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GUIA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO DE LA SEMANA DE LA JUVENTUD EN LOS MUNICIPIOS Y DEPARTAMENTOS DE COLOMBIA
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GUIA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO DE LA SEMANA DE LA JUVENTUD EN LOS MUNICIPIOS Y DEPARTAMENTOS DE
COLOMBIA
Esta guía se diseña con el objetivo de apoyar metodológicamente a todas las entidades territoriales en las localidades, municipios, distritos y departamentos que según el artículo 77 de la Ley 1622 de 2013, Estatuto de Ciudadanía Juvenil, la segunda semana de Agosto de cada año celebrarán la Semana de la Juventud donde “podrán promover un programa especial para los jóvenes, en el que se desarrollen actividades culturales, deportivas, y académicas de análisis y propuestas para la juventud en cada uno de sus espacios y entornos, tales como la educación, la salud, el medio ambiente, la sociedad, y el Estado”
A partir de lo anterior, desde el 2013, el Programa Presidencial Colombia Joven le apuesta a la institucionalización desde lo local hasta lo nacional de la celebración de la Semana de la Juventud que le permita al país avanzar en el reconocimiento y garantía de los derechos y deberes de la población entre los 14 y los 28 años.
Con el objetivo de construir una guía práctica que se convierta en una herramienta efectiva para las entidades territoriales, hemos dividido el documento en tres partes. CREE, Sacando adelante la Semana de la Juventud identificando oportunidades y a pesar de las limitaciones; ATREVETE, Planea, Ejecuta y Evalúa, Sistematiza y Replica la Semana de la Juventud, CONÉCTATE; Cuéntale al país y al mundo lo que fue la celebración de la Semana de la Juventud en tu territorio.
Finalmente, es importante resaltar que esta guía busca ser dinámica y que responda a las necesidades y dudas que se tengan desde cada uno de los territorios, por lo tanto, es una guía que seguirá en constante construcción por parte del Programa Presidencial Colombia Joven y de las entidades territoriales y los jóvenes que desde su experiencia quieran contribuir a la construcción de la misma.
¡ESPERAMOS SEA DE UTILIDAD PARA TODOS!
CREESacando adelante la Semana de la Juventud identificando oportunidades y a pesar de las limitaciones
1. DISEÑO- PLANEACIÓN
La planeación y/o formulación tiene como objeto: organizar tareas y actividades en estrategias que correspondan al cumplimiento de metas en el tiempo, y a la distribución de responsabilidades en diferentes estructuras organizativas. Es fundamental que el diseño de ofertas, programas y proyectos que se den en el seno de la celebración de la Semana de la Juventud, cumplan con las expectativas de la población beneficiaria y las especificidades de cada contexto para su éxito. Es decir, el diseño requiere de una identificación clara de las problemáticas, necesidades e intereses de la población a impactar. Por lo anterior, las cartografías sociales, los ejercicios de construcción de línea de base, los mapas de externalidades, meta plan, análisis de involucrados son instrumentos fundamentales para el diseño y para que la planeación sea más adecuada y centre los criterios básicos propuestos. Dependiendo del contexto y el proceso de implementación de cada territorio se puede desarrollar un instrumento diferente.
1.1 ¿PARA QUÉ CELEBRAR LA SEMANA DE LA JUVENTUD EN MI TERRITORIO?
Celebrar la Semana de la Juventud en cada uno de los municipios y departamentos del país debe responder a las metas que cada territorio se haya planteado en torno al tema de juventud. Esta celebración busca además de reconocer el rol fundamental que ocupa la población joven en nuestro territorio, ser un espacio a través del cual, primero, las Entidades Territoriales consoliden alianzas con el sector privado, el tercer sector, las organizaciones juveniles, la cooperación internacional e incluso otras entidades territoriales; segundo, aumente el acceso de los jóvenes a la oferta institucional del Estado; identifique talentos dentro del territorio a potencializar y posicione el tema de juventud en la agenda pública que a su vez permita el fortalecimiento institucional y el direccionamiento de recursos hacía esta población específica.
Dado lo anterior, antes de pensar en actividades y presupuesto, es importante identificar el PARA QUÉ se celebrará la Semana de la Juventud en mi territorio, en otras palabras, cuál será el objetivo general de la celebración en la localidad, municipio, distrito o departamento.
