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1 ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA Postulación al Premio Proyectos 2012 Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información CMSI

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

Postulación al Premio Proyectos 2012 Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información CMSI

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INDICE

I. Contexto económico y social del Perú en la última década .................... 7

1.1. Crecimiento económico ........................................................................... 7

1.2. Desarrollo social ...................................................................................... 8

1.3. Lucha contra la pobreza .......................................................................... 9

1.4. Gobernabilidad ...................................................................................... 11

II. Políticas Gubernamentales del Gobierno Electrónico ........................... 12

2.1. Agenda Digital Peruana ......................................................................... 12

2.2. Objetivos Relacionado al RENIEC......................................................... 15

III. El RENIEC y su rol institucional ............................................................... 16

3.1. Rol institucional...................................................................................... 16

3.2. Gestión por Procesos ............................................................................ 20

3.3. Cobertura registral ................................................................................. 24

3.4. Desarrollo tecnológico ........................................................................... 25

IV. Los Registros Civiles y su desarrollo ...................................................... 35

4.1. Responsabilidad funcional del RENIEC en los Registros Civiles .......... 35

4.2. Estrategias para el Desarrollo del Sistema de Registros Civiles ........... 38

4.2.1. Incorporación y Revocatoria de Facultades .................................... 38

4.2.1.1. Revocatoria Parcial ......................................................................... 39

4.2.1.2. Revocatoria Total o Incorporación .................................................. 41

4.2.2. Autorización y delegación de funciones registrales a Centros

Poblados y Comunidades Nativas ............................................................... 45

4.2.3. Desarrollo de aplicativos informáticos para la Captura de Hechos

Vitales 48

4.2.3.1. Descripción ..................................................................................... 49

4.2.3.2. Tecnología ...................................................................................... 50

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4.2.3.3. Esquema Operativo ........................................................................ 51

4.2.3.4. Resultados y Beneficios ................................................................. 52

4.2.3.5. El Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas Digitales

del RENIEC permite:.................................................................................... 53

4.2.4. Digitalización de Actas Registrales ................................................. 54

4.2.5. Sistema de Gestión de la Calidad................................................... 56

4.2.6. Los Registros Civiles en el Perú con respecto a Latinoamérica ......... 62

V. El Acta Registral Electrónica .................................................................... 65

5.1. Enfoque relacionado a la implementación de estrategias de gobierno

electrónico ............................................................................................. 65

5.2. Descripción del servicio ......................................................................... 67

5.2.1. Definición ........................................................................................ 67

5.2.2. Proceso de Producción ................................................................... 69

5.2.3. Característica y Elementos de Seguridad del Acta Registral

Electrónica ................................................................................................... 75

5.2.4. Componentes mínimos necesarios para su implementación .......... 76

5.3. Características esenciales del servicio .................................................. 80

5.3.1. Origen del servicio y su ciclo de vida .............................................. 80

5.3.2. Fecha de introducción al mercado .................................................. 80

5.3.3. Originalidad y diseño del servicio ................................................... 80

5.3.4. Optimización de recursos y resultados ........................................... 81

5.4. Beneficios del servicio ........................................................................... 84

5.4.1. Por qué es exitoso .......................................................................... 84

5.5. Replicabilidad ........................................................................................ 98

VI. Conclusiones ............................................................................................. 99

VII. Bibliografía ............................................................................................... 100

VIII. Siglas ........................................................................................................ 100

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IX. Anexos ...................................................................................................... 104

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INTRODUCCION

En los últimos años, el concepto de “gobernabilidad”, no solo está referido a cambios que deben realizarse a nivel de toma de decisiones o de la reforma de la gestión del Estado, está referido además a llevar el Estado hacia los ciudadanos, a facilitar la entrega de servicios a la ciudadanía, utilizando no solamente la funcionalidad de la estructura pública, sino también las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).

Con la finalidad de desarrollar e implementar mecanismos para asegurar el acceso oportuno a la información y mejorar los niveles de simplificación administrativa, mejorar la seguridad de la información, y la adecuación de la normatividad necesaria para el despliegue del Gobierno Electrónico en el Perú, así como a realizar acciones que contribuyan a mejorar los niveles de gobernabilidad del país, visto desde el punto de vista del resguardo y promoción de la identificación de los peruanos, el RENIEC ha desarrollado el “Acta Registral Electrónica o e-acta registr@l”; servicio a través del cual, se registran los actos de hechos vitales (registros de nacimiento, matrimonio y defunción), en forma más rápida, más segura y con el mismo valor legal que un registro tradicional (manual y utilizando papel). El Acta Electrónica permite contar con un registro que forma parte del Sistema Nacional de Registros Civiles y que puede ser accesado y solicitado por los ciudadanos en cualquiera de las Agencias del RENIEC a nivel nacional. Las principales mejoras que ha impulsado la creación de este servicio son las siguientes:

Servicio: Las actas registrales electrónicas pueden ser usadas para cualquier trámite notarial, administrativo, judicial u otros que el ciudadano crea pertinente, ya que estas actas tienen el mismo valor legal que las actas en papel. Asimismo, la entrega inmediata del e-acta registr@l acelera estos trámites posteriores realizados por el ciudadano.

Eficiencia: El procesamiento de las nuevas inscripciones era realizado con el proceso anterior en 5 sub procesos, mientras que con el e-acta registr@l se realiza en sólo 2 sub procesos, permitiendo la optimización de recursos(horas hombre).

Cobertura: e-acta registr@l está desplegándose a nivel nacional en los 292 puntos de atención de RENIEC, optimizando los procesos internos y beneficios de celeridad para el ciudadano.

Tiempo: Reducción del tiempo de procesamiento de las nuevas inscripciones de 8 a 10 minutos.

Costo: Reducción de costos de materiales, suministros de impresión, servicio de mensajería, horas hombre, eliminación de archivos físicos y ahorro en papel, porque el e-acta registr@l no necesita estos recursos.

Plazo de Entrega: El ciudadano no tiene que esperar hasta el siguiente día para obtener una copia certificada de su acta de nacimiento,

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matrimonio o defunción, porque esta emitirá instantáneamente tan pronto se termine el registro del e-acta registr@l (10 minutos).

El RENIEC ha creído importante compartir esta buena práctica exitosa y desarrollar el informe de postulación correspondiente, que se presenta a continuación.

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APLICANDO LAS TIC PARA FORTALECER LA GESTION PÚBLICA, MEJORANDO LA EFICIENCIA Y RELACIONES CON LOS CIUDADANOS

MEDIANTE LA EMISION DEL ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

I. Contexto económico y social del Perú en la última década 1.1. Crecimiento económico En el 2012, el Perú mostrará un incremento del PBI cercano al 7.0% de la mano de las elevadas cotizaciones de nuestros principales productos de exportación. Esta tasa, sin embargo, será menor al año previo debido a i) el menor crecimiento de la economía mundial (a pesar que en abril el FMI revisó al alza sus proyecciones de crecimiento mundial para el 2011 a 4,4% desde 4,2% -estimado en octubre- este será menor a los niveles del 2010 cuando el mundo creció 5,0%), ii) la disipación de los estímulos monetario y fiscal, y iii) el reciente deterioro de las expectativas empresariales y su impacto en la inversión privada.

A pesar de la incertidumbre acerca del entorno internacional, durante el periodo 2012 – 2014 el Perú estará en la capacidad de mantenerse como la economía de mayor crecimiento en la región y crecer a tasas sostenidas en torno al crecimiento del producto potencial (5%-5.5%) siempre y cuando i) no se materialice una nueva recaída de la economía mundial, ii) se mantenga el creciente protagonismo de los países emergentes (fuertes demandantes de materias primas) y iii) no se deterioren las expectativas de inversión privada permitiendo que se concreten importantes proyectos de inversión ya anunciados, ligados especialmente a minería e hidrocarburos. En este sentido, el Perú aún tiene amplio espacio para seguir creciendo gracias a las oportunidades de inversión con elevados retornos al capital, asociadas a la abundancia de recursos naturales y a la brecha de infraestructura.

Además, el Perú tiene posibilidades de generar elevadas ganancias en productividad a medida que se incorpore el sector informal a la economía formal. En este escenario, al 2014 la inversión privada alcanzaría niveles de 22,7% del PBI (el nivel más alto desde 1958), el PBI puede alcanzar los US$ 229 mil millones y el PBI per cápita se ubicaría cercano a los US$7 500, un incremento acumulado de casi 40% respecto al 2010.

Así, la economía peruana se encuentra bien posicionada para seguir creciendo a tasas relativamente altas y continuar reduciendo la pobreza aceleradamente. El Perú requiere crecer a tasas altas y sostenidas por un período largo para recuperar el tiempo perdido. Cabe señalar que en 1960, el PBI per cápita ajustado por Paridad del Poder de Compra del Perú era 3 veces el de Corea y casi similar al de Chile; sin embargo en 2010 es apenas el 30% y 60%, respectivamente. Mantener altas tasas de crecimiento se vuelve más difícil en la medida que los países alcanzan mayores niveles de desarrollo, por ejemplo Chile luego de crecer a una

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tasa promedio anual de 7,7% entre 1986 y 1995, se desaceleró y creció a una tasa promedio anual de apenas 3,7% entre el 2001 y 2010. El reto es evitar que el Perú enfrente una desaceleración similar en su ritmo de crecimiento y por el contrario asegurar que el país continúe creciendo a tasas sostenidas por encima del 6% por lo menos durante los próximos 15 años para desaparecer la pobreza extrema y llevar la pobreza a niveles de no más de 10% como sucede en los países desarrollados. Esto impone una serie de importantes retos de política pública para las próximas administraciones; especialmente en el terreno microeconómico: competitividad, productividad, cerrar la brecha de infraestructura, reducción de la informalidad, capital humano, innovación, entre otros. 1.2. Desarrollo social En el último lustro, la evolución favorable de la economía y el empleo ha impactado en el bienestar de los hogares de diversas formas. Entre los años 2005 y 2010, el empleo en empresas de 10 a más trabajadores del Perú Urbano se incrementó 32,7%, destacando el crecimiento en ciudades como Lima Metropolitana donde el empleo adecuado superó, por primera vez desde que se cuenta con esta información, el 50% de la PEA total. Los ingresos de los hogares se han incrementado en alrededor de 50% entre el 2005 y 2010, sobre todo en el quintil más pobre, cuyo aumento fue de 74,1%. El gasto público social en educación y cultura se elevó en 62%, pasando de S/. 7 847 millones a S/. 12 680 millones entre los años 2005 y 2010. Este incremento de recursos ha servido para financiar diversas actividades de reforma, como el establecimiento de mejores estándares educativos, la carrera pública magisterial, el programa de capacitación docente, las evaluaciones a alumnos y maestros y la mejora de la infraestructura educativa pública a nivel nacional.

Asimismo, el Perú ha logrado una reducción de la mortalidad materna e infantil, debido en parte al mayor acceso a los servicios de salud, así como por los efectos positivos entre la educación de la madre y el uso de estos servicios. La tasa de mortalidad infantil se redujo de 33 a 18 entre el 2000 y el 2010. Entre el 2005 y 2010, la desnutrición crónica tuvo una reducción de 22,9% a 17,9%; sobre todo en áreas rurales donde se redujo casi en 10 puntos porcentuales, pasando de 40,1% a 31,3%.

Se debe destacar que la ejecución presupuestal de los programas sociales de intervención focalizada se ha incrementado de S/. 3 910 millones en el 2007 a S/. 6 284 millones en el 2010, es decir un incremento de S/. 2 374 millones o poco más del 60%. Dicho incremento incidió en programas de infraestructura como el programa de saneamiento Agua para Todos y el programa de electrificación rural. Si bien se han dado importantes logros en materia social es claro que aún queda mucho por avanzar y que el reto más importante de política pública

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es continuar reduciendo aceleradamente la pobreza y rebajar al menos a la mitad la pobreza en la zona rural durante los próximos 5 años. 1.3. Lucha contra la pobreza El 2010 fue un año de recuperación económica así como de avance en el logro de las metas sociales. A nivel nacional, la pobreza total se redujo de 34,8% en el 2009 a 31,3% en el 2010. El crecimiento económico contribuye a reducir la pobreza, principalmente de dos maneras. La primera vía es el aumento del empleo y la generación de mayores ingresos familiares, los cuales impactan en la disminución de la pobreza; y, la segunda, a través de mayores ingresos fiscales producto de la mayor actividad económica, lo que permite elevar el presupuesto destinado a programas sociales, inversión en infraestructura y en general, el apoyo a la población más vulnerable. Durante los últimos años, como resultado del crecimiento económico y la mejora de los ingresos fiscales, se ha producido un incremento notable del presupuesto público, especialmente en lo que se refiere al gasto social (incluyendo obligaciones previsionales)), el cual pasó de S/. 25 a S/. 41 mil millones entre el 2005 al 2010, es decir, un incremento equivalente a 63,2%. Si bien el balance de las metas planteadas en materia social del último año es positivo, también es claro que queda mucho por avanzar.

El Perú se encuentra en los países que redujo más aceleradamente la pobreza en los últimos años en América Latina. Entre el 2005 y 2009 la región mostró un buen desempeño en lo que se refiere a la reducción de la pobreza pues esta se redujo en 6,7 puntos porcentuales y la pobreza extrema lo hizo en 3,6 puntos porcentuales. Como se mencionó anteriormente, el efecto del crecimiento económico se manifiesta en un aumento de los ingresos de los hogares, el cual proviene especialmente de fuentes laborales a través de una mayor ocupación o de mejoras salariales.

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De otro lado, en los últimos 5 años el Perú subió 24 puestos en la lista que mide el Índice de Desarrollo Humano (IDH) al pasar del puesto 87 en el 2005 al 63 en el 2010. Lo que indica importantes mejoras en materia educativa, esperanza de vida así como en los ingresos de los hogares.

A nivel nacional, la pobreza total se redujo de 34,8% en el 2009 a 31,3% en el 2010, la pobreza extrema pasó de 11,5% a 9,8% en el mismo período, mientras que la tasa de desnutrición crónica infantil se redujo de 18,3% a 17,9%, cerca de la meta del 16% planteada por el gobierno para el 2011. En el último año la reducción de la pobreza fue mayor en la zona rural, pasando de 60,3% a 54,2%, mientras que en la urbana pasó de 21,1% a 19,1%. Esta mejora se explica principalmente por el incremento de las iniciativas gubernamentales en las zonas rurales, como el programa JUNTOS y por la mayor inversión en educación y salud, entre otros. En ese sentido, la reducción de la tasa de pobreza total observada significó que, en los últimos 6 años, alrededor de 4,2 millones de personas dejen de ser pobres.

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1.4. Gobernabilidad El concepto de gobernabilidad surge como producto de la crisis que comienzan a vivir los sistemas democráticos económicamente más desarrollados, debido en gran medida, al agotamiento del Estado de bienestar a fines de los años setentas, situación que se vio profundizada en las décadas posteriores. La preocupación por la gobernabilidad está ligada a la capacidad del Estado para mantener la cohesión social necesaria para afrontar la modernización. La gobernabilidad se encuentra relacionada con dos factores que la sustentan, la legitimidad y la eficacia. Por tanto, no depende única y exclusivamente de la capacidad que tengan los gobiernos de dar respuesta a las necesidades de la población, también depende de que las demandas sociales se realicen a través de canales establecidos, y ello se logra en la medida en que los gobiernos sean capaces de imponer su autoridad porque cuentan con la aceptación social de la población.

Cuando a mediados de los años noventa se revisan, el modo e intensidad con que se implementaron las políticas de la primera etapa de las reformas de la administración pública, se evidencia que sólo se avanzó en materia de privatizaciones y desregulación. En cambio, todos aquellos aspectos que hacen al funcionamiento del aparato administrativo, más allá de la relación estado y mercado, quedaron "a mitad de camino". En este contexto, los procesos de democratización que se desarrollan en Latinoamérica, produjeron una crisis en la gobernabilidad debida, entre muchas otras razones, a las demandas de la población y la urgente necesidad de solución a los problemas sociales. Ante esta situación, se propone "reconstruir el estado" redefiniendo sus funciones y fortaleciendo su capacidad de intervención. De esta forma comienza a cobrar fuerza el nuevo estado, más capaz y más fuerte dotado de gobernabilidad, y que en lugar de proteger la economía nacional, se supone debe asistirla para ser más competitiva internacionalmente. La gobernabilidad se alcanzará si el estado deviene en un estado más pequeño, pero más fuerte en diversos aspectos, financieramente habiendo superado la crisis fiscal, estructuralmente con una clara distinción entre el núcleo estratégico de toma de decisiones y las unidades descentralizadas, estratégicamente dotado de elites políticas capaz de tomar las decisiones necesarias, y más fuerte administrativamente con una burocracia motivada y técnicamente capacitada. Por otro lado, la implementación de la Reforma Gerencial es un aspecto fundamental para mejorar la capacidad de gestión del Estado, así como para aumentar la gobernabilidad democrática del sistema político. El Modelo Gerencial no sustituye al Modelo Burocrático, sino que lo modifica

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en aquellos aspectos que no dan respuesta a los dilemas de la administración pública contemporánea, a la vez que lo complementa. Asimismo, la reforma que introduce el Modelo Gerencial representa una modificación estructural del aparato del Estado, que no puede ser asimilada a la simple implementación de nuevas formas de gestión como las de la calidad total. Ciertos elementos marcan ejes predominantes en el debate contemporáneo sobre Administración Publica, determinando los requisitos del nuevo paradigma:

Orientación al Cliente Gerenciamiento de carácter empresarial Presupuesto y Evaluación por resultados y performance Fortalecimiento y aumento de la autonomía de la burocracia estatal Descentralización en la formulación y ejecución de las políticas. Mayor autonomía a las unidades ejecutoras Desarrollo de Herramientas de Gestión sobre la base de las

Tecnologías de la Información y Conocimiento (TIC)

Como se desprende, el concepto de “gobernabilidad”, no solo está referido a cambios que deben realizarse a nivel de toma de decisiones o de la reforma de la gestión del Estado, está referido además a llevar el Estado hacia los ciudadanos, a facilitar la entrega de servicios a la ciudadanía, utilizando no solamente la funcionalidad de la estructura pública, sino también las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC). En tal sentido, el RENIEC ha desarrollado el Acta Electrónica, herramienta a través de la cual, utilizando las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, facilita el procedimiento de registro de hechos vitales (registros civiles) al ciudadano, contribuye a la simplificación administrativa y desarrolla nuevos métodos para brinda servicios en forma más eficiente y eficaz, en el marco de lo que establece el Gobierno Electrónico a nivel institucional.

