Mdulo 2Organizacin Documental Docente:

Jos Rolando Villa CrdovaPasos a seguir para el estudio del mdulo: 1. Lea y estudie el texto de las unidades 1, 2 y 3 en el orden establecido porque tienen una secuencia que le permitir avanzar el curso de lo ms simple a lo complejo.

2. Puede realizar tcnicas de subrayado y resumen para facilitar el estudio del material.

3. Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.

4. Elabore el trabajo individual que est publicado en el aula virtual. Segn las fechas establecidas.

5. Recuerde participar en la videoconferencia a travs del aula virtual.

6. Las consultas acadmicas, puede realizarla al docente va correo electrnico o chat. El correo electrnico del docente es jvillacordova@hotmail.com

Aprendizajes esperados: a. Al finalizar el mdulo, usted habr alcanzado las siguientes competencias:

b. Entender que los documentos de archivo son testimonio del cumplimiento de las funciones y actividades realizadas en una entidad.

c. Cambio de conducta en relacin a los documentos de archivo

d. Formacin del hbito de organizacin de los documentos desde el momento en que se generan hasta la formacin de los archivos.

e. Desarrollo de la capacidad de integridad de las funciones orientadas a la misin institucional.

ndice Presentacin

5 UNIDAD 1 Identificacin Archivstica, Conceptos Bsicos Operativos

7 UNIDAD 2 Las Agrupaciones Documentales

16 UNIDAD 3 Clasificacin y Ordenamiento de los Archivos

25 Presentacin El mdulo de Organizacin Documental, se inicia con la identificacin archivstica para que el participante, conozca la entidad a donde aplicar los conceptos que adquiera, brindamos algunos conceptos bsicos que se utilizarn durante su desarrollo, con fines didcticos, para una mejor comprensin y aplicacin prctica partimos desde el momento en que se genera los documentos, en cumplimiento de las funciones de una dependencia, las actividades que realiza y el surgimiento del documento como testimonio, luego la formacin de la primera agrupacin que es el expediente dando lugar a la segunda agrupacin, la serie documental y la formacin de los archivos en las diferentes fases hasta culminar en el archivo histrico.

Para facilitar su entendimiento y aprendizaje se ha dividido en tres (03) unidades, cuya lectura secuencial permita en forma prctica organizar los documentos hasta lograr la formacin de las series documentales en una dependencia u oficina.

La unidad 1 se refiere a la identificacin archivstica, investigacin necesaria para que el participante investigue y obtenga la informacin necesaria de la entidad pblica o privada cuyo fondo documental debe ser tratado tcnicamente. Se desarrolla el tema de conceptos bsicos que se utilizarn a lo largo de todo el mdulo, lo denominamos como conceptos operativos, debido a que existen diferentes acepciones, sin embargo los utilizaremos tal como lo estamos definiendo, evitando dudas en su entendimiento y aplicacin. Asimismo se desarrolla el tema de Organizacin Documental, su ubicacin dentro de los procesos tcnicos archivsticos, la clasificacin y el ordenamiento. Se enfatiza el concepto de tipo documental, la importancia que tiene su determinacin en la organizacin documental, su nomenclatura y la relacin que tiene con la denominacin de las series documentales.

La unidad 2 trata sobre el expediente, como la primera agrupacin documental, su formacin, secuencia cronolgica, la foliacin y su denominacin como tipo documental, su organizacin como base de la clasificacin y ordenamiento de los documentos y la denominacin de las series documentales, su formacin como la segunda agrupacin documental, su denominacin cuando se trata de una agrupacin de unidades documentales simples y cuando se trata de agrupaciones de unidades documentales compuestas.

La unidad 3 explica sobre la tercera agrupacin de los documentos, formados por el conjunto de series, se trata de la clasificacin orgnica, clasificacin orgnica funcional y la clasificacin funcional y las variantes en cada una de ellas.

Una importante consideracin de carcter general que hay que tener en cuenta al hablar de terminologa es la cuestin de los prstamos lingsticos a travs de los tiempos y entre las diversas profesiones y oficios. Por ejemplo, sabemos que los masones tomaron su terminologa del gremio de la albailera. Del mismo modo nuestra archivstica tom muchos trminos y expresiones del mundo jurdico y administrativo en el que la profesin se movi siempre.

