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MACROBUTTON InsertarCampo PROCESO: GESTIN DE TALENTO HUMANOPROCEDIMIENTO: NO APLICA

INSTRUCTIVO: TRMITE DE LIBRANZAS Y AHORROS DE ENTIDADES DE ECONOMA SOLIDARIA E INSTITUCIONES FINANCIERASCdigo: I-TH-007

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Fecha: 22-Mayo-2014

Memo INT-29627

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices generales para aprobar los descuentos en nmina de los crditos mediante la modalidad de libranzas y ahorros con entidades de economa solidaria e instituciones financieras, conforme a la normatividad vigente; para orientar a los (as) servidores (as) en el procedimiento a seguir y establecer con las entidades el mecanismo de aprobacin, reporte de novedades y descuentos en la nmina de la Secretara Distrital de Integracin Social.

2. GLOSARIO

Libranza: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera mediante el cual el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual una suma determinada para aplicar a la amortizacin de sus obligaciones ante una entidad financiera o de economa solidaria, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad acreedora en un plazo previamente convenido.

Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es requisito indispensable que la entidad financiera o de economa solidaria cuente con la autorizacin de descuento de nmina por parte del deudor (servidor pblico) y la autorizacin del empleador de la capacidad de descuento del deudor.

La libranza o descuento directo es la autorizacin dada por el asalariado o pensionado, al empleador o entidad pagadora, segn sea el caso, para que realice el descuento del salario, o pensin disponibles por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza

Empleador o entidad pagadora: Es la persona natural o jurdica, de naturaleza pblica o privada, que tiene a su cargo la obligacin del pago del salario, cualquiera que sea la denominacin de la remuneracin, en razn de la ejecucin de un trabajo o porque tiene a su cargo el pago de pensiones en calidad de administrador de fondos de cesantas y pensiones. La Secretara de Integracin Social tiene el carcter de empleador y la Tesorera Distrital, (Secretara de hacienda Distrital) tiene el carcter de pagador.

Entidad operadora: Es la persona jurdica que realiza operaciones de libranza o descuento directo, por estar autorizada legalmente para el manejo del ahorro del pblico o para el manejo de los aportes o ahorros de sus asociados. Igualmente, el empleador o entidad pagadora tendr la obligacin de verificar, en todos los casos, que la entidad operadora se encuentra inscrita en el Registro nico Nacional de Entidades Operadores de Libranza, el cual ser llevado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico; entidad que lo debe publicar en la pgina web institucional, con el fin exclusivo de permitir el acceso a cualquier persona que desee constatar el registro de entidades operadoras.

El Registro nico Nacional de Entidades Operadoras de Libranza entrar en operacin dentro de los quince (15) meses siguientes a la entrada en vigencia del Decreto 1455 del 10 de julio de 2013; esto es, el 10 de octubre de 2.014; salvo disposicin en contrario.

Beneficiario: Es la persona empleada o pensionada, titular de un producto, bien o servicio que se obliga a atender a travs de la modalidad de libranza o descuento directo.Capacidad de descuento, de pago o de endeudamiento. Es el porcentaje o monto que puede ser descontado del sueldo del empleado, el cual no puede superar el cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario, despus de los descuentos de ley.

Libre escogencia de la entidad operadora: El beneficiario tiene derecho de escoger libre y gratuitamente cualquier entidad para el pago de su nmina. El empleador no podr obligar al beneficiario a efectuar libranza con la entidad financiera con quien este tenga convenio para el pago de nmina.

Cdigo de operador de Libranzas. Todas las entidades que deseen tramitar libranzas en la SDIS deben tener autorizacin legal para tal fin. Mientras entra en vigencia el Registro nico Nacional de Entidades Operadores de Libranza, corresponde a la Tesorera Distrital la aprobacin y asignacin del cdigo de operador para las entidades que tramitan libranzas con la Administracin Central del Distrito Capital. El cdigo es un nmero asignado por dicha entidad mediante el cual se identifica el concepto de descuento en la nmina del trabajador.

