1- Manual de Usuario - Proceso Hipotecas - Etapa Aprobaciones v1 0

MANUAL DE USUARIO V1.0 PROCESO PRSTAMO HIPOTECARIO Vivienda Nueva Preferencial, Nueva No Preferencial y Usadas Etapa Aprobaciones

Marzo, 2011

DEPARTAMENTO DE PROCESOS Y MEJORA CONTINUA

MANUAL DE USUARIO V1.0 PROCESO PRSTAMO HIPOTECARIO

AprobacionesActa No. _______________ Fecha _____________

Manual de Usuario - Proceso Prstamo Hipotecario Solo para uso interno

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MANUAL DE USUARIO V1.0 PROCESO PRSTAMO HIPOTECARIO

RevisionesCarolina de Rodrguez Gerente Ejecutiva de Procesos y Mejora Continua Priscila de Del Busto Gerente Ejecutiva de Banca de Consumo Itzel Cruz de Garca Jefe de Departamento de Procedimientos Lupo Gonzlez Gerente Ejecutivo de Auditora ____________________

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Aviso ImportanteLa informacin contenida en este documento es propiedad de Banco Nacional de Panam por lo que no debe reproducirse, divulgarse, prestarse o venderse para beneficio de los colaboradores o de tercera personas.

DocumentoManual de Usuario Proceso Prstamo Hipotecario Vivienda Nueva Preferencial, Nueva No Preferencial y Usadas Etapa Aprobaciones Versin 1.0

Fecha de EmisinEste documento fue emitido en el mes de marzo de 2011

Fecha de Modificacin

Administrador de la InformacinGerencia Ejecutiva de Procesos y Mejora Continua Gerencia de rea de Procesos

Elaborado porIngrid B. Espinosa Katherine Carol Analistas de Procesos

518-5364, 8101-2628


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NDICEPg. Introduccin 7/41 Etapa Aprobaciones Iniciando el cliente de Ultimus Continuando el Flujo de Proceso de Prstamos Hipotecarios (Etapa Aprobaciones) Descripcin de Campos para Formulario Principal Aprobaciones Captura de Datos Seccin Informacin General del Prstamo Subformulario Clculos Seccin Informacin de los Participantes Subformulario Datos Generales del Cliente Seccin Datos Generales del Cliente Seccin Informacin General Seccin Direccin Residencial Seccin Familiar ms Cercano Seccin Otras Referencias Subformulario Informacin Laboral Seccin Datos de Participantes Seccin Datos de la Empresa Seccin Datos Laborales Adjuntos Subformulario Compromisos Financieros Seccin Datos del Participante Seccin Referencias Subformulario Datos Conyugue Seccin Datos Generales del Conyugue Seccin Informacin General Seccin Direccin Residencial 8/41 10/41

11/41 11/41 11/41 12/41 15/41 16/41 16/41 16/41 16/41 16/41 17/41 17/41 18/41 18/41 18/41 18/41 23/41 23/41 23/41 24/41 25/41 25/41 25/41


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Subformulario Informacin Laboral Seccin Datos de Participantes Seccin Datos de la Empresa Seccin Datos Laborales Subformulario Clculos Subformulario Garantas Seccin Datos de la Garanta Seccin Datos de la Finca Seccin Direccin del Bien Seccin Datos del Propietario Seccin Futuro Propietario Seccin Informacin del Avalo Seccin Tipo de Registro Seccin Valores del Bien Subformulario Excepciones Subformulario Bitcora Imprimible: Bitcora de Comentarios en Formato PDF Subformulario Causales Seleccin de Causal 99 - Otras

25/41 26/41 26/41 26/41 27/41 28/41 28/41 28/41 28/41 28/41 29/41 29/41 29/41 29/41 30/41 31/41 33/41 34/41 36/41

Subformulario Desembolso Seccin Decisin Enviando la Solicitud del Prstamo Hipotecario al Siguiente paso o Etapa

