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EXPOSITORLIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZLIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ

EXPERTO EN GESTION PUBLICAEXPERTO EN GESTION PUBLICA

Lima, 6 SETIEMBRE 2012

“GERENCIA DE ALMACEN

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOY NORMAS DE CONTROL INTERNO

PARA EL ORGANO DE ABASTECIMIENTOS Y ACTIVOS FIJOS”

DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN ALMACEN Y PATRIMONIO”

2EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTOSUBSISTEMAS

Información y Control

SNA

Negociación/ObtenciónUtilización/Preservación

3EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ

RELACION INTERSISTEMICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

PLANEAMIENTO

SNATESORERIA

ESTADISTICA E INFORMATICA

RACIONALIZACIONPRESUPUESTO

MANTENIMIENTOCONTABILIDAD

INVERSIONES

CONTROL PATRIMONIAL

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Conjunto de procesos técnicos interrelacionados, orientados al racional, eficaz y eficiente suministro de bienes y servicios no personales, para asegurar el desarrollo de actividades y el logro de metas programadas por la entidad.

Sistema de Abastecimiento

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PROCESOSPROCESOS

TÉCNICOSTÉCNICOS

Etapas o actividades especializadas del

sistema de abastecimiento

NORMASNORMAS

GENERALESGENERALES

Orientaciones técnico - operativas para aplicar los

procesos técnicos y facilitar la gestión del

abastecimiento

NORMAS TÉCNICASNORMAS TÉCNICAS

CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

Mecanismos de control interno del proceso de

abastecimiento, así como del uso, conservación,

custodia y protección de bienes.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

INAP INAP

CONTRALORÍA

GENERALVIGENTES

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PROCESO TÉCNICOPROCESO TÉCNICO

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

CATALOGACIÓN

PROGRAMACIÓN

UBICACIÓN DE PROVEEDORES

ADQUISICIÓN

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCIÓN

CONTROL FÍSICO Y VALORADO

ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

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PROGRAMACIÓNPROGRAMACIÓN

¿Qué cantidad necesitamos?

¿Cuánto cuesta la cantidad que necesitamos?

¿Qué cantidad podemos adquirir con el presupuesto asignado?

Sistema de Abastecimiento

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PROGRAMACIONPROGRAMACION

AJUSTE TRIMESTRAL DE ¿Qué cantidad

PROGRAMACIÓN debo incluir o retirar del plan ?

Sistema de Abastecimiento

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ADQUISICIÓNADQUISICIÓN

PREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efecti- vamente para adquirir

medicamentos e insumos médico quirúrgicos?

BASES O TÉRMINOS DE ¿Qué cantidad quiero

REFERENCIA adquirir?. Cuánto estimo pagar?. Qué cantidad, cuándo y dónde lo requiero?.

Sistema de Abastecimiento

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ADQUISICIÓNADQUISICIÓN

CONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los re-CIÓN Y FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la calidad apropiada y precio más bajo?

Sistema de Abastecimiento

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ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

PROGRAMA DE RECEPCIÓN

¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico quirúrgicos, qué cantidad?,

¿En qué fecha, qué recursos, espacio y medios de almacenamiento requerido?

Sistema de Abastecimiento

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ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

RECEPCIÓN O CONFOR- ¿Cómo asegurar que la fe-FORMIDAD cha y lugar de entrega, calidad y

cantidad de medicamentos e insumos corresponde a la contratada?

UBICAR EN ÁREAS ¿Cómo almacenar

SEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medio

DAS PARA SU CON- de almacenamiento previsto SERVACIÓN adecuado y seguro?

MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y evaluaciones, informes y

estadísticas.

Sistema de Abastecimiento

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DISTRIBUCIÓNDISTRIBUCIÓN

PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN

¿A quién (es), cuándo, (de acuerdo a stock disponible y cómo y qué cantidad ? (prioridades). ¿Qué recursos necesito?

DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD

¿ Cómo asegurar que cantidad, tipo de insumos y fecha

corresponde a la prevista (método de

revisión física y documental?.

(Vencimiento de medicinas)

Sistema de Abastecimiento

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CONTROL FÍSICO YCONTROL FÍSICO Y

VALORADOVALORADO

¿Cómo controlar el movi-

miento de medicamentos

e insumos médico

quirúrgicos?

