principios generalespara diseñar mejorespresentaciones10

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Una buena idea bien presentadapuede cambiar el mundo

Si está leyendo estas líneas es porque seguramente acuerda conmi-go en que la manera habitual de presentar es insuficiente. Quizás seaalgo intuitivo, sin saber a ciencia cierta el motivo, pero nota que hayun problema en la lectura de un PowerPoint a la audiencia así que lagran pregunta es ¿Cuál es la solución?

En la actualidad contamos con excelentes programas de presentacio-nes, pero la solución no está en estas herramientas digitales, sino enprincipios básicos de comunicación visual. En este sentido, estedecálogo es apenas un material introductorio pero que puede guiarloen el diseño de una presentación eficaz.

Para ser honesto, diseñar una presentación requiere un esfuerzo peroel proceso no tiene por qué ser penoso. En realidad es una oportuni-dad para liberar su creatividad, destacar por sobre el resto y por quéno, cambiar el mundo. Espero que las siguientes páginas le ayuden ysi desea profundizar más, le recomiendo mi blog:

http://disenodepresentaciones.wordpress.com

Saludos y buenas presentaciones.

Daniel Silverman

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Diez principios generales

1. Simpleza

PowerPoint es una herramienta para mostrar información gráfica queapoye y complemente lo expresado por el presentador. La gente acu-de a atenderlo a él y no a ver diapositivas. Por lo tanto, la proyecciónno debe competir con el ponente por la atención de la audiencia.Para cumplir con esta premisa, las diapositivas deberían ser simples,fáciles de entender.

Consejo: Evite la tentación de llenar toda la diapositiva con textos ygráficos que dificulten la comprensión de lo proyectado. Las diaposi-tivas se entenderán mejor y se verán también desde lejos si tienenpocos elementos y mucho espacio vacío.

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2. Más visual, menos textual

Si las diapositivas se emplean como una transcripción del discurso,la presentación será poco efectiva. En primer lugar, el público leemás rápido de lo que el ponente puede hablar y se le adelanta, abu-rriéndose. Además sentirá que pierde el tiempo porque en vez deasistir, le podrían haber enviado el texto. Quienes estén alejados dela pantalla se preguntarán para qué les proyectan cosas que noalcanzan a leer. Por último, si todo o casi todo está en la diapositivasurgirán preguntas naturales ¿Para qué se necesita un presentador?¿Sabe lo que tiene que decir?

Consejo: Reduzca el texto al mínimo y emplee imágenes que ilustrensus conceptos. Recuerde, las diapositivas están para apoyar la narra-ción del presentador, no para reemplazarlo.

Diapositiva con demasiadocontenidotextual, ilegiblemás allá de la tercera fila.

Diapositiva más visual queilustra el discurso en vezde transcribirlo.

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3. No abuse de los bullets points

Los listados con varios niveles son una buena manera de medir lacapacidad visual de la audiencia, pero como vimos en los puntosanteriores, resultan poco eficientes en una presentación. Diseñe susdiapositivas no para resumir 200 páginas de texto en 20 transparen-cias llenas de viñetas, sino para que complementen su alocución.

Consejo: Evite o por lo menos limite el uso de listados. Es más efecti-vo exponer una idea por diapositiva que anular la expectativa de laaudiencia mostrando varios conceptos a la vez.

Los listados con numero-sas viñetas (bullets points)desafían la capacidadvisual de los asistentes yse asemejan a las cartasSnellen empleadas en losexámenes oftalmológicos.

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4. Los apuntes evitan excesos

Una causa común por la que mucha gente llena sus diapositivas demontones de texto y gráficos muy detallados es la pretensión deque, al imprimirlas, sirvan como apunte. Esta no es una buena estra-tegia porque el resultado son diapositivas poco eficientes e impresossin la profundidad de un buen apunte. Si las diapositivas están biendiseñadas (más visuales que textuales), deberían ser incomprensi-bles sin el presentador. Su impresión por lo tanto, sería poco útilcomo apunte.

Consejo: Preparar un apunte bien redactado evitará la tentación deincluir demasiada información en las diapositivas. Entréguelo des-pués de su presentación. Si lo hace antes, reducirá la expectativa porlo que va a exponer. Si lo hace durante su exposición, puede resultaruna distracción.

Los apuntes y las diaposi-tivas son dos elementosdistintos de una mismapresentación. No son equi-valentes y los intentos defusión resultan en pobresdiapositivas e ineficientesapuntes.

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5. Animaciones y transiciones juiciosas

PowerPoint y otros programas similares ofrecen muchas posibilida-des de mover objetos dentro de una diapositiva. Es fácil tentarse conaplicarlas a todas, pero no es conveniente. El movimiento demandamucha atención y la distrae de lo que explica el expositor. Demasia-das animaciones cansan porque la audiencia no sabe a qué debeatender. Algo similar ocurre con las transiciones entre diapositivas.