Salario mnimo mensual legal vigente: El salario mnimo es la remuneracin vital, bsica y obligatoria establecida en Colombia; que se define anualmente por parte del la Comisin Permanente de Concertacin de Polticas Laborales y Salariales o mediante Decreto del Gobierno Nacional. El derecho al salario mnimo ha sido considerado un ingreso tan importante que en la Constitucin Poltica (C.P.), se ha dotado de una proteccin especial. As, si bien no es sinnimo de mnimo vital, su afectacin puede ponerlo seriamente en riesgo. Segn el artculo 53 de la C.P. el salario mnimo es irrenunciable.Salario Mnimo Vital: El derecho al mnimo vital ha sido considerado por la jurisprudencia constitucional como una de las garantas ms importantes en el Estado Social de Derecho. No solo porque se fundamenta en otros derechos como la vida (Art. 11 C.P.), la salud (Art. 49 C.P.), el trabajo (Art. 25 C.P.) y la seguridad social (Art. 48 C.P.), sino porque en s mismo es ese mnimo sin el cual las personas no podran vivir dignamente. Es un concepto que no solo busca garantizarle al individuo percibir ciertos recursos, sino permitirle desarrollar un proyecto de vida igual que al comn de la sociedad. De all que tambin sea una medida de justicia social, propia de nuestro Estado Constitucional. En ese sentido, derecho al mnimo vital ha sido definido por la Corte como la porcin de los ingresos del trabajador o pensionado que estn destinados a la financiacin de sus necesidades bsicas, como son la alimentacin, la vivienda, el vestido, el acceso a los servicios pblicos domiciliarios, la recreacin, la atencin en salud, prerrogativas cuya titularidad es indispensable para hacer efectivo el derecho a la dignidad humana, valor fundante del ordenamiento jurdico constitucional. Es decir, la garanta mnima de vida.

La Corte Constitucional en diferentes oportunidades ha sostenido que el derecho al mnimo vital no es una garanta cuantitativa sino cualitativa. Eso significa que aunque los ingresos de una persona funcionan como un criterio para analizar la vulneracin del derecho, su proteccin va mucho ms all. Por estas razones, la Corte Constitucional ha establecido que a pesar de su estrecha relacin, salario mnimo no es igual a mnimo vital. En efecto, existen situaciones en las que proteger el salario mnimo de una persona no necesariamente garantiza las condiciones bsicas sin las cuales un individuo no podra vivir dignamente.

2.1. Marco LegalLey 1527 del 27 de abril de 2.012. Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1881 del 11 de septiembre de 2.012. Por el cual se reglamenta parcialmente el artculo 14 de la Ley 1527 de 2012.

Decreto 1455 de julio 10 de 2.013. Por el cual se modifica parcialmente el artculo 1 del Decreto 1881 de 2012.

Sentencia T - 891 de 2013 Corte Constitucional. Emitida el 3 de diciembre de 2013, por la sala novena de la Corte Constitucional estableciendo la regla de ordenamiento de los descuentos legales aplicables a los trabajadores y se flexibiliza la aplicacin de la Ley 1527 de 2012, en materia de descuentos de libranzas, aclarando los lmites mximos permitidos y priorizando la supremaca jurdica del salario mnimo, del mnimo vital y de la irrenunciabilidad a ellos. 3. DESARROLLO

3.1 TIPOS DE LIBRANZA

La Secretara Distrital de Integracin Social (SDIS), tramitar las siguientes libranzas:

a. Libranza sobre la nmina mensual. Corresponde a los descuentos para amortizacin de crditos que se autorizarn sobre los ingresos mensuales del servidor publico, de acuerdo a su capacidad de pago que se determinar sobre los siguientes factores fijos mensuales:

Asignacin bsica mensual. Se tiene en cuenta la que devengue el servidor si se encuentra en encargo.

Gastos de representacin

Prima tcnica

Subsidio de alimentacin

Auxilio de transporte

Prima de antigedad

Prima secretarial

Los valores devengados por trabajo suplementario en todas las modalidades, no se tendrn en cuenta para calcular la capacidad de endeudamiento, dado su carcter estrictamente temporal y la variabilidad en el monto mensual.

Los descuentos de Ley que se tendrn en cuenta para calcular la capacidad de pago, son los estrictamente obligatorios a cargo del empleado y se relacionan a continuacin:

Aporte de salud a cargo del empleado

Aporte de pensin a cargo del empleado

Aporte al Fondo de Solidaridad pensional a cargo del trabajador. (incluye el aporte al Fondo de Subsistencia)

Retencin en la fuente a cargo del empleado

Los dems descuentos mensuales, aunque pueden tener origen legal, no son de deduccin forzosa y dependen de la capacidad de pago del trabajador. Este tipo de descuentos se consideran que hacen parte del cupo disponible de endeudamiento a cargo del empleado y son, entre otros, los siguientes:

Embargos ordenados por las autoridades judiciales, en todas las modalidades.