Vase inventario, registro y otros muchos trminos. Hoy da los documentalistas han tomado prestada la terminologa de los archivos en su conexin con la Administracin, perdiendo en su uso por stos su significado ms apegado a la realidad concreta en que naci y sacndola de algn modo de su contexto. De esta forma utilizan expediente para reunir documentos que ofrecen informacin sobre un asunto concreto, entre otros. El mundo informtico ha tomado prestadas de nuestro lxico y del de la Administracin un sinnmero de vocablos archivo, registro, etc. UNIDAD 1 Identificacin Archivstica, Conceptos Bsicos Operativos 1.1. Concepto de Identificacin En esta oportunidad se desea presentar cuatro conceptos sobre identificacin.

El Diccionario de Terminologa Archivstica1 define la identificacin como la fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Esta fase de identificacin es el estudio profundo y sistematizado de los grupos bsicos del conocimiento administrativo y archivstico en que se fundamenta la estructura de un fondo.

Es el primer paso a seguir para la organizacin y conservacin adecuada. Asimismo, en la identificacin lo elemental es tener como referencia los elementos caractersticos de los documentos, cuales son: el soporte, la forma, el formato, el gnero, la especie, el tipo y el contexto de produccin.

Otro concepto es el que explica Gustavo Villanueva Bazn la identificacin aplicada a los archivos histricos es el anlisis de las caractersticas formales e informativas de los documentos que componen un fondo o una coleccin, as como el contexto histrico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimiento de las series documentales. Si bien la identificacin debe realizarse en los archivos de gestin, que es donde se definen y sistematizan las categoras administrativas y archivsticas que sustenta la estructura de un acervo, es comn que en las oficinas y archivos respectivos no se siga dicho proceso en forma correcta, y por tanto, la documentacin llegue a los archivos histricos sin los elementos mnimos para determinar criterios de organizacin y otros aspectos relacionados.

El autor anterior nos hace conocer que el inicio de la identificacin debe darse desde los archivos de gestin, porque en esta fase de archivo es donde se sistematizan las categoras administrativas y archivsticas en que se fundamenta la estructura de un fondo documental.

Por otra parte Concepcin Mendo Carmona3, nos explica que la identificacin es la mejor herramienta para aplicar el principio bsico de la archivstica: el de respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. Consiste en la investigacin de las caractersticas de los dos elementos implicados en la gnesis del fondo: el sujeto productor y el objeto producido. Se entiende por sujeto productor la persona fsica, familia u organismo que ha producido y/o acumulado el fondo. Se entiende por objeto producido la totalidad del fondo y cada una de las agrupaciones documentales que lo conformanEn tal sentido, entindase a la identificacin como el procedimiento del mtodo analtico de la archivstica, en el que se estudia a travs de un anlisis exhaustivo al organismo productor del fondo documental, sus funciones y actividades, as como a la documentacin generada por las mismas.

Entonces podemos deducir que la identificacin archivstica es el estudio exhaustivo e investigacin del organismo productor, del fondo documental, sus funciones y actividades, trmite de la documentacin, identificacin de los documentos y el anlisis de la tipologa. Es el paso anterior al desarrollo de los procesos tcnicos archivsticos que debe realizarse en los archivos de gestin.

1.1.1. FASES DEL ANLISIS DE IDENTIFICACIN

Concepcin Mendo Carmona4 nos explica que son dos fases sucesivas de trabajo. La primera fase del anlisis se centra en la identificacin del organismo productor del fondo documental. Mientras que el segundo paso o fase de la identificacin se centra en el anlisis de cada una de las series documentales generadas.

a. Primera fase: Identificacin del organismo productor del fondo documental. En esta fase se recopila toda la informacin concerniente al organismo productor, recurriendo de esta manera a la informacin contenida en las fuentes externas: boletines, recortes periodsticos, normas legales, estudios histricos realizados y; las fuentes internas: la propia documentacin objeto de estudio, la normativa interna generada por el organismo, y cuando sea posible la entrevista personal con los responsables de las gnesis de los documentos. b. Segunda fase : Concepcin Mendo Carmona nos dice que: a partir de las fuentes recopiladas se estudian todos y cada uno de los procedimientos o trmites que determinan las series, as como su circulacin interna y externa por las distintas oficinas que interviene en su produccin

