037-Planilla de Calculo II

PLANILLA DE CALCULO II

Protección de datos:

Vamos a estudiar la protección de celdas para no permitir la modificación de cel-das por error o por no tener permiso para ello.

Proteger celdas

Excel ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no quere-mos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.

Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por de-fecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se blo-queen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.

Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguien-tes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variacio-nes.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la solapa Proteger.

Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la cel-da no se pueda visualizar en la barra de fórmulas.

Las operaciones de la solapa Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto a continuación tendremos que realizar los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas.

Elegir la opción Proteger.

Seleccionar la opción Proteger hoja....

Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja:

Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para prote-ger el contenido de las celdas de la hoja activa.

Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y des-activarla para tener en cuenta la protección.

Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto ten-dremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar.

A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrán modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.

Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es decir:

Seleccionar el menú Herramientas y elegir la opción Proteger.

Seleccionar la opción Desproteger hoja....

Si habíamos asignado una contraseña nos la pedirá, por lo que tendremos que escribir-la y hacer clic sobre el botón Aceptar. Si no había contraseña asignada, automática-mente la desprotege.

1

Ejemplo de una planilla tipo: una cadena de pinturerías donde queremos tener un siste-ma centralizado, en el que quede señalado la venta diaria de cada vendedor de todas las sucursales. Para ello la planilla debe estar confeccionada de forma tal “que no se pueda escribir donde no se debe” y “si donde se debe”. Y así tener en todas las sucur-sales una planilla estandarizada para la fácil lectura de los datos.En Planilla De Calculo I trabajamos los ejercicios a pasado, es decir teníamos todos los datos y realizábamos las formulas a partir de ellos, en este curso vamos a trabajar a fu-turo partimos de las formulas que necesitamos y títulos de columnas y filas para luego introducir los datos.

A B C D E F G1 2 VENDEDOR LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES TOTAL3 V01 04 V02 05 V03 06 V04 07 V05 08 V06 09

10

En TOTAL tenemos que hacer la suma de las ventas realizadas por día del vendedor, esto seria =SUMA(B3:F3), luego arrastramos aunque quede 0 porque la idea es ir intro-duciendo los datos de las ventas realizadas y que se vaya sumando automáticamente.

A B C D E F G1

2VENDE-

DORLU-NES

MAR-TES MIÉRCOLES

JUE-VES

VIER-NES TOTAL

3 V01 350 800 1150

4 V02 810 81

0 5 V03 06 V04 07 V05 08 V06 09 10

Pero puede suceder que el operador de esta planilla se equivoque y escriba cifras en donde no debe por ejemplo en la celda A1 o G3, para ello debemos proteger la hoja en-tonces limitaremos al operador a que escriba donde corresponda, sino saltara un error.Para proteger la hoja:

1) Debemos seleccionar el rango B3:F82) Menú Formato – Celdas – solapa Proteger – quitar tilde Bloqueada – Aceptar

Por defecto este casillero de verificación o chequeo esta tildado, es decir que toda la hoja esta bloqueada, pero esta acción no protege la hoja solo desbloquea el rango se-leccionado para poder así terminar con los últimos pasos.

2

1) Menú Herramientas – Proteger – Proteger hoja – introducimos una contraseña – Aceptar

Nota: no debemos jamás olvidar la contraseña, como tampoco compartirla con nadie ya que otro usuario al tener conocimiento de la misma podría modificar la planilla. Por defecto, por ahora no seleccionamos ningún otro permiso. Mas adelante como no-sotros somos administradores de esta planilla les daremos a los usuarios otros permi-sos si es necesario.LA PLANILLA HA QUEDADO PROTEGIDA. POR CONSIGUIENTE CADA VEZ QUE EL OPERADOR QUIERA INTRODUCIR UN DATO EN UNA CELDA QUE NO CO-RRESPONDA APARECERÁ ESTE CUADRO DE DIALOGO.

Quitar protección de datos:

Menú Herramientas – Proteger – Desproteger hoja – escribir contraseña - Aceptar

3

VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos permite proteger zonas de la hoja de cálculo para evitar su edi-ción.En primer lugar para validar una zona de datos de la hoja deberemos seleccionar el rango de celdas a las que se desea aplicar la regla de validación, a continuación se de-berá seleccionar la opción DATOS+VALIDACIÓN.Aparece la siguiente ventana:

Accedemos a la solapa Configuración, en la primera de las listas desplegable Permitir, deberemos indicar el tipo de datos que es posible introducir en las celdas del rango se-leccionado. Haciendo un clic en dicha lista esta muestra todas las opciones posibles.

Las opciones presentan un nombre muy indicativo de la operación que realizan.En la lista desplegable Datos, aparecen una serie de opciones que permiten establecer mayores restricciones sobre los valores que es posible introducir. Dependiendo de la opción seleccionada con anterioridad podremos realizar unas acotaciones u otras. Por ejemplo si seleccionamos la opción Número entero, podemos establecer unos valores límite, un valor máximo, etc.