Define el objetivo general que quieres alcanzar con la realización de la Semana de la Juventud en tu territorio. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para fortalecer institucionalmente al territorio en torno al tema de juventud? ¿Para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a los jóvenes como población?, ¿para identificar talentos?
Define los objetivos específicos y procura sean ESMART. ¿A qué nos referimos con esto?
ES Específicos (Especifica muy bien lo que quieres alcanzar)
M Medibles (Al final debes poder medir si efectivamente lograste tus objetivos)
A Alcanzables (¿Son los objetivos que trazaste alcanzables para ti y tu equipo?
R Realistas (¿De acuerdo a los recursos que tienes o piensas gestionar son los objetivos realistas?)
T Tiempo (¿Cuándo quieres alcanzar tus objetivos?)
Objetivo General: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Objetivos específicos:
1. __________________________________________________________________________________________________________________________
2. __________________________________________________________________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________________________________________________________________
1.2 REÚNE AL EQUIPO DE TRABAJO
Una vez definidos los objetivos estratégicos que se quieren alcanzar con la realización de la Semana, convoca a una reunión de trabajo a todas las personas que se consideres pertinentes para sacar el evento adelante. Ten en cuenta a funcionarios de las Secretarias que trabajen con jóvenes (salud, deporte, educación, cultura, entre otros), funcionarios de Entidades Nacionales que tengan presencia en el territorio (SENA, DPS, Min Tic, entre otros) y a jóvenes líderes de la comunidad que quieran participar en la planeación, ejecución y evaluación de la misma.
Procura que el equipo de trabajo sea impar en caso de tener que tomar decisiones por medio del voto y que haya entre 5 y 9 personas de manera que no se convierta en un número inmanejable de miembros donde tomar decisiones sea difícil.
1.3 SUEÑA LA SEMANA DE LA
JUVENTUD CON TU EQUIPO
Es el momento de soñar en grande y sacar a flote la creatividad del equipo de trabajo para definir las actividades que quieren desarrollar durante la Semana de la Juventud.
Lista de personas para el equipo de la Semana de la Juventud: (Nombre, Entidad u organización, correo electrónico, número celular)
1. _____________________________________________________________2. _____________________________________________________________3. _____________________________________________________________4. _____________________________________________________________5. _____________________________________________________________6. _____________________________________________________________7. _____________________________________________________________8. _____________________________________________________________9. _____________________________________________________________
Socializa los objetivos de la Semana de la Juventud con el equipo y a partir de ellos realiza una Lluvia de Ideas (Ver anexo No. 1: Lluvia de Ideas Extendido) donde el equipo en conjunto tenga la posibilidad de soñar una Semana de la Juventud grandiosa para el territorio con actividades creativas, con impacto y efectivas con respecto al cumplimiento de los objetivos.
Pista: Utiliza papelitos de colores y en cada uno de ellos anota una posible solución a tu reto. Deja volar tu imaginación y creatividad y escribe todas las ideas que se te vengan a la cabeza así en un principio te parezcan locas o imposibles.
Ponerse un tiempo límite para escribir todas las ideas que se te vengan a la mente muchas veces sirve. (2-3 minutos)
Escribe la lista de ideas que se te ocurrieron:
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Es hora de decidir cuál será la idea ganadora:
El siguiente eje te ayudará a definir cuál es la idea que tendrá el mayor impacto sobre tu visión y que al mismo tiempo esté dentro del alcance que tienes como persona, equipo y/o organización.
- Asígnale un color a cada una de tus ideas.
- Pon un punto en el lugar del siguiente eje donde creas se situé tu idea.
Ejemplo:
Idea 1 (Idea muy difícil de llevar a cabo, Idea de gran impacto)
Idea 2 (Idea que se puede llevar a cabo con trabajo constante, Idea de gran impacto)
Idea 3 (Idea fácil de llevar a cabo, Idea de poco impacto)
En este ejemplo la mejor idea es aquella que va a requerir de mucho trabajo pero que es alcanzable y que al mismo tiempo va a generar un gran impacto.
