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Manual avanzado de excel

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Ing. Carmen L. Infante S.

Ing. Fracisco J.Cruz


ÍNDICE

PAG.

INTRODUCCION 03

CAPITULO I. CONCEPTOS BÁSICOS 05

CAPITULO II. FORMULAS Y FUNCIONES AVANZADAS 17

CAPITULO III. ESCENARIOS , ESQUEMAS Y VISTAS 37

CAPITULO IV. LISTAS 60

CAPITULO V. FUNCIONES DE BÚSQUEDA 70

CAPITULO VI. MACROS 79

CAPITULO VII. TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS 97

CAPITULO VIII. FORMULARIOS 120

BIBLIOGRAFÍA Y DIRECCIONES ELECTRÓNICAS 140

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Introducción

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno

Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la

misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas

capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro

de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas

de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de cálculo que se pueden

eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...

Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16.384

filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están

rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a

continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad

básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su

encabezamiento de columna y su número de fila. La hoja de cálculo se completa

introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.

Los programas dedicados a las hojas de cálculo han ido evolucionando a lo largo del

tiempo, al principio el entorno de trabajo de estos programas era el DOS, es decir

corrían bajo ese sistema operativo. El primero en aparecer fue el Lotus 123, los

archivos realizados con esta hoja de cálculo tenían la extensión .WK1.

El segundo fue el Quattro Pro, cuyos archivos tenían la extensión .WQ1. Al aparecer

Windows se crea el EXCEL, una de las primeras hojas de cálculo que corre bajo

Windows.

Microsoft Excel es una poderosa herramienta, ampliamente utilizada en el mundo

empresarial y académico, tanto por su facilidad de uso como por las prestaciones que

ofrece para el tratamiento de datos e información numérica principalmente.

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El presente Manual, precisamente tiene como objetivo guiar al alumno en el uso de

algunas de las prestaciones o posibilidades que ofrece este programa, algunas de las

cuales no son muy conocidas, esto a pesar de que son bastante fáciles de abordar. Su

dominio, le permitirá al lector la elaboración de archivos de trabajo o informes en forma

mucho más rápida y eficiente, dando una clara imagen de profesionalismo.

Es así como, trataremos el uso de "macros" para realizar optimizaciones a procesos,

el uso de los comúnmente llamados "botones" que darán una imagen totalmente

distinta a sus aplicaciones e inclusive nos adentraremos en las posibilidades que Excel

nos da para publicar sus archivos como "páginas web".

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Capitulo I

CONCEPTOS BASICOSINTRODUCCIÓN.-

Excel es una hoja de calculo que puede ser usado por cualquier profesional en su

respectiva área temática pero depende del conocimiento de este para que aproveche

al máximo todas las utilidades que de la herramienta provee por lo cual se hace

necesario conocer algunas cosas adicionales que no se toman con frecuencia en un

curso de Excel, esto permitirá brindar al usuario una visión mucho más amplia de la

importancia de saber usar esta herramienta.

El propósito de este manual es dar a conocer al usuario algunas herramientas que no

se logran dar a conocer en un curso normal (computación I). Se esta partiendo que el

usuario tiene un conjunto de conocimientos previos y con la guía de un profesor le

permitirá su entendimiento.

En esta parte brindaremos un conjunto de conocimientos necesario y básicos que el

usuario debe saber para familiarizarse con una hoja de calculo.

Conceptos Básicos.-

La barra de título

En ella se muestra el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese

momento. Inicialmente es un nombre provisional hasta que se guarde, donde

podremos dar al libro otro nombre.

Barra de menús.

La barra de menús, al igual que el Word, contiene todas las operaciones que se

pueden realizar en Excel, agrupadas en menús desplegables.

Barra de herramientas estándar.

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Contiene los botones para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones

más habituales, como Abrir nuevo libro, Abrir nuevo desde archivo, Guardar,

Cortar, Copiar, Pegar, Imprimir, Ordenar etc.

Barra de formato.

Contiene los botones para aplicar de forma rápida un formato a las celdas filas y

columnas de la tabla, como Elegir una fuente, tamaño, poner negrita, cursiva,

subrayado, etc.

Barra de fórmulas.

Utilizaremos esta barra para añadir los cálculos y las fórmulas que se necesiten.

Cuando colocamos el cursor en la caja de texto se activan los botones de esta

barra, y escribiremos el cálculo. Esto se estudiará con más detalle en otro punto del

tema.

Hoja de datos.

Si observamos la ventana de Excel vemos que la hoja de datos está dividida en

columnas alfabetizadas y filas numeradas. Todo el conjunto es lo que llamamos la

hoja de datos, es donde vamos a escribir los datos.

SELECCIONAR CELDAS, FILAS, COLUMNAS

Antes de trabajar con celdas, debe seleccionar una celda o un grupo de celdas.

Cuando seleccione una única celda, esta se vuelve activa y su referencia aparecerá en

el cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Aunque en

cada momento puede estar activa una única celda, a menudo puede acelerar las

operaciones seleccionando un grupo de celdas denominados rangos.

La celda activa es la celda seleccionada en la que se introduce los datos cuando se

empiezan a escribir. Sólo puede haber una celda activa a la vez. La celda activa está

rodeada por un borde más grueso.

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Rango o bloque de celdas: es un conjunto de celdas adyacentes, que forman un area

rectangular. La referencia a un rango es indicando la Celda inicial: Celda final. Ejemplo A1:B5, C8:D20.

Formas de Selección

Procedimiento

EL RATÓN

Varias de celdas Al interior de la celda debe salir el puntero en forma de cruz gruesa,

luego con el ratón realizar un clic de arrastre.

Filas o Columnas Dar clic en los encabezados ya sea horizontal o vertical

Toda la Hoja Dar clic en el vértice formado por la intersección de los

encabezados

TECLADO

Varias Celdas Sin dejar de presionar <Shift> o tecla <Mayúscula>, pulse

sucesivamente las flechas de dirección →↑←↓ .

TECLADO Y RATÓN

Celdas

discontinuas

Sin dejar de presionar la <Crtl> haga clic de arrastre en un rango o

bloque determinado.

Varias celdas Sin dejar de presionar <Shift> o tecla <Mayúscula>, haga clic en

diagonal desde A1:F10.

USO DE TECLAS EN MODO ABREVIADO.

Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro

Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro

Presione ParaTeclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la

izquierda o hacia la derecha

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CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual

INICIO Ir hasta el comienzo de una fila

CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo

CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1

AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo

RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba

ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha

ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda

CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro

CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro

CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana

CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB

Ir al libro o a la ventana anterior

F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido

MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido

CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa

F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir aMAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo BuscarMAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar

siguiente)

TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida

Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado

Presione ParaFIN Activar o desactivar el modo Fin

FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna

FIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a

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la celda inicial, que es normalmente la celda A1

FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté en blanco; esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)

Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada

Presione ParaBLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL

INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana

FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO

Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo

FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia la derecha

Sugerencia Cuando utilice las teclas de desplazamiento (como RE PÁG y AV PÁG)

con la tecla BLOQ DESPL desactivada, la selección se moverá la distancia que se

desplace. Si desea conservar la selección mientras se desplaza a través de la hoja de

cálculo, en primer lugar, active la tecla BLOQ DESPL.

Teclas para aplicar formato a los datosPresione Para

ALT+' (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo EstiloCTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdasCTRL+E Aplicar el formato de número General

CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo)

CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales

CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales

CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año

CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.

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Presione ParaCTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales,

separador de millares y signo menos (–) para los valores negativos

CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde

CTRL+MAYÚS+_ Quitar los contornos

CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita

CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva

CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado

CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado

CTRL+9 Ocultar filas

CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas

CTRL+0 (cero) Ocultar columnas

CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas

Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como

Presione ParaCTRL+F12 o CTRL+A Mostrar el cuadro de diálogo AbrirALT+F2, F12 o CTRL+G Guardar el libro activo

ALT+MAYÚS+F2 o MAYÚS+F12

Mostrar el cuadro de diálogo Guardar como

ALT+1 Ir a la carpeta anterior

ALT+2 Abrir la carpeta que se encuentra un nivel por encima de la carpeta abierta

ALT+3 Cerrar el cuadro de diálogo y abrir la página de búsqueda del World Wide Web

ALT+4 Eliminar la carpeta o archivo seleccionado

ALT+5 Crear una nueva subcarpeta en la carpeta abierta

ALT+6 Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y Vista previa

ALT+7 Mostrar el menú Herramientas (botón Herramientas)

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Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

Presione ParaCTRL+C Copiar la selección

CTRL+X Cortar la selección

CTRL+V Pegar la selección

SUPR Borrar el contenido de la selección

CTRL+GUIÓN Eliminar celdas

CTRL+Z Deshacer la última acción

CTRL+MAYÚS+SIGNO MÁS

Insertar celdas vacías

La combinación de teclas anteriormente expuestas son las más conocidas por un usuario de Excel.

Pegado Especial

Ms Excel 2000 permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las fórmulas, los

formatos, los comentarios, todo excepto bordes o reglas de validación. Además, si las

celdas origen y las destino contienen números se pueden realizar una operación y

automáticamente se tiene nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco

de área pegada.

Excel permite trasponer el contenido de la(s) fila(s) por una columna(s) en otras

palabras cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila

superior se colocan en la columna y los de la columna izquierda, aparecen en la fila

superior.

Se muestra el siguiente ejemplo, de transponer el B1:C4

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Bloque B1:C4 antes de Trasponer Bloque B1:C4, después de transponer


Para lograr Transponer un bloque realice los siguientes pasos

1. Seleccione las celdas por ejemplo de B1:C4

2.Haga clic derecho y luego clic en copiar3.Coloque el cursor en la celda destino por ejemplo A5

4. Haga Clic derecho y luego clic en Pegado Especial5.Haga clic en la casilla de verificación Transponer y6..Finalmente clic en Aceptar.

Pegar sin Formato.Al momento de realizar el pegado hacia una celda o rango, puede pegar sin formato,

siempre cuando ingrese a pegado especial seleccione la opción valores y luego clic

en aceptar. De esta manera solamente se traslada su contenido más no el formato.

Formato condicional.

Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otros valores que desee evaluar,

puede identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo,

puede aplicar negrita y color azul a la celda(s) si las notas sobrepasan de 15; pero son

menores de 20.

Para ubicar los formatos condicionales realice los siguientes pasos

1. Seleccione las celdas que desee resaltar. Por ejemplo de B2:D3

2. Haga clic en el comando Formato condicional, del menú Formato. A

continuación se presenta la siguiente ventana de diálogo:

3. Siga el siguiente procedimiento: Para Utilizar los valores de las celdas

seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en valor de la celda,

seleccione la frase de comparación e introduzca un valor entre 15 y 20 en el

cuadro correspondiente.

4. Haga clic en Formato. Seleccione el estilo de fuente, negrita, el color, los

bordes o la trama que desee aplicar. Microsoft Excel solamente aplicará los

formatos seleccionados si el valor de la celda cumple la condición o si la

fórmula devuelve un valor VERDADERO.

5. Para agregar otra condición, haga clic en el botón Agregar y repita los pasos

del 3 al 5. Puede especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las

condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservan los

formatos existentes para identificar una cuarta condición.

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Cuando cambian las condiciones. Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la

condición especificada, Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos que

resalten esa condición. Los formatos condicionales continúan aplicados a las celdas

hasta que se quiten, aunque no se cumplan ninguna de las condiciones y no se

muestren los formatos de celda especificados.

Formatos a celdas.

Cuando usamos Excel podemos aplicar un formato a las celdas que deseamos .

Los tipos de formatos que se pueden aplicar son: (Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas, Proteger). Como se muestra en la figura 1.x.

Para acceder a la opción formato podemos realizarlo con la combinación de celdas <ctrl.+1>

Cuando tengamos una tabla ha esta le podemos aplicar un autoformato

accediendo al menú formato.

Formato personalizadosPermite mostrar datos de acuerdo a los requerimientos del usuario. Se usan dos caracteres:

# : Para mostrar dígitos del 0 al ), presenta un espacio el encontrar el valor de cero en alguna celda,0 : Para mostrar dígitos del 0 al 9, presenta el valor cero, si el valor de la celda es cero.

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En el menú Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Número.

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3. En la lista Categoría, Haga clic en una categoría y, a continuación, haga clic en

un formato integrado que se asemeje al que se desee.

4. En la lista Categoría, Haga clic en Personalizada.5. En el cuadro tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el

formato que desee.

6. Cuando se modifica un formato, éste no se quita.

7. Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las

secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos de

los números positivos, números negativos, valores cero y texto, es ese orden.

Si especifica sólo dos secciones, la primera se utiliza para los números

positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si

especifica sólo una sección, todos los números utilizan ese formato. Si omite

una sección, incluya el punto y la coma de esa sección.

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#.###,00_);[Rojo](#.###,000);0,00;”Ventas”@

Formato de números positivos

Formato de números negativos Formato de ceros

Formato de texto

Detalle de formato Personalizado


PREGUNTAS DE REPASO

Se desea darle color azul aquellas celdas cuyo valor es mayor que 300 y el color rojo aquellas celdas que son menores que 300.

Utilizando formato, celdas; resolver los siguientes ejercicios.

Pregunta 1.

Pregunta 2

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Pregunta 3

Pregunta 4

Pregunta 5

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Capitulo II

FORMULAS Y FUNCIONESFORMULAS

Crear fórmulas

La estructura o el orden de los elementos de una fórmula determinan el resultado final

del cálculo. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden,

que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los

operandos), que están separados por operadores de cálculo. Cada operando puede

ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango,

un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Excel realiza las operaciones de de izquierda a derecha, siguiendo el orden de

precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el

orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las

operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da

un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La

fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y,

a continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21.

=(5+2)*3En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula

indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado de la suma

de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Operadores de cálculo de las fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos

de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de

cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

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Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.Operador aritmético

Significado Ejemplo+ (signo más) Suma 3+3

- (signo menos) RestaNegación

3-1-1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes

operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor

lógico, bien VERDADERO bien FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1

< (menor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una

o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo& ("y" comercial) Conecta o concatena dos

valores para generar un valor de texto continuo.

"Viento" & "norte" genera "Viento del norte"

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los

siguientes operadores.

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Operador de referencia Significado Ejemplo

:(dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

B5:B15

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

SUMA(B5:B15,D5:D15)

Referencias a celdas y rangosUna referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e

indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea

utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes

de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias

fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo

libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros

libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas

se denominan referencias remotas.