Una vez seleccionadas las opciones deseadas, podremos indicar al operador mediante mensajes, el dato que se debe introducir y en caso necesario el error en el que se esta incurriendo, para ello activaremos la solapa:

4

Mensaje entrante de la ventana de Validación de datos:

Esta ventana presenta una opción activada por defecto, Mostrar mensaje al seleccionar la celda, que hace posible la visualización de un mensaje en el momento en que el foco se sitúa sobre la celda a la que se aplica la regla.En el cuadro de Titulo escribiremos el mensaje que deseamos aparezca al posicionar-nos sobre la celda.En Mensaje de entrada introduciremos el texto que queremos ver asociado al titulo al activar cualquiera de las celdas.Mensaje de error Por último para terminar de establecer las opciones de validación de nuestros datos po-demos establecer los diferentes mensajes de error o de información que deseamos vi-sualizar cuando incumplimos alguna de las reglas de validación establecidas anterior-mente. Para ello activaremos la solapa Mensaje de error de la ventana de validación de datos:

En el cuadro de estilo seleccionaremos el tipo de mensaje que deseamos que aparezca al incumplir regla.

5

Este puede ser de tres tipos:

Limite

Advertencia

Información

De esta forma establecemos un mensaje de error asociado a la validaciónEn Titulo y Mensaje de error escribiremos los mensajes asociados a la ventana que nos avisa del error.Por ejemplo:

Para desactivar todas las reglas de validación aplicadas sobre un rango de datos, vol-veremos a seleccionar los mismos y desde la ventana de Validación de datos, desacti-varemos la misma pulsando en el botón Borrar todos que aparece en la esquina inferior de la izquierda.

Ejemplo de una planilla tipo: creamos esta plantilla con los títulos: NOMBRE – ESTADO CIVIL - SEXO- luego seleccionamos de B2:B11 – Menú Datos – Validación – Solapa Configuración - Criterio de validación – Permitir – Lista – Origen escribo: Soltero;Casa-do;Viudo;Divorciado – Solapa Mensaje entrante: Mensaje entrante: Solo en Mascu-lino – Solapa Mensaje de error; Mensaje de error: No esta permitido en Femenino.

Seleccionamos de C2:C11 – Menú Datos – Validación – Solapa Configuración -

6

Criterio de validación – Permitir – Lista – Origen escribo: Femenino;Masculino

Selecciono D2:D11– Menú Datos – Validación – Solapa Configuración: como se ob-serva en la imagen

Si bien no se ha ingresado mensaje de error podemos observar que al introducir un dato mayor que el estipulado en la validación, nos arroja el siguiente error:

7

Ejercitación: realizar la siguiente planilla en CFT (Costo Total Financiado) =B3+B3*(B6+B7)/12*B4 en Valor cuota =B8/B4

Validar B3 Numero Entero mínimo 1000 y máximo 10000.Validar B4 Lista 6;9;12;18;24;36Desbloquear B3;B4Proteger hojaFORMATOS CONDICIONALESLas celdas de una planilla tienen dos atributos principales: su contenido y su formato. El formato es el aspecto, la apariencia que presenta la celda: si un texto aparece en letra más grande o más chica, en negrita o subrayado, si un valor aparece con o sin decima-les, si la celda tiene un color de relleno, etc.Excel tiene toda una batería de comandos para definir el aspecto de una celda. Pero, en general, ese aspecto se fija una vez y no cambia; por lo menos, hasta que uno se mete con los comandos de formato para modificarlo.Sin embargo, existe el comando formato condicional, con el que el aspecto de una cel-da puede cambiar al variar algún valor de la planilla. Los formatos condicionales, per-miten que el aspecto de una celda dependa de alguna condición.

Ejemplo: en la siguiente planilla se muestra los movimientos realizados por un corralón con respecto a sus clientes de confianza, arquitectos, maestros mayor de obras etc, que trabajan en la zona. En la columna B aparecen los retiros de materiales representa-dos en pesos. En la columna C los pagos que van realizando los clientes. En la colum-na D el saldo que puede ser positivo o negativo ya que algunos clientes van pagando con cheques, queremos que los valores negativos se vean en color rojo, lo positivos en azul y los neutros (0) en negro.

A B C D1 CLIENTE RETIRO PAGO SALDO2 C01 1520 750 -770 =C2-B23 C02 250 250 04 C03 3200 3500 3005 C04 480 500 206 C05 290 200 -90

1. Seleccionamos el rango D2:D6, donde queremos definir el formato.2. Menú Formato/Formato condicional.... Aparece el siguiente cuadro, que tiene

una serie de cajas donde definir las opciones del formato.

3. En la primera caja, descolgamos las opciones y elegimos Valor de la celda.

8

4. En la segunda, descolgamos las opciones y elegimos menor que.5. En la tercera escribimos 0.Con esto queda definida la condición. Ahora hay que

determinar el formato propiamente dicho.6. Hacemos un clic en el botón Formato.... Aparece el cuadro siguiente, que tiene

un conjunto de solapas similares a las que se usan para definir el formato de las celdas y seleccionamos color rojo.

7. Aceptar

8. Hacemos un clic en Agregar para establecer la segunda condición.

9. En la primera caja, descolgamos las opciones y elegimos Valor de la celda.10.En la segunda, descolgamos las opciones y elegimos mayor que.11.En la tercera escribimos 0.Con esto queda definida la condición. Ahora hay que

determinar el formato propiamente dicho.12.Hacemos un clic en el botón Formato.... y seleccionamos color azul.13.Aceptar14.Aceptar

9

NOTA: SOLO SE PUEDE AGREGAR HASTA 3 CONDICIONES

ORDENAR DATOS Y SUBTOTALES

Ejemplo: confeccionaremos una planilla de cálculo que nos muestre los gastos de va-rios meses. Primero ordenaremos los datos por Motivo en forma ascendente y luego aplicaremos subtotales.

