Archivstica Docente: JOS ROLANDO VILLA CRDOVANIVEL BSICOMdulo 1Pasos a seguir para el estudio del mdulo:

1. Lea y estudie el texto de las unidades 1, 2 y 3 que se estudiar del 15 al 20 de junio.

2. Puede realizar tcnicas de subrayado y resumen para facilitar el estudio del material.

3. Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.

4. Elabore el trabajo individual que est publicado en el aula virtual. La fecha de entrega es hasta 20 de junio.

5. Las consultas acadmicas, puede realizarla va correo electrnico o chat desde el da 20 al 29 de setiembre El correo electrnico del docente es jvillacordova@hotmail.com

Aprendizajes esperados: Se espera que al finalizar el mdulo, usted habr alcanzado las siguientes habilidades:

1. Reconocer el marco conceptual de la ciencia de los archivos

2. Emplear la terminologa y significados de la archivstica en la gestin documental

La unidad 1 desarrolla el tema del archivo y el documento de archivo, su significado, origen, historia e importancia, estructura del documento de archivo, as como la clasificacin de los archivos y las diferencias que existen entre archivos bibliotecas y centros de documentacin

La unidad 2 desarrolla la terminologa Archivstica bsica que se debe conocer para entender y usar trminos tcnicos que permitirn elaborar informes y/o exponer ideas relacionadas con las tareas archivsticas.

La unidad 3 explica la Archivstica como estudio, as como la importancia del rol del Archivero en las instituciones, las competencias que este debe tener para administrar un archivo y el cdigo de tica que debe respetar.

Esperemos que este mdulo aporte al conocimiento de los temas archivsticos y los incentive a seguir investigando sobre el desarrollo continuo de la archivstica relacionada a los avances tecnolgicos y los diferentes contextos en los que se desarrolla cada institucin que genera documentos de archivos, para aplicar estos conocimientos segn la realidad que se les presente.

Archivo? Archivstica?

Archivo procede del latn archivum, aunque su origen ms remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como residencia de los magistrados. El trmino se utiliza comnmente para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institucin o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

El lugar donde se custodian documentos importantes para una organizacin tambin se conoce con el nombre de archivo: por ejemplo, El Archivo General de la Nacin conserva miles de documentos que son un valioso testimonio de la historia nacional,

La archivstica es el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a la organizacin y servicio de los documentos, que tiene como fin que dicha documentacin, sirva para una fluida continuidad administrativa y se mantenga en el tiempo., en consecuencia diramos que el archivo es el objeto de la archivstica.

UNIDAD 1 ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1.1 Los Archivos:

Nace como una necesidad de la vida pblica y privada de las sociedades porque sern la memoria y la garanta de derechos, obligaciones, as como de las relaciones sociales1.1.1 Origen:

La palabra Archivo proviene del latn Archivum, y ste del griego Archein que significa principio, origen.

1.1.2 Historia.

En la Antigua Mesopotamia, mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigacin, la necesidad de contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cundo le corresponda regar a cada uno sus parcelas, etc. la necesidad de regular la vida social requera la aparicin de un instrumento tan importante como es la escritura.

Con los griegos y los romanos la vida pblica se fue haciendo ms activa y complicada. En estas civilizaciones el archivo surge como una institucin: El archerion griego y el archivium o tabularium romano fueron instituciones establecidas por la legislacin de la poca. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurdica. La aparicin del derecho romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relacin humana. En el Reino Visigodo existi el tesaurus, lugar donde se conservaba la documentacin real, los cdigos y los tratados reales.

Su importancia durante la Edad Media se da por su sentido utilitario, por cuanto el documento serva para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Aparecen las primeras chancilleras reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesisticos. Se establecen privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas: nacen los primeros concejos y los primeros archivos municipales.

A partir del siglo XII se producen varios hechos importantes: a) Aparicin en Occidente del papel. b) Recuperacin del derecho romano y de procedimiento administrativo: Se recupera el valor del documento como prueba jurdica.

Con el Renacimiento surgieron las monarquas autoritarias y con ellas el concepto de Estado Moderno. La vida administrativa se hace ms compleja y empiezan a aparecer nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado.

Con el Renacimiento apareci tambin un invento trascendental, la imprenta: Los documentos por ello van a proliferar y multiplicarse las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustracin, y ese sentido va marcando la idea de preservar los documentos para la historia.

