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ICATVER

Instituto de Capacitación para el Trabajo

del Estado de Veracruz

Manual Específico de

Procedimientos

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

XALAPA, VER. AGOSTO 2010

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I N D I C E

Presentación……………………………………………………………………………... Organigrama……………………………………………………………………………... Simbología……………………………………………………………………………….. Descripción de Procedimientos………………………………………………………... DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Recursos Humanos. Elaboración de Nómina del Personal…………………………………………………. Registro y Control de Permisos e Incidencias del Personal………………………... Movimientos de Altas, Bajas y Notificaciones de Salarios ante el IMSS………….. Control de Expedientes del Personal…………………………………………………. Elaboración de Credenciales del Personal…………………………………………… Coordinación e Integración de Manuales Administrativos………………………….. Asignación y Control de Prestadores de Servicio Social…………………………… Departamento de Recursos Financieros. Recepción de Solicitud de Presupuesto de las Unidades de Capacitación………. Elaboración de Cheques……………………………………………………………….. Recepción del Informe de Ingresos Propios de las Unidades de Capacitación….. Comprobación de Gastos de las Áreas de la Dirección General…………………... Recepción de Informe Financiero de las Unidades de Capacitación……………… Revisión de Conciliaciones Bancarias………………………………………………… Emisión de Balanza de Comprobación……………………………………………….. Emisión de Estado de Resultados…………………………………………………….. Emisión de Estado de Ingresos y Egresos…………………………………………… Emisión de Balance General…………………………………………………………… Departamento de Materiales y Servicios Generales. Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones…………………………………. Adquisiciones Directas por Monto…………………………………………….……….. Adquisiciones Mediante el Procedimiento de Licitación Simplificada……………... Desarrollo de Reuniones de Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles…………………………………………. Elaboración de Contratos de Adquisiciones o Servicios……………………………. Control de Parque Vehicular…………………………………………………………… Supervisión de Inventarios……………………………………………………………... Dotación de Materiales e Insumos…………………………………………………….. Prestación del Servicios de Fotocopiado..…………………………………………….

3 4 5 7 8 14 19 24 28 32 43 47 50 55 58 61 64 67 70 73 76 79 82 87 93 97 100 103 107 110

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I N D I C E

Oficina de Tecnologías de la Información. Mantenimiento Preventivo………………………………………………………………. Mantenimiento Correctivo………………………………………………………………. Desarrollo de Sistemas…………………………………………………………………. Actualización de Página Web………………………………………………………….. Respaldo de Información………………………………………………………………..

113 116 119 125 128

Directorio………………………………………………………………………………….. 131 Firmas de Autorización………………………………………………………………….. 132

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P R E S E N T A C I Ó N

El Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (ICATVER), es un Organismo

Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio, el cual tiene como propósito

impartir e impulsar capacitación con calidad. La Misión de este Instituto es la de “Impartir e impulsar la

capacitación para el trabajo en la Entidad preparando mano de obra calificada a nivel operativo y con

calidad, sistematizando la vinculación del servicio con el sector productivo coadyuvando a la

satisfacción de las necesidades de desarrollo regional”.

El Instituto ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo en el Estado,

atendiendo un alto porcentaje de la demanda actual del mercado laboral adaptando la educación y

formación de recursos humanos impulsando e impartiendo la capacitación formal con calidad para y en

el trabajo a nivel regional, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar

una educación con calidad, desarrollada con base en criterios de competencia ocupacional, producto

de la vinculación estrecha y permanente con los sectores productivo de bienes y servicios. El presente

documento servirá como un instrumento de consulta para que los servidores públicos contribuyan a

lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda la sociedad en la actualidad.

De acuerdo con el cumplimiento a la normatividad establecida en el Decreto de Creación del Instituto de

Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, publicado en la Gaceta Oficial del Estado de

Veracruz-Llave, el 2 de septiembre de 1993, la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de

Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría

General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.

Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los procedimientos

administrativos del Instituto. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con

las funciones establecidas en el Manual General de Organización del área específica. Está integrado

por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con sus

respectivos diagramas de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta

Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida

por la Contraloría General.

El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la Honorable Junta

Directiva, asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Instituto

para que continúe proporcionando los servicios educativos en capacitación de manera eficaz

fundamentados en una guía de acción.

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ORGANIGRAMA

DIRECCION ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN

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SIMBOLOGÍA

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

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SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento. Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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Procedimiento

Nombre: Elaboración de la Nómina del Personal.

Objetivo:

Determinar las percepciones, deducciones y el pago que le correspondan al personal Administrativo, Técnico Manual y Docente del Instituto, de conformidad con el tabulador de sueldos y lineamientos establecidos en materia laboral y fiscal, así como de las disposiciones extraordinarias o especiales.

Frecuencia:

Quincenal

Normas

El Departamento de Recursos Humanos deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad:

I. Decreto de creación del ICATVER publicado en la Gaceta oficial el día 2 de septiembre de 1993 que da sustento legal al Instituto.

II. Contrato Colectivo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

III. Estatuto Interno del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

IV. Ley Federal del Trabajo

V. Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento

VI. Código Fiscal de la Federación y su Reglamento

VII. Ley de Seguro Social

VIII. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores

IX. Miscelánea Fiscal

X. Los Oficios, Circulares y demás disposiciones aplicables que emita la Dirección General del ICATVER

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha:

Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto-2010

Dirección Administrativa Departamento de Recursos Humanos

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ÁREA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Departamento de Recursos Humanos

1 2 3 4 5

Recibe Relación de cursos regulares de capacitación validados en original de la Dirección Académica. Revisa, analiza y captura los movimientos de altas y bajas de los instructores en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Cuantifica de la Relación de cursos regulares de capacitación validados en original el número de horas laboradas por cada instructor, descarga el total de horas correspondientes a cada instructor en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina para determinar el total de percepciones del periodo de conformidad con el Tabulador de sueldos y prestaciones autorizado. Archiva la Relación de cursos regulares de capacitación validados de manera cronológica permanente en la Carpeta de reportes de cursos del Área Académica. Recibe Movimientos de personal directivo, administrativo, técnico y manual en original de la Dirección Administrativa, revisa, analiza y determina los movimientos de altas, bajas y cambios de Unidad de Capacitación. Captura los movimientos presentados en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina y determina el total de percepciones del periodo de conformidad con el Tabulador de sueldos y prestaciones autorizado. Archiva los Movimientos de personal directivo, administrativo técnico y manual en original de manera cronológica permanente en la Carpeta de movimientos de personal directivo, administrativo, técnico y manual. Revisa y analiza el Formato de control de asistencia de personal en Dirección General previamente elaborado para la aplicación de incidencias incurridas, captura los descuentos que correspondan a cada trabajador de la Dirección General por incidencias en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Archiva el Formato de Control de asistencia de personal en Dirección General de manera cronológica permanente en la Carpeta de control de asistencia del personal en Dirección General. Revisa y analiza el Reporte de Incidencias por Unidad de Capacitación previamente elaborado para la aplicación de incidencias incurridas, captura los descuentos que correspondan a cada trabajador de las Unidades de Capacitación por incidencias en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Archiva el Reporte de Incidencias por unidad de capacitación de manera cronológica permanente en la Carpeta de Reporte de Incidencias por unidad de capacitación.


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ÁREA



6 7 8 9

10

Revisa y analiza el Reporte del personal con crédito INFONAVIT original previamente elaborado correspondiente a los trabajadores que les haya sido otorgado un crédito de vivienda, determina y captura el descuento por amortización que se aplicará en la nómina en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Archiva el Reporte del personal con crédito INFONAVIT original de manera cronológica permanente en la Carpeta de personal con crédito INFONAVIT. Revisa y analiza el Reporte de personal con pensión alimenticia percibida o deducida correspondiente a los trabajadores que les haya sido otorgada una sentencia o acuerdo de pensión precautoria por un juez civil, determina y captura el descuento por percibir o deducir que se aplicará en la nómina en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Archiva el Reporte de personal con pensión alimenticia percibida o deducida de manera cronológica permanente en la Carpeta de personal con pensión alimenticia percibida o deducida. Revisa y analiza el Reporte del personal agremiado a organismo sindical correspondiente a los trabajadores que hayan presentado movimientos afiliatorios de alta, baja o cambio de organismo sindical, determina y captura los descuentos de cuotas sindicales que se aplicarán en la nómina en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Archiva el Reporte del personal agremiado a organismo sindical de manera cronológica permanente en la Carpeta de personal agremiado a organismo sindical. Verifica y aplica el cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR) y el cálculo de cuota obrero correspondiente al Instituto Mexicano del Seguro Social contenido en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina, de acuerdo con los ingresos obtenidos por el trabajador durante el periodo de pago así como de su salario diario integrado, para efectuar la deducción fiscal correspondiente. Genera e imprime Nómina previa en un tanto, verifica el importe de cada uno de los conceptos de percepciones y deducciones que fueron generados en la quincena de que se trate. ¿Son correctos los importes que presenta cada uno de los conceptos de percepciones y deducciones de la Nómina previa?


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ÁREA



10A

11

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13

En caso de ser incorrectos los importes aplicados: Detecta y corrige los errores identificados dentro de las percepciones y/o deducciones de los trabajadores en la Hoja de cálculo para la elaboración de la nómina. Continua con la actividad numero 11. En caso de ser correctos los importes aplicados: Genera e imprime Nómina definitiva en un tanto, turna a Dirección Administrativa para su visto bueno. Genera archivo electrónico de Dispersión de nómina de acuerdo con los requisitos señalados por la institución bancaria correspondiente, elabora Tarjeta informativa en original y copia para el envío del Archivo electrónico generado, turna la Tarjeta original con el archivo electrónico de Dispersión de nómina al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, recaba acuse de recibido en la copia de la Tarjeta y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente de tarjetas enviadas. Elabora Resumen de nómina para contabilización, Órdenes de pago de los conceptos a liquidar, ambos en original y copia, reproduce una copia de la Nómina definitiva autorizada. Turna original del Resumen de nómina para contabilización, Órdenes de pago de los conceptos a liquidar y un tanto de la Nómina definitiva autorizada al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, recaba acuse de recibido en las copias correspondientes y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Registro y Control de Permisos e Incidencias del Personal.

Objetivo:

Elaborar documentos que reflejen las incidencias por aplicar en las remuneraciones al personal, conforme lo establecen los lineamientos de registro de asistencia emitidos por la Dirección Administrativa y las disposiciones legales vigentes de apoyo, para su aplicación en la preparación, cálculo y elaboración de la nómina.

Frecuencia:

Quincenal

Normas

Departamento de Recursos Humanos deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad: XI. Decreto de creación del ICATVER publicado en la gaceta oficial del día 2 de septiembre de

1993 que da sustento legal al Instituto.

XII. Contrato Colectivo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XIII. Estatuto Interno del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XIV. Ley Federal del Trabajo

XV. Lineamientos de registro de asistencia emitidos por la Dirección Administrativa del Instituto.

XVI. Sistema Informático para el registro de asistencia llamado Bio-Smart, reloj de huella digital.

XVII. Para el concentrado de información en el Formato control de asistencia del personal, se llenará de acuerdo al siguiente criterio:

a) En periodo, el correspondiente a la quincena de trabajo. b) No. de trabajador: El número registrado a cada empleado Instituto en el Sistema de

Registro de Asistencia Bio-Smart. c) Nombre del trabajador: Nombre completo del empleado iniciando con apellido paterno,

materno y nombres. d) No. de unidad: El número de unidad de adscripción al cual pertenece el trabajador dentro

del Instituto. e) Días del periodo: Ingresar los registros de asistencia del personal conforme a los

siguientes criterios:


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Normas

f) En la columna de incidencias registradas:

4 R : número de registros con la clave 4



DD : número de registros con la clave DD

OR : número de registros con la clave OR

F : número de registros con la clave F

g) En días a descontar: Ingresar el número de días por incurrir en incidencias que se aplicarán de descuento en la elaboración de la nomina.