Sin embargo es importante que respondas las siguientes preguntas antes de decidir:
¿Cuál es la idea que te emociona más?
Impacto de la Idea
Dificultad para llevarla a cabo
__________________________________________________________
¿Cuál es la idea con la que crees vas a recibir más apoyo de la comunidad (empresas, organizaciones, personas?
__________________________________________________________
Escribe la/s idea/s que elegiste:
__________________________________________________________
1.4 CONSTRUYE EL ESQUEMA DE LA SEMANA DE LA JUVENTUD
Clasifica y categoriza las ideas que surgieron en la Lluvia de Ideas y construye a partir de ellas un esquema y posteriormente una agenda con actividades concretas de la Semana. (Ver Anexo No. 2: Meta plan)
Desde el Programa Presidencial Colombia Joven proponemos un esquema para una Semana de la Juventud que puede ser adaptada a cada territorio. Resaltamos que este esquema está diseñado a partir de la experiencia exitosa que Colombia Joven tuvo en distintos territorios en el 2013 y que quisimos compartir como Buena Práctica para el aprovechamiento de los territorios.
Una semana consta de 7 días, sin embargo, de acuerdo a las capacidades de cada territorio, sugerimos que la celebración de la “Semana” puede durar entre 3-7 días.
Es hora de diseñar la agenda de la semana con las actividades concretas para cada día. La tabla a continuación te puede ayudar en el diseño de esta agenda.
Fecha Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6 Día 7Tema del Tema 1 Tema 2 Tema 3 Tema 4 Tema 5 Tema 6 Tema 7
día
00:00 - 01:00
Actividad 1.1
Actividad 2.1
Actividad 3.1
Actividad 4.1
Actividad 5.1
Actividad 6.1
Actividad 7.1
00:00 - 01:00
Actividad 1.2
Actividad 2.2
Actividad 3.2
Actividad 4.2
Actividad 5.2
Actividad 6.2
Actividad 7.2
00:00 - 01:00
Actividad 1.3
Actividad 2.3
Actividad 3.3
Actividad 4.3
Actividad 5.3
Actividad 6.3
Actividad 7.3
00:00 - 01:00
Actividad 1.4
Actividad 2.4
Actividad 3.4
Actividad 4.4
Actividad 5.4
Actividad 6.4
Actividad 7.4
Una vez hayas definido las actividades divide en sub-grupos al equipo de manera que cada uno se encargue de distintos aspectos de la Semana cómo: 1) Contenidos – Formación 2) Logística – Operativos 3) Comunicaciones. Cada uno de estos sub-grupos debe tener un líder que ojalá tenga experiencia en el tema y que guie y le haga seguimiento la labor de su grupo.
1.4 CONSTRUYE EL PRESUPUESTO
Sacar adelante la Semana de la Juventud puede ser un gran reto en territorios donde hay pocos o cero recursos presupuestados desde las Alcaldías o Gobernaciones para hacerlo. Los recursos financieros, humanos, en infraestructura y en especie es lo primero en lo que pensamos cuando nos enfrentamos a un reto como este. Sin embargo, los recursos no necesariamente dependen del presupuesto institucional, la gestión de recursos será una actividad clave para sacar adelante este proyecto y es una oportunidad perfecta para consolidar alianzas con otras organizaciones que apoyen el tema de juventud en el territorio.
Para cada una de las actividades define los recursos financieros, humanos, en infraestructura y en especie que la actividad requiere e identifica posibles aliados que puedan colaborar con la obtención de estos recursos.
Ejemplo:
Actividad 1.1: Conversatorio: Los Jóvenes Preguntan
Ítem Costo ($)Importancia Tipo
Posibles Aliados
Salón 1.200.000 AltaInfraestructura
Hotel SONESTA
Refrigerios 400.000 Media Financiero Alpina
Carpetas 200.000 Baja EspecieColombia Joven
Voluntarios 0 Alta Humano Org. Juvenil
1.5 CONSTRUYE EL CRONOGRAMA DE TRABAJO O RETROPLANNING
Una vez tienes la agenda de la Semana y el presupuesto para sacarla adelante es momento de definir actividades, responsables y tiempos de ejecución. (Ver Anexo No. 3 Retroplanning)
ATRÉVETE2.1 CONVOCA A TRAVÉS DE MEDIOS VIRTUALES Y FÍSICOS
Haz una convocatoria amplia que involucre a académicos, funcionarios de instituciones afines al tema de juventud, organizaciones sociales y políticas de jóvenes, voluntarios, líderes, gestores culturales, etc.)
