GUÍA DE APRENDIZAJE - ACTIVIDAD 8.0

ACTIVIDAD PRÁCTICA No. 8 – No Calificable

PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

FORMACIÓN PARA EL TELETRABAJO

ANEXO ACTIVIDAD 8.0 – PLANEACIÓN PRESUPUESTAL DEL EVENTO

Preliminares: es importante que TODAS las actividades descritas en las actividades siguientes, se

realicen utilizando los comandos de la Cinta de Opciones de Microsoft Excel 2010.

Nota: el desarrollo de las siguientes actividades busca ayudar al estudiante a adquirir las

competencias necesarias para presentar el examen de certificación en el módulo Hojas de Cálculo.

1. Actividad 8.1 – Configurar la aplicación para maximizar la productividad. (Ver contenido del

Módulo Hojas de Cálculo – Apartado 1.1.2) Para desarrollar esta Actividad, se va a trabajar con

la aplicación ofimática de hojas de cálculo Microsoft Excel 2010. Primero se debe configurar la

aplicación para obtener un máximo rendimiento en la productividad. Las tareas a realizar para

esto son:

Establecer las opciones o preferencias en Microsoft Excel:

Cambiar el Nombre de usuario: configurar su nombre como nombre de usuario en

Microsoft Excel 2010.

Cambiar la ruta predeterminada para guardar las hojas de cálculo: crear una

carpeta en Mis Documentos con su nombre y configurar esta carpeta como

ubicación predeterminada para guardar los documentos realizados en Microsoft

Excel 2010.

Microsoft Excel posee unas funcionalidades para utilizar de manera óptima la aplicación,

en este punto, usted debe realizar una búsqueda en la Ayuda de Excel sobre estos temas:

Utilizar las opciones de zoom.

Minimizar y Expandir la cinta de opciones.

2. Actividad 8.2 – Elaborar el Presupuesto del Evento. (Ver contenido del Módulo Hojas de

Cálculo – Apartados 1.1 y 1.2). En esta actividad se deben realizar las acciones descritas a

continuación.

a. Plantilla de Presupuesto: se debe crear el presupuesto del evento a partir de la plantilla

llamada “Presupuesto del Evento” en la categoría Presupuestos empresariales de

Microsoft Excel 2010, se debe utilizar la funcionalidad Guardar como… para guardar una

copia de la plantilla presupuesto en la ubicación configurada como predeterminada,

además se le debe cambiar el nombre por “Presupuesto del Evento ICDL”.

b. Guardar la hoja de cálculo en un formato diferente: se debe guardar la hoja de cálculo de

la plantilla del presupuesto, en la misma ubicación del punto anterior, en el formato de

Acrobat Reader (PDF) utilizando la funcionalidad Guardar como…

c. Utilizar la plantilla del presupuesto para elaborar el presupuesto del evento, así:

Editar la información del título del presupuesto ubicado en la primera fila para escribir

el nombre del evento.

Configurar el formato de moneda para las cantidades monetarias, con el símbolo de

peso de Colombia, separador de miles y disminuir los decimales.

En la hoja Gastos se deben registrar los gastos del evento.

En la hoja Ingresos se deben registrar los ingresos del evento.

En la hoja Resumen beneficios – pérdidas se deben registrar los beneficios y pérdidas

del evento para mostrar un Resumen.

Insertar una fila encima de la fila 2, para escribir la fecha de elaboración del

presupuesto. Darle formato de fecha larga.

Seleccionar la hoja de cálculo completa (mediante un solo comando) para cambiar el

tipo de fuente de toda la hoja Gastos por la fuente Calibrí.

En la hoja Gastos seleccionar el rango de celdas adyacentes del grupo Sitio (A8:C12) y

cambiar el tipo de fuente a Lucida Sans.

Utilizar el comando para deshacer la acción anterior y aplicar la fuente Times New

Roman a las celdas seleccionadas.

En la hoja Gastos, seleccionar de forma simultánea (usando la tecla control y el

mouse) las celdas que contienen los títulos Sitio, Decoración, Publicidad, Varios,

Refrigerio, Programa y Premios; para cambiarles el color de la fuente por Azul oscuro

y cursiva.

En la hoja Ingresos, realizar el reemplazo del título Proveedores y expositores por el

de Conferencistas.

Ordenar de forma ascendente los rangos de celdas que pertenecen a los títulos

Sitio(A8:C11), Decoración(A15:C19), Publicidad(A23:C25) y Varios(A29:C32).

Ordenar de forma descendente los rangos de celdas que pertenecen a los títulos

Refrigerio(E8:G11), Programa(E15:G19) y Premios(E23:G24).

El formato de la plantilla presupuesto se debe modificar de acuerdo a sus necesidades,

e ingresar los datos para realizar el presupuesto del evento.