La Revolucin Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido de la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no son del rey si no de la nacin, por ello se establece el carcter de archivos pblicos.

1.1.3 Importancia:

Los Archivos son importantes en la garanta de la continuidad administrativa y los derechos personales, porque la informacin de los antecedentes que se encuentran en los documentos que los conforman es necesaria para una adecuada toma de decisiones.

Pasada su vigencia administrativa, estos documentos que se convierten en histricos, son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.

1.2 Clasificacin de los archivos.

1.2.1 Tradicionalmente los archivos se han clasificado, segn el valor de la informacin que contienen los documentos: Archivos administrativos Archivos histricos.

1.2.2 Segn el tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales. Archivos que se adscriben al Derecho Pblico. Archivos que se adscriben al Derecho Privado.

1.2.3 Segn el ciclo vital o distintas edades de los documentos, podemos distinguir: Archivos de gestin o de oficina. Archivos centrales. Archivos histricos.

1.2.4 Segn la frecuencia de consulta: Archivos activos. Archivos semiactivos. Archivo inactivo.

1.2.5 Segn la metodologa y carcter del material, podramos distinguir entre archivos tradicionales, y Nuevos archivos.

Documentacin cartogrfica: planos y mapas, manuscritos e impresos. Documentacin iconogrfica y audiovisual: ilustraciones, grabados, calendarios, fotografas, postales, diapositivas, pelculas y vdeos, entre otros. Documentos orales o sonoros. Documentos de material textual impreso. Registros procedentes de la utilizacin de la tecnologa informatizacin de determinadas tareas administrativas.

1.3 Diferencias entre archivos bibliotecas y centros de documentacin.

CLASESARCHIVOSBIBLIOTECASCENTROS DE DOCUMENTACIN

Profesin u oficioArchivista/ArchiveroBiblioteclogo/BibliotecarioArchivista/biblioteclogo/otros

Gnesis o reunin de documentosActuacin espontnea de una institucin.Relacin con el organismo productor.Necesidad o demanda social.Adquisicin, intercambio o donacin de los materiales.Adquisicin, intercambio, bsqueda de informacin relacionada al tema central

Nace espontneamente de una actividad prctica, administrativa, o jurdicaFuncin de un centro de informacin.Surgen las necesidades sociales, la demandas ciudadanas y las decisiones polticas, hay voluntad de crearlas.

NaturalArtificial

Tratamiento de la documentacinDisparidad de documentosHomogeneidad de la documentacin.

Proceso de seleccin complejoProceso de seleccin simple.

Se realiza despus de hacer documentos.Se realiza previamente, segn las demandas del usuario.

La descripcin se puede hacer en muchos niveles.La descripcin se hace en un nico nivel.

El acceso es dificultoso, por una fuerte carga jurdica.El acceso es directo y sin problemticas legales especficas.

La formacin es la de una ciencia interdisciplinaria.La formacin es ms tcnica.

Objeto bsico de atencinDocumento archivsticoLibroDocumento Cientfico/textos relacionados al tema central

Producto de una accin continua.Forma parte de una secuencia.Una unidad de concepcin individual e independiente.

Generado por funcin y actividades de los individuos y las instituciones.Generado por una persona con el objetivo de relatar, informar e instruir.

Es nico e irrepetible.Es mltiple y con derivaciones.

1.4 Significado:

1.4.1 Acepciones: La palabra archivo tiene estos significados.

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades.

La institucin o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivstico del fondo. El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

1.4.2 Documento de archivo:

Los documentos de archivo como unidad de toda gestin se pueden agrupar y trabajar en conjunto nos permite tratarlos como unidad en distintas acciones de naturaleza archivstica y administrativa.

El Documento de Archivo: Su definicin nos permite asociar el tratamiento que le corresponde y diferenciar de otros tipos de documentos que no ameritan un tratamiento archivstico y por ende no conllevan una responsabilidad archivstica administrativa.

Entendemos al documento de archivo a aquel que ha sido producido (emitido y recibido) por un productor (oficinista, secretaria, director, servidor) en el ejercicio de una o mas funciones o actividades) bajo un sistema de produccin (trmite, procedimientos, asuntos) y que son testimonio o prueba administrativa, legal, fiscal, jurdica de uno o ms actos o procedimientos.