37/41 37/41 41/41


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INTRODUCCIN

La Gerencia Ejecutiva de Innovacin Tecnolgica, la Gerencia Ejecutiva de Procesos y Mejora continua, en conjunto con la Gerencia Ejecutiva de Banca de Consumo han desarrollado un nuevo Flujo Electrnico del Proceso de Hipoteca para los productos de vivienda nueva preferencial, no preferencial y usada, ajustando el proceso y el flujo de tal manera que sea ms amigable, manejable y gil que la versin que actualmente posee el Banco Nacional de Panam. A travs de este documento explicamos de manera sencilla el mecanismo y pasos a seguir para ejecutar el flujo de procesos de Prstamos Hipotecarios en la etapa de Aprobaciones. Esperamos que el mismo sea de fcil comprensin y sea utilizado para el adecuado desempeo de los colaboradores que inician el proceso de Hipotecas.


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ETAPA APROBACIONESIniciando el cliente de Ultimus Para ingresar a la Plataforma, usted deber acceder la direccin del ambiente de produccin http://tra-ult-001/ultweb/index.htm, a travs del buscador de Internet, donde se le desplegar la pantalla de autenticacin de usuario. En dicha pantalla usted deber colocar su usuario y contrasea, los cuales son los mismos con los que se autentica en su equipo de trabajo cada vez que inicia su sesin de trabajo.

Una vez introducido su usuario y contrasea correctos se desplegar la pantalla del cliente, el sistema le permitir ver los procesos publicados a los cuales usted tiene acceso a travs del tab Iniciar, tambin ver los botones de configuracin a la mano derecha habilitados, su nombre al inicio y final de la pantalla. De lo contrario no se mostrar la informacin y deber salir para registrarse nuevamente.

Los Supervisores de Crdito, Gerente de rea de Crdito de Consumo, Gerente Ejecutivo de Banca de Consumo o el Comit de Crdito de Consumo podrn observar en el tab Bandeja de Entrada, el listado de todos los incidentes o solicitudes que estn en la Etapa Aprobaciones para continuar el proceso de Hipotecas. En este caso deber:


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1. seleccionar el tab Bandeja de Entrada para poder ver las solicitudes o incidentes que estn en la Etapa Aprobaciones 2. localizar la solicitud o incidente del cliente y abrirlo mediante alguna de las siguientes opciones 2.1 dando doble clic sobre el mismo, o 2.2 seleccionndolo con el lado derecho del mouse, y escoger la opcin Abrir del men

1 2.2 2.1

La columna Resumen de la bandeja de entrada est compuesta por el nmero de entrevista seguido del nombre del cliente

En casos de solicitudes devueltas de otras etapas, el incidente mostrar las iniciales DEV delante del nmero de entrevista


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Continuando el Flujo de Proceso de Prstamos Hipotecarios (Etapa Aprobaciones) Automticamente al realizar el procedimiento anterior, se desplegar el formulario principal Aprobaciones y se mostrarn a modo de solo lectura, las secciones: informacin general del prstamo, de los participantes y la decisin. A su vez el formulario principal Aprobaciones presenta en modo de solo lectura, diferentes subformularios a mencionar: Clculo, Garanta, Excepciones, Bitcora, Causales y Desembolso. Deber revisar la informacin, emitir una decisin y firmar electrnicamente. De igual forma podr imprimir la solicitud del prstamo a travs del botn Imprimir.


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Descripcin de Campos para Formulario Principal Aprobaciones Nota General: Los campos en color celeste (especificados en las pantallas de cada seccin) son requeridos, es decir deben ser completados. Los campos en color gris son de solo lectura, es decir se presentan a modo informativo y el sistema no permitir ingresar, seleccionar ni modificar informacin sobre ellos. Captura de Datos Seccin Informacin General del Prstamo Seleccione la cotizacin y se desplegar el subformulario Clculos.