Consejo: Emplee animaciones solo si refuerzan el contenido de suexposición, para aclarar una idea y no para decorar. En cuanto a lastransiciones, no use más de dos o tres tipos diferentes y no las apli-que a todas las diapositivas sin motivo.

Diapositiva original quemuestra todo al mismotiempo, con textos dema-siado pequeños. Quienesalcanzan a leer se adelan-tan al orador.

Línea de tiempo divididaen una secuencia de diapo-sitivas. Al aplicar la transi-ción “empujar a la izquier-da” la presentación da lailusión de una línea máslarga , permite ampliar elcuerpo tipográfico y sin-croniza mejor el discursocon la visualización.

empujar a la izquierda

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6. Incluya imágenes apropiadas

Use imágenes de calidad en vez de los clip art incluidos en el progra-ma, los cuales han sido vistos miles de veces. Este recurso pudohaber sido interesante hace 20 años cuando aparecieron las primerasversiones de PowerPoint, pero hoy transmite falta de profesionalis-mo y de preparación.

Consejo: Tome sus propias fotos en alta calidad o descárguela delbanco de imágenes institucional. En vez de clip art, fotografíe suspropios dibujos o esquemas.

El clip art empleado enesta diapositiva no refuer-za la estadística y no refle-ja con propiedad el temaexpuesto.

Diapositiva rediseñadausando empleadas propiasy eliminando el texto queva a expresar el presenta-dor. Solo se dejó el datorelevante para ganar enmemorabilidad y legibili-dad.

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7. Incluya sólo los datos necesarios en sus gráficas

A menudo los presentadores incluyen más información de la necesa-ria en sus tablas y gráficos. Otras veces, el dato relevante ni siquierase destaca del resto. De esta manera, la audiencia intenta descifrar loque debería ser muy claro y lo consigue con esfuerzo, o se cansa ydeja de prestar atención.

Consejo: Limite la cantidad de barras, cortes y datos proyectados.Destaque el dato relevante con un color y unifique con otro los datossecundarios. Recuerde que proyectar demasiada información atentacontra la comprensión y contra una correcta visualización.

Una diapositiva como la dela izquierda, con demasia-do texto en cuerpo muypequeño y bajo contrastecon el fondo, es más untest de aptitud visual queuna información visual.

Esta diapositiva comple-menta las palabras del pre-sentador de mejor manera.El dato importante estábien destacado y la fotoaporta claridad. El resto delos datos se incluyen en unapunte.

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8. Use bien la paleta de colores

El color es una gran herramienta para destacar información. El pro-blema es que la iluminación de la sala de proyección o la resolucióndel proyector atenúa los colores. A menudo lo que se ve bien en suPC no se proyecta tan bien y las diferencias de color se minimizan.

Consejo: No sea tímido. Use colores contrastantes en sus gráficospara resaltar los datos principales de los secundarios.

Contraste significa diferen-cia. En este ejemplo, elbajo contraste entre textoy fondo dificulta la lectura.

Rediseño que aumenta elcontraste de color y reor-ganiza jerárquicamente eltítulo (lo más importanteen cuerpo mayor). La ima-gen escogida ilustra mejorla temática expuesta.

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9. Escoja cuerpos legibles

En muchas presentaciones el texto no se lee más allá de la tercerafila. Esto genera malestar y desconexión entre quienes no puedenleer. Esto es lógico: si no se los considera ¿por qué deberían atender?

Consejo: Utilice cuerpos grandes. Así, sus diapositivas ganarán enimpacto y legibilidad. Además, un texto grande le obligará a reducirla cantidad de palabras empleadas en sus transparencias.

Las citas son herramientasútiles para sumar credibili-dad, pero pierden efectivi-dad si no se leen bien. Enla diapositiva de la izquier-da, la ilegibilidad provienedel pequeño cuerpo tipo-gráfico escogido.

Al emplear un cuerpo tipo-gráfico mayor, la cita ganalectura y contundencia. Unbuen contraste de color(roo sobre blanco) haceinnecesario el uso de som-bras u otros recursos paraseparar al texto del fondo.

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10. Apóyese en el corrector del programa

Como el texto proyectado se verá grande, cualquier error ortográficosería más evidente y todos podrían apreciarlo. Cualquier publicación(digital o analógica) debe carecer de faltas de ortografías y una pre-sentación no es la excepción.

Consejo: Active el corrector ortográfico del programa (en español) yhaga revisar sus diapositivas por otra persona.

Una ortografía defectuosaresta pretigio al disertantey atenta contra la efectivi-dad de la comunicación.Las versiones actuales dePowerPoint incorporancorrectores que subrayanlos errores ortográficos.