Para lo anterior es importante crear una estrategia de comunicación efectiva que llame la atención de todo el público objetivo. Desde Colombia Joven hemos diseñado unas piezas de comunicación que pueden ser adaptadas por los territorios y difundidas a través de los medios de comunicación propios y de Colombia Joven.
(Ver Anexo No. 4: Carta de Invitación y consecución de aliados)
(Ver Anexo No. 5: Piezas de Comunicación)
2.2 VISITA EL LUGAR DEL EVENTO CON TU EQUIPO
Asegúrate de que el lugar cumpla con todos los requisitos para sacar adelante el evento. Puede que el evento no se concentre en un solo lugar, por lo tanto es importante visitar todos los espacios con antelación para prever disposiciones y prevenir problemas.
2.3 MINUTO A MINUTO Y LISTA DE VERIFICACIÓN
Realiza una versión detallada de tu agenda del día donde incluyas cada una de las sub actividades y sus respectivos tiempos. Este minuto a minuto te ayudará a cumplir con los tiempos pero recuerda que en todo evento salen imprevistos y que debes ser flexible cuando esto ocurra.
A su vez, has una lista de verificación que actividades y materiales que no pueden faltar antes de iniciar el evento. (Ver Anexo No. 6: Lista de verificación)
2.4 Evalúa
Una vez finalizado el evento reúne a tu equipo de trabajo para evaluar la jornada ¿qué habrían hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías ¿qué han aprendido de la experiencia? Si han recibido críticas, evalúalas.
CONÉCTATE3.1 DOCUMENTA, CUÉNTALE AL MUNDO Y REPLICA .
Realiza un video corto, un documental, un álbum de fotos, un informe que le permita a las presentes y futuras generaciones conocer y aprender de la Semana de la Juventud en tu territorio!
ANEXO NO. 1: LLUVIA DE IDEAS
La lluvia de ideas, también denominada tormenta de ideas o brainstorming, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
La principal regla del método es aplazar el juicio, ya que en un principio toda idea es válida y ninguna debe ser rechazada. En una lluvia de ideas se busca tácticamente la cantidad sin pretensiones de calidad y se valora la originalidad. Cualquier persona del grupo puede aportar cualquier idea de cualquier índole, la cual sea conveniente para el caso tratado.
Técnicas: Existen variaciones a la lluvia de ideas orientadas a mejorar aún más la productividad de los equipos de trabajo. Por ejemplo, la técnica de grupo nominal es una tormenta de ideas donde los participantes escriben, en lugar de decir, sus ideas, y funciona especialmente bien cuando existen miembros dominantes que monopolizan la sesión. Otra técnica es el diagrama de afinidad. En este caso los participantes escriben sus ideas en papel engomado (post it notes) y el facilitador agrupa las ideas por afinidad y el equipo da un nombre a las categorías resultantes en lugar de las ideas individuales. Luego se trabaja en las categorías con “multivoto” u otras herramientas.
También se pude trabajar con dos grupos: el primero realiza la lluvia de ideas mientras el otro grupo es espectador, luego se invierten los papeles. Otra técnica es el método profano que consiste en incluir en el grupo un participante totalmente ajeno al tema sobre el que se está trabajando para que genere puntos de vista diferentes.
Antes de utilizar herramientas cuya complejidad puede tomar precedencia sobre el problema que se quiere solucionar, utilice la lluvia de ideas y permita que su simpleza sea el vehículo hacia la creatividad práctica. No se conforme con su aplicación esporádica e informal, saque el máximo provecho del ambiente de libertad y pensamiento sin reglas, que resultará en excelentes soluciones a las circunstancias que requieren de su atención. Es cierto que se necesita de un equipo maduro para sacar el mejor provecho de la lluvia de ideas, pero al mismo tiempo la técnica le permitirá a su grupo llegar más rápido a etapas de alta productividad por la motivación que resulta de ver resultados rápidos, simples y prácticos.
