10391-PT-PCC-001 Rev. 1 Procedimiento de Planificación F-001 Rev. 1 – 23/03/10

PLAN DE FISCALIZACIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

10391-PT-PCC-001

Pág.: 1

De: 8

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE.

PLAN DE FISCALIZACIÓN DE PLANIFICACION, GESTION Y CONTROL DE COSTOS.

1 22-11-2012 PARA APROBACION MJO PGO HMO

0 24-10-2012 PARA APROBACION MJO PGO HMO

REV. FECHA DESCRIPCIÓN EJECUTÓ REVISÓ APROBÓ

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Índice

1. OBJETO........................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 3

3. DEFINICIONES .................................................................................................................................. 3

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA......................................................................................................... 3

5. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................................... 3

5.1. Coordinador de Fiscalización. .................................................................................................. 4

5.2. Encargado de Fiscalización de planeamiento y control de costos........................................... 4

5.3. Fiscal de planeamiento y Control. ............................................................................................ 6

5.4. Encargado de la Fabricación en sitio y Construcción .............................................................. 6

6. METODOLOGIA ................................................................................................................................ 6

6.1. Control de Actividades .............................................................................................................. 6

6.2. Control de Progreso ................................................................................................................. 6

6.3. Plan de inicio propuesto ........................................................................................................... 6

6.3.1. Compendio de toda la información. .................................................................................. 6

6.3.2. Análisis de la Información. ................................................................................................ 6

6.3.3. Resultados y conclusiones. .............................................................................................. 7

6.3.4. Inicio de la Fiscalización de planeamiento. ...................................................................... 7

7. REGISTROS ..................................................................................................................................... 7

8. ANEXOS .......................................................................................................................................... 7

1. OBJETO El presente Plan de Fiscalización de Planeamiento tiene como objetivo principal definir y establecer la metodología de fiscalización de todas las herramientas para poder lograr un riguroso control, seguimiento, análisis e informes preventivos, derivados de los avances diarios, en base a la estructura de la obra realizada por el Contratista del IPC para la Ingeniería, Procura, Construcción, Puesta en Marcha y Operación de la Planta de Separación de Líquidos del Gran Chaco. El presente Plan de Fiscalización de Planificación y Control garantiza:

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• Establecer una metodología para la planificación, programación y control de los proyectos y procesos.

• Lograr la organización del proyecto mediante una EAP (Estructura Analítica de Proyecto) también llamada WBS (Work Break Down Structure).

• Definir los procedimientos de medición, proponiendo criterios de apertura de tareas, avances, e importancia relativa de las actividades.

• Reflejar los avances del proyecto mediante informes periódicos, que pueden incluir, dependiendo de la magnitud del proyecto, la siguiente información: - Estado de avance físico de los principales ítems - Tiempos de ejecución programados y ejecutados

- Curvas de ejecución programadas y ejecutadas

- Planificación de las tareas para el período de análisis indicando las que se encuentran en

ejecución y las finalizadas.

- Comentarios, eventuales desvíos entre lo proyectado y lo realizado y acciones correctivas

2. ALCANCE El presente Plan asegura que se cumplan de manera eficiente y eficaz todas las tareas de fiscalización relacionadas con la planificación del proyecto, gestión y control de costos, de tal manera de garantizar que no existan desvíos significativos y de haberlos, informar de forma oportuna al cliente y proponer soluciones para minimizar su impacto.

3. DEFINICIONES CF: Coordinador de Fiscalización EFPC: Encargado de Fiscalización de Planeamiento y Costos DFPC: Delegado de fiscalización de Planeamiento y Costos EFSC: Encargado de Fabricación en Sitio y Construcción El Contratista del IPC, Técnicas Reunidas EAP: Estructura Analítica del Proyecto RDO: Reporte Diario de Obra IDF: Informe Diario de Obra

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:1999 Manual de gestión de CSSA PG-01 Control de Documentos PG-02 Control de Registros

5. RESPONSABILIDADES

Los actores que participarán dentro del proceso de la Fiscalización son:

• Coordinador de Fiscalización • Encargado de Fiscalización de Planeamiento y Control de Costos • Delegado Fiscal de Planeamiento y Control de Costos • Encargado de la Fabricación en sitio y Construcción

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5.1. COORDINADOR DE FISCALIZACIÓN.

Las funciones y responsabilidades del CF dentro del proceso de Fiscalización de PC son:

• Aprobar el presente Plan. • Realizar el seguimiento respectivo para el fiel cumplimiento del Plan de Planeamiento y Control

de Costos. • Recibir los informes diarios de fiscalización de Planeamiento y Control de Costos y reportarlos

a la persona encargada de YPFB. • Evaluar de forma periódica el cronograma respectivo con el EFPC. • Informar a YPFB de todos los desvíos correspondientes.