ORDENAR DATOSLos datos que introducimos en nuestra planilla aparecen en idéntico orden en que fue-ron introducidos, podemos organizar la información de diferentes formas dependiendo del tipo de datos que ésta contenga.01 Seleccionar toda la planilla.02 Seleccionar la opción de menú DATOS+ORDENAR, aparece la siguiente ventana:

En el apartado ordenar se selecciona la columna por la cual queremos ordenar la lista de datos. Una vez seleccionado, tenemos que seleccionar la opción de ordenación de-seada: Ascendente o DescendenteOrden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua.

10

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente.En los apartados Luego por, seleccionaremos las columnas adicionales por las cuales deseamos continuar la ordenación. Una ordenación de múltiples niveles utiliza la prime-ra columna como la columna clave o primaria de ordenación, el resto de columnas se ordenaran después de la principal.En donde dice el rango de datos tiene fila de encabezamiento seleccionamos SI, si la primer fila contiene los títulos de cada columna porque si optáramos por NO ordenaría los títulos junto con los datos03 Ordenamos por Motivo en forma Ascendente04 El rango de datos tiene fila de encabezamiento seleccionamos SI05 Aceptar

SUBTOTALES

Ahora queremos saber el total gastado de cada servicio. Para hacer este tipo de opera-ciones podemos utilizar la característica de cálculo de subtotales de Excel.Para crear subtotales debemos situarnos con el ratón en cualquiera de las celdas de la lista y a continuación seleccionar la opción de menú DATOS + SUBTOTALES.Aparece el siguiente cuadro de diálogo que nos ofrece varias opciones:

Para cada cambio en: Esta lista desplegable muestra los nombre de todas las colum-nas de la lista, que debe estar ordenada por la columna elegida, en nuestro ejemplo se-ria por Motivo.Usar función: Podemos utilizar hasta 11 funciones distintas: Suma, Contar, Promedio,Máx, Mín... etc. Estas son algunas de las funciones utilizadas con más frecuencia.Siguiendo con nuestro ejemplo seleccionaremos la función suma pues queremos cono-cer el gasto total por servicio o sea por Motivo.Agregar subtotal a: Esta lista desplegable muestra todos los campos de la lista.

11

Debemos elegir el campo que queremos emplear para el subtotal.Reemplazar subtotales actuales: Si activamos esta casilla de verificación, Excel elimi-nará las fórmulas de subtotales que existan en la lista y las reemplazará con los nuevos subtotales.Salto de página entre grupos: Si esta casilla está activada, Excel insertará de forma automática un salto de página después de cada subtotal.Resumen debajo de los datos: Si activamos esta casilla, Excel colocará los subtotales debajo de los datos (la opción por defecto). Si no la activamos las fórmulas de los sub-totales aparecerán sobre los totales.Quitar todos: Este botón elimina todas las fórmulas de subtotales de la lista.Cuando pulsemos sobre el botón Aceptar, Excel analizará la lista de datos e insertará las fórmulas necesarias.La siguiente figura muestra la lista que hemos utilizado como ejemplo después de aña-dirle subtotales.

TRABAJAR CON SUBTOTALESPara mostrar los diferentes niveles de una lista que contiene subtotales debemos pulsar sobre los símbolos adecuados que aparecen al crear los subtotales. Estos símbolos son botones con números sobre ellos (1,2 etc.) y botones con signo más (+) o menos (-).Si pulsamos sobre el botón 1 contraemos la lista para que no muestre detalle de este modo sólo veremos el nivel más alto de información. Siguiendo con nuestro ejemplo si pulsamos sobre el botón 1 veremos los datos correspondientes al Total General. Si pul-samos sobre el botón 2 la lista se expande para mostrar un nivel, etc. El número de bo-tones numerados depende del nivel de agrupación de la lista. Al elegir un número de ni-vel veremos el detalle para ese nivel, más cualquier otro nivel más bajo.Podemos expandir una sección particular pulsando el botón (+), o bien, podemos contraer una sección particular pulsando el botón (-).

12

Clic en nivel 1

Clic en nivel 2

Clic en nivel 3

Clic en botón -

13

SUB-SUBTOTALESHay listas que admiten más de un nivel de Subtotalizacion, es decir, podemos aplicar el comando de subtotales dos veces, para por ejemplo, obtener subtotales sobre la locali-dad y sobre la categoría de los distintos empleados.Para volver a crear subtotales sobre una lista de datos que ya contiene subtotales, de-bemos volver a realizar todos los pasos descritos en el apartado anterior.

ELIMINAR SUBTOTALESPara eliminar los subtotales de una lista de datos, debemos situar el cursor sobre cual-quier celda de la lista y seleccionar la opción de menú DATOS + SUBTOTALES. En el cuadro de diálogo que aparece tenemos que pulsar sobre el botón quitar todos.

Ejercitación: Dada la siguiente planilla ordenaremos los datos por cliente y luego aplicaremos sub-totales para obtener la situación en que se encuentra cada uno.

