103919305 Administracion de Bodega Modulo 1

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  • Leccin 1: Conceptos fundamentales sobre empresas y administracin

  • Actividades esenciales para el xito de una empresa.

    Actividades del proceso administrativo.

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    Objetivos de esta leccin

    Al final del esta leccin usted debera ser capaz de identificar:

  • El concepto general de administracin se aplica a la gestin

    de Bodegas?

    Qu se entiende por empresa y cul es su finalidad?

    Qu es la administracin y cul es su importancia?

    Empresa

    Administracin

    Bodegas

    Preguntas claves de la leccin

    Considere las siguientes preguntas y busque las respuestas a lo largo de esta leccin.

  • Qu es la empresa?

    Las empresas son organismos cuyo objetivo esencial es producir bienes y servicios para satisfacer necesidades de la comunidad.

    Las empresa pueden ser de propiedad pblica o privada.

    Puede considerarse que todas las empresas estn formadas por dos partes. Una parte que determina necesidades de los consumidores y define aquello que los satisface, y la otra que produce y/o entrega lo que se va a entregar.

  • Ms sobre las empresas

    Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.

    A lo largo de esta leccin hablaremos indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn generalmente a las empresas del sector privado.

  • Empresa industrial productiva

    Su objetivo es producir bienes, entendindose por stos a elementos fsicamente identificables tales como: zapatos, muebles pinturas, medicamentos, etc.

    Industrias manufactureras

    Industrias de elaboracin

    Industrias extractivas

    Edificacin Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin)

    Agricultura (en escala industrial)

  • Empresa industrial de servicio

    Se entiende como servicio a una accin que no se aprecia a simple vista. Ejemplo de servicio son:

    Mantencin y reparacin

    Transporte

    Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos

    Reparacin, conservacin, limpieza

    Distribucin (al por mayor y Retail)

    Hoteles y Restaurantes

    Informacin y servicios de esparcimiento

  • Qu es la administracin de empresas?

    Administrar es el proceso de disear y mantener un medio ambiente que permita a individuos que trabajan en grupos lograr eficientemente objetivos seleccionados (Koontz).

    Proceso de llevar a cabo las actividades eficientemente con personas y por medio de ellas (Robbins).

    Realizar aquello que se ha pensado y hacerlo a travs de las personas, dando rdenes, influyendo, o convenciendo.

  • A qu se dedica la administracin?

    Segn la OIT, la administracin se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los intereses y el cumplimiento de las normas dentro de la empresa. (Manual de administracin, 1980)

  • El rol de las personas en la administracin

    Las personas dan vida a las empresas y a su administracin. Tanto las que trabajan en ellas, como las personas ajenas a la misma.

    Detrs de cada idea debe haber personas que las pongan en accin, pues hay que conseguir que aquello que se ha pensado suceda correctamente. A estas personas se les llama Administradores.

    El administrador hace uso de todas las herramientas y tcnicas a su alcance para orientar y dirigir el quehacer dentro de la organizacin, permitiendo lograr con eficiencia los objetivos definidos.

  • Desafos al estudiante

    Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a travs del correo electrnico.

    Cul(es) son los objetivos el rea de Almacenamiento

    en Finning?

    Qu se entiende por eficiencia en el rea de

    almacenamiento de Finning?

    1

    2

  • El proceso administrativo

    Un proceso es un conjunto de fases ligadas secuencialmente, lo que significa que para empezar una nueva fase o actividad ha debido realizarse previamente la anterior. La forma correcta de ver la actividad de administrar es considerarla como un proceso.

    Planificar Organizar DirigirCoordinar y

    controlar

  • Planificar

    Planificar es la funcin esencial de la Administracin. Planificar es marcar los objetivos y metas, es determinar adnde se quiere llegar, explorar las posibilidades reales de hacerlo y preparar los programas de accin para ello.

    La planificacin requiere facultad de prever. Es decir, de mirar de antemano hacia el fin determinado.