1.4.3 Caractersticas de los Documentos de Archivo:

Los documentos de archivo tienen caractersticas que le son propias y les ayuda a diferenciarse de otros tipos de documentos como los documentos hemerogrficos, bibliotecolgicos, referencia, bibliogrficos, etc.

a. La integridad: Todo documento de archivo debe conservar su integridad o relacin de parte con un todo, es decir podemos tener documentos de archivo fsicamente separados pero debe existir referencia con su totalidad para poder interpretarlos como documentos de archivo.

b. La Inalterabilidad: Los documentos de archivo deben conservar su carcter de inalterabilidad y as poder dar fe del contenido que representan, en tal sentido los archivos no conservan documentos alterados o adulterados que puedan sustentar fraudes o delitos.

c. El carcter original: De esta forma son resultado de un acto natural propio de una funcin (se producen), los documentos no son creaciones intelectuales a las que le son propias el derecho de autor.

d. No generan derecho de autor: as de acuerdo al punto anterior los documentos no pueden ser retirados de un centro documental o un archivo.

e. Tienen distintos caracteres segn su utilizacin, pueden ser testimoniales, dispositivos y/o informativos, cada uno de ellos no menoscaba al otro pero si determina el valor de cada pieza.

f. Se valoran de acuerdo a la funcin o actividad que les da origen.

En nuestras oficinas los documentos nacen para cumplir una tarea o funcin administrativa, nacen vigentes, su conservacin definitiva se debe a procesos de evaluacin posterior. Cada entidad debe conservar una poltica de gobierno o procedimientos propios para garantizar su racionalizacin y conservacin. En la actualidad conocemos a la administracin como gestin, de esta forma los documentos que nacen de esta funcin son conocidos como documentos de gestin, generados en un trmite especfico. Existen muchos errores en su identificacin, algunos de ellos son estos:

a. Los documentos se agrupan segn su tipo documental lo que incluso les da nombre: Por ejemplo Informes, Memos, Cartas, Oficios, b. Los documentos de archivo se pueden clasificar por materias, temas, asuntos particulares, orden cronolgico, etc. c. Podemos conservar documentos de apoyo informativo como fuentes de informacin y por lo tanto son documentos de archivo, d. Las normas legales al ser material de consulta de la oficina son parte de nuestros archivos.e. Mis oficios remitidos a entidades pblicas son el testimonio concreto de lo que remit a cada entidad. f. Todo documento que no corresponde al ejercicio de nuestras funciones pero es recibido en la entidad es correspondencia.g. Los documentos de archivo pueden clasificarse de acuerdo a su importancia en documentos ms importantes, documentos menos importantes.h. Podemos organizar los documentos de archivo de una parte (muestra) del total de documentos que disponemos en nuestras oficinas.i. Para organizar los documentos de archivo debemos primero reconocer aquellos documentos que existen en las oficinas.j. Los documentos de archivo pueden ser clasificados segn su tipo documental.

1.5 Estructura del documento de archivo. El documento tiene dos clases de elementos:

1.5.1 Caracteres Externos: Son aquellos que conforman su apariencia externa, como el lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental as como en cualquier otra expresin grfica, sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejemplar nico, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).

1.5.2 Caracteres Internos: Son aquellos elementos que comunican la accin en la que el documento participa y su contexto inmediato. a. Nombre del autor b. Nombre del autor material c. Fecha d. Lugar de origen del documento e. Nombre del destinatario o destinatarios. f. Nombre de otros destinatarios g. Indicacin de actividad o materia h. Descripcin de la actividad o materia i. Nombre del redactor j. Medios de validacin k. Autentificacin l. Autoridad de la firma

UNIDAD 2 TERMINOLOGA ARCHIVSTICA

Toda ciencia, disciplina y /o estudio tiene sus propios trminos tcnicos para definir los objetos y/o elementos que se presentan en el contexto de ese mismo estudio, que no va a ser la misma definicin que tiene el individuo comn. Conocer los trminos que forman parte del contexto archivstico es una necesidad para todo aquel profesional de archivos comprenda y sepa cuando utilizar los vocablos pertinentes. Los objetivos de la terminologa archivstica son los siguientes:

a. Sostener el intercambio y la transferencia de conocimiento con nuestros colegas de manera adecuada. b. Reconocer y entender claramente los trminos y expresiones del quehacer archivstico. c. No repetir por inercia o desconocimiento vocablos no significativos para la archivstica.