14

AUTOFILTROSLos filtros permiten visualizar los registros de una lista de datos que cumplan unas de-terminadas condiciones, mientras que ocultan el resto.Los autofiltros son la forma más rápida de seleccionar los elementos de una lista. Para aplicar un autofiltro debemos en primer lugar seleccionar cualquiera de las celdas que forman parte de la lista de datos y seleccionar la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, en ese momento se incorporan unas flechas al lado de cada uno de los campos.

RANGO SIN FILTRAR

RANGO FILTRADO

Cada una de las flechas lleva asociada una lista desplegable que incorpora cada uno de los datos que figuran en los registros de ese campo. Por ejemplo para visualizar en nuestra lista todas las personas que residen en la Ciudad de Buenos Aires, se pulsa en la flecha asociada a dicho campo y se escoge CABA.

Entonces nuestra planilla quedaría de esta manera:

15

Excel mostrará únicamente aquellos registros que cumplen la condición, resaltando en color azul el campo utilizado para ejecutar el filtro mostrando también resaltadas en azul las filas que cumplen dicha condición. Si deseamos volver de nuevo a mostrar todos los datos de la lista se pulsa de nuevo en la lista desplegable del campo seleccionado y se selecciona la opción Todas o Menú – Datos – Filtro- Mostrar Todo.Para ocultar las flechas de filtro de todos los campos seleccionamos de nuevo la op-ción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO.

Si quisiera ver los registros filtrado por soltero – femenino – secundario la planilla se ve-ría de esta manera:

Si quisiera ver los registros filtrado por soltero – femenino – secundario – CABA la plani-lla se vería de esta manera:

En la lista desplegable que se incorpora en cada uno de los campos de la lista de datos aparece la opción Personalizado, el usuario podrá personalizar sus propios filtros apli-cando más de una condición sobre un mismo campo. Al seleccionar dicha opción apa-rece la ventana Autofiltro personalizado. En el cuadro correspondiente a la celda selec-cionada, se seleccionan los operadores en la lista desplegable, estos aparecen con nombres ilustrativos de la operación que realizan. En el cuadro de la derecha se selec-cionan o escriben los valores de la lista. Si queremos añadir mas de un criterio pulsa-mos en el botón Y u O, y volvemos a marcar los cuadros de texto de los nuevos crite-rios.

Si quisiera ver los registros filtrado por soltero – femenino – menor que 30 años debería personalizar el filtro de esta manera:

Despliego la flecha del filtro edad y elijo personalizar, y elijo menor que 30, también elijo soltero – femenino.

Quedaría así:

16

Si quisiera ver los registros filtrado por casado, soltero, divorciado, debería desplegar la flecha del filtro ESTADO CIVIL, elijo personalizar y selecciono no es igual a VIUDO como se muestra:

Quedaría así:

Si quisiera ver solamente las personas que viven en Avellaneda y CABA debería perso-nalizar la localidad:

Observar que se utilizo es igual a CABA O es igual a AVELLANEDA

17

Ahora quisiera ver las personas que tengan más de 30 años y menos que 40 años:

Se utilizo es mayor que 30 Y es menor que 40

En el caso de querer filtrar por personas que viven en CABA, Avellaneda y Morón ya no podría utilizar Autofiltro, lo correcto seria utilizar Filtro Avanzado.

FILTROS AVANZADOSCon Excel podremos realizar selecciones de registros de una base de datos más com-plejas desde la opción de Filtros avanzados, para ello deberemos como mínimo contar con al menos tres filas vacías de la hoja que podremos utilizar como rango de criterios sobre la lista, y que deberán incluir los rótulos de columna.En primer lugar se copiaran los rótulos de columna de la lista correspondiente a las co-lumnas que contienen los valores que se desean filtrar y se pegan en la primera fila va-cía del rango de criterios.En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, se introducen los criterios que se quie-ren buscar, comprobando que existe al menos una fila vacía entre los valores de crite-rios y la lista.Para consultar ejemplos de criterios, se pulsa en el menú DATOS+FILTRO+FILTROAVANZADO, aparece la siguiente ventana:

Para filtrar ocultando las filas que no cumplen los criterios, se hace clic en Filtrar la lis-ta sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, se hace clic en Copiar a otro lugar, después en la casi-lla Copiar a y por ultimo en la esquina superior izquierda del área de pegado.

18

En la columna Rango de criterios se introduce la referencia, incluidos los rótulos de criterios.Solo registros únicos se utiliza para evitar registros duplicados.

La planilla quedaría de esta manera:

TABLAS DINÁMICAS – TABLAS PIVOTEABLES – PIVOT TABLEUna tabla dinámica es un conjunto de datos agrupados en forma de resumen que refle-jan de alguna manera determinados enfoques de la información, generalmente extraída de una lista de gran tamaño.Ofrecen gran potencia a la consulta y análisis de grandes conjuntos de información.DADA LA SIGUIENTE PLANILLA – LA SELECCIONAMOS

Crear una tabla dinámica o un informe de tabla dinámica1. Ir a menú principal, opción Datos>Informe de tablas y gráficos dinámicos

19

2. Se abre el asistente para tablas y gráficos dinámicos. En este primer paso, se ha de indicar donde están los datos que se desea analizar y qué tipo de informe se desea crear. A continuación Pulsar Siguiente

