· Acuerdo Ministerial número 23-2010del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento del ......

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DIRECCION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP

RENAPRegistro Nacional de las Personas

mB^AP Morales

M.A. Dante Antonio Avalas AgullarDirector de Gestión y Controi Interno

Sede Central RENAP Guatemala, Guatemala Sede Central ft^NAP, GHetemaia; Guatemala-

r/idnas'

Funciones

Direcció/Administrativairaiss^NAP, Gu-átemata. Gcslcmals

ÍÑENAPIng/jose Jorge Afre Franco

/I Subdirector de ControlDilección de Gestión y Controi interno

/ne>n^<-o¡ PFMáOC:i-''"r)?la pnp'rmrlr-

Lic. Carlos Alfí^o López VáldezJefe de Gestión de la Calidad

Dirección de Gestión yControl internoSede Cenfml RENAP Guatemala, Guatsmnle

WRECTOR EJECUTIVORWaOMES

FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016

CÓDIGO: MNP-05-02-2016

VERSIÓN: 03

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE lA CAUDAD

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO

JRENAPIfsgisiro Nacional líe las Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03

PÁGINA: Página 2 de 75

Contenido

1. Objetivo 3

2. Campo de aplicación 3

3. Base legal 3

4. Monitoreo y seguimiento 4

5. Simbología 4

6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP 5

7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto 14

8. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía "20

9. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa.. 25

10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único 32

11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización pública ...40

12. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de licitación pública 51

13. Procedimiento para la elaboración del contrato administrativo, recepción de bienes,obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato 61

Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones 68

Anexo 2. Expediente a conformar 70

Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas 72

Anexo 4. Acrónimos 74

Control de cambios 75

ElabásadopW:\ / •(•visado pk: / Revisado pon [ Valld^C^i^ J toigbaA por:

(S^lefedeGestfóndeta

1 ' : .!. Calidad^ SubdíreetordeConwol Director de OésUdny '

Control Interno

- Jefe de Compras en •fundones

- Director Administrativo ^

en funciones

•^'Director EJecutfvow »' . funciones ^

RENAPlieglstfo Nocional de las Personas





VERSIÓN: 03


1. Objetivo

Proveer un documento técnico administrativo que sirva de apoyo y orientación para el

personal que labora en el Registro Nacional de las Personas (RENAP) que participa en el

proceso de compras y contrataciones de la institución, así como establecer los

lineamientos y responsabilidades correspondientes.

2. Campo de aplicación

Este documento será aplicable al personal que labora en el RENAP involucrado en el

proceso de compras y contrataciones de la Institución.

3. Base legal

Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro

Nacional de las Personas y sus reformas.

Acuerdo de Directorio número 51-2014, Reglamento Interior de Trabajo del Registro

Nacional de las Personas.

Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de

Contrataciones del Estado y sus reformas.

Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado y su reforma.

Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del

Presupuesto y sus reformas.

Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el ejercicio fiscal

vigente.

Acuerdo Ministerial número 23-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento del

Registro de Proveedores del Estado.

Acuerdo Ministerial número 24-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas de

Transparencia en los Procedimientos de Cprrí^ p^onTrata^ón Pública.

gRENAPfíegislro Hacional de los Personas

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN; 03

PAGINA: Página 4 de 75

Resolución número 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de

Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS).

Ley de la Actividad Aseguradora.

Acuerdo de Directorio donde se aprueba el Presupuesto anual del RENAP vigente.

Modificaciones que correspondan a cada norma y otras que se relacionen con compras y

contrataciones del Estado.

4. Monítoreo y seguimiento

Para garantizar la vigencia y efectividad de este documento, el Jefe de Compras,

Subdirector Administrativo y Director Administrativo, deberán mantener un proceso

constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la Inclusión de

ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez

que lo contenido en el presente manual lo requiera.

5. Simbología

;;j^e de Gestión de taCalidad

Inido y Fin\/

Uankado de pfocedimienlo

Revisado Revisado por;

Coneotor

'yy'Conector de página

5'SúMte«ofdé'Contr^ •'•;Dife«pr'de,g^^y:^Control

^Jefé deComprasfundones

Director Administrativo:en hindonas

Aprobad^Kj

: Director^Qeátlvo enfundones,

gRENAPHtgíslro Nacional tíolas Personas





VERSIÓN: 03


6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP

6.1. El RENAP deberá efectuar sus compras y contrataciones de acuerdo a las

diferentes modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su

reglamento vigente.

6.2. El personal del RENAP será responsable en lo que le corresponda a cada uno

según la naturaleza y funciones del puesto de trabajo, de la correcta aplicación de

la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, de otras disposiciones

Inherentes a la materia y del presente Manual.

6.3. Al Jefe de Compras le corresponderá elaborar el Programa Anual de Compras del

RENAP, con base en la información que cada dirección solicitante o unidad, está

obligada a proporcionar para dichos efectos, derivado de sus asignaciones

presupuestarias.

6.4. El personal que intervenga en el trámite de generar y manejar la documentación

requerida en los procedimientos de compra contenidos en el presente manual,

estará obligado a velar porque la documentación cumpla con las normas y

disposiciones legales vigentes, así como, custodiar adecuadamente los

documentos contenidos en el expediente conformado.

6.5. El Departamento de Compras y las Juntas de Cotización o Licitación de acuerdo a

las atribuciones asignadas por la ley, deberán garantizar que cada adquisición

cumpla con las normas, requisitos y plazos establecidos en la Ley de

Contrataciones del Estado y su reglamento, así como con las disposiciones

jurídicas y administrativas relativas al uso del sistema GUATECOMPRAS, cuando

de conformidad con la ley corresponda a su competencia.

6.6. Todo contrato administrativo se suscribirá toda vez se verifique la disponibilidad

presupuestaria a través del Departamento de Presupuesto de la Dirección de

ÍPres'upuesto. —

Revirado li^t/ Revisado por: ^ /

""A1 vi'$Ml?fitii^rdeCantt^r' I piwttord«Ce«U¿n:ygg ¿•^ecurAdministrativo ' ' ^Oir*^|y«áitlvo^||

RENAP.^eglslio Nacional de las Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


6.7. El formulario que dará inicio al proceso de compras y contrataciones será la

Requisición de Compras o Contrataciones (ver Anexo 1), el cual deberá estar

firmado por el solicitante y director, coordinador o encargado de la unidad

solicitante que autoriza el gasto, previo a haber verificado la disponibilidad

presupuestaria, presentándose con la debida antelación y describiendo

claramente las especificaciones técnicas del producto o servicio que se desea

(cantidad, unidad de medida, medidas, color, calidad, textura, forma, entre otros),

con lo cual se estaría respondiendo a la interrogante ¿cómo se requiere el

producto o servicio?. Además, la Requisición de Compras o Contrataciones

deberá de incluir la justificación de la compra (cuándo, dónde, por qué y para

qué), así como estar aprobado por la autoridad competente, o el director que ésta

delegue para dicho efecto; con el propósito de garantizar su correcta adquisición;

de no cumplirlo no se aceptará el mismo.

6.8. Con base en lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su

reglamento, se prohibe especificar en la Requisición de Compras o

Contrataciones las marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos,

orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera

suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de la

adquisición y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones,

requisitos o documentos, expresiones como; o equivalente, o semejante, o similar

o análogo. Cuando exista duda al respecto, deberá solicitarse la asesoría al

Departamento de Compras. El formulario que se presente con alteraciones,

enmiendas o tachones no será aceptado para su trámite.

6.9. El Departamento de Compras será el encargado de proporcionar el número

correlativo de la Requisición de Compras o Contrataciones y será revisado previo

a colocar el mismo, de no estar correcto el formulario se devolverá para su

revisión y/o corrección.

mENAPBegisito Nocional de las Personas

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pAGINA: Página 7 de 75

6.10. Dentro del proceso de compras o contrataciones por cualquier modalidad, el

Departamento de Compras deberá verificar que lo solicitado no se encuentre en

la modalidad de contrato abierto.

6.11. Toda compra de bienes que sea requerida, cuyos bienes o suministros no se

encuentren disponibles en el Almacén, deberá contener el sello de no existencia

estampado en el formulario de Requisición de Compras o Contrataciones: así

como realizar la consulta a Inventarios por bienes inventariables para que informe

sí existen bienes iguales y/o similares a lo solicitado y en condiciones aceptables

para su uso, debiendo documentar la respuesta a la consulta realizada, previo a

ingresar el formulario al Departamento de Compras.

6.12. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras, el Almacén,

dirección, coordinación o unidad solicitante, o la Comisión Receptora según

corresponda, recibir la factura o recibo autorizado por la Contraloría General de

Cuentas (CGC), así como todos los documentos relacionados a las compras o

contrataciones.

6.13. El responsable que por los procedimientos establecidos en este manual y lo

establecido en la norma anterior, reciba facturas o recibos de la CGC (en caso de

ser una entidad del sector público, la proveedora), deberá verificar que las

mismas no contengan alteraciones, enmiendas, manchas, tachaduras, estén rotas

o deterioradas; y será responsable de trasladarlas oportunamente a donde

corresponda bajo riesgo de ser sancionado conforme lo establecido en el

Reglamento Interior de Trabajo del RENAP, de no hacerlo. Además, deberá

comprobar que la factura o recibo de la CGC según sea el caso, cumpla con los

requisitos legales y fiscales siguientes;

• Identificación de! documento:

factura o recibo de la CGC.

Numeración y cuando corresponda

serie.

Si es persona individual, los

Estar emitida a nombre del

Registro Nacional de las Personas

o RENAP.

Tener anotado el NIT y domicilio

fiscal del RENAP o el municipio y

ElatíbtadopdE V Revisado pAr: / Revisadojjori ^ / jT U V-lf.VaVdado \ 1 -(5!_ Aprobado^r:

Cww)r»»aips^MlMfecter,AdmlnlitrtUvy

gRENAPH^gisUo Nocmol (3$ iosPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHAOE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


nombres y apellidos completos.

• Si es persona jurídica, la razón

social, denominación social o

nombre comercial.

• Número de Identificación Tributaria

(NIT) del emisor.

• Dirección del emisor.

• Fecha de emisión de la factura o

recibo de la CGC.

• Número de resolución de

autorización de la

Superintendencia de

Administración Tributaria (SAT).

» Especificar régimen fiscal del

emisor.

departamento donde se adquirió el

bien o servicio.

Descripción detallada de la

adquisición.

Descuentos concedidos, cuando

corresponda.

Precio unitario y total de los bienes

o servicios adquiridos.

Cuando se adquiera bienes del

grupo de gasto 3 que por su

naturaleza tengan modelo,

número de serie y cualquier otra

característica que lo identifique,

deberán agregarlo a la descripción

de la factura.

Cualquier otro requisito que

establezcan las leyes.

6.14. El responsable de recibir la factura deberá verificar que la misma no tenga

retención, de tenerla deberá establecer si se tiene el tiempo necesario para

gestionar el pago, caso contrario deberá rechazarla y solicitar se emita una nueva

con fecha posterior.

6.15. Será responsabilidad del director, coordinador o encargado de la unidad

solicitante como autorizador del gasto, razonar la factura o el recibo de la CGC y

realizar la carta de entera satisfacción, cuando corresponda. Para realizar dicho

razonamiento limitará a describir el origen o motivo de la compra, el destino y uso

de lo adquirido.

Elabdad»:^r- X.

0

1

yReviiadopon

LAprobad jtor;

fel^a^Ge*tíón4«lá ¿fuMIre^deControl.7' Directprdecatlón yV>'Calídíd , '•3 ' ContfEiiíntiw'iio•

Jefe de Compra»en".,,'• ftindon»

; OIrenor Adminbtrativoyr -^fbVrji^or Ejecutivo«i•enfunden» funciona • n

mENAPHeglsUo Naciofiai de las Personas





VERSIÓN: 03


6.16. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras la conformación

del expediente para las compras y contrataciones, así como del seguimiento

correspondiente (ver Anexo 2).