Entre los principales trminos tenemos:

2.1 Principios Archivsticos. 2.1.1 Principio de procedencia. (Respeto de Fondos)

Es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental que procede. Este principio indica la permanencia de los documentos dentro del fondo que los gener, sin mezclarse con los de otros.

2.1.2 Principio de orden original. (Estructura)

El principio de orden original menciona que los documentos se producen en un orden secuencial, lgico y natural, por lo que consiste en mantener los documentos de cada fondo en el orden que les dio desde su origen, al ser generados recibieron un orden por cumplir con una gestin o reflejar una actividad, esto facilita su recuperacin. El orden original manifiesta de alguna manera la gestin de la cual los documentos formaron parte.

2.2 Sistemas y niveles de Archivos. 2.2.1 Sistema Nacional de Archivos. 2.2.2 Sistema Institucional de Archivos. 2.2.3 Archivo de Gestin. 2.2.4 Archivo Perifrico. 2.2.5 Archivo Central. 2.2.6 Archivo Histrico.

2.3 Unidad y Serie documental.

La unidad es el documento de archivo que se genera en el ejercicio de una actividad o funcin de una unidad orgnica o dependencia. El documento en ese sentido puede ser simple (conformado por una sola pieza o tipo documental) y compuesto (conformado por dos a ms piezas documentales)

2.3.1 Tipo documental.

a. Es el carcter o atributo de un documento que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramacin, formato y contenido distintivos que sirve como elemento para clasificarlo y describirlo.

b. Los tipos documentales como reflejo de la actividad administrativa, son producidos repetitivamente y de manera continua por las oficinas productoras de tal forma que el mismo tipo documental, incluso con modificaciones importantes, se producen una y otra vez, de manera que van formando una agrupacin cuyo contenido son ejemplares diferentes pero de un mismo tipo documental.

c. Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica espaol: Tipo documental es una unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.

2.3.2 Serie documental.

Est constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Toda clasificacin busca agrupar documentos de acuerdo a una funcin administrativa, legislativa, especfica, etc. Las agrupaciones nos permiten orientar el tratamiento de los documentos y ubicarlos correctamente, es decir nos permiten ubicar los documentos para su control y movimiento, si es cierto los documentos de archivo son orgnicos y como tal son el producto de una funcin especfica.

La serie documental es la agrupacin de documentos que tienen ciertas caractersticas comunes, siendo la primera de las agrupaciones por funciones, los documentos tratados como serie documental son transferidos, evaluados, eliminados como unidad.

Existe confusin entre la conformacin o denominacin de una serie documental y los expedientes, dossiers y material informativo. Un expediente es una sucesin de documentos relacionados a un procedimiento o proceso concreto. En ese sentido es un conjunto documental o documento compuesto por distintos tipos documentales, el expediente se elabora en virtud de una secuencia de actos administrativos o procedimentales en tiempos especficos y estn relacionados a un asunto particular o trmite especfico. La serie documental sin embargo engloba distintos asuntos particulares, incluso expedientes, y ellos son el reflejo de un procedimiento o asunto principal. Como el conjunto de expedientes entrelazados de una misma funcin o la integracin de documentos agrupados de una forma especfica que resuelven una actividad o trmite.

Caractersticas de las series documentales:

1. Las series documentales son nicas. Testimonian actividades que son realizadas por una unidad responsable, segn el principio administrativo de que una misma funcin no puede ser realizada por dos diferentes unidades administrativas. A lo ms, pueden ser compartidas, y en este caso, se tendrn que definir las responsabilidades de cada unidad administrativa en el mismo proceso o actividad y, esto, tendr que quedar delimitado en la integracin de los expedientes.

2. Las series documentales pueden estar presentes de manera transversal en una entidad. stas se originan comnmente en los organismos cuya estructura es descentralizada y de grandes dimensiones. Algunas series documentales pueden ser compartidas por reas administrativas de la misma funcin que se encuentran repartidas a lo largo de las zonas regionales donde se encuentre asentada una organizacin.

3. Las series documentales estn repartidas a lo largo de todo el ciclo documental. Su ciclo comienza con los expedientes integrados y gestionados en su fase activa o de trmite, luego continan cuando son transferidos a la fase intermedia, y posteriormente, se mantienen cuando aquellos documentos o expedientes son seleccionados para una conservacin definitiva por su valor histrico.

2.4 Procesos archivsticos. 2.4.1 Administracin de documentos 2.4.2 Organizacin de documentos. 2.4.3 Descripcin de Documentos. 2.4.4 Seleccin de documentos. 2.4.5 Conservacin de documentos. 2.4.6 Servicios Archivsticos.