II. Políticas Gubernamentales del Gobierno Electrónico 2.1. Agenda Digital Peruana El Perú cuenta con una Agenda Digital en su versión 2.0, que tiene como objetivo general, permitir que la sociedad peruana acceda a los beneficios que brinda el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación en todos sus aspectos.

Define una visión del desarrollo de la Sociedad de la Información y el Conocimiento en el Perú, a ser desarrollada a través de ocho objetivos,

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con sus respectivas estrategias, las que deben ser complementadas con acciones, proyectos y actividades por parte de las instituciones públicas, entidades privadas, universidades y agentes de la sociedad civil comprometidas en lograr un país con mayor grado social y económico donde las TIC se hayan convertido en un aspecto central para ello, no como fin en sí mismo sino como las herramientas transversales que apoyarán a lograr objetivos institucionales, locales, regionales y nacionales.

Los objetivos estratégicos son:

Objetivo 1: Asegurar el acceso inclusivo y participativo de la

población de áreas urbanas y rurales a la Sociedad de la Información y del Conocimiento

Objetivo 2: Integrar, expandir y asegurar el desarrollo de competencias para el acceso y participación de la población en la Sociedad de la Información y del Conocimiento

Objetivo 3: Garantizar mejores oportunidades de uso y apropiación de las TIC que aseguren la inclusión social, el acceso a servicios sociales que permitan el ejercicio pleno de la ciudadanía y el desarrollo humano en pleno cumplimiento de las metas del milenio

Objetivo 4: Impulsar la investigación científica, el desarrollo tecnológico y la innovación con base en las prioridades nacionales de desarrollo

Objetivo 5: Incrementar la productividad y competitividad a través de la innovación en la producción de bienes y servicios, con el desarrollo y aplicación de las TIC

Objetivo 6: Desarrollar la industria nacional de TIC competitiva e innovadora y con presencia internacional.

Objetivo 7: Promover una Administración Pública de calidad orientada a la población

Objetivo 8: Lograr que los planteamientos de la Agenda Digital Peruana 2.0 se inserten en las políticas locales, regionales, sectoriales, y nacionales a fin de desarrollar la Sociedad de la Información y el Conocimiento

La agenda digital se encuentra dentro del marco de un desarrollo normativo prolífico, siguiendo las políticas y ha sido desarrollada de manera previa, siendo que las mismas reflejan, en algunos casos, momentos puntuales de nuestros procesos económicos y sociales, y en otros casos, las mismas se han desarrollado de una manera armónica y de largo aliento, están clasificadas en cuatro grupos:

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i. Normas de E- Government

Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales. Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales aprobado mediante Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, modificado mediante Decreto Supremo N° 070-2011-PCM.

Notificaciones Electrónicas, regulada mediante Ley N° 27444, (Articulo 20.4), modificada mediante Decreto Legislativo N° 1029.

Ley N° 28612, Ley que norma el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública.

ii. Normas que favorecen al Comercio Electrónico

Ley N° 27291, Ley que modifica el Código Civil permitiendo la

utilización de los medios electrónicos para la manifestación de voluntad y la utilización de la firma electrónica.

Capítulos de Comercio Electrónico (explícitos) en los diversos

Tratados de Libre Comercio (TLC) Perú - Canadá. Capítulo Quince de Comercio Electrónico. Perú - Corea del Sur. Capitulo Catorce de Comercio Electrónico. Perú – EFTA (Estados de la Asociación Europea de Libre Comercio).

Artículo 1.8 de Comercio Electrónico. Perú - Estados Unidos. Capitulo Quince de Comercio Electrónico. Perú - Singapur. Capitulo Trece de Comercio Electrónico.

iii. Normas para el control y protección en la Red

Ley N° 27309, Ley que incorpora los Delitos Informáticos al Código

Penal. Ley N° 28493, Ley que regula el Correo Electrónico Comercial no

solicitado (SPAM). Ley N° 28119, modificada por la Ley N° 29139, Ley que Prohíbe el

Acceso a Menores de Edad a Páginas Web de Contenido Pornográfico y a cualquier otra Forma de Comunicación en Red de Igual Contenido, en las Cabinas Públicas de Internet, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 025-2010-ED.

Resolución Ministerial N° 360-2009-PCM, mediante la cual crean el Grupo de Trabajo denominado Coordinadora de Respuestas a Emergencias en Redes Teleinformáticas de la Administración Pública del Perú (Pe-CERT)Normativa de creación del PeCERT.

iv. Normas de defensa de derechos fundamentales

Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales. Ley N° 29603, Ley que autoriza a la Oficina Nacional de Procesos

Electorales (ONPE) a emitir las Normas Reglamentarias para la implementación gradual y progresiva del Voto Electrónico.

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Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, que aprueba el TUO de la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

v. Normas sobre Sociedad de la Información y Gobierno Electrónico

Resolución Ministerial N° 274-2006-PCM, mediante la cual se aprueba la Estrategia Nacional de Gobierno Electrónico.

Resolución Ministerial N° 081-2003-PCM, mediante la cual se crea la Comisión Multisectorial para el Desarrollo de la Sociedad de la Información (CODESI).

Decreto Supremo N° 031-2006-PCM, mediante la el cual se aprueba el “Plan de Desarrollo de la Sociedad de la información en el Perú - La Agenda Digital Peruana”.

Decreto Supremo N° 048-2008-PCM, mediante el cual se aprueba la reestructuración de la Comisión Multisectorial para el Seguimiento y Evaluación del “Plan de Desarrollo de la Sociedad de la información en el Perú - La Agenda Digital Peruana”.

Resolución Ministerial N° 346-2008-PCM, mediante la cual se aprueba el Reglamento Interno de la Comisión Multisectorial Permanente para el Seguimiento y Evaluación del "Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información - La Agenda Digital Peruana".

2.2. Objetivos Relacionado al RENIEC El RENIEC se encuentra enmarcado dentro del objetivo 7, el cual contempla las siguientes estrategias de la Agenda Digital:

Impulsar la Interoperabilidad entre las instituciones del Estado para la

cooperación, el desarrollo, la integración y la prestación de más y mejores servicios para la sociedad.

Proveer a la población información, trámites y servicios públicos accesibles por todos los medios disponibles.

Desarrollar e implementar mecanismos para asegurar el acceso oportuno a la información y una participación ciudadana como medio para aportar a la gobernabilidad y transparencia de la gestión del Estado.

Implementar mecanismos para mejorar la seguridad de la información.

Mejorar las capacidades tanto de funcionarios públicos como de la sociedad para acceder y hacer uso efectivo de los servicios del gobierno electrónico.

Adecuar la normatividad necesaria para el despliegue del gobierno electrónico.

Sobre la base de estas estrategias, el RENIEC viene desarrollando sus actividades orientadas al fortalecimiento del Gobierno Electrónico en el Perú.

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Al respecto, con la finalidad de desarrollar e implementar mecanismos para asegurar el acceso oportuno a la información y mejorar los niveles de simplificación administrativa, así como mejorar la seguridad de la información, y la adecuación de la normatividad necesaria para el despliegue del Gobierno Electrónico, el RENIEC ha desarrollado el “Acta Registral Electrónica”; servicio a través del cual, registran los actos de hechos vitales (registros de nacimiento, matrimonio y defunción), en forma más rápida, más segura y con igual valor que un registro que se realiza en forma clásica (manual y utilizando papel). El Acta Registral Electrónica permite contar con un registro que forma parte del Sistema Nacional de Registros Civiles y que puede ser accesado y solicitado por los ciudadanos en cualquiera de las Agencias del RENIEC a nivel nacional.

III. El RENIEC y su rol institucional 3.1. Rol institucional El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC creado por mandato constitucional mediante la Ley N° 26497 de fecha 12 de julio de 1995, es un organismo público autónomo con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera.

Su función principal es la de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales; siendo la razón de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el Sistema Registral de los peruanos, que involucra el registro civil, registro de personas y registro de naturalización, lo que constituye el registro único y base de datos de identificación de todos los peruanos, emite el Documento Nacional de Identidad único documento de identificación personal en el país, y en épocas electorales, elabora el padrón electoral, así como en forma permanente efectúa verificaciones de firmas para los procesos de iniciativa de reforma constitucional, iniciativa en la formación de las leyes, referéndum, iniciativa en la formación de dispositivos municipales y regionales, revocatoria de autoridades, demanda de rendición de cuentas y otros mecanismos de control1.

Asimismo, el Congreso de la República aprobó la Ley N° 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales y mediante el Decreto Supremo N° 052-2008-PCM se aprobó el Reglamento de la Ley de las Firmas y Certificados Digitales, mediante el cual el Estado designa al RENIEC como Entidad de Certificación Nacional para el Estado Peruano y Entidad de Registro o Verificación para el Estado Peruano.

1 Ley Nº 26300 “Ley de los Derechos de Participación y Control Ciudadanos” y su Modificatoria Ley Nº 29313.

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El RENIEC es un organismo que cuenta con la mejor tecnología informática actualizada, además de personal calificado para desempeñarse con éxito en la actividad de registro e identificación de personas como en la aplicación de normas, procesos y procedimientos que rigen esa actividad.

i. Visión

"El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil es la Institución más avanzada de Latinoamérica en los aspectos de identificación y registro civil, que cuenta con la confianza de la ciudadanía y con el reconocimiento internacional por la calidad en la prestación de sus servicios, al lograr que todos los peruanos estén identificados y accedan con plena confianza, a través del uso de su documento nacional de identidad, a los diversos servicios disponibles, dentro de un contexto humano, y de seguridad jurídica y tecnológica”.

ii. Misión

Mantener actualizado el Registro Único de Identificación de las

Personas Naturales, emitiendo los documentos que acrediten su identidad con un alto nivel tecnológico, de calidad y plena seguridad.

Inscribir los nacimientos, matrimonios, defunciones y otros actos que modifican el estado civil.

Hacer accesible a la población, los servicios públicos y privados a través de la certificación digital, con seguridad tecnológica y jurídica.

Preparar y mantener actualizado el Padrón Electoral. Brindar servicios de calidad a la población, sustentado en un Sistema

de Gestión de la Calidad orientado a la permanente mejora continua.

iii. Estructura Organizacional

La estructura organizacional del RENIEC ha sido concebida de tal manera que la Alta Dirección está orientada a la formulación de los lineamientos de política, ejerciendo el principio de unidad de dirección; que los órganos administrativos desarrollen funciones de apoyo y asesoramiento de carácter general; y que los órganos de línea sean básicamente ejecutores y especializados en materia registral para organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales (RUIPN), la atención a los indocumentados e inscribir los hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil.

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Gráfico 3.1: Organigrama del RENIEC

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL RENIEC

HASTA EL TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL

JEFATURA NACIONAL

Sub Gerencia de

Racionalización

Sub Gerencia de

Planificación e

Innovación

Tecnológica

Sub Gerencia de

Operaciones

Telemáticas

Sub Gerencia de

Gestión de Base de

Datos

Sub Gerencia de

Soporte Técnico

Operativo

Sub Gerencia de

Logística

Sub Gerencia de

Servicios Generales

Sub Gerencia de

Ingeniería de Software

Sub Gerencia de

Contabilidad

SUBJEFATURA NACIONAL

PROCURADURÍA

PÚBLICA

GERENCIA DE

ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA DE

PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO

Sub Gerencia de

Presupuesto

SECRETARÍA GENERAL

Sub Gerencia de

Administración

Documentaria y

Archivo

GERENCIA DE IMAGEN

INSTITUCIONAL

GERENCIA DE

ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE

INFORMÁTICA

CENTRO DE ALTOS

ESTUDIOS

REGISTRALES

Sub Gerencia de

Investigación

AcadémicaSub Gerencia de

Tesorería

Sub Gerencia de

Capacitación

Sub Gerencia de

Estadística

GERENCIA DE

RECURSOS

HUMANOS

Jefaturas Regionales

GERENCIA DE

REGISTROS DE

IDENTIFICACIÓN

GERENCIA DE

OPERACIONES

REGISTRALES

Sub Gerencia de

Archivo Registral Físico

Sub Gerencia de

Fiscalización y

Evaluación de

Registros Civiles

Sub Gerencia Técnica

de Identificación y

Grafotécnia

Sub Gerencia de

Depuración de

Identificación

Sub Gerencia de

Control y

Fiscalización

GERENCIA DE

CERTIFICACIÓN Y

REGISTRO DIGITAL

Sub Gerencia de

Certificación Digital

Sub Gerencia de

Registro Digital

Sub Gerencia de

Actividades

Electorales

GERENCIA DE

REGISTROS

CIVILES

Sub Gerencia de

Gestión Técnica

Normativa de

Registros Civiles

Sub Gerencia de

Control

Patrimonial

GERENCIA DE

RESTITUCIÓN DE LA

IDENTIDAD Y APOYO

SOCIAL

Sub Gerencia de

Restitución de la

Identidad

Sub Gerencia de

Apoyo Social

ÓRGANO DE

CONTROL

INSTITUCIONAL

OFICINA DE

SEGURIDAD Y

DEFENSA NACIONAL

Sub Gerencia de

Apoyo

Administrativo

Sub Gerencia de

Administración de

Personal

Sub Gerencia de

Prensa y

Comunicaciones

Sub Gerencia de

Relaciones

PúblicasSub Gerencia de

Desarrollo Humano

Departamento de

Evaluación Registral

Sub Gerencia de

Sistematización

Jurídica

Sub Gerencia de

Asuntos Laborales

Sub Gerencia de

Planificación

SUB GERENCIA DE

AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

Sub Gerencia de

Procesamiento de

Registros Civiles

GERENCIA DE

PROCESOS DE

REGISTROS

CIVILES

Sub Gerencia de

Depuración de

Registros Civiles

Sub Gerencia de

Integración de

Registros Civiles

Sub Gerencia de

Procesamiento de

Identificación

SUB GERENCIA DE

AUDITORIA

OPERATIVA

CONSEJO

CONSULTIVO

Page 19: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

19

iv. Cadena de Valor del RENIEC

La Cadena de Valor del RENIEC se define partiendo de las necesidades de la población, identificando sus procesos clave, productos, entrega de productos y servicio al cliente, en el marco del aporte de las unidades de Dirección, Operativas y de Apoyo, de la siguiente manera:

Gráfico 3.2: Cadena de valor del RENIEC

v. Productos /Servicios y Beneficiarios

Los Productos y Servicios del RENIEC está dirigido a 30 millones 200 mil de peruanos residentes en el Perú y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

Page 20: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

20

Proceso Clave Producto Seguimiento Población

Registro de Identificación

DNI

mayores de 18 años 19 millones 200 mil

mayores de 18 años 11 millones

Registros civiles Actas de Hechos Vitales

Total de la Población

30 millones 200 mil peruanos

Certificación Digital

Certificado Digital

Personas Naturales

30 millones 200 mil peruanos

Personas Jurídicas

Entidades Públicas

Entidades Privadas

Padrón Electoral Padrón Electoral Sistema Electoral JNE/ONPE

Otorgamiento de Servicios

Suministro de Información

Entidades Públicas y Privadas

Más de 2,100 Convenios con

Entidades Públicas y Privadas

Entidades Públicas y Privadas

Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de

Justicia, Poder Judicial, Ministerio

Público

Ciudadanía Organizaciones Políticas

30 millones 200 mil peruanos Todas las

Organizaciones Políticas del País

Ciudadanía Organizaciones Políticas

30 millones 200 mil peruanos

3.2. Gestión por Procesos El RENIEC para el cumplimiento de su misión gestiona por procesos, esta soportado por una gran infraestructura tecnológica de punta, lo que constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de una organización mediante la identificación y selección de procesos y la descripción, identificación y mejora de los mismos.

Cuadro 3.1: Segmentos de Mercado por Producto

Page 21: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

21

Gráfico 3.3: Mapa de procesos del RENIEC

A través del Mapa de Procesos podemos definir quiénes son los clientes y proveedores del RENIEC, los Procesos Clave y los Procesos Estratégicos (Planeamiento Estratégico, Control de Gestión, Mejoramiento Continuo) y de Soporte (Administrativo, Tecnológico, de Recursos Humanos). Para una mejor comprensión de las Actividades que realiza el RENIEC, se presenta a continuación los flujo gramas de los Procesos Clave siendo estos:

Registros de Identificación Registros Civiles Padrón Electoral Certificación Digital Otorgamiento de servicios

El Flujo grama del Proceso Clave Otorgamiento de Servicios, se desprende de los Procesos Clave de Registros de Identificación y Registros Civiles, de allí que no tiene el flujo grama respectivo.

Gestión por Procesos : Mapa de Procesos

CIU

DA

DA

NO

/ SO

CIE

DA

D / E

ST

AD

O

CIU

DA

DA

NO

/ SO

CIE

DA

D / E

ST

AD

O

Identificación del Ciudadano

Servicios Electorales

Actualización de Datos

Certificación Digital

Emisión de Documentos

Otorgamiento de Servicios

Registros Civiles

Registro de Identificación

Certificación Digital

Padrón Electoral

Otorgamiento de Servicios

Soporte Administrativo

Soporte Tecnológico

Recursos Humanos

Planeamiento

EstratégicoControl de

GestiónMejoramiento

Procesos de Gestión

Procesos de Soporte

Proveedores

Mejora Continua

Mejora Continua

Procesos Claves

Page 22: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

22

Gráfico 3.4: Proceso Clave: Registro de Identificación

Gráfico 3.5: Proceso Clave: Registros Civiles

Ge

ren

cia

de

Op

era

c.

Re

gis

tra

les

- G

OR

Macro Proceso: Registro de Identificación – Tramite de DNIG

ere

nc

ia d

e R

eg

istr

os

de

Ide

nti

fic

ac

ión

- G

RI

Ge

ren

cia

Info

rmá

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a

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tra

lS

GP

IS

GT

IGS

GA

AS

GD

IS

GA

RF

SG

ST

O

NOSI-

¿Conforme?

¿Conforme?

