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¿Cómo construir equipos legales de alto rendimiento para la era post-COVID-19? 08 de septiembre de 2020
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¿Cómo construir equipos
legales de alto rendimiento
para la era post-COVID-19?
08 de septiembre de 2020
Tips para el correcto desarrollo del webinar:
• Este seminario web está siendo grabado y será publicado en nuestra página web.
• La herramienta está configurada para que solamente los panelistas tengan el micrófono abierto.
• Desde su pantalla pueden ajustar, a través del menú de los recuadros de los panelistas, la ubicación de estos.
• Si hacen clic en el segundo botón, podrán minimizar los recuadros de video para dejar solo el del panelista que esté hablando, si así lo desean.
• Está habilitada la opción de P&R para que los participantes puedan hacer preguntas.
• Al final de la sesión, daremos un espacio para responder algunas preguntas que surjan en el webinar.
¿Cómo construir equipos
legales de alto rendimiento
para la era post-COVID-19?
Agenda y equipo
Bienvenida e introducción
José Antonio Currea Díaz
Gerente General. Legis.
Reimaginando la función legal del mañana
Ximena Zuluaga
Partner. Líder de EY Law - Colombia & México.
¿Cuál será la nueva normalidad después del COVID-19?
Carolina Orjuela Rojas
Senior Manager. EY Consulting - Strategy & Innovation.
Construyendo equipos de alto rendimiento para la función legal del mañana
Daniel S. Acevedo Sánchez | Ricardo Winter Dornelles
Senior Managers. EY Law - Legal Operations Services.
Gabriel Gómez Pulido
Staff. EY Law Colombia.
¿Cómo alineó Legis su equipo de trabajo para enfrentar la crisis?
¿Cómo alineó Legis su equipo de trabajo para enfrentar la crisis?
Reimaginar la función legal
Los departamentos legales deben cambiar sus modelos operativos con el fin de maximizar el valor de la transformación digital y la optimización de sus recursos. Una encuesta realizada recientemente por EY a asesores legales de todo el mundo* reveló cuáles son los desafíos y factores que impulsan este cambio.
Why the legal function must be reimagined for the digital age (¿Por qué debe reimaginarse la función de legales en la era digital?).
Página web de EY: https://www.ey.com/en_gl/tax/why-the-legal-function-must-be-reimagined-for-the-digital-age. Consultado: abril de 2019.
El82% de las empresas planea reducir los costos del departamento legal en los próximos 24 meses.
El59% de los encuestados informó que atraer y retener el talento adecuado en materia legal presenta un desafío para ellos.
El76% de los encuestados informó que las dos áreas que tienen más probabilidades de ser tercerizadas son: gestión de contratos y gestión de entidades jurídicas.Casi
2/3de los encuestados cree que la función legal quedó atrás de otras funciones de la empresa, en cuanto a la innovación.
El27% del tiempo de los profesionales del departamento legal, está dedicado a realizar tareas de rutina y bajo valor.
¿Cuál será la nueva normalidad después del COVID-19?
Carolina Orjuela R.
EY Consulting
Strategy & Innovation
Colombia
En los últimos meseshemos vivido la evolución de una pandemia global, un acontecimiento que desarrolla una nueva normalidad
• Reubicación y rediseño de viviendas
• Homeschooling
• Entretenimiento
• Cambios en el tejido social • Consciencia social
• Consciencia ambiental
• Consciencia sanitaria
• Cambio de hábitos
Convivencia ysocialización
Consumo responsable
Nuevas formas de trabajo
Salud consciente
• Alimentación
• Actividad física
• Medicina
• Trabajo remoto
• Nuevas maneras de
innovar y colaborar
NuevaNormalidad
Movilidad redefinida
• Rediseño del
transporte
• Transporte al
trabajo
La nuevavisión social
Autores del Estudio
Gilberto Lozano MeadeSocio Líder de Consultoría y Transformació[email protected]
Iván Álvarez ZuritaSocio de Consultoría y Transformació[email protected]
Multiroles: Padre + Profesor + Empleado + Cocinero + Aseador + Deportista + …
Espacios adaptables: comedor como espacio de juegos, sala como oficina, estudio como gamer zone
Convivencia y socialización
La convivencia se complejiza y se transforma Tejido social virtual: las
relaciones sociales se fortalecen y se consolidan a través de medios virtuales
Balance de vida entre la laboral, familiar y el entretenimiento
1El distanciamiento social ha transformado la convivencia y la manera de socializar.El funcionamiento y la estructura dentro de las familias ha cambiado y el tiempo de convivencia en casa ha aumentado
Salud consciente
2 Alimentación saludable: cocinar en casa, alimentos nutritivos y saludables, seguridad e higiene de alimentos
Consumo de productos cercanos y locales
Bienestar físico y mental
Enfoque en buscar un equilibrio en la salud mental
Tener espacio para ejercitarse y dispersarse
Será crucial impulsar a la población a adoptar hábitos saludables en su alimentación para fortalecer el sistema inmunológico, crucial en la lucha contra el COVID-19.Hay cuatro hábitos principales que surgirán de la pandemia:
El home office ha incrementado la
productividad entre 13 % y 20% dependiendo la actividades y el rol de la empresa1
En Julio de 2018 Colombia tenia 122.278 teletrabajadores, aumentando un 400% la modalidad en los últimos 2 años. Solo en
lo que va del 2020, han sido asesoradas por parte del Ministerio TIC 128 empresas y más de 2.600 personas1
Nuevas formas de trabajo
3
1. Economic and policy update (marzo, 2020), J.P. Morgan, México)
2. https://www.teletrabajo.gov.co/
Esquema Híbrido (remoto + presencial)
Se podrían asignar algunos días de home office estratégicamente para evitar un espacio concurrido.