3. En el siguiente paso, se debe indicar dónde se encuentran los datos. Una vez indica-dos, pulsar Siguiente

4. Por último, hay que señalar si la tabla dinámica debe alojarse en una hoja de cálculo nueva o bien en la existente. Pulsar Finalizar para crear la tabla dinámica

5. En la nueva hoja de cálculo creada encontramos la tabla dinámica, inicialmente vacía y una ventana flotante, a su derecha, conteniendo la lista de campos o elementos que es posible añadirle. Seleccionando uno a uno los campos, mediante la técnica de arras-trar y soltar podremos diseñar la tabla y modificarla.También puede hacerse dentro de la ventana de Lista de campos de tabla dinámica pulsando el desplegable de la parte inferior donde aparecen las Áreas.Una vez seleccionado donde queremos poner el campo, pulsar a continuación el botón Agregar

20

El resultado, con nuestro ejemplo, es el siguiente:

Como también de esta forma depende donde coloquemos los campos

Los campos incluidos en la tabla dinámica pueden ser eliminados fácilmente, basta con arrastrarlos fuera de la tabla. Igualmente, pueden ir de un área a otra de la tabla. Esto nos permite reordenar la tabla tantas veces como necesitemos. Podemos realizar ope-raciones y refrescar la información para obtener nuevos datos respecto a los que se ha-yan incluido en el origen.

21

EJERCICIO DADA LA SIGUIENTE PLANILLA CREAR LAS TABLAS DINAMICAS COMO SE INDICA

CAMPO DE PAGINA MES

RU

BR

O VENDEDOR

IMPORTE

AHORA DE ESTA OTRA MANERA

CAMPO DE PAGINA RUBRO

VE

ND

ED

OR MES

IMPORTE

22

FUNCIÓN –FECHA-DIASEM Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana.

Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos intro-ducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea domingo, un 2 si el pri-mer día de la semana sea lunes,

Ejemplo: inserta en la celda A1 la función Hoy. Si en la celda A3 introducimos la fun-ción =DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado el numero correspondiente al día de la semana empezando la misma desde el Lunes . Si en la celda C3 escribiéramos la fun-ción =DIASEM(A1;1) aparecería el numero correspondiente al día de la semana co-menzando la misma desde el Domingo.

A B C D1 12/06/2009 =HOY() 2 3 5 =DIASEM(A1;2) 6 =DIASEM(A1;1)

Si quisiéramos averiguar el día en texto al que corresponde el numero que nos arrojo la Función DIASEM, deberíamos crear una lista y usar la Función BUSCARV.

A B C D E F G1 12/06/200

9 =HOY() 1 Lunes

2 2 Martes

3 5 =DIASEM(A1;2) 3 Miércoles

4 4 Jueves

5Viernes

=BUSCARV(A3;F1:G7;2) 5 Viernes

6 6 Sábado

7 7 Domingo

También se puede seleccionar el rango F1:G7 y asignarle un Nombre de la siguiente manera:

1. Se señala el rango F1:G7 2. Menú – Insertar – Nombre – Definir 3. Nombre que le daremos LISTA4. Aceptar

23

Por lo tanto ahora nuestra formula Buscarv quedaría así:

A B C D E F G1 12/06/200

9 =HOY() 1 Lunes

2 2 Martes

3 5 =DIASEM(A1;2) 3 Miércoles

4 4 Jueves

5Viernes

=BUSCARV(A3;LISTA;2) 5 Viernes

6 6 Sábado

7 7 Domingo

Si quisiéramos averiguar el día en que nacimos sin tener que recurrir al calendario de ese año deberíamos usar la Función DIASEM y la Función BUSCARV

A B C D E F G1 12/06/200

9 =HOY()28/12/1966 1 Lunes

2 2 Martes

33 =DIASEM(C1;2) 3

Miérco-les

4 4 Jueves

5 Miércoles =BUSCARV(A3;F1:G7;2) 5 Viernes

6Miércoles

=BUSCARV(DIASEM(C1;2);LISTA;2) 6 Sábado

7 7 Domingo

Función BUSCARV()Si queremos buscar valores en listas o tablas podemos utilizar las funciones de consul-ta y referencia. Por ejemplo, para buscar un valor en una tabla que coincida con un va-lor en la primera columna de otra tabla, usaremos la función BUSCARV.

Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

Función Sintaxis ResultadoBUSCARV Observa la sintaxis de la función =BUSCARV()

=BUSCARV(Celda;Rango;Columna)

Es decir, buscará el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas

O desde el asistente

BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)Valor_buscado es el valor de búsqueda y puede ser un número, una referencia o una ca-dena de texto;matriz_buscar_en es el rango de celdas don-de se realiza la búsqueda;indicador_columnas es el número de colum-na de matriz_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente

Busca en primera colum-na de una matriz, se mueve en la fila corres-pondiente y devuelve va-lor de celda.

24

ordenado es un valor lógico que controla el ti-po de búsqueda que se realizará.