¿Cómo iniciar una Lluvia de ideas?
"Cada uno de los miembros debe sentirse en la comodidad de poder decir cualquier cosa que piense sobre el tema en cuestión, sin preocuparse por ser negado o discriminado." Comenzamos por liberar la jornada, o una fracción de la misma, para dedicarnos en equipo a la técnica sin otras preocupaciones ni interrupciones. Puedes planificar la técnica para el final de la jornada, de modo de no recibir llamados ni interrupciones que obstaculicen esta liberación de creatividad. Se comienza con un equipo de trabajo cómodo, tanto intelectual como físicamente, en torno a una mesa, en sillones, en el piso: donde sea de preferencia. Pueden quitarse los zapatos y beber algo, relajando cuerpo y mente para comenzar con la lluvia de ideas.
Una buena técnica para iniciar la acción y abrir el canal creativo es decir, por ejemplo, un color, y pedir a los participantes nombrar un objeto o elemento de ese color, uno a la vez, durante un minuto. Luego mencionas, por ejemplo, una letra, y se pide que cada participante vaya mencionando un nombre o una marca comercial que comience con esa letra, o al menos una palabra. Esto facilitará que el cerebro se despierte, y que la mente entre en esta suerte de mezcla de actividad laboral y lúdica a la vez.
Luego, presenta el foco creativo al grupo. Este es el tema central que los convoca. Por ejemplo: el cliente desea abrir una nueva cadena de tiendas y requiere de ideas creativas. Luego, puedes complementar el foco brindando la información que consideres relevante: quién es el cliente, cuáles son sus preferencias en tiendas, y todo lo que consideres pertinente.
A partir de allí, establece un límite de tiempo (digamos, 20 minutos) para que todos se sientan en libertad de enunciar ideas, sin discriminarlas. En una buena tormenta de ideas, no hay "malas" ideas, sino "ideas aptas para otros temas".
En una pizarra o en un papel, anota todas las ideas que surjan. Si alguien enuncia algo y el equipo lo trabaja, anota la idea ya trabajada. Al finalizar el tiempo, lean nuevamente todas las ideas generadas, dividiéndolas en listas, por ejemplo: posibles, potenciales para otras situaciones, potenciales para seguir explorando y así. Recuerda: no hay malas ideas ni ideas que no sirvan.
Finaliza el encuentro pactando cuándo será la próxima sesión y, antes de que se retiren los asistentes, agradece y reconoce el buen trabajo de todos y de cada uno, con una sonrisa en el rostro. ¡Y deja las ideas fluir! 1
REGLAS PARA LA LLUVIA DE IDEAS
Las siguientes reglas son importantes para desarrollar con éxito una sesión de brainstorming o lluvia de ideas:
Se deben descartar todas las críticas No se debe hacer ninguna crítica de las ideas. No importa lo descabelladas, imposibles o tontas que puedan parecer... debe tomarse nota absolutamente de todas. Se debe estimular la risa, pero no la crítica. ¿Por qué no? Porque hay que fomentar la libre expresión de ideas y por tanto, si los participantes de la sesión de lluvia de ideas sienten temor de que sus ideas pueden ser criticadas, no seguirán expresándolas.
La audacia es bienvenida – Cuanto más atrevida sea una idea, tanto mejor
1 http://trabajo.comohacerpara.com/n7050/como-hacer-una-tormenta-de-ideas-en-un-equipo-de-trabajo.html
Es más fácil reprimir que inventar ideas. No hay que temer decir lo primero que le viene a uno a la cabeza. Cuanto más extravagante sea la idea, mejor. Esta libertad absoluta estimula más y mejores ideas. Aunque la mayoría no valdrán para nada, pudieran inspirar otras ideas útiles.
Se busca cantidad Cuantas más ideas se tengan más posibilidades hay de acertar con la/s solucione/s. Hay que ofrecer tantas ideas como sea posible. Aliente la generación de ideas sobre la marcha (las mejores ideas suelen surgir de la interacción entre ellas).
