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Educación Superior Abierta y a Distancia | Licenciatura en Gestión y Administración de PyME.

Administración Activa

Programa Desarrollado

1

Licenciatura en:

Gestión y Administración de Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)

Programa de la asignatura:

Administración activa

Clave:

080920413

ESAD




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Información General de la Asignatura a) Ficha de identificación

b) Descripción

c) Propósito

d) Competencia general

e) Temario

f) Metodología de trabajo

g) Evaluación

h) Fuentes de consulta

Desarrollo de Contenidos por Unidad Unidad 1. Introducción a la administración

Unidad 2. Planeación

Unidad 3. Organización




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I. Información general de la asignatura

a) Ficha de identificación

Licenciatura: Gestión y administración de las pequeñas y medianas empresas (PyMES)

Asignatura: Administración activa

Clave de asignatura: TSU: 080920413 LIC: 070920413

Cuatrimestre: Cuarto

Horas contempladas: 72

b) Descripción

La administración activa es una actividad dentro del quehacer de cualquier empresa,

se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. La administración es un

proceso consistente en la distribución y asignación correcta de recursos de la empresa

para alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio de algunas de las

etapas del procedimiento administrativo.

Durante el curso de esta asignatura recordarás conceptos vistos en la asignatura

Fundamentos de administración y conocerás los procesos aplicables en esta materia,

que te servirán de base para el curso de Auditoria administrativa. Conocerás la

administración activa, tomando como base los conceptos básicos de las etapas de

planeación y organización, con el fin de desarrollar los aspectos más relevantes de

cada una de ellas y aplicarlos en tu vida profesional.

Para lo anterior, en la unidad 1 retomarás los fundamentos de la administración,

además analizarás y presentarás el proceso administrativo de una empresa real

(abarcando sus áreas básicas funcionales, el organigrama y los recursos con los que

cuenta). Durante la unidad dos se describen el concepto, la importancia y los

principios de la planeación y se identifican sus diferentes etapas, relacionando las

políticas, los programas y sus presupuestos. Para finalizar, en la unidad tres se

conoce el concepto general de organización, su importancia y sus principios, además

de identificar las diferentes etapas de la organización, para aplicarlas en una empresa.




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c) Propósito

Durante esta asignatura, analizarás dos de los principales fundamentos de la

administración: la planeación y la organización. El estudio de éstos, te ayudará, en el

ámbito profesional, a lograr el funcionamiento de una empresa, mediante los planes que

se establezcan para cumplir los objetivos y metas. Lo anterior aunado a la debida

organización jerárquica, que permite definir las funciones y responsabilidades, te ayudará

a tomar decisiones y plantear soluciones prácticas a problemáticas que pueden afectar a

una empresa, tanto en su organización como en los planes que rigen su funcionamiento.

d) Competencia general

Analizar los conceptos y principios básicos del proceso administrativo para el

establecimiento, búsqueda y logro de objetivos mediante los principios de la

planeación, la organización y el proceso administrativo.

e) Temario

Unidad 1. Introducción a la administración

1.1. Conceptos, características e importancia

1.1.1. El proceso administrativo

1.1.2. Principales aportaciones al estudio de la administración

1.2. Empresa, concepto y clasificación

1.2.1. Áreas básicas funcionales

1.2.2. Organigramas

1.2.3. Recursos de la empresa

Unidad 2. Planeación

2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeación

2.1.1. Etapas de la planeación

2.1.2. Pronósticos

2.1.3. Investigación

2.1.4. Premisas

2.1.5. Objetivos

2.1.6. Estrategias




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2.2. Políticas, programas y presupuestos

2.1.1. Políticas

2.2.2. Programas

2.2.3. Presupuestos


3.1. Concepto, importancia y principios de la organización

3.1.1. Concepto de organización

3.2. Elementos de la organización

3.2.1. Etapas de la organización

3.2.2. Jerarquización

3.2.3. Departamentalización

3.2.4. Descripción de funciones

3.2.5 Actividades y obligaciones

3.2.6 Coordinación

f) Metodología de trabajo

Para el estudio de esta materia se utilizará el método de estudio de casos. Un caso es la

descripción de un hecho pasado que describe una situación compleja real y permite la

discusión basada en los hechos problemáticos que deben ser encarados en situaciones

de la vida real.

En la unidad uno deberás seleccionar una empresa para su estudio, éste será el caso que

analizarás y desarrollarás durante las tres unidades de la materia. Se retomarán los

conceptos básicos de la administración a través de la actividad en los foros; además,

investigarás diferentes conceptos de la administración en una la empresa y finalmente

elaborarás un análisis del proceso administrativo en la empresa seleccionada.

Con la información obtenida del análisis, y con el sustento de la teoría sobre el proceso de

planeación, en la segunda unidad realizarás un segundo análisis que girará en torno de

las etapas de planeación de la empresa, y compararás los resultados con los principios

para el establecimiento de las políticas y programas de una empresa que marca la teoría.

Para finalizar, en la unidad tres analizarás los principios y las etapas de la organización en

la empresa, con el propósito de visualizar qué etapas cubre la empresa que

seleccionaste, tomando como referencia la base teórica de los principios y etapas de la

organización.




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g) Evaluación

En el marco del Programa ESAD, la evaluación se conceptualiza como un proceso

participativo, sistemático y ordenado que inicia desde el momento en que el estudiante

ingresa al aula virtual. Por lo que se le considera desde un enfoque integral y continuo.

Por lo anterior, para aprobar la asignatura, se espera la participación responsable y activa

del estudiante así como una comunicación estrecha con su Facilitador(a) para que pueda

evaluar objetivamente su desempeño. Para lo cual es necesaria la recolección de

evidencias que permitan apreciar el proceso de aprendizaje de contenidos: declarativos,

procedimentales y actitudinales.

En este contexto la evaluación es parte del proceso de aprendizaje, en el que la

retroalimentación permanente es fundamental para promover el aprendizaje significativo y

reconocer el esfuerzo. Es requisito indispensable la entrega oportuna de cada una de las

tareas, actividades y evidencias así como la participación en foros y demás actividades

programadas en cada unidad y conforme a las indicaciones dadas. La calificación se

asignará de acuerdo con la rúbrica establecida para cada actividad, por lo que es

importante que se revise antes de realizarla.

A continuación se presenta el esquema general de evaluación.

ESQUEMA DE EVALUACIÓN

Evaluación

continua

Interacciones individuales y

colaborativas 10%

Tareas 30%

E-portafolio.

50%

Evidencias 40%

Autorreflexiones 10%

Examen 10%

CALIFICACIÓN

FINAL 100%

Cabe señalar que para aprobar la asignatura, se debeobtener la calificación mínima

indicada por la ESAD.




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h) Fuentes de consulta básica

Koutz, H. (2004). Administración. MacGraw-Hill.

Rodas, C. (2007). Administración básica. Limusa

Hatzacorsian, H. (2007). Fundamentos de contabilidad. Cengage Learning.

Rodríguez, V. (2006). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos. Cengage Learning.

Santillana, G. (2008). Auditoría interna integral: administrativa, operacional y fina. Thomson.

González, S. (2008). Auditoria administrativa. Sicco.




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Unidad 1

Introducción a la Administración

Presentación de la unidad

En esta Unidad retomarás los fundamentos de la administración, y de la empresa, su

concepto y clasificación. Además analizarás el proceso administrativo de una empresa

real (abarcando sus áreas básicas funcionales, el organigrama y los recursos con los que

cuenta).

Propósito

El propósito de esta Unidad es recordar los conceptos básicos de la administración,

sirviendo como base para que conozcas y desarrolles la planeación y la organización en

una empresa con el fin de adquirir la competencia para aplicarla en tu vida laboral.

Competencia específica

Analizar las principales características del proceso administrativo para el logro de

objetivos dentro de la empresa mediante la apropiación de los conceptos básicos de la

Administración Activa.




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1.1. Conceptos, características e importancia

¿Qué es la administración y cuál es su importancia?

Dentro de las actividades que realizan todos los seres humanos, una que es de suma

importancia y que en repetidas ocasiones se lleva a cabo inconscientemente, es la

administración, ya que desde que se forman grupos para realizar actividades que no se

pueden llevar a cabo de forma individual, la administración se vuelve parte medular para

poder coordinar los esfuerzos individuales. Cuando la sociedad empezó a depender del

trabajo en grupo y para los organizadores o administradores aumentaron las

responsabilidades y funciones, fue cuando la administración aumentó su relevancia dentro

de las organizaciones.

