02 ModPL Cartilla Jefe UPO PAR 3.0

Contraloría General de la República

Sistema Integrado de Control de Auditorías

Módulo de Planeamiento GERENCIA DE DESARROLLO

Cartilla de Usuario: Jefe UPO – Jefe PAR Versión 3.0.0

Sistema Integrado de Control Auditorías Versión: 2.0.0

Cartilla de Usuario: Jefe UPO – Jefe PAR Fecha: 27/05/2015

CUCSICA-v1.0.0

Manual Contraloría General de la Republica

CGR - 2015 Página 2 de 28

INDICE

1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 3

1.1. Descripción de acceso al sistema 3

1.2. Ingreso al Módulo de Planeamiento 3

1.3. Novedades de la Versión 2 del Manual 4

1.3.1. Autogeneración de los códigos de programa SICA 4

1.4. Opciones del Módulo de Planeamiento 4

1.4.1. Aprobar Matriz de Importancia Relativa 5

1.4.1.1.Reporte de Cobertura 5

1.4.1.2.Aprobar Matriz de Importancia Relativa (MIR) 7

1.4.2. Aprobar Índices de Riesgo (IR) 9

1.4.3. Aprobar Ranking 10

1.4.4. Prioridad Unidad Orgánica 12

1.4.4.1. Crear/modificar/visualizar Prioridad Unidad Orgánica 12

1.4.4.2. Aprobar Prioridad Unidad Orgánica 13

1.4.4.3. “Caracterizar” y “detallar” una Prioridad Unidad Orgánica (PUO) 14

1.4.5. Matriz de Demanda Priorizada 18

1.4.5.1. Evaluar Matriz de Demanda Priorizada 18

1.4.5.2. Modificar Matriz de Demanda Priorizada 21

1.4.5.3. Reporte de Recursos de la Unidad Orgánica 23

1.4.5.4. Visualizar Plan Operativo 24

1.4.5.5. Actualizar Información del Auditor 27

CARTILLA DE USUARIO: JEFE UPO – JEFE PAR



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1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

1.1. Descripción de acceso al sistema

Para acceder al Sistema Integrado de Gestión de Auditorías (SICA) siga los siguientes pasos:

1. Escriba la siguiente dirección de página, en la Barra de Direcciones del navegador

Google Chrome http://sica.contraloria.gob.pe/SicaInfPe

2. Se mostrará la siguiente página:

3. Ingrese el código de usuario y la contraseña que se le ha proporcionado previamente y el código CAPTCHA que solicita el SICA, luego presione el botón “Ingresar”, se muestra la siguiente pantalla.

1.2. Ingreso al Módulo de Planeamiento

Para ingresar al módulo de Planeamiento siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Planeamiento”



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2. Luego, indicar la Unidad Orgánica en sesión, es decir, seleccionar la Unidad Orgánica sobre la cual se realizara el planeamiento y presionar el botón “Seleccionar”.

3. El SICA confirma la selección de la Unidad Orgánica con el siguiente mensaje:

1.3. Novedades de la Versión 2 del Manual

1.3.1. Autogeneración de los códigos de programa SICA

Desde esta versión del SICA no será necesario registrar los códigos de programas SICA, el sistema los generará automáticamente en el módulo de Planeamiento y los replicará a los módulos UPO y Administración de Recursos cuando la Matriz de Demanda Priorizada sea aprobada. Si se requiere eliminar auditorías planificadas en el módulo de Planeamiento, luego de aprobada la matriz de Demanda Priorizada, el SICA no permitirá la eliminación si dichas auditorías tienen cualquier OS en los estados “En proceso” o “Cerrada”.

1.4. Opciones del Módulo de Planeamiento

Este módulo del SICA comprende las actividades de planeamiento y asignación de recursos, así como las interacciones de propuesta y aprobación con los niveles jerárquicos relevantes, para la conformación de la demanda priorizada de control.