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1

El estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo

de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256

columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se

denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda,

escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace

referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer

referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina

superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda

en la esquina inferior derecha del rango. A continuación, se muestran algunos

ejemplos de referencias.

El estilo de referencia F1C1 También puede utilizarse un estilo de referencia en el

que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de

referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el

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estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número

de fila y una "C" seguida de un número de columna. Obtener información sobre

referencias F1C1.

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EJERCICIOS

Ejemplo de Uso de celdas absolutas

Usando Celdas absolutas calcular el Promedio Final, deberá utilizar las ponderaciones

brindadas

Utilizando Fórmulas calcular los siguientes Casos:

Supóngase que una persona decidió ahorrar S/. 10000 durante cinco años en

un banco donde ofrecía una tasa efectiva anual de 8% ¿Qué monto obtuvo al

final de ese período?¿Y cuanto habría logrado si ahorraba a la misma tasa,

pero en términos nominales?

F= Capital Final P= es el capital inicialI= es la tasa de interés para el períodoN= es el número de períodos.

F=P(1+i)n ……………………….. Formula para la tasa efectiva

F=P(1+i*n)……………... Formula para la tasa nominal

Supóngase que se deposita S/50000 en un banco, a una tasa de interés anual

de 5% durante cinco años. ¿Cuánto se obtendrá al final del plazo?

(Recuerdérdese que todas las tasas bancarias están expresadas en términos

efectivos anuales).

Usar la siguiente fórmula F=P(1+i)n ……………………….. Formula para la tasa efectiva

Una persona obtiene de un amigo un crédito por S/. 1500, reembolsable en 24

cuotas mensuales, a una tasa de interés mensual de 5.5% ¿Cuánto deberá

devolver mensualmente?

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Un bono a 8 años con un valor nominal de $10,000 paga a su tenedor una tasa

anual de 8.5% en cupones trimestrales ¿Cuánto le paga trimestralmente?

Usar la siguiente fórmula para los dos casos anteriores:

C=P[ (i*(1+i)n) / ((1+i)n- 1)]

Un empresario desea calcular el valor actual de los $20000 de ingresos

anuales que su empresa espera obtener durante los siguientes ocho

años, dada una tasa de interés anual de 9%.

Se espera que un proyecto tenga ingresos anuales del orden de S/.

500,000 durante los siguientes cinco años. Se desea saber si a una tasa

de interés anual de 10%, éste permitirá obtener un valor presente de

ingresos superior al valor presente de sus egresos, ascendente a

S/.2’000,000 pues de no ser así no será viable.

Usar la siguiente fórmula para los dos casos anteriores:

P=C[ ((1+i)n-1) / (i*(1+i)n)]

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FUNCIONES

Una función es una fórmula especial que ya esta escrita y que acepta uno o más

valores llamados argumentos y realiza una operación devolviendo un resultado.

FUNCIONES MATEMÁTICAS

CONTAR.BLANCO: Contabiliza el número de celdas en blanco dentro de un rango.

Sintaxis.

CONTAR.BLANCO(Rango)

Rango: Es el bloque de celdas cuyas celdas en blanco se desea contabilizar.

CONTAR.SI. Contabiliza las celdas del rango que cumplan la condición del criterio.

Sintaxis.

CONATAR.SI(Rango;Criterio)

Rango: Es el bloque de celdas cuyos datos se desa contabilizar.

Criterio: Especifica el criterio(texto, expresión o número) que determinará las celdas

del rango serán contabilizadas.

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SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis

SUMAR.SI(Rango1;Criterio;Rango2)

Rango1 :Es el rango de celdas cuyos datos se desea evaluar.

Criterio : Especifica el criterio (texto, expresión o númro) que determinará las celdas

del rango que serán sumadas.

Rango2: Son las celdas que se van a sumar. Las celdas del rango2 se suman sólo si

las celdas correspondientes del rango1 coinciden con el criterio. Si el rango2 se omite ,

se sumarán las celdas contenidas en rango1.

FUNCIONES ESTADÍSTICAS.

MAX :Devuelve el máximo valor numérico de un rango

MAX(Rango)

Rango : Es el bloque de celdas que contiene valores numéricos, cuyo valor máximo

se desea determinar

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MIN : Devuelve el mínimo valor numérico de un rango.

MIN(Rango)

Rango : Es el bloque de celdas que contiene valores numéricos, cuyo valor máximo

se desea determinar

MODA: Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango

MODA(Rango)

Rango . Es el bloque de celdas cuya moda se desea determinar.

PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los valores numéricos de un

rango.

PROMEDIO(Rango)

Rango : Es el bloque de celdas cuyo promedio aritméticos se desea calcular

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CONTAR. Contabiliza sólo los datos numéricos que hay en un rango

CONTAR(Rango)

Rango : Es el bloque de celdas, cuyas celdas con datos numéricos se desean

contabilizar.

CONTARA: Contabiliza todos los datos que hay en un rango.

CONATARA(Rango).

Rango: Es el bloque de celdas, cuyas celdas con datos se desea contabilizar.

FUNCIONES LÓGICASSI: Devuelve un valor si la exprsión es VERDADERO y otro valor si dicha expresión es

Falso.SI(Expr.; Acción_V; Acción_F)

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Expr: Es una expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.Acción_V : Es el valor que se devolverá si la expresión es VERDADEROAcción_F : Es el valor que se devolverá si la expresión es FALSO.Observación:Es posible anidar hasta siete funciones SI para evaluaciones más complejas.

Ejemplo:Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el nombre

PROM.

Si PROM es la función devuelve.

Mayor que 18 Excelente

De 15 a 17 Bueno

De 11 a 14 Regular

Menor que 11 Malo.

Se podría utilizar la siguiente función anidada SI.=SI(prom>18;”Excelente”;SI(prom>14;”Bueno”;SI(prom>10;”Regular;””Malo”)))

Otro caso de usar SI anidados.

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Y.: Devuelve el valor VERDADERO si todos los argumentos tienen un valor

VERDADERO; devuelve FALSO si al menos uno de los argumentos tiene valor

FALSO.

Y(expr1;expr2;.....;exprN)

expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lógicas cuyos valores son VERDADERO o

FALSO.

O: Devuelve el valor VERDADERO si alguna de los argumentos tiene el valor

VERDADERO;devuelve FALSO si todos los argumentos tienen valor FALSO:

O(expr1;expr2;.....;exprN)

expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lógicas cuyos valores son VERDADERO o

FALSO.

NO: Invierte el valor lógico del argumento.

NO(Expr)

Expr. Es una expresión lógica VERDADERO o FALSO. Si Expr es falso, no devuelve

VERDADERO; si Expr es VERDADERO, No devuelve FALSO.

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FUNCIONES DE FECHAFecha: Devuelve la fecha especificada en valor de formato fecha

FECHA(año:mes:dia)

HOY : Devuelve la fecha del sistema.

HOY()

AÑO: Devuelve el número del año para una fecha dada.

AÑO(Fecha)

Fecha Es una fecha o dirección de celda.

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MES: Devuelve el númeo del mes para una fecha dada.

MES(fecha)


DIA : Devuelve el número del día en el mes para una fecha dada.

DIA(fecha)


DIASEM: Devuelve el número del día de la semana para una fecha dada.

DIASEM(Fecha:N)

Fecha: Es una fecha o dirección de celda

N : Pueden ser 1,2. :

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FUNCIONES DE TEXTO.DERECHA: Devuelve N caracteres situados en el extremo derecho de una cadena de

texto.

DERECHA(TEXTO,N)

TEXTO : Es la cadena de Caracteres.

N : Especifica el número de caracteres que desea extraer.

IZQUIERDA: Extrae N caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de

texto

IZQUIERDA(Texto, N)

Texto: Es la cadena de caracteres

N : Especifica el número de caracteres que se desea extraer.

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EXTRAE : Extrae N Caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición

que se expecifique.

EXTRAE(Texto,P,N)

Texto: Es una cadena de Caracteres

P : Es la Posición a partir del cual se van a extraer N caracteres.

N : Especifica el número de caracteres que se desea extraer.

LARGO : Devuelve la longitud de una celda de texto

LARGO(Texto)

Texto: Es la cadena de caracteres cuya longitud se desea determinar. Los espacios

también se cuentan como caracteres.

110


TEXTO : Da formato a un número y lo convierte en texto. TEXTO convierte un valor

numérico en texto con un formato numérico especifico.

TEXTO(Valor; Formato)

Valor : Es un número, celda o fórmula que contenga un valor numérico

Formato: Es un formato de número, en forma de texto, indicando en la ficha Número

del cuadro de dialogo Formato celdas.

111


PREGUNTAS DE REPASO

1.- En el programa de extensión profesional las secciones están codificadas con 6

caracteres. Por ejemplo 2345TC.

Donde:

1er Carácter representa el Turno

2do Carácter representa el ciclo.

Turno Horario Programa

M1 08-10 TC TÉCNICO EN COMPUTACIÓN

M2 10-12 TD TÉCNICO EN DISEÑO GRÁFICO

M3 12-14 RN REDES NOVELL

T1 15-17

T2 17-19

TN 19-21

COMPLETAR EL SIGUIENTE CUADRO DE NOTAS:

2.-

Debido a un accidente automovilístico de un compañero de trabajo, se lleva a cabo

una colecta voluntaria en el centro de trabajo donde labora para solventar los

gastos de hospitalización. Obtener el total de aportes y completar el cuadro

resumen de la siguiente tabla..

112


3.- Se tiene en una tabla el nombre y la fecha de nacimiento de un grupo de personas,

obtener.

El día y mes de nacimiento

El día de la semana de su cumpleaños en presente año.

Su signo zodical.

4.- Completar la siguiente plantilla de pagos.

Especificaciones:

TURNO SECCION BÁSICO

M: MAÑANA 1 CAJA 300

T: TARDE 2 VENTAS 450

N: NOCHE 3 ADMINISTRACIÓN 600

4 VIGILANCIA 250

113


BONIFICACIÓN: Si turno es Noche y Sección es Vigilancia, 15% del Básico; en caso

contrario será cero.

DESCUENTO : Es el 18% del (Básico+Bonificación)

NETO : Es el Básico + Bonificación – Descuento.

5.- Se tiene un Monto en soles y se desea desglosarlo de la siguiente manera.

Billetes de S/. 100

Billetes de S/. 50

Billetes de S/. 20

Billetes de S/. 10

Monedas de S/. 5

Monedas de S/. 2

Monedas de S/. 1

114


Capitulo III

Escenarios, esquemas y vistas

ESCENARIOS

Administrador de EscenariosSe denomina escenario a un grupo de variables llamadas celdas cambiantes, que

producen unos resultados diferentes y se guardan con el nombre deseado.

Cada conjunto de celdas cambiantes representa un grupo de supuestos que se

aplica a la hoja de cálculo, con objeto de obtener unos resultados concretos. Se pueden

definir hasta un máximo de 32 series de celdas cambiantes para cada escenario creado

en un hoja de cálculo.

Los resultados obtenidos de todas las variables sirven para crear un informe de

resumen en que aparezca el mejor caso, el peor caso y el caso previsto del problema

planteado en la hoja. También podrá combinar escenarios de un grupo en un solo estilo

y protegerlos u ocultarlos de posibles usuarios no deseados.

Crear un Escenario

Para crear un escenario se debe seguir el proceso siguiente :

Activar el comando Escenarios del menú Herramientas,

115


Aparecerá el cuadro de diálogo “Administrador de Escenarios” que se

muestra a continuación :

El primer paso es crear un nuevo Escenario, para esto se hace un clic en el botón

Agregar y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo :

116


En este cuadro se debe escribir un nombre para el Escenario que se va

a crear, en este caso se escogió VENTAS.

En el cuadro Celdas Cambiantes, introducir las referencias o los

nombres definidos de las celdas cambiantes (que se desean modificar).

Si se escribe más de una referencia estas deben separarse con un

punto y coma (;).

También se pueden seleccionar las celdas directamente con el puntero

del mouse.

NOTA : Si se va a seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe oprimir la tecla

Control y mantenerse oprimida mientras se las marca con el puntero del mouse.

En el cuadro Comentarios, se puede introducir un breve comentario

descriptivo por cada Escenario creado.

Dar un clic en el botón Aceptar :

Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo: ”Valores del

Escenario”, en que se visualizarán las variables actuales que

corresponden a las celdas cambiantes seleccionadas. Si este contiene

más de cinco celdas cambiantes aparecerá una barra de

desplazamiento situada a la derecha de los cuadros de edición, como

se muestra a continuación. En nuestro ejemplo hemos escogido como

rango de las celdas cambiantes los valores de las ventas realizadas.

A continuación se debe introducir los valores deseados y dar un click

en el botón Aceptar para regresar al cuadro de diálogo “Administrador

de Escenarios”, donde se añadirá el escenario recién creado a la lista

de escenarios.

Para terminar y cerrar el cuadro, pulse el botón Cerrar, o bien, si desea visualizar los

resultados en la hoja, pulse el botón mostrar o haga doble clic sobre el nombre del

escenario creado en el cuadro Escenarios.

117


Eliminar un escenario

Cuando se elimine un escenario debe recordar que no puede deshacer esta eliminación.

Proceso de eliminar un escenario

1. Activar el comando Escenarios del menú Herramientas

2. En el cuadro de diálogo “Administrador de Escenarios”, elegir el

escenario que se desea eliminar de la lista del cuadro Escenarios y

pulsar el botón Eliminar.

Automáticamente se borrará el escenario de la lista y será irrecuperable, a no ser que se vuelva a

crearlo.

Si se quiere proteger el escenario, se deberá activar la casilla de

protección Evitar cambios (evitará editar la hoja del escenario) y Ocultar

(evita la presentación del escenario). A continuación deberá activar la

protección de la hoja activando el comando Proteger del menú

Herramientas y, a continuación, Proteger hoja (comprobar que la

casilla Escenarios esté activada).

Editar un escenario

El comando Modificar del Cuadro de diálogo “Administrador de escenarios”

permite modificar el nombre del escenario y las referencias cambiantes del mismo.

Proceso de editar un escenario :

118


1. Activar el comando Escenarios del menú Herramientas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo “Administrador de escenarios”

3. Pulsar el botón Modificar.4. Se mostrará un cuadro de diálogo “Modificar escenario”, que muestra a

continuación :

A continuación se debe modificar las opciones deseadas del escenario. Si conserva el

nombre original del escenario, los nuevos valores de las celdas cambiantes introducidos

sustituirán a los valores del escenario original.

Para terminar y validar las opciones, pulsar el botón Aceptar. También podrá modificar

los valores del cuadro de diálogo “Valores del escenario” para las celdas cambiantes.