6.17. Los procesos de compras y contrataciones deberán realizarse conforme a los

plazos y requisitos establecidos en las leyes y normativas aplicables.

6.18. Para las compras y contrataciones será necesario agregar la cláusula de

confidencialidad en los documentos de cotización, de licitación o términos de

referencia. En el caso de compra directa deberá establecerse en las

especificaciones técnicas. Para cumplir con lo anterior la Dirección de Asesoría

Legal deberá consignar esta cláusula en los contratos, actas administrativas y

otros documentos legales que se suscriban para regular las respectivas

negociaciones.

6.19. El trabajador que por la naturaleza de sus funciones se le asigne código de

usuario y el perfil respectivo para tener acceso al Sistema de Información de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS), al Sistema de

Gestión (SIGES) y al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), deberá utilizar

correctamente las contraseñas confiadas, desempeñando sus atribuciones con

apego a las disposiciones jurídicas y administrativas que regulan el uso de dichos

sistemas, pues responderá penal, civil y administrativamente por el uso indebido

de las mismas.

6.20. Las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique ta Ley de

Contrataciones del Estado, serán efectuadas por vía electrónica a través de

GUATECOMPRAS, y surtirá efectos el día siguiente de su publicación en dicho

sistema. Se eximen de la aplicación de esta norma, aquellos procedimientos o

publicaciones sin concurso contemplados en la Resolución 11-2010 del Ministerio

de Fmanzas Públicas (MINFIN) y los que la Ley de Contrataciones del Estado o

su/ reglamento, permitan que se puedan publicar en coordinación con otrossistemas estatales oficiales.

Elabof^op^ Y Revisado po

JRevisad0 J10C-— AprobadS pfcn

yfSwWíf •CwtroliWr'! :P'rÜ6lofde G»«l6n

§RENAPHeglslro Nocional óe ¡as Pononas

OIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


6.21. El Departamento de Compras, Departamento de Presupuesto, Departamento de

Contabilidad, Departamento de Tesorería; así como cualquier otro departamento,

órgano o comisión que agregue documentos al expediente administrativo, deberá

asignar número por folio al mismo según la documentación que se adicione en

cada una de las etapas donde se interviene.

6.22. En ausencia del Jefe de Compras, asume las atribuciones de éste quien se

encuentre en funciones o en su defecto el Director Administrativo.

6.23. Al Directorio del RENAR le corresponderá:

a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los

documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR

exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido delegada

a otro funcionario de la institución.

b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de Licitación;

c) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Licitación.

d) Prescindir de las Licitaciones o negociaciones que exceda de Q.

900,000.00; en cualquier fase en que esta se encuentre, siempre que lo

haga antes de la suscripción del contrato respectivo.

e) Aprobar los contratos provenientes de las Licitaciones o negociaciones

que excedan de Q. 900,000.00.

f) Cuando el Director Ejecutivo suscriba contratos derivados de

Cotizaciones o negociaciones que no exceda los Q. 900,000.00,

corresponderá al Directorio aprobarlos.

6.24. Al Director Ejecutivo del RENAR le corresponderá:

a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los

documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR

no exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido

delegada a otro funcionario de la institución.

(b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de

Cotización.

Elaboraíl^ pon/ \ Revisado; or:.

O/lA/c-"!.Revisado pon' l\^lidado

7 V y

flValId^ poik Aprobad^Sbn

¡Kefe de oestun de is'calidad

Subdir^wdeContrrt, Directofdeg«tl6n^ 1 "^•Con&oltnternd"^^

de C«»pfas en'v-:'• • fundMies' t

SidlrectofAdfnlntstradvo;íSTA—enfunrionei "

•-^4 OI''«c''wHecutivó

§RENAPItegisiro Nocicfíol ae las Persones





VERSIÓN: 03

PAGINA: Página 11 de7S

c) Nombrar a los integrantes de las Comisiones Receptoras de

Manifestación de Interés en la Modalidad Específica de Proveedor Único.

d) Nombrara los integrantes de las Comisiones Receptoras y/o Liquidadoras

de bienes, suministros o servicios.

e) Aprobar los documentos de Cotización, Licitación, Modalidades

Específicas y Casos de Excepción cuando corresponda.

f) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Cotización.

g) Prescindir de las Cotizaciones o negociaciones cuando no exceda de

Q. 900,000.00; en cualquier fase en que ésta se encuentre, siempre que

lo realice antes de la suscripción del contrato respectivo.

h) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Licitación.

i) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Cotización, cuando

no haya sido delegada esta función.

j) Aprobar los contratos provenientes de Cotizaciones o los que provengan

de otra modalidad específica de adquisición o casos de excepción cuando

la negociación no exceda de Q. 900,000.00 y éstos hayan sido suscritos

por funcionario de grado jerárquico inferior.

6.25. Al Directorio y Director Ejecutivo íes compete conocer de los recursos de

reposición o revocatoria, según corresponda, emitir resolución razonada y

fundamentada en derecho, de conformidad con los requisitos de trámite y

diligenciamiento estipulados en la Ley de lo Contencioso Administrativo. Con

relación al plazo para su interposición, se procederá con base en lo establecido

en la Ley de Contrataciones del Estado.

6.26. La Dirección de Asesoría Legal será responsable dentro del proceso de compras,

de elaborar tas actas administrativas, contratos administrativos u otros

documentos legales que correspondan para formalizar las negociaciones, revisar

y recibir las fianzas o seguros de caución de cumplimiento de los contratos dentro

dejos plazos de ley y custodiar estas fianzas; así como custodiar las fianzas dey/o funcionamiento, derivado de los procesos de adquisiciones.

Revisado poji .

/

Revisado por: Vallado po

DlrKtorAdminMnt

flllSlBdaiML

Aprobs

RENAPflegistro Nacional de las Personas



ADQUiSICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 03


6.27. El Departamento de Compras deberá solicitar a la Dirección Ejecutiva, el

nombramiento, del Supervisor, Coordinador, Comisión Receptora y/o Liquidadora,

según corresponda.

6.28. El Departamento de Compras velará por que la publicación de ia información

pública que corresponda al expediente electrónico identificado con el Número de

Operación Guatecompras (NOG), sea publicada en el sistema

GUATECOMPRAS, dentro de los plazos legales, siendo responsabilidad del

usuario del sistema GUATECOMPRAS quien realice dicha publicación, al sistema

referido.

6.29. El Departamento de Compras dará seguimiento a ia actualización dei estatus de

cada concurso realizado por el RENAP, de conformidad con la Resolución 11-

2010 Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, siendo responsabilidad del usuario

del sistema GUATECOMPRAS, ia operación de las diligencias que lleven como

resultado dicha actualización.

6.30. Previo a adquirir compromisos a cargo del RENAP, el Departamento de Compras

generará, a través del Sistema de Gestión (SIGES), cuando aplique, la

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) ia cual será aprobada por la

Dirección de Presupuesto.

6.31. La dirección solicitante, el Almacén o la Comisión Receptora deberá informar al

Director Administrativo por medio de oficio, de los casos de incumplimiento por

parte de los proveedores, en los cuales se gestionarán las diligencias

administrativas encaminadas a hacer efectivas las sanciones estabiecidas en la

Ley de Contrataciones del Estado y ejecutar las fianzas o seguros de caución

correspondientes.

rrendamientos de bienes muebles, se realizarán de conformidad a lo

ido en la Ley de Contrataciones reglamento.

alldaRevisado Dflc:

.J^ed«GestK5ndea -tSuMIrettordeContítí ••-DlrectordeGfSlIéiiY'- Jefe deCompras en-;;- Director Administrativo'Calidad • ControlIntwnó- ' - ' - fundones • ' anfunclones gfunclones •

§RENAPBeglslro Nacmoi de las Personas





VERSIÓN: 03


6.33. El presente manual es un Instrumento de apoyo para el desarrollo de actividades

relacionadas a las compras y contrataciones que realiza el RENAP, sin que

constituya supremacía sobre la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento

o cualquier otra ley relacionada, por lo que prevalecerán éstas últimas de acuerdo

al orden jerárquico de leyes establecidas.

6.34. Los casos no previstos en el presente documento técnico administrativo serán

resueltos en su orden por el Jefe de Compás, Subdirector Administrativo, Director

Administrativo o Director Ejecutivo.

§RENAPBíglslfo Nacional tíe lasPersonas



ADQUISICIONES V CONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 03


7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto

7.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto

7.1.1. De conformidad con el artículo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado se

denomina contrato abierto a la modalidad de adquisición coordinada por el

Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de

Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes,

suministros y servicios, de uso general y constante, o de considerable

demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se

hubieren convocado a concurso público.

7.1.2. El RENAP podrá adquirir bienes, suministros, equipo y servicios por medio de

contrato abierto de conformidad con el procedimiento establecido.

7.1.3. Queda exonerada de los requisitos de licitación o cotización, la compra y

contratación de bienes, suministros y servicios que lleven a cabo las entidades

a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado,

quienes lo podrán hacer directamente con los proveedores seleccionados por

medio de contrato abierto, por el MINFIN.

7.1.4. Se podrán realizar adquisiciones de productos que se encuentran en Contrato

Abierto por otra modalidad, siempre y cuando los precios sean inferiores a los

que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados en contrato

abierto.

7.1.5. Cuando se adquieran bienes, suministros, equipo y servicios por medio de

contrato abierto, deberá constar en el expediente ta fotocopia, copia o

desplegado de la publicación que acredite su existencia y el código asignado

que lo identifique.

7.1.6. /Citando el valor de la negociación por esta modalidad supere los Q. 90,000.00

deberá elaborarse acta de recepción de los bienes, suministros, equipo o

servicios.

iElabohido óor. \ Revisado po¿ / Revisado pof»;- Ha

'"TI-¡jte^ dalaia í^^MIriertwde Control,, Vr Í.Wfecior deo^^njgjí

' rftnfrrJIMwno

de.compras «0^^ 'ioireojwr Adminlstnitlvó; ' EJécútiyp en' .V

URENAPRegisfro Nacional de las Personas



ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAR


VERSIÓN: 03


7.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto

ResDOhsábl ctlvida MS-

Dirección, coordinación ounidad solicitante

1.

Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.

Departamento de Compras

2.Verifica el Contrato Abierto vigente y que se encuentrelo solicitado.

2.1. Sí se encontró lo solicitado, continúa en el paso No. 3.

2.2.

No se encontró lo solicitado, gestiona la compra por lamodalidad de compra que corresponda. Fin delprocedimiento.

3. Verifica la procedencia de la CDP.

3.1.

Sí procede ía CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 4

3.2. No procede la CDP. continúa en el paso No. 4.

4.

Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, ai Almacén (cuandocorresponda) y a ia dirección, coordinación o unidadsolicitante.

5.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.

Departamento de Presupuesto 6.

Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.


0

7. Verifica el monto de la negociación.

7.1.Negociación menor a Q. 90,000.00, continúa en el pasoNo. 8.

7.2.

Negociación es mayor a Q. 90,000.00, remite aDirección Ejecutiva la solicitud de nombramiento de laComisión Receptora. Continúa en el paso No. 9.

Revitado^i^ Revisado por: (1 _yal|hado dóA 1 \ VaHd|<f^^. ^ Aprob8dd|>on

.Dif«or «ta ^^i*np{Ad(nti>iftáUve.:j'

mENAPSegísiro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADEEMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03

PAgiNA: Página 16 de 75

Responsablef-^ No. déClIVI


8. Verifica si son bienes o servicios.

8.1.

Son bienes tangibles, solicita al proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 13.

8.2.

No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 17.

Dirección Ejecutiva 9.

Por medio de acuerdo nombra a los miembros de la

Comisión Receptora e instruye a Secretaria Generalnotificarlos con copia al Departamento de Compras.

Departamento de Compras 10.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.

Comisión Receptora

11.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.