XVIII. Dentro del Formato control de incidencias del personal, deberán ser revisados los siguientes contenidos:

h) Nombre: Nombre completo iniciando con apellido paterno, materno y nombres. a) Puesto: Cargo que ocupa el empleado en su unidad de adscripción. b) Fecha de Solicitud: Fecha en que elabora y solicita la justificación al departamento. c) Fecha del permiso: Fecha en que incurrirá en una incidencia. d) Horario solicitado: El rango de tiempo en horas en el que tendrá la ausencia. e) Motivo de solicitud: Debe estar marcado con una X el motivo de ausencia. f) Especificar en todos los casos: Breve descripción del motivo de la ausencia. g) Firmas del solicitante, persona que autoriza y visto bueno del Jefe Inmediato.




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ÁREA



1 2 3 4 5 6

6A

Realiza la descarga en el sistema “Bio-Smart” de Registros de asistencia del personal del periodo que corresponda para calcular incidencias. Emite e imprime del sistema “Bio-Smart” el Reporte de registros de asistencia en original por cada empleado de la quincena para concentrar asistencia del personal, archiva los Reportes de registro de asistencia de manera cronológica temporal en la Carpeta de registros de asistencia de Dirección General. Imprime en un solo tanto el Formato control de asistencia del personal correspondiente al periodo de la quincena, concentra la información del Reporte de registros de asistencia de cada empleado archivados en la Carpeta de registros de asistencia de Dirección General, en el Formato control de asistencia del personal correspondiente a la quincena de trabajo para determinar incidencias. Recibe copia de los Oficios de comisión del personal de las Direcciones de Área y los revisa para su justificación de inasistencia, concentra la información de los Oficios de comisión del personal en el Formato control de asistencia del personal en un tanto. Archiva los Oficios de comisión del personal de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios de comisión de Dirección General. Recibe del personal de la Dirección General en original el Formato control de incidencias del personal y los revisa para su justificación de inasistencia, concentra la información del Formato control de incidencias del personal en el Formato control de asistencia del personal en un tanto. Archiva el Formato control de incidencias del personal de manera cronológica permanente en la Carpeta de control de incidencias de Dirección General. Cuantifica las incidencias no justificadas por el personal en un tanto en el Formato control de asistencia de personal de la quincena que se trate el periodo de trabajo para su aplicación en nómina. ¿Qué quincena se está procesando para el cálculo de incidencias? En caso de procesar la primera quincena de cualquier mes del año: Marca los retardos no aplicados de la primera quincena del mes en el Formato control de asistencia de personal en un tanto para acumular en la segunda quincena del mes que corresponda, determina los días a descontar a cada trabajador por incidencias en


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ÁREA



7

la primera quincena del mes para su aplicación en la elaboración de la nómina y lo archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de control de asistencia de personal en Dirección General. Continúa con la actividad número 7. En caso de procesar la segunda quincena de cualquier mes del año: Acumula en el Formato control de asistencia de personal en un tanto los retardos no aplicados marcados de la primera quincena en la segunda quincena del mes, revisa y cuantifica nuevamente las incidencias acumuladas por el personal en la segunda quincena del mes, determina los días a descontar a cada trabajador por incidencias para su aplicación en la elaboración de la nómina y lo archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de control de asistencia de personal en Dirección General. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento: -Elaboración de la Nómina del Personal del Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Movimientos de Altas, Bajas y Modificación de Salarios ante el IMSS.

Objetivo: Afiliar al personal de nuevo ingreso al IMSS para recibir atención médica, dar de baja a personal docente y administrativo que termina una relación laboral con el ICATVER, así como modificar el salario.

Frecuencia: Quincenal

Normas

Normatividad interna: El responsable de realizar este procedimiento es la dará cumplimiento a: Decreto de Creación del ICATVER publicado en la gaceta oficial del día 2 de septiembre de 1993 que da sustento legal a la institución. Manual General de Organización del ICATVER de fecha 11 de febrero del 2009, con registro por parte de la Contraloría General número ICATVER 04-DGDA-379-09-MGO-173/01. Ley Federal del Trabajo Art. 132 frac. XVII obligaciones de los patrones sobre la seguridad e higiene en las fabricas talleres y oficinas Ley del Seguro Social Art. 2º la seguridad social tiene por finalidad garantizar el derecho a la salud, y la asistencia medica. IMSS- instituto mexicano del seguro social IDSE – IMSS desde su empresa SUA- Sistema Único de Autodeterminación de cuotas




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ÁREA



1 2 3 4

4A

5 6 6 7 8

Recibe de la Dirección Académica en original el Oficio y Relación de cursos regulares validados para su revisión, el Oficio se archiva en el Expediente de reportes del área académica de manera cronológica permanente. Revisa y valida la Relación de cursos regulares validados, en original para determinar las bajas y altas del personal docente del ICATVER y la archiva en la Carpeta de relación de cursos de manera cronológica permanente. Elabora Relación de bajas y altas del personal en original y captura en el sistema IDSE. lo transmite vía Internet al IMSS, imprime en un tanto Lote de movimientos enviados con acuse foliado de recibido. Recibe del IMSS el Lote de movimientos afiliatorios confirmados de aceptados o rechazados e imprime un tanto revisa. ¿Existe movimientos rechazados? En caso de existir movimientos rechazados: Corrige el Lote de movimientos afilialiatorios confirmados en el sistema IDSE y envía al IMSS por este sistema, y archiva con la Relación de altas y bajas al IMSS en la carpeta de de movimientos IDSE. Continúa con la actividad número 5. En caso de no existir movimientos rechazados: Captura en el sistema SUA el Lote de movimientos confirmados aceptados para determinar la cedula mensual de pago. Recibe del IMSS mensualmente, la Cedula propuesta de pago en original. Imprime un tanto de la Cedula de pago SUA en borrador, y la concilia con la Cédula propuesta de pago. Determina diferencias y envía correcciones al IMSS a través del sistema IDSE. Destruye el borrador de la Cedula de pago SUA en dos tantos. Imprime la Cedula de pago SUA correcta en un tanto y elabora formato de Solicitud de comprobación de recursos en un tanto.


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ÁREA



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10

Respalda la información del pago SUA en disket y entrega al departamento de Recursos Financieros con Solicitud de comprobación de recursos en un tanto y acusa de recibido. Recibe del departamento de recursos financieros Comprobante de pago sellado por el banco en un tanto, y archiva en la Carpeta de pagos al IMSS con la Cedula de pago SUA y la Cedula propuesta de pago que envía el IMSS de manera cronológica permanente FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Elaboración de Cheques, del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Control de Expedientes del Personal

Objetivo: Contar con la información completa y necesaria de la formación profesional y personal de cada empleado Administrativo, Técnico Manual y Docente del Instituto de Capacitación para el Trabajo de conformidad con lineamientos establecidos en materia laboral.

Frecuencia: Mensual.

Normas

El Departamento de Recursos Humanos deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad: XIX. Decreto de creación del ICATVER publicado en la Gaceta oficial del día 2 de septiembre de

1993 que da sustento legal al Instituto.

XX. Contrato Colectivo de trabajo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XXI. Estatuto Interior del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XXII. Ley Federal del Trabajo

XXIII. Los Oficios, Circulares y demás disposiciones aplicables que emita la Dirección General del ICATVER

XXIV. Requisitos para integración del expediente básico de personal y que deberán estar ordenados de la siguiente manera:

Currículo, síntesis de los estudios de formación académica, actualización profesional, desempeño laboral y datos personales.

Documentos de Educación, soporte de los estudios realizados con validez oficial.

Documentos de Educación, soporte de los estudios realizados con validez oficial.

Documentos de Formación, soporte de actualización profesional.

Documentos de Experiencia, Soporte del desempeño laboral realizado (constancias laborales, cartas de recomendación, Recibos de nómina, Actas de finiquitos o liquidaciones, etc.)


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Normas

La Información Confidencial que contienen los Expedientes Laborales es la siguiente:

Acta de Nacimiento

Clave Única de Registro de Población (CURP)

Registro Federal de Causantes (RFC emitido por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico)

Credencial de Elector IFE

Comprobante de domicilio actual

Constancia de No Inhabilitación

Numero de Seguridad Social (NSS emitido por el Instituto Mexicano del Seguro Social)

Certificado Médico emitido por el Instituto Mexicano del Seguro Social o un centro de salud del Estado de Veracruz.

Cartilla del Servicio Militar Liberada, en caso de personas de sexo masculino.

Dos Fotografías tamaño infantil con fondo blanco a color camisa o blusa roja.

Carta de Autorización para la Aplicación del Subsidio para el Empleo (proporcionada por el ICATVER)

Cédula de Registro de Personal (proporcionada por el ICATVER)




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ÁREA



1 2 3

3A 4

Recibe Movimiento de alta de personal administrativo original por la Dirección Administrativa, con Documentos para integrar el expediente de personal. Archiva de manera cronológica permanente el Movimiento de alta de personal administrativo original en la Carpeta de Movimientos de personal Administrativo. Recibe Oficio de dictamen original por la Dirección Académica, donde se recibe el dictamen técnico donde el docente cubre con el perfil para impartir curso, con Documentos para integrar el expediente de personal. Archiva de manera cronológica permanente el Oficio de dictamen original en la Carpeta oficios de dictamen técnico de personal docente. Revisa y ordena los Documentos para integrar el expediente de personal administrativo, verifica que estén completos conforme a los requisitos para integrar un expediente. ¿Se encuentra completo el Expediente de Personal? En caso de estar incompleta la documentación para integrar el expediente: Elabora Tarjeta informativa en original y una copia donde indica la documentación faltante para integrar el Expediente básico de personal, firma, turna la original a la Dirección Administrativa o Dirección Académica, y recaba acuse en la copia. Archiva de manera cronológica permanente la copia de Tarjeta informativa, en la Carpeta de Tarjetas enviadas. Continua con la actividad número 2 En caso de estar completa la documentación para integrar el expediente: Elabora Expediente básico de personal con el nombre completo y lugar de inscripción, integra en éste los Documentos para el expediente de personal, Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de personal de la Unidad de Capacitación correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Credenciales del Personal

Objetivo:

Elaborar las credenciales del personal que representen la identificación y constancia que se encuentran activos e inscritos al Instituto.

Frecuencia:

Anual

Normas

Departamento de Recursos Humanos deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad:

XXV. Decreto de creación del ICATVER publicado en la gaceta oficial del día 2 de septiembre de 1993 que da sustento legal al Instituto.

XXVI. Contrato Colectivo del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XXVII. Estatuto Interno del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

XXVIII. Datos complementarios necesarios para la elaboración de la credencial:

Nombre Completo del Empleado.

Puesto o Cargo que desempeña.

Unidad de Capacitación en la que se encuentra inscrito.