¿Suplantación?NO

DNI

Clie

nte

Inicio 1 Inicio 2

A

A

Inicio 3

B

AB

Fin

NO

Ficha Registral

C

CSolicitud de DNI

Duplicado vía Web

Solicitud de DNI

Duplicado vía Agencia

Aprobación y

Evaluación en

Ventanilla

Despacho

de Fichas

Registrales

Solicitud de

Tramite de DNI

Captura de datos

del ciudadano

Recepción de Fichas Registrales en Tramite Documentario

Digitalización

formulario

para DNI

Ingreso de datos de ciudadanos y registro de fichas

registrales

Evaluación

de Fichas

Registrales

Evaluación

Habilitaciones y

Cancelaciones

Notificación al

Ciudadano

Despacho de Fichas

Registrales

Impresión

del DNI

Despacho

DNI

Recepción de DNI

Entrega DNI

al ciudadano

Recibe DNI

Generación

de Lotes de

Impresión

Componer de

Fichas Registrales

Aprobadas

Aprobación

Sistemática

Ficha Registral

desaprobada

Verificación AFIS

Actualización

del RUIPN

Ger

enci

a de

Ope

raci

ones

Jef.

Reg

iona

les

Macro Proceso: Registros Civiles

Recepción de Solicitudes de

Registro de hechos vitales Impresión y Entrega de Actas

de Registros Civiles /

Disposiciòn en PVM’s

Ger

enci

a de

Pro

ceso

s de

Reg

istr

os C

ivile

s

- Recepción y Etiquetado

- Registro

- Desempaste

- Empate

Digitalización y

Control de Imágenes

Aprobación y Firma

Digital

Generación Y Grabación

De Microformas

Recepción de los

libros de las OREC

Impresión de Acta

y fotocopiado

Inventariado de

Registros de Actas

Archivo SGARF

Rep

rese

nt

ante

de

la

FE

Púb

lica

SG

PR

CS

GIR

CS

GG

TN

RC

Ger

enci

a de

Info

rmát

ica

SG

ST

O

Ger

enci

a de

Iden

tific

ació

n

SG

AR

F

Solicitud de Libros de

Actas R. al Sistema

Nacional de Archivos

Recepción de solicitud

de creación de ORECEvaluación

Impresión de Actas

Registrales

Reposición a

OREC’s

Devolución a

SNA

A SNA

A OREC’s

JNA

C

Aprobación

Coordina Distribución de

Libros en blanco a

OREC’s

Actualización de

Registradores Civiles

A OREC’s

Atención de Solicitudes de Ciudadanos

Incorporaciòn de OREC’s

Reposición de Actas

Inscripción de Nuevas OREC’s

Clie

nte

Solicita Registro de

Hecho VitalInicio 1Recepción de copia

de Acta Fin 1 - 2

¿Cumple

requisitos?SI

¿Registro en

línea?

NO

SI

Fotocopiado de

Acta manualNO

Acta Registral

(Primera copia)

Recepción de Primera

copia de Acta

Digitación

¿Reposición o

RAR? Siste

ma de

RRCC

Evaluación Registral

Preparación de

FileSystem

Acta Registral

(Copia)

Evaluación Previa y

Generación de OP

¿Reposición?

SI-

B

SI

B

Inicio 2

Inicio 3

Fin 3

Fin 3

Inicio 4

Fin 4

Ger

enci

a

RR

CC

A

A

Control de Calidad a

muestra aleatoria

Page 23: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

23

Gráfico 3.6: Proceso Clave: Padrón Electoral

Gráfico 3.7: Proceso Clave: Certificación Digital

JNE

Ge

ren

cia

de

Op

era

cio

ne

s

Re

gis

tra

les.

GO

R

Macro Proceso: Padrón ElectoralS

ecr

eta

ria

Ge

ne

ral

SG

JNA

C

RE

NIE

C

Ge

ren

cia

de

Re

gis

tro

s

de

Id

en

tific

aci

ón

GR

I

Cierre del Padrón

Electoral 120 días

antes de elecciones

Ge

ren

cia

de

Info

rmá

tica

Ge

ren

cia

Re

curs

os

Hu

ma

no

s

Ge

ren

cia

de

Ad

min

istr

aci

ón

GA

D

SG

AE

SG

PI

SG

DI

SG

GB

DS

GA

PS

GL

GS

GA

DA

Previa Verificación

del Padrón Inicial en

el RUIPN

Elaboración de

la Lista Previa

Impresión del

Padrón Inicial

Recepción

de Listas del

Padrón

Inicial

Entrega de Listas

y Kits Electorales

a Publicadores

Publicación del

Padrón Inicial a

Nivel Nacional

Contratación de

Publicadores para el

Despliegue de

Publicación

Compra de los

Kit`s Electorales

Procesamiento de

Depuración

Generación del

Padrón Electoral

Coordina con el

JNE y la ONPE la

entrega

RUIPN

Recepción del Padrón

Electoral

Entrega y Aprobación del

Padrón Electoral de

Datos e Imágenes

Recepción del

Padrón Electoral a

90 días antes de elecciones

Ofic

ina

Re

gis

tra

l

(GO

R)

Ge

ren

cia

de

Ce

rtifi

caci

ón

y

Re

gis

tro

Dig

ital

Ge

ren

cia

de

Info

rmá

tica

Macro Proceso: Certificación Digital

Solicitud de Emisión

de Certificado Digital

Persona Natural

Generación de

Certificado Digital

Entrega de

Certificado Digital

Mantenimiento de

Servicios de Certificación

Digital

Re emisión de

Certificado Digital

Notificación de Vencimiento

al Ciudadano o Persona

Jurídica

Solicitud de Modificación /

Revocación / Suspensión

de Certificado Digital

Modificación /

Revocación / Suspensión

de Certificado Digital

Autenticación

de Identidad

(AFIS)

Solicitud de Emisión

de Certificado Digital

Persona Jurídica

Solicitud de Modificación /

Revocación / Suspensión

de Certificado Digital

Entrega de

Certificado

Digital

Ge

ren

cia

de

Re

gis

tro

de

Ide

ntif

ica

ció

n

Verificación de

Capacidad

Inicio 1

Inicio 2

Inicio 3

Inicio 4

Inicio 5

Fin

Page 24: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

24

3.3. Cobertura registral El RENIEC cuenta con 14 Jefaturas Regionales ubicadas en Piura, Trujillo, Tarapoto, Iquitos, Chimbote, Huancayo, Ayacucho, Arequipa, Cusco, Lima, Puno, Ica, Pucallpa y Huancavelica, las mismas que integran una Red Nacional de cobertura con de 292 oficinas registrales, agencias y puntos de atención, así como oficinas registrales auxiliares – ORA ubicadas en los Hospitales del MINSA y de ESSALUD en las 25 regiones de nuestro país; asimismo, cuenta con una cobertura de 239 Oficinas Consulares para la atención de los peruanos que residen en el exterior, que brindan servicios de identificación y apoyo a la actividad registral a nivel nacional.

Gráfico 3.8: Cobertura del RENIEC a nivel Nacional e Internacional

Page 25: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

25

Cuadro 3.2: Cobertura del RENIEC por Jefatura Nacional y Tipo de Lugar de Atención

3.4. Desarrollo tecnológico El RENIEC es una de las primeras instituciones públicas en el Perú que desarrolla a medida sus Sistemas Informáticos; para la realización de estos, planifica, organiza y administra la infraestructura informática y de comunicaciones de la institución diseñando, ejecutando e implementando las aplicaciones informáticas y sistemas de información necesarios para el registro, procesamiento, transmisión y almacenamiento de la información, para el óptimo desarrollo de las funciones, lo que permite que se cuente con información oportuna para la toma de decisiones. El desarrollo tecnológico, se aprecia principalmente en:

Page 26: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

26

3.1.1. Servicios Informáticos

o Servicio de Mesa de ayuda

o Servicio de Desarrollo y Mantenimiento

de Sistemas

o Servicio de Telefonía IP

o Servicio de Correo Electrónico

o Servicio de Procesamiento de datos

o Servicio de soporte a la plataforma

central.

Page 27: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

27

o Servicio de Backup de información

o Servicio de Monitoreo de bases de

datos

o Servicio de Monitoreo de Redes

o Servicio de Internet

o Servicio de habilitación de redes

locales

3.1.2. Software Desarrollado a medida

o Sistema Integrado Operativo (SIO)

Page 28: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

28

o Sistema Integrado de Registros Civiles

o Sistema de Integrado Trámite

Documentario - SITD

Control del Flujo

de Documentos

Emisión y Recepción de Documentos

Consultas

SISTEMA INTEGRADO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

o Sistema de Recursos Humanos

o Portal e Intranet Institucional

o Sistema de Información legal -

INFOLEG

o Sistema de Registro de Extranjeros

Residentes en el PERU

o Sistema de Registro de Denunciados

o Módulos de Integración con el Sistema

AFIS

Carga Input

AfisAPROBACIONES

ACTUALIZA

ANI

PAAF

GENERA

2D5

GENERA

LOTES DE

IMPRESION

SISTEMA AFIS

Examen Pericial

sumario

Motor

Biometrico

CentralInterface

de envio

de

busquedas

Interface

de

recepcion

de

Resultado

sEstación de

Verificación de

Apoyo a los peritos

Dactiloscopicos

1

4

3

2

o Sistema de Control y Ejecución

Presupuestal. Usuario GPP

Base de datos

Administrativo

Usuario GC

WAN

www

www

Registro de Compromisos

Registro de AcreditacionesDatos

APLICATIVO DE CONTROL Y EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

Servidor de reportes

SIAF

Aplicativo de ejecución

presupuestal

Aplicativo de control

presupuestal

Page 29: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

29

o Sistema de Control Patrimonial

o Sistema de Verificación de Listas de

Adherentes

o Sistema de Certificaciones de

Inscripción DNI

o Sistema de Depuración del Registro

Único de Identificación de Personas -

RUIP

o Sistema de Gestión de Requerimientos

o Sistema de Identificación Positiva

o Interconexión Bancaria MQ –

Transferencia de información de los

pagos de Derechos Administrativos

RENIEC en Línea

Page 30: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

30

3.1.3. Infraestructura de Almacenamiento y Procesamiento de Datos

o Centros de procesamiento de datos

o Servidores de base de datos de misión

crítica

o Plataforma Virtual de Servidores

o Sistema de Almacenamiento

Replicados

o Solución WORM

o Solución de respaldo y recuperación de

datos

o Solución de Alta Disponibilidad

o Plataforma Net Computing.

Page 31: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

31

o Sistema Unicenter

o Equipamiento informático de oficina

3.1.4. Infraestructura de Telecomunicaciones

o Servidor de Dominio

o Correo Electrónico y Mensajería

Instantánea

o Telefonía IP

o Video Vigilancia IP

o Red Privada Virtual (VPN)

o Radioenlaces

o Interconexión a Nivel Nacional

Page 32: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

32

o Infraestructura de redes locales

o Infraestructura de seguridad perimetral

3.1.5. Base de Datos

o Base de datos de Identificación

(Registro Único de Identificación de

Personas Naturales - RUIPN)

o Base de datos de Registros Civiles

(RRCC)

3.1.6. Servicios de Gobierno Electrónico

o Trámites Electrónicos por Internet

o Servicio de Consultas en Línea Vía

Internet

o Servicio de Consulta del Estado del

Trámite DNI

o Servicio de Consulta de Estado de

Trámite realizados en Consulados

Page 33: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

33

o Servicio de Consultas de Trámites

Rechazados en Consulados

o Plataforma Virtual Multiservicios

o Servicio de Verificación Biométrica

o Servicio “RENIEC Identifica”

o Servicio Identificación Biométrica.

o Servicio de Verificación de Consultas

biométricas

o Servicio de Ventanilla de Pago Virtual

(Pago electrónico)

o Web Service de Suministro de

Registros de Identidad en Línea

Page 34: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

34

3.1.7. Adopción de Estándares

o Cambio de tamaño del DNI (ISO/IEC

7810 ID1)

o Metodología de desarrollo de Software

(NTP 12207 - Métrica V3)

o Estándares AFIS

o Metodología de Innovación

Tecnológica

3.1.8. Prospectiva Tecnológica

o Implementación de Captura en vivo de

trámites DNI

o Uso de Tecnologías Push (SMS)

o Implementación del Reconocimiento

Facial

Page 35: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

35

o Adecuación de la sala de cómputo de

producción del RENIEC (NTP – ISO /

IEC 17799)

o Solución de procesamiento de

transacciones de consultas en línea de

información de ciudadanos (zero down

time)

o Implementación del ambiente de PRE-

PRODUCCION para el control de

calidad de los Sistemas Informativos

Base de Datos

RUIPN

RUIPN

Base de datos de PRE-

PRODUCCION

Replicación

ONLINE de

datos -

DATAGUARD

Servicios de la

Línea de

Producción del

DNI

Servicios

EXTERNOS(1) Control de

calidad de los

sistemas

informáticos en

la base de

datos.

Sistemas

Informaticos

Verificados

(2) Pase a

producción del

Sistema

Informático

o Implementación de una base de datos

para el procesamiento de información

histórica

Base de Datos

RUIPN

RUIPN

Base de Datos de

Procesamiento histórico

(solo datos)

Replicación

ONLINE de

datos -

DATAGUARD

Servicios de la

Línea de

Producción del

DNI

Servicios

EXTERNOS Discover

Cotejo Masivo

Información

estadistica

Padrón

electoralInstalación de nuevas

herramientas para

explotación de datos

o Auditoria y Seguridad de las bases de

datos del RENIEC en base a la Norma

Técnica Peruana ISO/IEC 17799

o Adopción de ITIL V3

o Implementación de la norma NTP -

ISO/IEC 12207:2006 A CMMI - Nivel de

Madurez 3

IV. Los Registros Civiles y su desarrollo

4.1. Responsabilidad funcional del RENIEC en los Registros Civiles

La función registral civil ha sido instaurada en el Perú a través del Código Civil de 1852, aunque adquirió carácter obligatorio a partir de la vigencia del Código Civil de 1936, ocasión a partir de la cual se efectuaron diversos intentos por conformar un Sistema de Registros Civiles, que otorgue coherencia al servicio prestado en las diversas Municipalidades del país, Comunidades Nativas, Oficinas Registrales Consulares, entre

Page 36: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

36

otros, sin que este propósito pudiera alcanzarse, debido a que en ese tiempo los registros civiles tenía las siguientes características:

Las Oficinas de Registros del Estado Civil se encontraban dispersas,

careciendo de un ente que las articule sistémicamente. Cada Oficina aplicaba e interpretaba las normas de modo arbitrario,

generando asientos cuya validez legal aún a la fecha son materia de evaluación.

Existía una diversidad de formatos de Actas Registrales por oficina, sin interconexión de tipo alguno.

Partidas susceptibles de adulteración, falsificación y otras irregularidades.

Se carecía de un programa de capacitación permanente que especializara a los registradores en el ejercicio de la función.

No se había desarrollado esfuerzos que se orienten hacia la informatización del Registro, esencialmente debido al funcionamiento aislado de cada Oficina.

Se carecía de un sistema de archivo nacional único. Los Libros Duplicados que se llevaron hasta antes de la creación del RENIEC, obraban en las respectivas Cortes Superiores, en el Archivo Regional, en el Archivo General de la Nación o en el Archivo Local de la OREC.

En 1993, la Constitución Política del Perú dispuso la creación del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil como un organismo autónomo a cargo, entre otros, de la inscripción de los nacimientos, matrimonios y defunciones, así como de la emisión de los documentos que acreditan la identidad de las personas naturales. Dicho mandato se hizo efectivo mediante la Ley N° 26497 - Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. En materia de Registros Civiles, la Ley N° 26497 – Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil y sus modificatorias:

Establece las funciones del RENIEC en Registros Civiles Establece las funciones de las Oficinas Registrales Regula el procedimiento registral de Inscripción de hechos vitales y

modificaciones al Estado Civil así como de Rectificación de asientos, Cancelación de Asientos, entre otros.

Establece como plazo de inscripción ordinaria de nacimientos el de sesenta (60) días para inscripciones de nacimiento producidos en hospitales del Ministerio de Salud y EsSalud, y en Oficinas Registrales; y como plazo excepcional el de noventa (90) días para inscripciones de nacimiento en lugares de difícil acceso como centros poblados alejados y en zonas de frontera, zonas de selva y ceja de selva, y comunidades campesinas y nativas.

Page 37: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

37

Asimismo, a través de la Primera Disposición Complementaria de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, se establece que el RENIEC debe incorporar los acervos documentarios de las oficinas de Registro del Estado Civil que funcionan en las municipalidades, de tal forma que toda la información referida a las personas naturales sea organizada, regulada y administrada eficientemente en el país, por una única entidad estatal. De forma complementaria, el 23 de Abril de 1998, mediante Decreto Supremo N° 015-98-PCM, se aprobó el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, que regula las disposiciones referidas a: Sistema Registral, Hechos Inscribibles, Instrumentos Registrales, Procedimientos Registrales y Medios Impugnatorios, Documento Nacional de Identidad y Costos Registrales. En materia de Registros Civiles, el Reglamento de Organización y Funciones del RENIEC aprobado con Resolución Jefatural N° 855-2010-JNAC/RENIEC, señala que el RENIEC ejerce, entre otras, las siguientes funciones:

Registrar los nacimientos, matrimonios, divorcios, defunciones y

demás actos que modifiquen el estado civil de las personas; así como las resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se refieran susceptibles de inscripción y, los demás actos que señale la Ley;

Emitir las constancias de inscripción correspondientes; El 23 de Abril de 1998, mediante Decreto Supremo N° 015-98-PCM,

se aprobó el REGLAMENTO DE INSCRIPCIONES DEL REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACION Y ESTADO CIVIL, el cual tiene como fin principal regular la inscripción de los hechos relativos al estado civil de las personas naturales, determinados en el mismo, además de describir a través de 7 capítulos, las disposiciones referidas a: Sistema Registral, Hechos Inscribibles, Instrumentos Registrales, Procedimientos Registrales y Medios Impugnatorios, Documento Nacional de Identidad y Costos Registrales.

En sus disposiciones finales, el Reglamento faculta a la Jefatura Nacional del RENIEC para:

Adoptar las disposiciones conducentes al cumplimiento de lo establecido en la Primera Disposición Complementaria de la Ley, en lo que respecta al acervo documentario a recibirse. El incumplimiento de la entrega de dicho acervo, por las personas obligadas, constituirá infracción civil, administrativa y penal pasible de sanción.

Adoptar las medidas conducentes a la aplicación gradual de todas las normas del presente Reglamento, en cuanto que las facilidades tecnológicas, logísticas y financieras lo permitan, así como para disponer que se siga utilizando forma o tecnología anteriores, si ello fuera determinado por las circunstancias.