3. Actividad 8.3 – Organizar el listado en Excel de personas interesadas en el Seminario de

Teletrabajo. (Ver contenido del Módulo Hojas de Cálculo – Apartados 1.2 y 1.3) En esta

actividad, se debe abrir el archivo en Excel “Listado de Personas interesadas en el Seminario

Teletrabajo ICDL” y realizar las acciones descritas a continuación.

a. Copiar el contenido de la celda B1 y copiarlo en la celda T1.

b. Copiar el contenido del rango de celdas B2:B31 y copiarlo desde la celda T2.

c. Copiar el contenido del rango de celdas D1:D31 y copiarlo en la hoja2 desde la celda H1.

d. Ubicarse en la fila 32 de la hoja1 e ingresar tres registros más, colocando en ciudad de

nacimiento la ciudad Santa Marta, utilizando la opción de autocompletar mostrada por

Excel.

e. Seleccionar el rango de celdas T1:T31 y moverlo a la hoja2 desde la celda B1.

f. Eliminar el contenido de la celda T1 de la hoja2.

g. Seleccionar y Copiar las columnas A, B, C y D, pegarlas en la hoja2 en las mismas columnas

A, B, C y D.

h. Seleccionar y Copiar simultáneamente (usando la tecla control y el mouse) las columnas H,

J, L, O y Q, pegarlas en la hoja2 desde la columnas E.

i. Seleccionar las filas 1, 3, 6, 8 y 10 simultáneamente (usando la tecla control y el mouse) y

pegarlas en la hoja3 desde la fila 2.

j. Copiar los primeros veinte registros de datos y pegarlos en una nueva hoja en el mismo

libro. Renombrar la etiqueta de la nueva hoja con el nombre: Listado Confirmado

Seminario. Escoger un color para la misma etiqueta.

k. Seleccionar el contenido de la columna D (Cédula) e insertar la columna antes de la

columna B.

l. Autoajustar el ancho de las columnas de toda la base de datos. Ajustar el alto de las filas

en 20.

m. Inmovilizar la primera fila y la primer columna de la base de datos simultáneamente.

n. Eliminar la hoja2.

o. Aplicar formato de moneda a las celdas de la columna SALARIO, con una posición decimal

y punto separador de miles.

p. Aplicar formato de fecha a los datos de la columna FECHA DE NACIMIENTO.

q. Aplicar la fuente Arial, el tamaño 16, subrayado, negrita, a todos los títulos de la base de

datos. Además, aplicarles a los títulos color de fuente ROJO y color de fondo NEGRO.

r. Aplicar la fuente Agency FB, tamaño 14 a la fila2 de la base de datos.

s. Mediante el comando Copiar Formato, copiarle el formato de la fila2 a las demás filas de

la base de datos.

t. Insertar una columna antes de la columna de la Dirección, escribirle como título Resultado

Diagnóstico. Ingresar datos comprendidos entre 0 y 1 (Por ejemplo: 0,2; 0,5; 0,9) a todos

los registros.

u. Darle formato de porcentaje a todos los datos de la columna Resultado Diagnóstico.

v. Aplicar ajuste de texto a las celdas de la columna OBSERVACIONES.

w. Alinear el contenido de todas las celdas de la Base de Datos colocando en la Alineación

Vertical el valor centrado.

x. DATOS SEMINARIO TELETRABAJO. Utilizar la combinación de celdas para centrar el título

en todas las columnas de la Base de Datos. Aplicar formato de negrita, tamaño 17, color de

fuente Azul Oscuro.

y. Añadir bordes a toda la Base de Datos, aplicar el siguiente formato de bordes:

Contorno: estilo de línea continua gruesa, color azul oscuro.

Bordes Internos: estilo de línea punteada delgada, color azul claro.

z. Configurar la orientación del texto de los títulos en 45 grados y autoajustar el alto de la fila

de títulos.

aa. Crear una copia de la hoja en donde se encuentra la Base de Datos, y copiarla al final del

mismo libro. Renombrar la etiqueta como “Nueva Base de Datos”.

4. Actividad 8.4 – Realizar cálculos sobre el listado en Excel de personas interesadas en el

Seminario de Teletrabajo. (Ver contenido del Módulo Hojas de Cálculo – Apartado 1.4) En

esta actividad, se debe abrir el archivo en Excel “Listado de Personas interesadas en el

Seminario Teletrabajo ICDL” y realizar las acciones descritas a continuación.

a. Ubicarse en la hoja llamada Nueva Base de Datos, seleccionar toda la hoja mediante un

solo comando con el mouse.

b. Utilizar la opción Borrar formatos para quitarle todos los formatos aplicados a la base de

datos.

c. Aplicar bordes sencillos a toda la base de datos.

d. Eliminar la columna HIJOS.

e. Realizar los siguientes cálculos en la parte inferior de la base de datos, usando las

funciones adecuadas:

(CONTAR) Contar el número de personas inscritas en el Seminario, utilizando como

rango de datos la columna No.

(CONTARA) Contar el número de personas inscritas en el Seminario, utilizando como

rango de datos la columna APELLIDOS.

(SUMA) Calcular el número total de hijos, utilizando como rango de datos la columna

No. HIJOS.