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ÁREA



1 2

2A

3 4

Recibe copia del Oficio de solicitud de credencial con archivo electrónico en disco de 3 ½ que contiene las Fotografías del personal solicitado, turnado por el Jefe de Área Administrativa de las Unidades de Capacitación. Archiva el Oficio de solicitud de credencial de manera cronológica permanente en el Expediente Solicitud de Credenciales. Revisa y verifica el archivo electrónico en disco de 3 ½ que contenga las Fotografías del personal solicitado y estos a su vez estén activos en la plantilla del Instituto los descarga en equipo de computo las fotografías y desecha disco de 3 ½. ¿Cómo se encuentra el empleado a realizar credencial del Instituto Inactivo / Activo? En caso de encontrarse inactivo el empleado: Elabora Oficio de contestación en original y dos copias donde se informe la situación actual del empleado razón por la que no se elabora la credencial, lo firma envía el original al Jefe de Área Administrativa de la Unidad de Capacitación, turna la primera copia al Director Administrativo del Instituto y recaba acuse de recibido en la segunda copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente oficios emitidos a las Unidades de Capacitación. Continúa con la actividad número 3. En caso de encontrarse activo el empleado: Elabora Tarjeta informativa en original y copia donde se indique los datos complementarios para la elaboración de la Credencial. Firma, turna original al Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información del Instituto para su elaboración e impresión. Recaba acuse de recibido en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente de tarjetas enviadas. Recibe Tarjeta informativa en original de la Oficina de Tecnologías de la Información del Instituto acompañada con la Credencial elaborada en un tanto. Archiva la Tarjeta Informativa original de manera cronológica permanente en Expediente de Tarjetas Recibidas.


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ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN


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Elabora Oficio en original y dos copias donde se indica relación de los empleados que se elaboró Credencial, recaba firma del Director Administrativo y envía el Oficio original adjunta un tanto de la Credencial elaborada al Jefe de Área Administrativa de la Unidad de Capacitación, la primera copia al Jefe de Departamento de Recursos Humanos para su conocimiento y recaba acuse de recibido en la segunda copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios emitidos a las Unidades de Capacitación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Coordinación e Integración de Manuales Administrativos

Objetivo:

Contar con los Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios al Público actualizados, a fin de tener las herramientas administrativas que contribuyan al buen funcionamiento de la Institución.

Frecuencia:

Semestral.

Normas

Los Manuales administrativos comprenderán: Manual de organización, Manual de

procedimientos y Manual de servicios al público, y se elaborarán de acuerdo a la Metodología para la elaboración de manuales administrativos, expedida por la Contraloría General.

La Contraloría Interna será la responsable de revisar los Manuales administrativos. La Contraloría General será la responsable de validar y registrar los Manuales administrativos. La Honorable Junta Directiva será la responsable de autorizar los Manuales administrativos. El Código de procedimientos administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave, en el Capítulo II, Artículo 12 (reformado, Gaceta Oficial del Estado de Veracruz, 2 de febrero de 2004) señala que los Manuales de organización que expidan las dependencias y entidades, se harán públicos a través de Internet.

El titular de cada área responsable deberá autorizar con su rúbrica, la elaboración o actualización de

los Manuales administrativos de su competencia. La Dirección Administrativa en coordinación con la Dirección de Planeación y Evaluación será el

responsable de establecer el cronograma de actividades y el diseño de los formatos, así como de la integración y coordinación de los Manuales administrativos.

El Departamento de Recursos Humanos deberá llevar en archivo electrónico, un control del avance y

cumplimiento por parte de los centros de responsabilidad, y enviará Oficio de recordatorio al titular del área correspondiente que contravenga las disposiciones relativas a los Manuales administrativos.

La elaboración o actualización de los Manuales administrativos se desarrollará bajo los siguientes

criterios:

- El titular de cada área responsable asignará a una persona como Enlace Operativo encargado de elaborar los Manuales administrativos de su competencia.


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Normas

- Los Enlaces Operativos serán capacitados por la Contraloría General, en la aplicación de la

Metodología para la elaboración de manuales administrativos. - El Enlace Operativo en coordinación con el titular del área correspondiente, serán los

responsables de redactar y llenar los formatos adecuados, acorde a la Metodología para la elaboración de manuales administrativos.

- El Grupo Técnico estará integrado por el Director Administrativo, el Jefe del Departamento de

Recursos Humanos y Analista de la Dirección de Planeación y Evaluación. - El Grupo Técnico será el responsable de asegurar el cumplimiento del cronograma de

actividades y de revisar en primera instancia, el apego a la Metodología para la elaboración de manuales administrativos.

- El trabajo deberá realizarse en equipo, en el contexto de coordinación y comunicación efectiva

entre el titular del área correspondiente, el Enlace Operativo y el Grupo Técnico.




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ÁREA



1 2

2A 3 4 5 6

Elabora en un tanto los formatos del Manual administrativo correspondiente y Oficio original para informar al titular del área correspondiente, las fechas en que dará inicio el proceso de elaboración o actualización de los manuales administrativos, turna ambos documentos al Director Administrativo para su autorización. Recibe de manera económica del Director Administrativo, un tanto de los formatos del Manual administrativo y Oficio original, y revisa si hay observaciones. ¿Hay observaciones? En caso de haber observaciones: Corrige los formatos del Manual administrativo en un tanto y/o el Oficio original y turna nuevamente al Director Administrativo. Continúa con la actividad No. 2. En caso de no haber observaciones: Imprime el Oficio en original y copia para el titular del área correspondiente y recaba la firma del Director Administrativo. Envía por correo electrónico al titular del área correspondiente, los formatos del Manual administrativo correspondiente para su llenado, turna el Oficio original, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos; resguarda en el equipo de cómputo, archivo magnético de los formatos del Manual administrativo. Pasa el tiempo. Recibe de forma económica del titular del área correspondiente, dos tantos de los formatos del Manual administrativo llenados, sella y devuelve un tanto como acuse de recibo, y el otro lo archiva en la Carpeta de manuales administrativos de forma cronológica temporal. Obtiene de la Carpeta de manuales administrativos, los formatos llenados del Manual administrativo y un tanto de la Metodología para la elaboración de manuales administrativos, y verifica que los formatos cumplan con la Metodología.


35

ÁREA



6A

6A.1

7 8

8A

¿Cumplen con la Metodología? En caso de no cumplir: Comunica vía telefónica al Enlace Operativo, señala el incumplimiento, y solicita realizar los cambios pertinentes y el reenvío de los formatos del Manual administrativo corregidos. Archiva de manera cronológica temporal los formatos obtenidos en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Elabora en caso de desacato, Oficio en original y dos copias, dirigido titular del área correspondiente, recaba la firma del Director Administrativo, envía el original, y la primera copia al Contralor Interno; recaba acuse de recibo en la segunda copia y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Continúa con la actividad No. 5. En caso de cumplir: Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Desarrollo Administrativo y Atención Ciudadana de la Contraloría Interna, un tanto de los formatos del Manual administrativo llenado, para su revisión. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Desarrollo Administrativo y Atención Ciudadana de la Contraloría Interna, un tanto de los formatos del Manual administrativo revisados, y verifica si hay observaciones. ¿Hay observaciones? En caso de haber observaciones: Turna de manera económica al titular del centro de responsabilidad, un tanto de los formatos del Manual administrativo revisado por el Jefe del Departamento de Desarrollo Administrativo y Atención Ciudadana, para su corrección. Continúa con la actividad No. 5.


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ÁREA



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En caso de no haber observaciones: Solicita y recibe de manera económica del Enlace Operativo del área responsable correspondiente, el archivo magnético de los formatos del Manual administrativo por correo electrónico, lo integra por área y lo imprime en un tanto. Elabora Oficio original mediante el cual solicita al Director General de Desarrollo Administrativo de la Contraloría General, la validación del Manual administrativo, recaba la rúbrica del Director Administrativo y la firma del Director General del ICATVER. Reproduce seis copias del Oficio original y las envía de la siguiente manera: Oficio original con un tanto del Manual administrativo: al Director General de Desarrollo Administrativo de la Contraloría General. Primera copia: al Secretario de Educación de Veracruz. Segunda copia: al Subsecretario de Educación Media Superior y Superior. Tercera copia: al Director General de Control y Evaluación de la Contraloría General. Cuarta copia: al Director Administrativo Quinta copia: al Director de Planeación y Evaluación. Sexta copia: recaba acuses de recibo y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Pasa el tiempo. Recibe del Director de Planeación, Programación y Presupuesto proveniente del Director General de Desarrollo Administrativo, Oficio de validación en original con el Manual administrativo correspondiente en un tanto; archiva el Oficio de validación de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Resguarda en el Departamento, el Manual administrativo validado. Pasa el tiempo. Reproduce el Manual administrativo validado en otro tanto y turna los dos tantos al Director de Planeación y Evaluación para que a través del Director General, se presenten en la sesión de la Honorable Junta Directiva para su autorización, recabando las firmas de cada uno de sus integrantes. Pasa el tiempo.


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ÁREA



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Recibe de manera económica del Director de Planeación y Evaluación, dos tantos del Manual administrativo debidamente autorizado por la Honorable Junta Directiva. Elabora Oficio original dirigido al Director General de Desarrollo Administrativo de la Contraloría General, mediante el cual enviará para su registro, el Manual administrativo autorizado por la Honorable Junta Directiva. Recaba la rúbrica del Director Administrativo y la firma del Director General del ICATVER. Reproduce seis copias del Oficio original y las envía de la siguiente manera: Oficio original con dos tantos del Manual administrativo autorizado por la H. Junta Directiva: al Director General de Desarrollo Administrativo para su Registro Estatal de Manuales Administrativos Gubernamentales Primera copia: al Secretario de Educación de Veracruz Segunda copia: al Subsecretario de Educación Media Superior y Superior Tercera copia: al Director General de Control y Evaluación de la Contraloría General Cuarta copia: al Director Administrativo. Quinta copia: al Director de Planeación y Evaluación. Sexta copia: recaba acuses de recibo y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Pasa el tiempo. Recibe del Director de Planeación, Programación y Presupuesto proveniente del Director General de Desarrollo Administrativo, Oficio original mediante el cual se indica que el Manual administrativo ha quedado integrado en el Registro Estatal de Manuales Administrativos Gubernamentales, y un tanto del Manual administrativo debidamente registrado. Archiva el Oficio original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Reproduce y encuaderna el Manual administrativo en los tantos correspondientes, con la finalidad de distribuirlos para su consulta y resguardo; elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del área correspondiente y otro para el Jefe del Departamento Normativo, mediante los cuales hace entrega de un tanto del Manual administrativo, recaba firma del Director Administrativo en los Oficios.


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ÁREA



19

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Envía Oficio original y un tanto del Manual administrativo al titular del área correspondiente y al Jefe del Departamento Normativo, recaba acuse de recibo en las copias de los Oficios y las archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos. Resguarda para su consulta, dos tantos del Manual administrativo en el Departamento. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información, mediante el cual solicita publicar en la página web del ICATVER, el Manual administrativo. Recaba la firma del Director Administrativo. Reproduce el Manual administrativo en disco compacto y lo envía con el Oficio original; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios de manuales administrativos; resguarda el Manual administrativo en archivo magnético en el equipo de cómputo. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Actualización de Pagina Web, de la Oficina de Tecnologías de la Información de la Dirección Administrativa.


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Procedimiento

Nombre: Asignación y Control de Prestadores de Servicio Social

Objetivo:

Establecer las actividades necesarias para la prestación de servicio social y prácticas profesionales, proporcionando el procedimiento administrativo que permita su cumplimiento, las condiciones adecuadas a los estudiantes inscritos en diversas instituciones educativas de nivel técnico y superior, con la finalidad de que apliquen sus conocimientos académicos.