Page 38: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

38

Aprobar las modificaciones que resulten necesarias en la relación de datos del Archivo-Personal, del DNI y de cualquier otro documento a ser emitido o conservado por el Registro.

4.2. Estrategias para el Desarrollo del Sistema de Registros Civiles

En la actualidad, el Sistema registral RENIEC, está conformado por las Oficinas de Registros del Estado Civil que funcionan en municipalidades provinciales, distritales, de Centro Poblado, Comunidades Nativas y Centros Poblados, por delegación del RENIEC, titular de la función.

Asimismo, existen Oficinas Registrales y Oficinas Registrales Auxiliares, las cuales han sido implementadas por el RENIEC y son administradas en forma directa por la institución, en aquellas circunscripciones en las que se ha dispuesto la revocatoria del total de las funciones delegadas a diferentes municipalidades.

Conforme a la Ley Orgánica del RENIEC, el Reglamento de las Inscripciones y el Reglamento Consular, el servicio registral es también brindado en las Oficinas Registrales Consulares que operan en los Consulados del Perú en el extranjero, que en promedio ascienden a 200.

4.2.1. Incorporación y Revocatoria de Facultades Según la Ley N° 26497 – Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, éste debe incorporar al personal y acervo documentario de las OREC de los gobiernos locales; quedando autorizada a establecer los mecanismos necesarios para la transferencia e integración pertinente.

Según el Manual de Organización y Funciones del RENIEC, aprobado por Resolución Jefatural N° 875-2010-JNAC/RENIEC, es función de Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles de la Gerencia de Procesos de Registros Civiles, planificar, coordinar, supervisar, normar, dirigir y evaluar las actividades relacionadas a la incorporación y repliegue al RENIEC del acervo documentario de las OREC al RENIEC, supervisión de la elaboración de expedientes para la incorporación de los Centros Poblados y Comunidades Nativas al Sistema Registral y el proceso de reposición de libros de Actas a las Oficinas de Registros Civiles que hubiesen sido destruidas o desaparecidas por negligencia de hechos fortuitos o actos delictivos afectados. En base a las facultades otorgadas, a partir de 2005, el RENIEC ha iniciado el proceso progresivo de incorporación de Oficinas de Registros del Estado Civil que funcionan por delegación, lo cual

Page 39: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

39

supone la revocatoria de las facultades delegadas y la incorporación del acervo documentario que obran en éstas. Para llevar a cabo el cumplimiento de sus atribuciones, el RENIEC ejecuta los siguientes procedimientos:

4.2.1.1. Revocatoria Parcial

Procedimiento por el cual, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, a través de la emisión de una Resolución Jefatural, deja sin efecto la delegación a las Municipalidades del país, de algunas de las funciones registrales previstas en los incisos a), b), c), e), y o) del artículo 44º de la Ley N° 26497 (Ver Anexo A – Ley N° 26497) y conferidas mediante la Resolución Jefatural N° 023-1996-JEF/RENIEC (Ver Anexo B – Resolución Jefatural N° 023-1996-JEF/RENIEC); para asumirlas de manera directa. El acervo documentario generado hasta la fecha de la revocatoria es conservado por la OREC respectiva hasta su posterior incorporación.

Las actividades involucradas en la revocatoria parcial, se muestra gráficamente

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

40

Gráfico 4.1: Proceso de Revocatoria de las Oficinas de Registro Civiles de las Municipalidades del Perú

PROCESO DE REVOCATORIA

Inventariar libros de actas no usados (el día de revocatoria)

Firma de Acta de Entrega de expedientes en trámite y libros de

actas no usados

Trasladar expedientes en trámite a Agencia

RENIEC más cercana

Trasladar libros de actas no usados a la

SGGTNRC

Aprobación con Resolución Jefatural,

propuesta de OREC por revocar

Reunión con Autoridades Municipales para dar alcances del proceso

revocatoria parcial

Inventariar expedientes en trámite

(el día de revocatoria)

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

41

Desde Julio de 2006 hasta el 26 de Enero de 2012, el RENIEC ha logrado revocar en funciones a las siguientes Oficinas de Registro de Estado Civil:

Cuadro 4.1: Oficinas de Registros Civil – OREC Revocadas

4.2.1.2. Revocatoria Total o Incorporación

Proceso por el cual, en cumplimiento de la Primera Disposición Complementaria de la Ley N° 26497 (Ver Anexo A – Ley N° 26497), el RENIEC procede a incorporar en forma real, efectiva y progresiva, el acervo documentario de las Oficinas de Registros de Estado Civil del país que conforman el Sistema de Registros Civiles a cargo de la Entidad.

Las actividades involucradas en la revocatoria parcial, se muestra a continuación:

RESOLUCIÓN JEFATURAL FECHA VIGENCIA

I) AMBITO: DISTRITOS DE LA PROVINCIA DE LIMA Y PROVINCIA DEL CALLAO1 Lurigancho - Chosica

2 Villa María del Triunfo

3 Lima RJ Nº 510-2010-JNAC/RENIEC 12 Jul 2010

4 Pucusana

5 San Bartolo

6 Punta Hermosa

7 Punta Negra

8 Santa María del Mar

9 Chorrillos

10 Ancon

11 Santa Rosa

12 Ventanilla

13 CP Nuestra Señora de las Mercedes, Ventanilla

II) AMBITO: DISTRITOS A NIVEL NACIONAL1 Provincia de Trujillo RJ Nº 136 -2007-JEF/RENIEC 05 Mar 2007

2 Provincia de Chiclayo 18 Jun 2007

3 Provincia de Cusco

4 Dist Jose Leonardo Ortiz - Prov Chiclayo - Dpto Lambayeque 11 Feb 2008

5 Dist La Victoria - Prov Chiclayo - Dpto Lambayeque

6 Dist Yarinacochas - Prov Coronel Portillo -Dpto Ucayali RJ Nº 188 - 2010-JNAC/RENIEC 15 Mar 2010

OREC REVOCADAS DISTRITOS

RJ Nº045 - 2008-JNAC/RENIEC

RJ Nº 690- 06 - JEF/RENIEC

RJ Nº 125-2011-JNAC/RENIEC

RJ Nº 520 - 2007-JEF/RENIEC

17 Jul 2006

11 Mar 2011

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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PROCESO DE INCORPORACION

Reunión con funcionarios Municipales para inicio

de inventario

Inventario de libros registrales

Inventario de expedientes, Certificados

Proponer incorporación OREC y aprobación con

RJ

Digitación

Firma de Actas de Entrega de acervo documentario

Traslado de Expedientes y certificados a SGARF

Limpieza de acervo documentario

Elaborar informe final de incorporación de OREC

Traslado de libros registrales a SGPRC para digitalización

Embalar cajas con acervo documentario

Gráfico 4.2: Proceso de Incorporación de las OREC al RENIEC

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

43

Desde Octubre de 2005 hasta el 26 de enero de 2012. En el proceso de incorporación de las Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), se ha incorporación con su respectiva transferencia del acervo documentario (actas y expedientes registrales) de 43 Oficinas de Registros de Estado Civil que venían funcionando en diversas Municipalidades Distritales: 36 en el ámbito de Lima Metropolitana y Callao y 7 en el ámbito de Provincias, según detalle:

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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Cuadro 4.2: OREC incorporadas al RENIEC

Las Actas Registrales recibidas de las Oficinas Registrales señaladas son sometidas al proceso de digitalización que permite la transformación de dichas Actas en Microformas Digitales (documentos electrónicos con valor legal), además de incluirse en la Base de Datos Nacional de Registros Civiles.

RESOLUCIÓN JEFATURAL

FECHA

REVOCATORIA RESOLUCIÓN JEFATURAL FECHA INCORPORACIÓN

I) AMBITO: DISTRITOS DE LA PROVINCIA DE LIMA Y PROVINCIA DEL CALLAO1 San Borja RJ Nº 940-05-JEF/RENIEC 03.Oct 2005

2 Santiago de Surco RJ Nº 1145-05-JEF/RENIEC 18 Nov 2005

3 Surquillo RJ Nº 084-06-JEF/RENIEC 17 Feb 2006

4 San Isidro RJ Nº 248-06-JEF/RENIEC 12 Abr 2006

5 San Luis RJ Nº 421-06-JEF/RENIEC 09 Jun 2006

6 Lince RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 782-06-JEF/RENIEC 18 Ago 2006

7 Comas RJ Nº 690- 06-JEFC/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 1070-06-JEF/RENIEC 10 Nov 2006

8 Independencia RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 1196-06-JEF/RENIEC 01 Dic 2006

9 Los Olivos RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 1235-06-JEF/RENIEC 15 Dic 2006

10 San Martin de Porres RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 1380-06-JEF/RENIEC 05 Ene 2007

11 Santa Anita RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 258-07-JEF/RENIEC 23 Mar 2007

12 Breña RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 367- 07-JEF/RENIEC 20 Abr 2007

13 Magdalena del Mar RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 616- 07-JNAC/RENIEC 20 Jul 2007

14 Ate RJ Nº 1338- 06-JEF/RENIEC 08 Ene 2007 RJ Nº 880- 07-JNAC/RENIEC 26 Oct 2007

15 Rimac RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 934- 07-JNAC/RENIEC 23 Nov 2007

16 La Molina RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 034- 08-JNAC/RENIEC 01 Feb 2008

17 La Perla RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 213- 08-JNAC/RENIEC 18 Abr 2008

18 Jesús María RJ Nº 1161- 06-JEF/RENIEC 27 Nov 2006 RJ Nº 267- 08-JNAC/RENIEC 22 May 2008-Nacimiento

30 May 2008-Matrim y Def.

19 Barranco RJ Nº 863- 06-JEF/RENIEC 25 Set 2006 RJ Nº 529- 08-JNAC/RENIEC 08 Ago 2008

20 La Punta RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 657- 08-JNAC/RENIEC 26 Set 2008

21 Puente Piedra RJ Nº 863- 06-JEF/RENIEC 25 Set 2006 RJ Nº 804- 08-JNAC/RENIEC 28 Nov 2008

22 Cieneguilla RJ Nº 608- 08-JNAC/RENIEC 08 Set 2008 RJ Nº 313- 09-JNAC/RENIEC 12 Jun 2009

23 Villa el Salvador RJ Nº 097- 08-JNAC/RENIEC 25 Feb 2008 RJ Nº 199- 2010-JNAC/RENIEC 18 Mar 2010

24 Carabayllo RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 417- 2010-JNAC/RENIEC 28 May 2010

25 San Miguel RJ Nº 690- 06-JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 544- 2010-JNAC/RENIEC 25 Jun 2010

26 Bellavista RJ Nº 863- 06-JEF/RENIEC 25 Set 2006 RJ Nº 584- 2010-JNAC/RENIEC 16 Jul 2010

27 Pueblo Libre RJ Nº 1163- 06-JEF/RENIEC 27 Nov 2006 RJ Nº 747- 2010-JNAC/RENIEC 03 Set 2010

28 La Victoria RJ Nº 452- 07-JNAC/RENIEC 01 Jun 2007 RJ Nº 786- 2010-JNAC/RENIEC 17 Set 2010 - Nacimiento

24 Set 2010 -Mat y Def

29 Chaclacayo RJ Nº 690- 06 -JEF/RENIEC 17 Jul 2006 RJ Nº 389- 2011-JNAC/RENIEC 05 Ago 2011

30 Lurin RJ Nº 608-08-JNAC/RENIEC 08 Set 2008

31 Pachacamac RJ Nº 375-09-JNAC/RENIEC 30 Jun 2009

32 San Juan de Miraflores RJ Nº 790-10-JNAC/RENIEC 13 Sep 2010 RJ N° 399 - 2011-JNAC/RENIEC 19 Ago 2011

33 El Agustino RJ Nº 863-06-JEF/RENIEC 25 Sep 2006 RJ N° 477 - 2011-JNAC/RENIEC 23 Set 2011

34 San Juan de Luirgancho RJ Nº 690- 06 - JEF/RENIEC 17/07/2006 RJ N° 530 - 2011-JNAC/RENIEC 28 Y 29 OCT 2011

35 OREC Provincial del Callao RJ Nº 690- 06 - JEF/RENIEC 17/07/2006 RJ N° 584 - 2011-JNAC/RENIEC 16DIC2011

36 Carmen de la Legua Reynoso RJ Nº 690- 06 - JEF/RENIEC 17/07/20006 RJ N° 010 - 2012-JNAC/RENIEC 20ENE2012

II) AMBITO: DISTRITOS A NIVEL NACIONAL1 Dist Manantay-Prov Coronel Portillo - Dpto Ucayali RJ Nº 188-2010-JNAC/RENIEC 15 Mar 2010 RJ Nº 188-2010-JNAC/RENIEC 09 Abr 2010

2 Provincial Huancavelica - Dpto de Huancavelica RJ Nº 832 - 2010-JNAC/RENIEC 30 Set 2010

3 Dist Frias - Prov Ayabaca - Dpto de Piura RJ Nº 126 - 2011-JNAC/RENIEC 18 Mar 2011

4 Distrito de San Juan Bautista - Prov Maynas-Dpto Loreto RJ Nº 821 - 2010-JNAC/RENIEC 27 Set 2010

RJ Nº 357 - 2011-JNAC/RENIEC 22 Jul 2011

5 Distrito de Belen - Prov Maynas - Dpto Loreto RJ Nº 820 - 2010-JNAC/RENIEC 27 Set 2010

RJ Nº 358 - 2011-JNAC/RENIEC 22 Jul 2011

6 OREC Provincial Piura RJ Nº 1071-2006-JEF/RENIEC 20 Nov 2006 RJ Nº 534 - 2011-JNAC/RENIEC 18-Nov-11

7 OREC Provincial Maynas. Dpto. Loreto RJ Nº 270-2011-JNAC/RENIEC 30-May-11 RJ Nº 576 - 2011-JNAC/RENIEC 12-Dic-11

RJ Nº 397- 2011-JNAC/RENIEC

OREC INCORPORADAS

DISTRITOS

REVOCATORIA PARCIAL INCORPORACIÓN

12 Ago 2011

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

45

Asimismo, al ser el RENIEC el ente responsable de su administración genera las siguientes situaciones: La inscripción de los hechos y actos modificatorios del estado civil

se llevan a cabo empleando el “Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas Digitales”, el mismo que procesa y almacena en su base de datos, las estadísticas vitales.

Las Actas y los títulos que sustentan las inscripciones se custodian y conservan en el Archivo Físico Registral, las mismas que previamente son convertidas a microformas digitales, conservándose también en ese soporte.

Las copias certificadas y extractos de hechos vitales pueden ser solicitadas en las Oficinas Registrales y Agencias RENIEC a nivel nacional acondicionadas para tal efecto.

4.2.2. Autorización y delegación de funciones registrales a Centros Poblados y Comunidades Nativas

Procedimiento administrativo para trámite de incorporación al Sistema Registral RENIEC y autorización de delegación de funciones registrales a Oficinas de Registros del Estado Civil de Comunidades Nativas, Oficinas de Registros del Estado Civil de Municipalidades de Centro Poblado y Oficinas de Registros del Estado Civil de Centros Poblados y Municipalidades de Centros Poblados que fueron autorizadas por entidad competente de la época para su funcionamiento; así como a Oficinas Auxiliares de Municipalidades Provinciales o Distritales que presentan problemas de acceso en una determinada zona o lugar dentro de su jurisdicción que generan omisión registral.

Desde el año 1998 hasta el 26 de enero de 2012, el RENIEC ha autorizado y delegado la función registral a los siguientes Centros Poblados y Comunidades Nativas, según se muestra en detalle y gráfico de Delegación de Funciones a Centros poblados y Comunidades Nativas:

Page 46: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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Autorización y delegación de funciones

Ítem Departamento OREC - Centros

Poblados

Oficina Auxiliar - Centro

Poblado

OREC - Comunidad

Nativa

1 Amazonas 70 2 38

2 Ancash 164 0 0

3 Apurímac 76 0 0

4 Arequipa 26 0 0

5 Ayacucho 136 3 0

6 Cajamarca 284 0 2

7 Cusco 97 1 31

8 Huancavelica 231 1 0

9 Huánuco 229 0 0

10 Ica 4 0 0

11 Junín 111 4 87

12 La Libertad 85 0 0

13 Lambayeque 32 0 0

14 Lima 50 0 0

15 Loreto 20 19 115

16 Madre De Dios 1 0 11

17 Moquegua 17 0 0

18 Pasco 59 0 24

19 Piura 46 0 0

20 Puno 264 0 0

21 San Martin 89 0 12

22 Tacna 20 0 0

23 Tumbes 7 0 0

24 Callao 1 0 0

25 Ucayali 14 0 55

Total 2,133 30 375

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

47

Cuadro 4.3: Delegación de Funciones a Centros poblados y Comunidades Nativas

En las OREC y/u Oficinas Auxiliares de Centros Poblados y Comunidades Nativas, que funcionan por delegación, se dan las siguientes situaciones:

Las OREC de Centros Poblados registran nacimiento, matrimonio

y defunción, mientras que las Oficinas Auxiliares en Centros Poblados y Comunidades Nativas no realizan matrimonios por no tener autoridad política.

Para las OREC, la designación de los Registradores del Estado Civil se encuentra a cargo de la Municipalidad o Comunidad respectiva.

La inscripción de los hechos y actos modificatorios del estado civil se llevan a cabo de forma manual empleando Libros Preimpresos codificados y distribuidos a cada Oficina de Registros del Estado Civil, a nivel nacional y a los diferentes consulados del Perú en el mundo. Se sigue el sistema denominado “Partida Doble”, conforme al cual se generan dos asientos con la misma información, uno de los cuales constituye el Acta Principal o Matriz y el otro el Acta de Reserva, que se emplea para fines de reconstrucción de los asientos principales o matrices perdidos o deteriorados

Las inscripciones que se efectúan en Libros Manuales en las Oficinas de Registros del Estado Civil deben ser reportadas mensualmente al RENIEC, conforme a las normas complementarias dictadas por la institución para el efecto, lo cual permite elaborar la estadística vital que es constantemente actualizada y reportada en forma periódica para adoptar decisiones de diversa índole.

Las Oficinas de Registros del Estado Civil, tienen a su cargo la custodia y conservación de las Actas Registrales inscritas en sus dependencias.