EJERCITACIÓN: RECIBO DE SUELDOS

Nuestro libro se llamara Sueldos.La Hoja 1 NominaLa Hoja 2 LiquidaciónLa Hoja 3 Recibo de Sueldos

HOJA NOMINA:

A B C D1 Categoría Descripción Básico V.Hora2 a Repositor $ 1.400,00 $ 7,00 =C2/2003 b Cadete $ 1.600,00 $ 8,00 4 c Vendedor $ 1.800,00 $ 9,00 5 d Administrativo $ 1.900,00 $ 9,50 6 e Encargado $ 2.800,00 $ 14,00

1. Una vez terminada seleccionar A2:D6 2. Menú – Insertar – Nombre – Definir 3. Escribimos Nomina4. Aceptar

Le hemos dado a ese bloque el nombre de Nomina

También:

1. Señalamos C2:D6 2. Menú – Formato – Celdas3. Solapa – Número4. Categoría – Moneda - $ - decimales 2

Luego protegeremos todas las celdas y la hoja:

1. Señalo A1:D62. Menú – Formato – Celda – Solapa Proteger 3. Sacar la tilde del casillero de verificación Bloqueada4. Menú – Herramientas – Proteger – Proteger Hoja 5. Contraseña 1236. Aceptar7. Repito La Contraseña 8. Aceptar

HOJA LIQUIDACIÓN:

A2 Legajo Escribo el numero de legajoB2 Apellido Escribo el ApellidoC2 Nombre Escribo el NombreD2 Cuil Escribo el CuilE2 Categoría Escribo la CategoríaF2 Descripción =BUSCARV(E3;Nomina;2)G2 Básico =BUSCARV(E3;Nomina;3)H2 V. Hora =BUSCARV(E3;Nomina;4)I2 H.E.Simples Escribo cantidad de horasJ2 H.E. Dobles Escribo cantidad de horasK2 Total Extras =H3*I3*1,5+H3*J3*2 o H3*(I3*1.5+J3*2)L2 Viáticos Escribo importe

25

M2 Total Remunerativo =G3+K3N2 Jubilación =M3*$N$1O2 Obra Social =M3*$O$1P2 Aporte Sindical =M3*$P$1Q2 Sueldo Neto =M3-N3-O3-P3+L3

26

A todas las celdas que contienen importes darles formato Moneda.

1. Una vez terminada seleccionar A3:Q8 2. Menú – Insertar – Nombre – Definir 3. Escribimos Sueldos4. Aceptar

Le hemos dado a ese bloque el nombre de Sueldos

Luego protegeremos todas las celdas y la hoja:

1. Señalo I3:J82. Menú – Formato – Celda – Solapa Proteger 3. Sacar la tilde del casillero de verificación Bloqueada4. Menú – Herramientas – Proteger – Proteger Hoja 5. Contraseña 1236. Aceptar7. Repito La Contraseña 8. Aceptar

HOJA RECIBO DE SUELDOS:

LA EMPRESA S.A.

Recibo de Sueldo Original

Liquidación del mes de: Junio 2009 Legajo: 1006

Apellido:Martí-nez Nombre: Carlos Cuil: 895623121

Categoría: b Descripción: Cadete

Descripción Cantidad Deducciones Remuneracio-nes

Sueldo Básico 1 $ 1.600,00 Horas Extras Simples 0 $ 0,00 Horas Extras Dobles 0 $ 0,00 Viáticos 1 $ 60,00 Jubilación 11% $ 176,00 Obra Social 6% $ 96,00 Aporte Sindical 5% $ 80,00

Subtotal Deduccio-nes: $ 352,00

Subtotal Remuneracio-nes: $ 1.660,00

Sueldo NETO: $ 1.308,00 Firma del Empleador:

27

Junio: C5 aplico una Validación:1. Menú – Datos – Validación2. Solapa Configuración3. Permitir Lista4. Origen: Enero;Febrero;Marzo;Abril;Mayo;Junio;Julio;Agosto;Septiembre;Octubre;

Noviembre; Diciembre5. Aceptar

2009: D5 aplico una Validación:1. Menú – Datos – Validación2. Solapa Configuración3. Permitir Lista4. Origen: 2009;2010;2011;2012;2013;2014;2015

Apellido: =BUSCARV(G5;sueldos;2)

Nombre: =BUSCARV(G5;sueldos;3)

Cuil:=BUSCARV(G5;sueldos;4)

Categoría: =BUSCARV(G5;sueldos;5)

Descripción: =BUSCARV(G5;sueldos;6)

Cantidad

Horas Extras Simples: =BUSCARV(G5;sueldos;9)

Horas Extras Dobles: =BUSCARV(G5;sueldos;10)

Remuneraciones

Sueldo Básico: =BUSCARV(G5;sueldos;7)

Horas Extras Simples: =BUSCARV(G5;sueldos;8)*C15*1,5

Horas Extras Dobles: =BUSCARV(G5;sueldos;8)*C17*2

Viáticos: =BUSCARV(G5;sueldos;12)

Deducciones

Jubilación: =BUSCARV(G5;sueldos;14)

Obra Social: =BUSCARV(G5;sueldos;15)

Aporte Sindical: =BUSCARV(G5;sueldos;16)

Subtotales

Subtotal Deducciones: =SUMA(E12:E26)

Subtotal Remuneraciones: =SUMA(G12:G26)

Sueldo NETO: =G28-E27

Luego le doy formato bordes y relleno como se observa.