Fortalecer las capacidades para el liderazgo remoto
Mantener el sentido de pertenencia con la compañía y los equipos
Ajustar los espacios para trabajar en la casa
Disminuir los recorridos y los viajes
Chequeo constante de síntomas del COVID-19
Protocolos de acceso(tapabocas, guantes ytapetes desinfectantes)
Trazabilidad de contactodurante todo el viaje
Rediseño de sistemasde ventilación
Puntos de sanitización constantes
Toma de temperaturaMovilidad redefinida
4Diversidad de medios de transporte
La movilidad va a cambiar de manera radical. Las medidas sanitarias y de control de movilidad van a generar un impacto importante sobre la manera de moverse en las grandes ciudades latinoamericanas.
Aumentan los esquemas de movilidad individual
Se rediseñan las medidas y normas para la movilidad colectiva
Reducción de los gastos de transporte
Consciencia
social
Consciencia
sanitaria
Consciencia
ambiental
Consumo responsable
5
1. La crisis del COVID-19, (abril 2020), EY
2. How COVID-19 could change consumer behavior, (16 de abril 2020), EY
Acelerados de consciencia
Se han creado nuevos patrones de consumo, en los cuales se espera una mayor consciencia sobre la asignación del gasto y disposición al endeudamiento, un incremento de consumo a través de medios digitales y menos aprecio por las marcas y estilos de vida. 1
Reevaluación de las cosas que más se valoran
Mayor atención a lo que consumen y el impacto que tiene
Consciencia de lo que se hace (trabajo) con lo que es (propósito)
Revisión y ajustes a los gastos y lujos que se dan
Daniel S. Acevedo S.
EY Law
Legal Operations Services
Colombia & México
Construyendo la función legal del mañana
Gabriel Gómez Pulido
EY Law
Colombia
Transformación del rol del Abogado
Antes de
1990
Abogado como
administrador de
riesgos
1990
a
2008
Abogado como aliado
estratégico del
negocio
Después de
2008
Abogado como
administrador del
negocio
Era
post-covid19
Abogado co-
arquitecto de la
estrategia del negocio
Construyendo desde
hoy la función legal
para el mañana
4
2
1
3
Tecnología
Modelo de recursos
(Talento humano del área, proveedores de
servicios legales, centros de excelencia, etc.)
Datos e información
(Indicadores, dashboards)
Arquitectura de procesos
(Definición del portafolio de servicios del área legal)
La tecnología es un apalancadorde la arquitectura de procesos del
área legal. Si los procesos no están definidos y optimizados, no
aprovecharemos al máximo nuestras inversiones en
tecnología. Es como correr antes de aprender a caminar.
Daniel S. Acevedo S.
EY Law - Legal Operations Services
Colombia + México
“
Solución de Automatización de Declaraciones Cambiarias
Solución para la Administración del Gobierno Corporativo
Solución para la Administración de la Contratación Comercial
La tecnología como apalancador de servicios
¿Por dónde
comenzar con la
transformación de la
función legal?
12 Factores de Desarrollo
Analítica
Gestión del servicio legalAdministración
de recursos
Cobertura tecnológica
1. Apalancamiento tecnológico.
2. Gestión financiera.
3. Gestión de proveedores de servicios legales.
4. Gestión del talento humano.
5. Gestión del conocimiento legal.
6. Métricas y datos.
7. Entrega de servicios legales.
8. Administración de la contratación de la empresa.
9. Gestión del cliente interno y externo.
10. Alineación estratégica de la función legal.
11. Gestión del riesgo legal y valoración de contingencias.
12. Administración de la propiedad intelectual.
Modelo de madurez de la función legal – EY M3
¿Para qué me sirve compararme contra un marco de referencia?
El área legal
del hoy El área legal
del mañana
¿Toda transformación
necesariamente tiene
que estar ligada al uso
de tecnologías de
información?
Equipo EY Lawen Colombia
Qué estamos haciendo? Estamos rediseñando nuestros entregables haciéndolos
más claros y mejorando la legibilidad para nuestros clientes, mejorando su satisfacción.
