Programa de Apoyo para una Cultura de Paz y el Fortalecimiento de Capacidades

Nacionales para la Prevención y el Manejo Constructivo de Conflictos

Consideraciones sobre trámites administrativos

Octubre 2009

2

2. Flujo del trámite de solicitudes

Contenido de la presentación

3. Descripción de los principales procedimientos

4. Anticipo de fondos – Observaciones y recomendaciones

1. Organización administrativa del Proyecto

3

1. Organización administrativa del Proyecto

Coordinación General

Carlos Salazar

Coordinación Administrativa

Robert Nole

Asistente Administrativo

Elizabeth Villafranca

Verónica Rey

Jorge Aguirre

Ernesto León

Director Nacional

José Carlos Chirinos

PrevConPCM

Manual de Gestión de Proyectos del PNUD (www.pnud.org.pe)

Director Alterno

Juan Manuel Figueroa

4

www.pnud.org.pe

2. Flujo del trámite de solicitudes

Inicio

Envío de solicitud

PNUDCoordinación

AdministrativaCoordinador

General

Asistente AdministrativoUsuario

Aprobación del trámite

Revisión de forma (requisitos)

Elabora documentación y

Vº Bº

Revisión y Vº Bº

Aprobación del trámite

Revisión del trámite (requisitos)

1

1

Director Nacional

Recepción

Devolución ¿Aprueba?SíNo

¿cumple?

SíNo

¿Aprueba?

¿cumple?

Pago

Fin

Plazos de atención: Máx 10 días hábiles / Mín 7 días hábiles

Sí

Sí

2

2

No

3

3

Despacho al PNUD

3

4

4

2

No

6

3. Descripción de los principales procedimientos

B. Viáticos

C. Adquisiciones de bienes y servicios

D. Anticipos

A. Contratación de consultores nacionales

7

A. Contratación de consultores nacionales (periódico o parcial)

Requisitos

Términos de Referencia visados

Currículum no documentado

Copia fedateada de título y/o grado académico

Declaración Jurada (www.pnud.org.pe)

Terna evaluada

Copia del documento de identidad vigente

Copia de documento bancario (Banco Continental, cuanta de ahorros en nuevos soles, 20 dígitos)

Certificado médico.

Constancia de seguro médico y seguro de vida

Constancia de inscripción en Fondo de Pensiones público o privado.

Envío de solicitudes: 15 días previos al inicio del contrato

8

B. Viáticos (según Directiva PrevCon)

Envío de solicitudes: 5 días previos al inicio del contrato

Concepto Fuera de la región En la región

Monto diario con pernocte S/. 210.00 S/. 147.00

Gastos cubiertos Alojamiento Alimentación Movilidad local Movilidad al aeropuerto o terminal terrestres

No incluye Pasajes aéreos TUUA Pasajes terrestres. Gastos operativos

Formatos Requerimiento Reembolso (www.pnud.org.pe) Informe de actividades

Alojamiento Alimentación Movilidad localMovilidad al aeropuerto o terminal terrestres

Pasajes aéreos TUUA Pasajes terrestres. Gastos operativos

Requerimiento Reembolso (www.pnud.org.pe) Informe de actividades

C. Adquisiciones de bienes y servicios

9

Concepto Descripción

Monto Menores a US$ 2,500.00 incluido IGV

Cotizaciones Mínimo tres cotizaciones competitivas

Modo de cotizar Se solicita por escrito (invitación): Carta u oficio o Correo electrónico. Se responde por escrito: Fax, Correo electrónico, proforma impresa

AprobaciónCoordinación General, previo visto bueno del Coordinador del Componente.

Documentación requerida

Cuadro comparativo de especificaciones técnicas (cumple/no cumple) Cuadro comparativo de propuestas económicas (menor precio)

Lleva a cabo el proceso

Coordinación Administrativa (en Lima), Equipo de la Coordinación Regional (en las regiones)

10

Expediente Composición

Solicitud de Cotización, Cotizaciones

Cuadro Comparativo

Adquisiciones de bienes y/o servicios mayores a US$ 2,500.00 se solicitan a la Coordinación General quién encargará el proceso a la Coordinación Administrativa de la Sede Central

Especificaciones técnicas y/o términos de referencia

Orden de compra / orden de servicio

Comprobante de pago (factura, recibos por honorarios, boleta.

Guía de remisión (de ser el caso)

C. Adquisiciones de bienes y servicios (continuación)

11

D. Anticipos

Concepto Descripción

Periodicidad de rendición Mensual – Durante la última semana del mes.

Moneda Nuevos soles

Solicitud Memorándum del Coordinador Regional visado por el Coordinador del Componente

Rendición

Memorándum del Coordinador Regional visado por el Coordinador del Componente adjuntando:

Cuadro resumen Comprobantes de pago originales visados por el Coordinador

Regional describiendo sustento del servicio

Aprobación Coordinador General

12

4. Anticipo de fondos: observaciones y recomendaciones

Características Manera Correcta Manera Incorrecta

Razón social del Proyecto

• PNUD 00051381• PENUD 00051381• PNUD 00402232• PNUD 00031381• PNUD

RUC

Dirección

• 20507728961• 2050772896• 20307728961

• Calle los Cedros 296 – San Isidro • Av. 28 de Julio 1420 - Miraflores

Razón social del Proveedor • Comercial Hnos. • Francisco Pérez Goñe (según SUNAT)

Contenido del comprobante• 01 Arroz Chaufa Especial• 01 Gaseosa

• Por consumo• 01 Cerveza

Sustento válido • Reunión de coordinación con el alcalde de Yurimaguas

• Reunión de trabajo con el equipo de la coordinación regional.

• 01 regla, 02 cuaderno, 01 lápiz • Útiles de escritorio (varios)

13

MUCHAS GRACIAS

Coordinación Administrativa