12.

Recibe los bienes o servicios, la factura original,elabora el acta de recepción y gestiona la certificaciónde la misma.

12.1.

Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 13.

12.2.

No son bienes tangibles, entrega la factura, el acta y sucertificación al Departamento de Compras. Continúa enel paso No. 16.

Almacén 13.

Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía e! mismo a Inventarios cuandocorresponda.

Inventarios 14.

Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.

Almacén 15.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.

Departamento dejCompras 16.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.

KENAPliegistio Nocional de las Peisonas





VERSIÓN: 03


I Responsable No. de Actividad r''' |||||||HIIIIIIDirección, coordinación ounidad solicitante

17.

Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.


18.

Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.

19.

Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.

Departamento de Contabilidad 20.

Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente ai Departamento deTesorería.

Departamento de Tesorería 21.

Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.

Departamento de Contabilidad 22. Archiva el expediente.

Departamento de Compras 23.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara fihalizar el proceso.

Fin del procedimiento.

Revisado pof. y Revisado por JM^Iida^o^'

nSL^^¿;.bire«or,de Gestidn ji^^'gJeydeJompfas^ng' ^

mENAPfitgisiro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


7.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto

dirección,*'cóor(nnac)6n ounidad solicitante

•I formulerto 4»

Requieoón dtConches

ConMBMnss

Departamento de Comprei

vermce le

dele CDP

ftipwa y aitenzsl| erdm M COfTipri.

obQms frmei

Informa i los

OorrMpondantM

Traslada al

expedienta

Verifica el

monto de la

negociación

Varífica si son

bienes o

servidos

Revisado pén

Vermcdel

CorUralo AMrio

vigente y que seencuéntrelo

sdíciedo

MvelaCGP

«rvoeesiGEati moUye sn PP«0«iliyialBli•uicnMEMn

Qeetlenele

compre por lamotfalídeddecompre que

noorpofi

«Kpodonto copiodol ocuordoy di [

cOdulM00 rAotIScoelón di

nofnbrifnoms

Revisado por:

Departamento dePresupuesto

-'/'Subcllr^pr daControl , DlrectordeSett'óivyil^^-I'1-4;:-^^Cindad• ' •• " controlInterne'?v??'- •' ^ "fiindoiiw /"t-fiindoiiw

DlrcccIAnEjecutiva

Per mrae doeeuorde nerrCro •

los miomCroo 00 tt

Cemedn RscepterainsSuyo

noHcartes

Versión: 3Página:! de 2

ComlalAiTR

Sfl pmenlaenel lugar, fecha yhora Indicada en

el ncrnbramiento

••rvi», e r«s«nioipirtti

OomwpeWSMlleno U MiDSeoeiiMi

OiioridiinÉ

Entrego Is roelurs,Ü sctsyou

eoftiSeoclán ti

Poportsmonto doComcrao

-Director Adfflinktradvo :; : pirMor ^ecutivo.en«wfunclonei' "i " j.f fundonea^

SRENAPRegistro Saciortai de tasPersonat

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN; Agosto 2016



CÓDIGO: MNP-CB-02-2016

VERSIÓN: 03


RENAP

Ainúicén

EntrégalafacbraylaForma 1-H

originales

Inventarlos 5

Rev sado

Departamento deCompras

Rñ]ui»rvft

cDorAracidAindMvDHoteito

rvwnar. fmwya feeaue

Vsrftoequeet•tisJisnw cxfftQlsMmm r«4ulUM|i

ceftefifls lededBMiwtaciM ds

fwld»

par madUdakla Mdanda

latOAi numare perMo•t«spa*e<Wy

naiada al mlHM

VdmlCft

81668 «I cMo 4*

I* orddn dt eofnprtMlMr«

prpcdio

Revisado por:

Dlr«od6n, coordinacióno unidad «ollcltanta

iRupn*. inrm a

takn, Mbof* cail»dterlin

MM^eeión (cuendD

)ylamM

Departamento deContabilidad

m

alldaio pot:

Rector.Ajom" ¿aíifldBafl' "

Versión: 3

Págína;2 de 2

Oopartamento d«Tesorería

m

MRENAPRegistro Nacmai tíe los Personas





VERSIÓN: 03


8. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía

8.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía

8.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal a) de la Ley de Contrataciones del

Estado y sus reformas, la adquisición directa que se realiza de bienes,

suministros, obras y servicios, exceptuando los requerimientos de los procesos

competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas en la

misma ley: así como la adquisición por un monto de hasta Q. 10,000.00, se

realizará por la modalidad de compra de baja cuantía y se efectuará bajo la

responsabilidad de quien autorice la adquisición pública.

8.1.2. Las adquisiciones realizadas por la modalidad de compra de baja cuantía

quedará publicada en GUATECOMPRAS automáticamente al momento que se

opere en el SIGES.

8.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse que el oferente cumpla con los

requisitos, especificaciones requeridas (cuando aplique) y sea conveniente para

los intereses del RENAP. Asimismo, verificar que la oferta contenga con el

precio unitario y total.

8.1.4. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo

cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o

sen/icio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00.

8.1.5. Para la adquisición de bienes y servicios por medio de la modalidad de baja

cuantia, será suficiente contar con una oferta, la cual deberá corresponder con

las especificaciones o caracteristicas solicitadas según corresponda, sin

perjuicio de que se puedan solicitar más ofertas, de considerarse pertinente.

8.1.6. Para esta modalidad, se dejará constancia en el cuadro de ofertas (ver Anexo

3),¡indicando que el mismo cumple con los requisitos establecidos.

Revisado Revisado pon AprobadSpon

*• '47 \ Aíy

•-•jef«c!f6«rtMndeli ' Subdlreaw je control, " DirectordeSejtiénV^',• Control Interno"

tf' jefe^frCompreseif^ DirectorAdministrativo.t",fundon« ' • enfunciones

' DTréctorEjecutivos 't=-;tóíf|-"fünelonei • • 8

§RENAPSeglsUo Nacional Oe las Personat

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


8.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía

esponsabi



DepartamentíS^ Presupuesto

1.

2.

2.1

2.2.

3.

4.

4.1

4.2.

5.

6.

7.

8.

Actiyida


Verifica el monto de la negociación.

No excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el paso No.3.

Sí excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición por la modalidad de compra quecorresponda. Fin del procedimiento.

Realiza invitación a ofertar, considerando lasespecificaciones técnicas.

Recibe oferta y verifica que cumpla con lasespecificaciones técnicas.

Sí cumple con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.

No cumple con las especificaciones técnicas, regresa alpaso No. 3.

Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.

Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.

Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.

Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartameplQ-dg^ompras.

RevisadoI I -a ívatWadSporJ Aproba 'doR

®uÍiífí%í^(|flCQflÍ[o¡^ da' Uónv;-':" ¿'DirectorAífm¡nlitratíiw,XideSa^ndctol'.^/"'.•'Calidail •'-LT-;

mENAPNacional de las Perjono;





VERSIÓN: 03


1 ; Responsable No. den»«n


9. Verifica si son bienes 0 servicios.

9.1.

Son bienes tangibies, soiicita ai proveedor queentregue ios mismos al Aimacén junto con ta facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras 0 Contrataciones al Aimacén. Continúa en elpaso No. 10.

9.2.

No son bienes tangibies, soiicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación 0 unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y ia facturacorrespondiente. Continúa en ei paso No. 14.

Almacén 10.

Recibe ei expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para ei registro de ingreso de bienes aiAimacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.

Inventarios 11.

Ejecuta el procedimiento establecido para ei registro debienes y devuelve ios documentos firmados y selladosai Aimacén.

Almacén 12.Entrega ia factura y ia Forma 1-H originales aiDepartamento de Compras.

Departamento de Compras 13.Requiere a ia dirección, coordinación 0 unidadsoiicitante razonar, firmar y sellar la factura.

Dirección, coordinación 0unidad soiicitante

14.



15.

Verifica que ei expediente cumpla con todos iosrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.

16.

Realiza ia liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio ai expediente ytraslada el mismo ai Departamento de Contabiiidad.

Departamento de Contabiiidad 17.

Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente ai Departamento deTesorería.


Ejecuta ei procedimiento establecido para ei pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.

Departamento de Contabiiidad 19. Archiva ei expediente.

Departamentó3fe Compras 20.Verifica en el SiGES ei ciclo de la orden de comprapara finalizar ei proceso.

del procedimiento.

x;Elafi Kevisadop r.

fej^deentióAdett "" " SubdireávdeControlbi'-'."; -.CalMed ; . . . •

Rcvlsadopor.

:' Dire^rdeSettlón v"'!•íCÓitrol Interno

Jefe de Comprei en'' fundone»

}Pirector AdndnUtrativor •5^ en fundones' '

Aprobad/pVr:

pi|eetpfeje«tivotm

KRENAPHeglslro Nacional de los Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHAOS EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


8.3. Fiujograma del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía

RENAPDirección, coordinación q

unidad

rr>Mnta competo«I fomulario df

RtqiMicMo ó»CoffvnsA

Curie aUoonÉA

Revisado rar:

Oeatone

eúqtáeición deloe bienes,

suministros,

obras o servicios

RedM ofsnayverifteaaue curráis

Adjudica

.jMoarUmanto da Compra#

Verifica elmonto de Je

negociación

Oeettenele

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Venfice «son

bienes o

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Traslada elexpediente

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Dapartamanto do PracupuaetOi

Aprobadd^on

>1 Director AdmtnMretlyo {!de9eitt6dde,a2ft' oireaprdeCesUónv^^-jnxi^^CdmBresefr^^ X\'í0Ui

§ñENAPItegIsUo Sacionol tíelosPersonas





VERSIÓN: 03

pAgINA: Página 24 de 75

IRENAP

MtttiMMBMnai*»9itfredsai^M»at

bWwaIAlmecón

Entrégalafactura y laForma 1-H

originales

zr


Direcdón, coordinacióno unidad solicitante

A)

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«mrdMidóAd dtentore

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Versión: 3Página:2 de 2


Departamento d*Tesorería

MCieemael 1

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aRENAPSeglslro nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


9. Procedimiento para ia adquisición y contratación en modalidad de compra

directa

9.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa

9.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal b) de la Ley de Contrataciones del

Estado y sus reformas, la compra directa consiste en la adquisición de bienes,

suministros, obras y servicios por medio de una oferta electrónica en el sistema

GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o

cotización: cuando la adquisición sea por montos mayores a Q. 10,000.00 y que

no superen los Q. 90,000.00. Esta modalidad de compra se efectuará bajo la

responsabilidad de quien autorice la adquisición.

9.1.2. Para las adquisiciones realizadas por ia modalidad de compra directa deberá

solicitarse como mínimo que las ofertas electrónicas sean presentadas con

firma y sello, detalle del bien o servicio ofertado, número de identificación

tributaria, nombre o razón social del oferente y el monto de ia oferta. Entre la

publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas

deberá mediar un plazo no menor a un (1) día hábil.

9.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse el precio, la calidad y otras

condiciones que se definan previamente en la oferta electrónica, cuando

corresponda, verificando que las propuestas contengan con el precio unitario y

tota! y con las especificaciones técnicas indicadas en el requerimiento de la

dirección, coordinación o unidad solicitante.

9.1.4. Para la modalidad de compra directa, se dejará constancia en el cuadro de

ofertas (ver Anexo 3). En caso sea presentada una sola oferta, esta será

suficiente para adjudicar el negocio, indicando que la misma cumple con los

requisitos establecidos.

EI>^i^po¿V Revisado y Revisado w: UV^lidMt^rah J

~(T3k•«mt.

-x;?JcfedtCo.nipratfln>r •^Director AdministraUvo ^''"i.'.'.' anfuncionas "

MRENAP•=^0 Sfgistto Nacional de los Peisonos





VERSIÓN: 03


9.1.5. En caso de contar con más de una oferta se realizará cuadro de ofertas

seleccionando la que cumpla con los requisitos, especificaciones requeridas

(cuando aplique) y sea conveniente para los intereses del RENAP.

