SENAsenaprevios.com/wp-content/uploads/2017/instrutivos/instructivo... · En la etapa 1 de la fase...
19
1
Transcript of SENAsenaprevios.com/wp-content/uploads/2017/instrutivos/instructivo... · En la etapa 1 de la fase...
1
2
SENA
SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
INSTRUCTIVO METODOLÓGICO PROSPECTIVA SECTORIAL1
Versión 8.0 23/06/2017
1 Este instructivo hace parte de una colección de documentos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA. Por tanto, se sugiere que, para una mejor comprensión de este instructivo, el lector debe revisar y comprender los siguientes documentos: 1) Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, 2). Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 3). Métodos y herramientas de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional.
3
Contenido
1. Introducción .................................................................................................................... 4
2. Objetivo del instructivo ................................................................................................... 5
3. Alcance de la Prospectiva Sectorial para el SENA ............................................................ 5
4. Responsable de la Prospectiva Sectorial en el SENA ....................................................... 5
5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Sectorial en el SENA .......................................... 6
6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Sectorial ............................................... 7
6.1. Fase 1: Pre - Prospectiva .............................................................................................. 9
6.2. Fase 2: Prospectiva .................................................................................................... 12
6.3. Fase 3: Post - Prospectiva .......................................................................................... 15
7. Cronograma de un proyecto de Prospectiva Sectorial ................................................. 18
4
1. Introducción El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA “PREVIOS”, es
el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión
del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas para un
direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el cumplimiento de su
misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas del país.
PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de
prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que propician que la entidad mejore
sustancialmente su capacidad de anticipación y acierto en la toma de decisiones
estratégicas, es decir, aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos
irreversibles. Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos digitales,
cada uno de ellos con un objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar
métodos y procesos de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA.
Usted podrá encontrar estos documentos y todo sobre el Sistema PREVIOS en:
http://senaPREVIOS.com http://compromiso.sena.edu.co
El presente documento tiene como finalidad ofrecer pautas metodológicas sobre la
aplicación de la Prospectiva Sectorial para el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, que
permita la implementación de métodos prospectivos a nivel institucional y soporten sus
decisiones estratégicas.
En el marco del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA, la
Prospectiva Sectorial2 se entiende como el proceso de anticipación de la dinámica de
transformación de los sectores económicos permitiendo la alineación de la oferta de
servicios del SENA con una respuesta articulada a las necesidades actuales y futuras del
contexto económico. Los Centros del SENA necesitarán llevar a cabo evaluaciones de las
perspectivas a largo plazo para sus propias áreas específicas de interés, incluyendo aquellas
que pueden llegar a ser de mayor importancia para ellos en las próximas décadas.
2 Análisis y estudios prospectivos de ámbito general o sectorial (Zawan International Management, s.f.). La Prospectiva Sectorial se constituye en un esfuerzo analítico, conceptual, operativo e instrumental sobre el análisis de los sectores socioeconómicos y su proceso de transformación productiva (Medina y Ortegón, 2006).
5
2. Objetivo del instructivo
Determinar pautas metodológicas para el diseño, ejecución y seguimiento del proceso de
Prospectiva Sectorial en el SENA.
3. Alcance de la Prospectiva Sectorial para el SENA
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
4. Responsable de la Prospectiva Sectorial en el SENA
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a través de la unidad de
prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional (PVeIO), será la que
coordinará/orientará los proyectos de Prospectiva Sectorial desde la Dirección General del
SENA.
6
5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Sectorial en el SENA
Serán posibles usuarios aquellos funcionarios o dependencias que requieran desarrollar un
proceso de Prospectiva Sectorial y que estén incluidos en los grupos que se describen a
continuación:
Fuente: SENA, 20173.
3 Incluye los aportes de los funcionarios involucrados en el proceso de construcción del instructivo.
7
6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Sectorial
Un proyecto de Prospectiva Sectorial debe considerar algunas condiciones que permitan el
cumplimiento de los objetivos planteados, las cuales en articulación con los diferentes
actores participantes y la disposición adecuada de recursos conllevarán al adecuado
desarrollo del ejercicio:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
El modelo sugerido para abordar la Prospectiva Sectorial en el SENA comprende las fases
de pre-prospectiva, prospectiva y post-prospectiva. Las tres fases anteriormente
mencionadas se describen brevemente a continuación:
Fase 1 – Pre - Prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e
identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo.
Fase 2 - Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento
prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes del sistema
objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro.
Fase 3 – Post – Prospectiva: comprende la determinación de recomendaciones e
implicaciones para la toma de decisiones y evaluación del proyecto.