La administración es un proceso en el que se diseñan y mantienen entornos de trabajo

en grupo, donde los integrantes de éste realicen sus funciones de manera eficaz y

eficiente, cumpliendo con objetivos y metas específicas. (Koontz y Weihrich, 2004)

La definición de la administración abarca los siguientes puntos:

Los gerentes, directores, subdirectores, jefes de área, jefes de departamento,

coordinadores, supervisores, los presidentes y presidentes ejecutivos de

compañías, presidentes de naciones, gobernadores, cabezas de las mayores

organizaciones globales, y toda aquella persona que por sus funciones lideré o

coordine y supervise las actividades de otros, en general, se pueden llamar

administradores, ya que todos ellos llevan a cabo actividades administrativas y

realizan importantes contribuciones a las metas de las organizaciones en forma

eficaz y eficiente.

La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

La administración persigue la productividad, lo que implica eficiencia y eficacia.

.

Sin embargo, esto no significa que ellos puedan hacer lo que quieran en

cualquier momento, en cualquier lugar o de cualquier forma, se deben

apegar a las leyes, normas y procedimientos aplicables en su organización

o entorno.




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Características de la administración:

La administración posee ciertas características por medio de las cuales es posible cumplir

con el proceso administrativo, éstas son:

Universalidad: la administración existe en cualquier entidad social ya que siempre

debe hallarse una coordinación para lograr los objetivos.

Especificidad: la administración tiene singularidad a pesar de que tiene relación

estrecha con otras ciencias no pertenece a ninguna de ellas.

Unidad temporal: cada etapa del ciclo administrativo tiene su propio tiempo y

siempre se están ejecutando ya sea en primer o segundo plano.

Unidad jerárquica: es importante saber que en una organización cada uno de los

elementos tienen participación en la empresa y forman parte del cuerpo

administrativo. Por lo tanto, es necesario respetar todos los niveles administrativos

señalados.

Valor instrumental: por medio de la administración se logra un resultado, ya que

se maneja en las organizaciones para obtener sus metas.

Flexibilidad: se adecua a las necesidades específicas de la organización.

Amplitud de ejercicio: se obtiene en todos los niveles jerárquicos desde el nivel

superior hasta el nivel inferior.

Interdisciplinariedad: La administración se apoya en otras ciencias que se

enfocan en la eficacia y eficiencia de las actividades laborales.

1.1.1. El proceso administrativo

Desde épocas pasadas el proceso administrativo se ha llevado a cabo de forma

inconsciente, con la evolución de la forma de vida y las actividades diarias se fueron

formando grupos de trabajo para cubrir necesidades, esto trajo como consecuencia la

creación de lo que ahora son los principios de la administración.

Los principios de la administración, dentro de una empresa, son llamados procesos

administrativos y surgen en 1986 cuando Henry Fayol crea el primer modelo del proceso




11

y lo presenta de la siguiente manera: prever, organizar, dirigir y coordinar, fueron llamados

“principios básicos de la administración”. En base en ello, los estudiosos de la

administración han desarrollado los procesos existentes.

Urwick define el proceso administrativo en siete elementos: investigación, planificación,

coordinación, control, previsión, organización y comando. Autores como Harold Koontz y

Heinz Weihrick, en su obra Administración, una perspectiva global, lo definen como:

planificación, organización, dirección y control. Por lo tanto, el proceso administrativo es

de suma importancia en una empresa, ya que marca la diferencia entre el éxito y el

fracaso de la misma. (Chiavenato, 2001, págs. 104 y 105).

La gráfica muestra el proceso administrativo:

Figura 1. Proceso administrativo (Chiavenato, 2001, p. 105)




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1.1.2. Principales aportaciones al estudio de la administración

En la actualidad los conceptos de la administración son el resultado de un proceso de

recopilación de conocimientos, teorías y principios que se han ido perfeccionando durante

varios años y por diferentes autores.

Tabla. Aportaciones al estudio de la administración. (Chiavenato, 2001, pp. 36-27).

Años Autores Aportaciones

4000 a.C. Egipcios Reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y controlar.

2600 a.C. Egipcios Descentralización de la organización.

2000 a.C. Egipcios Reconocimiento de la necesidad de órdenes escritas. Uso de consultoría de staff (conjunto de personas que realizan actividades bajo el mando del director).

1800 a.C. Hammurabi (Babilonia)

Empleo del control escrito y testimonial, establecimiento del salario mínimo, reconocimiento de que la responsabilidad no puede transferirse.

1491 a.C. Hebreos Conceptos de organización, principio escalar, principio de la excepción.

600 a.C. Nabucodonosor (Babilonia)

Control de la producción e incentivos salariales.

500 a.C. Menicius (China)

Reconocimiento de la necesidad de sistemas y estándares.

400 a.C. Sócrates (Grecia)

Enunciado de la universalidad de la administración.

Ciro (Persia) Reconocimiento de las necesidades de las relaciones humanas, empleo del estudio de movimientos, arreglo físico y manejo de materiales.

Platón (Grecia) Enunciado de la especialización.

175 a.C. Catón (Roma) Uso de las descripciones de funciones.

20 Jesús (Judea) Unidad de mando, reglamentos, relaciones humanas.

284 Diocleciano (Roma)

Delegación de la autoridad.

1436 Arsenal de Venecia

Contabilidad de costos, verificaciones y balances de control, numeración de inventarios, intercambio de partes, utilización de la técnica de línea de montaje, implementación de la administración personal, estandarización de las partes, control de inventario y costos.

1525 Nicolás Maquiavelo (Italia)

Confianza en el principio de consenso de grupo, reconocimiento de las necesidades de cohesión de la organización, enunciado de las cualidades de liderazgo, descripción de tácticas políticas.




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1767 Sir James Stuart (Inglaterra)

Teoría de la fuente de autoridad. Impacto de la automatización, diferenciación entre gerentes y trabajadores basada en las ventajas de especialización.

1776 Adam Smith (Inglaterra)

Aplicación del principio de especialización a los trabajadores manufactureros, concepto de control.

1799 Eli Whitney (Estados Unidos)

Método científico, empleo de la contabilidad de costos y del control de calidad, aplicación del concepto de intercambio de las partes, reconocimiento de la amplitud administrativa.

1800 James Watt, Mathew Boulton ( Inglaterra)

Procedimientos estandarizados de operación, especificación, métodos de trabajo, planeación, incentivo salarial, tiempos estándares, datos estandarizados, seguros mutuos a empleados, bonificaciones de Navidad, utilización de la auditoría.

1810 Robert Owen (Inglaterra)

Reconocimiento y aplicación de prácticas de personal, responsabilidad de entrenamiento de los obreros e introducción de planes de vivienda para estos.

1832 Charles Babbage (Inglaterra)

Énfasis en el método científico, énfasis en la especialización, división del trabajo, estudio de tiempos y movimientos, contabilidad de costos, efectos del color en la eficiencia del obrero.

1856 Daniel C. McCallum (Estados Unidos)

Empleo de organigramas, para mostrar la estructura organizacional, aplicación de la administración sistémica en los ferrocarriles.

1886 (Henry MetCalfe (Estados Unidos)

Arte de la administración, ciencia de la administración.

1900 Federick W. Taylor (Estados Unidos)

Administración científica, aplicación de sistemas, administración de personal, necesidad de cooperación entre el trabajo y la gerencia, incrementos salariales, división equitativa entre el trabajo y la gerencia, organización funcional, principio de excepción aplicado al sistema de costos, estudio de métodos, estudio de tiempos, definición de administración científica, énfasis en la tarea administrativa, en la investigación, planeación, control y cooperación.




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Actividad 1. Recordando la administración

.

1.2. Empresa, concepto y clasificación

En esta actividad repasarás los conceptos estudiados en esta asignatura. Para ello:

1. Investiga en fuentes confiables impresas o de Internet, las etapas del proceso

administrativo para fortalecer tus conocimientos del tema de esta Unidad.

2. Analiza la información investigada para intercambiar opiniones, entra al foro de

discusión y responde la siguiente pregunta, justificando tu aportación:

De las diferentes etapas del proceso administrativo ¿A cuál le darías

más importancia? y ¿por qué?

3. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara sus opiniones con las

tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero y de

cercanía.

*Consulta la rúbrica de foro que se encuentra en la pestaña “Material de Apoyo”.




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¿Qué es una empresa?

Es importante saber que una empresa es una organización o institución que brinda

bienes o servicios con un fin económico o social. Según Zoilo Pallares, Diego Romero y

Manuel Herrera, autores del libro "Hacer Empresa: Un Reto", a la empresa se le puede

considerar como "un sistema dentro del cual una persona o grupo de personas

desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de

bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado" (Pallares, 2005, pág.

41).

Entonces, se considera de gran importancia que conozcas y entiendas este concepto ya

que toda persona está relacionada con una empresa en pequeña o gran medida.

¿Cómo se clasifican las empresas?

Los criterios de clasificación de las empresas varían por los diversos organismos que los establecen en México: como Nacional Financiera, Secretaría de Economía e incluso el sector privado. Una clasificación de empresas más difundida que te puede servir de punto de partida es la siguiente:

a) Por su tamaño, número de empleados y ventas netas anuales.

