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ACTA No. 028 - 17

DE LA REUNIÓN ORDINARIA DE LA ASAMBLEA DE COPROPRIETARIOS AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA.

Fecha de convocatoria: Diez y siete (17) de marzo de 2017.

Medio de convocatoria: Escrito a cada uno de los coproprietarios, dirigida a la dirección registrada en la Agrupación.

Convocada por: Administradora y Consejo de Administración

Calidad de la reunión: Ordinaria.

Conforme a lo establecido en los artículos 13 y 17 del Reglamento de Propiedad Horizontal de nuestra Agrupación, así como el artículo 39 de la ley 675 de 2001, y en atención a lo decidido por el Consejo de Administración en su reunión del 9 de marzo de 2017, la Administradora y Representante Legal convocó, mediante comunicación escrita a todos los propietarios y con la debida antelación a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA de la Agrupación para el día dos (2) de abril de dos mil diez y siete (2017) a las 9:00 AM, en la Casona, sede social de la Agrupación, ubicada en el Municipio de Mosquera - Cundinamarca.

Luego de transcurrida una hora después de la señalada en la convocatoriá y siendo las 10:00 AM., se dio inicio a la reunión con los propietarios presentes y representados lo que suman un 92. 65% de la copropiedad que a continuación se relacionan para el desarrollo del evento:

Propietario

Hernán Fabio Rozo

Eduardo Romero Rodríguez

Carlos Antonio Mejía

Inversiones y Proyectos SAJV

Marisol Agudelo Amórtegui

Claudia Castillo Melo

David Manzur

Luis Fernando Ramírez A.

Predio

A-101

A-102

A-103

A-104

A-105

A-106

A-107

A-108

ºlo Coeficiente

1.1795187

1.1728733

1.1534171

1.0582875

1.2526136

1.2247343

1.2290093

1.0601534

Representado en debida forma por

María L. Camargo

Carlos Alfredo Peña

Carlos Antonio Mejía

María Claudia López

Maria Waldina Santana

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Adriana Rojas Villarraga A-109 1.0223309 Fernando Pinilla

Luz María Jaramillo A-110 1.1835856 Miriam Suarez

Ajover S.A. A-111 1.1942872 Orlando Bernal

Daniel Sarmiento e Hijos S.C.A. A-112 1.1905201

Jean René Balavoine Casanova A-114 1.3379551 Philippe Balavoine

Emilia Montañez de Torres A-115 1.3194688 Gonzalo Corredor

Philliphe Balavoine A-116 1.0733770 Philippe Balavoine

María Constanza Alarcón A-117 1.0485841 Esperanza de Ortega

Daniel Posada Trujillo A-118 1.2214187

Luis Orlando Sopó S. A-119 1.0977397

Propietario Predio ºlo Coeficiente Representado en debida forma por

Nubia Stella Puerta López A-120 1.2818861 William Puerta

Jaime Carlos Ortega Aguilar A-121 1.0283589

Medardo Luque Torres A-122 1.0179465

Bazar del Vidrio Ltda. A-124 1.0708127 Miriam Suarez

Gonzalo Corredor Sanabria A-125 1.0699627

Yolanda de Cubillos A-126 1.0733770 Yolanda de Cubillos

Serfelsa Laboratorios Ltda. B-101 1.1361619 Luis Alfonso Parra

Inversiones Alcarraza y Cía. B-102 1.1217284 Luis Alberto Lombana

Hugo Edilberto Mora B-103 1.1366204

Diana Ramírez León B-104 1.1176615

Ruth Cadena de Acero B-105 1.2393441 María Elena Gutiérrez

Juan Fernando Pérez 8-106 1.0385667 Juan Fernando Pérez

Jol 2008 s en e B-107 1.2209990 Jacquelin Lievano

Mmayid Alfonso Castillo Melo B-108 1.0862691

Jenny Dianith Barrios B-109 1.2570403 Nohora E. Barrero

Luz Lastenia López B-110 1.0127791 Henry Ascencio

Rafael Bueno Román B-111 1.3145484 María Claudia López

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Carlos Ornar Guerrero B-112 1.3041359

Luis Edgar Moreno Prada B-113 1.3042347

Carlos Daniel Cerón Rodríguez B-114 1.3041395

Claudio Otero Ramos B-115 1.3010214 Daniel Sarmiento

IG Colombia S.A. B-116 1.1083849 Rafael Alfonso Triviño

Gloria Helena Castro B-117 1.1082332

Inversiones D'echeona S.A. B-118 1.1082261 Pilar Bermúdez

Pablo García Navarro B-119 1.1081203 Julián Rozo

Fernando Augusto Pinilla B-120 1.2146605

Claudio Cortes García B-121 1.2147840 Daniel Cerón

Comercializadora Luz Luna C- 100 2.0272583 Jorge Arguello

Ana Aguilar C-101 1.1890845

Francy Oliva Gómez C-102 1.1892715 Javier Cañón

Francy Oliva Gómez C-103 1.2401060 Javier Cañón

Comercializadora Luz Luna. C-104 0.5112924 Jorge Arguello

Luis Esteban Luna C-104 0.2732598 Jorge Arguello

Municipio de Mosquera C-104 0.1023329 Gustavo Osorío

Inversiones D'echeona S.A. C-106 1.0284542 Pilar Bermúdez

Rodríguez Guzmán S.C.A. C-107 1.2839143 Miríam Suarez

Antonio Fernández C-108 1.2839284

Carlos Arturo Lara C-109 1.2495096

Carlos Mario Sánchez C-110 1.2020895 Ana María Sánchez

Yashar SAS C-111 1.1751519 Osman Sanmíguel

Zulma Patricia Morales C-112 1.1577838

Comercíalízadora Luz Luna C-113 1.5459810 Jorge Arguello

Inversiones Lucedmarb C-114 1.1891022 Luís Martin Granada

Inversiones Lucedmarb C-115 1.3174125 Luis Martín Granada

Inversiones Lucedmarb C-116 1.3836187 Luís Martín Granada

Inversiones Lucedmarb C-117 1.1893032 Luís Martin Granada

Rubén Alfonso Torres C-118 1.204297

Ornar Rodríguez D-101 1.0936375 Sandra Palacios

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Propietario Predio 0/o Coeficiente Representado en debida forma por

Arcast Grupo Empresarial D-102 0.9807800 Mercedes Martínez

Germán Zambrano Baquero D-103 0.9808717

Marisol Agudelo Amórtegui D-104 0.9807730

Carime Villamizar D-105 0.9807236

Carlos Alberto Pintor D-106 0.9826212

Gloria Helena Cardona D-107 0.9679761 Cesar Mansour

Erika Soña Apegue D-108 0.9680467 Cesar Mansour

Francy Oliva Gómez D-109 0.9682301 Javier Cañón

Edward Guevara Murillo D-111 1.0383692

Alfredo Remarchuk D-112 1.0383516

Comercializadora Tracto Laser D-113 1.0542171 Osear Valencia

Inversiones Duman y Cía . S.C.A. D-114 1.0542100 Cesar Mansour Delgado

Ana Leticia G. de Castillo D-115 1.0541959 Nathalia Guevara

Ana Leticia G. de Castillo D-116 1.0521854 Nathalia Guevara

Luis Rozo D-117 1.2399684 Ana María Rozo

Inversiones Lucedmarb S.A. D-118 1.2211647 Luis Martín Granada

Luz Nidia Fuentes D-119 1.2160996 Mayid Alfonso Castillo

Comunicación Móvil - COMOVIL D-120 1.2137999 Edgar Corredor

DEJARON DE ASISTIR

Propietario Predio ºlo Coeficiente Comentarios

María Scarletti de Carbone A-113 1.3604342

Carlos Daniel Cortés Mora A-123 1.0708198 Excusa

César Rincón Ramírez C-105 1.0275935 Excusa

Inversiones Jhonsa SAS D-110 1.0383869

Instituto de Seguros Sociales C-104 0.0364677

Saúl Ariza Ibáñez C-104 0.0231955 ~~ Distrito Capital C-104 0.1513287. Excusa

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.A continuación, se da lectura del orden del día propuesto en la convocatoria escrita a la presente reunión:

1. Llamada a lista y verificación del quórum

2. Lectura del Reglamento Interno para el desarrollo de la Asamblea

3. Elección de Mesa Directiva para la Asamblea

4. Lectura, debate y aprobación del orden del día

S. Nombramiento de Comisión para verificación y aprobación del Acta

6. Informes

6.1. De Comisión para verificación contenido y redacción del Acta anterior

6.2. Del Consejo de Administración y de la Administradora

6.3. Jurídico

6.4. De Comité de Convivencia

6.5. Dictamen del Revisor Fiscal

7. Presentación, debate y aprobación de estados financieros a diciembre 31 de 2016

8. Presentación proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia del 2017

9. Presentación y aprobación entrega de subestaciones eléctricas a Codensa E.S.P.

10. Elecciones

10.1. Comité de Convivencia

10.2. Revisor Fiscal y su suplente

11. Proyecto inversiones para desarrollo de la Agrupación

12. Proposiciones y varios

13. Atención Asambleístas

DESARROLLO DE LA REUNION

1- Llamado a lista y verificación del quórum

Para todos los efectos legales y con base en la asistencia señalada por el sistema de información de la empresa Extreme Emotion, verificado por parte del Revisor Fiscal que para el momento en el cual se realizó la verificación, se encontraban presentes y/o representados el 67% del coeficiente de copropiedad para deliberar y decidir válidamente. No obstante el resultado final de la asistencia a la reunión se muestra de la siguiente manera:

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Así las cosas, se declara quórum amplio y deliberatorio para iniciar. Ante la Secretaría de la Asamblea se protocolizaron los poderes correspondientes.

2- Lectura del Reglamento Interno para el desarrollo de la Asamblea

El Presidente del Consejo de Administración, Carlos Daniel Cerón, hace una exposición en cuanto a que el Reglamento se mantiene igual al presentado y aprobado para la última reunión de Asamblea, por cuanto propone que si alguien tiene alguna duda para que sea aclarado, así mismo será resuelta.

Pregunta A-125 Gonzalo Corredor Sanabria: pregunta sobre las proposiciones que hubo en la pasada asamblea relacionado con los poderes votación y asamblea.

Presidente de Consejo: los Miembros de Consejo, Administrador y personal administrativo, no pueden recibir poderes, así como ningún contratista de la copropiedad puede representar a ningún copropietario. Se mantiene límite de máximo un poder para cada propietario de Quintas y, en cuanto a votaciones, la relacionada con la elección para Consejo de Administración, no puede ser plancha única, porque tendría que ser votación del cien por ciento, para respetar las minorías.

Pregunta A-125 Gonzalo Corredor Sanabria: faltó los poderes que se le entregan a personas, así no sean propietarios en Quintas, se hablaba de que solo se podrían dar dos poderes máximo por persona.

Presidente : Máximo un solo poder por Quinta . Es decir, puede votar por el de la Quinta y el de máximo un representado. Uno, no más, por representante, a no ser que el propietario representado lo sea de varios predios.

Sin más objeciones sobre el reglamento interno, la Asamblea aprueba continuar con la reunión.

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3- Elección Mesa Directiva para la Asamblea

El Presidente del Consejo, procediendo de acuerdo a la convocatoria y al Reglamento Interno de la Asamblea pone en consideración la elección de un Presidente, un Vicepresidente y un Secretario, para que como Mesa Directiva coordinen la reunión de la Asamblea.

Gonzalo Corredor propone como Presidenta a la señora María Elena Gutiérrez de la Quinta D-111, Vicepresidente al señor Orlando Sopó de la Quinta A-119 y al señor Alfonso Castillo, de la Quinta B-108 como Secretario,

Presidente : Está en consideración esta plancha, ¿hay alguna otra propuesta? No la hay, por cuanto queda aprobada el nombramiento de la Mesa Directiva por parte de la Asamblea de manera unánime.

Los invita a que pasen al frente y empiecen la coordinación .

PRESIDENTA ELECTA DE LA ASAMBLEA, CONTINUAMOS CON EL NUMERAL CUARTO DEL ORDEN DEL DIA. .

4- Lectura debate y aprobación del orden del día.

MEDARDO LUQUE, A-122: Buenos días propongo que en el punto del presupuesto se mencione la cuota de administración .

PRESIDENTA: se aprueba en el punto 8-1 la mención de la cuota de administración

RUBÉN TORRES, C-118: en proposiciones y varios hablar de zonas especiales

MAYID ALFONSO CASTILLO, B-108, construcción e implementación de reglamentos para nuestra copropiedad. Pudiéramos aprovechar el t rabajo que hizo el Comité con el Reglamento de Copropiedad, implementarlo y apoyarlo desde esta Asamblea; realizar el Reglamento de Convivencia apoyando al Comité para su diseño, difusión e implementación de su reglamentación interna. Por último el Reglamento Interno del Consejo de Administración, definiendo el alcance de los cargos, regulaciones y normalización, apoyando al Consejo en su diseño, difusión e implementación.

PRESIDENTA: incluir los tres puntos en el orden del día?

Se propone como punto 7 discusiones reglamento de la copropiedad, manual de convivencia y manual de funcionamiento del Consejo de administración.

GONZALO CORREDOR, A-125: Propongo que los dejemos en un punto específico ya que siempre que llegamos a proposiciones y varios no hay quórum decisivo. La propuesta es dejarlos antes de presentación de estados financieros incluyamos un punto 7 donde se diseñen estrategias para como diseñarlos e implementarlos. Para que haya independencia frente a estos estamentos.

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RAFAEL TRIVIÑO, B-116: Propongo que como el Comité ya presento el proyecto hace dos años, que se retome en la Asamblea otro Comité para revisar ese proyecto y lo presente en otra Asamblea, ya que es muy dispendioso.

PRESIDENTA: Aprueban incluir en el numeral 7 el tema de los Reglamentos? APROBADO por mayoría de la Asamblea

CARLOS LARA, C-109: definamos que a cada punto se le dé el respeto de tiempo que se merece para no alargarnos, es importante que en proposiciones y varios toquemos el tema de áreas comunes.

PRESIDENTA: propongo que sean 3 minutos por intervención en cada punto, e incluir en el 2 punto de proposiciones y varios, áreas comunes?

Se aprueba por unanimidad.