La selección de entidades para su atención mediante servicios de control inicia con los análisis de importancia relativa y de riesgos, empleados para la determinación de ranking de entidades y la consiguiente relación de entidades priorizadas para cada ámbito de control. Al conjunto de entidades priorizadas por el ranking, se incorpora una relación de entidades priorizadas según la consideración o el juicio de los gerentes de las unidades orgánicas (UO).

Como resultado de la integración de las entidades priorizadas por el ranking y las entidades priorizadas por el gerente de la UO se obtiene la propuesta de demanda



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priorizada de servicios de control, la misma que es caracterizada y detallada para su ejecución

1.

1.4.1. Aprobar Matriz de Importancia Relativa

1.4.1.1. Reporte de Cobertura

Opción del Sistema que muestra la lista de Entidades definidas como “planificables” por cada Unidad Orgánica de Línea, por un periodo (año) determinado; el SICA por defecto selecciona el último periodo.

Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Reporte de

Cobertura” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo de la cobertura y presionar el botón “Buscar”, el Sistema por defecto muestra el último periodo cargado:

1 La “caracterización” de la demanda de control consiste en definir la denominación del servicio de control,

el alcance del servicio de control, las materias a examinar y el monto auditado y examinado. El detalle de la acción de control consiste en definir el objetivo general, las fecha de inicio y fin del servicio y el equipo planificado o comisión de control, incluyendo los roles de sus miembros y las horas programadas de

trabajo.



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3. El SICA muestra un listado de Entidades “planificables” para la Unidad

Orgánica y periodo seleccionado:

4. Opcionalmente, el usuario podrá imprimir un reporte, para ello debe presionar el botón “Imprimir” y el SICA le mostrará la siguiente pantalla (desde la cual podrá imprimir el reporte):

Indicar el periodo de cobertura para la

Unidad Orgánica seleccionada Luego de

seleccionado el periodo presionar

“Buscar”



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1.4.1.2. Aprobar Matriz de Importancia Relativa (MIR)

Opción del Sistema que permite aprobar los valores MIR de Entidades, en el ámbito de una Unidad Orgánica y un periodo seleccionado previamente, también indica el nivel de la Entidad (Rojo, Amarillo y Verde) con respecto a la MIR. Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presionar el Hipervínculo “Buscar Matriz de

Importancia Relativa” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo de la MIR y presionar el botón “Buscar”, el SICA mostrará la siguiente pantalla:



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3. Con el puntero del mouse se debe presionar el Nombre de la MIR de la Unidad Orgánica puesta en sesión, hasta que el fondo cambie al color plomo y se active el botón “Aprobar MIR”, como indica la figura:

4. Con el puntero del mouse se debe presionar el botón “Aprobar MIR”, el sistema solicitará a través de un mensaje, la confirmación de la aprobación de la MIR para la Unidad Orgánica y periodo seleccionado:

5. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Nombre de la MIR

de la Unidad

Orgánica en sesión



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1.4.2. Aprobar Índices de Riesgo (IR)

Opción del Sistema que permite aprobar los valores IR de Entidades, en el ámbito de una Unidad Orgánica y un periodo seleccionado previamente, también indica el nivel de riesgo de cada Entidad (Rojo, Amarillo y Verde). Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Buscar Índices de

Riesgo” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo de la IR, el SICA mostrará la siguiente pantalla:



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3. Con el puntero del mouse se debe presionar el botón “Aprobar IR”, el

sistema solicitará a través de un mensaje, la confirmación de la aprobación de la IR para la Unidad Orgánica y periodo seleccionado:


1.4.3. Aprobar Ranking

Opción del Sistema que permite aprobar a los Jefes UPO/PAR el Ranking de Entidades que servirá de base para el proceso de Gestión Clientes y la determinación de Entidades Priorizadas. Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Visualizar Ranking” y

el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo y presionar el botón “Visualizar Ranking”, el SICA mostrará la siguiente pantalla:



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3. Con el puntero del mouse se debe presionar el botón “Aprobar Ranking”, el sistema solicitará a través de un mensaje, la confirmación de la aprobación de la IR para la Unidad Orgánica y periodo seleccionado:




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1.4.4. Prioridad Unidad Orgánica

1.4.4.1. Crear/modificar/visualizar Prioridad Unidad Orgánica

Los roles: Jefe UPO y Jefe PAR tienen la opción de planificar Servicios de Control en Entidades que no han sido programadas a través del Ranking (Entidades más importantes (MIR) y riesgosas - IR). Cabe indicar que la prioridad se crea en estado “borrador”. Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Configurar Prioridad

Unidad Orgánica ” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Si la Prioridad Unidad Orgánica ya fue creada y desea modificarla (solo se puede modificar las que se encuentren en estado “borrador”) o visualizarla se debe seleccionar el periodo de la misma o registrar el nombre de la prioridad y presionar el botón “Buscar”, el SICA mostrará la pantalla anterior. Si se requiere crear una nueva Prioridad Unidad Orgánica, se debe presionar el botón “Crear”, y el Sistema mostrará la siguiente pantalla:



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3. Se debe registrar la siguiente información y presionar el botón “Guardar”: a. Nombre de la Prioridad: Se ingresa como se va a reconocer al servicio

de control. b. Número de Programa Se muestra bloqueado, el valor será

autogenerado cuando sea aprobado, cuando se de en “Cambiar a Aprobado”.

c. Periodo: se seleccionar un año de periodo de la prioridad d. Descripción de la Prioridad: Se indica el motivo de la prioridad e. Entidad: Seleccionar una Entidad a priorizar seleccionando el botón

“Buscar” que muestra pantalla de búsqueda y selección. f. Horas programadas: se registrar las horas planificadas del Servicio de

control. g. Fecha de inicio: se ingresa la fecha de inicio del servicio de control. h. Fecha de fin: se ingresa la fecha de fin del servicio de control. i. Justificación de la Prioridad: se describe el o los motivos por la cual se

hace el servicio de control a la Entidad. j. Seleccionar las materias a examinar

1.4.4.2. Aprobar Prioridad Unidad Orgánica

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Configurar Prioridad Unidad Orgánica ” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Seleccionar el periodo de la Prioridad Unidad Orgánica o indicar el nombre

de la prioridad y presionar el botón “Buscar”, el SICA mostrará la pantalla anterior. Para aprobar la prioridad, debe seleccionar el nombre de la prioridad hasta que el fondo se vuelva de color plomo y se active el botón “Cambiar a Aprobada”; al presionar el botón mencionado la prioridad cambiará al estado “Aprobado”, como muestra la figura:



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1.4.4.3. “Caracterizar” y “detallar” una Prioridad Unidad Orgánica (PUO)

La Prioridad Unidad Orgánica creada y aprobada en la actividad anterior debe que ser “caracterizada” y se debe registrar el “detalle” de este servicio de control.

Cabe indicar que la Matriz de Demanda Priorizada debe encontrarse en los estados “Borrador” o “Por Resolver” para poder desarrollar esta actividad.


1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Consultar Matriz de

Demanda Priorizada” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo de la Prioridad Unidad Orgánica que se desea caracterizar y detallar y luego presionar el botón “Buscar”, el SICA mostrará la siguiente pantalla:



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3. Se debe presionar el botón “Ver detalle” y el SICA mostrará la siguiente

pantalla:

3.1. Con el puntero del mouse se debe presionar el Nombre de la Entidad hasta que el fondo cambie al color plomo y se active el botón “Caracterizar”, el Sistema muestra la siguiente pantalla:

3.2. Se debe las materias a examinar, la denominación del servicio de control, las fechas de inicio y fin del alcance del servicio de control, el monto auditado y el monto examinado, precisando si el monto es en soles o dólares, luego presionar el botón “Guardar”, el sistema muestra la siguiente pantalla:



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3.3. Con el puntero del mouse se debe presionar el Nombre de la Entidad

hasta que el fondo cambie al color plomo y se active el botón “Detalle”, el Sistema muestra la siguiente pantalla:

3.4. Con el puntero del mouse se debe presionar el campo marcado en rojo hasta que el fondo cambie al color plomo y se active el botón “Objetivo General”, en la figura siguiente se muestra el proceso:

3.5. Se debe registrar el Objetivo General del Servicio de Control, la fecha de Inicio y fin planificada del servicio de control y el tipo de servicio de control y presionar el botón “Guardar”, como indica la pantalla:



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3.6. Registrar comisión planificada.- Se debe registrar a la comisión de auditoría planificada para que ejecute el Servicio de Control, para ello debe presionar el Objetivo General hasta que el fondo cambie al color plomo y se active el botón “Crear Equipo”, luego de presionar el botón mencionado, el Sistema mostrará la siguiente pantalla:

3.7. Presionar el botón “Ingresar equipo” para crear la comisión de auditoría y luego presionar el botón “agregar” para agregar uno por uno a los integrantes de la comisión auditora planificada; el Sistema mostrará la siguiente pantalla emergente:

3.8. Se debe presionar el botón “Seleccionar” y se cargará el auditor seleccionado, luego de lo cual se debe registrar:

a. Porcentaje de participación en la comisión auditora (esta opción aplica

para los supervisores que pueden supervisar más de 1 comisión a la vez, en el caso del resto de colaboradores debería ser 100%).

b. Rol del colaborador en la comisión auditora: Supervisor, Jefe de Comisión, Integrante, Apoyo Legal y Experto (es distinto a los roles del sistema).

c. Fecha de inicio y fin planificada de participación del colaborador en la comisión, para todos los colaboradores estas fechas deben estar entre las fechas de inicio y fin del servicio de control planificado registrado en el paso N° 3.5.



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d. Encargado, solo se debe seleccionar “si” cuando se registre al Supervisor, en los demás casos seleccionar “no”.

3.9. Al terminar de agregar a todos los miembros planificados de la comisión auditora, el Sistema muestra la siguiente pantalla:

1.4.5. Matriz de Demanda Priorizada

Opción del SICA que permite a los usuarios con rol Jefe UPO/PAR revisar y de

considerarlo aprobar las Matrices de Demanda Priorizada enviadas por los

Gestores UPO/ Analista PAR a revisión.

En esta sección también se explican opciones del SICA relacionadas modificar

un Plan Aprobado.

1.4.5.1. Evaluar Matriz de Demanda Priorizada

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Evaluar Matriz de Demanda Priorizada” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:



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2. Se debe seleccionar el periodo y presionar el botón “Buscar”, el SICA mostrará la siguiente pantalla:

3. Con el puntero del mouse se debe presionar el nombre de la Matriz de la

Unidad Orgánica puesta en sesión, hasta que el fondo cambie al color

plomo y se active los botones: “Aprobar Matriz de Demanda” y

“Rechazar Matriz de Demanda”, como indica la figura siguiente:

3.1. Rechazar Matriz de Demanda

Presionar el botón “Rechazar Matriz de Demanda”, como indica la figura:



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El sistema muestra la siguiente pantalla:

En el campo de título “Observación” se deben registrar los motivos del rechazo y se debe presionar el botón “Aceptar”, opcionalmente puede agregar algún archivo relacionado con el motivo del rechazo; el sistema mostrará el mensaje de confirmación y la Matriz Cambiará de estado de “En Revisión” a “Por resolver”, como muestra la figura siguiente:

3.2. Aprobar Matriz de Demanda

Presionar el botón “Aprobar Matriz de Demanda”, como indica la figura:

Seleccionar la Matriz y

presionar el botón “Rechazar

Matriz de Demanda”



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El sistema mostrará el mensaje de confirmación y la Matriz cambiará de estado de “En Revisión” a “Aprobada”, como muestra la figura siguiente:

1.4.5.2. Modificar Matriz de Demanda Priorizada

Opción del SICA que permite modificar la Matriz de Demanda Priorizada que se encuentra en estado “aprobada” para las modificaciones del plan que se requieran durante la ejecución del mismo. Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Cambiar el estado de

Plan Operativo” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo y presionar el botón “Buscar”, el SICA mostrará la siguiente pantalla:


presionar el botón “Aprobar




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3. Con el puntero del mouse se debe presionar el nombre de la Matriz de la Unidad Orgánica puesta en sesión, hasta que el fondo cambie al color plomo y se active el botón “Rechazar Matriz de Demanda”, como indica la figura:

4. El sistema muestra la siguiente pantalla:

5. En el campo de título “Observación” se deben registrar los motivos de la modificación y se debe presionar el botón “Aceptar”, opcionalmente puede


presionar el botón “Rechazar




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agregar algún archivo relacionado con el motivo del rechazo; el sistema mostrará el mensaje de confirmación y la Matriz Cambiará de estado de “Aprobada” a “Por resolver”, como muestra la figura:

1.4.5.3. Reporte de Recursos de la Unidad Orgánica

Opción del SICA que permite mostrar las horas planificadas de los recursos humanos de una Unidad Orgánica; información relevante para la planificación.


1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Reporte Recurso de

Unidad Orgánica” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe indicar los filtros de búsqueda y presionar el botón buscar, de acuerdo a lo indicado en los filtros de búsqueda, el SICA mostrará la siguiente pantalla



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3. Opcionalmente se podrán mostrar reportes de las consulta, el SICA mostrará la siguiente pantalla, para ellos se debe presionar el botón “Imprimir”:

1.4.5.4. Visualizar Plan Operativo

Opción del SICA que permite consultar a detalle el Plan Operativo aprobado para la Unidad orgánica, entre la información que podemos revisar: Entidades planificadas, servicios de control planificados, horas hombre planificados (por Ranking o por Prioridad Unidad Orgánica), los costos de horas hombre planificadas por servicio de control, etc.



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1. Con el puntero del mouse presione el Hipervínculo “Visualizar plan

operativo” y el SICA mostrará la siguiente pantalla:

2. Se debe seleccionar el periodo y presionar el botón buscar, el sistema mostrará la siguiente información

2.1. Opcionalmente se puede imprimir un reporte, para debe presionar el botón “Generar Reporte”, el sistema mostrará la siguiente información:



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2.2. Cronograma por Unidad Orgánica, el sistema también permite consultar el cronograma por cada Entidad planificada, para ello debe seleccionar la Entidad y presionar el botón “Cronograma por Entidad”, como indica la siguiente pantalla:

2.3. Luego de presionado el botón “Cronograma por Entidad”, el sistema muestra la siguiente pantalla:



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2.4. Opcionalmente se puede imprimir un reporte, para debe presionar el botón “Imprimir”, el sistema mostrará la siguiente información:

1.4.5.5. Actualizar Información del Auditor

Opción del SICA que permite buscar “Auditor”, “Jefe de Comisión”, “Supervisor”, “Abogado” o “Experto” ingresando diferentes criterios de búsqueda para recuperar el usuario y seleccionarlo para recuperar sus datos, para ingresar horas y costos relacionados al servicio de control.

Para realizar esta actividad, siga los siguientes pasos

1. Con el puntero del mouse presionar el Hipervínculo “Actualizar

Información del Auditor” y el SICA mostrará la siguiente pantalla.



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2. Se debe ingresar información en cualquiera de los siguientes parámetros de búsqueda. Como ejemplo se digito en el campo nombre “Javier” y se presionó en el botón “Buscar”

3. El sistema recupera todas las coincidencias de búsqueda y las muestra en la sección de “Resultado de Auditores” para que el usuario pueda seleccionar un registro en particular dando clic en uno de ellos y presionar el botón “Actualizar”

4. El sistema muestra los campos para ingresar o modificar horas y costos

relacionados al servicio de control en un periodo seleccionado y seguido se debe de seleccionar en el botón “Guardar”

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