Frecuencia:

Mensual

Normas

Departamento de Recursos Humanos deberá realizar este procedimiento de acuerdo con la siguiente normatividad:

I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

II. Decreto de creación del ICATVER publicado en la gaceta oficial del día 2 de septiembre de 1993 que da sustento legal al Instituto.

III. Estatuto Interno del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

IV. Los Oficios, Circulares y demás disposiciones aplicables que emita la Dirección General del ICATVER




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1 2 3

3B 4

Difunde los Lineamientos generales para la prestación de servicio social en un tanto entre las distintas Áreas de la Dirección General. Recibe Solicitudes de requerimiento de prestadores de servicio social de las distintas Áreas de la Dirección General, detecta necesidades y perfiles requeridos. Archiva de manera cronológica permanente las Solicitudes de requerimiento de prestadores de servicio social en la Carpeta de Solicitudes de Servicio Social. Recibe Cartas de presentación en original de alumnos a prestar servicio social de las diversas instituciones educativas de nivel técnico y/o superior. Determina mediante entrevista si cubre con el perfil requerido por las distintas áreas de la Dirección General. Archiva de manera cronológica permanente las Cartas de presentación originales en la Carpeta de cartas de presentación de servicio social. ¿Cumple el aspirante con los requisitos señalados en los Lineamientos requeridos y/o prácticas? En caso de no cumplir: Elabora Oficio en original y copia donde indica que el prestador de servicio social no cumple con los requisitos y perfil señalados, firma. Entrega original al entrevistado para informar a la Institución educativa y recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. Fin En caso de cumplir: Elabora en original y dos copias Oficio donde se informa que prestará su servicio social dentro del Instituto indicando la fecha en que se presentara con el responsable del Área de la Dirección General solicitante, firma y elabora Expediente de prestador de servicio social en un tanto. Turna Oficio original al alumno para informar a su Institución Educativa, turna la primera copia del Oficio a las Áreas de la Dirección General solicitante del servicio social y recaba acuse de recibo en la segunda copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de prestador de servicio social.


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5 6 7

Recibe de las Áreas de Dirección General copia de la Carta de aceptación de servicio social, que detalle la asistencia y número de horas que cubrirá por prestar su servicio social y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de prestador de servicio social. Pasa tiempo. Recibe de las Áreas de la Dirección General copia del Informe mensual de actividades del prestador de servicio social asignado y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de prestador de servicio social. Pasa tiempo. Recibe de las Áreas de la Dirección General copia de la Carta de liberación de servicio social, y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de prestador de servicio social. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Recepción de Solicitud de Presupuesto de las Unidades de Capacitación

Objetivo: Proporcionar recursos financieros a las unidades de capacitación para solventar los gastos de operación que requieren.

Frecuencia:

Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas Principios de Contabilidad Gubernamental Sistema Bancario El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) A la Solicitud de Presupuesto Mensual de las Unidades de Capacitación se le deberá anexar:

- Oficio de Solicitud de presupuesto firmado por el Director de la Unidad de Capacitación, cantidad solicitada, detalle de partidas presupuestales y justificación del gasto a realizar.

- Orden de pago por la cantidad solicitada, firmada por el Director de la Unidad de Capacitación. - Recibo por la cantidad solicitada firmado por el Director de la Unidad de Capacitación.

La Póliza de Diario deberá contener:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.



Dirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros

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Departamento de Recursos Financieros

1

2

3

3A

4 5

6 7

Recibe de las Unidades de Capacitación en original la Solicitud de presupuesto mensual con los Anexos correspondientes. Revisa que el importe solicitado esté distribuido en las cuentas contables que se detallan en la Solicitud de presupuesto mensual y que estén debidamente justificadas y dentro de los lineamientos presupuestales autorizados. Verifica que exista partida Presupuestal para realizar las transferencias electrónicas mediante el Sistema Bancario a las Unidades de Capacitación de acuerdo a la Solicitud de presupuesto mensual.

¿Está correcta y justificada la Solicitud de presupuesto? En caso de que no esté correcta o no cumpla con los lineamientos presupuestales autorizados: Devuelve la Solicitud de presupuesto mensual y Anexos a la Unidad de Capacitación que corresponda para las correcciones señaladas. Continua con la actividad numero 1. En caso de que esté correcta y cumpla con los lineamientos presupuestales autorizados: Captura en el Sistema Bancario la Solicitud de presupuesto mensual para realizar la transferencia electrónica a las Unidades de Capacitación y emite Reporte de transferencia electrónica en original. Captura en el SUAFOP las partidas presupuestales de la Solicitud de presupuesto mensual. El sistema genera un número de orden para contabilizar. Contabiliza la Solicitud de presupuesto mensual con el número de orden generado por el SUAFOP e imprime Póliza de diario original. Firma y recaba firma del Director Administrativo. Archiva Póliza de diario original, el Reporte de transferencia electrónica original, la Solicitud de presupuesto mensual y los anexos de manera cronológica permanente en el Expediente de pólizas del mes que corresponda. FIN DEL PROCEDIMENTO


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Cheques

Objetivo: Contar con registros contables de los pagos realizados para tener un mejor control de los egresos.

Frecuencia: Diaria

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz Código Fiscal de la Federación Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Impuesto al Valor Agregado Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas Principios de Contabilidad Gubernamental El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) A la solicitud de Elaboración de Cheque se deberá anexar:

- Orden de Pago firmada, revisada y autorizada por el Director Administrativo, señala el detalle de partidas presupuestales a afectar contablemente, nombre del proveedor e importe a pagar.

- Facturas y/o Comprobantes fiscales originales. La Póliza de Egresos deberá contener:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la Póliza - Número de cuenta - Número Departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.




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ÁREA


Departamento Recursos Financieros

1

2

2A

3

4 5 6

Recibe en original la Solicitud de elaboración de cheques con los Anexos originales (facturas y/o comprobantes fiscales) de las Áreas de Dirección General ya previamente autorizado por la Dirección Administrativa.

Fiscaliza los Anexos originales (facturas y/o comprobantes fiscales) y verifica en la Solicitud de elaboración de cheques original que las partidas presupuestales afectadas sean las correctas. ¿Está correcta y cumple con los requisitos fiscales y presupuestales? En caso de que no esté correcta y no cumpla con los requisitos fiscales y/o presupuestales: Devuelve la Solicitud de elaboración de cheques original con los Anexos en original a las áreas correspondientes para las correcciones señaladas. Continúa con la actividad numero 1. En caso de que esté correcta y cumpla con los requisitos fiscales y/o presupuestales: Captura y registra en el SUAFOP la Solicitud de elaboración de cheques original. El sistema genera un número de orden para contabilizar. Contabiliza en el SUAFOP la Solicitud de Elaboración de Cheques original con el folio otorgado por el sistema. Imprime Cheque original y Póliza de egresos original. Anexa Cheque, la Póliza de Egresos original y la Solicitud de elaboración de cheques con los Anexos originales (facturas y/o comprobantes fiscales). Firma y recaba firma del Director Administrativo en la Póliza de Egresos original y en el Cheque original. Archiva Cheque original, la Póliza de egresos original y la Solicitud de elaboración de cheques de manera cronológica en Expediente de cheques pendientes de entregar. Pasa el tiempo


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ÁREA


Departamento Recursos Financieros

7 8 9

Extrae del Expediente de cheques pendientes de entregar la Póliza de egresos y el Cheque original para entregar al beneficiario. Recaba firma del beneficiario en la Póliza de egresos original y entrega Cheque a beneficiario. Solicita copia de Identificación para cotejar los datos del beneficiario anotados en el Cheque y la archiva con la Póliza de egresos original, la Solicitud de elaboración de cheques y los Anexos, de manera cronológica permanente en Expediente de pólizas de egresos del mes que corresponda. FIN DE PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Recepción del Informe de Ingresos Propios de las Unidades de Capacitación.

Objetivo:

Registrar contablemente los ingresos propios captados en las Unidades de Capacitación para dar cumplimiento a la normatividad y políticas establecidas en el Instituto.

Frecuencia:

Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas Principios de Contabilidad Gubernamental Sistema Bancario El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) Al Informe Mensual de los Ingresos Propios de las Unidades de Capacitación se le deberá anexar:

- Reporte Mensual de los Ingresos Propios - Copia de los comprobantes (recibos oficiales) que especifican el monto recibido, la fecha y tipo

de curso a recibir. - Original de las fichas de depósito realizados a la Cuenta Bancaria por concepto de los cursos a

impartir. La Póliza de Diario deberá contener:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la Póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.




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ÁREA



1

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3

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Recibe de las Unidades de Capacitación Informe mensual de ingresos propios en original con los Anexos originales correspondientes. Revisa las copias de los Recibos oficiales que cumplan con la normatividad establecida y los números de folios estén consecutivos incluyendo los cancelados con la leyenda correspondiente. Verifica la cantidad que contiene el Informe mensual de ingresos propios y la suma de las Fichas de depósito sean importes iguales. ¿Es correcto el llenado y cumplen con la normatividad? En caso de que no esté correcto o no cumpla con la normatividad: Devuelve el Informe mensual de ingresos propios de las Unidades de Capacitación en original con sus Anexos originales a la unidad que corresponda para las correcciones señaladas. Continua con la actividad numero 1. En caso de que este correcto y se cumpla con la normatividad: Captura y registra en el SUAFOP el Informe mensual de ingresos propios y Anexos originales de las Unidades de Capacitación. El sistema genera un número de orden para contabilizar. Contabiliza el Informe mensual de ingresos propios de las Unidades de Capacitación en el SUAFOP con el número de orden generado e imprime Póliza de Ingresos Original. Firma y recaba firma del Director Administrativo. La Póliza de Ingresos original, el Informe mensual de ingresos propios en original de las Unidades de Capacitación con sus Anexos originales lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de pólizas del mes que corresponda. FIN DE PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre: Comprobación de Gastos de las Áreas de Dirección General

Objetivo: Contar con la Información de Documentación Original de los Gastos efectuados en las áreas de Dirección General para su fiscalización y contabilización.

Frecuencia: Diaria

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) Al formato de Solicitud de Comprobación de Gastos deberá anexar:

- Orden de Pago firmada, revisada y autorizada por el Director Administrativo, señala el detalle de partidas presupuestales a afectar contablemente, nombre del proveedor e importe a pagar.

- Factura y/o Comprobantes fiscales originales.

La Póliza Diario deberá contener: - Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firma de elaboración, revisión y autorización.




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ÁREA



1

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3

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5

Recibe de las Áreas correspondientes la Solicitud de comprobación de gastos en original con sus Anexos respectivos para autorizar los requerimientos solicitados. Revisa la Solicitud de comprobación de gastos en original y los Anexos para que cumplan con los requisitos fiscales y las afectaciones presupuestales sean correctas. ¿Está correcta y cumple con los requisitos fiscales? En caso de que no esté correcta y no cumpla con los requisitos fiscales: Devuelve la Solicitud de comprobación de gastos en original y los Anexos originales a las áreas correspondientes para las correcciones señaladas. Continúa con la actividad numero 1. En caso de que esté correcta y cumpla con los requisitos fiscales: Captura y registra en el SUAFOP las partidas presupuestales de la Solicitud de comprobación de gastos en original. El sistema genera un número de orden para contabilizar. Contabiliza la Solicitud de comprobación de gastos en original con el número de orden generado por el SUAFOP e imprime Póliza de diario original emitida por el sistema. Firma y recaba firma del Director Administrativo en la Póliza de diario original. Archiva la Póliza de diario original, anexa la Solicitud de comprobación de gastos en original y los Anexos originales, de manera cronológica permanente en el Expediente de pólizas del mes que corresponda. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre: Recepción de Informe Financiero de las Unidades de Capacitación

Objetivo: Contar con la información y documentación original de los gastos efectuados en las Unidades de Capacitación para su fiscalización y contabilización.