(MAX) Calcular el salario más alto de la base de datos, utilizando como rango de datos

la columna SALARIO.

(MIN) Calcular el salario más bajo de la base de datos, utilizando como rango de datos

la columna SALARIO.

(PROMEDIO) Calcular el salario promedio de la base de datos, utilizando como rango

de datos la columna SALARIO.

Utilizando la función lógica SI, validar si los asistentes al seminario tienen hijos,

mediante los datos de la columna No. de Hijos. Para mostrar este resultado, se debe

insertar una columna vacía antes de la columna No. de Hijos, y como título se le debe

colocar PREGUNTA HIJOS. La función debe mostrar “Tiene hijos” si cumple con la

condición y “No tiene hijos” si no la cumple. Utilizar la opción de autorelleno para

copiar la fórmula a las demás celdas de la columna PREGUNTA HIJOS.

Insertar una nueva columna después de la columna SALARIO, y como título se le debe

colocar ANÁLISIS DE SALARIO, utilizar la función lógica SI para validar si el salario es

bajo o alto, respecto a un valor. Si el salario es mayor a $1.200.000 debe mostrar un

mensaje que diga “Salario Alto”, si no cumple con esa condición debe mostrar el

mensaje “Salario Bajo”. Utilizar la opción de autorelleno para copiar la fórmula a las

demás celdas de la columna ANÁLISIS DE SALARIO.

5. Actividad 8.5 – Mostrar por medio de gráficos, los detalles del presupuesto. (Ver contenido

del Módulo Hojas de Cálculo – Apartado 1.6) En esta actividad, se debe abrir el archivo en

Excel en donde realizó el Presupuesto del Evento ICDL y realizar las acciones descritas a

continuación.

a. Ubicarse en la hoja Gastos, seleccionar los datos correspondientes a Sitio (A8:C11) y crear

un gráfico de Columnas 3D con la información allí detallada.

b. Insertar un título al gráfico.

c. Añadir etiquetas de datos al gráfico.

d. Cambiar el color de fondo del gráfico, por un color de fondo degradado de su elección.

e. Cambiar el color de fondo de la leyenda, por un color de fondo degradado de su elección.

f. Cambiar el color de las columnas del gráfico por un color de su elección.

g. Modificar tipo de fuente, color y tamaño de la letra del título por ALGERIAN 19, color Azul

oscuro.

h. Cambiar entre filas y columnas la presentación del gráfico.

i. Realizar los gráficos de los demás ítems del presupuesto (Decoración, Publicidad, Varios,

Refrigerio, Programa y Premios); escoger diferentes tipos de gráficos para representarlos y

aplicarles diferentes formatos.

6. Actividad 8.6 – Configurar e Imprimir el presupuesto. (Ver contenido del Módulo Hojas de

Cálculo – Apartado 1.7) En esta actividad, se debe realizar la preparación de la hoja de cálculo

del Presupuesto para imprimirlo. Enviar la impresión a Microsoft XPS Document Writer y

generar los archivos descritos en el detalle de esta actividad.

a. Ubicarse en la hoja Gastos, cambiar la orientación de la hoja a horizontal.

b. Cambiar las márgenes de la hoja de cálculo, así: superior 3cm, inferior 2cm, izquierda 2cm

y derecha 2cm.

c. Configurar la impresión en hoja tamaño Carta.

d. Ajustar el contenido de la hoja de cálculo a 1 página de ancho por 1 página de alto.

e. Añadir un encabezado centrado que diga: “PRESUPUESTO EVENTO ICDL”.

f. Añadir un pie de página así: a la izquierda que contenga el número de páginas con el

formato #depágina de #depáginas (1 de 3); a la derecha la fecha actual; en el centro que

contenga el nombre del archivo.

g. Revisar ortografía de la hoja de cálculo.

h. Revisar e inspeccionar las fórmulas realizadas en el presupuesto.

i. Quitar las líneas divisorias de la hoja de cálculo. Mostrar las líneas divisorias de la hoja de

cálculo.

j. Configurar los encabezados de filas y columnas para que salgan en la impresión.

k. Configurar la opción Imprimir título, para repetir la fila en donde está el título del

presupuesto, en cada una de las hojas a imprimir.

l. Ver la vista preliminar de la hoja de cálculo, antes de imprimirla.

m. Realizar varias impresiones de la hoja de cálculo así:

Imprimir sólo el rango de celdas del ítem Sitio (A7:C12). Guardar la impresión en un

archivo de Microsoft XPS Document Writer llamado “SU_NOMBRE – resultado

imprimir rango de celdas”.

Imprimir toda la hoja de cálculo, haciendo 2 copias. Guardar la impresión en un

archivo de Microsoft XPS Document Writer llamado “SU_NOMBRE – resultado

imprimir hoja de cálculo”.

Quitar la configuración de imprimir los encabezados de filas y columnas.

Imprimir sólo el gráfico del ítem Sitio. Guardar la impresión en un archivo de

Microsoft XPS Document Writer llamado “SU_NOMBRE – resultado imprimir gráfico”.