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OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MANEJO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES Oficina General de Defensa Nacional 0 M I N IS T E RI O D E SA L U D O F I C I N A G E N E R AL D E D E F E N S A NA CI O N A L MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MANEJO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES LIMA - PERU AÑO 2005 M I N I S T E R I O D E S A L U D OGDN PERU O F I C I N A G E N E R A L D E D E F E N S A N A C I O N A L

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INDICE Página

PRESENTACIÓN 2

JUSTIFICACIÓN 3

OBJETIVO 4

PROCEDIMIENTOS

INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE

EMERGENCIAS Y DESASTRES............................................... 5

SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE

EMERGENCIAS Y DESASTRES............................................... 7

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PEDIDO

COMPROBANTE DE SALIDA - PECOSA. 10

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE STOCK 11

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES NO APTOS

PARA EL CONSUMO HUMANO DEL ALMACÉN

ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES DE LA

OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL DEL

MINISTERIO DE SALUD 12

INDICADORES 15

GLOSARIO 16

FORMATOS

PEDIDO PROVISIONAL DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO

DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 18

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE DONACIONES 19

INFORME DE CONSUMO INTEGRADO DEL ALMACEN

ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 20

PEDIDO-COMPROBANTE DE SALIDA 21

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PRESENTACIÓN

Los bienes tienen que ser protegidos en algún sitio hasta que puedan ser

distribuidos o utilizados; pero no se trata únicamente de encontrar un local

donde guardar los productos sino que además se debe utilizar un sistema

organizado que permita saber el tipo, la cantidad y la localización de los bienes

existentes en dicho lugar, así como la previsión de dotaciones de reserva para

necesidades ulteriores.

Este es el proceso de almacenamiento y tiene una importancia crucial para la

protección de los bienes. La organización de un almacén debe tener en cuenta

las normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la

seguridad de los productos.

El presente manual considera las actividades, procedimientos, formatos e

instructivos necesarios para la adecuada administración de los bienes del

Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de

Defensa Nacional del Ministerio de Salud, el cual está estrechamente ligado a

los “Procedimientos de Gestión Administrativa en el Almacén Especializado de

Emergencias y Desastres” que se ha propuesto a la Oficina General de

Defensa Nacional del Ministerio de Salud”

En referencia a los bienes para emergencias y desastres se establecen los

procedimientos de recepción, salida, elaboración y distribución de actas de

recepción y entrega de donaciones, registro de sus movimientos, control de

stocks, procedimientos para la baja de bienes no aptos para el consumo

humano e indicadores de control de inventarios, existencias óptimas, tiempos

de reposición de inventario

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JUSTIFICACIÓN

Se elabora el presente “Manual de Administración de Bienes y Manejo

del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres”, en cumplimiento a lo

dispuesto por la Dirección General de la Oficina General de Defensa Nacional.

El Ministerio de Salud requiere de unidades orgánicas responsables y

sólidas. Es en este contexto es que se hace imprescindible que se formule el

“Manual de Administración de Bienes y Manejo del Almacén Especializado de

Emergencias y Desastres”, a cargo de la Oficina General de Defensa Nacional,

como una propuesta de accionar responsable con sus deberes frente al apoyo

logístico en salud que debe brindar en forma oportuna para prevenir o enfrentar

las situaciones de emergencias y desastres que se presenten en el ámbito

nacional.

El desarrollo del Manual, permitirá a la Oficina General de Defensa

Nacional enfrentar la variedad de problemas que limitan su eficiencia logística,

y que resultarían difícil de resolver sino se enfrenta en forma estructurada; por

ello se requiere reordenar procesos y adoptar un conjunto de acciones

orientadas a lograr una gestión de excelencia en la custodia temporal de

bienes.

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OBJETIVOS

Establecer los lineamientos y procedimientos necesarios para administrar los

bienes y manejo del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la

Oficina General de Defensa Nacional, a efectos de lograr su control y óptimo

aprovechamiento, cumpliendo con lo establecido en las recomendaciones

dadas por la Oficina de Control Interno del Ministerio de Salud.

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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCIÓN

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES Este procedimiento se inicia de dos formas: A.- INGRESO DIRECTO DE BIENES DEL PROVEEDOR AL ALMACEN

ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES, e B.- INGRESO DE BIENES DEL ALMACEN GENERAL DEL MINSA AL ALMACEN

ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

Almacén Especializado

OGDN – Almacén

General/MINSA

1

A.- Los bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres ingresan directamente al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres en cuyo caso la recepción se efectúa conjuntamente por el Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres y el Jefe del Almacén General.