9.1.6. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo

cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o

servicio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00. Salvo las

excepciones que establece el artículo 61 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado.

jtElalwrMQ^r. W Revisado

f

ory Revisado pon * [ I Validado po^ 1

Control; Dlrectordé.Gestldny#;:• Cíwitrrt Internó'•í:'"'-

'Á- Jefe deCompni eri Jim• funcioné* í-'n «•'

:^OirectorAdmlnl*tnttva,i|ls'DlrectwEjecutivoen' ;•^ enfundonee '• fundones ' 1

S/?£AMPHtglslro Nacional de ios Personas





VERSIÓN; 03


9.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de compra directa

Responsápl ctlyidad


1.


2. Verifica el monto de la negociación.

2.1.

Monto de Q. 10,000.01 hasta Q. 90,000.00, gestiona iaadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el pasoNo. 3.

2.2.

Monto mayor de Q. 90,000.00 o menor deQ. 10,000.00, gestiona la adquisición por la modalidadde compra que corresponda. Fin de) procedimiento.

3.

Gestiona la solicitud de ofertas electrónicas,publicándola en el sistema GUATECOMPRASconsiderando la norma 9.1.2 de este manual.

4.Recibe y verifica que cumplan con las especificacionestécnicas considerando la norma 9.1.3 de este manual.

Departamento de Compras4.1.

Sí cumplen con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.

4.2.No cumplen con las especificaciones técnicas, regresaal paso No. 3.

5.

Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.

6.Publica en GUATECOMPRAS el NIT, nombre o razónsocial del proveedor adjudicado y el monto adjudicado.

7. Verifica la procedencia de la CDP.

7.1.

Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 8.

P 7.2. No procedeJa-CDP, continúa en el paso No. 8.

Ravlsadop^; / Revisado por? —.Jvaliadop^ Aprobadg^^

olrectordeGesüdnv^' í'iJwe de Comprase^ á Director AdmlnmraUvo?f"'' enfutjdones •

;^eiTrector ^ecutivo tnA||fúricionei'

§RENAPñegiiUo Nacional de las Personas




CÓDIGO: MNP-OS-02-2016

VERSIÓN: 03

PAGÍNA: Página 28 de 75

1 Responsable No. de' Actividad;,


8.


9.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.

Departamento de Presupuesto 10.

Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.

11. Verifica si son bienes o servicios.


11.1.

Son bienes tangibles, solicita al proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 12.

11.2.

No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 16.

Almacén 12.

Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.

Inventarlos 13.

Ejecuta el procedimiento establecido para el registro debienes y devuelve los documentos firmados y selladosal Almacén.


Departamento de Compras 15.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.


16.


Departamentolde tompras 17.

Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.^ ^

Revisado

7Reirisadopor: _ vMidadoMtT B ValidadApor

rí)^^?.'-'CaUda'd

•- SMPdtrgglSt88Centra .. puectordeSesUony;-.. /... Jefe deCompras,^ f^jJirector.AdminlsOTüypií ^M«FW,EJeoitfvom;:Jftiocloneí.'mfuntíonw S»»fundcinei

§RENAPOegisUo Nacional de las Peisonas

DIRECCIÓN A|)IVIINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


1 Responsable No. dé"fActividad

Departamento de Compras 18.



Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.




Departamento de Compras 22.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.


Revisado ptg: Revisado por Validad^ p¿f.

rr^>rjlhiw.^^r41»^-¿faraeá*i>r!^ «n?¿;V yiR^ncfan«V

RENAPSegísiro Nacmal ús Iqí Personas





VERSIÓN: 03


9.3. Flujograma del procedimiento para ia adquisición y contratación en lamodalidad de compra directa

RENAPrección, coordinación o

unidad solicHanto

PrvMntt GonipWD•I fermMrie 4*fitquíMiAA dt

CemprwCMMKBonM

Rav sado

Gestiona la

adquisición deios bienes,

surnnlstros,obras o se/vicios

Recabe y verifiGeque cumpianooo

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Versión: 3Páginail de 2

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Gestiona la

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Jefe de Compras.en'fundoñet'

Diiector Administrativo

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§RENAPRegistro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


RENAP

Almacén Inventarios

Entrégalafactura y laForma

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Versión: 3

Págína:2 de 2

Departamento deTesorería

¿DJfeftorJeortiwfundoMi

§RENAPPegisiro Hacional úe las Personas





VERSIÓN: 03


10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único

10.1. Normas para ia adquisición y contratación por medio de proveedor único

10.1.1. De conformidad con el artículo 43, literal c) de la Ley de Contrataciones del

Estado y sus reformas y el artículo 28 de su reglamento, cuando el bien,

servicio, producto o insumo a adquirir, por su naturaleza y condiciones

solamente pueda ser adquirido de un solo proveedor, la compra o contratación

deberá realizarse por la modalidad específica de adquisición con proveedor

único.

10.1.2. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las

notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,

Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,

Dirección de Asesoría Legal, Comisión Receptora de Manifestación de Interés y

a otras direcciones o unidades administrativas que se consideren necesarias.

Elaborado

^candad

Revisado pi

y.Revisado pon Vd^Mado

i¿S«Mlfegpr<eCpotrpl,,^ <;•' Wrectorde.Gesifiliay.y. 'fcieíedi- •lCofl»PUateftip-->yl''5"-^y'-'fandQna-'

Validi^o p^. Aprobadjp^^

^pjrectgr Admlnlttraüvp^ ^JÚeóitfvo.MT^

RENAPñegisiro Naciono! de las Peisonos





VERSIÓN: 03


10.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único

sDóhsab ctividad


1.

Presenta completo el formularlo de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.

2. Elabora el proyecto de términos de referencia.

Departamento de Compras3.

Publica el proyecto de términos de referencia en elsistema GUATECOMPRAS, debiendo permanecer endicho portal por un plazo no menor de tres días.Habiéndose vencido dicho plazo se traslada elexpediente completo a Dirección Ejecutiva.


Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.

Personal Especializado 5.

Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientosen el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.


Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.

Dirección de Presupuesto 7.

Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.

Dirección Eje^iv^ 8.

Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los términos de referencia por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.

Revisado lory ReviMdopor: (

§RENAPHeglslto Nacional ds losPersonas





VERSIÓN; 03


. No/cS


9.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS, la invitacióna presentar manifestación de interés, los documentosde modalidad específica de adquisición con proveedorúnico y demás documentos que se requieren para supublicación, imprime la constancia de publicación, laagrega al expediente y establece la fecha parapresentar la manifestación de interés.

10.

Publica en el Diario Oficial y en otro Diario de mayorcirculación del país, la invitación a presentarmanifestación de interés.

11.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de la Comisión Receptora deManifestación de Interés.


Nombra a los integrantes de la Comisión Receptora deManifestación de Interés e instruye a SecretaríaGeneral se notifiquen con copia al Departamento deCompras.

13.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.


14.

Traslada copia de los documentos de modalidadespecífica de adquisición con proveedor único a laComisión Receptora de Manifestación de Interés.

15.

Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en losdocumentos de modalidad específica de adquisicióncon proveedor único.

Comisión Receptora deManifestación de Interés

16.

Espera los treinta (30) minutos, en aplicación supletoriadel artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estadopara la presentación y recepción de su disposición aofertar.

17. Verifica la presencia de interesados.

17.1.Sí se presentan interesados, continúa en el paso No.18.

17.2.No se presentan interesados, levanta acta e informa ala autoridad competente. Continúa en el paso No. 19.

§RENAPBagisirc Sacior.alóe JasPersonas




CÓDIGO: MNP-{»-02-2016

VERSIÓN: 03


1 Responsable No. dé " Actividad ^


18. Verifica si se presenta uno o más interesados.

18.1.

Se presenta un solo interesado, hace constar en acta einforma a la autoridad competente. Continúa en el pasoNo. 20.

18.2.

Se presenta más de un interesado, levanta acta, realizainforme y traslada a la autoridad competente. Continúaen el paso No. 21.

Directorio o Dirección

Ejecutiva

19.Queda facultado para comprar o contratar directamentecon cualquier persona. Fin del procedimiento.

20.Podrá contratar con el único interesado en ofertar.

Continúa en el paso No. 22.

21.Queda facultado para efectuar licitación o cotizaciónsegún sea el caso. Fin del procedimiento.


22.Publica el acta en el sistema GUATECOMPRAS

firmada por la Comisión.

23.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la ComisiónReceptora de Manifestación de Interés.


24.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.


25.

Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.

26. Entrega el expediente a la autoridad competente.

Dirección Ejecutiva 27.Suscribe contrato correspondiente entrega alDepartamento de Compras.

Secretaría General 28.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.


29. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.

30.imprime la constancia de publicación y la agrega a)expediente.

Revisado dary Revisado dót: « / Valida< s Mfr) ' ValidaddMr;

U-^'t3^d9eest:óntfcti.:-.\:|.{^$ub#,eHar(ie'Controf 's r^OIréctorde Gasllén v -

Cohúol Ihtarhb'"'^Director Adniinistraüvo"Wíü •enfundones • '''

'•lOlreelor Ejecutiva«n:|||;• funciones''"

mRENAPüeglsfro nocionalóe los Personas





VERSIÓN: 03


A •'"'Responsable s.No.

31.

ActividadJ^-..


Verifica la procedencia de la CDP.

31.1.

Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SiGES,la incluye en el expediente, solicita al Departamento dePresupuesto su aprobación y traslada a la Dirección deAsesoría Legal. Continúa en el paso No. 32.

31.2.

No procede la CDP, traslada el expediente a laDirección de Asesoría Legal. Continúa en el paso No.32.

Dirección de Asesoría Legal 32. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual.


§RENAPñegislfo Nocional de ¡asPefsonas





VERSIÓN: 03


10.3. Fiujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único

Dirección, coordinación qunidad solicitante

Dipártímanto de Compras

pf—irito complete

•I formúlele da

Ra^Modn daCdftiprea»

C^nvattewnaa

Revisado

Eld>ora el

proyecto detérmino* de

referer>cla

neorpera

•epwSeftte copiadaiacuardo y da

cédutaada

noiicaeián da lea

Revisado por: «

HádlaittUaiiiayi

DirecciónEJecüttñ,

SohoU dicttA^eri

técnco.treeledendo

émutéAWwiie

elexpedWM

Personal Especializado Dlrecclfiiroe Presupuestd

-ít

Emite dKtamen

t6cnécD.fim>efKtoyleliendo ¿

miemo y ef<re(>e

Vall<Mo Oor:

irec^


ErrMte dKtamen

pr«Mpuestario

íhRENAPUsglslro Nacional de las Personas

DIRECCIÓr^ ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03

pAgina: Página 38 de 75

RENAP

Comisión Receptora úe Manifestación de Interés

Verifica sí se

presenta unoO más

hteresados

Hace constaren

acia e informa a

la autoridad

competente

te «n SI

líete Thora JnteMe «IiosdcKumentwde

itedeldsd wpeclftce te•dQvWóteeegiowKJw* unk

tplqc»6niu(>Mtn> a•di culo ?4deb ley o

BflMenr**

te M MiMeBn • drte

No--

Verifica lapresencie denteresados

¿S«prvtentanoferentM?