Cuotas sindicales

Seguros de vida y planes de medicina prepagada o complementaria,

Descuentos por incapacidades pendientes de pago

Ahorros y aportes a entidades de economa solidaria

En el caso de novedades de crditos por compra de cartera, se debe anexar junto con la libranza, el formato de compra de cartera que maneja cada Banco, Cooperativa o Fondo, indicando el nombre de la entidad a la que se le compra el crdito y la cuota que el funcionario liberar en el desprendible de pago.

b. Libranza sobre la prima semestral. Corresponde a los descuentos para amortizacin de crditos que se autorizarn sobre el valor de la prima semestral anual del servidor publico, de acuerdo a su capacidad de pago que se determinar as:

Hasta un monto mximo de una asignacin bsica mensual

El visado y aprobacin de libranzas sobre la prima semestral, se iniciar el primer da hbil del mes de abril de cada ao. Ser de absoluta responsabilidad de las entidades los desembolsos de crdito que hagan sobre la prima semestral, sin el respectivo visado o aprobacin por parte de la SDIS.

Cuando un funcionario tramite ms de una libranza sobre la prima semestral superando el cupo establecido, le sern devueltas, sin aprobacin, todas las solicitudes tramitadas a las entidades cooperativas o financieras y se enviar un memorando al trabajador dejando la evidencia del hecho para que no se repita dicha situacin.

c. Libranza sobre la prima de navidad. Corresponde a los descuentos para amortizacin de crditos que se autorizarn sobre el valor de la prima de navidad anual del servidor publico, de acuerdo a su capacidad de pago que se determinar as:

Hasta un monto mximo de una asignacin bsica mensual

El visado y aprobacin de libranzas sobre la prima de navidad, se iniciar el primer da hbil del mes de octubre de cada ao. Ser de absoluta responsabilidad de las entidades los desembolsos de crdito que hagan sobre la prima de navidad, sin el respectivo visado o aprobacin por parte de la SDIS.

Cuando un funcionario tramite ms de una libranza sobre la prima de navidad superando el cupo establecido, le sern devueltas, sin aprobacin, todas las solicitudes tramitadas a las entidades cooperativas o financieras y se enviar un memorando al trabajador dejando la evidencia del hecho para que no se repita dicha situacin.

3.2 REQUISITOS MNIMOS DE LA LIBRANZA

Las libranzas de las entidades de economa solidaria o financiera deben contener, al menos, la siguiente informacin:

Fecha de la libranza

Nmero de identificacin y nombres completos del trabajador

Monto del crdito y monto total a pagar por parte del servidor (a)

Valor de la cuota mensual, la cual debe ser fija durante el periodo de pago

Nmero de cuotas a pagar

Tasa de inters del crdito; la cual no puede superar la tasa mxima permitida legalmente y solo puede ser modificada en los eventos de novacin, refinanciacin o cambios en la situacin laboral del deudor beneficiario, con su expresa autorizacin.

Firma del trabajador

Firma del empleador

Original y copias (original para la entidad financiera o solidaria, copia para el trabajador y copia para el empleador que deber ser remitida por la entidad financiera o solidaria, junto con las novedades mensuales).

3.3 OTROS DESCUENTOS PARA AHORRO, MEDICINA PREPAGADA O COMPLEMENTARIA Y SEGUROS DE VIDA

La Secretara Distrital de Integracin Social (SDIS), tramitar, adems de las libranzas, los siguientes descuentos mensuales, aplicando la misma normatividad que rige para las libranzas:

a. Ahorros o aportes para Cooperativas y Fondos de Empleados: Corresponde al valor mensual que autoriza descontar el trabajador de sus salarios, para ahorros o aportes; sujetos a la capacidad de pago legalmente establecida. Estos descuentos se aplican sistemticamente todos los meses, hasta que medie autorizacin escrita de suspensin por parte del servidor y/o la entidad correspondiente.

b. Medicina prepagada o planes complementarios. Corresponde al valor mensual que autoriza descontar el trabajador de sus salarios para amortizar, mediante cuotas, planes complementarios de salud o medicina pre pagada; sujeto a la capacidad de pago legalmente establecida. Estos descuentos se aplican sistemticamente todos los meses, hasta completar el nmero de cuotas reportadas por el servidor y/o la entidad correspondiente.

c. Seguros de vida. Corresponde al valor mensual que autoriza descontar el trabajador de sus salarios para amortizar, mediante cuotas, seguros de vida individuales o colectivos, sujeto a la capacidad de pago legalmente establecida. Estos descuentos se aplican, sistemticamente todos los meses, hasta completar el nmero de cuotas reportadas por parte del servidor y/o la entidad correspondiente.

Los descuentos anteriormente descritos, reciben el mismo tratamiento que una libranza, deben sujetarse a visado previo por parte de la SDIS y al cumplimiento de la capacidad de pago legalmente establecida.