B.- Si por la conveniencia de la adquisición, los bienes para emergencias y desastres son comprados conjuntamente con otros bienes destinados a otras dependencias del MINSA e ingresados directamente al Almacén General del MINSA; los bienes para emergencias y desastres serán trasladados al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN, en cuyo caso se realizará en forma coordinada por el Encargado del Almacén Especializado y el Jefe del Almacén General

Almacén Especializado

OGDN 2

El internamiento de los bienes se efectúa previa verificación cuantitativa y evaluación cualitativa de los bienes, de conformidad con las cantidades, especificaciones técnicas señaladas en los documentos de adquisión.

Almacén General/MINSA

3 La conformidad de la recepción será suscrita por el Jefe

del Almacén General del MINSA en el rubro “ Recibí Conforme” de la Orden de Compra – Guía de Internamiento.

Almacén Especializado

OGDN – Almacén

General/MINSA

4

De haber alguna observación en el momento de la recepción, sea por diferencias en cantidad, productos diferentes a lo expresado en el documento de entrega, en mal estado de conservación o incumplimiento en la presentación de documentación técnicos no deberá recepcionarse los productos observados e informar a la Oficina de Logística o la que haga sus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.

Almacén General/MINSA

5 En el caso de que los bienes procedan de una donación

o remesa, el Jefe del Almacén General, elabora la Nota de Entrada a Almacén – NEA.

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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCIÓN

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

Almacén General/MINSA

6

Copia del documento de ingreso (Orden de Compra – Guía de Internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida al Área de Información de Logística (Sistema Kardex) para efectos de registrar el ingreso de los bienes para emergencias y desastres, en las Tarjetas de Existencias Valorada de Almacén General del MINSA.

Almacén Especializado

OGDN 7

Los bienes para emergencias y desastres, se ubican en zonas previamente asignadas para su internamiento, agrupándose según criterios técnicos (orden alfabético, nivel de rotación, etc.); de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna, registrando el ingreso en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card), la misma que será colocada junto al grupo de bienes ingresados.

Almacén General/MINSA

8

El Responsable del Almacén General del MINSA elabora el Pedido Provisional del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – PPAEED (Anexo Nº 1), por el total de los bienes ingresados al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres,

Almacén General/MINSA

7

documento que será suscrito por: • Solicitante, Dirección General de la OGDN del

MINSA • Jefe del Almacén General, quién autoriza la salida

de los bienes. • Recibí conforme, del Encargado del Almacén

Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN.

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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCION

PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES.

Almacén Especializado

OGDN 1

Los bienes de consumo humano (raciones frías), así como los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos y otros que tengan fecha de expiración más cercana, serán los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres.

Almacén Especializado

OGDN 2

En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 Segregación de funciones, la preparación del pedido debe ser efectuada por persona distinta a la que efectúala entrega del mismo.

Almacén Especializado

OGDN 3

La salida de los bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres, se registra en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card) del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres.

Almacén Especializado

OGDN 4

El documento administrativo que acredita para la salida de bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres es el Acta de Entrega y Recepción de Donaciones (Anexo Nº 2)

Almacén Especializado

OGDN 5

El Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN elabora el Acta de Entrega y Recepción de Donaciones – AERD, por el total de bienes que son destinados a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situación de emergencias y desastres, documento que será suscrito por: • Autorización, Director General de la OGDN, quien

autoriza la salida de los bienes del Almacén Especializado.

• Encargado del Almacén Especializado, quién controla y verifica la salida de los bienes.

• Entregue Conforme, persona quien transporta y/o entrega los bienes

Solicitante, Director de la Dirección Regional de Salud, Dirección Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situación de emergencias y desastres

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RESPONSABLE Nº DE OPERAC. DESCRIPCION

PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES.

Almacén Especializado

OGDN 5

• Jefe de Almacén, Responsable del Almacén de la Dirección Regional de Salud, Dirección Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Responsable del Almacén de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Almacén del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situación de emergencias y desastres

• Recibí conforme, Director de la Dirección Regional de Salud, Dirección Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situación de emergencias y desastres.

