MODELO DE proceso presupuestal DE PROPUESTAS TCNICAS Y ECONMICAS PARA PROYECTO EPC

CAPTULO I

GENERALIDADES

1.1. Introduccin

Los proyectos EPC son cada vez ms complejos en el mundo. A nivel mundial el contrato tipo EPC es el que ms predomina en los proyectos. Dentro de este marco la correcta administracin del proyecto EPC se ha transformado es una herramienta poderosa dentro del equipo de proyecto para lograr exitosamente los objetivos del proyecto.Este tipo de contrato es el preferido a nivel mundial entre los clientes, en Per cada vez ms empresas estn ingresando a esta tendencia.

El proyecto EPC es una modalidad de contrato por la cual el cliente, asigna a un agente para que desarrolle la ingeniera (E=Engineering), la gestin de la logstica o procura (P=Procurement) y la construccin (C=Construction). Por lo general tambin incluye el pre comisionamiento , comisionamiento y la puesta en marcha, desarrollado en conjunto con el rea de operaciones del cliente.

Los proyectos involucran diferentes especialidades de profesionales dentro de los cuales se encuentra la especialidad de Electricidad e Instrumentacin en donde explicaremos los procesos de presupuestar y/o estimar el costo directo para un proyecto EPC de una refinera.

Ahora la estimacin del costo implica un clculo a priori de lo que habr de ser. El trabajo de estimar el costo probable en que se incurrirn ser resultado del entendimiento de planos, especificaciones tcnicas, especificaciones comerciales, alcance de trabajo, tiempo de ejecucin, calidad requerida y condiciones que podran prevalecer en la obra, para determinar un hecho (cunto cuesta la obra?) basndose en: experiencia, juicio de expertos, observaciones, razonamientos y consultas.

1.2. Justificacin

En la actualidad la tendencia de elaborar propuestas tcnicas y econmicas del tipo EPC se dan cada vez con mayor frecuencia por lo cual es importante conocer todas las etapas, procedimientos, anlisis y elaboracin de un presupuesto y/o estimacin.

1.3. Objetivos

El objetivo es dar a conocer los fundamentos y la base terica del proceso de presupuestos en proyectos EPC para las disciplinas de Electricidad e Instrumentacin dentro de la empresa GyM, as tambin mostrar las responsabilidades al trabajar con una empresa socia y otros aspectos que involucran preparar una oferta tcnica y econmica para el cliente final.

CAPTULO IIPROCESO PRESUPUESTAL

En este captulo se describir dos modelos de proceso presupuestal EPC diferentes al proceso de GyM en donde se explicara el concepto de estos modelos.

2.1. Modelo Presupuestal AEl proceso presupuestal se origina cuando a travs de una invitacin o publicacin en un peridico local (para licitaciones pblicas), se presenta la oportunidad de participar en un concurso de ejecutar un proyecto. Los representantes comerciales son los encargados de estar al tanto de las oportunidades de negocio, y son ellos los intermediarios entre la empresa y el cliente durante las negociaciones. Sin embargo, una invitacin puede provenir desde la gerencia general.Todas las invitaciones (incluyendo bases del concurso) recibidas son derivadas al rea de Estimaciones de la empresa para su evaluacin y aprobacin. ste la deriva a Control Documentario para su almacenamiento, registro y notificacin de descarga al gerente de Presupuesto, Gerente Tcnico, presupuestadores y comerciales la llegada de la nueva informacin.El Gerente de Presupuesto y Gerente Tcnico asignan a un presupuestador para que realice un anlisis preliminar para ver si se aprueba o no el proyecto.Adems de revisarlo con los representantes comerciales.En algunos casos se recibe una carta de precalificacin, solicitando informacin de la empresa que demuestre su experiencia en algn tipo de trabajo al cual quiere postular. A esta etapa se le conoce como Etapa de Precalificacin. Si la empresa resulta precalificada, recibe una segunda invitacin al concurso y las bases finales del proyecto por parte del cliente.

La segunda etapa, es la elaboracin de un Presupuestos Estimado del proyecto, en el cual el presupuestador elabora un presupuesto no tan detallado y Gerencia Tcnica analiza si el presupuesto definitivo se debe o no preparar. Si el proyecto es rechazado, se le enva al cliente una carta de disculpas indicando las razones por las que no es posible presentar una oferta. Caso contrario se enva una carta de intencin de participar en el concurso. Una vez confirmado el inters de participar, se entra a la tercera etapa de Presupuestacin, donde los presupuestadores con toda la informacin recibida, las respuestas a consultas y visita tcnica elaboran su oferta. Puede que durante esta etapa venga informacin actualizada o complementaria, generalmente esto ocurre en las respuestas a consultas, sta informacin tambin debe ser archivada y registrada. Posteriormente a la presentacin de propuestas, existen casos en que el cliente solicita revisiones o modificaciones a la oferta por un cambio en el alcance del proyecto. Toda la informacin recibida por el cliente as como la generada por el presupuestador en esta etapa tambin es registrada y archivada hasta que se produzca la adjudicacin del proyecto.