3.4 LIQUIDACIN DE LA CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO

Para calcular la capacidad mensual de endeudamiento del trabajador, se tendr en cuenta el siguiente procedimiento:

DEVENGADOS MENSUALESDEDUCIDOS MENSUALES OBLIGATORIOS DE LEY

Asignacin bsica mensualAporte de salud

Gastos de representacinAporte de pensin

Prima tcnicaAporte al fondo de solidaridad pensional

Prima de antigedadRetencin en la fuente

Subsidio de alimentacin

Auxilio de transporte

Prima secretarial

TOTAL DEVENGADOS (1)TOTAL DEDUCIDOS (2)

SALARIO NETO MENSUAL (3)

TOTAL DEVENGADOS - TOTAL DEDUCIDOS

(3) = (1) - (2)

CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO o CUPO DISPONIBLE (4)

SALARIO NETO MENSUAL / 50%

(4) = (3) * 50%

El cupo disponible o capacidad de endeudamiento calculado como se indica en el cuadro anterior, es el mximo permitido para cubrir los descuentos por cualquier otro concepto, entre los que se destacan los siguientes.

COBERTURA DEL CUPO DISPONIBLE

Descuentos por incapacidades

Cuotas de embargos en todas las modalidades

Cuotas de libranzas para bancos y entidades de economa solidaria

Cuotas sindicales

Descuentos para ahorros o aportes de entidades de economa solidaria

Seguros de vida o de salud

Planes de salud prepagada y complementaria

Otros descuentos a cargo del trabajador

Si el valor de la cuota mensual supera la capacidad de endeudamiento mensual, la libranza no ser visada.

Al momento de visar la libranza, se verificar la existencia de embargos reportados por los despachos judiciales que estn pendientes de ingresar a la nmina para descuento, los cuales se tendrn en cuenta para la visacin.

En ningn caso se aplicarn descuentos al trabajador que le generen ingresos netos inferiores al salario mnimo legal vigente.3.5 REGLA GENERAL PARA APLICAR LOS DESCUENTOS

De conformidad con lo establecido en la Sentencia T - 891 de 2013, de la Corte Constitucional, la regla general para aplicar los descuentos debe ceirse a los siguientes criterios:

En primer lugar, los descuentos directos deben respetar los mximos legales autorizados por la ley.

En segundo lugar, existe un mayor riesgo de afectar el derecho al mnimo vital cuando:

a) Entre el salario y la persona exista una relacin de dependencia, es decir, que sea la nica fuente de ingresos.

b) La familia dependa de los ingresos de la persona y finalmente,

c) Cuando se trate de personas de la tercera edad, esto es que se encuentran en el rango de esperanza de vida actual.

En tercer lugar, de ninguna manera es posible descontar ms all del salario mnimo legal vigente, salvo que se trate de embargos por deudas con cooperativas y por alimentos. En esos casos, su mximo ser del cincuenta por ciento (50%).

En cuarto lugar, el responsable de regular los descuentos es el empleador o pagador segn el caso.

En quinto lugar, en los descuentos directos por libranza se puede descontar hasta el cincuenta por ciento (50%) del salario (segn el caso), siempre y cuando, si se afecta el salario mnimo, no se ponga en riesgo o lesionen los derechos al mnimo vital y a la vida digna de la persona de acuerdo con las reglas fijadas por la Corte Constitucional.

3.6 LIMITES DE LOS DESCUENTOS

En aplicacin de los lineamientos de la Corte Constitucional, los lmites de los descuentos quedan definidos as:Para el caso de los embargos, las reglas impiden que se pueda afectar el salario mnimo y solo es cautelable la quinta parte de lo que lo exceda. No obstante, cuando se trate de deudas con cooperativas y por alimentos, el juez, puede decretar el embargo de hasta el 50% del salario; cualquier clase de salario.

Por su parte, en los crditos por libranza, se puede descontar el 50% del salario siempre y cuando, si se afecta el salario mnimo, no se lesione el mnimo vital y la vida digna de la persona.

Con base en lo anterior, y teniendo en cuenta que el mnimo vital y la vida digna de la persona no son cuantificables y con fundamento en el artculo 53 de la Constitucin Poltica, que establece la irrenunciabilidad al salario mnimo, la Secretara Distrital de Integracin Social, se abstiene de aprobar cupos de libranzas que se encuentren por debajo del salario mnimo legal vigente, aplicando estrictamente el lmite del 50% sobre los ingresos mensuales luego de las deducciones legales, tal como se establece en el artculo 3 de la Ley 1527 de 2012, segn la metodologa descrita en el numeral 3.4.3.7 RADICACIN DE LIBRANZAS PARA VISADO

Las entidades financieras o de economa solidaria radicarn las libranzas para visado o aprobacin de la capacidad de endeudamiento en las instalaciones de la SDIS, sub rea de Nmina y Prestaciones, de lunes a viernes, en el horario de 7:00 a.m. a 12:00 m.