Almacén Especializado

OGDN 6

El documento administrativo que consolida la salida mensual de bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres es el Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED (Anexo Nº 3), este documento integrará todas las Actas de Entrega y Recepción de Donaciones – AERD emitidas durante el mes que se reporta

Almacén Especializado –

Dirección General OGDN

7

El Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN elabora el Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED, por el total de bienes que son destinados a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situación de emergencias y desastres, documento que será suscrito por: • Director General de la OGDN, quien ha autorizado

la salida de los bienes del Almacén Especializado.• Encargado del Almacén Especializado, quién

controla y verifica la salida de los bienes.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES.

Almacén Especializado

OGDN 8

El Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED, se emitirá según detalle: • Un ICIAEED por la atención con bienes

destinados a enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres

• Un ICIAEED por la atención con bienes destinados a la capacitación de recursos humanos para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres

• Un ICIAEED por la atención con bienes provenientes de donaciones para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres

Almacén Especializado

OGDN 9

El plazo para la emisión del Informe de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres – ICIAEED es dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al mes informado.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA - PECOSA.

Almacén Especializado

OGDN 1

El Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres elabora el Pedido Comprobante de Salida – PECOSA (Anexo Nº 4) en forma mensual, en función al consolidado de los Informes de Consumo Integrado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres - ICIAEED de bienes del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres que se reporten durante el mes

Almacén Especializado

OGDN 2

El Pedido de Comprobante de Salida, se emitirá según detalle: • Una Pecosa por la atención con bienes

destinados a enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres

• Una Pecosa por la atención con bienes destinados a la capacitación de recursos humanos para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres

• Una Pecosa por la atención con bienes provenientes de donaciones para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres

Almacén Especializado

OGDN – Dirección

General OGDN - Almacén

General/MINSA

3

El Pedido Comprobante de Salida - PECOSA deberá ser suscrito por los siguientes servidores o funcionarios:• Solicitante: Director General de la OGDN. • Jefe de Abastecimiento: Director de Logística o el

que haga sus veces. • Jefe de Almacén: Jefe del Almacén General de la

Dirección de Logística. • Recibí Conforme: Encargado del Almacén

Especializado de Emergencias y Desastres Almacén

Especializado OGDN – Oficina

Ejecutiva de Logística/MINSA

4

El Pedido Comprobante de Salida – PECOSA una vez formulado será remitido a la Oficina de Logística, para el registro, control y valorización en las Tarjetas de Existencias Valorada por el Área de Información (Sistema Kardex).

Almacén Especializado

OGDN 5

El plazo para la emisión del Pedido Comprobante de Salida - PECOSA es dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al mes informado.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE STOCK

Oficina Ejecutiva de Logística -

Almacén General/ MINSA

1

El Jefe del Almacén General de Logística bajo su responsabilidad efectúa inventarios selectivos sorpresivos en el Almacén Especializado de Emergencias y Desastres, en un horario que no interrumpa la atención en situaciones de emergencias y desastres.

Almacén Especializado

OGDN 2

Es responsabilidad del Encargado del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN, determinar los stocks máximos, mínimos y de seguridad, así como solicitar en forma oportuna la reposición de los bienes, evitando que se presenten situaciones de desabastecimiento o sobrestock en cada ítem que se encuentran en el Almacén Especializado de Emergencias y Desastres, con indicación expresa de sus fechas de expiración de tratarse de bienes de consumo humano (raciones frías y/o medicamentos)

Oficina General de

Administración/ MINSA - OGDN

3

Sin perjuicio de lo dictaminado en el punto 1, los inventarios se efectuaran ordinariamente cada trimestre, previa coordinación con la Dirección General de la OGDN y la Oficina General de Administración - MINSA

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PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES NO APTOS PARA EL CONSUMO HUMANO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES DE LA OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL DEL MINISTERIO DE SALUD

OGDN – Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones

1

Conformación del Comité para dar de Baja a los Bienes No Aptos para el Consumo Humano del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres • Se consideran productos no aptos para el

consumo humano sujetos a baja, los medicamentos o instrumental quirúrgicos y las raciones frías (alimentos) expirados, rotos, alterados y otros no utilizables

• Para proceder a dar de baja a los productos no aptos para consumo humano, se debe conformar un Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Este comité será responsable – entre otras actividades – de evaluar las solicitudes de baja de medicamentos o instrumental médico y raciones frías (alimentos), recomendar su baja, proyectar la resolución correspondiente y presenciar la destrucción de los mismos.