Si desea volver al Administrador de escenarios sin modificar el escenario actual, pulse

el botón Cancelar.

119


120


Combinar escenarios

Se puede combinar un escenario creado en la hoja activa con otro que esté

situado en un libro de trabajo que previamente esté abierto. Es muy posible que al

combinar ambos escenarios existan nombres duplicados, se debe evitarlo, pues habría

conflicto entre los distintos escenarios creados.

Proceso de combinar un escenario


2. En el cuadro de diálogo “Administrador de escenarios” que aparecerá

pulsar el botón Combinar.3. Aparecerá el cuadro de diálogo “Combinar escenarios”, que se muestra

a continuación :

En el cuadro Libro, escoger el libro de trabajo deseado con el cual

vamos a combinar el escenario.

En el cuadro Hoja, seleccionar el nombre de las hojas que contienen

los escenarios para combinar. En la parte inferior del cuadro se indica

el número de escenarios que existen en las hojas seleccionadas. Todas

las celdas cambiantes en le hoja de cálculo de origen deberán hacer

referencia a las celdas cambiantes en la hoja de cálculo activa.

121


4. Para terminar, pulsar el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo

“Combinar escenarios” a la vez que combinará los escenarios,

volviendo al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

5. Pulsar el botón cerrar para salir del cuadro de diálogo. De esta forma Excel

copiará todos los escenarios en las hojas de cálculo origen en la hoja de cálculo

activa.

Crear un informe de resumen de escenarios

Mediante el Administrador de escenarios usted podrá crear informes de resumen de

escenarios o tablas dinámicas con los valores de las celdas cambiantes de hoja de cálculo.

Proceso para crear un escenario


2. Aparecerá el cuadro de diálogo “Administrador de escenarios”.

3. Elegir el escenario creado de la lista del cuadro Escenario. Por ejemplo, el

escenario VENTAS.

4. Pulsar el botón Resumen (estará disponible si existen escenarios

creados).

5. Aparecerá el cuadro de diálogo “Resumen del escenario”, que se

muestra a continuación :

122


6. Elegir las celdas resultantes en dicho cuadro (por ejemplo, $C$4:$c$9 que son

los precios en nuestra hoja) y, a continuación pulsar el botón Aceptar.

Automáticamente se creará un informe de resumen o una tabla dinámica, según la

opción elegida del cuadro. Este se creará en una hoja de cálculo diferente del mismo

libro de trabajo y se le asignará el nombre en la etiqueta Resumen escenario o Tabla

dinámica del escenario. El Resumen del escenario se muestra a continuación :

NOTA : Las celdas cambiantes resultantes son opcionales en los informes de

resumen, pero obligatorias en los informes de tablas dinámicas.

123


EJERCICIOS

Se piden 3 presupuestos para la confección de una biblioteca a medida. El precio

que se va a pagar tiene tres componentes :

Los materiales. Principalmente la madera.

La pintura, barniz o acabado.

La mano de obra.

El presupuesto que resulta de estas variables para un proponentes aparece en la

planilla siguiente:

Mueblería Corvalán.

La fórmula en D6 calcula el total de la biblioteca.

Los valores de B2 y B3 son una característica de la biblioteca y no dependen de

los materiales, el acabado o la mano de obra. Los valores de C2, C3 y D4, en cambio

varían con cada presupuesto.

Los valores de D2 y D3 se calculan multiplicando el rubro Cantidad por sus

respectivo Precio Unitario, mientras que en D6 hay una sumatoria que da el precio

final. No es una planilla compleja.

124


Lo que complica el manejo del problema es que, en principio, tenemos una

planilla como la de arriba por cada presupuesto que obtengamos, según el tipo de

madera, el acabado y la mano de obra. Por ejemplo, la planilla siguiente es igual a la

anterior, pero para un trabajo de mayor calidad.

Muebles Providencia

La planilla siguiente es una firma llamada Muebles de Lujo, que son de una calidad

superior a los anteriores.

Muebles de lujo.

125


Lo que se está buscando es una forma sencilla de comparar todos los

presupuestos recibidos para decidir con cual nos quedamos.

Para esto podemos usar los escenarios.

Una planilla como cualquiera de las que se vieron más arriba, brinda distintos

resultados según los valores de sus datos. Para cada juego de datos hay un resultado

(o juego de resultados) diferente. La planilla que resulta para cada juego de datos es

un escenario. En otras palabras las planillas de más arriba muestran distintos

escenarios de la misma planilla.

Las celdas que contienen los datos variables con cada escenario (en el ejemplo

C2, C3 y D4) se denominan celdas cambiantes. La celda D6, que contiene el

resultado final, se llama celda resultante. Hay que conocer previamente estos

nombres, porque son los que usa la opción al trabajar.

Crear escenarios

Podemos empezar con los valores que aparecen en la Planilla Nº 1. Para este

ejemplo este presupuesto fue presentado por Mueblería Corvalán, y corresponde a

madera de pino con acabado en barniz nacional importado, entonces:

Se abren las opciones Herramientas/Escenarios. Aparece entonces el cuadro Figura

siguiente, que dice que no hay ningún escenario definido, de modo que hay que

crearlos.

126


El cuadro principal para el manejo de escenarios. Todavía no hay ningún escenario

definido. Por ello, hay dar un clic en Agregar.

1. Se hace un clic en Agregar. Aparece el cuadro de la Figura siguiente, donde se

indican las características del escenario que se está creando.

Aquí se define el escenario: su nombre, sus celdas cambiantes y algún comentario

adecuado.

1) Donde dice nombre del escenario se escribe un nombre adecuado. Por ejemplo :

Mueblería Corvalán.

127


2) Donde dice celdas cambiantes, indicamos $C$2;$C$3;$D$4. Se separan con

punto y coma. También las podemos seleccionar con el mouse manteniendo

apretada la tecla Control al seleccionar celdas no contiguas.

3) Donde dice Comentario, se escribe alguna aclaración apropiada. Por ejemplo:

Madera de pino con barniz nacional.

4) Se da un clic en Aceptar. Entonces aparece el cuadro de diálogo de la Figura de más arriba, donde se indican los valores de las celdas cambiantes para este

escenario. En principio, Excel adopta los valores actuales, lo cual es correcto.

Lo mismo se hace para los escenarios restantes y a continuación se muestran los

cuadros respectivos con los escenarios creados.

Resumen de los escenarios creados.

Estos escenarios corresponden a los siguientes cuadros:

128


Escenario de Muebles Providencia.

Escenario de Muebles de Lujo.

Estos tres escenarios están resumidos en el cuadro que está más arriba y que se

repite a continuación:

Cuadro resumen de los tres

escenarios.

129


Paso de un escenario a otro

Como aparece en borde superior de la que está más arriba. El cuadro de

diálogo es el Administrador de escenarios. Marcando el escenario que se desea ver

y dando un clic en el botón Modificar, aparece el escenario que se desea ver.

Resúmenes

La opción de escenarios permite algo más: armar una tabla que resuma la

información de todos los escenarios disponibles. Esto se hace de la siguiente forma :

1. Se abre Herramientas / Escenarios para obtener el cuadro de la

Figura de má arriba.

2. Se hace un clic en Resumen. Aparece el cuadro de la Figura , que no da dos

opciones

3. Se marca la opción Resumen.

4. Donde dice Celdas resultantes, se indica D6.

5. Se da un clic en Aceptar.

En este cuadro de diálogo se especifican las características del resumen que

queremos obtener.

En una hoja aparte del mismo libro aparece el resumen indicado como el que

se muestra en la Figura que va a continuación.

130


El resumen con los datos de todos los escenarios disponibles.

Esta tabla es fácil de comprender:

Hay una columna (vertical) por cada escenario disponible, además hay

una columna adicional para el escenario actual.

Horizontalmente hay tres grupos de datos : una fila para las

descripciones de los escenarios, una fila para cada celda cambiante y

otra fila por cada celda resultante.

Para hacer más clara esta tabla resumen, es posible modificar los rótulos en

algunas celdas. Por ejemplo : la tabla de la Figura siguiente tiene los mismos valores

que la tabla de la Figura anterior, pero es un poco más fácil de entender.

131


El mismo resumen de la Figura de más arriba, pero modificando algunos títulos para

hacerlo más claro.

Contracción o expansión del resumen

El resumen muestra también unos botones de comando sobre el borde izquierdo

de la planilla. Estos botones permiten expandir o contraer los grupos que se

mencionaban. Estos botones muestran un signo menos cuando el grupo está

expandido y visible, y un signo más cuando el grupo está contraído y oculto.

Estos resúmenes no son dinámicos : no se actualizan al modificar la planilla ni al

agregar, eliminar o modificar escenarios.

Eliminar el resumen

El Resumen del Escenario se borra eliminando la hoja que lo contiene. Esta

operación no se puede revertir con la opción Deshacer. Por eso al eliminarla aparece

un cuadro de diálogo con la advertencia indicada en este párrafo.

Resumen tipo tabla dinámica

El cuadro de la Figura pequeña de más arriba muestra una segunda opción

para el resumen : tabla dinámica. Marcando esta opción obtenemos un resumen como

el que se muestra en la Figura siguiente.:Un resumen tipo tabla dinámica.

132


ESQUEMAS Y VISTAS

Definición de Esquemas y VistasEn Excel , el uso de esquemas permite expandir o contraer la apariencia de una hoja

de cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. En la

figura se muestra un ejemplo de tabla con totales absolutos y por meses. En la figura

se muestra la misma tabla, con dos niveles de esquema por columnas y uno por filas.

En la figura se ha “contraído” el nivel de esquema correspondiente a los trimestres.

Figura . Ejemplo de tabla sin esquemas.

Excel puede crear un esquema de modo automático. Para ello busca celdas con

fórmulas que sean un resumen de las filas por encima o bien de las columnas a la

izquierda.

El esquema de la figura ha sido obtenido de este modo por medio del comando

Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema

Un esquema en Excel puede contener hasta ocho niveles de filas y columnas y se

puede colocar en cualquier parte de la hoja de cálculo.

Cuando se muestra un esquema, los símbolos necesarios para contraer o expandir

(pequeños botones con números y con signos más (+) y menos(-)) se presentan en unas

barras especiales situadas en la parte superior e izquierda de la hoja de cálculo que

133


contiene dicho esquema . Estos símbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes

niveles del esquema, para poder mostrar más o menos información.

Con estos botones se contrae o expande la información del esquema. Para

comprender bien como funcionan estos esquemas lo mejor es practicar con ejemplos

sencillos.

Figura . Contracción de un nivel de columnas en el esquema de la figura.

134

Figura . Esquemas en la tabla de la figura .


Creación y borrado de un esquema

Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creación automática por

parte de Excel y otra la creación manual por parte del usuario.

La creación automática de esquemas funciona bien en la mayoría de los casos y es la

forma más simple de crear esquemas.

La creación manual es necesaria en el caso de que los datos estén organizados en

una forma tal que Excel no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se tiene

experiencia anterior en la creación de esquemas, la creación manual permite también

una mayor flexibilidad a la hora de definir el esquema.

Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automáticamente, hay que

comprobar cómo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto

de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las

celdas resumen en filas se deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda,

mientras que las celdas resumen de columnas deben referirse a celdas con detalles

situadas por encima.

Esta condición puede cambiarse con el comando Datos / Agrupar y Esquema /

Configurar, que abre el cuadro de diálogo de la figura.

135


Figura . Comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema.

Para crear de modo automático un esquema en una hoja de cálculo, se pueden seguir

los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere generar el esquema. Si se trata

de la hoja de cálculo al completo, basta seleccionar únicamente una celda.

2. Seleccionar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema.

Para eliminar un esquema de modo automático basta seleccionar el comando Datos /

Agrupar y Esquema / Borrar Esquema.

Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a continuación.

Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay

que dar los pasos siguientes:

1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o

columna resumen.

No se deben incluir en la selección las filas o columnas que contienen las fórmulas de

resumen.

2. Elegir el comando Datos / Agrupar y Esquema / Agrupar. Esto mismo se puede

conseguir

clicando en el botón Agrupar ( ).

Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se

seleccionan las filas o columnas con la información detallada y se elige el comando

Datos / Agrupar y Esquema / Desagrupar o se clica sobre el botón Desagrupar ( ). Es

136


posible que los botones Agrupar y Desagrupar no se encuentren en la barra de

herramientas Estándar y que haya que añadirlos; esto se hace por medio del comando

Insertar del menú contextual de barras de herramientas. Los botones Agrupar y

Desagrupar están en la categoría de botones Dato.

Figura . Formas de orientar la creación de líneas-resumen en Esquema...

Visualización de un esquema

La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer

la información mostrada en la hoja de cálculo, para trabajar en cada momento con el

nivel de detalle que sea necesario.

Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a

continuación se indican:

1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u

ocultar.

2. Ejecutar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Ocultar o Mostrar Detalles. Esto

mismo puede hacerse por medio de los pequeños botones con números o con

signos (+) o (-) que aparecen en las barras situadas encima y a la izquierda de la

hoja de cálculo.

Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de cálculo sigue

conteniendo la misma información, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear

gráficos de sólo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se

puede indicar a Excel que use sólo los datos visibles o bien todos los datos -incluidos

los no visibles- a la hora de confeccionar un gráfico.

137


Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los

pasos siguientes:

1. Crear un gráfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre él, de forma que los

menús de gráficos correspondientes estén accesibles.

2. Elegir el comando Formato/ Opciones.

3. Seleccionar o deseleccionar la opción Solo celdas visibles. En la mayoría de los

casos, esta opción estará ya seleccionada

4. Hacer clic en OK.

Para determinar manualmente que sólo se quiere trabajar con las celdas visibles, se

debe mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de

detalle y resumen que sean necesarios.

Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el

comando

Edición / Ir a... / Especial; en el cuadro de diálogo resultante seleccionar la opción Solo

celdas

visibles y hacer clic en OK para concluir.

Creación y Gestión de Vistas

Las Vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una única

información contenida en una hoja de cálculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden

tener un outline con distintas filas y/o columnas expandidas u ocultas.

Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando Vistas personalizadas o

vista

previa, en el menú Ver. Este generador de vistas (‘View Manager’) es un añadido de

Excel, lo cual quiere decir que no se instala por defecto, sino que hay que instalarlo

cuando se desee utilizar. Para más información sobre las Vistas, consultar el Ayuda.

138


139


Capitulo IV

LISTASIntroducción.-

En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos.

Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o

datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de

datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Por ejemplo los

datos que se muestran en la columna (id de pedido) es un campo

Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la

base de datos. . Son los valores que estan desde la celda (A1:G1) Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.. La lista de pedidos esta

compuesta por 20 registro para nuestro caso desde la fila 2 hasta la fila 21.

FORMULARIOS DE DATOS.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o

mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola

vez. También se pueden usar formularios de datos para ubicar y eliminar registros.

140

Figura 4.1 Hoja de Pedidos


Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, ésta

deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft

Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario.

La tarea previa debera ingresar algunos registros como se muestra en la figura 4.1.

Para mostrar el formulario de datos, proceda de esta forma:

1. Seleccione alguna de las celdas de los datos ingresados .

2. Seleccione la opción Datos y haga clic en Formulario.3. Se muestra el siguiente formulario.

En el formulario presentado en la figura 4.2 nosotros podemos realizar tareas como

adicionar registros, eliminar o realizar una búsqueda.

Para realizar una búsqueda en especial tendrá que auxiliarse con el botón criterios,

por ejemplo si usted desea ver los precios por unidad superiores a 60.

141

Figura 4.2 Formulario de la Hoja de Pedidos


Haga clic en el botón criterios, luego escriba en el campo en blanco correspondiente el

criterio a aplicar para nuestro caso nos ubicamos en el campo Precio por Unidad y

escribimos >60, luego utilizar el botón buscar anterior o siguiente.

Para salir del formulario de clic en el botón cerrar.

ORDENAR LISTAS.

Para ordenar una lista se hace en excel se hace en función de una columna o campo

de la lista y se puede hacer de manera ascendente o descendente.

Para ordenar una lista primeramente usted puede ubicarse en alguna de las celdas de

la columna que desea ordenar y luego elija en el menu datos la opción de ordenar como se muestra en la figura 4.3

Los encabezados de las columnas son utilizados para realizar la ordenación.

Se puede elegir más de un criterio de ordenación por ejemplo por Nombre (Es el

nombre del vendedor) y por Precio por Unidad.

142

Figura 4.3 Cuadro de Diálogo de Ordenar


El resultado lo podemos observar en la figura

SUBTOTALESNosotros con Excel podemos resumir datos calculando valores de subtotales y de

totales de una lista.

Se devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear

una lista con subtotales utilizando el comando SubTotales del menú Datos.

CONDICIONES PARA APLICAR SUBTOTALES

Para usar Subtotales automáticamente, la lista debe contener columnas rotuladas y

debe estar ordenada por las columnas que desea calcular los subtotales.

APLICAR SUBTOTALES

Cuando se inserta subtotales automáticos, excel esquematiza la lista agrupando las

filas con detalle con la fila subtotal asociada y agrupando las filas de subtotales con la

fila del total general.

CALCULADO EL SUBTOTAL POR CATEGORÍA

1. Como primer paso ordenamos nuestra lista por el campo categorías. Como se

indica en la figura. 4.5

143

Figura 4.4 Lista ordenada por Nombre y Precio por Unidad


2. Haga clic en una celda de la Lista

3. En el Menú Datos, haga clic en Subtotales. Se presenta el cuadro de dialogo

como esta en la figura 4.6.

4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los

grupos cuyos subtotales desee calcular. Deberá ser la misma columna por la

que se haya ordenado la lista en el paso 1. para nuestro caso es por categoría.

5. En el cuadro usar función, seleccione la función que desee emplear para

calcular los subtotales. En este caso es la función Suma.6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificación

correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales

desee ordenar obtener. En nuestro caso es por Precio por Unidad .

7. Clic en botón Aceptar.

144

Figura 4.5 Lista ordenada por Categoría

Figura 4.6 Cuadro de Diáologo SubTotales


QUITAR LOS SUBTOTALES.

Al quitar subtotales de una lista, Microsoft Excel también eliminará el esquema y todos

los saltos de página que se hayan insertado en la lista al insertar los Subtotales.

1. haga clic en una celda de la lista

2. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Quitar todos.

NIVEL DE ESQUEMA.

Datos de la hoja de cálculo en que se agrupan las filas o columnas de datos detallados

para que puedan crearse informes de resumen. En el esquema se pueden resumir

toda una hoja de cálculo o parte de ella.

A la izquierda de los subtotales obtenidos tiene unas líneas inicialmente junto a un

recuadro con el signo menos.

Puede ocultar o mostrar los detalles o subtotales que desee haciendo clic en estos

símbolos.

1. Haga clic en el símbolo de total Bebidas y Carnes.2. Los detalles de los subtotales de estas categorías se ocultan, tal como se

muestra a continuación en la figura 4.7

145

Figura 4.7 Detalles Ocultos de la categorías Bebidas y Carnes


FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de

datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que

se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para

aplicar filtros a las listas:

AUTOFILTRO usado para criterios simples.

FILTRO AVANZADO, para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no organiza las listas. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no desee mostrar.

Solo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez.

Aplicaremos un autofiltro en la hoja pedidos.

1. Haga clic en la celda de la lista que desee filtrar

2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Debe obtener lo

siguientes.

3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor especifico, haga clic en la

flecha de la columna que contiene los datos que desee presentar.

146

Figura 4.8 Autofiltro Aplicado a la Lista


4. Haga clic en el valor. Laura del campo Nombre.

5. Debe obtener lo siguiente:

147

Figura 4.9 Autofiltro Aplicado al Nombre Laura

Figura 4.10 Resultado del Autofiltro al Nombre Laura


RETIRAR FILTROS. Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto

a la columna y después en todos.

Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar todo.

Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el menú

Datos y haga clic en Autofiltro.

Retire el autofiltro antes aplicado.

AUTOFILTRO PERSONALIZADO (O, Y) .

Puede utilizar autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro.

También puede utilizar un autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan

más de una condición en una columna, por ejemplo, las filas que contengas productos

pedidos mayores que $30 y menores iguales de $65.

1. Seleccione Personalizar, tal como se muestra:

148

Figura 4.11 Autofiltro Personalizado


2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo, complete las condiciones tal como se

indica. Haga clic en los botones de los cuadros combinados y seleccione el valor o

escriba el precio.

3.- Haga clic en el botón Aceptar y debe obtener los siguientes datos:

Siguiendo el mismo procedimiento podemos mostrar los pedidos correspondientes a Laura o Nancy.

149

Figura 4.12 Configuración de filtro personalizado

Figura 4.13


Capitulo V

Funciones de búsquedaIntroducción.-

Las funciones de búsqueda nos permiten realizar búsquedas en una matriz de

referencia en función de un parámetro de búsqueda.

Imagine el siguiente caso donde usted tiene que extraer en función de la categoría de

un trabajador su sueldo básico.

.

Entonces nuestro objetivo en un primer momento es escribir una fórmula que hagan

posible ver en la celda E9 el básico del trabajador de acuerdo a la tabla propuesta en la

parte superior.

Recomendamos antes de todo asignarle un nombre al rango de celdas donde se

encuentran los datos.

1. Seleccione el rango de celdas (B3:E6)2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba CLASIFICACIÓN.

3. Pulse <ENTER>.

150

Figura 5.1


Cuando usamos celdas con nombres hacemos referencias absolutas para la tabla, lo cual

implica que no tendrá inconveniente cuando copie la fórmula si se aumentas filas o

columnas.

Para escribir la fórmula debe ubicarse en la celda E9.

Sintaxis de la Función BUSCARV()

BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo

Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna

del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden

ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario,

BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del

menú Datos y seleccione la opción Ascendente.

Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser

texto, números o valores lógicos.

El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la

cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es

igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento

matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el

valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si

indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!;

si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de

matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!

151


Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque

un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es

VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no

encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que

valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no

encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.

Regresando a nuestro ejemplo:

Valor Buscado. Indica que valor se buscará en la tabla. La búsqueda

solamente se realiza en la primera columna de la matriz de búsqueda, razón

por la cual la función su denominación BUSCARV. El argumento de búsqueda

se recomienda hacerlo en lo posible referenciando la celda donde se encuentra

el valor que se desea buscar. En nuestro ejemplo sería la celda (D9). Matriz de Comparación. Indica el rango donde se encuentran los datos. Para

nuestro ejemplo hemos definido ese rango con el nombre de CLASIFICACIÓN.

Indicador Columnas. Indica el número de la columna de la matriz que

contiene el valor que desea mostrar. Por ejemplo en la Matriz CLASIFICACIÓN

se desea mostrar el BASICO entonces se escribe la columna 2 en este

argumento y si desea mostrar porcentaje de incentivo mostrara la columna 3.

Ordenado. Se utiliza para indicar si usted desea que se considere valores

aproximados al devolver el resultado. Los únicos valores que se pueden

escribir en este argumento VERDADERO y FALSO .

152

Figura 5.2


Después de haber ingresado todos los argumento tenemos algo similar a la

Figura 5.2. o como se indica a continuación en la celda E9:

=BUSCARV(D9;CLASIFICACION;2;FALSO)

Para obtener el valor deseado que es 2000.Con lo realizado hasta el momento recuperamos los datos pero que es lo que

sucede si en la celda D9, borramos el valor de búsqueda, en la celda en la

celda E9 nos muestra un mensaje de error #N/A (No Available. No disponible

en español). Por el hecho de estar vacía la celda de búsqueda.

Para superar este inconveniente podemos Utilizar la función ESBLANCO() que

nos da información de la celda, retornando el valor de VERDADERO si la celda

se encuentra vacía y FALSO si tiene algún valor.=SI(ESBLANCO(D9);" ";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;2;FALSO))

Para recuperar el porcentaje de incentivo en la celda F9

=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))con esta expresión lo que recuperamos el porcentaje de descuento según el

argumento de búsqueda pero para obtener el valor deseado debemos

multiplicarlo por la celda E9.

=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))*E9

Para el caso de descuento especial en la celda G9 tenemos la siguiente

expresión.

=SI(ESBLANCO(D9);" ";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;4;FALSO))

Para obtener el Neto es igual a :

=E9+F9-G9

finalmente después de haber copiado las fórmulas debemos obtener unos

resultados similares a los de la Figura 5.3 como la

153


BUSCARH (Buscar Horizontal)

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a

continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la

tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren

en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información

que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando

los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los

datos que desee encontrar.

SintaxisBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado : es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en : es una tabla de información en la que se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.

154

Figura 5.3


Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser

texto, números o valores lógicos.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del

argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2; -1;

0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que

BUSCARH no devuelva el valor correcto.

El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha

seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A

continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después

en Ascendente.

Indicador_filas: es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá

devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila

en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en

matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH

devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas

en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado: es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la

función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO

o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un

valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento

valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor

exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

Observaciones

Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea

menor que valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de

matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.

155


EjemplosSupongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene

"Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10;

11.

Escribir la función BUSCARH en la Celda:

B7: =BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 4

B8: =BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7

B9: =BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 7

B10: =BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11

Matriz_buscar_en también puede ser una constante matricial:BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"

156

Figura 5.4


En el ejemplo de la figura 5.5 usamos la función BUSCARH

BÚSQUEDA DE REFERENCIA CRUZADAComo última forma de búsqueda se presenta el caso en el que usted requiera

devolver un valor que se encuentre en una determinada fila y columna de una

tabla. Suponga, por ejemplo, que usted dispone de una tabla en la que se

muestra el monto de las ventas de tres empleados durante tres meses

consecutivos. Los nombres de los vendedores están dispuestos en la primera

columna y los meses en la primera fila tal como se muestra en la Figura 5.6

Empleando esta tabla, usted podría necesitar determinar el monto vendido por

determinado vendedor en un mes en particular. Se dice que esta búsqueda es una

referencia cruzada pues usted buscará la intersección de la fila en la que se encuentra el

nombre del vendedor con la columna correspondiente al mes.

157

Figura 5.5

Figura 5.6


Escriba en la celda B7 el nombre de uno de los vendedores y en la celda B8 uno de los

meses.

Usted necesitará usar función INDICE en la fórmula que debe escribir en la

celda B9. Esta Función tiene la siguiente sintaxis.

INDICE (tabla; fila, columna)En esta sintaxis:

El argumento tabla indica el rango en el cual se encuentra la tabla datos.

Usted puede escribir aquí la referencia a las celdas (por ejemplo,A2:D5 )

o, mejor aún, un nombre de rango (por ejemplo, VENTAS).

El argumento fila indica el número de la fila de la tabla que contiene el

valor que desea mostrar. En la tabla VENTAS, el nombre Muñoz Gloria,

se encuentra en la fila 4.

El argumento columna indica el número de la columna de la tabla que

contiene el valor que desea mostrar. En la tabla VENTAS, el mes de

MAYO se encuentra en la columna 3.

El único inconveniente para usar la formula expuesta es que al escribir en las

celdas B7 y B8 los nombres del vendedor y del mes, Excel no sabe cuáles son

la fila y columna asociadas a esos valores . A fin de determinar los parámetros

de la función adecuadamente, realice los siguientes pasos:

1. Escribir en la celda C7 la fórmula =COINCIDIR(B7;A2:A5;0) 2. Escriba en la celda C8 la fórmula =COINCIDIR(B8;A2:D2;0) 3. Escriba en la celda C9 la formula: =INDICE(VENTAS;C7;C8)

Si no desea escribir las fórmulas de las celdas C7 y C8, puede escribir en la celda C9 la

siguiente fórmula:

=INDICE(VENTAS; COINCIDIR(B7;A2:A5;0);COINDICIDIR(B8;A2:D2;0))

158


159


Capitulo VI

MacrosINTRODUCCIÓN.-

Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante

una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se

almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea

necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena información sobre

cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta

la macro para que repita los comandos.

CREAR UNA MACRO.

Para crear una Macro tenemos que realizar los siguientes pasos:

1. Dar clic en Grabar Nuevo Macro en Macros del Menú Herramientas.

2. Asignarle un nombre y si es necesario asignar una combinación de teclas para

su ejecución.

3. Haga clic en el botón aceptar. Note también que ahora se muestra la barra de

herramientas Detener grabación sobre la hoja de cálculo.

4. A partir de este momento Excel se ha convertido en una grabadora que

registrará cada acción que usted realice.

5. Ejecute las acciones que desee que se graben para el macro.

160

Figura 6.1

Figura 6.2


6. Haga clic en el botón Detener Grabación de la barra de herramientas del

mismo nombre.

UTILIZAR LAS MACRO.

1. Haga clic en el menú herramientas; luego coloque el puntero del ratón sobre

el submenú Macro y, finalmente, sobre el comando Macro. Usted verá el

siguiente Cuadro de diálogo:

2. Haga clic en el nombre de la macro que desee que se ejecute.

3. Haga clic en el botón Ejecutar.

ASIGNAR MACROS A BOTONES DE FORMULARIO.

