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¿Qué es la organización de eventos?
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción ,de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
es la de realizar el presupuesto y el cronograma. la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones.
La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.
Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas,
PLANIFICACIÓN: "Es el hecho de hacer el plan o proyecto de una acción". Planificar es el conjunto de organización, planificación, ejecución y gestión.
ORGANIZAR: Es una de las funciones administrativas e un gerente. Comprende dos procesos básicos:
1) el desarrollo del marco estructural para la empres
2) La definición de las relaciones administrativas y operativas.
PROGRAMACIÓN: "Es la acción de coordinar en el tiempo y en el espacio las distintas partes que intervienen y son necesarias para la realización de la obra, fijando la interdependencia entre ellos".
EJECUCIÓN: "La acción de poner por obra una cosa". Es la acción de materializar lo que estamos programando.
CONTROL: "Inspección, fiscalización, intervención".
GESTIÓN: "Es la acción y efecto de administrar
Una organización de eventos consiste en una serie de servicios globales que se le ofrecen a una persona o empresa que necesita realizar una reunión de carácter social o corporativo.
Un evento además de ser una reunión cumple la función de carta de presentación frente a posibles clientes, medios de comunicación y público en general
La forma que tomará un proyecto de organización de eventos dependerá del tipo de reunión de que se trate:
INFORMALES :suelen ser los eventos sociales bautizos, comuniones, cumpleaños, bodas y aniversarios
FORMALES: podemos ubicar las reuniones empresariales como inauguraciones, lanzamientos de nuevos productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas corporativas, galas y celebraciones
Por otra parte, vale destacar que el éxito de un evento no solo dependerá del desempeño de los especialistas y del personal a cargo de las distintas áreas que componen el proyecto integral, sino que también estará ligado a la adecuada elección del lugar y el momento adecuado para realizar la reunión
Las distintas fases en el planeamiento de un evento
DISEÑO DEL EVENTOEn este primer paso se decidirá de manera conjunta con el cliente cuál es el tipo de evento más adecuado según sus necesidades. Posteriormente se establecerán los objetivos y metas que se pretenden alcanzar con la reunión/celebración
BÚSQUEDA, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORESSegún el presupuesto con que cuente cada cliente se procederá a realizar la búsqueda, selección y posterior contratación de proveedores de productos y servicios, técnicos y profesionales que colaborarán en el evento.
COORDINACIÓN Y PRODUCCIÓNUna vez se ha contratado a los proveedores y a los profesionales que colaborarán en el evento será necesario coordinar las distintas áreas y departamentos para optimizar la dinámica de trabajo.
MONTAJE Y PUESTA A PUNTOEl montaje de un evento consiste en él la preparación y correcta disposición de todos los recursos técnicos y humanos en el mismo sitio en que tendrá lugar el evento
IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLOEs el momento en que el evento tiene inicio. Uno o dos organizadores podrán estar presentes en la reunión supervisando y brindando soporte logístico para desarrollar todas las actividades programadas según un estricto cronograma.
DESMONTAJEDurante esta fase se procede a retirar los materiales y productos empleados en el evento.
EVALUACIÓN DE OBJETIVOSPor último, se evaluará en qué medida se han alcanzado los objetivos establecidos en las instancias iníciales del planeamiento
CONCLUSIONESLa organización de un evento es una actividad que combina elementos de diseño, planeamiento, logística y desarrollo
las diferencias que existen entre contratar a una compañía especializada en la organización de eventos
Compañía organizadora de eventos Organizar por cuenta propiaLos profesionales de la organización de eventos se encargan personalmente de gestionar y coordinar todas las actividades durante una reunión/celebración
Por lo general, se dedican a la organización de eventos a tiempo completos
Características y particularidades de organizar eventos
Para planificar un evento es necesario conocer el objetivo del mismo, Es necesario conocer a los asistentes al evento
Elegiremos la sala, auditorio, hotel, etc. en función del tipo de evento y sobre todo del número de participantes.
tendremos que confeccionar una lista de comprobación con la relación de todos aquellos elementos que serán necesario para llevar a cabo la organización del evento: audio, video, proyectores, red, micrófonos, catering, etc.
Elegiremos el tipo de distribución más conveniente para cada acto
En cuanto a la logística, debemos ocuparnos de verificar la sala: temperatura, comodidad, medios, elementos externos
Si existen intervenciones, debemos marcar las intervenciones, es decir, quien intervendrá, en qué orden y durante cuánto tiempo.
Veamos algunas de las distribuciones más comunes:
PRINCIPIOS DE PLANIFICACION DE UN EVENTO
“Los principios dentro de un programa se basan en los hechos que se derivan del estudio del comportamiento humano y de la naturaleza de la sociedad en la cual vivimos, e incluye las experiencias y las soluciones que los dirigentes han enfrentado y solucionado ante problemas y situaciones diferentes”
El programa debe consistir en la realización de actividades que contemplen las finalidades:
La institución: A través de sus fines y objetivos.
Los participantes: En su etapa de participación inicial y posterior desarrollo.
Los dirigentes: Que determinan objetivos específicos y orientan la acción.
Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecución y convencimiento de las diferentes actividades a realizar.
El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos importantes del participante:
Sus necesidades. Sus intereses. Sus habilidades.
Lo más importante dentro del programa recreativo es el participante, en él debe estar centrada toda la atención. La idea es programar con el participante y no para el participante. Un programa debe ser suficientemente vasto como para proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningún tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc.
El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido por el grado de influencia positiva que ejerce sobre el individuo.
Mayor apertura de su nivel cultural.Aumento del equilibrio emoción.Mayor nivel de participación social. Mayor tolerancia en su accionar.
El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el participante, sino que debe tender a mejorarla:
La responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a desarrollar programas que afirmen la cultura personal.
También hay involucrada una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como “entidad inflexible" imposible de modificar.
El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del participante.
El programa debe ampliar los intereses de los participantes y orientarlos hacia experiencias más positivas y satisfactorias. Los deseos de los participantes sirven como referencia y punto de partida, nunca como una base exclusiva de un programa.
los deseos y los intereses de las personas, por consiguiente de la comunidad, están limitados por experiencias. Los dirigentes, especialmente los profesionales del área, deben presentar nuevos campos de acción. No perpetuar y limitar.
Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener líneas claves de acción:
Que participen personas de diferentes edades. Que participen a la par damas y varones. Que concurran personas de diversos estratos
socioeconómicos. Que no existan limitaciones por diferencias
políticas o religiosas. Que se utilicen diversas técnicas de trabajo:
individual, en grupo, masivo.