Hay que intentar apoyar las ideas, combinarlas y mejorarlas Además de contribuir con ideas propias, habría que sugerir cómo mejorar las ideas de los demás, o cómo se pueden unir dos ideas para hacer una aún mejor
EJEMPLO:
Largas esperas para obtener información
Situación El Grupo de Mejora "Sobre Ruedas" de una empresa de transporte de viajeros por carretera se encargó de mejorar el problema de las largas esperas frente a los expositores de información. El equipo empezó realizando una Tormenta de Ideas sobre las posibles causas de las esperas.
Como resultado de la Lluvia de Ideas el equipo obtuvo la siguiente lista: - Número de informadores escaso. - Calidad de la información. - Exceso de volumen de la información ofrecida. - Disponibilidad de información escrita al público. - Tipos de folletos ofrecidos al público. - Cantidad de información escrita de cada tipo.
- Falta de acceso a una información escrita rápida. - Punto único para obtener todo tipo de información. - Excesivo volumen de la información recibida. - Información no adaptada a la educación media del público. 2
2http://www.fundibeq.org/opencms/export/sites/default/PWF/downloads/gallery/methodology/tools/tormenta_de_ideas.pdf
CONCLUSIONES
La Tormenta de Ideas es una técnica activa que desarrolla la creatividad y ayuda a un grupo o equipo de trabajo a generar tantas ideas como sea posible en corto tiempo. Permite el integrar diferentes niveles en grupos de trabajo en una tarea homogénea y dirigida a un objetivo común y específico. Podrán participar indistintamente en la Tormenta de Ideas los gerentes, empleados, miembros de un equipo de trabajo e inclusive los usuarios finales del servicio. Se utiliza para identificar problemas, analizar sus causas, seleccionar alternativas de solución, llevar a cabo planeación estratégica, generar ideas para cambios en el mercadeo de los servicios y muchas situaciones más. El moderador debe tener cualidades de liderazgo para moderar la sesión, y ser muy firme en hacer respetar el formato y las reglas básicas de la sesión (por ejemplo, no se permiten críticas ni comentarios) tiene que asegurarse que las decisiones las toma el grupo y no las imponga él.
ANEXO NO. 2: METAPLAN
Qué es meta plan?
Es una metodología de participación colectiva y síntesis. Tiene gran énfasis en la planeación visual, de forma tal, que se permiten priorizar acciones y procesos en el diseño y la planeación. Se usan cartulinas de colores y de diferentes tamaños.
OBJETIVO DEL TALLER- Hacer planeación inicial , dejando un instrumento construido- Retoplanning, que sirve a su vez para hacer seguimiento del proceso.
POBLACION OBJETIVO. Jóvenes de cualquier edad, funcionarios, organizaciones sociales, culturales y políticas, académicos.
MATERIALES.
- Papel Kraft, cinta pegante o scoth en spray, marcadores, cartulinas de colores y tamaños.
METODOLOGIA. (Duración de 150 minutos.)
1. Explicación de metodología del taller. Presentación de objetivos. 10 minutos2. Organización por grupos equitativos y que no superen 10 integrantes por grupo. 10 minutos3. Se pregunta a todos los grupos. Cuáles son las principales necesidades que tiene una casa de juventud? 30 minutos4. Se pregunta todos los grupos: Cuales acciones concretas podemos desarrollar un proceso continuo y sostenible en
esta casa de juventud? (trate de que los verbos sean duros y no blandos, es decir, evade los verbos: fomentar, contribuir, ayudar, etc.) 30 minutos
5. Exprese, por pedazo de cartulina, sólo una idea, intente que sea grande y visible para todos.6. En plenaria, exponga las idas principales de todos los grupos, agrupe acciones y priorice con toda la importancia de
unas ideas sobre otras. 20 minutos7. Teniendo necesidades, acciones identificadas, agrupadas, priorizadas y sintetizadas. Pregunte por acción: En que
tiempos espera desarrollar ésta acción? (sea intervalo de tiempo o fecha limite- deadline- 20 minutos8. En plenaria aborde la última pregunta: Quienes son los responsables de llevar a cabo cada acción propuesta? 20
minutos9. CONCLUSIONES, ACUERDOS Y SISTEMATIZACION 20 minutos.