Si bien es cierto la macro funciona del modo adecuado, la forma de activarla no es la

más rápida ni la más cómoda para el usuario. Para lo cual Excel provee una forma de

asignar un macro a un botón. Que se activa en la barra de Formulario.

CONOCIMIENTOS PREVIOS DE PARA CREAR MACROS.

Propiedades de ActiveCell.

Devuelve un objeto Range que representa la celda activa de la ventana activa (la

ventana superior) o de la ventana especificada. Si la ventana no contiene una hoja de

cálculo, esta propiedad fallará. Es de sólo lectura.

Comentarios

161

Figura 6.3


Si no especifica un calificador de objeto, esta propiedad devolverá la celda activa de la

ventana activa.

Celda activa no es lo mismo que selección. La celda activa es una sola celda de la

selección actual. La selección puede contener más de una celda, pero sólo una es la

celda activa.Todas las expresiones siguientes devuelven la celda activa y son

equivalentes:

ActiveCell

Application.ActiveCell

ActiveWindow.ActiveCell

Application.ActiveWindow.ActiveCell

Ejemplo de la propiedad ActiveCell

Este ejemplo usa un cuadro de mensaje para mostrar el valor de la celda activa.

Puesto que la propiedad ActiveCell falla si la hoja activa no es una hoja de cálculo.

El siguiente ejemplo activará Sheet1 antes de utilizar la propiedad ActiveCell.

Worksheets("Sheet1").ActivateMsgBox ActiveCell.Value

En este ejemplo se cambia el formato de fuente de la celda activa.Worksheets("Sheet1").ActivateWith ActiveCell.Font .Bold = True .Italic = TrueEnd With

Trabajar con la celda activaLa propiedad ActiveCell devuelve un objeto Range que representa la celda que está

activa. Puede aplicar cualquiera de las propiedades o los métodos de un objeto Range a la celda activa, como en el ejemplo siguiente.

Sub SetValue() Worksheets("Sheet1").Activate ActiveCell.Value = 35End SubNota Sólo se puede trabajar con la celda activa cuando la hoja de cálculo en la que

se encuentra sea la hoja activa.

Mover la celda activa

162


Puede utilizar el método Activate para designar cuál es la celda activa. Por ejemplo, el

siguiente procedimiento convierte B5 en la celda activa y, a continuación, le da formato

de negrita.

Sub SetActive() Worksheets("Sheet1").Activate Worksheets("Sheet1").Range("B5").Activate ActiveCell.Font.Bold = TrueEnd SubNota Para seleccionar un rango de celdas, utilice el método Select. Para

convertir una sola celda en activa, utilice el método Activate.

Puede utilizar la propiedad Offset para pasar a la celda activa. El siguiente

procedimiento inserta texto en la celda activa del rango seleccionado y, a

continuación, mueve la celda activa una celda a la derecha, sin cambiar la

selección.Sub MoveActive() Worksheets("Sheet1").Activate Range("A1:D10").Select ActiveCell.Value = "Monthly Totals" ActiveCell.Offset(0, 1).ActivateEnd SubSeleccionar las celdas que rodean la celda activaLa propiedad CurrentRegion devuelve un rango de celdas limitadas por filas y

columnas en blanco. En el siguiente ejemplo, la selección se amplía para incluir las

celdas contiguas a la celda activa que contiene datos. A continuación, se asigna el

estilo Moneda a este rango.

Sub Region() Worksheets("Sheet1").Activate ActiveCell.CurrentRegion.Select Selection.Style = "Currency"End Sub

Escribir Instrucciones De Asignación Las instrucciones de asignación asignan un valor o expresión a una variable o

constante. Las instrucciones de asignación incluyen siempre un signo igual (=). El

siguiente ejemplo asigna el valor que devuelve la función InputBox a la variable

suNombre.

Sub Pregunta() Dim suNombre As String

163


suNombre = InputBox("¿Cómo se llama?") MsgBox "Su nombre es " & suNombreEnd SubLa instrucción Let es opcional y normalmente se omite. Por ejemplo, la instrucción de asignación anterior podría haberse escrito así:Let suNombre = InputBox("¿Cómo se llama?").

La instrucción Set se utiliza para asignar un objeto a una variable que ha sido

declarada como objeto. La palabra clave Set es necesaria. En el siguiente ejemplo, la

instrucción Set asigna un rango de Hoja1 a la variable de objeto miCelda:

Sub DarFormato()Dim miCelda As RangeSet miCelda = Worksheets("Hoja1").Range("A1") With miCelda.Font .Bold = True .Italic = True End WithEnd SubLas instrucciones que establecen valores propiedad son también instrucciones de asignación. El siguiente ejemplo asigna la propiedad Bold del objeto Font para la celda activa:ActiveCell.Font.Bold = True

Propiedad Range

Use Range(arg), donde arg asigna un nombre al rango, para devolver un objeto Range que represente una sola celda o un rango de celdas. El ejemplo siguiente coloca el valor de la celda A1 en la celda A5.

Worksheets("Hoja1").Range("A5").Value = _ Worksheets("Hoja1").Range("A1").ValueEl ejemplo siguiente rellena el rango A1:H8 con números aleatorios estableciendo la fórmula de cada celda del rango. La propiedad Range, si se emplea sin un calificador de objeto (un objeto colocado a la izquierda del punto), devuelve un rango de la hoja activa. Si la hoja activa no es una hoja de cálculo, este método no se llevará a cabo con éxito. Use el método Activate para activar una hoja de cálculo antes de usar la propiedad Range sin un calificador de objeto explícito.Worksheets("Hoja1").ActivateRange("A1:H8").Formula = "=rand()" 'Range is on the active sheet

El ejemplo siguiente borra el contenido del rango denominado "Criterios".Worksheets(1).Range("criteria").ClearContents

164


Si usa un argumento de texto para la dirección del rango, deberá especificar la dirección en notación de estilo A1 (no podrá usar la notación F1C1).

Propiedad CellsUse Cells(fila; columna), donde fila es el índice de fila y columna es el índice de

columna, para devolver una sola celda. El ejemplo siguiente establece en 24 el valor

de la celda A1.

Worksheets(1).Cells(1, 1).Value = 24El ejemplo siguiente establece la fórmula de la celda A2.ActiveSheet.Cells(2, 1).Formula = "=sum(B1:B5)"

Aunque también puede usar Range("A1") para devolver la celda A1, en algunas ocasiones la propiedad Cells puede ser más conveniente, ya que permite usar una variable para la fila o la columna. El ejemplo siguiente crea encabezados de fila y columna en la Hoja1. Tenga en cuenta que, después de activar la hoja de cálculo, puede usar la propiedad Cells sin una declaración explícita de hoja (devuelve una celda de la hoja activa).

Sub SetUpTable()Worksheets("sheet1").ActivateFor theYear = 1 To 5 Cells(1, theYear + 1).Value = 1990 + theYearNext theYearFor theQuarter = 1 To 4 Cells(theQuarter + 1, 1).Value = "Q" & theQuarterNext theQuarterEnd Sub

Aunque podría usar funciones de cadena de Visual Basic para modificar las

referencias de estilo A1, es mucho más sencillo (y una mejor práctica de

programación) usar la notación Cells(1, 1).

Para devolver parte de un rango use expresión.Cells(fila; columna), donde expresión

es una expresión que devuelve un objeto Range y fila y columna son relativas a la

esquina superior izquierda del rango. El ejemplo siguiente establece la fórmula de la

celda C5.

Worksheets(1).Range("C5:C10").Cells(1, 1).Formula = "=rand()"

Range y CellsPara devolver un objeto Range use Range(celda1; celda2), donde celda1 y celda2

son objetos Range que especifican las celdas inicial y final. El ejemplo siguiente

establece el estilo de línea de los bordes de las celdas 1:J10.

With Worksheets(1) .Range(.Cells(1, 1), _

165


.Cells(10, 10)).Borders.LineStyle = xlThickEnd With

Observe el punto delante de cada propiedad Cells. El punto es necesario si el

resultado del enunciado With precedente se aplica a la propiedad Cells, en cuyo caso,

se indica que las celdas están en la hoja de cálculo uno (sin el punto, la propiedad

Cells devolvería las celdas de la hoja activa).

Propiedad Offset Use Offset(fila; columna), donde fila y columna son los desplazamientos de fila y columna, para devolver un rango con un desplazamiento específico con respecto a otro. El ejemplo siguiente selecciona la celda situada tres filas debajo y una columna a la derecha de la celda de la esquina superior izquierda de la selección actual. No se puede seleccionar una celda que no esté en la hoja activa, por lo que primero deberá activar la hoja.Worksheets("sheet1").Activate 'can't select unless the sheet is activeSelection.Offset(3, 1).Range("A1").Select

Método Union Use Union(rango1, rango2, ...) para devolver rangos de varias áreas, es decir, rangos

compuestos por dos o más bloques contiguos de celdas. El ejemplo siguiente crea un

objeto definido como la unión de los rangos A1:B2 y C3:D4 y, a continuación,

selecciona el rango definido.

Dim r1 As Range, r2 As Range, myMultiAreaRange As RangeWorksheets("sheet1").ActivateSet r1 = Range("A1:B2")Set r2 = Range("C3:D4")Set myMultiAreaRange = Union(r1, r2)myMultiAreaRange.Select

La propiedad Areas es muy útil para trabajar con selecciones que contienen

varias áreas. Divide una selección de varias áreas en objetos Range individuales y después devuelve los objetos en forma de conjunto. Puede usar

la propiedad Count del conjunto devuelto para comprobar una selección que

contiene varias áreas, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Sub NoMultiAreaSelection() numberOfSelectedAreas = Selection.Areas.Count If numberOfSelectedAreas > 1 Then MsgBox "You cannot carry out this command " & _ "on multi-area selections" End IfEnd Sub

166


EJEMPLOS DE MACROS QUE SE PUEDEN A SIGNAR A UN BOTÓN

Sub MostrarNombre()'Muestra el nombre de la hoja activa.

MsgBox "El nombre de la hoja es " & UCase(ActiveSheet.Name)End Sub

Sub NombrarHoja()'Asigna el nombre "Gastos_Enero" a la hoja activa del libro activo.

ActiveWorkbook.ActiveSheet.Name = "Gastos_Enero"End Sub

Sub NombrarHojas()'Asigna los nombres Ventas1, Ventas2,... a las hojas del libro activo.

Dim x As Integer, Hoja As Worksheetx = 1

For Each Hoja In ActiveWorkbook.Worksheets Hoja.Name = "Ventas" & x MsgBox Hoja.Name x = x + 1

Next HojaEnd Sub

Sub MostrarNombres()'Visualiza los nombres de las hojas del libro activo.

Dim Hojas As WorksheetFor Each Hojas In Worksheets

MsgBox Hojas.NameNext Hojas

End Sub

Sub RangoUsado()'Selecciona el rango usado en la Hoja2.

Worksheets("Hoja2").ActivateActiveSheet.UsedRange.SelectEnd Sub

Sub OcultarHoja()'Oculta la Hoja2 del libro activo.

ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = FalseEnd Sub

Sub MostrarHoja()'Hace visible la Hoja2 del libro activo.

167


ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = TrueEnd Sub

Sub OcultarTodas()'Oculta todas las hojas del libro activo menos la Hoja1.

Dim Hoja As WorksheetFor Each Hoja In Sheets If Hoja.Name <> Worksheets(1).Name Then Hoja.Visible = FalseNext HojaEnd Sub

Sub OcultarHojas2()'Oculta todas las hojas menos la hoja activa.

For Each Hoja In Sheets If ActiveSheet.Name <> Hoja.Name Then Hoja.Visible = FalseNext HojaEnd Sub

Sub HacerVisibleHojasOcultas()'Hace visible todas las hojas ocultas del libro activo.

Dim Hoja As WorksheetFor Each Hoja In Sheets If Hoja.Visible = False Then Hoja.Visible = TrueNext HojaEnd Sub

Sub Condicional1()'Solicita el precio de un artículo con la instrucción InputBox y lo'coloca en la celda A1 de la hoja activa. Si el valor ingresado'es superior a 1500, calcula el 15% de descuento y lo coloca en la'celda A2 de la hoja activa. En la celda A3 se guarda el precio del'artículo menos el descuento.

Dim Precio As IntegerDim Descuento As IntegerPrecio = 0Descuento = 0Precio = Val(InputBox("Ingresar el precio", "Ingreso de datos"))

'Si la variable precio es mayor que 1500 calcula el descuento.If Precio > 1500 Then

Descuento = Precio * 0.15End If

168


ActiveSheet.Range("A1").Value = PrecioActiveSheet.Range("A2").Value = DescuentoActiveSheet.Range("A3").Value = Precio - Descuento

End Sub

Sub Condicional2()'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa. Si son'iguales, asigna el color azul a la fuente de ambas celdas.

If ActiveSheet.Range("A1").Value = ActiveSheet.Range("A2").Value Then ActiveSheet.Range("A1").Font.Color = RGB(0, 0, 255) ActiveSheet.Range("A2").Font.Color = RGB(0, 0, 255)End IfEnd Sub

Sub Descuento()Dim Precio As SingleDim Descuento As SinglePrecio = 0Precio = Val(InputBox("Ingresar el precio", "Ingresar datos"))

'Si el valor de la variable Precio es mayor que 1500, entonces, aplicar'descuento del 10%; sino aplicar descuento del 5%.

If Precio > 1500 Then Descuento = Precio * 0.1Else Descuento = Precio * 0.05End If

ActiveSheet.Range("A2").Value = DescuentoActiveSheet.Range("A1").Value = PrecioActiveSheet.Range("A3").Value = Precio - Descuento

End Sub

Sub AsignarColor()'Coloca en la celda A3 la diferencia de los valores de las celdas'A1 y A2. Si la diferencia es mayor o igual que 0, asigna el color'azul a la fuente de la celda A3, sino asigna el color rojo.

Dim Valor1 As SingleDim Valor2 As SingleValor1 = ActiveSheet.Range("A1").ValueValor2 = ActiveSheet.Range("A2").ValueActiveSheet.Range("A3").Value = Valor1 - Valor2If ActiveSheet.Range("A3").Value < 0 Then 'Asigna el color rojo a la fuente ActiveSheet.Range("A3").Font.Color = RGB(255, 0, 0)Else 'Asigna el azul rojo a la fuente ActiveSheet.Range("A3").Font.Color = RGB(0, 0, 255)End IfEnd Sub

169


Sub Comparación()'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa.'Si son iguales, escribe en la celda A3 "A1 es igual que A2",'si el valor de A1 es mayor que A2, escribe "A1 mayor que A2";'sino, escribe "A2 es mayor que A1".