Levanta acta,realiza informa y

traslada a la

autoridad

compalanta

Geationa la

certificadOn oelacta y la entrega

juntamente con laoriginal

NCH

Levanta acta e

informa a la

autoridad

competente

Directorio o Dlrecctóil ijecutlva

Queda facultado

para comprar o

conttala*

dlraclamenta con

cualquiar parlona

Queda facultado

para efectuarlicitación o

cobzaciOn segúnsea M caso

PotM contratarcon el único

inieresadoen

ofertar

Suscriba contrato

GcrraspcndWntaai«agiat

OapartamenlB daCompraa

)

Versión: 3Págína:2 de 3


PubScaei aclaan

aisietama

OUATECOMPRAS

fimiada por laComisión

Imprimalaoenteinea te

puWtedón,•! «aptdlóntt

ytninge 9i tct»orlfllrte • ié CoAtetón

AdMM « tefVteaddAtei «ctt ti V

•fcftM •MfllteoMMtMtehola»

imtelM. biMM

Entrega alexpediente ala autoridad

competente

Revisado pprty Aprobad^or;

K len de SfutfMt de la 7 y SjfWMyjor deControl •, 1;;.' teector deGestbl«y^t«''JefedeCompras^R^ag?pltenof.*dntlntrtwtfv<>'' J.ta^.olrea<aElenitlviow'.j-l

§RENAPHgisfroNacional do las Personas





VERSIÓN: 03


RENAP

Secretaria General

Nottñca SM

oferentes con

copla alOepanamentodeCowpta»

Revisado pbr:

Iefe de Gestión de it


Revisado por

PublieeK

rMolueión

«Wvma

QUATECOMPRAS

Irrpnme mconMrwitOa

pubHcactón y

eiMdeftt»

Verifica ia

procedenciade la COP

¿PiPCBdili

Traslada al

expediente

Elabora M CDP

Ointrodai SiQES.n

«ióÉMrtt, «olciia•u Aprobación y

tnilAda


Dirección de Asecor

va UMdo obr:

^rMfflfnmra

fiUmíflBB

Inícitei

pree»diiTéÉnto Mnumtril 13 4*

msnuAl

Aprcbadoper;

tmam

§RENAPRogísUo Nacional de losPeisonos





VERSIÓN; 03


11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización

pública

11.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de cotizaciónpública

11.1.1. De conformidad con el artículo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus

reformas, cuando el precio de los bienes, obras, suministros o remuneración de

los servicios exceda de Q. 90,000.00 y no sobrepase los Q. 900,000.00, ia

compra o contratación podrá reaiizarse por el régimen de cotización.

11.1.2. Para efectuar una compra o contratación por medio de cotización pública,

además de io estabiecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas

y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-

2010 de ia Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones dei Estado

del MiNFiN, Normas para el Uso del Sistema de información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que

emita ei MiNFiN para ia regulación dei mismo.

11.1.3. Las actas que elabore la Junta de Cotización deberán imprimirse en las hojas

autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas ie corresponderá

al Departamento de Compras.

11.1.4. La Secretaría General dei RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las

notificaciones internas a ia dirección, coordinación o unidad solicitante,


Dirección de Asesoría Legal, Junta de Cotización y a otras direcciones o

unidades administrativas que se considere necesario.

11.1.5. En ei caso que la convocatoria a cotizar no concurriere ningún oferente, la Junta

levantará el acta correspondiente y io hará dei conocimiento a la Dirección

ijecutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aún asi no

^cohcurriere algún oferente, la Direcci^rT^eótlti^quedará facultada a realizar la^ . ' ^

Aprob^o aor:

de Gestión dele

•" CaBdad

Revisado por

/"Dlre^rTdé^tión vConbófInterno

alldaw po

> Jefe de Compras en | Director Administratívó' fundones' V.'r' en fundones ' üiMidneí.'."-."

§RENAPffep/í/re Naciofíat de los Penonas



ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL REMAR


VERSIÓN: 03


compra por medio de compra directa, en aplicación supletoria del artículo 32 de

la Ley de Contrataciones del Estado.

11.1.6. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo ejercicio

fiscal no existan varias cotizaciones correspondientes al mismo bien y/o

servicio, cuya suma exceda de Q. 900,000.00, a partir de la cual la licitación es

obligatoria.

Revisado p Revisado por VaHda

¿RENAPRegistro Nocional ¡3e losPersonas





VERSIÓN: 03


11.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode cotización pública

ésbónsabi ctividadj


1.


2. Elabora el proyecto de bases.


Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.




Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientos

en el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.




Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.

Dirección Eje^iva 8.

Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de cotización por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.

Revisado oor: Revisado oy: —i Vaíida^yM^ V Valida^^^ Aproba^^r:

:|!$ubdErect^ deControl -.~| Din^)'deGestión ;Í^r-3-' . '=>••=•'{¿,,¿01 Interno ''""í

'JefedeCompráseñ"—• hindones ' ;''£H

?, Director Adniinistradvo ^| ' Director Ejecutivo enj|to'enfundones 1" '-^vs.'fundonet

§RENAPSeglstro Nacional de laí Personas





VERSIÓN: 03


jK-'H^Responsable ••/ •• • No. d® ••- Actlvldad:|f§^ | ^^^ |


9.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación a

ofertar, los documentos de cotización y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.

10.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización.


Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización e instruye a Secretaría General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.


Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de ios nombramientos.

13. Traslada copia de las bases a la Junta de Cotización.

14.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.

15.

Espera los treinta (30) minutos establecidos en elartículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.

16. Verifica la presencia de oferentes.

Junta de Cotización16.1.

Sí se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 18.

16.2.

No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas; el díahábil después de la fecha que se había establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.17.


Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más ai plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 11.1.5 de estemanual. Regresa al paso No. 9.

Junta de Coti^cion 18.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgeneraje&^ajcisi^rentes.

Revisado per: Revisado pocL.-r

lé.g¿tl¿fl¿etoasg ;g^M6dlf«adfd>Control-:v ^DltfeW-tíís5ÍÉIáÍ^S JSW««orAdmWrtrí^--. •K.oir^Kitot^

gRENAPflep/ífro Nacional óe las Peaonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMiSiÓN: Agosto 2016



CÓDiGO: MNP-05-02-2016

VERSiÓN: 03

PAGÍNA: Página 44 de 75

1 Responsable No. de í

«wsP9^8ai¡BActividad

19.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.

20.Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.

Junta de Cotización21.

Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.

22.

Elabora acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.


23.

Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.

24.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.

Junta de Cotización 25.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.


Adjunta la certificación de! acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.

27. Revisa la o las ofertas presentadas.

27.1.La{s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 28.

27.2.

La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 31.

Junta de Cotización 28.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.

28.1.La(s) oferta(s) si cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.30.

28.2.

La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsane los mismos. Continúa en el paso No. 29.

Jefe defiestidn de ia >úBdád

Revisado nn.

deContr« ;

Revisado

Contfoiintarró

Valdado

. Jefe de Compras en''.fundonw

Va d

Director Administrativo

en funciones

r Ejecutivo enfunciones

^ncki ñ nDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016

9HrJ\lMP MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE



Hegislro Nacional de tosPersonasVERSIÓN: 03


-vftctivida

Junta de Cotización

29. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.

29.1. Sí cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 30.

29.2.No cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 31

30.Califica las ofertas considerando los criterios

establecidos en las bases que rigen el evento.

31.

Elabora acta en la cual se establece las actuaciones de

la Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.


32.Publica el acta firmada por la Junta en el sistemaGUATECOMPRAS.

33.

imprime la constancia de publicación, ia agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.

Junta de Cotización 34.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.



Junta de Cotización

36.

Espera los cinco (5) dias calendario posteriores a lapublicación del acta y verifica la existencia deinconformidades.

37.

Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Dirección Ejecutiva el expediente foliado, rubricado ylas ofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).

Dirección Ejecutiva

38.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Cotización.

38.1.Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 41.

38.2.

No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 39.

Revisado Revisado por: l\¿lldado iifoíjf ^ /ValIdlAloDW:

tsUAprobade^r:

§RENAPflegisiro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


ResponsableNo. de

' Actividad

Junta de Cotización 39.

Revisa ios argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, reaiizándolocon base en las observaciones formuiadas porDirección Ejecutiva y devueive ei expediente.

40. Revisa io resueito por la Junta de Cotización.

Dirección Ejecutiva40.1.

Procede io resuelto por ia Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en ei paso No. 41.

40.2.

No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 41.

Secretaría General 41.Notifica a ios oferentes con copia al Departamento deCompras.

42. Publica ia resolución en el sistema GUATECOMPRAS.


43.imprime ia constancia de publicación y la agrega alexpediente.

44.

Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a ia Dirección de AsesoríaLegal.

Dirección de Asesoría Legal 45. inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual


VENARSegisiro Nacional de los Personas

DIRECCIÓN administrativa FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


11.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode cotización pública

RENAPo (recci6n, coordinación

iinldad Mtlcitanta

PraMnts I•I fomiulane dt jR«qkMÍei6n dt

CoAV'tt oConvatteMntt

...KElabora el

proyecto debases

Kftiea •< preytao

Piales «nwiweno

OUATECOW>ltlSaVMlsaón s eíwW y«ÉÉtbltG» M iKta

pera preeemr

oltitat

Ittrrítt!•soSáCodt ftOfUÉirtwtfito

dt iwrtnitcit

dUtrttytupitnttt dt It

•luntt

IScwpoft iítXpt^tAtt COpitdtl tcutrdoy dt

eéîttdtrioOñctción de lot

noffibrtnttnto»

Traslada copiade las bases a

la Junta

c'cté'^Éf^tlva'

Sollats didsmsn

lécnico.üMladanbo

slmultirwamenu

•(•xpMisnte

dCtofiwi

pr««49iMiine.tvdidnlo

Rsc^yrsvaasleapedtrte «n Ice

otcttmtntt. tpnjtM

KíiñtnelMn*n<a<ie IWww y

•»!•«* de le Am eMntt ee ncUîOT

«onectieeiOapinanMsde

Personal Especializado

ErnUs didsmen ;lécnico. I

Armando y Isellando el

mismo y entrega |

Versión: 3

Páginarl de 4

Dlrecciáh dCPrcsupúesttf

Emite dictamen

presupuestario

ElaCbcôpo^ / ^ Revisado por: Revisado por: âlifl^^^r; Aproba^d>r;

Dir«aordB.»|SW|! j^Vi>irector Adtnfmnitiy^/.

MRENAPHegisiio nocional dolas Personas





VERSIÓN: 03


RENAP^ '91'»

Junta da Cotización

RdCPbd \9% otorua

vsnlicindo que IMeobietM

encuentran

ceiradM

cntrogaiata daaaíataneiay

formiano do datoa

gonaraioa a bacrferontoa

Frma. tola doracábido

coloca laa pi>eaapor ordon arvque

Iratoaren

Mdaadppubiicodo epertjrt do

phcao, en «I ordonquo Ingrotarontooofoionteo

Realiza loetura

alta, tfxicando

el nombra dol

oforento y al montetotal da lo eterta

ETabora acta

rocopcíAndaoíeftaa y aparturada pfccaa an hgjaaautoÁzadaa por laCGCvfroaloda

faoradOMr:

te la -

S» pi't—riMlugar, facfit y hora

irdcado

bOMO pararacopeiÓA de ofarM

Espere let SS•ptatleeldn

•rUeule de le Ley deCofititeelenee del

Eeledo, pere lepreeentKdny

recepción de o^i^i

Verifica la

presenaa deoferentes

gj ^ ¿Sepradaoíaf»ofarontat?

Geetiona la

certificación delacta y la antraga

Juntamente con laortainal

Revisado pe :

y

«Mere ectenpoende

««ne^li

óferenes y leótiteOrecocn EjeeidM

prerrege el plMó periredbPe'ertM

Revisado g¿CL..