    El administrador debe determinar qu trabajo deber desempear cada uno de los miembros del grupo as como la carga mxima de trabajo.

  • Organizar

    Organizar es crear una estructura en la organizacin, determinando tareas y funciones, estableciendo su dependencia, fijando unidades y la forma de agruparlas, as como la forma en que stas se comunican.

    Una vez que se ha determinado el curso, el paso siguiente es distribuir o asignar cules sern las actividades que correspondan a los integrantes del grupo, a este trabajo se le llama organizacin.

  • Dirigir o mandar

    Dirigir al personal, motivarlo, seleccionarlo, adecuar el trabajo a las capacidades para realizar actividades definidas en las fase de planificacin y organizacin. Es necesario que el administrador tome medidas para iniciarlas y que continen funcionamiento tanto tiempo como se requiera para alcanzar los objetivos. Este trabajo se llama ejecucin, que significa literalmente "poner en obra o "desempear".

  • Coordinar y controlar

    Coordinar es armonizar y unir todos los esfuerzos de la organizacin para que colaboren de una forma integrada en la consecucin de los objetivos.Controlar es vigilar para que todo suceda de acuerdo con lo fijado, lo ordenado o las reglas establecidas.

    Los administradores han comprobado que es muy conveniente "verificar" o "seguir el curso" de lo que se est haciendo, con el fin de asegurarse que el trabajo que estn haciendo otros progrese satisfactoriamente hacia el objetivo predeterminado.

  • La importancia del control

    Otra dimensin del control es ejercer acciones para corregir las desviaciones que se generan producto de las discrepancias, factores imponderables, malos entendidos u obstculos en el proceso administrativo.

    El control y vigilancia son absolutamente necesarios para evitar que se produzcan problemas con los clientes. Algunos tipos de controles son:

    Control automtico por etiquetas

    Control va peso

    Control manual por unidades (conteo fsico).

  • Funciones

    clave en una

    empresa

    productivaPersonal

    ComercializacinProduccin

    Finanzas

    Funciones clave en una empresa productiva

  • Funciones de

    apoyo o

    asesoras en

    una empresa

    productiva

    Inventarios

    InformticaContabilida

    d

    Jurdica

    Funciones de apoyo en una empresa productiva

  • Qu porcentaje de la Planificacin de despachos de la empresa se lleva a cabo?

    Cul es la definicin de calidad en su trabajo y cmo se controla?

    Qu porcentaje de lo despachado se devuelve como No conformidad?

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    Desafos al estudiante

    Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a travs del correo electrnico.

  • Leccin 2: Generalidades sobre Administracin de Bodega

  • Preguntas claves de la leccin

    Considere las siguientes preguntas y busque las respuestas a lo largo de esta leccin.

    Cules son procedimientos importantes en una bodega?

    Qu es administracin de Bodegas, cul es su importancia y

    beneficios?

    Cul es el valor agregado que aporte una bodega?

    Administracin

    de

    Bodegas

  • Administracin de bodega

    Es aquella administracin que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los materiales y productos al interior de las bodegas y de verificar el cumplimiento de dichas disposiciones

    La administracin de bodegas es parte esencial de la satisfaccin al cliente. Incluye todas fases del proceso administrativo aplicados a los objetivos de una bodega, que son:

    Reducir los deterioros, mermas, perdidas y otras bajas que se pueden producir en el almacenamiento y que afectan justamente los costos de la empresa.

  • Qu es una Bodega?

    Es un espacio fsico o depsito temporal de mercadera de la empresa.

    La utilizacin del espacio disponible implica una constante traslado de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones.

  • Procedimientos generales en una bodega

    Para realizar una gestin eficiente, deben seguirse procedimientos genricos a cualquier tipo de bodega. No obstante pueden existir otros especficos segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

    Los procedimientos genricos son:

    Recepcin

    Almacenamiento

    Despacho

    Reportar anormalidades

    Registros de control

  • Recepcin

    Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que la cantidad y calidad correspondan a lo establecido en la Orden de Compra, Factura o Gua de Despacho del proveedor.