ESTRUCTURA
Primera pregunta: NECESIDADES-PROBLEMATICAS. Que queremos impactarSegunda Pregunta. ACTIVIDADES. Qué queremos hacer?Tercera pregunta: TIEMPOS. Cuando lo vamos a hacer? Cuarta pregunta: RESPONSABLES quien lo va a hacer?
NECESIDAD ACTIVIDAD TIEMPOS RESPONSABLES
ESTADO DE LA ACTIVIDAD
Nota: puede agregar al final una columna de seguimiento cualitativo de la actividad, o puede poner indicadores de gestión o un semáforo por actividad.
ANEXO NO. 3: RETROPLANNING
RETROPLANING SEMANA DE LA JUVENTUD
TAREAS DETALLESRESPONSABLES/ ROLES
MAXIMO PLAZO
CHECK-LIST
ESTADO DE LA ACTIVIDAD
COMENTARIOS/ NOTAS
JULIOAGOSTO
01-05
08-12
15-19
22-26
29-02
05-09
SI
NO
Conforme un equipo (comité) responsable de la planeación del evento
Buscar variedad de habilidades, capacidades, y representatividad para establecer su equipo
17 DE MAYO
X FINALIZADA
Proponer el evento y la conformaci
17 DE MAYO
X FINALIZADA
ón del equipoResponsabilizar y dar tareas a cada integrante
17 DE MAYO
X FINALIZADA
Identifique su audiencia (territorio)
Definir la audiencia objetivo: altos funcionarios que podrían asistir, personalidades, población beneficiaria, instituciones, organizaciones sociales, líderes comunitarios, etc.
17 DE MAYO
X FINALIZADA
Definir criterios-identificar territorios y territorios para PLAN B
31 DE MAYO
Definir aliados: audiencias privilegiadas, personalidades.
24 DE MAYO
Definir personalidades, metodólogos,
24 DE MAYO
Formulación de metas
Formular metas medibles, comprobables y realistas
17 DE MAYO
X FINALIZADA
Formulación del evento
Hacer lluvia de ideas acerca del desarrollo de la actividad: Principales actividades, interlocutores, territorio a impactar, población beneficiaria
17 DE MAYO
Asignar 17
compromisos y responsabilidades con aliados de la actividad
DE MAYO
Día 1 Cultura
21 DE MAYO
definir hilo conductor
Día 2 Entorno
21 DE MAYO
definir hilo conductor
Día 3 Emprendimiento
21 DE MAYO
definir hilo conductor
Día 4 Tecnología
21 DE MAYO
definir hilo conductor
Día 5 Paz 21 DE MAYO
definir hilo conductor
Logística del evento
Definir el lugar y la fecha. Determine el uso y la disposición del espacio
14 DE JUNIO
Organizar la
14 DE
capacidad del lugar, decoración(muestre la imagen del programa), etc.
JUNIO
Determinar los mecanismos de transporte y acceso al lugar, mapas, etc.
14 DE JUNIO
Formular esquema de seguridad y plan de contingencia.
14 DE JUNIO
Establecer compromisos por escrito: roles y responsabilidades durante la semana.
21 DE JUNIO
Formular un Plan B en caso de
21 DE JUNI
imprevistos.
O
Determinar y ajuste el orden del día.
14 DE JUNIO
Determinar responsables de ejecución del orden del día
21 DE JUNIO
Identificar y evaluar el material a utilizar, papelería, tecnología, audio y video, acceso a internet, etc.
14 DE JUNIO
Evaluar costos del material
14 DE JUNIO
Definir responsables de actas, listados de asistencia, etc.
28 DE JUNIO
Definir necesidade
7 DE JUNI
s en comunicación, como redes sociales, convocatoria de medios, promoción y divulgación y cubrimiento audiovisual.
O
Identificar y gestionar permisos
14 DE JUNIO
Definir responsabilidades sobre ítems de material. Recoger, llevar y devolver el material.Definir goodies: es decir, elementos que se les va a dar a
los participantes. Brochures, cartillas, manillas, camisas, y demás materiales que tengan como objeto la promoción y visibilizacion del PPCJ y del evento.
Estrategia de comunicación interna y externa, Relaciones Publicas.