1.2 Unidad Documental. La informacin que contienen los documentos refleja las actividades que se realizan en una entidad en cumplimiento de las competencias por tanto esta informacin debe ser integra, sin lugar a que se divida o mutile, similar a un rompecabezas con todas sus partes, lo que da lugar al concepto de unidad documental definida por Gladys Jimnez de la siguiente manera: La unidad documental, archivsticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por el mismo tipo documental (vase Series con unidades documentales simples). La compleja, con la que ms estamos familiarizados, es el expediente, est integrada por tipos documentales de diversa ndole y que responden a una secuencia dentro del trmite respectivo (vase Series con unidades documentales complejas)6. Para los objetivos del presente mdulo lo definimos como la parte menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple o compuesta.

SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de informacin: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc. COMPUESTA.- Formado por dos o ms documentos o tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de informacin: El legajo de personal, el expediente, la historia clnica, etc.

1.3. Unidad de Conservacin o Archivamiento. Cuando ubicamos los documentos dentro de algn envoltorio como por ejemplo dentro de una carpeta, mencionamos que lo estamos archivando y lo ubicamos all para conservarlo, por tanto ese envoltorio se define como una unidad de conservacin o unidad de archivamiento, porque cumple esas funciones. Muchos autores dentro de ellos el Jefe del Departamento de Conservacin del Archivo Histrico Nacional de Espaa, nos brindan una posibilidad de definicin Se puede definir la unidad de conservacin como equivalente a unidad de instalacin, y, a su vez, unidad de instalacin puede ser igual o no a documento o conjunto de documentos

1.4. Unidad de Instalacin. Los documentos archivados en las unidades de archivamiento y conservacin, son ubicados o instalados en diferentes muebles que permitan darle un orden y su fcil ubicacin para el servicio, por la funcin que cumplen estos muebles los denominaremos como unidades de instalacin, dentro de ellos tenemos, los gaveteros, los armarios de dos puertas, los estantes y otros que cumplen el mismo fin. Es conveniente aclarar que otros autores consideran que las unidades de instalacin son los envoltorios de los documentos es decir lo que estamos denominando unidades de archivamiento.

1.5. Ubicacin Topogrfica. La ubicacin topogrfica de los documentos tiene relacin con las unidades de instalacin, lugar donde se coloca la unidad de archivamiento conteniendo los documentos. En nuestro medio el mueble de uso habitual es el estante de metal, cuyas partes podemos observar en el siguiente grfico:

Se trata de un estante de metal de ngulos ranurados, de doble cara, que tiene cuatro cuerpos, dos en cada cara, de cinco baldas (niveles). Para determinar la ubicacin topogrfica de los documentos consideramos el nmero del cuerpo, el nivel de la balda, el nmero de la unidad de archivamiento y de existir, el nmero de la unidad de conservacin de la pieza documental. En el siguiente ejemplo: la ubicacin topogrfica de una pieza documental que se encuentra en la carpeta N 05 ubicado en la caja sombreada del grfico N 2 sera la siguiente:

Cuerpo 3

Nivel D

Caja N 68

Carpeta N 5

Se simplifica con guiones de la siguiente manera: 3-D-68-5.

Diccionario de Terminologa Archivstica. Edicin electrnica, publicado en 1995 por la Subdireccin General de los Archivos Estatales. Ministerio de Cultura. Gobierno de Espaa.

Gustavo Villanueva Bazn y otros, Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos de universidades e instituciones de educacin superior. Mxico, 2002, p. 67.

Concepcin Mendo Carmona, Consideraciones sobre el mtodo de la Archivstica. En: DOCUMENTA & INSTRUMENTA, 1 (2004), 42, pp. 35 46.

Concepcin Mendo Carmona, Consideraciones sobre el mtodo de la Archivstica. En: DOCUMENTA & INSTRUMENTA, 1 (2004), p. 44

Gladys Jimnez Gonzales, Ordenacin Documental (2003) Archivo General de la Nacin Bogota Colombia p 20

7 Juan Ramn Romero y Fernndez Pacheco, Principios de Conservacin del Patrimonio Documental de Archivos, Biblioteca Nacional del Per ao 2001 p 35