Sin perjuicio de ello, las Actas Registrales de Reserva asentadas a partir de enero de 1997 están siendo replegadas al RENIEC,

0

50

100

150

200

250

300

Am

azo

nas

An

cash

Ap

urí

mac

Are

qui

pa

Aya

cuch

oC

ajam

arca

Cus

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uan

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Pun

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n M

arti

nTa

cna

Tum

bes

Cal

lao

Uca

yali

OREC-CentrosPoblados

Oficina Auxiliar -Centro Poblado

OREC-ComunidadNativa

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

48

conformando el Archivo Físico Registral. Dichas Actas vienen siendo digitalizadas de modo que se cuenta tanto con el soporte físico del Acta, como el soporte digital del documento.

Como proyecciones para los próximos años, se ha elaborado el Plan Nacional de Incorporación y Revocatoria 2012-2014 que incluye incorporar a la Base de Datos del RENIEC los registros civiles de 191 Oficinas de Registros y Estado Civil (OREC) ubicados en Municipalidades Provinciales. Esto significa que se tiene que realizar las actividades de inventario, traslado, digitalización y depuración. Asimismo, en estas provincias las Agencias RENIEC serán convertidas en Oficinas Registrales RENIEC. A nivel de Lima Metropolitana, la próxima OREC a revocar es la de Miraflores.

Al ser incorporadas al Sistema Registral RENIEC se dan los siguientes beneficios:

Se elimina el sub registro El Estado se acerca a la población Sus registros se realizan dentro de la normatividad vigente, con

registradores civiles capacitados por RENIEC 4.2.3. Desarrollo de aplicativos informáticos para la Captura de

Hechos Vitales

Con la incorporación de las Oficinas de Registros del Estado Civil al RENIEC, se ha iniciado una intensiva automatización de los procedimientos registrales.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

49

4.2.3.1. Descripción El “Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas Digitales” del RENIEC fue creado con la intención de contar con un servicio automatizado, rápido y seguro de realizar, teniendo como objetivo el registro de los diferentes hechos civiles de los ciudadanos tales como los Nacimientos, Matrimonios y Defunciones y sus respectivas modificaciones tales como los Divorcios, Reconocimientos y demás rectificaciones a los datos llamadas “anotaciones marginales”

. Dichos registros se encuentran en Actas, las cuales proceden a tener el debido procesamiento y depuración, a través de las respectivas Estaciones de Trabajo, con el fin de poder contar con información fidedigna, la cual podrá ser consultada, permitiendo de esta manera garantizar la calidad de información, así como la emisión de Copias Certificadas. El sistema permite la administración de los distintos tipos de papeles (Actas, CNVs, Etiquetas) los cuales son distribuidos según sea el caso, y de acuerdo a las necesidades, a las Oficina Registrales, Estaciones de Trabajo, etc.

Así mismo el Sistema de Registro Civiles y Microformas Digitales

facilitara el procesamiento de Actas, que hayan sido registradas en

Gráfico 4.3: Muestra de pantalla del Sistema Integrado de Registros

Civiles

Page 50: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

50

los municipios respectivos; siendo esto a través de las Estaciones

de Trabajo, las cuales se encargan del procesamiento de las

mismas, con el fin de que puedan formar parte de la Base de Datos

de RRCC.

El acceso a él se realiza vía web y es de uso de todas las Oficinas Registrales de RENIEC de todo el País, las cuales dependen de la Gerencia de Operaciones Registrales (GOR). El 03 de Octubre de 2005, se dio inicio a la operación del Servicio en la Oficina Registral de San Borja. El Sistema de Registros Civiles ha sido desarrollado por los profesionales de Sub Gerencia de Ingeniería de Software.

4.2.3.2. Tecnología

El Sistema de Registros Civiles y Microformas Digitales es un software web desarrollado por el RENIEC con las características siguientes: Software de Programación: Oracle Jdeveloper 10.1.3.4 Servidor de Aplicaciones: OAS 10gR3 (sobre Sistema Operativo

Linux Red Hat), JDK 1.5 Motor de Base de Datos: Oracle 11g.

Base de Datos

Centralizada(Oracle)

Usuarios(Clientes)

Servidor de Aplicaciones(IAS)Inte

ractu

an

Con

ección

vía in

tern

et

Intermediario entre

requermientos del cliente y la

base de datos

Almacén de datos

Gráfico 4.4: Diseño de Arquitectura utilizada

Page 51: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

51

4.2.3.3. Esquema Operativo

Oficina

Registral

Interactúan los Certificadores y Registradores Civiles con los

ciudadanos, de acuerdo a lo especificado en el ítem 1.2

SGIRC Encargados del procesamiento de LIBROS, tanto de las Actas

Originales, como de las Actas Reservas, así como su posterior

impresión según sea necesario.

SGPRC Aquí se encuentran presentes las distintas Estaciones de Trabajo, de

la Línea de Procesamiento, las cuales realizaran los procedimientos

necesarios, para que la información de las Actas, se encuentre de una

manera íntegra y confiable en la Base de Datos de RRCC.

SGDRC Los Analistas de la SGDRC, son aquellos, que representan el último

filtro y depuración, en el procesamiento de las Actas.

GOR Encargados de la Administración de los tipos de papeles, los cuales

son necesarios para que las ORs realicen sus respectivas

operaciones.

Gráfico 4.5: Esquema Operativo del Sistema de Registros Civiles

Page 52: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

52

4.2.3.4. Resultados y Beneficios Beneficios

BENEFICIADOS BENEFICIOS

INSTITUCIÓN Permite al RENIEC brindar la garantía jurídica a todos los

usuarios que soliciten copias certificadas de las actas generadas mediante este servicio.

CUIDADANÍA

El uso del Registro en Línea disminuye considerablemente los tiempos de atención a los ciudadanos y garantiza la integridad de la información capturada y la consistencia con su Documento Nacional de Identidad DNI.

Dado que la información de los Nacimientos en línea es replicada al RUIPN, también disminuye el tiempo de captura de datos para la emisión del DNI y asegura que los datos de éste sea consistente con el acta de nacimiento respectiva.

PAÍS

El Registro en Línea permite obtener información estadística en tiempo real y permite explotar la información con el fin de prevenir y detectar Múltiples Inscripciones, Posibles Poligamias y Tráfico de Menores.

Indicadores

Variable Indicador

Tiempo El Registro en Línea simplifica sustancialmente la captura de datos y la emisión del acta de un tiempo promedio de 30 minutos a un tiempo promedio de 5 min

Uso del

Servicio

El servicio está siendo usado en 55 Oficinas Registrales en todo el País

Satisfacción

La reducción de los tiempos e integridad de la información son características esenciales del servicio. Sin embargo no se debe dejar de lado la seguridad que brinda el RENIEC acerca de los datos registrados puesto que estos se encuentran en una Base de Datos protegida.

Page 53: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

53

4.2.3.5. El Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas Digitales del RENIEC permite:

El registro automatizado y almacenamiento en tiempo real de

los hechos y actos relativos al estado civil (inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones), así como sus modificaciones (anotaciones marginales), como divorcios, reconocimientos, rectificaciones, entre otras, desde las Oficinas Registrales del RENIEC o de cualquier lugar del mundo, pues su implementación está preparada para ejecutarse en un entorno web.

La obtención de datos de ciudadanos, al estar integrada con la Base de Datos del Registro Único de Personas Naturales:

o Se obtienen los datos de los titulares con solo digitar su

número de DNI acortando tiempos de registro y los errores de digitación.

o Permite la validación de posibles dobles Inscripciones y de la identidad de los padres en el momento mismo del Registro.

Gráfico 4.6: Pantalla del Módulo de Registro de Inscripción de Nacimiento del Sistema de

Registros Civiles

Page 54: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

54

La generación automática del Código Único de Identificación para los nacimientos.

El procesamiento y depuración de Actas registrales (registradas en las municipalidades del país), así como la emisión de copias certificadas.

Línea de procesamiento certificada y centralizada en la ciudad de Lima, para grandes volúmenes de actas registrales procedentes de las oficinas de Registros del Estado Civil de municipalidades incorporadas al RENIEC.

Acta Electrónica que viene empleándose de forma exitosa en la inscripción de matrimonios, respecto a OREC que han sido revocadas o incorporadas.

Custodia de los títulos y las Actas Registrales, mediante el uso de microformas digitales, garantizándose la integridad de la información registrada, la seguridad de ésta y su conservación por períodos prolongados.

Servicios al ciudadano a través del portal web del RENIEC: o Validación de copias certificadas emitidas por PVM y

oficinas registrales

o Consulta de actas registrales (nacimiento, defunción, matrimonio)

o Rectificación de estado civil de soltero a casado

4.2.4. Digitalización de Actas Registrales

Uno de los procesos que se llevan a cabo al incorporar el acervo documentario al RENIEC, es la digitalización de las Actas Registrales, para lo cual se ejecutan las siguientes actividades:

a) El asignador recibe los contenedores (órdenes de producción y

libros) provenientes del Módulo de Trabajo de Evaluación Previa así como también de la Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles, Sub Gerencia de Gestión Técnica Normativa de Registros Civiles, Oficinas Registrales del RENIEC y Sub Gerencia de Apoyo Social (nuevas inscripciones), según corresponda.

b) El asignador realiza la asignación de los contenedores que deben ser digitalizados por cada calificador de procesos de acuerdo a la producción estimada.

Page 55: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

55

c) El calificador de procesos al iniciar el turno realiza el control de la resolución del escáner, registrando los parámetros utilizados en la digitalización de la tarjeta de resolución.

d) El calificador de procesos inicia la digitalización con la captura de las imágenes, una vez procesadas y renombradas de acuerdo al código de barras impreso en el acta registral son transferidas al Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas.

e) El asignador realiza la asignación de los contenedores que deben pasar por control de calidad de imágenes a cada calificador de procesos de acuerdo a la producción estimada.

f) El calificador de procesos, empieza el control de calidad de las imágenes con la confrontación del acta registral física con la imagen almacenada, verificando que esta cumpla con los requisitos técnicos mínimos establecidos.

g) Si la imagen es legible, está alineada y cumple con los parámetros, el calificador de procesos aprueba la imagen. Si la imagen es desaprobada se vuelve a realizar la digitalización (reproceso de imagen).

Para el proceso de digitalización de las actas de los Registros Civiles incorporados se utilizan los siguientes componentes:

Sistema de Registros Civiles, incluye la librería ImageGear para

realizar la digitalización en el mismo sistema, integrando el sistema con el escáner.

Escáneres, que permiten la captura de las imágenes, los tipos que

se utilizan son: o Escáner dúplex de alta velocidad: Fujitsu FI-5900C o Escáner planetario especial para libros: Bookeye 3 o Escáner plano: Contex COPYmate G18 iJET.

A través del uso del Sistema de Registros Civiles y de los componentes detallados, en la Línea de Procesamientos, al 26 de enero del 2012 se ha logrado digitalizar el siguiente volumen de actas registrales.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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Línea de Proceso Cantidad de

Actas Nivel (%)

Incorporación 5 434 058 44.54

Nuevas Inscripciones 1 506 250 12.35

Ley N° 29312 788 710 6.46

Repliegue De Actas 1 006 506 8.25

Decreto De Urgencia 3 464 650 28.40

Total 12 200 174 100.00

Cuadro 4.4: Volumen de actas digitalizadas

El proceso de digitalización se sustenta en las siguiente normatividad externa e interna:

Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2: 2005 Microformas. Guía de Procedimiento: GP-321-GPRC/SGPRC/001

“Procesamiento de Actas Registrales”. Acta de requisitos técnicos mínimos aplicables a las actas

registrales.

4.2.5. Sistema de Gestión de la Calidad

La Gerencia de Procesos de Registros Civiles del RENIEC, cuenta con la certificación ISO 9001:2008 otorgada a los procesos involucrados para el procesamiento de actas registrales, cuyo alcance abarca desde las actividades del Módulo de Trabajo de Evaluación Previa hasta el Módulo de Trabajo de Evaluación Registral, las cuales son ejecutadas por la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles.

La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se basa en el establecimiento de parámetros y lineamientos que permitan que su desempeño alcance los resultados esperados y planificados en un tiempo determinado; identificando la necesidad de satisfacer los requisitos entre el proveedor, el productor y el cliente.

0.00

10.00

20.00

30.00

40.00

50.00 44.54

12.35

6.46 8.25

28.40

NIVEL DE DIGITALIZACION (%)

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

57

El proceso de certificación, se realizó persiguiendo el objetivo de desarrollar diversas actividades a través del levantamiento o acopio de la información relacionada a los procesos de la línea de procesamiento de las actas registrales enfocados enteramente en la Norma ISO 9001:2008; así como también la aplicación de una metodología de trabajo con el personal involucrado con el objetivo de definir los puntos más importantes para la ejecución de la Implementación.

Gráfico 4.7: Certificado ISO 9001:2008 del Sistema de Gestión de la Calidad de la Línea de Procesamiento de Registros Civiles

La metodología propuesta para la implementación del Sistema de Gestión de calidad se establece bajo la ejecución de las actividades establecidas en 6 etapas:

a) Etapa N° 1: Determinación de las necesidades de documentación En esta etapa se determina fundamentalmente los tipos de documentos que deben existir en la Sub Gerencia de Procesamientos de Registros Civiles; la existencia de los mismos tiene el fin de garantizar que los procesos son llevados bajo condiciones controladas. Para dar cumplimiento a ello, se tiene en cuenta que la Norma exige la existencia de los siguientes documentos:

Declaraciones documentadas de una política de calidad y

objetivos de la calidad. Manual de Calidad. Control de documentos.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES

CERTIFICADO

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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Control de los registros de calidad. Auditorías internas. Control de productos no conformes. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Los documentos requeridos por la organización para

asegurar el control, funcionamiento y planificación efectivos de sus procesos.

Registros para: Revisiones efectuadas por la dirección al sistema de gestión

de la calidad Educación, formación, habilidades y experiencia del personal. Procesos de realización del producto y cumplimiento de los

requisitos del producto. Revisión de los requisitos relacionados con el producto. Evaluación de proveedores. Control de los equipos de medición y seguimiento cuando no

existen patrones nacionales o internacionales. Resultados de la verificación y calibración de los instrumentos

de medición. Auditorías internas. Autoridad responsable de la puesta en uso del producto. Tratamiento de las no conformidades. Acciones correctivas. Acciones preventivas. En la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles la documentación del sistema de gestión de la calidad debe armonizar los requisitos de las ISO que son genéricos, con los requisitos específicos del sector en que se desenvuelve cada uno de ellos.

b) Etapa N° 2: Diagnóstico de la Situación de la documentación

SGPRC

Con el objetivo de conocer la situación de la documentación de la SGPRC, a través de técnicas como la observación, la entrevista y la revisión de documentos; se determina si lo que existe cumple con los requisitos establecidos para la documentación (determinados en la etapa anterior) y si están siendo utilizados adecuadamente.

c) Etapa N° 3: Diseño del sistema documental SGPRC

Se realizan las siguientes actividades:

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

59

Clasificar la documentación y definir su jerarquía empleando

un mismo criterio (unificación).

Elaborar la Pirámide de jerarquización: 1er. Lugar: Política de Calidad 2do. Lugar: Procedimientos generales (Manual de Calidad, Directivas, Guías) 3er. Lugar: Procedimientos específicos (Normas Internas) 4to. Lugar: Registros y documentación externa Para iniciar la elaboración de la documentación, tenemos en cuenta que es una buena oportunidad de involucrar a todo el personal.

Definir el Manual de Calidad de la SGPRC, a fin de que sea

un documento general, teniendo en cuenta las exclusiones permisibles, el cual es elaborado por un grupo de personas de diferentes áreas conducido por un representante de la dirección con autoridad definida para tomar las decisiones relativas al sistema de gestión de la calidad.

Definición de criterios unificados para la elaboración del

Manual de Calidad, incluyendo los procedimientos mandatorios de la Norma.

Definir las funciones y responsabilidades para la elaboración de la Documentación de Calidad.

d) Etapa N° 4: Elaboración de los documentos SGPRC

Previo a la elaboración de los documentos, se llevó a cabo la capacitación dirigida al personal seleccionado, en la cual se incidió en los fundamentos y sensibilización de la Norma ISO 9001:2008. Para elaboración de los Documentos Normativos de la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros civiles, se determinó una estructura para los documentos, en la cual, se definió por cada acápite, la obligatoriedad de este y el contenido sugerido. Ejm: Términos y definiciones; tipo opcional; aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento Luego de que se concluyó la elaboración de los documentos, se procedió a la revisión y aprobación de los mismos por parte del personal competente autorizado, según la jerarquía establecida en la Institución.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

60

e) Etapa N° 5: Implantación del sistema documental SGPRC

Con el objetivo de poner en práctica lo establecido en los documentos normativos elaborados, se realizaron las siguientes actividades:

Definir el cronograma de implementación. Distribuir y difundir los documentos normativos aprobados al

personal involucrado. Determinar las necesidades de capacitación del personal y

actualizar el plan de capacitación. Poner en práctica lo establecido en los documentos

normativos durante el periodo definido de despliegue del Sistema de Gestión de Calidad.

Implementación de formas de Comunicación Interna en los módulos de trabajo.

Implementación de Evaluación de Satisfacción del cliente. Aplicación de Política y Objetivos de Calidad / Difusión Implementación de Indicadores de Gestión / Cuadros de

Producción. Recopilar evidencia documentada.

f) Etapa 6: Mantenimiento y mejora del sistema

Con el objetivo de mantener la adecuación del Sistema de Gestión de Calidad a las necesidades de la organización a través de la mejora continua, se realizaron las siguientes actividades: Ejecución de Auditorías Internas con la finalidad de identificar

las oportunidades de mejora. Evaluación de Infraestructura y Ambiente de Trabajo. Control de Inventario de Equipos (SGSG/SGSTO). Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a

eliminar no conformidades en la documentación. Implementación de Proyectos de Mejora. Control de Productos No Conformes. En el año 2008, la empresa certificadora Bureau Veritas otorgó la Certificación al Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008 y en el año 2011, se logró la recertificación por 3 años más. Desde la certificación otorgada hasta la fecha se han logrado los siguientes resultados:

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Optimización de procesos, ya que el Sistema permite que éstos sean revisados constantemente.

Una mayor sensibilización del personal en los temas de calidad, y compromiso a la ejecución de las labores encomendadas de la mejor forma.

Ha permitido que se cumplan con los requisitos dentro de la unidad orgánica, otorgando la confianza de que los procesos se realizan y controlan planificada y sistemáticamente.

Ha permitido que se tomen las acciones efectivas para promover la mejora continua.

Ha permitido contar con evidencia fehaciente que demuestra la trazabilidad de los procesos y el control de los mismos.