Tamaño Número de empleados Ventas netas anuales

Micro 1 a 15 empleados Hasta $900 000.00

Pequeña 16 a 100 empleados Hasta $9 000 000.00

Mediana 101 a 250 empleados Hasta $20 000 000.00

Grande Más de 250 empleados Más de $20 000 000.00

b) Por su giro.

Otro criterio de clasificación de las empresas, según la teoría económica, es por su giro, que puede ser industrial, comercial o de servicios.

Las empresas industriales se dedican tanto a la extracción y transformación de recursos naturales, renovables o no, como a la actividad agropecuaria y a la producción de artículos de consumo final.

Las empresas comerciales se dedican a la compra-venta de productos terminados, y sus canales de distribución son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas, así como los comisionistas.




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Las empresas de servicios ofrecen productos intangibles a la sociedad, y sus fines pueden ser o no lucrativos.

c) Por el origen y propiedad de sus recursos las empresas se clasifican en públicas, privadas, transnacionales o mixtas.

Las empresas públicas son aquellas cuyo capital proviene del Estado y su propósito es satisfacer las necesidades que no cubre la iniciativa privada.

Las empresas privadas se distinguen porque su capital proviene de inversionistas particulares.

Las transnacionales son las empresas cuyo capital proviene del extranjero y tienen presencia en muchos países, sean privadas o públicas.

Las empresas mixtas trabajan con capital del Estado y de la iniciativa privada.

d) Por sectores económicos

La economía clasifica el campo de las empresas por sectores económicos. Silvestre

Méndez, destacado autor de temas económico-administrativos, divide los sectores en

las ramas que se muestran en la figura siguiente:

Figura 2. Clasificación por sectores económicos (Hernández y Rodríguez, 2006, pp. 14-16).

Sector

agropecuario

Agricultura

Ganadería

Silvicultura

Pesca

Sector industrial

Extractivo

Transformación

Comercio

Restaurantes

Transportes

Comunicaciones

Sector servicios

Alquiler

inmuebles

Profesionales

Educación

Médicos

Gubernamentales

Financieros




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1.2.1. Áreas básicas funcionales de la empresa

Las áreas funcionales son claves para una empresa por la actividad que realizan. De manera conjunta, son la división departamental por gerencias encargadas de realizar trabajos especializados; la más común es por su función, pues esto denota una actividad relacionada, aunque también se utilizan otros criterios, como producto, cliente, geografía o proceso. Las funciones se relacionan con las profesiones; por ejemplo: finanzas con los contadores públicos, producción con ingenieros, mercadotecnia y recursos humanos con administradores, etcétera. Las áreas funcionales de las organizaciones, como se estudian actualmente, corresponden a las de las grandes empresas del sector privado. Las denominaciones cambian según la rama comercial, industrial o de servicios en que opera la empresa, por ejemplo: en el sector hotelero, en las grandes comercializadoras, centros comerciales y en los bancos, a la producción le llaman operaciones. En los gobiernos, federal, estatal y municipal tienen sus propias estructuras (áreas funcionales) con departamentos divididos en secretarías o ministerios, de las que dependen las subsecretarías, direcciones, jefaturas, etc., con denominaciones diferentes, según la rama. Fayol se basó en un consorcio minero inmenso que requería de áreas que hoy ya no se utilizan; por ejemplo, la seguridad en una mina es vital y por eso estableció un área funcional de seguridad. Por tanto, la clasificación de Fayol que aparece en el cuadro siguiente, junto con la

clasificación más común de áreas funcionales por empresas en el siglo XXI sólo sirve

como referencia histórica para conocer su origen. Lo importante es que conozcas de

manera general estas áreas y, por lo tanto, a continuación se describen según el criterio

moderno.

Áreas funcionales de

Fayol

Áreas funcionales básicas de las

grandes empresas del siglo XXI

Administrativa

Técnica

Comercial

Financiera

Contable

De seguridad

Dirección general

Producción

Finanzas

Ventas, mercadotecnia y

distribución

Personal o recursos humanos




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Dirección general:

La función principal de la dirección general es elaborar el programa de acción a largo, mediano y corto plazos, verificar que se cumpla, así como coordinar permanentemente las actividades de las otras áreas: ventas-mercadotecnia, producción, finanzas y personal o recursos humanos, conforme al plan rector, y las estrategias que impulsen el desarrollo de la empresa.

Producción:

Aunque su nombre es de origen industrial, esta área es la encargada de producir

los bienes y/o servicios (productos) que comercializa la empresa; se hace cargo

del diseño, la calidad, la programación de producción continua en productos de

línea, estacional —con artículos de temporada— o por pedido (por lotes). A

menudo, el diseño o distribución de planta (lay out) tiene la función de logística

(operaciones de suministro de proveedores o de almacenes a líneas de

producción) y abastecimiento, incluso las compras. Muchas compañías tienen un

área funcional especializada en compras que, junto con el área financiera,

determina los costos de producción; asimismo, se encarga de la aplicación del

proceso administrativo de su área.

Finanzas:

Su objetivo es el uso óptimo del capital. Comprende la búsqueda de recursos en

las fuentes: bancos, financieras, proveedores, acreedores y programación de

pagos. La función financiera abarca la contabilidad (registro y clasificación de las

operaciones para la generación de estados financieros principales: balance

general, estado de resultados y analíticos, costo de producción y otros). Esta área

también se encarga de resguardar los valores principales de la empresa y realiza

la función de auditoría y/o control. Hoy en día, también debe cumplir con las

obligaciones fiscales y, en las pequeñas empresas, con las obligaciones laborales.

Ventas, mercadotecnia y distribución:

Ventas —conocida hoy en las grandes empresas como mercadotecnia; también denominada en menor medida como distribución— se encarga de vender o distribuir (surtir) a comercializadores independientes, así como del control de vendedores (fuerza de ventas) desde su selección hasta su control. Establece cuotas y pronósticos de ventas en coordinación con el área de producción. Mercadotecnia realiza estudios de mercado para conocer a las poblaciones y segmentos —o clases económicas— que las forman. Comprende la publicidad, la promoción y la propaganda.

Personal o recursos humanos:

Se encarga de proveer y mantener en la empresa al personal altamente calificado para cada área. Esto implica la planeación, reclutamiento, selección y contratación de empleados. Realiza la política y sistemas de pagos de sueldos y salarios, incluyendo la nómina semanal, salarial o quincenal en el caso de sueldos, junto




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con el área de finanzas. Asimismo negocia los contratos colectivos de trabajo, los cuales implican las relaciones con los sindicatos. Además de la capacitación y el desarrollo del personal así como de establecer la

cultura laboral con los hábitos, principios y valores que favorecen el crecimiento

individual del personal y de la empresa. El titular del área tiene autoridad en línea

para decidir en su área además de en asuntos que atañen a toda la empresa en

materia de personal; también es asesor de los jefes de otras áreas en materia de

motivación, disciplina, etc. (Hernández y Rodríguez, 2006. Págs.78 - 84).

Actividad 2. La empresa

Esta actividad tiene como propósito que entres en contacto con una empresa real y conozcas

cómo se lleva a cabo el proceso administrativo en el día a día. Podrás reforzar tu capacidad

de aplicar los conocimientos en la práctica.

1. Selecciona una empresa de cualquier área (social, económica, industrial, servicios,

entre otras).

2. investiga cuál es su misión, visión, estrategias y objetivos, así como su organigrama.

3. Analiza y presenta la información recopilada, de una manera clara pero útil, para

poder realizar propuestas de mejora. Genera un reporte en un documento en donde

plasmes la información que investigaste.

4. El documento deberá de cumplir con lo siguiente:

Nombre, giro y ubicación de la empresa que seleccionaste.

Misión de la empresa.

Visión de la empresa.

Objetivos de la empresa.

Estrategias que utiliza para que la empresa funcione y se supere.

El organigrama de la empresa.

5. Guárdalo con la nomenclatura ADM_A2_ U1_XXYZ. 6. Envía la actividad a tu Facilitador(a) a través de la sección de Tareas y espera su

retroalimentación.

*Esta actividad te servirá para realizar tu evidencia de aprendizaje.




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1.2.2. Organigramas

Un recurso muy importante para una empresa es el organigrama, ya que esta

representación gráfica simboliza la estructura, la jerarquía y la relación que existe entre

las áreas que la integran.

Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a los

Negocios en un Mundo Cambiante", el organigrama es una "representación visual de la

estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de

personal, comités permanentes y líneas de comunicación"(Ferrel, O. Hirt, G. Ramoa, L.

Adriaensés, M. & Flores, M., 2004, pág. 243).