2.2. Modelo Presupuestal B

El objetivo del presupuesto es determinar el costo, mnimo y seguro, de la Construccin del Proyecto, que permita un anlisis de riesgos para fijar el precio de venta y luego la consolidacin con los presupuestos de Ingeniera y Procura en el del EPC.

Se requiere interactuar con el rea comercial para la coordinacin de consultas, con el equipo presupuestal del EPC para las coordinaciones con Ingeniera y Procura y la determinacin del alcance final de la construccin

Las actividades bsicas para preparar el presupuesto son:

Determinacin del Costo Mnimo Correcto (CD + GG) Definicin de metrados a considerar Definicin del costo de los recursos (M. de O. , Equipos) Definicin de cotizaciones finales (Proveedores y sub/contratistas) Definicin de procesos constructivos, recursos y rendimientos Determinacin de los Precios Unitarios por partidas Determinacin de los costos de los Gastos Generales de Obra Benchmarking con proyectos similares Determinacin del Costo Financiero Determinacin del Flujo de Caja (Operativo e inversiones de equipos de construccin) Requerimientos de Financiacin (Montos, intereses y plazos) Determinacin del Costo de Capital y/o inversiones de los equipos de construccin Determinacin del Precio de Venta de la Construccin Anlisis de Riesgos del Presupuesto de la Construccin

Contando con los presupuestos de Ingeniera, Procura y Construccin independientes debemos proceder a una consolidacin para fijar el Presupuesto EPC y la Propuesta Econmica correspondiente.La coordinacin entre los planes y presupuestos de Ingeniera y Procura son la base de un proyecto tcnicamente correcto y econmico. Si bien, es obvio, que deben ser coordinados con el de Construccin, a efectos de la constructividad, el cumplimiento de lo especificado como proceso y los mayores ahorros en el Proyecto se definen entre la Ingeniera y la Procura.

En Ingeniera el objetivo del presupuesto es proporcionar al presupuestador del EPC el costo de la ingeniera necesaria para ejecutar el proyecto y el de Procura debe definir el monto de la misma a nivel presupuesto y el costo de la gestin de la procura en la etapa de ejecucin

La ingeniera comprende una ingeniera presupuestal previa para permitir preparar el presupuesto y la definitiva tanto la de gabinete como el acompaamiento durante la construccin. Sus principales actividades son:

Presentar los alcances y excepciones del Presupuesto Elaborar la lista de documentos a emitir durante el proceso de ingeniera Asignar un nmero de hh para la ejecucin de esos documentos Elaborar el organigrama de la ingeniera y definir el cronograma de los Recursos Humanos. Definir personas claves. Establecer proceso de coordinacin con Procura y Construccin Definir la participacin de terceros. Cotizacin de estudios y/o trabajos especializados Definir recursos ( Planta fsica, equipamiento y software especializado) Asignacin de costos (sueldos y recursos) Integracin final para el presupuesto EPC

En el caso de la Procura debe coordinar con ingeniera la cotizacin de suministros y materiales complementarios y la informacin tcnica proporcionada por los proveedores. Con la construccin la cotizacin de los Materiales de Construccin. Sus principales actividades son:

Para el Presupuesto de Suministros y Materiales Complementarios y de Construccin: Revisin y ajuste de requerimientos del material Emitir solicitudes de cotizacin Consultas con proveedores Seguimiento y recepcin de cotizaciones Evaluacin tcnica-econmica de las ofertas

Para el Presupuesto de la Gestin de la Procura: Diseo de la organizacin de Procura Costos del personal de la organizacin de la Procura Costos de las agencias de inspeccin pruebas Costos del Transporte, aduanas y almacenamiento Gastos de courrier

En el dimensionamiento de las organizaciones para presupuestar es un factor importante el cronograma de la presentacin de la oferta y obviamente, luego el propio cronograma del Proyecto.

Es obvio que este modelo no es el nico vlido y que hay diferentes alternativas, todas correctas, lo importante es que se use, pero sea cual sea el modelo, contar con uno servir de gua para lograr un mejor presupuesto.

Tambin hay que aceptar que cualquier modelo ser ideal y que debe adaptarse a las necesidades de cada proyecto y al plazo con que se cuenta para prepararlo, y por cierto, que en la ejecucin de un presupuesto no se puede terminar una actividad para iniciar la siguiente, pero quiz, lo fundamental esta en cumplir con todos los controles planteados secuencialmente, aun cuando alguna actividad a controlar no est totalmente terminada.