Dim Valor1 As SingleDim Valor2 As SingleValor1 = ActiveSheet.Range("A1").ValueValor2 = ActiveSheet.Range("A2").ValueIf Valor1 = Valor2 Then ActiveSheet.Range("A3").Value = "A1 es igual que A2"Else If Valor1 > Valor2 Then ActiveSheet.Range("A3").Value = "A1 es mayor que A2" Else ActiveSheet.Range("A3").Value = "A2 es mayor que A1" End IfEnd IfEnd Sub

Sub Promedio()'Solicita tres notas de un alumno mediante la función InputBox. Las notas son'colocadas en las celdas A1, A2 y A3 de la hoja activa. Luego, la macro calcula'el promedio de las notas y lo coloca en la celda A4. Si el promedio está entre'0 y 6, coloca en la celda A5 el mensaje "Muy deficiente"; si el promedio está'entre 7 y 10, coloca en A5 el mensaje "Deficiente"; si el promedio está entre'11 y 12, coloca el mensaje "Suficiente"; si está entre 13 y 15, "Bien"; si está'entre 16 y 18, coloca "Notable"; si es mayor o igual que 19, "Sobresaliente".

Dim Nota1 As Integer, Nota2 As Integer, Nota3 As IntegerDim Promedio As SingleNota1 = Val(InputBox("Ingresar la primera nota", "Promedio"))Nota2 = Val(InputBox("Ingresar la segunda nota", "Promedio"))Nota3 = Val(InputBox("Ingresar la tercera nota", "Promedio"))Promedio = (Nota1 + Nota2 + Nota3) / 3ActiveSheet.Range("A1").Value = Nota1ActiveSheet.Range("A2").Value = Nota2ActiveSheet.Range("A3").Value = Nota3ActiveSheet.Range("A4").Value = PromedioSelect Case Promedio Case 0 To 6 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Muy deficiente" Case 7 To 10 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Deficiente" Case 11 To 12 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Suficiente" Case 13 To 15 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Bien" Case 16 To 18 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Notable" Case Is >= 19

170


ActiveSheet.Range("A5").Value = "Sobresaliente"End SelectEnd Sub

Sub IGV()'Calcula el IGV (18 por ciento) y el precio de venta de'una serie de artículos. El programa recorre las celdas'y se detiene cuando encuentra una celda vacía.

Dim Precio As DoubleActiveWorkbook.Worksheets("Hoja3").ActivateSelection.Resize(1, 1).SelectWhile Not (IsEmpty(ActiveCell.Value)) If IsNumeric(ActiveCell.Value) Then Precio = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(0, 1).Select ActiveCell.Value = Precio * 0.18 ActiveCell.Offset(0, 1).Select ActiveCell.Value = Precio + Precio * 0.18 ActiveCell.Offset(0, -2).Select End If ActiveCell.Offset(1, 0).SelectWendActiveCell.Offset(-1, 0).SelectActiveCell.CurrentRegion.SelectSelection.Style = "Currency [0]"End Sub

Sub AmortizaciónCuotasFijas()'Calcula los pagos que debe realizar un prestatario al final de'cada periodo de tiempo para amortizar un préstamo a interés compuesto.

Dim c, i, t, Amortizaciones, Interés, Cuotas As DoubleDim SumaInterés, SumaAmortizaciones, SumaCuotas As DoubleDim fila As IntegerWorksheets("Hoja1").ActivatelimpiarCells(3, 4).Value = Application.InputBox _ ("Introducir la deuda a amortizar", Type:=1)c = Cells(3, 4).ValueCells(4, 4).Value = Application.InputBox _ ("Introducir el tipo de interés anual", Type:=1)i = Cells(4, 4).Value / 100Cells(5, 4).Value = Application.InputBox _ ("Introducir el tiempo en años", Type:=1)t = Cells(5, 4).ValueCuotas = c * (i / (1 - (1 / ((1 + i) ^ t))))SumaInterés = 0: SumaAmortizar = 0: SumaCapitalPagado = 0fila = 1While fila <= t Interés = c * i

171


Amortizaciones = Cuotas - Interés Cells(fila + 9, 2) = fila Cells(fila + 9, 3).Value = c Cells(fila + 9, 4).Value = Interés Cells(fila + 9, 5).Value = Amortizaciones Cells(fila + 9, 6).Value = Cuotas c = c - Amortizaciones SumaInterés = SumaInterés + Interés SumaAmortizaciones = SumaAmortizaciones + Amortizaciones SumaCuotas = SumaCuotas + Cuotas fila = fila + 1WendCells(fila + 9, 3).Value = "Totales"Cells(fila + 9, 4).Value = SumaInterésCells(fila + 9, 5).Value = SumaAmortizacionesCells(fila + 9, 6).Value = SumaCuotasRange(Cells(10, 3), Cells(fila + 9, 6)).NumberFormat = "#,##0.00"Range(Cells(fila + 9, 2), Cells(fila + 9, 6)).SelectSelection.Interior.ColorIndex = 1Selection.Font.Bold = TrueSelection.Font.ColorIndex = 2End Sub

Sub limpiar()Dim i As Integeri = 10Range("D10").SelectDo Until IsEmpty(ActiveCell.Value) Range(Cells(i, 2), Cells(i, 6)).Clear ActiveCell.Offset(1, 0).Select i = i + 1LoopEnd Sub

172


173

CREAR FUNCIONES DEL USUARIO

Para crear una función definida por el usuario debemos realizar1.- Ir al menú Herramientas-Macros- Editor de Visual Basic

2.- En el editor de Visual Basic damos clic derecho sobre la opción módulo en el explorador agregamos a un modulo.

3.- Ir al menú Insertar Procedimiento, y se muestra una interfaz similar a la figura 6.5 y le asignamos un nombre a nuestra función (IGV), deberá haber seleccionado previamente la opción función y como Public.

4.- Escribimos las instrucciones de la función como se muestra en la figura 6.6

Figura 6.4

Figura 6.5


5.- Las funciones definidas por el usuario las podemos visualizar dando clic en función del menú Insertar y buscamos en categorías de la función la que diga funciones definidas por el usuario y encontraremos la función IGV.

175

Figura 6.6

Figura 6.7


6.- La función IGV nos pide el parámetro tiene un solo parámetro que es el precio de venta que para nuestro caso se encuentra en la celda C2, luego clic en el botón aceptar.

7.- En la figura 6.9 mostramos el Total a Pagar incluido el igv.

176

Figura 6.8

Figura 6.9


PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Qué es una macro?

2. ¿Cuál es la Utilidad de las macros?

3. Crear una macro que se asocia a un botón para calcular lo siguiente expresión.

P=C[ ((1+i)n-1) / (i*(1+i)n)].

177


178


Capitulo VIITablas Dinámicas

INTRODUCCIÓN

Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que se puede utilizar para

resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas

para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando

diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

Ejemplo de un informe de tabla dinámica simple Los datos de origen se encuentran en

la lista de la izquierda.

Cuándo utilizar un informe de tabla dinámica Utilice un informe de tabla dinámica

cuando desee comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una lista

de números larga para resumir y desee realizar comparaciones distintas con cada

número. Utilice los informes de tabla dinámica cuando desee que Microsoft Excel

realice automáticamente ordenaciones y el cálculo de subtotales y totales.

En el ejemplo anterior, puede ver fácilmente cómo en el tercer trimestre las ventas de

golf en la celda F5 son superiores a las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, y

179


a las ventas de los totales generales. Como un informe de tabla dinámica es

interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentación de los datos para

ver más detalles o calcular diferentes resúmenes.

Crear un informe de tabla dinámica Para crear un informe de tabla dinámica, utilice

el Asistente para tablas y gráficos dinámicos como guía para buscar y especificar los

datos de origen que desea analizar y para crear el marco del informe. Puede utilizar la

barra de herramientas Tabla dinámica para organizar los datos dentro de dicho

marco.

Tipos de informes de tabla dinámica Un informe de tabla dinámica predeterminado

tiene el aspecto del que aparece en el ejemplo anterior. También puede mostrar un

informe de tabla dinámica con formato de sangría, para ver todos los datos de

resumen del mismo tipo en una columna. Puede crear un informe de gráfico dinámico

para ver los datos gráficamente. Asimismo, puede colocar un informe de tabla

dinámica en el Web utilizando una lista de tabla dinámica en una página Web. Cuando

se publica un informe de tabla dinámica de Excel en una lista de tabla dinámica, otros

usuarios pueden ver los datos e interactuar con ellos desde sus exploradores Web.

Datos de origen para un informe de tabla dinámica Puede crear un informe de

tabla dinámica desde una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias

hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica. Para el resto de los

informes de ejemplo de este tema se utilizan los datos de origen siguientes, de forma

que pueda comparar distintas presentaciones de los mismos datos.

180


Configurar los datos de origen Los datos de origen de listas de Excel y de la

mayoría de las bases de datos se organizan en filas y columnas. Los datos de origen

deben tener hechos similares en la misma columna. En el ejemplo, la región de ventas

está siempre en la columna E, la cantidad vendida en la columna D, etcétera.

Datos de origen OLAP Las bases de datos OLAP organizan grandes cantidades de

datos en dimensiones y niveles en vez de en filas y columnas. Puede utilizar los

informes de tabla dinámica para mostrar y analizar datos de bases de datos OLAP.

Puesto que el servidor de OLAP, y no Excel, calcula los valores de resumen para el

informe de tabla dinámica, la recuperación de datos de una base de datos OLAP es

más eficaz y podrá analizar cantidades mayores de datos que con otros tipos de bases

de datos. Excel permite igualmente crear cubos OLAP a partir de datos de bases de

datos externas y guardar archivos de cubo para poder trabajar con los datos sin

conexión.

Organizar los Datos en los Informes de Tablas Dinámicas

Campos y elementos Un informe de tabla dinámica contiene campos, cada uno de

los cuales corresponde a una columna (o dimensión OLAP) de los datos de origen y

resume varias filas de información de los datos de origen. Los campos de un informe

de tabla dinámica enumeran elementos de datos en filas o en columnas. Las celdas

situadas en la intersección de una fila y una columna muestran los datos resumidos de

los elementos de la parte superior de la columna y de la izquierda de la fila.

En este informe de tabla dinámica, el campo Producto contiene los elementos Lácteos y Carnes.

181


Campos de datos y celdas Un campo de datos, como Suma de Ventas, proporciona

los valores que están resumidos en el informe de tabla dinámica. En el ejemplo, la

celda C6 muestra el total de las ventas de productos lácteos de Davolio en mayo, es

decir, la suma de las cifras de ventas de todas las filas de los datos de origen que

contienen mayo en el mes, Davolio en vendedor y Lácteos en el producto.

Funciones de resumen Para resumir los valores de los campos de datos, los

informes de tabla dinámica utilizan funciones de resumen como Suma, Contar o

Promedio. Estas funciones proporcionan también subtotales y totales generales

automáticamente, si opta por mostrarlos. En este ejemplo, los datos de la columna

Ventas de la lista de origen están resumidos con Suma, mostrando los subtotales de

los meses y los totales generales de las filas y las columnas. Para datos de origen

OLAP, el servidor OLAP proporciona funciones de resumen precalculado. Utilizar

totales y subtotales en un informe de tabla dinámica.

Ver detalles En la mayoría de los informes de tabla dinámica podrá ver las filas de

detalle de los datos de origen que conforman el valor de resumen de una celda de

datos en concreto. Los datos de origen OLAP no están organizados en filas que

puedan verse de esta forma, pero puede cambiar el grado de detalle mostrado en todo

el informe de tabla dinámica cuando está basado en datos de origen OLAP. Controlar

el grado de detalle mostrado en un informe de tabla dinámica.

Cambiar el diseño Arrastrando un botón de campo a otro lugar del informe de tabla

dinámica podrá ver los datos de distintas formas y calcular distintos valores resumidos.

Por ejemplo, puede ver los nombres de los vendedores en las columnas en vez de en

las filas. Cambiar el diseño del informe arrastrando un campo o un elemento.

182


Informe de Tablas Dinámicas con Formato de Sangría

Un informe de tabla dinámica con formato de sangría es similar a un informe de base

de datos con formato tradicional. Los datos de cada campo de fila tienen una sangría

en un diseño similar a un esquema de texto. Utilizando este formato puede leer todas

las cifras resumidas de un campo de datos en una sola columna. Es útil para informes

largos o informes que vaya a distribuir en forma impresa.

Crear un informe de tabla dinámica con formato de sangría El diseño de sangría es un autoformato que se aplica después

de crear un informe de tabla dinámica. Si utiliza un autoformato para cambiar un

informe de tabla dinámica a formato de sangría, los campos de columna del informe se

convertirán en campos de fila y Excel aplicará formatos de carácter y celda distintos al

informe de tabla dinámica. Puede cambiar el formato para personalizar el aspecto del

informe.

Imprimir un informe de tabla dinámica con formato de sangría Microsoft Excel

proporciona algunas configuraciones de impresión específicas de los informes de tabla

dinámica. Puede repetir automáticamente los rótulos de fila y columna de la tabla

183


dinámica y los rótulos de elemento en todas las páginas impresas, así como insertar

automáticamente saltos de página entre las secciones del informe

Informes de Gráficos Dinámicos

Vistas gráficas de los datos de tabla dinámica Un informe de gráfico dinámico es

un gráfico interactivo que puede utilizar para ver y reorganizar los datos gráficamente,

de forma similar a un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico dinámico

siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado en el mismo libro, e incluye todos

los datos de origen del informe asociado. Igual que un informe de tabla dinámica, un

informe de gráfico dinámico tiene botones de campo que puede utilizar par mostrar

distintos datos y cambiar el

diseño.

Ejemplo de informe de gráfico dinámico

184


Ejemplos Prácticos

En este ejemplo consideramos los siguientes datos ingresados en la Hoja1 (Muestra

de

la

base de datos en estudio) del libro denominado tablas dinámicas como se muestra en

la figura.

Creando la Tabla Dinámicas

Pueda ser que se necesite saber ha sido el ingreso en soles que habido por facultad

de los alumnos inscritos por cada curso que se dicta.

Cree la tabla dinámica de la siguiente manera:

1. Seleccione cualquier celda de la lista. Por ejemplo la celda C7 de la Hoja1.

2. Haga clic en el la opción Informe de Tablas y gráficos dinámicos del menu

Datos y verá el cuadro de dialogo siguiente:

185


3. En el cuadro que se presenta se debe decir a Excel donde se

encuentran los datos que se van analizar para crear el informe y a su

vez si desea que sea tabla o gráfico dinámico.