Comité de Altas, Bajas y

Enajenaciones – (Oficina de

Administración - Oficina de Economía -

Oficina de Asesoría Jurídica)

2

Integrantes del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones • El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones

estará conformado, como mínimo, por un representante de cada uno de las siguientes áreas: • Oficina de Administración o la que haga

sus veces, quien presidirá; • Oficina de Economía o la que haga sus

veces, quien actuará como secretario; • Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga

sus veces. • Los integrantes del Comité de Altas, Bajas y

Enajenaciones son nombrados mediante Resolución emitida por la mas alta autoridad administrativa.

OGDN – Oficina General de

Administración/MINSA 3

Procedimiento de baja de bienes no aptos para el consumo humano del Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN • La Dirección General de la OGDN del

MINSA, inicia el procedimiento para el trámite de baja, mediante documento dirigido al Director General de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces, indicando lo siguiente:

///.. Continúa

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OGDN – Oficina General de

Administración/ MINSA

3

• Motivo de la Baja (Medicamentos o instrumental quirúrgico y raciones frías - alimentos expirados, rotos, alterados y otros no utilizables).

• Identificación del Medicamento, instrumental quirúrgico o raciones frías - alimentos)

• Nombre de la marca si lo tuviere. • Número de lote si lo tuviere. • Valor en libros (Valor que figura en las tarjetas

de Kardex Valorizado en la Oficina de logística)

• Otra especificación que se considere necesaria (Por ejemplo si el bien es de donación, de emergencia y desastre, etc.)

OGDN - Oficina Ejecutiva de

Logística 4

• Esta solicitud, deberá efectuarse una vez que se haya verificado que los bienes no son susceptibles de ser canjeados, en cumplimiento de obligaciones contractuales suscritos por las empresas al momento de ser adquiridas.

Oficina Ejecutiva de Logística 5

• Para ello si los bienes han sido adquiridos por la misma entidad – se debe contar con la opinión por escrito de la Dirección Ejecutiva de Logística confirmando esta situación. Si los bienes han sido remesados, se debe tener la opinión por escrito de la entidad que remesó los bienes

Oficina General de

Administración/ MINSA – Comité

de Gestión Patrimonial -

Comité de Altas, Bajas y

Enajenaciones – Oficina Ejecutiva

de Logística/ MINSA

6

Trámite de la solicitud de baja • El trámite que sigue posteriormente esta solicitud

se precisa a continuación: • El Director General de la Oficina General de

Administración remite esta solicitud al Comité de Gestión Patrimonial. Este Comité de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 9º del Decreto Supremo Nº 154-2001-EF “Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes y personal de las Oficinas de Control Patrimonial existentes o de la oficina que cumpla sus funciones.

• El Comité de Gestión Patrimonial, dispone el internamiento de los productos sujetos a baja en el Almacén de Logística o en un depósito especial.

• El Comité de Gestión Patrimonial, elabora un informe técnico, el mismo que contiene la solicitud de baja efectuado por la OGDN

• El Comité de Gestión Patrimonial, eleva el informe técnico al Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

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Oficina General de

Administración/ MINSA – Comité

de Gestión Patrimonial -

Comité de Altas, Bajas y

Enajenaciones – Oficina Ejecutiva

de Logística/MINSA

6

• El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones sesionará ante la convocatoria de su presidente, previa citación por el secretario a cada uno de los miembros con no menos de 24 horas de anticipación, salvo casos excepcionales en los que no será necesario dicho plazo.

• El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones en sesiones plenas analizará los informes técnicos que sustentan la solicitud de baja.

• Inspectoría General de Salud o quien haga sus veces, acreditará en cada sesión un representante en calidad de observador.

• Los acuerdos que adopte el Comité serán asentados en un libro de actas.

• Si el Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones, recomienda la baja, eleva el proyecto de Resolución al Director General de la Oficina General de Administración.

• El Director General de la Oficina General de Administración procederá a aprobar u observar el proyecto de Resolución.

• Si la Baja de Bienes de Consumo Humano (medicamentos y/o instrumental quirúrgico o raciones frías – alimentos), es aprobada, bajo responsabilidad del Director General de Administración, los bienes deberán ser destruidos de acuerdo con las medidas sanitarias correspondientes que señale la DIGEMID O DIGESA, según corresponda.

