T.D: 233752

OPINIÓN Nº 004-2011/DTN

Entidad: Ministerio de Transportes y Comunicaciones

Asunto: Comité Especial

Referencia: Oficio Nº 340-2010-MTC/20.2 y Oficio Nº 952-2010-MTC/20

1. ANTECEDENTES

A través del documento de la referencia, el Gerente de la Unidad Gerencial de Administración Provías Nacional del Ministerio de Transportes y Comunicaciones formuló una consulta referida a la participación de los miembros suplentes de un Comité Especial Permanente, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017, (en adelante, la “Ley”), y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el “Reglamento”1).

2. CONSULTA Y ANÁLISIS2

La Entidad formula la siguiente consulta:

2.1. Se designó un Comité Especial Permanente para llevar a cabo los procesos de selección de Adjudicaciones Directas de la Entidad, par el actual ejercicio presupuestal, con Resolución Secretarial Nº 026-2010-MTC/04; en caso que uno de los miembros titulares de dicho Comité (contratado bajo el régimen de la Ley Nº 728), haga uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado, la consulta es si a su retorno ¿le corresponde de forma automática asumir sus funciones en calidad de titular en el Comité Especial para los nuevos procesos de selección de convocarse, aún cuando el miembro reemplazante continúa laborando normalmente?

2.1.1. En principio, es necesario señalar que de conformidad con el artículo 30º del Reglamento, “Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines (…)” (resaltado nuestro).

En ese sentido, queda claro que el nombramiento de un Comité Especial Permanente es una facultad de la Entidad que podrá o no ejercer, de acuerdo a

1 Modificado mediante Decreto Supremo Nº 021-2009-EF.

2 En principio, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa sobre contratación pública, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el inciso i) del artículo 58° de la Ley y la Segunda Disposición Complementaria Final de su reglamento.En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna.

lo que convenga más a la gestión de sus procesos de selección.

2.1.2.Por otro lado, de acuerdo al artículo 27º del Reglamento, el Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente.

Esta última norma se interpreta en concordancia con el artículo 33º del Reglamento, que estipula lo siguiente:

“En caso de ausencia de un titular, éste deberá ser reemplazado por su correspondiente suplente, respetándose la conformación establecida en el artículo 24º de la Ley, salvo lo establecido en el artículo 30°.

La Entidad evaluará el motivo de la ausencia del titular, a efectos de determinar responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente.

Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el suplente, aquél podrá reincorporarse como miembro suplente al Comité Especial, previa autorización a partir de la evaluación señalada en el párrafo anterior.”

Como se puede apreciar de lo anterior, la normativa de contrataciones brinda la posibilidad que un miembro titular que se ha ausentado se reincorpore pero en calidad de suplente. Sin embargo, esta facultad no es automática, porque está sujeta a dos condiciones. Primero, a la evaluación del motivo de la ausencia del miembro titular del Comité Especial, por parte de la Entidad y segundo, en base a la evaluación anterior, se podrá o no autorizar la reincorporación del miembro titular ausente.

2.2. Si un miembro titular del Comité Especial Permanente, que ha iniciado un proceso de Selección y durante el desarrollo de éste hace uso de su periodo vacacional, por lo cual las funciones encargadas son asumidas por el miembro suplente designado, corresponde que a su retorno dicho miembro titular ejerza la suplencia deberá solicitar la autorización a la Entidad, considerando que la designación del Comité Especial Permanente es autorizada por la Resolución Secretarial, ¿dicha reincorporación requiere nuevamente de una Resolución Secretarial, no bastaría solo consignar dichas acciones en Actas del Comité, teniendo en cuenta el carácter permanente del referido Comité?

2.2.1. Como ya se mencionó en el numeral 2.1.2, se tiene que hacer una evaluación previa sobre el motivo de la ausencia del miembro titular para que proceda su reincorporación. Sin embargo, la norma no precisa mediante que documento se aprueba la reincorporación del mencionado miembro, debiéndose realizarse dicho proceso de acuerdo a las normas de gestión interna de la Entidad.

2.2.2. Sin embargo, sobre la consulta referida al Libro de Actas, cabe recordar que

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el artículo 27º del Reglamento, señala lo siguiente: “(…) Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar en actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación (…)”.

Además, el artículo 31º del Reglamento3 detalla las competencias del Comité Especial, sin que se encuentre entre ellas la función de autorizar la reincorporación de miembros del comité, más aun cuando la función de designarlos configura un impedimento para ser parte del Comité4.

En ese sentido, queda claro que el Libro de Actas está destinado a dejar constancia de los acuerdos del Comité Especial y, al no estar entre sus competencias la autorización de intervención de un miembro suplente, no se podría permitir la participación de un miembro de esta calidad mediante una comunicación en el Cuaderno de Actas.

2.3. Dado que un Comité Especial Permanente es designado para un ejercicio fiscal por el plazo de un (01) año, periodo en el cual, por diversas razones miembros titulares y suplentes pueden estar ausentes, antes, durante y/o después de ocurrido los sendos Procesos de Selección, ¿es necesario que, para cada reincorporación se requiera una autorización de la Entidad?

2.3.1 Como se mencionó, en el numeral 2.1.2., la Entidad debe evaluar el motivo de la ausencia del miembro titular y en base a eso autorizar o no la reincorporación de este ex miembro titular como suplente.

Es necesario tener en cuenta que cada ausencia puede darse por motivos distintos, debiéndose evaluar cada una de estas ausencias. En ese sentido, al estar sujetas las autorizaciones de reincorporación de los miembros titulares ausentes de un comité Especial a la evaluación de sus ausencias, para cada reincorporación se necesita una autorización de la Entidad.

3 “Artículo 31.- CompetenciasEl Comité Especial conducirá el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución,

desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso. El Comité Especial es competente para:

1. Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cualquier modificación requerirá contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. La modificación requerirá una nueva aprobación del Expediente de Contratación.

2. Elaborar las Bases.3. Convocar el proceso.4. Absolver las consultas y observaciones.5. Integrar las Bases.6. Evaluar las propuestas.7. Adjudicar la Buena Pro.8. Declarar desierto.9. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la

Buena Pro (…)”

4 “Artículo 29.- Impedimentos para ser miembro del Comité EspecialSe encuentran impedidos de formar parte de un Comité Especial: (…)

3. Los funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente de Contratación, designado el Comité Especial, aprobado las Bases o tengan facultades para resolver el recurso de apelación. (…)” (resaltado nuestro).

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3. CONCLUSIÓN

3.1. La posibilidad que un miembro titular que se ha ausentado se reincorpore en calidad de suplente no es automática, porque está sujeta a dos condiciones. Primero, a la evaluación del motivo de la ausencia del miembro titular del Comité Especial, por parte de la Entidad y segundo, en base a la evaluación anterior, se podrá o no autorizar la reincorporación del miembro titular ausente.

3.2. No bastaría con consignar las reincorporaciones de miembros ausentes de un Comité Especial en las Actas de dicho Comité, debiéndose realizarse dicho proceso de acuerdo a las normas de gestión interna de la Entidad.

3.3. Al estar sujetas las autorizaciones de reincorporación de los miembros titulares ausentes de un comité Especial a la evaluación de sus ausencias, para cada reincorporación es necesaria una autorización de la Entidad.

Jesús María, 03 de enero de 2011

AMALIA MORENO VIZCARDODirectora Técnico Normativa (e)

STY/.

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