4. Haga Clic en Siguiente. Usted verá el cuadro de diálogo del paso 2 del

asistente. (observe que el rango de celdas en nuestro caso esta entre

A3:A23.

Paso 2 del asistente para tablas dinámicas5. Si el rango en el que se encuentra la lista no es el correcto, simplemente

haga clic en la hoja de calculo y arrastre el puntero del ratón sobre el

área que desea emplear.

186

Paso 1 del Asistente para Tablas dinámicas


6. Cuando el cuadro de texto rango contenga la referencia correcta a la

base de datos, haga clic en el botón siguiente. Usted verá el cuadro de

diálogo correspondiente al paso 3 del asistente para tablas dinámicas.

7. Haga Clic en el botón diseño. Y usted vera el cuadro siguiente:

8. Usted debe arrastrar los campos desde el lado derecho hacia las

regiones Página, Fila, Columna, y Datos , esto depende según como

desee crear la tabla.

Para nuestro caso deseamos saber cuanto es el ingreso por facultad por curso y turno.

a) Arrastramos el campo Facultad a la región Página

187


b) Arrastramos el campo Curso a la región Columnac) Arrastramos el campo Turno a la región Fila

d) Arrastramos el campo Pago a la región Datos

9. Finalmente Obtenemos la siguiente Tabla:

Utilizar la Tabla dinámica

Puede que le interese los alumnos matriculados de la facultad Industrial .A fin de lograr esto, realizamos los siguiente.

1. Hacemos clic en el botón desplegable en la celda B2. Usted podra ver la

imagen de la figura (...)

2. Haga clic en Industrial3. Haga clic en Aceptar

Usted verá que la tabla dinámica se muestra como en la siguiente ilustración.:

188


Lo que se interpreta es que el monto de los alumnos matriculados de industrial

es de 640 soles en el curso avanzado y de 300 soles en el curso básico

haciendo un monto total de 940 soles

Si deseamos visualizar todo nuevamente lo que tenemos que hacer como se

muestra en la figura (....) dar clic en todas.

Actualizar una Tabla Dinámica

Nosotros podemos modificar los datos que dio origen a la tabla dinámica y ver

como esta cambia. Por ejemplo suponga que un aluno de industrial no debio

haberse matriculado en el curso de Básico sino en un curso de acces y en el

turno noche con un monto de curso de S/.100. para el caso nos ubicamos:

1. Activamos la celda B4 de la Hoja1.del libro de excel

2. escribimos Acces y pulsamos enter

3. Activamos la celda C4

4. escribimos Noche5. Activamos la celda de Pago E4

6. escribimos S/100

7. Activamos la Hoja2 y haga clic en cualquier celda de la tabla

8. Haga clic en el botón Actualizar Datos de la Barra de Herramientas

Tabla dinámica.

Después haber realizado los pasos anteriores tenemos la siguiente tabla

dinámica:

189


Configuración de Campos

Como se ha visto hasta al momento en nuestro caso solamente estamos sumando

montos de matriculas pero si quisiéramos saber cuantos alumnos tenemos

matriculados por turno, curso y facultad necesitaríamos contar, para ello lo que

tenemos que hacer configura los campos lo hacemos de la siguiente manera.

1. De acuerdo a la Figura(...) que tenemos damos doble clic en la celda A3 o clic

derecho y seleccionamos campo de la tabla dinámica aquí seleccionamos en

este caso la función contar, también podemos dar formato a la celdas.

2. Haga Clic en Contar en la lista Resumir por3. Haga clic en el botón Número para mostrar el cuadro diálogo Formato de

Celdas.

4. Elija Número en la lista Categoría.

5. En el cuadro de texto Posiciones decimales escriba 1

6. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Formato de celdas

190


Después de seguir los pasos anteriores observara la tabla siguiente.

Autoformato de Tablas

El usuario una vez que ha obtenido su tabla dinámica puede adoptar uno de los

formatos que nos proporciona excel. Para lo cual tenemos que dar clic sobre

cualquier tabla dinámica y luego botón derecho y seleccionar Dar formato al

Informe. El usuario podrá seleccionar el formato de su preferencia. Como se

muestra en la figura.

191


Gráficos Dinámicos

Los gráficos dinámicos al igual que las tablas, pueden cambiar en función de las

opciones de los usuarios.

1. en la hoja2 del libro de trabajo nos ubicamos en cualquier celda de la

tabla

2. damos clic derecho y seleccionamos gráficos y obtenemos algo similar

a lo mostrado en la figura....

CONECTÁNDOSE A UNA BASE DE DATOS EXTERNA.

Nosotros podemos conectarnos a una tabla de una base de datos que han sido hecha

por otras aplicaciones (Acces, sql-server, Foxpro, etc), para poder realizar esta

operación debemos haber instalado el Microsoft Query que nos permite realizar dicha

conexión para recuperar los datos y mostrarlos en excel.

Desarrollaremos un ejemplo en el cual tenemos que conectarnos a la base de datos

Northwind y deseamos tener una tabla que nos permita visualizar las unidades que se

encuentran stock por categoría, por nombre de producto y por proveedor.

Para lo cual haremos la conexión con SQL – Server. Como se muestra en la figura.

1. seleccionamos informes de tablas y gráficos dinámicos del menú datos se nos

muestra el primer paso del asistente. Para lo cual seleccionamos fuente de datos

externa.

192


2. Seleccionamos obtener datos

3 Especificar el origen de datos si no lo tenemos como es nuestro caso

seleccionamos nuevo origen de datos. Y luego clic en aceptar.

4.- Le asignamos un nombre a nuestro origen de datos como primer paso en

este caso le denominamos BDNorthwind . y el paso 2 seleccionamos el

controlador de la base de datos que para nuestro caso es SQL Server

193


4. Damos clic en conectar y

obtenemos la siguiente

pantalla en la cual

indicamos el servidor de

donde obtendremos los

datos y indicaremos el id

de inicio de sesión.

Luego damos clic en opciones para indicar la base de datos de donde extraeremos los

datos. Que para nuestro caso es Northwind.

194


Y luego damos clic en aceptar y de esta

manera hemos definido nuestro origen de

datos. Como se indica en la figura siguiente.

Después de haber definido el origen de datos podemos recién emprender la

recuperación de datos para nuestra tabla dinámica.

Seleccionamos el origen de datos.(previamente definido)

Y seleccionamos los campos necesarios para la solución de nuestro problema.

195


La siguiente opción la utilizaremos cuando tengamos que utilizar algún tipo de filtrado si fuera el caso.

Si fuera necesario realizar algún tipo de orden en el paso siguiente lo podríamos realizar. Seleccionando el campo por (Ordenar por)

Finalmente indicamos que deseamos devolver los datos a Microsoft excel. Y damos clic en finalizar. Luego se nuestra la figura siguiente.

En la figura siguiente damos clic en siguiente:

196


En este Paso se nos presenta donde deseamos ubicar los datos recuperados. En este caso en la hoja1 de la celda B2 y luego damos clic en finalizar.

En este paso se nos muestra la disposición de la tabla dinámica

197


donde el campo CompanyName lo ubicamos en la zona de (Coloque campos de

página aquí), el campo CategoryName lo ubicamos en (Coloque campo de columna

aqui), ProductoName lo ubicamos (Coloque campo de fila aquí) y UnitStock en la la

zona de Coloque datos Aquí.

Finalmente obtenemos lo siguiente:

si seleccionamos un CompanyName (por ejemplo Leka Traiding tenemos la que se indica en la figura)o que obtenemos es lo siguiente:

EJERCICIOS

198


Según los cuadros :

1.-

BASE DE DATOS Nº 1

CODIGO FECHA PUBLICACION NUMERO TIPO STOCK PRECIO TOTALIF01 01/05/77 VISUAL BASIC 1 IF 460 14,00 6.440,00 IF12 02/05/77 POWER BUILDER 12 IF 300 15,00 4.500,00 CI04 03/05/77 WINDOWS 95 4 CI 500 12,00 6.000,00 IF14 10/06/77 QPRO 14 IF 380 5,00 1.900,00 CI10 03/05/77 POWER POINT 10 CI 490 7,00 3.430,00 IF13 11/02/88 M. NETSCAPE 13 IF 319 7,00 2.233,00 IF11 27/03/00 AUSTOUND 11 IF 420 7,00 2.940,00 CI16 08/12/99 WORD PERFECT 16 CI 560 5,00 2.800,00

2.-

BASE DE DATOS Nº 2

CODIGO NOMBRE CATEGORIA SECCION SUELDOTR-003 CASTILLO A COMPRAS 1.000,00 TR-004 SUAREZ A TALLER 500,00 TR-008 DULANTO A TALLER 450,00 TR-011 BARDALES A TALLER 700,00 TR-012 RIOFRIO A TALLER 650,00 TR-002 ZAPATA B COMPRAS 850,00 TR-006 ROBLEDO B COMPRAS 700,00 TR-007 MARTINEZ B TALLER 600,00 TR-013 CHANG B COMPRAS 950,00 TR-001 DAVALOS B VENTAS 1.500,00 TR-005 ALVARADO C VENTAS 1.350,00 TR-009 IBAÑEZ C VENTAS 1.100,00 TR-010 SALAZAR C COMPRAS 850,00 TR-014 INFANTE C COMPRAS 750,00 TR-015 REQUENA C COMPRAS 650,00

199


Elabore las siguientes tablas dinámicas

TABLA DINAMICA Nº 1

PUBLICACION (Todas)

Suma de TOTAL TIPO FECHA CI IF Total general

01/05/77 6440 644002/05/77 4500 450003/05/77 9430 943010/06/77 1900 190011/02/88 2233 223308/12/99 2800 280027/03/00 2940 2940

Total general 12230 18013 30243

2.-

TABLA DINAMICA Nº 2

SECCION COMPRAS

Suma de SUELDO CATEGORIA NOMBRE A B C Total generalCASTILLO 1000 1000CHANG 950 950INFANTE 750 750REQUENA 650 650ROBLEDO 700 700SALAZAR 850 850ZAPATA 850 850Total general 1000 2500 2250 5750

200


Elabore los gráficos dinámicos :

1.-

2.-

201


Capitulo VIII

Los Userforms - Los Formularios

Introducción.-

Una vez que hemos analizado en que consisten las macros y también visto los

principales tipos de controles que pueden ser utilizados, ahora nos introduciremos en

los userforms o formularios.

En relación los userforms, los formularios son mucho más conocidos por todos, ya que

normalmente tenemos que convivir con ellos cada vez que navegamos por la web o cada

vez que tenemos que llenar alguna solicitud.

Los formularios general son utilizados para capturar una serie de información del

usuario que esta interactuando con dicho formulario. Simplificando un poco lo técnico,

podríamos decir que un formulario es una colección de controles activex que permiten

la recolección de información. En el caso de Excel, además podemos elaborar un

formulario aprovechando sus celdas y las posibilidades de formato que podemos

aplicarles a ellas.

Por su parte, los userforms, de alguna forma podríamos decir que también son

formularios sólo que mucho más avanzados o complejos, razón por lo cual nos ofrecen

muchas más posibilidades de comportamiento, uso o explotación. Técnicamente,

diremos que un objeto userform es una ventana o un cuadro de diálogo que conforma

parte de la interfaz usuario de una aplicación. Al igual que los formularios, los

userforms están formados por una colección de controles, más una combinación de

código y datos.

En esta sección explicaremos a través de ejemplos ambos conceptos. Advertimos de

antemano, que dada la complejidad de la construcción de un userform, no

profundizaremos en su codificación o programación, sino que sólo nos remitiremos a

algunas de sus propiedades y a un ejemplo que nos ayudará a comprender su

utilización.

202


Finalidad del formulario

Tal como señalamos anteriormente, un formulario es utilizado generalmente para

reunir información del usuario que interactúa con él. Pues bien, a través del siguiente

ejemplo veremos como es posible construir en forma muy sencilla un formulario en

Excel, solo que en este caso específico no lo orientaremos a recolectar información,

sino que más bien para ofrecer información a los clientes de una determinada

empresa.

Formulario para realizar cotizaciones

Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un único artículo (mgie),

cuyo precio varía en razón del color de dicho artículo, de acuerdo con el siguiente

cuadro:

Color Precio

Amarillo 9.900

Azul 10.000

Negro 8.000

Rojo 9.600

Verde 10.500

Este artículo además, por políticas de la empresa, solo es comercializado en paquetes

de 24 unidades cada uno. Con el objetivo de incentivar las ventas, la empresa ofrece

una política de descuentos, así entonces, cuado el monto total de la venta supera los $

500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien si el monto supera los $

800.000 el descuento será de un 5% sobre el total.

Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, ésta ha decidido

aplicar también un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo este

de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por volumen). Las

otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 días siguientes al de la venta,

caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno. Además, ahora ha

203


incorporado también el pago con tarjeta de crédito, pero esta forma de pago tiene un

costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razón por la cual

ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus

clientes decida pagar su compra con tarjeta de crédito.

Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, ahora deberemos construir un

formulario muy fácil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que

condicionan el precio final de venta de los artículos.

Construcción del Formulario

En primer lugar abriremos un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la

primera hoja de dicho libro. Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario

de la forma que le sea más cómoda o agradable, le recomendamos que siga los

pasos y posiciones que le indicamos en este ejemplo, con el objetivo que se más fácil

la revisión en caso de que se comentan errores.

A modo de guía, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho

formulario:

204


Como podemos apreciar, el formulario abarcará desde B4 hasta H19, por lo que

pintaremos el fondo de esta área y además le daremos formato a los bordes. El área

entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un título al formulario, conjuntamente le

aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado.

A continuación lo que haremos será construir la estructura de dicho formulario, para

lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarán parte de él.

Comenzaremos por las celdas donde se reflejará la cantidad (G7), el precio unitario

(G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11). Posteriormente diremos

que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el descuento

por pronto pago, para finalmente calcular el total definitivo en la celda G17.

Luego crearemos una tabla que contenga la relación entre el color y el precio del

artículo, ha dicha área le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo

lo hemos hecho en el rango B37:C41. También insertaremos unas etiquetas de texto

para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su

Color" y "Cantidad").

Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El

primero que agregaremos será el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le

vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y además le asociaremos el área color

(ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego

para hacerlo más llamativo, le daremos formato al texto (Font) y además le daremos

color al texto con la propiedad ForeColor.

