (Earned Value)• Costo Real (Actual Cost)
• Valor Planificado (Planned Value).• Describe como va a ser el comportamiento del trabajo en
cualquier punto de desarrollo del cronograma del proyecto. Es una representación numérica del trabajo programado a desarrollar, establecido en la Línea Base de Medición de Rendimiento (PMB ‐ Performance Measurement Baseline), contra la cual se va a comparar el rendimiento real de los avances del proyecto. Una vez establecida la PMB, solo puede ser modificada debido a un cambio en el alance del proyecto o del entregable. También conocida como BCWS (BudgetedCost of Work Scheduled), el Valor Planificado (PV), es normalmente utilizada para construir la curva S que refleja la acumulación de costos en el tiempo.
• Valor Ganado (Earned Value)
• Corresponde a una foto del rendimiento de los avances del trabajo en un punto preciso del tiempo. También conocido como BCWP (Budgeted Cost ofWork Performed), refleja la cantidad de trabajo que realmente ha sido ejecutado en términos del presupuesto aprobado, asignado a una actividad del cronograma a o un componente de la EDT, a la fecha o a un cierto período de control.
• Costo Real (Actual Cost)
• Corresponde a una indicación de los recursos que han sido efectivamente usados para lograr un cierto avance a una fecha específica de control. También conocido como ACWP (Actual Cost of Work Performed).
Aumento valor materiales
Llegada tardía materiales
Incumplim. PlazoRiesgos
Proveedores
Municipalidad
Equipo del proyecto
Gerencia
ClienteStakeholders
Ignacio VeraResponsable
PMISponsor
Suma AlzadaTipo contrato
10 díasTiempo (Plazo)
$ 100.000Presupuesto $ pesos
$ 100Precio Unitario (Incluye MO)
1000Presupuesto Recursos
LB MuroLinea Base
Muro Nombre Proyecto
Acta constitución Proyecto
0Valor Ganado (Earned Value)
0Valor Real (Actual Value)
0Valor planificado (Planned Value)
0Gantt Valor Ganado
0Gantt Valor Real
$ 100.000
$ 90.000
$ 80.000
$ 70.000
$ 60.000
$ 50.000
$ 40.000
$ 30.000
$ 20.000$ 10.000Gantt Valor Planificado (Costos)
10009008007006005004003002001000Gantt Valor Planificado (Unidades)
10009008007006005004003002001000Gantt Presupuesto Completo
109876543210Tiempo (días)
Proyecto sin Avance
Muro Nombre Proyecto
Situación Inicial Visualización de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.
• Reglas para la medición de desempeño:• Clara definición de la EDT y los puntos de control donde se realizará la medición de las cuentas de control.
• Establecer las métricas que se emplearán para medir el valor ganado (ej. Hitos ponderados, 0/100,fórmula fija, porcentaje completado, etc…)
• Especificar las fórmulas de cálculo de gestión del Valor Ganado, para determinar la estimación a la conclusión (EAC) Proyectada.
* Se recoge la información de terreno donde se verifica un 30% de avance físico real
300Valor Ganado (Earned Value)
* Se revisa en Bodega la cantidad de ladrillos utilizados (40% del total)
400Valor Real (Actual Value)
* De acuerdo a la Línea Base se esperaba un avance del 50% al quinto día.
500Valor planificado (Planned Value)
3002001000Gantt Valor Ganado
4003002001000Gantt Valor Real
5004003002001000Gantt Valor Planificado (Unidades)
10009008007006005004003002001000Gantt Presupuesto Completo
109876543210Tiempo (días)
Fecha de Control: término día 5
1er Control Visualización de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.
‐$ 10.000$40.000 =$30.000 ‐Var. costo (Costos)
‐100400 =300 ‐Var. costo (Unid)
Cost Variance: Compara la desviación del presupuesto en $ o Unidades.
Valor Real (Actual Value)Valor Ganado (Earned Value) ‐Variación del Costo (C V) =
‐$ 20.000$50.000 =$30.000 ‐Var. Cron. (Costos)
‐200500 =300 ‐Var. Cron. (Unid)
Schedule Variance: Compara el avance real contra el avance programado.