• La destrucción o eliminación, se llevará a cabo en presencia de Notario Público.

• La Dirección Ejecutiva de Logística o quien haga sus veces, designará al personal de apoyo necesario para efectuar la eliminación recomendada.

• Culminado el acto de eliminación, el notario levantará un acta, la cual será suscrita por los miembros del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones y del Comité de Gestión Patrimonial.

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INDICADORES

Nivel máximo de stock

Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en

condiciones normales y por un período determinado, las necesidades de la entidad. Stock mínimo o de seguridad

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que demore el trámite de reposición de stock. Punto de pedido

Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición de existencias a fin de evitar el. consumo total del stock mínimo o de seguridad.

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GLOSARIO 1. ALMACEN INSTITUCIONAL.- Ambiente apropiado o espacio físico adecuado

que en la institución se utiliza para recibir, verificar, registrar y conservar

temporalmente los diversos bienes patrimoniales adquiridos por ésta, del cual

salen directamente a los usuarios o solicitantes.

2. ALMACEN PERIFÉRICO.- Ambiente apropiado o espacio físico adecuado,

ubicado en lugares alejados del Almacén Central Institucional, en los cuales

por la distancia, pérdida de tiempo, etc., se hace necesario mantener

determinados stocks de artículos; los mismos que al no haber sido aún

consumidos o utilizados por los usuarios, no es posible retirarlos del Almacén

Central mediante Pedido de Comprobante de Salida, ya que de así hacerlo,

estos documentos fuente de inmediato tendrían que ser trabajados en el

kárdex y contabilizados, no reflejando la realidad de la operación.

Para evitar lo antedicho y con el fin que los bienes o artículos que se retiran

del almacén central sólo sean trabajados del Kárdex y contabilizados una vez

que efectivamente han sido consumidos o utilizados, se recomienda que el

traslado de los artículos o bienes de éste a los Almacenes Periféricos (en

Obras, Proyectos, etc.), se haga previa suscripción de Pedidos Internos de

Almacén (PIA) y recién se suscriban Pedidos Comprobantes de Salida,

cuando los Almacenes Periféricos entreguen los artículos solicitados a los

usuarios, los que serán remitidos al Almacén Central para el trámite

correspondiente.

3. ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES DE LA

OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL DEL MINISTERIO DE

SALUD.- Es un área física para la conservación, seguridad, manejo y control

de bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres,

que se encuentra ceñido a las Buenas Prácticas de Almacenamiento y bajo la

dirección y responsabilidad técnica del Encargado del Almacén

Especializado.

4. PEDIDO PROVISIONAL DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE

EMERGENCIAS Y DESASTRES – PPAEED.- Documento control

administrativo que acredita el traslado de bienes del Almacén General de

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Logística al Almacén Especializado de Emergencias y Desastres de la

Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.

5. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DONACIONES – AERD.-

Documento de control administrativo que acredita la salida de bienes del

Almacén Especializado de Emergencias y Desastres a los Establecimientos

de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares

en situación de Emergencias y Desastres.

6. INFORME DE CONSUMO INTEGRADO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO

DE EMERGENCIAS Y DESASTRES – ICIAEED.- Documento de control

administrativo que consolida el consumo de los bienes del Almacén

Especializado de Emergencias y Desastres que se han distribuido a los

Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas

destacados a lugares en situación de Emergencias y Desastres.

7. TARJETAS DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN.- Conocida también como

Bind Card, son los formatos en los cuales el Almacén registra unitariamente o

por grupos de artículos del Catalogo Nacional de Bienes, sólo la cantidad de

artículos que ingresan o salen de éste, sustentado por el original de los

respectivos documentos fuente.

8. TARJETAS DE EXISTENCIA VALORADAS DE ALMACEN.- Conocidas

también como Kárdex, son los formatos en los cuales el Almacén de las

entidades, registra por Grupos de Artículos del Catálogo Nacional de Bienes,

la cantidad y el valor unitario de los artículos que ingresan o salen del

Almacén Institucional, sustentado por el original de los respectivos

documentos fuente.