5.2. ENCARGADO DE FISCALIZACIÓN DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE COSTOS.

El EFPC se constituye la persona más importante dentro de la fiscalización de Planificación del proyecto. Sus responsabilidades son:

• Cumplir y aplicar el presente Plan con el fin de obtener los objetivos del proyecto al fin de evitar demoras, retrasos e inconvenientes.

• Planificar el trabajo del Delegado Fiscal de Planificación. • Emitir o delegar un responsable para la emisión del Informe Diario. • Reportar al CF e YPFB de los desvíos y contratiempos detectados. • Realizar el seguimiento prioritario de los ítems críticos del proyecto y/o cronograma • Realizar el seguimiento de cada una de las fases por el Contratista del IPC • Programar reuniones periódicas con el encargado de la Planificación del Contratista del IPC. • Fiscalizar que cada subcontratista envíe junto a los cronogramas el avance de real de obra • Verificar todo el proceso de avance de obra del Contratista del IPC • Analizar y proponer acciones cuando se detecten desvíos dentro del cronograma. • Coordinar con el Encargado de Fiscalización, de Ingeniería, Procura, Civil, Mecánico,

Instrumentista, etc., todo el apoyo que se requiera de sus áreas, para identificar los desvíos o atrasos respectivos.

Se detallan los puntos más específicos:

a) Identificación del riesgo: determinándose que riegos pueden afectar al proyecto, y la documentación de sus características RDO, IDF.-

b) Análisis cualitativo del riego: la ejecución de un análisis cualitativo de riesgos y bajo qué

condiciones afectan los objetivos del proyecto. c) Análisis cuantitativo del riesgo: midiendo la probabilidad y las consecuencias de riesgos y sus

implicaciones con el objetivo del proyecto. Se realizara el trabajo en base al cronograma y sus desvíos de acuerdos a la programación indicada, se analiza el impacto de los desvíos y las consecuencias con la fecha final del proyecto, con las actividades vinculantes, sucesoras y predecesoras: el riesgo proyecto en su totalidad con impactos y desvíos económicos y probables impactos en el inicio y fin de cada hito del cronograma.

d) Planeamiento de la respuesta del riesgo: procedimientos y técnicas para reducir amenazas de riesgo a los objetivos del proyecto.

e) Establecer junto al líder de proyecto de la Contratista la forma de medición de los avances de las

diferentes fases del proyecto atendiendo a las solicitudes por parte del Cliente. f) Recomendar cuáles son los requerimientos de datos necesarios para calcular los avances de las

fases del proyecto. g) Mantener la correspondiente coherencia entre la planificación del proyecto y las proyecciones de

los costos faltantes del mismo para la elaboración del control de costos, en los casos establecidos según Procedimiento de Costos.

h) Documentar en fotografías y en medio físico los riesgos que se presentaron en los desvíos y

causas probables de atraso del proyecto.

La fiscalización deberá informar al CLIENTE, de la toma de decisiones que derivaran en las acciones correctivas por los posibles problemas, retrasos o inconvenientes se hayan presentado en el proyecto.

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El EFPC se hará seguimiento al plan de ejecución del proyecto con recursos y estimara conveniente la realización de las fases del proyecto e informara al Cliente de su situación. Deberá contar con un listado de verificación, el cual organizará los detalles inherentes al proyecto, y recordará a las distintas áreas de fiscalización qué información deberá recabarse, registrarse, priorizando actividades.

Seguimiento estricto al siguiente detalle abajo:

A) Estructura Analítica del Proyecto

B) Cronograma de Avance de obra

C) Curva de Ejecución física.

D) Sistema de Medición de Avance de Obra

Bajo toda esta estructura el EFPC, hará seguimiento del avance físico y económico del proyecto dentro de las cuales deberá:

• Establecer las previsiones mensuales de facturación según la forma establecida en el Contrato; • Permitir proyecciones periódicas a partir de los valores facturados y considerando las simulaciones

del Cronograma Físico; • Presentar los valores de previsión de facturación colocando el ítem según indica la Estructura

Analítica.

• Emitir los reportes y revisiones siempre cuando sean solicitados por el CLIENTE.

• Preparar histograma de personal y equipos, a modo de indicar las previsiones semanales de utilización de recursos para cumplimiento del cronograma establecido y para el posible stand by, reclamos etc.-

• Verificar el cumplimiento de la realización de las actividades programadas:

- Ingeniería - Suministros y fabricación - Construcción y Montaje - Pre comisionado/Comisionado - PEM (Puesta En Marcha)

• Discutir las medidas correctivas presentadas por el CONTRATISTA para corregir eventuales distorsiones entre lo previsto y lo realizado;

• Analizar la programación de las actividades para los períodos subsecuentes, incluyendo las medidas correctivas

• Identificar los problemas del proyecto, materiales, equipos y de frente de servicios de campo;

• Analizar las tendencias (proyecciones) en términos físicos y financieros del Contrato;

• Analizar, eventualmente, otros ítems del Informe Mensual, en el caso de que el CLIENTE, así lo requiera.