Ya que la adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica de la institución, ha permitido que muchas Unidades Orgánicas se involucren denotando la mejora de sus procesos en forma paralela.

En base a los resultados obtenidos, la Gerencia de Procesos de Registros Civiles ha elaborado el Proyecto de Ampliación del Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008 a nivel de toda la Gerencia que incluye los procesos de integración y depuración de los registros civiles, el cual se ejecutará a partir del mes de Enero del presente y se ejecutarán las siguientes acciones: Revisión de los legajos en coordinación con GRH. Asignación de funciones del personal. Seguimiento de cronogramas de mantenimiento preventivo

con soporte técnico. Seguimiento y control de requerimientos informáticos a la Sub

Gerencia de Ingeniería de Software. Seguimiento de Cuadro de Necesidades / PAC /

Requerimientos (programado vs. Ejecutado). Revisión de ambiente de trabajo (extintores, señalización,

luces de emergencia, detectores de humo) / difusión y aplicación de plan de contingencia.

Seguimiento y control del diagnóstico anual de capacitación CAER / control de certificados y registro en aplicativos informáticos (SIG-GPRC).

Brindar la información necesaria a la sub gerencia de investigación académica – CAER para la elaboración de la evaluación de impacto de capacitaciones.

Certificación por competencias en coordinación con la Sub Gerencia de Capacitación – CAER.

Unificación de formatos (lista maestra de documentos normativos /acuse de recibo /control de asistencia/acta de reunión /mesa de trabajo/registros e inventarios de calidad.

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Actualización de documentos normativos de calidad a nivel de GPRC.

Emisión de informes de producción en forma mensual. Emisión de informes indicadores en forma mensual. Actualización de flujo grama de los procesos. Identificación de productos no conformes / control y registro. Evaluación de proveedores a nivel de GPRC. Elaboración de acuerdo de partes con proveedores y clientes

a nivel de GPRC. Encuestas de satisfacción del cliente a nivel de GPRC.

4.2.6. Los Registros Civiles en el Perú con respecto a

Latinoamérica

Tanto a nivel nacional, como internacional, el registro civil es concebido como una herramienta esencial de progreso en los derechos políticos, sociales y, además, como una de las claves de desarrollo económico.

La OEA, comprometida con en el tema de la identidad y de registro civil se manifiesta a través de la creación de: i) El “Programa Interamericano para el Registro Civil Universal y Derecho a la Identidad” (AG/RES. 2362 XXXVIII-O/08), este Programa recomienda a la Secretaría General de la OEA apoyar a los Estados miembros, que lo soliciten, en sus esfuerzos por alcanzar la universalidad y accesibilidad del registro civil, y cumplir con la meta del registro universal de nacimiento para el año 2015, ii) El Programa de Universalización de la Identidad Civil en las Américas (PUICA), el cual tiene como misión respaldar a los Estados miembros de la OEA en la erradicación del sub registro a través de asistencia técnica a las instituciones nacionales de registro civil para su fortalecimiento y modernización, apoyo en campañas de registro, sensibilización, implementación de tecnologías y sistemas informáticos y fomento del intercambio de buenas prácticas y experiencias exitosas; esto para garantizar el reconocimiento del derecho a la identidad civil de las personas en la región y contribuyendo a la gobernabilidad democrática.

El PUICA está presente en varios países de América Latina y el Caribe por medio de proyectos centrados en tres áreas específicas: i) modernización de los registros civiles; ii) reconstrucción de registros destruidos y regularización de personas afectadas por conflictos armados; y iii) campañas de registro en comunidades indígenas.

Desde 2005, con la colaboración del PUICA, los estados de América Latina y el Caribe han podido registrar y emitir el documento de

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identidad para aproximadamente 5 millones de personas, con lo cual se ha logrado disminuir la tasa de subregistro de 18% a 10%.

En el aspecto organizativo, los países latinoamericanos presentan diversos modelos, Guatemala, por ejemplo, cuenta con un sistema de Directorio en el que participan representantes de los distintos poderes y organismos del Estado. Chile, por su parte, concibe el Registro Civil como un sistema en el cual se incluyen muy diversos rubros y modalidades de registro (multas de tráfico, donantes de órganos, personas con fines de lucro, entre otros) y, además, al igual que el RENIEC en Perú, como aspecto importante, ambos registros civiles mantienen cierta autonomía con respecto al poder del Estado.

Estas formas organizativas posicionan al Registro Civil como una herramienta al servicio del ciudadano respecto al poder político, con lo cual se aseguran la autonomía entre el Registro Civil y la Política. Al disponer de un Registro Civil robusto, se puede obtener un padrón electoral confiable y estable gestionado por autoridades independientes que dan mayor legitimidad a las democracias y sus procesos electorales. Este grado de independencia se da a medida que los países afianzan su proceso democrático. En Perú, por ejemplo, la ley le ha entregado el papel de custodio del padrón electoral al RENIEC, la institución de registro civil con mejor nivel de confiabilidad en el país.

La modernización del Registro Civil tiene un alto costo económico y dificultades en su financiamiento, pues éste se plantea vía presupuesto público, o vía, como en Chile o Perú, de la prestación de otros servicios registrales que generan ingresos. A falta de una garantía establecida por ley, no está claro que la prestación del servicio con continuidad quede asegurada. Por ello, en este proceso de modernización, y de forma paralela al esfuerzo financiero de los propios gobiernos, es importante continuar con el apoyo de las instituciones multilaterales.

Respecto al marco normativo, si bien éste ha mejorado en los últimos años, sigue planteando ciertas dificultades. Tal es el caso de Panamá y Costa Rica, los cuales han padecido problemas en la zona fronteriza debido a la falta de certeza sobre la capacidad de otras personas de acceder a los datos de registro civil o, como en Haití, en donde no puede culminar el proceso de inscripción ya que todavía se conserva el antiguo sistema manual de libros registrales, debido a que la ley reguladora es obsoleta, ante este panorama, algunos países han desplegado una estrategia en las zonas fronterizas, especialmente vulnerables. Por ejemplo, en Bolivia y Paraguay, la comunidad originaria guaraní vive, y se inscribe en el registro civil, de ambos países. Lo mismo sucede con el pueblo Aymara, ubicado al sur del

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Perú, y al Noroeste de Bolivia, así como en la frontera entre Costa Rica y Panamá.

En la actualidad, algunos países, particularmente aquellos con una realidad multicultural, como Perú y Bolivia, están fortaleciendo sus registros civiles a través de la incorporación de la diversidad cultural a la legislación, a las lenguas oficiales, y a los procesos de registro. Es decir, se ha reformulado la tradición. En lugar de que sea la población la que se adapte a la ley; es la ley, el Estado, quien se adapta a la población. La tecnología se constituye como un instrumento al servicio de los objetivos del registro civil, la cual requiere de una estructura organizativa eficaz, que permita que ésta solucione los problemas a los que se supone que está llamada a dar respuesta. Por ejemplo, el uso de Internet, y el gobierno electrónico, representan avances importantes, pero es preciso educar a los ciudadanos sobre su aplicabilidad. Tal es el caso de Chile, que se encuentra expandiendo su estructura de servicios de Internet del 11% al 25%, e informando a los ciudadanos sobre su uso, para proporcionar un mejor servicio a los usuarios. Igualmente, el caso de México y Perú, con la implementación de cajeros automáticos en el tema de registro civil. Como iniciativa conjunta, existe la propuesta de que los productos de “software” deberían estandarizarse a nivel internacional, a través de la normas ISO, para, entre otros elementos, afianzar la confiabilidad de las cifras acumuladas en las bases de datos, tomando en cuenta las legislaciones nacionales en materia de seguridad de información y de seguridad informática. El uso de la tecnología no sólo debemos verlo como medio de cobertura de las implementaciones, sino también como medio de control y seguimiento del avance de las mismas. Cabe mencionar que a lo largo de los últimos años, el RENIEC es referente regional en materia de identidad e identificación, es por eso que numerosas instituciones registrales de la región han solicitado al RENIEC se les facilite conocer los procedimientos instaurados para el desarrollo de su sistema de registral. Estas intenciones se concretizaron a través de visitas de delegaciones extranjeras, a las cuales se les brindaron asesorías en materia registral civil, entre éstas podemos mencionar:

Dirección General del Registro del Estado Civil de la República de

Uruguay (5-9/05/2008). Tema:

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65

o Procesamiento de las actas registrales y producción de micro formas digitales

o Funciones de la Sub Gerencia de Gestión Técnica de Registro Civiles, casuística registral, normativa aplicable, asesoramiento especializado a los registradores civiles

Junta Central electoral de la republica dominicana (16-18/11/2009)

Tema: o Tipos de inscripción de nacimiento contemplados en la

normativa nacional o Procesamiento de las actas registrales y producción de

microformas digitales. o Procesos implementados para el procesamiento del acervo

registral que incorpora el RENIEC y el q producen sus oficinas registrales

V. El Acta Registral Electrónica

El RENIEC viene implementando permanentemente estrategias de gobierno electrónico centradas en aplicaciones informáticas, encaminadas a la innovación y conocimiento, promoviendo la trasparencia de la Administración Pública en el Perú, con el objetivo de mejorar la eficiencia y el fortalecimiento de las relaciones con los ciudadanos residentes en el Perú, así como en el extranjero.

Con la finalidad de mejorar e implementar mecanismos para asegurar el acceso oportuno a la información y optimizar los niveles de simplificación administrativa, así como mejorar la seguridad de la información, y la adecuación de la normatividad necesaria para el despliegue del Gobierno Electrónico, el RENIEC ha desarrollado el “Acta Registral Electrónica”, el mismo que esta soportado por las TIC, normativa legal y cuenta con una Certificación de Idoneidad Técnica para la Producción de Microformas Digitales bajo la Norma Técnica Peruana 392.030-2:2005 – Microformas.

Este servicio permite registrar los actos de hechos vitales (registros de nacimiento, matrimonio y defunción), en forma más rápida, más segura y con el mismo valor legal que un registro tradicional. El Acta Electrónica permite contar con un registro que forma parte del Sistema Nacional de Registros Civiles y que puede ser accesado y solicitado por los ciudadanos en cualquiera de las Agencias del RENIEC a nivel nacional e internacional.

5.1. Enfoque relacionado a la implementación de estrategias de

gobierno electrónico

El Estado a través de sus instituciones se acerca e interactúa con los ciudadanos y desarrolla actividades de regulación, promoción y protección, a fin de garantizarles el mayor grado posible de bienestar.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

66

Para llevar adelante estas actividades es necesario contar con instituciones estructuradas y con capacidades, que garanticen el máximo desempeño de sus funciones.

Por otro lado, las instituciones públicas desarrollan funciones a través de sus trabajadores, quienes haciendo uso de herramientas de gestión y administran los recursos con eficiencia y eficacia para alcanzar los objetivos establecidos.

La gestión pública comprende aspectos técnicos y políticos, siendo ambos interdependientes. No es posible una buena gestión si existe inestabilidad política, social, económica, etc., tampoco si no se hace uso de las mejores herramientas para gestionar los problemas o las oportunidades. La comunicación pública es un elemento que vincula estos dos aspectos, siendo fundamental para educar, comunicar y crear consensos en la población. En ese sentido, la comunicación debe ser permanente y en ambos sentidos, promoviendo la interacción ciudadano-gobierno-ciudadano, existiendo para su implementación estrategias, herramientas y tecnología moderna. Asimismo, las TIC han revolucionado muchos conceptos y han impuestos nuevas formas de pensamiento y de vida. La “sociedad network” o la “sociedad de la información” mejoran las oportunidades de crecimiento y desarrollo a través de las TIC. En el caso de la gestión pública, las TIC representan una herramienta poderosa, moderna, útil para promover la descentralización, la participación ciudadana, transparentar la gestión de las autoridades locales, regionales y nacionales, expandir los servicios educativos, los servicios judiciales, promover el compromiso de los grupos sociales, entre otros aspectos. De esta manera, las condiciones para la gobernabilidad se mejoran con el uso de las TIC. En el caso particular del RENIEC, las TIC han sido usadas para mejorar la prestación de nuestros servicios orientados al cliente. Es así que el RENIEC ha desarrollado el Acta Registral Electrónica, e-acta registr@l, producto digital que registra las inscripciones de los hechos vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones), contribuyendo eficientemente con la simplificación administrativa, reduciendo el tiempo de procesamiento, optimizando los recursos y eliminando los archivos físicos, en el marco de lo que establece el e-government a nivel nacional y acorde con el objetivo 7 de la Agenda Digital en su versión 2.0.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

67

5.2. Descripción del servicio

5.2.1. Definición El e-acta registr@l (Acta Registral Electrónica) es un producto digital que registra las inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones, los datos contenidos en el acta registral nunca más se realizará en forma analógica o en papel, sino en un medio digital que es el e-acta registr@l, garantizando que la información registrada estará disponible a través de los siglos, permitiendo reducir el tiempo de procesamiento de las actas registrales de 8 horas a 10 minutos y atención de las copias certificadas de manera inmediata a nivel nacional, siendo nuestro principal beneficiario el ciudadano.

Esta implementación que ha cambiado los paradigmas del Registro Civil y que además elimina los archivos físicos que podrían sufrir perdida, destrucción o manipulación, se ha realizado gracias al uso de la tecnología de la información como Certificado Digital y Microformas Digitales en concordancia con la normativa legal vigente (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005), el e-acta registr@l está desplegándose a nivel nacional en todos los puntos de atención optimizando los procesos internos y beneficios de celeridad para el ciudadano. Esta innovación nos lleva a ser uno de los primeros países a nivel mundial en generación de actas registrales totalmente digital que cuenten con valor legal y eficacia jurídica.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

68

Gráfico 5.1: Acta Registral Física versus Acta Registral Electrónica

Es indispensable indicar, que RENIEC cuenta con una planta de producción para el procesamiento de actas registrales de nacimiento, matrimonio y defunción provenientes de las municipalidades; asimismo, en esta misma planta se procesan las nuevas inscripciones enviadas por los puntos de atención RENIEC.

El mejoramiento continuo e innovación de los procesos, permitió detectar que por más que existía una planta automatizada para el procesamiento de actas registrales, que cuenta incluso con certificaciones de calidad ISO 9001:2008, el tiempo de procesamiento para que las nuevas inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción estén disponibles en la base de datos era aún excesivo (8 horas) y el soporte utilizado para el registró era realizado en papel, afectando la seguridad de los documentos, porque debía ser conservado y custodiado para evitar su deterioro, pérdida o manipulación por factores de clima, desastres o actos dolosos, además del crecimiento en volumen de archivo, pudiendo incluso optimizar el uso de recursos.

Esta problemática invocó a la reflexión e investigación de innovaciones tecnológicas en concordancia con la normatividad legal. Luego del análisis respectivo, se tenía que migrar a un nivel superior de mejora, teniendo como resultado y producto final el e-acta registr@l, un

8 HORAS PAPEL

10 MINUTOS

ACTA REGISTRAL FISICA e-acta registr@l

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69

producto que ya no necesita papel, no necesita imprimirse, no requiere ser almacenado en archivos físicos, no requiere servicio de Courier, porque todas estas actividades se realizan digitalmente. El e-acta registr@l reemplaza al acta registral física.

Gráfico 5.2: Representación del Almacenamiento Físico VS Almacenamiento Digital

Debido al impacto y beneficio que tiene para la sociedad Peruana, el e-acta registr@l ha ganado los concursos de: Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011, organizado por la Sociedad Nacional de Industrias y Creatividad Empresarial 2011.

5.2.2. Proceso de Producción Este proceso que permite la reducción de tiempo y elimina el uso del recurso papel en las nuevas inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción está compuesto por dos etapas: Recepción y Registro de Datos. Inicia con los sustentos recibidos por el RENIEC de los Organismos Externos, luego se registran y validan los datos, después se realiza la firma digital por el Registrador Civil, para finalmente tener como producto el e-acta registr@l.

Asimismo, a fin que las e-actas registr@les tengan el mismo valor legal que las actas registradas en papel, se realiza paralelamente el proceso de Microformas Digitales, donde todas estas e-actas registr@ales serán firmadas digitalmente por el fedatario Juramentado con especialización en informática previa verificación que los datos e imágenes coincidan con el acta original, paso siguiente, las e-actas registr@ales son grabados en discos ópticos no regrabables y

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

70

almacenados en un Micro Archivo. Con esto ya no es necesario tener grandes archivos físicos. Es indispensable mencionar, que tan pronto se genera el e-acta registr@l, el ciudadano puede obtener una copia certificada en cualquier punto de atención o Plataforma Virtual Multiservicios, en el escenario antes del cambio, la emisión de la copia certificada del acta registral se obtenía recién al día siguiente.

Los organizamos externos envían los siguientes sustentos para la generación del acta registral:

Las Municipalidades envían las actas de celebración de

matrimonios. Las Comisarías envían los partes policiales de defunción. El Poder Judicial envía mandatos judiciales como: Adopciones,

divorcios, cambios de nombre, otros). La Notaria envía cambios de nombres, reconocimientos y

divorcios.

PUNTOS DE ATENCIÓN PLATAFORMAS VIRTUAL

MULTISERVICIOS (PVM)

Gráfico 5.3: Representación de las 292 Locales del atención a nivel

nacional

Gráfico 5.4: Plataforma Virtual Multiservicios Ubicado en los Centros

Comerciales como MINKA, Jockey Plaza, Mega Plaza y Jr. Lampa - Lima

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL PRODUCTO e-acta registr@l

(NIVEL MACRO)

ETAPA DE MICROFROMAS DIGITALES

PROCESO DE PROCESAMIENTO REGISTRAL

Los organismos externos como Municipios, Poder Judicial y otros envían sustentos a RENIEC

para generar el Acta Registral

RENIEC recibe sustentos y genera el e-acta registr@l en solo 2 pasos

1. 2.

3.

En el mismo momento que se genera el e-acta registral, el ciudadano puede solicitar una

copia de su Acta en cualquier punto de atención

CIUDADANOS

2.

REGISTRA DATOS EN SISTEMA

1.

RECEPCIÓN

DB

e-acta registr@l

Acta Celebración de Matrimonio

Parte Policial

Resolución Judicial Escritura Pública

ORGANISMOS

EXTERNOS

Envían

Micro Archivo

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

72

PROCESO DE PROCESAMIENTO REGISTRAL DEL PRODUCTO e-acta registr@l

(NIVEL DETALLE-PUNTO 2)

RECEPCIÓN

RENIEC recibe los sustentos

para generar el Acta Registral.