OFICINA GENERAL DE DEFENSA NACIONAL

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MANEJO DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

Oficina General de Defensa Nacional 0

MIN

ISTERIO DE SALUD

O GDN

PERU

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ACIO

NAL

ANEXO Nº 1

PPAEED Nº__ Nº

_______ PEDIDO PROVISIONAL DEL ALMACÉN ESPECIALIZADO

DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

Dependencia Solicitante: _______________________________________________ _____________________________

Lugar y fecha_________

Solicito entregar a: Formulario utilizado hasta el reglón Con destino a: Nº ________________ inclusive Referencia: (en letras)

ARTICULOS SOLICITADOS

Ítem Código DESCRIPCION Unidad de Medida Cantidad

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

____________________ Fecha de Recepción __________________ ________________ _________________ Solicitante Jefe de Almacén General Recibí Conforme Director General de la MINSA Encargado del Almacén Especializado Oficina General de Defensa Nacional de Emergencias y Desastres

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ANEXO Nº 2

AERD

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE DONACIONES

Lima, de del 200...

Mediante la presente Acta, hace entrega al......................................................................, en calidad de Donación lo Siguiente: ESPECIFICACIONES

Nº CANTIDAD DESCRIPCION EXPIRACIÓN S/ ACTA NºCANTIDAD

DESPACHADAUNIDAD DE

MEDIDA PRECIO

UNITARIO TOTAL

TOTAL

3_______________________ ENTREGUE CONFORME

4_______________________SOLICITANTE

5_______________________JEFE DE ALMACEN

6_______________________RECIBI CONFORME

1_______________________ AUTORIZACION

2_______________________ENCARGADO DEL ALMACEN

ESPECIALIZADO

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Nº OGDN- -2005

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ANEXO Nº 3

ICIAEED

INFORME DE CONSUMO INTEGRADO DEL ALMACEN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

BIEN DEL ALMACEN ESPECIALIZADODE EMERGENC. Y DESASTRES SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

DISTRIBUCION CODIGO DESCRIPCION PRESENTACION

PRECIO UNITARIO

SALDO DEL MES

ANTERIOR

INGRESOS DURANTE EL

MES UNIDADES DESPACHADAS VALORIZACION

TRANSFERENCIA NO VENCIDA

VENCIDOS EN EL MES TOTAL

SALDO STOCK FINAL

STOCK VALORIZADO

CONSUMO DONACIONES

FECHA DE EXPIRACION MAS

PROXIMA

A B C

D E F G H = D X G I J K = G + I + J

L = E + F - K M = L X D N O

TOTAL TOTAL

TOTAL ES IGUAL A LA SUMA DE SUB TOTALES 1 2 3 4 5

SUB TOTALES = SUMAS PARCIALES DE CADA HOJA SUB TOTAL SUB TOTAL

MIN

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ACIO

NAL

MES / AÑO

FIRMA Y SELLO DEL ENCARGADO DEL ALMACEN ESPECIALIZADO FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR GENERAL DE LA OGDN

F = Incluye bienes de emergencias y desastres por todo concepto, excepto donaciones

J = Deberán ser acompañadas por un informe técnico sustentatorio N = Bienes recibidos en calidad de donación y distribuidos O = Fecha de vencimiento más próxima del bien (medicamentos, raciones frías u otros perecibles

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ANEXO Nº 4 PECOSA

PEDIDO-COMPROBANTE DE SALIDA MINISTERIO DE SALUD OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION CODIGO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE . . DEPENDENCIA LUGAR Y FECHA SOLICITO ENTREGAR A . AFECTACION PRESUPUESTAL CTA MAYOR PROGRAMA SUB'PROGRAMA PEDIDO Nº . CON DESTINO A . SALIDA Nº .

1 2 3 4 SOLICITADO DESPACHADO VALORES

REN ARTICULOS a b c d a b GLO a b c ESPECIFICACIONES CXANTIDAD UNIDAD DE

NES CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION MARCA O/C CLASIFICACION DESPACHADA MEDIDA UNITARIO TOTAL

EQUIPO DE BIENES EN TOTAL

OFICINA OPERACIÓN DEPOSITO EQUIPO DE RECONSTRUCCION PEDIDOS EN TRANSPORTE DE EQUIPOS TRANSITO FORMULARIO UTILIZADO HASTA EL RENGLON MAQUINARIA Y CONSTRUCCIONES Nº INCLUSIVE EQUIPO EN CURSO . EN LETRAS

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