5- Nombramiento de Comisión para verificación y aprobación del acta

Se postulan los siguientes coproprietarios para la conformación de la Comisión :

CARLOS DANIEL CERÓN, Quinta B-114

ANTONIO FERNÁNDEZ, Quinta C-108

GONZALO CORREDOR, Quinta A-125

Sin ninguna observación por parte de la Asamblea, queda aprobada la Comisión para verificación y aprobación del Acta de ésta reunión .

La firma EXTREME EMOTION, tienen como función llevar la logística de la reun ión, verificación de quórum, informe de votaciones y trascripción del acta .

6- INFORMES

6.1. De Comisión para verificación contenido y redacción del Acta anterior

La Administradora, señora Luz Marina Munévar menciona que con anterioridad el acta de Asamblea se envió a los correos electrónicos de todos los coproprietarios y pregunta si se lee nuevamente a lo que la Asamblea solicita que se lea el Informe de la Comisión verificadora compuesta por los señores RAFAEL TRIVIÑO y RUBÉN TORRES.

Dicha comisión informa que tuvieron la oportunidad de leer el acta de la Asamblea del 2 de julio de 2016, y que la encontraron acorde en su totalidad a lo desarrollado en la reunión, por lo que se aprueba su contenido y la redacción de la misma.

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6.2 Presentación informe del Consejo de Administración y de la Administradora.

PRESIDENTA: damos la palabra a la Administradora para desarrollar el punto

La señora Administradora presenta el informe conjunto que se envió con la Memoria Anual a todos los propietarios. Del informe destaca:

Desde el día 21 de julio de 2016 estoy frente a la administración y mi contrato empezó el 1 de agosto:

El Consejo de Administración está conformado por las siguientes personas:

PRINCIPALES

CARLOS DANIEL CERÓN R. LUIS MARTÍN GRANADA YOLANDA DE CUBILLOS EDWARD GUEVARA MURILLO RAFAEL TRIVIÑO MENDOZA

Presidente Vicepresidente Secretaria Tesorero Vocal

SUPLENTES

JAIME CARLOS ORTEGA A. LUIS ALBERTO LOMBANA N. HUGO EDILBERTO MORA ZULMA PATRICIA MORALES RUBÉN TORRES MUÑOZ

Servicios públicos: unos de los costos más altos de la copropiedad tiene que ver con el mantenimiento tanto de las zonas comunes como de la maquinaria. Se realizó el mantenimiento de la zona de bombas de agua potable, así como el lavado de los tanques de almacenamiento: circular y cuadrado, la revisión de las válvulas de pie y arreglo del botón de automatización, así como el cambio y demarcación de los botones del tablero principal.

Mantenimiento de los pozos: el año pasado tocó hacer dos veces el mantenimiento, lavado y sondeo de los 47 pozos del alcantarillado, labor necesaria de realizar pues están cayendo muchos escombros, taponamiento de la red, lo que genera inundaciones en algunos lugares de las vías de la urbanización. En varios pozos, los técnicos tuvieron que meterse para remover los elementos manualmente ya que el vactor no "chupa" esos elementos por lo pesados, por lo que se les solicita a los propietarios, especialmente a los que están en obras, pedirles a los obreros mayor cuidado con esos residuos.

Adicional se hizo mantenimiento a otros elementos relacionados con el agua potable como el lavado de las piscinas de sedimentación, para mejorar la pureza del agua y también las torres de filtrado, donde hace poco se les hizo cambio de carbón y se removieron m~tas que contaminan el agua.

En diciembre nos reunimos con el Presidente del Consejo de Administración y CODENSA para traerles una propuesta que tiene que ver con la entrega a ellos de nuestras subestaciones, lo que puede traer un beneficio, a nivel económico, para la copropiedad, especialmente en lo relacionado con el mantenimiento de las mismas.

Mantenimiento de vías: se adoquinó la Vía 5-2, ya se goza de una excelente vía con comodidad. Así mismo, recibimos el adoquinado de la Vía 5-3, fueron 1800 metros cuadrados. Igualmente se hicieron obras de adoquín en varios pasos vehiculares, ya que la vía recebada, en el momento de llover, estaba creando barrizal y generaba

malestar en el tránsito vehicular para algunos propietarios, De la misma manera, se hizo mantenimiento general a la Vía de la Raqueta 3, pues en la vía se estaban presentando hundimientos y rompiendo el adoquín, agrietamientos y se realizó el mantenimiento y adecuación para hacerla transitable.

Mantenimientos de jardines, poda de setos, recolección de residuos vegetales, ha sido un problema ya que hay Quintas que no cortan el pasto y o dejan crecer varios meses y se acumulan demasiadas lonas hay casa que sacan 200 y hasta 400 lonas al podar, el Consejo y la Administración les trae un proyecto que es el Centro de Compostaje, de lo contrario tendremos que disponer de unos dineros para sacar estas lonas y es muy costoso; Se pide a los propietarios apoyar, a través de sus jardineros, el manejo y disposición de las lonas y residuos vegetales por los altos costos que ello representa para la Agrupación.

Aparte de la poda, se realiza la limpieza de vallados, bordeo y mantenimiento del pasto de las zonas verdes, limpieza de canales, sumideros, la nivelación de las tierras de las zonas verdes. Por la entrada de la Alameda, por donde se cortaron unos árboles que se estaban cayendo, estamos nivelando esa zona y otras con tierra negra. En cuanto al mantenimiento y los arreglos locativos y eléctricos, se hacen a través del Todero de la Agrupación, quien como los demás empleados forman un grupo de trabajo muy recursivo y diligente. De igual manera, recibimos la donación de un tractor, hecha por

el señor Luis Orlando Sopó, vehículo que se encuentra en proceso de revisión para su arreglo y la adecuación de la carreta para el transporte de lo necesario en el Conjunto.

Sobre el micro proyecto de vallados se realizó la Inspección de doce vallados internos y colindantes, con el Club Serrezuela y la Finca Malta, se recibieron tres cotizaciones pero el proyecto no se ha podido llevar a cabo porque tenemos 140 millones embargados pero más adelante les informaremos sobre el proceso.

Obras de paisajismo y urbanismo en la Etapa III: luego de la realización de la vía y su adecuación urbanística en la Tercera Etapa, se llevaron a cabo obras de paisajismo en los lotes habilitados como zonas comunes y se viene un proyecto también de iluminación interna, no solo la perimetral y siembra de jardines en esa zona.

Debido a la cantidad de pastos y residuos vegetales que se recogen a diario de las zonas comunes y quintas, se ha visto la necesidad de realizar mantenimientos continuos en la zona destinada para su disposición final. Para la mitigación de olores, que se generan por el almacenamiento, se le ha dado tratamiento aplicando capas de tierra sobre estos residuos, logrando que el terreno se compacte.

Cambio en la Administración

En reuniones de empalme con el señor Benjamín Peña, quien se desempeñaba como Administrador Delegado, se realizó, desde el 21 de julio de 2016, la entrega formal de los asuntos pendientes que se encontraban bajo su responsabilidad.

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Se recibió:

Documentación financiera hasta julio de 2016. Archivo general correspondiente a la normal operación del conjunto Planos arquitectónicos de casas, vías, redes eléctrica, acueducto y alcantarillado Contratos vigentes Estado general de las zonas comunes Relación de predios en obra Proyectos pendientes Inventarios de maquinaria, equipos e infraestructura Inventario de árboles

Desde el 11 de agosto, se realizó el cambio de Representación Legal, cumpliendo así con los lineamientos de la ley 675, y con el fin de desempeñar la gestión exigida por la Asamblea General y Consejo de Administración.

Los pagos con cheques y los retiros de cuentas de ahorro se autorizarán con tres firmas de las cuatro registradas dando prioridad a las del Administrador, Presidente y Consejero Guevara. En caso de ausencia por fuerza mayor de alguna de las tres firmas prioritarias, el firmante ausente deberá justificar por escrito sus razones para que pueda firmar quien corresponda de los cuatro registrados en los bancos que son las siguientes:

Luz Marina Munévar Bernal Carlos Daniel Cerón R. Edward Guevara Murillo Yolanda de Cubillos

Administradora Presidente del Consejo Tesorero del Consejo Secretaria del Consejo

Renovación de póliza de zonas comunes: Después de analizadas 3 cotizaciones recibidas y de ajustado el inventario de activos de la Agrupación, el Consejo de Administración tomó la decisión de contratar a Chubb Seguros Colombia S.A., como la aseguradora para el periodo de octubre de 2016 - 2017, por valor de $20.055.834.oo

A partir del 1 de octubre se cuenta con los servicios profesionales de la señora Rosa Elvia Amaya quien cumple las funciones como Contadora de la Agrupación y dentro de sus responsabilidades esta la preparación de los estados financieros mensuales para ser presentados al Consejo de Administración y del ejercicio anual para la Asamblea General de Propietarios.

Desde el mes de diciembre se implementó el Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, dando así cumplimiento a lo exigido en el decreto 1072 de 2015, que obliga a la propiedad Horizontal a implementar el SGSST, según informe rendido por la profesional.

CASOS JURÍDICOS

Caso Rafael Puerto: Teniendo en cuenta que, dentro de este proceso, el Juzgado ordenó el embargo de $140.000.000 depositado en la cuenta de ahorros del Banco de Occidente, se contrató al doctor José Joaquín Góngora Sánchez, quien dentro de su gestión dio contestación a la demanda presentada por Luis Enrique Romero Páez, ,~

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presentando memorial independiente con Recurso de Reposición en contra del Mandamiento de Pago y embargo de la cuenta, el proceso dese el 21 de febrero del año 2017, se encuentra en el Despacho del Juzgado, resolviendo el Recurso de Reposición y, analizando las excepciones presentadas.

Caso Quinta B-101 De acuerdo al proceso seguido en contra de SERFELSA LABORATORIOS LTDA., por querella sancionatoria urbanística por construir sin licencia de construcción, mediante Resolución No. 1270 del 31 de diciembre de 2015, notificada el 10 de agosto de 2016 a través de la vinculación al proceso como tercero interviniente, la Alcaldía de Mosquera resolvió declarar probado el carácter de infractor a la empresa SERFELSA LABORATORIOS LTDA., e imponer sanción de carácter urbanístico consistente en multa a favor del tesoro municipal por una suma equivalente a diez (10) salarios mínimos diarios vigentes por metro cuadrado de construcción sin licencia, los cuales corresponden a 279.34 m2, sanción que se deberá pagar dentro de los 15 días siguientes una vez quede ejecutoriada la Resolución.

Dentro de la decisión que adoptó la Alcaldía de Mosquera otorgó un término de sesenta (60) días contados a partir de la notificación para que SERFELSA LABORATORIOS LTDA., se adecue a la norma u obtenga la licencia de construcción y en caso de no adecuarse dentro del término otorgado o no hubiese obtenido la licencia, procederá la demolición total de la construcción que no cuenta con licencia .

Del Estado de Cartera: subió pero con mejores noticias para este año, el señor Fernando Pinilla realizó un acuerdo de pago cancelando 8 millones mensuales.

De la Quinta B-105, ya canceló toda la deuda al día de hoy, 130 millones, debido a que se autorizó condonar el 50 % de los intereses al cancelar de contado.

Seguridad de la urbanización: El 13 de diciembre fuimos objeto de un robo. La Administración ha estado comunicándose con la DIJIN quienes dicen tener ya identificados a los implicados, sin embargo, en la reunión que hemos tenido con la empresa de vigilancia identificamos puntos vulnerables, especialmente en el control del ingreso del personal de cada Quinta, lo cual lo hemos solicitado a Ustedes por medio escrito. Según indicaciones de la DIJIN, éstos sujetos han vuelto a atacar los puntos que ya habían atacado, por favor no bajar la guardia.

En cuanto a otras medidas, ya se está arreglando el cerramiento perimetral y, hay un proyecto que presentaron los arquitectos María Elena y Edward Guevara sobre iluminación perimetral. Pero esto funcionará si colaboran con el control de su personal. Hemos estado exigiendo que presenten su cédula y el carnet de quintas, sin embargo algunos propietarios llaman a otorgar el permiso de ingreso de su personal indistintamente si traen identificación o no y, por favor bajen los vidrios sus vehículos cuando ingresen.

Teníamos un área de oportunidad en cuanto a las pólizas en cuanto al precio y cumplimiento, la póliza estaba en 40 millones aproximadamente y este año está en 20 millones aproximadamente con las mismas condiciones y cobertura.

Respecto al estado de la cartera, al día de hoy está en $343.335.825 millones en total.

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ACTIVIDADES COMUNITARIAS

Noche de velitas : Con el fin de dar m1c10 a la época navideña y con el objeto de integrar a los residentes de Quintas, realizamos el acostumbrado recorrido de noche de velitas, contando con la participación de un grupo importante de vecinos y sus acompañantes; agradecemos de manera especial la atención y hospitalidad de las familias Pintor, Zambrano, Bernal, Mansour, Guevara, Corredor, Posada, Triviño y Fernández, quienes abrieron sus hogares para recibir con alegría y amabilidad a sus amigos, finalizando con una integración ofrecida por el grupo de administración al calor de una fogata y juegos pirotécnicos.

Novena navideña: Siguiendo con la tradición de la celebración de la novena, motivar la participación, el grupo de administración ofreció el primer día de novena, teniendo la acogida de un gran número de residentes, que disfrutaron de la presentación de un grupo musical de niños del Colegio Nueva Inglaterra.

Almuerzo de integración para familias y empleados de Quintas: Gracias al aporte voluntario que algunos de los propietarios tuvieron con las familias de los colaboradores, fue posible ofrecer a cada uno de ellos un delicioso almuerzo y una grandiosa ancheta. La participación de al menos 60 personas permitió al Presidente del Consejo, quien se hizo visible con el apoyo para esta reunión.

Fin del informe

Comentarios e inquietudes sobre el informe

CARLOS MEJIA, A-103: tengo un jardinero que me trabaja en la Quinta y un auxiliar, quiero saber quién tomo la decisión respecto a la prohibición del ingreso de jardineros para hacer otras labores fuera de su horario laboral, ¿quién la tomó? ¿Por qué se tomó?, y propongo una solución para este tema:

Que la administración provea este servicio y se cobre un valor adicional y pido se incluya como un punto adicional en el orden del día.

MARIA CLAUDIA LOPEZ, B-108: con los jardineros externos se me perdió la herramienta y veía jardineros que no conozco regularmente, no se puede tomar una decisión unilateralmente. Adicionalmente, se debe tener en cuenta el dinero extra que se ganan los jardineros lo cual les ayuda a complementar los sueldos que reciben actualmente, así como la tranquilidad que nos genera el que sean los propios jardineros del Conjunto quienes nos brindan este servicio y no externos.

