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RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS PAGINA 1 DE: 4

P-RB-04 SERVICIO DE BIBLIOTECA ROTATIVA VERSION: 01

ELABORADO POR: Profesional Universitario de Recursos Bibliográficos

REVISADO POR: Representante de la Dirección

APROBADO POR: Vicerrector FECHA DE APROBACION: Mayo de 2007

1.0 OBJETO. Definir los pasos y controles a tener en cuenta para el Servicio del Proyecto denominado según Documento de Regionalización: Biblioteca Rotativa en las Unidades Tecnológicas de Santander a ofrecer a los Programas de Extensión ubicados en las diferentes Provincias del Departamento de Santander. Entratándose al Servicio ofrecido en el Plan de Regionalización Institucional en los municipios de San Gil y Vélez, el responsable de la Actividad será el Auxiliar del CRB Y CRIA. Aplica para los Estudiantes con matrícula vigente, Personal Docente en sus diferentes modalidades y Personal Administrativo.

2.0 DEFINICIONES AUXILIAR DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO: Persona encargada de la interacción del Servicio entre el Usuario referente a la Solicitud y Préstamo, en el Centro de Recursos Bibliográficos ubicado en la ciudad de Bucaramanga. AUXILIAR DEL CRB Y CRIA: Persona encargada de la interacción del Servicio entre el Usuario referente a la Solicitud y Préstamo, en las Sedes ubicadas en San Gil y Vélez del Departamento de Santander. CRB : Sigla del Centro de Recursos Bibliográficos de las Unidades Tecnológicas de Santander. CRIA : Sigla del Centro de Recursos Informáticos y Audiovisuales de las Unidades Tecnológicas de Santander. BIBLIOTECA ROTATIVA: Denominación del Proyecto elevado en el Documento de Regionalización, que tiene la finalidad del Préstamo temporal externo de materiales académicos sujeto al mismo, según la normatividad institucional desde el Centro de Recursos Bibliográficos en Bucaramanga a Usuarios de las Unidades Tecnológicas de Santander ubicados en las diferentes Provincias del Departamento de Santander . USUARIO: Persona que ostenta la calidad de Estudiante con matrícula vigente, Personal Docente en sus diferentes modalidades y Personal Administrativo, que requiere el Servicio de Recursos Bibliográficos en el Centro o Área que haga de sus veces en las diferentes Provincias del Departamento de las Unidades Tecnológicas de Santander. CATÁLOGO BIBLIOGRÁFICO: Compilación de los Libros que obran en las diferentes Colecciones de una Biblioteca, con información referente a Signatura Topográfica, Título, Autor, ISBN, Editorial,, Colección, entre otros. BYBLIO : Módulo o Aplicativo de consulta del Catálogo Bibliográfico de las Unidades Tecnológicas de Santander, que forma parte integral de EXYRE. Permite el acceso en el Campus o Sede en donde se ofrecen Programas de Extensión, al Catálogo Bibliográfico bajo criterios de Búsqueda Simple (Permite realizar las búsquedas de material por criterios básicos como autor, título y materia,) y Búsqueda avanzada (.Permite realizar búsquedas de material criterios de operadores de suma. Resta o comillas.). FICHA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Formato de preparación física interna del Material, que permite el proceso de cargue o préstamo y descargue o devolución del Recurso al Usuario, con la identificación del INV. RB UTS, el Autor, Título, la Signatura, Edición y Ejemplar.






TARJETA DE VENCIMIENTO: Formato de preparación física interna del Material, que permite identificar el Usuario la fecha de entrega o devolución del Recurso. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Código Alfanumérico que identifica la organización y ubicación de los Recursos Bibliográficos en sus respectivas Colecciones de la Biblioteca, teniendo en cuenta el número de Clasificación decimal en el Sistema DEWEY, el Código del Autor conformado por la inicial del apellido del Autor y un número convencional asignado a éste, acorde al Sistema Internacional denominado Tablas de Cutter. Adicionalmente se establece el número de Ejemplares del Recurso. La Signatura Topográfica se encuentra en el Lomo del Libro, mediante un Rótulo externo.

3.0 RESPONSABLE Profesional Universitario del Área Centro de Recursos Bibliográficos de las Unidades Tecnológicas de Santander.

4.0 DESARROLLO SERVICIO DE BIBLIOTECA ROTATIVA

# Actividad ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Inicio del Procedimiento

1

Consultar en la Sede donde se ofrece los Programas en Extensión el Aplicativo BYBLIO.

Usuario

2

Proceder a través del Aplicativo BYBLIO y los mecanismos de Búsqueda Simple o Búsqueda avanzada ( Operadores de Suma, Resta o Comilla), la indagación del Material Bibliográfico que surta la necesidad, ya sea a través de la Opción Por índices ( ( 1 ) Título, ( 2 ) Autor, ( 3 ) Materia )

Usuario

3

Elegir el Material de interés, teniendo en cuenta de la información que arroja el Módulo: Disponibilidad y no reserva del Recurso. En igual manera, muestra el registro del material seleccionado con la información de la ficha bibliográfica así como los siguientes campos:

� Estado : Disponible, Reserva, Prestado � Ubicación � Colección: 1 Reserva 2 Referencia 3 General � Ejemplar � Formato � ISBN � Pie de Imprenta � Páginas � Volumen � Registro o Inventario RB � Temas

Usuario

4 Solicitar el Préstamo del Material requerido hasta tres (3) Ejemplares a través del diligenciamiento y firma del Formato respectivo.