Como los Recibos de Sueldos se hacen por Original y Duplicado realizo los si-guientes pasos:

1. Señalo toda la factura y la copio2. Me posiciono en la celda A56 y pego3. Selecciono la celda G58 y cambio la palabra Duplicado por Original4. Selecciono la celda B89 y cambio Firma del Empleador por Firma del Emplea-

doLuego protegeremos todas las celdas y la hoja:

1. Señalo C5:D5:G52. Menú – Formato – Celda – Solapa Proteger 3. Sacar la tilde del casillero de verificación Bloqueada4. Menú – Herramientas – Proteger – Proteger Hoja 5. Contraseña 123

28

6. Aceptar7. Repito La Contraseña 8. Aceptar

¿QUÉ ES UNA MACRO?

Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las pode-mos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posterior-mente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas. Excel cuenta con un lenguaje de programación llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma más rápida y sencilla. Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botón o manualmente. Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden alma-cenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee. En resumen una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almace-nan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Para esto Excel cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En es-ta sección se revisarán las macros. Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros.En definitiva una macro es la automatización de procesos repetitivos.

La grabadora de macros funciona de manera similar a una grabadora de cintas. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que el usuario hace.

Grabar Macro Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro

2. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las co-rrecciones que se realicen.

3. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo ad-junto a un libro.

Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se eje-cuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los co-mandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.

29

Para grabar una macro seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Grabar nueva macro.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Se debe asignar un Nombre de la macro SIN ESPACIOS junto con una Descripción, aunque Excel para Windows siempre asigna estos predeterminados. Almacenar en son los posibles lugares donde se puede alojar la macro que se está grabando, ya sea en Este libro, en un Nuevo libro o en el Libro de macros personal. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla Control(CTRL) + la letra que usted indique, Ejemplo m .La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + m Al presionar Aceptar la grabación se inicia. En este momento, todas las acciones que realice se estarán registrando por Excel para Windows. Para finalizar la grabación se-leccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú

Finalizar grabación, o presione el botón que aparece al estarse grabando una macro. Referencias relativas Las macros se pueden grabar ya sea con referencias absolutas o relativas. Para indi-carlo, seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del su-bmenú Usar referencias relativas. A menos que esta opción esté desactivada, la Grabadora de macros usará referencias relativas, no absolutas, para las celdas de una hoja de cálculo.

Botón de finalizar Grabación Botón de Referencias Relativas

30

Ejecutar una macro Para entender la forma de ejecutar una macro podemos utilizar otra vez la analogía con la grabadora. La voz que se reproduce en la grabadora se escucha en la bocina, y de la misma forma, la macro que se reproduce en la grabadora se ejecuta en Excel para Windows.

La ejecución de la macro se puede hacer de distintas formas. Si tiene asignado una combinación de teclas de método abreviado con éstas se puede iniciar la ejecución. Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Ma-cro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método abreviado de teclado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo. Otra forma MEDIANTE LOS MENÚESSeleccionando en el menú Herramientas, Macro, Macros..., hace aparecer el cuadro de diálogo Macro, seleccionar de la lista, la macro que se desea ejecutar y pulsar el botón EjecutarMEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASICPulsando el botón Ejecutar macro hace aparecer el cuadro de diálogo Macro, selec-cionar de la lista la macro que se desea ejecutar y pulsar el botón EjecutarMEDIANTE EL TECLADOLa combinación <Alt>+<F8> hace aparecer el cuadro de diálogo Macro, seleccionar de la lista la macro que se desea ejecutar y pulsar el botón Ejecutar. Al seleccionar cual-quiera de estas opciones aparece la siguiente caja de diálogo:

31

De las macros listadas, se selecciona la deseada y se presiona Ejecutar. También se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que va realizando. Ejercicio 1:Armar una Macro que recuadre de azul A1:D6Armar una Macro que recuadre de verde A1:D6Armar una Macro que recuadre de rojo A1:D6Armar una Macro sombreado de rojo A1:D6

Menú herramientas – Macros – Grabar nueva macro

Nombre de la Macro: recuadroazul Guardar macro en: Este libroDescripción: HACE UN RECUADRO AZULAceptarLuego seleccionamos A1:D6 – Menú Formato- Celdas- Bordes: elijo Estilo, Color, Contorno – Acepto

Menú herramientas – Macros – Detener grabaciónVamos a la hoja 2 y a Menu Herramientas – Macros – Macros

32

Elijo la Macro y hago un clic en Ejecutar y aparece el recuadro azul en A1:D6LO MISMO HACEMOS CON LAS DEMAS MACROSEjercicio 2:

1. Hacer una Macro que importe el archivo .txt 2. Hacer una Macro que ordene por Motivo3. Hacer una Macro que arme un subtotal por Motivo4. Hacer una Macro que quite los subtotales5. Hacer una Macro que filtre los gastos de Marzo6. Hacer una Macro que quite los filtros

1. Abrir el Bloc De Notas – Menú Inicio – Programas – Accesorios - Bloc De Notas y hacer el siguiente listado, todo separado con ; y sin ningún espacio.