ADMINISTRADORA: realmente corresponde a un tema de riesgo laboral, debido a la cobertura de ARL, en caso de que se lleguen a accidentar estando prestando un servicio dentro de las Quintas. Analizando el tema de la carga administrativa que tienen los empleados de la Agrupación, traigo una propuesta de una empresa donde me cubren el 100% de las labores. Sacamos un listado de 31 funciones que se realizan entre jardineros y todero, llame a la empresa que se había traído el año anterior, pero solo se encargan de podar durante 8 días sin incluir algunos lugares que

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son importantes, la nueva empresa consultada propone contratar dos jardineros más y se comprometen a cubrir todos los requerimientos del conjunto.

WILLIAM CRUZ REVISOR FISCAL: el contrato está ajustado a unos horarios y a unas funciones específicas, la legislación laboral no nos lo permite por trabajos realizados fuera de sus funciones, sin control administrativo, es un tema legal y de contratación, por lo que solicito incluir en el orden del día . En proposiciones y varios.

QUEDA APROBADO LA INCLUSION DEL SERVI CIO DE JARDINERIA A DISCUTIR EN PROPOSICIONES Y VARIOS.

GONZALO CORREDOR, A-125: Vale la pena resaltar la donación del señor Orlando Sopó. Por otra parte, se entienden los riesgos laborales y legales sobre los contratos laborales de los jardineros, pero hay que buscarle soluciones. Sería importante contratar una empresa que cubra la totalidad del servicio y con el cubrimiento de todos los riesgos del trabajador. Agradecemos la gestión de la Administradora ya que nos ha hecho ahorrar en gastos. Es importante trabajar con esa independencia laboral ya que se ha visto y vale la pena el trabajo.

CARLOS LARA, C-103: La exagerada deforestación a la que está sometido el conjunto y por las diferentes vías se ven los bosques acerrados, es cierto que se deben tumbar árboles que están por caer, pero ldónde está el plan de reforestación?

ADMINISTRACION: se cayeron 4 árboles, por las lluvias, detrás de la C-105, todo el proceso de tala y recuperación de madera, se ha hecho con permiso de la CAR, llego un anónimo sobre el tema de los árboles de la Alameda, por lo que la CAR estaba revisando estos permisos, ya tenemos cotizaciones de un plan de reforestación con diseño y paisajismo.

6.3. INFORME JURIDICO: B101, los representantes legales de SERFELSA solicitaron una participación en la Asamblea, para ellos ya existe un fallo y tienen su sanción, deben atender la multa y demoler lo construido sin licencia para lo cual, no es potestad del Consejo, ni de la Administración intervenir en esta decisión, es un tema netamente del Juzgado.

En cuanto al informe del abogado doctor Góngora, sobre el embargo de los $ 140 millones, su informe dice: "desde septiembre 20 de 2016 he observado memoriales allegado al proceso desde las entidades financieras, las cuales acatan el levantamiento de los embargos a las cuentas a favor de la Agrupación, ya que el Juzgado se dio cuenta que solo con una cuenta del Banco de Occidente cubre el requerimiento, está embargada a la fecha, sobre la respuesta a la demanda de RAFAEL PUERTO CARDENAS, se tiene notificación del 2 de noviembre 2016, pero no presenta libelo contestatorio, mediante auto calendado 13 de diciembre de 2016, el Despacho de Conocimiento se pronunció ante la contestación de la demanda por parte de la Agrupación Serrezuela, auto anterior a la cual quedó desde el 13 de diciembre de 2016 corriendo términos para que el demandado Rafael Puerto Cárdenas, contestara la demanda, del auto citado en el numeral 4 fijo estado el 14 diciembre de 2016, luego siguieron llegando memoriales de las entidades financieras para las cuales acatan el levantamiento del embargo, acorde con la providencia del 26 de mayo 2016. El proceso de fecha 21 febrero 2016, a la fecha se encuentra al Despacho resolviendo el recurso de reposición analizando las excepciones presentadas.

En otro tema, salieron a favor de la Agrupación unos títulos valor por valor de 10 millones de pesos del caso de Rafael Triviño, y estamos esperando que el Juzgado de Mosquera nos devuelva otros títulos del caso del señor Rafael Triviño, ya que salieron con el nombre mal escrito,

MAYID ALFONSO CASTILLO MELO, B-108: lcuál es la probabilidad de éxito existe en la demanda de los 140 millones señor revisor fiscal?

REVISOR FISCAL: La probabilidad de éxito no está estimada. Hay 50-50, no hay probabilidad que seamos exentos de esa responsabilidad, sería irresponsable de mi parte dar un porcentaje de certeza.

RAFAEL TRIVIÑO, B-116: yo tuve la oportunidad de seguirlo y vaticino un éxito a favor del conjunto de un 99%, y estoy seguro que ganaremos el proceso, como estamos tratando con seguridad se va a recuperar.

CARLOS MEJIA, A-103: no juzgo pero si conozco al señor Puerto, del Club, es el único que no paga cuota en el Club y es muy complicado.

CÉSAR MANSOUR, D-114, pregunto a Carlos Cerón con respecto a la demanda del Dr. Puerto, sabemos que el contrato era sin fundamento, como él puede adelantar con tanta fuerza en contra de nosotros.

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: mantener las relaciones con todo el mundo es importante, nos hizo un trabajo respecto a las demandas de Rafael Triviño, pero nunca se espera hasta que llega el problema, porque con una mentira, presentó una factura que no tenía sentido ya que teníamos un contrato definido y presenta una factura de 60 millones que no corresponde y se presenta una ilegalidad, desde ahí lideré llevar un proceso contra Puerto. Por los comentarios de varios de los presentes y porque muchos lo conocen en el Club, realmente buscar la manera de negociar con él no es nada fácil, pero llegado el caso me ofrezco a colaborar.

6-4 INFORME COMITÉ DE CONVIVIENCIA: GONZALO CORREDOR

Trabajamos sobre 4 temas de los cuales me referiré a tres, el cuarto, es de seguridad que lo hablara la señora María Elena Gutiérrez. El tema del respeto a lo público a las zonas comunes, debe ser sagrado y base de la convivencia. El bien general debe primar sobre el bien particular. Tenemos unos planos y áreas comunes que todos debemos respetar: el Camino de la Vida perimetral ha venido dándose con problemas. Son cuatro los propietarios que han venido tapando parte de un vallado por las Quintas. Ciro Olaya alguna vez nos planteó que por problemas de seguridad corrió la cerca hasta el Club y eso no puede conllevar a correr la cerca, sino cualquier copropietario podría argumentar lo mismo y correr sus linderos. Si tenemos ese sendero, recuerden que en el Club no hay vigilancia durante la noche, además de poder disfrutar de ese sendero, podemos iluminarlo y tecnificarlo para nuestra seguridad. Si hay unos planos que tenían este propósito de las zonas comunes, pues desde ahí inicia el respeto a las normas y a todos nosotros. Propongo que inviten a reunión a los propietarios para darle solución a este tema desde el Consejo de Administración, sin ningún tipo de acción jurídica, logremos recuperar el Camino de la Vida.

(. .,_

El segundo tema fue hablar con el propietario de la Quinta B-101, para concluir que desde el Comité de Convivencia no podemos actuar sobre los temas jurídicos con relación al proceso jurídico en contra del propietario de la B-101. Nos queda es esperar que se solucionen las cosas de manera expedita desde los marcos legales, normativos y estatutarios.

El tercer tema, es que dejamos consignado en el Consejo de Administración la necesidad la de los Reglamentos de Propiedad Horizontal, de Convivencia y de Consejo de Administración.

Por último, la arquitecta María Elena expondrá lo referente a las zonas comunes.

CIRO OLAYA, B-107: La seguridad para nosotros es vital, pero desde que llegamos aquí nos dijeron que la inseguridad era extrema por lo que los propietarios originales tenían ya sus linderos contra el Club, entre otras cosas para evitar que tuvieran un corredor que pasaría por sus casas, exponiéndolos a más inseguridad. Hay una soluciones fácil de solucionar esta situación y es que el Camino de la Vida, se desvié por el vallado para salir al camino peatonal y continuar desde allí. En la escritura de mi casa reza que los linderos colindan contra el Club y, así compre el lote.

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: Hace una exposición sobre la construcción de la Urbanización, los orígenes de los linderos con el Club Serrezuela, es un problema de historia antiguo, B-107, B-108, B-109 y B-110, tenemos problemas históricos con estas quintas, para solucionar el tema del Camino de la Vida, por lo que se está invadiendo una zona común por estos propietarios.

PRESIDENTA: hay plano aprobado por planeación del año 1994 que tiene los sellos de la Secretaría de Planeación, en ese plano aparece el Camino de la Vida en todo el perímetro y, adicionalmente propongo, que el Comité de Convivencia se siente con las personas y discutir con estos propietarios el tema.

MAYID ALFONSO CASTILLO, B-108: El tono pareciese que hubiéramos hecho algo irregular, y cuando yo compre esa casa ya estaba así, a mí nunca se me alerto del tal camino de la vida, antes de comprar y han pasado dos administradores, hice una remodelación donde tuve que presentar mis planos y escrituras y todo fue aprobado.

CARLOS MEJIA, A- 103, tenemos un ejemplo de cómo solucionar de la mejor manera

las cosas, es un tema de hace 15 años y con otros vecinos pudimos llegar a acuerdos, seguramente con este dialogando también, por lo que propongo que el comité de convivencia tomen la vocería para hablar con dichos propietarios.

AMPARO VELANDIA, C-111; debe ser tema del Comité de Convivencia, ya que esto es un tema particular que no tiene la necesidad de ser expuesto a todos los asambleístas. Nosotros también la administración nos pidió correr los linderos y lo hicimos con base en los planos.

LUIS ALBERTO LOMBANA, B-102: respalda el comentario anterior y solicita que la Asamblea apoye la propuesta de mantener un diálogo a través del Comité, evitando los largos y costosos procesos que tanto daño le han hecho a la Agrupación y a los propietarios, por la falta de respeto hacia los otros.

GONZALO CORREDOR, A-125: reafirma su posición y deja constancia exponiendo el plano del 11 de mayo de 1995, donde se señala claramente el Camino de la Vida y las

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áreas comunes y retomando las palabras del Presidente del Consejo, indica que la Urbanización es sui generis, porque los constructores iniciales nunca la entregaron y ni es el Consejo de Administración, ni el Administrador, los encargados de entregar los predios, sino que la responsabilidad del propietario o del nuevo propietario está en conocer la escritura general y el Reglamento de Propiedad Horizontal, para respetar las áreas de protección y las zonas que son comunes.

PRESIDENTA: Pone en consideración de la Asamblea que el Comité de Convivencia tome la vocería para hablar con los propietarios de las Quintas para retomar el tema del Camino de la Vida o sea el Consejo de Administración .

La Asamblea por aclamación aprueba que sea el Comité.

PRESIDENTA TEMA DE SEGURIDAD: uno de los inconvenientes que se tiene es que según los expertos depende de un 70 por ciento de herramientas tecnológicas y el 30% del factor humano, los recorredores nocturnos deben hacer su recorrido perimetral, no hay forma de que ellos tengan una visual clara se debe iluminar perimetral cerca de 3.400 metros en total. Ya hicimos un piloto sobre 200 metros contra el lote de Malta, con postes cada 50 metros, con reflectores de 100 watios y cuesta 110 millones de pesos, esto va complementado con la cerca eléctrica.

Ya hemos hablado con empresas expertas en seguridad y tenemos cotizaciones, tenemos la idea de hacer un centro de monitoreo, varias casas tienen sirenas que se activan y no pasa nada ya que no existe un protocolo a nivel de empresa de vigilancia y puede que se active una sirena pero no se escucha nada, la finalidad del centro de monitoreo es que su seguridad este agrupada donde estas casas estén siendo monitoreadas las 24 horas, con cámaras y botones de pánico, 8 millones y medio montar el software, más la parte física, ya hay cotizaciones de instalación de sirenas por casa por un valor de 1.200,000, un kit básico de 8 cámaras valdría 3.600.000, alarmas 1.218.000 pesos. La idea es que los propietarios instalen esos sistemas y se agrupen al centro de monitoreo.

CARLOS MEJIA, A-103: Recomiendo que se apruebe con velocidad el proyecto de iluminación y la central de monitoreo. Se debe tener en cuenta que los vallados también deben quedar iluminados. Por último, recordemos que el Conjunto esta sin citofonía lo cual es un punto más de vulnerabilidad .

MAYID ALFONSO CASTILLO, B-108: Hace un moción y es aprobada por la Asamblea, para que se modifique el orden del día, en el sentido de recoger en éste momento, donde se está hablando del tema de seguridad, de comentar y adelantar el punto relacionado con las inversiones para la Agrupación, para presentar un solo paquete económico.

Sobre el tema de seguridad, manifiesta ta necesidad de realizar proyectos u obras que sean preventivas como la iluminación, el cerramiento eléctrico y la central de monitoreo y menos reactivas como las alarmas de pánico.

ADMINISTRADORA: Tenemos como proyectos estudiados y presupuestados el proyecto del compostaje, de iluminación y central de monitoreé>. Con relación a los vallados, en noviembre estaban llenos, pero debido a que se está ejecutando una obra, estamos recogiendo las aguas del municipio y como consecuencia el Vallado de Malta esta repleto de maleza, son 518 metros afectados, por lo que debemos hacer un dragado

1 r

con un costo de 300 mil pesos por viaje, casi cien viajes para sacar esta tierra, el cual también está presupuestado. El dinero saldría de los 130 millones más 47 millones de pesos que están por pagar más los acuerdos a que hemos llegado con los deudores que son 90 millones de pesos más.

EDWARD GUEVARA M., D-111: Aprovecha el momento para plantear el tema del lindero de las Quintas B-107 a B-110, pues para hacer la iluminación perimetral se tendrían que excluir de esa obra o, hacerlo en los predios.

JAIME CARLOS ORTEGA, A-121: hace un comentario que ve necesario recordar y es el de reforzar el cerramiento del lindero con la Vía a la Mesa, desde la portería del Club hasta la portería de Quintas, pues es la zona vulnerable por donde se han perpetrado las acciones de los maleantes y se requiere una importante inversión y permiso municipal.