Frecuencia: Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) El Informe Financiero contiene la siguiente documentación original:

- Reporte Contable firmado, revisado y autorizado por el Director de la Unidad de Capacitación. - Órdenes de pago firmadas, revisadas y autorizadas por la Administración de la Unidad de

Capacitación. - Facturas y comprobantes fiscales - Oficios de comisión - Formatos de comprobación de viáticos - Pólizas cheque - Pólizas de diario - Pólizas de egresos - Estados financieros

La Póliza de Diario contiene lo siguiente:

- Nombre del Instituto - Fecha de elaboración de la póliza - Número de la póliza - Concepto de la póliza - Número de cuenta - Número de departamento - Concepto o movimiento - Cargos - Abonos - Sumas iguales - Firmas de elaboración, revisión y autorización.




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ÁREA



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2A

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6

Recibe de las Unidades de Capacitación en original el Informe financiero con todos los anexos para su revisión y fiscalización.

Revisa todos y cada uno de los anexos en original del Informe financiero, si cumplen con todos los requisitos fiscales y verifica que las partidas presupuestales afectadas en el Informe financiero sean las correctas. ¿Está correcto y cumple con los requisitos fiscales y presupuestales? En caso de que no esté correcto o no cumpla con los requisitos fiscales: Devuelve el Informe financiero con los Anexos a la Unidad de Capacitación correspondiente para las correcciones señaladas. Continúa con la actividad numero 1. En caso de que esté correcto o cumpla con los requisitos fiscales: Captura y registra en el SUAFOP las partidas presupuestales del Informe financiero. El sistema genera un número de orden para contabilizar. Contabiliza el Informe financiero con el número de orden generado por el SUAFOP e imprime Póliza de diario en dos originales. Firma y recaba firma del Director Administrativo. Archiva una Póliza de Diario original en el Informe financiero original y Anexos y archiva de manera cronológica permanente en el Archivero que corresponda. Obtiene fotocopia únicamente el resumen del Informe financiero y anexa a la otra Póliza de diario original. Archiva de manera cronológica permanente en el expediente de Pólizas del mes que corresponda. FIN DE PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre: Emisión de Conciliaciones Bancarias

Objetivo: Cumplir con los lineamientos establecidos en el Código Financiero para el Estado de Veracruz

Frecuencia: Diaria

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental. Sistema Bancario. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) El Auxiliar contable emitido por el sistema contiene:

- Fecha, concepto, importe, cargos, abonos y saldos. El Estado de cuenta bancario contiene:

- Fecha, concepto importe, cargos, abonos y saldos. La Conciliación bancaria contiene:

- Cheques en tránsito - Depósitos en tránsito - Saldos igual al Estado de Cuenta Bancario y Auxiliar Contable.

El expediente de los Estados financieros mensuales, está integrado por los siguientes documentos originales:

- Conciliaciones Bancarias - Balanza de comprobación - Estado de resultados - Estado de ingresos y egresos - Balance general

Se obtienen 5 fotocopias del expediente de los Estados financieros mensuales y son distribuidos a las siguientes dependencias gubernamentales:

- Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz - Secretaría de Educación de Veracruz - Contraloría General del Estado - Contraloría Interna de la Secretaría de Educación del Estado de Veracruz - Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo de la SEP.




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ÁREA



1 2 3 4

5

6

Imprime del SUAFOP, Auxiliar de bancos en original y solicita al Banco Estado de cuenta bancario en original. Revisa en el Auxiliar de bancos en original los cheques pagados y depósitos realizados comparándolos con el Estado de cuenta bancario en original. Separa los cheques que no han sido cobrados y los depósitos que quedaron en tránsito y se van capturando en archivo electrónico de la Conciliación bancaria en el apartado de cargos o abonos según corresponda. Coteja las sumas de los apartados en archivo electrónico de la Conciliación bancaria con el saldo del Auxiliar de bancos y del Estado de cuenta bancario. ¿Son iguales las sumas de la Conciliación bancaria, del Auxiliar de bancos y del Estado de cuenta bancario? En caso que las sumas no sean iguales. Continua con la actividad numero 2. En caso que las sumas sean iguales: Imprime Conciliación Bancaria original. Firma y recaba firma del Director Administrativo y anexa el Estado de Cuenta Bancario en original y el Auxiliar de Bancos en original. Anexa la Conciliación Bancaria, el Estado de cuenta bancario y el Auxiliar de bancos en original al Expediente de los Estados financieros mensuales originales y archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


67

Procedimiento

Nombre: Emisión de Balanza de Comprobación


Frecuencia: Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) La Balanza de comprobación emitida por el sistema contiene:

- Cuenta - Descripción - Saldo inicial - Movimientos (cargos y Abonos) - Saldo final - Firmas de:

Jefe del departamento de Recursos Financieros Director Administrativo Director General








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ÁREA



1

1A 2 3

Imprime del SUAFOP la Balanza de Comprobación en original y revisa los saldos de todas las cuentas contables para comprobar que no exista error en la contabilidad. ¿Son correctos los saldos de la Balanza de Comprobación? En caso de que no sean correctos los saldos: Imprime del SUAFOP el auxiliar de la cuenta contable que tenga error, y revisa las pólizas que hayan afectado esa cuenta contable para proceder a su corrección. Continúa con la actividad 1. En caso de que sean correctos los saldos: Firma y recaba firma del Director Administrativo y del Director General en la Balanza de comprobación original. Anexa la Balanza de Comprobación original y archiva de manera cronológica permanente al Expediente de los Estados financieros mensuales FIN DEL PROCEDIMIENTO.


70

Procedimiento

Nombre: Emisión de Estado de Resultados


Frecuencia: Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) El Estado de resultados emitido por el SUAFOP contiene:

- Ingresos por presupuesto - Gastos presupuestales del periodo - Resultado presupuestal - Ingresos - Aplicación de los ingresos - Resultado general del periodo - Firmas de:

Jefe del departamento de Recursos Financieros Director Administrativo Director General








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ÁREA



1 2

2A

3

4

Imprime del SUAFOP el Estado de resultados en original y revisa los saldos de todas las cuentas contables para comprobar que no exista error en la contabilidad. Compara el saldo del Estado de resultados con los saldos de la Balanza de comprobación previamente impresa contenida en los Estados financieros mensuales. ¿Están correctos los saldos? En caso de que no estén correctos los saldos: Revisa qué partida es la que está incorrecta y la corrige. Continúa con la actividad 2. En caso de que sean correctos los saldos: Firma y recaba firma del Director Administrativo y del Director General en el Estado de resultados original. Anexa el Estado de resultados original al expediente de los Estados financieros mensuales originales y los archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Emisión de Estado de Ingresos y Egresos


Frecuencia: Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) El Estado de ingresos y egresos emitido por el SUAFOP contiene:

- Cuenta - Descripción - Saldo inicial - Movimiento mensual - Saldo Acumulado - Firmas de:

Jefe del Departamento de Recursos Financieros Director Administrativo Director General








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ÁREA



1 2

2A 3

4

Imprime del SUAFOP el Estado de ingresos y egresos en original y revisa los saldos de todas las cuentas contables para comprobar que no exista error en la contabilidad. Compara el saldo contable del resultado general del periodo del Estado de ingresos y egresos original con el saldo de resultado del ejercicio del Estado de resultados original, previamente impreso contenido en el expediente de Estados financieros mensuales y éstos deben ser iguales ¿Están correctos los saldos? En caso de que no estén correctos los saldos: Revisa qué partida es la que está incorrecta y la corrige. Continúa con la actividad 2. En caso de que sean correctos los saldos: Firma y recaba firma del Director Administrativo y del Director General en el Estado de ingresos y egresos original. Anexa el Estado de ingresos y egresos original a los Estados financieros mensuales originales y los archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Emisión de Balance General


Frecuencia: Mensual

Normas

Código Financiero para el Estado de Veracruz. Código Fiscal de la Federación. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos de Racionalidad Presupuestal emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Principios de Contabilidad Gubernamental. El Sistema contable utilizado para este procedimiento es el implementado por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz denominado Sistema Único de Administración Financiera de Organismos Públicos.(SUAFOP) El Balance general emitido por el SUAFOP contiene:

- Concepto - Mes anterior - Mes actual - Importe - Variación - Sumas - Totales - Firmas de:

Jefe del Departamento de Recursos Financieros Director Administrativo Director General




- Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado de Veracruz - Secretaría de Educación de Veracruz - Contraloría General del Estado - Contraloría Interna de la Secretaría de Educación del Estado de Veracruz

Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo de la SEP.




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ÁREA



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3

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Imprime del SUAFOP el Balance General en original y revisa los saldos de todas las cuentas contables para comprobar que no exista error en la contabilidad. Compara el saldo del Balance General original con los saldos del Estado de resultados previamente impreso contenido en el expediente de los Estados financieros mensuales. ¿Están correctos los saldos? En caso de que no estén correctos los saldos: Revisa qué partida es la que está incorrecta y la corrige. Continúa con la actividad 2. En caso de que sean correctos los saldos: Firma y recaba firma del Director Administrativo y del Director General en el Balance general original. Anexa el Balance general original a los Estados financieros mensuales originales y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones.

Objetivo:

Realizar una calendarización de los procesos de adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad, clasificándolas en licitaciones simplificadas o adquisiciones directas por monto o por excepción de ley, conforme indica la Ley vigente en la materia.

Frecuencia:

Anual.

Normas

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz para el Ejercicio 2008.

Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

El Programa anual de adquisiciones, deberá sujetarse al presupuesto de gasto corriente autorizado para cubrir los objetivos institucionales.

Para la integración del Programa anual de adquisiciones, se deberán considerar los requerimientos de las unidades presupuestales de la Entidad.

El Programa anual de adquisiciones del Instituto, deberá ser integrado y entregado a la Secretaría de Finanzas y Planeación a más tardar el último día hábil del mes de enero, correspondiente al ejercicio fiscal.

El Listado de precios unitarios de artículos presupuestados, deberá considerar el porcentaje de inflación que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación.



Dirección Administrativa Departamento de Materiales y Servicios Generales

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ÁREA


Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

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Obtiene documentos para revisar información del Expediente de licitaciones simplificadas y los analiza para determinar un historial de consumo. Elabora un Anteproyecto del programa anual de adquisiciones (APAA) en un tanto, donde se indican el historial de consumo con los precios unitarios correspondientes por cada una de las partidas a solicitar. Envía para validación en un tanto del APAA al Analista de Almacén, para que verifique existencias y haga las observaciones necesarias a las cantidades solicitadas. Pasa el tiempo Recibe validado del Analista del Almacén el APAA del Instituto en un tanto, lo corrige e imprime en dos tantos y desecha el anterior. Envía un tanto del APAA a la Dirección Administrativa y un tanto al Departamento de Recursos Financieros el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones para que den su visto bueno. Pasa el tiempo Recibe validado de la Dirección Administrativa y del Departamento de Recursos Financieros el APAA en un tanto de cada área. Imprime y rubrica en dos tantos el Programa anual de adquisiciones, elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director Administrativo, desecha el APAA en dos tantos. Envía el Oficio original y un tanto del PAA a la Secretaría de Finanzas y Planeación, a más tardar el último día hábil del mes de enero, correspondiente al ejercicio fiscal. Recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y en un tanto del PAA y los archiva de manera cronológica en el Expediente de programa anual de adquisiciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: -Adquisiciones Directas por Monto. -Adquisiciones Mediante el Procedimiento de Licitación Simplificada, del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.