Las libranzas sern visadas por el personal de nmina de la SDIS y si cumplen con los requisitos de Ley, sern firmadas por el Asesor de Talento Humano o su delegado. Una vez firmadas, sern entregadas directamente a las entidades financieras o cooperativas, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la radicacin.Nmina y prestaciones llevar un control, en una base de datos de Excel, de las libranzas presentadas por las entidades, registrando la identificacin del funcionario, nombres y apellidos, cooperativa o entidad financiera que presenta la libranza, monto solicitado, nmero y valor de las cuotas, tipo de libranza (nueva, refinanciacin o compra de cartera), si fue aprobada o no y motivo de la devolucin. Adicionalmente, en el libro radicador de oficios entrantes y salientes, se llevar registro de las libranzas tramitadas.

La SDIS entregar el original y las copias debidamente firmadas, siendo compromiso de la entidad financiera o cooperativa enviar, dentro de la fecha establecida para la radicacin de novedades de descuento mensual, la copia para el empleador que ser el nico soporte vlido para iniciar el descuento en la nmina.

Las entidades realizarn un anlisis previo de la capacidad de pago del trabajador, con base en los desprendibles de nmina mensual, con el fin de minimizar la devolucin de libranzas que no cumplen los requisitos.

Las libranzas que superen la capacidad de endeudamiento del trabajador, no sern visadas y se devolvern a las entidades dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la radicacin.La entrega y retiro de libranzas est a cargo, exclusivamente, de los asesores de las entidades financieras o solidarias que son las responsables de que cumplan los requisitos establecidos en el numeral 3.2 de este instructivo.

3.8 CRONOGRAMA DE REPORTE DE NOVEDADES DE LIBRANZAS

Para que se inicie o se suspenda el descuento en nmina de las libranzas, aportes o ahorro y otros descuentos aprobados; estas novedades deben ser radicadas en la sub rea de Nmina y Prestaciones dentro de las fechas establecidas en el cronograma mensual elaborado por la SDIS.

La fecha mxima de recepcin de novedades es el quinto (5) da hbil de cada mes, excepto en los meses de junio y diciembre en los cuales la presentacin de novedades se hace de manera anticipada por las fechas especiales de pago de nmina. La SDIS entregar un calendario anual de novedades de Libranzas que ser publicado en la Intranet y remitido a todas las entidades para conocimiento previo de las fechas de presentacin mensual de novedades.

Las novedades que sean entregadas con posterioridad a la fecha establecida no sern descontadas en la nmina de ese mes, y ser responsabilidad de las entidades la recuperacin o cobro de esa cartera directamente con sus deudores.

3.9 PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE NOVEDADES

El reporte de las novedades mensuales, por parte de las entidades financieras o de economa solidaria, se har mediante radicacin en fsico de la copia de la libranza para el empleador que fue visada o aprobada por la oficina de Talento Humano y en medio electrnico va email, en un archivo de Excel que contiene tres hojas debidamente identificadas y separadas por tipo de novedad (crditos nuevos, cancelaciones y aportes) segn tipo de novedad.

En el momento en que se radiquen las novedades, la SDIS verificar si stas fueron enviadas va email en el archivo Excel; en caso negativo, no se recibirn hasta tanto la entidad no remita el archivo Excel de novedades.

El libro de Excel ser enviado por Nmina y Prestaciones a todas las entidades, a los correos electrnicos que registren para tal fin.

Las novedades deben cumplir las siguientes condiciones:

a. Crditos nuevos

Los crditos nuevos deben reportarse en hoja de Excel con las especificaciones que se detallan en el numeral 11 de este instructivo.

Mediante oficio radicado en Nmina y Prestaciones, se debe entregar copia de las libranzas debidamente visadas y firmadas por el trabajador y por el Asesor de Talento Humano. Los valores de la libranza (valor del crdito, nmero de cuotas, valor de la cuota) deben coincidir exactamente con los reportados en la hoja de Excel. El nmero de crditos reportados en Excel debe ser igual al nmero de copias de libranzas radicadas.

No se tramitar ningn descuento de crditos que no vengan soportado con la copia fsica de la libranza. El archivo de Excel es informativo y permite adelantar gestin de revisin pero no sustituye la copia de la libranza que es el documento oficial que permite generar descuentos de sueldos a los servidores-as de la entidad.

Las entidades no pueden remitir descuentos de cuotas o valores no autorizados por los deudores.

Las libranzas sobre las primas semestral y de navidad tambin deben ser radicados en fsico y en archivo de Excel en las mismas condiciones y fechas de los crditos nuevos.

b. Crditos cancelados

Los crditos cancelados deben reportarse en una segunda hoja de Excel con las especificaciones que se detallan en el numeral 11 de este instructivo. Se debe tener en cuenta la identificacin exacta del crdito que se est ordenando cancelar, la cual debe coincidir con los datos originales o inicialmente reportados del crdito aprobado; esto porque es la nica manera que tiene Nmina y Prestaciones para identificar el crdito a cancelar que ya viene siendo descontado en el sistema.