GONZALO CORREDOR, A-125: existen varios proyectos pendientes pues la urbanización nunca fue terminada. Se requiere hacer un paquete completo de proyectos para visualizar futuras inversiones. Es importante todo el tema de seguridad, pero se debe resolver el tema de Internet y la fibra óptica. Está de acuerdo con lo comentado por Edward en el sentido de resolver el tema perimetral con los 4 predios, para que quede englobada la iluminación perimetral.

CARLOS MEJIA, A-103: Propongo aprobar los proyectos que ya están definidos y ya presupuestados. Para los nuevos proyectos propongo que se cree un Comité de Obras para que estudie cada uno de los proyectos de manera independiente.

PRESIDENTA: Se solicitan voluntarios para la conformación de este Comité, se postulan los siguientes propietarios:

EDWARD GUEVARA, FRANCY GÓMEZ, ZULMA MORALES, CESAR MANZUR, CARLOS GUERRERO y RUBÉN TORRES

De manera unánime queda aprobado el Comité de Obras y los miembros que fueron postulados.

PRESIDENTE: Después del debate que se acaba de realizar le pregunto a la asamblea si aprueban los siguientes proyectos de inversión:

MANEJO DE COMPOSTAJE

ILUMNACION PERIMETRAL

CENTRAL DE MONITOREO

Quedan aprobados los proyectos antes mencionados, por unanimidad.

PRESIDENTA: El Comité deberá encargarse de analizar y hacer un planteamiento sobre los diferentes proyectos pendientes y los urgentes como la casona, la cual tiene una falla estructural, hay que retirar un muro, correr el baño y adecuar la cocina, traer la fibra óptica, el gas natural, restauración de adoquines delimitación, latas del frente, arreglar la portería, la tienda de mercado y las áreas de entretenimiento y zonas de deportes.

Debido a que tenemos muchos proyectos pendientes es importante iniciar y terminar con lo aprobado y ahí si continuar con los demás proyectos.

l.

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6.5. DICTÁMEN DEL REVISOR FISCAL:

En procura de ser ágil la Asamblea se dispuso allegar a la Cartilla informativa, enviada por la administración a todos los propietarios, el Dictamen a los Estados Financieros y un Informe adicional del Revisor Fiscal, que se encuentran de la página 38 a la 46 y se adjuntan escaneados a la presente Acta.

Es importante aplicar el marco normativo de normas internacionales NIIF, pude evidenciar que no fue posible implementar las normas internacionales, aun sin normas, el hecho de no aplicar le marco técnico normativo no ha cambiado las cifras financieras, pero si deben implementar el nuevo marco de normas internacionales.

La Agrupación tiene un número de personal de nómina contratado directamente, donde se cumplió con el pago de parafiscales y seguridad social de acuerdo a las disposiciones normativas.

De igual manera se conceptúa sobre el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

En atención al orden legal se tiene dispuesto un Fondo de Imprevistos de 67 millones 725 mil, correspondiente al 98 % del requerimiento legal, que por resultados debe manejarse una provisión de 69 millones 185 mil.

La nueva administración levantó el inventario ñsico de los elementos que tiene la copropiedad.

El Consejo de Administración ejerció su función como ente directivo y de control y no de coadministración y se tomaron y recibieron los informes mensuales de administración, contador, jurídico y revisor.

SE anexan informe de Revisor Fiscal.

..A-.Z . - Informe A~lcional de Re~sor Fiscal CRUZ AUDITORES &

~, E~.U.Z A6RUP. QUINTAS DE SERREZUB.A CONSULTORES Marzo 15 de 2017

Honorables Asambleístas y Copropietarios;

Desde el momento en el cual fue aceptada nuestra propuesta de servicios profesionales de revisoría fiscal. nuestro reto ha sido def8nder sus intereses, cuidar su patrimonio y brindar un esquema de control, con una actitud proactiva, aplicando un seguimiento preventivo a la gestión administrativa ajustado a la legalidad normativa y estatutaria, fundado en la ética para actuar firme y decididamente.

El artículo 57 de la ley 675, advierte que el revisor fiscal es el encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, y como tal le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

En razón a lo anterior, la auditoría no solo se encamina a la verificación sobre los registro contables, también se orientó al examen pormenorizado de las actuaciones de la organización, sus procesos, operaciones, registros, soportes y sus responsables dentro de rigores normativos.

Tal como se estableció en el cronograma de trabajo con el equipo administrativo, periódicamente presenté informes ejecutivos, en donde se describen temas relevantes, sobre los cuales considere prudente comunicar.

Hoy me permito emitir este informe de control al máximo órgano directivo de la copropiedad, reiterando a todos ustedes nuestro enorme agradeciendo por su voto de confianza recibido.

RECURSOS ECONÓMICOS

Una vez evaluado el sistema de control interno existente, se emitieron las recomendaciones tendientes a formalizar los procesos y controles necesarios, en procura de formalizar las d~erentes responsabilidades que tienen los organismos administrativos y de control por parte del Consejo de Administración.

El sistema de control interno se cumplió mensualmente, con el reporte de conciliaciones bancarias, la permanente y puntual revisión de los pagos por parte del Consejo de Administración de cada uno de las cuentas bancarias a título de la agrupación.

En atención al orden legal, la administración cumplió con la disposición normativa de consolidación, resguardo y custodia de los recursos provisionados por concepto de Fondo de Imprevistos alcanzando el 98%.

Cuenta de Ahorro Bco. AV Villas *7307 Provisión Fondo de Imprevistos

$67'725.207 $69'185.345

Para el año auditado y de acuerdo con la autorización de la Asamblea General, se pagó el valor {$10'808.887) correspordiente a la indemnización de la liquidación del contrato laboral de la administración, con parte de los recursos de este fondo.

Estos dineros están restringidos para el uso por parte de la administración, sin la previa aprobación por parte de la Asamblea General. el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en sijuaciones inciertas, no presupuestadas, que impliquen la disposición de dinero adicional a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administración. Art. 35 de la Ley 675 de 2001.

Cra.112BisNo.80A16lnt.1Apt. 101- Celular3103097613 Página 1

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~f é.i~.IJ..Z AGRUP. 9!JINTAS DE SERRUlJB.A CONSULTO RES Marzo 15 de 2017

CUENTAS POR COéRAR - CARTERA

La administración de la agrupación gestiom mensualmente el proceso de facturación y de forma permanente presento los reportes de control a I recaudo de las ex¡:ensas económicas en mora.

En los informes mensuales y reuniones de trabajo, exprese mi opinión acerca de la gestión de cobro jurídico de cartera, labor que recomiendo sea intensificada y se evalué contantemente su efectivídad.

Existen recursos a favor de la agrupacióo representados en títulos judiciales con vigencia mayor a 360 días, tal como se menciona en I nota a los estados financieros No. 7. Es también importante que se analice la restricción legal "embargo" de $140'.000.000 en contra de los dineros de la copropiedad que decreto el juzgado 37 civil municipal.

ELEMENTOS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO

La administración durante el segunoo semestre el año, realizó la verificación del inventario físico de los muebles, enceres, herramientas y equipos de propiedad de la Agrupación. En dicho proceso se evidencio la necesidad de dar de baja de los estados financieros y depreciar en su totalidad algunos elementos que se encontraban activados, pero los cuales no se encontraban en condiciones de normales de uso o su deterioro no permttla su normal funcionamiento.

Recomiendo elabore una hoja técnica a cada uno de estos activos con placa de identificación en las que debe figurar su código, ubicación, costo histórico, fecha de acx¡uisición, depreciación acumulada, y todos los desembolsos que la copropiedad realice sobre estos activos a lo largo de su vida útil como reparaciones, mantenimiento, adiciones etc.

Esto no sólo facilita tener un control sobre los bienes muebles sino también el nombramiento de responsables de la custodia de activos menores que por su tamaño y facilidad de transporte pueden perderse.

ORGANOSDE CONTROL Y ADMINiSjRACtóN.

Corresponde a la administración, la gestión y representación legal de la copropiedad, para ese efecto tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, de manera que con sujeción a las leyes y a las costumbres civiles y mercantiles, reúne en si las funciones y atribuciones de gerente, tesorero, mandatario, y depositario, susceptibles de ejercicio único o delegable parcialmente bajo su responsabilidad.

El Consejo de Administración, ooberá actuar como un órgano de control, además debemos entender que el Consejo oo Administración supervisa y asesora la gestión del administrador, con el único propósito que la persona jurídica cumpla sus fines y la consecución de los objetivos planteados. Dicha labor se realizó de forma permanente en las diferentes reuniones, como evidencia de dicha labor se encuentra registro en el libro oficial de actas de Consejo de Administración.

Cra. 112 Bis No. 80 A 16 lnt 1 Apt. 101 · Celular 310 3097613 Página 2

... le!-- Informe Adicional de Re\'lsor Ascal CRUZ AUDITORES &

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Marzo 15 de 2017

PROVEEDORE_S DE BIENES y SERVicros

En esta auditoría, revise e impartí las recomendaciones sobre los contratos suscritos y/o vigentes en el periodo presupuesta! analizado como fueron : Servicio de vigilancia, servicios de administración de la copropiedad, contratos laborales, contador, revisor fiscal, abogado, contratistas entre otros.

Sobre el tema en particular, consideramos relevante mencionar el riesgo que existe por parte de los trabajadores directos y los dueños de las quintas que conforman la agrupación, cuando estos trabajadores son contratados de manera individual por los propietarios de cada una de las quintas para ejercer labores en áreas privadas sin el amparo del pago de seguridad social como trabajadores independientes (ley 100 de 1993).

Es importante anotar, que la vinculación laboral que tiene la administración con los trabajadores, genera la obligación fiscal de autoliquidar y pagar los aportes de seguridad social que cubre los riesgos durante el tiempo y servicio de los trabajadores desarrollen en las áreas comunes de la Agrupación.

MANEJO PRESUPUEST AL

El presupuesto es una de las mejores herramientas al servicio de la Administración y los organismos de control, llámese Asamblea General, Consejo de Administración o Revisor Fiscal , para ejercer un permanente seguimiento sobre las operaciones y gestión de los recursos de la copropiedad.

Su diseño y preparación obedece a las características y condiciones particulares de cada entidad. Tal como se determinó en la Asamblea General de copropietarios, la administración actuó en consecuencia ejecutando ingresos y gastos según lo acordado. Su nivel de ejecución tue analizado permanentemente en las reuniones de trabajo o de Consejo de Administración.

A continuación presentamos desde otro punto de vista del resultado del periodo evaluado, nos permitimos presentar el análisis de la operación administrativa separada de la de inversión, Así:

INGRESOS ORDINAIUOS

Operacionales Cuotas de Administración {· ) Descuentos Pronto Pago

No Operacionales

EGRESOS.ORDINAIUOS

Nomina Vigi lancia

De Administración De Protección

RESULTADO OPERACIONAL

Cra. 112 Bis No. 80 A 16 lnt.1 Apt. 101 - Celular 310 3097613

S781.855.885 $810.956.000 -$29.100.115

$80.178.763

$236.481.079 $316.266.418

$281. 704.859 $93.588.080

$862.034.648

$928.040.436

-$66.005.788

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Informe Adicjonal de Rmsor Fiscal AGRUP. OIJINTAS DE SERREZUB.A

CRUZ AUDITORES & CONSULTORES Mano 1S de2017

Luego de analizar las inversiones aprobadas en asamblea y ejecutadas en et año 2016, presentamos;

Cordialmente,

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN

Ingreso por venta 22,03% LOTE C· 104

{·) Costo en Venta de LOTE

Excedente por venta de LOTE

(-) Inversión Obras de Beneficio Común - Vías Resultado en actividades de INVERSIÓN

~¿/-p¡ <~:::'¿.....::-:-·/.- -<í W11..L1ü6 CD.JI ~H Revisor Fiscul Tarjeta .Profes ional Nº. 85771 -T CRtlZ AUI\N7A ESTRATEGICA S.A.S. -CRUZAUD'ITORES & CONSULTORES

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$34.900.125

$70.099.875

r $253.011.585

·$182.911.710

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7. ELABORACIÓN, DIFUSIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE REGLAMENTOS.

PRESIDENTA: Este punto tiene como fin la actualización del Reglamento de Propiedad Horizontal de la Agrupación, lo mismo que el Manual de Convivencia y la reglamentación de funcionamiento del Consejo de Administración. Aquí se quiere definir cómo va a ser el procedimiento para t rabajar éstos reglamentos. Cómo va a hacerse el diseño, preparación y presentación a una Asamblea posterior de éstos temas.

Ya existen propuestas diseñadas por un Comité y presentadas por el Consejo de Administración sobre el Reglamento de Copropiedad y el Manual de Convivencia que hay que actualizar, especialmente éste último con el nuevo Código de Policía.

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: Hay elementos muy importantes sobre los que se puede seguir trabajando para que se hagan los tres reglamentos y se lleven los resultados a una próxima Asamblea y que todo quede enmarcado dentro de la ley.

RAFAEL TRIVIÑO, B-116: Considero que no hay necesidad de una asesoría externa, dado que el trabajo que se hizo con el Reglamento de Propiedad Horizontal se hizo de manera juiciosa dentro del Comité. Considero que el Comité deber revisarlo, para dar aprobación de manera diligente.

RUBÉN TORRES, C-118: Propongo que el doctor Andrés Martínez experto en propiedad horizontal le dé un último visto bueno, al reglamento dado su gran experiencia.

PRESIDENTE: Pongo a consideración la propuesta de la creación de una Comisión que construya y revise los reglamentos en mención.

Queda aprobado por unanimidad.

Los postulados al Comité son:

MEDARDO DUQUE, RAFAEL TRIVIÑO, JAVIER CAÑON Y MARIA ELENA GUTIERREZ

PRESIDENTE: Aprueban los nombramientos los postulados para el Comité de verificación de reglamentos y MARÍA ELENA GUTIÉRREZ participaría por el Comité de Convivencia.

La Asamblea aprueba por unanimidad los nombramientos.