Por lo tanto, un organigrama es de gran importancia y utilidad en una empresa u

organización, porque permite observar de manera general la organización de la empresa.

En forma sencilla el organigrama cumple con un rol informativo.

Existen tres tipos de organigramas:

Los organigramas generales: como su nombre lo indica, en ellos se da una visión

general de la empresa u organización, mostrándose únicamente los datos importantes.

Los organigramas analíticos: expresan los datos de una manera más detallada que en

los generales y los organigramas suplementarios son su complemento.

Se debe tomar en cuenta que ningún organigrama puede quedar fijo siempre, ya que las

empresas u organizaciones con el tiempo experimentan cambios y se deben hacer

actualizaciones constantes.




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1.2.3. Recursos de la empresa

Los recursos de la empresa se dividen en tres grandes grupos: tangibles, intangibles y

humanos.

a) Los recursos tangibles son todos los que podemos ver y tocar, se pueden

cuantificar en una empresa, como los activos fijos, y los recursos financieros,

además de ser los más fáciles de identificar y de valorar.

b) Los recursos intangibles no son tan fáciles de cuantificar, pero le dan más valor

a la empresa, dentro de ellos pueden ser consideradas las marcas registradas, las

marcas comerciales, y esto aumenta el valor de la empresa ante la percepción de

la gente sobre la empresa, aumenta su reputación. Aunada a la reputación

tenemos la tecnología como recurso intangible, y este recurso le da más valor a la

empresa porque es asociada con la calidad del producto o servicio ofrecido.

c) Los recursos humanos son los servicios que brinda el personal a la empresa de

acuerdo a sus habilidades, capacidades y conocimientos para realizar una función

productiva o administrativa dentro de la empresa, y son de los recursos más

difíciles de evaluar.

Recursos de la

empresa

Tangibles

Intangibles

Humanos

Activos fijos

Recursos

financieros

Reputación

Tecnología




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Autoevaluación

Una vez finalizada la Unidad 1, realiza la autoevaluación correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atención las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

Para realizar la autoevaluación: Entra al aula y da clic en Autoevaluación.

Evidencia de Aprendizaje. Análisis del proceso administrativo a la

empresa seleccionada

En la actividad 2, La empresa, recabaste información de una empresa real; es

necesario que la organices, la estudies y la analices, para usarla en esta

actividad, con la finalidad de fortalecer tu capacidad para analizar información,

identificar, plantear y resolver problemas. Para ello:

1. Explica, de acuerdo al organigrama encontrado en la empresa que seleccionaste

y de lo que estudiaste e investigaste:

Cómo se da el flujo de autoridad-responsabilidad en esa empresa

Cuáles son las áreas funcionales de la empresa que estás analizando

2. Redacta tu opinión personal de la empresa elegida, ahora que conoces los

elementos de misión, visión, estrategia y objetivos, de la empresa y lo que la

teoría marcó para esos temas

3. Guárdalo con la nomenclatura ADM_EA_ U1_XXYZ

4. Envía tu evidencia a tu Facilitador(a) a través de la sección de Tareas y espera su

retroalimentación

Recuerda que debes hacer una Autorreflexión al terminar la autoevaluación.

Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexión, consulta las preguntas

que tu Facilitador(a) formule y a partir de ellas elabora un archivo con tu

Autorreflexión con la nomenclatura ATR_U1_XXYZ. Envía tu archivo mediante

la herramienta Autorreflexiones.




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Cierre de la unidad

Fuentes de consulta

Chiaavenato, I. (2001). Orígenes de la administración. Introducción a la teoría

general de la administración. Colombia. Mc Graw Hill.

Chiavenatto, I. (2004). Teorías de la Administración. Pearson.

Ferrel, O. C., Hirt, G., Ramos, L., Adriaensés, M. et al. (2004). Introducción a los

Negocios en un mundo cambiante. Cuarta edición. Mc Graw Hill.

Hatzacorsian, V. (2007). Fundamentos de Contabilidad. Cengage Learning.

Hernández, S. y Rodríguez. (2006). Introducción a la administración. Cuarta

edición. McGraw Hill.

Koontz, H. y Weihrich, H. (2004). Administración una perspectiva global. Mc Graw

Hill.

Pallares, Z., Romero, D. y Herrera, M. (2005). Hacer empresa: un reto. Cuarta

edición. Fondo Editorial Nueva Empresa.

Rodas A. R. (2007). Administración Básica. Limusa.

¡Felicidades!

Has finalizado la primera unidad de la asignatura de

Administración Activa, en ella conociste conceptos y

clasificaciones de la empresa, además del proceso

administrativo. Esto te será útil para la siguiente unidad.




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Unidad 2.

Planeación

Presentación

Para toda empresa u organización, la finalidad de la planeación es la de decidir por

anticipado lo que se va hacer, cómo se va hacer y con qué se va hacer; esto le permite

programar el uso de los recursos humanos y/o financieros para cubrir todas las

necesidades de sus procesos. En el transcurso de esta unidad, se estudiará la

planeación, y sus etapas, como uno de los fundamentos de la administración.

Adicionalmente, se hará un análisis de las etapas de planeación, de una empresa real, y

se comparará lo encontrado en la empresa real con los principios, que marca la teoría,

que varios estudiosos del tema como Frederick W. Taylor, Henri Fayol, entre otros, han

plasmado en sus obras; para el establecimiento de las políticas y programas de una

empresa.

En el transcurso de esta unidad estudiaremos las partes principales que conforman la

planeación, para que el alumnos pueda realizar el análisis de una empresa real, para

conocer qué planes realizan y poder aportar oportunidades de mejora para la empresa, y

esta pueda ser eficaz y eficiente.

Propósitos

Esta unidad tiene como propósitos que reconozcas el concepto de planeación,

identifiques y apliques las fases del proceso y, por último, que reconozcas los diferentes

tipos de planeación.


Analizar las etapas del proceso de planeación para su aplicación en el desarrollo

profesional, mediante el uso de los conceptos y principios básicos de la administración

activa.




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2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeación

La planeación consiste en el establecer objetivos para formar un conjunto de acciones

que deben seguirse, por medio de planes y programas, con el fin de obtener los

resultados esperados en una empresa u organización. Este plan debe de adecuarse a

cualquier cambio acontecido en la misma.

La planeación juega un papel muy importante en las empresas y organizaciones, ya que

actualmente viven de manera dinámica y están expuestas a constantes cambios; en este

contexto, les permite confrontar dichos cambios de manera que las organizaciones no

resulten afectadas.

Existen varias razones por las cuales la planeación es significativa:

Favorece el progreso de la empresa ya que construye métodos para que todos los

recursos sean utilizados de manera racional.

Una vez que está establecida, los niveles de inseguridad para el futuro son bajos,

ya que toma medidas para que la empresa haga frente a las contingencias que se

puedan presentar y esto permite garantizar su desarrollo.

Implanta un método de razonamiento, lo cual permite tomar decisiones de manera

clara, dejando atrás la toma de decisiones de manera improvisada o por

corazonadas.

Al construir un plan de trabajo se fundamentan las bases sobre las cuales operará

la empresa.

Se reducen los problemas ya que facilita al administrador ganancias en tiempo y

esfuerzo.

Principios:

Los principios de la administración son puntos fundamentales y sirven como guía para

visualizar las acciones de la empresa. Estos puntos son:

La factibilidad: es la idea real a lo que se debe realizar. La planeación debe

adecuarse al contexto y a la situación de la empresa.

La objetividad y cuantificación: es muy importante fundamentarse en las

estadísticas reales de la empresa y no dejarse llevar por teorías ya que con esto la

planeación llega a ser más confiable y reduce riesgos al construir los planes.

La flexibilidad: al fundamentar márgenes de espacio que permitan enfrentar

situaciones que no se han previsto en la planeación.

La unidad: los procedimientos establecidos en la planeación deben conformarse

en uno solo con el fin de lograr el objetivo general de la empresa.

El intercambio de estrategias: un plan se puede extender en tiempo y es necesario

modificarlo o renovarlo, sin dejar de vista los propósitos originales de la empresa.




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2.1.1. Etapas de la planeación

Para iniciar una buena administración, sin duda es indispensable tener enfocados los

resultados que se esperan lograr en la empresa, así como los componentes necesarios

para que marche adecuadamente.

La planeación está dividida en las siguientes etapas: propósitos, investigación, premisas,

objetivos y estrategias.

2.1.2. Propósitos

La planeación comienza al definir los propósitos ya que a partir de éstos se precisan las

posibles soluciones para formular el plan de la empresa. En esta etapa se visualiza la

finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa.

Los propósitos se definen como metas a cumplir en determinado tiempo. Pueden ser

básicos o trascendentales ya que fundamentan el sostén de todos los elementos de la

planeación. Son genéricos o cualitativos porque no se formulan en expresiones

numéricas. También son permanentes, ya que están en uso durante el ciclo de vida de la

empresa, o semipermanentes ya que pueden ocupar cierto ciclo de la vida de la empresa.