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5.3. FISCAL DE PLANEAMIENTO Y CONTROL.

El Fiscal de Planeamiento y control, coadyuvará y brindará apoyo al EFPC en todo el proceso de fiscalización. Sus funciones principales son:

• Conocer y aplicar el Plan de Planeamiento y Control. • Planificar toda la fiscalización con el EFPC y el CF cuando corresponda. • Analizar y realizar seguimiento a los hitos del proyecto e identificar el desvío correspondiente del

Contratista del IPC. • Informar al EFPC cualquier desvío observado con relación a los RDO e IDF, como asi también

en campo. • Revisión y seguimiento del Plan de Ejecución del proyecto junto al EFPC. • Recopilar y analizar los documentos de obra para evitar retrasos e informar el avance • Coordinar con EFPC las actividades en campo, su ejecución y seguimiento a los distintos

subcontratistas del IPC. • Conocer, aplicar y hacer su seguimiento del plan de Seguridad, Medio Ambiente y Salud

Ocupacional, para la normal ejecución del proyecto, como así mismo alertar de los desvíos. • Analizar con criterio los BMs haciendo seguimiento de los mismos en los Avances, curvas y

proyecciones que permitan mostrar los desvíos y acciones correctivas a los mismos. • Hacer seguimientos al cronograma General del Proyecto en consistencia con los de los

subcontratistas, priorizando la línea base y su estado crítico.

5.4. ENCARGADO DE LA FABRICACIÓN EN SITIO Y CONSTRUCCIÓN

Las funciones y responsabilidades del EFSC dentro del proceso de Fiscalización de PC son:

• Coordinar las actividades de fiscalización en site para la construcción. • Realizar el seguimiento respectivo de los avances de construcción. • Recibir los informes diarios de fiscalización reportarlos a la persona encargada de YPFB. • Evaluar de forma periódica el cronograma respectivo con el EFPC. • Informar a YPFB de todos los desvíos correspondientes.

6. METODOLOGIA

6.1. CONTROL DE ACTIVIDADES

La ejecución de los servicios será controlada, objeto de que se pueda realizar las evaluaciones que sean convenientes, para poder detectar posibles necesidades que se presenten y que estén afectando el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato. Este control ayudará también en la elaboración de informes de la obra y posibilitará la medición mensual de servicios, en base a la medición semanal de la ejecución física de las actividades, con las ponderaciones adoptadas en la estructura analítica detallada, con un registro con la consolidación de los porcentuales previstos y realizados.

6.2. CONTROL DE PROGRESO

Durante el transcurso del proyecto, se desarrollara y actualizara un sistema de control de avance físico. Dicho sistema debe ser apto para monitorear el avance y contrastarlo contra el planificado, para todas las actividades del proyecto.

6.3. PLAN DE INICIO PROPUESTO

6.3.1. COMPENDIO DE TODA LA INFORMACIÓN.

Incluye la recopilación de toda información, documentación, registros de avances en site de construcción de la Planta y sus distintas fases. Registros de Procura, Materiales, Cronograma de subcontratistas y todo aquello que signifique avances, posible atraso o desvíos de construcción o medición de obra.

6.3.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.

Incluye las principales Hitos:

• Identificación de rutas críticas en cronograma

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• Identificación de desvíos según cronograma, plan de ejecución y reportes diarios de obra. • Identificación de posibles retrasos como: equipos, materiales e insumos, mano de obra, etc., que

puedan originar futuros retrasos, como los proveedores o subcontratos previstos por el Contratista del IPC.

• Procesar todos los datos de los reportes diarios de obra. • Proyectar y hacer seguimientos a las certificaciones mensuales de sus avances como el

seguimiento a anticipo económico del IPC • Verificar los avances en site, con el avance previsto Vs el real • Llevar registros de los atrasos de los mismos, para prever futuros stand by, claims o reclamos al

contrato del IPC

6.3.3. RESULTADOS Y CONCLUSIONES.

Una vez obtenida toda la información y analizada con todas sus posibles variantes, se cotejará la misma, emitiendo y elevando a YPFB las conclusiones y recomendaciones necesarias.

6.3.4. INICIO DE LA FISCALIZACIÓN DE PLANEAMIENTO.

Luego de concluir los pasos mencionados, se iniciará la fase de fiscalización en la cual se ejecutarán todas las tareas mencionadas para esta etapa por el Coordinar de Fiscalización, el Encargado de Fiscalización de Planeamiento , el Fiscal de Planeamiento, y el Encargado de la Fiscalización de Fabricación en sitio y Construcción.

7. REGISTROS

Se manejaran de acuerdo al procedimiento de PG-02 de Tecna Bolivia.

8. ANEXOS

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