RECESO PARA ALMUERZO

SIENDO LAS 2: 10 PM SE REANUDA LA SESIÓN

1 r -

8- PRESENTACIÓN, DEBATE Y APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2016: ROSA ELVIA AMAYA, CONTADORA

AGflUPACIOff DE VIVlfl!DA QUINTAS DE SEJIREZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

AGRUPAOON DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

A 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 Y DE 2015

NOTA No.1 ENTIDAD REPORTANTE

La Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela NIT 832.001.552.-7 es una persona jurídica de naturaleza civil , entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida mediante Escritura Pública No. 1413 de la Notaria 41 del Circulo de Bogotá, en mayo 31 de 1995, correspondiente al Reglamento

de Propiedad Horizontal de la Agrupación, y mediante la Escritura Pública No. 1582 de la Notaria 41 del Círculo de Bogotá, en julio 17 de 2002, de acuerdo a los términos y definiciones de conformidad con lo establecido en la ley 675 de agosto de 2001.

La persona Jurídica está conformada por los copropietarios de los bienes de dominio particular de la Agrupación y su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común y cumplir y hacer cumplir la Ley y el Reglamento de Propiedad Horizontal.

Su domicllio está en el Municipio de Mosquera, Cundinamarca, Colombia, ubicada en el kilómetro 1 Vía a la Mesa. Se rige por el reglamento de propiedad horizontal de acuerdo a la ley 675/01, su organismo dirigente es La Asamblea General de Copropietarios y el Consejo de Administración; su representante legal es el Administrador.

NOTA No.2 PRINCIPALES POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES.

Para el registro de los hechos económicos y la elaboración de los fstados Financieros la Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela observa y da cumplimiento al Decreto 2649 y 2650 de 1993 que reglamenta la contabilidad en general y expide los principios ó normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, al Estatut o tributario, las Orientaciones Profesionales del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y demás normas complementarias. Al

cierre de estos estados financieros, la Agrupación no ha adelantado el proceso de transición a las normas de Información Financiera NIIF.

Los Estados Financieros corresponden a un ente jurídico en marcha, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016 y 2015 . Acogiendo la Orientación Profesional del año 2008 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública se han preparado el Bala nce Gener.il, el Estado de Resultados y la Ejecución Presupuesta!.

Las operaciones se registran en la contabilidad mediante el sistema de causacíón utilizando como moneda funcional el peso colombiano. los principales métodos y políticas de valuación de activos, pasivos, ingresos y gastos, son:

KM . 1 Vía La Mesa. Tel. 8934845

MONEDA FUNCIONAL

AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

La Copropiedad adopto como moneda funcional de sus estados financieros el peso colombiano,

debido a que dicha moneda refleja de mejor manera los eventos y transacciones efectuadas por la misma.

INVERSIONES

Se contabilizan al costo y están representadas en Certificado de Depósito a Término CDT.

CUENTA$ POR COBRAR

Corresponde a las cuotas que adeudan los propietarios y/ó residentes, a la Copropiedad por concepto de cuotas de administración, cuotas extraordinarias, sanciones, intereses moratorias, consumo de agua y energía, cuotas de sostenimiento y otros conceptos.

Debido a las características y obligatoriedad del pago de las expensas necesarias para atender el objeto socia l, la Agrupación no realizaba provisiones, pero en Asamblea de marzo de 2013, se aprobó llevar los excedentes del ejercicio 2012 como Provisión de Cartera y se delegó en el Consejo de Administración la evaluación para incrementarla, previo el resultado de cada ejercicio. Para el 2016 no se hace provisión, no hay excedentes en este periodo.

Sigue siendo notoria la afectación y las contingencias de pérdida, tomando como base para esto la mora permanente de algunos propietarios, generalmente los mismos, que aparecen en el estado de cartera en mora correspondiente, adjunto a los estados financieros.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Los activos 1ijos se encuentran registrados al costo de adquisición. El gasto por depreciación es calculado sobre el costo histórico. la depreciación se calcula usando el método de línea recta con base en la vida útll de los activos sobre el 100% del costo de adquisición.

DIFERIDOS

Están compuestos por gastos pagados por anticipado, en donde se registran las pólizas de seguro de la copropiedad con amortización a un año.

PASIVOS -CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones a cargo de la copropiedad originadas en la adquisición de bienes y servicios y los valores a favor del Estado por concepto de Retención en la Fuente.

KM. l Vfa Lu Mesa. Tel. 8934845

PASIVOS -OIFERIOOS

AGRUPACION DE VIVIENDA OUNTAS DE SERREZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

Están compuestos por ingresos recibidos por anticipado, en donde se registran las cuotas de admin istración canceladas por anticipado.

PASIVOS -ESTIMADOS Y PROVISIONES

Se registran las provisiones del fondo de imprevistos según la Ley 675 de Agosto de 2001, la Orientación Profesional de febrero de 2008 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

Están compuestos también por las provisiones para mantenimiento y reparaciones de zonas comunes; para gastos de desarrollo urbanización y para pago servicios públicos, son incrementados mensualmente de acuerdo con el presupuesto ordenado para ello.

OTROS PASIVOS

Se encuentran causados los intereses por recibir de propietarios morosos, obligaciones a cargo

liquidadas como lo Indica I¡¡ ley.

INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

Los ingresos, costos y gastos se reconocen mediante el cumplimiento de normas contables y tributarias de realización, asociación y asignación, de tal manera que se logre el cómputo correcto del resultado neto del período.

Los Ingresos se contabilizan cuando se han devengado o cuando nace el derecho cierto, probable y cuantificable aunque no se haya hecho efectivo el cobro. De igual, forma los costos y gastos se contabilizan cuando nace una obligación cierta, probable y cuantificable aunque no se haya hecho efectivo el pago por parte de la Copropiedad.

POLITICAS FISCALES:

La Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela, por ser una entidad sin ánimo de lucro no contribuyente del Impuesto sobre la Renta y Complementarlos, registra los importes recaudados por la persona jurídica a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a este tipo de en tidades. Los recaudos a

favor de la Administración de Impuestos son presentados en las fechas determinadas por la misma.

LIBROS OFIOALES

Los libros oficiales de la Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela fueron registrados ante la DIAN y se encuentran impresos hasta el mes de diciembre de 2016.

KM. l Vía La Mesa. Tel. 8934845

NOTA No.3 CAJA MENOR

Disponible Saldo Oic/16

CAJA MENOR 2.000.000,00

TOTAL CAJA 2.000.000.00

AORUPACION DE YIVEHDA QUINTAS DE SERREZUELA No1as a los Estados Financieros

A31 de diciembre de 2016 y 2015

Saldo Olc/15 Variac $ Varíac"

2.000.000,00 o 0,00%

2.000.000.00 o 0,00%

La caja menor corresponde al valor aprobado por el consejo de admin istración para el manejo de

los gastos menores, valor que se constituyó a nombre de la señora Luz Marina Munevar Bemal, en calidad de administradora, para gastos menores, quedando causados todos !os gastos del año 2016.

NOTA No. 4 BANCOS

Bam::os y cuentil5 de ahorro Saldo Die/ 16 Saldo Oic;/1S 1/arlac $ 1/ariac %

B8VA CTA CTE. MOSQUERA 1.753.415,60 1.207.081,00 546.335.00 45,26% 8BVA CTA. CTE. 77196 CHICO 39,00 39,00 o 0,00%

BBVA CTA. AH. 547633 MOSQUERA 42.624.535,56 222.011.394,00 179.386.858.00 ·80,80%

BCO. OCCIDENTE MOSQAH.703 2.760.127,07 2.714. 782,00 45.345.00 1,67%

BANCO DE BOGOTÁ Cta. Ah. Mosq. 44.433.665,00 44.256.623,00 177.042.0C) 0,40%

AV VILLAS CTA. 462767307 67. 725.207,71 66.075.257,00 1.649.951.00 0,00% TOTAL BANCOS Y CUENTAS DE AHOIIRO

159.296.990.00 335.26S.176,00 176.961.186,00 ·52,63" TOTAL DISl'DNIBLE 161.296.990.00 338.26S.176.00 176.968.186.00 -52.32"

En estas cuentas se manejan los fondos destinados a cubrir las obligaciones contraídas por la copropiedad. Se encuentran conciliadas a Diciembre 31/2016 como consta en los documentos que reposan en el archivo de la administración y no existen embargos ni restricciones, excepto por los recursos de la cuenta de ahorros Banco AV Villas en la que se reflejan los recursos que respaldan el fondo de impreviS1os, cifra correspondiente a la provisión de 1% del total de gastos presupuestados según la ley 675/01, este dinero requiere aprobación de la Asamblea para su utilización.

NOTA No. 5 INVERSIONES

Inversiones Saldo Díc/16 Saldo Díc/lS Variac $ Variac %

C.D.T.s BANCO 8BVA º·ºº 13.000.000,00 13.000.000.00 ·100,00%

TOTAL INVERSIONES O 13.000.000.00 13.000.000.00 -100,00%

Para el cierre del año 2016, la Agrupación no cuenta con Certificados de Depósito a Término, dado que el título existente en el 2015, en el Banco BBVA, fue redimido y cons ignados estos recursos en

la cuenta de ahorros de la copropiedad.

NOTA No. 6 DEUDORES

Concepto Saldo Oic/16 Saldo Olc/15 Varlac$ Variac%

KM. 1 Vía La Mesa, Tel. 8934845

AGIIUPACION DE YIVIEHDA QUINTAS DE SERREZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

ADMINISTRACION

INTERESES DE MORA

RETROACTIVO

EXTRAORDINARIA

CUOTA DE SOSTENIMIENTO

ACUEDUCTO Y ENERGIA

SANCION INASISTENCIA ASAMBLEA

SALON COMUNAL

219.033.850,00 232. 703.859,00

1.842.266,00

39.000.000,00

4.159.954,00

2.483.550,00

4. 748.000,00 300.000,00

11. 588.316,00

199.521.609,00 19.512.241.00

178.319.800,00 54.384.059.00

2.103,266,00 · 261.000.00

40.100.000,00 · l.100.000.00 7.592.954,00 ·3.433.000.00

3.047.050,00 -563 .500.00

1.823.000,00 2.925 .000.00

º·ºº 300.000.00

15.360.884,00 ·3.772.568.00

9,78% 30,50%

·12,41%

· 2,74% ·45 ,21%

· 18,49%

160,45%

-24,56% OBRAS ACCESO URBAN. ViAS NUEVAS

CHEQUES DEVUELTOS 0,00 427.700,00 ·42 7. 700.00 · 100,00%

TOTAi. DEUDORES COPROPIETARIOS S 1S.8S9. 795.00 448.296.263.00 67 .563.532.00 15,07%

Durante el año 2016 con referencia al año 2015 las vañaciones más significativas son :

.J Cuotas de administración se refleja Incremento por $19.512.241.00, equivalente al 9. 78%

...l lnteresi;,s de mora incremento en $54.385.186.00, es decir el 30.5% 1 Retroactivo disminuyó en $261.000.00, 12.41%

1 Cuota extraordinaria disminuyo en $1.100.000.00 1 Cuotas dé sostenimiento presenta una disminución de $3.433.000.00, 45.21% 1 Servicios públicos de acueducto v energia disminuyó $563.500.00, equivalente a 18.49%

J Sanciones por inas1stencia a la asamblea aumentaron $2.925.000.00, es decir 160.45% Obras acceso urbanización disminuyó en $3.772.568.00, el 24.56%.

NOTA No. 7 OTROS DEUDORES

Otro, Oe udores S.lda Dlc/16

ANTIOPOS Y AVANCES 0,00

RECIAMACIONES 153.455.659.00

DEUDORES VARIOS 9.671565,00 TOTAL OTROS DEUDORES

163.127.224.00

El concepto de reclamaciones está conformado por:

Redamaciones

JUZGADO 18 CIVIL DESC. BOGOTÁ

JUZGADO 9 CIVIL DESC. STA.· IG COLOMBIA

BANCO AGRARIO DE COLOMBIA

S.0.1.

TOTAL

Saldo Dic/15 1/arlac $

19. 445.000,00 -19.445.000.00

145.206. 760,00 8.248.899.00

632,723.277.00 ·623.051.7.12.00

797 375.037.00 -634.24 7.813 .00

Saldo Dlc/16

908.960,00

10.000.000,00 140.000.000,00

2.546.699,00

1S3.45S.659.00

V~ri:u: %

-100,00%

S,68%

-98, 47%

-79,54%

La partida de $140.000.000.00 corresponde a embargo decretado por el Juzgado 37 CM de

oralidad, quien como lo manifestaron los abogados de Soluciones Legales, "el juzgado decreta el embargo y retención preventiva de unas sumas de dinero en contra de la Agrupación de Vivienda

Quintas de Serrezuela. El deudor principal es Rafael Puerto, se evidencia que el señor no tiene a

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. '

AGRUPACION DE VIVIENDA QUIITAS DE SERREZUELA

No!as a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

nombre de él nada y por eso se llevó a tomar por parte del Juzgado dicha medida preventiva en contra de Serrezuela".

Para ampliar este comentario es preciso manifestar que el señor Rafael Puerto prestó de manera conjunta, con el abogado Carlos Castro, sus servicios a la Agrupación en los casos derivados de los diferentes pleitos jurídicos con los propietarios de la Quinta B-116. Finalizada la conciliación con IG Colombia, el abogado puerto pretende unos dineros adicionales a los contratados v va cancelados v "parece" que reclama por medios no establecidos Ouzgados en vacancia adicional y actualmente en paro} sumas que definitivamente nunca se contrataron ni consideramos se le adeuden. -(Tomado de notas estados financieros 2014-15).

El valor S.0.1 ., corresponde a saldo por recaudar por concepto de doble pago de planilla aportes parafiscales en el mes de enero de 2016 .

En el año 2016 se hace provisión para cartera por valor de $12.000.000 .00

NOTA No. 8 PROPIEDADES .PLANTA Y EQUIPO - DEPRECIACIONES

Concepto Saldo Oic/16 Saldo Dlc/15 VarlacS Varlac%

TERRENOS 153.916.075.00 153.916.075.00 o 0,00%

CONTRUCOONES Y EOIRCAOON(l) 130.387.220.00 130.387.220.00 o 0,00%

MAQUINARIA Y EQUIPO (2) 97. 176. 756.00 61 .616.756.00 35.560.000.00 57,71%

EQUIPO OFIONA (MUEBLES V EQH3) 16. 730.006.00 16.240.006.00 490.000.00 3,02%

EClCOMPUTACION Y COMUNIC.13) 26.148.195.00 25.159.095.00 989.100.00 3,93%

RECOLECTORES V CONTENED0R(2) 11.240.000.00 11.240.000.00 o 0,00% ACUEDUCTOS, PLANTAS Y REOES(l) 617.732.608.00 617. 732.608.00 o 0,00%

OEPREOACION ACUMULADA -340.693.799.00 -307.493.799.00 33.200.000.00 10,80%

TOTAL PIIOPIEDAD, PLANTA Y EQU 712.637 .061.00 708.797 .961.00 3.839.100.00 0,54"

Los activos se encuentran registrados a costo histórico (valor de compra) y depreciados por el método de línea recta.

