10. secretaria de salud promocion social y deportes

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE SALUD PROMOCION SOCIAL Y DEPORTES

CODIGO

150 AG AC CT E M S

01

01-01

ACTAS

ACTAS DE COMITES

- Comité Municipal de salud pública

- Comité de Juventud

- Comité de infancia y familia

- Comité social en salud

- Comité de mujeres

Discapaacidad

- Comité LGTBI - Adulto mayor

- Citación

- Orden del día-

Anexos

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central se

transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente.

01

01-02

ACTAS DE CONSEJO

- Municipal de Polìtica Social

- Consejo Territorial de Seguridad

- social en salud-

- Consejo Municipal de Juventud

- Citación

- Orden del día

- Anexos


archivo de gestión y central se



Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA


CODIGO

150 AG AC CT E M S

01

01-05

ACTAS DE JUNTA

- De Junta Municipal de deportes

- Citación

- orden del día

- Anexos

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central se



08

08-02

CONCEPTOS TECNICOS

- DEPORTIVOS 2 3 X

Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central; se toma

una muestra del 3% de los conceptos

más relevantes y se transfieren al

archivo histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 108 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

07

07-08

COMUNICACIONES OFICIALES

SOLICITUDES DE INSTITUCIONES

- Solicitud

- Respuesta

2 1

X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central toma

una muestra representantiva del 3% y

se transfiere al archivo histórico para su


07-08 SOLICITUDES DE LA COMUNIDAD

- Solicitud

- Respuesta


el archivo de gestión y central toma

una muestra representantiva del 3% y

se transfiere al archivo histórico para su


Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 109 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

12

12-01

DECLARACIONES

Declaraciones de Transferencia

A la seguridad Social

(Regimen Subsidiado)

- Registro Usuarios del regimen

subsidiado

-

2 10 X



transnfiere al archivo histórico para su

conservación permanente

Nota: Este documento garantiza el

proceso de aseguramiento en salud, el

plan de beneficios, la red prestadora,

contratación regimen subsidiado y

recursos del regimen subsidiado

Nota: Se maneja en medio magnético

16

16-11

INFORMESINFORME TECNICO DE AUDITORIAS

- EN SALUD PUBLICA

- ESCENARIOS DEPORTIVOS

- Plan de Mejoramiento

- Comunicación remisoria


el archivo de gestión y en el archivo

central, se toma una muestra

representativa del 3% y se transfieren

al archivo histórico para su

conservación permanente, los demás

se eliminan

Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 110 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

16-10 INFORME ESTADISTICO

(Perfil epidemiològico)


los archivos de gestión y central se

transfieren al archivo historórico para

su conservación permanente; ya que

estos documentos consolidan por

períodos datos interesantes.

16-07 INFORMES DE ASESORIAS

A GRUPOS COMUNITARIOS EN:

- En política Pública

- En infancia y adolescencia

- En juventud- En Mujeres

- En Adulto mayor- En LGTB

I- En victimas- discapacitados

- Regimen subsidiado

- En emergencias y riesgos

- En prestación de servicios

- Solicitud

- Listado de asistentes

- Evaluación


el archivo de gestiòn y central se toma

una muestra deL 5% de los más

representativos para la Administración

y se transfiere al archivo històrico.

Firma Responsable:


PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINAL


CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 111 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

22

22-03

22-05

22-06

PLANES

PLAN DE ACCION ANUAL

- De Salud

- De Deporte

- Aprovechamiento del tiempo libre

PLAN ANUAL DE CAPACITACION

- A dirigentes deportivos

- Grupos comunitarios

- Diagnóstico

- Presupuesto

PLAN DE EMERGENCIAS

- Plan institucional de Emergencias y

evacuación

- Planos del edificio

- Listado de cadena de llamadas

- Manual de manejo de extintores y

zonas de aspersión

2

2

10

10 X

X Transcurrido el tiempo de custodia en


elimina; queda constancia en el Plan de

desarrollo que se conserva

permanente.





.





Firma Responsable:

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 112 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE ZARAGOZA


CODIGO

150 AG AC CT E M S

22-14 PLAN DE MEJORAMIENTO

- INDIVIDUAL


archivo de gestión y central se transfiere al


permanente.

22-16

22-19

PLAN DE SEGURIDAD

ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL

PLAN TERRITORIAL DE SALUD

PUBLICA (PARA 4 AÑOS)

- Diagnóstico

- Cronograma

- Presupuesto

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el



permanente.




permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo


MUNICIPIO DE ZARAGOZA


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 02-2013

Página 113 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

24

24-04

PROGRAMAS

PROGRAMAS DEPORTIVOS

INSTITUCIONALES

- Juegos Escolares

- Juegos Intercolegiados

- Juegos campesinos

- Juegos Departamentales

- Juegos de la Calle

- Ludotecas

- Carreras ciclísticas

- Circuitos ciclísticos

- Iniciación y formación deportiva

- Invitación- inscripción por disciplina

- Escarapela- Uniformes

- Programación.

- Planilla de participantes

- Premiación

- Evaluación

. Estadisticas

2 10 X


archivo de gestión y central, se transfieren

al archivo histórico para su conservación

permanente.

Nota: Se maneja por cada programa

Firma Responsable:


PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 02-2013

Página 114 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

24-06

24-11

PROGRAMA DE ESCENARIOS

DEPORTIVOS ANUAL

- Programa de construcción

- mantenimiento, adecuación y

reparaciones

PROGRAMAS DE SALUD

OCUPACIONAL

-Programa de Salud Ocupacional

Actas de Comité de Salud ocupacional

-Informes del programa de salud

ocupacional

- Afiches- plegables

- Brigadas de salud (Control de riesgos de

enfermedades profesionales - Control del

riesgo ergonómico

- Listado de participantes por evento

- Evaluación

PROCESO DE ELECCION

(Representante al Comité Paritario de

Salud Ocupacional (copaso)

- Convocatoria-Listado de los empleados

-Registro de votantes - Resolución de

nombramiento

2

2

10

10

X

X

A partir de su actualizaciòn y



transfieren al archivo Histórico para su



el archivo de gestión y central, se

transfieren al archivo histórico para su


Firma Responsable:


PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 115 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

24-11 -PROGRAMAS

PROGRAMAS SOCIALES

- infancia y adolescencia

- Juventud- Mujeres

- Adulto mayor- Victimas

- Discapacitados

- Seguridad Alimentaria

- Familias en Acción

- Grupos Afro-colombianos

- Indígenas

- LGTBI

-- Regimen Subsidiado

- Red Unidos- APSR-

- Listado de Participantes

- Evaluaciòn


el archivo de gestión y central, se

transfieren al archivo histórico para su


Nota: Se maneja una carpeta por cada

programa

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 116 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

24

25-03

25-04

PROYECTOS

- PROYECTOS DEPORTIVOS

- MGA5

- Estudio de viabilidad

- Presupuesto

PROYECTOS DE INVERSION

SOCIAL

- MGA5

- Estudio de viabilidad

- Presupuesto

2

2

10

10

X

X









Firma Responsable:


PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 118 de 124



CODIGO

150 AG AC CT E M S

26 RESOLUCIONES

-





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PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


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