La informacin de este subformulario se mostrar a modo de slo lectura, es decir no se podr modificar. A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario.


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Subformulario Clculos Tipo de Persona, Sucursal, Tipo de Cliente, Promociones, Productos, Seguro Incendio, Confeccin de Escrituras, Precio de Venta, Valor Comercial, Valor de las Mejoras, Valor del Terreno, Abono, Porcentaje a Financiar, Duracin de Crdito, Duracin de Crdito, Plazo en aos y en meses, Nmero de Pagos, Notaria, Escritura y Registro, Confeccin de Documentos, Comisin, Mensualidad Retenida, Seguro Retenidos, Cheque de Gerencia, ITBMS Seguro de Vida, ITBMS Seguro de Incendio, ITBMS de Comisiones, Otros, Gastos de Cierre, Tasa Nominal, Tasa de Referencia, Tramo Preferencial, Tramo del Banco, Tasa Efectiva (TIR),Monto del Prstamo, Capital + Intereses, Seguro de Vida, Seguro de Incendio, Mensualidad Total, Salario Base, ndice de Cobertura, Capacidad de Pago, Niveles de Endeudamiento, Sumatoria x Montos, Botn Bitcora, Botn Causales y link Plan de Pagos.


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Botn Bitcora. Seleccione el botn Bitcora y se desplegar el subformulario en donde podr ver los comentarios ingresados en etapas anteriores y podr ingresar otros.

Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios.


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Botn Causales. Seleccione el botn Causales y se desplegar el subformulario Resumen de Causales de devolucin.

Nota: Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud.


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Seccin Informacin de los Participantes Seleccione el registro o participante, y se desplegar el subformulario Datos Generales del Cliente. A continuacin podr consultar la Informacin Laboral, Compromisos Financieros y Datos Conyugue del participante seleccionado.

Toda la informacin de los subformularios se mostrar a modo de slo lectura, es decir no se podrn modificar.


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A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario. Subformulario Datos Generales del Cliente Seccin Datos Generales del Cliente Tipo Persona, Identificacin Seccin Informacin General Tipo de Participacin, Cuota a Descontar, Seguro de Vida, Primer Nombre, Segundo Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Fecha de Nacimiento, Edad (aos y meses), Sexo, Estado Civil, Seguro Social, Casilla de Verificacin Replicar Identificacin, Nombre Usual, No. Dependientes, Pas de Nacimiento, Telfono Residencial, Telfono Oficina, Celular, Apartado Postal, Zona, Email. Seccin Direccin Residencial Pas de Residencia, Provincia, Distrito, Corregimiento, Barrio, Calle, Edificio, Casa / Apto. Seccin Familiar ms CercanoNombre, Parentesco, Telfono, Celular.Manual de Usuario - Proceso Prstamo Hipotecario Solo para uso interno Marzo 2011 Pgina |16


Seccin Otras Referencias Nombre, Telfono, Celular, Botn Agregar, Botn Referencias OFAC, Botn Bitcora, Botn Causales. Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios. Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud. Subformulario Informacin Laboral Seleccione el link Informacin Laboral y se desplegar dicho subformulario con la informacin a modo de solo lectura.

A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario.


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Seccin Datos de Participantes Tipo de Persona, Identificacin, Primer Nombre, Segundo Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Tipo Participacin, Tipo Descuento Seccin Datos de la Empresa Nombre de la Empresa, Casilla de Verificacin Existe la Empresa, Pas, Provincia, Distrito, Corregimiento, Barrio, Calle, Edificio, No. Casa / Apto., Telfono 1, Telfono 2, Detalles Adicionales Seccin Datos Laborales Fecha Ingreso Laboral, Aos de Servicio (aos y meses), Contratacin, Profesin, Planilla, Sigla de la Oficina, Posicin, Nmero de Empleado, Nmero de Ministerio, Salario Base, Gastos de Representacin, Otros Ingresos, Total de Ingresos, Botn Causales, Botn Bitcora, Botn Adjuntos. Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios. Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud. Adjuntos Seleccione el botn Adjuntos Informacin Laboral que se ubica en el subformulario