Usuario R–RB-14

5

Verificar en el Sistema BYBLIO la calidad del Usuario de las Unidades Tecnológicas de Santander. El Usuario presentará para esta acreditación: Carne, Escarapela o autorización del Servicio del Centro de Recursos Bibliográficos .

Auxiliar del CRB Y CRIA

6 Suscribir el Formato en el Campo previsto Nombre y Firma de Responsable.

Auxiliar del CRA Y CRB

R–RB-14






7 Radicar en el correo electrónico, la información descrita en el Formato el día Martes de cada Semana.


Carpeta Correo Electrónico

R–RB-14

8 Revisar la información remitida en el Correo el día Miércoles de cada Semana y verificar la disponibilidad de los Recursos requeridos en el Área de Circulación y Préstamo.

Profesional Universitario

9 Confirmar mediante correo electrónico la existencia y disponibilidad del Recurso, a fin de que el Auxiliar del CRB y CRIA, proceda a comunicar al Usuario sobre ello.


Carpeta Correo

Electrónico

10 Entregar a la Profesional Universitario el(os) material(es) requeridos y que se encuentran en disponibilidad para su envio.

Auxiliar de Circulación y

Préstamo R-RB-11

11 Entregar a la persona encargada del Envío, el(los) material(es) sujeto de remisión fuera de la Sede Bucaramanga.

Profesional Universitario R–RB–15

12

Entregar según Convenio a la Empresa Transportadora designada por la Entidad, el(los) material(es) registrados para fuera de Bucaramanga para su recepción in sitio por parte del Auxiliar del CRB Y CRIA.

Persona encargada del Envío

13

Recibir el(los) material(es) de la Empresa Transportadora, verificando el estado del mismo y comunicar en forma oportuna al Usuario, la llegada del(os) Materia(es) para el retiro dentro del día hábil siguiente . En la eventualidad del no retiro por parte del Usuario dentro del plazo estipulado, se procederá a la devolución inmediata del Recurso al Centro de Recursos Bibliográficos en Bucaramanga, so pena de las sanciones si hubiera sobre el particular.


R–RB-14

14

Radicar su Vo.Bo. o Código y la fecha actual en la ficha del Material Bibliográfico y entregarla al Usuario con el fin que escriba el nombre y código correspondiente que acredita el préstamo externo del Recurso, la cual quedará bajo custodia de la persona responsable de la actividad .


Ficha del Material

Bibliográfico

15 Radicar la fecha de entrega del Recurso prestado en la Tarjeta de Vencimiento del mismo.


Tarjeta de Vencimiento

16 Registrar el Material Bibliográfico prestado en el Aplicativo BYBLIO por un plazo máximo de ocho (8) días calendarios.

Auxiliar del CRB Y CRIA BYBLIO

17 Retirar el Material requerido, verificando el estado del mismo. Usuario BYBLIO

18 Entregar el(los) Material(es) solicitados en el estado en que fue recibido dentro del plazo previsto de Préstamo al Auxiliar del CRB Y CRIA.

Usuario

19 Radicar su Vo. Bo. O Código y la fecha actual en la Ficha del Material y entregarla al Usuario con el fin que escriba el nombre y código correspondiente que acredita la devolución del Recurso.


Ficha del Material

Bibliográfico

20 Descargar del Aplicativo BYBLIO el recurso entregado por el Usuario.

Auxiliar del CRB Y CRIA BYBLIO

21 Comunicar al Usuario si el Recurso no fue devuelto en la fecha estipulada, el valor de la multa y la suspensión, acorde al Reglamento Centro de Recursos Bibliográficos.


22 Comunicar al Usuario, si el material fue entregado en mal estado o mutilado, los efectos previstos en el Reglamento Centro de Recursos Bibliográficos e informar sobre el particular a la

Auxiliar del CRB Y CRIA R–RB -06






Profesional Universitario mediante correo electrónico sobre esta eventualidad.

23

Informar en la eventualidad de pérdida o robo del Recurso al Auxiliar del CRB y CRIA, para la continuidad del proceso de Reposición y Régimen Sancionatorio, si lo hubiera al caso, contemplado en el Reglamento Centro de Recursos Bibliográficos

Usuario R–RB -06

24

Remitir a través del Convenio con la Entidad Transportadora, el(los) material(es) sujeto de Préstamo para su entrega in sitio a la Profesional Universitario en el Centro de Recursos Bibliográficos en Bucaramanga, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la devolución por parte del Usuario.

Auxiliar CRB Y CRIA R–RB-14

25

Entregar a la Auxiliar de Circulación y Préstamo el(os) material(es) enviados por las Sedes que ofrecen Programas en extensión para su ingreso del Material Bibliográfico al Área de Circulación y Préstamo, quien verificará el estado, la concordancia de la Ficha con el Recurso y su cargue y descargue en el Aplicativo BYBLIO. ,


R–RB -09

Fin del procedimiento

5.0 CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCIÓN NUMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO FECHA 01 Emisión inicial N/A Mayo de 2007

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