Es importante aclarar que cuando un funcionario de la SDIS termina de cancelar el crdito y obtiene el Paz y Salvo respectivo por parte de la entidad cooperativa o financiera y lo presenta a Nmina y Prestaciones, este documento es vlido para suspender los descuentos.

c. Aportes o Ahorros

Los aportes o ahorros tienen el carcter de descuento permanente y se identifican con un cdigo diferente al de las cuotas de crditos o libranzas y es asignado por Nmina y Prestaciones. Las entidades que manejan descuentos por aportes o ahorros de sus afiliados, deben reportar en una tercera hoja de Excel las siguientes novedades (ver numeral 11):

Inicio de descuento de aportes o ahorros: Cuando se va a descontar por primera vez. Se reporta la identificacin del funcionario, el cdigo de descuento otorgado por la SDIS, el valor mensual de descuento y la identificacin de (I) para distinguir que es un descuento indefinido.

Suspensin de descuentos por aportes o ahorros: Se reportan los mismos datos de la novedad anterior pero el valor de descuento debe colocarse en cero (0).

Modificacin de ahorros o aportes: se reportan los mismos datos de la novedad anterior y el nuevo valor mensual de ahorro del funcionario. Nmina y Prestaciones eliminar el dato anterior del sistema y se ingresar el nuevo.

En cualquiera de las modalidades anteriores, el valor descontado ser el que se reporte en el Excel. Solo puede existir un valor de aporte o ahorro por funcionario-a.

Cuando un funcionario-a se retira de una Cooperativa o Fondo de Empleados, se debe reportar tanto la novedad de suspensin de descuento del crdito como la de suspensin de descuento del aporte o ahorro mensual.

3.10 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE EXCEL PARA REPORTE DE NOVEDADES

El reporte de novedades mensuales debe contener la siguiente estructura en Excel:

a. Para crditos o libranzas nuevos

CEDULACDIGO DESCUENTOVALOR CUOTAFECHA DE INICIONUMERO DE CUOTASSALDOTIPOVALOR INICIAL DEL PRSTAMO

Identificacin del funcionario. No utilizar puntos.Es el cdigo actualmente asignado por la SDIS para los descuentos de libranzas en nmina: cada entidad tiene un cdigo asignado. Valor de la cuota fija mensual del crdito. Sin puntos ni decimalesSe reporta la fecha de aprobacin del crdito en formato da/mes/aoSe reporta el nmero de cuotas que se van a descontar para ese crditoSe reporta el saldo inicial del crdito Nota: Valor de las cuotas * nmero de cuotas = saldo del crdito Se llena con (D) de definido para identificar que es un crdito de Libranza con plazo definido.Se reporta el valor inicial del prstamo. Sin puntos ni decimales

b. Para crditos o libranzas cancelados

CEDULACDIGO DESCUENTOVALOR CUOTAFECHA DE INICIONUMERO DE CUOTASSALDOTIPOVALOR INICIAL DEL PRSTAMO

Identificacin del funcionario. No utilizar puntos.Es el cdigo actualmente asignado por la SDIS para los descuentos de libranzas en nmina: cada entidad tiene un cdigo asignado. Valor de la cuota fija mensual del crdito. Sin puntos ni decimalesSe reporta la fecha de aprobacin del crdito en formato da/mes/aosSe reporta el nmero de cuotas que se van a descontar para ese crdito. Para cancelaciones debe venir en ceroSe reporta el saldo del crdito. Nota: Valor de las cuotas * nmero de cuotas = saldo del crdito. Para reportar cancelaciones debe venir en cero Se llena con D de LibranzaSe reporta el valor inicial del prstamo. Sin puntos ni decimales

c. Para aportes o ahorros nuevos, modificacin del valor mensual o suspensin.

CEDULACDIGO DESCUENTOVALOR TIPO

Identificacin del funcionario. Se reporta solo un registro por funcionario. No utilizar puntos.Es el asignado por la SDIS segn el listado adjuntoValor del aporte o ahorro en nmeros sin puntos ni decimales. Se deben sumar los distintos aportes o ahorros del funcionarioSe llena con (I) de Indefinido

3.11 PRELACIN DE DESCUENTO ENTRE LIBRANZAS

Cuando un servidor (a) tenga aprobada varias libranzas, el orden o prioridad de descuento se define del ms antiguo al mas reciente, teniendo en cuenta la fecha de aprobacin del crdito; dando prioridad al crdito ms antiguo.