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Procedimiento

Nombre: Adquisiciones Directas por Monto

Objetivo: Analizar, efectuar y controlar las adquisiciones o contrataciones de bienes y servicios que requieran las diferentes áreas del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, conforme a la normatividad vigente en la materia, asegurando las mejores condiciones en cuanto a precio, oportunidad y financiamiento.

Frecuencia:

Periódica

Normas


Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2010.

Las Requisiciones de bienes, artículos y refacciones, podrán recibirse de las áreas de trabajo de la Contraloría, así como del Almacén y se consolidarán con base en las calendarizaciones del Programa anual de adquisiciones.

La modalidad de adquisición, contratación de servicios y arrendamientos se determinará con base en los montos establecidos en el Decreto de Presupuesto de Egresos.

Las adjudicaciones directas sólo se realizarán con los proveedores previamente registrados en el padrón de la Secretaría de Finanzas y Planeación.




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Recibe de la Dirección Administrativa, proveniente de las áreas del Instituto, la Requisición en copia con visto bueno o indicaciones. Determina la modalidad de la compra con base en los montos establecidos en el Decreto del presupuesto de egresos vigente. ¿Qué modalidad de compra procede? En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en copia. Conecta con el procedimiento: Licitación Simplificada. En caso de que proceda la modalidad de adquisición directa por monto: Solicita Cotizaciones vía telefónica a cuando menos 3 proveedores, indicando las características de los bienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega. Pasa el tiempo. Recibe de los proveedores, vía fax o en correo electrónico en original las Cotizaciones, con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas y obtiene copias. Elabora el Cuadro comparativo, en original, de las ofertas presentadas, con base en las Cotizaciones en original para concentrar los montos, marcas y condiciones de pago, señalando la mejor oferta. Recaba firma del Director Administrativo en el Cuadro comparativo original, en el que se confirma si fue aceptada la propuesta planteada para la adquisición. Realiza llamada telefónica al proveedor, para informarle que resulto adjudicado y concretan cita para aclarar pormenores de la compra. Pasa el tiempo.


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Recibe en el Almacén General, los bienes entregados por el proveedor y verifica que correspondan a las especificaciones solicitadas en la Requisición en copia y que se encuentren en óptimas condiciones. ¿Corresponden a lo solicitado? En caso de que no correspondan: Devuelve los bienes al proveedor. Continúa con la actividad número 8. En caso de que si correspondan: Recibe y verifica la Factura del proveedor en original, que corresponda a los bienes adquiridos a través de adjudicación directa y obtiene copia. ¿Coinciden los datos de la factura? En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor la Factura original y solicita que se realicen los ajustes. Continúa con la actividad número 9. En caso de que coincidan: Elabora el Trámite de pago en original y copia, verificando que la partida presupuestal sea la correspondiente y firma. Envía al Departamento de Recursos Financieros el Trámite de pago y Factura en originales adjuntando copias de las cotizaciones y requisición. Recaba acuse de recibido en la copia del Trámite de pago y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Trámites de pago.


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ÁREA



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Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa, los documentos siguientes: - Requisición, en copia, - Cotizaciones en copia y - Cuadro comparativo, original. - Factura en copia FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Elaboración de cheques del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección Administrativa


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Procedimiento

Nombre: Adquisiciones Mediante el Procedimiento de Licitación Simplificada

Objetivo: Integrar, operar y participar en la planeación, análisis y realización de los procedimientos de Licitaciones Simplificadas; conforme a la normatividad vigente en la materia, permitiendo con ello la atención oportuna de los requerimientos de las áreas.

Frecuencia:

Periódica.

Normas

El Programa anual de adquisiciones, permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios, conforme al Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

La Comisión de la licitación, será la encargada de los procedimientos de contratación, y estará integrada por el Director Administrativo, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, el Jefe del Departamento Normativo, el Área requirente, sí como la participación de la Contraloría Interna de la Secretaría de Educación de Veracruz, la Contraloría General y la Secretaría de Finanzas y Planeación y a 2 Cámaras de Comercio o Agrupaciones Comerciales, en su calidad de asesores; quienes fungirán como Instancias correspondientes.

Las Bases de participación contendrán cuando menos los siguientes datos: I. Descripción completa de los bienes o servicios y, en su caso, la información específica sobre el mantenimiento, asistencia técnica, capacitación, especificaciones y normas aplicables, dibujos o planos, cantidades, muestras, pruebas que se realizarán y periodo de garantía; II. Lugar, fecha y hora para la celebración de la Junta de presentación y apertura de proposiciones, así como de la emisión del dictamen técnico económico, de la notificación del fallo; III. Lugar, plazo y condiciones de entrega de los bienes o servicios; Etc.

El Junta de presentación y apertura de proposiciones de la licitación simplificada deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo IV, Artículo 43, y se levantará acta circunstanciada que se denominará Acta de la Junta de presentación y apertura de proposiciones

El Oficio de invitación al evento de licitación simplificada deberá enviarse a las Instancias correspondientes con 5 días de anticipación a la Junta de presentación y apertura de proposiciones.


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Normas

La Junta de presentación y apertura de proposiciones será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido violentados. Realizándose primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como garantía que ofrecen, y se asientan en el acta circunstanciada.

El Dictamen técnico económico deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes.

La notificación del fallo deberá emitirse al proveedor y/o prestador de servicios adjudicados en un plazo de no mayor de tres días hábiles siguientes a la Junta de presentación y apertura de proposiciones.

La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido, o en su caso con un Contrato.




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Consulta del Expediente de Programa Anual de Adquisiciones y planea de acuerdo al Programa Anual de Adquisiciones (PAA) los bienes o servicios a licitar, considerando la urgencia de contar con ellos. Elabora y envía Bases de licitación en original, mediante Oficio en original y copia a las Instancias correspondientes, para que en un término no mayor de 3 días hagan observaciones a las mismas. Recibe oficio original de las instancias correspondientes, donde indican las observaciones a las Bases de licitación y realiza las correcciones necesarias. Elabora el Oficio de invitación en original y copia y recaba firma del Director Administrativo, anexa original de las Bases de licitación y lo envía a las Instancias correspondientes. Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Oficio de invitación acusado de recibido en copia, las Bases de licitación en original. Pasa el tiempo. Realiza el acto de recepción y apertura de proposiciones, conforme lo señalado en el Artículo 43 de la Ley de Adquisiciones. Recibe y verifica las Propuestas técnicas y Propuestas económicas en original que entregaron los licitantes. ¿Cumple con los requisitos? En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la Propuestas técnicas y Propuestas económicas en original, asienta en el Acta de junta de presentación y apertura de proposiciones en original, que al final del evento deberán incluirse en el Expediente de licitación. Fin. En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de la junta de recepción y apertura de proposiciones en original, con el registro técnico y económico de las propuestas y recaba las firmas de los participantes. Obtiene y entrega a los participantes fotocopias del Acta de la junta de presentación y apertura de proposiciones.


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Analiza las Propuestas técnicas y Propuestas económicas y elabora el Dictamen técnico económico en original, en el cual se detalla si son solventes y convenientes para el Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz. Elabora Oficio de invitación en original y copia, dirigido a dos Cámaras de Comercio para que asistan a la realización del Dictamen técnico económico, recaba firma del Director Administrativo, envía el original a dos cámaras y recaba acuse de recibido en la copia. Preside la Reunión de Trabajo y elabora acta del Dictamen técnico económico de la Licitación en original, agregando un cuadro comparativo de propuestas económicas, donde se detallan los precios unitarios y globales de las Propuestas económicas originales. Elabora Oficio de notificación en original y copia dirigido a las instancias correspondientes, recaba firma del Director Administrativo. Envía el original del Oficio de notificación a las instancias correspondientes. Archiva en el Expediente de licitación de manera cronológica permanente los documentos siguientes: - Oficio de invitación en copia, - Bases de licitación en original, - Propuestas técnicas en original, - Propuestas económicas) en original, - Acta de la junta de recepción y apertura de propuestas, en original, - Oficio de invitación al Dictamen técnico económico, en copia - Dictamen técnico económico en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis. - Oficio de notificación en copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: -Elaboración de Contratos de Adquisiciones o Servicios, del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Administrativa.


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Adquisiciones Mediante el Procedimiento de Licitación Simplificada

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Adquisiciones Mediante el Procedimiento de Licitación Simplificada

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Procedimiento

Nombre: Desarrollo de Reuniones de Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles.

Objetivo:

Planear, programar, autorizar las adquisiciones o contrataciones de bienes y servicios que requieran las distintas áreas que conforman el Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, vigilando que cumplan con lo que establece la Ley en la materia

Frecuencia:

Mensual

Normas


Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

Integrantes del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles:

I. Presidente: Será el Titular de la Dirección Administrativa del Instituto. II. Secretario Ejecutivo: Será el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. III. Vocales representantes del Sector Público: los responsables directos de las áreas de:

a) Dirección de Planeación y Evaluación b) Dirección Académica c) Dirección de Vinculación d) Departamento de Recursos Financieros e) Departamento Normativo

f) Departamento de Control, Seguimiento y Calidad IV. Vocales representantes del Sector Privado V. Asesores:

a) Representante de la Contraloría General; b) Contralor Interno en la Secretaría de Educación de Veracruz; b) Representantes de la Secretaría de Educación de Veracruz

c) Representantes de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Las sesiones del Subcomité podrán ser ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevancia y

oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración.

El Expediente de documentos que utilice el Secretario Ejecutivo del Subcomité, contendrá la información necesaria para que se elabore la Carpeta de asuntos a tratar en cada sesión mensual del Subcomité.

En la primera sesión del Subcomité de cada año se deberán atender los asuntos relacionados con el Programa anual de adquisiciones, el Presupuesto autorizado para gasto corriente y el Calendario anual de sesiones.

En el caso de que en las Sesiones Ordinarias no se cuente con quorum para su inicio, se convocará a una Sesión Extraordinaria para la atención de los asuntos que correspondan.




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Obtiene del archivo cronológico temporal las Solicitudes de las áreas en original recibidas durante el mes y acuerda con el Director Administrativo los puntos a considerar en el orden del día de la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles. Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias para cada uno de los integrantes del Subcomité, incluyendo en estos la orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión y recaba firma del Presidente del Subcomité. Elabora con base en la información contenida en las Solicitudes de las áreas en original, en un tanto la Carpeta de asuntos a tratar en la reunión mensual del Subcomité en original para cada uno de sus integrantes. Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de invitación en original y una Carpeta en un tanto de asuntos a tratar por cada punto que contenga la orden del día, archiva las primeras copias de los Oficios de invitación como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de sesiones del Subcomité del Instituto, turna las segundas copias al Presidente del Subcomité. Pasa el tiempo. Elabora la Lista de asistencia en original para la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles. Asiste a la Reunión mensual del Subcomité llevando consigo las Solicitudes de áreas en original y la Lista de asistencia original. Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original. Da lectura al orden del día programado y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración de los integrantes del subcomité para que se tomen los acuerdos correspondientes. Concluye la sesión una vez agotada la orden del día y asentados los acuerdos correspondientes.