Durante el afio 2016 se registró compra de activos para la copropiedad por valor de $37 .039.100.00 variación reflejada en Maquinaria y Equipo, por la adquisición del Sistema de Circuito Cerrado de Camaras y monitoreo; Equipo de Oficina y Equipo de Computación y comunicación, por compra de un computador.

En Depreciación Acumulada, su variación, corresponde a la contabilización de las depreciaciones, sobre los activos que aún tienen vida útil. No existe tabla de depreciación activos fijos .

En terrenos se registra el lote adquirido por la copropiedad con identificación E-101, que fue comprado al Banco Superior, hoy Oavivienda y hace parte del patrimonio de la Agrupación.

[1) El concepto de Construcdones y Edificaciones y acueducto, plantas y redes está conformado por:

KM. l Vía Lu Mesa. Tel. 8934845

(1) Construcdones y Edificaciones • Acueductos, plantas v redes

AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA Notas a los Estados Financieros

A 31 de diciembre de 2016 y 2015

Saldo Olc/16 Saldo Dic/lS Variac $

Variac %

Casa de Administración y de personal operativo 92.211.220.00 92 .211.220.00 O 0,00% Portería y recepción 38.176.000.00 38.17 6.000.00 o Sistema Eléctrico y de alumbrado público 306.093.242.00 306.093.242.00 o Sistema de Acueducto y Alcantarillado 237 .682. 788 .00 237.682.788.00 o Sistema de Redes de Teléfono y_ comunicaciones 73.956.578.00 73.956.578.00 o TOTAL CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES · ACUEDUCTO PLANTAS Y REDES 7 48.119.828.00 748.119.828.00 o

En este rubro se encuentran registrados bienes que son de la Agrupación y de uso común y se refieren a inversiones que se efectuaron como parte del urbanismo de la copropiedad.

la Agrupación cuenta con once (11) subestaciones de energía eléctrica propias y la administración del sistema de alumbrado público y un sistema de redes de acueducto, alcantarillado y telefonía. Adicionalmente, la construcción de la casa aledaña a la casa de la administración que corresponde a la casa para el personal operativo, compuesta de zona de bodega de almacenamiento, lugar de herramientas, zona de alimentación, cocineta, vestier, baños y armarios individual.es. El área ocupada es de 80m2 aprox, y el costo en el 2015 ascendió a $56 .727.757.00

(2) El concepto de Maquinaria y Equipo - Recolectores v contenedores está conformado por:

0,00% 0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

(2)Maquinaria y Equipo· Saldo Dic/16 Saldo Dic/15 Variac $ Variac Recolectores y contenedores %

Motobombas, máquinas y guadaRas 50.969. 756.00 50.969.756.00 o 0,00%

Equipo de CCTV Cámaras y Monitoreo 35.560.000.00 o 35.560.0000.00 100%

Estibas, Carretas y Equipo de transporte 10.647.000.00 10,647 .000.00 o 0,00%

Recolectores Y. contenedores 11.240.000.00 11.240.000.00 o 0,00%

TOTAL 108.416.756.00 72.856.756.00 3S.560.000.00 48,81%

En esta cuenta se registra el equipo con que cuenta la copropiedad para ejecutar los trabajos de poda de pasto, transporte de residuos y basuras, bombeo de agua, máquina plana, caballo al¡¡zán y contenedores para el Centro de acopio de residuos, necesarios para el buen funcionamiento de la Urbanización. Durante el 2016 se activó la inversión en el Sistema de Cámaras y monitoreo, que incluyó 16 cámaras de vigilancia Instaladas en las Raquetas de 1 a la 6 y en la vía hacia la zona de Administración, red que se sumó a las 7 cámaras ya existentes en Portería y la Instalación de un monitor y el equipo de cómputo y de grabación, adquirido en el año 2015 y contabilizado en la cuenta de cargos d iferidos.

(3) El concepto de Muebles y Enseres y Eqlápo de computación y comunicación está conformado por:

KM. l Vía La Mesa. TeL 8934845

(3) Equipo de oficina y Equipo de

com~taclón i comunicación

Muebles y enseres

Computadores e impresoras

r.onmutador t fa x

TOTAL

AGRUPACIOH DE VIVEHDA QUINTAS DE SERREZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de dióembre de 2016 y 2015

Saldo Dic/16 Saldo Dic/15 Varlac$ Varlac %

16. 730.006.00 16.240.006.00 490.000.00 3,02% 12.636.295.00 11.647.195.00 989.100.00 8.49% 13.S1L900.00 13.511.900.00 o 0,00%

42.878.201.00 41.399.101.00 1.479.100.00 3,S7%

Estos activos hacen referencia a todos los elementos ubicados en la oficina de administración y en la Casona, necesarios para la ejecución de las labores administrat ivas y las actividades sociales de la Agrupación.

NOTA No. 9 CARGOS DIFERIDOS

Saldo Dic/16 Saldo Oic/15 Diferidos Variac $ Variac %

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 13.779.093.00 so. 744.884.00 36.965. 791.00 -72,85%

CIRCUITO CE:RRADO DE: MONITORE:0 o 35. 560.000.00 35.560.000.00 -100,00%

TOTAL DIFERIDOS 13.779.093.00 86.304.884.00 72.525. 791.00 -84,03%

Los gastos pagados por anticipado, corresponden al seguro Multi riesgo Copropiedades, tomado con la firma Chubb de Colombia Cía. de seguros S.A,

El circuito cerrado de monitoreo fue contabilizado dentro de los activos -Propiedad, planta y

equipo.

NOTA No. 10 OTROS ACTIVOS

Otros Activos o o Variac $ Variac %

BfENES RECIBIDOS EN DACIÓN EN PAGO O 34.900.125.00 34.900.125.00 · 100,00%

TOTAL OTROS ACTIVOS O 34.900.12S.OO 34.900.125.00 -100,00%

Se registra la venta de la partición del lote C-104, recibido en dación de pago de la liquidación de la sociedad BIENES Y RECREACION ÉN LIQUIDACION, cuyo metraje es 3.371,20 m2, % asignado del predio 22.03%, vendido a la empresa Comercialízadora Luz Luna y Cía. 5CA, por la suma de $105.000.000.00

KM. l Vía Lu Mesa. Tel. 8934845

la.­·-

AQRUPACION DE VIVENDA QUINTAS DE SERREZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

NOTA No. 11 CUENTAS POR PAGAR

Saldo Dic/16 Saldo Dic/15 Variac S Variac %

Cuentas pOI' Pagar

SERVICIOS DE VIGILANCIA 26.303.753.00 24.582.836.00 1.720.917.00 7,00%

PROVEEDORES o 1.316. 700.00 1.316.700.00 -100,00%

HONORARIOS REV. FISCAL-Ol'ROS 17.850.001.00 o 17.850.001.00

SERVICIOS PUBI.ICOS 10.436. 750.00 7.500.000.00 2.936.750.00 39,16%

OBLIGAOONES LABORALES 19.831.000.00 28.421.100.00 -8.590.100.00 -30,22%

OTROS o 3.819.137.00 -3.819.137 .00 -100,00%

TOTAL CUENTAS POR PAGAR 74.421.504.00 65.639.n3.oo 8.781.731.00 13,38%

Servicio de vigilancia, corresponde a factura del 01 al 31 de Diciembre/2016 de la empresa de Seguridad Ferac ltda., por valor de $26.303. 753.00

los honorafios están conformados por:

Honorarios

AMAYA RODRIGUEZ ROSA ELVIA-CONTADORA

BOHORO,UEZ PUERTO HASBLEJDY-ABOGADA

TOTAL

Los servicios públicos se discriminan:

Servicios Públ leos

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

CODENSA

TOTAL

Las obligaciones laborales corresponden a:

APORT~S ~.P.S.

APORTES A.R. L.

Obligaciones laborales

APORTES ICBF, SENA Y CAJAS COMPENSACION

FONDO DE CESANTIAS Y/O PENSION

CESANT!AS CONSOLIDADAS

INTERESES SOBRE CESANTIAS

VACACIONES CONSOLIDADAS

Saldo Dic/16

890.000,00

16.960.001,00

17 .850.001.00

Saldo Dic/16

6.627.330,00

3.809.420,00

10.436. 750.00

Saldo Dic/16

'L"IG6_200.00

114.100,00

983.900,00

1.749.100,00

10.467.333,00

1.198.100,00

3.952.267,00

KM . l Vía La Mesa. Tel. 8934845

t

AQflUPACIOH DE VIVENDA QUINTAS DE SERREZUELA

No1as a los Estados Financieros

----~-----------------'-A-"3=-1'-d""e~di""ci"'e""mbre de 2016 y 2015 TOTAL 19.831.000.00

NOTA No.12 RETENCION EN LA FUENTE

Impuestos Saldo Dic/16 Saldo Oic/15 Variac $ Variac%

RETENCION EN lA FUENTE 3.544-867.00 1.583.000.00 1.961.867.00 123,93%

TOTAL IMPUESTOS 3.S44.867.00 1.S83.000.00 1.961.867.00 123,93%

Son valores retenidos a los proveedores de bienes o servicios prestados a la Agrupación , los cuales son consignados oportunamente a la Dirección de Impuestos Nacionales DIAN, al mes siguiente de

su descuento. La agrupación presentó sus declaraciones de Retención en la fuente durante la vigencia fiscal del 2016 de acuerdo a los saldos tomados de la contabilidad

NOTA No, 13 PASIVOS DIFERIDOS Pasivos Diferidos Saldo Dic/16 Saldo Variac$ Variac%

Dic/15

INGRESOS RECIBIDOS POR Al'll'ICIPAOO 14.375.0SO.OO 1.809.142.00 12.565.908.00 695%

TOTAL PASIVOS DIFERIDOS 14.375.050.00 1.809.1420 12,565.908.00 695%

Corresponde a las cuotas de administración canceladas por ant icipado por parte de los copropietarios para ser aplicados en enero del 2017 y meses siguientes.

NOTA No. 14 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

Pasivos ~stimados l provisiones Saldo DiC/16 Saldo Dic/15 Variac $ Variac"

PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS(l) 69.185.345.00 72.406.152,00 -3. 220.807 .00 -4,45%

PARA OBRAS DE UR8AN1SM0(2) 205.556.412.00 205.556.412.00 o 0,00%

PARA MAl'lf'ENIMIEl'll'O Y REPARAC.(3) S0.488.018.00 26.348.463.00 24.139.555.00 91,62%

PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS {4) o 19.SS9.632.00 19.559.632.00 -100,00%

PARA OPERACIÓN (5) 52.895.694.00 45.521.926.00 7.373. 768.00 16,20%

TOTAL PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 378.125.469.00 369.392.SIS.OO 8. 732.884.00 2,36%

(1) De acuerdo al pronunciamiento de febrero del año 2008 del Consejo Técnico de la

Contad u ria Pública, .. . "Simultáneamente, como mecanismo de control, deberá reconocerse una provisión por el valor del fondo en el mismo periodo, con afe.ctación del gasto.

Informando en el pasivo la totalidad de los recursos destinados para un eventual imprevisto" ...

De acuerdo a la Ley 67S del 3 de agosto/01 art ., 35 constituyó el Fondo de Imprevistos, correspondiente al 1% sobre las expensas comunes de administración, y se refleja dentro del pasivo, recursos que se encuentran respaldados con la cuenta de ahorros Banco Av. Villas

destinada para este fin (ver nota No.4).

KM. 1 Vfa La Mesa. Tel. 8934845

' '

(2)0bras de Urbanismo

PARA OBRAS OE URBANISMO

TOTAL

AQIIUPACION DE VIVIENDA OUfflAS DE SEIIIIEZUELA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

Silldo Dic/16 Saldo Dic/15 Vuiac S Variac %

205.556.412.00 205.556.412.00 o 0,00% 205.556.412.00 205.556.412.00 o 0,00%

Esta provisión fue creada con el fin de tener un fondo que permita realizar algunas inversiones de

infraestructura, que sirvan a mediano y largo plazo, en los sistemas de aguas, potable, residuales y lluvias; vías, vallados, energía y subestaciones y embellecimiento. Durante el año 2016 no se

utilizaron estas provisiones.

!3! Para Mantenimiento :t Reearadones Saldo Dlc/16 Saldo Dlc/15 Variac$ Varlac"

PARA MANT. Y REPAR. ZONAS COMUNES 43.466.949,00 8.099.865,00 35.367 .084.00 436,64% PROVISIÓN POR EXC. PREOiOS RECIB.DACIÓN 7.021.069,00 18.248.598,00 11.227.529.00 -61.53%

TOTAL S0.488.018.00 26.348.463.00 24.139.555.00 91,62%

Estas provisiones se crearon con el fin de tener un fondo que permita realizar inversiones de mantenimiento y protección de bienes y zonas comunes, especialmente vías y subestaciones.

Durante el año 2016 se provisionó por este concepto $18.000.000.00, correspondiente a $1.500.000.00 cada mes.

saldo Oic/16 saldo Oic/15 Variac $ Variac %

(4) Para contingencias

PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS (4) O 19.559.632.00 19.559.632.00 -100,00%

TOTAL O 19.559.632.00 19.559.632.00 -100,00%

Fue creada para posibles contingencias laborales. En el año 2016 no se registra esta provisión.

Saldo Oic/16 Saldo Dic/15 Variae $ variac

( S) Para operación %

PROV. GASTOS DESARROLLO URBANIZACIÓN 21.211.SU.OO 17.438.0 73.00 3.773 .768.00 21,64%

PROV. PARA PAGO SERVICIOS PÚBLICOS 31.683.853.00 28.083.853.00 3.600.000.00 12,82%

TOTAL 52.895.694.00 45 .521.926.00 7 .373. 768.00 16,20%

La provisión gastos desarrollo Urbanización fue creada con el fin de re.ilizar inversiones futuras en bienes comunes, como en los Lotes de propiedad de la Agrupación o para desarrollar estudios, diseños y promocionar el desarrol lo general de la copropiedad.