    Cualquier irregularidad en la recepcin se debe informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda,

  • Almacenamiento

    Almacenar es resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones para su posterior uso o despacho.

  • Despacho

    Despachar es enviar al cliente o a alguna otra ubicacin bienes o materiales segn la cantidad y especificaciones establecidas en una Solicitud de Abastecimiento.

  • Reportar anormalidades

    Se deben informar a la Jefatura situaciones anormales tales como: problemas de seguridad, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser abiertas con facilidad desde el exterior, rejas en mal estado que permitan el ingreso de personas o animales al interior de bodegas, cables elctricos con roturas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, etc.

  • Registros de control

    Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

  • Beneficios de la administracin en bodega

    Son muchos lo beneficios que genera una adecuada administracin de bodega. A continuacin enumeramos algunos

    Reduce tareas administrativas y agiliza el resto de procesos logsticos

    Optimiza los activos al mantener cantidades en stock

    Aumenta la satisfaccin del cliente (rapidez y fiabilidad en la entrega)

    Reduce prdidas y maximiza el volumen de producto disponible

    Minimiza la manipulacin y transporte interno

  • Beneficios econmicos

    La adecuada administracin de bodega reduce los costos, permitiendo precios ms competitivos, aumentando las utilidades para la empresa.

    Ayuda a tener ms satisfaccin del personal y mayor fidelidad de los clientes generando relaciones comerciales de largo plazo.

  • Desafo al estudiante

    Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a travs del correo electrnico.

    Qu otros procedimientos cree que deban aplicarse en las bodegas en su empresa?

    Qu otros beneficios trae para Finning la administracin correcta de bodegas?

    Existe algn tipo de bodega donde el producto almacenado aumente su valor?

  • Leccin 3: Actividades en la administracin de bodega

  • Preguntas claves para la leccin

    Considere las siguientes preguntas y busque las respuestas a lo largo de esta leccin.

    Cul es la importancia de los registros en una Bodega?

    Cules son las actividades esenciales de la administracin

    de bodegas?

    Qu tareas estn relacionan con cada una de las actividades

    de la administracin de bodegas?

    Actividades

    en una

    Bodega

  • Recepcin Almacenamiento

    DespachoRegistros

    Actividades en una bodega

  • Recepcin de mercaderas

    Son relacionadas con el control de ingreso de materiales a las bodegas de almacenamiento.

    El encargado de las Bodegas debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas en general adquiridas por la empresa.

  • Recepcin de mercaderas

    La recepcin de mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que estos correspondan a los especificados en alguna Orden de Compra.

    De ser necesario una revisin tcnica, se debe solicitar la participacin del solicitante de la compra.

    En lo posible se pedir que los vendedores entreguen los artculos de lunes a viernes, por ejemplo, entre las 8:30 horas y las 16:30 horas.

  • Almacenamiento

    Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas mas adelante en Distribucin de Bodegas.

    No debe olvidar que desde el momento en que recibe una mercadera, es responsable de cantidad, de su proteccin y seguridad.

  • Entrega de mercaderas

    Para la entrega de materiales, debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.

    No debe entregar ningn artculo sin algn documento escrito en los formularios dispuestos en la empresa.

  • Registros

    Corresponde al control administrativo de los materiales, su ingreso, la distribucin y la salida de ellos.

    Los registros tpicos son:

    rdenes de Compra (copia).

    Vales de requisicin o entrega.

    Plano de bodega y distribucin

    Guas de Despacho

    Guas de Ingreso

  • Desafo al estudiante

    Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a travs del correo electrnico.

    Existen reas ms importantes que otras en las Bodegas de Finning? Explique.

    Qu tipos de documentos se utilizan en su empresa y cul es su utilidad?