2.5 Procedimientos archivsticos 2.5.1 Transferencia de documentos. 2.5.2 Eliminacin de documentos.

2.6 Documentos de gestin archivstica y herramientas: 2.6.1 Diagnstico Situacional. 2.6.2 Inventario. 2.6.3 Manual de procedimientos Archivsticos. 2.6.4 Programa de control de Documentos.

UNIDAD 3 LA ARCHIVSTICA Y EL ARCHIVERO

3.1 Definicin de la archivstica e historia.

Segn el Diccionario de terminologa Archivstica del Congreso Internacional de Archivos es El estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.

Antonia Heredia la define como Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin para el cumplimiento de sus fines especficos.

Causas del retraso de la Archivstica:

Su lenta evolucin desde la perspectiva de un oficio marcadamente prctico a una ciencia de fuerte componente interdisciplinario.La ubicacin unidimensional de la funcin archivstica, de manera alterna y en trminos de contradiccin irresuelta en: - La funcin jurdico-administrativa - La funcin histrica cultural

Ha pasado desde tener el monopolio de velar por los tesoros documentales o los instrumentos jurdicos, a la asuncin de su papel fundamental en las polticas de gestin de la informacin en las administraciones pblicas y la empresa privada. Estamos ante una nueva dimensin de la Archivstica, sta adquiere nuevas funciones.

La revolucin de la Archivstica desde un posicionamiento eminentemente prctico a la consecucin de su carcter cientfico, culmina a mediados del siglo XIX.

a. Se formulan los principios esenciales (los de procedencia y respeto al orden original). b. Tiene una finalidad precisa la conservacin y la recuperacin de la informacin. c. Tiene una personalidad propia, fruto de haber conseguido un carcter interdisciplinario y transversal. d. Aparecen las primeras compilaciones doctrinales con reflexiones tericas globales. e. Se ponen en marcha las escuelas especficas de formacin. f. Consideracin de la archivstica como una ciencia auxiliar de la Historia. g. Ciencia auxiliar de la administracin, al tiempo que se inician los grandes cambios socioeconmicos de principios de siglo XIX, y la aparicin del records management. h. Finalmente, la consideracin de que es un aparte integrante de las ciencias de la informacin.

Fuente: Mara del Carmen Rodrguez. La delimitacin de la archivstica como ciencia.

Archivstica: Tcnica cientfica. Es una tcnica, adems cientfica porque parte de premisas racionales, crticas y rigurosas de aplicacin universal de los archivos. Es una tcnica autnoma por la especificidad propia del archivo y sus procesos.

3.2 La archivstica en la actualidad y su relacin con otras ciencias.

La Archivstica se incorpora al elenco de las ciencias: Tiene un objeto claro y preciso de actuacin los archivos. Tiene una metodologa que aporta una serie de conocimientos reunidos sistemticamente.

Tiene dos mbitos distintos pero complementarios:

Nivel terico, que comprende la historia, el objeto, el mbito de actuacin (archivos y documentos) y el mtodo reflejado en la obtencin de un conjunto estable de principios, normas y terminologa. Nivel prctico, que es el resultado de la continua aplicacin de un conjunto de tcnicas y procedimientos para la organizacin, conservacin y difusin de los documentos y la informacin.

Desde el punto de vista archivstico, M. Cook establece la siguiente divisin:

reas especficas:

Gestin de documentos. Administracin de Archivos. Ciencias de la interpretacin. Historia administrativa o institucional.

reas comunes: Reprografa Tcnicas de comunicacin, exposicin y de educacin al pblico. Conservacin y restauracin. Almacenamiento, recuperacin y difusin de la informacin. Bibliografa y fuentes de informacin. Estudio de usuarios. Legislacin y reglamentacin (depsito legal, libertad de informacin y proteccin de datos). Seguridad. Diseo arquitectnico y control ambiental. Diseo y automatizacin de sistemas.

En la actualidad: Entre las nuevas funciones que se atribuyen a la Archivstica, destacan las siguientes : La potente formulacin del concepto de libre acceso a la informacin. La integracin de las tecnologas de la informacin en el tratamiento y la difusin de la informacin de los archivos. Los esfuerzos dedicados a la estandarizacin y normalizacin de la descripcin. La expansin de la Archivstica en el mbito de la gestin y el tratamiento de los documentos administrativos. La expansin de la Archivstica en la funcin educativa y cultural.