2.1.3. Investigación

Esta etapa es muy importante ya que aporta información valiosa para que las siguientes

etapas se puedan desarrollar con éxito. La investigación se elabora mediante un sondeo

de ideas para llegar a la solución de objetivos en la empresa. Este proceso se aplica por

medio del método científico y su función principal es adquirir información importante y

clara (por ejemplo: estados financieros, planes de recuperación de cartera vencida,

estrategias de mercadotecnia, planes de renovación de parque vehicular o adquisición de

bienes muebles o inmuebles, etc.), con el fin de determinar la situación de la empresa de

manera precisa.




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2.1.4. Premisas

Propuesta probada con anterioridad que es utilizada de base para una evidencia en la

empresa. Las premisas son postulados sobre los factores que afectan el proceso del plan

de la empresa. La importancia de las premisas recae en reducir la incertidumbre del

planificador para facilitar imprevistos en el futuro, se deben construir antes y en el

transcurso de la planeación, ya que se toman en cuenta para darle confianza al proceso.

Las premisas se clasifican en externas e internas:

Las externas son los factores de contenido general y de mercado que no dependen de la

empresa, por ejemplo:

Factores económicos

Factores políticos y gubernamentales

Factores sociales y demográficos

Mercado de trabajo

Disponibilidad de materiales y capital

Competencia en el mercado

Las premisas internas son las inversiones, los objetivos, las políticas y los propósitos que

dependen únicamente de la empresa, son creadas dentro de la misma, como ejemplo

está lo siguiente:

Inversiones de capital

Objetivos y políticas básicas internas

Comportamiento de sus directivos y ejecutivos

Pronósticos de ventas

2.1.5. Objetivos

Un objetivo es un resultado esperado en la empresa. En la planeación, los objetivos

deben ser claros y conocidos por todo el personal de la empresa, además de ser

constantes, esto significa que no deben replantearse o modificarse frecuentemente, ya

que esto provocaría inestabilidad porque pueden surgir conflictos y confusiones.

Las características principales de los objetivos son: deben formarse en un tiempo definido

y se deben de establecer cuantitativamente. Los objetivos se deben de realizar en un

determinado tiempo. Se clasifican en:

Estratégicos o generales: se determinan para toda la empresa y son establecidos a

largo plazo.




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Tácticos o departamentales: son dirigidos a un área o departamento específico y se

determinan a corto o mediano plazo.

Las razones fundamentales para crear objetivos son que éstos:

Dirigen esfuerzos por un mismo camino.

Son la guía para establecer las estrategias.

Sirven para dirigir la asignación de los recursos de la empresa.

Son la base para efectuar actividades.

Gracias a los objetivos se cumple con la coordinación, organización y control.

Reducen la inseguridad en los planes de la empresa.

Los objetivos deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes, realistas y

coherentes.

2.1.6. Estrategias

En esta etapa se refleja la dirección, el destino de los recursos y el logro de los objetivos

de una manera favorable para la empresa. Las estrategias son funciones debidamente

planificadas y elaboradas en la planeación para lograr las metas y los objetivos.

La formulación de estrategias debe considerar con los siguientes lineamientos:

Establecer y contribuir en el cumplimiento de los objetivos señalados.

Fijar con claridad.

Buscar opciones al momento de crearlas para efectuar los objetivos.

Reflexionar sobre las experiencias por las que ha pasado la empresa, ya que en

esto se basan las acciones del futuro.

Considerar las consecuencias que se podrían presentar cuando sean aplicadas.

Valorar sus ventajas y desventajas para elegir la más apta y confiable.

Para que las estrategias sean factibles y desempeñen su papel, es preciso asegurarse

de que son estables y ayudan a cumplir los objetivos de la empresa. Como ejemplo de

algunas estrategias se pueden mencionar los siguientes:

Buscar apoyos en el gobierno e incubadoras de empresas para el arranque de una

ampliación dentro de la empresa.

Contactar empresas que se subcontratarán para reducción de costos o ampliación

de giros del negocio.

Darse a conocer en la localidad y contactar con los posibles clientes.

Arrancar con un plan de mercadotecnia.




29

2.2. Políticas, programas y presupuestos

2.2.1. Políticas

Las políticas también son parte la planeación y de los programas que establecen las

empresas u organizaciones. Pueden estar escritas, ser verbales o son criterios utilizados

para la toma de decisiones dentro del ámbito administrativo.

Debido a que no todas las políticas de las empresas u organizaciones están declaradas

de manera escrita, comúnmente dependen de las acciones de los directores, gerentes,

supervisores o cualquier puesto de mando.

Por ejemplo: en cualquier nivel de mando de la empresa, comúnmente, se toma la

decisión de promocionar a un empleado antes de contratar una persona externa. Esta

forma de promoción del personal puede entenderse como política, y ser tomada como un

elemento clave para la promoción de personal dentro de la empresa. Este tipo de políticas

nacen, principalmente, por su conveniencia para el clima de la organización, y no se

caracterizan por ser una política de origen.

Uno de los problemas que enfrentan los administradores, en cualquier posición de mando,

es lograr que las personas que dependen de ellos entiendan que algunas acciones que

emprenden son, simplemente, decisiones que todo administrador puede y debe tomar

para que prevalezca un clima laboral adecuado que no afecte la funcionalidad de los

departamentos de la empresa; y que estas acciones no derivan de alguna política interna.

Dentro de las políticas se debe definir el área dentro de la cual habrá de tomarse una

decisión, se apegue y contribuya con el logro de uno o varios objetivos. Uno de los

principales propósitos de las políticas es ayudar a la toma de decisiones en eventos que

se presentan en las relaciones laborales de una empresa antes de que se conviertan en

problemas. Esto permite descartar el análisis de los eventos o situaciones, cada vez que

se presenten y se unificar criterios y planes de acción, permitiendo así a los directores

gerentes, supervisores, entre otros; delegar funciones y decisiones sin perder el control de

las acciones del personal bajo su mando.

Existen varios tipos de políticas.

Algunos ejemplos de políticas son los siguientes:

Dentro de una empresa de manufactura de partes para maquinaria pesada se

contrata únicamente a puros ingenieros titulados.

La aplicación de las sugerencias de los empleados para mejorar un proceso

productivo.




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La promoción del personal de la misma empresa antes de contratar una persona

externa.

No consumir productos de la competencia, entre otras más.

Si lees y analizas detenidamente cada uno de los ejemplos, verás que la mayoría puede

apoyar un objetivo de la empresa como lo puede ser: reducir el porcentaje de defectos en

los productos, el mejorar el clima organizacional, etc.

2.2.2. Programas

Los programas se entienden como un conjunto de metas, políticas, procedimientos,

reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos

necesarios para llevar a cabo un proceso; normalmente los programas van de la mano

con los presupuestos.

Imagen 1. Ejemplo de programa de actividades

Los programas pueden ser tan importantes como la renovación de la flotilla de vehículos

de la empresa con un costo de varios millones de pesos, hasta un programa mensual de

mantenimiento general del inmueble de la empresa, o puede ser tan pequeño como un

programa realizado por un supervisor para elevar la calidad del ambiente de trabajo de los

operadores de producción de una maquiladora.

Un programa prioritario puede requerir de muchos programas de apoyo. Analizando el

ejemplo de la renovación de la flotilla de vehículos de la empresa, se debe generar el

programa de inversión (el cual supone varios millones de pesos para la compra de

vehículos y las refacciones necesarias) y éste puede incluir varios programas de apoyo

para que la inversión sea la correcta. Aunado a lo anterior, deben realizarse a detalle

varios programas más como: un programa para el mantenimiento, un programa

publicitario, un programa para el financiamiento de los vehículos y cobertura de seguros,

entre otros.

Fecha

Actividad 10 11 12 13 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Solicitud de Cotizaciones

Determinacion de Proveedor

Solicitud de Presupuesto

Compra de Vehiculos

Pago a Proveedores

Envio de Vehiculos a sucursales

Enero Febrero Marzo

Programa de Actividades




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Todos estos programas demandan coordinación y oportunidad, ya que una falta en

cualquier parte de la red de programas de apoyo representaría demoras en el programa

principal y costos innecesarios, así como pérdida de utilidades.

2.2.3. Presupuestos

Los presupuestos son una expresión de resultados futuros expresada en términos

monetarios. Se les puede llamar como un programa “en números”. Por ejemplo, pueden

expresarse en términos financieros (puede ser el presupuesto de egresos, reflejar costos

de capital como el presupuesto de inversión, puede indicar el flujo de efectivo, etc.), en

términos de horas-hombre, cantidad de productos por hora-máquina, o en otros términos

medibles.