Para dar cumplimiento a esta norma, en el aplicativo de nmina se debe llevar el registro de la fecha de aprobacin del crdito, para que el sistema aplique el orden de prelacin.

Es de precisar que en materia de descuentos de nmina la prioridad est en las incapacidades, de tal manera que cuando un funcionario debe cancelar una incapacidad este descuento tendr prelacin sobre cualquier otro y en caso de que no se disponga de cupo para pagar las libranzas en la nmina, es responsabilidad del servidor (a) cancelar directamente en la entidad financiera o cooperativa las cuotas dejadas de descontar, por pago de incapacidades.

3.12 NO DESCUENTO DE LIBRANZAS EN PERODO DE VACACIONES

El software de nmina de la SDIS no permite la realizacin de descuentos de manera anticipada; por tal razn, cuando un (a) servidor (a) disfruta de vacaciones y se le anticipan los salarios correspondientes en la nmina mensual, no es posible anticiparle el descuento de las cuotas de libranzas por el nmero de das que recibe de sus anticipos salariales, siendo responsabilidad del trabajador acercarse a su entidad crediticia para cancelar la cuota del mes correspondiente por caja. No hacerlo conlleva que el crdito entre en mora y sea objeto de cobro de intereses moratorios.

3.13 NOVEDADES DE NMINA QUE AFECTAN LOS DESCUENTOS DE LIBRANZAS

Existen novedades de nmina que afectan el ingreso mensual del trabajador disminuyendo la capacidad de pago y afectando los giros a las entidades cooperativas y financieras, implicando que la cuota del crdito no se pueda descontar o se descuente parcialmente. Estas novedades son:

Licencias no remuneradas

Sanciones disciplinarias

Suspensiones

Descuentos por incapacidades a cargo del trabajado

Estas novedades afectan los devengados mensuales del trabajador disminuyendo sus ingresos, conllevando que la cuota de los crditos no se pueda descontar o se descuente parcialmente debido a la falta de capacidad de pago.

En estos casos, el trabajador debe acercarse a su entidad crediticia con el fin de cancelar por ventanilla, los valores dejados de descontar para no generar mora en sus obligaciones.

3.14 OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS Y COOPERATIVAS

Las entidades financieras y cooperativas deben cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1527 de 2012, y en especial deben garantizar al servidor pblico de la SDIS, lo siguiente:

Informar claramente la tasa de inters de la libranza, la cual no puede superar la tasa mxima permitida legalmente

Entregar el extracto peridico del crdito con una descripcin detallada del estado del mismo.

Entregar copia de la libranza y del respectivo pagar al deudor

Entregar el paz y salvo al momento de culminar el pago de la obligacin crediticia y remitir la novedad de cancelacin a Nmina y Prestaciones, con el fin de que se suspenda el descuento al servidor (a).

3.15 DESCUENTO DE LAS NOVEDADES DE LIBRANZAS

La sub rea de Nmina y Prestaciones proceder de la siguiente manera para realizar los descuentos.

No. ACTIVIDADDESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADRESPONSABLE

1Recibir y radicar la libranza (en original y copias) de las entidades financieras o solidarias y entregarla al funcionario a cargo para visado.SECRETARIO SUB REA 1

2Verificar la capacidad de pago del trabajador y los requisitos mnimos de la libranza, de acuerdo con los numerales 5 y 7 de este instructivo.SECRETARIO SUB REA 2

3Si cumple los requisitos, visarla y pasarla a firma del Asesor de Talento Humano o su delegado para su aprobacin.SECRETARIO SUB REA 2

4Radicarlas en el libro de control, ingresarlas en la base de datos de libranzas (Excel) y entregarlas a la entidad financiera o cooperativa.SECRETARIO SUB REA 1

5Entregar la libranza firmada en original y copias a la entidad financiera o cooperativa.SECRETARIO SUB REA 1

No. ACTIVIDADDESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADRESPONSABLE

6Si no cumple los requisitos de visacin, devolver al secretario la libranza no aprobada para ser entregada a la entidad financiera o cooperativa.SECRETARIO SUB REA 2

7Enviar la copia firmada y aprobada de la libranza a Nmina y Prestaciones y el archivo en Excel con las novedades del mes.ENTIDAD FINANCIERA O COOPERATIVA

8Recibir las novedades mensuales junto con las copias de las libranzas verificando si la entidad remiti el archivo Excel, radicarlas y entregarlas al Profesional de nmina encargado de la liquidacin de libranzas.SECRETARIO SUB REA 1

9Verificar firma de la libranza y comparar el nmero de cuotas, valor de la cuota y saldo con el archivo de Excel de cada entidad. PROFESIONAL DE NOMINA

10Ingresar al sistema de Nmina la novedad de la libranza o aporte.PROFESIONAL DE NOMINA