Valor Planificado (Planned Value) Valor Ganado (Earned Value) ‐Variación del Cronograma (S V) =
Resultado
Desviaciones Recursos (Unidades) Costos ($)
0,7540.000 =/30.000CPI (Costos)
0,75400 =/300CPI (Unid)Cost Performance Index
Valor Real (Actual Value)/Valor Ganado (Earned Value) /Índice de Desempeño del Costo (CPI) =
0,650.000 =/30.000SPI (Costos)
0,6500 =/300SPI (Unid)Schedule Performance Index
Valor Planificado (Planned Value) /Valor Ganado (Earned Value) /Índice de Desempeño de Programa (SPI) =
Resultado
Indices (KPI) Recursos (Un) Costos ($)
Atrasado en Plazo y Sobre el Presupuesto
En Plazo y Sobre el Presupuesto
Adelantado en Plazo y Sobre el Presupuesto
CV < 0 & CPI < 1.0
Atrasado en Plazo y Dentro del Presupuesto
En Plazo y Dentro del Presupuesto
Adelantado en Plazo y Dentro del Presupuesto
CV = 0 & CPI = 1.0
Atrasado en Plazo y Bajo el Presupuesto
En Plazo y Bajo el Presupuesto
Adelantado en Plazo y Bajo el Presupuesto
CV > 0 & CPI > 1.0
Costos
SV < 0 & SPI < 1.0SV = 0 & SPI = 1.0SV > 0 & SPI > 1.0
Cronograma (Schedule)
Mediciones de Rendimiento, Interpretación de los Resultados
de Desviaciones e Indices.
Nota: La tabla indica las posibles combinaciones que se producen entre los principales Indicadores de Valor Ganado y como interpretar los nueve escenarios.
70000
700 (proyección para cumplir alcance)
Estimación de Costo por Completar (ETC)¿Se va a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?
‐10000
‐100 (diferencia negativa de 100 un.)
Variación de Costo al Término (VAC)¿Vamos a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?
110000
1100 (100 unidades sobre
ppto)
Estimación a la Conclusión (EAC)¿Cuánto va a costar el proyecto al término (Forecast)?
1,161,16 (16%
sobre el ppto)
Índice de Desempeño del Costo por completar (TCPI)
¿Se va a usar los recursos remanentes en forma eficiente?
0,750,75 (75% eficiencia)
Índice de Desempeño del Costo (CPI)¿Se está usando los recursos en forma eficiente?
‐$ 10.000‐100 (pérdida)Variación de Costo (Cost Variance)¿El proyecto está bajo o sobre el Presupuesto a la
fecha de control?
Indicador Costos
Indicador UnidadesAnálisis de Programa y Proyecciones¿Cómo están los Costos
0,60,6 (60% de rendimiento)
Índice de Desepmeño de Cronograma (SPI)¿Se es eficiente en el uso del tiempo?
‐$ 20.000‐200
(atrasado)Variación de Cronoograma (Schedule Variance)
¿El Proyecto está atrasado o adelantado respecto del plazo contractual, indicado en el cronograma?
Indicador Costos
Indicador UnidadesAnálisis de Programa y Proyecciones¿Cómo están los Plazos?
Respuestas Medición de Rendimiento con Método de Valor Ganado
Preguntas de dirección de Proyectos
• Reporte de Valor Ganado
• Reporte Valor Ganado Proyecto Gestión
• Si los indicadores son malos, ¿qué se debe hacer?:
• 1.‐ Ignorar el indicador o la desviación (< 5%).
• 2.‐ Tomar acciones correctivas para volver a la Línea Base.
• 3.‐ Revisar el programa (si es necesario, reprogramar).
• Usos del Valor Ganado:• Para validar Estados de Pago en función de los avances físicos o el cumplimiento de los entregables definidos en el alcance del proyecto (ej. Proyecto TI).
• Para determinar el % de Avance Físico del Proyecto.
• Para proyectar el comportamiento futuro de los recursos / costos en el proyecto.
• Técnicas para reprogramar (Forecasting)
• EAC = BAC ‐EV + AC (1.100= 1000‐300+400)
• CPI EAC = BAC/ CPI = 1000/0.75= 1.333
• TCPI= (BAC‐EV) / (BAC –AC) = 1,166
• CPI X SPI EAC = (BAC‐EV)/ (CPI XSPI) +AC = 1.555
Reprogramación de Unidades remanentes.
• Presentación de caso parada de planta Metacontrol
REPORTE DE AVANCE DE BETOLLI POR AREA DE TRABAJO
TOTAL 16%17%
REACTOR EQUIPO D-702 (DSD)
36%
36%
40%
37%29%
18%
32%
21%
35%
22%
38%
24%
• Literatura sugerida• PMBOK, 4ta Edición, Módulos de Integración, Costos y Comunicaciones. PMI
• Practice Standard for Earned ValueManagement PMI
• The Project Manager’s Desk Reference, módulos 12, 13 (James P. Lewis )
• Earned Value White Paper (Fleming & Koppelmann)
• Consultas y Comentarios.
PMI Santiago Chile Chapter
Misión
“Promover la dirección de proyectos, programas yportafolios como una especialidad y profesión relevante
para el éxito de los negocios empresariales”