Posteriormente insertaremos el control de número, lo dimensionaremos con el

mouse hasta que tenga el aspecto deseado. En cuanto a sus propiedades, lo

vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que esta

siendo cotizada. Debido a que el artículo en cuestión sólo se vende por paquetes de

24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange, luego a la

propiedad Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un

valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000.

205


Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el

objetivo de evaluar si el monto de venta será objeto o no de descuento por volumen

introduciremos la siguiente fórmula den dicha celda:

=REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)

Lo que estamos haciendo en primer término es redondear el resultado obtenido del

cálculo a cero decimales. Luego la fórmula nos permite evaluar si el monto de ventas

(G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los descuentos,

indicando en cada caso la cuantía de cada uno de los descuentos en tanto por uno.

Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres

botones de opción que se comportarán como un único control. Para esto sólo lo

seleccionamos de la barra de herramientas dicho control y lo insertamos, para luego

dimensionarlo con el mouse a nuestro gusto. A través de la propiedad Caption le

daremos el nombre visible a dicho botón, siendo en el primer caso "Efectivo". A

través de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16", para

finalmente a través de las propiedades Font, BackColor y ForeColor configuraremos la

apariencia de dicho botón hasta obtener el resultado deseado.

Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en

este caso Caption tomará los valores "30 días" y "Tarjeta de Crédito" en cada caso.

En cuanto a las celdas vinculadas, estás serán "C17" y "C18" respectivamente. Luego

de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de

bloque.

Si realizó correctamente todos los pasos, al probar los controles de opción podrá

comprobar que éstos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas

celdas vinculadas, dependiendo si éstos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos

basaremos es esto último para construir la fórmula o algoritmo que nos permita

calcular el eventual descuento o sobrecargo según corresponda.

Así entonces, introduciremos la siguiente fórmula en la celda "G15":

=REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;0,02;SI(C17=VERDADERO;0;0,01

5));0)

206


Al igual que en el caso anterior, esta fórmula comienza redondeando el resultado

final a cero decimales, luego hace un calculo previo del monto al cual eventualmente le

serán aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal menos el descuento

por volumen. Posteriormente la fórmula evalúa la condición de las distintas celdas

vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le será aplicable o no, o si,

muy por el contrario, deberá aplicársele un recargo.

Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones,

eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeño "truco" que hemos

realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y fórmulas.

Para comprender de buena manera en que consiste un userform, lo que haremos

será crear uno de ellos, paso a paso, explicando lo que sea necesario según sea el

caso.

Supongamos que deseamos realizar una encuesta, donde le preguntaremos a una

persona su nombre y que equipo de fútbol, de una lista posible, considera como

mejor. Además, esta encuesta la queremos realizar a través de un formulario que se

activará cada vez que presionemos un determinado botón de comando que se

encuentra en una de las hojas (Hoja1) de nuestro archivo de ejemplo

(userforms02.xls).

Concretamente, el siguiente es objetivo perseguido:

Lo que haremos en primer lugar será insertar el cuadro de comando en la hoja

Userforms. Luego le aplicaremos los formatos que deseemos para que quede

llamativo dicho control.

Posteriormente, lo que haremos será crear el userform, para esto necesitamos abrir

el Editor de Visual Basic (ALT + F11). Luego de lo cual, iremos al menú

Insertar/Userform. Además iremos a la propiedad Caption de dicho userform,

configurándola como "Equipo Favorito". Una vez realizados todos estos paso, la

pantalla debiese haber quedado de la siguiente forma:

207


A continuación comenzaremos a trabajar en el Userform, al cual le insertaremos

algunos controles y modificaremos algunas propiedades de los mismos hasta dejarlo

con el siguiente aspecto:

En general, lo realizado hasta el momento no dista mucho de lo realizado

anteriormente con los cuadros de controles, por esta razón es que no hemos reparado

en detalles menores.

Antes de incrustar los distintos botones de opción, será necesario en primer lugar

insertar el Marco, esto es un control que permite agrupar otros controles, dándoles un

aspecto de grupo.

Tendremos que utilizar una Etiqueta de Texto, la cual nos permitirá colocar un texto

de referencia (Nombre) al cuadro de texto que aparece en su costado.

A continuación, haremos un pequeño cuadro resumen con las propiedades que

deberá configurar para cada uno de los controles, por favor sígalo muy atento:

208


209


Etiqueta Cuadro de Texto Marco

Propiedad Valor Propiedad Valor Propiedad Valor

Accelerator :N (Name) : TextName Caption : Equipo:

Caption : Nombre: TabIndex : 1 TabIndex : 2

TabIndex : 0

Opción: Real Opción: Colo-Colo Opción: Manchester

Propiedad Valor Propiedad Valor Propiedad Valor

Accelerator :R Accelerator :C Accelerator : B

Caption : Real Madrid Caption : Colo-Colo Caption : Manchester

(Name) : OpcionReal (Name) : OpcionColo (Name) : OpcionManch

TabIndex : 0 TabIndex : 1 TabIndex : 2

Value : True

Botón Grabar Botón Cancelar

Propiedad Valor Propiedad Valor

Default : True Cancel : True

Caption : Grabar Caption : Cancelar

(Name) : BotAcep (Name) : BotCanc

TabIndex : 3 TabIndex : 4

A través de la propiedad TabIndex lo que estamos haciendo es establecer en cada

control el orden de tabulación que tendrán, es decir, el orden en que se irá

desplazando el cursor cada vez que presionemos la tecla "Tab" de nuestro teclado, en

caso que nos deseemos mover de esta forma dentro del formulario, en lugar de utilizar

el mouse. Nótese que los controles de opción tienen su propia numeración, dentro

del marco que los cobija.

210


Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator,

la cual sirve para configurar el acceso rápido a los controles de opción, acción que se

realiza mediante la combinación teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra

destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que aparecerá

subrayada en el formulario.

Una vez realizada la configuración de las propiedades de los distintos controles,

procederemos ahora a configurar los distintos botones a través del código VBA.

En primer lugar configuraremos el control que activa el Userform (Abrir Formulario),

para lo cual introduciremos la siguiente línea de código:

Private Sub CommandButton1_Click()

UserForm1.Show

End Sub

Posteriormente, configuraremos el control "Cancelar", para que cuando lo

accionemos cierre el Userform creado:

Private Sub BotCanc_Click()

Unload UserForm1

End Sub

Finalmente configuraremos el control "Guardar", en este caso la codificación será un

poco más compleja:

211


(1)

Private Sub BotAcep_Click()

(2)

Sheets("Hoja1").Activate

(4)

If TextName.Text = "" Then

(3)

MsgBox "Debe introducir un nombre."

TextName.SetFocus

(5)

Exit Sub

End If

NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1

Cells(NextRow, 1) = TextName.Text

If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real"

212


If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"

If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester"

TextName.Text = ""

OpColo = True

TextName.SetFocus

End Sub

La primera instrucción tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la

"Hoja1". El siguiente grupo de código cumple la misión de verificar que el cuadro de

texto no quede en blanco, y si así sucediera, enviará un mensaje que indicará tal

situación no permitiendo "grabar" o recopilar la información. El tercer grupo de código

(que en este case es una única línea de código) cumple la función de buscar la primera

celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto grupo es el

encargado de recopilar la información que figura tanto en el cuadro de texto como en

los botones de opción. El último grupo de código deja en blanco el cuadro de texto y

deja seleccionada por defecto la opción "Colo-Colo".

213


FORMULARIOS EN LA WEB

En la última sección de este curso, exploraremos las potencialidades que Microsoft

nos ofrece para la creación de páginas web y entregaremos una breve guía para la

exportación de sus formularios a formato HTML.

También revisaremos el tema de los hipervínculos, los cuales pueden utilizados en

libros normales, sin necesidad de que se este pensando publicar dicho archivo en

formato HTML.

Queremos comentar que en general las versiones anteriores a Microsoft Office

Excel , en general comprendían mayores opciones para la exportación de archivos a

formato HTML. Lo que sucede es que esta nueva versión trae completamente

integrado un programa para la creación de páginas web, esto es FrontPage .

HIPERVÍNCULOS

Un hipervínculo es un vínculo existe al interior de un documento, el cual por lo

general abre otra página al hacer clic en él. El destino suele ser otra página Web, pero

también puede ser una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa. El

hipervínculo puede ser texto o una imagen.

Los hipervínculos pueden ser utilizados con los siguientes objetivos:

- Desplazarse a un archivo o a una página web, ya sea que ésta estén en red, en

una intranet o en Internet.

- Desplazarse a un archivo o a una página web que piensa crear en el futuro;

- Enviar un mensaje de correo electrónico;

- Iniciar una transferencia de archivos;

214


Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el texto o una imagen que contiene un

hipervínculo, el puntero de convierte en una manito , esto para indicar que el texto o

la imagen son los elementos en los que se puede hacer clic.

Crear un hipervínculo en Excel es bastante sencillo, sólo es necesario hacer clic con

el botón derecho del mouse sobre la palabra, autoforma o imagen a la cual quiere

asignársele el hipervínculo y seleccionar la opción Hipervínculo del menú emergente

que se desplegará.

Posteriormente, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

215


En este cuadro de diálogo deberemos indicar la dirección hacia la cual queremos

direccionar nuestro hipervínculo. En este caso dirigiremos nuestro hipervínculo hacia

la página web de la Universidad de Zaragoza. Este cuadro de diálogo nos entrega

distintas opciones para localizar la dirección que deseamos y además nos permite

direccionar en forma aún más específica nuestro hipervínculo, esto es a un marcador

dentro de una página determinada.

Si seleccionamos la opción "Lugar de este documento", nos aparecerá ahora el

siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción nos permitirá dirigir nuestro hipervínculo a un lugar específico de nuestro

libro de trabajo, pudiendo inclusive la posición exacta de la celda.

Tanto en el caso anterior como en este, la opción "Info. de Pantalla" nos permite

agregar un comentario al hipervínculo, el cual será mostrado al pasar el mouse sobre

él por unos instantes.

216


217


EXPORTAR ARCHIVOS A HTML

Crear una página web es bastante sencillo con Excel, además partiendo de la base

de que con Excel podemos aprovechar el recurso que nos ofrecen las filas y

columnas a la hora de posicionar los distintos elementos que configuran una web.

Mi primera Web

A continuación, a través de un ejemplo, mostraremos lo fácil que es crear una

página web por medio de Excel, pues bien, manos a la obra.

Lo primero que haremos será colocarle un encabezado a nuestra página, para esto

inclusive utilizaremos WordArt, para que quede bien llamativo. Luego insertaremos

una imagen cualquiera de las que trae por defecto Office y finalmente le

incorporaremos un hipervínculo a la página de Cuadro de Mando de Alfonso López

(http://cuadrodemando.unizar.es) y además le agregaremos información adicional a

este hipervínculo (Alfonso López).

Pues bien, con estos simples pasos ya hemos creado una página web:

218


Lo que haremos a continuación es exportar este archivo a formato HTML, pare esto

iremos al menú Archivo/Guardar Como..., entonces se desplegará el siguiente cuadro

de diálogo:

Seleccionaremos la opción guardar como "Página Web". Además utilizaremos la

opción del botón "Cambiar título...", ya que esto nos permitirá modificar la información

que desplegará en el extremo superior del navegador. Aquí introduciremos el

siguiente texto: "Esto lo hice yo".

Pues bien, una vez guardado el archivo, si volvemos ha hacer doble clic sobre él,

veremos que será abierto por el Explorador de Windows (u otro navegador web que

tenga configurado en su PC), produciéndose el siguiente resultado:

Si hace clic aquí, podrá comprobar que la página que hemos creado se "abre"

realmente como tal y no como un archivo Excel.

219

http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/ejemplos/web02.htm


Páginas Interactivas

La verdad es que crear páginas interactivas con Excel es posible, pero no muy

recomendable, tanto así que en la nueva versión de éste programa (Microsoft Office

Excel), esta opción no aparece disponible por defecto (Asistente para la exportación

de formularios). Esto se debe principalmente a que éste programa ahora es

comercializado como un paquete informático. De hecho el paquete informático del

cual forma parte incluye un software especialmente diseñado para la construcción de

páginas y sitios web, esto es FrontPage. Además este último programa, esta

completamente integrado con Excel, en el sentido de que se pueden copiar

directamente en él tablas realizada con Excel, o por ejemplo los datos capturados por

un formulario construido con FrontPage pueden ser derivados automáticamente a

tablas de Excel o bases de datos de Access.

Si usted, a pesar de lo anteriormente expresado, esta interesado en publicar un

archivo Excel interactivo, le daremos las siguientes guías de acción:

Deberá utilizar el Asistente de Formularios para Web, el cual le ayudará a generar

unos archivos adicionales que se necesitan para que le formulario puede ser

visualizado e interpretado por el navegador.

Otro punto a considerar es el hecho de asegurarse de que el servidor donde piensa

publicar este formulario soporte estas extensiones o archivos adicionales.

En general existen dos tipos de archivos que pueden ser generados por el Asistente y

de ellos dependerá el tipo de servidor que necesitará, los CGI y los IDC.

El CGI (Common Gateway Interface). Por ejemplo cuando un usuario rellena un

formulario y hace clic sobro el botón Enviar, se ejecutará en el servidor el programa

CGI que enviará posteriormente los datos a una base de datos. CGI es un protocolo

que define el modo en el que el script o programa intercambia información con el

servidor.

220


El otro tipo de archivos que puede generar el asistente son los ficheros IDC (Internet

Database Connector), los cuales son utilizados por un servidor de información de

Internet de Microsoft con un conector de base de datos de internet.

221


BIBLIOGRAFÍA

1. Manual de Usuario de Office Microsoft

2. Excel Financiero Jenner Alegre Elera

3. Experto en Ofimática Rafael Juan Cherre

4. Microsoft Excel Cibertec. 2000.

5. Microsoft Office 2000. Edd Bott. Prentice Hall. Iberica. 1999.

6. Microsoft Excel 2000. Cesar Perez. Alfaomega. México. 2000.

7. Análisis de negocios con excel XP. Conrad Carberg. Pearson Educación. México., 2003.

8. Microsoft Excel 2000. Microsoft. McGraw Hill. Interamericana de España.

9. Análisis de datos con Microsoft Excel Kenneth N. Berk. Patrick Carey. Thompson Learning. México 2001.

DIRECCIONES ELECTRÓNICAS

1. EXCEL INTERMEDIOhttp://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/inde

2. EXCEL AVANZADO PARA INGENIEROSwww.lawebdelprogramador

3. EXCEL MICROSOFThttp://office.microsoft.com/es-es

222

http://www.lawebdelprogramador/

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