  • Leccin 3: Casos de Estudio

  • Introduccin a los casos

    Los casos que se revisan a continuacin estn basados en problemas reales encontrados en instalaciones de almacenajes de distintas organizaciones.

    Los problemas son simples, pero ocasionaron modificacin de planes de produccin y despacho, entregas ineficiente al cliente o perdidas de tiempo, y lo mas importante un aumento en los costos de la gestin de bodegas.

  • Caso 1:Transporte interno

    Lea atentamente el caso y determine Qu procesos administrativos fallaron y por qu?

    Una empresa cuenta con una bodega ubicada a 70 metros de la entrada principal. Para el traslado de los productos se usa un carro enganchado a una moto de playa con cuatro ruedas (aprox. 300 kg. de capacidad por carga).

    El encargado design a uno de sus ayudantes para realizar el traslado. El ayudante no posee documentos para conducir, pero como el traslado se realizara en forma interna, no se demasiada importancia.

    Despus de varios meses sin ningn accidente, el ayudante perdi el control del vehculo, estrellndose contra los automviles de la gerencia, ocasionando diversos daos.

  • Caso 2: Ubicacin de pallets

    Qu parte de la administracin fall y qu Normas aplicara usted a la siguiente situacin?

    Un proveedor enva uno de sus camiones siempre con el mismo personal, lo que permiti que chofer, bodeguero y recepcionista se conozcan y confen mutuamente. Un da, el chofer solicit al bodeguero que guardara unos pallets desde el viernes hasta el lunes por la maana de la semana siguiente. El bodeguero accedi.

    Por la noche y debido a las bajas temperaturas, los guardias estn autorizados a encender fuego en tambores, usando los pallets que quedan en los patios, por lo que sin saberlo.

    El lunes por la maana lleg el chofer a buscar sus pallets y se encontr con que haban sido quemados. Molesto por esto, recurri a la gerencia para presentar el reclamo. La gerencia pidi explicaciones al encargado de recepcin, quien dijo a su vez, que su jefe, el encargado de bodega lo haba autorizado. Por lo dems, no exista ningn documento de recepcin de los pallets.

  • Caso 3: Pedidos de fideos

    Lea el siguiente caso e indique qu fall y qu no? Despedira al Recepcionista?

    El departamento de compras encarga a un proveedor la misma cantidad siempre: 200 Kg. de fideos. Debido a un sobre stock de la semana anterior, se encargaron esta vez, 150 Kg. El proveedor acostumbrado a enviar la misma cantidad, despach 200 Kg.

    El recepcionista not la diferencia y devolvi al chofer los 50 Kg. de exceso, pero el chofer le dijo que guardara la diferencia para el pedido siguiente por que ustedes siempre piden 200 Kg. El recepcionista acept la idea y dio su conformidad a la gua de despacho, dejando constancia de la diferencia en las guas de recepcin interna.

    El proveedor envi la factura por 200 Kg. de fideos, pero Contabilidad al verificar contra la Orden de Compra, no procedi al pago hasta aclarar la diferencia.

  • Caso 4: Decisin del bodeguero

    Despus de leer, opine sobre Cul pudo ser la razn que llev al Bodeguero a aceptar la recepcin del material y qu consecuencias inmediatas pudo ocasionar esto a la empresa?

    Un proveedor recibi oportunamente una Orden de Compra de su cliente donde se le indicaba la clase, cantidad y las especificaciones de calidad del producto a enviar deba enviar. El proveedor entreg el material el da fijado por el Departamento de Compras del cliente, pero se le hizo notar al recepcionista que el material que se entregaba era similar, casi igual al encargado, segn lo que haba dicho el vendedor que atenda regularmente a la empresa. El producto variaba muy poco, casi nada y por lo tanto se solicitaba que se aceptara.

    El Bodeguero acept el producto y lo ingres al almacn. Al retirarlo, Produccin not la diferencia por lo que rechaz el producto y le reclam al Bodeguero por esta situacin.

  • Evaluacin mdulo 1