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ÁREA



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Elabora Acta circunstanciada en un tanto asentando todos los hechos expuestos, recaba en ésta firma de cada uno de los integrantes del subcomité que asistieron a la reunión mensual. Archiva en el Expediente de sesiones del subcomité de manera cronológica permanente, la siguiente documentación: - Lista de asistencia en original. - Solicitudes de áreas en original. - Acta circunstanciada en un tanto. - Carpeta en un tanto de asuntos a tratar. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Elaboración de Contratos de Adquisiciones o Servicios.

Objetivo:

Legalizar mediante un documento escrito, las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios realizadas bajo el procedimiento de licitación simplificada, considerando lo señalado en las Bases de participación y la normatividad vigente, para garantizar al Instituto, el oportuno y adecuado suministro de dichos bienes.

Frecuencia:

Eventual.

Normas


Bases de Licitación.

Dentro de los cinco días hábiles contados a partir de la fecha de notificación del fallo, el representante legal del licitante que resulte ganador, deberá presentarse ante el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para suscribir el contrato correspondiente.

Deberá presentar la Documentación legal siguiente para suscribir el contrato: Antecedentes y/o currículum del licitante, copia fotostática del Acta constitutiva de la Sociedad, en el caso de personas morales, copia fotostática del Acta de Nacimiento, en caso de ser persona física, copia fotostática de la cédula de identificación fiscal (RFC), copia fotostática del Poder Notarial e identificación oficial del apoderado legal de la Empresa que vaya a suscribir el contrato, escrito bajo protesta de decir verdad que el poder del representante no se ha modificado ni revocado en forma alguna, copia del registro de Padrón de proveedores ante la Secretaría de Finanzas y Planeación del Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

En el caso de que el importe adjudicado al proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) correspondan a más de 1,135 salarios mínimos general vigentes en la Cd. de Xalapa, Veracruz derivada de cualquier procedimiento de adjudicación, además de elaborar el Contrato, deberá solicitarse Póliza de fianza, de cumplimiento del contrato.

La Póliza de fianza de cumplimiento del contrato, deberá entregarla en un plazo no mayor a 3 días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato.

Los contratos derivados de la Licitación Simplificada, deberán informarse a través de la Página Web del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

La Factura que se reciba del proveedor deberá registrar el sello y firma del responsable del Almacén de conformidad de que los bienes cumplen con las especificaciones y cantidad establecidas en el Contrato o Pedido.




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Recibe del licitante adjudicado la Documentación legal en fotocopias para poder corroborar sus datos. Elabora Proyecto de contrato en original, verificando que coincida con lo estipulado en las Bases de participación de la Licitación y el Dictamen Técnico Económico. Envía el Proyecto de contrato en original al licitante adjudicado para que proceda a tramitar su fianza.

Pasa el tiempo. Recibe del licitante adjudicado el Proyecto de contrato en original con las observaciones pertinentes. ¿Tiene observaciones? En caso de que tenga observaciones: Efectúa las correcciones Proyecto contrato final en original. Conecta con la actividad 5 En caso de que no tenga observaciones: Elabora Contrato en dos tantos y recaba firma del representante legal del licitante adjudicado. Recibe del licitante adjudicado Póliza de fianza en un original y copia y verifica datos. ¿Esta correcta la póliza? En caso de que no este correcta: Devuelve Póliza de fianza al licitante para las correcciones. Conecta con la actividad 6 En caso de este correcta: Acusa de recibido la copia de Póliza de fianza y entrega al licitante. Recaba firma del Director General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, del Contrato en dos tantos y turna al licitante un tanto. Archiva en el Expediente de licitación de manera cronológica permanente los documentos siguientes:

- Póliza de fianza en original y, - Contrato en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Control del Parque Vehicular.

Objetivo:

Verificar y coordinar que los vehículos asignados a las Unidades de Capacitación y a la Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz tengan su bitácora vehicular actualizada y debidamente llenada conforme lo señala la normatividad en la materia.

Frecuencia:

Periódica.

Normas

Este procedimiento se realizará de acuerdo a la siguiente normatividad:


Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz Ejercicio 2008.

Bitácora de Control Vehicular.

Oficio circular del programa de verificación permanente del uso del parque vehicular.

Programa de Verificación Permanente sobre el Uso Correcto del Parque Vehicular del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

Manual para el Control de Inventario de Bienes Muebles, donde se especifican los criterios básicos que se considerarán para el buen uso de los vehículos asignados a los Directores de Unidades de Capacitación o al personal de Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz.

El servidor público al que se le asigne un bien mueble tendrá la obligación de firmar el vale de resguardo respectivo que el encargado del Área de responsabilidad o Director de la Unidad le presente. Asimismo, cancelarlo al término de su uso por parte del depositario, para ser liberado de responsabilidad de este bien.




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ÁREA



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Elabora Programa de Verificación Permanente sobre el Uso Correcto del Parque Vehicular del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (PVPV) en dos tantos, recaba firma del Director Administrativo Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director Administrativo, envía original del oficio y un tanto del PVPV a las Unidades de Capacitación para informarles la normatividad vigente. Recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y en un tanto del PVPV y los archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del parque vehicular. Elabora Listado en original donde se indican los nombres de todos los Directores de Unidades de Capacitación y la Bitácora de control vehicular en original, y la entrega a los Jefes de Área Administrativa de las Unidades de Capacitación, acusando de recibido en el Listado que archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del parque vehicular. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Supervisión de Inventarios.

Objetivo:

Supervisar, dirigir y coordinar que el levantamiento físico de inventarios que efectúan las Unidades de Capacitación del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, se hayan efectuado conforme a Ley y de acuerdo al Manual para el Control de Inventario de Bienes Muebles.

Frecuencia:

Semestral.

Normas


Manual para el control de inventario de bienes muebles.

Programa general de supervisión de inventario.

Verificar recursos disponibles para asignar viáticos.

De acuerdo al Artículo 86 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz, las Dependencias y Entidades deberán efectuar, por lo menos en forma semestral, la revisión de los bienes muebles con la finalidad de mantener actualizado el inventario y resguardos. Los responsables asignados al control de inventarios, deberán reportar los movimientos de altas, bajas, cambios de usuario y transferencias que modifiquen la base de datos.

El supervisor deberá presentarse a la Unidad de Capacitación mostrando su oficio de comisión donde indica que el fue asignado para tal función.

Serán sujetos a registro y control de inventarios, los bienes muebles asignados al Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (ICATVER), que formen parte de su patrimonio, cualquiera que sea su forma de adquisición

El Programa de Supervisión de inventarios, contendrá la fecha en que se harán las supervisiones a las Unidades de Capacitación así como el personal asignado en las mismas.




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Elabora en un tanto Programa de supervisión de inventarios que incluye la determinación del personal que efectuar las visitas. Elabora Oficio de notificación en original y copia, recaba firma del Director Administrativo, envía original a las Unidades de Capacitación, obtiene acuse de recibido en copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de inventarios Elabora Oficio de comisión en original y copia de la comisión del personal que fungirá como supervisor de inventario, recaba firma del Director Administrativo. Elabora Registro único de comisiones al personal para los supervisores de inventario en original y copia, envía al Departamento de Recursos financieros original y recaba acuse de recibido en la copia, y archiva en el Expediente de oficios de comisión. Pasa el tiempo Acude a la Unidad de Capacitación y presenta Oficio de comisión, entrega el original en la Dirección de la Unidad de Capacitación y acusa de recibido la copia, lleva consigo el Inventario original de dicha Unidad que obtiene del Expediente de Inventarios. Elabora Acta administrativa de inicio basada en la supervisión de inventarios en un tanto y recaba firma del personal involucrado en la misma. Revisa aleatoriamente que los registros del Inventario original coincidan con los bienes que se encuentran en las instalaciones de la Unidad de Capacitación. ¿Coinciden los bienes con los registros? En caso de que no coincidan: Considera como observaciones las inconsistencias y las plasma en el Acta administrativa de término. Continúa con la actividad número 9 En caso de que coincidan: Finaliza supervisión de inventarios elabora Acta administrativa de término en un tanto y recaba firma del personal involucrado en ella.


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ÁREA



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Archiva las Actas administrativas de inicio y término de supervisión de inventarios en original, la copia del Oficio de comisión acusado de recibido y el Inventario en original, de manera cronológica permanente en el Expediente de inventarios. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Dotación de Materiales e Insumos.

Objetivo:

Atender a las distintas áreas que dependen de la Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, en cuanto a necesidades de material de papelería o insumos de cómputo, en forma oportuna y adecuada.

Frecuencia:

Diaria.

Normas


Verificar inventario de material de papelería e insumos de cómputo.

Circulares emitidas para el control de dotación de materiales del Almacén General.

Solicitudes de Áreas de materiales de papelería e Insumos de Cómputo.

Requisitos que deberá cumplir la Requisición de material de consumo son: indicar fecha, cantidad de artículos, nombre del artículo, nombre y firma del solicitante, del jefe inmediato autorizando y firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.




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Recibe de las áreas de Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, la Requisición de material de consumo en original y verifica que cumpla con los requisitos establecidos. ¿Cumple con los requisitos? En caso de que no cumpla con los requisitos: Devuelve al área correspondiente la Requisición de material de consumo en original para que sean completados los requisitos. Continúa con la actividad número 1 En caso de que cumpla con los requisitos: Verifica las características del material o insumos solicitados y los entrega en tiempo y forma a las áreas correspondientes del Instituto. Archiva en el Expediente de requisiciones de manera cronológica temporal las Requisiciones de material de consumo originales, organizándolos por cortes mensuales. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre: Prestación del Servicio de Fotocopiado.

Objetivo:

Atender a las distintas áreas que dependen de la Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, en cuanto a necesidades del servicio de fotocopiado, en forma oportuna y adecuada.

Frecuencia:

Diaria.

Normas


Circulares acerca de los Lineamientos para solicitud de material y fotocopias.

Programa de Ahorro Presupuestal de la Administración Pública Estatal.

Los requisitos que deberán cumplir los Vales de servicio de fotocopiado son: indicar fecha, área, número de fotocopias, firmas de solicitante, firma de autorización del jefe inmediato y firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Los servicios de fotocopiado se proporcionarán solo cuando se presenten documentos oficiales.




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Recibe de las áreas correspondientes del Instituto, el Vale de Servicio de Fotocopiado en un tanto y verifica que cumpla con los requisitos establecidos. ¿Cumple con los requisitos? En caso de que no cumplan con los requisitos: Devuelve al área correspondiente el Vale de Servicio de Fotocopiado en un tanto para que sean completados los requisitos. Continúa con la actividad número 1 En caso de que cumpla con los requisitos: Recibe los Documentos originales a fotocopiar y obtiene las fotocopias solicitadas por el área correspondiente y se las entrega junto con los originales. Archiva los Vales de servicio de fotocopiado en un tanto en el Expediente de vales, de manera cronológica temporal separándolos por cortes mensuales. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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Procedimiento

Nombre:

Mantenimiento Preventivo.

Objetivo:

Prevenir los problemas que se pueden presentar en los equipos de cómputo del Instituto.

Frecuencia:

Semestral.

Normas

a) Se realizará un Cronograma por periodo semestral, para saber el orden en el que se checarán

los equipos de cómputo de cada área y determinar los insumos necesarios para las actividades de mantenimiento.

b) La Oficina de Tecnologías de Información enviará una Tarjeta informativa a cada área para

darle a conocer la fecha en la que serán revisados los equipos de cómputo, solicitando se informe de algún inconveniente con las fechas establecidas.