La provisión para el pago de servicios públicos está creada para real izar la causación de gastos generados ya establecidos o causados de acuerdo ¡¡ consumos promedio de energía Y agua, relacionados todos con la utilización del agua del Canal de la Ramada v el mantenimiento det

sistema de energía.

KM. l V!a La Mesa. Tel. 8934845

AGIIUPACIOH DE VIVENDA QUINTAS DE SERREZUELA Notas a los Estados Financieros

A31 de diciembre de 2016 y 2015 Este rubro en el año 2016, tuvo un movimiento de provisión de $3.600.000.00 y no existieron erogaciones por este concepto.

NOTA No. 15 OTROS PASIVOS

Otro• Pasivos saldo Dk/16 saldo Dic/l5 Var!ac $ Varfac %

OEPOSITOS POR IOENTIFICAR 2.552.800.00 1.784.700.00 768.100.00 41.11%

DONACIONES VOLUNTARIAS 24.242.00 -24 .242.00 -100%

VALORES RECIBIDOS PARA TERCER o 621.353.479.00 -621 .353.479.00 -100,00%

INTERESES CAUSADOS POR RECIBIR 232. 703.8S9.00 178.319.800.00 54.384.059.00 30.50%

TOTAL PASIVOS DIFERIDOS 235.256.659.00 801.412.221.llO 566.225.762.00 -70,65%

Las consignaciones o depósitos por identificar son dineros consignados en la cuenta de La Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela con transferencias y referencias erradas y que a la fe¿ha no han enviado la consignación a la administración para elaborar el Recibo de Caja.

Los intereses causados por recibir, corresponde a los valores por concepto de intereses por recibir de propietarios morosos, que son reconocidos al ingreso só lo cuando se reciben efectivamente, con la intención de sub estimar ingresos y afectar el resultado con valores sobre los cuales no hay

certeza de recibir.

NOTA No. 16 PATRIMONIO

Concepto

CAPITAL SOCIAL

RESERVAS

Saldo Dic/16

919.496.550.00

132.87 4.819.00

Saldo Dic/15

919.496.550.00

132.87 4.819.00

Variac $ Variac %

O 0,00% O 0,00%

RESULTADO DEL EJERCIC - 248.917.498.06 90.947.555.00 339.865.0S3.06 -373.69%

TOTAL 803.453.870.94 1.143.318.924.00 339.86S.OS3.06 ·29,73,"

Las partidas del Patrimonio están conformadas por el Fondo o Capital social, cuenta en la que está representados los activos que tiene la c:opropiedad como Obras de Beneficio Común.

Las Reservas Estatutarias, corresponde a reservas creadas como resultados de los ejerc1c1os anteriores creada para atender obligaciones o expensas imprevistas y llegado el caso para cubrir los faltantes que puedan presentarse por el no pago oportuno de las expensas comunes.

El resultado del ejercicio, presenta un déficit neto de $253.415.472 .00, el cual se discrimina en las

notas que siguen a continuación:

NOTA No.17 INGRESOS OPERACIONALES

Ingresos Operacionales Saldo Oic/16

CUOTAS DE ADMINISTRAC ION 810.956.000.00

KM . 1 Vía La Mesa. Tel. 8934845

·1

INTERESES POR MORA

CUOTAS DE ACUEDUCTO V ENERGIA

CUOTAS ESPECIALES DE SOSTENIMIENTO DESCUENTO PRONTO PAGO

TOTAL

AGRUPACION DE VIVENDA QUINTAS DE SERREZUELA Notas a los Estados Financieros

A 31 de diciembre de 2016 y 2015 7.679.324.00

17.731.000.00

37.276.000.00

29.100.115.10.00

844.542.208.90

Corresponde a la causac1on de los ingresos operacionales por concepto de cuotas de Administración, intereses de. mora, consumo servicio de Acueducto y Energía y cuotas de sostenimiento. Así mismo se registra el valor del descuento por pronto pago al que se hacen acreedores los copropietarios que cancelan su cuota de administración en forma anticipada ó durante el mes según descuentos aprobados en Asamblea General de Copropietarios.

NOTA No.18 INGRESOS NO OPERACIONALES

Ingresos No Operacionales

SANCIONES ECONÓMICAS

FINANCIEROS

VENTA DE OTROS ACTIVOS

RECUPERACIONES

APROVECHAMIENTOS TOTAL

Saldo Dic/16

6.639.000.00

3.284. 714.00

105.000.000.00

5.878.015.00

1.690.710.00

122.492.439.00

Se contabilizan aquí los Ingresos adicionales que no hacen parte de expensas comunes y que alivian los gastos que tiene la agrupación, para cumplir con todas las obligaciones. Dentro de los mismos, están: sanciones por inasistencia a las Asambleas

Rendimientos financieros

venta lote C-104, según registros contables 3-46; 3-37 Se registra la venta de la partición del lote C-104, recibido en dación de pago de la liquidación de la sociedad BIENES Y RECREACION EN LIQUIDACION, cuyo metraje es 3.371,20 m2, % asignado del predio 22.03%, vendido a la empresa Comercíalizadora Luz Luna v Cía. SCA, por la suma de $105 .000.000.00

Recuperaciones por valor de $S.878.015 corresponde a: Licencias pagadas por EPS por valor de $741.704¡ Explotación salón por valor de $2.220.000.00 y otras recuperaciones por valor de $2-916.312.00

Aprovechamientos corresponde a Recibo de caja 9096/9529 por valor de $1.690. 710.00 por concepto de valor recibido de ETB

NOTA No.19 EGRESOS OPERACIONALES

Gastos de Personal

SUELDOS

ÁUXILIO DE TRANSPORTE

CESANTIAS

Saldo Dic/16

136.046.266.00

8.145.800.00

12.713.194.00

KM. l Vfo La Mesa. Tel. 8934845

,, ·'

INTERESES SOBRE CESANTIAS

PRIMA DE SERVIO OS

VACACIONES

DOTACION SUMINISTRADA A TRABAJADORES

APORTES A FONOOS DE PENSIONES

AP.ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROF.ARL

APORTE A E.P.S.

OTROS APORTES

APORTES CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR

APORTES I.C.B.F.

SENA

TEMPORALES TOTAL

Gastos de vigilanáa

SERVICIO DE VIGILANOA

TOTAL

Gastos de Administración

ACTIVIDADES COMUNITARIAS

GASTOS BANCARIOS

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS

PROVISIÓN DERECHOS DE AGUA CANAL DE LAR

ELEMENTOS DE JARDINERIA Y EMBELLECIMIENT

MANT. EQUIPOS DE COMPVTAOON Y COMUNICA(

HONORARIOS

LEGALES Y NOTARIALES

MANTENIMIENTO ALUMBRADO Y BOMBILLERfA

MANTENIMIENTO EQUIPOS DE JARDINERÍA

MANTENIMIENTO EQUIPOS DE AGUA POTABLE

ELEMENTOS PARA SISTEMA DE AGUA POTABLE

MANTENIMIENTO EQUIPOS Y REDES TELEFÓNICA

MANTENIMIENTO REDES DE ACUEDUCTO Y ALC.

MANTENIMIENTO SIST. RIEGO Y MANEJO CANAL

MANTENIMIENTO SUBESTACIONES DE ENERGfA MANTENIMIENTO VÍAS

PAPELERÍAS Y ÚTILES DE ESCRITORIO

REPARACIONES LOCATIVAS

REUNIONES ASAMBLEA

REUNIONES CONSEJO DE ADMÓN. Y COMl~S

SEGUROS COMUNALES - PÓLIZA MULTIRRIESGO

SEGURIDAD EQl)IPOS, DOTACIONES E INVERSIO

AGRUPACIC>N DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA No1as a los Estados Financieros

A 31 de diciembre de 2016 y 2015 1.303.284.00

11.423.931.00

7.269.512.00

3.396.423.00

17 .044.SS8. 00

1.514.900.00

12.703.786.00

3.840.000.00

5.617.228.00

4.411.946.00

2.935.764.00

8.114.487.00 236.481.079.00

Saldo Dic/16

316.266.418.00 316.266.418.00

Saldo Dic/16

2.813.650.00 2.344.509.00

7.188.813.00

274.800.00 2.400.000.00

9.442.031. 00

510.320.00

58.698.427.00

1.080. 763. 00

2.766.247.00

3.835.093.00

2.023.418.00

155.601.00

640.000.00

12.981.520.00

1.988.300.00

20.502.850. 00

1L21l6.300.00

2.480.660.00

1.600.312.00

10.369.500.00

1.276.200.00

32.994.780.00

1.678.043.00

SERV. DE ACUEDUCTO V ALCANTARILLADO 35.474.050.00

KM. l Vla La Mesa. Tel. 8934845

t

PROVISIÓN SERV. DE ENERGIA Y OTROS (RAMA SERVICIO DE ENERGIA ELECTRICA ZONAS COMU

SERVICIO TELEFONICO Y RÉD DE COMUNICACIO

TRANSPORTE URBANO TAXJS Y BUSES

OTROS

GASTOS DE REPRES. Y RELACIONES PUBLICAS

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA TOTAL

--- -------------·---TOTAL EGRESOS OPERAOONALES

AQRUPACION DE YIVENDA QUINTAS DE SERREZUELA

Notas a los Estados Financieros A31 de diciembre de 2016 y 2015

1.200.000.00

41.401.420. 00

5.370.401.00

1.894.728.00

50.000.00

1.532.967.00

1.431.220. 00 279.686.923.00

832.434-.420_00

Corresponde a las erogaciones realizadas por la Copropiedad para atender los gastos inherentes a

su funcionamiento.

NOTA No.20 EGRESOS NO OPERAOONALES

Gastos de Protección

DEUDORES

FONDO DE IMPREVISTOS

DEPRECIACIONES

AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PARA MANTENIMIENTO Y REPAR. ZONAS COMUNE

Pf\OVISIÓN GASTOS DESARROLLO URBANIZACIÓN

TOTAL

Gastos Extraordinarios

OBRAS DE BENEFICIO COMÚN

COSTO VENTA INMUEBLES TOTAL

Saldo Dic/16

12.000.000.00

7.588.080.00

33.200.000.00

4.800.000.00

18.000.000. 00

18.000.000. 00

93.588_080.00

Saldo Oic/16

255.029.S21.00

34.900.125.00 289.929.646.00

Los gastos de protección corresponden a prov1s1ones realizadas en forma mensual, según

decisiones de la Asamblea General de Copropietarios.

Las obras de beneficio común $255.029.521.00, corresponde al desarrollo de los siguientes concE;?ptos:

'l Hechura pasos vehiculares C-105 C-109 A C-112; instalación de adoquín, acabados de

rasante, hechura de cárcamos, conformación de bombeo y mano de obra por valor de

$28.137.000.00 según CE 3984/3988

_J Suministro de adoquines para raquetas 1, 5-3, 6 S-1 por vafor de $59.254.585 .00 según reg istros contables 3-20/3-45/3-79/7-192

KM. l Vía Lu Mesa. Tel. 8934845

~ -

AGRUPACION DE YIVENDA QUINTAS DE Sl!RREZUÉLA

Notas a los Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016 y 2015

, Aporte de la Agrupación correspondiente a la cuota fijada para el desarrollo de las obras de urbanismo de la III etapa y originado en los recursos obtenidos en la venta parte lote C-104 por valor de $105.000.000.00 según registro contable 3-57

1 Alistamiento de la vía S-3 para la instalación de adoquines nuevos según contrato de obra civil con el Sr. Segundo Malagón Poveda por valor de $4.300.000.00 según CE 4039

, Viajes de arena fina para la instalación de adoquines vía raqueta S-3 según contrato con el Sr. Javier Mauricio Castiblanco por valor de $2.800.000.00 de acuerdo a CE 4041/40Sl

-1 Instalación de adoquín, localización y replanteo vía, diseño de la instalación, revisión y detalles de seriado de la vía, toma de niveles para bombeo de la vla, adoquinar, alistamiento de la pista para sentar adoquín, raneada de la pista, elaboración de sumideros, cárcamos, disposición de escombros y residuos generales según contrato con el Sr. Peregrino Bravo por valor de $53.520.000.00 y registros contables CE 4044/406$/4052

, Sistema de acueducto y alcantarillado Tapas Plásticas para cajas y medidores volumétricos por valor de $2.017.936.00 según registros contables 3-115

El resultado del ejercicio ai\o 2016 se ve afectado por las inversiones antes mencionadas, adicionalmente se registraron provisiones para:

1 Depreciaciones por valor de $33.200.000.00 1 Amortizaciones cargos diferidos por valor de $4.800.000.00

Mantenimientos y reparaciones zonas por valor de $18.000.000.00 J Gastos de desarrollo urbanístico por valor de $18.000.000.00

1 Provisión cartera por valor de $12.000.000.00 , Fondo de Imprevistos por valor de $7.588.000.00 , Costo de venta inmueble C-104 por valor de $34.900.12.5.00 (Ver Nota No_lO)

NOTA No.21 APROBAOON DE ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados financieros fueron aprobados por el consejo de administración y autorizados para su publicación el día 09 de marzo de 2017.

Estas notas explicativas de los Estados Financieros, hac:en parte integral de dkhos informes.

KM. 1 Vfa La Mesa. Tel. 8934845

' ,

AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA

CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS

Señores Asamblea General de Propietarios AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA La Ciudad

Nosotros, la representante legal y contadora Certificamos que hemos preparado los Estados Financieros Básicos a diciembre 31 del año 2016 pertenecientes a la AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA, Balance General y Estado de Resultados, de acuerdo con las Leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, los Decretos 2649 de 1993, 1406 de 1999 y 1536 de 2007 incluyendo sus correspondientes Notas que forman un todo indivisible con estos. Estos estados financieros no están preparados bajo las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.

Los procedimientos de valuación , valoración y presentación han sido aplicados uniformemente con los del año inmediatamente anterior y reflejan razonablemente la Situación Financiera del Conjunto al 31 de diciembre de 2016; así como los Resultados de sus Operaciones y además:

•:• Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.

•!• No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la Administración o empleados, que puedan tener efecto de importancia relativa sobra los estados financieros enunciados.

•!• Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio. Valuados utilizando métodos de reconocido valor técnico.

·!· Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos, han sido reconocidos en ellos.

•:• Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados Financieros Básicos y sus respectivas notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los activos; pasivos reales y contingentes, así como también las garantías que hemos dado a terceros ; No se han presentado hechos posteriores en el curso del período que requieran ajuste o revelaciones en los estados financieros o en las notas subsecuentes.

• (

AGRUPACION DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA

En cumplimiento del Decreto 1406 del 28 de julio de 1999 certificarnos que la Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela cumplió con los aportes a la seguridad social y aportes parafiscales.

En cumplimiento del articulo 1g de la Ley 603/2000 declaramos que el software utilizado para la contabilidad tiene la licencia correspondiente.

Para efectos de esta certificación, fui contratada corno contadora a partir del 1 de octubre de 2017, por lo tanto mi responsabilidad nace en esta fecha.

Dado en Mosquera, (Cund.) Febrero 2017.

Cordialmente,

LUZ MARINA MUNEVAR BERNAL Represen1ante Legal ce 52.349.725

Orlgl .. 1 Armado

ROSA ELVIA AMAVA RODRIGUEZ Contadora Pública T.P. 41762-T

Ortglrtal firmado

MEDARDO LUQUE, A-122: Yo propongo que como todos recibimos los estados financieros con anticipación, en cambio de darles lectura, pasemos a resolver cualquier duda que haya sobre los mismos.

GONZALO CORREDOR, A-125: Respecto a la salvedad que sobre la presentación de los estados financieros, bajo normas NIIF, debemos plantear que en el corto plazo, se haga la implementación de esas normas. Es necesario el cumplimiento legal.

MEDARDO LUQUE, A-122: Sobre las NIIF, hay que contratar una persona para que haga un estudio y elabore las políticas internas del Conjunto, en el tema contable y los rubros que tengan ajustes. Creo que eso lo debe llevar el Consejo de Administración y solicitar ofertas sobre el tema.

REVISOR FISCAL: En aras de avanzar, la Asamblea ha delegado al Consejo el proceso de elaborar procedimientos, controles y manuales y ésta construcción de políticas también hace parte integral de esa sincronía de procesos y presentación de información contable.

PRESIDENTA: Someto a consideración de la Asamblea los estados financieros presentados a diciembre 31 de 2016 . . ,,

La Asamblea aprueba por unanimidad los estados financieros.

9• PRESENTACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS PARA LA VIGENCIA DEL AÑO 2017

PROYECTO DE PRESUPUEl10 2017 • MiRIIPACION DE YJVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA

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MEDARDO LUQUE, A-122: en el presupuesto estamos incluyendo intereses de mora. Ajustarse a la realidad.

ADMINISTRADORA: los intereses que se proyectan ya están causados, es decir, ya fueron causados y recaudados. El presupuesto se ajusta a las necesidades y por tanto el presupuesto presentado por esta administración es la de no subir la cuota de administración.

9.1 Aumento de Cuota de Administración

MEDARDO LUQUE, A-122: Según los aumentos de la inflación, IPC y salario mínimo, sumado a los proyectos de inversión de lo que se han hablado, propongo que la cuota se suba en un 10 %, debido a los proyectos que tenemos.

GONZALO CORREDOR, A-125: Dado que el presupuesto actual está muy ajustado, queda muy vulnerable ante la falla de pago de algún propietario, propongo un incremento del salario mínimo del 7%

RUBEN TORRES, C-118: Con acto de mayor prudencia, estoy de acuerdo en aumentar la cuota pero el 7%

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: Es importante recordar que hay unos dineros por recaudar de la vigencia del año anterior, por lo cual el Consejo no ve la necesidad de aumentar la cuota, también en línea con la política de no aumento del año anterior. Recordar también que tenemos como reserva la venta de un lote comercial y la ampliación de otro lote, tenemos unas reservas importantes de terreno para sortear temas importantes del conjunto y se puede analizar la venta de ese predio.

PAULO RODRÍGUEZ, C-107: No estoy de acuerdo con el incremento en la cuota, pues con ello estamos subsidiando a los morosos. Hay que darle más herramientas al Consejo de Administración para que esos propietarios paguen a tiempo.

PRESIDENTA: votos para el incremento de la cuota de administración

Sin incremento: 3 votos, et resto a favor del incremento del 7%

Incremento del 7% queda aprobado por la gran mayoría de los asambleístas.

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: Pido que ya aprobado el presupuesto este incremento se lleve a una provisión para mantenimiento y reparaciones zonas comunes y provisión gastos desarrollo de urbanización.

REVISOR FISCAL: Debe quedar en el acta que el aumento en la cuota y su impacto en el presupuesto, debe ir dirigido para el mantenimiento y proyectos de inversión de esta vigencia. La asignación de la cuota es retroactiva desde enero de este año y con el direccionamiento que le dé el Consejo de Administración de acuerdo a las necesidades / / que requiera la urbanización. Queda consolidado para proyectos de inversión para este periodo presupuesta! del 2017.

PRESIDENTA: Aprobado como lo sugiere Carlos Daniel Cerón y lo enuncia el Fiscal?

Se aprueba por unanimidad.

10. ENTREGA DE SUBESTACIONES ELECTRICAS A CODENSA:

ADMINISTRADORA: En el mes de diciembre junto con el Presidente del Consejo de Administración, nos reunimos en la empresa CODENSA para presentarles el proyecto de entrega de las subestaciones y redes de energía para su manejo y mantenimiento por parte de ellos. En el momento se tiene un beneficio que se perdería y es que se va a tener un aumento en la tarifa promedio de 30 pesos por kilowatio mensuales. En la tarifa los beneficios serán que a partir de la entrega de las subestaciones CODENSA se haría cargo del mantenimiento de las subestaciones, por un valor aproximado de 20 millones, que nos ahorraríamos. Todo depende de unas visitas que ellos requieren para saber si nos las reciben o no, para determinar, ya hicieron una primera visita.

CÉSAR MANZUR, D-114: es importante que si van a hacer una negociación donde aparte de los transformadores entren los gabinetes,

RUBEN TORRES, C-118: en un conjunto aparte se entregaron los transformadores a CODENSA, los beneficios que cambiaron fueron que ya no tenemos que cambiar brakers, cambio de cableado, chapetas y mantenimiento, y solo nos venden la energía.

ANTONIO FERNÁNDEZ, C-108: Miremos cuántos kilovatios nos gastamos y cuánto nos vamos a ahorrar. Con los números vamos a poder tomar la decisión.

JAIME CARLOS ORTEGA, A-121: esto es maquinaria que tiene más de 25 años de uso y toda maquinaria que tiene más de 10 años es costosa la reparación, lo mejor es mandarle el problema a CODENSA, ellos tendrán que reparar o mandar maquinaria nueva.

PAULO RODRÍGUEZ, C-107: quiero que se aclare que se entrega aparte de las subestaciones o también el suelo. Recuerden que esto son áreas comunes.

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: la entrega de las subestaciones debe venir con la aprobación de la Asamblea. Económicamente tiene dos afectaciones: a la Agrupación y a cada predio se nos va a incrementar 30 pesos kilowatio mes y tercero, es importante que sepamos que estas subestaciones son viejas y se han mantenido en perfectas condiciones, CODENSA nos recibirían la subestación cableado y centro de cambio más el comodato la zona donde está la subestación.

RAFAEL TRIVIÑO: Propongo que esta decisión quede en manos del Consejo de Administración, quienes cuentan con la información y pueden dar un debate más integral sobre este asunto.

PRESIDENTA: someto a votación la Asamblea le de poder al Consejo para que tenga la potestad de tomar esta decisión.

La Asamblea aprueba por unanimidad.

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11. ELECCIONES

11-1 COMITÉ DE CONVIVENCIA:

Según lo propuesto anteriormente se reelige al Comité de Convivencia conformado así:

GONZALO CORREDOR SANABRIA

CARLOS ALBERTO PINTOR

MARÍA ELENA GUTIÉRREZ

La Asamblea aprueba la continuidad del Comité y sus miembros por unanimidad.

11-2 REVISOR FISCAL Y SUPLENTE:

ADMINISTRADORA. La única propuesta es la del Revisor Fiscal actual y propone honorarios de 1.200.000, el gana actualmente el salario mínimo IVA incluido.

RUBEN TORRES, C-118: propone solo incrementar el 7% sobre lo que está ganado actualmente,

RAFAEL TRIVIÑO, B-116; yo le propongo a la Asamblea que accedamos a pagarle solo el salario que veníamos pagando en el 2015

PRESIDENTA: sometemos a consideración la reelección de la firma CRUZ ALIANZA ESTRATÉGICA S.A.S. APROBADO.

Ahora procedemos a aprobar los honorarios para el Revisor Fiscal, subirlos a $1.200.000, (un millón doscientos mil pesos) incluido IVA

La Asamblea aprueba por mayoría absoluta

12- PROYECTO DE INVERSIONES Ya fue surtido anteriormente, según la modificación que sufrió la modificación de la agenda aprobada por la Asamblea.

13. PROPOSICIONES Y VARIOS

13-1 ZONAS ESPECIALES:

RUBÉN TORRES, C-118: En el Reglamento de Propiedad Horizontal del año 1995 hay dos zonas especiales: el Lote E-101 de 1.514 M2 y el lote E-102 de 974 M2, propiedad de bienes y recreaciones donde se encuentra el pozo profundo, ese lote esta dentro de las Quintas pero no paga administración, es importante tomar la decisión si se incluye o no dentro del pago, ya está legalizado.

PRESIDENTA: se incluirá dentro de la urbanización?

CARLOS DANIEL CERÓN, B-114: Ante todo estaría de acuerdo que se incluya, pero hay que tener en cuenta la parte urbanística y la de legalización de predios, se disminuirían los coeficientes de todos los predios, este lote no está legalizado en planeación, el lote

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• •

comercial está aprobado de 1.500 metros y quedó de 3.mil met ros tiene que elevarse en Planeación Municipal, si se quiere que quede dentro o fuera de la administración, igualmente al lado del C-112, es un lote que tiene aproximadamente 2.200 M2. Hay varios puntos por aclarar técnicamente y urbanísticamente y estoy de acuerdo que se incluya teniendo en cuenta todas sus afectaciones,

PRESIDENTA: debemos en el Comité de Convivencia estudiar todas las afectaciones, aprobaciones y modificaciones de escrituras planos y demás.

EDWARD GUEVARA, D-111: Creo que para la próxima Asamblea deben traer ya estudiado y aterrizados costos y responsabilidades para tomar decisiones.

GONZALO CORREDOR, A-125: apoyando la propuesta de Edward, propongo que sea el Consejo de Administración que analice las propuestas mencionadas y las presente a la Asamblea próxima.

PRESIDENTA: Someto a consideración para que sea el Consejo de Administración quien estudie todos los conceptos, costos y afectaciones que conllevan la legalización de los lotes y que se defina en la próxima Asamblea.

La Asamblea lo aprueba por unanimidad.

13-2 ÁREAS COMUNES:

CARLOS LARA, C-109: los activos que tiene la copropiedad no se pueden vender sobre todo los del área común, y mejor miremos que provecho les sacamos, las zonas comunes valorizan los predios por unidad.

PRESIDENTA: Queda en cabeza del Comité de Obras lo relacionado con propuestas de zonas comunes.

13.3. JARDINERÍA:

PRESIDENTA: Queda pendiente lo relacionado con que los jardineros puedan prestar los servicios en las unidades privadas, dentro de la legalidad .

Comentarios:

RUBÉN TORRES, C-118: un problema es como sabemos si el trabajador estaba dentro del predio o en áreas comunes, y estaban usando nuestros elementos y gasolina ACPM, y demás, lo mejor es que ellos se constituyan particularmente en una empresa, y ellos se hagan cargo de esos temas privados.

ALFONSO CASTILLO, B-108: No es fácil constituir una empresa para ellos, no solo por la falta de un perfil administrativo quien lidere el cauce de una empresa, mas todo lo que involucra, llevar una contabilidad, definir y administrar una nómina, pagar impuestos, entre otras. Propongo que centralicemos todo los servicios a través de la Administradora, con el propósito de hacer unos contratos de prestación de servicios que cobijen las horas adicionales por fuera del contrato laboral actual, en donde cada propietario asume su porción del pago de prestaciones sociales acorde a el valor del contrato, y sobre el 40 % de su valor. La segunda alternativa, es que el servicio sea facturado dentro del recibo de la administración, como un ítem adicional a la factura, previo definición de las tarifas por actividad.

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artículo primero del Contrato de Trabajo, que prohíbe realizar ésta labor. También lo está por el Reglamento de Propiedad Horizontal el que no se permite que presten esta labor dentro del conjunto en horarios adicionales, habría que permitirla pero dentro de · -- .. 1. •• _ : ___ ·-- -· --

.. ..

PRESIDENTA: Propongo que dada la voluntad de la Asamblea de permitir que los jardineros puedan trabajar en las Quintas, sea el Consejo de Administración quien estudie la modalidad para dar paso a que puedan hacerlo.

Se aprueba por unanimidad.

PRESIDENTA: Adicionalmente, está la propuesta de sirenas y de cámaras y propongo enviar a los correos los datos para que cada uno pueda contratar al que necesite.

Siendo las 4:00 PM de la tarde se da por terminada y se da por levantada la Asamblea Ordinaria. Esta acta fue confrontada con los videos y grabaciones de audio que fueron usados durante la reunión.

PRESIDENTE MAYID A FONSO CASTILLO

SECRETARIO

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COMISION PARA VERIFICACION DEL CONTENIDO Y REDACCION DEL ACTA 028-17

Fecha Asamblea:

Hora:

Lugar:

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA REALIZADA EL 2 DE ABRIL DE 2017

2 de abril de 2017

9:00 AM

Agrupación Quintas de Serrezuela-Casona

Mosquera-Cundinamarca

La comisión elegida para la verificación del contenido y redacción del Acta de la Asamblea General de Propietarios de la Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela, compuesto por los señores CARLOS DANIEL CERON RODRIGUEZ, GONZALO CORREDOR SANABRIA Y ANTONIO FERNANDEZ, tuvieron oportunidad de leer el Acta de la Asamblea correspondiente a la reunión realizada el 2 de abril de 2017 y por encontrarla acorde a su totalidad al desarrollo de las deliberaciones y a las conclusiones de la misma, procedió a aprobar su contenido y la redacción de la misma, como fue el mandato de la Asamblea .

COMISION PARA VERIFICACION DEL ACTA

ERON R.