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Se desplegar la siguiente pantalla donde podr ver los documentos adjuntados en etapas anteriores y podr anexar otros archivos o documentos al expediente

1. Seleccione el botn Examinar, y se desplegar la pantalla en donde deber: a. buscar y elegir el documento que desea adjuntar b. oprimir el botn Abrir c. el sistema traer la ruta del archivo que adjuntar, al subformulario Adjuntos de Ultimus.


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a

b

c

2. Seleccione el botn Adjuntar para que se agregue el archivo a la lista

2 2

3. Si usted no es el usuario que adjunt el documento en la etapa correspondiente, no podr eliminarlo, sin embargo podr eliminar documentos que haya adjuntado, primero seleccinelo marcando la casilla de verificacin o check, 4. y luego seleccione el botn Eliminar


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3

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a

b

El sistema le enviar un mensaje consultndole si desea eliminar el archivo, para lo cual deber, a. Seleccionar el botn Aceptar si eliminar el archivo del listado b. seleccionar el botn Cancelar si no eliminar el archivo del listado de documentos adjuntados 5. Para ver un archivo adjunto, solo seleccinelo del listado de documentos

5

Se desplegar una pantalla que presenta tres opciones para el documento seleccionado:

a

b

c

a. para abrir el documento seleccione el botn Abrir y se desplegar el documento que seleccion previamente b. para guardarlo, seleccione el botn Guardar, yManual de Usuario - Proceso Prstamo Hipotecario Solo para uso interno Marzo 2011 Pgina |21


c. para no ejecutar ninguna de las dos opciones anteriores, seleccione el botn Cancelar Si seleccion el botn guardar, se desplegar una pantalla en donde podr, a. buscar y elegir la ubicacin dentro de su PC, en donde colocar el documento b. oprimir el botn Guardar

a

b


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Subformulario Compromisos Financieros Seleccione el link Compromisos Financieros, y se desplegar dicho subformulario con la informacin a modo de solo lectura.

A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario. Seccin Datos del Participante Tipo de Persona, Identificacin, Primer Nombre, Segundo Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Tipo Participacin, Tipo Descuento Seccin Referencias Tipo de Obligacin, Obligacin con, Pago Mensual, Saldo, Botn Depsitos, Nivel de Endeudamiento Actual, Nivel de Endeudamiento Futuro, Botn Bitcora, Botn Causales. Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios.Manual de Usuario - Proceso Prstamo Hipotecario Solo para uso interno Marzo 2011 Pgina |23


Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud. Subformulario Datos Conyugue Seleccione el link Datos Conyugue, y se desplegar dicho subformulario con la informacin a modo de solo lectura.


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A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario. Seccin Datos Generales del Conyugue Tipo de Persona, Identificacin Seccin Informacin General Primer Nombre, Segundo Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Fecha de Nacimiento, Edad (aos y meses), Sexo, Estado Civil, Seguro Social, Casilla de Verificacin Replicar Identificacin, Nombre Usual, No. Dependientes, Pas de Nacimiento, Telfono Residencial, Telfono Oficina, Celular, Apartado Postal, Zona, Email Seccin Direccin Residencial Pas de Residencia, Provincia, Distrito, Corregimiento, Barrio, Calle, Edificio, Casa / Apto., Botn Causales. Nota: Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud. Subformulario Informacin Laboral Seleccin el link Informacin Laboral del subformulario Datos Conyugue, y se desplegar el siguiente subformulario con la informacin a modo de solo lectura