Dirección Administrativa Oficina de Tecnologías de la Información

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Oficina de Tecnologías de la Información

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4

5

Elabora el Cronograma de actividades en un tanto y determina los insumos necesarios para las actividades de mantenimiento, y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de mantenimiento preventivo. Elabora una Requisición de insumos en original y lo firma y entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para que el material se encuentre disponible en el almacén. Elabora Tarjeta en original y copia, firma, envía a las áreas correspondientes del Instituto, para dar a conocer las fechas en las que se realizará el man119tenimiento preventivo, con la solicitud de que informen si no tienen algún inconveniente en la calendarización. Recaba acuse de recibido en la copia de la Tarjeta y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. ¿Hay inconveniente en la calendarización? En caso de haber inconveniente: Continúa con la actividad número 1. En caso de no haber inconveniente : Realiza el mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo, de acuerdo con el Cronograma establecido. Utiliza los insumos necesarios. Realiza la Encuesta de satisfacción del cliente en un tanto, y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de mantenimiento preventivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Dotación de Materiales e Insumos del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Administrativa


116

Procedimiento

Nombre:

Mantenimiento Correctivo.

Objetivo:

Corregir los problemas que se pueden presentar en los equipos de cómputo del Instituto.

Frecuencia:

Eventual.

Normas

La Oficina de Tecnologías de la Información solicitará al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la adquisición de dispositivos necesarios para llevar a cabo la reparación del equipo de cómputo.




117

ÁREA



1 2

2A

3

3A 4 5 6

Recibe de las diferentes áreas de Dirección General en original la Solicitud de servicio de equipo de cómputo. Realiza revisión del equipo, hace el diagnóstico y determina si se puede reparar. ¿Se puede reparar? Si no se puede reparar: Realiza Tarjeta informativa en original y copia avisando al área correspondiente la baja del equipo y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, le entrega la original recaba acuse de recibido en la copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados. Fin Si se puede reparar: Verifica en el equipo de cómputo, si es necesario comprar componentes. ¿Es necesario comprar componentes? Si es necesario comprar componentes: Elabora una Requisición original de componentes y entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para que haya en existencia en almacén. Recibe componentes necesarios. Continúa con la actividad número 4. Si no es necesario comprar componentes : Repara el equipo de cómputo. Pasa el tiempo Entrega el equipo de cómputo al área correspondiente. Realiza Encuesta de satisfacción al usuario en un tanto y la archiva en el Expediente de mantenimiento correctivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Dotación de Materiales e Insumos del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Administrativa.


119

Procedimiento

Nombre:

Desarrollo de Sistemas.

Objetivo:

Automatizar los procesos y lograr en el menor tiempo posible las actividades del Instituto.

Frecuencia:

Periódica.

Normas

a) Las áreas del ICATVER, solicitarán por escrito a la Oficina de Tecnologías de la Información, el

desarrollo de un sistema para un proceso, previamente analizado por dicha área. b) La Oficina de Tecnologías de la Información, debe analizar el proceso y determinar la plataforma

que se implementará si es a nivel local o por medio de la internet. c) Una vez analizado el proceso y determinado el alcance y desarrollo sobre la plataforma a

implementar, la Oficina de Tecnologías de la Información presentará a las áreas correspondientes un informe del proceso de desarrollo del sistema, con los siguientes contenidos:

1. Objetivo. 2. Descripción del sistema. 3. Alcance del sistema. 4. Cronograma de desarrollo. 5. Puesta en marcha. 6. Modificaciones y actualizaciones.




120



1 2 3 4 5

5A 6

Recibe de las áreas correspondientes un Oficio original, en cual solicitan el desarrollo de un sistema para un proceso específico. Analiza el proceso solicitado, determina sobre la plataforma y el ambiente de red que se va a utilizar y archiva de manera cronológica permanente el oficio en el Expediente de oficios recibidos Elabora Oficio en original y dos copias, recaba firma del Director Administrativo, indicando el contenido y el desarrollo del sistema. Envía el original a la Dirección General para conocimiento y autorización, turna la primera copia al área correspondiente para conocimiento y recaba acuse de recibo en la segunda copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente de sistemas. Recibe del Director Administrativo de manera verbal la indicación de aprobación para el desarrollo del sistema. Informa de manera verbal al Director Administrativo las condiciones para poder llevar a cabo el desarrollo del sistema. ¿Se aprueban las condiciones para desarrollar el sistema? En caso de que no se aprueben las condiciones: Elabora un Oficio en original y dos copias, firma y envía original al área correspondiente especificando la razón por la que no se aprueba en desarrollo del sistema solicitado. Turna la primera copia a la Dirección General para su conocimiento y recaba acuse en la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de sistemas. Continúa con la actividad número 1 En caso de que se aprueben las condiciones: Elabora un Oficio y Cronograma en original y dos copias, recaba firma del Director Administrativo y envía original al área correspondiente especificando que se elaborará un proyecto para prueba del sistema solicitado y la fecha de entrega del mismo de acuerdo al Cronograma de trabajo. Turna la primera copia a la Dirección General para su conocimiento y recaba acuse en la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios enviados. Pasa el tiempo


121

ÁREA



7

7A 8 9

9A

Verifica los avances del proyecto del Sistema, de acuerdo al cronograma archivado en el Expediente de oficios enviados, que se entregará en la fecha establecida. ¿Se entregará el sistema en la fecha establecida? En caso de que no se entregue en la fecha establecida: Elabora un Oficio en original y dos copias, recaba firma del Director Administrativo, envía original al área correspondiente especificando la razón del incumplimiento de la fecha de entrega y realiza cambios al Cronograma de desarrollo del sistema y la fecha de entrega. Turna la primera copia a la Dirección General para su conocimiento y recaba acuse en la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de sistemas. Continúa con la actividad número 7. En caso de que se entregue en la fecha establecida: Elabora un Oficio original y dos copias, recaba firma del Director Administrativo para enviar el proyecto de sistema para realizar pruebas un mes. Entrega el Oficio original al área correspondiente, anexando un Disco de instalación del sistema y un tanto de Manual de uso del sistema. Turna la primera copia a la Dirección General para su conocimiento, en la segunda copia recaba acuse y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de sistemas. Pasa el tiempo Recibe del área correspondiente un Oficio con las observaciones sobre el funcionamiento del proyecto de sistema después de realizar las pruebas y archiva el Oficio de manera cronológica permanente en el Expediente de sistemas. ¿El sistema funciona correctamente? En caso de que no funcione correctamente: Recibe del área correspondiente el Disco de instalación del sistema y el Manual de uso del sistema. Verifica las observaciones sobre el funcionamiento del mismo y las deficiencias encontradas en conjunto con el área correspondiente. Continúa con la actividad 9.


122

ÁREA



10

En caso de que funcione correctamente: Elabora Oficio en original y dos copias recaba firma del Director Administrativo, envía el original al área correspondiente para la entrega del sistema, envía la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda recaba acuse y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de sistemas. FIN DE PROCEDIMIENTO


125

Procedimiento

Nombre:

Actualización de Página Web.

Objetivo:

Mantener informada a la sociedad, organismos gubernamentales y al personal del Instituto de las actividades que se llevan a cabo.

Frecuencia:

Periódica.

Normas

a) La información deberá ser verificada por el área que la emite, determinando su redacción,

contenido y/ estructura. b) La entrega de la información debe especificarse con una Tarjeta informativa en la cual se

determine el medio por el cual se realiza la entrega de la misma, ya sea impresa y/o archivo electrónico.

c) Una vez publicada la información, la Oficina de Tecnologías de la Información realizará una

Informe para comunicar a la Dirección Administrativa lo siguiente:

1. Fecha de entrega. 2. Medio de entrega. 3. Tema del documento. 4. Reseña y contenido del documento. 5. Fecha de actualización en la página web. 6. Dirección electrónica donde se localiza la información publicada.




126

ÁREA



1 2 3

3A 4 5

Recibe del área correspondiente una Tarjeta informativa en original, en la cual anexa el contenido de la Información en un tanto de manera impresa o archivo electrónico para insertar en la página web del Instituto, archiva la Tarjeta informativa de manera cronológica permanente en el Expediente de tarjetas recibidas. Verifica el contenido de la información recibida, la captura, escanea o descarga en la computadora según sea el caso. Informa de manera verbal al área correspondiente que está listo el archivo con la información para hacer la inserción a la página web y verifican en la computadora si la información está completa y estructurada correctamente. La información está completa y estructurada correctamente En caso de que no esté completa o bien estructurada: Solicita de manera verbal al área correspondiente, los cambios a realizar en el archivo presentado. Continúa con la actividad número 2. En caso de que si esté completa y estructurada: Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director Administrativo entrega original al área correspondiente para informar la ruta en la que se encuentra la información insertada en la página web, turna la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de tarjetas elaboradas. Elabora Informe en original y copia, firma, envía al Director Administrativo para informar los cambios realizados en la página web del Instituto, recaba acuse en la copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de página web. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Procedimiento

Nombre:

Respaldo de Información.

Objetivo:

Almacenar la información relevante de los usuarios de la Dirección General del ICATVER, para que en caso de fallas de equipos de cómputo se tenga un respaldo y se recupere la información total o parcialmente.

Frecuencia:

Mensual.

Normas

a) El usuario colocará la información a respaldar en la carpeta de red y/o memoria USB. b) El usuario proporcionará los discos compactos y/o DVD’s donde se almacenará la información. c) El usuario entregará una Tarjeta informativa a la Oficina de Tecnologías de la Información

indicando lo siguiente:

1. Ruta de acceso. 2. Tamaño en discos. 3. Medio de almacenamiento (CD-ROM ó DVD’s). 4. Fecha y hora de entrega.

d) Una vez respaldada la información, el Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información, debe realizar un Informe a la Dirección Administrativa en la cual se indique lo siguiente:

1. Fecha y hora de entrega al área correspondiente. 2. Cantidad de discos entregados. 3. Reseña de los archivos que se respaldaron.




129

ÁREA



1 2 3 4 5

Recibe de las áreas una Tarjeta informativa en original, en la que especifica el contenido de la información en archivo electrónico en USB o en la carpeta compartida a través de la red y la entrega de los medios de almacenamiento a utilizar para el respaldo. Archiva la Tarjeta informativa original de manera cronológica permanente en el Expediente de tarjetas recibidas. Verifica el contenido de la información recibida y la descarga en el servidor de respaldo para el proceso de grabación en los medios de almacenamiento proporcionados. Realiza respaldo en los discos compactos o DVD’s, revisa si la información se grabó completa y/o correcta. La información está completa y/o correcta. En caso de que no esté completa y/o correcta : Continúa con la actividad número 2. En caso de que si esté completa y/o correcta: Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias, recaba firma del Director Administrativo entrega original al área correspondiente para informar que se realizó el respaldo en el medio de almacenamiento requerido, turna la primera copia a la Dirección General para conocimiento y en la segunda copia recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de respaldos. Elabora Informe en original y copia, firma, envía el original al Director Administrativo para comunicar sobre los respaldos durante el mes realizados, recaba acuse en la copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de respaldos. FIN DEL PROCEDIMIENTO


131

DIRECTORIO

INSTITUTO DE CAPACITACION PARA EL TRABAJO

DEL ESTADO DE VERACRUZ.

LIC. IRESINE CALZADA RIVERA DIRECTORA GENERAL

PROFRA. GERARDINA LARA GONZÁLEZ DIRECTORA ACADÉMICA

PROFRA. MARTHA SILVIA SÁNCHEZ GONZÁLEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN

C.P. CARLOS ABDALÁ CÁRCAMO DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

MTRO. MIGUEL ÁNGEL MARTÍNEZ POCEROS DIRECTOR ADMINISTRATIVO

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

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