Comúnmente, al presupuesto financiero de operaciones se le llama “plan de utilidades”.

Un presupuesto incluye tres elementos principales:

a) Se refiere a hechos futuros

b) Tiene fechas de desarrollo y terminación

c) Está medido en unidades económicas

La elaboración de un presupuesto es un instrumento de planeación fundamental de

muchas compañías. Los presupuestos obligan a las empresas a realizar por adelantado

(ya sea con una semana o con 5 años de anticipación) una recopilación numérica de sus

expectativas de ganancias, ingresos y egresos, utilización de horas-hombre/máquina, etc.

El presupuesto es necesario para el control financiero, pero será inútil si no es un reflejo

fiel de los planes de la empresa.

Tipos de presupuestos más comunes:

Privados con fines de lucro, basados en los ingresos

Gubernamentales o del Estado, con fines del bien social

Corto plazo (menos de un año)

Mediano plazo (más de un año pero menos de 5 años)

Largo plazo (mayores a 5 años)

Generales (de toda empresa)

Departamentales

Rígidos, las desviaciones requieren autorización previa

Flexibles, tienen límites de tolerancias automáticos

Funcionales, entre estos se encuentran los siguientes:




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De ventas

De compras

De fabricación o producción

De inversiones

De nómina

De gastos

De ingresos

Actividad 1. La planeación y sus etapas

Esta actividad te proporcionará los elementos para poner en práctica los conocimientos

adquiridos sobre el proceso de planeación dentro de la administración de una empresa y

perfeccionaras las habilidades para buscar, procesar y analizar información procedente

de diversas fuentes. Realiza lo siguiente:

1. Investiga los principales planes, objetivos, políticas y programas con los que

cuenta la empresa que seleccionaste en la Unidad 1.

2. Realiza el análisis de la información con base en lo que has revisado sobre el

proceso de planeación. Considera lo siguiente:

Identifica qué elementos tiene la información.

Indica si hay relación entre ellos y explica cómo es, en caso de que la

haya. Si no la hay, explica con base en qué lo determinaste.

Para realizar tu análisis, puedes consultar en otras fuentes más información

sobre el proceso de planeación. Recuerda que deben ser fuentes confiables y

que es necesario que incluyas las referencias.

3. Elabora un documento de texto con los resultados de tu análisis y guárdalo como ADMA_U2_A1_XXYZ y envíalo a tu Facilitador (a) a través de la sección de Tareas. Espera su retroalimentación.




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Actividad 2. Importancia de la planeación

En esta actividad analizarás las implicaciones que tiene para una institución una mala

planeación, para ello, realiza lo siguiente:

1. Investiga en fuentes confiables, libros o internet información sobre la importancia y utilidad del proceso de planeación y cada una de sus fases.

2. Entra al foro y comparte tus reflexiones sobre la siguiente pregunta:

¿Qué repercusiones se tendrán en el desarrollo y/o crecimiento de una

organización cuando la planeación no es la adecuada?

3. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara sus opiniones con las

tuyas e intercambia comentarios

*Consulta la rúbrica de foro que se encuentra en la pestaña Material de Apoyo.

Autoevaluación

Antes de concluir el estudio de la Unidad y de que integres tu evidencia de aprendizaje, realiza la autoevaluación que te permitirá identificar los conocimientos que adquiriste. Responde las siguientes preguntas: 1. ¿Por qué se dice que planear es ver hacia adelante, sin dejar de observar hacia

atrás? 2. Una empresa que no utiliza la planeación, es decir, que va al día según lo que se

necesita al momento, ¿podría ser exitosa? Justifica tu respuesta.

3. Algunas personas se oponen a definir metas y objetivos a largo plazo, ya que argumentan que es imposible saber qué sucederá en el futuro, ¿Estás de acuerdo con ese pensamiento? Justifica tu respuesta.

4. Escribe tres objetivos personales que para ti sean importantes e identifica si son

objetivos a largo plazo y si son verificables. Justifica tu respuesta. 5. Si escribieras tu objetivo laboral y tu jefe inmediato escribiera lo que espera él de ti,

¿serian a fines ambos escritos?




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6. En tu opinión personal, dentro del proceso de planeación de la empresa ¿cuál es la importancia de la elaboración de un presupuesto?

7. ¿Cuál es el propósito que tiene una empresa al establecer sus las políticas?

8. ¿Qué repercusiones tendría para una empresa, el incumplimiento de los programas que establece?

9. Menciona seis premisas que se deben cumplir en el establecimiento de estrategias

10. ¿Por qué los objetivos establecidos en una empresa deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes y realistas?

11. Menciona cuatro razones para crear objetivos.

12. ¿Cómo se les llama a las propuestas probadas con anterioridad y son utilizadas de base para una evidencia en la empresa?

13. Define, con tus propias palabras, el concepto de investigación dentro del proceso de

planeación.

14. Es la etapa que se define como una meta a cumplir en determinado tiempo, en ella se visualiza la finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa.

15. Menciona a qué se refiere la flexibilidad como principio de la planeación.

16. Uno de los principios de la planeación dice: los procedimientos establecidos en la

planeación deben conformarse en uno solo con el fin de lograr el objetivo general de la empresa, ¿a cuál se refiere?

17. El principio de objetividad y cuantificación de la planeación, dice que es muy importante fundamentarse en las estadísticas reales de la empresa y no dejarse llevar por teorías. Explica a qué se refiere esta afirmación.

18. Menciona dos ejemplos de estrategias que creas, que una empresa de nueva creación deba de establecer para que se posicione dentro del mercado.

19. Nombre los tres elementos que debe incluir un presupuesto.

20. Menciona cuatro de los presupuestos más comunes, que se establecen en las empresas.




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Evidencia de aprendizaje: Análisis de las etapas de la planeación de la

empresa seleccionada

Para concluir el trabajo de esta unidad, realiza tu evidencia de aprendizaje de acuerdo a

las siguientes especificaciones:

1. De la empresa que seleccionaste en la Unidad 1, selecciona un área específica.

2. Con base en la información que has recabado sobre la empresa, elabora la

planeación del área para el año 2012. Recuerda que debes considerar todas las

fases del proceso.

3. Elabora un documento donde integres tu planeación y, al final, elabora una

reflexión personal sobre tu trabajo. Considera lo siguiente:

¿Cuál es la relación explícita e implícita que tienen las fases del proceso de planeación?

¿Qué implicaciones tendría para la empresa, que la planeación no

funcionara?

De manera general ¿cuál es la importancia de la planeación para una

empresa?

¿Cuáles son los problemas a los que te enfrentaste al elaborar tu trabajo?

No olvides citar las fuentes que consultes para realizar tu trabajo.

4. Guarda tu documento como ADMA_U2_EA_XXYZ, y envíaselo a tu

Facilitadora(a) para que lo revise. Espera la retroalimentación y, si es el caso,

realiza las adecuaciones necesarias para mejorarlo.

5. Revisa la escala para conocer los criterios que se tomarán en cuanta en la evaluación de tu trabajo.




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Cierre de la unidad

Has llegado al final de la Unidad, en ella revisaste que la planeación requiere elaborar y

diseñar objetivos y las acciones para cumplirlos y, por tanto, lleva implícita la toma de

decisiones. Este proceso es de suma importancia puesto que no se pueden conseguir

buenos resultados en una empresa, si no se planea, ya que es allí donde se consideran

todos los escenarios que pueden presentarse en cualquier área.

Para planear, es necesario mirar hacia atrás, esto es analizar los resultados obtenidos en

las anteriores planificaciones, revisar que efecto positivo y negativo presentaron las

acciones tomadas, lo anterior es aprender del pasado para mejorar y no caer en los

mismos errores.

Para saber más…

Para reforzar tu aprendizaje te invitamos a leer La importancia de planear en la empresa:

http://axeleratum.com/2011/ipor-que-es-importante-planear/

Fuentes de consulta

Harold Koontz (2004). Administración una Perspectiva Global, McGraw Hill

Rodas Carpizo Alejandro Roberto (2007). Administración Básica. Limusa.

http://axeleratum.com/2011/ipor-que-es-importante-planear/




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Presentación de la unidad

Durante esta unidad, estudiarás la organización en el sentido estricto de la administración

de empresas.

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa, resultan de suma

importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organización se refiere

a la forma en el a que estructuran, conforme las condiciones de la empresa, los recursos

para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisarás los elementos que se

deben considerar al momento de organizar una empresa.

Propósitos

Al finalizar la unidad identificarás el principio de organización en las empresas y aplicarás

los conceptos de organización para utilizar de una manera eficiente los recursos con los

que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender

un nuevo negocio.


Analizar las etapas de la organización para su aplicación en el desarrollo del proceso,

mediante el uso de los principios básicos de la administración activa.