Sistema de Abastecimiento

Debemos implementar un control de los movimientos de medicinas e insumos médico quirúrgicos

Ya he previsto

eso no sepreocupe,

va a ver control

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REGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL

PROCESO TÉCNICOPROCESO TÉCNICO INFORMACIÓN GENERADAINFORMACIÓN GENERADA

CATALOGACIÓN Catálogo de bienes y servicios, Informes Técnicos y Estadísticos.

PROGRAMACÍON Cuadro Anual de Necesidades

Presupuesto Valorado

Plan de obtención y ajustes

Evaluaciones, reportes.

Sistema de Abastecimiento

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SEGURIDAD Programa de Seguridad Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.

DISPOSICIÓN FINAL Programa de Verificación del estado de conservación y empleo de bienes, así como de calificación de utilidad para la entidad. Evaluaciones. Resoluciones de baja, Informes y Estadísticas.

Sistema de Abastecimiento

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UTILIZACIÓN/PRESERVACIÓN

A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización,

uso, conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una

concepción integral, para una adecuada utilización y preservación.

Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de: Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de

obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos. Seguridad integral: para personas y bienes. Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA,

para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.

Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comité de Gestión Patrimonial, conforme al artículo 122 del Reglamento de la Ley N° 229151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por DS 007-2008-VIVIENDA y demás Directivas de la SBN.

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SUBSISTEMA DE UTILIZACIÓN/PRESERVACIÓN

Ingreso al Almacén InstitucionalEs el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno.

Referente: NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).

Valorización de las existencias de almacénSe realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

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SUBSISTEMA DE UTILIZACIÓN/PRESERVACIÓN

Inventario Físico

En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc.

Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

Presentación a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.

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Gerencia de Almacén

OBSERVANDO LA ORGANIZACIÓN

Desarrollo Organizacional

Gestión y Gerencia Moderna

Administración por Procesos y Resultados

Eficacia y Eficiencia, Desconcentración

Transparencia

LEY DE CREACION Y SU REGLAMENTO

Normas Sustantivas

Documentos de Gestión

Institucional

PROCESOSPROCESOSPROCESOSPROCESOS

Ejemplo de “Proceso” desde la perspectiva de las ciencias naturales

Elementos:Elementos: Entradas, Insumos, Proceso en si, Salidas, Entradas, Insumos, Proceso en si, Salidas, Resultados (Producto con valor agregado)Resultados (Producto con valor agregado)

Tipos de ProcesosTipos de Procesos• Procesos Estratégicos Procesos Estratégicos • Procesos Misionales Procesos Misionales • Procesos de ApoyoProcesos de Apoyo• Procesos de Evaluación y Control Procesos de Evaluación y Control

Concepto:Concepto:

ELEMENTOSELEMENTOS : :

“Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados, salidas, productos).

PROCESOPROCESO

RecursosRecursos

ProveedorProveedor Entradas Entradas oo InsumosInsumos

ControlesControles

Tablero de MandoTablero de Mando

ClienteClienteSalidas Salidas oo productoproducto

ss

PROCESOSPROCESOSPROCESOSPROCESOS

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El Almacén

Descripción: Es la actividad que consiste en guardar los artículos que comercializa o produce la empresa en los depósitos o instalaciones destinadas a ella, hasta que se necesiten o se hagan entrega del mismo.

Artículos: Los artículos que almacenamos pueden ser: artículos en proceso de producción, productos terminados, insumos, suministros, materia prima, equipo de oficina - papelería, mobiliario, entre otros.

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Funciones Gerente Almacén1) Planificar, coordinar y supervisar todos los movimientos

operativos del Almacén y del Centro de Distribución.2) Supervisar y dirigir actividades operativas del Almacén y del

Centro de Distribución.3) Velar por la integridad de la carga que está bajo su custodia.4) Controlar que la mercancía esté almacenada en el lugar y

bajo las condiciones que le han sido asignadas.5) Controlar la documentación archivada con relación a la

mercancía recibida y despachada del Centro de Distribución.6) Coordinar, supervisar y hacer seguimiento al inventario

físico.7) Inspeccionar las condiciones de seguridad del área del

Almacén y del Centro de Distribución.

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Funciones Gerente Almacén

8) Asegurar el cumplimiento de normativas y controles establecidos.

9) Establecer lineamientos para la distribución y orden de la mercancía dentro del Almacén y del Centro de Distribución.

