ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de curso gramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de

graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimientos. Elaboración y presentación.

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INTRODUCCION

Dos conceptos de organización: Organización como función o proceso. Organización como el resultado de esa función o proceso:

Organización como estructura formal. Organización como estructura y sistemas administrativos.

Organización como estructura y sistemas adminitrativos.

Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.

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CONCEPTO

Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución.

Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método.

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Estructura y Procedimientos

Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

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Estructura y Procedimientos

Un conjunto de procedimientos afines conforman

una actividad y actividades afines constituyen una

función.

Un grupo de funciones afines y la gente involucrada

en su cumplimiento conforman un órgano.

Los órganos y sus relaciones formales constituyen la

estructura formal. Las estructura junto con los sistemas

administrativos componen la organización formal.

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ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS

Alcance:

En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación.

Ventajas: maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos,

para una buena toma de decisiones.

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información..

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

Descripción de Procedimientos: Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:Lectura extensa: complica interpretación,Relación entre la información: dificil visión del

procedimiento en su conjunto,Narración subjetiva: dificulta ver omisión de

información,Distintas interpretaciones,Complica elaboración.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.

Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo.

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información. 

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad,

Facilita apreciación en conjunto del procedimiento,

Evita diferencias de interpretación.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA

Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar información o sistematizar información

relevada “actual o vigente”,

Analizar un procedimiento y detectar problemas,

Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,

Comparar realidades administrativas en

diferentes momentos históricos.

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Metodología de Análisis

Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.

Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se

hace?, qué sucedería si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,....

Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,....

Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...

Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,....

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Metodología de Análisis

Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo.

Alternativas del análisis:

Eliminar el trabajo innecesarioCombinar o reordenar operacionesSimplificar las operaciones.

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Metodología de Análisis

Algunas deficiencias:Número excesivo de etapas,“desandar lo andado”,falta de unificación,demasiado movimiento de personas,exceso de registros para fines de referencia o

anotación,elevada cantidad de documentos.

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Dovey

Manual de Procedimientos Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben

ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los

órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan.

Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecución, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas.

Desventajas: enlentecen el trabajo, difícil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal.

Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

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Manual de Procedimientos El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de

los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios.

Contenido:

IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia.

OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla.

TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.

PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado.

CURSOGRAMA.

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Tendencias modernas para la mejora de procesos

Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:

Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.

No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo actualización permanente, y consultas interactivas del usuario.

La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.

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Procesos

CONCEPTO

1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).

2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos

de entrada), transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.

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Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos

Las organizaciones tradicionales se gestionan por

funciones

Las concepciones administrativas modernas indican

que la eficacia aumenta cuando se identifican los

procesos

Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la

adopción del enfoque basado en procesos

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Tendencia modernas para la mejora de procesos

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO

9001:2000

Identificar los procesos Determinar su secuencia e interacción Comprensión y cumplimiento de requisitos Consideración de procesos en términos de

agregado de valor Obtención de resultados de desempeño y

eficacia Mejora continua en base a mediciones

objetivas

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CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Clasificación

Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razón de ser de la organización, asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el cliente. Varían por tipo de industria.

Ej: Ventas, Producción.

Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas.

Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.

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Orientación a procesos

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FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras

Adm. y Fin.ComercialProducción

Gerencia General

Ventas

Interior MontevideoEnsamblado Envasado

Dirección

Departamentos

Sección

Proceso Comercial

Proceso de Producción

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

Gerencia

Mapa de Procesos

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Actividad 1.1.1Sub-proceso 1.1

Sub-proceso 1.n

Actividad 1.1.n

Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

rea 1.1.1.n

Proceso 1

–Diferencia entre proceso y procedimiento

• Proceso: “¿Qué se hace?”

• Procedimiento: “¿Cómo se hace?”

GESTIÓN POR PROCESOS

Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan .

La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.

PERMITE

Optimización de los procesos

Simplificación de los procesos

Mejora continua de los procesos

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LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES...

Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos.

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MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

PAUTAS A SEGUIR: 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE

Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas

2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones;

3. ANALIZAR EL PROCESO

4. MEJORAR EL PROCESO 25

DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS

AYUDA A:

Identificar y comunicar las características de los

procesos.

Formar al personal.

Compartir conocimiento y experiencia.

Efectuar la medición de los procesos.

Llevar a cabo auditorías.

Analizar, revisar y mejorar los procesos.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo

PERMITE: Ver un proceso o parte de él Detectar “cuellos de botella” Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros.

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Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos

WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios, en forma lógica, estructurada, y secuencial.

Utilidades: Graficación automática de procesos (Flow Charts). Descripción resumida de tareas y acceso a documentación

ampliada. Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución. Simulación automática de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.

http://www.wizspro.com/

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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS

MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmente actualizable

Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).

Ejemplo: Proceso padre: Recursos HumanosSubproceso: Selección de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php

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