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3.1. Conceptos, importancia y principios de la organización

Una organización es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y

objetivos comunes. Las organizaciones tienen claros estos objetivos y esto les permite

tener un panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.

3.1.1. Concepto de organización

Es un sistema de interacción entre seres humanos, trabajos y dirección para lograr la

elaboración de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la buena

comunicación y alcanzar una meta o propósito común.

Para Cardoza (2007) la organizaciones la acción de organizar, consiste en una misión de

estructuración con el fin de obtener la mayor cohesión posible en situaciones complejas,

por ejemplo los costos, dominio de la tecnología, necesidad de nueva infraestructura,

variables para la toma de decisiones, entre otros.

Los procesos formalizados de organización de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lógicos:

Redefinición de la misión de conjunto (planes y objetivos)

Distribución de funciones o unidades de actividad principales (división en departamentos y funciones de apoyo)

División de niveles (distribución de responsabilidades y poderes formales, para el establecimiento de un organigrama)

Operatoria de integración del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos y dispositivos de coordinación)

Estructuración de actividades individuales, descripción de puestos de trabajo, objetivos y funciones individuales, etcétera) (p.56).




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Para Chiavenato (2006) la administración se divide en dos tipos, formal e informal:

“Como entidad social u organización informal, en la cual las personas interactúan para

alcanzar objetivos específicos. En esta acepción, la palabra organización indica cualquier

iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, un

ejemplo claro de la organización informal son las relaciones amistosas, como función

administrativa y parte del proceso administrativo u organización formal, en este

sentido, organización significa el acto de organizar, estructurar y destinar los recursos,

definir los órganos encargados de la administración y fijar sus atribuciones e

interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos

en un organigrama y que tienen comunicación por medio de los manuales” (p. 72).

Ambos tipos de administración, formal e informal, están presentes dentro de todas las

organizaciones, como se observa en la siguiente figura:

Figura 1. Harold Koontz& Heinz Weihrich, 2004, Administración una Perspectiva Global, p.246.

La diferencia entre la administración formal e informal es que la primera se efectúa en la

relación entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algún estudio calificado y la segunda

es la relación que se da con una persona que no tiene algún estudio calificado solo una

referencia del trabajo a realizar.




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Los principios de la organización:

Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relación que debe de existir entre los

principios básicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a establecer, con el fin de

elegir un método viable y óptimo para la empresa.

Estos principios básicos son:

I. La identificación y clasificación de las actividades requeridas. Es necesario tener

claro las funciones de cada puesto ya que se garantiza el cumplimiento de las

mismas, por ejemplo un repartidor de mercancía tiene la función de entregar

satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.

II. La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se asignan tareas

con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa.

III. La asignación de cada grupo de actividades aun administrador dotado de la

autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo. Cada área o departamento

debe de contar con una persona que sea el responsable del trabajo que ahí se

realice, por ejemplo el jefe de área de sistemas en una empresa, tiene la

responsabilidad de entregar sus formatos digitales, de hacer funcionar sus

recursos electrónicos por medio de la gente que está a su cargo.

IV. La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un

departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Importancia de la organización:

El proceso de organización se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos

permiten que los objetivos de la empresa se logren y así se validan los procesos de ésta;

entonces, se dice que la organización bien planteada y analizada está bien administrada.

Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de

organización que indique cómo inicia, cuáles serán los objetivos a alcanzar y en cuánto

tiempo se lograrán.

Los principales pasos de la organización son:

- Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas

para el trabajo a elaborar.

- Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.

- Realizar y cumplir con los objetivos.

- Control en las tareas desempeñadas.




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Actividad 1. Tu concepto de organización

En esta actividad analizarás la importancia del proceso de organización dentro de la

administración, para ello:

1. Investiga en fuentes confiables, libros o internet información sobre el

proceso de organización para fortalecer tus conocimientos

2. Con base en los resultados de tu investigación y el contenido revisado,

elabora tu propio concepto de organización y su importancia.

3. Entra al Foro: Tu concepto de organización y comparte tu trabajo.

4. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara sus opiniones con

las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero

y de cercanía.

*Consulta la rúbrica de foro que se encuentra en la pestaña Material de

Apoyo.

3.2. Elementos de la organización

Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:

Primeramente delos objetivos, estos deben ser específicos y generales. Los objetivos

generales presentan la adquisición de fondos o ganancias, la prestación de los servicios,

entre otros. Mientras que los específicos la atracción del cliente, el crecimiento del capital,

etc.

Los factores de la producción son aquellos agentes que intervienen en la producción de

la organización, como por ejemplo los factores del medio ambiente, labores de producción

y el capital.

La dirección es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio del

cumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.

Y por último los recursos que se divide en materiales (edificio, papelería, muebles,

instalaciones, instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de




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la empresa y canales de distribución), y recursos humanos (conjunto de personas que

colaboran en la empresa).

3.2.1. Etapas de la organización

Al llevar a cabo la organización de una empresa se establece la manera específica de

trabajar y la estructura con la que contará la misma. La organización de una empresa,

implica las siguientes etapas:

3.2.2. Jerarquización

Es el orden ascendente o descendente del personal en una organización de acuerdo a

sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de

importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado de

responsabilidad.

En una empresa la jerarquización depende totalmente del tamaño de la misma, de ella se

derivan las áreas o departamentos de los que estará constituida y las labores específicas

que desempeñarán y que servirán de apoyo o complemento con los otros departamentos

de la empresa. Cada uno de estos departamentos contará con un líder que será el

encargado de verificar que todas las funciones se desempeñen bien, por ejemplo:

En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de área que encabezará a los

auxiliares en mercadotecnia quienes tendrán la responsabilidad de verificar los precios,

comercialización, promoción y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores.

División del trabajo

• En esta etapa se deben limitar y establecer las actividades del personal de la empresa

Coordinación

• Regularizar los recursos y esfuerzos del personal de la empresa, con el fin de lograr sincronización en el desarrollo de objetivos.

Jerarquización

• Desempeñar el trabajo en la organización por orden de nivel o jerarquía.




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Los auxiliares a su vez dirigirán a un grupo de vendedores que estarán a cargo de un área

específica y serán los encargados de llegar a los clientes finales. Además del área de

mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, producción y administración,

entre otras; cuyos líderes serán los encargados de tomar las decisiones finales y

responsabilizarse de ellas.

Departamento de mercadotecnia

Jefe de área

Mercadólogo

Mercadólogo

Mercadólogo

Vendedor

Clientes

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor




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3.2.3. Departamentalización

Se agrupan las labores según actividades específicas y similares para delimitar

departamentos o áreas con el fin de lograr una especialización y el éxito en la

organización. La departamentalización básicamente se aplica en tiendas

departamentales, instituciones gubernamentales y educativas. Por ejemplo en la

educativa es regida por el director del plantel, de ahí se derivan los subdirectores, luego

jefes de carrera y le siguen los maestros.

Se divide en las siguientes categorías:

Departamentalización por números simples: se cuentan los empleados que

desempeñan mismas labores y son observados por un dirigente.

Por ejemplo en la elaboración de un producto se observa el siguiente diagrama:

Departamentalización por tiempo: se agrupa por turnos laborales ya que en muchas

organizaciones no es suficiente una jornada laboral.

Por ejemplo en una maquiladora para la elaboración de un producto es necesario trabajar

en más de un turno para desempeñar una misma labor.

Jefe de producción

Operador 1

Operador 2

Operador 3




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Departamentalización por función empresarial: regularmente este tipo de

departamentalización de hace en grandes empresas ya que se agrupan actividades de

acuerdo a las principales funciones de la empresa.

Elaboración de un

producto

Matutino Vespertino Nocturno

Operador 2

Operador 1

Operador 3

Operador 1 Operador 1



Presidente

Vicepresidente

Recursos Humanos Producción Mercadotecnia Finanzas




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Departamentalización territorial o geográfica: esta distribución se presenta cuando la

empresa crece y se crean varias sucursales o plantas.

Por ejemplo los bancos, las compañías de teléfonos móviles, los establecimientos de

comida rápida, entre otros.

Departamentalización por cliente: se basa en la agrupación de actividades de acuerdo

a las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas.

Por ejemplo una tienda departamental.

Gerencia general

Sucursal Norte Sucursal Sur Sucursal Este Sucursal Oeste

Gerente

Auxiliar

administrativo

Departamento de

juguetes

Departamento

de damas

Departamento

de comida

Departamento

de blancos




47

Departamentalización por proceso: regularmente es utilizada en empresas industriales,

ya que por medio de encadenamientos en la producción se distribuye de manera

equitativa el equipo o maquinaria utilizada.

Por ejemplo en una empresa automotriz al fabricar un automóvil se encadenan los

procesos de producción, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.