Esto es un
contrato
Para fines explicativos únicamente
Equipo legal EY en Colombia
Qué estamos haciendo? Estamos rediseñando nuestros entregables haciéndolos
más claros y mejorando la legibilidad para nuestros clientes, mejorando su satisfacción.
Para fines explicativos únicamente
Esto también
es un contrato
Equipo legal EY en Colombia
Qué estamos haciendo? Estamos rediseñando nuestros entregables haciéndolos
más claros y mejorando la legibilidad para nuestros clientes, mejorando su satisfacción.
Para fines explicativos únicamente
De hecho… el
mismo contrato.
¡El poder de una mentalidad centrada en el cliente! (Y las herramientas del legal design thinking)
Para fines explicativos únicamente
Antes Después
Now Next Beyond
Now Next Beyond
Identificación
de
oportunidades
de mejora
inmediata
Now Next Beyond
Transformación
de procesos y
operaciones
Now Next Beyond
Apalancamiento
de tecnología
Transformación de la función legal en marcha: Casos de estudio
Ricardo Winter D.
EY Law
Legal Operations Services
Brasil
La gestión de las demandas judiciales es muy compleja y dispendiosa. Las empresas gastan más de 157,000 millones de BRL (USD $40,000 millones) por año, para la gestión de los procesos judiciales*
*Valor estimado. Estudio: “Custo das Empresas Para Litigar Judicialmente”.
R$ 700 billones en depósitos judiciales
Representa
aproximadamente el 2% de la facturación mediade las empresas
+78,7 millonesde procesos judiciales
¿Cómo hemos ayudado
a nuestros clientes
en EY Law
Latam South?
Compilación y análisis de datos cuantitativos y cualitativos que permitían comprender el escenario macro del departamento.
Actividades: - Análisis de datos.- Análisis del desempeño
de las firmas de abogados de la empresa.
- Análisis de la información de juzgados.
- Análisis de tecnología del área.
- Análisis de FTEs.
Identificación de problemas, puntos de mejora y puntos de atención.
Actividades: - Entrevistas.- Análisis de temáticas y
flujo de informaciones.
Propuesta para la solución o mitigación de los problemas identificados de acuerdo con la prioridad definida por el departamento.
Identificación de root causes.
Actividades: - Estudio de factores influentes.- Workshops de design thinking
(colaboración).
Investigación
Pain
Points Roadmap
Diagnóstico
Utilizamos métodos colaborativos para comprender la visión de la compañía acerca del departamento legal e impulsar el cambio de cultura para la implementación de un roadmap futuro de tecnología del área legal.
Empresa Global
Farmacéutica
Los puntos de dolor mencionados en las ENTREVISTAS son agrupados por área y clasificados en TEMAS...
...y asociados al impacto en cada tipo de proceso judicial.
Utilizamos métodos colaborativos para comprender la visión de la compañía acerca del departamento legal e impulsar el cambio de cultura para la implementación de un roadmap futuro de tecnología del área legal.
Empresa Global
Farmacéutica
Revisamos los flujos de trabajo del departamento (AS-IS y TO-BE) e implementamos una herramienta para gestión de procesos judiciales comenzando con el desarrollo de un MVP (minimum viable product).
Empresa Global
Life Science
Modelación AS IS
Microsoft Excel:
Reportes consolidados para ayudar en el manejo de los datos.
Sharepoint:
Herramienta para captura y gestión de la información.
Power BI:
Dashboards para visualización de los KPIs definidos.
Modelación del TO BE considerando la herramienta
Captura y validación inicial de los datos del
proceso
Consolidación de todos los datos enviados por las firmas de abogados y
despliegue de la información en dashboard
construidos a la medida para el área
Acción automatizada
Extracción y construcción automatizada de reportes
Control de versiones
Principales beneficios del proyecto
Reducción de actividades manuales del equipo legal en un 30%.
Creación de un repositorio común de información jurídica y financiera.
Control de evolución del proceso con visualización en PowerBI.
Reducción de correos electrónicos en un 45%.
Uso de herramientas propias de la empresa para reducir costos (sharepoint).
Generación de logs de sistema para la gestión efectiva de SLAs con firmas de abogados.
Revisamos los flujos de trabajo del departamento (AS-IS y TO-BE) e implementamos una herramienta para gestión de procesos judiciales comenzando con el desarrollo de un MVP (minimum viable product).
Empresa Global
Life Science
Acción del usuário
EY Aleph
Es una combinación de tecnologías de última generación (machine learning, business intelligence, roboticprocess automation –RPA- y otras) que permite la captura y interpretación de datos de los procesos en los tribunales.
Herramienta propietaria de EY que utiliza métodos de Advanced Analytics para la predicción de la probabilidad de éxito en demandas laborales
Download and ingest unstructured court data from court websites
Produce insights to drive client decision-making
Extract and classify data
Herramienta propietaria de EY que utiliza métodos de Advanced Analytics para la predicción de la probabilidad de éxito en demandas laborales
Q&A Recomendaciones finales
Ximena Carolina Daniel Ricardo
Reflexiones finales