Concddola

drteneéán ti plazo,para radbr ofdfta»

fiforma a laJunÉp

Valida



PuUfca ai acta d«

ncapoón da ofartaty apertura de piicat

el eieteíTO

OUATECOMPRAS

Imprima lacoratancia da

pubdcación, laÉOega al ««pedíante

y anirege el acttOrigínala le Juria

AQunt» % certltoelón•i evpóeeróey

erelwe •ndliC'ftde

•des de hoja*movWe*. toefelee

ertanelee

Aprobado bor

§RENAPSsgisiro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


&RENAP

Revisa la o las jofertas

presentadas

Revisa los

requísilos nofundaméntalos yformales de la o

las ofertas

Reqtoera el elwento

el cumfantotoe detoe ffttmoe Vi|efiezo eeneir penOJO i'fruff M

verifica si el

oferente ha

cumplido conlo requerido

Rachaza yadjunta al

expediente

Calmee latoftrtift

coneidenndo le*

crrterioe

MVblecidót

b»«e* que r>0eAelevento

iCtfnpeMMftoet

Geetene le

eertficeción del

ecto y le entreneJuntomento

origirtol

EepereSdieicelenitofte poeterMe

topiMeedóndtoecl* y verUce <•

entttonda de

Incsflteimdedee

Rtepooo» toeIrKontormUettoe <citoe hubiere) y rentoe

el t«ped*nt* toledorubrtoedóy toe

otorttt redttdee

Reme lee erpumcneo.pudiendo tertonne*pñodtocef eudectoton

odglrel en lennereMfMe ydevueheel

•leedienM

Revisado oOr: Revisado por:

«Compras

Pubbce electo

firmedeperliJunto en el eietom»

QUATECOMPf^S

mipwwe leeomanen oe

pveficedón. le•greee el eipetoent*

yenMee electoenotoei

lidado p

Biwiuua

Impruebs ydevuelve a la

Junta, elexpediente

alldadOdoK


Revtsa e

axpadienle, lasofertas rsclbldds

y lo actuado porla Junta

¿Precedo leecudoperto

JufWl

Aprueba pormedio de

resolución

Aprobad

gRENAPfífgisifo Nacional de las Personas

DIRECCION ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


RENAP

ireccfón

Revisa lo

resuelto por la

Imprueba oprescinde de la

negociacidn y dapor concluido al

evento

Aprueba pormedio deresolución

Notifica a los

oferentes con

copia alDepaiiamenioSe Compras


paitsmento d« Compras Dirección de Ai^óifátiagáil'

PuMlcsia

^ retoludón^ cittdnid

OUATECOMPRAS

Ifnpnm* fstonmrKiadfl

publícsción y•gragse

t>p*cient*

ElabóralaCpT"dann dal SIGES,

la nduya an al•ipMliónte, «ohdBal tuaprobacMny

Inídaal

pncadlmianto dalnumarai i$4aatta

manual

(^J

Elab'ómijpoR / Revisado aor: Revisadopor:_ \ Valle Aprobódó por:

a^ii^ de Gestióndele 1 .SuMif^&>t4eContri. ¡ i Olfeawde(^tlóny^i:r ?^;tjefe de Compras en' 7fundonef.: i' r:

- Director AdmIiiiRrativo

'enfuneiones • •

jfS^^0FEje9i.tliW.«t; g

§RENAPIÍ9gis1rD NQCionol de losPersonas





VERSIÓN; 03


12. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de licitación pública

12.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de licitación pública

12.1.1. De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus

reformas, cuando el monto total de los bienes, suministros y obras exceda la

cantidad de Q. 900,000.00 establecido en el articulo 38 de dicha ley, la compra

o contratación deberá realizarse por el régimen de licitación pública.

12.1.2. Para efectuar una compra o contratación por medio de licitación pública,

además de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas

y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-

2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del MINFIN,

Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que emita

el MINFIN para la regulación del mismo.

12.1.3. Las actas que elabore la Junta de Licitación deberán Imprimirse en las hojas

autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas le corresponderá

al Departamento de Compras.


notificaciones Internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,


Dirección de Asesoría Legal, Junta de Licitación y a otras direcciones o

unidades administrativas que se considere necesario.

12.1.5. En el caso que la convocatoria a licitar no concurriere ningún oferente, la Junta

levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento a Dirección

Ejecutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. SI aún así no

concurriere algún oferente, la Dirección Ejecutiva quedará facultada a realizar la

compra por medio de compra directa, según el articulo 32 de la Ley de

Contrataciones del Estado.

aRENAPSagisl/o Nocional óe las Penónos





VERSIÓN; 03


12.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode licitación pública

ResponsabI ctividad


1.


2. Elabora el proyecto de bases.


3.

Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.




Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientosen el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.




Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarlos: y traslada aDirección Ejecutiva.

Dirección Ejeci^ya 8.

Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de licitación por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.

§RENAPllegisiro Nacional óe iosPénanos

DIRECCIÓN APMfNtSTRATIVA FECHADE EMtSíÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


Responsabl^^^^ No. de^Actividad '


9.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación a

ofertar, los documentos de licitación y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.

10.Publica en el Diario Oficial la invitación a participar enel proceso.

11.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de laJunta de Licitación.

Dirección Ejecutiva 12. Somete la solicitud al Directorio.

Directorio 13.

Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Licitación e instruye a Secretaría General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.


Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.

15. Traslada copia de las bases a la Junta de Licitación.

16.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.

17.

Espera los treinta (30) minutos establecidos en elartículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.

18. Verifica la presencia de oferentes.

Junta de Licitación18.1.

Sí se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 20.

18.2.

No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas: el díahábil después de la fecha que se había establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.19.

"•n19.

Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más al plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 12.1.5 de estemanual. R^Qresg^al paso No. 9.

4eCoi>trol.;;t.

Revisado por

:;; director de Ses.tjó|i](rol Intwnñ-

RENAPHeglslro Nacional de las Peisonas





VERSIÓN: 03


^^^PZ"R¥sponsá6le No. de. Actividad '

20.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgenerales a los oferentes.

21.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.

Junta de Licitación22.

Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.

23.Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.

24.

Elabora el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.

Deparlamento de Compras

25.

Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.

26.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.

Junta de Licitación 27.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.



29. Revisa la o las ofertas presentadas.

29.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 30.

29.2.

La(s) ofertáis) no cumple{n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 33.

Junta de Licitación 30.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.

30.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.32.

30.2.

La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsan^Jqff'mísfnc^. Continúa en el paso No. 31.

TRevisado i Revisadopqc Aproba^fcor:

la.Jetftdegestión de la -: '."^^^pWfde'Contr^ " „ DIfeetof dfeGestóny ;ContrOilntwiióa

Jefe de Qtmprai eqa,"* • fundonés'^^?'*'''

; Director Administrativoenfúndenos

jj^^ocEiewtivqffl^Bfundones

RENAPSegistro Hacional de las Personas

DIRECCIÓN administrativa FECHADE EMISIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


Responsable Activida

Junta de Licitación

31. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.

31.1. Si cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 32.

31.2.No cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 33.

32.Califica las ofertas considerando los criteriosestablecidos en las bases que rigen el evento.

33.

Elabora acta en la cual se establece las actuaciones dela Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.


34.Publica el acta firmada por la Junta en e! sistemaGUATECOMPRAS,

35.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.

Junta de Licitación 36.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.




38.

Espera los cinco (5) días calendario posteriores a tapublicación del acta de adjudicación y verifica laexistencia de inconformidades.

39.

Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Directorio el expediente foliado, rubricado y lasofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).

Directorio

40.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Licitación.

40.1.Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.

40.2.

No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio, de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 41.

41.

Revisa los argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, realizándolocon base en las observaciones formuladas por elDirectorio y devuelve ei expediente.

§RENAPUsgislfo Nacional de losPersonas





VERSIÓN: 03


1 Responsable'i^f||>^ No. de Actividad i

Directorio

42. Revisa lo resuelto por la Junta de Licitación.

42.1.Procede lo resuelto por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.

42.2.

No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 43.

Secretaría General 43.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.


44. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.

45.Imprime la constancia de publicación y la agrega alexpediente.

46.

Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a la Dirección de AsesoríaLegal.

Dirección de Asesoría Legal 47. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual


fievlsado Ravísado por

4^G«stlófldels"/' •J 'tefeihofdéControl ' "''bJrectorde^t[$ny'' 'Caiidad' " •yXr'.'' ' • •: tontf'otlntcrnó^?'

alldado po Aprobadi^^/éH

Jefe de Comprasen. DirectorAdmInMraüvo ií^Slrector Ejecutivoeit;j''"fundone» enfunckmee 'funcíonei"

RENAPll9gisfro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


12.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode licitación pública

RENAPÜrécdiñ,

«oórtfinaclón'ó-unMad sollcitanta

conv»«to•I

R*<)u«ci6n —•Cempr

CoAtrattooM»

fPfW

elabora el

proyecto debases

PubW* et péoyeoo oeftaw» te^eWewOUATCCGMPfW

venetdo pteo.kswde el •Ewowi»

Pubiee en el víteme

OUATECOMPRAS »

IrMteertn e eferter yMtebleGe ti toeiw

pwspfeeeNwefertee

Publica on

D^rio Oficial la

Invitación a

participar an dprocaao

Ronvie la

de nombramiento

de mtembroemulereey

eupientee de leiluMi

Incorpore

exptdier>te copiodel ecoerdo y de

oóduloe de

notifíceción de loe

^ n«

Traslada copiada ias bases a

la Junta

Revisado dbr:

Solicita (Setarnen

técnico,trasladando

aimulténsameriie

el expediente

prM(ipue«taio

nUdbey•ipeaente

dktámenet.«pruebft loe

docurnentoecM

lOtaeánytrMBda

Somata a

solicitud a

Directono

Revisado por

dtCbntrolaaa.Di

Valida

Emle dUamen

técnico,

firmando ysellando el

mismo y entrena

rAdmimstratM

Versión: 3

Páglnail de 4

f««UpUMtO^

Emita díctameo

presupuestarlo

l3«cvtM

§RENAPDeglslro Nacionai tíe los Peisonas





VERSIÓN: 03


RENAP


i-S

RaciM IM ofartai

vanficando qua los»obr»SM

ancuaotran

ca<Tadoa

Entrega Usta deasistencia y

formulará de

datos generales8 los orerentes

Firma, sata darocíbido. anumara y

cdoea las picaapor ardan an qua

Inyaaaron

Inteia acto púMicada aradura da

plicaa, an al ordanan qua reataron

loa oferantas

S*pr*Mnt»«tugar, facha y hora

indicado an laa '

baaaapararacapctón da ofariaa

?ipKf toiXMtntSS]•MMcidois

mieuiD 24 M • Ur dCenwadwwedd

6dado, pwa •fTCMrüCtdn y

dsafadw

venfica la

presenaa deoferentes

¿da praaantan

Raaliza laotura an

voz alta, ndcartdo•1 nonttrt dal

oftrtnia y ti montotote dt la oftna

J mbiepora acta de

ftctpoón dte^as y aparturadt plftat tr> hofastutonzadtt por IéCGCvMada

Gaslíona la

certincecidn dal

acta y la ant/egajuntamente con ta

original

Revisado p f:

No.

jefe,i^€wióndets Subdir^M de Control

ReWsado^gt:

Oirt^rde^tlódCmkól Interno


Concadela

asdanatón al plazopara reetár ofartat

aMormaaia

Junta

JetedeCornprarenfundone*

Vs da

Versión: 3Páglna:2 de 4


Publica ti acta dt

lactpcián da efartaayaptdura da plicaa

tn ti tlaltma

OUATECOMPRAS

Ifflpdm» la conatancdde pitíleadón, It

i^tpa ti cjrpaditntty «wtQi «I aciaoriginal a la Jktnta

Aifunta la eartiikedóndil acta al axpManta y

arcNva «a al Wso da

adaada iMjaaihovibiae, bcMlaa

arieinalaa

Aprobaunior:

Director AdmmHtraUvo

en funciones funciones -

TT

ifíENAPSíp/íire Nocional de las Personas





VERSIÓN: 03


IRENAP' w «« V

Revisa la o las [ciertas |

presentadas j

NO^

Rechaza yadjuntas)expediente

Revés iM

requisitos nofundsflientates yfonnales de la o

as ofertas

R«q(Étr« af clarann•I cumpbnbflb d»

lo* Mamoa y \npfvo eofnúp OM

qiM «t^mm lea

vemica siei

otererfte ha

cumplido conlo reouerido

iKiradopor:

sn.de6«tUd(|,d«la

Si^

C«lflca otoftM

conaManndQ b»

«••ftettaiabtMM

Omgnele

eeflifiación dar

•et* y !• •nfrfoajgnt>mfit» con la

originé

EipafvSdbs Icibfidiftci pcflifWti

• bSubkeoWdr' I•daywdcab ,•slWidide J

(íicofliowaagjw J

Raaeondi laaInconibniudadaa (dlaa hubiera)y ramiaal ai«adiM iMa.

rubricada y laaofertee redbÉilaa

Revisad

CaMMMbewl

•eMMtOtii

M.«Ah4Miára*»eerb COC

No

Revisado pon.