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A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario. Seccin Datos de Participantes Tipo de Persona, Identificacin, Primer Nombre, Segundo Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Tipo Participacin, Tipo Descuento Seccin Datos de la Empresa Nombre de la Empresa, Casilla de Verificacin Existe la Empresa, Pas, Provincia, Distrito, Corregimiento, Barrio, Calle, Edificio, No. Casa / Apto., Telfono 1, Telfono 2, Detalles Adicionales Seccin Datos Laborales Fecha Ingreso Laboral, Aos de Servicio (aos y meses), Contratacin, Profesin, Planilla, Sigla de la Oficina, Posicin, Nmero de Empleado, Nmero de Ministerio, Salario Base, Gastos de Representacin, Otros Ingresos, Total de Ingresos, Botn Causales, Botn Bitcora, Botn Adjuntos. Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios. Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud. Refirase al Subformulario Informacin Laboral del participante, donde se presenta el detalle para ingresar los adjuntos.


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Subformulario Clculos Seleccione el link Clculos

Se desplegar el subformulario de clculos a modo de solo lectura.

Nota: Refirase a la seccin Informacin General del Prstamo, donde se detalla el subformulario de clculos.


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Subformulario Garantas Seleccione el link Garantas

Se desplegar el subformulario Garantas a modo de solo lectura. A continuacin el detalle de las secciones y la informacin para este subformulario. Seccin Datos de la Garanta Garanta, Tipo de Garanta Seccin Datos de la Finca Casilla de Verificacin Segregacin de Finca, No. de Finca, No. de Lote, Aos de Construida Seccin Direccin del Bien Provincia, Distrito, Corregimiento, Calle, Casa / Apto., Edificio / Urbanizacin, Detalles Adicionales, Descripcin del Bien Seccin Datos del Propietario Nombre del PropietarioManual de Usuario - Proceso Prstamo Hipotecario Solo para uso interno Marzo 2011 Pgina |28


Seccin Futuro Propietario Identificacin, Nombre Seccin Informacin del Avalo Fecha Avalo, Avaluado por Seccin Tipo de Registro Tipo de Registro, Tomo, Folio, Asiento, Rollo, Documento, Seccin Valores del Bien Valor del Terreno, Valor de las Mejoras, Monto de Garanta, rea Total del Terreno 2, rea Cerrada M2, Botn Adjuntos, Botn Bitcora, Botn Causales. Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios. Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud. Refirase al Subformulario Informacin Laboral del participante, donde se presenta el detalle para ingresar los adjuntos.


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Subformulario Excepciones Seleccione el link Excepciones

Se desplegar el formulario de Excepciones a modo de solo lectura. Muestra las excepciones que apliquen a la solicitud, y la justificacin de las mismas. Nota: Refirase al Subformulario Bitcora, donde se presenta el detalle para ingresar comentarios. Refirase al Subformulario Causales, donde se presenta el detalle para ingresar causales de devolucin de la solicitud.


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Subformulario Bitcora Seleccione el link Bitcora

Se desplegar el subformulario Bitcoras que muestra los comentarios ingresados en etapas anteriores y podr ingresar otros.

4 1 3

2

3

1. Ingrese el comentario en el campo Comentarios 2. Si la informacin que ingres no es la informacin que desea guardar, seleccione el botn Limpiar . Se limpiar la informacin en el campo Comentario y podr ingresar y luego guardar nuevamente la informacin.


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3. Seleccione el botn Guardar para que se guarde y liste el comentario en la parte inferior del subformulario y se desplegar en formato PDF, la 4. Seleccione el botn Imprimir Bitcora de Comentarios guardados, se podr guardar en la PC o imprimir.


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Bitcora de Comentarios en Formato PDF


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Subformulario Causales Selecciones el link Causales

Se desplegar el subformulario de causales de devolucin del trmite, donde se mostrar el nmero de causal, identificador, la causal, tipo, tiempo de respuesta y estado de las causales de devolucin ingresadas en etapas anteriores (cuando apliquen).