8
Figura 1. Diseño metodológico para un proyecto de Prospectiva Sectorial en el marco del Sistema PREVIOS
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
9
6.1. Fase 1: Pre - Prospectiva
La fase se encuentra constituida por tres etapas4, que son: identificación de la temática
objeto de estudio, identificación del equipo de trabajo para la ejecución de un proyecto de
Prospectiva Sectorial y ficha de registro de proyecto prospectivo. Las etapas antes
mencionadas se presentan y describen a continuación:
6.1.1. Etapa 1. Identificación de la temática objeto de estudio
Para dar inicio a la formulación de un proyecto de Prospectiva Sectorial se requiere
identificar la temática objeto de estudio la cual permite focalizar el tema al cual se le
requiere hacer un proceso prospectivo. Para realizar esta etapa se requiere contestar las
siguientes preguntas:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Para la realización de la identificación de la temática objeto de estudio, se inicia con la
delimitación del campo de interés y el alcance de la información que se requiere conseguir
y procesar. En este sentido, la actividad se limita a la información calificada referente. Una
vez se haya seleccionado el tema de interés, se requiere definir el objetivo del estudio, las
necesidades de información específica para orientar la búsqueda y consulta de información.
4 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado “Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional”.
10
Esto implica que se identifique claramente los aspectos o factores de análisis del tema en
los que requiere obtener conocimiento.
Para definir las preguntas orientadoras en la identificación de la temática objeto de estudio,
se requiere de la participación tanto del líder del tipo de Prospectiva escogida para realizar
el proyecto prospectivo, como del líder del proyecto y al menos un experto temático en el
campo objeto de estudio con el fin de identificar y priorizar dentro del tema en general el
foco de estudio en el proyecto.
6.1.2. Etapa 2. Identificación del equipo de trabajo5 para la ejecución de un proyecto
prospectivo sectorial/vigilancia
Todo proyecto de Prospectiva Sectorial requiere de un equipo de trabajo que permita su
efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema “PREVIOS”
se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la
ejecución del proyecto:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
5 La descripción de cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar
para la definición del equipo se amplían en el documento Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA - PREVIOS.
11
6.1.3. Etapa 3. Ficha de registro de proyecto prospectivo
Con el fin de llevar un registro de los proyectos de prospectiva realizados dentro del Sistema
PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica
senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su
correcto seguimiento y control.
El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a
saber:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
12
6.2. Fase 2: Prospectiva
Para esta fase6 se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden
sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción y
formulación de escenarios y apuesta de futuro en el proceso de Prospectiva Sectorial.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017, adaptado de Popper, 2008.
6 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado “Guía Principal del Sistema de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional”.
13
En los siguientes esquemas se relacionan los métodos en función de su contribución a la fase metodológica planteada:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
14
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
15
6.3. Fase 3: Post - Prospectiva
La fase Post - Prospectiva, está compuesta por tres etapas7 que permitirán su efectivo
desarrollo, tales etapas se denominan: identificación de elementos clave para la toma de
decisiones, identificación de factores críticos de vigilancia y la construcción del informe
final.
Etapa 1. Identificación de elementos clave para la toma de decisiones
En la etapa 1 de la fase Post-Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave
para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro
de los procesos misionales del SENA.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
7 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado “Guía Principal del Sistema de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional”
16
Etapa 2. Identificación de factores críticos de vigilancia
La etapa 2 de la fase Post - Prospectiva denominada Identificación de factores críticos de
vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las
variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
17
Etapa 3. Construcción del informe final de un proyecto de Prospectiva Sectorial
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
TABLA DE CONTENIDO PARA EL INFORME DE UN PROYECTO DE PROSPECTIVA SECTORIAL Introducción Objetivo general del proyecto Objetivos específicos del proyecto Conceptualización de la temática CAPITULO 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO 1.1. Resultados Vigilancia Estratégica 1.2. Resultados DOFA 1.3. Recomendaciones y consideraciones generales sobre la temática de estudio de acuerdo con la consulta Delphi y/o Panel de Expertos CAPITULO 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS 2.1. Resultados de priorización de variables para la formulación de escenarios 2.2. Escenario apuesta 2.3. Análisis de actores CAPITULO 3. RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS 3.1. Elementos clave para la toma de decisiones 3.2. Factores críticos de vigilancia Bibliografía
18
7. Cronograma de un proyecto de Prospectiva Sectorial Un proyecto de Prospectiva Sectorial para su adecuado desarrollo requiere como mínimo un tiempo de ejecución de 6 meses, distribuido de la siguiente manera:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
19