Cubica al acta 'ftrmadaporia

Jwttan al mmrm

GUATECOUPRAS :

maMiaccnataAcia da

piÉdssOdn.laegfagi al aipadafi»

y amrag» al a«ttVlQrBl

a^#»aimiii<i,IWWib y¡I edwiwteitbieda !] acMdshei» |

Imprueba ydevuelve a la

Junta, ei

expediente


Revisa e

expediente, iasofertes retíbíúas

y lo ectoedo porla Junte

Aprueba pormedio de

resctudón

«e da Ameras en.tMIDirector AdminIstrstfMi rector uecutttfo en

fiíÉÉdmiá frnrlníiiiÉÜi

§RENAPHegislro Nacional óe los Peisonas





VERSIÓN: 03


RENAP

Directorio

Revísalo

resuelto porla

mpniabaoprescinda da la

negociación y dapor concluido al

evenlo

Aprueba pormedio de

resoluciún

Secretar a General

WoUnca a los

ofatentascon

copla alOapaitamantoas Compras


PuMetl*

rsacihicUo da

SVaMMn «n ti«•tama

GUATECOMPRAS

wnenmtia

pufepScaddny li

Eltbora

dtnro dtl sices

I» rtduy#«ohctti

•proMdóo yVieleM

Versión: 3

Página:4 de 4

Dirección de Asesoría Legal

Inicia «Iprwadhnianto dal

numeral tSdeaetamanutf

EIsBbi^o / Revisado i|or|. Revisado por: ^

lUjtprobadpl^:

de Gestión de la

1Calidad '• 'Subdiifctdrde Contri OlrectordeGestióny '

Control Interno

1 jefe de Compras enfundones

' Director AdmInitíraÜvo

en fundonesj DtrlMor E]ectrtivo en ^

^ ^ ^•"•funciones " B

MRENAPHBgisUo Nociono! áe los Personas





VERSIÓN: 03


13. Procedimiento para ia elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato

13.1. Normas para la elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato

13.1.1. Previo a elaborar el contrato administrativo correspondiente, la Dirección de

Asesoría Legal deberá verificar la existencia de partidas y créditos

presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos

que se deriven de la compra o adquisición del bien suministro o servicio

correspondiente. El contrato deberá suscribirse dentro del plazo de 10 días

hábiles contados a partir de la adjudicación definitiva: en caso de existir COR,

deberá anexarse al contrato.

13.1.2. La Dirección de Asesoría Legal solicitará al proveedor presentar la póliza de

seguro de caución de cumplimiento de contrato, dentro del plazo máximo de 15

días hábiles siguientes a la firma del mismo, la cual resguardará y agregará al

expediente fotocopia de la misma.

13.1.3. La firma de la resolución de aprobación del contrato deberá realizarse dentro de

los 10 días hábiles, contados a partir de la presentación de la póliza seguro de

caución de cumplimiento del contrato.

13.1.4. Cuando lo adquirido sean servicios, éstos se recibirán en el lugar que

establezca el contrato respectivo.


notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante.


Dirección de Asesoría Legal, Comisión Receptora y/o Liquidadora y a otras

direcciones o unidades administrativas que se considere necesario, según la

fase del procedimiento en que se encuentre el expediente.

MRENAPHegislfo Nacionai ds iosPersonas




CÓOÍCO: MNP-05-02-2016

VERSIÓN: 03


13.2. Descripción del procedimiento para la elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato



Ejecutiva


Secretarla General



Ejecutiva

Secretaría General



Dirección Eje^tiya

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11

Elabora el contrato administrativo correspondiente,considerando lo establecido en la norma 13.1.1 de este

manual.

Suscribe contrato y lo devuelve a la Dirección deAsesoría Legal.

Solicita al contratista la póliza de garantía o seguro decumplimiento del contrato que corresponda.

Solicita certificación del contrato a Secretaría General.

Certifica el contrato correspondiente y devuelve losdocumentos a Dirección de Asesoría Legal.

Traslada el expediente conformado, conteniendo coplacertificada del contrato a Directorio o Dirección

Ejecutiva, toda vez el oferente ha cumplido con lapresentación de la póliza del seguro de caución deseguro del contrato.

Emite la resolución de aprobación de contrato que enderecho corresponda, considerando las normas 6.23 y6.24 de este manual. Entrega el expediente aSecretaría General.

Notifica Internamente lo resuelto por Directorio oDirección Ejecutiva y entrega el expediente alDepartamento de Compras.

Envía por medio de oficio la copla del contratoadministrativo con su aprobación a la CGC y remitecopia de lo actuado al Departamento de Compras.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS el contrato

administrativo respectivo, la resolución de aprobacióndel mismo y el oficio de remisión a la CGC.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros de la Comisión Receptoray/o Liquidadora.

Nombra a los miembros de la Comisión Receptora y/oLiquidadora e instruye a Secretaría General senotiflquerf^rT^^ al Departamento de Compras.

MENAPllfgisin Nacmat de iosPersonas





VERSIÓN: 03

pAGINA: Página 63 de 7S

W' ''

13.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.


14.


15.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.

Comisión Receptora y/oLiquidadora

16.

Recibe los bienes o servicios, la factura original, lapóliza de la garantía de calidad y/o funcionamiento,según corresponda, elabora el acta de recepción ygestiona la certificación de la misma.

16.1.

Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén Juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 17.

16.2.

No son bienes tangibles, entrega la factura y el acta ysu certificación al Departamento de Compras. Continúaen el paso No. 20.

Almacén 17.

Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.

Inventarios 18.

Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.


Departamento de Compras 20.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.


21.


Departamento de Compras 22.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.

fDepartamento de Presupuesto 23.

Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcomprojTHSo^ai^^uestario y regresa el expediente a!Depa1^m^to;deCt^pras.

Elib Ravistdop^ .

(ci*<$e«l6ntela>..

Revisado por__:,. Aprobadojw

/G\

mENAPüegislro Nacional Oe lasPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADEEfidiSIÓN: Agosto 2016



CÓDIGO: MNP-(»-02-2016

VERSIÓN: 03


i'- i - •1 . Responsable

No. de

24.


Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.

25.



Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.





Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.

30.Informa a la Comisión Receptora y/o Liquidadora lafinalización del proceso.


31.

Requiere al Departamento de Contabilidad elexpediente, practica liquidación del contrato, estableceel importe de los pagos o cobros que deban realizarseal contratista, dentro de los 90 dias siguientes a lafecha del acta de recepción definitiva.

32.

Elabora acta de liquidación del contrato y gestiona lacertificación de la misma y la traslada a la Dirección deAsesoría Legal.

Dirección de Asesoría Legal 33.

Adjunta la certificación del acta al expediente y lotraslada a Dirección Ejecutiva, para aprobación de laliquidación del contrato correspondiente.


34.

Revisa el expediente y mediante resolución, aprueba laliquidación del contrato administrativo y adjunta alexpediente.

35.

Remite a Secretaría General para efectuar lasnotificaciones y traslada el expediente al Departamentode Compras.

Departamento de Compras 36.Incorpora las copias de la aprobación de la liquidacióny traslada el expediente a la Dirección de Presupuesto.

DepartamentQ4je Contabilidad 37. Archiva el expediente.

^^^^^^^Riodel procedimiento.

Revisado Revisado p^. yippyjí Aprob»doe¿f:|

de^frc; 4l-$uMK^9rdeCw^ot>>. w^,pUem|:$e6estMnyi.^ -V-Jefe teCiHnprs«,m};%%-í Director Admlnlstradyo•^K'Celidad '-T "'.•••.v-": i\r-V'Control interno ' fandones'A"' '—Mi'-:''' ', enfundór>es i

§RENAPfíegisiro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMiSIÓN: Agosto 2016




VERSIÓN: 03


13.3.Flujograma del procedimiento para ia elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato

RENAPde

>AMMría Legal

Elabora wá

contrato

•dnwiislrativo

BpondWite

CAftifiCACión

del contrato

CnvM hoepa decemip

•dnwMtás^

••(«Meian • e COC

Directorio oDirección Ejecutiva

ecntrato y lodevuelve

EiMb lÉ rasotüseri M

«erohedóndsOOflVaiD

eoimepend*

padvnM

Revisado

Secretaria General

Ce«ticontrato

cofTMpondianiéy devuelve los

documanloB

fe»u*o y •ntreoa•( «xpedánta M

0«Mrtwn*nto 09

Revisado por:

«de<5esti6ndeto^ |

Departamento de Compras Dirección Ejecutiva

íieaauiiáííii

Versión: 3

Página:! de 3


8epre«entaenel lugar, fecha yhora Indtcada

et nombramienlo

Ertvtgc lo factura,eaclay

ear«teM«n MDaearttnweoOi

CofwiprM

íactftrmetut

mENAPfl»g¡sUo Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


RENAP^^irácelÓR de^^pcsorto Legal

Euiwr* el

contrato

adminisirativo

conespondiante

Sclou U CMMn

k póln M0M9U94t

corMIftqM

Solicita

certificación

del contato

EnvtotteofttdeicvMto

«dniM9D9lN9«0n«U

»pra«*cÉún • It CGCy rvMM eopit d» lo

Jare de 6«t»n de ta '

Directorio o


Suscribe

contrato y lodevuelve

EirM l« rMMxttn dt•preUettnde

MfVCiV CMTMpOftM.ErMgesI

Rev sado Bor

Secretaría General Departamento de Compras

I CettiRca «Icontrato

-Hconespondiente, ydewelvs losI documentos

N5Wte<

Mvmvngnte I9 |y «ntrt^g

é «xp9d«r«9 •! .Oepartirnento de |

CdfiyrM I

rtrvhí^gi) peí 3

Director de.6««i6n.y'r.ConteDllWarno

OUATCCOHPfUS ol II«rene e*wWiew.'

It raaetaiOn dt

i RtfOÉi M «DiCM do

iMiiBionileid) di I

iiMOfnOroo do M ^CwMiÉbn RoddPWl I

y«U««dodBfO [

dxpMftdntd copitdtfdcudrdoydo [_

cdduiio do Idt Icd '

l_ yK"6<oflwii»d_J

Regieif* y otdenz* lo f

ddHono Arovdd

Oitomid i too

Jefe de Compras enñiiKi^


Dirección EjecutivaComisión Receptora y/e

Liquidadora

CoMBM « Mnfyomlqfwwweopül

DipodoMtd» doCoMproo

Director Administrativoen fundones

Se preseiiU en^ luger. tecfte yt)on indicede en

el nombramiento

¿Son bionootanobldo?

gneopo Id fdcturd,•IdOtdydu

0<rt*e*3*i«J

Odpirtimdnlo doCompra*

"Endognaobom*•ndfclHOlAdiwénpirde con a r«eiMofipntl El oca y M

eoRtfleoednd

OoponomsfU dt

AproioadMor

rüecytivpwfundobts

§RENAPHegisUo Nocional úe tai Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHAOE EMISIÓN: Agosto 2016

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DÉ



VERSIÓN: 03


RENAPCemlslon ReMptora y/o

UquMadora

&«&cr« «cttO» IiiquKlaaóft (M I

cenvatA ygMton» 1-!• cwWfcáoón de >e!

lyle

Diracdónd* Asaaeiia

Uoal

>Wes W ewniaaW»del «(• «I •rp*««nl»

yieiniMeeie•protooánee*

Rev &ado dér: Revisado

•• S¡¡úa±£^di¿íJ¿-

Versión: 3

Página:3 de 3

n Ejeeunvá Dapartamanto da Compra» Departamento deContabilidad

ftw«a Mnpederte :1iprMbih I

iQuÉQecMndel ¡

_aGeneni pM «iKMr

M mifcjijjiiia fdeMA •'•ipederee•I Oepeiwiwe *

COAiefM

alldado

"-y j«rte€effl|»«$ en

tncctpqra He

CdMdekeep*Qbdc»6n de le

iquidecián ydeeledeel

wdlente

\ «mHM»

A—

Y

Aproba

DlrectorAdmhlnraüvd' ' T^srr«tor,^«a^o,| '*'j|B

•RENAPHegisUo Hocmal d»/os Peisonos





VERSIÓN: 03

pAgINA: Página 68 de 75

Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones

^'fíFMÚP "^^Q ' ICIÓN de compras 0 CONTRATACIONESt ySjíCl registro nacional de las personas -RENAP -

SOLICITUD No.