Retos y problemas actuales: La teora archivstica La gestin de la documentacin administrativa La normalizacin El marketing archivstico La formacin y el estatuto profesional El documento electrnico

3.3 Definicin, rol y competencias del archivero.

Definicin: Persona que tiene a su cargo un archivo, o sirve como tcnico en l.

Competencias:

En el caso de los administradores de documentos y archivos se resalta la importancia de la formacin relativa a:

1. Gestin de documentos y archivos. 2. Control del acceso a la informacin en archivos. 3. Coordinacin de la informacin en el archivo. 4. Coordinacin de la organizacin de fondos. 5. Identificacin de los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados. 6. Implantacin de sistemas de gestin electrnica de documentos.

En el caso de los gestores de documentos y archivos se resalta la importancia de la formacin relativa a: 1. Diseo, anlisis y actualizacin de bases de datos. 2. Anlisis, clasificacin y descripcin de unidades documentales. 3. Asesoramiento sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. 4. Creacin y mantenimiento de la sede web del archivo. 5. Gestin y resolucin de incidencias relacionadas con el sistema de archivos. 6. Realizacin de consultas y bsquedas.

Funciones Administrativas Planificacin. Organizacin. Direccin. Control. Elaboracin de documentos de gestin. Supervisin de cumplimiento a nivel institucional. Capacitacin e induccin.

3.4 Cdigo de tica.

En el Xlll Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Pekn, China, en 1996, se propuso un cdigo tico para los profesionales de la archivstica, considerados como los responsables del control, cuidado, custodia, conservacin y administracin de los archivos. Este cdigo de tica sugiere lineamientos y pautas de conducta laboral para lograr la excelencia y la confianza pblica en el quehacer de los archivistas:

1. El Archivero debe proteger la integridad del material archivstico y as garantizar que ste contine siendo una evidencia confiable del pasado.

2. El Archivero debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histrico, legal y administrativo, respetando as el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.

3. El Archivero debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivstico, la conservacin y el uso.

4. El Archivero debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivstico.

5. El Archivero debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivstico.

6. El Archivero debe promover el acceso ms amplio posible al material archivstico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

7. El Archivero debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los lmites de la legislacin pertinente.

8. El Archivero debe utilizar la confianza depositada en l para el bien comn y evitar usar su posicin privilegiada para beneficio propio o de otros.

9. El Archivero debe procurar la excelencia profesional y la actualizacin de sus conocimientos archivsticos de forma sistemtica y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.

10. El Archivero debe promover la conservacin y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros profesionales.

Resumen del mduloUnidad Ideas principales

1. Archivos y documentos de archivo: Importancia, definicin y conceptos

- La importancia de los archivos se debe a la informacin que estos contienen, la misma que es imprescindible para la administracin (la toma de correctas decisiones basadas en antecedentes) y la cultura (Identidad Nacional). - Se debe entender por documento de archivo, a todo aquel producidos o recibidos por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades. - As tambin, se utiliza el trmino para definir al: a) El fondo documental, b) la institucin responsable de la custodia y tratamiento archivstico del fondo y c) el edificio o local donde se custodia dicho fondo.

2. Terminologa Archivstica:

- La Archivstica, como toda profesin tiene sus propios trminos tcnicos. - Se debe conocer que la archivstica tiene dos principios: El principio de procedencia y el principio de orden original. - Existen dos instancias que conducen la poltica archivstica: A nivel nacional, el Sistema Nacional de Archivos y a nivel institucional, el Sistema Institucional de Archivos. - Dentro de la institucin se tienen hasta tres niveles de archivo: Archivo de gestin, archivo perifrico y archivo central. Luego pasan a los niveles de archivo intermedio y archivo histrico. - Se tienen seis procesos tcnicos archivsticos: Administracin, organizacin, descripcin, seleccin y conservacin de documentos, servicios archivsticos.

3. La Archivstica y El archivero: - La archivstica es el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos. - El archivero es un profesional que tiene a su cargo un archivo, o sirve como tcnico en l. Debe respetar el cdigo de tica de los archiveros y debe tener las competencias necesarias para realizar las actividades de gestin y administracin de documentos (planificacin, direccin, organizacin, control, capacitacin, supervisin, uso de sistemas de gestin, procesos tcnicos).