En este caso el acta de

celebración matrimonial

1 INGRESO AL SISTEMA

El Registrador Civil ingresa al

Sistema de Registros Civiles

(conocido con RRCC) con su

usuario, para registrar los datos

respectivos y generar el e-acta

registr@l

CASO: GENERACIÓN DE UN e-acta registr@l DE MATRIMONIO UTILIZANDO EL

SOFTWARE

INGRESA DATOS DE CONTRAYENTES EN SISTEMA RRCC

Luego de elegir el tipo de trámite a realizar se ingresan los datos de los contrayentes. Solo es necesario ingresar el N° de DNI de un contrayente y el apellido paterno para que extraiga los demás datos de la Base de Datos del DNI, porque este está conectado con el sistema de RRCC. Posteriormente en una pantalla similar se ingresan los datos de los testigos y celebración del evento. Siempre se verifica progresivamente que los datos ingresados en el sistema coincidan con el acta de celebración de matrimonio.

2.2

2.

Page 73: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

73

VISTA PREVIA DE DATOS INGRESADOS AL RRCC

FIRMA DIGITAL Y GENERACIÓN DEL e-acta registr@l

En este último paso, se firma digitalmente para otorgar validez y seguridad al e-acta registr@l. El sistema obligará a que se realice esta firma, la misma que se efectuará con la ayuda del token criptográfico. Luego de esto, el e-acta registr@l está generada, enviando el sistema un mensaje con el número del acta. Se generó un archivo en formato ISO PDF/A

Antes de firma digitalmente,

en esta pantalla se verifican

todos los datos ingresados

correspondientes al acto

matrimonial. El e-acta

registr@l está casi concluida.

2.3

2.4

Page 74: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

74

ETAPA DE MICROFORMAS DIGITALES (NIVEL DETALLE- PUNTO

Almacenamiento de

Producción de documentos

electrónicos originales

1

Fedatario Juramentado Informático realiza

control de calidad de imágenes y datos

consignados en el e-acta registr@l que se

encuentran almacenados en la Base de

Datos RRCC.

BASE DE DATOS DE RRCC

DB DB

El fedatario juramentado informático

firma digitalmente las imágenes de

las e-actas registr@les,

generándose las microformas.

3

CONTROL DE CALIDAD FIRMA DIGITAL

PREPARACIÓN DE

MEDIOS PORTADORES

Preparación y control de calidad

de medios portadores virtuales.

Se realizan las acciones de

selección, agrupamiento y control

de archivos que han sido

convertidos a Microformas

Digitales.

GRABACIÓN EN

MICROARCHIVO

Se realiza la grabación en discos

ópticos no regrabables. Lo realiza

el supervisor del Centro de

Cómputo en presencia del

Fedatario Juramentado

Informático (Se realizan una copia

de respaldo adicional). Se emite

el acta de conformidad.

2.5

2

4

Page 75: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

75

5.2.3. Característica y Elementos de Seguridad del Acta Registral Electrónica

Almacenamiento en

medios portadores

virtuales

Código de barras

autogenerado por el

sistema

Datos ingresados

directamente en

el sistema

Firma digital

infalsificable

Page 76: 04 acta registral

ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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Características Adicionales: Completo: Conserva todas sus partes (contenido y estructura). Fijo: No es posible variar su contenido ni estructura. Fiable: Su contenido es cierto ya que está realizado y certificado

bajo estándares internacionales de Certificado Digital y Microformas Digitales.

Auténtico: Mantiene su originalidad sin alteraciones. Permanente: El tiempo no afecta la información contenida y se

mantiene en el tiempo de manera indefinida. Reproducible: Ya que está almacenado en medios electrónicos

es posible su reproducción de manera indefinida. Declarativo: Contiene una declaración de quien lo crea u otorga

o simplemente lo suscribe. Transmisivo: Da a conocer y difunde información. Accesible: Puede realizarse consultas ilimitadas y de manera

inmediata. 5.2.4. Componentes mínimos necesarios para su implementación El Acta Registral Electrónica se encuentra soportado por tecnología de la información digital, herramientas y recursos, siendo necesario para su implementación la incorporación y desarrollo de los siguientes componentes:

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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1. NUEVO PROCESO

Se ha diseñado un nuevo proceso optimizado que comprende las etapas de RECEPCIÓN y REGISTRO DE DATOS, reduciendo el tiempo de procesamiento de 8 horas a 10 minutos, en comparación con el proceso anterior automatizado.

2. NUEVO SOFTWARE

Software In HOUSE, desarrollado con Lenguaje de Programación Web JAVA y como manejador de Base de Datos Oracle 11i.

3. CERTIFICADO DIGITAL

Documento digital asignado a todos los registradores civiles que realizan el e-acta registr@l, garantizando la identidad del registrador civil que realiza la firma digital, a través de una clave pública y privada.

4. FIRMA DIGITAL

Remplaza la firma manuscrita del registrador civil. Este conjunto de datos anexos a un archivo electronico que permite al registrador civil autenticar su origen(4.72, ISO 12651).

5. TOKEN CRIPTOGRÁFICO

Este dispositivo electrónico es utilizado por el registrador civil autorizado para facilitar el proceso de firma digital. El token permite almacenar la clave criptográfica de la firma digital.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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Gráfico 5.5: Componentes Informáticos, herramientas y recursos para la generación del Acta

Electrónica

6. INTEGRACIÓN CON BASE DE DATOS

Actualización en tiempo real datos de registrados en las actas. Al realizar un e-acta registr@l de matrimonio se genera dicha anotación virtual en las acta de nacimientos de los contrayentes. Lo mismo ocurre en la reconstitución de actas, sólo se realiza el registro una vez, el resto se enlaza con las tablas de la Base de Datos, optimizando recursos reduciendo costos.

7. MICROFORMAS DIGITALES

Procedimiento mediante el cual las e-actas regitr@les (Actas Registrales Electrónicas llegan a tener el mismo valor legal que las actas en papel, siendo necesario que se relice la verificación y proceso previo para posteriormete sea firmado digitalmente por el fedadatario informático, de conformidad con Decreto Legislativo N° 681 y con la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2005. RENIEC cuenta con un Certificado de

Idoneidad Tecnica de Producción de Microformas Digitales.

8. MICRO ARCHIVO

Centro de alamacenamiento donde se encuentran las microformas digitales generadas, en este caso, las microformas de las e-acta registr@l. El almacenamiento se realiza en discos opticos no regrabables. RENIEC cuenta con un Certificado de Idoneidad Tecnica de Almacenamiento.

9. NUEVA GUIA DE PROCEDIMIENTO

Se elaboró un nuevo manual de procedimientos para regular el uso de las herramientas tecnológicas en concordancia con la normativa legal. Las guias han ido actualizandose constantemente. La ultima guía vigentes es la GP N° 328-GPRC/SGPRC/004.

10. REGISTRADOR CIVIL

Trabajador de RENIEC que ha sido capacitado para efectuar el registro de nacimientos, matrimonios y defunciones de e-acta registral.

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Certificaciones obtenidas para Implementar el producto e-acta registr@l

CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA DE ALMACENAMIENTO

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5.3. Características esenciales del servicio

5.3.1. Origen del servicio y su ciclo de vida El e-acta registr@l es un documento digital que resultó viable debido a que la normatividad legal lo permite (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005), logrando así en la institución la posibilidad de poder implementarlo en los Registros Civiles. e-acta registr@l ha sido desarrollado íntegramente por profesionales del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) del Perú. 5.3.2. Fecha de introducción al mercado El producto fue puesto a disposición de la ciudadanía a nivel nacional a partir del 28 de Enero del 2010, efectuándose la inscripción de la primera e-acta registr@l con número 2000000003, constituyéndose este hecho, un hito histórico en el sistema de los Registros Civiles, ya que, por primera vez en el Perú se generaba un acta registral totalmente electrónica y digital, y lo más importante, es que cuenta con valor legal brindando eficacia jurídica. Debido al éxito obtenido en los procesos de Registros Civiles del RENIEC, e-acta registr@l se mantendrá de manera indefinida. 5.3.3. Originalidad y diseño del servicio e-acta regitr@l es la combinación ideal de tecnologías de vanguardia a nivel mundial con la normatividad legal del Perú. Luego de investigaciones realizadas, RENIEC ha tenido que combinar perfectamente las bases legales y tecnológicas de Microformas Digitales, Firmas y Certificados Digitales con desarrollos de software, creación de nuevos procesos, integración con bases de datos, almacenamiento en discos ópticos no regrabables y Certificaciones de Idoneidad Técnica, para recién tener como producto final el e-acta registr@l. Esta innovación ha optimizado los procesos internos y la atención de los ciudadanos en las Agencias del RENIEC a nivel nacional.

En este sentido, e-acta registr@l es un producto ORIGINAL, debido a que somos uno de los primeros países a nivel mundial en generación de actas registrales totalmente digitales que cuenten con valor legal y eficacia jurídica.

Nota: Las Microformas Digitales está establecido en el Decreto Legislativo N° 681 y Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2005 y

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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las Firmas y Certificados Digitales en la Ley N° 27269 (formato PDF/A ISO 19005 para documentos digitales de conservación prolongada). 5.3.4. Optimización de recursos y resultados

5.1.1.1. Optimización de recursos

El incremento de la eficiencia, eficacia y optimización de los recursos del e-acta registr@l puede verse directamente en el impacto que ha tenido en diferentes campos que a continuación detallamos:

A. Reducción de Costos – Materiales y Suministros (Eficiencia)

Antes Ahora

El proceso de inscribir un acta

registral demandaba la

impresión de actas registrales,

para lo cual cada Registrador

Civil a nivel nacional necesitaba

una impresora láser,

suministros, papel y

mantenimiento respectivo.

La inscripción de las e-acta

regitr@l no requiere ser impresa,

lo que permite la optimización de

recursos. Además se elimina la

necesidad de papel, lo que

implica dejar de efectuar

procesos de selección

(Licitaciones) para comprar libros

registrales, que resultan bastante

costosos para la organización.

Adicionalmente, al no tener que

imprimirse actas registrales se

elimina la necesidad del uso de

suministros de impresión,

mantenimiento y soporte de las

impresoras entre otros.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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C. Reducción de Costos – Almacenamiento (Eficiencia)

Antes Ahora

Las actas registrales físicas eran

enviadas para su custodia al

Archivo Registral Físico,

generando que la organización

destine recursos para la recepción

de documentos, verificación de

documentos, asignación y

finalmente personal para que

intercale (archive en una

ubicación que garantice su

ubicación posterior).

Con la implementación del e-acta

regitr@l no es necesario gestionar

documentación física (en papel),

porque el e-acta registr@l es

almacenado directamente en la

Base de Datos, reduciendo

espacios y optimizando recursos,

no generando el crecimiento del

acervo documentario de la

organización.

B. Reducción de Costos - Servicios (Eficiencia)

Antes Ahora

Luego de realizar la inscripción

de las actas registrales, estas

requerían ser impresas y

posteriormente ser digitalizadas

para que puedan estar

disponibles a nivel nacional para

la emisión de la certificación, esto

genera la necesidad hacer uso de

múltiples servicios de mensajería

para su envío a la línea de

procesamiento.

Actualmente la inscripción de las e-

acta registr@les no requieren

imprimirse, por tanto no necesita

servicios de mensajería, ya que las

e-acta registr@les se generan y

firman digitalmente, actualizando la

Base de Datos en tiempo real,

quedando disponible para que se

emita una certificación en cualquier

punto de atención RENIEC o

Plataforma Virtual Multiservicios.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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D. Optimización del Proceso (Eficiencia)

Antes Ahora

El acta registral al ser un documento

en papel, requería ser digitalizado,

para ello se dedicaban recursos para

que una línea de producción reciba y

envié los documentos, los asigne a los

digitalizadores, luego se digitalizan los

documentos, seguido los documentos

eran asignados a otra estación para

que se efectúe el control de calidad de

imágenes, finalmente los documentos

eran retornados a la estación de

asignación para su despacho a la

Archivo Registral Físico.

Con la implementación del e-acta

regitr@l no se requiere la digitalización

de ningún documento, eliminando

actividades y uso de horas hombre en

su procesamiento, permitiendo

orientar recursos a otras actividades.

E. Aplicación de la Ecoeficiencia

Antes Ahora

Uso del papel, impresoras, toner,

cintas adhesivas, bolsas para los

envíos y otros materiales necesarios

dentro del proceso que no contribuyen

al bienestar del planeta.

Actualmente el e-acta regitr@al permite disminuir el consumo de energía, y con el uso eficiente de los recursos está alineándose con las políticas de gobierno para protección y conservación del medio ambiente.

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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F. Seguridad de la Información

Antes Ahora

La seguridad de las actas registrales y su conservación por ser documentos fuente de la identidad de un ciudadano es un riesgo considerando que, las actas al estar en papel sufrían deterioros propios del tiempo o hechos fortuitos (caída accidental de agua, desgaste, etc.). Además estas actas podrían extraviarse al trasladarse de un lugar a otro.

Actualmente el e-acta registr@l se gestiona bajo un esquema de seguridad orientada a la conservación de la información, evitando cualquier riesgo que afecte su contenido. En la actualidad el RENIEC al tener los documentos electrónicos con firma digital y como microformas en discos ópticos almacenados en el Microarchivo permite entregar documentos certificados impresos en soporte papel con valor legal lo que permite su aplicación incluso en procedimientos judiciales.

G. Reducción de Tiempo y Costo para el Ciudadano (Eficiencia)

Antes Ahora

El ciudadano se apersonaba a cualquier punto de atención de RENIEC para el registro de su acta de nacimiento, matrimonio y defunción, teniendo que esperar hasta el día siguiente para que pueda obtener una copia certificada de su acta, teniendo además gastos por traslado y pérdida de tiempo.

Con la implementación del e-acta registr@l, las copias certificadas se emitirán instantáneamente tan pronto se genere el acta, reduciendo los costos por traslado y tiempo para el ciudadano. Esto agilizará los trámites posteriores que realice ante los Municipios, Poder Judicial, Relaciones Exteriores, AFPs.

5.4. Beneficios del servicio

5.4.1. Por qué es exitoso Esta innovación trajo consigo que la institución evidencie mejoras tanto

para el cliente interno como externo, ya que no solo se simplificaron y

mejoraron procesos sino que también esto se vio reflejado en el

ciudadano, teniendo como resultado los siguientes indicadores.

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1) Beneficios Institucionales

Ahorro en suministro de impresión = 53 * 12 * 350 = S/. 222,600

AHORRO DE

IMPRESIÓN

Cantidad

Actas por

punto de

atención x

mes

Cantidad

Punto de

Atención

Cantidad

de Tóner

x mes

Meses Costo

x mes

Total

Anual

Tóner

(Suministro) 800 50 53 12

S/.

350

S/.

222,600

Cuadro 5.1: AhoAhorro en suministro de impresión del Acta Registral Electrónica

A. REDUCCION DE COSTOS - MATERIALES Y SUMINISTROS

El ahorro estimado anual en suministro de impresión asciende a S/. 222,600 nuevos soles.

RENIEC, con la implementación de esta práctica a eliminado el uso de papel (libros registrales) para el registro de los hechos vitales, generándose un ahorro anual estimado de S/. 135,000 nuevos soles.

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Ahorro en papel = 5 * 50 * 12 * 45 = S/. 135,000

Cuadro 5.2: Costo de Libros Registrales distribuidos en puntos de atención

Cuadro 5.3: Costo de servicio de mensajeria en puntos de atención

B. REDUCCION DE COSTOS - SERVICIOS (Eficiencia)

Ahorro estimado anual en el servicio de mensajería de S/. 60, 000 nuevos soles.

ELIMINACION

DE PAPEL

Cantidad

Actas por

punto de

atención x

mes

Cantidad

de Libros

x mes

Cantidad

Punto de

Atención

Meses Costo Total

Anual

Cantidad de

Libros

Registrales

distribuidos en

todos los

puntos de

atención

800 5 50 12 S/. 45 S/.

135,000

SERVICIO DE MENSAJERIA

Cantidad Punto de Atención

Meses Costo de servicio x

mes Total Anual

Puntos de atención RENIEC

50 12 S/. 100 S/. 60,000

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Se dejó de utilizar espacios destinados para la custodia física de las

actas registrales del RENIEC.

Cuadro 5.4: Costo de servicio de almacenamiento de actas registrales en físico

C. REDUCCION DE COSTOS EN ALMACENAMIENTO FISICO (Eficiencia)

Disminuciòn de espacio: Optimización del espacio físico convirtiendo grandes pilas de papel en almacanmientos digitales(discos opticos no regrabables). El ahorro anual estimado del Servicio de Almacenamiento asciende a S/. 180, 000.

SERVICIO DE

ALMACENAMIENTO

FISICO

Cantidad

de

Personas

x mes

Meses Costo x

mes Total Anual

Personal de archivo 5 12 S/. 1,500 S/. 90,000

Alquiler de local para

almacenamiento 12 S/. 7,000 S/. 84,000

Materiales de archivo

12 S/. 500 S/. 6,000

TOTAL S/. 180,000

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Gráfico 5.6: El e-acta regitr@l ELIMINA LOS ARCHIVOS FISICOS

La implementación del e-acta registr@l eliminará los siguientes casos:

No más alteraciones de la información No pérdida o robo de la documentación No más deterioro de actas por el clima, desastres u otros factores No más inadecuada manipulación de los documentos No más inadecuado almacenamiento

La institución mejoró el registro de las nuevas inscripciones mediante

la eliminación de papel, suministros para impresora, gastos de

mensajería, riesgos en el traslado de documentos con valor legal

(pérdida, robo, apertura, alteraciones) y eliminación de espacio físico

para almacenamiento de los documentos registrales, a través de la

implementación del e-acta registr@l.

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AHORRO HORAS HOMBRE

Cantidad proyectada de actas a procesar

Cantidad Meses Costo Total

Supervisor

2,000

1 12 S/. 2,500 S/. 30,000

Recepción y despacho

3 12 S/. 1,500 S/. 54,000

Asignación 1 12 S/. 1,800 S/. 21,600

Digitalización 4 12 S/. 1,500 S/. 72,000

control de calidad de imágenes

2 12 S/. 1,500 S/. 36,000

TOTAL S/. 213,600

Cuadro 5.4: Ahorro en horas hombre al generar el Acta Registral Electrónica

D. OPTIMIZACION DEL PROCESO (EFICIENCIA)

Con el PROCESO ANTERIOR AUTOMATIZADO, el procesamiento de las nuevas inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción se realizaban en (05) Sub procesos para que esten disponibles en la base de datos, mientras que con el e- electrónica sólo se realiza en (02) Sub Procesos, generándose un ahorro estimado anual de horas hombres de s/. 213,600.