10) Supervisar las funciones administrativas de control de gastos y facturación del Almacén o Centro de Distribución.

11) Recibir y procesar las devoluciones de mercancía efectuadas por los clientes de la empresa.

12) Administrar el flete utilizado para el despacho a fin de conseguir el mejor cubicaje para así optimizar la relación distribución – costo.

13) Agilizar el tiempo de carga y descarga de la mercadería.

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Funciones Gerente Almacén

14) Coordinar el transporte para despacho por zonas geográficas o rutas específicas según los pedidos.

15) Atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

16) Contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas.

17) Asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

18) Coordinar con la Gerencia de Compras Nacionales e internacionales la recepción mercadería/contenedores.

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Perfil Gerente Almacén Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o

Administrativa, Aduanas, Transporte y Distribución de Bienes y/o Comercio Exterior o carreras a fin.

Sólidos Conocimientos en Almacenamiento y Distribución de mercancía. Manejo de Windows y paquete de aplicaciones Office (Word, Excel, Power

Point). Correo electrónico. Manejo de Sistemas operativos y administrativos tales como SAP, Profit

Plus, Saint, por mencionar algunos. Habilidad comunicacional para relacionarse a diferentes niveles

organizacionales y poder trabajar bajo presión. Experiencia supervisando personal. Manejo básico del Idioma Inglés. Organizado, con buen criterio y sentido común, control ante situaciones

imprevistas, de liderazgo comprobado e interés por la calidad.

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Interrelación en la Organización Con el Gerente de Logística para determinar: Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock. Capacidad de almacenaje total y disponible para cada

artículo. Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los

productos. Equipo y material necesario para el mantenimiento.

Capacidad de equipo y material para el transporte. Nuevo equipo y material para operar en los almacenes

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Interrelación en la Organización Con el Gerente de Compras: Para definir la localización de nuevos productos, materiales y

fuentes de suministros a recibir. Estar informado del cronograma de recepción de mercancía

(contenedores) según las compras efectuadas por dicha gerencia.

Con el Gerente de Ventas y Comercialización: Proporcionar datos sobre planificación de los artículos

terminados o entregados. Coordinar la entrega de los productos según las necesidades

del cliente. Atacar prioridades de despacho. Atención al cliente, tramitar quejas y exigencias cliente.

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Interrelación en la Organización

Con Contabilidad y Cuentas a Cobrar con el propósito de: Verificar los registros de inventarios para un posible proceso

de auditoría. Otorgar las facilidades que necesite cada vez que se

realicen inventarios. Realizar trámites administrativos como: devoluciones,

entregas reportes, entre otras.

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Flujograma Gerencia Almacén

Almacén

Cte.. Compras

ProveedoresNac/Int.

Gte. Ventas

Clientes

Recepción Mercancía Salida Mercancía

Transportistas

Contabilidad

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• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 320-2006-CG

• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 458-2008-CG

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

PARA EL SECTOR PÚBLICO

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Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.

DEFINICIÓN

LAS NORMASDE CONTROL,

FRENAN LA CORRUPCIÓN.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Componente de Ambiente de Control

Componente de Evaluación de Riesgos

Componente de Actividad de Control

Componente de Información y Comunicaciones

Componente Supervisión

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300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS

300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.

300-02 Unidad de almacén.

300-03 Toma de inventario físico.

300-04 Baja de bienes de activo fijo.

300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.

300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.

300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.

300-08 Protección de bienes de activo fijo.

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300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

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Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

300-02 UNIDAD DE ALMACEN

Esta mercadería que he recibido,

ingresará al Almacén

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Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

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300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

BIENES DE BAJA

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300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO.

La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su periodo de vida útil.

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300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.

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300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO

Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.

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300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO.

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

¡ SEGURIDAD !

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NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DN

Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema deAbastecimiento, las mismas que forman parte de la presente Resolución:SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento.SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento.SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes.SA.06 Austeridad del Abastecimiento.SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes servicios.

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SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA.

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último cuando sea pertinente.

(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850).

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SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO.

El planeamiento, organización, dirección y control de Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos.

(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).

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Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos.

(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).

SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO.

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Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la

Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850).

SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS.

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Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento.

SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES.

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En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.

SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.

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Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

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¡ Muchas Gracias !

Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ EXPERTO EN GESTION PUBLICA

celapp@gmail.com