Podr ingresar y eliminar causales que usted haya ingresado, es decir no podr eliminar causales que haya ingresado otra persona, solo el usuario que ingres la causal, la puede eliminar. En este caso el sistema le enviar un mensaje indicndole que no puede realizar esta accin.

1. Para agregar causales, seleccione la causal del listado predefinido de opciones


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1

2. Seleccione el botn Agregar para que se agregue la causal a la tabla ubicada en la parte inferior del subformulario2

3. Para eliminar una causal que usted haya ingresado, seleccione el botn Eliminar que se encuentra en la columna Eliminar

3

El sistema le enviar un mensaje consultndole si est seguro de eliminarla.

a

b

a. Seleccione el botn Aceptar si la desea eliminar, o b. El botn Cancelar si no la desea eliminar Si seleccion el botn Aceptar, el sistema le enva un mensaje indicndole que la causal se elimin de forma satisfactoria


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Seleccin de Causal 99 - Otras La causal 99 Otras permite devolver los incidentes a travs de causales de devolucin que no se encuentran definidas en el listado de causales del subformulario. Para seleccionar esta causal, se realiza el mismo procedimiento de seleccionar causales (como referencia consultar Subformulario Causales), con la diferencia que el motivo de la causal debe ser justificado a travs de Bitcora (como referencia consultar Subformulario Bitcora). Cabe mencionar: Las causales listadas en el subformulario Causales son las causales oficiales del Banco, proporcionadas por las reas correspondientes con sus respectivos cdigos. Antes de seleccionar esta causal (99 Otras) se debe revisar previamente que el motivo de la devolucin no exista entre las causales ya definidas.


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Subformulario Desembolso Selecciones el link Desembolso

Se desplegar el subformulario Desembolso y en modo lectura podr consultar la informacin de desembolso, sea el mismo monto del prstamo y beneficiario. Seccin Decisin A travs de esta seccin se deber emitir una decisin y firmar. A su vez, se muestra en forma de lectura: - Sucursal - Promotora - Firma de las decisiones en etapas anteriores que ha tenido la solicitud


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Para emitir su decisin: Seleccione una opcin del listado predefinido en el campo Decisin

Si la solicitud tiene causales de devoluciones, debe seleccionar la opcin Devolver del campo Decisin. De lo contrario el sistema le enviar un mensaje solicitndoselo y no le permitir enviar la solicitud hasta que seleccione la opcin correcta.Manual de Usuario - Proceso Prstamo Hipotecario Solo para uso interno Marzo 2011 Pgina |38


Si el trmite tiene Excepciones, se mostrar el campo Justificacin, el cual deber completar.

Luego presione el botn Firme aqu

Automticamente se desplegar el subformulario para Verificar Firmas.


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Luego: 1. Ingrese su contrasea 2. Seleccione el botn Ok para generar la firma 3. Seleccione el botn Cancelar si no desea generar la firma Automticamente se genera la firma que valida la decisin. Adems debajo de la firma el sistema generar el dominio del banco seguido de su usuario, y la fecha y hora en que gener la firma.

Para eliminar la firma generada, seleccione el botn Quitar Firma

El sistema nuevamente desplegar el subformulario para Verificar Firmas.

Ingrese su contrasea, seguidamente tendr dos opciones: a. Seleccione el botn Ok para eliminar la firma, o b. Seleccin el botn Cancelar para cancelar la eliminacin de la firma


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Si elimin la firma, se mostrar nuevamente el botn Firme Aqu. Si cancel la eliminacin, la firma generada previamente permanecer. Enviando la Solicitud del Prstamo Hipotecario al Siguiente paso o Etapa Una vez completado y guardado la informacin, asegrese de estar en el formulario principal Aprobaciones y seleccione el botn Enviar.

La solicitud pasar automticamente al siguiente paso o etapa: Trminos y Condiciones. Para ver la etapa Trminos y Condiciones, refirase al Manual de Usuario Proceso Hipoteca, Etapa Trminos y Condiciones.


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