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PROCESAMIENTO DEL ACTA REGISTRAL

ANTES

AHORA Sub Procesos Necesarios = 5

Sub Procesos Necesarios = 2

vs. 2.

REGISTRO DE ACTA

1. RECEPCIÓN

4. CONTR. CALIDAD

1. RECEPCIÓN

2. ASIGNACIÓN

3. DIGITALIZACIÓN

5. DESPACHO

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La institución logró implementar en el sistema de registros civiles la

integración de la normativa legal (Ley de Firmas y Certificados

Digitales, su Reglamento y la normatividad de Microformas) con la

tecnología (firma digital, formato PDF/A ISO 19005 para documentos

electrónicos de conservación prolongada, en nuestra caso el e-acta

registr@l), práctica que impacto en la seguridad de la información del

ciudadano.

E. APLICACION DE LA ECOEFICIENCIA

Optimización de tres objetivos en forma paralela: crecimiento económico, equidad social y valor ecológico, lo cual conlleva a los siguiente beneficios:

* Reducir costos de producción

* Nueva innovaciones en los procesos

* Elevar la competitividad

* Promover un ambiente laboral sano.

F. SEGURIDAD DE LA INFORMACION

RENIEC asegura la Calidad de la información, las actas registrales procesadas permiten generar Microformas Digitales (imágenes con valor legal y eficacia jurídica), las mimas que son almacenados en discos opticos, este sistema de procesamiento se encuentra bajo estándares técnicos internacionales y certificados por la empresa auditora SGS y Bureau Veritas.. La información estará disponible a través de los siglos.

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Total costos de inversión Total costos ahorrados en un año

Cuadro 5.5: Resumen de Beneficios Institucionales y Análsis de Costo – Beneficio

INVERSION VERSUS AHORRO PROYECTADO

INDICADOR(EFICIENCIA,

EFICACIA)

TOTAL

AHORRO

Ahorro de Impresión S/. 222,600.00

Eliminación de Papel S/. 135,000.00

Servicio de Mensajería S/. 60,000.00

Servicio de Almacenamiento S/. 180,000.00

Ahorro de Horas Hombre S/. 213,000.00

TOTAL S/. 810,600.00

RECURSOTOTAL

INVERSIÓN

Cantidad de horas - Hombres util izado S/. 22,500.00

Recursos tecnológicos(TOKEN) S/. 2,800.00

Infraestructura S/. 500.00

Equipos S/. 40,000.00

Servicio de Certificado Digital S/. 24,000.00

Capacitación S/. 4,000.00

TOTAL S/. 93,800.00

S/. 0.00

S/. 100,000.00

S/. 200,000.00

S/. 300,000.00

S/. 400,000.00

S/. 500,000.00

S/. 600,000.00

S/. 700,000.00

S/. 800,000.00

S/. 900,000.00

2,010 2,011 2,012 2,013 2,014 2,015

S/. 93,800.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 0.00

S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00

Inversión Ahorro

Años 2,010 2,011 2,012 2,013 2,014 2,015 Total

Inversión S/. 93,800.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 93,800.00

Ahorro S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 810,600.00 S/. 4,863,600.00

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El ahorro de costos aumentará conforme el e-acta registr@l ingrese a más de los 50 puntos de atención considerados.

Cuadro 5.6: Inversión versus ahorro proyectado

2) Beneficios a los ciudadanos

El e-acta registr@l tiene un abanico de beneficios, sin embargo uno de

los más importantes es el ofrecido al ciudadano, toda vez que ya no

tendrá que esperar hasta el día siguiente para que pueda obtener un

copia certificada de su acta de nacimiento, matrimonio o defunción,

porque esta será entregada inmediatamente luego que termite el

proceso para generar el e-acta registr@l.

Con el proceso anterior, luego que se registraba un acta de

nacimiento, matrimonio o defunción, el ciudadano tenía que esperar

que el punto de atención envíe esa acta física a través de un Courier a

la línea de producción automatizada, donde dichas actas tenían que

pasar por las etapas de recepción, asignación, digitalización, control

de calidad y despacho, para recién finalmente las actas estén

disponibles en la Base de Datos para que pueda emitirse una

certificación. Todo esto tomada un tiempo de 8 horas.

Actualmente con el e-acta registr@l dicho tiempo ha sido reducido a

tan solo 10 minutos, y ello dinamizo la atención en las Oficinas

Registrales así como el tiempo que tendría que invertir el ciudadano en

realizar sus trámites en el RENIEC.

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Gráfico 5.7: Ahorro de tiempo en la generación del Acta Registral Electrónica

Adicionalmente a esto se puede encontrar los siguientes resultados

que demuestran la magnitud del impacto positivo que significo la

puesta en marcha del e-acta registr@l:

Las actas registrales electrónicas pueden ser usadas para

cualquier trámite notarial, administrativo, judicial, permisos de viaje de menores, u otros para los que el ciudadano crea pertinente, ya que estas actas tienen el mismo valor legal que las actas en papel.

DE

A

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Gráfico 5.8: Stakeholders del RENIEC usan el Acta Registral Electrónica

La generación de las e-actas registr@les permiten un ahorro significativo de tiempo y costo para el ciudadano, toda vez que ya no será necesario realizar gastos por traslado de movilidad e inversión de su tiempo, ya que copias certificadas de actas se entregan en el mismo instante y no en una segunda oportunidad(siguiente día).

Gráfico 5.9: ahorro de tiempo y costo al ciudadano

TIEMPO Y COSTO

ENTREGA INMEDIATA DE ACTA REGISTRAL

AHORRO DE TIEMPO Y COSTO POR TRASLADO

AL 26 DE ENERO DEL 2012 SE HAN REGISTRADO 52,240 ACTAS REGISTRALES ELECTRONICAS

OFICINA REGISTRAL PVM

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3) Benificios a demás involucrados

Dentro de la estructura privada y estatal existe la necesidad de la información contenida en las actas registrales debido a que brindan información necesaria para la realización y aprobación de diversos trámites en embajadas, colegios, ministerios, notarias, etc.

La información puesta en las e-actas registr@les significa un gran avance en seguridad jurídica ya que es un documento inalterable debido a los diferentes mecanismos de seguridad que contiene como lo es el uso de las Microformas Digitales y firma digital. La optimización de tiempos en sus procesos internos que logren RENIEC dentro del sistema de identificación, beneficiará a todas las entidades a quienes se brinda servicios y a nuestro Perú, toda vez que se tendrá la información más rápido.

Gráfico 5.10: El Acta Registral Electronica puede ser solicitada en cualquier local del

RENIEC y en los consulados del Perú alrededor del mundo

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4) Matriz de Creación de Valor

El e-acta registr@l crea valor para el ciudadano y para el RENIEC.

Gráfico 5.11: Matriz de creación de valor al generar el Acta Registral Electrónica

Servicio: Las actas registrales electrónicas pueden ser usadas para cualquier trámite notarial, administrativo, judicial u otros que el ciudadano crea pertinente, ya que estas actas tienen el mismo valor legal que las actas en papel. Asimismo, la entrega inmediata del e-acta registr@l acelera estos trámites posteriores realizados por el ciudadano.

Eficiencia: El procesamiento de las nuevas inscripcionesera realizado con el proceso anterior en 5 sub procesos, mientras que con el e-acta registr@l se realiza en sólo 2 sub procesos,permitiendo la optimización de recursos(horas hombre).

Cobertura: e-acta registr@l está desplegándose a nivel nacional en los 292 puntos de atención de RENIEC, optimizando los procesos internos y beneficios de celeridad para el ciudadano.

Tiempo: Reducción del tiempo de procesamiento de las nuevas inscripciones de 8 a 10 minutos.

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Costo: Reducción de costos de materiales, suministros de impresión, servicio de mensajería, horas hombre, eliminación de archivos físicos y ahorro en papel, porque el e-acta registr@l no necesita estos recursos.

Plazo de Entrega: El ciudadano no tiene que esperar hasta el siguiente día para obtener una copia certificada de su acta de nacimiento, matrimonio o defunción, porque esta emitirá instantáneamente tan pronto se termine el registro del e-acta registr@l (10 minutos).

5.5. Replicabilidad

El Acta Registral Electrónica es un producto digital que a través de un software desarrollado por el RENIEC, permite el registro de las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción, cuyos datos contenidos en el acta con valor legal, no volverán a ser registrados de forma analógica o en papel, sino por un medio digital, garantizando que la información registrada esté disponible, permitiendo reducir el tiempo de procesamiento de las actas registrales.

Permite eliminar la existencia de archivos físicos que podrían sufrir perdida, destrucción o manipulación, y al estar registrado en la base de datos, estén disponibles en cualquier local del RENIEC a nivel nacional, así como en las Plataformas Virtuales Multiservicios – PVM.

El Acta Registral Electrónica permite el uso intensivo del certificado digital, su almacenamiento se realiza a través de un microarchivo que reúne las condiciones de seguridad para el almacenamiento y conservación de microformas digitales, innovación que ha llevado al Perú a ser uno de los primeros países a nivel mundial en generación de actas registrales totalmente digitales, que cuenten con valor legal y eficacia jurídica.

Este producto es generado en la planta de producción para el procesamiento de actas registrales, el mismo que cuenta con un sistema de gestión de calidad, certificado bajo la norma ISO 9001:2008.

El Acta Registral Electrónica se gestiona bajo un esquema de seguridad orientada a la conservación de la información, evitando cualquier riesgo que afecte a su contenido; está soportado por el Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-

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PCM y la Norma Técnica Peruana 392.030-2:2005, y la Ley N° 27269, de Firmas y Certificados Digitales.

El RENIEC alineando su política al cumplimiento del Objetivo de Desarrollo del Milenio (ODM) referido a Fomentar una alianza mundial para el desarrollo, pone a disposición de los peruanos el Acta Registral Electrónica, la misma que al incorporar medidas de seguridad, mediante el uso de microformas digitales, garantiza la integridad de la información registrada, la seguridad de ésta y su conservación por periodos prolongados, lo que hace virtualmente imposible, la emisión de actas registrales adulteradas, combatiendo de esta forma el problema del tráfico documentario, propio de los países en vías de desarrollo.

VI. Conclusiones

El e-acta registr@l (Acta Registral Electrónica) es un producto digital que registra las inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones, esto significa que los datos contenidos en el acta registral nunca más se realizará en forma analógica o en papel, sino en un medio digital que es el e-acta registr@l, garantizando que la información registrada estará disponible a través del tiempo, permitiendo reducir el tiempo de procesamiento de las actas registrales de 8 horas a 10 minutos y atención de las copias certificadas de manera inmediata a nivel nacional, siendo nuestro principal beneficiario el ciudadano.

Esta implementación que ha cambiado los paradigmas del Registro Civil y que además elimina los archivos físicos que podrían sufrir perdida, destrucción o manipulación, se ha realizado gracias al uso de la tecnología de la información como Certificado Digital y Microformas Digitales en concordancia con la normativa legal vigente (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005). e-acta registr@l está desplegándose a nivel nacional en todos los puntos de atención optimizando los procesos internos y beneficios de celeridad para el ciudadano. Esta innovación nos lleva a ser uno de los primeros países a nivel mundial en generación de actas registrales totalmente digitales que cuenten con valor legal y eficacia jurídica.

El e-acta registr@l tiene un abanico de beneficios, sin embargo uno de los más importantes es el ofrecido al ciudadano, toda vez que ya no tendrá que esperar hasta el día siguiente para que pueda obtener un copia certificada de su acta de nacimiento, matrimonio o defunción, porque esta será entregada inmediatamente luego que termite el proceso para generar el e-acta registr@l.

Con el proceso anterior, luego que se registraba un acta de nacimiento, matrimonio o defunción, el ciudadano tenía que esperar que el punto de

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

100

atención envíe esa acta física a través de un Courier a la línea de producción automatizada, donde dichas actas tenían que pasar por las etapas de recepción, asignación, digitalización, control de calidad y despacho, para recién finalmente las actas estén disponibles en la Base de Datos para que pueda emitirse una certificación. Este proceso toma un tiempo de 8 horas.

Actualmente con el e-acta registr@l dicho tiempo ha sido reducido a tan solo 10 minutos, y ello dinamizo la atención en las Oficinas Registrales así como el tiempo que tendría que invertir el ciudadano en realizar sus trámites en el RENIEC.

El desarrollo e implementación de este proyecto puede replicarse en países que cuentan o proyectan contar con archivos digitales de Actas de Registros Civiles (nacimientos, matrimonios, defunciones) y que estén dispuestos a implementar herramientas de Tecnología de la Información y Conocimiento.

VII. Bibliografía

Marco Macroeconómico Multianual 201 2 – 2014 – Ministerio de Economía y Finanzas – MEF – Perú

Plan Bicentenario: Perú Hacia el 2021 – CEPLAN – Perú

Camino a la Excelencia – RENIEC 2010

Informe de Postulación RENIEC – Premio Nacional a la Calidad 2011

Informe de Postulación RENIEC – Proyectos de Mejora 2010 – Acta Registral.

Informe de Postulación RENIEC – Premio Creatividad Empresarial 2011

VIII. Siglas AFIS Sistema Automático de Identificación de Impresiones

Dactilares

AFIS Sistema Automatizado de Identificación por Impresiones

Dactilares

BID Banco Interamericano de Desarrollo

BM Banco Mundial

BNDES Banco Nacional de Desarrollo Económico y Social del

Brasil

CEPAL Comisión Económica para América Latina y el Caribe

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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CIAT Centro Interamericano de Administraciones Tributarias

CNL Colegio de Notarios de Lima

CODESI Comisión Multisectorial para el Desarrollo de la Sociedad

de la Información

COMTRADE Base de Datos Estadísticos Sobre el Comercio de

Mercaderías de las Naciones Unidas

CRI Certificado Registral Inmobiliario

CT&I Ciencia, Tecnología e Innovación

DB Doing Business – Ranking

DNI Documento Nacional de Identidad

EFTA Estados de la Asociación Europea de Libre Comercio

ESSALUD El Seguro de Social de Salud

FMI Fondo Monetario Internacional

FMI Fondo Monetario Internacional

FSV Fingerprint Search Verification

I+D Investigación y Desarrollo

IDH Índice de Desarrollo Humano

IED Inversión Extranjera Directa

IFC Corporación Financiera Mundial

IGC Índice Global de Competitividad

ILPES Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación

Económica y Social

INEI Instituto Nacional de Estaditica e Informatica

IVA Impuesto Sobre el Valor Agregado

JUNTOS Programa Nacional de Apoyo Directo a los Más Pobres

MINSA Ministerio de Salud

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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MMM Marco Macroeconómico Multianual.

MTC Ministerio de Transporte de Comunicaciones

NGE Nueva Gestión Pública

OCDE Organización para la Cooperación y el Desarrollo

Económicos

ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales

ORA Oficinas Registrales Auxiliares

OREC Oficina de Registro de Estado Civil

GOR Gerencia de Operaciones Registrales

PAAF Procedimiento Automático AFIS

PBI Producto Bruto Interno

PBI Producto Bruto Interno.

PCM Presidencia del Consejo de Ministros

PEA Población Económicamente Activa

PEA Población Económicamente Activa

Pe-CERT Coordinadora de Respuestas a Emergencias en Redes

Teleinformáticas de la Administración Pública del Perú

PISA Programa para la Evaluación Internacional de Alumnos

(Programme for International Student Assessment)

PNP Policía Nacional de Perú

PVM Plataforma Virtual Multiservicios

RENIEC Registro Nacional de Identificación y Estado Civil

RICYT Red de Indicadores de Ciencia y Tecnología

Iberoamericana e Interamericana

RRCC Registros Civiles

RUIPN Registro Único de Identificación de las Personas Naturales

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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SEGIB Secretaría General Iberoamericana

SIO Sistema Integrado Operativo

MS Uso de Tecnologías Push

SPAM

Ley que regula el Correo Electrónico Comercial no

Solicitado

SUNARP Superintendencia Nacional de Registros Públicos

SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria

SGIRC Sub Gerencia de Gestión de Integración de Registros

Civiles

SGPRC Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles

SGDRC Sub Gerencia de Depuración de Registros Civiles

SVB Servicio de Verificación Biométrica

TIC Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

TLC Tratados de Libre Comercio

UNESCO

Organización de las Naciones Unidas para la Educación,

la Ciencia y la Cultura

VPN Red Privada Virtual

WEF World Economic Forum

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ACTA REGISTRAL ELECTRÓNICA

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IX. Anexos

Anexo A – Equipo de Trabajo

Para la elaboración del informe de postulación, se contó con el siguiente equipo de trabajo.

Nombres y

Apellidos

Unidad Orgánica Cargo Actividades

que desarrollo

E-mail /Teléfono

Mariano Cucho

Espinoza

Sub Jefatura

Nacional

Sub Jefe

Nacional

Líder del

Proyecto

[email protected]

511-3152700 anexo 1105

Francisco Rios

Villacorta

Gerencia de

Planificación y

Presupuesto

Sub Gerente de

Planificación

Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3152700 anexo 1032

Celia Saravia

Bonifacio

Gerencia de

Procesos de

Registros Civiles

Gerente Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3154000 anexo 1780

Heidi Landa

Camayo

Sub Jefatura

Nacional

Especialista en

Gestión por

Procesos

Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3152700 anexo 1126

Amparo Ortega

Campana

Sub Jefatura

Nacional

Especialista en

Gestión de

Proyectos y

Procesos

Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3152700 anexo 1125

Adelmo Cancino

Cancino

Sub Jefatura

Nacional

Especialista en

Procesos

Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3152700 anexo 1112

Gonzalo Sánchez

Lorenzo

Sub Jefatura

Nacional

Especialista en

Gestión por

Procesos y de

Calidad

Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3152700 anexo 1113

Josué Daniel

Pozo Dionicio

Gerencia de

Procesos de

Registros Civiles

Asistente de

Producción

Desarrollo del

Informe

[email protected]

511-3154000 anexo 1443

María Úrsula Zoila

Ortiz Ruggiero

Gerencia de

Asesoría Jurídica

Sub Gerente de

sistematización

Jurídica

Edición del

Informe

[email protected]

511-3152700 anexo 1070