MOTIVO;MES;IMPORTELUZ;ENERO;80TELEFONO;ENERO;240GAS;ENERO;40TELEFONO;FEBRERO;140GAS;FEBRERO;45AGUA;FEBRERO;25TELEFONO;MARZO;150LUZ;MARZO;75

Guardar este archivo con el nombre PARA IMPORTAR DESDE EXCEL en Mis docu-mentos.Abrir libro nuevo de Excel -Menú herramientas – Macros – Grabar nueva macro- el nombre que le dará será “Importar”Luego menú Datos-Obtener datos externos-importar datos:

Se abre una ventana en la que seleccionare el directorio Mis documentos que es donde se encuentra el archivo .txt, selecciono el archivo PARA IMPORTAR DESDE EXCEL – clic en el botón Abrir y aparece esta ventana:

33

Clic en siguiente y aparece el siguiente cuadro: en el que elijo separadores ;

Clic en siguiente

Clic en finalizar

34

Aparece esta ventana de dialogo y le doy aceptar ya que por defecto aparece en =$A$1

Y queda de la siguiente manera:

Detengo la grabación de Macros: Menú herramientas – Macros – Detener grabación

2. Hacer una Macro que ordene por MotivoMenú herramientas – Macros – Grabar nueva macro- nombre MotivoSelecciono A1:C9 – Menú Datos - Ordenar – por Motivo – Ascendente - Acep-tar.


3. Hacer una Macro que arme un subtotal por MotivoMenú herramientas – Macros – Grabar nueva macro- nombre SubtotalSelecciono A1:C9 – Menú Datos – Subtotales: MOTIVO, SUMA, IMPORTE. Aceptar.


4. Hacer una Macro que quite los subtotalesMenú herramientas – Macros – Grabar nueva macro- nombre quitasubtotalesSelecciono A1:C9 – Menú Datos – Subtotales: Quitar Todos.


5. Hacer una Macro que filtre los gastos de MarzoMenú herramientas – Macros – Grabar nueva macro- nombre gastosmarzoSelecciono A1:C9 – Menú Datos – Filtros- Autofiltros- aparecen los botones en los titulos de las columnas, clic en el botón de Mes elijo Marzo


6. Hacer una Macro que quite los filtrosMenú herramientas – Macros – Grabar nueva macro- nombre quitarfiltroSelecciono A1:C9 – Menú Datos – Filtros- destildo Autofiltros


Ejercicio 3:

Armar una Macro que recuadre de rojo A1:D5Armar una Macro que recuadre de azul A1:D5Armar una Macro que recuadre de verde A1:D6Armar una barra de herramientas que tenga un botón para cada macro

Crear Menú de macros

35

Igual que creamos barras de herramientas personaliza-das, podemos crear menúes personalizados para que contengan aquellas macros que hemos creado. Seguida-mente haremos un ejemplo con las macros que tenemos.Haga clic en Personalizar del menú Herramientas. De esta forma aparecerá el cua-dro de diálogo Personalizar.

Hago clic en Nueva.

Le puedo dar un nombre como podemos obser-var y Aceptamos y aparece esta pequeña barra

Vuelvo a Menú ver- Barra de Herramientas – Personalizar – Solapa comandos – Categoría Macros

Selecciono el icono de la carita y lo arrastro hasta la barra creada por mi 3 ve-ces. Y clic en cerrar

Mi barra queda así:

Hago clic derecho en una de las caritas Personalizar.

36

HAGO NUEVAMENTE CLIC DE-RECHO EN LA CARITA DE MI BARRA Y SE DESPLIEGA ESTE MENÚ CON VARIAS OPCIONES EN NOMBRE VOY A ESCRIBIR RECUADRO ROJO.

El símbolo & hace que en la op-ción del menú la siguiente letra aparezca subrayada, de modo que con las teclas <Alt>+<LA PRIMER LETRA>podremos acceder a este menú directamente.

Clic en modificar imagen del bo-tón.Aparece este cuadro y hacemos clic en borrar para poder editar nuestro botón

Elijo el color rojo y selecciono

37

los pixeles de esta manera.Pixeles =cuadraditosLuego aceptar

HACER LO MISMO PARA UN BOTON VERDE Y OTRO AZUL.

Debe quedar como este ejemploPara asignarles las macros a cada uno de los botones hacemos clic derecho, asignar macro se elige la correspondiente y se acepta.

EJERCICIO FINAL

Poseemos una agencia de viajes y confeccionaremos la siguiente planilla con sus res-pectivas macros.

38

ASIENTOS LIBRES: E2-F21. Arma una Macro que filtre los viajes con destino Córdoba.2. Arma una Macro que filtre los viajes con destino Rosario.3. Arma una Macro que filtre los viajes con destino Mendoza.4. Arma una Macro que filtre los viajes con destino Mar del Plata.5. Arma una Macro que filtre los viajes con destino Santa Rosa.6. Armar una Macro que quite los filtros.7. Armar una Macro que ordene subtotales por día y que sume Asientos Libres.8. Armar una Macro que quite subtotales.9. Armar una Macro que ordene subtotales por destino de Asientos libres. 10.Crea una barra de herramientas con los botones Córdoba, Rosario, Mendoza,

Mar del Plata, Santa Rosa, Quitar filtros, Asientos libres por día, Asientos libres por destino, Quitar subtotales.

NO OLVIDES QUE AL BOTÓN DEBES ORDENARLE DESPUÉS DE DARLE EL NOM-BRE LA OPCIÓN SIEMPRE TEXTO

39

037-Planilla de Calculo II

Documents

Transcript of 037-Planilla de Calculo II