DIRECCIÓN SOLICITANTE:FECHA

NOMBRE DEL SOLICITANTE:

No. DESCRIPCIÓNUNIDAD DE

MEDIDACANTIDAD

JUSTinCACtÓN OE LACOMPRA:

SOUCITANTE

DIRECTOR, COORDINADOR 0 ENCARGADO DE LA UNIDAD

SOLCITANTE

(AUTORIZADOR DEL GASTO)

•AUTORIOAD COMPETENTE

ARROBADOR

NOMBRE, nRMAYSEllO NOMBRE,FIRMAYSEllO NOMBRE, FIRMAYSELLO

ORIGINAL: EXPEDIENTE

DUPLICADO: COMPRAS

TRIPUCADO: SOLICITANTE

*ofunclonar1odelegado parael efecto

§RENAPHigislro Nacional ó» las Personas





VERSIÓN; 03


fffiAMP REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-

ANEXO A REQUISICIÓN DE COMPRAS O CONTRATACIONES

Anexar a

solicitud

No.

FECHA

DIRECCIÓN SOLICITANTE:

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO:

Por este medio me dirijo a ustedes para solicitar se sirvan validar la partida presupuestaria y renglón a afectar para lo que sedescribe a continuación:

RENGLÓN DESCRIPOÓN DELOSOUaiADO

TOTAL

AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL SOLICITANTE

NOMBRE, FIRMA Y SELLO

VISTO BUENO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

Revisad o k)or: Revisado porj lidado

J«f« (w CetnBras

CANTIDAD

UNIDAD

DE

MEDIDA

PRECIO

UNITARIO

ESTIMADO

TOTAL

PRECIO

TOTAL

ESTIMADO

QO.OO

MONTO

Q0.00

QO.OO

Aprobadtrft>f:

'h±

§RENAPSegisiro Nacional de las Personas



ADQÜISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 03


Anexo 2. Expediente a conformar

"BajaCuantía

CompraDirecta

Requisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas v sellos) plenamente iustificada.

X X

Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios (confecha posterior o igual a la de la Requisición) firmada y sellada por laentidad que esta ofertado.

X X

Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X

Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X

Constancia original y/o electrónica de la inscripción en el Registro TributarioUnificado (RTU), de conformidad con lo solicitado. X X

Cuadro de recepción de ofertas (con firmas y sellos). X X

Orden de pago autorizada (con firmas y sellos). X X

CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X

Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X

Ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X

Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X

Certificación de inventarlos cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X

Facturas razonadas, firmadas y selladas. X X

Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X

Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X

De existir Acta Administrativa los siguientes documentos:

• Fotocopia de la misma.• Fotocopia del DPI de las personas que suscribieron el Acta.• RTU de la entidad o persona individual con la que se celebra el Acta.• Fotocopia del Acta de Toma de posesión del cargo que ostenta en

RENAP, 0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de nombramiento al cargo que ostenta en RENAP,

0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de delegación para suscripción de actas de

RENAP, si lo hubiese.

• Representación Legal o Mandato de Representación, de la entidad con laque se suscribe el Acta, cuando corresponda.

• Los requisitos que se detallen en el Acta Administrativa (Informes,reportes, etc.

X

El expediente deberá estar debidamente follado.

§RENAPflsglslro Naciofíai de losPersonas





VERSIÓN: 03

PAGINA; Página 71 de 75

y?'',» y,! •-Si j. - .. .

Documentos que conforman el expediente Cotización

Pública ,

Lícltaciór|Públicai

Requisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas y sellos) plenamente justificada.

x X

Especificaciones Técnicas. X X

Bases. X X

Formulario de oferta. X X

Dictamen presupuestario y técnico. X X

Resolución de aprobación de los documentos y formulario. X X

Fotocopia del acuerdo del nombramiento de la junta. X X

Certificación del acta de presentación de ofertas y apertura plicas. X X

Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios. X X

Garantía de sostenimiento de la oferta. X X

Declaración jurada de no estar comprendido en ninguno de los impedimentosdel artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.

X X

Declaración jurada de no ser deudor del Estado ni de las dependenciasindicadas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.

X X

Constancia de inscripción en el Registro de Precalificados competente. X X

Todos los que se establezcan en las bases. X X

Documentos de acreditamiento de personería y personalidad jurídica, cuandocorresponda.

X X

Fotocopia del Documento Personal de Identificación o pasaporte delrepresentante legal.

X X

Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X

Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X

Certificación del acta de adjudicación. X X

Impresión de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del acta deadjudicación.

X X

Fotocopia de la resolución de aprobación del acta de adiudicación. X X

Fotocopia del contrato. X X

Fotocopia de la resolución de aprobación del contrato. X X

Fotocopia de garantía de cumplimiento. X X

Fotocopia del acuerdo de nombramiento de la comisión receptora y/oliquidadora.

X X

Garantía de calidad, de funcionamiento o de conservación de obra, cuandoproceda.

X X

Facturas o recibos de la CGC razonadas, firmadas y selladas. X X

Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X

ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X

Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X

Certificación de inventarios cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X

Codificación presupuestaria. X X

Acta de recepción. X X

Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X

CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X

Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X

Cualquier otro documento que constituya evidencia suficiente y oportuna parasoportar el expediente.

X X

( El expediente deberá estar debidamente foliado.

mENAPRegistro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas

Para bala cuantía

RENAPttfiilio Necefaló* lai P*itanoi

CUADRO DE OFERTAS - BAJA CUANTÍA"<bESCR/PCtÓN DEL BiEN, SUMINISTRO O SERV>Cl4í>''

.de. .del año 201.

PROVEEDOR

1

«NOMBREDEL PROVEEDÓfí>

Cumple con ioCantidad Descripción solidtado Precio Unit. Precio Total

Si/NO

1 Q. Q.

TOTAL Q.

OBSERVACIONES: se sugiere adjudicar lo descritoen el presentecua<fe-o de ofertas a «nombredef proveedor>; debidoa que oimple con las Especificaciones Técnicas que correspondm a la presente Compra de Baja Cuantía. Se verificó ellistado de bienes, suministrosyservicios¡nduldos en Contrato Abierto, no encontrándose este <producto/servícló>contenido dentro de dicho listado.

Elaboró:

Revisado poR

Re^sado pAr: Revisado por:

^JefedeGestión dela Subdlrôr deControl. Dkôr deGestldoyCalidad ' • < " • ' CentroUnterno

Vo. Bo.:

Aprobadôr:

1 Dlf<Ktor Administrativo ' ; Director Elooi^ttvfundones en fundones fundones

§RENAPfíeglsfro Nacional de las Peisonas





VERSIÓN: 03


Para compra directa con único oferente

RENAPNoc<cf\oí ¡oi H'iúf\9s

CUADRO DE OFERTAS - COMPRA DIRECTA - NOC. XXXXX

"<PESCR/PCÍÓN DEL BJEN, SUMINISTRO OSERVlCIp>"

.de. .del aflo 201

PROVEEDOR

t

loteeúLmovEi:m>Cumple con lo

Cantidad Descripción solicitado Precio Unit. Precio Total

SI/NO

1 <ÉiÍel^¿ÉfcMb<WÉei^^ 0. 0.

TOTAL Q.

OBSERVACIONES: s«suglcr*adjudicar lo dotcríto an ai praianta cuadro da ofarta» a <;^mbn dé |MOva«d(^;dabidoa quaadamás da sar al únko ofaranta qua presantd su ofarta alactrónlca, cumpla con las Espacifícaclonas Técnicas quacorraspondan a la Compra DIraeta publicada con al NOC. XXXXX. Sa varifké al listado da blanas, suministros y sarvklosIncluidos an Contrato Abtarto,no ancontrindosa asta <próducto/sarvkio>contanido dantro do dicho listado.

Elaboró: V0.80.:

Revisado pon

Para compra directa con varios oferentes

IRENAP CUADRO DE OFERTAS - COMPRA DIRECTA - NOC. IQÜOCX

del aAo >016

PROVEEDOR

1 1 } . ,

1

V

mm> cWSlí ÉÉD«>

Cantidad Descripción

Cumplecon lo

solldtado

SUMO

Precio Unit. Precio Total

Cumplecon lo

solldtado

SI/NO


Cumplecon lo

solldtado

Sl/NO


1 iwín^sSf9 0 stfrvi^>. Q. Q. Q- Q. Q. Q.

TOTAL Q. Q- Q-

OBSERVACIONES: se sugiere adjudicar lo descrito en el presente cuadro de ofertas a debido a que además de cumplb- con lasEspecificaciones Técnicas, ofrece: (Justl^cocldn:mejorpredo, mejor calidad, rnejorllenfsouotroscondidones) quecorresponcha laCcMi^^pirectapublkadacon elNOC.ÜjSpO(¡Se«eriflcéel IKtiTTfTT dr dentro dedicho listado.

Elaboró:

Revisado por

< ->s. V í iElabo^Soiiqr \ / •C

Revisadopdh Revisado pgiL-—-4— , vJjdado^r . Aprotsadqpor:

§RENAPflegistto Nacional óe las Personas


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDiMiENTOS DE



VERSIÓN: 03


Anexo 4. Acrónimos

RENAP

CGC

NIT

SAT

SIGES

SICOIN

Registro Nacional de ias Personas

Contraloría General de Cuentas

Número de identificación Tributaria

Superintendencia de Administración Tributaria

Sistema de Gestión

Sistema de Contabilidad Integrada

GUATECOMPRAS Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

NOG

CDP

MiNFiN

Número de Operación Guatecompras

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

Ministerio de Finanzas Públicas

Revisado ubr: Revisado por: Vallorabpo

tControi^ sPli^otAdnAttetraiivo^-'

Aprobad^or

§RENAPflegistro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 03


Control de cambios

wersión Fechafolios

üniciades 'involucradas

1; • Descripciórílsii^^

03 2016 75

Dirección

Administrativa

Dirección de

Presupuesto

Dirección de

Asesoría Legal

Diseño, elaboración y actualización delManual de Normas y Procedimientos deadquisiciones y contrataciones delRENAP.

02 2013 71Dirección

Administrativa

Diseño, elaboración y actualización delManual de Normas y Procedimientos para

las compras y contrataciones del RENAP,aprobado por medio de documento deaprobación Acuerdo de Directorio No. 56-

2013.

01 2010 25Dirección

Administrativa

Diseño y elaboración del Manual deNormas y Procedimientos de la Unidad deAdquisiciones del Departamento deCompras del RENAP, aprobado por medio

de documento de aprobación Acuerdo de

Directorio No. 10-2010.

Revisado pbr: Revisado por

Control..?' jffp de Compraseaf ¡TjSSre^r Admkkt^tívo.Ten funciones

Aprobad^wr:

i OfréCtWejecutivo «I.fiínciónes

· Acuerdo Ministerial número 23-2010del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento del ......

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