El siguiente diagrama muestra este proceso:

Departamentalización por productos: se basa en el proceso de producción de

productos o línea de producción.

Por ejemplo en una empresa que elabora pan:

Estructura-

carrocería Fundición Prensas Pintura Montaje Calidad

Producción

Harina

Aceite

Conservadores




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Departamentalización matricial: se combina la departamentalización por producto y la

de funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para

lograr mejor calidad.

Por ejemplo:

Departamentalización virtual: la tecnología disminuye el tiempo en los procesos

administrativos ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente la

coordinación para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automóviles, teléfono,

copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologías de la comunicación e

información ese proceso cambió a las redes computacionales y en la actualidad resulta

mucho más fácil crear una comunicación por medio de herramientas cibernéticas que

agilizan la economía y los procesos de las empresas.

Gerente general

Jefe de área A Jefe de área B

Jefe de proyecto A

Jefe de proyecto B

Jefe de proyecto C

Gerente general

Coordinador de área







49

3.2.4. Descripción de funciones

Primero, es necesario precisar que una función es una actividad o un papel que

desempeña una persona, entonces, una función administrativa son varias acciones

comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus

metas.

Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organización de la

empresa ya que las funciones administrativas además de ser fundamentales son dirigidas

por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.

Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento

y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por

ejemplo en una pequeña empresa es necesario tener claras las funciones para la

adquisición de productos, la gestión de nuevos productos, las ventas, las compras, el

manejo de personal y la publicidad.

3.2.5. Actividades y obligaciones

La delimitación clara y precisa, de funciones y responsabilidades, en todos los niveles

jerárquicos de la organización, es de suma importancia ya que garantiza la funcionalidad

de la misma.

Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente las

actividades son pasos a seguir para la realización de una tarea, y al cumplir varias de

estas tareas se forma una función. Las funciones son los roles formados dentro de la

empresa y son hechas para crear objetivos.

Las personas responsables de cada uno de los departamentos o de la empresa en sí, son

las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su área.

Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado

de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que la

producción salga a tiempo y en buenas condiciones.

Algunas actividades son:

Facilitar ayuda a todos los niveles jerárquicos para la realización óptima del

trabajo.

Auxiliar en las unidades funcionales de la organización.

Analizar las condiciones de trabajo de su área de acuerdo a los procedimientos de

la organización.




50

Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.

y algunas obligaciones:

Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos.

Llevar un seguimiento de mejoras en la organización.

Realizar reuniones periódicas con personal del área y externa a ella.

Cumplir con los objetivos de la organización.

3.2.6. Coordinación

Coordinar es crear acuerdos y unión entre los departamentos de la empresa para lograr el

buen funcionamiento y la superación de la misma. Es proporcionar a cada área sus

funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva.

La coordinación aplica los siguientes principios de la administración: mando,

representación, división de trabajo, entre otros.

La importancia de la coordinación se refleja en los resultados que aportan las áreas o

equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones

a la organización de la empresa. Entonces la coordinación une diferentes departamentos

para cumplir tareas compartidas.

El líder de la organización tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las

funciones que se desempeñan en la empresa. Se presenta una coordinación vertical

cuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa,

ya que realiza una autoridad directa con los responsables del área. En cambio se

presenta una coordinación horizontal cuando los jefes de las diferentes áreas o

departamentos coordinan funciones entre sí para armonizar las interrelaciones de cada

departamento.

Un gerente coordina el trabajo de una empresa además de que planifica y dirige los

proyectos para su ejecución, se apoya de otras áreas de la empresa para tomar

decisiones que lleven a la solución de problemas. Por ejemplo, es el encargado de

realizar reuniones periódicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr

un proyecto.

La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el

propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada

dirigir los procedimientos de la empresa.




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Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificarás las funciones y actividades del área de la empresa

seleccionada, para ello:

1. Selecciona alguna de las áreas de la empresa que has investigado desde la

Unidad 1.

2. Identifica qué tipo de estructura jerárquica tiene, las funciones y actividades de

cada uno de los empleados que integran el área.

3. Integra la información en un archivo de texto y guárdalo con la siguiente

nomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envíalo al sección de tareas y espera

retroalimentación de tu Facilitador(a).




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Autoevaluación

Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluación correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atención las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

1. Sistema diseñado específicamente para cumplir con las metas y objetivos de la empresa. a. Organización b. Organigrama c. Control

2. La entidad social u organización informal es: a. Donde las personas se conjuntan para lograr los objetivos de la empresa. b. Donde se conjunta un equipo de trabajo para realizar tareas.

3. Definición de organización formal a. Es la iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados

objetivos. b. Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los órganos encargados

de la administración y fijar sus atribuciones e interrelaciones.

4. Cuando se diseña una empresa se debe elegir un método factible para lograr los objetivos de la misma. Falso Verdadero

5. La organización está compuesta por pasos independientes que logran los objetivos: Falso, Verdadero

6. Son los agentes que intervienen en la producción de la organización a. Dirección b. Factores de producción.




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7. Los recursos materiales son: a. Edificio, papelería, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas. b. Marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribución. c. Conjunto de personas que colaboran en la empresa.

8. Elementos de la organización a. Objetivos, control, dirección y planeación. b. Objetivos, factores de producción, dirección y recursos. Correcto al

interactuar estos elementos se logran los objetivos establecidos. c. Planeación, objetivos y dirección.

9. La división del trabajo, la coordinación y jerarquización son etapas de la organización. Falso. Verdadero.

10. ¿Cuál es la etapa de la organización donde se establecen las actividades del personal de la empresa? a. Coordinación b. División del trabajo

11. ¿La jerarquización Depende del tamaño de la empresa para poder llevarse a cabo? Falso. Verdadero.

12. ¿Qué es la departamentalización? a. Permitir a los empleados que laboren en varios departamentos para que

estén involucrados en todos los procesos. b. Concentrar labores para concretar departamentos y lograr que estos cuenten

con una especialización.

13. Una función administrativa es la importancia que se le da a un cargo dentro de la

empresa.




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Falso. Verdadero.

14. Definición de coordinación: a. Diseñar un plan en el cual se plantean objetivos y acciones. Incorrecto, este

es el concepto de planeación. b. Establecer acuerdos y asociación entre los departamentos de la empresa

para lograr el buen funcionamiento.

15. La importancia de la coordinación recae en unir los departamentos para cumplir en colaboración con las tareas. Falso. Verdadero.

Evidencia de aprendizaje. Organización de una empresa

Con esta evidencia de aprendizaje, recapitularás todo lo que has revisado a lo largo de la asignatura, para elaborarla:

1. Imagina que vas a iniciar una pequeña empresa, decide el sector en el que quieres incursionar y elabora el proyecto donde describas cómo estará estructurada.

Al momento de integrar tu proyecto, contempla los siguientes puntos:

Determina la actividad y el giro de la empresa

Define los objetivos

Plantea las estrategias que seguirás para alcanzar dichos objetivos

Delimita las áreas de la empresa

Elaborar el organigrama

Nombra las funciones y actividades de cada área

2. Guarda tu proyecto como ADMA_U3_EA_XXYZ; y envíalo a tu Facilitador(a)




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Autorreflexiones

Una vez finalizada la Unidad 3, realiza la autoevaluación correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad.

Para realizar la autoevaluación: Entra al aula y da clic en Autoevaluación.

Cierre de la unidad

¡Felicidades!, haz finalizado la unidad y recuerda que la organización es fundamental para

cualquier organización ya que apoya al progreso y creación de procesos ejercidos,

tomando como base las funciones de en las cuales se fundamenta la organización. La

organización es de suma importancia en una empresa ya que de aquí dependen las

actividades y la obtención de los bienes o servicios ofrecidos por la empresa.

Para saber más…

“Para que reine la armonía entre las diversas partes del organismo material o social....se

necesita no solamente un buen programa y una buena organización, sino también una

coordinación realizada en todo momento.”

Henri Fayol

Recuerda que debes hacer una Autorreflexión al terminar la autoevaluación. Para

ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexión, consulta las preguntas que tu

Facilitador(a) formule y a partir de ellas elabora un archivo con tu Autorreflexión

con la nomenclatura ATR_U3_XXYZ. Envía tu archivo mediante la herramienta

Autorreflexiones.




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Fuentes de consulta

ALEJANDRO PABLO CARDOZA. (2007). Administración empresaria. Argentina.

Temas Grupo Editorial

HAROLD KOONTZ & HEINZ WEIHRICH. (2004). Administración una perspectiva

global. México. McGraw-Hill.

IDALBERTO CHIAVENATO. (2006). Séptima edición. Introducción a la teoría

general de la administración. México. McGraw- Hill

IDALBERTO CHIAVENATO. (1998). Cuarta edición. Introducción a la teoría

general de la administración. Colombia. McGraw- Hill

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