11Liquidar la nmina para que se reflejen los descuentos y verificar que stos queden programados en la nmina.PROFESIONAL DE NOMINA

12Revisar los descuentos de las libranzas en la nmina.PROFESIONAL DE NOMINA - TCNICO DE NOMINA Y COORDINADOR SUB REA

13Elaborar y remitir los archivos planos y soportes de pago a la Asesora de Recursos Financieros para cargar en OPGET y tramitar el giro.PROFESIONAL DE NOMINA

14Cargar los archivos planos en OPGET para girar en la Tesorera Distrital.TCNICO DE FINANCIERA

15Remitir en Excel y va email el listado de descuentos a las entidades financieras o cooperativas.PROFESIONAL DE NOMINA

16Inicia el proceso nuevamente.

3.14.1 FLUJOGRAMA

En el siguiente diagrama de flujo se visualiza el proceso de aprobacin y descuento de libranzas y aportes.

3.14.2 PUNTOS DE CONTROL Dentro del procedimiento de aprobacin de libranzas se tendrn en cuenta dos puntos de control, a saber:

Ninguna libranza se puede descontar en la nmina sin el debido soporte en fsico en el cual se pueda observar que la libranza fue autorizada por el servidor pblico y por el Asesor de Talento Humano o su delegado. Este control se realizar por parte del Profesional de Nmina y Prestaciones a cargo del proceso de ingreso de novedades de libranzas. Una vez se vaya a ingresar la novedad, el profesional respectivo, verificar que exista el soporte en fsico y que est debidamente tramitado y firmado por el servidor y el Asesor de Talento Humano.

No se aplicarn descuentos por debajo del salario mnimo legal vigente. Para dar cumplimiento a las normas legales, la SDIS garantizar que los descuentos no afecten el salario mnimo legal mensual vigente o su proporcionalidad en nmero de das de pago de nmina. Este control se realiza parametrizando el sistema de nmina para que se proteja el salario mnimo y se verifica mediante la revisin mensual de la nmina a cargo del Tcnico de revisin de nmina, el Profesional de Nmina y el Coordinador de la sub. rea.

3.14.2.1 GIRO DE DESCUENTOS MENSUALES A LAS ENTIDADES FINANCIERAS Y COOPERATIVAS

La SDIS no cuenta con tesorera propia, siendo la Oficina de Pagos de la Tesorera Distrital, la encargada de realizar los giros a cada una de las entidades beneficiarias de los descuentos de libranza. La SDIS realiza los descuentos en la nmina, consolida el valor a girar a cada entidad beneficiaria, elabora los archivos planos y los soportes correspondientes del giro, los cuales son remitidos a la Subdireccin Administrativa y Financiera, para cargarlos al sistema OPGET (Sistema de Operacin y Gestin de Tesorera) de la Direccin Distrital de Tesorera.

De conformidad con el artculo 6 de la Ley 1527 de 2012, la Tesorera Distrital cuenta con tres (3) das hbiles, a partir de la fecha de pago de la nmina para girar las sumas de dinero correspondientes a los descuentos mensuales aplicados a los trabajadores, a cada una de las cuentas bancarias reportadas por las entidades.

3.14.2.2 EMISIN DE INFORMES DE DESCUENTOS MENSUALES

La SDIS enviar un informe mensual a cada entidad financiera o cooperativa, con la siguiente informacin del trabajador:

Nmero de identificacin

Nombre y apellidos

Valor mensual descontado

Este informe se remite va e-mail a las direcciones registradas por cada entidad.

4. Observaciones: No se tiene ninguna aclaracin.5. Administracin del instructivo: rea de Talento Humano, Nmina y Prestaciones Sociales: Tendr bajo su responsabilidad la actualizacin, identificacin, socializacin, aplicacin y adecuada gestin. La administracin del Instructivo est a cargo de la dependencia que lo aprueba.

ELABOROREVISOAPROBO

NOMBREEduardo Cala Flrez

Sandra Prez Rodrguez

Blanca Ins Castellanos MoralesYair Alexander Valderrama ParraAlvaro Jos Arrieta Consuegra

CARGOProfesional -Sub.-rea de Nmina

Responsable Libranzas

Gestora Proceso Talento HumanoAsesor Talento Humano Director Gestin Corporativa

Lder del Proceso de Gestin Talento Humano

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal a)

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal b)

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal c)

Ley 1527 de 2012, artculo 6.

Decreto 1455 de julio 10 de 2013, artculo 1.

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal d)

Ley 1527 de 2012, artculo 3, numeral 5.

Ley 1527 de 2012, artculo 12.

Corte Constitucional, Sentencia T 891 de 2013

Ley 1527 de 2012, artculo 3, numeral 3.

F-I-003