Invitar/ convocar/confirmar presencia de invitados, colaboradoresDeterminar si va a ver cualquier tipo de publicación o insumo (programa del día) para la actividad
Establecer protocolos y demás insumos para posibles aliados, réplicas de la semana, etc.Definir plan de medios (tradicionales, alternativos). Identifique información principal sobre el evento.Establecer necesidades en medios alternativos y digitales. Identifique información principal sobre el evento.Definir voceros y
responsables de las relaciones públicas del evento.Definir mecanismos de comunicación interna
Elaborar Presupuesto Real
Diseñar, entregar y recoger instrumento (formato) de cotizaciones o presupuestosElaborar y aprobación de Presupuesto.
Planeación , seguimiento/ monitoreo y check list
Establecer los intervalos de seguimiento y monitoreo de la logística del eventoPlanear y
hacer seguimiento o monitoreoHacer Check List de las actividadesConfinar presencia de invitados y colaboradores, también lugar, transporte, materiales, etc.
Desarrollo evento
Desarrollar agenda (actividades planeadas)Promover valores del Programa y demostrar los objetivos de la actividad.Posicionar el evento
Agradec Agradezca
imiento a los participantes, invitados, población beneficiaria, instituciones, aliados, organizaciones, etc.
Evaluación
Evaluación post, corresponde a la finalización inmediata del evento se aplica a todos los participantes e invitados.
ANEXO NO. 4: CARTA DE INVITACIÓN Y CONSECUCIÓN DE ALIADOS
Municipio fecha xxx
Doctor/a
XXXX
Director/a xxxx
Municipio/Departamento
Asunto: Invitación al día de xxx dentro del marco de la celebración de la Semana Nacional de la Juventud.
Respetado doctor xxx:
Reciba un cordial saludo por parte de la Alcaldía/Gobernación de xxx quien con la reciente expedición de la Ley Estatutaria 1622/13 celebrará por primera vez en la historia del municipio, la Semana Nacional de la Juventud. En nuestro compromiso con los jóvenes (gentilicio del municipio/departamento), estamos promoviendo y liderando este gran evento, orientado a resaltar el protagonismo de los jóvenes en diversas temáticas relevantes como son Eje deporte, la cultura y la construcción de paz.
Para esta primera versión y con nuestro liderazgo, el objetivo es movilizar a más de xxx jóvenes de todo el municipio para visibilizar y promover su participación y el intercambio de experiencias exitosas en diferentes temáticas del interés juvenil. La agenda de la Semana de la Juventud 2014 se desarrollará en x días, con x temáticas diferentes por jornada, prevista entre el 11 y el 17 de agosto de 2013, así:
Siendo esta la primera versión de la Semana Nacional de la Juventud es de alta importancia para la Alcaldía
posicionar este gran evento como un escenario que, anualmente, visibilice y promueva la participación juvenil desde todos los sectores del municipio/departamento.
Para lograr lo anterior, hemos generado una alianza entre los sectores público y privado, la cooperación internacional y la sociedad civil juvenil; alianza de la cual nos gustaría que nombre de la entidad se haga participe. Es por ello que, de la manera más atenta, nos gustaría contar con la participación activa del que nombre de la entidad en la celebración y desarrollo del día de xxx con aporte de carácter Ej.: institucional y logístico.
De igual forma, queremos formalmente invitarlo Señor Director al lanzamiento xxx que se desarrollará xxx el día xxx en el xxx. Agradecemos inmensamente desde la Alcaldía xxx/Gobernación xxx nos confirme su asistencia y la manera en que podríamos contar con el apoyo de que nombre de la entidad para una exitosa primera versión de la Semana Nacional de la Juventud.
Territorio Temática Fecha
xxx xxx xxx
Adjunto encontrará la agenda del día para su conocimiento y quedo a su disposición para ampliar toda la información necesaria.
Puede contactarse conmigo directamente a:
Móvil: xxx
Correo electrónico: xxx
Agradeciendo de antemano su atención,
Cordialmente,
NOMBRE DEL ALCALDE/GOBERNADOR
Alcalde/Gobernador de xxx
Alcaldía/Gobernación de xxx
ANEXO NO. 5: PIEZAS DE COMUNICACIÓN
